Tài liệu Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần công nghệ và truyền thông viacom”,

Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp TÓM LƯỢC Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua 4 chức năng của quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Tổ chức là 1 trong 4 chức năng (hoạt động) của quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM”, bao gồm 3 chương chính như sau: Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền: đưa ra một số khái niệm cơ bản về quản trị, tổ chức, cơ cấu tổ chức và phân quyền. Đi sâu vào nội dung của cơ cấu tổ chức: đặc điểm, nguyên tắc, mô hình,… Cũng như đặc điểm, yêu cầu, hình thức và quá trình phân quyền. Đồng thời nghiên cứu những ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty. Chương 2: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty: Đánh giá thông qua kết quả điều tra phỏng vấn cụ thể về các cơ cấu tổ chức và phân quyền. Đi sâu phân tích nhằm thấy rõ ảnh hưởng của các nhân tố môi trường tới có cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM. Chương 3: Đề xuất giải pháp và kiến nghị: Trước những vấn đề còn tồn tại trong cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty. Khóa luận đưa ra một số giải pháp: xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, tái cơ cấu lại nhân viên trong công ty, hoàn thiện nơi làm việc cho nhân viên,… nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM. Từ Thị Mai Thu 1 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần truyền thông và công nghệ VIACOM và viết khóa luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình từ các thày cô trong khoa quản trị doanh nghiệp và bộ môn nguyên lý quản trị. Đặc biệt là cô giáo TS. Nguyễn Thị Thanh Nhàn đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo hết sức tận tình và tỉ mỉ, cô đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc bổ sung và hoàn thiện kiến thức còn thiếu để giúp em hoàn thành khóa luận tốt nhất. Đồng thời, quá trình thực tập tại công ty đã giúp em tiếp cận thực tế và hiểu được mình phải áp dụng được các kiến thức đã học vào thực tế như thế nào để làm việc có hiệu quả nhất. Nhờ sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn, cùng các anh, chị trong công ty em đã hoàn thành đợt thực tập và khóa luận tốt nghiệp này. Tuy nhiên do trình độ kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự nhận xét góp ý của thày, cô giáo giúp em hoàn thành và đạt kết quả tốt hơn. Em xin chân thành gửi lời cám ơn sâu sắc nhất tới quý thầy cô, đặc biệt là cô giáo TS. Nguyễn Thị Thanh Nhàn. Cô đã tận tình giải đáp cho em những thắc mắc về vấn đề nghiên cứu, đưa ra những lời khuyên, định hướng đúng đắn. Đồng thời, em xin chân thành cám ơn quý công ty, các cán bộ lãnh đạo cùng các anh, chị trong phòng hành chính nhân sự đã giúp em tìm hiểu thực tiễn và thu thập tài liệu trong thời gian vừa qua. Em xin chân thành cám ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng 10 năm 2013 Sinh viên thực hiện Từ Thị Mai Thu Từ Thị Mai Thu 2 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp MỤC LỤC TÓM LƯỢC...................................................................................................................1 LỜI CẢM ƠN................................................................................................................2 MỤC LỤC.....................................................................................................................3 MỞ ĐẦU..................................................................................................................... 13 1. Tính cấp thiết của đề tài......................................................................................13 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài..............................................................13 3. Mục đích nghiên cứu đề tài.................................................................................15 4. Phạm vi nghiên cứu đề tài...................................................................................15 5. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................................16 5.1. Các phương pháp thu thập dữ liệu.....................................................................16 5.2. Các phương pháp phân tích dữ liệu....................................................................16 5. Kết cấu đề tài.......................................................................................................17 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP................................................................18 1.1. Một số khái niệm cơ bản..................................................................................18 1.1.1. Khái niệm quản trị.......................................................................................18 1.1.2. Khái niệm tổ chức........................................................................................18 1.2. Các nội dung cơ bản của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp. .19 1.2.1. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp....................................................................19 1.2.1.1. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp........................................19 1.2.1.2. Nguyên tắc của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.....................................19 1.2.1.3. Một số mô hình của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.............................21 1.2.2. Phân quyền.......................................................................................................26 1.2.2.1. Đặc điểm và các yêu cầu của phân quyền.....................................................26 Từ Thị Mai Thu 3 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp 1.2.2.2. Các hình thức phân quyền.............................................................................27 1.2.2.3. Quá trình phân quyền....................................................................................27 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp....28 1.3.1. Nhân tố khách quan.........................................................................................28 1.3.2. Nhân tố chủ quan.............................................................................................30 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG VIACOM......................................................................................................32 2.1. Giới thiệu khái quát về công ty............................................................................32 2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty...............................................32 2.1.2. Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp....................................................32 2.1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty......................................................33 2.2. Thực trạng về cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM...............................................................................................34 2.2.1. Cơ cấu tổ chức và của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM ..................................................................................................................................... 34 2.2..1.1. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty.............................................................34 2.2.1.2. Số lượng, chất lượng lao động của công ty...................................................37 2.2.2. Phân quyền tại công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM..........38 2.2.2.1. Đặc điểm và các yêu cầu của phân quyền tại công ty...................................38 2.2.2.2. Hình thức phân quyền tại công ty.................................................................39 2.2.2.3. Quá trình phân quyền tại công ty..................................................................39 2.2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM...............................................................40 2.2.4. Kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM.........................................................................44 Từ Thị Mai Thu 4 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp 2.2.4.1. Thành công....................................................................................................44 2.2.4.2. Những vấn đề còn tồn tại...............................................................................45 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG VIACOM.......................................................................................46 3.1. Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới.................................46 3.1.1. Mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh của công ty...................................46 3.1.1.1. Mục tiêu dài hạn............................................................................................46 3.1.1.2. Mục tiêu ngắn hạn.........................................................................................46 3.1.2. Phương hướng hoạt động của công ty.............................................................46 3.2. Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty..............47 3.3. Các đề xuất và kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty..47 3.3.1. Giải pháp đối với công ty..................................................................................47 3.3.1.1. Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty.........................................47 3.3.1.2. Giải pháp hoàn thiện việc phân quyền của công ty......................................49 3.3.1.3. Một số giải pháp khác...................................................................................50 3.3.2. Một số kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước..............................................51 KẾT LUẬN.................................................................................................................52 TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................53 Từ Thị Mai Thu 5 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ Hình 1.1: Mô hình tổ chức đơn giản.........................................................................15 Hình 1.2: Mô hình tổ chức năng...............................................................................15 Hình 1.3: Mô hình tổ chức theo sản phẩm................................................................16 Hình 1.4: Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý.........................................................17 Hình 1.5: Mô hình tổ chức định hướng khách hàng................................................17 Hình 1.6: Mô hình tổ chức ma trận...........................................................................18 Hình 1.7: Mô hình tổ chức hỗn hợp..........................................................................19 Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2010 – 2012.....................................27 Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM (nguồn: phòng hành chính nhân sự)........................................................28 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động phòng kinh doanh..........................................................29 Bảng 2.3: Phân loại lao động của công ty theo từng phòng ban..............................31 Bảng 2.4: Kết quả đánh giá về cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM...............................................................................................32 Bảng 2.5: Kết quả đánh giá thực trạng phân quyền của công ty cổ phần công nghệ .................................................................................................................................... 32 và truyền thông VIACOM............................................................................................32 Từ Thị Mai Thu 6 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Bước sang thế kỉ 21, Việt Nam đã có những bước tiến rõ rệt trong quá trình chuyển đổi cơ cấu. Từ tập trung kế hoạch hóa sang nền kinh tế thị trường, nền kinh tế mở, có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Một yêu cầu đặt ra là doanh nghiệp xây dựng cơ cấu tổ chức và phân quyền phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh, điều kiện thị trường, vừa phải tinh gọn, hiệu lực và linh hoạt thích ứng với môi trường kinh doanh đảm bảo đáp ứng nhu cầu về nhân lực và chất lượng sản xuất kinh doanh của công ty. Như vậy, mới có thể góp phần không ngừng tăng năng suất lao động, hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức làm ăn thua lỗ, phát triển chậm lại do cơ cấu tổ chức phức tạp, cồng kềnh, phân quyền chưa khoa học, chưa phù hợp với thực tiễn. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được trên thị trường thì phải không ngừng nỗ lực để xây dựng cho mình cơ cấu tổ chức và phân quyền hợp lý. Thật vậy, khi có một cơ cấu tổ chức quản lý tinh gọn, hiệu lực, phân quyền đúng đắn. Doanh nghiệp, tổ chức sẽ sử dụng tốt các nguồn lực, giúp cho việc ra các quyết định chính xác và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định đó với chi phí tối ưu nhất. Trong quá trình thực tập và tìm hiểu về công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM, em cảm thấy cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty còn nhiều bất cập và chưa hợp lý. Công tác cán bộ đã được bố trí, sắp xếp điều động cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của các phòng ban, bộ phận trong công ty song sự phối hợp giữa các phòng ban còn lỏng lẻo, phân công nhiệm vụ, cơ chế quản lý chưa rõ ràng, phần mềm quản lý lạc hậu, việc đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên chưa tốt,… Để đáp ứng được chiến lược kinh doanh, mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động trong thời gian tới và khắc phục được những tồn tại hiện có, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VACOM là tất yếu khách quan, là nhu cầu cấp bách. Hình thành một cơ cấu bộ máy vừa đầy đủ lại vừa gọn nhẹ, linh hoạt, phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, phân công nhiệm vụ rõ ràng, cơ chế quản lý khoa học và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cũng như đào tạo, khích lệ động viên nhân viên Công ty. Qua đó giúp Công ty nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh để phát triển mạnh hơn trong nền kinh tế thị trường, đồng thời hoàn thiện được quá trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm tối đa thời gian lao động và chi phí, sử dụng hiệu quả những nguồn lực. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) - Quản trị học- NXB Thống kê. Từ Thị Mai Thu 7 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. Theo bài giảng quản trị học, trường Đại học Thương Mại. Cơ cấu tổ chức là một tập hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã được xác định. Theo PGS.TS Lê Văn Tâm, PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006) - Giáo trình Quản trị doanh nghiệp- NXB Đại học Kinh tế quốc dân. Cơ cấu tổ chức là hệ thống các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao trách nhiệm, quyền hạn và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp. Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Nó là một khía cạnh cơ sở của giao phó quyền hạn trong quản trị. Theo TS Chu Hoàng Hà (2007) Bài giảng Quản trị học- Học viện Hàng không Việt Nam. Cơ cấu tổ chức quản trị là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.  Lê Thúy An (2011): “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Cổ phần Intimex trên địa bàn Hà Nội”. Luận văn tốt nghiệp trường ĐH Thương Mại. Kết quả đạt được: Đề tài đã hệ thống hóa được các cơ sở lý thuyết có liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền, phân tích thực trạng hoạt động của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức và phân quyền và các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty. Và luận văn đã đưa ra được một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Cổ phần Intimex trên địa bàn Hà Nội như sau: Tái cấu trúc công ty theo hướng hình thành cơ cấu tổ chức mới có thể đáp ứng được yêu cầu của chiến lược trong thời gian tới, tăng tính tiêu chuẩn hóa và giảm mức độ tập trung đang quá cao trong cơ cấu tổ chức của công ty, xác định lại cụ thể chức năng của ban kinh tế tổng hợp và tăng cường chức năng của ban tổ chức nhân sự, tiến hành cơ cấu lại nhân viên trong công ty và một số giải pháp khác. Từ Thị Mai Thu 8 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp  Vũ Thị Quỳnh Hoa (2012): “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty CPTP XK Trung Sơn Hưng Yên”. Luận văn tốt nghiệp trường ĐH Thương Mại. Kết quả đạt được: Đề tài đã hệ thống hóa được các cơ sở lý thuyết có liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty. Đồng thời đề tài đã đi sâu vào phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty và đưa ra được một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty CPTP XK Trung Sơn Hưng Yên: Đưa ra mô hình cơ cấu tổ chức mới cho công ty; Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban mới; Đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên; Hoàn thiện chính sách đãi ngộ nhân sự, các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên làm việc. Tuy nhiên, luận văn còn chưa cho thấy rõ sự ảnh hưởng của các nhân tố môi trường bên trong và bên ngoài tới cơ cấu tổ chức và phân quyền với công ty CPTP XK Trung Sơn Hưng Yên. Qua luận văn của các anh chị đi trước, ngoài việc kế thừa những thành công trong việc hệ thống hóa các vấn đề lý luận, phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền công ty em xin bổ sung ảnh hưởng của các yếu tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyền. Trên cơ sở đó đi sâu phân tích nhằm thấy rõ ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM. Từ đó đưa ra những đề xuất, giải pháp hữu hiệu và khả thi nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty. 3. Mục đích nghiên cứu đề tài - Hệ thống hóa những cơ sở lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp. Từ đó làm cơ sở cho việc phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp cho công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM. - Nghiên cứu, phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM. - Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM. 4. Phạm vi nghiên cứu đề tài Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu tại công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM. Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM tập trung vào ba năm 2010 – 2012. Trên cơ sở đó, định hướng giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty đến năm 2018. Về nội dung: Nghiên cứu đề tài tập trung chủ yếu vào hai vấn đề chính, đó là cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM. Từ Thị Mai Thu 9 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1. Các phương pháp thu thập dữ liệu Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp Trong quá trình thực tập và viết khóa luận, phương pháp nghiên cứu chính đó là phương pháp điều tra trực tiếp tại công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM. - Phương pháp điều tra: Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế gồm 10 câu hỏi, mỗi câu có nhiều phương án trả lời khác nhau. Câu hỏi được xây dựng dựa vào tính chất công việc của công ty và tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây. Đặc biệt là những câu hỏi về cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty. Em đã phát ra 30 phiếu điều tra, trong đó 5 phiếu được phát cho các nhà quản trị và 25 phiếu còn lại được phát cho nhân viên các phòng ban trong công ty. - Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo công ty trong đó có giám đốc công ty, trưởng phòng hành chính nhân sự, kế toán trưởng phòng tài chính kế toán và trưởng phòng kinh doanh, tập trung vào 5 câu hỏi để tìm hiểu những ưu nhược điểm đang tồn tại trong cơ cấu tổ chức của công ty. Từ đó đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp. Các dữ liệu thứ cấp được lựa chọn làm dữ liệu nghiên cứu tại công ty là từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần nhất, báo cáo tài chính, nhân sự, giới thiệu về công ty được thu thập qua các nguồn như các phòng ban, Website và một số tạp chí chuyên ngành... 