Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty tnhh vicom

  • Số trang: 66 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 15 |
  • Lượt tải: 0
hoanggiang80

Đã đăng 24000 tài liệu

Mô tả:

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông MỤC LỤC MỞ ĐẦU..........................................................................................................0 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VICOM.....................3 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH VICOM......3 1.2. Giới thiệu chung về Công ty.............................................................4 1.3. Đặc điểm về bộ máy tổ chức của Công ty.......................................4 1.4. Đặc điểm về xản Phẩm.....................................................................6 1.5. Đặc điểm về Công nghệ....................................................................7 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH VICOM................................................................................................9 2.1. Sự cần thiết phải nghiên cứu về cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH VICOM........................................................................................9 2.2. Thực trạng về cơ cấu tổ chức của Công ty...................................16 2.3. Đánh giá cơ cấu tổ chức của Công ty............................................21 2.4. Một số Kết quả kinh doanh đạt được trong những năm gần nhất. .28 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH VICOM.................................................................30 3.1. Nâng cao chất lượng đào cho đội ngũ Lãnh đạo..........................30 3.2. Áp dụng quản lý công việc theo mô hình Chức Năng.................38 3.3. Áp dụng chính sách tự quyết linh hoạt cho Lãnh đạo các cấp...40 3.4. Nâng cao hiệu quả trong việc sử dụng Công nghệ.......................45 3.5. Hoàn thiện bộ máy tổ chức theo cơ chế mở của...........................46 KẾT LUẬN....................................................................................................48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................50 PHỤ LỤC 1-Danh sách khách hàng tiêu biểu............................................51 Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 0 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông MỞ ĐẦU Nước ta đang trong quá trình chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, cùng với quá trình chuyển đổi này là sự thay đổi căn bản vai trò của nhà nước và thị trường trong nền kinh tế. Các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế có quyền tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và cạnh tranh trên thị truờng. Với xu thế đó hàng loạt các doanh nghiệp tư nhân, các công ty TNHH đã ra đời và đóng góp đáng kể vào sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Chớnh vì lý đó đã thôi thỳc tụi chọn đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH VICOM” Công ty TNHH VICOM được thành lập với nhiều lĩnh vực, nhiều ngành nghề trong đó sản phẩm và lĩnh vực hoạt động chủ yếu là cung cấp, lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy cho các khu công nghiệp, các toà nhà. Đây là lĩnh vực mang lại doanh thu và lợi nhuận chủ yếu cho Công ty. Chính vì vậy, việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp của Công ty có ý nghĩa hết sức quan trọng nó ảnh hưởng tới quyền lợi của doanh nghiệp và các bên có liên quan. Mục đích của việc chọn đề tài này là vận dụng lý luận về công tác tổ chức để tìm hiểu, so sánh việc thực hiện cách thức tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng tại Công ty TNHH VICOM, từ đó tìm ra các ưu điểm, nhược điểm cũng như những vấn đề còn tồn tại nhằm góp phần đưa ra các kiến nghị để hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty. Chuyên đề này của em gồm 3 phần sau: Phần 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VICOM Phần 2: THỰC TRẠNG BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH VICOM Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 1 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông Phần 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH VICOM Qua chuyên đề này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo Thạc sỹ Đỗ Thị Đông đã hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này cùng ban giám đốc và các anh, chị đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ. Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 2 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VICOM 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH VICOM Công ty TNHH VICOM tiền thân là trung tâm THĐ được thành lập theo quyết định số: 3978GP/TLDN ngày 14/01/1999 của ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội. Đồng thời được cấp giấy chứng nhận kinh doanh Công ty TNHH có hai thành viên với số đăng ký là: 0709952 đăng ký lần đầu ngày 22/01/1999. Công ty TNHH VICOM là một tổ chức kinh tế, hoạt động và kinh doanh vì mục đích lợi nhuận, có tên giao dịch là: VICOM COMPANY LIMITED, tên viết tắt VICOM Co.,Ltd. Trụ sở chính tại: Số 79B Nguyễn Thái Học, Phường Điện Biên, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội. Điện thoại : 04.5374366 Fax : 04.5374363 Email : info@vicom.com.vn Website : http://www.vicom.com.vn Được thành lập với cơ sở vật chất ban đầu rất thiếu thốn, từ trung tâm chuyên sửa chữa, buôn bán các linh kiện các thiết bị điện tử, điện thoại, tổng đài..., nên hầu hết các trang thiết bị phục vụ cho công việc đều không thể sử dụng được khi chuyển đổi hình thức kinh doanh và thành lập doanh nghiệp, tuy nhiên nhờ sự nỗ lực của hội động thành viên, ban giám đốc và toàn thể nhân viên cụngty nờn những khó khăn ban đầu đã được khắc phục một cách đáng kể. Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 3 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông Công ty TNHH VICOM là một trong những Công ty đi đầu trong việc kinh doanh các thiết bị phục vụ cho sự an toàn của con người, gia đình và các tổ chức kinh tế xã hội, đây là một lĩnh vực hiện đang rất phát triển và được nhiều người quan tâm. Ghi nhận quá trình xây dựng và phát triển, thương hiệu VICOM đã được bạn đọc mạng Truyền Thông Thương Hiệu Việt (http://www.thuonghieuviet.com) bình chọn đạt số phiếu nằm trong thương hiệu có số phiếu cao nhất của ngành 1.2. Giới thiệu chung về Công ty Công ty TNHH VICOM được thành lập với nhiều lĩnh vực, nhiều ngành nghề trong đó sản phẩm và lĩnh vực hoạt động chủ yếu là cung cấp, lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy cho các khu công nghiệp, các toà nhà. Đây là lĩnh vực mang lại doanh thu và lợi nhuận chủ yếu cho Công ty. Chính vì vậy, việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp của Công ty có ý nghĩa hết sức quan trọng nó ảnh hưởng tới quyền lợi của doanh nghiệp và các bên có liên quan. Công ty TNHH VICOM cũng được hình thành trong xu thế đó, với thị trường tự do cạnh tranh như hiện nay thì để tồn tại và phát triển được là một điều không dễ, muốn làm được điều này thì đòi hỏi Công ty không những phải đưa ra thị trường, đưa tới tay người tiêu dùng các sản phẩm với chất lượng cao mà còn phải đưa ra chính sách giá cạnh tranh. Đây là tiền đề quan trọng giúp doanh nghiệp dần chiếm lĩnh được thị trường, đẩy mạnh việc tiêu thụ, tăng vòng quay của vốn lưu động và đem lại lợi nhuận cao. 1.3. Đặc điểm về bộ máy tổ chức của Công ty Là công ty TNHH 2 thành viên nên ngay từ khi ra đời Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh với phương châm nhỏ - gọn và hiệu quả, với sự tận tụy của ban lãnh đạo, sự tâm huyết của nhân viên nên công ty TNHH Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 4 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông VICOM phát triển ngày càng nhanh, mạnh và bền vững. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng, Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng: Quản lý là hành chính là cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý là điều hành, điều khiển, là chỉ huy. Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau ở cách dùng thuật ngữ. Do vậy ta có thể hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nhất như sau: - Quản lý là sự tác động có hướng của con người nhằm mục đích biến đổi đối tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phương pháp tác động khác nhau. - Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật.... để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định. Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tượng quản lý. Sản phẩm của quản lý là các quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trưởn và phát triển với hiệu quả cao hơn. Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý ( hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý). Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của đối tượng quản lý - mối quan hệ ngược có thể giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra. Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 5 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông - Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau: - Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý. - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. - Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ máy. Đây là bộ máy tổ chức quản lý phù hợp với quy mô và đặc thù kinh doanh của công ty. Với mô hình quản lý trực tuyến - chức năng, Giám đốc có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin một cách chính xác từ các bộ phận quản lý đến cỏc phũng, cỏc đội thi công để điều hành. Cỏc phũng được tập trung chuyờn sõu theo các lĩnh vực cụ thể do ban giám đốc giao cho. 1.4. Đặc điểm về Sản Phẩm - Hệ thống bảo vệ, chống đột nhập không dây (LYNX - ADEMCO, SONIC SAFETY - Đài Loan): Hoạt động gần giống như hệ thống bảo vệ có dây nhưng giữa các đầu cảm biến được nối với trung tâm bằng sóng vô tuyến. Hệ thống tiết kiệm được chi phí lắp đặt và đảm bảo được tính thẩm mỹ cho các tòa nhà đẹp, hiện đại đã hoàn thiện. Hệ thống còn được điểu khiển bằng các bộ điều khiển từ xa, bằng máy di động rất linh hoạt và tiện lợi. Bộ tự động quay số sẽ giúp cho việc thông báo bằng giọng nói (nội Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 6 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông dung do chủ nhà tự ghi âm) tới nhiều số máy điện thoại khác nhau trong trường hợp chủ nhà đi vắng,... - Hệ thống nghe nhìn và điều hành giảng dạy AVSYS - 2000 (Do đội ngũ kỹ sư của công ty thiết kế): đây là sản phẩm tích hộp chuyên dùng cho các trường học, hệ thống được hoạt động theo nguyên tắc: tín hiệu từ tất cả các camera và micro thu âm đều được đưa về phòng trung tâm để theo dõi trên 1 màn hình, từ phòng trung tâm người điều hành hay quản lý có thể theo dõi được toàn bộ các hoạt động đang diễn ra tại các phòng học, nghe được âm thanh và nhìn được hình ảnh một cách trung thực, ra mệnh lệnh, thông báo, nhắc nhở đến từng phòng học, cung cấp bài giảng, tư liệu (âm thanh, hình ảnh) đến cho các học viên tại từng phòng, đồng thời có thể thực hiện tham quan, dự giờ, giám sát thi cử ngay tại phòng trung tâm. Hệ thống này được sử dụng thiết bị chính của hãng YOKO - Đài Loan, phù hợp với yêu cầu về kỹ thuật và mỹ thuật. - Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động (HOCHIKI, ADEMCO - Mỹ): Hệ thống có đầy đủ bao gồm từ các đầu bỏo khúi, đầu báo nhiệt, tủ trung tâm đến các loại nút ấn khẩn cấp, chuông báo cháy, bình bọt, bình CO2 1.5. Đặc điểm về Công nghệ Lĩnh vực hoạt động - chuyên cung cấp, thiết kế, thi công: - Hệ thống báo trộm không dây, có dây - Hệ thống chống mất cắp siêu thị - Hệ thống kiểm soát vào ra (Access Control) - Hệ thống trang âm hội trường - Hệ thống camera quan sát, theo dõi (CCTV) - Hệ thống nghe nhìn và điều hành giảng dạy - Hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động Công ty TNHH VICOM là đại lý độc quyền phân phối tại Việt Nam của cỏc hóng sau: Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 7 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông - Tập đoàn KP ELECTRONIC SYSTEM - ISRAEL: Hệ thống cảnh báo trung tâm bằng sóng vô tuyến - Hãng ROKONET - ISRAEL: Các thiết bị cảnh báo trung tâm, thiết bị báo động, chống đột nhập bằng mắt thần hồng ngoại (PIR), sóng ngắn,... - Hãng VISTA - ANh, YOKO - Đài Loan, ULTRAK - Mỹ: Hệ thống camera quan sát và CCTV - Hãng LUCATRON - Thụy Sỹ - Singapor, Sciendy - Trung Quốc: Hệ thống báo trộm siêu thị và thư viện - SHUER - Mỹ, TOA - Nhật, PHILIP - Hà Lan: Các thiết bị âm thanh hội thảo và trang âm - Hãng HONEYWELL (tên cũ ADEMCO) - Mỹ, HOCHIKI - Mỹ: Hệ thống báo cháy tự động - Hãng SONIC SAFETY - Đài Loan: Hệ thống báo động không dây. Với việc là nhà phân phối của cỏc hóng danh tiếng trờn nờn cỏc sản phẩm Công ty cung cấp chiếm được lòng tin của các khách hàng cũng như của các Công ty cùng