Tài liệu Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ tam sơn

Lời cảm ơn Trong quá trình thực tập và hoàn thành chuyên đề này em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía Nhà trường, các thầy cô và Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Tam Sơn. Em xin cám ơn các thầy cô đã giảng dạy, cũng như các thầy cô quản lý sinh viên đã luôn tận tâm đối với cá nhân tôi và tập thể lớp trong suốt chặng đường vừa qua. Một quá trình dài với nhiều kỷ niệm tốt đẹp sẽ theo chúng tôi suốt cuộc đời này. Em xin cám ơn thầy giáo Th.S Phạm Trung Tiến đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ tôi hoàn thành bản chuyên đề này. Thầy đã hướng dẫn chi tiết và nhắc nhở thường xuyên để hoàn thành bản chuyên đề đúng hạn đinh, đạt kết quả tốt. Em xin cám ơn BGĐ, tập thể CBNV Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Tam Sơn đã luôn tạo điều kiện hết tốt nhất trong quá trình tôi thực tập tốt nghiệp tại quý công ty thời gian qua. Điều làm tôi trân trọng nhất đó là sự nhìn nhận nghiêm túc những vấn đề mà tôi đưa ra và quá trình giải quyết vấn đề đó. Do kiến thức còn hạn hẹp, thời gian nghiên cứu hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi thiếu sót. Tôi rất mong được sự đóng góp quý báu của quý công ty cũng như các thầy cô giáo và các bạn để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cám ơn! MỤC LỤC CHƯƠNG 1 TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI DOANH NGHIỆP.............................................................................................................................1 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài.........................................................................1 1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài...................................................................1 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu............................................................................................2 1.4 Phạm vi nghiên cứu.....................................................................................................2 1.5 Một số khái niệm, định nghĩa cơ bản........................................................................2 1.5.1 Một số khái niệm.....................................................................................................2 1.5.2 Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của đề tài..................................................3 CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TAM SƠN.........................11 2.1 Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề.................................................................11 2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu...............................................................................11 2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu.............................................................................12 2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam Sơn ...........................................................................................................................................12 2.2.1 Giới thiệu chung về công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và dịch vụ Tam Sơn 12 2.2.2 Tổng quan tình hình SXKD..................................................................................13 2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam Sơn....................................................................................16 2.3 Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp và thứ cấp..........................................................19 2.3.1 Kết quả nghiên cứu dữ liệu sơ cấp.......................................................................19 2.3.2 Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp.........................................................................21 CHƯƠNG 3 KẾT LUẬN VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TAM SƠN ……………………………………………….27 3.1 Các phát hiện qua nghiên cứu