TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG
KHOA TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN
-----X W -----
BÁO CÁO
NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN XUẤT
NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY
TNHH MITSUBA M-TECH VIỆT NAM
HỒ NGUYÊN UYÊN
BIÊN HÒA, THÁNG 11/2009
1
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XUẤT NHẬP KHẨU
HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH MITSUBA M-TECH VIỆT NAM
HỒ NGUYÊN UYÊN*
TÓM TẮT.
Để có thể thực hiện tốt quá trình xuất nhập khẩu thì kế toán – công cụ quan
trọng để quản lý kinh tế quốc dân nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng, nó
cung cấp những thông tin một cách chính xác, đầy đủ về tình hình sản xuất, kinh
doanh, tình hình tài chính cho các nhà quản lý. Điều này giúp các doanh nghiệp
phải luôn đổi mới và tự hoàn thiện mình trên thị trường đầy biến động và khó khăn
như hiện nay.
1. Sự cần thiết phải hoàn thiện quá trình kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
trong điều kiện hiện nay.
1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện.
Sau khi chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang
nền kinh tế chế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước nền kinh tế của nước ta
bước sang một giai đoạn phát triển mới. Trong quá trình phát triển đòi hỏi các công cụ
kinh tế, công tác quản lý phải không ngừng đổi mới, vận dụng và hoàn thiện. Kế toán,
một công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân, điều hành
và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và sử dụng kinh phí trong
các đơn vị, tổ chức, xí nghiệp cũng đòi hỏi phải đổi mới và hoàn thiện cho phù hợp
[4].Trước yêu cầu của nền kinh tế thị trường, nền tài chính của nước ta chưa phát triển
đòi hỏi khi tài chính có sự thay đổi thì kế toán cũng phải thay đổi theo cho phù
hợp.Mỗi một hệ thống mới sau khi ra đời trong quá trình vận hành sẽ bộc lộ những
mặt hạn chế, tồn tại, những thiếu sót cần thiết phải được hoàn thiện. Mới đây nhất ta
có thể thấy một trong những sự hoàn thiện hạch toán kế toán là đã ban hành ra luật
thuế giá trị gia tăng ngày 01/01/1999 [3]. Hơn thế đổi mới là một quá trình vận chuyển
và hoàn thiện. Do đó đã có bước mở đầu tất yếu phải có bước tiếp theo, thậm chí nhiều
bước tiếp theo và hiện nay các chuẩn mực kế toán mới đã được phát hành theo quy
định của Bộ tài chính. Hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nói
riêng đang ngày càng trở nên phức tạp và có tính cạnh tranh cao. Đi sâu vào lĩnh vực
hạch toán xuất, nhập khẩu ở các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu ta thấy còn nhiều
2
điều chưa được thống nhất. Các chứng từ ban đầu được lập, hệ thống tài khoản sử
dụng cũng như sổ sách phản ánh chưa đáp ứng được yêu cầu như : phân định rõ trách
nhiệm vật chất giữa các đơn vị ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu, cung cấp kịp thời các
thông tin cho quản lý, việc đối chiếu sổ sách còn gặp nhiều khó khăn.
Chính những hạn chế trên đòi hỏi các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải
không ngừng hoàn thiện quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nói chung
và hạch toán nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hoá nói riêng để phát huy được những ưu
điểm và khắc phục được những nhược điểm phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý.
1.2. Yêu cầu và ý nghĩa của việc hoàn thiện.
Trong sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế của nước ta và bối cảnh thế giới hiện
nay, hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng trở nên đa dạng phức tạp và mang tính cạnh
tranh gay gắt. Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải đối mặt thường
xuyên với sự biến động của môi trường kinh doanh trong nước và quốc tế. Chính vì
vậy, muốn đạt được hiệu quả kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng hoàn
thiện công tác tổ chức hoạt động kinh doanh ở đơn vị mình. Để đạt được mục tiêu đó,
công tác kế toán phải không ngừng được hoàn thiện, đặc biệt ở Công ty TNHH
Mitsuba M-Tech Việt Nam.
