Tài liệu Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

1 LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường, tiền lương có một ý nghĩa vô cùng to lớn cả về mặt kinh tế cũng như mặt xã hội. Trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế thì tiền lương là sự cụ thể hoá của quá trình phân phối vật chất do người lao động làm ra. Do đó việc xây dựng hệ thống trả lương phù hợp để tiền lương thực sự phát huy được vai trò khuyến khích vật chất và tinh thần cho người lao động là hết sức cần thiết, quan trọng đối với mọi doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh trong cơ chế thị trường. Về phía người lao động, tiền lương là một khoản thu nhập chủ yếu đảm bảo cuộc sống của họ và gia đình, thúc đẩy người lao động trong công việc, đồng thời là tiêu chuẩn để họ quyết có làm việc tại một doanh nghiệp hay không? Về phía doanh nghiệp, tiền lương chiếm tỉ trọng khá lớn trong tổng chi phí doanh nghiệp bỏ ra để tiến hành sản xuất - kinh doanh. Do đó các doanh nghiệp luôn tìm cách đảm bảo mức tiền lương tương xứng với kết quả của người lao động để làm động lực thúc đẩy họ nâng cao năng suất lao động gắn bó với doanh nghiệp nhưng cũng đảm bảo tối thiểu hoá chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm, tốc độ tăng tiền lương nhỏ hơn tốc độ tăng năng suất lao động để tạo thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường. Để làm được điều đó thì công tác hoạch toán kế toán tiền lương cần phải được chú trọng, có như vậy mới cung cấp đầy đủ, chính xác về số lượng, thời gian, và kết quả lao động cho các nhà quản trị từ đó các nhà quản trị sẽ có những quyết định đúng đắn trong chiến lược sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp cùng với sự hướng dẫn của cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Đông, em đã chọn đề tài : "Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội "cho chuyên đề thực tập của mình với mong muốn được góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán kế toán và các khoản trích theo lương sao cho đúng với chế độ và phù hợp với điều kiện đặc thù của Công ty. 2 Ngoài lời nói đầu và kết luận, chuyên đề của em có kết cấu như sau : Chƣơng 1: Khái quát chung về Công ty sơn tổng hợp Hà Nội. Chƣơng 2: Thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội Chƣơng 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn Tổng Hợp Hà Nội Do hạn chế về thời gian cũng như trình độ hiểu biết, kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên em rất mong được sự giúp đỡ góp ý, chỉ bảo của cô giao hướng dẫn PGS.TS Nguyễn Thị Đông cùng các cô chú trong phòng tài vụ Công ty Em xin chân thành cảm ơn ! CHƢƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY SƠN TỔNG HỢP HÀ NỘI 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. 1.1.1.Quá trình hình thành. 3 Công ty Sơn Tổng Hợp Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam được thành lập và đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ 1/9/1970 với tên gọi ban đầu là nhà máy Sơn - Mực in theo quyết định số 1083/HC- QLKT ngày 11/8/1970 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hoá chất việt nam Năm 1993, Công ty được thành lập lại theo quyết định số 295 QĐ/TCNSĐT ngày 24/5/1993 của Bộ công nghiệp nặng (nay là Bộ công nghiệp ). Công ty thực hiện sản xuất kinh doanh theo luật doanh nghiệp nhà nước Tên Công ty : Công ty Sơn Tổng Hợp Hà Nội Tên giao dịch quốc tế :HASYNPAINTCO (hanoi synthetic paint company) Trụ sở chính :Xã Thanh Liệt, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội Cơ sở sản xuất 2 :số nhà 81 phố Hào Nam, phường Ô Chợ Dừa quận Đống Đa thành phố Hà Nội. 1.1.2. Quá trình phát triển. Năm 1970 tiền thân của Công ty Sơn Tổng Hợp Hà Nội là nhà máy sơnmực in tổng hợp được thành lập theo quyết định của Nhà nước ban đầu cơ sở còn rất nghèo nàn lạc hậu: vốn kinh doanh là 1,6 triệu đồng, tổng số lao động toàn Công ty là132 lao động, tổng diện tích mặt bằng toàn Công ty là 3.834 m2. Sản phẩm chủ yếu là sơn gốc dầu và mực in để phục vụ cho các toà báo của Đảng và Nhà nước, sản lượng còn khiêm tốn chỉ đạt 10 tấn sơn và 1.200 tấn mực Năm 1971 nhà máy sơn mực in đã nghiên cứu và lắp đặt một nồi nấu nhựa Alkyd 300 lít với công nghệ thô sơ, gia nhiệt bằng than chất lượng sơn Alkyd còn chưa cao. Trong thời gian này nhà máy tiến hành mở rộng sản xuất và đến năm 1974 nhà máy đã có một hệ thống tổng hợp nhựa Alkyd đầu tiên ở miền Bắc nước ta, gồm 4 nồi nấu nhựa alyd do nước ta tự thiết kế, dung tích mỗi nồi là 1000 lít theo công nghệ đẳng phí và gia nhiệt bằng điện trở. Lúc này, Sơn Alkyd của nhà máy chiếm ưu thế trên thị trường sơn việt nam. 4 Năm 1975, Nhà máy đã trở thành trung tâm ứng dụng nhiều công trình nghiên cứu của các viện, các trường đại học, đặc biệt là của viện Hoá công nghiệp Xuất phát từ nhu cầu của thị trường và năng lực sẵn có Công ty đã nhiều lần lắp đặt công nghệ mới như : Năm 1979: Lắp đặt một hệ thống tổng hợp nhựa phenol. Năm 1982: Xây dựng xưởng sản xuất ôxít sắt. Năm 1984: Xây dụng xưởng cao su. Từ đó Nhà máy cho ra đời thêm nhiều sản phẩm mới như :sơn Alkyd - melamin, sơn cách điện, sơn chống hà… Cùng với xu thế chung của cả nước, Công ty đã tiến hành đổi mới vào năm 1986 để tạo thế và lực mới. Với sự đầu tư đúng hướng, từng bước chắc chắn Công ty đã có mức tăng trưởng bình quân 20%/ năm trong thời gian này. Năm 1992, Công ty đã nghiên cứu kỹ và mạnh dạn lập dự án vay $55.000 đầu tư công nghệ mới vào dây chuyền sản xuất Sơn Alkyd - sản phẩm chủ yếu và là thế mạnh của Công ty. Chỉ sau một năm khi dây chuyền sản suất đi vào hoạt động sản lượng tăng gấp đôi (năm 1993 sản xuất được 1200 tấn sơn Alkyd ). Năm 1995, Công ty tiếp tục đầu tư chiều sâu, đưa 5 dây chuyền thiết bị hiện đại vào sản xuất đạt hiệu quả kinh tế cao. Đến 31/12/1996 Công ty đã được thành lập lại theo quyết định số 682/QĐ/HĐQT của Hội đồng Quản trị Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam, Công ty đã đi vào hoạt động độc lập và hạch toán kinh tế riêng, có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng. Với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, năm 1997, Công ty đã hợp tác với Công ty PPG của Mĩ cung cấp sản phẩm, dịch vụ, tư vấn kỹ thuật sơn ô tô cho hãng Ford Việt Nam đạt tiêu chuẩn quốc tế. Hợp tác với Kawakami của Nhật Bản cung cấp sơn xe máy cho hãng Honda Việt Nam góp phần thực hiện chủ trương nội địa hoá xe máy của nước ta. Công ty không ngừng đẩy mạnh nghiên cứu ứng dụng khoa học vào sản xuất tạo ra nhiều sản