Hoàn thiện chức năng - nhiệm vụ của các bộ phận chức năng.

  • Số trang: 75 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 11 |
  • Lượt tải: 0
hoangtuavartar

Đã đăng 24721 tài liệu

Mô tả:

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 PhÇn më ®Çu N©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý lµ mét ®ßi hái kh¸ch quan cña c¸c doanh nghiÖp trong nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng. §©y lµ mét vÊn ®Ò hÕt søc phøc t¹p vµ cã vai trß ®Æc biÖt quan träng, bëi lÏ lao ®éng cña nã lµ nh÷ng lao ®éng lµm viÖc trong lÜnh vùc qu¶n lý. Ho¹t ®éng lao ®éng cña nã cã t¸c dông ®Õn hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh chung cña doanh nghiÖp . §èi víi tÊt c¶ mäi doanh nghiÖp, môc tiªu lín nhÊt cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh lµ lîi nhuËn. §Ó ®¹t ®-îc hiÖu qu¶ cao trong kinh doanh lu«n lµ vÊn ®Ò ®Æt ra cho mäi nhµ qu¶n lý. Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng ®Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i biÕt kinh doanh, kinh doanh ph¶i cã hiÖu qu¶. §Ó kinh doanh ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt trªn c¬ së vËt chÊt kü thuËt vµ lao ®éng, cÇn ph¶i x¸c ®Þnh ph-¬ng h-íng, c¸ch thøc ®Çu t-, biÖn ph¸p sö dông c¸c ®iÒu kiÖn s½n cã cña m×nh. Bªn c¹nh ®ã mét nh©n tè cã ¶nh h-ëng vµ t¸c ®éng rÊt lín ®èi víi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. §ã lµ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý. Hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý trong doanh nghiÖp lµ nh»m hoµn thiÖn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh víi chÊt l-îng cao, tiÕt kiÖm tèi ®a thêi gian lao ®éng, ®ång thêi lµm cho bé m¸y gän nhÑ, n¨ng ®éng ho¹t ®éng nhÞp nhµng ®¹t hiÖu qu¶ cao. Mét bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ gãp phÇn vµo ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp th× nã sÏ ®em l¹i lîi Ých cho doanh nghiÖp vµ cho ng-êi lao ®éng. Muèn cho bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i cã biÖn ph¸p kh¾c phôc nh÷ng tån t¹i, nh÷ng h¹n chÕ mµ doanh nghiÖp ®ang gÆp ph¶i. Mét trong nh÷ng biÖn ph¸p trªn lµ: "Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý ". ViÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý ®ång thêi ph¶i tiÕn hµnh nhiÒu biÖn ph¸p nh-: - Hoµn thiÖn chøc n¨ng - nhiÖm vô cña c¸c bé phËn chøc n¨ng. - Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc. - Hoµn thiÖn sö dông c¸n bé. - Hoµn thiÖn c¬ chÕ qu¶n lý. 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Nh- vËy, viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý kh«ng ph¶i lµ mét viÖc lµm ®¬n gi¶n, mµ nã ®ßi hái ph¶i cã sù nghiªn cøu khoa häc. Hoµn thiÖn tæ chøc lao ®éng, ph©n phèi vµ sö dông lao ®éng mét c¸ch hîp lý vµ cã hiÖu qu¶ lµ mét vÊn ®Ò lín, cã ý nghÜa quan träng trong ph¸t triÓn kinh tÕ, t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng. Qua thêi gian thùc tËp t¹i Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh t¹i Hµ Néi, em ®· chän ®Ò tµi: " Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý ë Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh t¹i Hµ Néi". Trªn c¬ së t×nh h×nh thùc tÕ vÒ bé m¸y qu¶n lý cña Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP. Hå ChÝ Minh, kÕt hîp víi mèt sè ph-¬ng ph¸p nghiªn cøu nh-: kh¶o s¸t, thèng kª, ph©n tÝch sè liÖu ... Bµi viÕt nµy ®· ®i vµo nghiªn cøu nh÷ng vÊn ®Ò cßn tån t¹i cña bé m¸y qu¶n lý, gãp phÇn th¸o gì nh÷ng v-íng m¾c mµ Chi nh¸nh ®¨ gÆp ph¶i trong thêi gian