Hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty cổ phần phạm nguyễ

  • Số trang: 51 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 9 |
  • Lượt tải: 0
hoangtuavartar

Đã đăng 24721 tài liệu

Mô tả:

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 LỜI NÓI ĐẦU Trong cuộc sống ngày nay công nghệ thông tin đóng vai trò rất quan trọng. Nó có thể giúp con ngƣời trong học tập,lao động, làm việc, có thể trao đổi thông tin với nhau từ những nơi cách xa nhau hàng nghìn km theo địa lý, có thể giúp con ngƣời giải trí sau những giờ làm việc căng thẳng...Đặc biệt là công nghệ thông tin có thể giúp cho các doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn. Có thể nói nó đã trở thành một phần tất yếu của cuộc sống. Nhƣ chúng ta đã biết song song với việc phát triển công nghệ thông tin là sự phát triển vƣợt bậc của các doanh nghiêp.Chính vì vậy mà càng ngày càng cần nhiều ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp. Quản lý nhân sự cũng là một phần tất yếu quan trọng cần phải quản lý.quản lý tốt nguồn nhân lực là một vấn đề mang tính sống còn với các doanh nghiệp vì nó ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và sự phát triển bền vững của tổ chức. Đó không những là đòi hỏi cho các doanh nghiệp lớn, các tổng công ty hay các công ty đa quốc gia mà còn cho cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang ngày càng bài bản và chuyên nghiệp hơn. Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự tại Việt Nam không phải là một bài toán mới. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một hệ thống chuyên biệt hoặc tích hợp, nổi tiếng hay vô danh, đóng gói sẵn hay tự xây dựng, tuỳ theo ngân sách và yêu cầu đặc thù của họ. Chính vì vậy sẽ không có một giải pháp nào là tối ƣu cho mọi doanh nghiệp.Nó có thể giúp các doanh nghiệp theo dõi nhân viên tốt hơn, đáp ứng yêu cầu công việc một cách cao hơn,tối ƣu hơn trong quản lý cũng nhƣ trong kinh doanh. Đặc biệt nó có thể giúp quản lý toàn bộ nhân viên trong một công ty, tính tiền lƣơng hàng tháng cho mỗi nhân viên theo chức vụ,… Chính vì những lý do trên mà em đã chọn cho mình đề tài :’’ Hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty cổ phần Phạm Nguyễn’’ Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Em xin chân thành cảm ơn giáo viên hƣớng dẫn - Th.S Nguyễn Thị Lệ Thuý đã tận tình hƣớng dẫn em và giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp tại công ty phần cổ phần Phạm Nguyễn Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 CHƢƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 1. Cơ cấu bộ máy tổ chức doanh nghiệp 1.1.CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1Khái niệm Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng thể các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đƣợc chuyên môn hóa,có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, đƣợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới mục tiêu đã xác định.(1) - Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức phân công điều phối những họat động trong cấu trúc của tổ chức ở từng bộ phận, phân hệ, vị trí công tác để đạt đƣợc mụch tiêu, mụch đích xác định của tổ chức đồng thời nó phản ánh môi tƣơng quan về quyền lực trong tổ chức. - Bên cạnh đó cơ cấu tổ chức xác định những nhiệm vụ, quyền hạn và mối mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận phân hệ trong tổ chức. 1.1.2.Các đặc trƣng cơ bản của cơ cấu tổ chức 1.1.2.1.Chuyên môn hóa công việc Chuyên môn hóa công việc có nghĩa là khi một ngƣời, một bộ phận, phân hệ…chỉ thực hiện một hoặc một số chức năng nhiệm vụ có mối quan hệ tƣơng đồng. Nhƣ vậy chuyên môn hóa sẽ chia công việc ra thành những việc nhỏ, đơn giản, dễ đào tạo để thực hiện. Ƣu điểm lớn nhất của chuyên môn hóa đó chính là nâng cao năng suất và hoàn thiện đƣợc kỹ năng lao động nhất định cho ngƣời lao động. Tuy nhiên chuyên môn hóa công việc cũng có những mặt tiêu cực của nó: 1 Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 7. Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 đó chính là sự tẻ nhạt, nhàm chán đối với công việc mà ngƣời lao động phụ trách; bên cạnh đó khả năng sáng tạo, tìm tòi, sự thích nghi với những công việc mới rất thấp trong khi sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay đòi hỏi ngƣời lao động phải có sự tổng hợp rất nhiều kĩ năng cần thiết khác. Để khắc phục những nhƣợc điểm trên, ngƣời ta khuyến khích tổng hợp hóa những kĩ năng cho ngƣời lao động. -Tổng hợp hóa đó xảy ra khi một ngƣời, bộ phận, phân hệ.. . thực hiện công việc nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng mang tính tƣơng đối. Theo lời khuyên của các chuyên gia : nên nâng cao mức độ tổng hợp hóa đến mức độ cao nhất có thể đồng thời vẫn đảm bảo đƣợc những kĩ năng cần thiết cho ngƣời lao động. Về phía ngƣời lao động cần phải đa dạng hóa những kĩ năng nhƣng phải xác định cho mình đâu là giá trị trung tâm. 1.1.2.2.Sự phân chia tổng thể thành các bộ phận phân hệ Trong tổ chức sự chuyên môn hóa theo chiều ngang làm xuất hiện những bộ phận, phân hệ, vị trí công tác mang tính tƣơng đối và thƣc hiện những hoạt động nhất định. Sự hình thành các bộ phận phân hệ của tổ chức đƣợc thực hiện theo nhiều tiêu chí khác nhau là xuất hiện các mô hình, các kiểu tổ chức khác nhau.Trong xã hội hiện đại ngày nay, đã xuất hiện nhiều mô hình cơ cấu tổ chức mới, đó là sự pha trộn kết hợp giữa các mô hình cổ điển và xu thế phát triển của từng chủ thể. 1.1.2.3.Cấp quản lý và tầm quản lý Tầm quản lý (tầm kiểm soát) là số ngƣời và bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản lý hẹp dẫn đến nhiều cấp.( 2 ) Trong một tổ chức khi mà hệ thống cấp quản lý càng lớn, càng phức tạp sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định ( từ trên xuống ) cũng nhƣ việc tiếp nhận và báo cáo thông tin ( từ dƣới lên, từ môi trƣờng bên ngoài) làm mất 2 Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 31-32 Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 nhiều thời gian, thông tin bị bóp méo. Vì vậy mà trong hoàn thiện cơ cấu tổ chức ngƣời ta thƣờng giảm số cấp quản lý xuống đến mức nhất định và nâng tầm quản lý. Muốn xác định tầm quản lý phù hợp phải tìm hiểu những mối quan hệ sau: - Tầm quản lý và trình độ của cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch. Năng lực của cán bộ quản lý càng cao thì tầm quản lý càng rộng và ngƣợc lại. Để nâng năng lực cho cán bộ quản lý cần: ( 1) nâng cao trình độ thông qua việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; (2) nâng cao kĩ năng biến hoạt động thành thực tiễn; (3) nâng cao phẩm chất đạo đức.Tạo cho nhà quản lý các công cụ: (4) phƣơng pháp, công cụ kĩ thuật, hệ thống thông tin; (5) các quy trình họat động, những lý thuyết mô hình mang tính định lƣợng. - Tầm quản lý và sự rõ ràng trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn có quan hệ tỷ lệ thuận. - Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch. - Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dƣới với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận. Có 3 mô hình có cấu tổ chức căn cứ vào số cấp quản lý: - Cơ cấu nằm ngang ( có từ 1- 2 cấp quản lý) - Cơ cấu hình tháp nhọn (từ 3 cấp quản