Tài liệu Hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần bánh kẹo hải châu

Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 1 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: “Hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu.” Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 2 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn MỤC LỤC Chương I: Lý thuyết chung về lập kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.. 7 I. Tổng quan về kế hoạch hóa trong doanh nghiệp ................................... 7 1. Khái niệm chung về kế hoạch hóa trong doanh nghiệp ........................ 7 2. Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp ...................................... 9 II. Kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp .............................................. 11 1. Khái niệm kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp .............................. 11 2. Vai trò kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp.................................... 12 3.Quy trình lập kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp ........................... 14 4. Nội dung và phương pháp cơ bản của một kế hoạch sản xuất ............ 16 4.1 Kế hoạch năng lực sản xuất .......................................................... 16 4.1.1 Xác định công suất ................................................................. 17 4.1.2 Dự báo nhu cầu sử dụng công thức ........................................ 17 4.2 Kế hoạch sản xuất tổng thể (kế hoạch SXTT) ............................... 19 4.3 Kế hoạch chỉ đạo sản xuất ............................................................ 22 4.4 Kế hoạch nhu cầu sản xuất ........................................................... 24 4.5 Kế hoạch tiến độ sản xuất ............................................................. 25 III. Đặc điểm của ngành sản xuất bánh kẹo và ảnh hưởng của nó tới kế hoạch sản xuất ......................................................................................... 28 1. Đặc điểm của ngành bánh kẹo ........................................................... 28 2. Đặc điểm nguyên vật liệu .................................................................. 30 3. Đặc điểm về chi phí sản xuất ............................................................. 31 VI. Các điều kiện lậpkế hoạch ................................................................. 32 1. Năng lực cán bộ kế hoạch .................................................................. 32 2. Điều kiện thu thập và xử lý thông tin (công nghệ thông tin) .............. 33 3. Điều kiện về mặt tổ chức ................................................................... 34 Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 3 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn Chương II: Thực trạng công tác lập kế hoạch sản xuất ở công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu..................................................................................... 36 I.Giới thiệu về công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu ............................... 36 1. Giới thiệu chung về công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu ................... 36 2. Đặc điểm về tổ chức .......................................................................... 37 3.Đặc điểm cơ cấu sản xuất ................................................................... 39 II. Hoạt động kinh doanh ........................................................................ 40 1. Đặc điểm về công nghệ và thiết bị máy móc. ..................................... 40 2. Nguồn nhân lực ................................................................................. 42 3. Tình hình nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.............................. 43 4. Hoạt động marketing ......................................................................... 