về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam Sơn....................................................27 3.1.1 Những thành tựu đạt được....................................................................................27 3.1.2 Những tồn tại và nguyên nhân..............................................................................28 3.2 Quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị và phân quyền.............29 3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam Sơn..............................................................29 3.3.1 Giải pháp đối với bản thân công ty công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam Sơn............................................................................................................30 3.3.2 Giải pháp liên quan đến trách nhiệm của nhà nước.............................................33 KẾT LUẬN......................................................................................................................34 TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................................................35 PHỤ LỤC 1 PHỤ LỤC 2 Danh mục bảng biểu Stt 1 2 3 4 5 Tên bảng biểu Bảng 2.1 Kết quả hoạt động SXKD của công ty qua 3 năm 2008, 2009 và 2010 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn giai đoạn 2008- 2010 Bảng 2.3: Kết cấu lao động phòng kỹ thuật Bảng 2.4: Kết cấu lao động phòng kinh doanh Bảng 2.5 Kết cấu lao động phòng hành chính- tổng hợp Trang 13- 14 14 23 24 24 Danh mục sơ đồ, hình vẽ Stt 1 2 3 4 5 6 7 8 Tên sơ đồ Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến Hình 1.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý Hình 1.4: Mô hình cấu trúc sản phẩm theo định hướng khách hàng Hình 1.5: Mô hình cấu trúc theo sản phẩm Hình 1.6 Mô hình tổ chức theo ma trận Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam Sơn Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức đề xuất Trang 4 5 6 6 7 7 22 30 Danh mục từ viết tắt Stt 1 2 Cụm từ viết tắt CNĐKKD SXKD Nội dung Chứng nhận đăng ký kinh doanh Sản xuất kinh doanh CHƯƠNG 1 TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài Công cuộc đổi mới, phát triển kinh tế xã hội và hội nhập kinh tế quốc tế đang đặt ra những yêu cầu cấp bách về nâng cao chất lượng bộ máy quản trị. Cán bộ quản trị vẫn là khâu quan trọng nhất trong việc xây dựng và phát triển kinh tế đất nước nói chung và doanh nghiệp nói riêng. Tổ chức bộ máy quản trị là hình thức tồn tại của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp có điều kiện để phát triển, nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình thì tổ chức bộ máy quản trị mới có điều kiện để hoàn thiện hơn, phù hợp hơn với xu thế phát triển của thời đại. Môi trường hoạt động của doanh nghiệp bao gồm các nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài doanh nghiệp. Trên thực tế, môi trường hoạt động không đứng yên mà luôn luôn biến đổi không ngừng, chính vì vậy tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp cũng phải thay đổi sao cho phù hợp. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam Sơn em thấy một số bộ phận trong công ty như phòng kinh doanh hiện đang bị quá tải trong công việc vì phòng này số lượng nhân viên có hạn lại phải kiêm luôn công việc marketing, quảng cáo và đảm nhận luôn vai trò là bộ phận chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Điều này gây khó khăn cho định hướng mở rộng quy mô của doanh nghiệp. Vì vậy việc nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam Sơn” là hết sức cần thiết. 1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài Sau khi tìm hiểu và nghiên cứu trên cả hai phương diện: Cơ sở khoa học và cơ sở thực tiễn, xuất phát từ vai trò, ý nghĩa của cơ cấu tổ chức trong các công ty nói chung và trong công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam sơn nói riêng, đề tài nghiên cứu về hoạt động của bộ máy quản trị trong công ty bao gồm các vấn đề như: Thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền hiện tại của doanh nghiệp, các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền, mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở phân tích thực trạng tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam Sơn trong thời gian qua, chuyên đề đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị và phân quyền của công ty. Tạo điều kiện cho công ty thực hiện tốt mục tiêu chiến lược trong các năm tới 1.4 Phạm vi nghiên cứu  Phạm vi thời gian Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam Sơn trong thời gian 03 năm (2008, 2009, 2010), và đưa ra các đánh giá, đề xuất giải pháp hoàn thiện bộ máy quản trị và phân quyền tại công ty nhằm đáp ứng sự phát triển của Công ty đến năm 2015.  Phạm vi không gian Quá trình nghiên cứu được thực hiện tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam Sơn tại Km1 – Đường 301 – Giao Hạ - Tiền Phong – Mê Linh – Hà Nội.  Phạm vi nội dung Tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam Sơn, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị và phân quyền của công ty. 1.5 Một số khái niệm, định nghĩa cơ bản 1.5.1 Một số khái niệm a. Khái niệm về cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một hệ thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung. Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thế của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức hay của doanh nghiệp b. Khái niệm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, được giao các trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp để tạo thành môt chỉnh thế nhằm thực hiện các mục tiêu và chức năng quản trị Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị, có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản trị. Cơ cấu tổ chức quản trị, một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, nó có tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất. c. Khái niệm phân quyền trong tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp Phân quyền là cách thức phân bổ sự ra quyết định và thẩm quyền sử dụng các nguồn dự trữ như thế nào. Nó cho thấy tại cấp độ no thì được đứng tên công ty để ký kết các hợp đồng chi tiêu, lựa chọn các trang thiết bị, lựa chọn người cung ứng, thuê và sa thải người lao động. Phân quyền là nhà quản lý, các nhà lãnh đạo cấp cao chấp nhận trao bớt quyền cho cấp khác của tổ chức được ra quyết định nhất định nào đó. 1.5.2 Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của đề tài a. Cơ cấu bộ máy quản trị trong doanh nghiệp  Đặc điểm của cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực cảu tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận. Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc của tổ chức. Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân hoặc một bộ phận thì tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại. Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức. Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp thì tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại. Tính tiêu chuẩn hóa: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay nội quy, quy chế.  Các nguyên tắc xây dựng cấu trúc tổ chức trong doanh nghiệp - Tương thích giữa hình thức và chức năng - Thống nhất chỉ huy - Cân đối. - Linh hoạt - Hiệu quả b. Một số mô hình cấu trúc tổ chức trong doanh nghiệp  Cơ cấu tổ chức trực tuyến Hình 1.1 : Cơ cấu tổ chức trực tuyến - Ưu điểm: Do cơ cấu tổ chức trực tuyến có tính chất gọn nhẹ và linh hoạt nên các doanh nghiệp áp dụng mô hình này thường dễ thích nghi với môi trường kinh doanh và nắm bắt cơ hội kinh doanh tốt hơn. Ngoài ra khi sử dụng mô hình này thì chi phí quản lý thấp, dễ kiểm soát và giảm bớt thủ tục hành chính. - Nhược điểm: Nó đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện và tính chuyên môn hoá thấp, trách nhiệm và nghĩa vụ không rõ ràng, dễ xung đột. khi sử dụng mô hình này các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong khâu tuyển dụng nhân sự và duy trì nguồn nhân lực có chất lượng cao vào tổ chức, đồng thời Cơ hội thăng tiến cho các nhân viên là thấp.  