lý trở lên) - Cơ cấu mạng lƣới ( không có cấp quản lý ) 1.1.2.4.Quyền hạn và mối quan hệ về quyền hạn trong tổ chức. “Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ theo quyết định gắn liền với một vị trí ( hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức”. Trong 1 tổ chức tồn tại 3 loại quyền hạn cơ bản: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mƣu, quyền hạn chức năng. ”Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép ngƣời quản lý ra quyết Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 định và giám sát trực tiếp đối với cấp dƣới ( chế độ thủ trƣởng)”.  Quyền hạn tham mƣu là quyền hạn đƣa ra lời khuyên, ý kiến tƣ vấn, phản biện kiến nghị, mà không trực tiếp ra quyết định cho các nhà quản lý trực tuyến. Giám đốc Quyền hạn trực tuyến Trợ lý TP kế hoạch TP kĩ thuật TP tổ chức Quyền hạn tham mƣu Giám sát Thi công Cơ giới Sơ đồ 1.2 Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu Trong tổ chức thì mối quan hệ giữa ngƣời có quyền hạn trực tuyến và quyền hạn tham mƣu là phức tạp nhất. Ngƣời ta đƣa ra những lời khuyên nhƣ sau: - Đối với những nhà tham mƣu:  Không nên coi ngƣời lãnh đạo mình kém hơn mình, phải hiểu rằng ngƣời sử dụng lời khuyên của chúng ta giỏi hơn rất nhiều  Trong mối quan hệ với ngƣời nắm quyền hạn trực tuyến thì tham mƣu là ngƣời đứng thứ 2, nhiệm vụ là giúp cho ngƣời có quyền hạn trực tuyến là việc hiệu quả và hiệu lực cao nhất.  Lời khuyên phải có giá trị sử dụng và giá trị thực hiện ngay  Phải trung thành với ngƣời lãnh đạo, biết giữ bí mật thông tin, vì lợi ích của ngƣời lãnh đao, của tổ chức mà hoạt động. Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Đối với các nhà nắm quyền hạn trực tuyến:  Phải coi việc tham mƣu là tất yếu vì không ai có thể giỏi toàn bộ các chức năng hoạt động  Phải biến việc sử dụng tham mƣu thành lối sống của tổ chức  Bảo đảm cho tham mƣu có đầy đủ các thông tin thuộc các lĩnh vực của mình  “Chế độ đãi ngộ xứng đáng cho nhà tham mƣu ( đa dạng hóa các phƣơng thức trả công, gắn liền vị thế quản lý, xây dựng hệ thống vị thế về mặt chuyên môn)”.  “Quyền hạn chức năng là quyền trao cho cá nhân hoặc bộ phận đƣợc ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của bộ phận khác”. Thông thƣờng trong tổ chức thì những ngƣời có quyền hạn chức năng là những ngƣời: - Có quyền hạn tham mƣu - Có quyền ra quyết định theo chế độ ủy quyền và chế độ phân quyền - Sự đại diện của họ luôn đứng sau “ thừa lệnh, thay mặt “. 1.1.2.5.Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp trong tổ chức “Tập trung xảy ra khi ngƣời quản lý cao nhất nắm tất cả các quyền ra quyết định”. “Phi tập trung xảy ra khi ngƣời quản lý cấp cao chấp thuận trao quyền quyết định cho ngƣời quản lý cấp thấp hơn”. Nhìn chung xã hội hiện đại ngày nay, thì tổ chức ngày càng đƣợc tăng cƣờng tính phi tập trung. Có 3 hình thái phi tập trung : tham gia, phân quyền và ủy quyền - Phân quyền là xu hƣớng phân tán quyền ra quyết định cho cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tƣợng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một ngƣời hay một cấp Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 quản lý không thể đảm đƣơng đƣợc mọi công việc quản lý.(3) - “Ủy quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dƣới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định”. 