qua, tõ ®ã ®-a ra mét bé m¸y qu¶n lý hoµn thiÖn h¬n, phï hîp víi nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng h¬n trong thêi gian tíi. ChÝnh v× ®iÒu ®ã em ®· chän ®Ò tµi nµy. §Ò tµi bao gåm nh÷ng néi dung c¬ b¶n sau ®©y: Ch-¬ng I: Lý luËn chung vÒ bé m¸y qu¶n lý trong c¸c doanh nghiÖp. Ch-¬ng II: Ph©n tÝch thùc tr¹ng bé m¸y qu¶n lý cña Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh t¹i Hµ Néi. Ch-¬ng III: Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý cña Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh t¹i Hµ Néi. 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Ch-¬ng I: Lý luËn chung vÒ bé m¸y qu¶n lý trong c¸c doanh nghiÖp I. Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp 1. Kh¸i niÖm vµ vai trß cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp 1.1. Kh¸i niÖm Nh- chóng ta ®· biÕt thùc chÊt cña qu¶n lý doanh nghiÖp lµ qu¶n lý con ng-êi bëi con ng-êi lµ mét trong ba yÕu tè c¬ b¶n cña lùc l-îng s¶n xuÊt. Trong mäi hÖ thèng s¶n xuÊt con ng-êi lu«n g÷i vÞ trÝ trung t©m vµ cã ý nghÜa quyÕt ®Þnh. Quy m« doanh nghiÖp cµng më réng, tr×nh ®é kü thuËt cµng phøc t¹p th× vai trß cña qu¶n lý cµng ®-îc n©ng cao vµ thùc tÕ ®· trë thµnh mét nh©n tè hÕt søc quan träng ®Ó t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng, t¨ng hiÖu qu¶ kinh tÕ. V× thÕ bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ tËp hîp c¸c bé phËn, ph©n hÖ víi tr¸ch nhiÖm quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh ®-îc ph©n c«ng thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý. Bé m¸y qu¶n lý gåm hai yÕu tè c¬ b¶n nhÊt ®ã lµ c¬ cÊu tæ chøc vµ bé m¸y qu¶n lý. a.C¬ cÊu tæ chøc: C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý lµ tæng hîp c¸c bé phËn (®¬n vÞ vµ c¸ nh©n) kh¸c nhau, cã mèi quan hÖ phô thuéc lÉn nhau, ®-îc chuyªn m«n ho¸ vµ cã nh÷ng tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh, ®-îc bè trÝ theo nh÷ng cÊp nh÷ng kh©u kh¸c nhau nh»m ®¶m b¶o thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý vµ phôc vô môc ®Ých chung ®· x¸c ®Þnh cña doanh nghiÖp. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý lµ h×nh thøc ph©n c«ng nhiÖm vô trong lÜnh vùc qu¶n lý. Cã t¸c ®éng ®Õn qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp qu¶n lý, mét mÆt ph¶n ¸nh c¬ cÊu tr¸ch nhiÖm cña mçi ng-êi trong hÖ thèng, mÆt kh¸c cã t¸c ®éng tÝch cùc trë l¹i ®èi víi viÖc ph¸t triÓn doanh nghiÖp. 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý tr-íc hÕt lµ b¶n th©n c¬ cÊu s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. Gi÷a c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý víi c¬ cÊu s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp cã mèi quan hÖ chÆt chÏ h÷u c¬ víi nhau. §©y lµ mèi quan hÖ gi÷a chñ thÓ qu¶n lý vµ ®èi t-îng qu¶n lý. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý ®-îc h×nh thµnh bëi c¸c bé phËn qu¶n lý vµ c¸c cÊp qu¶n lý. Bé phËn qu¶n lý lµ ®¬n vÞ riªng biÖt cã nh÷ng chøc n¨ng qu¶n lý nhÊt ®Þnh nh- cÊp doanh nghiÖp, cÊp ph©n x-ëng... Sè bé phËn qu¶n lý ph¶n ¸nh sù ph©n chia chøc n¨ng qu¶n lý theo chiÒu ngang, cßn sè cÊp qu¶n lý thÓ hiÖn sù ph©n chia theo chiÒu däc. Sù ph©n chia chøc n¨ng theo chiÒu ngang lµ biÒu hiÖn cña tr×nh ®é chuyªn m«n ho¸ trong ph©n c«ng lao ®éng qu¶n lý, sù ph©n chia chøc n¨ng theo chiÒu däc tuú thuéc vµo møc ®é tËp trung ho¸ trong qu¶n lý. b. §éi ngò c¸n bé qu¶n lý : - Kh¸i niÖm chung vÒ c¸n bé qu¶n lý : Trong c¸n bé qu¶n lý cã hai kh¸i niÖm c¬ b¶n lµ : + Kh¸i niÖm 1: C¸n bé qu¶n lý lµ ng-êi thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu nhÊt ®Þnh th«ng qua nh÷ng ng-êi kh¸c. + Kh¸i niÖm 2: C¸n bé qu¶n lý lµ nh÷ng ng-êi cã thÈm quyÒn ra quyÕt ®Þnh dï ®-îc ph©n quyÒn hay uû quyÒn. - Trong doanh nghiÖp, c¸n bé qu¶n lý cã thÓ ph©n chia theo nhiÒu tiªu chÝ sau ®©y: + Theo cÊp bËc qu¶n lý: Cã 3 lo¹i c¸n bé qu¶n lý lµ c¸n bé qu¶n lý cÊp cao, c¸n bé qu¶n lý cÊp trung, c¸n bé qu¶n lý cÊp c¬ së. C¸n bé qu¶n lý cÊp cao: Lµ nh÷ng ng-êi cã quyÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh chiÕn l-îc. C¸n bé qu¶n lý cÊp trung: Lµ nh÷ng ng-êi cã quyÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh chiÕn thuËt. Nh÷ng quyÕt ®Þnh chiÕn thuËt lµ nh÷ng quyÕt ®Þnh cã liªn quan ®Õn nh÷ng lÜnh vùc, bé phËn, ph©n hÖ cña hÖ thèng. C¸n bé qu¶n lý cÊp c¬ së: Lµ nh÷ng ng-êi cã quyÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh mang tÝnh t¸c nghiÖp cho nh÷ng ®¬n vÞ c¬ së cña hÖ thèng. + Theo lÜnh vùc qu¶n lý cã: C¸n bé qu¶n lý Marketing, c¸n bé qu¶n lý tµi chÝnh, c¸n bé qu¶n lý s¶n xuÊt, c¸n bé qu¶n lý nh©n lùc. 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 C¸n bé qu¶n lý Marketing: Lµ nh÷ng ng-êi cã quyÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh mang tÝnh chiÕn l-îc Marketing vµ c¸c kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp (hµnh ®éng). C¸n bé qu¶n lý tµi chÝnh: Lµ nh÷ng ng-êi cã quyÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh mang tÝnh x©y dùng chiÕn l-îc, nguån tµi chÝnh, kÕ ho¹ch, ng©n s¸ch. C¸n bé qu¶n lý s¶n xuÊt: Lµ nh÷ng ng-êi cã quyÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh mang tÝnh t¸c nghÖp vµ c¸c chiÕn l-îc s¶n phÈm, ng©n quü phi tiÒn tÖ. C¸n bé qu¶n lý nh©n lùc: Lµ nh÷ng ng-êi cã quyÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh mang tÝnh chiÕn l-îc liªn quan ®Õn qu¶n lý nguån nh©n lùc, tËp thÓ lao ®éng, ph©n tÝch nguån nh©n lùc vµ c¸c kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp. 1.2. Vai trß cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp Qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña mçi doanh nghiÖp ®Òu nh»m thùc hiÖn mét sè môc tiªu nhÊt ®Þnh. §Ó thùc hiÖn ®-îc nh÷ng môc tiªu ®ã, trong mçi doanh nghiÖp ®ßi hái ph¶i cã lùc l-îng ®iÒu hµnh toµn bé qu¸ tr×nh tæ chøc, thùc hiÖn lùc l-îng nµy chÝnh lµ lùc l-îng qu¶n lý doanh nghiÖp h×nh thµnh nªn c¸n bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. Trong bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp cã sù s¾p sÕp, bè trÝ lao ®éng qu¶n lý, cã sù kÕt hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c thµnh viªn trong c¬ cÊu. Tõ sù phèi kÕt hîp lý nµy mµ kh¶ n¨ng chuyªn m«n, chÝ s¸ng t¹o cña mçi thµnh viªn ®-îc khai th¸c phôc vô cho môc tiªu qu¶n lý nãi riªng vµ môc tiªu toµn doanh nghiÖp nãi chung. Cô thÓ: - Chøc n¨ng (hay gäi chiÕn l-îc cña tæ chøc) quyÕt ®Þnh c¬ cÊu tæ chøc, chøc n¨ng mµ thay ®æi c¬ cÊu tæ chøc thay ®æi theo. - C¬ cÊu cã ¶nh h-ëng tíi chøc n¨ng (c¬ cÊu hîp lý chøc n¨ng ®-îc thùc hiÖn vµ ng-îc l¹i c¬ cÊu kh«ng hîp lý chiÕn l-îc kh«ng ®-îc thùc hiÖn). - ChiÕn l-îc lu«n lu«n thay ®æi, c¬ cÊu l¹i t¹o ra sù æn ®Þnh. Nh- vËy, nÕu kh«ng cã bé m¸y qu¶n lý th× kh«ng cã lùc l-îng tiÕn hµnh nhiÖm vô qu¶n lý vµ kh«ng cã qu¸ tr×nh tæ chøc nµo thùc hiÖn ®-îc nÕu kh«ng cã bé m¸y qu¶n lý. ChÝnh v× thÕ mµ trong doanh nghiÖp bé m¸y qu¶n lý ®ãng vai trß hÕt søc quan träng, nã ®-îc coi nh- lµ mét c¬ quan ®Çu n·o ®iÒu kiÓn mäi ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp, nã quyÕt ®Þnh sè phËn cña doanh nghiÖp th«ng qua hiÖu qu¶ qu¶n lý, nã ph¶n ¸nh sù ®i lªn 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 cña doanh nghiÖp, ®ång thêi bé m¸y qu¶n lý cã quyÕt ®Þnh ®Õn n¨ng suÊt lao ®éng cña doanh nghiÖp. 