Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty tnhh mtv thương mại dịch vụ và xnk hải phòng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG ------------------------------- ISO 9001:2008 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: KẾ TOÁN KIỂM TOÁN Sinh viên : DOÃN THANH THÚY Giảng viên hƣớng dẫn: Th.s LÊ THỊ NAM PHƢƠNG HẢI PHÕNG - 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG ----------------------------------- HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK HẢI PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN KIỂM TOÁN Sinh viên : DOÃN THANH THÚY Giảng viên hƣớng dẫn: Th.s LÊ THỊ NAM PHƢƠNG HẢI PHÕNG - 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG -------------------------------------- NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Doãn Thanh Thúy Mã SV: 1113401019 Lớp: QTL501K Ngành: Kế toán - Kiểm toán Tên đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI 1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp ( về lý luận, thực tiễn, các số liệu cần tính toán và các bản vẽ). - Khái quát hoá những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. - Phản ánh đƣợc thực trạng tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng - Đánh giá đƣợc ƣu điểm, nhƣợc điểm của tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng, trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp hoàn thiện. 2. Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán. Số liệu năm 2012 của công ty TNHH MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng 3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp. Công ty TNHH MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. CÁN BỘ HƢỚNG DẪN ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Ngƣời hƣớng dẫn thứ nhất: Họ và tên: Lê Thị Nam Phƣơng Học hàm, học vị: Thạc sỹ Cơ quan công tác: Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Nội dung hƣớng dẫn: Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng Ngƣời hƣớng dẫn thứ hai: Họ và tên:............................................................................................. Học hàm, học vị:................................................................................... Cơ quan công tác:................................................................................. Nội dung hƣớng dẫn:............................................................................ Đề tài tốt nghiệp đƣợc giao ngày 25 tháng 03 năm 2013 Yêu cầu phải hoàn thành xong trƣớc ngày 29 tháng 06 năm 2013 Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN Đã giao nhiệm vụ ĐTTN Người hướng dẫn Sinh viên Doãn Thanh Thúy Th.s Lê Thị Nam Phƣơng Hải Phòng, ngày ...... tháng........năm 2013 Hiệu trƣởng GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị PHẦN NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƢỚNG DẪN 1. Tinh thần thái độ của sinh viên trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp: …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. 2. Đánh giá chất lƣợng của khóa luận (so với nội dung yêu cầu đã đề ra trong nhiệm vụ Đ.T. T.N trên các mặt lý luận, thực tiễn, tính toán số liệu…): …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. 3. Cho điểm của cán bộ hƣớng dẫn (ghi bằng cả số và chữ): …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. Hải Phòng, ngày … tháng … năm 2013 Cán bộ hƣớng dẫn (Ký và ghi rõ họ tên) MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 10 CHƢƠNG 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán vốn bằng tiền ................................................................................................................................. 11 trong doanh nghiệp ............................................................................................... 11 1.1. Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: ..................... 11 1.1.1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền: ....................................................... 11 1.1.2. Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: ..................................... 12 1.1.2.1. Đặc điểm của vốn bằng tiền: .................................................................... 12 1.1.2.2.Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: ........................................................ 12 1.1.3. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền:.......................................................... 13 1.2. Tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ .................................................................. 14 1.2.1. Nguyên tắc quản lý tiền mặt tại quỹ:........................................................... 