ngành nghề do đó công ty đã xây dựng được hệ thống đại lý rộng khắp trên toàn quốc như: Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phũng, Thỏi Nguyờn, Quảng Ninh, Thành phố Huế,... Theo bộ phận nghiên cứu và phát triển thị trường thuộc phòng kinh doanh của Công ty thì hiện tại Công ty đang chiếm khoảng 30% thị phần trên toàn quốc đối với mặt hàng chống mất cắp siêu thị của hãng Sciendy, chiếm 90% thị phần trên toàn quốc đối với mặt hàng báo trộm không dây HG-1500 của hãng SONIC SAFETY - Đài Loan, còn đối với các mặt hàng khỏc thỡ khả năng cạnh tranh về giá cả và chất lượng hàng hóa, chất lượng dịch vụ được đánh giá khá cao so với các đối thủ cạnh tranh trực tiếp. Như đã nói ở trên, Công ty TNHH VICOM là một tổ chức kinh tế hoạt động vì mục đích lợi nhuận, do vậy, mọi hoạt động của Công ty đều hướng tới mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 8 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH VICOM 2.1. Sự cần thiết phải nghiên cứu về cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH VICOM Cơ cấu tổ chức là nền tảng về mặt tổ chức của mọi Công ty, Doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hóa, có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí theo từng cấp nhằm đảm bảo thực hiện các trức năng quản trị và thực hiện theo mục tiêu chung của doanh nghiệp. Kết quả hoạt động của con người trong quá trình sản xuất chỉ đạt được cao nhất khi công việc của họ được tổ chức trên cơ sở khoa học. Do vậy việc tổ chức cơ cấu bộ máy phải phải hết sức khoa học.  Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý. Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung. Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như đảm bảo cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con người trong tổ chức. Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất. Đú chớnh là lực lượng lao động quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý. Để đảm bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý để thực hiện Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 9 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra như tăng năng suất lao động, hạ giá thành.... Như vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không có quá trình sản xuất nào được thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Ngược lại nếu một tổ chức không phù hợp với đều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả. Chính vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lý của một tổ chức, một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với những con người đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao. Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của chính doanh nghiệp đú. Nú như chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt động của doanh nghiệp ổn định, thu hút được mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việc hơn. Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá trình quản lý được thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót. Để đảm nhiệm hết các chức năng quản lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 10 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông môn hoá. Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao trong doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.  Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý. Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất. Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là lợi nhuận. Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhà quản lý phải trau rồi cả về lý luận và thực tiễn. Vì vậy công việc của hệ thống phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảo phương án kinh doanh tối ưu sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất. Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống. Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một bộ máy quản lý ổn định và thích hợp. Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp.  Hoàn thịờn bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức. Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh. gọn nhẹ và có hiệu lực: Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy được hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 11 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu. Hoàn thịờn tổ chức bộ máy theo hướng chuyên tinh nghĩa là thường xuyên, chuyờn sõu và có chọn lọc. Tính gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi tiết, thành phần không rườm rà, không thừa, không thiếu và có tỉ trọng nhỏ, có hiệu lực thể hiện khả năng đi đến kết quả, được mọi người thực hiện một cách nghiêm chỉnh. Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý. Nó chỉ phát huy được sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, cũn khụng thỡ nú lại trở thành lực lượng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức. Hoàn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn thiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp. Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong hoạt động. Mặt khác hoàn thiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính hiệu lực vẫn cao.  Đối với Công ty TNHH VICOM Như bất cứ một doanh nghiệp nào, mục tiêu hoạt động lớn nhất của Công ty cũng là lợi nhuận. Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí ở Công ty là rất cần thiết, nhất là trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Mặt khác sản phẩm của Công ty đòi hỏi phải có tính cạnh tranh cao trên thị trường cả về chất lượng, mẫu mã sản phẩm và tiến độ giao hàng. Và để đạt được điều đó thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lớ cú vai trò rất quan trọng. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của Công ty trên thương trường. Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 12 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông Cán bộ quản lí của Công ty có trình độ và năng lực rất cao, mà công tác quản lí là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống. Do vậy để tận dụng tốt nguồn lực sẵn có và để họ làm tốt công việc của mỡnh thỡ đòi hỏi phải có một bộ máy quản lí ổn định và thích hợp. Do vậy hoàn thiện bộ máy quản lí ở Công ty là nhân tố quan trong thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh và không ngừng nâng cao năng suất lao động của Công ty. Mặt khác đối với một Công ty mới đi vào hoạt động thì việc hình thành và hoàn thiện bộ máy quản lí là việc làm rất cần thiết và bước đầu quyết định sự hình thành và phát triển cả Công ty trên thương trường - Cơ cấu tổ chức được thiết kế thành các bộ phận quản trị và các cấp quản trị. Bộ phận quản trị là một đơn vị riêng biệt, chuyên môn hóa những chức năng quản trị nhất định. Cấp quản trị là sự thống nhất tất cả các bộ phận quản trị phản ánh sự phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn số cấp quản trị thể hiện sự phân chia chức năng theo chiều dọc Mục đích, ý nghĩa và nhiệm vụ của việc nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty. - Mục đích: Nhằm đạt được kết quả cao nhất cho doanh nghiệp, mục đích đó được xác định từ sự đánh giá cao vai trò của bộ máy tổ chức và cụ thể là con người. Trong quá trình tái sản xuất xã hội, con người giữ vai trò là lực lượng sản xuất chủ yếu. Do đó, mọi biệt pháp cải tiến tổ chức lao động, cải tiến tổ chức bộ máy đều phải hướng vào tạo điều kiện cho con người ngày càng hoàn thiện -Ý nghĩa: Việc áp dụng biện pháp nghiên cứu cơ cấu tổ chức trong Công ty TNHH VICOM có một ý nghĩa xã hội hết sức to lớn. Trước hết nó năng cao chất lượng và năng suất lao động và tăng cường hiệu quả của sản xuất hiện có, mặc dù phương tiện phương tiện, công nghệ …, có tính chất quyết định, đảm Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 13 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông bảo hiệu quả sản xuất cao và tiết kiệm hao phí lao động xã hội là việc áp dụng cải tiến bộ máy kỹ thuật trong sane xuất nhưng nếu thiếu một trình độ tổ chức nguồn nhân lực hợp lý với trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ sản xuất trong mỗi doanh nghiệp thì thậm chí có kỹ thuật cao, hiện đại cũng không thể đem lại hiệu quả thỏa đáng. Đồng thời trình độ tổ chức lao động cao lại cho phép đạt được hiệu quả cả trong khi cơ sở vật chất không hẳn là quá hiện đại, việc quản lý và bố chí cán bộ công nhân viên làm việc hợp lý luôn làm phát huy hết tính sáng tạo của từng nhân viên trong công ty, làm tăng năng xuất và hiệu quả cuối cùng, biết cách tổ chức tốt bộ máy nguồn nhân lực xẽ làm cho công nhõn viên cảm thấy được thoải mái, thu hút con người tự giác tham