2. C¸c kiÓu c¬ cÊu tæ chøc 2.1. C¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn:(1) Lµ c¬ cÊu tæ chøc ®¬n gi¶n nhÊt ®-îc x©y dùng theo ®-êng th¼ng, chØ cã mét chñ thÓ cÊp trªn vµ mét sè chñ thÓ cÊp d-íi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ toµn bé c«ng viÖc cu¶ toµn ®¬n vÞ. C¬ cÊu nµy ®-îc vËn hµnh theo s¬ ®å sau: L·nh ®¹o doanh nghiÖp ........ L·nh ®¹o tuyÕn 1 L·nh ®¹o tuyÕn m ....... A1 A2 A3 B1 B2 B3 C¬ cÊu nµy cã nh÷ng ®Æc ®iÓm sau: - Ng-êi l·nh ®¹o cña tæ chøc còng nh- c¸c tuyÕn vµ c¸c ®¬n vÞ sÏ thùc hiÖn tÊt c¶ chøc n¨ng qu¶n lý. - Mèi quan hÖ trong c¬ cÊu chñ yÕu lµ mèi quan hÖ trùc tuyÕn ( ChiÒu däc) kh«ng qua trung gian. (1) Xem gi¸o tr×nh khoa häc qu¶n lý tËp I, nhµ XB khoa häc kü thuËt, Hµ néi -1999 trang 166. 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Ng-êi thùc hiÖn chØ nhËn mÖnh lÖnh cña mét cÊp trªn trùc tiÕp vµ chØ thi hµnh mÖnh lÖnh cña ng-êi ®ã mµ th«i. C¬ cÊu nµy t¹o ®iÒu kiÖn thùc hiÖn chÕ ®é mét thñ tr-ëng trong qu¶n lý. Tuy nhiªn c¬ cÊu nµy chØ thÝch hîp víi nh÷ng doanh nghiÖp nhá. S¶n phÈm vµ tÝnh chÊt cña nã kh«ng phøc t¹p. Tr-êng hîp ng-îc l¹i th× n¨ng lùc vµ ®iÒu kiÖn cña l·nh ®¹o khã ®¸p øng, do ®ã ®ßi hái l·nh ®¹o ph¶i cã tr×nh ®é, n¨ng lùc vµ kiÕn thøc toµn diÖn. Ph¶i cã ph-¬ng ph¸p vµ kÕ ho¹ch c«ng t¸c hÕt søc khoa häc. NÕu kh«ng dÔ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng bËn rén, sù vô, kh«ng ®ñ søc bao qu¸t dÔ sãt viÖc vµ c«ng viÖc kh«ng s©u. 2.2 C¬ cÊu chøc n¨ng:(2) Lµ c¬ cÊu ®-îc tæ chøc dùa trªn sù chuyªn m«n ho¸ theo chøc n¨ng c«ng viÖc. Nh÷ng nhiÖm vô qu¶n lý cña doanh nghiÖp ®-îc ph©n chia cho c¸c ®¬n vÞ riªng biÖt tõ ®ã h×nh thµnh c¸c c¸n bé l·nh ®¹o ®¶m nhËn mét chøc n¨ng nhÊt ®Þnh. C¬ cÊu nµy ®-îc vËn hµnh theo s¬ ®å sau: Ng-êi l·nh ®¹o hÖ thèng Ng-êi l·nh ®¹o chøc n¨ng A 1 Ng-êi l·nh ®¹o chøc n¨ng B ................. C¸c cÊp d-íi 2 7 n Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Trong c¬ cÊu tæ chøc nµy ta thÊy, nh÷ng ng-êi thõa hµnh nhiÖm vô ë cÊp d-íi nhËn mÖnh lÖnh trùc tiÕp tõ bé phËn l·nh ®¹o doanh nghiÖp. Bëi vËy vai trß ng-êi l·nh ®¹o doanh nghiÖp lµ phèi hîp ®-îc sù ¨n khíp gi÷a nh÷ng ng-êi l·nh ®¹o chøc n¨ng, ®¶m b¶o sù thèng nhÊt trong chØ ®¹o, tr¸nh t×nh tr¹ng m©u thuÉn tr¸i ng-îc nhau. C¬ b¶n cña c¬ cÊu nµy lµ khai th¸c tèt nhÊt nh÷ng ®éi ngò, chuyªn gia gióp cho ng-êi l·nh ®¹o chung chØ ®¹o c¸c lÜnh vùc chuyªn m«n tèt. 2.3. C¬ cÊu trùc tuyÕn- chøc n¨ng(3) Lµ lo¹i h×nh c¬ cÊu kÕt hîp nh÷ng -u ®iÓm cña hai lo¹i h×nh c¬ cÊu trùc tuyÕn vµ c¬ cÊu chøc n¨ng, h×nh thµnh c¬ cÊu mang tÝnh liªn hîp. C¬ cÊu nµy ®-îc vËn hµnh theo s¬ ®å sau: L·nh ®¹o doanh nghiÖp L·nh ®¹o tuyÕn 1 L·nh ®¹o ®¬n vÞ 1 ... ... L·nh ®¹o ®¬n vÞ n L·nh ®¹o tuyÕn n L·nh ®¹o chøc n¨ng1 L·nh ®¹o chøc n¨ng 1 ... ... L·nh ®¹o chøc n¨ng m L·nh ®¹o chøc n¨ng n Theo c¬ cÊu nµy ta thÊy: - C¸c l·nh ®¹o chøc n¨ng, l·nh ®¹o c¸c tuyÕn ®ãng vai trß tham m-u ®Ó l·nh ®¹o doanh nghiÖp ra quyÕt ®Þnh, ®ång thêi kiÓm tra ®«n ®èc c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn quyÕt ®Þnh cña l·nh ®¹o doanh nghiÖp. (2,3) Xem gi¸o tr×nh khoa häc qu¶n lý tËp I, Nhµ XB khoa häc kü thuËt, Hµ néi -1999 trang 167,169. 