14 1.2.2. Chứng từ sử dụng: ....................................................................................... 15 1.2.3. Tài khoản sử dụng: ...................................................................................... 15 1.2.4. Phương pháp hạch toán: ............................................................................. 16 1.3. Tổ chức kế toán tiền gửi Ngân hàng: ........................................................... 19 1.3.1. Một số quy định trong việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng: ...................... 19 1.3.2. Chứng từ sử dụng: ....................................................................................... 20 1.3.3. Tài khoản sử dụng: ...................................................................................... 21 1.3.4. Phương pháp hạch toán: ............................................................................. 21 1.4. Tổ chức kế toán tiền đang chuyển: ............................................................... 24 1.4.1. Nội dung chủ yếu của kế toán tiền đang chuyển: ...................................... 24 1.4.2. Chứng từ sử dụng: ....................................................................................... 24 1.4.3. Tài khoản sử dụng: ...................................................................................... 25 1.4.4. Phương pháp hạch toán: ............................................................................. 25 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK HẢI PHÒNG .................................................................................................................. 27 2.1. Khái quát chung về công ty TNHH MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng: ..................................................................................................................... 27 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH MTV thương mại dịch vụ và XNK Hải Phòng: .................................................................................. 27 2.1.2. Đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh:.............................................. 28 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý công ty: ................................................................. 30 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty:.......................................................... 32 2.1.4.1. Mô hình bộ máy kế toán tại công ty: ........................................................ 33 2.1.4.2. Tổ chức hệ thông sổ kế toán tại công ty: ................................................. 35 2.1.4.3. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại công ty: ........................................ 36 2.2. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng: ............................................................ 36 2.2.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ: .............................................................................. 37 2.2.1.1. Chứng từ sử dụng: .................................................................................... 37 2.2.1.2. Tài khoản sử dụng: ................................................................................... 38 2.2.1.3. Quy trình hạch toán tiền mặt tại quỹ của công ty: .................................. 38 2.2.1.4. Một số ví dụ minh họa: ............................................................................. 38 2.2.2. Kế toán tiền gửi Ngân hàng: ....................................................................... 46 2.2.2.1. Chứng từ kế toán tiền gửi Ngân hàng: .................................................... 47 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng: ................................................................................... 47 2.2.2.3. Quy trình hạch toán tiền gửi Ngân hàng: ............................................... 47 2.2.2.4. Một số ví dụ minh họa: ............................................................................. 48 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK HẢI PHÕNG....................................................................... 56 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng: ............................................................ 57 3.1.1. Ưu điểm về công tác kế toán vốn bằng tiền: ............................................... 57 3.1.2. Hạn chế về công tác kế toán vốn bằng tiền: ............................................... 59 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng: ...................... 59 3.2.1. Giải pháp 1: Hiện đại hóa công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV thương mại dịch vụ và XNK Hải Phòng: .............................................................. 