+ Hoàn thiện hình thức kế toán áp dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động
sản xuất kinh doanh và đặc điểm tổ chức công tác kế toán quản lý của doanh
nghiệp.
+ Hoàn thiện về xác định đúng phạm vi và thời điểm xác định là hàng
nhập khẩu xuất khẩu, đây là yêu cầu rất quan trọng có xác định đúng thì mới có
thể đảm bảo ghi chép, phản ánh một cách kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh.
+ Hoàn thiện phương pháp kế toán nhằm đáp ứng tốt nhu cầu cung cấp
thông tin phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp.
Hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ xuất nhập khẩu có những ý nghĩa sau:
• Đối với công tác kế toán:
- Hoàn thiện quá trình hạch toán hoạt động nhập khẩu giúp cho việc ghi chép
đơn giản, rõ ràng mang tính thuyết phục hơn, giảm nhẹ phần nào khối lượng công
3
việc, tăng hiệu quả làm việc của nhân viên kế toán.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu giữa các sổ sách kế toán.
- Tạo điều kiện cho việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán.
• Đối với công tác quản lý:
- Kế toán luôn là một công cụ hữu hiệu trong việc cung cấp những thông tin
quan trọng về tài chính giúp cho nhà quản lý có thể điều hành, kiểm soát hoạt động
kinh doanh của đơn vị. Chính vì vậy, hoàn thiện quá trình hạch toán nói chung và quá
trình hạch toán hoạt động nhập khẩu nói riêng là điều cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu
của nền kinh tế thị trường.
- Việc hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu là một trong những
nhân tố thúc đẩy việc thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán, phát huy tác dụng của kế
toán trong việc phản ánh và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh đã đặt
ra, thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế.. Vì vậy việc hoàn thiện quá trình hạch toán
nhập khẩu giúp các cấp lãnh đạo kiểm tra, phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế
hoạch nhập khẩu và xuất khẩu hàng hoá nhằm không ngừng nâng cao năng xuất, chất
lượng và hiệu quả kinh doanh.
- Hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ xuất nhập khẩu góp phần làm công
việc kế toán tại đơn vị ngày càng hoàn thiện đáp ứng được những đòi hỏi trong quá
trình quản lý, sử dụng thông tin.
- Đối với những cơ quan quản lý cấp trên thì thông tin do kế toán mang lại sẽ là
cơ sở để tính thuế, tránh trốn lậu thuế gây thất thu cho ngân sách nhà nước .
2. Thực trạng kế toán xuất nhập khẩu hàng hóa tại công ty.
2.1, Tổ chức công tác kế toán tại công ty.
Về tổ chức công tác kế toán, công ty luôn có kế hoạch sắp xếp chỉ đạo từ trên
xuống dưới một cách khoa học. Việc bố trí nhân viên kế toán và phân định công việc
trong bộ máy kế toán của công ty là tương đối phù hợp với khả năng của mỗi kế toán
viên ứng với khối lượng công việc và đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý đặt ra. Công ty
có đội ngũ kế toán có trình độ cao, sử dụng nghiệp vụ thành thạo và có trách nhiệm
trong công tác kế toán. Vì vậy việc chỉ đạo tổ chức các hoạt động kế toán của công ty
phải thật chính xác và bảo đảm được những yêu cầu của nhà quản lý để tránh cho công
4
ty không gặp những khó khăn hay bất lợi trong việc thanh toán và kinh doanh.
2.2, Công tác kế toán xuất nhập khẩu hàng hóa tại công ty.
2.2.1, Ưu điểm.
−
Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng chế độ, theo
quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 [1] của Bộ trưởng Bộ tài chính về
việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp.