phẩm có chất lượng cao 5 đáp ứng nhu cầu của thị trường như : Sơn cao su, Clo hoá, Sơn phản quang, Sơn tường … Hàng năm tiêu thụ trên 200 tấn sơn các loại chiếm 8- 10% sản lượng sơn cả nước. Nhận thức rõ được thế mạnh của mình, năm 1998, Công ty đầu tư dây chuyền sản xuất nhựa Alkyd hiện đại với công suất 3000 tấn /năm ở bước đầu và sẽ nâng lên 6000 tấn trong năm 2003. Nhờ vậy, công suất sản xuất nhựa tăng gấp 5 lần, chất lượng tương đương hàng ngoại nhập. Sau những nỗ lực không biết mệt mỏi từ ban giám đốc đến toàn thể công nhân lao động, tháng 7/1999 Công ty đã đón nhận chứng chỉ ISO 9002, đồng thời đang tiếp tục triển khai quản lý môi trường theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 14000. Đây là chìa khoá giúp Công ty khẳng định mình trên thị trường trong nước và vươn ra một tầm cao mới là thị trường nước ngoài. 1.2 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh: Trong thời kỳ 1970 – 1985, tất cả các yếu tố đầu vào đến đầu ra sản phẩm đều được Nhà nước lo, nên nhiệm vụ của công ty là hoàn thành kế hoạch được giao. Trong thời kỳ 1986 đến nay, sự bao cấp đó không còn nữa mà thay vào đó là sự tự chủ trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Do đó, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính của công ty là sản xuất kinh doanh các loại sơn phù hợp với yêu cầu và sở thích của khách hàng, tăng lợi nhuận góp phần cải thiện nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty. Trong những năm gần đây Công ty luôn hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của mình, do đó quy mô và khả năng cạnh tranh ngày càng lớn mạnh. Điều này được chứng minh qua bảng sau : Bảng 1.2: Bảng tóm tắt một số chỉ tiêu đánh giá khái quát thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty Chỉ tiêu Đơn vị Năm Năm Năm 2002 so với 2001 2002 năm 2001 6 Số Số tuyệt tƣơng đối đối (%) 1 2 3 4 5 6 _ TSCĐ/ Tổng TS % 15,3 21,9 +6,6 _ TSLĐ/ Tổng TS % 84,7 78,1 -6,6 _ Nợ phải trả/ Tổng NV % 63,8 64,4 +0,6 _ NVCSH/ Tổng NV % 36,2 35,6 -0,6 _ Khả năng thanh toán hiện hành lần 1,6 1,6 0 _ Khả năng thanh toán nhanh lần 0,2 0,2 0 _ Tỷ suất lợi nhuận trước thuế /Doanh thu % 3,4 4,6 +1,2 _ Tỷ suất lợi nhuận sau thuế / Doanh thu % 2,3 3,0 +0,7 _ Tổng quỹ lương + Thưởng tr. đ 9.482 15.335 +2.852 130,1 _ Lao động bình quân người 440 520 +80 118,2 _ Thu nhập bình quân/tháng 1000 đ 1.800 1.980 +180 110 1.Bố trí cơ cấu TS  cơ cấu NV 1.1. 1.2. 2. 3. 4. Bố trí cơ cấu TS Bố trí cơ cấu NV Khả năng thanh toán Tỷ suất sinh lời Thu nhập của CBCNV ( Nguồn : Báo cáo tổng kết cuối năm 2002 của Công ty) Nhận xét: Từ bảng trên cho thấy tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty tương đối tốt. Năm 2002 cơ cấu tài sản biến động theo xu hướng tăng tài sản cố định giảm tài sản lưu động 6,6% so với năm 2001. Có được thành quả đó là do Công ty tiến hành đầu tư mới và nâng cấp dây chuyền tổng hợp nhựa Alkyd nên không phải lo lắng mà ngược lại đó là sự đầu tư đúng hướng nâng sức cạnh tranh của Công ty. 7 Từ cơ cấu nguồn vốn cho thấy Công ty chiếm dụng vốn và phụ thuộc vào bên ngoài khá cao, khả năng bảo đảm về mặt tài chính thấp. Tuy nhiên nợ phải trả của Công ty chủ yếu là nợ dài hạn nên khả năng trả các khoản nợ ngắn hạn là tương đối cao. Tỉ suất