44 5. Kết quả sản xuất kinh doanh những năm gần đây (từ năm 2003-2007) .............................................................................................................. 46 III. Thực trang công tác lập kế hoạch sản xuất của công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu. .......................................................................................... 47 1. Căn cứ để lập kế hoạch ...................................................................... 48 2. Nội dung và phương pháp cơ bản của kế hoạch sản xuất ................... 53 2.1 Kế hoạch năng lực sản xuất .......................................................... 53 2.2 Kế hoạch sản xuất tổng thể (Kế hoạch sản xuất năm) ................... 55 2.3 Kế hoạch chỉ đạo sản xuất (kế hoạch tháng, kế hoạch tuần).......... 57 2.4 Kế hoạch nhu cầu sản xuất ........................................................... 58 2.5 Kế hoạch tiến độ sản xuất ............................................................. 61 3. Điều kiện lập kế của công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu .................. 63 3.1 Năng lực cán bộ lập kế hoạch ....................................................... 64 3.2 Điều kiện về thông tin và tài chính. .............................................. 65 3.3 Điều kiện về tổ chức ..................................................................... 66 4. Nguyên nhân của những hạn chế ....................................................... 67 Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 4 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất ở công ty bánh kẹo Hải Châu ............................................................ 71 1. Định hướng phát triển của công ty đến năm 2010 .............................. 71 2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch ............................ 72 2.1 Giải pháp kỹ thuật ........................................................................ 72 2.2 Về mặt kỹ thuật ............................................................................ 75 2.3 Giải pháp nâng cao năng lực cán bộ kế hoạch .............................. 77 2.4 Giải pháp về chính sách lao động ................................................. 78 KẾT LUẬN ................................................................................................. 80 Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 5 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn LỜI MỞ ĐẦU Cơ chế thị trường đòi hỏi mỗi công ty phải tạo ra được lợi thế cạnh tranh. Hoạt động lập kế hoạch trong doanh nghiệp tuy chỉ là một mắt xích trong hệ thống kế hoạch hoá doanh nghiệp, nhưng hoạt động này chi phối những hoạt động khác, quyết định đến chất lượng của hoạt động sản xuất. Hiện nay có quá nhiều doanh nghiệp kinh doanh nên cung vượt quá cầu, để đảm bảo kinh doanh tốt phải chú ý đến hoạt động sản xuất và tiêu thụ.Sảm phẩm có chất lượng tốt, mẫu mã đẹp, giá cả phù hợp càng được thị trường chấp nhận; hoạt động sản xuất là hoạt động duy nhất tạo ra sản phẩm, có sản xuất thì mới có sản phẩm (loại trừ những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ), hoạt động sản xuất có tốt thì mới kích thích được tiêu thụ; tiêu thụ tạo ra doanh thu cho công ty, nhưng sản xuất lại tiêu tốn nguồn lực của công ty, lợi nhuận thu được càng cao khi sản phẩm tiêu thụ càng nhiều, chi phí sản xuất càng thấp. Như vậy họat động sản xuất là một trong những nhân tố quan trọng quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Công tác lập kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp quyết định đến chi phí sản xuất, đến chất lượng sản phẩm, đến khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường của một doanh nghiệp. Do vậy tôi chọn đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu” cho chuyên đề tốt nghiệp. Nghiên cứu vấn đề này có ý nghĩa hết sức quan trọng; thứ nhất qua nghiên cứu thực trạng lập kế hoạch của công ty giúp tôi hiểu biết thêm thực tế, đồng thời tôi có thể phần nào ứng dụng chuyên ngành mình học vào thực tế; Thứ hai tìm hiểu thực tế công tác lập kế hoạch tại công ty để thấy được những điểm mạnh, điểm yếu, những sai sót của công ty làm bài học kinh nghiệm cho bản thân đồng thời mạnh dạn đưa ra một số giải pháp để khắc phục. Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 6 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn Chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chương: Chương I: Lý thuyết chung về lập kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp Chương II: Thực trạng công tác lập kế hoạch tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch ở công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 7 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn Chương I: Lý thuyết chung về lập kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp I. Tổng quan về kế hoạch hóa trong doanh nghiệp 1. Khái niệm chung về kế hoạch hóa trong doanh nghiệp Kế hoạch hoá đã từ lâu được sử dụng như một công cụ để thiết lập cũng như thực hiện các quyết định về chiến lược, nó có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, nhưng hiểu một cách tổng quát nhất, kế hoạch hoá là một phương thức quản lý theo mục tiêu, nó là “Kế hoạch hoá là một phương thức quản lý theo mục tiêu, nó là hoạt động của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật kinh tế xã hội và tự nhiên, đặc biệt là các quy luật kinh tế để tổ chức quản lý các đơn vị kinh tế - kỹ thuật, các ngành, các lĩnh vực hoặc toàn bộ nền sản xuất xã hội theo mục tiêu thống nhất”1 Kế hoạch hoá là hoạt động có chủ định của con người (của các nhà kế hoạch, nhà quản lý) trên cơ sở nhận thức (tìm hiểu và phân tích) những quy luật kinh tế xã hội, quy luật tự nhiên, đặc biệt là các quy luật kinh tế để hiểu và nắm đựơc bản chất hoạt động những quy luật đó trên cơ sở đó dự đoán sự phát triển của chúng ở hiện tại và trong tương lai. Và từ đó tổ chức và quản lý các đơn vị kinh tế - kỹ thuật phù hợp để vừa phát huy được thế mạnh của đơn vị mình, hạn chế khách phục điểm yếu vừa kịp thời thích ứng được với điều kiện môi trường bên ngoài, nắm bắt thời cơ, tránh rủi ro (nếu có). Đồng thời tác động đến những quy luật đó, biến chúng trở thành công cụ phục vụ lợi ích cho mình. Như vậy, kế hoạch là thể hiện ý đồ của chủ thể về sự phát triển trong tương lai của đối tượng quản lý và các giải pháp để thực hiện. Kế hoạch xác định xem một quá trình phải làm gì? Làm thế nào? Khi nào làm và ai sẽ làm? Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 8 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn Kế hoạch hóa doanh nghiệp (DN) là phương thức quản lý DN theo mục tiêu. Nó thể hiện bằng những mục tiêu định hướng phát triển phải đạt được trong một khoảng thời gian nhất định của DN, những giải pháp, chính sách nhằm đạt được mục tiêu đặt ra với hiệu quả cao nhất. Đồng thời tổ chức, thực hiện và theo dõi, đánh giá kết quả. Hiểu theo một cách tổng quát nhất “Kế hoạch hoá DN được hiểu là một quy trình ra quyết định cho phép xây dựng một hình ảnh mong muốn của DN trong tương lai và quá trình tổ chức triển khai thực hiện mong muốn đó”2 Công tác kế hoạch hoá nói chung và kế hoạch hoá DN nói riêng đều bao gồm các hoạt động: lập kế hoạch và công tác tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra, điều chỉnh và đánh gía kế hoạch. Lập kế hoạch được coi là khâu giữ vị trí quan trọng hàng đầu trong công tác kế hóa DN. Kết quả của hoạt động soạn lập kế hoạch là một bản kế hoạch DN ra đời, bản kế hoạch này sẽ xác định các mục tiêu, các chỉ tiêu mà DN muốn đạt được trong thời gian tới, đồng thời đề xuất những chính sách cùng những giải pháp để đạt đựơc chúng. Việc đưa ra các mục tiêu, các chỉ tiêu cùng những biện pháp đó không phải là dựa trên tham vọng đơn thuần hay ý muốn sở thích của nhà quản lý hay cán bộ lập kế hoạch, mà chúng được xây dựng dựa trên tiềm lực của công ty, điều kiện thị trường và đối thủ cạnh tranh…Người cán bộ kế hoạch sẽ phải phân tích một loạt những thông tin về môi trường bên trong ( tình hình tài chính của DN, công nghệ DN đang nắm giữ so với đối thủ cạnh tranh ra sao, lực lượng lao động của công ty ra sao…), thông tin về môi trường bên ngoài (tình hình kinh tế trong nước và thế giới có xu hướng ảnh hưởng như thế nào tới DN, đối thủ cạnh tranh đang hành động ra sao, môi trường văn hoá xã hội…). Từ đó DN trả lời cho mình đựơc câu hỏi: mình đang đứng ở đâu; mình muốn đi tới đâu và liệu có thể đạt đựơc mục tiêu không?; để đi tới đích thì nên chọn con đường nào, con đường nào ngắn nhất, nhanh nhất và thuận lợi nhất; Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 9 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn những nguồn lực cần thiết cho DN để đi tới đích và việc sử dụng chúng nên như thế nào… Một bản kế hoạch hoàn hảo cho chúng ta thấy rõ được cái đích cần đến, con đường có thể tới đích nhanh nhất và công cụ thực hiện để đi tới đích...Nhưng để thực hiện được bản kế hoạch đã đề ra thì cần phải tiến hành tổ chức thực hiện các công việc cụ thể (khâu tổ chức thực hiện kế hoạch). Song chẳng một nhà quản lý hay một cán bộ kế hoạch có thể đảm bảo chắc chắn rằng những tính toán của họ là hoàn toàn chính xác, là tương lai có thể xảy ra đúng như thế này mà không phải là thế kia…Và cũng có thể trong quá trình hoạt động bất ngờ xuất hiện những yếu tố mới là mà trước đó DN chưa dự kiến được… Do đó kế hoạch hoá bao gồm cả những hoạt động kiểm tra, theo dõi, điều chỉnh kế hoạch nhằm giúp DN xác định được tất cả các rủi ro, quản lý những rủi ro đó. 2. Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp Kế hoạch hoá vừa là công cụ để thiết lập vừa là công cụ để thực hiện các quyết định chiến lược vừa là công cụ để quản lý của các nhà quản lý. Tuy nhiên trong từng thời kỳ, từng điều kiện hoàn cảnh cụ thể, thì hình thức và vai trò của kế hoạch hoá lại được nhìn nhận khác nhau. Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung, kế hoạch hoá được thể hiện những quyết định mang tính mệnh lệnh phát ra từ trung ương, hệ thống các chỉ tiêu kế hoạch pháp lệnh là cơ sở để điều tiết mọi hoạt động tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh của các DN. Trong nền kinh tế thị trường khi mà nhà nước chỉ đóng vai trò là người gác cổng bảo vệ cho nền kinh tế, nền kinh tế tự điều tiết hoạt động theo các quy luật nội tại: quy luật cung cầu, quy luật giá trị, quy luật giá trị thặng dư… Thì hệ thống kế hoạch hoá tập trung mệnh lệnh không còn phù hợp, chính nó là trở ngại trên con đường phát triển của nền kinh tế cũng như của chính các DN. Nó kìm hãm tính năng động sang tạo Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 10 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn của DN trong việc thích nghi với điều kiện thị trường, nền kinh tế bị mất động lực phát triển, hạn chế tính năng động sáng tạo về công nghệ và áp dụng thành tựu kỹ thuật mới, hiệu quả kinh tế thấp… Điều này không có nghĩa là kế hoạch hoá nói chung và kế hoạch hoá DN không còn có tác dụng trong nền kinh tế thị trường. Kế hoạch hoá vẫn là cơ chế quản lý cần thiết hữu hiệu của nhà nước, của các ngành, các bộ, của DN chỉ có điều hình thức và vai trò của nó đã khác:
Kế hoạch hóa trong doanh nghiệp tập trung sự chú ý của các hoạt động trong DN vào các mục tiêu. Kế hoạch và quản lý bằng kế hoạch trong cơ chế thị trường vốn rất linh hoạt và thường xuyên biến động giúp các DN dự kiến được những cơ hội, thách thức có thể xảy ra để quyết định nên làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm để đạt được mục tiêu đã xây dựng.
Công tác kế hoạch hóa với việc ứng phó những bất định và đổi thay của thị trường. Lập kế hoạch hoá trong DN là dự kiến những vấn đề của tương lai, DN sẽ lường trước được các vấn đề, các tác động bên ngoài có thể xảy ra trong thời gian tới (năm kế hoạch). Để ứng phó với những tác động đó, DN đưa ra các quyết định nên làm như thế nào, các giải pháp dự phòng... Khi xảy ra những điều bất thường và những tình huống đã dự báo trước, họ chỉ tập trung vào giải quyết vấn để bất thường. Nhờ vậy DN xử lý một cách chủ động, nhanh chóng và hiệu quả hơn những tác động bất thường đó.
