Tài liệu Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty cổ phần đầu tư xây dựng aline

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này em đã nhận được rất nhiều sợ giúp đỡ từ phía nhà trường, thầy cô, các anh chị trong Công ty. Lời đầu tiên em xin gửi tới nhà trường lời cảm ơn chân thành nhất vì đã cung cấp cho em những kiến thức về chuyên ngành QTDN, cũng như tạo điều kiện cho em có thời gian tiếp cận thực tế. Đặc biệt là lời cảm ơn chân thành tới Cô giáo ThS Dương Thị Thúy Nương. Trong thời gian làm chuyên đề tốt nghiệp, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của Cô, Cô đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc bổ sung và hoàn thiện những kiến thức lý thuyết còn thiếu để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này một cách tốt nhất. Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới quý Công ty cổ phần đầu tư xây dựng ALINE, đặc biệt là các anh, chị trong phòng kế hoạch và kỹ thuật đã giúp em tiếp cận với thực tế, thu thập tài liệu, gặp gỡ các phòng ban, để tìm hiểu thực tế về tình hình hoạt động cũng như quá trình phát triển của công ty. Trong thời gian thực tập đến Công ty, em đã được cung cấp tài liệu rất quý báu giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Tuy nhiên, do thời gian, điều kiện có hạn và cách tiếp cận còn nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm cho nên bài chuyên đề tốt nghiệp này không tránh khỏi những khiếm khuyết, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để chuyên đề tốt nghiệp của được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC BẢNG BIỂU 1. Bảng 2.1 : Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty....................................18 2. Bảng 2.2 : Kết quả đánh giá về cơ cấu tổ chức ở Công ty...............................23 3. Bảng 2.3 : Kết quả đánh giá mức độ đáp ứng các yêu cầu của cơ cấu tổ chức ở Công ty..................................................................................................................23 4. Bảng 2.4 : Kết quả đánh giá tình hình phân quyền ở Công ty.........................24 5. Bảng 2.5 : Kết quả đánh giá mức độ giao quyền đảm bảo các yếu tố.............25 6. Bảng 2.6 : Cán bộ quản lý chuyên môn và kỹ thuật........................................26 7. Bảng 2.7 : Công nhân kỹ thuật đã ký hợp đồng lao động thời vụ...................27 8. Bảng 2.8: Độ tuổi lao động và giới tính của cán bộ công nhân Công ty.......28 DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ 1.Sơ đồ 1.1 : Cơ cấu tổ chức trực tuyến....................................................5 2.Sơ đồ 1.2 : Cơ cấu tổ chức theo chức năng............................................6 3. Sơ đồ 1.3 : Cơ cấu tổ chức theo mặt hàng kinh doanh.........................6 4. Sơ đồ 1.4 : Cơ cấu tổ chức theo khu vực..............................................7 5. Sơ đồ 1.5 : Cơ cấu tổ chức theo khách hàng.........................................7 6. Sơ đồ 1.6 : Cơ cấu tổ chức trực tuyến- chức năng................................8 7. Sơ đồ 1.7 : Cơ cấu tổ chức ma trận.......................................................9 8. Sơ đồ 1.8 : Tác động của chiến lược tới tổ chức................................12 9. Sơ đồ 2.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty................................16 10. Sơ đồ 3.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty.....................36. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI: “HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ALINE” 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài. Trong những năm vừa qua Việt Nam đã tích cực hội nhập sâu vào nền kinh tế thế giới. Việc đẩy mạnh tiến trình hội nhập khu vực và thế giới của đất nước đã tạo cho các doanh nghiệp Việt Nam có cơ hội phát huy được lợi thế so sánh, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, tiếp cận các nguồn lực phát triển về vốn, về khoa học công nghệ hiện đại, về kỹ năng quản lý mới…Đồng thời cũng đặt ra cho các doanh nghiệp trong nước những khó khăn, thách thức mới trước sự đòi hỏi cao về chất lượng hàng hóa, kinh nghiệm quản lý theo thông lệ, luật pháp quốc tế … Với những thuận lợi và khó khăn của hội nhập quốc tế, để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp Việt Nam không còn cách nào khác là phải đổi mới về mọi mặt, trong đó quan trọng là không ngừng hoàn thiện về cơ cấu tổ chức quản trị của doanh nghiệp. Thực hiện quản lý đúng đắn và khoa học sẽ giúp cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đat hiệu quả, nâng cao được năng lực cạnh tranh, doanh nghiệp ổn định và từng bước phát triển bền vững. Do đó, xem xét đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy và phân quyền hữu hiệu và tìm biện pháp cải tiến, hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền cho phù hợp với đặc điểm của từng giai đoạn là công việc thường xuyên và rất cần thiết đối với một doanh nghiệp. Trong những năm qua, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE đã không ngừng phấn đấu ngày càng phát triển, góp phần thỏa mãn nhu cầu thị trường xây dựng, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực sản xuất để đạt được mục tiêu đã đề ra. Công ty đã xây dựng cho mình những mục tiêu cụ thể mà mục tiêu trước tiên là “Tiếp tục củng cố và hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty để đảm bảo nhanh, đáp ứng kịp thời cho sản xuất kinh doanh và đầu tư xây dựng ngày càng tốt hơn”. Trước tình hình đó, nên đòi hỏi công ty phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy và phân quyền ổn định, phù hợp. Do đó việc cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy và phân quyền ở công ty đang là nhu cầu cần giải quyết, phù hợp với xu hướng chung. 1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài. Qua quá trình học tâ âp và nghiên cứu tại trường đại học Thương Mại em nhận thấy rằng tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là một nội dung rất quan trọng của tổ chức doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Nhận thức được tầm quan trọng của bộ máy quản trị, qua một thời gian thực tập, tìm hiểu về cơ cấu tổ chức và phân quân quyền ở Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE, xuất phát từ vấn đề cấp thiết và nhu cầu thực tế hiện nay của Công ty, em lựa chọn đề tài chuyên đề tốt nghiệp của mình là: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE.” 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu của chuyên đề. Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE. Đề xuất giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE trong thời gian tới. 1.4 Phạm vi nghiên cứu của chuyên đề. Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE trong những năm gần đây, tập trung vào 3 năm 2008, 2009, 2010. Dựa trên cơ sở đó, định hướng giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty từ năm 2011 đến năm 2015. Về không gian: Đề tài nghiên cứu cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE. Về nội dung: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE và một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty. 1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung của vấn đề nghiên cứu. 1.5.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp, sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. 1.5.1.1.Khái niệm về cơ cấu tổ chức và phân quyền. *Tổ chức Tổ chức là việc xác định các công việc cần phải làm và những nguời làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận nhằm đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. *Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một chỉnh thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung cuả tổ chức. *Phân quyền Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. 1.5.1.2.Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. *Sự tất yếu khách quan phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Do những áp lực từ thị trường cạnh tranh đòi hỏi cần thiết phải có sự thay đổi để hoàn thiện tổ chức, bộ máy quản trị của doanh nghiệp. Những áp lực cơ bản đó là: -Tính đa dạng của sản phẩm,dịch vụ. -Chất lượng sản phẩm và các chu trình giao hàng phải ngắn hơn. -Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và công nghệ. -Nhu cầu tiêu dung của xã hội ngày càng cao. -Những thay đổi về chính trị, xã hội. -Khuynh hướng toàn cầu hóa kinh doanh. Ngày nay quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra một cách hết sức nhanh chóng và không một quốc gia nào có thể đứng ngoài xu thế này được. Việc toàn cầu hóa này là cơ hội cho các doanh nghiệp nhưng đồng thời cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp về khoa học công nghệ, về vốn và nhất là về trình độ quản lý. Để hội nhập được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải thay đổi cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp, tạo được sự năng động, sáng tạo trong quản lý điều hành. *Hoàn thiện cơ cấu tổ chức là vấn đề tất yếu trong quá trình sắp xếp và đổi mới doanh nghiệp