−
Công ty sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh mọi hoá đơn chứng từ theo
đúng mẫu quy định của Bộ tài chính. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản
ánh trên các hoá đơn, chứng từ phù hợp cả về số lượng nguyên tắc ghi chép cũng như
yêu cầu của công tác quản lý chứng từ.
−
Việc hạch toán hàng hóa được kế toán theo dõi chặt chẽ. Ngoài công tác
kiểm tra đối chiếu hàng hóa định kì với bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn của hàng
hóa công ty còn thực hiện kiểm tra thường xuyên kho. Điều này giúp công ty tránh
được thất thoát hàng.
2.2.2, Nhược điểm.
−
Việc luân chuyển chứng từ trong nhiều thương vụ còn chậm trễ, Phòng
kinh doanh nhận được chứng từ nhưng không chuyển về Phòng kế toán ngay dẫn đến
công việc bị tồn đọng, công tác kế toán vào những ngày cuối tháng trở nên rất bận rộn,
báo cáo kế toán có thể bị chậm trễ, ngoài ra còn có thể bị phạt các khoản như phạt nộp
chậm thuế gây thiệt hại cho công ty.
−
Phương thức thanh toán T/T dựa trên sự tín nhiệm giữa nhà cung cấp và
khách hàng với nhau. Nhưng hiện nay do một số ít khách hàng đã thanh toán trễ tiền
hàng so với hợp đồng được ký kết, điều này gây khó khăn cho bên thanh lý thuế phải
nợ chứng từ thanh toán, không hoàn thành thủ tục thanh lý. Làm ảnh hưởng đến việc
khai hàng với hải quan, gây chậm tiến độ sản xuất và thời gian giao hàng.
−
Công ty chưa có chính sách giảm giá cho những khách hàng mua khối
lượng lớn, thường xuyên và luôn luôn theo đúng hợp đồng đã ký, công ty cũng chưa
có chính sách chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh toán trước hạn để giữ
khách đồng thời khuyến khích người mua trả tiền trước.
5
−
Đối với hàng nhập về có hóa đơn nhưng chưa nhập kho, còn đang làm thủ
tục hải quan, công ty không sử dụng tài khoản 151 “hàng đang đi đường” để hạch toán
mà chờ đến khi hàng về đến kho mới hạch toán.
−
Có một số trường hợp, công ty xuất hàng chuyển ra cảng để chờ làm thủ
tục xuất khẩu, nhưng chưa hoàn tất thủ tục. Lô hàng này đã được xuất ra khỏi kho
nhưng chưa xác định tiêu thụ, nên không thể theo dõi trên tài khoản 155 và cũng
không thể kết chuyển giá vốn của lô hàng để theo dõi trên tài khoản 632. Nhưng hiện
nay công ty chưa tổ chức theo dõi được giá trị của lô hàng này.
−
Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nhập khẩu, công ty không
hạch toán vào TK 152 “nguyên vật liệu” mà hạch toán vào TK 642 “chi phí quản lý
doanh nghiệp”. Cách hạch toán này không phản ánh đúng giá trị thực của hàng hóa.
Cũng vậy, các khoản chi phí bán hàng hoặc các chi phí liên quan đến xuất khẩu công
ty không hạch toán vào TK 641 “chi phí bán hàng” mà hạch toán vào TK 642. Cách
hạch toán này cũng không phản ánh đúng giá trị của hàng hóa bán ra, vì các chi phí
này phát sinh trong quá trình mua hàng và tiêu thụ hàng hóa không liên quan đến hoạt
động của toàn công ty.
3. Các giải pháp để hoàn thiện.
3.1. Tồn tại trong công tác quản lý và tổ chức xung quanh vấn đề XNK hàng
hoá.