8 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - L·nh ®¹o doanh nghiÖp toµn quyÒn quyÕt ®Þnh mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, c¸c ®¬n vÞ c¬ së chØ nhËn mÖnh lÖnh chÝnh thøc tõ l·nh ®¹o doanh nghiÖp. ý kiÕn cña l·nh ®¹o chøc n¨ng vµ l·nh ®¹o c¸c tuyÕn ®èi víi bé phËn, c¬ së t- vÊn mang tÝnh t- vÊn vµ nghiÖp vô. KiÓu c¬ cÊu tæ chøc nµy tËn dông ®-îc -u ®iÓm vµ kh¾c phôc ®-îc nh-îc ®iÓm cña c¸c kiÓu c¬ cÊu trªn, v× thÕ nã ®-îc ¸p dông rÊt réng r·i vµ phæ biÕn nhÊt lµ trong hÖ thèng qu¶n lý cã quy m« lín vµ phøc t¹p. Tuy nhiªn, thùc hiÖn c¬ cÊu nµy còng ®ßi hái ng-êi l·nh ®¹o ph¶i quan t©m gi¶i quyÕt, ch¼ng h¹n nh- : nÕu tæ chøc lín chuyªn m«n ho¸ chøc n¨ng s©u sÏ dÉn ®Õn tæ chøc cã nhiÒu bé phËn, chøc n¨ng vµ nh÷ng ng-êi qu¶n lý muèn ph©n chia quyÒn lùc ®Ó ®øng ®Çu tõng bé phËn chøc n¨ng ®ã. 2.4. C¬ cÊu ma trËn(4) Lµ lo¹i h×nh c¬ cÊu mµ bªn c¹nh c¸c tuyÕn vµ c¸c bé phËn chøc n¨ng trong c¬ cÊu cßn h×nh thµnh nªn nh÷ng ch-¬ng tr×nh vµ dù ¸n ®Ó thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu lín vµ quan träng. C¬ cÊu nµy ®-îc vËn hµnh theo s¬ sau: L·nh ®¹o doanh nghiÖp L·nh ®¹o tuyÕn 1 L·nh ®¹o tuyÕn 2 §Ò ¸n 1 §Ò ¸n 2 9 L·nh ®¹o chøc n¨ngA L·nh ®¹o chøc n¨ng B Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Nh÷ng ng-êi thùc hiÖn trong c¸c bé phËn s¶n xuÊt Nh÷ng ng-êi thùc hiÖn trong c¸c bé phËnchøc n¨ng Nh÷ng ng-êi thùc hiÖn trong c¸c ®å ¸n nh»m t¹o ra s¶n phÈm hay c«ng nghÖ míi Theo c¬ cÊu nµy ngoµi nh÷ng ng-êi l·nh ®¹o tuyÕn vµ c¸c bé phËn chøc n¨ng, cßn cã nh÷ng ng-êi l·nh ®¹o ®Ò ¸n hay s¶n phÈm, phèi hîp ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn ®Ó thùc hiÖn mét dù th¶o nµo ®ã. L·nh ®¹o c¸c tuyÕn còng nh- l·nh ®¹o c¸c chøc n¨ng trùc tiÕp gi¶i quyÕt vÊn ®Ò: Lµm nh- thÕ nµo ?. Khi cã mét dù ¸n cÇn thiÕt ta thùc thi, l·nh ®¹o c¸c tuyÕn, chøc n¨ng vµ l·nh ®¹o c¸c dù ¸n sÏ cö ra c¸c c¸n bé t-¬ng øng cïng hîp t¸c thùc hiÖn. KÕt thóc dù ¸n, ng-êi nµo trë vÒ vÞ trÝ ban ®Çu cña ng-êi ®ã. ViÖc c¾t cö trªn h×nh thµnh nªn c¸c dßng vµ c¸c « nh- mét ma trËn. C¬ b¶n cña c¬ cÊu nµy lµ cã ®é linh ho¹t cao, dÔ dµng di chuyÓn c¸c c¸n bé cã n¨ng lùc ®Ó thùc hiÖn c¸c dù ¸n kh¸c nhau, tËp trung ®-îc nguån lùc vµ nh÷ng kh©u xung yÕu cña tæ chøc, gi¶m bít cång kÒnh cho c¸c bé m¸y qu¶n lý cña c¸c dù ¸n. Tuy nhiªn thùc hiÖn c¬ cÊu nµy còng cã mét sè nh-îc ®iÓm lµ: Hay xÈy ra m©u thuÉn gi÷a ng-êi qu¶n lý dù ¸n vµ c¸c l·nh ®¹o c¸c bé phËn chøc n¨ng. (4) Xem gi¸o tr×nh khoa häc qu¶n lý tËp I, Nhµ XB khoa häc kü thuËt, Hµ néi -1999 trang 172. 10 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 2.5. C¬ cÊu tæ chøc theo ®¬n vÞ lÜnh vùc/s¶n phÈm/thÞ tr-êng (5) Lµ kiÓu c¬ cÊu ¸p dông cho ®¬n vÞ kinh doanh chiÕn l-îc víi c¸c tiªu chÝ lÜnh vùc, s¶n phÈm, thÞ tr-êng. C¬ cÊu ®-îc vËn hµnh theo s¬ ®å sau: ChiÕn l-îc tæ chøc ChiÕn l-îc ®¬n vÞ KD chiÕn l-îc 1 ChiÕn l-îc chøc n¨ng 1 ChiÕn l-îc ®¬n vÞ KD chiÕn l-îc 2 ChiÕn l-îc ®¬n vÞ KD chiÕn l-îc n ChiÕn l-îc chøc n¨ng m C¬ cÊu nµy theo s¸t quan ®iÓm thùc hiÖn chiÕn l-îc, g¾n con ng-êi víi môc tiªu chiÕn l-îc ®ång thêi thùc hiÖn chuyªn m«n ho¸ theo nh÷ng yÕu tè mµ tæ chøc ®Æc biÖt quan t©m, tuy nhiªn lo¹i c¬ cÊu nµy l¹i c¶n trë qu¸ tr×nh tæng hîp ho¸ c¸c chøc n¨ng do ®ã gi¶m kh¼ n¨ng sö dông c¸c chuyªn gia trong c¸c ho¹t ®éng kh¸c nhau cña tæ chøc. Trªn ®©y lµ 5 lo¹i h×nh c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý chñ yÕu ®· ®-îc ¸p dông. Tuy nhiªn, mét c¬ cÊu hîp lý vÉn lµ mét c¬ cÊu phï hîp víi ®iÒu kiÖn cô thÓ cña mçi doanh nghiÖp. (5) Xem nh÷ng vÊn ®Ò cèt yÕu cña qu¶n lý, Nhµ XB khoa häc kü thuËt, trang 257,258. 