Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty liên doanh cơ khí xd

  • Số trang: 71 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 9 |
  • Lượt tải: 0
hoangtuavartar

Đã đăng 24898 tài liệu

Mô tả:

LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế thị trƣờng cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết nhƣ: Vốn kinh doanh, chiến lƣợc kinh doanh... đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thƣơng trƣờng. Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò và ảnh hƣởng lớn tới sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên trong thời gian thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tƣ xây dựng Hà Nội em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty liên doanh cơ khí xây dựng" làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Với mong muốn vận dụng kiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu ổ chức bộ máy quản lí của Công ty. Luận văn của em gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về bộ máy quản lý Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lí của Công ty Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội. Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lý thuyết cũng nhƣ kinh nghiệm thực tế. Vì vậy, dù đã cố gắng nhƣng chắc chắn chuyên đề của em còn nhiều thiếu sót, rất mong đƣợc ý kiến đóng góp của thầy cô, các anh chị ở Công ty và các bạn để chuyên đề của em đƣợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của Thầy Giáo Nguyễn Vĩnh Giang, chú Hồng, anh Thanh và các anh chị ở Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này. Hà Nội: Ngày 12 tháng 5 năm 2004 SV Thực hiện: Nguyễn Thị Hƣờng 1 CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ. I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN. 1.Quản lý. Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng: Quản lý là hành chính là cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý là điều hành, điều khiển, là chỉ huy. Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau ở cách dùng thuật ngữ. Do vậy ta có thể hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nhất nhƣ sau: - Quản lý là sự tác động có hƣớng của con ngƣời nhằm mục đích biến đổi đối tƣợng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phƣơng pháp tác động khác nhau. - Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật.... để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh để đạt đƣợc các mục tiêu đã xác định. Cũng nhƣ trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tƣợng quản lý. Sản phẩm của quản lý là các quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trƣởn và phát triển với hiệu quả cao hơn. Nền kinh tế quốc dân cũng nhƣ bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối tƣợng quản lý ( hay nhiều khi còn đƣợc gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý). Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác định tác động đến đối tƣợng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của đối tƣợng quản lý - mối quan hệ ngƣợc có thể giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đƣa ra. 2 2. Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng nhƣ khâu phụ trợ, phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng nhƣ lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng nhƣ hệ thống các phƣơng thức quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý là lực lƣợng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý thƣờng đƣợc xem xét trên ba mặt chủ yếu sau: - Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý. - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. - Lực lƣợng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ máy. Trong đó lực lƣợng lao động quản lý có vai trò quyết định. 3. Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý. 3.1. Lao động quản lý: Lao động quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý. Trong bộ máy thì hoạt động của lao động quản lý rất phong phú và đa dạng, cho nên để thực hiện đƣợc các chức năng quản lý thì trong bộ máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác nhau. 3.2. Phân loại lao động quản lý: Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý, ngƣời ta chia lao động quản lý thành ba loại sau: Một là: Cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, các phó giám đốc, kế toán trƣởng. Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công 3 việc, chịu trách nhiệm về đƣờng lối chiến lƣợc, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của doanh nghiệp. Hai là: Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trƣởng, phó quản đốc phân xƣởng ( còn gọi là lãnh đạo tác nghiệp); Trƣởng, phó phòng ban chức năng. Đội ngũ lãnh đạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phƣơng hƣớng, đƣờng lối của lãnh đạo cấp cao đã phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của mình. Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm những ngƣời thực hiện những công việc rất cụ thể và có tính chất thƣờng xuyên lặp đi lặp lại. Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì ba loại lao động quản lý nói trên đều cần thiết và phải có, tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt động và tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ thích hợp. Trong đó cán bộ lãnh đạo cấp cao và cán bộ lãnh đạo cấp trung gian có vai trò và vị trí hết sức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết định sự thành bại của bộ máy quản lý - đây là linh hồn của tổ chức và nó đƣợc ví nhƣ ngƣời nhạc trƣởng của một giàn nhạc giao hƣởng. II. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP. 1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý. 1.1. Các khái niệm: - Tổ chức: Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu tố sản xuất. Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra. Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức. - Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lƣợng, bố trí về 4 cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động nhƣ một chỉnh thể có hiệu lực nhất. - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lƣợng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhƣng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhƣng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau đƣợc bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định. 1.2. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý: Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều đƣợc thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp. - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nhƣ ngoài hệ thống. - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông tin đƣợc xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo đƣợc sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đƣợc tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhƣng phải đạt hiệu quả cao nhất. 5 - Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát đƣợc hệ thống thông tin, thông tin không đƣợc rò rỉ ra ngoài dƣới bất kỳ hình thức nào. Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. 1.3. Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây là các nội dung chủ yếu: - Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hƣớng tới va đạt đƣợc. Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thống nhất với mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, - Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việc phân công hợp tác lao động quản lý. Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý. - Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệ của một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mƣu và các kiểu phối hợp giữa chúng. - Xây dựng lực lƣợng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ của lực lƣợng lao động và phƣơng thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô hình tổ chức đƣợc áp dụng, vào loại công nghệ quản lý đƣợc áp dụng, vào tổ chức và thông tin ra quyết định quản lý. 2. Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý. 2.1. Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: a. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến. Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dƣới. Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ 6 trƣởng, ngƣời lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của ngƣời dƣới quyền. Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Ngƣời lãnh đạo Ngƣời LĐ tuyến 1 Ngƣời LĐ tuyến 2 Các đối tƣợng Qlý Các đối tƣợng Qlý Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là ngƣời lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách. Còn ngƣời thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một ngƣời phụ trách và chỉ thi hành lệnh của ngƣời đó mà thôi. - Ƣu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trƣởng. - Nhƣợc điểm: Cơ cấu này đòi hỏi ngƣời lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn. Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp. b. Mô hình cơ cấu theo chức năng. Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý đƣợc phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất định. Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng. 7 Ngƣời lãnh đạo Ngƣời LĐ cnăng A Ngƣời LĐ cnăng B Ngƣời LĐ cnăngC Đối tƣợng quản lý1 Đối tƣợng quản ly2 Đối tƣợng quản lý3 Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên ngƣời lãnh đạo đƣợc chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trƣởng. Nhƣ vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: ngƣời lãnh đạo chia bớt công việc cho ngƣời cấp dƣới. Ƣu điểm: Thu hút đƣợc các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán bộ hơn,phát huy tác dụng của ngƣời chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho ngƣời lãnh đạo. Nhƣợc điểm: Đối tƣợng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trƣởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trƣởng. Mô hình này phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng. c. Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng. Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp dƣới và lãnh đạo là một đƣờng thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến. Cơ cấu này đòi hỏi ngƣời lãnh đạo tổ chức phải thƣờng xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. 8 Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng. Lãnh đạo cấp1 Ngƣời lđ cnăng A Ngƣời lđ cnăng B Ngƣời lđ cnăngC Lãnh đạo cấp2 Ngƣời lđ cnăngA Đối tƣợng qlý 1 Ngƣời lđ cnăngB Đối tƣợng qlý 2 Ngƣời lđ cnăngC Đối tƣợng qlý 3 Ƣu điểm: Lợi dụng đƣợc ƣu điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chức năng. Nó phát huy đƣợc năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo đƣợc quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức. Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi ngƣời lãnh đạo tổ chức phải thƣờng xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. d. Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mưu. Ngƣời lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với ngƣời thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp ngƣời lãnh đạo phải tham khảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mƣu giúp việc. Kiểu cơ cấu này cho phép ngƣời lãnh đạo tận dụng đƣợc những tài năng, chuyên môn của các 9 chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhƣng nó đòi hỏi ngƣời lãnh đạo phải tìm kiếm đƣợc các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực. Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mƣu. Ngƣời lãnh đạo Tham mƣu1 Tham mƣu2 Ngƣời lãnh đạo tuyến1 Tham mƣu1 Tham mƣu3 Ngƣời lãnh đạo tuyến2 Tham mƣu2 Tham mƣu1 Các đối tƣợng qlý Tham mƣu2 Các đối tƣợng qlý 2.2. Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý: - Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phƣơng hƣớng, mục đích hệ thống phƣơng hƣớng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu một hệ thống có quy mô và mục tiêu phƣơng hƣớng cỡ lớn ( khu vực, cả nƣớc) thì cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phƣơng hƣớng tƣơng đƣơng. Còn nếu có quy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệ thống phải ở mức tƣơng đƣơng. Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản lý sẽ có những đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh. - Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối. Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phân công, phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên 10 môn ngành với đội ngũ nhân lực đƣợc đào tạo tƣơng ứng và có đủ quyền hạn để thực hiện đƣợc nguyên tắc này. - Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trƣờng. Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo cho mỗi phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tƣơng ứng để các cấp quản lý thấp hơn phát triển đƣợc tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản lý cấp trên khi cần thiết. - Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả. Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quả cao nhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ về tác động điều khiển của các lãnh đạo. 3. Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý: Phân tích các nhân tố ảnh hƣởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đƣa ra một mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lý và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trƣờng. - Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau. Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu không thay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt đƣợc mục tiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý, song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cần đƣợc thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. - Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp. 11 Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của doanh nghiệp cũng phức tạp theo. Do đó các nhà quản lý cần phải đƣa ra một mô hình cơ cấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý đƣợc toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Địa bàn hoạt động: Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng do đó dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý. Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hƣởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp. - Công nghệ: Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hƣởng tới tổ chức bộ máy quản lý. Nếu các doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thì thƣờng có định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải đƣợc tổ chức sao cho tăng cƣờng khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanh nghiệp. - Môi trường kinh doanh. Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành công trên thƣơng trƣờng. Do vậy mức độ phức tạp của môi trƣờng kinh doanh có ảnh hƣởng đến tổ chức bộ máy quản lý. Nếu môi trƣờng luôn biến động và biến động nhanh chóng thì có đƣợc thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ. Việc đề ra các quyết định có 12 tính chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự liên hệ chặt chẽ với nhau. - Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý. Nhân tố này có ảnh hƣởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý. Khi cơ sở kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lƣợng cán bộ quản lý trong bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhƣng vẫn đảm bảo đƣợc tính hiệu quả trong quản lý. - Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Đối với những ngƣời đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lƣợng công việc lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngƣợc lại, với những lao động không có ý thức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lƣợng lao động quản lý gia tăng, làm cho lãnh đạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn hơn. 4. Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trƣớc hết bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu và phƣơng hƣớng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó. Việc hình thành cơ cấu tổ chức cũng có thể bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tƣợng quản lý và xác lập tất cả các mối quan hệ thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý ngƣời ta thƣờng dựa vào hai phƣơng pháp chủ yếu sau: a. Phương pháp kinh nghiệm. 13 Theo phƣơng pháp này cơ cấu tổ chức đƣợc hình thành dựa vào việc kế thừa những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức có sẵn. Những cơ cấu tổ chức có trƣớc này có những yếu tố tƣơng tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì có thể dựa vào một cơ cấu tổ chức mẫu nhƣng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị mới nhƣ so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tƣợng quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật .... để xác định cơ cấu tổ chức thích hợp. Do vậy đôi khi phƣơng pháp này còn đƣợc gọi là phƣơng pháp tƣơng tự. Ƣu điểm của phƣơng pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi tiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ. Nhƣợc điểm: dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích những điều kiện cụ thể. b. Phương pháp phân tích. Theo phƣơng pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại đƣợc bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lƣỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giá những hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở đó dự kiến cơ cấu mới sau đó bổ sung, thay thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho từng bộ phận cũng nhƣ đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, các nhân viên thừa hành chủ chốt. Ưu điểm: Phƣơng pháp này phân tích đƣợc những điều kiện thực tế của cơ quan, đánh giá đƣợc các mặt hợp lý và chƣa hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mới hiệu quả hơn. Nhược điểm: Phƣơng pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để thiết kế cơ cấu tổ chức mới. 14 Tuy nhiên trong hoạt động quản lý để hình thành và tổ chức đƣợc một bộ máy quản lý tốt ngƣời ta không chỉ sử dụng thuần nhất một trong hai phƣơng pháp trên. Mà tuỳ theo tình hình của công ty có thể hình thành cơ cấu quản lý theo phƣơng pháp hỗn hợp, nghĩa là kết hợp cả hai phƣơng pháp trên để lợi dụng ƣu điểm của chúng. III. VAI TRÒ VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ. 1. Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý. Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con ngƣời không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hƣớng tới những mục tiêu chung. Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng nhƣ đảm bảo cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng đƣợc thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con ngƣời trong tổ chức. Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện đƣợc các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lƣợng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất. Đó chính là lực lƣợng lao động quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý. Để đảm bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trƣởng trực tiếp chỉ đạo lực lƣợng quản lý để thực hiện các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra nhƣ tăng năng suất lao động, hạ giá thành.... Nhƣ vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có một lực lƣợng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và 15 không có quá trình sản xuất nào đƣợc thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Ngƣợc lại nếu một tổ chức không phù hợp với đều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả. Chính vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lý của một tổ chức, một cơ cấu tổ chức đƣợc coi là hợp lý không chỉ đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với những con ngƣời đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các chức năng nhiệm vụ đƣợc giao. Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của chính doanh nghiệp đó. Nó nhƣ chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có phƣơng hƣớng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt động của doanh nghiệp ổn định, thu hút đƣợc mọi ngƣời tham gia và có trách nhiệm với công việc hơn. Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá trình quản lý đƣợc thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót. Để đảm nhiệm hết các chức năng quản lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên môn hoá. Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những ngƣời có trình độ cao trong doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý. 2.1. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý. 16 Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất. Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là lợi nhuận. Nhƣng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhà quản lý phải trau rồi cả về lý luận và thực tiễn. Vì vậy công việc của hệ thống phải thƣờng xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảo phƣơng án kinh doanh tối ƣu sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất. Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống. Mà để thực hiện đƣợc công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một bộ máy quản lý ổn định và thích hợp. Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp. 2.2. Hoàn thịên bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức. Hoàn thiện bộ máy theo hƣớng chuyên, tinh. gọn nhẹ và có hiệu lực: Để đáp ứng đƣợc những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trƣờng khắc nghiệt nhƣ hiện nay cũng nhƣ để phát huy đƣợc hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hƣớng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu. Hoàn thịên tổ chức bộ máy theo hƣớng chuyên tinh nghĩa là thƣờng xuyên, chuyên sâu và có chọn lọc. Tính gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi tiết, thành phần không rƣờm rà, không thừa, không thiếu và có tỉ trọng nhỏ, có hiệu lực thể hiện khả năng đi đến kết quả, đƣợc mọi ngƣời thực hiện một cách nghiêm chỉnh. 17 Bộ máy quản lý là lực lƣợng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý. Nó chỉ phát huy đƣợc sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn không thì nó lại trở thành lực lƣợng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức. Hoàn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn thiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp. Ngày nay trong nền kinh tế thị trƣờng, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong hoạt động. Mặt khác hoàn thiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính hiệu lực vẫn cao. 2.3. Đối với Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội. Nhƣ bất cứ một doanh nghiệp nào, mục tiêu hoạt động lớn nhất của Công ty cũng là lợi nhuận. Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí ở Công ty là rất cần thiết, nhất là trong nền kinh tế thị trƣờng cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay. Mặt khác sản phẩm của Công ty đòi hỏi phải có tính cạnh tranh cao trên thị trƣờng cả về chất lƣợng, mẫu mã sản phẩm và tiến độ giao hàng. Và để đạt đƣợc điều đó thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò rất quan trọng. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của Công ty trên thƣơng trƣờng. Cán bộ quản lí của Công ty có trình độ và năng lực rất cao, mà công tác quản lí là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống. Do vậy để tận dụng tốt nguồn lực sẵn có và để họ làm tốt công việc của mình thì đòi hỏi phải có một bộ máy quản lí ổn định và thích hợp. Do vậy hoàn thiện bộ máy quản lí ở Công ty là nhân tố quan trong thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh và không ngừng nâng cao năng suất lao động của Công ty. 18 Mặt khác đối với một Công ty mới đi vào hoạt động thì việc hình thành và hoàn thiện bộ máy quản lí là việc làm rất cần thiết và bƣớc đầu quyết định sự hình thành và phát triển cả Công ty trên thƣơng trƣờng. 19 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY LIÊN DOANH CƠ KHÍ XÂY DỰNG HÀ NỘI. I. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY ẢNH HƢỞNG TỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1. Quá trình hình thành và phát triển công ty Nhằm đáp ứng nhu cầu và nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm ( cầu trục và các thiết bị nâng hạ) trên thị trƣờng trong nƣớc và quốc tế. Tập đoàn WGI (đối tác Australia) đã liên doanh với Công ty cơ khí xây dựng số 5 (đối tác Việt Nam) để hình thành lên Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội (CEC Hanoi Ltd). CEC Hanoi Ltd đƣợc thành lập vào năm 1996 theo giấy phép đầu tƣ số 1368/GP cấp ngày 13 tháng 5 năm 1996 và bắt đầu đi vào hoạt động tại Việt Nam từ năm 1997 với các sản phẩm kết cấu thép chất lƣợng cao. Với mục đích trở thành Công ty hàng đầu về chất lƣợng trong lĩnh vực kết cấu thép và thiết bị nâng hạ, và nhận đƣợc sự hỗ trợ về kỹ thuật của các hãng thiết bị hàng đầu thế giới, cùng với chƣơng trình đào tạo - nghiên cứu - phát triển liên tục của đội ngũ cán bộ công nhân năng động, sáng tạo, từng bƣớc CEC Hanoi Ltd đã trở thành Công ty có nhãn hiệu hàng đầu trong lĩnh vực kết cấu và thiết bị nâng hạ. Công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ khác nhau từ thiết kế chi tiết đến gia công kết cấu thép thông dụng và kết cấu thép đặc biệt, làm sạch bề mặt và sơn phủ theo quy trình quốc tế hoặc mạ nhúng kẽm, đóng gói và vận chuyển. Quản lý chất lƣợng của công ty hoạt động trên cơ sở tiêu chuẩn ISO 9002. Để nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trƣờng Việt Nam bằng sản phẩm có chất lƣợng tốt nhất và giá cả cạnh tranh nhất, Công ty đã kết hợp sức mạnh của công nhân lành nghề, cán bộ công nhân kỹ thuật trong nƣớc với kinh nghiệm và tính chuyên nghiệp của chuyên gia Australia để tạo ra sản phẩm có chất lƣợng tốt nhất với giá cả cạnh tranh nhất. 20
- Xem thêm -