60 3.2.2. Giải pháp 2: Hoàn thiện việc kiểm kê quỹ định kỳ: ................................... 66 3.2.3. Giải pháp 3: Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ:................................ 67 3.2.4. Giải pháp 5: Một số giải pháp khác: ........................................................... 68 Kết luận .................................................................................................................. 70 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương mại dịch vụ và XNK Hải Phòng LỜI MỞ ĐẦU Trong các doanh nghiệp nói chung và trong doanh nghiệp SXKD nói riêng, vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành, tồn tại và phát triển, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng nhƣ thực hiện quá trình hoạt động SXKD của mình. Vì vậy quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn, rất phức tạp, đồng thời là công cụ không thể thiếu trong quản lý kinh tế của Nhà nƣớc và doanh nghiệp. Qua thời gian học tập lý thuyết tại trƣờng và trong thời gian thực tập tại công ty TNHH MTV Thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng, đƣợc sự hƣớng dẫn trực tiếp của Th.s Lê Thị Nam Phƣơng và các cán bộ trong phòng kế toán em đã đi sâu nghiên cứu tìm hiểu về công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty và mạnh dạn chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH MTV Thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng” làm đề tài khóa luận của mình. Nội dung khóa luận gồm 3 chƣơng chính: Chƣơng I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Chƣơng II: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH MTV Thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng. Chƣơng III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH MTV Thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng. Do thời gian và trình độ có hạn nên bài khóa luận của em chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót, vì vậy em rất mong nhận đƣợc sự góp ý của các thầy cô để bài viết của em đƣợc hoàn thiện hơn. Hải Phòng, ngày …tháng…năm 2013 Sinh viên Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K 10 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương mại dịch vụ và XNK Hải Phòng CHƢƠNG 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 1.1. Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: 1.1.1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền: Trong nền kinh tế thị trƣờng có sự điều tiết của Nhà nƣớc, bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ khi bƣớc vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều nhất thiết cần một lƣợng vốn nhất định, trên cơ sở tạo lập vốn kinh doanh của doanh nghiệp, dùng nó vào việc mua sắm trang thiết bị và tài sản cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mỗi giai đoạn vận động vốn không ngừng biến đổi về cả hình thái biểu hiện lẫn quy mô. Quá trình vận động liên tục của vốn kinh doanh theo chu kỳ T-H-T, trong quá trình đó luôn có một bộ phận dừng lại ở trạng thái tiền tệ, bộ phận này gọi là vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là bộ phận tài sản lƣu động làm chức năng vật ngang giá chung trong các mối quan hệ trao đổi mua bán giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp và doanh nghiệp với các đơn vị cá nhân khác. Vốn bằng tiền là loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng sử dụng. - Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp đƣợc chia thành: + Tiền Việt Nam: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phát hành và đƣợc sử dụng làm phƣơng tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phát hành nhƣng đƣợc phép lƣu hành chính thức trên thị trƣờng Việt Nam nhƣ các đồng: Đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), mác Đức (DM), Yên Nhật (JPY)… + Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên đƣợc lƣu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thƣờng khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. - Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: + Tiền tại quỹ: Gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang đƣợc giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hằng ngày trong sản xuất kinh doanh. Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K 11 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương mại dịch vụ và XNK Hải Phòng + Tiền gửi Ngân hàng: Là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản Ngân hàng. + Tiền đang chuyển: Là tiền trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phƣơng tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác. 1.1.2. Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: 1.1.2.1. Đặc điểm của vốn bằng tiền: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền đƣợc sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tƣ, hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời, vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ do vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, nên nó là đối tƣợng gian lận và sai sót. Vì vậy trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi việc bị lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nƣớc. Do vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý chặt chẽ và kế hoạch đảm bảo tốt các yêu cầu sau: - Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ các sổ sách kế toán - những nhân viên giữ tiền mặt (thủ quỹ) không đƣợc thực hiện các nghiệp vụ kế toán. - Lập các bản sổ quỹ tiền mặt tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ thu chi tiền mặt. - Thực hiện thanh toán bằng séc, UNC qua ngân hàng chỉ nên dùng tiền mặt chi tiêu cho các khoản lặt vặt có giá trị dƣới 20.000.000 đồng. - Trƣớc khi phát hành một tờ séc để thanh toán, phải kiểm tra số dƣ TK và giá trị các khoản chi để tránh việc phát hành séc quá số dƣ. 1.1.2.2.Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: Để thực hiện tốt việc quản lý vốn bằng tiền cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh kịp thời tình hình thu, chi, tồn quỹ vốn bằng tiền và tình hình chấp hành mức tốn quỹ tiền mặt. Thƣờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách. Kiểm tra giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý nghiêm ngặt việc sử dụng các loại vốn bằng tiền. - Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dƣ tài khoản ngân hàng. Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K 12 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương mại dịch vụ và XNK Hải Phòng - Phản ánh các khoản tiền đang chuyển kịp thời, phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp kịp thời thích hợp giải phóng tiền đang chuyển. - Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình các loại vàng bạc, kim khí, đá quý, ngoại tệ. - Giám sát việc chấp hành chế độ quy định về quản lý các loại vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và hiệu quả cao. - Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ thủ tục hạch toán vốn bằng tiền. - Hƣớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ. Kiểm tra thƣờng xuyên, đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt để đảm bảo tính cân đối, thống nhất. 1.1.3. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền: Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây: - Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam, trừ trƣờng hợp đƣợc phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác. - Kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ theo nguyên tệ và theo đồng Việt nam quy đổi. - Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi nguyên tệ của các loại tiền đó. Tỷ giá quy đổi là tỷ giá mua bán thực tế bình quân trên thị trƣờng liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố chính thức tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Với những ngoại tệ không công bố tỷ giá quy đổi ra đồng Việt Nam thì thống nhất quy đổi thông qua đồng đô la Mỹ (USD). - Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng bạc, kim khí quý, đá quý. - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lƣợng, trọng lƣợng, quy cách, phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại. Giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý đƣợc tính theo giá trị thực tế (giá hóa đơn hoặc giá đƣợc thanh toán). Khi tính giá xuất vàng bạc, kim khí quý, đá quý có thể áp dụng 1 trong 4 phƣơng pháp xuất kho sau: + Bình quân gia quyền + Nhập sau - xuất trƣớc + Nhập trƣớc - xuất trƣớc Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K 13 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương mại dịch vụ và XNK Hải Phòng + Giá thực tế đích danh Tuy nhiên, do vàng bạc, kim khí quý, đá quý là loại tài sản có giá trị lớn và mang tính tách biệt nên phƣơng pháp thực tế đích danh thƣờng đƣợc sử dụng. Nếu có chênh lệch giữa giá xuất bán và giá thanh toán ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ thì đƣợc phản ánh vào TK 515 hoặc TK 635. 