Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh ở công ty xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và kỹ thuật (ims)

LUẬN VĂN: Hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) - Bộ thương mại Lời mở đầu Nền kinh tế thế giới là một thể thống nhất. Trước xu hướng quốc tế hoá trong sự phát triển nền kinh tế thế giới, không một quốc gia nào có tồn tại và phát triển mà lại không tham gia vào phân công lao động quốc tế và trao đổi hàng hoá với bên ngoài. Ngoại thương như một sợi dây liên kết nền kinh tế giữa các nước. Thông qua hoạt động ngoại thương, tiềm năng và thế mạnh của mỗi quốc gia được phát huy nhờ đó thúc đẩy nền kinh tế của các nước tăng trưởng và phát triển. Chính vì vậy, hoạt động ngoại thương luôn giữ vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân cũng như trong chiến lược phát triển kinh tế của mỗi quốc gia, trong đó có Việt Nam. Nước ta còn nghèo, trình độ trang thiết bị kỹ thuật phục vụ sản xuất còn rất lạc hậu. Việc tiếp thu sự tiến bộ khoa học - kỹ thuật công nghệ của các nước đóng vai trò quan trọng trong việc đẩy nhanh tốc độ phát triển kinh tế mà nhất là trong quá trình công nghiệp hoá và hiện đại hoá ở nước ta hiện nay. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu một mặt tạo điều kiện cho sự phát triển của nền kinh tế trong nước, mặt khác góp phần giải quyết những vấn đề xã hội quan trọng như: vốn, việc làm, công nghệ, sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên. Hiệu quả kinh doanh nhập khẩu hàng hoá, vật tư phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố như: năng lực của nhà quản lý, tình hình thị trường thế giới, khả tài chính của đơn vị... nhưng một nhân tố giữ vai trò then chốt là thông tin kế toán về quá trình nhập khẩu của doanh nghiệp. Hạch toán kế toán là một công cụ quản lý. Nó đảm bảo cung cấp các thông tin một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời về tình hình sản xuất và kinh doanh, cho phép doanh nghiệp đạt được ba mục tiêu chiến lược: lợi nhuận, vị thế và an toàn. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nhập khẩu cũng như ý nghĩa của việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường, qua quá trình học tập, nghiên cứu và thời gian thực tập tại Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS), em chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) - Bộ thương mại”. Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồn ba phần chính sau: Phần I: Cơ sở lý luận của việc tổ chức công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. Phần II: Tình hình công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). Nội dung của chuyên đề tập trung làm rõ lý luận về kinh doanh nhập khẩu và công tác kế toán hoạt động nhập khẩu, đánh giá tình hình chung về công tác kế toán của đơn vị, phân tích quy trình kinh doanh và kế toán nhập khẩu và đề xuất phương hướng, biện pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). Phần I Cơ sở lý luận của việc tổ chức công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu I. Một số vấn đề về hoạt động kinh doanh nhập khẩu, nhiệm vụ và ý nghĩa của công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. 1. Vai trò của hoạt động nhập khẩu. Hoạt động kinh tế đối ngoại được hình thành và phát triển trên cơ sở phân công lao động quốc tế. Nó ngày càng được mở rộng do ảnh hưởng và tác động trực tiếp của cuộc cách mạng khoc học - kỹ thuật, nó tạo điều kiện thúc đẩy nền kinh tế các nước phát triển. Hoạt động kinh tế đối ngoại thường rất đa dạng, phong phú như: hoạt động ngoại thương, du lịch, đầu tư quốc tế, chuyên giao công nghệ... Cũng như xuất khẩu, nhập khẩu là một hoạt động quan trọng thuộc lĩnh vực ngoại thương, đó là việc mua hàng hoá từ nước ngoài về tiêu thụ ở thị trường trong nước hoặc tái xuất khẩu, được thực hiện bởi các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu theo các hợp đồng đã ký kết với nước ngoài. Hoạt động nhập khẩu có một vị trí đáng kể trong nền kinh tế quốc dân nói chung cũng như đối với từng doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng. Trước hết, nhập khẩu để bổ xung các hàng hoá, vật liệu mà trong nước không sản xuất được, hoặc sản xuất không đáp ứng được nhu cầu. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta còn thấp kém, kỹ thuật lạc hậu, thiếu vốn, trình độ quản lý còn hạn chế thì việc nhập khẩu máy móc, thiết bị, vật tư, vốn, công nghệ... sẽ tạo điều kiện giải quyết những bế tắc và thúc đẩy sự phát triển sản xuất trong nước. Hai là, nhập khẩu còn để thay thế nghĩa là, nhập khẩu những hàng hoá, vật tư mà nếu sản xuất trong nước sẽ không có lợi bằng nhập khẩu. Hai mặt nhập khẩu bổ sung và nhập khẩu thay thế nếu được thực hiện tốt sẽ tác động tích cực đến sự phát triển cân đối nền kinh tế quốc dân. Trong đó, cân đối trực tiếp giữa ba yếu tố của sản xuất: công cụ lao động, đối tượng lao động và lao động, đóng vai trò quan trọng nhất. Như vậy, nhập khẩu được coi như một phương pháp sản xuất gián tiếp. Hoạt động nhập khẩu còn để tranh thủ khai thác mọi tiềm năng, thế mạnh về công nghệ kỹ thuật, trình độ quản lý của nước ngoài cũng như tăng cường giao lưu quốc tế nhằm mở rộng quan hệ đối ngoại trên trường quốc tế. Bên cạnh đó, nhập khẩu còn là một bộ phận khấu thành cán cân xuất nhập khẩu, có tác động tích cực đến xuất khẩu, giải quyết việc làm cho người lao động, cung cấp hàng hoá và dịch vụ để đáp ứng mọi nhu cầu và thị hiếu tiêu dùng, làm dồi dào, phong phú hơn thị trường hàng hoá nội địa... Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay, vai trò của nhập khẩu được thể hiện ở các khía cạnh sau: Thứ nhất, nhập khẩu tác động mạnh mẽ đến sự đổi mới trang thiết bị và công nghệ sản xuất, tạo điều kiện đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước, bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo cho xự phát triển cân đối và ổn định. Thứ hai, nhập khẩu có tác động trực tiếp đến sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Hàng năm, nhập khẩu cung cấp cho các doanh nghiệp từ 60- 90% các nguyên vật liệu chính yếu, các dây chuyền công nghệ, máy móc phục vụ cho sản xuất, khoảng 2,86 triệu tấn xăng dầu, gần 4.000 tấn sắt thép các loại, trên 2 triệu tấn phân bón,... Nhập khẩu góp phần ổn định và phát triển sản xuất trong nước, đồng thời giúp cho các doanh nghiệp tận dụng được mọi thế so sánh của đât nước. Thứ ba, nhập khẩu có vai trò tích cực trong việc thúc đẩy xuất khẩu. Sự tác động này thể hiện ở chỗ: nhập khẩu tạo đầu vào để sản xuất nguồn hàng xuất khẩu và tạo môi trường thuận lợi cho việc xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài. Thứ tư, hoạt động nhập khảu mang lại lợi nhuận cho các nd, từ đó thúc đẩy các doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả kinh doanh và hiệu quả xã hội. ở đây, nhập khẩu vừa thoả mãn nhu cầu trực tiếp cho tiêu dùng trong nước cả về số lượng và chất lượng, vừa đảm bảo đầu vào cho sản xuất tạo việc làm ổn định cho người lao động, góp phần cải thiện và nâng cao mức sống người lao động. Thứ năm, nhập khẩu là một bộ phận cấu thành cán cân xuất nhập khẩu - chỉ tiêu dùng để đánh giá trình độ phát triển kinh tế của một nước: một nền kinh tế ở trạng thái tốt nếu cán cân đó cân bằng hay xuất siêu. ở nước ta, trong những năm gần đây cán cân thương mại vẫn kéo dài tình trạng nhập siêu, nhưng nhập khẩu vẫn giữ một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy xuất khẩu, từ đó từng bước cân bằng lại cán cân thương mại. Như vậy, nhập khẩu tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống trong nước. 2. Điều liện để một doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh nhập khẩu. Theo Nghị định số 33/CP ngày 19/4/1994 của Chính phủ về quản lý Nhà nước đối với hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu: mội doanh nghiệp không phân biệt thành phân kinh tế, hội đủ những điều kiện sau được cấp giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu: - Doanh nghiệp được thành lập theo đúng luật và cam kết tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành. - Doanh nghiệp Việt Nam muốn kinh doanh xuất nhập khẩu, ký hợp đồng mua bán với nước ngoài đều phải xin giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do Bộ Thương mại cấp. - Các doanh nghiệp phải hoạt động theo đúng ngành hàng đã đăng ký và có số vốn lưu động tối thiểu tương đượng 200.000 USD (riêng các doanh nghiệp thuộc các tỉnh miền núi và các tỉnh có khó khăn về kinh tế thì số vốn lưu động tối thiểu tương đương 100.000 USD). - Doanh nghiệp phải có đội ngũ các nhà kinh doanh có kiến thức về kinh doanh quốc tế, luật pháp và tập quán buôn bán, am hiểu sâu sắc tình hình thị trường trong và ngoài nước, có khả năng đàm phán, thương thuyết trong ký kết và thực hiện các hợp đồng thương mại. 3. Các phương thức và hình thức kinh doanh nhập khẩu. Nhập khẩu là một lĩnh vực hoạt động kinh tế rất phong phú và đa dạng, được tiến hành theo nhiều phương thức và hình thức khác nhau. a. Phương thức nhập khẩu: Nhập khẩu bao gồm hai phương thức: Nhập khẩu theo Nghị định thư và nhập khẩu ngoài nghị định thư. Nhập khẩu theo Nghị định thư: là phương thức mà các doanh nghiệp phải tuân theo các chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước thực hiện các hợp đồng kinh tế bằng văn bản. Chính phủ Việt Nam sau khi ký kết Nghị định thư hoặc Hiệp định thư để nhận hàng hoá, sau đó giao cho đơn vị nhập khẩu trực tiếp nhận thực hiện. Việc thanh toán tiền hàng nhập khẩu, có thể Nhà nước đứng ra trả tiền hoặc cam kế trả tiền hoặc uỷ nhiệm cho doanh nghiệp thanh toán. Đối với số ngoại tệ thu được phải nộp vào quỹ tập trung của Nhà nước thông qua tài khoản của Bộ thương mại và được thanh toán trả bằng tiền Việt Nam tương ứng với số ngoại tệ đã nộp căn cứ vào tỷ giá khoán do Nhà nước quy định. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, đa số các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu được chủ động trong hoạt động kinh doanh của mình nên số lượng các đơn vị kinh doanh theo phương thức này rất ít, chỉ trừ những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực đặc biệt. Nhập khẩu ngoài Nghị định thư (hay còn gọi là phương thức nhập khẩu tự cân đối): là phương thức hoạt động trong đó các doanh nghiệp phải tự cân đối về tài chính và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước, theo phương thức này, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động tổ chức hoạt động nhập khẩu từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng. Đơn vị phải tự tìm nguồn, bạn hàng, tổ chức giao dịch, ký kết và thực hiện hợp đồng trên cơ sở tuân thủ những chính sách, chế độ kinh tế của Nhà nước. Đối với sô ngoại tệ thu đươck không phải nộp vào quỹ ngoại tệ tập trung mà có thể bán ở trung tâm giao dịch ngoại tệ hoặc ngân hàng. Nhập khẩu theo phương thức này tạo cho các doanh nghiệp được năng động, sáng tạo, độc lập trong hạch toán kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường. b. Hình thức nhập khẩu: Hiện nay tồn tại hai hình thức chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Nhập khẩu trực tiếp: là hình thức nhập khẩu mà trong đó các đơn vị kinh doanh nhập khẩu được Nhà nước cấp giấy phép hoạt động nhập khẩu, trực tiếp giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá với nước ngoài. Chính vì vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng được quyền kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp mà chỉ có một số đơn vị hội đủ mọi điều kiện theo quy định của Nhà nước về kinh doanh xuất nhập khẩu mới được quyền nhập khẩu trực tiếp. Nhập khẩu uỷ thác: là hình thức nhập khẩu áp dụng đối với các doanh nghiệp được Nhà nước cấp giấy phép nhập khẩu nhưng chưa có đủ điều kiện để trực tiếp đàm phán, ký kết, thực hiện hợp đồng với nước ngoài hoặc là chưa thể trực tiếp lưu thông hàng hoá giữa trong nước và ngoài nước nên phải uỷ thác cho đưon vị khác có chức năng nhập khẩu hộ hàng hoá cho mình. Theo hình thức này, đơn vị giao uỷ thác là đơn vị được tính doanh số, đơn vị nhận uỷ thác chỉ là đơn vị làm đại lý và được hưởng hoa hồng theo tỷ lệ thoả thuận giữa hai bên ghi trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Kinh doanh theo hình thức nào còn tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp, nhưng vấn đề quan trọng là hiệu quả kinh doanh - yếu tố đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trên thương trường. Vì vậy, có những đơn vị kinh tế vừa tổ chức kinh doanh nhập khẩu theo hình thức trực tiếp vừa theo hình thức nhập khẩu uỷ thác. Nhìn chung, tổ chức hoạt động nhập khẩu theo hình thức trực tiếp có lợi hơn bởi vì trong trường hợp này doanh nghiệp có điều kiện nắm bắt các thông tin và tín hiệu thị trường nước ngoài một cách toàn diện, chính xác, kịp thời. Hơn nữa, đơn vị không bị chia xẻ và có điều kiện mở rộng quan hệ cũng như nâng cao uy tín đối bạn hàng nước ngoài. 4. Phương thức thanh toán hợp đồng ngoại thương trong hoạt động nhập khẩu. Trước hết, hợp đồng kinh tế ngoại thương (hay còn gọi là hợp đồng mua bán quốc tế hoặc hợp đồng xuất nhập khẩu) được hiểu là sự thoả thuận bằng văn bản giữa hai bên chủ thể có quốc tịch khác nhau, trong đó một bên gọi là bên bán (bên xuất khẩu) có nghĩa vụ phải chuyển vào quyền sở hữu của bên kia là bên mua (bên nhập khẩu) một tài sản gọi là hàng hoá. Bên mua có trách nhiệm trả tiền và nhận hàng. Hợp đồng kinh tế ngoại thương yêu cầu phải ghi rõ và đầy đủ các điều kiện về hàng hoá, số lượng, chất lượng, thời gian, địa điển giao nhận hàng, phương thức thanh toán, thủ tục giải quyết tranh chấp giữa người bán và người mua. Phương thức thanh toán chính là một điều kiện quan trọng bậc nhất trong các điều kiện thanh toán. Phương thức thanh toán chỉ ra người bán dùng cách nào để thu tiền về còn người mua dùng cách nào để trả tiền. Về thanh toán tiền hàng chỉ được thực hiện dựa trên những chứng từ hợp lệ làm cơ sở pháp lý cho việc giao và nhận hàng. Hiện nay, trong quan hệ buôn bán quốc tế, người ta áp dụng rất nhiều phương thức thanh toán và mỗi phương thức thanh toán đều có ưu, nhược điểm riêng của nó. Tuy nhiên, doanh nghiệp áp dụng phương thức nào còn phụ thuộc vào những điều khoản đã