gia vào công việc, người tổ chức phải biết áp dụng chế độ ăn nghỉ, thăm khám sức khỏe định kỳ, biết phối hợp và luôn coi người lao động là một phần không thể tách khỏi tế bào sống của chính bản thân mình. + Nhiệm vụ Trong điều kiện xã hội ngày càng phát triển như hiện nay, việc nghiên cứu tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty cần phải thực hiện được 3 nhóm nhiệm vụ sau: Kinh tế - Tâm sinh lý – Xã hội Kinh tế: Phải kết hợp một cách tốt nhất kỹ thuật và con người trong quá trình sản xuất để ứng dụng có hiệu quả nhất những tiềm năng lao động và vật chất với mục đích không ngừng tăng cao năng suất lao động, năng cao chất lượng lao động, giảm giá thành sản phẩm + Tâm sinh lý Tạo điều kiện lao động bình thường, năng cao sức hấp dẫn và nội dung phong phú của lao động với mục đích đem lại khả năng lao động cao của con người và giữ gìn sức khỏe của họ. Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 14 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông + Xã hội Tạo điều kiện cho con người phát triển toàn diện, biến lao động thành nhu cầu sống đầu tiên trên cơ sở dung hòa giáo dục chính trị với giáo dục lao động - Vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức thể hiện trên hai khía cạnh sau: + Điều phối các hoạt động của nhân viên để họ có thể làm việc với nhau và thực hiện chiến lược một cách có hiệu quả nhất nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh. + Khuyến khích động viên các nhân viên và đưa ra một cơ chế khuyến khích người lao động. Mục tiêu của thiết kế cơ cấu tổ chức là đưa ra được một cơ chế mà qua đó các quản trị viên có thể phối hợp các hoạt động của nhiều chức năng trong toàn doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp - Khi thiết kế cơ cấu tổ chức thường bắt đầu từ việc phân cấp và chia quyền để hình thành các bộ phận cơ bản của cơ cấu tổ chức. + Phân quyền là cách mà công ty sử dụng để bố trí nhân sự và các nguồn nhân lực vào từng nhiệm vụ của các chức năng hoặc các đơn vị trong cơ sở doanh nghiệp. Một tổ chức cần phải xây dựng cơ cấu tổ chức sao cho các chức năng và các đơn vị cơ sở khác nhau có thể phối hợp những hoạt động của mình đạt được hiệu quả như mong muốn. Phõn quyên đề cập tới cách mà công ty phân chia quyền lực cho các chức năng và đơn vị cơ sở và tập chung hóa đề cập đến cách hợp tác kết hợp các bộ phận lại với nhau. Hai quá trình này quy định đến việc cơ cấu tổ chức sẽ vận hành như thế nào với nhau. Việc vận hành một cơ cấu tổ chức nhằm phối hợp và khuyến khích các hoạt động mục tiêu thường khá tốn kém. Những chi phí cho việc vận hành một cơ cấu tổ chức còn họi là chi phí quản lý hành chính. Một cơ cấu càng Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 15 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông phức tạp là có trình độ phân quyền và tập trung hóa cao thì chi phí quản lý hành chính càng cao. Nếu doanh nghiệp phân quyền càng sõu thỡ cỏc quản trị viên càng được chuyên môn hóa trong từng nhiệm vụ của mình, sẽ đòi hỏi nhiều nguồn nhân lực để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách có hiệu quả, đồng thời chi phí cho quản trị viên cũng rất cao, do đó chi phí quản lý hành chính càng lớn. Nếu chi phí quản lý hành chính quá lớn khi tổ chức thực hiện chiến lược sẽ làm giảm lợi nhuận của Công ty, vì vậy việc thiết kế cơ cấu tổ chức không tốt, chẳng hạn như: quá nhiều cấp quản trị hoặc mối liên hệ không hợp lý sẽ làm cho chi phí quản lý hành chính cao, trái lại nếu thiết kế cơ cấu tổ chức hợp lý có thể tiết kiệm được chi phí quản lý hành chính và tạo điều kiện cho Cong ty có lợi thế cạnh tranh. Việc thiết kế tổ chức cũng tác động đến thu nhập của của công ty. Nếu các nhà quản trị chiến lược chọn đúng cơ cấu tổ chức của việc phối hợp các hoạt động tạo ra giá trị, nó sẽ năng cao khae năng tạo giá trị của công ty. 2.2. Thực trạng về cơ cấu tổ chức của Công ty Hiện nay Công ty Trách nhiệm hữu hạn VICOM đang áp dụng mô hình quản lý theo cơ cấu chức năng, cơ cấu chức năng nhúm cỏc nhân viên lại trên cơ sở kiến thức và kinh nghiệm chung của họ hoặc trên cơ sở họ cùng sử dụng một nguồn cơ sở vật chất kỹ thuật. Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 16 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông Hình 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH VICOM HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN BAN GIÁM ĐỐC BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG KẾ KẾ TOÁN TOÁN TÀI TÀI CHÍNH CHÍNH PHÒNG PHÒNG KINH KINH DOANH DOANH PHÒNG PHÒNG KỸ KỸ THUẬT THUẬT KỸ KỸ THUẬT THUẬT THIẾT THIẾT KẾ KẾ §éi §éi thi thi c«ng c«ng sè sè 11 PHÒNG PHÒNG CHĂM CHĂM SÓC SÓC KHÁCH KHÁCH HÀNG HÀNG PHÒNG PHÒNG DỰ DỰ ÁN ÁN KỸ KỸ THUẬT THUẬT THI THI CÔNG CÔNG §éi §éi thi thi c«ng c«ng sè sè 22 §éi §éi thi thi c«ng c«ng sè sè 33 §éi §éi thi thi c«ng c«ng sè sè 33 ( Nguồn từ phòng: Hành chính tổng hợp) Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 17 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông Cơ cấu tổ chức của Công ty với mô hình trực tuyến – trức năng hiện tại như sau: Ban giám đốc công ty: gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc Trong đó: giám đốc công ty là người đứng đầu, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của công ty đồng thời giám đốc phải chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước hội đồng thành viên về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, Hiện nay, giám đốc công ty là Ông Nguyễn Hoài Đức Bên cạnh giám đốc là 02 phó giám đốc, được giám đốc công ty ủy quyền phụ trách các lĩnh vực: kinh doanh, kỹ thuật. Ngoài ra, công ty cũn cú cỏc phũng ban chức năng với công việc và nhiệm vụ cụ thể dưới sự chỉ đạo trực tiếp của các trưởng phòng. Hiện nay, công ty có 5 phòng chuyên môn nghiệp vụ: Tài chính kế toán, chăm sóc khách hàng, kỹ thuật, kinh doanh, dự án. - Phòng kế toán - tài chính: * Chức năng tài chính mà phòng phải đảm nhiệm như lập kế hoạch thu chi, đảm bảo công ty có đủ vốn để sinh hoạt, lập kế hoạch huy động vốn, tổ chức quản lý và sử dụng vốn hiệu quả, chấp hành chế độ tài chính của nhà nước ban hành chế độ tài chính của nhà nước ban hành, thực hiện các chức năng giám sát bằng tiền đối với mọi quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. * Chức năng kế toán: Có nhiệm vụ về quản lý nguyên giá, khấu hao, ghớ trị còn lại, thực hiện các công việc về tập hợp chi phí và tớnh giỏ sản phẩm, ngoài ra còn thực hiện các công việc và nhiệm vụ mà ban giám đốc giao phó. Ngoài ra còn làm các công việc về công nợ, thanh quyết toán các công trình, dự án và khách hàng. Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 18 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông - Phòng kinh doanh: với nhiệm vụ chính là tìm kiếm và khai thác thị trường, xây dựng các kế hoạch các chiến lược kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Phòng kinh doanh quản lý toàn bộ hồ sơ khách hàng trong đó có thông tin chi tiết của khách hàng, lượng hàng đã mua của công ty, kết hợp với phòng kế toán trong việc thanh quyết toán công nợ với khách hàng. Ngoài ra, phòng kinh doanh thường xuyên cập nhật các thông tin về sản phẩm thay thế, sản phẩm của các công ty cùng ngành nghề, để từ đó gửi thông tin - Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho giám đốc trong việc triển khai, tổ chức, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật thiết kế, kỹ thuật thi công, chất lượng tiến độ, sáng kiến, công nghệ mới, an toàn lao động. Đồng thời, phải đôn đốc kiểm tra các đội thi công, xem xét các công trình đã thi công có đảm bảo chất lượng hay không, cú đỳng quy trình, quy phạm hay không. Đồng thời phũng cũn có chức năng tư vấn, thiết kế cho các đối tượng khách hàng có nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của Công ty. - Phòng dự án: Tiến hành lập và triển khai các dự án, các công trình được coi là dự án khi có giá trị lớn hơn 1 tỷ và có thời gian làm việc kéo dài trên 6 tháng (đây là quy ước của công ty) thì được chuyển sang bộ phận dự án đảm nhiệm. - Phòng chăm sóc khách hàng: Phũng cú nhiệm vụ thường xuyên liên lạc với khách hàng để phục vụ các vấn đề về chất lượng thiết bị, hệ thống, tư vấn cho khách hàng sau khi đã lắp đặt. Đồng thời phải tổ chức các chương trình họp mặt khách hàng, khách hàng thân thiết,... và đưa ra các chương trình khác như: bảo trì miễn phí cho toàn bộ các sản phẩm công ty cung cấp. Cỏc phòng, ban, đội có nhiệm vụ độc lập nhưng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, tác động và phối hợp thành một hệ thống nhất. Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn 19
- Xem thêm -