Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thăng long (talimex)

Lời mở đầu Trong những năm gần đây, chúng ta đang đƣợc chứng kiến sự chuyển mình phát triển đi lên của nền kinh tế thế giới, và thực tế đã cho thấy một xu thế khách quan đang diễn ra mang tính chất toàn cầu mà không một quốc gia, không một tập đoàn, không một công ty nào lại không tính đến chiến lƣợc kinh doanh của mình. Đó là xu thế quốc tế hoá nền kinh tế thế giới, một xu thế đem lại sức mạnh về tài chính; tận dụng công nghệ nhằm làm giảm chi phí, nâng cao chất lƣợng sản phẩm cho tất cả những doanh nghiệp tham gia vào guồng máy đó. Việt Nam cũng không ngừng đổi mới để hoà nhập với nền kinh tế thị trƣờng thế giới, có nhiều doanh nghiệp đã ra đời và không ngừng lớn mạnh. Nhƣng để có tồn tại và phát triển trong môi trƣờng cạnh tranh gay gắt của thị trƣờng các doanh nghiệp cần phải xác định các yếu tố đầu vào sao cho hợp lý, phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra đến khi thu hồi vổn về, đảm bảo thu nhập của đơn vị, hoàn thành nghĩa vụ với nhà nƣớc, cải tiến đời sống cho cán bộ công nhân viên và thực hiện tái sản xuất mở rộng. Các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện các bƣớc thật cẩn thận và nhanh chóng sao cho kết quả đầu ra là cao nhất, với giá cả và chất lƣợng sản phẩm có sức hút đối với ngƣời tiêu dùng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, yếu tố cơ bản để đảm bảo cho quá trình sản xuất đƣợc tiến hành bình thƣờng liên tục, đó là nguyên vật liệu, yếu tố đầu vào, cơ sở tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Vì vậy vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là phải hạch toán và quản lý đầy đủ chính xác nguyên vật liệu, phải đảm bảo cả ba yếu tố của công tác hạch toán là: chính xác, kịp thời, toàn diện. Trong sản xuất kinh doanh, chính sách giá cả chính là yếu tố để đứng vững và chiến thắng trong sự cạnh tranh của cơ chế thị trƣờng. Mặt khác, chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng có ảnh hƣởng tới giá thành. Việc hạch toán đầy đủ chính xác có tác dụng quan trọng đến việc hạch toán đầy đủ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Để tăng cƣờng hạch toán kế toàn đồng thời góp phần làm giảm sự lãng phí vật tƣ. Vì vậy cần phải quản lý vật tƣ chặt chẽ, Trang 1 không có sự thất thoát lãng phí nhằm giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Công ty Thăng Long (TALIMEX) là một doanh nghiệp chuyên sản xuất sản phẩm quần áo phục vụ nhu cầu của ngƣời tiêu dùng và để xuất khẩu ra thị trƣờng nƣớc ngoài, cho nên từ khâu chọn vật liệu cho tới tuyển tay nghề của công nhân viên đều phải đƣợc lựa chọn kỹ. Và đặc biệt công tác hạch toán tại Công ty đòi hỏi phải chính xác và kịp thời để cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo Công ty. Sau một thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty Thăng Long, em nhận thấy kế toán nguyên vật liệu tại Công ty giữ một vai trò quan trọng và có nhiều vấn đề cần quan tâm. Do đó, trên cơ sở phƣơng pháp luận đã học và qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty, cùng sự giúp đỡ tận tình của các cô chú trong phòng kế toán và ban lãnh đạo Công ty, đồng thời là sự hƣớng đẫn chu đáo của cô giáo Nguyễn Thị Thu Hiền, em đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long (TALIMEX)”. Kết cấu đề tài Ngoài lời mở đầu, kết luận và danh mục các tài liệu tham khảo, nội dung của đề tài đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng: Chƣơng1: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chƣơng 2: Thực trạng về côn tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long (TALIMEX). Chƣơng 3: Hoàn thiện công tác nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long (TALIMEX). Vì thời gian và khả năng có hạn, nên bài chuyên đề của em không tránh khỏi sai sót. Em rất mong đƣợc sự giúp đỡ, góp ý, bổ xung của các thầy cô giáo đặc biệt là cô giáo Nguyễn Thu Hiền và cán bộ phòng kế toán Công ty Thăng Long (TALIMEX) để bài chuyên đề của em thêm phong phú về lý luận và thiết thực với thực tế. Chƣơng 1 Trang 2 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá Nguyên vật liệu. 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu. 1.1.1.1Khái niệm: Vật liệu là những đối tƣợng lao động, thể hiện dƣới dạng vật hoá. Trong các doanh nghiệp, vật liệu đƣợc sử dụng phục vụ cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp. 1.1.1.2 Đặc điểm: Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất- kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đƣợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất - kinh doanh, vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn. Vật liệu đƣợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau nhƣ mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp liên doanh, vốn góp của các thành viên tham gia công ty, …, trong đó, chủ yếu là do doanh nghiệp mua ngoài. 