1.1.2.6.Sự phối hợp các bộ phận, phân hệ trong tổ chức “Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con ngƣời bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức”. Bản chất của phối hợp là xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan hệ thông tin và truyền thông. Mục tiêu của phối hợp là đạt đƣợc sự thống nhất trong hoạt động của các bộ phận, phân hệ bên trong cũng nhƣ các đối tác bên ngoài tổ chức. Khi mục tiêu của tổ chức càng lớn đòi hỏi mức độ phối hợp càng cao. Các công cụ phối hợp: - Công cụ hữu hình : kế hoạch, mô hình tổ chức, hệ thống tiêu chuẩn kĩ thuật -Công cụ vô hình: văn hóa ( những giá trị chuẩn mực, đƣờng lối, quan điểm…), quan hệ cá nhân… 1.2.Một số mô hình cơ cấu tổ chức điển hình hiện nay 1.2.1.Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng Cơ sở hình thảnh là việc hợp nhóm các hoạt động có mối quan hệ tƣơng đồng về tính chất, trong cùng một lĩnh vực chức năng nhƣ Marketing, R&D, Đảm bảo chất lƣợng, Quản trị nguồn nhân lực… vào cùng một đơn vị cơ cấu. Ƣu điểm:(1) mô hình này phát huy đƣợc những ƣu điểm của chuyên môn hóa nghành nghề; (2) việc kiểm tra của lãnh đạo cấp cao nhất đối với các bộ phận chức năng dễ dàng hơn. Nhƣợc điểm: (1) nhƣợc điểm của chuyên môn hóa; (2) mâu thuẫn giữa 3 Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 40 Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 các bộ phận chức năng trong việc đề ra, phối hợp thực hiện các mục tiêu, chiến lƣợc chung của tổ chức;(3) Không có lợi cho việc đào tạo cán bộ quản lý toàn diện. Giám đốc Trợ lý TP Tiếp thị Bán hàng TP Hành chính Quản trị TP TPTài Tàichính chínhKế Kế toán toánThống Thốngkê kê Nghiên cứu thị trƣờng Lập kế hoạch tài chính Quảng cáo Kế toán tổng hợp Bán hàng Kế toán chi phí Quản lý bán hàng Thống kê và xử lý số liệu Sơ đồ 1.3.Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng ở một công ty Thƣơng mại “Khả năng ứng dụng : mô hình này đƣợc sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó khi mà tổ chức hoạt động ở quy mô vừa và nhỏ trong 1 lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thi trƣờng”. Nếu tổ chức hoạt động trên nhiều thị trƣờng, phục vụ nhiều loại đối tƣợng khách hàng mục tiêu, tạo ra nhiều loại sản phẩm mang tính độc lập tƣơng đối, có quy mô lớn và rất lớn thƣờng sử dụng những mô hình cơ cấu tổ chức khác, Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 mang tính ứng dụng và phù hợp hơn. 1.2.2.Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dƣ Cơ sở hình thành của mô hình đó chính là việc hình thành các bộ phận phân hệ dựa trên tiêu chí địa lý, lãnh thổ. Các hoạt động trong cùng một khu vực nhất định đƣợc hợp nhóm giao cho một ngƣời quản lý. Ƣu điểm của mô hình: (1) Nắm bắt đƣợc những nhu cầu, mối quan hệ với khách hàng ở địa phƣơng, thông tin về thị trƣờng ;(2) Có sự phối hợp tốt giữa các bộ phận chức năng tập trung vào một thị trƣờng cụ thể; (3)Tận dụng hiệu của các nguồn lực ở địa phƣơng;(4) Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo cán bộ quản lý chung. Nhƣợc điểm : (1) Khó khăn trong việc chỉ đạo thống nhất các hoạt động trên phạm vi rộng; (2) Để duy trì hệ thống này đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản lý chung; (3) Khó khăn trong việc duy trì và kiểm tra tập trung;(4) Công việc có thể bị trùng lặp. Hiện nay, hình thức này khá phố biến ở các công ty hoạt động trên phạm vi rộng, tập đoàn xuyên quốc gia, tiến hành các hoạt động giống nhau, dây truyền lắp ráp, mạng lƣới phân phố; hay các cơ quan nhà nƣớc nhƣ cơ quan thuế, tòa án, viễn thông các tỉnh.. nhằm cung ứng các dịch vụ giống nhau, đồng thời ở mọi nơi trong cả nƣớc. Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo lĩnh vực 1 Lãnh đạo lĩnh vực …. Lãnh đạo lĩnh vực N Lãnh đạo khu vực A Lãnh đạo khu vực B Lãnh đạo khu vực C Kế hoạch Sản xuất Tin học Tài chính Sơ đồ 1.4.Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư 1.2.3.Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tƣợng khách hàng (4) Mô hình này dựa trên những nhu cầu đặc trƣng riêng của từng loại đối tƣợng khách hàng đối với các sản phẩm dịch vụ mà tổ chức cung ứng. Ƣu điểm: (1) Quan tâm đến những nhu cầu, sở thích riêng của từng đối tƣợng khách hàng; (2) Tạo ra sự tin cậy của khách hàng với nhà sản xuất. Nhƣợc điểm : (1) Diễn ra sự tranh giành nguồn lực ;(2) Thiếu sự chuyên môn hóa; (3) Chỉ tập trung vào những đối tƣợng khách hàng trong Marketing. Mô hình này đƣợc sử dụng để hỗ trợ, bổ sung, kết hợp với mô hình chính, nhƣ vậy sẽ phát huy những ƣu điểm đồng thời hạn chế những nhƣợc điểm của nó. 4 Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Nhà xuất bản Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002- Trang 14- 16 Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Giám đốc Trợ lý PGĐ Nhân sự TPPGĐ HànhKinh chính Quản doanhtrị Quản lý khu vực quần áo trẻ em Quản lý khu vực quần áo Thanh niên TP PGĐ Tài Tài chính chính Kế toán Thống kê Quản lý khu vực quần áo Trung niên Sơ đồ 1.5.Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng ở công ty may 1.2.4.Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lƣợc(5) Cơ sở hình thành : khi mối quan hệ giữa các bộ phận, phân hệ trong tổ chức đã trở lên quá phức tạp, ngăn cản sự phối hợp hoạt động, sự phát triển của ổ chức. Lúc đó, các nhà lãnh đạo tổ chức sẽ tạo lên các đơn vị chiến lƣợc mang tính độc lập, đảm nhận một hoặc một số ngành nghề hoạt động khác nhau, có thể tự tiến hành hoạt động nhƣ tổ chức ban đầu của nó từ. Đặc điểm khác biệt giữa đơn vị chiến lƣợc và các tổ chức độc lập khác đó là ngƣời lãnh đạo đơn vị chiến lƣợc phải báo cáo với cấp lãnh đạo cao nhất của tổ chức. Thực chất đây là mô hình kết hợp của 3 mô hình tổ chức theo sản phẩm, địa dƣ và khách hàng. 5 Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) – TS Đoàn Thị Thu Hà,TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Nhà xuất bản Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002-Trang 16-17 Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Hiệu trƣởng Trung tâm tƣ vấn Kế toán - Kiểm toán Trung tâm Đào tạo- Bồi dƣỡng NNL Trung tâm Ngoại ngữ Trung tâm Đào tạo từ xa Sơ đồ1.6.Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược của một trường đại học lớn Ƣu điểm :(1) Đánh giá đƣợc vị trí của tổ chức trên thị trƣờng, đối thủ cạnh tranh, biến động của thị trƣờng; (2) Kiểm soát trên cơ sở trên cơ sở chung thống nhất. Nhƣợc điểm : (1) Có thể xẩy ra tình trạng lợi ích của các đơn vị chiến lƣợc lấn át lợi ích của tổ chức; (2) Chi phí tăng do sự phình to của cơ cấu;(3) Các chuyên gia dễ bị phân tán trong các đơn vị chiến lƣợc;(4) Công tác kiểm soát các cấp gặp nhiều khó khăn. 1.2.5.Mô hình tổ chức bộ phận theo ma trận(6) Cơ sở hình thành : dựa trên sự kết hợp của 2 hay nhiều kiểu mô hình tổ chức bộ phận khác nhau; dùng để thực hiện những mục tiêu lớn và quan trọng thông qua những chƣơng trình, dự án, triển khai các dịch vụ sản phẩm mới. Sau khi đạt đƣợc mục tiêu, các chƣơng trình, dự án sẽ kết thúc. Ƣu điểm của mô hình: (1) Sắp xếp và bố trí nguồn nhân lực một cách linh hoạt, số lƣợng lao động vẫn giữ nguyên sau khi dự án kết thúc, tập trung vào khâu xung yếu; (2) Phát huy đƣợc hết khả năng của cán bộ quản lý và các chuyên gia trong các dự án, chƣơng trình cụ thể ;(3) Với mô hình này, tổ chức 6 Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) – TS Đoàn Thị Thu Hà,TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Nhà xuất