Cấu trúc tổ chức chức năng - Ưu điểm: Thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện để mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình, đồng thời có điều kiện để tích lũy kiến thức và kinh, nghiệm cho bản thân. Đơn giản hóa việc đào tạo và huấn luyện nhân sự Giảm bớt sự trùng lặp và vấn đề phối hợp nội bộ lĩnh vực chuyên môn, thúc đẩy các giải pháp mang tính chuyên môn và có chất lượng cao. Với cấu trúc này, công việc trong doanh nghiệp dễ dàng được giải thích vì phần lớn các nhân viên có thể hiểu được vai trò các đơn vị hay bộ phận trong doanh nghiệp mình. - Nhược điểm: Công việc của cá nhân hoặc nhóm có thể trở nên nhàm chán, tẻ nhạt nếu cứ thúc đẩy công việc theo chuyên môn hẹp. Mặt khác khi môi trường kinh doanh thay đổi nhân viên này cũng khó có khả năng thích ứng kịp. Mỗi đơn vị chức năng chỉ chăm chú theo đuối mục tiêu chức năng của mình mà lãng quên mục tiêu chung của doanh nghiệp, do vậy có thể gây mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng. Sự hợp tác lỏng lẻo gữa các bộ phận chức năng làm cho tính hệ thống của doanh nghiệp bị suy giảm. Khi đó tính bao quát, phối hợp của doanh nghiệp bị nhiều hạn chế, nhất là khi doanh nghiệp phải đối phó với sự thay đổi môi trường kinh doanh bên ngoài doanh nghiệp. Về mặt đào tạo các nhà quản trị trong tương lai, mô hình này không tạo được điều kiện thuận lợi để chuẩn bị cho các nhà quản trị mới có nhãn quan tổng hợp về toàn bộ tổ chức. Hình 1.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng  Cấu trúc tổ chức theo khu vưc địa lý - Ưu điểm: Về cơ bản cũng giống như cơ cấu tổ chức theo sản phẩm, cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý cũng tương đối linh hoạt, dễ thống nhất các mục tiêu bộ phận với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Ngoài ra cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý còn có những ưu điểm riêng sau: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải điều hành trực tiếp của cấp quản trị cao nhất, giúp cho cấp này có thêm điều kiện để đầu tư cho hoạt động chiến lược, và các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình. Giúp tiết kiệm chi phí đi lại cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên bán hàng.Tận dụng được các điều kiện thuận lợi do môi trường địa lý tự nhiên tạo ra, nhất là trong việc tạo ra các yếu tố đầu vào với chi phí thấp và ít rủi ro. Giúp giảm thiểu các thách thức do môi trường văn hóa – xã hôi đặt ra cho doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý giúp cho doanh nghiệp gây được thiện cảm với chính quyền địa phương. - Nhược điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý đòi hỏi nhiều nhà quản trị tổng hợp, và sự phân tán nguồn lực của doanh nghiệp tại các khu vực khác nhau. Dấn đến việc khó kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp. Mặt khác, cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý dẫn đến việc các công việc bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau gây hiện tượng lãng phí nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực. Hình 1.3.: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý  Cấu trúc tổ chức theo khách hàng Hình 1.4: Mô hình cấu trúc sản phẩm theo định hướng khách hàng - Ưu điểm: Nó cho phép các nhà quản trị tại các đơn vị hiểu biết về khách hàng tốt hơn thông qua nhu cầu tiêu dùng, từ đó đưa ra các quyết định chính xác hơn. Mặt khác nó giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong việc định hướng về nỗ lực bán hàng, nhất là những mặt hàng mục tiêu của doanh nghiệp đang nằm trong kế hoạch. - Nhược điểm: Do sự phân chia không đồng nhất hay thiếu tính chuyên môn hoá giữa các đơn vị kinh doanh nên rất dễ sảy ra việc tranh giành nguồn lực. Với đặc điểm trên thì cơ cấu tổ chức theo khách hàng thường không thích hợp hơn với các lĩnh vực hoạt động khác ngoài marketing và bán hàng  Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm - Ưu điểm: Việc quy trách nhiệm dễ dàng hơn, nó cho phép phối hợp hành động giữa các bộ phận hiệu quả hơn. Ngoài ra nó có thể giúp các nhà quản trị cấp dưới rèn luyện thêm kỹ năng tổng hợp và giúp cho khách hàng có nhiều lựa chọn trong quá trình ra quyết định. - Nhược