1.1.1.3 Vai trò của nguyên vật liệu: Có thể nói, vật liệu vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với những doanh nghiệp sản xuất (Công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng cơ bản vật liệu là yếu tố vô cùng quan trọng, chi phí vật liệu thƣờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí để tạo thành sản phẩm). Do vậy vật liệu không chỉ quyết định đến số lƣợng sản phẩm mà còn ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng sản phẩm tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách, chủng loại sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã hội. Nhƣ vậy vật liệu có một giá trị vô cùng quan trọng không thể phủ nhận trong quá trình sản xuất kinh doanh. Một hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không thể thực hiện đƣợc nếu thiếu một trong ba yếu tố: Lao động, tƣ liệu lao động, và đối tƣợng lao động. Trong đó con ngƣời với tƣcách là chủ thể lao động sử dụng tƣ liệu lao động và đối tƣợng lao động để tạo ra của cải vật chất. Trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp biểu hiện cụ thể của đối tƣợng lao động là nguyên vật liệu. Chi phí về vật Trang 3 liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm và là bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp. Nó không chỉ làm đầu vào của quá trình sản xuất mà còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho đƣợc theo dõi bảo quản và lập dự phòng khi cần thiết. Do vật liệu có vai trò quan trọng nhƣ vậy nên công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất phải đƣợc thực hiện một cách toàn diện để tạo điều kiện quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừa các hiện tƣợng hƣ hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu. Vật liệu trong các doanh nghiệp bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, có giá trị, công dụng, nguồn gốc hình thành…khác nhau. Do vậy, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu đƣợc chia thành các loại nhƣ sau: -Nguyên, vật liệu chính: là thứ nguyên, vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm; -Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đƣợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị, hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tƣ liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc chống rỉ, hƣơng liệu, xà phòng, giẻ lau…); -Nhiên liệu: là những thứ vật liệu đƣợc dùng để cung cấp nhiệt lƣợng trong quá trình sản xuất, kinh doanh nhƣ than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt…; -Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho các máy móc, thiết bị, phƣơng tiện vận tải …; -Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào với mục đích đầu tƣ cho xây dựng cơ bản; Trang 4 -Phế liệu: là các loại vật liệu thu đƣợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt …); -Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chƣa kể trên nhƣ bao bì, vật đóng gói, các loại vật tƣ đặc chủng v.v… .1.3. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu. Tính giá vật liệu về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu. Theo quy định vật liệu đƣợc tính theo giá thực tế (giá gốc). Tức là vật liệu khi nhập kho hay xuất kho đều đƣợc phản ánh trên sổ sách theo giá thực tế. 1.1.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Giá gốc ghi sổ vật liệu trong các trƣờng hợp cụ thể đƣợc tính nhƣ sau: Với các vật liệu mua ngoài: giá thực tế (giá gốc) ghi sổ gồm trị giá mua ngoài của vật liệu thu mua [là giá mua ghi trên hoá đơn của ngƣời bán đã trừ(-) các khoản chiết khấu thƣơng mại và giảm giá hàng mua đƣợc hƣởng, cộng (+) các loại thuế không đƣợc hoàn lại (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ; chi phí bao bì; chi phí của bộ phận thu mua độc lập; chi phí thuê kho, thuê bãi; tiền phạt lƣu kho, lƣu hàng, lƣu bãi…)]. Nhƣ vậy, trong giá thực tế của vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế theo phƣơng pháp khấu trừ không bao gồm thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ mà bao gồm các khoản thuế không đƣợc hoàn lại nhƣ thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có). Với vật liệu doanh nghiệp sản xuất: giá thực tế ghi sổ của vật liệu do doanh nghiệp sản xuất khi nhập kho là giá thành sản xuất thực tế (giá thành công xƣởng thực tế) của vật liệu sản xuất ra. Với vật liệu thuê ngoài, gia công, chế biến: giá thực tế ghi sổ nhập kho bao gồm giá thực tế của vật liệu, cùng các chi phí liên quan đến thuê ngoài gia công, chế biến, (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt định mức…). Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn: giá thực tế ghi sổ là giá thoả thuận do các bên xác định (hoặc tổng giá thanh toán ghi trên hoă đơn GTGT do các bên tham gia liên doanh lập) cộng (+) với các chi phí tiếp nhận mà doanh nghiệp phải bỏ ra (nếu có). Trang 5 Với phế liệu: giá thực tế ghi sổ của phế liệu là giá ƣớc tính có thể sử dụng đƣợc hay giá trị thu hồi tối thiểu. Với vật liệu đƣợc tặng, thƣởng: giá trị thực tế ghi sổ của vật liệu là giá thị trƣờng tƣơng đƣơng cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có). 1.1.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Để xác định giá thực tế (giá gốc) ghi sổ của vật liệu xuất kho trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phƣơng pháp sau đây theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu thay đổi phƣơng pháp phải giải thích rõ ràng. Cụ thể nhƣ sau: a, Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phƣơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ đƣợc tính theo công thức: Giá thực tế từng loại xuất kho = Số lượng từng loại xuất kho * Giá đơn vị bình quân Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau: Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = Lượng thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhƣng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hƣởng đến công tác quyết toán nói chung. Cách 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Giá thực tế từng loại tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) = Lượng thực tế từng loại tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Trang 6 Cách này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động của từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu, dụng cụ, hàng hoá cũng nhƣ giá thành sản phẩm trong kỳ. Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Giá thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập = Lượng thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập Cách này tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục đƣợc nhƣợc điểm của cả 2 phƣơng pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhƣợc điểm của phƣơng pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. b, Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phƣơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trƣớc thì xuất trƣớc, xuất hết số nhập trƣớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phƣơng pháp này là giá thực tế của vật liệu nhập kho trƣớc sẽ đƣợc dùng làm giá để tính giá thực tế của vật liệu xuất trƣớc và do vậy, giá trị của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu nhập kho sau cùng. Phƣơng pháp này thích hợp trong trƣờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hƣớng giảm. c, Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Phƣơng pháp này giả định những vật liệu nhập kho sau cùng sẽ đƣợc xuất trƣớc tiên, ngƣợc lại với phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc ở trên. Phƣơng pháp nhập sau xuất trƣớc thích hợp trong trƣờng hợp lạm phát. d, Phương pháp trực tiếp: Theo phƣơng pháp này, giá thực tế vật liệu đƣợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập và cho tới lúc xuất kho (trừ trƣờng hợp điều chỉnh). Khi xuất kho lô nào (hay cái nào) sẽ đƣợc tính theo giá thực tế của lô ấy Trang 7 hay cái ấy. Do vậy, phƣơng pháp này còn có tên gọi là phƣơng pháp đặc điểm riêng hay phƣơng pháp giá thực tế đích danh và thƣờng sử dụng trong các doanh nghiệp có ít loại vật liệu hoặc vật liệu ổn định, có tính tách biệt và nhận diện đƣợc. e, Phương pháp giá thực tế hạch toán: Ngoài các phƣơng pháp cơ bản trên, trong thực tế công tác kế toán, để giảm nhẹ việc ghi chép cũng nhƣ bảo đảm tính kịp thời của thông tin kế toán, để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho, kế toán còn sử dụng phƣơng pháp giá hạch toán. Theo phƣơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đƣợc tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế từng loại xuất kho (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán từng loại xuất kho * Hệ số giá từng loại Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Về thực chất, việc sử dụng giá hạch toán để ghi sổ các loại hàng tồn kho nói chung chính là một thủ thuật của kế toán nhằm phản ánh kịp thời tình hình biến động hiện có của từng loại hàng tồn kho. Giá trị từng loại hàng tồn kho tính