bản Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002-Trang 20-22 Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 có thể thích ứng nhanh chóng và hiệu quả với sự thay đổi của môi trƣờng. Nhƣợc điểm của mô hình : (1) mô hình có tính linh hoạt cao bởi vậy cơ cấu tổ chức không ổn định; (2)Khả năng thống nhất trong mệnh lệnh thấp do vi phạm chế độ thủ trƣởng ( song trùng lãnh đạo); (3) Cơ cấu phức tạp có thể dây lãng phí. Khả năng ứng dụng: mô hình này đƣợc sử dụng nhiều nhất vào những năm 80 và 90 của thế kỷ 20 nhƣ một cao trào. Một số lời khuyên khi sử dụng mô hình này : - Mô hình này đựơc sử dụng để thực hiện các mục tiêu chọn gói quan trọng, không nên thực hiện quá nhiều mục tiêu cùng lúc - Chỉ nên thực hiện các mục tiêu ngắn và trung hạn vì tính kỷ luật và ổn định của mô hình có thể bị phá vỡ trong dài hạn. - Phải có những quy định, quy chế rõ ràng trong hoạt động. Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Lãnh đạo tổ chức Kế hoạch Mạng Tin học Sản phẩm tin học Đầu tƣ Tài chính Thu cƣớc Kĩ thuật Chủ nhiệm dự án A Chủ nhiệm chƣơng trình Sơ đồ1.7.Mô hình tổ chức bộ phận theo ma trận Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 1.3.THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.3.1.Các yếu tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức 1.3.1.1.Chiến lƣợc của tổ chức Chiến lƣợc và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong việc thực hiện các mụch tiêu chiến lƣợc của tổ chức. Cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lƣợc. Khi chiến lƣợc, mục tiêu, định hƣớng phát triển của tổ chức thay đổi thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi cho phù hợp với nó . Chiến lƣợc - Kinh doanh đơn nghành nghề Cơ cấu tổ chức Chức năng - Đa dạng hóa các hoạt động theo dây Chức năng với các trung tâm lợi íchtruyền sản xuất chi phí - Đa dạng hóa các nghành nghề có mối Đơn vị quan hệ chặt chẽ - Đa dạng hóa các nghành nghề có mối Cơ cấu hỗn hợp quan hệ không chặt chẽ - Đa dạng hóa các hoạt động độc lập Công ty mẹ nắm giữ cổ phần (Holding company) Bảng 1.1.Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức ( 7 ) 1.3.1.2.Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức Mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hƣởng lớn tới cơ cấu tổ chức.Tổ chức có quy mô càng lớn, thực hiện các hoạt động càng phức tạp thƣờng có mức độ chuyên môn hóa, hình thức hóa càng cao, ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ và thực hiện các hoạt động không quá phức tạp.(8) 1.3.1.3.Công nghệ Công nghệ đựơc hiểu là khoa học kĩ thuật mới, tiên tiến hiện đại và cơ sở hạ tầng mà tổ chức sử dụng cho hoạt động của mình. Trình độ của công nghệ càng cao thì tầm quản lý thấp. 7, 8 Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) – TS Đoàn Thị Thu Hà, TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Nhà xuất bản Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002- Trang 54-57 Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 1.3.1.4.Thái độ của ngƣời lãnh đạo và năng lực của đội ngũ nhân lực Phong cách, thái độ của nhà lãnh đạo và các mô hình phƣơng pháp mà họ sử dụng sẽ chi phối cách xây dựng cơ cấu tổ chức. Họ thƣờng sử dụng các mô hình cổ điển nhƣ mô hình tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc, hƣớng tới sự kiểm soát tập trung hơn là sử dụng các mô hình tổ chức mang tính phân tán với các đơn vị chiến lƣợc. 1.3.1.5.Môi trƣờng Môi trƣờng là tổng hợp các yếu tố, điều kiện khách quan và chủ quan bên trong và bên ngoài tổ chức, có mối quan hệ tƣơng tác lẫn nhau, ảnh hƣởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của tổ chức. Môi trƣờng tạo thuận lợi, tức mang đến cho tổ chức những cơ hội và cũng có thể đƣa lại những rủi ro bất ngờ do vậy tổ chứ phải có cơ cấu tổ chức hợp lý để thích ứng với sự thay đổi của môi trƣờng đó. Môi trƣờng quốc tế và khu vực Môi trƣờng quốc gia Môi trƣờng nghành Tổ chức Sơ đồ 1.8.Môi trường xung quanh tổ chức 1.3.2.Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức (9) - Tính thống nhất trong mục tiêu : một cơ cấu tổ chức đƣợc coi là hiệu quả khi nó liên kết đƣợc tất cả các bộ phận, phân hệ cùng hoạt động vì mục tiêu chung của tổ chức. - Tính tối ƣu: Cơ cấu tổ chức phải có đầy đủ tất cả các bộ phận, phân hệ 9 Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II)- TS.Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Nhà xuất bàn Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002- Trang 50 - 51 Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 con ngƣời, vị trí công tác ( không thừa và không thiếu) để thực hiện các hoạt động của tổ chức. Giữa các bộ phận, phân hệ này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau hƣớng tới mục tiêu chung của tổ chức - Tính tin cậy : phải đảm bảo tính chính xác kịp thời đầy đủ thông tin cho tổ chức - Tính linh hoạt: phải có sự thích ứng nhanh đối với sự thay đổi của môi trƣờng bên trong cũng nhƣ bên ngoài tổ chức. -Tính hiệu quả : đạt đƣợc mục tiêu với chi phí thấp nhất 1.3.3.Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức(10) - Nguyên tắc xác định theo chức năng - Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn - Nguyên tắc bậc thang - Nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh - Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc - Nguyên tắc tƣơng ứng giữa quyền hạn và trách nhiệm 1.3.4.Thiết kế cơ cấu tổ chức(11) Thiết kế cơ cấu tổ chức là quá trình lực chọn và triển khai một cơ cấu tổ chức phù hợp với chiến lƣợc và những điều kiện môi trƣờng của tổ chức. 10,11 Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II)- TS.Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Nhà xuất bàn Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002- Trang 51-54,59-67 Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 (1) Nghiên cứu và dự báo các ảnh hƣởng lên cơ cấu tổ chức nhằm xác định mô hình cơ cấu tổng quát Chuyên môn hóa công việc Xây dựng các bộ phận và phân hệ cơ cấu Thể chế hóa cơ cấu tổ chức Sơ đồ 1.9.Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức (2)Chuyên môn hóa công việc Phân tích các mục tiêu chiến lƣợc Phân tích các chức năng hoạt động Phân tích công việc Sơ đồ 1.10.Quá trình chuyên môn hóa công việc Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 (3) Xây dựng các bộ phận và phân hệ cơ cấu Bộ phận hóa các công việc Hình thành cấp bậc quản lý Giao quyền hạn Phối hợp hoạt động Sơ đồ 1.11.Quá trình xây dựng các bộ phận và phân hệ cơ cấu (4) Thể chế hóa cơ cấu tổ chức Sơ đồ cơ cấu tổ chức Mô tả vị trí công tác Quyền hạn và quyết định Sơ đồ 1.12.Quá trình xây thể chế hóa cơ cấu tổ chức 1.3.5.Nội dung của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức (12) Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp đang hoạt động đƣợc bắt đầu bằng công việc nghiên cứu kỹ lƣỡng cơ cấu hiện tại sau đó sẽ tiến hành đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp theo những cắn cứ, chuẩn mực nhất 12 Tóm tắt Lý thuyết quản trị kinh doanh – TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền ,TS Nguyễn Thị Hồng Thủy, Nhà xuất bản Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 1997-Trang 252-257 Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36
- Xem thêm -