1.2. Tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ 1.2.1. Nguyên tắc quản lý tiền mặt tại quỹ: Việc quản lý tiền mặt phải dựa trên nguyên tắc chế độ và thể lệ của Nhà nƣớc ban hành. Phải quản lý chặt chẽ cả hai mặt thu, chi và tập trung nguồn tiền vào Ngân hàng Nhà nƣớc nhằm điều hòa tiền tệ trong lƣu thông, tránh lạm phát và bội chi ngân sách Nhà nƣớc. Bởi vậy, kế toán trong đơn vị phải thực hiện các nguyên tắc sau: -Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và đầy đủ chữ ký của thủ trƣởng đơn vị, kế toán, ngƣời nhận tiền, ngƣời giao tiền. Một số trƣờng hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. - Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hằng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt khi đã có phiếu thu, chi. Hằng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải kiểm tra để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. - Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản tiền mặt chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng bạc, kim khí quý, đá quý. - Khi phát sinh nghiệp vụ có vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ tiền mặt thì ghi sổ theo giá mua thực tế (giá hóa đơn hoặc giá đƣợc thanh toán). - Khi xuất vàng bạc, kim khí quý, đá quý có thể tính giá bình quân hoặc giá thực tế đích danh. Tuy nhiên do vàng bạc, kim khí quý, đá quý là loại tài sản có giá trị lớn và mang tính tách biệt nên phƣơng pháp tính giá thực tế đích danh thƣờng đƣợc sử dụng. - Nếu có chênh lệch giữa giá xuất và giá thanh toán tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ thì đƣợc phản ánh vào TK 711: Thu nhập khác, hoặc TK 811: Chi phí khác. Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K 14 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương mại dịch vụ và XNK Hải Phòng - Riêng vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhận ký cƣợc, ký quỹ nhập theo giá nào thì xuất hoàn trả lại phải theo đúng giá đó và phải đếm số lƣợng, cân trọng lƣợng và giám định chất lƣợng trƣớc khi niên phong. 1.2.2. Chứng từ sử dụng: Các chứng từ đƣợc sử dụng trong công tác hạch toán tiền mặt tại quỹ bao gồm: - Phiếu thu: Đƣợc sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ đã thu trong kỳ theo từng nguồn thu. - Phiếu chi: Đƣợc sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền đã chi của đơn vị trong kỳ, là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của ngƣời nhận tiền. - Giấy đề nghị tạm ứng: Là căn cứ để xét duyệt tam ứng làm thủ tục lập phiếu chi xuất quỹ cho tạm ứng. - Giấy thanh toán tiền tạm ứng: là chứng từ liệt kê các khoản đã chi từ khoản vay tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán. - Giấy đề nghị thanh toán: Dùng trong trƣờng hợp đã chi nhƣng chƣa đƣợc thanh toán, hoặc chƣa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm chứng từ gốc làm thủ tục thanh toán. - Biên lai thu tiền: Là giấy biên nhận của đơn vị hoặc cá nhận đã thu tiền hoặc thu séc của ngƣời nộp tiền làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để ngƣời nộp tiền thanh toán với đơn vị nộp tiền hoặc lƣu quỹ. - Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ): Là bằng chứng xác nhận số tiền mặt Việt Nam tồn quỹ thực tế và số chênh lệch thừa, thiếu so với sổ quỹ, làm cơ sở xác định trách nhiệm vật chất và bồi thƣờng cũng nhƣ là căn cứ để điều chỉnh số tiền tồn quỹ trên sổ sách kế toán và số tiền tồn quỹ thực tế. - Bảng kê chi tiền: Là căn cứ để quyết toán kinh phí cho đại biểu tham dự hội thảo tập huấn. Áp dụng cho các cuộc hội thảo, tập huấn diễn ra nhiều ngày, tiền chỉ thanh toán một lần vào ngày cuối hội thảo. 1.2.3. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 111 - “Tiền mặt”: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ. Kết cấu và nội dung phán ánh của TK 111 - “Tiền mặt” - Bên Nợ: Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K 15 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương mại dịch vụ và XNK Hải Phòng + Số dƣ đầu kỳ: Phản ánh số tiền còn tại quỹ. + Phát sinh trong kỳ: Thu tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ, số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh. - Bên Có: + Phát sinh trong kỳ: Các loại tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý đã xuất quỹ, số tiền mặt thiếu tại quỹ, chênh lệch tỷ giá giảm khi điều chỉnh. - Dƣ Nợ cuối kỳ: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn ở quỹ tiền mặt. TK 111 – “Tiền mặt” có 03 tài khoản cấp 2: - TK 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. - TK 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam. - TK 1113 - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập xuất tồn quỹ. - Đối với ngoại tệ, ngoài việc quy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi ngoại tệ trên TK 007 - “Ngoại tệ các loại”. Kết cấu TK 007 - Ngoại tệ các loại nhƣ sau: - Bên nợ: Số ngoại tệ thu vào (Nguyên tệ). - Bên có: Số ngoại tệ xuất ra (Nguyên tệ). - Số dƣ bên nợ: Số ngoại tệ còn lại tại doanh nghiệp (Nguyên tệ). 