Công tác kế hoạch hóa với việc tạo ra khả năng tác nghiệp kinh tế cao trong DN. Kế hoạch hóa cho phép nhìn nhận logic các nội dung hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình tiến tới mục tiêu sản xuất sản phẩm, dịch vụ cuối cùng. Trên cơ sở đó, nhà quản lý thực hiện các phân công, tổ chức các hành động cụ thể, chi tiết theo trình tự, bảo đảm cho sản xuất không bị rối loạn và ít tốn kém. Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 11 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn Như vậy kế hoạch hóa thay thế sự hoạt động manh mún, không được phối hợp bằng sự nỗ lực có định hướng, thay thế luồng hoạt động thất thường bởi một luồng đều đặn, thay thế những phán xét vội vàng bằng những quyết định đã được cân nhắc kỹ lưỡng. II. Kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp 1. Khái niệm kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp Hệ thống kế hoạch hoá trong DN bao gồm nhiều kế hoạch chức năng: kế hoạch sản xuất và dự trữ, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch R & D và kế hoạch Marketing. Các kế hoạch chức năng này được xem như là các kế hoạch tác nghiệp để chỉ đạo và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó kế hoạch sản xuất giúp DN trả lời câu hỏi: “ sản xuất cái gì”, “sản xuất bao nhiêu”, “sản xuất ở đâu”, “sản xuất như thế nào” và nó được định nghĩa: “kế hoạch sản xuất (còn gọi là kế hoạch cung ứng đối với DN cung cấp dịch vụ) cho biết DN sẽ đáp ứng yêu cầu về sản phẩm của bộ phận Marketing như thế nào”3. Theo định nghĩa trên thì mục tiêu chính của kế hoạch sản xuất (KHSX) là đưa ra những phương án sản xuất phù hợp nhất cho DN để sản xuất sản phẩm vừa đáp ứng nhu cầu khắt khe của thị trường vừa tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực sản xuất, đảm bảo đem lại lợi nhuận cho DN thông qua việc giảm thiểu chi phí đến mức thấp nhất có thể được. Do đó, KHSX phải được xây dựng dựa trên các phân tích, đánh giá dự báo như cầu về sản phẩm trên thị trường để chắc chắn rằng sản phẩm của DN được thị trường chấp nhận; KHSX phải dựa trên năng lực sản xuất, tối ưu hóa việc sử dụng các yếu tố nguồn lực sản xuất. Thường KHSX sẽ phải xác định được các nội dung chính sau Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 12 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn Ċ Khối lượng sản xuất cho mỗi sản phẩm. Thông qua việc mô tả sản phẩm từ góc độ sản xuất ta có thể biết được sản phẩm cần những chi tiết hợp thành như thế nào, với số lượng bao nhiêu để đáp ứng kế hoạch bán hàng và chính sách dự trữ của công ty. Ċ Các sản phẩm khác nhau được sản xuất tại mỗi đơn vị sản xuất. Mỗi sản phẩm sẽ được quyết định xem sản xuất ở phân xưởng (hay xí nghiệp), sử dụng quy trình công nghệ nào, chi tiết hoặc công đoạn nào tự sản xuất hoặc gia công bên ngoài. Ċ Sử dụng các yếu tố sản xuất: máy móc, nhà xưởng. Cần dùng những loại loại máy móc, thiết bị nào, công suất bao nhiêu, lấy thiết bị từ nguồn nào, cần nhà xưởng rộng bao nhiêu, bố trí như thế nào, kế hoạch khấu hao nhà xưởng thiết bị… Thường thì việc xác định các yếu tố này được lập cho kế hoạch sản xuất dài hạn. Kế hoạch sản xuất hàng năm xác định công suất của hệ thống máy móc, thiết bị Ċ Cung ứng nguyên vật liệu và bán thành phẩm. Nhu cầu sử dụng và tồn kho nguyên vật liệu, chất lượng và số lượng nguyên vật liệu, nguyên vật liệu thay thế là gì, phương thức cung cấp… Các yêu cầu đối với nguồn nhân lực: số lượng lao động, trình độ tay nghề, giới tính, tuổi tác… Ċ Các kế hoạch thuê ngoài nếu cần thiết Và những mục tiêu này được xác định trên cơ sở thỏa mãn các ràng buộc về mặt kỹ thuật, các mục tiêu của DN, các nguồn lực của các bộ phận khác. 2. Vai trò kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp KHSX nhằm tối ưu hóa việc sử dụng các yếu tố sản xuất. DN có thể sản xuất nhiều loại sản phẩm (ví dụ công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu chủng