ký kết trong hợp đồng và tập quán thanh toán quốc tế. Mỗi phương thức thanh toán đồi hỏi kế toán phải nắm vững đặc điểm các khâu công việc, các thủ tục liên quan, giao dịch với ngân hàng, với nhà cung cấp, với khách hàng, với hải quan... cũng như ưu điểm và điều kiện áp dụng của nó để tuỳ thuộc vào những hợp đồng cụ thể để áp dụng một cachs linh hoạt và hữu hiệu nhất. Chúng ta có chia ra làm hai nhóm phương thức thanh toán sau: a. Phương thức thanh toán không phụ thuộc chứng từ (không kèn chứng từ): Phương thức thanh toán này có đặc điểm sau: - Căn cứ để đòi tiền, trả tiền không phụ thuộc chứng từ mà căn cứ vào hoá đơn trên cơ sở thực giao, thực thanh. - Quyền lợi của người bán ít đươc đảm bảo hơn so với người mua hay ta còn gọi là phương thức thanh toán không an toadfn. - Phương thức thanh toán này áp dụng khi: + Hai bên đối tác tin cậy lẫn nhau. + Người bán quá tự tin vào mặt hàng của mình. + Hai bên đối tác hoạt động cùng một không gian (giáp giới, có thể gặp mặt tại biên giới để thanh toán...). - Ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian chứ không có trách nhiệm trả tiền, nhiều nhất ngân hàng chỉ đứng ra làm người bảo lãnh nhưng sự bảo lãnh này còn tuỳ thuộc vào luật từng nước. Bảo lãnh có thể chỉ đảm bảo về uy tín hoặc là sự chấp nhận thanh toán (Acception). - Vì thanh toán không phụ thuộc chứng từ nên không áp dụng được công nghệ khoa học - kỹ thuật tiên tiến và ngành ngân hàng. Các phương thức thanh toán không phụ thuộc chứng từ bao gồm: Thứ nhất, phương thức chuyển tiền ( Remittance): là phương thức thanh toán đơn giản nhất trong đó khách hàng yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định đến một người hoặc một đơn vị kinh tế nào đó ở một địa điểm nhất định bằng phương thức chuyển tiền mà khách hàng yêu cầu. Trình tự nghiệp vụ được tiến hành như sau: Sơ đồ 1: Trình tự nghiệp vụ chuyển tiền Ngân hàng chuyển (3 Ngân hàng đại lý Trong đó: (1): Người bán giao hàng và gửi chứng từ cho người mua (qua thuyền trưởng hoặc qua bưu điện). (2): Sau khi kiểm tra toàn bộ chứng từ thấy hợp lệ, người mua viết giấy yêu cầu chuyển tiền, nhờ ngân hàng chuyển số tiền nhất định đến người xuất khẩu. (3): Trên cơ sở giấy yêu cầu chuyển tiền của khách hàng, ngân hàng lập điện chuyển tiền (T/T - Telegrphic transfer) hoặc thư chuyển tiền (M/T - Mail transfer). (4): Ngân hàng thông báo sẽ trả tiền cho nhà xuất khẩu. Phương thức này có ưu điểm là thủ tục đơn giản, phí thanh toán không cao, cho nên nó được áp dụng trong trong thanh toán lô hàng có giá trị nhỏ hoặc thanh toán các khoản chi phí dịch vụ ngoại thương, trả tiền vận tải, bảo hiểm, hoa hồng, bồi thường thiệt hại... Tuy nhiên, trong phương thức này đơn vị nhập khẩu có thể rủi ro do chứng từ giả, cho nên trong nhiều trường hợp các nhà nhập khẩu được hàng rồi mới chuyển tiền trả nhà xuất khẩu. Thứ hai, phương thức thanh toán băng thư bảo đảm trả tiền (Letter of Guarantee L/G). Phương thức thư đảm bảo trả tiền là phương thức thanh toán trong đó ngân hàng của nước người mưa theo yêu cầu của người mua viết cho người bán một bức thư gọi là thư đảm bảo trả tiền, đảm bảo với người bàn là sau khi ngân hàng đã đến địa điểm do người mua quy định thì sẽ trả tiền hàng cho người bán. Trình tự nghiệp vụ thư đảm bảo trả tiền như sau: Sơ đồ 2: Trình tự nghiệp vụ thư đảm bảo trả tiền Ngân hàng mở L/G (1 (2 Ngân hàng thông (3 Trong đó: (1): Dựa vào điều khoản của hợp đồng mua bán đã ký kết, người nhập khẩu viết giấy yêu cầu mở thư đảm bảo gửi tới ngân hàng của mình. Giấy yêu cầu phải ghi rõ: địa điểm nhận hàng. (2): Ngân hàng phát hành thư bảo đảm gửi tới ngân hàng thông báo ở nước người xuất khẩu, cam kết sẽ trả tiền cho người bán khi hàng đến địa điểm quy định ở nước người mua. (3): Ngân hàng thông báo nội dung thư bảo đảm đến người xuất khẩu. (4): Nội xuất kiểm tra nội dung thư bảo đảm nếu chấp nhận thì gửi hàng và kèm chứng từ hàng hoá cho người mua . (5): Người mua sau khi nhận xong hàng thì trả tiền cho người bán bằng phương pháp chuyển tiền. Theo phương pháp này thì quyền lợi của người bán ít được bảo đảm hơn, do đó ngân hàng phải quy định rõ thời hạn người mua phải trả tiền. Thứ ba, phương pháp thanh toán ghi sổ (Open Account): là phương thức thanh toán trong đó người bán lập một quyển sổ hoặc mở một tài khoản trên đó ghi lại các khoản nở của người mua về tiền hàng và các chi phí có liên quan đến việc mua hàng. Người mua theo định kỳ được thoả thuận sẽ thanh toán số tiền trên tài đó cho người bán. Như vậy, theo phương thức thanh toán này người mua và người bán có quan hệ trực tiếp với nhau không có sự tham gia của ngân hàng, thích hợp với phương thức tiêu thụ hàng đổi hàng. b. Nhóm phương thức thanh toán phụ thuộc