thanh toán hiện hành bằng 1,6 cho thấy Công ty có đủ khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn và tình hình tài chính là khả quan. Tỉ suất thanh toán nhanh bằng 0,2 kết hợp với chỉ tiêu "tỉ suất thanh toán hiện hành ", cho thấy mặc dù Công ty có khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn trong vòng một năm song lại gặp khó khăn trong vịêc thanh toán các khoản nợ đến hạn, hoặc quá hạn do lượng tiền dự trữ quá ít. Vì thế, Công ty phải có biện pháp thu hồi các khoản phải thu sao cho nhanh nhất nhằm đáp ứng khả năng thanh toán nợ cao hơn. Tỉ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu năm 2002 tăng 1,2%so với năm 2001 cho thấy Công ty đã tiết kiệm được chi phí và nâng cao năng suất lao động. Tổng quỹ lương năm 2002 đạt 12.335.200.000 đồng tăng 2.852.800.000 đồng hay đạt 130% so với năm 2001. Mặc dù số lượng lao động tăng 80 người nhưng thu nhập bình quân đầu người / tháng vẫn tăng thêm 180.000đồng (hay 110% ) bởi vì tốc độ tăng quỹ lương nhanh hơn tốc độ số lượng lao động tăng (118,2%). Đặc điểm quy trình công nghệ. 1.3. Nguyên vật liệu Dầu thảo mộc Nhựa thiên nhiên Bột màu Dung môi Bộ đệm Rượu đa chức, xúc tác Dung môi Nhựa Muối trộn Nghiền cán Pha 8 Sơ đồ 1.3: Quy trình công nghệ sản xuất. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm được bắt đầu bằng công đoạn tổng hợp nhựa Alkyd, sau khi bơm xăng vào điều chỉnh phao loãng nhựa được chuyển sang công đoạn muối trộn cùng với nhựa Alkyd, nguyên liệu của công đoạn này là bọt, dung môi là phụ gia được trộn, đạt chỉ tiêu sau khi kiểm tra điều chỉnh, bán sản phẩm được đưa sang công đoạn nghiền cán. Bán sản phẩm của công đoạn nghiền nếu đã đạt yêu cầu được chuyển sang giai đoạn pha, sau khi đạt yêu cầu sản phẩm được đóng hộp và đem nhập kho. Sơ đồ trên là một quá trình sản xuất mà nó được hình thành như một bộ máy liên hoàn, liên quan đến nhiều khâu, nhiều bộ phận. Trong đó mỗi khâu, mỗi bộ phận có chức năng riêng và liên quan chặt chẽ với nhau. Trong nền kinh tế tri thức, công nghệ là chìa khóa để thành công, do vậy Công ty cần phải chú trọng vào công tác đổi mới trang thiết bị máy móc để tạo ra những sản phẩm có hàm lượng chất xám cao. Trang bị công nghệ mới có thể tiến hành bằng nhiều cách: mua trực tiếp từ nước ngoài hoặc thực hiện chuyển giao công nghệ qua con đường liên doanh, liên kết. Đặc biệt phải luôn luôn kích thích tinh thần sáng tạo, cải tiến kĩ thuật từ đội ngũ lao động vì đây là con đường 9 nhanh nhất, hiệu quả nhất để có một công nghệ mới( công nhân có thể tự chủ trong công nghệ). Với quy trình công nghệ tương đối phức tạp đòi hỏi trình độ bậc thợ trong mỗi giai đoạn sản xuất là khác nhau cộng với việc tạo ra nhiều sản phẩm khác nhau. Vì vậy khi kết thúc mỗi giai đoạn việc tính lương, trả lương và ghi sổ kế toán rất khó khăn. Để hoàn thành tốt công việc này thì bộ phận lao động tiền lươn, kế toán tiền lương phải có một trình độ nghiệp vụ thành thạo và chuyên sâu. 1.4.