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 3. Yªu cÇu vµ nguyªn t¾c h×nh thµnh c¬ cÊu tæ chøc 3.1. Yªu cÇu ®èi víi c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý Mçi mét c«ng viÖc, mçi mét vÊn ®Ò dï lín hay nhá, dï phøc t¹p hay ®¬n gi¶n ®Òu cã nh÷ng yªu cÇu , ®ßi hái ®Æt ra. §Æc biÖt lµ ë lÜnh vùc x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý trong doanh nghiÖp (mét vÊn ®Ò v« cïng phøc t¹p) yªu cÇu ph¶i ®Æt ®-îc. Trong c¬ chÕ thÞ tr-êng, viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý ph¶i hîp lý, phï hîp víi tõng doanh nghiÖp, víi thêi ®¹i th× doanh nghiÖp míi tån t¹i vµ ph¸t triÓn ®-îc. Cßn nÕu cøng nh¾c, kh«ng phï hîp th× doanh nghiÖp kh«ng thÓ ®øng v÷ng ®-îc trong c¬ chÕ thÞ tr-êng lu«n biÕn ®éng nh- hiÖn nay. V× thÕ, c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý trong doanh nghiÖp b¾t buéc ph¶i ®Æt ra cho m×nh nh÷ng yªu cÇu sau - TÝnh tèi -u: gi÷a c¸c kh©u, c¸c cÊp qu¶n lý ph¶i thiÕt lËp c¸c mèi quan hÖ hîp lý, lùa chän vµ s¾p xÕp c¸n bé qu¶n lý vµo tõng vÞ trÝ ®óng víi kh¼ n¨ng, tr×nh ®é cña hä, qui ®Þnh lÒ lèi lµm viÕc chÆt chÏ, gi¶m bít c¸c kh©u, c¸c cÊp trung gian, ®¶m b¶o th«ng tin th«ng suèt. Lµm nh- vËy, c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý sÏ mang tÝnh n¨ng ®éng cao, lu«n ®i s¸t vµ phôc vô môc ®Ých cña hÖ thèng. - TÝnh linh ho¹t: c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý cã kh¼ n¨ng thÝch øng víi mäi t×nh huèng, mäi hoµn c¶nh nh»m ®¸p øng mét c¸ch mau lÑ, kÞp thêi trong c«ng t¸c qu¶n lý cña doanh nghiÖp. - §é tin cËy cao: c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y ph¶i b¶o ®¶m tÝnh chÝnh x¸c ®èi víi tÊt c¶ c¸c th«ng tin ®-îc sö dông trong doanh nghiÖp. Muèn vËy c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®-îc cÊu thµnh bëi nh÷ng con ng-êi cã n¨ng lùc, phÈm chÊt tèt. - TÝnh hiÖu qu¶: c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o tÝnh hiÖu qu¶ nghÜa lµ chi phÝ bá ra ph¶i t-¬ng xøng víi kÕt qu¶ thu vÒ. §©y lµ yªu cÇu mang tÝnh tæng hîp vµ còng lµ yªu cÇu cuèi cïng cña viÖc x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc. 3.2. Nh÷ng nguyyªn t¾c h×nh thµnh c¬ cÊu tæ chøc a. X©y dùng c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y ph¶i xuÊt ph¸t tõ nhiÖm vô vµ môc tiªu cña doanh nghiÖp theo h-íng ph¸t triÓn. NhiÖm vô vµ môc tiªu cña doanh nghiÖp ®-îc x¸c ®Þnh trªn c¬ së ph-¬ng h-íng ph¸t triÓn x· héi, trªn c¬ së c¸c yÕu tè cÊu thµnh cña doanh nghiÖp. Bëi vËy, viÖc tiÕn hµnh tËp hîp 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin ®Ó x¸c ®Þnh c¬ cÊu tæ chøc lµ hÕt søc quan träng. Mét c¬ cÊu tæ chøc ®-îc h×nh thµnh ph¶i ®¸p øng ®-îc viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô, môc tiªu ®Ò ra, cã kh¼ n¨ng biÕn nã thµnh hiÖn thùc vµ yªu cÇu cã hiÖu qu¶ cao nhÊt. b. Tõ c«ng viÖc, nhiÖm vô tõ ®ã h×nh thµnh tæ chøc, h×nh thµnh bé m¸y lùa chän con ng-êi. Sù xuÊt hiÖn cña tæ chøc bé m¸y qu¶n lý hay bè trÝ con ng-êi cô thÓ trong hÖ thèng qu¶n trÞ lµ do yªu cÇu cña nhiÖn vô s¶n xuÊt ®Æt ra. Sù cÇn thiÕt cña nã chÝnh lµ ë chç ph¶i ®¶m nhËn vµ cã kh¼ n¨ng ®¶m nhËn nh÷ng chøc n¨ng do qu¸ tr×nh s¶n xuÊt quyÕt ®Þnh. c. ViÖc x©y dùng tæ chøc vµ hÖ thèng tæ chøc ph¶i ®i liÒn víi viÖc x©y dùng chøc tr¸ch, quyÒn h¹n, nhiÖm vô vµ lÒ lèi phèi hîp ho¹t ®éng, ®¶m b¶o cho sù chØ ®¹o thèng nhÊt, th«ng suèt vµ mau lÑ. Muèn vËy, c¸c ho¹t ®éng vµ mèi quan hÖ trong ho¹t ®éng cña c¶ hÖ thèng tæ chøc ph¶i ®-îc qui ®Þnh b»ng v¨n b¶n d-íi d¹ng ®iÒu lÖ, qui chÕ, néi qui... Nguyªn t¾c nµy ®¶m b¶o cho tæ chøc bé m¸y qu¶n lý