chứng từ: Nhóm phương thức thanh toán phụ thuộc chứng từ có những đặc điểm sau: - Việc thanh toán dựa trên chứng từ do người bán xuất trình, chứng từ phải quy định rõ: số lượng chứng từ, loại chứng từ... - Quyền lợi của người bán đã được đảm bảo hơn do ngân hàng không chỉ là trung gian thu phí dịch vụ mà có trách nhiệm với người bán, người mua tuỳ từng góc độ khác nhau (có thể là giúp người bán khống chế chứng từ với người mua hoặc là người trực tiếp cam kết trả tiền cho người bán). - Phương thức thanh toán này được áp dụng trong phạm vi rộng với hầu hết các điều kiện, cơ sở giao hàng: cả tin cậy hay không tin cậy lẫn nhau, mua bán trả tiền ngay (L/C at sight) hoặc mua bán trả tiền sau (L/C differ)... - Do cơ sở thanh toán dựa vào chứng từ nên có thể áp dụng công nghệ khoa học kỹ thuật vào ngân hàng trên cơ sở tiêu chuẩn hoá chứng từ giữa các ngân hàng. Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu đều tham gia thanh toán theo nhóm phương thức này trừ một vài trường hợp đặc biệt, thuộc về nhóm phương thức này gồm có: Thứ nhất, phương thức nhờ thu (Collection of payment): là phương thức thanh toán trong đó người bán sau khi giao hàng xong hoặc sau khi cung ứng một dịch vụ nào đó cho khách hàng thì sẽ ký phát một tờ hối phiếu để đòi tiền người mua, uỷ thác cho ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên tờ hối phiếu đó. Có hai loại phương thức nhờ thu: Nhờ thu phiếu trơn (Clean collection): là phương thức thanh toán trong đó người xl sau khi đã giao hàng ký phát một hối phiếu gửi tới ngân hàng nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua, còn các chứng từ về hàng hoá thì gửi trực tiếp cho người mua để người mua đi nhận hàng. Trình tự nghiệp vụ nhờ thu phiếu trơn như sau: Sơ đồ 3: Trình tự nghiệp vụ nhờ thu phiếu trơn Ngân hàng đại diện cho người xuất khẩu (2 (3 (5 (6 Xuất khẩu Ngân hàng đại diện cho người xuất khẩu (5 (1 (4 Xuất khẩu Trong đó: (1): Người bán giao hàng cho người mua, gửi chứng từ về hàng hoá cho người mua. (2): Sau khi giao hàng xong người bán ký phát một tờ hối phiếu gửi tới ngân hàng mình nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua kèm theo một chỉ thị nhờ thu. (3): Trên cơ sở chỉ thị nhờ thu hộ thu của người bán, ngân hàng sẽ viết thư uỷ thác nhờ thu gửi tới ngân hàng nước người mua. Nội dụng thu uỷ thác phải dựa cơ bản trên chỉ thị nhờ thu và URC (Uniform Rules for the collection). (4): Ngân hàng thu sau khi nhân được chỉ thị nhờ thu và hối phiếu đi kèm xuất trình cho người mua, yêu cầu người mua trả tiền hoặc chấp nhận tờ hối phiếu. (5): Người nhập khẩu nhận hối phiếu thì trả tiền hoặc chấp nhận tờ hối phiếu rồi gửi lại ngân hàng. Ngân hàng đại diện cho bên người mua chuyển tiền nếu người mua trả tiền hoặc hoàn lại hối phiếu đã được chấp nhận hoặc từ chối cho ngân hàng người bán. (6): Ngân hàng bên bán chuyển tiền hoặc hoàn lại hối phiếu từ chối trả tiền cho người bán. Nừu hối phiếu được chấp nhận trả tiền, ngân hàng sẽ giữ lại, khi đến hạn trả tiền ngân hàng sẽ đòi tiền người mua và thực hiện chuyển tiền. Theo phương thức thanh toán này, việc nhận hàng của người mua hoàn toàn tách rời khỏi khâu thanh toán, do đó người mua có thể nhận hàng và không trả tiền hoặc trả tiền chậm trẽ. Đối với người áp dụng phương thức này cũng có điều bất lợi vì nếu hối phiếu đến sớm hơn chứng từ, người mua phải trả tiền ngay trong khi không biết việc giao hàng cho người bán có đúng hợp đồng hay không. Nhờ thu kèm chứng từ : là phương thức thanh toán trong đó người uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở ngườ mua không nhưngx căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hay chấp nhận trả hối phiếu thì ngân hàng mới trả bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng. Qua đó ta có nhận xét: + Nhờ thu kèm chứng từ đảm bảo quyền lợi đối với người bán trong vấn đề thu tiền hàng vì người xuất khẩu đã nhờ ngân hàng khống chế bộ chứng từ không chế quyền định đoạt hàng hoá đối với người mua. + Việc không chế chứng từ và đảm bảo quyền lợi người bán chỉ thực hiện được trong trường hợp người mua có thiện chí đối với việc đi nhận hàng. Ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian chớ không có trách nhiệm trả tiền cho người bán. + Thời gian thu tiền về thường chậm. Phương thức này chỉ áp dụng khi giữa các công ty có quan hệ thương mại thường xuyên và có uy tín. Thứ hai, phương thức tín dụng chứng từ (L/C - Letter of Credit): là phương thức được áp dụng phổ biến nhất. Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thoả thuận bằng văn bản trong đó ngân hàng (được gọi là ngân hàng phát hành) theo yêu cầu của một khách hàng (được gọi là người yêu cầu) hoặc nhân danh chính mình cam kết trả một số tiền nhất định cho một người thứ ba (được gọi là người hưởng lợi) hoặc chấp nhận các hối phiếu do người này ký phát hoặc uỷ quyền cho một ngân hàng khác tiến hành việc thanh toán, chấp nhận hoặc chiết khấu các hối phiếu đó khi các chứng từ quy định được xuất trình phù hợp với các điều kiện dặt ra trong thư tín dụng. Trình tự nghiệp vụ tín dụng chứng từ như sau: Sơ đồ 4: Trình tự nghiệp vụ tín dụng chứng từ (2 Ngân hàng phát hành L/C (5 Ngân hàng thông báo (6 (8 (7 (1 Xuất khẩu (6 (4 (3 Xuất khẩu Trong đó: (1): Người nhập khẩu viết giấy yêu cầu mở L/C (Application for Letter of Credit) gửi tới ngân hàng của mình. (2): Căn cứ vào giấy yêu cầu mở L/C của người nhập khẩu, ngân hàng sẽ phát hành L/C và thông báo L/C đến ngân hàng thông báo nằm ở nước xuất khẩu. (3): Ngân hàng thông báo nhận được L/C thì thông báo nội dung thư tín dụng cho nhà xuất khẩu. (4): Người xuất khẩu sau khi nhận được L/C nếu chấp nhận thì tiến hành giao hành. Nếu không chấp nhận L/C thì yêu cầu người nhập khẩu và ngân hàng phát hành sửa đổi bổ sung xong rồi mới giao hàng. (5): Người xuất khẩu sau khi giao hàng xong lập một bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu thư tín dụng và xuất trình cho ngân hàng thông báo để chuyển tới ngân hàng mở L/C để đòi tiền. (6): Ngân hàng phát hành (ngân hàng được chỉ định thanh toán) sau khi nhận được chứng từ phải kiểm tra chứng từ. Nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì trả tiền cho người xuất khẩu hoặc chấp nhận hối phiếu. Nếu thấy không phù hợp thì từ chối thanh toán. (7): Ngân hàng mở thư tín dụng sau khi trả tiền cho người xuất khẩu sẽ truy đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu. (8): Người nhập khẩu nhận được chứng từ thì kiểm tra chứng từ, nếu thấy hoàn toàn phù hợp với L/C thì trả tiền cho ngân hàng phát hành. Nếu thấy không phù hợp thì từ chối thanh toán, trách nhiệm thuộc về ngân hàng phát hành. Trong giao dịch trên thị trường thế giới, phổ biến hơn cả là phương thức nhờ thu và phương thức tín dụng chứng từ. Song phương thức thanh toán tín dụng chứng từ có nhiều ưu điểm hơn so với phương thức nhờ thu. Đối với người bán, nó đảm bảo chắc chắn thu được tiền. Đối với người mua, nó đảm bảo rằng việc trả tiền cho người bán chỉ được thực hiện một khi bán đã xuất trình đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ và ngân hàng đã kiểm tra bộ chứng từ đó. Với ưu điểm đó, tín dụng chứng từ là phương thức thanh toán chủ yếu được áp dụng ở Việt Nam. Ngoài hai phương thức thanh toán trên người ta còn dùng phương thức thanh toán thư uỷ thác mua và phương thức treo. * Phương thức thư uỷ thác (A/P - Authority to Purchase): là phương thức thanh toán trong đó ngân hàng nước người mua, theo yêu cầu của người mua sẽ viết thư yêu cầu cho ngân hàng đại lý của nó ở nước người bán yêu cầu ngân hàng này phát hành một thư uỷ thác mua, trong đó cam kết sẽ trả tiền cho người bán với điều kiện người bán xuất trình bộ chứng từ phù hợp với nội dung của thư uỷ thác mua. * Phương thức thanh toán treo qua tài khoản ở nước ngoài (Escrow Account): Người xuất khẩu và ngươi nhập khẩu thoả thuận treo tài khoản ở nước nhập khẩu để ghi Có số tiền của nhà xuất khẩu bằng tiền của nước nhập khẩu hoặc bằng ngoại tệ tự do, số tiền này dùng để mua lại hàng của nước nhập khẩu. Trong các phương thức thanh toán trên thì hối phiếu và séc là hai phương tiện thanh toán hay được sử dụng: - Hối phiếu (Bill of Exchange): là một tờ mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện do một người ký phát cho người khác, yêu cầu người này khi nhìn thấy phiếu hoặc đến một ngày xác định trong tương lai phải trả một số tiền nhất định cho một người nào đó, hoặc theo lệnh của người này trả cho người khác hoặc trả cho người cầm phiếu. - Séc (Cheque): là một từ mệnh lệnh của người có tài khoản mở ở ngân hàng, ra lệnh cho ngân hàng trích một số tiền nhất định ở tài khoản để cho người cầm séc. Tóm lại, xét cho cùng thì việc lựa chọn phương thức thanh toán nào đều xuất phát từ yêu cầu của người bán là thu tiền nhanh, đầy đủ, đúng và từ yêu cầu của của người mua là nhập hàng đúng số lương, đúng chất lượng và đúng hạn. Để áp dụng được yêu cầu quản lý và hiệu quả của các hoạt động kinh doanh nhập khẩu, kế toán nhập khẩu phải thực hiện tốt những yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra cho công tác này. 5. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu. Nhập khẩu là một hoạt động kinh doanh ngoại thương, nó không giống như việc buôn bán trong nước mà nó là hoạt động kinh doanh thương mại ở phạm vi quốc tế. Do vậy, hoạt động nhập khẩu rất phức tạp. Nó phức tạp từ khâu ký kết hợp đồng, tổ chức thực hiện, thanh lý hợp đồng đến các khâu bán hàng và thu tiền hàng. Nó liên quan đến nhiều yếu tố trong và ngoài nước mà mỗi đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu khó kiểm soát một cách toàn diện và chặt chẽ. Chính bởi sự phức tạp đó mà kết toán hoạt động nhập khẩu đóng vai trò là một công cụ phục vụ đắc lực cho quản trị nội bộ và điều hành công việc kinh doanh một các hiệu quả. Kế toán nhập khẩu là việc ghi chép, phản ánh, giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể từ khi tiến hành mua hàng, trả tiền cho nhà xuất khẩu đến khi hàng về, chuyển bán, thu tiền hàng đồng thời phản ánh, truy cứu trách nhiệm, đôn đốc xử lý các trường hợp thừa thiếu, tổn thất hàng hoá theo đúng chế độ quy định. Tổ chức hợp lý và đúng đắn công tác kế toán nhập khẩu là tạo ra một hệ thống chứng từ sổ sách, sau khi đó ghi chép và lưu chuyển chúng cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, toàn diện cho quản lý và giám đốc mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh. Kế toán nhập khẩu đảm bảo việc phản ánh, theo dõi việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, tập hợp, phân bổ chi phí một cách chính xác, ghi nhận doanh thu, phản ánh sự biến động tài sản, vốn, vật tư, thanh lý hợp đồng, xác định hiệu quả kinh doanh đến việc lựa chọn thị trường, bạn hàng, khách hàng, mặt hàng, lĩnh vực kinh doanh có hiệu quả. Đồng thời, xác định thị trường, mặt hàng tiềm năng phục vụ cho việc lập chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán nhập khẩu là công cụ phục vụ cho quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, đảm bảo cho công việc kinh doanh được thông suốt, là yếu tố quan trọng để xác định hiệu quả kinh doanh, góp phần vào sự trường tồn và phát triển của doanh nghiệp. Hơn nữa, việc tổ chức hợp lý công tác kế toán nhập khẩu còn giúp cho toàn bộ hệ thống kế toán vận hành một cách nhịp nhành, ăn khớp và đạt hiệu quả cao. II. Công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu. Hoạt động nhập khẩu được theo dõi toàn diện ở cả khâu nhập khẩu, tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả kinh doanh. Tổ chức công tác kế toán nhập khẩu bao gồm việc tổ chức hệ thống chứng từ, luân chuyển chứng từ, tổ chức hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo và tổ chức bộ máy kế toán nhằm thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của kế toán. Tổ chức hợp lý, đúng đắn công tác kế toán nhập khẩu là tạo ra một hệ thống chứng từ sổ sách và sự vận động của chúng cho phù hợp với đặc điểm của hoạt động kinh doanh nhập khẩu, đáp ứng được yêu cầu về cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và toàn diện cho quản lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động. Nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán nhập khẩu bao gồm: - Tổ chức hạch toán ban đầu: tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý phục vụ cho việc ghi sổ, tổng hợp số liệu. - Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất. - Tổ chức hệ thống sổ sách và lập các báo cáo kế toán. 1. Một số chứng từ trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu. Chứng từ kế toán là một minh chứng bằng giấy tờ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành. Thông qua việc lập chứng từ mà kế toán kiểm tra được tính chất hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho mọi số liệu ghi chép, phản ánh trong sổ sách kế toán và mọi số liệu thông tin kinh tế trong doanh nghiệp. Chứng từ kế toán là căn cứ để kiểm tra việc chấp hành chính sách, quy định tài chính và là căn cứ để xác định trách nhiệm vật chất của những người có liên quan. Đồng thời, chứng từ kế toán là bằng chứng để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu nại, khiếu tố xảy ra giữa các bên. Chứng từ kế toán thường xuyên vận động, sự vận động liên tục, kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ, hay nói cách khác luân chuyển chứng từ là sự vận động của chứng từ từ khi lập cho đến khi lưu trữ nó. Lập chứng từ và luân chuyển chứng từ là hai mặt thống nhất của phương pháp chứng từ. Vì vậy, song song với việc tổ chức hợp lý chứng từ là việc tổ chức hợp lý quá trình luân chuyển chứng từ. Tổ chức hợp lý quá trình luân chuyển chứng từ là việc xác đinh đường đi của các loại chứng từ sao cho giảm đến mức tối đa việc ghi chép sổ kế toán không bị trùng lặp, thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra. Tổ chức hợp lý việc luân chuyển chứng từ sẽ giúp cho thông tin kinh tế phục vụ cho quản trị nội bộ doanh nghiệp được khoa học, nhanh chóng và chính xác. Trong hoạt động nhập khẩu bộ chứng từ làm cơ sở cho việc nhận hàng, thanh toán và ghi sổ thường bao gồm: - Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hoá đơn. Hoá đơn thương mại là cơ sở cho việc theo dõi, thực hiện các hợp đồng và khai báo hải quan, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán và phương thức chuyên chở hàng. Hoá đơn thương mại được lập thành nhiều bản và dùng vào nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho cơ quan quản lý ngoại hối để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính thuế. - Vận đơn đường biển (Bill of Lading): là một chứng từ chuyên chở bằng đường biển do người chuyên chở hoặc người đại diện của họ cấo cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp. Vận đơn đường biển có ý nghĩa rấo quan trọng trong buôn bán quốc tế, nó là chứng từ giao nhận hàng hoá, chứng minh việc thực hiện hợp đồng mua bán, là chứng từ khổng thể thiếu trong thanh toán, bảo hiểm, khiếu nại... - Vận đơn đường không (Air waybill hoặc Aircraft Bill of Lading): là chứng từ do cơ quan vận tải hàng không cấp cho người gửi hàng để xác nhận việc đã nhận hàng để chở. Vận đơn đường hàng không cũng có ý nghĩa rất quan trọng, nó là chứng từ giao nhận hàng hoá, là chứng từ dùng cho thanh toán, bảo hiểm, khiếu nại... - Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): là chứng từ do bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp phí bảo hiểm. - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quanlity): là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hàng cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm cấp, tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa hai bên mua bán. - Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of Quanlity, Weight): là chứng từ xác định số lượng, trọng lượng của hàng hoá thực giao. Giấy chứng nhận này cũng có thể do người cung cấp hoặc tổ chức kiểm nghiệm hàng xuất nhập khẩu, tuỳ theo sự thoả thuận trong hợp đồng. - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): là chứng từ do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩn quyền (thường là Phòng thương mại) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hoá. - Giấy chứng nhận kiểm dịch: là chứng từ do cơ quan kiểm dịch cấp xác nhận hàng đã được kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch. - Giấy chứng nhận vệ sinh (Saniry Certificate): là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền kiểm tra về phẩm chất hàng hoá hoặc về y tế cấp cho chủ hàng xác nhận hàng hoá đã được kiểm tra và không vi trùng gây bệnh cho người sử dụng. - Phiếu đóng gói (Packing List): là bảng kê khai tất cả hàng hoá trong một kiện hàng (hoàm, hộp, container)... Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hoá tạo điều kiện cho việc kiểm tra hàng hoá trong mỗi kiện. Ngoài ra còn có các chứng từ khác như: Phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, bảng kê tính thuế, các chứng từ vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá khác, giấy đề nghị tạm ứng cho cán bộ nghiệp vụ, giao hàng, giấy báo Nợ, giấy báo Có, phiếu thu, phiếu chi, tờ khai hải quan, bảng kê chi tiết hàng nhập. 2. Các tài khoản sử dụng hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu. Các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu thường sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 144 “Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn”: là tài khoản tài sản, tài khoản này phản ánh tài sản hoặc tiền của doanh nghiệp mang thế chất, ký cược, ký quỹ ngắn hạn tại ngân hàng, công ty tài chính, kho bạc Nhà nước... Tài khoản này thường được mở chi tiết cho từng nội dung thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn và ghi theo giá trị đem thế chấp. - Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”: là tài khoản tài sản, tài khoản này phản ánh các giá trị của các loại hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa nhập về kho của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển ở bến cảng, bến bãi đã về đến doanh nghiệp nhưng còn đang chờ kiểm nghiệm để nhập kho. - Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hoá”: Tài khoản này phản ánh sự biến động tăng và giảm hàng hoá theo giá thực tế (giá mua + thuế nhập khẩu) hàng đã nhập kho. - Tài khoản 1562 “Chi phí mua hàng”: tài khoản này phản ánh: + Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh liên quan tới số hàng đã nhập trong kỳ (chi phí vận chuyển bảo quản hàng hoá, chi phí thuê kho bãi, chi phí bảo hiểm hàng hoá, hao hụt trong định mức...). + Tình hình phân bổ chi phí thu mua cho khối lượng hàng hoá đã tiêu thụ và hàng tồn thực tế cuối kỳ (bao gồm hàng tồn kho, hàng gửi bán chưa chấp nhận thanh toán, ký gửi, hàng gửi đại lý). - Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”: tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã được khấu trừ và còn được khấu trừ. Tài