− Để khắc phục việc luân chuyển chứng từ còn chậm trễ các kế toán nên liên
tục theo dõi chế độ luân chuyển chứng từ để kịp thời phản ánh đúng thực trạng hiện
thời của tài sản.Việc hạch toán đúng thời gian phát sinh ra nghiệp vụ là rất cần thiết
cho các báo cáo bởi nó ảnh hưởng đến doanh thu của kỳ báo cáo. Vì vậy phải yêu cầu
các bộ phận liên quan phải cung cấp chứng từ đúng lúc, đúng thời điểm.
− Nếu nhà cung cấp gửi C/O mẫu D chậm hoặc công ty đã nhận được C/O
mẫu D nhưng do chờ quyết định của hải quan về việc điều chỉnh số tiền thuế trễ. Để
tránh hàng hóa nhập về công ty bị cưỡng chế không cho khai hàng [2], do đó kế toán
nên đóng đủ toàn bộ số tiền thuế theo như tờ khai nhập khẩu. Sau khi có C/O hoặc
quyết định của hải quan nhân viên thanh lý sẽ làm thủ tục xin hoàn lại số tiền thuế
nhập khẩu đã nộp thừa, và thuế VAT sẽ được khấu trừ .
6
− Những khách hàng thanh toán tiền hàng chậm sẽ yêu cầu họ làm xác nhận
và nêu lý do cho việc chậm trễ thanh toán để giải trình với hải quan, đồng thời công ty
sẽ tính phí thanh toán chậm đối với những khách hàng đó.
− Vì quan hệ lâu dài, nên công ty nên có các chính sách ưu đãi đối với các
công ty mua nhiều và thường xuyên thì nên chiết khấu thương mại cho khách hàng,
được hạch toán vào TK 521 “ Chiết khấu thương mại”.
3.2. Hạch toán hàng mua nhưng chưa nhập kho.
Muốn phản ánh đúng thời điểm hàng hoá nhập khẩu thuộc quyền sở hữu công
ty và để theo dõi chặt chẽ hàng hoá của công ty trong quá trình nhập khẩu được tốt
hơn. Công ty nên mở thêm tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” dùng để phản
ánh giá trị của các mặt hàng nhập khẩu đã thuộc quyền sở hữu của công ty mà còn
đang trên đường vận chuyển ở cảng, sân bay hoặc đã về đến công ty nhưng đang chờ
kiểm tra giám định chưa nhập kho. Khi đó công ty nên tiến hành hạch toán như sau:
Khi các đại lý thông báo hàng nhập khẩu đã về đến cảng hoặc sân bay kế toán
phản ánh trị giá các loại hàng hoá, thiết bị nhập khẩu theo giá trị thực tế của hàng nhập
khẩu, kế toán ghi:
Nợ TK 151 : Trị giá hàng nhập khẩu theo giá mua thực tế
Có TK 331 :
Có TK 333 :
Phải trả cho người bán
Thuế và các khoản thuế phải nộp nhà nước
Sau khi hàng đã được kiểm tra giám định tại cảng hoặc sân bay nếu thấy đúng
với vận đơn. Hàng có thể chuyển về nhập kho, gửi đi bán hoặc giao tay ba. Kế toán
ghi:
Nợ TK 156 (1561) : Nhập kho hàng hóa
Nợ TK 157 :
Hàng gửi đi bán
Nợ TK 632 :
Hàng bán giao tay ba
Có TK 151 :
Hàng mua đang đi đường
7
3.3, Hạch toán chi phí thu mua và phân bổ hàng hoá bán ra.
Các khoản mục chi phí phải bảo đảm tính chính xác. Do đó các tài khoản liên
quan đến việc thu mua hàng hoá kế toán phải hạch toán vào tài khoản 1562, chứ không
phải phản ánh hết vào tài khoản 641. Vì vậy, việc xác định giá vốn hàng bán phải phân
bổ chi phí cho giá trị hàng bán ra.