điểm: Mô hình cần rất nhiều nhà quản trị tổng hợp trong khi ít phát triển nhà quản lý chuyên trách, một số mục tiêu và chiến lược nhất định có thể bị coi nhẹ. Ngoài ra sự tranh giành về nguồn lực giữa các nhà quản lý sản xuất rất dễ sảy ra và công việc có thể bị trùng lắp ở nhiều bộ phận khác nhau. Hình 1.5: Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm  Cấu trúc tổ chức ma trận Hình 1.6: Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận - Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức ma trận cho phép doanh nghiệp đạt được đồng thời nhiều mục đích. Trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ ràng, có sự phối hợp tốt giữa các bộ phận. Giúp rèn luyện các kỹ năng tổng hợp cho nhà quản trị. - Nhược điểm: Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận tồn tại hai tuyến chỉ đạo trực tuyến, vì vậy dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh. Có sự chanh chấp quyền lực giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Sự phức tạp của cơ cấu tổ chức dẫn đến khoá khăn trong việc kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp. c. Công tác phân quyền  Các nguyên tắc phân quyền - Nguyên tắc không giao quyền vượt cấp - Nguyên tắc Quy định trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng - Nguyên tắc đảm bảo khống chế có kết quả - Nguyên tắc ứng biến quyền hành  Các yêu cầu khi phân quyền Nhà quản trị phải tin tưởng vào cấp dưới, sự tin tưởng này thể hiện qua việc kỳ vọng và tạo môi trường thuận lợi để cấp dưới(những người được uỷ quyền) hoàn thành công việc có hiệu quả cao nhất. Nhà quản trị phải biết chấp nhận thất bại của cấp dưới khi họ không hoàn thành công việc như chỉ tiêu, điều này thông qua việc chia sẻ giúp đỡ, cải thiện lòng tin giữa nhà quản trị và cấp dưới, các nhà quản trị không nên có những phản ứng mạnh với người dưới cấp khi họ không hoàn thành nhiệm vụ trước đám đông nhằm giảm thiểu những tiêu cực đối với cấp dưới. Nhà quản trị phải luôn sẵn sàng trao cho cấp dưới quyền hạn nhất định. Nhà quản trị phải luôn có thái độ độ lượng, khoan dung, và nghiêm khắc đúng lúc. Phải luôn tạo cơ hội thăng tiến cho cấp dưới để họ tự đánh giá về bản thân mình. Nhà quản trị phải lập kế hoạch kiểm tra giám sát và theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới. Các nhà quản trị phải biết rộng rãi với cấp dưới. Điều này thể hiện ở thái độ và hành động của các nhà quản trị khi họ không quá nghiêm khắc và khắt khe, trái lại nhà quản trị phải thông thoáng và tạo điều kiện cho cấp dưới có cơ hội suy nghĩ.  Các bước tiến hành phân quyền - Xác định mục tiêu phân quyền. - Tiến hành giao nhiệm vụ. - Giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ và chỉ rõ cho người đó thấy được trách nhiệm của mình. - Tiến hành kiểm tra giám sát quá trình thực hiện công việc của người được uỷ quyền. d. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp  Các nhân tổ chủ quan - Mục tiêu và chiến lược của tổ chức: Cấu trúc tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Vì vậy, khi mục tiêu và chiến lược của tổ chức thay đổi, thì cấu trúc tổ chức phải có sự thay đổi, điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của mục tiêu và chiến lược - Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức: Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình (chẳng hạn: cấu trúc tổ chức một doanh nghiệp kinh doanh chắc chắn sẽ phải có sự khác biệt với cấu trúc tổ chức của một trường đại học do chức năng, nhiệm vụ của chúng là khác nhau). - Quy mô của tổ chức: Quy mô của tổ chức càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mô lớn đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, nhiều đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong tổ chức - Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức: Trong tổ chức, kỹ thuật, công nghệ được sử dụng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hóa cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng đơn giản hơn - Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị: Với một đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, thì trong cấu trúc tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ, các bộ phận quản trị với nhau. Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức sẽ đơn giản hơn  Nhân tố khách quan - Môi trường bên ngoài của tổ chức: Trong điều kiện môi trường bên ngoài ổn định, các yếu tố của môi trường có thể dự đoán và dễ kiểm soát thì cấu trúc tổ chức có tính ổn định, ít phức tạp. Ngược lại, khi môi trường có nhiều biến động, có nhiều yếu tố khó dự báo, thì cấu trúc tổ chức sẽ phức tạp hơn và đòi hỏi sự linh hoạt là cao hơn. - Môi trường chung: + Yếu tố văn hóa: ảnh hưởng của văn hóa là tác động lên hành vi của các chủ thể kinh doanh hay hành vi của các nhà quản trị. Yếu tố văn hóa luôn có ảnh hưởng rộng lớn tới toàn xã hội và tạo nên những đặc tính chung trong nhu cầu, hành vi tiêu dùng của khách hành. Và chính những nhu cầu và hành vi tiêu dùng của khách hành sẽ làm ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của công ty sao cho đáp ứng nhu cầu của khách hàng.. + Kinh tế: tài chính luôn và vấn đề của mọi công ty. Vì vậy một nền kinh tế ổn định sẽ giúp công ty giảm bớt các rủi ro về tài chính. Sức mạnh tài chính càng lớn thì công ty càng có thể mở rộng quy mô kinh doanh, đa dạng hóa các sản phẩm vì vậy cơ cấu tổ chức càng phức tạp để đáp ứng nhu cầu đó + Chính trị, luật pháp. - Môi trường ngành: những cá nhân, nhóm tổ chức ảnh hưởng tới tổ chức, những yếu tố kinh tế trong môi trường như tỉ lệ lãi suất, tỉ lệ thất nghiệp và các yếu tố thuộc về thương mại quốc tế. tỉ lệ lãi suất, tỉ lệ thất nghiệp sẽ ảnh hưởng tới việc thuê nhân công, tới số lượng công nhân được tuyển dụng vào trong công ty. Yếu tố thương mại quốc tế tác động tới việc xuất nhập khẩu các mặt hàng vì vậy trong cơ cấu tổ chức của công ty cũng phải có thêm phòng ban về xuất nhập khẩu. CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TAM SƠN 2.1Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề 2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu a. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp Dữ liệu sơ cấp là các thông tin lần đầu được thu thập. Mục đích của các phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp là tìm hiểu thông tin ban đầu có liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty và tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty trong ba năm 2008, 2009, 2010.  Phương pháp sử dụng phiếu điều tra. Để thu thập thông tin một cách chung nhất về tình hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị và phân quyền Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam Sơn em đã sử dụng các phiếu điều tra được thiết kế sẵn phát tới các đối tượng điều tra. Trên cơ sở tổng hợp các phiếu điều tra em thu thập thông tin về: Các tồn tại trong việc tổ chức bộ máy quản trị mà công ty đang gặp phải. Thông tin về hoạt động quản trị của công ty các năm gần đây. Các nhân tố ảnh hưởng tới bộ máy quản trị của doanh nghiệp, các nhân tố nào có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất.  Phương pháp phỏng vấn. Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu, em đã xây dựng những câu hỏi phỏng vấn cho các nhà quản trị của công ty. Bởi vì nhà quản trị là những người nắm rõ tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cũng như phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới. Những câu hỏi đã giúp em định hướng ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam Sơn. b. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu có sẵn đã được thu thập từ trước, đã được ghi nhận từ những nguồn nội bộ hoặc bên ngoài công ty. Căn cứ vào nội dung ở chương 1 em đã tiến hành thu thập các dữ liệu thứ cấp từ một số nguồn sau: Báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam Sơn trong ba năm 2008, 2009, 2010. 