Sự thay đổi thường xuyên của thị trường, sự phát triển của các đối thủ cạnh tranh bắt buộc doanh nghiệp phải có những cách nhìn mới, tư duy mới và biện pháp chiến lược sản xuất kinh doanh mới, có nghĩa là phải thay đổi cả cách quản trị để thích nghi với môi trường. Để thực hiện được điều đó buộc các doanh nghiệp phải có sự thay đổi hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh cho phù hợp. *Hoàn thiện bộ máy quản trị có liên quan chặt chẽ tới chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên môn hóa có thể đáp ứng yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong môi trường ngày càng khắt nghiệt như hiện nay là nhiệm vụ của doanh nghiệp. Trên cơ sở chiến lược sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần phải hoàn thiện bộ máy quản trị của mình để có thể phát huy được vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý của bộ máy quản trị để thực hiện cho được những mục tiêu của chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ máy quản trị là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản trị. Nó chỉ phát huy được hết sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, nếu không thì nó sẽ trở thành lực lượng kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Hoàn thiện bộ máy quản trị, làm cho bộ máy quản trị có hiệu lực hơn, hoàn thành nhiệm vụ quản trị phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm của doanh nghiệp. Như vậy, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần phải có một bộ máy quản trị có hiệu quả. 1.5.2. Nội dung của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp. 1.5.2.1.Nội dung của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. 1. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp có 3 đặc điểm: *Tính tập trung Đặc trưng này phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức hay bộ phận. *Tính phức tạp Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức. Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ phức tạp, ta nói cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao. Và ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức có ít cấp, ít khâu thì ta nói cơ cấu tổ chức có tính phức tạp thấp. *Tính tiêu chuẩn hóa Đặc trưng này phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc, hay các nội quy, quy chế. Nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ, ta nói tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ chức. 2.Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Tuỳ theo đặc điểm, ưu nhược điểm và các điều kiện áp dụng mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn được mô hình tổ chức bộ máy quản trị thích hợp và đáp ứng được yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. a.Cơ cấu tổ chức trực tuyến Lãnh đạo tuyến trưởng Tuyến chức năng 1 Tuyến chức năng 2 Tuyến chức năng 3 Sơ đồ 1.1:Cơ cấu tổ chức trực tuyến *Đặc điểm: Đây là một trong những loại hình cơ cấu đầu tiên và là dạng của tổ chức trong đó nhà quản trị - người chủ ra hầu hết các quyết định. Nhà quản trị cố gắng giám sát mọi hoạt động trong tổ chức, việc hợp tác giữa các thành viên chủ yếu là phi chính thức dưới sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp của nhà quản trị. Là loại hình cơ cấu gần như không có cơ cấu, trong đó rất ít các yếu tố được “mô hình hóa “và “công thức hóa”. *Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ,nhanh chóng, linh hoạt, chi phí quản lý thấp. *Nhược điểm: Cơ cấu này do có mức chính thức hóa thấp nên các cá nhân không thể hiểu biết một cách rõ ràng những trách nhiệm và nghĩa vụ của họ. Kiểu cơ cấu này có thể làm cho bộ máy quản lý rơi vào tình trạng quá tải, mang tính mạo hiểm cao. Do đó, cơ cấu này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp. b.Cơ cấu tổ chức theo chức năng: *Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức. Tổng giám đốc Giám đốc nhân sự Giám đốc tài chính Giám đốc kinh doanh Sơ đồ 1.2:Cơ cấu tổ chức theo chức năng *Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình, đồng thời có điều kiện để tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân. Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo chung, những công việc quản lý được chuyên môn hóa một cách sâu sắc và thành thạo hơn. Thu hút được chuyên gia vào công tác lãnh đạo. Cơ cấu này sẽ giảm đi sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp trong nội bộ lĩnh vực chuyên môn. Thúc đẩy việc đưa các giải pháp mang tính chuyên môn và có chất lượng cao. *Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều lãnh đạo khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ một thủ trưởng, dễ sinh ra tình trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, thiếu kỷ luật chặt chẽ. Mỗi cấp dưới chịu sự chỉ đạo của nhiều cấp trên ,xảy ra mâu thuẫn giữa các cấp lãnh đạo. Sự phối hợp hoạt động của người lãnh đạo chung với người lãnh đạo chức năng ngày càng khó khăn hơn khi các khối lượng các vấn đề chuyên môn tăng lên. Mô hình này phù hợp với tổ chức doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng. c.Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo mặt hàng kinh doanh Tổng giám đốc Giám đốc ngành hàng A Giám đốc ngành hàng B Giám đốc ngành hàng C Sơ đồ 1.3:Cơ cấu tổ chức theo mặt hàng,ngành hàng kinh doanh *Đặc điểm: Đây là cơ cấu tiêu biểu cho loại hình cơ cấu tổ chức hiện đại, hướng ngoại với những đặc điểm cơ bản là chia doanh nghiệp thành các “nhánh” mà mỗi nhánh sẽ đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo một ngành hàng hay mặt hàng nhất định. *Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh có thể dễ dàng đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trường. Cơ cấu này tạo cho các giám đốc bộ phận có thể linh hoạt xử lý các tình huống kinh doanh. Đảm bảo được sự phối kết hợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, các nhóm trong doanh nghiệp. *Nhược điểm: Trong nhiều hoạt động hay công việc có thể trùng lặp trong các bộ phận khác nhau , dẫn tới chi phí và giá thành tăng. Không phát huy được đầy đủ năng lực sở trường của nhân viên, khó thu hút được chuyên gia giỏi. d.Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo khu vực: Tổng giám đốc Giám đốc khu vực miền Bắc Giám đốc khu vực miền Trung Giám đốc khu vực miền Nam Sơ đồ 1.4:Cơ cấu tổ chức theo khu vực *Đặc điểm: Cơ cấu theo khu vực là một cơ chế phối hợp hữu hiệu để tập trung các đơn vị khác nhau của công ty có sản phẩm và dịch vụ quan hệ với nhau. Cơ cấu này phân chia doanh nghiệp thành các chi nhánh mà mỗi chi nhánh thực hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo từng khu vực đia lý. Đứng đầu mỗi nhánh là giám đốc khu vực (trưởng chi nhánh). *Ưu điểm: Cơ cấu theo khu vực làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải tiến hành trực tiếp của cấp quản trị, giúp cho cấp này có thêm điều kiện để đầu tư hoạt động chiến lược, tiết kiệm được chi phí đi lại cho nhân viên bán hàng, tạo dựng được các điều kiện thuận lợi do môi trường địa lý tự nhiên tạo ra, nhất là tạo ra các yếu tố đầu vào với chi phí thấp và ít rủi ro e.Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng: Tổng giám đốc Bộ phận bán cho các doanh nghiệp Bộ phận bán cho các đại lý Bộ phận bán cho người tiêu dùng Sơ đồ 1.5:Cơ cấu tổ chức theo khách hàng *Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng chia doanh nghiệp thành các nhánh mà mỗi nhánh là một bộ phận đảm nhận mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó. *Ưu điểm: Cơ cấu này cho phép toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp hướng vào kết quả cuối cùng, cho phép và đòi hỏi nhà quản trị các chi nhánh phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với từng sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều đó cho phép bộ phận quản trị coa nhất không phải bận tâm đến việc điều hành sự vụ hằng ngày mà có thể tập trung vào các hoạt động chiến lược dài hạn. *Nhược điểm: Cơ cấu này tạo ra rất nhiều sự trùng lặp về các hoạt động, chức năng và sử dụng các nguồn lực, điều này sẽ dẫn tới việc lãng phí gây ra tốn kém và giảm hiệu quả. f.Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến –chức năng: Giám đốc Phó giám đốc Phòng tài chính Phòng sản xuất Phòng kinh doanh Xưởng sản xuất Sơ đồ 1.6: Cơ cấu tổ chức trực tuyến –chức năng *Đặc điểm: Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu theo trực tuyến và chức năng, do đó mối liên hệ giữa cấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến. *Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai mô hình trực tuyến và chức năng, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung, bảo đảm sự thích nghi theo yêu cầu của khách hàng nhưng đồng thời vẫn tiết kiệm được chi phí. Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức. *Nhược điểm :Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết mâu thuẫn giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng, cơ cấu này chậm đáp ứng với các tình huống đặc biệt và có thể làm gia tăng phí gián tiếp. g.Cơ cấu tổ chức ma trận Tống giám đốc Giám đốc nhân sự Giám đốc tài chính Giám đốc ngành hàng A Giám đốc ngành hàng B Sơ đồ 1.7: Cơ cấu tổ chức ma trận Giám đốc kinh doanh *Đặc điểm: Nó có thể thõa mãn được đồng thời hai yêu cầu của môi trường kinh doanh là đáp ứng các đòi hỏi về kỹ thuật và công nghệ cao và thõa mãn nhu cầu của từng khách hàng (về giá cả, hàng hóa, dịch vụ…) Nó có thể đáp ứng được yêu cầu về trao đổi thông tin giữa các cá nhân, giữa các nhóm, các khu vực mà từng cơ cấu tổ chức không đáp ứng được. Cơ cấu ma trận có hai hệ thống cặp đôi (theo chức năng và theo mặt hàng, theo khu vực…), trong đó bao trùm lên về những mặt hàng cụ thể, về một dự án hoặc một chương trình của doanh nghiệp. *Ưu điểm: Có tính năng động cao, dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau. Sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng cán bộ có chuyên môn cao sẵn có. Giảm bớt cồng kềnh cho các bộ máy quản lý của các dự án. *Nhược điểm: Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến vì vậy dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh, có sự tranh chấp về quyền lực giữa các bộ phận và khó kiểm soát. 3.Các nguyên tắc cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. Để xây dựng một cơ cấu hợp lý đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải tuân thủ một số nguyên tắc sau đây: Nguyên tắc cơ bản: Cơ cấu tổ chức phải đi theo và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược sản xuất kinh doanh. Đây là nguyên tắc rất quan trọng và cơ bản trong việc hình thành một mô hình bộ máy quản trị. Nếu vi phạm nguyên tắc này sẽ dẫn tới sự suy giảm của hoạt động tổ chức, sẽ gây hiện tượng chồng chéo, trùng lặp hoặc bỏ trống các chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức. Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp. Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống. Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được sử dụng tron hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động trong doanh nghiệp. Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất. 1.5.2.2.Phân quyền trong doanh nghiệp. 1.Các bước tiến hành phân quyền: Qúa trình phân quyền được tiến hành qua bốn bước: -Xác định mục tiêu phân quyền. -Tiến hành giao nhiệm vụ. -Giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ và chỉ rõ cho người đó thấy được trách nhiệm của mình. -Tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm. Trong quá trình giao quyền, điều khó nhất nhưng cũng là điều then chốt là phải giao quyền vừa phải sao cho phù hợp với năng lực và tài năng của người dưới quyền. Những điểm quan trọng khi giao quyền vừa phải: Tín nhiệm có mức độ: Người phụ trách hành chính càng tin tưởng khả năng của người dưới quyền càng nảy sinh cảm giác tín nhiệm. Sử dụng người một cách tin cậy: Nếu người phụ trách mong muốn người được giao quyền có thành tích, thì cần phải tín nhiệm họ, phóng tay để họ làm, sau đó yên tâm chờ đợi. Tín nhiệm lẫn nhau: Song song với việc người phụ trách tín nhiệm người dưới quyền, cũng cần phải được người dưới quyền tín nhiệm. 2.Các yêu cầu khi phân quyền : Nhà quản trị khi phân quyền phải tuân theo năm yêu cầu cơ bản sau: -Nhà quản trị phải biết rộng rãi với cấp dưới, không nên khắt khe quá với họ. -Nhà quản trị phải biết sẵn sàng trao cho cấp dưới những quyền hạn nhất định kể cả quyền ra quyết định. - Nhà quản trị phải biết tin tưởng vào cấp dưới, có tin tưởng thì nhà quản trị mới tạo điều kiện cho họ làm việc và cấp dưới làm việc hết mình để đạt được hiệu quả cao trong công việc. -Phải biết chấp nhận thất bại của cấp dưới. -Nhà quản trị phải biết cách kiểm tra theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới. 3.Nguyên tắc khi phân quyền: Nguyên tắc chức trách quyền hạn rõ ràng: Người phụ trách khi giao chức trách quyền hạn cho người dưới quyền mình, phải có quy định rõ ràng và được công bố công khai. Nguyên tắc không giao quyền vượt cấp: Khi giao quyền chỉ có thể trực tiếp do người phụ trách giao, không được giao vượt cấp. Nguyên tắc đảm bảo khống chế có kết quả: Người phụ trách hành chính khi giao quyền cho cấp dưới cần phải ứng biến theo tính chất, quy mô, phương pháp khống chế của tổ chức cũng như khả năng của cấp dưới. 1.5.2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. 1.Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn Chiến lược mới được hình thành Các vấn đề mới về quản trị xuất hiện Thành tích doanh nghiệp được cải thiện Thành tích doanh nghiệp bị giảm sút Một cơ cấu tổ chức mới được thành lập Sơ đồ 1.8:Tác động của chiến lược tới tổ chức Một trong những nguyên tắc quan trọng của tổ chức là cơ cấu tổ chức và phân quyền phải phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược. Những thay đổi trong chiến lược thường đòi hỏi có những thay đổi trong tổ chức bởi vì cơ cấu tổ chức được hình thành để đảm bảo cho quá trình hoàn thành mục tiêu và thể hiện cách thức phân bố nguồn lực. Không có một mô hình tổ chức tốt nhất cho mọi chiến lược hay mọi loại hình doanh nghiệp, bởi vì có nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài tác động đến tổ chức. Tuy nhiên, các doanh nghiệp không thể thay đổi cơ cấu tổ chức để có thể đáp ứng đầy đủ yêu cầu của tất cả các yếu tố, vì làm như vậy sẽ gây xáo trộn không có lợi cho doanh nghiệp. Nhưng chiến lược thay đổi thì cơ cấu tổ chức hiện tại có thể trở nên không còn phù hợp nữa và như thế việc thay đổi cơ cấu tổ chức là tất yếu. 2.Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp được thể hiện bằng những công việc chức năng cụ thể. Những công việc này đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn, những phương tiện kỹ thuật và cách thức khác nhau trong việc sử dụng các nguồn lực đó. Cơ cấu phải thể hiện được những khác nhau đó. Một điều rõ ràng là một doanh nghiệp thương mại có mô hình cơ cấu tổ chức khác với một doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp dịch vụ. 3.Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy quản trị hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành công trên thương trường. Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Nếu môi trường luôn biến động và biến động nhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải có cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị có mối quan hệ hữu cơ. Việc đề ra các quyết định có tính chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh hoạt , các phòng ban có sự liên hệ chặt chẽ với nhau. 4.Quy mô của doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của doanh nghiệp cũng phức tạp theo. Do đó các nhà quản trị cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý sao cho đảm bảo quản trị được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời, phải làm sao để bộ máy quản trị không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì tổ chức bộ máy quản trị phải gọn nhẹ để phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. 5.Công nghệ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công nghệ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là tập hợp các phương tiện cần thiết cho sự biến đổi các yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra theo ý muốn. Công nghệ sản xuất kinh doanh cho các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau (sản xuất, thương mại, dịch vụ ) thì khác nhau. Mức độ tự động hóa, sản xuất theo dây truyền đòi hỏi việc tổ chức lao động, sắp xếp công việc, lựa chọn công nhân viên sao cho phù hợp. Tất cả những điều này ảnh hưởng đến việc lựa chọn mô hình của tổ chức doanh nghiệp. 6.Con người và trang thiết bị quản trị. Con người là yếu tố tác động trực tiếp và mạnh mẽ nhất đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp. Trong mỗi con người khác nhau về năng lực và động cơ thúc đẩy, khác nhau về kinh nghiệm, học vấn và sự ràng buộc về nghề nghiệp. Do đó cần có sự hài hòa giữa con người và cơ cấu tổ chức. Khi phân chia thành những nhóm hoạt động và xác định những quan hệ quyền hạn của một cơ cấu tổ chức phải tính đến những hạn chế và những thói quen của con người. Trình độ trang thiết bị máy móc cũng tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy quản trị bởi một doanh nghiệp sử dụng đội ngũ quản trị viên thành thạo, biết sử dụng thuần thục hệ thống máy vi tính cá nhân làm giảm rất lớn thời gian thực hiện một nhiệm vụ cụ thể và tăn sức hoạt động sáng tạo của đội ngũ quản trị viên rất nhiều và do đó cơ cấu tổ chức sẽ đơn giản hơn nếu hệ thống thu thập và xử lý thông tin của doanh nghiệp được tin học hóa, lúc đó quản trị viên có thể thu thập thông tin một cách nhanh chóng. CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ALINE 2.1 Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề. 2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu. 2.