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty. Đặc điểm phân quyền trong quản lý công ty: Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình: trực tuyến – chức năng ( thể hiện qua sơ đồ tổ chức của công ty) Các phòng chuyên môn nghiệp vụ, phân xưởng sản xuất (gọi chung là đơn vị) có chức năng, nhiệm vụ tham mưu giúp việc và chịu trách nhiệm trước giám đốc quản lý, điều hành công việc trên các lĩnh vực Giám đốc phân công, chịu sự quản lý điều hành trực tiếp của Giám đốc. Trong trường hợp cần thiết, đơn vị còn phải thực hiện các công việc phát sinh khác ngoài chức năng nhiệm vụ khi được Giám đốc giao. Trong một lĩnh vực công tác có một đơn vị chủ trì chính. Trưởng các đơn vị có trách nhiệm thường xuyên phối hợp chặt chẽ tôn trọng và tạo điều kiện để cùng hoàn thành nhiệm vụ; đơn vị chủ trì chủ động kết hợp với các đơn vị liên quan thống nhất phương án trước khi trình Công ty duyệt. Mọi lĩnh vực hoạt động và các thành viên của đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ phải tuân theo quy định của pháp luật và quy chế quản lý của Công ty. Trưởng đơn vị chủ động sắp xếp, phân công nhiệm vụ cho các thành viên phù hợp chức danh, chuẩn mực công việc, sức khoẻ…nhằm tạo điều kiện để các thành viên phát huy năng lực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ công tác. 10 Đơn vị có trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả máy móc, dụng cụ , thiết bị được công ty giao. 11 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau. Giám đốc Các phó giám đốc Các trợ lý giám đốc Đội xây dựng cơ bản Phân xưởng cơ khí Phân xưởng sơn Phân xưởng sơ công tường Phân xưởng sơn cao su nghiệp Phân xưởng tổng hợp nhựa Alkyd Phòng quản trị đời sống Phòng tổ chức nhân sự Phòng quản lý vật tư Phòng tiêu thụ Phòng thị trường Phòng tà i vụ Phòng kế hoạch Phòng cơ điện Phòng kỹ thuật công nghệ Phòng hợp tác quốc tế đảm bảo chất lượng Quan hệ lãnh đạo. Quan hệ tham mưu Ghi chú: 12 13 Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty. Với cơ cấu tổ chức như trên là hợp lý và phù hợp với kế hoạch phát triển lâu dài của Công ty. Trong đó các phòng ban được sự chỉ đạo thống nhất của cấp trên để thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, tránh được sự chỉ đạo trùng lặp trong khâu tổ chức và chỉ đạo sản xuất, thông tin giữa cán bộ chỉ đạo và nhân viên được giải quyết nhanh hơn. Tất cả những điều đó nhằm làm cho việc kiểm tra chất lượng quản lý sản phẩm đạt hiệu quả cao theo đúng quy trình công nghệ của từng phân xưởng, góp phần nâng cao số lượng và chất lượng của sản phẩm. 1.5.Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty 1.5.1 Mô hình bộ máy kế toán. Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị là do bộ máy kế toán đảm nhận. Để đạt hiệu quả trong tổ chức quản lý điều hành mọi hoạt động tại đơn vị thì cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán trên cơ sở định hình được khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán. Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động tại đơn vị. Là một doang nghiệp Nhà nước, với hình thức hoạt động là sản xuất kinh doanh sơn. Công ty Sơn Tổng Hợp Hà Nội đã dựa trên đặc điểm ngành nghề kinh doanh cũng như những yêu cầu trong công tác quản lý để tổ chức bộ máy kế toán cho đơn vị sao cho đảm bảo được đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của công tác kế toán. Do đó, bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Đây là mô hình chỉ tổ chức duy nhất một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế 14 toán. Bộ máy kế toán phải thực hiện toàn bộ các công tác kế toán từ thu ngân, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Có thể khái quát bộ máy kế toán tại Công ty theo sơ đồ sau : Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Kế toán tiêu thụ và thà n h toán Kế toán vật liệu Kế toán tiền gửi ngân hà n g Kế toán nhập xuất tồn thà nh phẩm Kế toán lương bảo hiểm xã hội Kế toán công nợ phải trả và thuế Sơ đồ 1.5.