2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu a. Đối với dữ liệu sơ cấp. Là phương pháp sử dụng những thông tin thu thập được từ các phiếu điều tra và bảng câu hỏi phỏng vấn. Nhằm cung cấp những thông tin chung nhất về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị và tình hình phân quyền của công ty. Qua việc tổng hợp, phân tích và đánh giá dữ liệu sơ cấp thu thập được em đã có những đánh giá chung về các hạn chế trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị mà công ty đang gặp phải. b. Đối với dữ liệu thứ cấp  Phương pháp so sánh, đối chiếu số liệu Thông qua dữ liệu thứ cấp đã thu thập được, lập bảng thống kê so sánh để đối chiếu các số liệu qua các năm với nhau để nhận thấy tình trạng mà công ty đang gặp phải.  Phương pháp phân tích kinh tế Dựa vào bảng so sánh các chỉ tiêu qua 3 năm đưa ra các nhận xét và rút ra kết luận về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.  Phương pháp phân tích tổng hợp Qua phỏng vấn các nhà quản trị, tổng hợp các quan điểm và ý kiến đánh giá để đưa ra các giải pháp phù hợp. 2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tam Sơn 2.2.1 Giới thiệu chung về công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và dịch vụ Tam Sơn Tên công ty: Công ty cổ phần Đầu tư, Thương mại và Xây dựng Tam Sơn Địa chỉ : Km1 – Đường 301 – Giao Hạ - Tiền Phong – Mê Linh – Hà Nội Loại hình doanh nghiệp : Công ty cổ phần Số giấy CNĐKKD và đăng ký thuế: 0503000356 Ngày cấp : 11/06/2007 Ngành nghề kinh doanh: - Kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị cơ khí, vận tải - Lắp ráp phục hồi sửa chữa, xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư thiết bị giao thông vận tải - Kinh doanh vận tải đường bộ - Xây dựng công trình dân dụng - Kinh doanh mặt hàng Đồ gỗ nội thất Vốn điều lệ: 12.000.000.000 VNĐ 2.2.2 Tổng quan tình hình SXKD Bảng 2.1: Kết quả hoạt động SXKD củaCông ty qua 3 năm 2008, 2009, 2010 Đơn vị tính: Triệu đồng STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Năm Chỉ tiêu Tổng doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lãi gộp Doanh thu hoạt động tài chính Chi phí quản lý Lợi nhuận từ hoạt động tài chính Lợi nhuận khác Tổng lợi nhuận trước thuế Thuế thu nhập doanh nghiệp Lợi nhuận sau thuế So sánh 2009/2008 Số tiền % 111.42 4384 9 So sánh 2010/2009 Số tiền % 107.69 3288 2 2008 2009 2010 38360 42744 46032 0 0 0 38360 42744 46032 4384 35866,6 39965,6 5 43032 4099.0 5 2493,4 2778,36 3000 284.96 90,465 92,327 95,641 1.862 102.05 8 3.314 103.58 9 86,342 87,495 90,721 1.153 101.33 5 3.226 103.68 7 3,117 6,254 5,346 3.137 200.64 (0.908) 85.481 2 5,712 10,018 8,321 4.306 175.38 (1.697) 83.060 5 2502,1 2794,36 3031,3 292.26 0 111.68 1 236.94 0 108.47 9 625,525 698,59 753,325 73.065 111.68 1 54.735 107.83 5 1876,57 5 2095,77 0 2259,97 5 0 111.42 9 111.42 9 111.42 9 0 3288 3066 222 107.69 2 107.67 2 107.97 7 219.09 111.67 164.20 107.83 5 5 5 5 (Nguồn: Phòng kế toán) Theo bảng trên ta thấy các chỉ tiêu tổng doanh thu, chi phí quản lý và tổng lợi nhuận sau thuế của Công ty đều tăng qua các năm. Năm 2009 so với năm 2008, Tổng doanh thu tăng 11.492% tương ứng tăng 4384 triệu đồng. Chi phí quản lý tăng 1.335% tương ứng tăng 1.153 triệu đồng. Lợi nhuận sau thuế tăng 11.675% tương ứng tăng 219.095 triệu đồng Năm 2010 so với năm 2009, Tổng doanh thu tăng 7.692% tương ứng tăng 3288 triệu đồng, chi phí quản lý tăng 3.687% tương ứng tăng 3.226 triệu đồng. Lợi nhuận sau thuế tăng 7.835% tương ứng tăng 164.205 triệu đồng. Như vậy ta thấy chi phí quản lý tăng 1.335% năm 2009/2008 và tiếp tục tăng 3.226% năm 2010/2009. Trong khi đó tốc độ tăng lợi nhuận sau thuế tăng năm 2009/2008 là 11.675% và giảm xuống còn 7.835% năm 2010/2009. Từ đó cho ta thấy tốc độ tăng của chi phí quản lý tăng trong khi tốc độ tăng của lợi nhuận giảm, điều này chứng tỏ hiệu quả của cơ cấu tổ chức đang giảm dần. Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn giai đoạn 2008 ÷2010 STT 1 2 3 4 Trình độ Tổng số lao động Trình độ Trên đại học Đại học – Cao đẳng Trung cấp Công nhân kỹ thuật Giới tính Nam Nữ Phân theo các phòng ban Kế toán – tài chính Phòng hành chính tổng Năm 2008 Số Tỷ lệ lượng (%) 17 Năm 2009 Số Tỷ lệ lượng (%) 23 Năm 2010 Số Tỷ lệ lượng (%) 30 2 4 11.76 23.52 2 6 8.69 26.08 3 7 10 23.34 7 4 41.17 21.55 10 5 43.47 21.76 13 7 43.34 23.32 11 6 64.7 35.3 16 7 69.56 30.44 21 9 70 30 2 11.76 2 8.7 2 6.67 2 11.76 3 13.04 3 10