1.2.4. Phương pháp hạch toán: Phƣơng pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý đƣợc phản ánh qua sơ đồ 1.1, 1.2, 1.3 nhƣ sau: Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K 16 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương mại dịch vụ và XNK Hải Phòng ơ đồ1.1: Kế toán tiền mặt (VNĐ) 112 ( 1121 ) 111 ( 1111 ) Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt 112(1121) Gửi tiền mặt vào Ngân hàng 131, 136, 138 141, 144, 244 Thu hồi các khoản nợ phải thu 141, 144, 244 Chi tạm ứng, ký cƣợc ký quỹ bằng tiền mặt 121, 128, 221 Thu hồi các khoản tạm ứng, ký cƣợc ký quỹ bằng tiền mặt 121, 128, 221 Đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn bằng tiền mặt 152, 153, 156 ,211 Thu hồi các khoản đầu tƣ Mua vật tƣ, hàng hóa, cc TSCĐ bằng tiền mặt 311, 341 133 Vay ngắn hạn, dài hạn 411, 441 Thuế GTGT đƣợc KT 627, 641, 642 Nhận vốn góp vốn cấp bằng TM 511, 512, 515, 711 Doanh thu HĐSXKD và HĐ khác bằng TM CP phát sinh bằng TM 311, 315, 331 Thanh toán nợ bằng TM 3331 Thuế GTGT phải nộp Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K 17 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương mại dịch vụ và XNK Hải Phòng Sơ đồ 1.2: Kế toán tiền mặt (Ngoại tệ) 131, 136, 138 111 (1112) Thu nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá ghi sổ khi nhận nợ 311,331,336,338,... Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá thực tế hoặc bình quân liên Ngân hàng 515 635 Lãi Tỷ giá ghi sổ của ngoại tệ xuất dùng 515 Lỗ 635 Lãi 511, 515, 711 Doanh thu, TN tài chính, thu nhập khác bằng ngoại tệ (Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH tại thời điểm PS nghiệp vụ) Tỷ giá ghi sổ khi nhận nợ Lỗ 152,153,156,133,... Mua hàng hóa, vật tƣ, công cụ TSCĐ,... bằng ngoại tệ Tỷ giá ghi sổ của ngoại tệ xuất dùng Tỷ giá thực tế tại thời điểm PS nghiệp vụ 515 635 Lãi Lỗ 413 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm Tất cả các nghiệp vụ trên đều phải đồng thời ghi đơn TK 007 – Ngoại tệ các loại. TK 007 Thu nợ , doanh thu, TN tài chính, TN khác bằng ngoại tệ. Thanh toán nợ, mua vật tƣ, hàng hóa công cụ, TSCĐ, .... bằng ngoại tệ Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K 18 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương mại dịch vụ và XNK Hải Phòng Sơ đồ 1.3: Kế toán tiền mặt (Vàng bạc, đá quý, kim loại quý) 111 (1112) 311,331,336,338,... 131, 136, 138 Thu nợ bằng vàng bạc, kim khí Thanh toán nợ bằng vàng bạc, quý, đá quý Tỷ giá ghi sổ khi nhận nợ kim khí quý, đá quý Tỷ giá thực tế hoặc bình quân liên Ngân hàng 515 635 Lãi Tỷ giá ghi sổ của ngoại tệ xuất dùng Tỷ giá ghi sổ khi nhận nợ 515 Lỗ 635 Lãi 144, 244 Lỗ 144, 244 Thu hồi các khoản ký cƣợc, ký quỹ bằng vàng bạc, kim khí quý, đá quý Chi ký cƣợc, ký quỹ bằng vàng bạc, kim khí quý, đá quý 511, 515, 711 Doanh thu HĐ SXKD và HĐ khác bằng vàng bạc, kim khí quý, đá quý (Giá thực tế trên thị trƣờng) 411, 441 Nhận vốn góp, vốn cấp bằng vàng bạc, kim khí quý, đá quý 413 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dƣ vàng bạc, kim khí quý, đá quý số dƣ vàng bạc, kim khí quý, đá quý 1.3. Tổ chức kế toán tiền gửi Ngân hàng: 1.3.1. Một số quy định trong việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng: Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K 19 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương mại dịch vụ và XNK Hải Phòng Tiền của các doanh nghiệp phần lớn đƣợc gửi ở các Ngân hàng, kho bạc hoặc các công ty tài chính để thực hiện việc thanh toán không dùng tiền mặt. Khi có nhu cầu thanh toán một khoản chi phí nào đó bằng tiền gửi Ngân hàng, công ty phải thực hiện thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền. Nhiệm vụ này do kế toán thanh toán đảm nhiệm. Số lãi thu đƣợc từ khoản tiền gửi Ngân hàng đƣợc hạch toán vào thu nhập hoạt động tài chính. Khi nhận đƣợc chứng từ do Ngân hàng gửi đến, kế toán tiền gửi Ngân hàng của công ty tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa sổ sách của công ty với chứng từ của Ngân hàng gửi đến thì kế toán thanh toán phải thông báo với ngân hàng để kịp thời xác minh đối chiếu và xử lý. Nếu số liệu hai bên đã cân đối, kế toán tiền gửi hạch toán chi tiết trên sổ tiền gửi Ngân hàng để theo dõi cho từng nghiệp vụ phát sinh. Khi nhận đƣợc chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh, xử lý kịp thời. Cuối tháng, chƣa xác định đƣợc nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ 138 - Phải thu khác (1388) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) haowcj ghi vào bên Có TK 338 Phải trả, phải nộp khác (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi trên sổ. Tại những đơn vị có những tổ chức, bộ phận phụ thuộc, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi, mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại). Phải tổ chực hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. 1.3.2. Chứng từ sử dụng: Căn cứ để hạc toán tiền gửi Ngân hàng là: - Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi - Giấy báo Nợ, giấy báo Có - Bản sao kê Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K 20