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 1.5.2 Tình hình lao động trong bộ máy kế toán : Bộ máy kế toán tại Công ty bao gồm 9 người, với mỗi cán bộ đều có sự phân công, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao để từ đó tạo được mối liên hệ có tính vị trí, phụ thuộc. Việc phân công lao động kế toán trong bộ máy được thực hiện dựa trên nguyên tắc kép, khối lượng công việc giữa các phần hành và được bố trí đan xen nhau. Ví dụ như trong bộ phận kế toán về vật liệu, kế toán theo dõi tình hình tăng, giảm vật liệu trong kỳ đồng thời cũng theo dõi chi phí nguyên vật liệu tính cho từng đối tượng chịu phí. Hay trong bộ phận kế toán tiêu thụ, kế toán theo dõi các nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm đồng thời cũng theo dõi các Thủ quỹ 15 nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm đồng thời cũng theo dõi tình hình thu - chi tồn quỹ tiền mặt. ..v.v.... Quan hệ giữa các lao dộng kế toán trong bộ máy được tổ chức theo kiểu trực tuyến, tức là bộ máy hoạt động theo phương thức trực tiếp. Kế toán trưởng sẽ trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không cần qua khâu trung gian. Việc bố trí lao động kế toán vừa chuyên môn hoá vừa kiêm nhiệm một số phần hành tại Công ty đã đảm bảo được chức năng thông tin và kiểm tra của công tác kế toán, phục vụ cho yêu cầu quản lý có hiệu quả. 1.5.3 Tổ chức hình thức kế toán. Do đặc điểm ngành nghề kinh doanh cũng như đặc điểm sản xuất của đơn vị để thuận tiện cho quản lý, Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán là Nhật ký Chứng từ với kỳ hạch toán theo quý và niên độ kế toán từ 1/1/N đến 31/12/N. Công tác hạch toán kế toán tại Công ty đảm bảo theo đúng chế độ kế toán do nhà nước quy định về hệ thống chứng từ tài khoản, sổ kế toán cũng như Báo cáo kế toán. Hệ thống chứng từ : áp dụng theo danh mục chứng từ tại quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Trưởng Bộ tài Chính. Hệ thống tài khoản: đảm bảo mở tài khoản theo đúng đối tượng hạch toán và mở chi tiết đến tài khoản cấp 2 cho những đối tượng cần theo dõi chi tiết. VD như TK112,TK331.... Hệ thống sổ kế toán : áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký Chứng từ (theo mẫu quy định chung ). Báo cáo kế toán : do yêu cầu của quản lý đơn vị áp dụng chế dộ báo cáo theo quý, với hệ thống báo cáo gồm ; _ Bảng cân đối kế toán. 16 _ Báo cáo kết quả kinh doanh _ Thuyết minh báo cáo tài chính. Tuy báo cáo lưu chuyển tiền tệ chưa phải là báo cáo tài chính bắt buộc nhưng Công ty đã lập báo cáo này theo phương pháp trực tiếp để nắm bắt được luồng tiền vào và luồng tiền ra, từ đó có kế hoạch hợp lý cho sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, Công ty còn có các báo cáo kế toán quản trị sau: Bảng tổng hợp phí (phí trực tiếp, phí gián tiếp ) theo quý, năm. Bảng