thùc sù cã hiÖu lùc, nh»m thùc hiÖn nghiªm ngÆt chÕ ®é mét thñ tr-ëng, chÕ ®é tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n, ®¶m b¶o c©n xøng gi÷a chøc n¨ng nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n, tr¸nh ®-îc hiÖn t-îng chång chÐo, û l¹i vµ ph¸t huy ®-îc tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña tõng chøc dang, tõng cÊp. 4. VÊn ®Ò ph©n quyÒn vµ c¸c mèi liªn hÖ trong c¬ cÊu tæ chøc(6) 4.1. VÊn ®Ò ph©n quyÒn QuyÒn lùc trong tæ chøc lµ vÊn ®Ò ®éc lËp trong c«ng t¸c l·nh ®¹o lao ®éng. Ng-êi l·nh ®¹o sÏ tù tin sö lý mäi t×nh huèng nÕu ta trao cho hä quÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh hay ®-a ra c¸c chØ thÞ. NÕu tËp quyÒn lµ toµn bé quyÒn lùc tËp trung vÒ mét ng-êi l·ng ®¹o th× ph©n quyÒn l¹i lµ mét xu h-íng ph©n t¸n c¸c quyÒn trong viÖc ra quyÕt ®Þnh trong mét c¬ cÊu tæ chøc. Mét tæ chøc dï lín hay nhá ®Òu cã sù ph©n quyÒn, nã lµ nh©n tè c¨n b¶n cña hÖ thèng qu¶n lý cã ¶nh h-ëng trùc tiÕp ®Õn tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc qu¶n lý. Trong thùc tÕ, ng-êi qu¶n lý kh«ng thÓ cã kh¼ n¨ng tù quyÕt ®Ó xö lý c¸c tr-êng hîp x¶y ra trong qu¸ tr×nh lµm viÖc nÕu kh«ng cã ph©n quyÒn. Do vËy khi ph©n quyÒn cÇn ph¶i cã sù lùa chän thËn träng, xem xÐt cÈn thËn c«ng viÖc giao cho cÊp d-íi, ®ång thêi chó träng viÖc ban hµnh chÝnh s¸ch cô thÓ, h-íng dÉn viÖc ra quyÕt ®Þnh trong viÖc lùa chän, båi d-ìng c¸n bé vµ trong viÖc lùa chän nh÷ng bé phËn kiÓm tra thÝch hîp. (6) Xem nh÷ng vÊn ®Ò cèt yÕu cña qu¶n lý, Nhµ XB khoa häc kü thuËt, Hµ néi - 1999, trang 305. 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 4.2. C¸c mèi liªn hÖ trong c¬ cÊu: - Liªn hÖ trùc tuyÕn: lµ lo¹i liªn hÖ gi÷a c¸n bé vµ nh©n viªn trong mét bé phËn, gi÷a c¸c bé phËn, gi÷a c¸c c¸n bé cã liªn quan víi chØ huy trùc tiÕp cña cÊp trªn vµ cÊp d-íi. - Liªn hÖ chøc n¨ng: lµ lo¹i liªn hÖ gi÷a c¸c bé phËn chøc n¨ng víi nhau nh»m h-íng dÉn gióp ®ì nhau vÒ chuyªn m«n, nghiÖp vô. Ch¼ng h¹n gi÷a thñ tr-ëng, bé phËn chøc n¨ng cÊp trªn víi c¸n bé, nh©n viªn chøc n¨ng cÊp d-íi. - Liªn hÖ t- vÊn: lµ lo¹i liªn hÖ gi÷a c¬ quan l·nh ®¹o chung, gi÷a c¸c bé phËn chØ huy trùc tuyÕn víi c¸c chuyªn gia kinh tÕ, kü thuËt, ph¸p chÕ. 5. C¸c nh©n tè ¶nh h-ëng tíi c¬ cÊu tæ chøc Khi hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý, ch¼ng nh÷ng ph¶i xuÊt ph¸t tõ nh÷ng yªu cÇu nh- : tÝnh tèi -u, tÝnh linh ho¹t, tÝnh tin cËy, tÝnh kinh tÕ, tÝnh bÝ mËt, mµ ®iÒu quan träng vµ khã kh¨n nhÊt lµ ph¶i qu¸n triÖt nh÷ng yªu cÇu ®ã vµo nh÷ng ®iÒu kiÖn, hoµn c¶nh, t×nh huèng cô thÓ nhÊt ®Þnh. Nãi mét c¸ch kh¸c lµ cÇn ®Õn nh÷ng nh©n tè ¶nh h-ëng trùc tiÕp vµ gi¸n tiÕp cña viÖc h×nh thµnh, ph¸t triÓn vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý. Ta cã thÓ quy chung l¹i thµnh ba nhãm nh©n tè c¬ b¶n cã ¶nh h-ëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý nh- sau : a. Nhãm nh©n tè thuéc c¬ chÕ qu¶n lý vÜ m« cña Nhµ n-íc: Nhãm nh©n tè nµy cã ¶nh h-ëng gi¸n tiÕp nh-ng l¹i cã t¸c ®éng trùc tiÕp ®Õn viÖc h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn, hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶ lý cña doanh nghiÖp. b. Nhãm nh©n tè thuéc ®èi t-îng qu¶n lý: §ã lµ t×nh tr¹ng vµ tr×nh ®é ph¸t triÓn cña hÖ thèng (qu¸ tr×nh thö th¸ch, ®µo t¹o con ng-êi vµ kinh nghiÖm tÝch luü cña hÖ thèng). Ngoµi ra tÝnh chÊt vµ ®Æc ®iÓm cña c¸c môc tiªu cña hÖ thèng (®em l¹i lîi Ých cho ai, g©y khã kh¨n trë ng¹i cho ai ?...) 