theo phƣơng pháp giá hạch toán đúng bằng giá trị từng loại hàng tồn kho tăng, giảm hiện có tính theo phƣơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. .1.4. Nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu. Vật liệu là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm cho nên yêu cầu quản lý vật liệu và công tác tổ chức vật liệu là hai điều kiện cơ bản luôn song hành cùng nhau. Hạch toán vật liệu có chính xác, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm đƣợc chính xác tình hình thu mua, dự trữ, và sử dụng vật liệu cả về kế hoạch và thực hiện, từ đó có những biện pháp thích hợp trong quản lý. Mặt khác tính chính xác, kịp thời của công tác hạch toán vật liệu sẽ giúp cho việc hạch toán giá thành của doanh nghiệp Trang 8 chính xác. Xuất phát từ yêu cầu quản lý vật liệu, vị trí và đặc điểm của vật liệu, công tác hạch toán có những nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lƣợng, chủng loại và tình hình thực tế của vật liệu nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ và chính xác số lƣợng và giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu. - Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lƣợng và vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa có thể xảy ra. 1.2. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 1.2.1. Phương pháp thẻ song song Theo phƣơng pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp đƣợc tiến hành nhƣ sau: Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lƣợng. Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm theo từng danh điểm vật liệu với thẻ kho mở ở kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu. Phƣơng pháp thẻ song song mặc dầu đơn giản, dễ làm nhƣng việc ghi chép còn nhiều trùng lặp. Vì thế, chỉ thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lƣợng nghiệp vụ ít, trình độ nhân viên kế toán chƣa cao. Trang 9 Thẻ Phiếu nhập kho hoặc sổ kế Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho Kế toán tổng hợp toán chi tiết Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phƣơng pháp thẻ song song. 1.2.2. Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống nhƣ phƣơng pháp thẻ song song ở trên. Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lƣợng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật liệu theo từng kho. Sổ này đƣợc ghi mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở các bảng kê nhập, bảng kê xuất từng thứ (danh điểm) vật liệu; mỗi danh điểm ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lƣợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho của thủ kho; đồng thời đối chiếu số tiền của từng danh điểm vật liệu với kế toán tổng hợp (theo giá hạch toán ở các bảng tính giá). Phƣơng pháp này mặc dầu đã có cải tiến nhƣng việc ghi chép vẫn còn trùng lặp. Chứng từ xuất Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Luân chuyển Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Trang 10 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết vật liệu theo phƣơng pháp Sổ đối chiếu luân chuyển 1.2.3. Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Theo phƣơng pháp sổ số dƣ, công việc cụ thể taị kho giống nhƣ các phƣơng pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi nhận thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lƣợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vào sổ số dƣ. Sổ số dƣ do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trƣớc ngày cuối của mỗi tháng để ghi số lƣợng tồn kho vật liệu vào sổ. Trong sổ số dƣ, các danh điểm vật liệu đƣợc in sẵn, xếp theo từng nhóm và từng loại. Sau khi ghi số lƣợng từng loại vật liệu tồn kho vào sổ số dƣ, thủ kho sẽ chuyển sổ cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Trang 11 Lỗi! Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu nhập kho Sổ số dƣ Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật tƣ Thẻ kho Kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Ghi định kỳ Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết vật liệu theophƣơng pháp sổ số dƣ Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hƣớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận đƣợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán). Tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đƣợc của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dƣ đầu tháng để tính ra số dƣ cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dƣ này đƣợc dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số dƣ (số liệu trên sổ số dƣ do kế toán vật tƣ tính bằng cách lấy số lƣợng tồn kho * giá hạch toán). 1.3. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Để hạch toán vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung, kế toán có thể áp dụng một trong 2 phƣơng pháp: kiểm kê định kỳ và kê khai thƣờng xuyên. Việc sử dụng phƣơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng nhƣ Trang 12 vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. Hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp là tài sản lƣu động của doanh nghiệp tồn tại dƣới hình thái vật chất, bao gồm nguyênvật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá. 1.3.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1.3.1.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng: Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên:là phƣơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thƣờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nƣớc ta vì những tiện ích của nó. Phƣơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho kịp thời, cập nhật. Theo phƣơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định đƣợc lƣợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên, vật liệu nói riêng. Để hạch toán nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau: -Tài khoản 152: “Nguyên liệu, vật liệu” tài khoản này đƣợc dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… tuỳ theo yêu cầu quản lý và phƣơng tiện tính toán. Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên, vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng…). Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong kỳ theo giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn, thiếu hụt…). Dƣ nợ: giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho. -Tài khoản 151: “Hàng mua đi đường” tài khoản này dùng theo dõi các loại nguyên, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá… mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhƣng cuối tháng, chƣa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho ngƣời bán). Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đƣờng tăng thêm trong kỳ. Trang 13 Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đƣờng kỳ trƣớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dƣ nợ: giá trị hàng đang đi đƣờng (đầu và cuối kỳ). Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nhƣ 133, 331, 111, 112, 632…. Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi, có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận vật liệu thu mua cả vể số lƣợng, chất lƣợng, quy cách…Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Biên bản kiểm nhận vật tƣ”. Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” vật tƣ trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số vật liệu vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trƣờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngƣời giao lập biên bản. 1.3.1.2. Phương pháp hạch toán: a, Với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ: Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ ( đã thực hiện việc mua bán hàng hoá có hóa đơn, chứng từ ghi chép kiểm tra đủ). Thuế GTGT đầu vào đƣợc tách riêng, không ghi vào giá thực của vật liệu. Nhƣ vậy, khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho ngƣời bán, phần giá mua chƣa thuế đƣợc ghi tăng giá trị vật tƣ mua vào, còn phẩn thuế GTGT đầu vào đƣợc ghi vào số đƣợc khấu trừ. Kế toán sử dụng tài khoản 133 (1331) -Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá dịch vụ mua ngoài). b, Với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp: Đối với cơ sở sản xuất không đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thì thuế GTGT đầu vào đƣợc ghi vào giá thực tế nguyên vật liệu. Nhƣ vậy, khi mua vật liệu thuế GTGT đầu vào đƣợc tính vào giá của vật liệu. Kế toán không sử dụng tài khoản 133 “Thuế GTGT đầu vào”. Còn phƣơng pháp hạch toán tƣơng tự nhƣ trƣờng hợp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. Trình tự hạch toán vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên đƣợc khái quát theo sơ đồ (xem sơ đồ 1.4). 1.3.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kì. Trang 14 1.3.2.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng: Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ là phƣơng pháp không theo dõi một cách thƣờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tƣ, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánhgiá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lƣợng tồn kho thực tế và lƣợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Nhƣợc điểm của phƣơng pháp này là độ chính xác không cao. Phƣơng pháp này áp dụng cho các đơn vị kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá, vật tƣ khác nhau, giá trị thấp thƣờng xuyên dùng, xuất bán. Các tài khoản kế toán sử dụng : Tài khoản 611 “mua hàng” – chi tiết TK 6111 “mua nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). Kết cấu TK 611: Bên nợ: Phản ánh giá thực tế NVL tồn kho đàu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên có: phản ánh giá thực tế VL xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Tài khoản này không có số dƣ. Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi trên đường”. Dùng để phản ánh trị giá số vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhƣng đang đi đƣờng hay đang gửi tại kho ngƣời bán, chi tiết theo từng loại, từng ngƣời bán. Bên nợ: giá thực tế hàng đang đi đƣờng cuối kỳ. Bên có: kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đƣờng cuối kỳ. Dƣ nợ: giá thực tế hàng đang đi đƣờng. Tài khoản 152: “Nguyên liệu, vật liệu”. Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. Bên nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên có: kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ. Dƣ nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho. Trang 15 Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan nhƣ 133, 111, 112, 331….Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống nhƣ phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. 1.3.2.2. Phương pháp hạch toán Trình tự hạch toán vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ đƣợc khái quát theo sơ đồ. (xem sơ đồ 1.5). Trang 16 Trang 17 Trang 18 1.4. Các hình thức sổ kế toán vận dụng trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Sổ kế toán là một phƣơng tiện vật chất cơ bản, cần thiết để ngƣời làm kế toán ghi chép, phản ánh có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng nhƣ theo đối tƣợng. Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và các điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức sổ kế toán khác nhau. Song quy lại có bốn hình thức sổ sách kế toán sau: -Hình thức Nhật ký chung. -Hình thức Nhật ký - Sổ Cái. -Hình thức Chứng từ ghi sổ. -Hình thức Nhật ký - Chứng từ. 1.4.1. Hình thức Nhật ký chung. Hàng ngày, căn cứ vầo các chứng từ nhập, xuất (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…) kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi sổ Cái TK 152, 331… Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ trên đƣợc ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan. Trong trƣờng hợp đơn vị mở Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ chứng từ dùng để ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh tổng hợp từ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ (5-10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh tổng hợp từ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các TK phù hợp rên sổ Cái sau khi đã loại bỏ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi dồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt. 1.4.2. Hình thức Nhật ký - Sổ cái. Theo hình thức này, các nghiệp vụ kế toán phát sinh đƣợc phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà Trang 19 doanh nghiệp sử dụng đƣợc phản ánh cả hai bên Nợ - Có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - Sổ cái. Cuối kỳ khoá sổ thẻ kế toán chi tiết, lập tổng hợp chi tiết để đối chiếu với Nhật ký - Sổ cái. 1.4.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ. Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị trễ nhất là trong điều kiện thủ công, sổ sách trong hình thức này gồm: -Sổ cái: Là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản đƣợc phản ánh trên một vài trang sổ cái theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột. -Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu với bảng cân đối phát sinh. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ đƣợc đánh giá liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm). Ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. -Bảng cân đối tài khoản: Dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép. -Các sổ, thẻ hạch toán chi tiết: Dùng để phản ánh các đối tƣợng cần hạch toán chi tiết (vật liệu, dụng cụ, tài sản cố định, chi phí sản xuất, tiêu thụ…) 1.4.4 Hình thức Nhật ký chứng từ. Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có số lƣợng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với kế toán bằng máy. Sổ sách trong hình thức này bao gồm: Sổ nhật ký chứng từ: Nhật ký-chứng từ mở hàng tháng cho một hoặc một sổ tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý. Nhất ký- chứng từ đƣợc mở theo số phát sinh bên Có của tài khoản đối Trang 20