loại các mặt hàng rất đa dạng: bột canh, các loại kẹo, sôcôla, các loại bánh Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 13 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn xốp), cũng có thể chỉ sản xuất một loại sản phẩm nhưng để hoàn thiện sản phẩm đó có thể còn phải trải qua nhiều công đoạn. Ví dụ, để sản xuất một chiếc máy tính DN cần phải sản xuất hoặc thuê gia công bên ngoài sản xuất các bộ phận: màn hình, cây, ổ đĩa, bàn phím, con chuột, và một số bộ phận khác, trong mỗi bộ phận đó lại được cấu tạo bởi các linh kiện nhỏ hơn. Khi có đủ các bộ phận, để được một chiếc máy hoàn chỉnh phải tiến hành công đoạn lắp ráp, công đoạn này lại bao gồm nhiều công đoạn nhỏ hơn, mỗi công đoạn lại yêu cầu trình độ tay nghề kỹ thuật nhất định. Do đó, một phân xưởng hay một nhóm thợ không thể đảm nhiệm tất cả các công việc, các dây chuyền sản xuất cũng chỉ sử dụng được với một số công đoạn sản xuất hay với từng loại sản phẩm nhất định. Kế hoạch sản xuất sẽ xác định rõ từng loại mặt hàng, khối lượng của từng loại sản phẩm được sản xuất ở đâu (phân xưởng nào đảm nhận hay thuê gia công chế biến ở đâu, thuê ai?) sao cho thích hợp với khả năng sản xuất của từng đơn vị, đồng thời đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các đơn vị sản xuất đảm bảo hoạt động sản xuất hoạt động trơn chu kịp tiến độ đưa ra. Kế hoạch sản xuất tác động đến việc xây dựng các kế hoạch khác. Hệ thống kế hoạch hóa của doanh nghiệp bao gồm nhiều kế hoạch chức năng: kế hoạch sản xuất và dự trữ, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch nghiên cứu và phát triển sản phẩm. Các kế hoạch chức năng này có mối quan hệ qua lại với nhau, chúng tác động phụ thuộc lẫn nhau, khi lập kế hoạch này cần dựa vào những kế hoạch chức năng khác. Ví dụ, kế hoạch nhân sự sẽ dựa vào yêu cầu sử dụng lao động trong kế hoạch sản xuất để dự báo nhu cầu về nhân sự trong năm kế hoạch, kế hoạch sản xuất cũng dựa vào kế hoạch nhân sự để xác định năng suất sản xuất của doanh nghiệp… Kế hoạch sản xuất là công cụ để kiểm soát tiến độ thực hiện. Ngoài những nội dung cơ bản nêu trên của một bản kế hoạch sản xuất (khối lượng Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 14 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn sản xuất cho mỗi sản phẩm, cung ứng nguyên vật liệu và bán thành phẩm, sử dụng các yếu tố sản xuất, phân công sản xuất, các kế hoạch thuê ngoài nếu có), bản kế hoạch sản xuất cũng chỉ rõ những nội dung: số lượng mỗi sản phẩm hay bộ phận của sản phẩm; khi nào thì bắt đầu sản xuất và khi nào thì phải hoàn thành… Nhìn vào bản kế hoạch, doanh nghiệp có thể biết mình đang ở giai đoạn nào, đã thực hiện kế hoạch được đến đâu từ đó có thể dự tính được thời gian hoàn thành kế hoạch, có biện pháp thực hiện cần thiết để đảm bảo tiến độ đề ra. Như vậy sự có mặt của kế hoạch sản xuất giúp doanh nghiệp sử dụng các yếu tố nguồn lực một cách tối ưu nhất khiến cho hoạt động sản xuất trở thành nhân tố quan trọng đảm bảo sự thành công của DN, với các yêu cầu của quản lý sản xuất: tạo ra những sản phẩm có chất lượng tốt, đảm bảo hệ thống sản xuất hoạt động trơn chu và quản lý tốt các nguồn lực. 3.Quy trình lập kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp Kế hoạch sản xuất giúp doanh nghiệp trả lời các câu hỏi: “sản xuất bao nhiêu”, “sản xuất cái gì”, “sản xuất ở đâu”, “khi nào thì sản xuất” dựa trên các ràng buộc về nhân sự, về cung ứng, về nhu cầu, về khả năng lưu kho, luồng tiền, ta sẽ có quy trình lập kế hoạch sản xuất được xây dựng như sau: Đầu tiên, cán bộ kế hoạch xác định các căn cứ nhất định để lập kế hoạch sản xuất. Xuất phát từ các căn cứ này để các cán bộ kế hoạch xây dựng các kế hoạch bộ phận trong kế hoạch sản xuất chung. Một trong các căn cứ quan trọng được xác định: Chiến lược kinh doanh trong dài hạn Phân tích tình hình sản xuất, tiêu thụ sản phẩn trong năm trước, kỳ trước Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A 15 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn Dự báo