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp Dữ liệu sơ cấp là cái không sẵn có, do đó, em đã tiến hành phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm và phương pháp phỏng vấn để thu thập được dữ liệu này. Phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm: Phương pháp này được thực hiện trên cơ sở xây dựng phiếu điều tra trắc nghiệm gồm 3 phần: đánh giá chung về bộ máy quản trị Công ty, về cơ cấu tổ chức và phân quyền đối với nhà quản trị và nhân viên trong Công ty. Các câu hỏi trong phiếu điều tra đã nêu được vấn đề cần làm rõ, câu hỏi ngắn gọn, cụ thể để người điều tra có thể trả lời nhanh nhất. Ở đây số lượng đều tra là 5 phiếu cho đối tượng nhà quản trị và 5 phiếu cho đối tượng là nhân viên. Sau khi đã tiến hành phát phiếu điều tra xong, cần tiến hành tổng hợp nhanh chóng, chính xác nhằm đảm bảo thông tin cho vấn đề cần nghiên cứu. Phương pháp phỏng vấn : Phương pháp phỏng vấn là phương pháp hữu hiệu được áp dụng cùng phương pháp điều tra trắc nghiệm khi phương pháp điều tra trắc nghiệm không thể thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết. Đối tượng phỏng vấn là nhà quản trị Công ty nhằm làm rõ hơn về vấn đề cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty mà phiếu điều tra chưa thể làm rõ được. Trong quá trình phỏng vấn cũng phải thật sự tế nhị, tranh gây khó chịu cho đối tượng được phỏng vấn. Sau khi ghi chép phỏng vấn xong, công tác phân tích, tổng hợp những câu hỏi được phỏng vấn là rất quan trọng, là cơ sở để phân tích kết quả điều tra và đưa ra nhận xét đúng đắn về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty. 2.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp Dữ liệu thứ cấp là những thông tin có sẵn và có thể thu thập được từ các nguồn sau đây : -Kết quả báo cáo : về tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình cơ cấu lao động ở Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng ALINE trong thời gian 3 năm 2008, 2009, 2010. -Niêm giám thống kê : các giáo trình nhằm thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp. -Thu thập thông tin trên các Website 2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu. Đối với dữ liệu sơ cấp :Trên cơ sở thu thập thông tin qua phiếu điều tra, sau đó tổng hợp, đánh giá các tiêu chí để thấy được tổng quan về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng ALINE. Qua phỏng vấn các nhà quản trị Công ty có ý kiến bổ sung để phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty. Đối với dữ liệu thứ cấp : Trên cơ sở thu thập được các dữ liệu thứ cấp sử dụng phương pháp thống kê và phương pháp so sánh. Lập bảng thống kê số liệu để thấy được sự khác nhau giữa các năm. Phương pháp phân tích kinh tế : trên các số liệu và bảng so sánh các chỉ tiêu qua ba năm, đánh gía nguyên nhân của sự tăng hay giảm đó và có ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty. 2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng ALINE. CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ALINE ALINE CONSTRUCTION INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY Tên Công ty: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Aline. Tên tiếng anh : Aline construction investment joint stock company. Tên viết tắt: Địa chỉ: Aline.,JSC Số 90 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội. Văn phòng GD: , Số 64 đường Yên Phụ,Nguyễn Trung Trực,Ba Đình,Hà Nội Điện thoại: 04.73014888 Hotline: 0976.884.888 - 0975.884.888 Email: [email protected] Người đại diê ân: (Ông): Đinh Xuân Nam Fax: 04.73014889 Website: http://aline.vn Chức vụ: Chủ Tịch Hô ôi Đồng Quản Trị – Giám Đốc Công Ty Công ty cổ phần đầu tư xây dựng ALINE được thành lập ngày 23/03/2008 Giấy chứng nhâ nâ đăng ký kinh doanh số: 0103035919 - Sở Kế Hoạch Đầu Tư TP Hà Nô iâ cấp. Công ty hoạt động trên các lĩnh vực: - Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp. - Xây dựng các công trình thủy lợi. - Thi công nội thất, ngoại thất công trình, lắp đặt trang thiết bị cho các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp. - Kinh doanh máy móc trang thiết bị chuyên dụng ngành xây dựng. - Kinh doanh bất động sản. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty tính đến cuối năm 2010 là 147 người, trong đó có hơn 69 nhân viên có trình độ đại học. Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức của Công ty Phòng kế hoạch và kỹ thuật Phòng đầu tư và phát triển dự án Hội đồng quản trị Ban giám đốc Phòng tài chính và kế toán Phòng cơ điện Phòng thiết kế Ban kiểm soát Phòng tư vấn giám sát Đội tư vấn giám sát xây lắp và hoàn thiện Đội tư vấn giám sát giao thông và hạ tầng Đội thi công số 1 Đội thi công số 2 Đội thi công số 3 Ban vật tư,máy thi công Xưởng kiến trúc Xưởng kết cấu Đội khảo sát hạ tầng Đội điện nước