phân tích lãi, lỗ. Qua tình hình chung về hoạt động kinh doanh của Công ty có thể thấy Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước làm ăn có hiệu quả, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện và nâng cao. Có như vậy là nhờ vào năng lực quản lý tài ba của đội ngũ cán bộ cộng với lòng nhiệt tình, hăng say lao động của đội ngũ công nhân. Mặt khác, sự phân công, phân nhiệm trong bộ máy Công ty rất hợp lý. Mỗi phòng ban có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng lại có mối liên hệ mật thiết với nhau. Ví dụ việc luân chuyển chứng từ hạch toán tiền lương rất nhanh chóng mặc dù qua nhiều phòng ban từ phân xưởng đến kho, phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS), phòng kế hoạch, phòng lao động- tiền lương , giám đốc duyệt rồi chuyển cho phòng kế toán ghi sổ kế toán tiền lương. Chính sự nhanh chóng đó giúp phòng kế toán nói chung và kế toán tiền lương nói riêng luôn hoàn thành xuất sắc kế hoạch và nhiệm vụ được giao, cung cấp thông tin kế toán một cách đầy đủ, kịp thời , chính xác, giúp các nhà quản trị có những quyết định đúng đắn góp phần phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh 17 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TẠI CÔNG TY SƠN TỔNG HỢP HÀ NỘI 2.1 Đặc điểm lao động Trong nền kinh tế thị trường, việc sản xuất kinh doanh hàng hoá luôn có sự cạnh tranh gay gắt. Vì vậy, các doanh nghiệp muốn tồn tại được tất yếu phải biết sử dụng nguồn lực của mình một cách có hiệu quả. Vấn đề sử dụng lao động và thực hiện chế độ trả lương cho người lao động là vấn đề hết sức quan trọng cho sự nghiệp phát triển của doanh nghiệp. Thực tế ở Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội đã xây dựng quy chế nội bộ về chi trả tiền lưong gắn liền với kết quả lao động nhằm khuyến khích cán bộ công nhân viên không ngừng nâng cao năng suất lao động, góp sức của mình cho Công ty ngày càng phát triển, đồng thời góp phần xây dựng công bằng xã hội. Vấn đề tiền lương, tiền thưởng đã thực sự thu hút sự quan tâm của người lao động. Với số lượng lao động 520 người được quản lý theo từng phòng ban, đơn vị. Trong mỗi phòng ban, đơn vị tổ trưởng chịu trách nhiệm quản lý và điều hành số lao động trong tổ. Đối với các phòng ban có thể chia thành các bộ phận theo nhiệm vụ. Mỗi năm Công ty đều có sự điều chỉnh lao động về cả số lượng và cơ cấu tuỳ theo kế hoạch sản xuất - kinh doanh. Cụ thể, số lượng lao động và cơ cấu lao động thực hiện năm 2001, năm 2002 và kế hoạch năm 2003 như sau : 18 Bảng số 2.1.1: Bảng số lƣợng lao động và cơ cấu lao động của công ty Chỉ tiêu Thực hiện năm Thực hiện Kế hoạch 2001 năm 2002 năm 2003 Số Số Số Tỷ lƣợng trọng (ngƣời) (%) 440 100 520 100 600 100 _ Số lao động trực tiếp 358 81,4 438 84,2 510 85 _ Số lao động gián tiếp 82 18,6 82 15,8 90 15 Tổng số lao động lƣợng (ngƣời ) Tỷ trọng (%) lƣợng (ngƣời ) Tỷ trọng (%) Trong đó: (Nguồn: Báo cáo tình hình lao động – tiền lương năm 2002) Qua bảng số liệu trên cho thấy : Năm 2001, tổng số lao động 440 người, trong đó số lượng lao động trực tiếp là 358 người chiếm 81,4% ; số lượng lao động gián tiếp là 82 người, chiếm 18,6%. Với cơ cấu lao động như vậy chứng tỏ Công ty đã sử dụng tương đối hiệu quả lực lượng lao động gián tiếp. Năm 