Khi phát sinh chi phí thu mua, kế toán ghi :
Nợ TK 1562
Nợ TK 133 : Thuế GTGT ( nếu có )
Có TK 111,112,131…
Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ theo công thức :
Chi phí thu
mua phân bổ
cho hàng tiêu
thụ
Chi phí thu
mua của hàng
tồn đầu kỳ
+
Chi phí thu
mua phát sinh
trong kỳ
=
x
Giá trị tồn
kho đầu kỳ
+
Giá trị
nhập kho
trong kỳ
Giá trị hàng
xuất bán
trong kỳ
Như vậy, việc sử dụng TK 1562 không những chỉ giúp kế toán Công ty đơn
giản hơn trong việc theo dõi những chi phí phát sinh trong quá trình XNK hàng hoá
mà còn giúp cho Công ty có thể kiểm tra chính xác hơn hai tài khoản chi phí TK 641
và TK 642 trên cơ sở đó tiến hành quản lý riêng các chi phí liên quan đến bán hàng và
chi phí quản lý doanh nghiệp, chi liên quan đến hàng XNK. Quản lý chặt chẽ các
khoản chi góp phần cho công tác chi phí đơn giản hơn, tất cả đều nhằm mục đích phấn
đấu tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho công ty và phù hợp với quy định của Bộ tài
chính.
3.4. Hạch toán hàng xuất bán nhưng chưa xác định tiêu thụ.
− Một số trường hợp thành phẩm xuất kho chuyển ra cảng để chờ làm thủ tục
xuất khẩu nhưng chưa làm xong thủ tục và nhất là vào thời điểm cuối tháng, lúc đó lô
hàng này chưa được xác định là tiêu thụ, vì thế công ty nên mở thêm tài khoản 157
“hàng gởi đi bán” để theo dõi những lô hàng này thay vì hạch toán vào tài khoản 632
như hiện nay. Cách hạch toán như sau:
8
− Khi xuất kho thành phẩm, chưa xác định tiêu thụ:
Nợ TK 157
Hàng gửi đi bán
Có TK 155
Thành phẩm
− Thủ tục hải quan hoàn tất và đã xác định tiêu thụ:
Nợ TK 632
Giá vốn hàng bán
Có TK 157
Hàng gửi đi bán
+ Xác định doanh thu :
Nợ TK 131
Phải thu khách hàng
Có TK 511
Doanh thu hàng xuất khẩu
+ Thuế xuất khẩu phải nộp :
Nợ TK 511
Doanh thu hàng xuất khẩu
Có TK 3333
Thuế xuất khẩu phải nộp
+ Nhận được thông báo khách hàng thanh toán tiền hàng :
Nợ TK 112
Có TK 131
Tiền gửi ngân hàng
Phải thu khách hàng
3. Lời kết.
Nền kinh tế Việt Nam được phát triển theo cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ
mô của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa chưa được bao lâu. Công cuộc đổi
mới nền kinh tế, công nghiệp hoá hiện đại hoá đang diễn ra vì vậy đòi hỏi các chính
sách kinh tế nói chung, chính sách tài chính nói riêng phải luôn được sửa đổi , bổ sung
hoàn thiện. Kế toán là một công cụ quan trọng cần thiết không thể thiếu được trong
quản lý kinh tế, bởi vậy để đưa nền kinh tế Việt Nam nói chung và kế toán hoạt động
nhập khẩu nói riêng phát triển đồng bộ thì kế toán cũng cần được bổ sung, sửa đổi và
thường xuyên hoàn thiện để phù hợp với điều kiện quản lý mới.
9
Tài liệu tham khảo:
[1] Quyết định số 1141TC/CĐKT (1/11/1995), “ Quyết định về việc ban hành
chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài Chính ban hành” .
[2] http://www.customs.gov.vn
[3] htttp://www.danketoan.com
[4] htttp://www.webketoan.com
(*) Sinh viên lớp 05KT6 – Khoa Tài chính kế toán – ĐH Lạc Hồng – số 10,
Huỳnh Văn Nghệ, phường Bửu Long, Tp Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai – ĐT: (8461)3.951050, FAX: (84-61)3.952397
- Xem thêm -