5.2. Các phương pháp phân tích dữ liệu Các phiếu điều tra phỏng vấn sau khi thu lại được từ cán bộ, công nhân viên của công ty và các thông tin thứ cấp thu được thường cho các thông tin và các số liệu rời rạc, không trùng khớp với nhau. Cho nên các dữ liệu thu thập được sẽ được xử lý bằng các công cụ như thống kê, tổng hợp và phân tích để từ đó đưa ra các thông tin và số liệu cần thiết để sử dụng cho đề tài. - Đối với các dữ liệu sơ cấp: tiến hành tổng hợp phiếu điều tra thông tin phỏng vấn để đối chiếu kết quả và phân tích, nhận xét đưa ra kết luận. - Đối với các dữ liệu thứ cấp: tiến hành so sánh đối chiếu, phân tích giữa các dữ liệu, chỉ số nhằm đánh giá được sự thay đổi, tăng trưởng qua các năm. Hoặc tiến hành đánh giá một cách tổng quát nhất các dữ liệu thứ cấp thu thập được sau đó tiến hành tổng hợp lại để rút ra các kết luận cần thiết cho việc viết khóa luận. Từ Thị Mai Thu 10 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp Ngoài ra để xử lý tốt dữ liệu có sử dụng các phương pháp tiếp cận hệ thống logic, phương pháp duy vật biện chứng, phương pháp lý luận kết hợp thực tế. Lý luận mang tính hệ thống khái quát và logic liên hệ với thực trạng hoạt động phát triển của công ty và chủ trương chính sách của nhà nước. 5. Kết cấu đề tài Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục. Nội dung của khóa luận tốt nghiệp đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM.” gồm ba chương như sau: Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp. Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM. Chương 3: Đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM. Từ Thị Mai Thu 11 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1. Khái niệm quản trị Thuật ngữ quản trị được giải thích bằng nhiều cách khác nhau và có thể nói là chưa có một định nghĩa nào được tất cả mọi người chấp nhận hoàn toàn. Mary Parker Follett cho rằng “quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”. Theo GS.TS Phạm Vũ Luận (2004), Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại, nhà xuất bản Thống kê: “Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích (đảm bảo hoàn thành công việc) thông qua sự nỗ lực (sự thực hiện) của những người khác. Theo James Stoner và Stephen Robbins: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”. Theo Management Angelo Kinicki, Williams, Mc Graw Hill Irwin- New York 2006. Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua 4 chức năng của quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. 1.1.2. Khái niệm tổ chức Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Tổ chức là 1 trong 4 chức năng (hoạt động) của quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. Chức năng tổ chức bao gồm 2 nội dung cơ bản: cơ cấu tổ chức và phân quyền. Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức hay của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức là tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định. Từ Thị Mai Thu 12 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. - Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu. - Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ. - Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao. 1.2. Các nội dung cơ bản của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1.2.1. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 1.2.1.1. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận. Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc của tổ chức. Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân hoặc một bộ phận thì tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại. Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức. Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ chức tạp, ta nói cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao, và ngược lại. Tính tiêu chuẩn hóa: Đặc trưng này phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc, hay các nội dung, quy chế. Nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ ta nói tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ chức. 1.2.1.2. Nguyên tắc của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Trong thực tiễn không hiếm khi chúng ta bắt gặp trường hợp nhân viên của một công ty một lúc họ nhận được hai nhiệm vụ khác nhau: một từ người quản lý trực tiếp, một từ người trợ lý của quản lý cấp trên. Hiển nhiên chúng ta thấy người nhân viên này sẽ không biết nghe ai? Việc không tuân thủ nguyên tắc mỗi cán bộ, công nhân viên trong một tổ chức chỉ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của một cán bộ quản lý đã dẫn tới trường hợp dở khóc dở cười này. Ở đây xuất hiện một vấn đề là trong công tác tổ chức chúng ta phải tuân thủ những nguyên tắc nào và việc vận dụng chúng ra sao để đạt hiệu quả tốt nhất. Giải quyết những vấn đề vừa nêu có tầm quan trọng rất lớn ở mỗi công ty. Thiết kế và hoàn thiện cơ cấu guồng máy, phòng ban, công việc... là những công việc thường có tầm quan trọng chiến lược. Sai sót trong công tác tổ chức có ảnh hưởng sâu sắc tới tất cả các mặt hoạt động quản trị khác. Xây dựng và tuân thủ một hệ thống các nguyên tắc tổ chức khoa học sẽ góp phần hạn chế những sai lầm kể trên. Mặt khác, công tác tổ chức là những hoạt động quản trị sáng tạo, nó cần được sự nhất trí đồng tình và ủng hộ của những người có liên quan. Từ Thị Mai Thu 13 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp Một trong những cơ sở khoa học của sự nhất trí đó là việc tuân thủ những đòi hỏi khách quan của các nguyên tắc tổ chức khoa học. Tiến hành các hoạt động về tổ chức không theo một nguyên tắc nào cả (vô nguyên tắc) sẽ dẫn đến sự tùy tiện mà hậu quả tất nhiên không thể nói là tốt đẹp được. Tính tất yếu khách quan trong việc xây dựng và tuân thủ các nguyên tắc khoa học về tổ chức quản trị nằm ở ngay trong tính quy luật của chính những nguyên tắc đã được đề ra. Điều này có nghĩa là các nguyên tắc tổ chức không thể được đặt ra một cách tùy tiện. Nó chính là hiện thân của các đòi hỏi khách quan và sự vận dụng sáng tạo của các qui luật về tổ chức quản trị. Những nguyên tắc tổ chức chính thường được sử dụng trên thực tế là: Thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình. Gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy của công ty cũng phải phù hợp với mục tiêu. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của công ty. Cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về các công việc giữa các đơn vị với nhau. Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong công ty và phải có cân đối trong mô hình tổ chức công ty nói chung. Nguyên tắc hiệu quả: Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải thu được kết quả hoạt động cao nhất so với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của các giám đốc. Để bảo đảm cho nguyên tắc này được thực hiện, cần tuân thủ các yêu cầu sau: - Cơ cấu tổ chức quản trị là cơ cấu hợp lý nhằm đảm bảo chi phí cho các hoạt động là nhỏ nhất, mà kết quả chung thu lại của doanh nghiệp là lớn nhất trong khả năng có thể (tức là đảm bảo tính hiệu quả của doanh nghiệp). - Cơ cấu tổ chức phải tạo được môi trường văn hoá xung quanh nhiệm vụ của các phân hệ (phương văn hoá); làm cho mỗi phân hệ hiểu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động mà mình tham dự là nhằm tạo lợi thế, thuận lợi cho các phân hệ có liên quan trực tiếp với mình. Các thủ lĩnh cấp phân hệ phải có lương tâm, trách nhiệm, ý thức hợp tác để làm tốt nhiệm vụ của mình, tránh gây khó khăn và trở ngại cho các phân hệ và cho cả doanh nghiệp, từ đó các hành vi xử sự hợp lý, tích cực giữa các phân hệ trong doanh nghiệp (tức là đảm bảo tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức quản trị). - Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho thủ lĩnh các phân hệ có quy mô (của phân hệ) được giao quản trị là hợp lý, tương ứng với khả năng kiểm soát, điều hành của họ. Rõ ràng trình độ, khả năng của một thủ lĩnh chỉ có thể lãnh đạo, điều hành 10 người mà cấp trên lại giao cho họ phải quản lý 100 người là điều bất cập. Từ Thị Mai Thu 14 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức. 1.2.1.3. Một số mô hình của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp a. Mô hình tổ chức đơn giản (Mô hình trực tuyến) Tổng giám đốc Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 3 Hình 1.1: Mô hình tổ chức đơn giản - Đặc điểm: Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người, có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều. Mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó. - Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt, chi phí quản lý thấp, kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng. - Nhược điểm: Với mô hình tổ chức này, mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, có thể làm cho bộ máy quản trị rơi vào tình trạng quá tải. Do đó, mô hình này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, tính chất kinh doanh đơn giản và việc quản lý không quá phức tạp, chẳng hạn các doanh nghiệp tư nhân một chủ, kinh doanh đơn mặt hàng, các cửa hàng nhỏ.... b. Mô hình tổ chức chức năng Tổng giám đốc Giám đốc chức năng A Giám đốc chức năng B Giám đốc chức năng C Hình 1.2: Mô hình tổ chức năng - Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận (đơn vị) đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức. Các chức năng giống hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức năng như hoạt động sản xuất, nhân sự, marketing, tài chính… - Ưu điểm: Mô hình này phản ánh logic chức năng, thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình, đồng thời có Từ Thị Mai Thu 15 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp điều kiện để tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân. Đơn giản hóa việc đào tạo và huấn luyện nhân sự. Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo chung, những công việc quản lý được chuyên môn hóa một cách sâu sắc và thành thạo hơn. Thu hút được chuyên gia vào công tác lãnh đạo. Mô hình này cũng sẽ giúp giảm đi sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp trong nội bộ lĩnh vực chuyên môn. Thúc đẩy việc đưa ra các giải pháp mang tính chuyên môn và có chất lượng cao. Đặc biệt là dễ kiểm soát. - Nhược điểm: Chỉ có nhà quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận còn các nhà quản trị cấp thấp hơn chỉ có trách nhiệm với bộ phận, chức năng do mình phụ trách. Điều này dẫn đến sự hạn chế về tầm nhìn của họ, khó kiểm soát thị trường làm giảm tính phối hợp giữa các bộ phận chức năng và tính linh hoạt của tổ chức kém. Vì vậy, cơ cấu này phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ. c. Mô hình tổ chức theo sản phẩm Tổng giám đốc Giám đốc sản phẩm A Giám đốc sản phẩm B Giám đốc sản phẩm C Hình 1.3: Mô hình tổ chức theo sản phẩm - Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định. Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc. - Ưu điểm: Khác với mô hình chức năng, với mô hình tổ chức này trách nhiệm lợi nhuận thuộc về các nhà quản trị cấp dưới, rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho họ. Mô hình này vừa giúp phối hợp tốt hơn giữa các bộ phận vừa linh hoạt trong việc đa dạng hóa. - Nhược điểm: Cần nhiều hơn nhà quản trị tổng hợp, công việc có thể bị trung lắp ở các bộ phận khác nhau. Thêm nữa mô hình này cũng có thể dẫn đến tình trạng khó kiểm soát, cạnh tranh nội bộ về nguồn lực. Cơ cấu tổ chức này được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động đa sản phẩm. d. Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý Từ Thị Mai Thu 16 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp Tổng giám đốc Giám đốc khu vực 1 Giám đốc khu vực 2 Giám đốc khu vực 3 Hình 1.4: Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý - Đặc điểm: Mô hình ở khu vực chịu trách nhiệm này chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa lý. Mỗi nhà quản trị sẽ đại điện phân phối sản phẩm và dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể. - Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý giúp các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình. Thêm nữa, nó được thiết kế với sự chú ý tới những đặc điểm của thị trường địa phương, giúp tận dụng tốt các lợi thế theo vùng, quan hệ tốt với các đại diện địa phương và còn tiết kiệm thời gian đi lại cho nhân viên. - Nhược điểm: Do mỗi khu vực có một giám đốc nên sẽ cần nhiều nhà quản trị tổng hợp. Công việc cũng có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau, phân tán nguồn lực và khó khăn cho việc kiểm soát hơn. Cơ cấu tổ chức này áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô rộng lớn, hoạt động tại nhiều khu vực. e. Mô hình tổ chức định hướng khách hàng Tổng giám đốc Giám đốc khách hàng cá nhân Giám đốc khách hàng tổ chức Giám đốc khách hàng cơ quan nhà nước Hình 1.5: Mô hình tổ chức định hướng khách hàng - Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo khách hàng chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó. Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàng chuyên biệt. - Ưu điểm: Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khác nhau. Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng để đạt được kết quả cuối cùng. Và rèn luyện kỹ năng tổn hợp cho các nhà quản trị. Từ Thị Mai Thu 17 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp - Nhược điểm: Cơ cấu này cũng cần có nhiều nhà quản trị tổng hợp, tạo ra nhiều sự trùng lắp ở các bộ phận khách hàng khác nhau, khó kiểm soát và cạnh tranh nội bộ về nguồn lực. f. Mô hình tổ chức ma trận Tổng giám đốc Giám đốc nhân sự Giám đốc tài chính Giám đốc marketing Giám đốc ngành hàng A Giám đốc ngành hàng B Hình 1.6: Mô hình tổ chức ma trận - Đặc điểm: Mô hình tổ chức ma trận là sự kết hợp các mô hình tổ chức trên để tận dụng các ưu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng. Mô hình tổ chức ma trận có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi (theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khu vực địa lý, theo khách hàng), vì vậy tồn tại cùng lúc hai tuyến chỉ đạo trực tuyến. - Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức ma trận có độ linh hoạt lớn và có khả năng tập trung nguồn lực vào các khâu xung yếu. Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích, trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ, sự phối hợp các bộ phận cũng tốt hơn. Ngoài ra cơ cấu ma trận còn giúp rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị. - Nhược điểm: Do tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến nên dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh và có sự tranh chấp quyền lực giữa các bộ phận. Khó phối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chương trình, dự án và những người lãnh đạo trong các bộ phận, phân hệ khác. Cơ cấu tổ chức bày phức tạp, khó kiểm soát, tốn kém và không bền. Cơ cấu này được áp dụng rộng rãi trong thực tế, đặc biệt là vào những năm 70 ở Châu Âu và Châu Mỹ. Ở Việt Nam hiện nay đang phát triển loại hình cơ cấu này. Trong khi ứng Từ Thị Mai Thu 18 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp dụng cơ cấu ma trận cần thân trọng, trong tổ chức tại một thời điểm không nên có quá nhiều các chương trình, dự án. g. Mô hình tổ chức hỗn hợp Chủ tịch ngành hàng PCT sản xuất PCT kỹ thuật PCT marketing Tổng giám đốc sản phẩm A Giám đốc khu vực 1 PCT tài chính Tổng giám đốc sản phẩm B Giám đốc khu vực 2 Giám đốc khu vực 1 Giám đốc khu vực 2 Hình 1.7: Mô hình tổ chức hỗn hợp - Đặc điểm: Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp cho phép kết hợp các loại cấu trúc để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực trong tổ chức, tận dụng các ưu điểm và khắc phục những hạn chế của các cấu trúc được kết hợp. - Ưu điểm: Cho phép chuyên môn hóa một số cấu trúc tổ chức và rèn luyện cho các nhà quản trị kỹ năng tổng hợp. - Nhược điểm: Cấu trúc tổ chức trở nên phức tạp hơn, quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự xung đột và khó kiểm soát. Cơ cấu hỗn hợp được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức kinh doanh lớn ở Việt Nam đặc biệt là các Tổng Công ty 90 và 91. Tại các Tổng Công ty này, phân chia theo chức năng vẫn chiếm chủ đạo nhưng do quy mô, chủng loại sản phẩm và thị trường được mở rộng, các phân chia thep sản phẩm, thị trường được sử dụng hỗ hợp trong cơ cấu. 1.2.2. Phân quyền 1.2.2.1. Đặc điểm và các yêu cầu của phân quyền - Đặc điểm của phân quyền: Phân quyền giúp nhà quản trị cấp dưới gắn trực tiếp với các tình huống thực tế hơn. Khuyến khích phát triển các nhà quản trị chuyên nghiệp khi việc trao quyền hạn tương đối lớn. Tăng khả năng thực hiện quyền tự quản, do đó, việc thực hiện công việc được nhanh hơn. Từ Thị Mai Thu 19 K45A4 Trường Đại học Thương Mại Khoa quản trị doanh nghiệp Giảm áp lực về công việc đối với các nhà quản trị cấp trên, tạo điều kiện tập trung vào các vấn đề chiến lược. Góp phần đào tạo cấp dưới, tạo điều kiện cho họ phát triển. - Các yêu cầu của phân quyền: Rộng rãi với cấp dưới: Sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định mình, không nên khắt khe quá với mình. Tuy nhiên sự rộng rãi này không được làm mất sự uy nghiêm của nhà quản trị. Sẵn sàng giao cho nhà quản trị cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền ra quyết định. Tin tưởng vào cấp dưới: Cốt lõi của vẫn đề phân quyền là cần phải tin vào nhân viên của mình, người lao động doanh nghiệp cần phải trao quyền quyết định cho các cấp càng thấp càng tốt để phát huy tính tự chủ của họ tránh trường hợp trao quyền rồi, vẫn không yên tâm, luôn nghi ngờ cấp dưới, thường xuyên can thiệp, ngăn cản việc thực thi, tự chủ của cấp dưới được trao quyền. Chấp nhận thất bại của cấp dưới: Để khai thác được tối đa nguồn lực chất xám trong doanh nghiệp, người lao động cần phải giao quyền tự quyết định giải quyết các vấn đề cho các cấp. Họ phải học cách tự mình gỡ rối và nếm trải cả thành công lẫn thất bại. Và khi đó, nhà quản trị cần biết chấp nhận thất bại của người dưới quyền. Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới. Cơ cấu tổ chức gắn con người với nhiệm vụ, vai trò và chỉ rõ cách thức những con người này kết hợp với nhau. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức không tự nó hàm chứa cơ chế động viên con người. Vì thế cần có kiểm soát, mục đích là để cung cấp cho nhà quản trị một công cụ để hướng nhân viên làm việc hướng đến mục tiêu của tổ chức, nhận rõ các phản hồi giúp tổ chức và các thành viên cảu nó thực hiện tốt. 1.2.2.2. Các hình thức phân quyền - Phân quyền theo chức năng: Là hình thức phân quyền theo các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, chẳng hạn như sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự, tài chính… - Phân quyền theo chiến lược: Là hình thức phân quyền cho các cấp bậc trung gian phía dưới để thực hiện các chiến lược, chẳng hạn như xác định giá cả, chọn lựa đầu tư, đa dạng hóa sản phẩm… 1.2.2.3. Quá trình phân quyền Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền - Cho phép nhà quản trị cấp cao dành nhiều thời gian hơn cho các quyết định mang tính chiến lược. Các nhà quản trị cấp cao giao quyền hạn cho nhà quản trị trung gian, và các nhà quản trị cơ sở, họ giảm được sự quá tải của thông tin, tập trung vào các quyết định chiến lược, do đó nâng cao hơn hiệu quả các quyết định của họ. Từ Thị Mai Thu 20 K45A4