2002, tổng số lao động 520 người, trong đó số lượng lao động trực tiếp là 438 người, chiếm 84,2%; số lượng lao động gián tiếp là 82 người, chiếm 15,8%. Điều này chứng tỏ trong năm 2002, cơ cấu lao động chuyển 19 dịch theo hướng tăng tỉ trọng lao động trực tiếp, giảm tỉ trọng lao động gián tiếp. Đây là một sự dịch chuyển tích cực bởi Công ty đã và đang đổi mới trang thiết bị, công nghệ và mở rộng quy mô sản xuất. Năm 2003, căn cứ vào kế hoạch sản xuất -kinh doanh, Công ty điều chỉnh lao động theo hướng. + Tăng tổng số lao động 80 người (số tương đối tăng 15,4%). + Tăng số lao động trực tiếp cả về số tuyệt đối(72 người) và tương đối (0,8%). + Tăng số lao động gián tiếp thêm 8 người nhưng tỷ trọng lại giảm 0,8% do tốc độ tăng lao động trực tiếp lớn hơn tốc độ tăng lao động gián tiếp. Sự điều chỉnh này là phù hợp với kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh, hạ thấp giá thành sản phẩm, dịch vụ của Công ty năm 2003. Số lượng lao động và cơ cấu lao động ảnh hưởng rất lớn đến tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên, còn một yếu tố nữa của lao động không kém phần quan trọng đó là trình độ lao động (chất lượng lao động) của người lao động trong Công ty. Bảng 2.1.2: Bảng cơ cấu lao động theo trình độ của công ty năm 2002 Trình độ Đơn vị Số lượng Tỷ (%) 1. Đại học , cao đẳng Người 121 23,4 2. Trung học Người 95 17,8 3. Công nhân kỹ thuật Người 145 27,8 4. Công nhân bậc 4 trở lên Người 159 31 Người 520 100 Tổng cộng (Nguồn: Báo cáo tình hình lao động – tiền lương năm 2002) Từ bảng trên cho thấy nguồn nhân lực của Công ty có trình độ khá cao: 60% số lao động gián tiếp có trình độ đại học, lao động trực tiếp 12% có trình lệ 20 độ đại học còn lại được đào tạo tại các trường cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và tại Công ty. Đây là một điều kiện tốt về nhân lực để Công ty có thể khai thác và phát triển. 2.2. Chế độ tiền lƣơng của Công ty. Căn cứ vào nghị định 26/CP ngày 23/05/1993 của Chính Phủ, công văn 4320/LĐTBXH ngày 29/12/1998 của Bộ Lao động - Thương binh Xã hội, các văn bản hướng dẫn thi hành Công ty đã xây dựng quy chế trả lương như sau: 2.2.1 Đối tƣợng, nguyên tắc trả lƣơng của Công ty. Đối tượng trả lương : Quy chế trả lương này áp dụng đối với tất cả viên chức và người lao động đang làm việc trong Công ty Sơn Tổng Hợp Hà Nội (trừ hợp đồng công nhật ).Viên chức và người lao động được gọi chung là người lao động. Nguyên tắc trả lương : + Trả lương ngang nhau cho lao động như nhau: nguyên tắc này xuất phát từ nguyên tắc phân phối theo lao động. Nguyên tắc này dùng thước đo lao động để đánh giá và thực hiện trả lương. Những người có hao phí lao động như nhau mặc dù khác về tuổi tác, dân tộc, giới tính. ....thì được trả lương như nhau. Đây là nguyên tắc rất quan trọng vì nó đảm bảo đựơc sự công bằng, bình đẳng trong trả lương. Điều này có ý nghĩa khuyến khích người lao động rất lớn. Trả lương ngang nhau cho những lao động như nhau bao hàm ý nghĩa : đối với những công việc khác nhau thì cần có sự đánh giá đúng mức và công bằng, chính xác trong tính toán trả lương. + Tiền lương được trả cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc được giao trên cơ sở mức độ phức tạp và trách nhiệm đảm nhận của công việc.