nhu cầu thị trường Năng lực sản xuất của doanh nghiệp Cân đối quan hệ cung cầu Sau khi xác định các căn cứ lập kế hoạch sản xuất, cán bộ kế hoạch bắt tay vào lập kế hoạch sản xuất. Một bản kế hoạch sản xuất chung bao gồm các kế hoạch bộ phận: kế hoạch năng lực sản xuất, kế hoạch sản xuất tổng thể, kế hoạch chỉ đạo sản xuất, kế hoạch nhu cầu sản xuất, kế hoạch tiến độ sản xuất. Trong mỗi kế hoạch bộ phận sẽ xây dựng các chỉ tiêu riêng, các chỉ tiêu này được xây dựng dựa vào kế hoạch trước đó và các mối ràng buộc (ràng buộc về mặt nhân sự, cung ứng, nhu cầu, khả năng lưu kho, luồng tiền). Sơ đồ 1.1: Quy trình lập kế hoạch sản xuất Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Tồn kho, năng lực Mua sắm Năng lực cung cấp 16 Marketing Nhu cầu Xác định năng lực sản xuất Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn Tài chính Luồng tiền Nhân sự Kế hoạch nhân sự Lập kế hoạch sản xuất tổng thể Lập kế hoạch chỉ đạo sản xuất Lập kế hoạch nhu cầu sản xuất Lập kế hoạch tiến độ sản xuất 4. Nội dung và phương pháp cơ bản của một kế hoạch sản xuất 4.1 Kế hoạch năng lực sản xuất Năng lực sản xuất của doanh nghiệp là một trong những căn cứ quan trọng mà bất cứ một doanh nghiệp nào khi lập kế hoạch không thể bỏ qua. Bởi năng lực sản xuất thay đổi hàng năm, sự thay đổi này do có sự thay đổi về điều kiện sản xuất (điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, nguồn nguyên liệu sử dụng, trình độ người lao động, phương pháp sản xuất, tuổi thọ của hệ thống máy móc…) và nó tác động trực tiếp đến hoạt động của nhà máy, nên doanh nghiệp cần phải xác định lại năng lực sản xuất của mình trước khi lập kế hoạch sản xuất. Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 17 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn Năng lực sản xuất của doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, mà yếu tố quan trọng nhất là: công suất của máy móc thiết bị và mức độ sử dụng máy móc thiết bị trong những điều kiện sản xuất nhất định. 4.1.1 Xác định công suất Công suất thiết kế là mức sản lượng sản xuất tối đa của một hệ thống sản xuất trong một thời kỳ nhất định. Thường đối với các DN sản xuất, công suất được đo trực tiếp bằng sản lượng tối đa trong một khoảng thời gian và họ thường sử dụng các thiết bị của mình ở mức thấp hơn công suất lý thuyết để các nguồn lực của DN không bị căng ra tới mức giới hạn. Do đó họ không sử dụng công suất lý thuyết làm cơ sở cho việc hoạch định năng lực sản xuất thay vào đó họ dùng “công suất thực tế” Công suất thực tế là công suất mà DN mong muốn đạt được trong khuôn khổ những điều kiện sản xuất hiện tại. Những điều kiện này bao gồm: cách bố trí hệ thống, điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, nguồn nguyên vật liệu sử dụng, phương pháp sản xuất, trình độ của người lao động...Công suất lý thuyết thường thấp hơn công suất thực tế. 4.1.2 Dự báo nhu cầu sử dụng công suất Chủ động dự báo trước mức độ sử dụng công suất của mình trong kỳ kế hoạch cho phép DN chủ động trong việc tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu, vật liệu, nguồn cung cấp năng lượng dự phòng phục vụ cho hoạt động sản xuất.  Phương pháp xác định năng lực sản xuất Trong phần này tôi chỉ xin đề cập đến phương pháp xác định năng lực sản xuất đối với các DN sản xuất nhiều loại sản phẩm trên các dây chuyền khác nhau. Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu sản xuất theo hình thức này (sản xuất nhiều loại sản phẩm trên các dây chuyền khác nhau). Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 18 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn Đối với các DN sản xuất nhiều loại sản phẩm trên các dây chuyền khác nhau ta có thể tính theo từng mặt hàng, sản phẩm hoặc có thể sử dụng phương pháp tính năng lực sản xuất của một đơn vị máy móc, thiết bị. Phương pháp này được thực hiện chủ yếu qua các bước sau: Bước 1: Thu thập số liệu thống kê về năng suất giờ (hoặc năng suất ca máy nếu không có số liệu thực tế về năng suất giờ máy) từ 1 đến 3 tháng sản xuất ổn định (phải thu thập được ít nhất là 90 số liệu thì năng lực sản xuất được xác định có thể tin cậy được) Bước 2: Từ những số liệu đã thu thập được ở bước 1 chọn ra 25 số liệu tốt nhất, đây là những số liệu cao nhất lấy theo thứ tự từ trên xuống dưới. Sau đó tính năng lực bình quân lần thứ nhất theo công thức: Nbq1= tổng các Ni/ 25 Trong đó Ni là năng suất ca theo số liệu thống kê, i chạy từ 1 đến 25 Bước 3: từ dãy số liệu thu thập ở bước một chọn ra những số liệu thoả mãn điều kiện Ni > Nbq1, sau đó tính tiếp Nbq2 Nbq2 = tổng Ni/ k Với k là số các số liệu thoả mãn điều kiện ở bước 3, i chạy từ 1 đến k Nbq2 được lấy là mức năng suất ca máy trung bình tiên tiến, và năng lực sản xuất của máy móc thiết bị sẽ bằng với năng suất giờ trung bình tiên tiến là Nbq2/8 (tấn/ giờ)  Cân đối năng lực sản xuất. Sau khi xác định được năng suất của nhà máy, ta xem xét năng lực của từng phân xưởng hoặc từng bộ phận trên dây truyền để xác định năng lực thừa hay thiếu so với kế hoạch. Những công việc này được thực hiện thông qua các bước: Bước 1: Vẽ sơ đồ khối dây truyền sản xuất của nhà máy Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 19 Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn Bước 2: Xác định năng lực của các bộ phận hay phân xưởng trên dây truyền theo bán thành phẩm Bước 3: Tính đổi năng lực của các bộ phận hoặc phân xưởng ra sản phẩm cuối cùng theo công thức Nis = Ni/ ais Trong đó: Nis là năng lực của bộ phận i tính theo sản phẩm cuối cùng S Ni là năng lực của bộ phận i tính theo bán thành phẩm ais hệ số tiêu hao bán thành phẩm i cho 1 đơn vị sản phẩm cuối cùng S Bước 4: Vẽ sơ đồ so sánh năng lực sản xuất của các bộ phận so với bộ phận chủ đạo hoặc so với kế hoạch sản xuất. Bổ sung sơ đồ Bước 5: Xác định năng lực thừa thiếu của các bộ phận so với bộ phận chủ đạo và kế hoạch sản xuất theo công thức: NCti = NCĐtp x ais Trong đó: NCti là năng lực cần thiết của bộ phận i NCĐtp là năng lực bộ phận chủ đạo tính theo thành phẩm ais là hệ số tiêu hao bán thành phẩm i cho một đơn vị sản phẩm cuối cùng s Bước 6: Cuối cùng là xác định các biện pháp nâng cao năng lực của khâu yếu, tận dụng năng lực dư thừa. Sau khi xác định được năng suất sản xuất, DN lấy đó là một căn cứ quan trọng để xác định quy mô sản xuất của cả năm kế hoạch. 4.2 Kế hoạch sản xuất tổng thể (kế hoạch SXTT) Nội dung của kế hoạch sản xuất tổng thể trả lời cho DN câu hỏi “ sản xuất bao nhiêu” theo thời gian, cùng những cách thức tốt nhất có thể để vừa đáp ứng nhu cầu vừa giảm thiểu chi phí tới mức thấp nhất hoặc để đạt được mục tiêu chiến lược của công ty thông qua việc điều phối quy mô sản xuất, Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A 20 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa KÕ ho¹ch vµ Ph¸t triÓn mức độ sử dụng lao động, sử dụng giờ phụ trội, thuê gia công va các yếu tố kiểm soát khác. Có nhiều phương pháp để xây dựng kế hoạch sản xuất tổng thể, nhưng thông thường DN hay sử dụng phương pháp đồ thị. Phương pháp này có nhiều ưu điểm: dễ hiểu, dễ sử dụng, không yêu cầu cần có nhiều số liệu, sử dụng ít biến số, cho phép so sánh được nhu cầu dự báo và công suất hiện tại. Phương pháp này được tiến hành theo các bước sau
Xác định nhu cầu cho mỗi kỳ
Xác định công suất giờ chuẩn, giờ phụ trội và thuê gia công cho mỗi kỳ
Xác định chi phí lao động, thuê gia công và chi phí lưu kho
Tính đến chính sách của DN với lao động hoặc mức lưu kho
Khảo sát các kế hoạch và ước lượng chi phí SL x D Số lượng nhân công được tính theo công thức: T Trong đó: SL là sản lượng sản phẩm dự kiến sản xuất trong một ngày trong kỳ D là định mức giờ công / sản phẩm T là thời gian sản xuất trong một ngày Mức sản xuất trung bình được xác định theo công thức: NCtb SLDK T Trong đó: NCtb mức sản xuất trung bình theo thời gian SLDK sản lượng dự kiến sản xuất theo nhu cầu đã dự báo T thời gian sản xuất Chi phí nhân công được tính theo công thức: C x T x C1 Trong đó: C là chi phí nhân công trong giờ Bïi ThÞ Nga Líp KÕ ho¹ch 46A