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 c. Nhãm nh÷ng nh©n tè thuéc lÜnh vùc qu¶n lý: - Quan hÖ së h÷u tån t¹i trong doanh nghiÖp, møc ®é chuyªn m«n ho¸ vµ tËp trung ho¸ c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô còng nh- néi dung ho¹t ®éng cña qu¶n lý. Tr×nh ®é kiÕn thøc häc vÊn còng nh- tay nghÒ cña c¸n bé qu¶n lý, tr×nh ®é kiÕn thøc cña mçi ng-êi nh- thÕ nµo sÏ t-¬ng øng víi vÞ trÝ nh- vËy, viÖc nµy ¶nh h-ëng trùc tiÕp ®Õn hiÖu suÊt lao ®éng cña hä. - Quan hÖ phô thuéc gi÷a sè ng-êi l·nh ®¹o, kh¼ n¨ng kiÓm tra qu¶n lý cña ng-êi l·nh ®¹o ®èi víi nh÷ng ho¹t ®éng cña ®Çu mèi vµ sè ng-êi bÞ qu¶n lý. Ng-êi l·nh ®¹o trùc tiÕp ®Ò ra nhiÖm vô cho cÊp d-íi vµ cã ph-¬ng thøc kiÓm tra sau mét thêi gian nhÊt ®Þnh. II. Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý cña c¸c doanh nghiÖp 1. TÝnh tÊt yÕu kh¸ch quan cña viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý - Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý trong doanh nghiÖp lµ nh»m hoµn thiÖn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh víi chÊt l-îng cao, tiÕt kiÖm tèi ®a thêi gian lao ®éng, sö dông cã hiÖu qu¶ mäi yÕu tè cÊu thµnh cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, ®ång thêi lµm cho bé m¸y qu¶n lý gän nhÑ, n¨ng ®éng, ho¹t ®éng nhÞp nhµng ®¹t hiÖu qu¶ cao. - Mét bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ gãp phÇn vµo ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp th× nã sÏ ®em l¹i lîi Ých cho doanh nghiÖp vµ ng-êi lao ®éng. Muèn cho bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i cã nh÷ng biÖn ph¸p kh¾c phôc nh÷ng tån t¹i, nh÷ng h¹n chÕ mµ doanh nghiÖp ®ang gÆp ph¶i. Chóng ta chuyÓn tõ nÒn kinh tÕ tù cung, tù cÊp sang nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng thùc hiÖn chñ tr-¬ng ®æi míi cña §¶ng vµ Nhµ n-íc. Trong nh÷ng n¨m qua, c¸c ngµnh, c¸c cÊp, c¸c tæ chøc®· cã sù chuyÓn m×nh, ®æi míi m¹nh mÏ vÒ t- t-ëng tæ chøc, môc tiªu d©n giµu n-íc m¹nh, x· héi c«ng b»ng v¨n minh vµ §¶ng ®· ®Ò ra. Trong c¸c môc tiªu cÇn ®æi míi vÒ bé m¸y qu¶n lý lµ mét vÊn ®Ò hÕt søc cÇn thiÕt. Chóng ta ®· tr¶i qua mét nÒn kinh tÕ kÕ ho¹ch ho¸ l©u n¨m, sù ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi chËm ch¹p × ¹ch do mang nÆng tÝnh chÊt bao cÊp mµ bé m¸y qu¶n lý cña c¸c ngµnh, c¸c cÊp, c¸c c¬ quan ®oµn thÓ cßn cång kÒnh, 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 cßn tån t¹i nhiÒu tæ chøc. §«ng vÒ lùc l-îng lao ®éng nh-ng tÝnh n¨ng ®éng vµ hiÖu qu¶ kinh tÕ l¹i thÊp vµ nhÊt lµ kh«ng phï hîp víi nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng hiÖn nay. Ho¹t ®éng lao ®éng quan lý cã néi dung rÊt ®a d¹ng vµ phong phó, khã x¸c ®Þnh vµ hiÖu qu¶ cña lao ®éng nµy kh«ng thÓ hiÖn d-íi d¹ng vËt chÊt, nh-ng nã lu«n lu«n g¾n liÒn víi kÕt qu¶ cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Môc tiªu lín nhÊt cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh chÝnh lµ lîi nhuËn. §Ó ®¹t ®-îc hiÖu qu¶ cao trong kinh doanh lu«n lµ vÊn ®Ò ®Æt ra cho mäi nhµ qu¶n lý, c¶ vÒ lý luËn vµ thùc tiÔn. Kh«ng mét nhµ kinh doanh nµo l¹i muèn m×nh tån t¹i trong t×nh tr¹ng thua lç, ®Ó mét s¸ng mét chiÒu ph¸ s¶n, ®Ó tho¸t khái t×nh tr¹ng thua lç vµ sím thu ®-îc nhiÒu lîi nhuËn trong kinh doanh ®ái hái c¸c chñ doanh nghiÖp, c¸c nhµ qu¶n lý ph¶i n¾m b¾t vµ lµm chñ c¸c quan hÖ kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh. MÆt kh¸c, ®Ó ®¶m b¶o th¾ng lîi v÷ng bÒn trong c¹nh tranh, chñ doanh nghiÖp cÇn ph¶i biÕt nhiÒu, biÕt c¶ trªn mäi ph-¬ng diÖn tõ c¸c nguån nh©n tµi vËt lùc cho ®Õn c¸c kho¶n chi phÝ bá ra, kÕt qu¶ thu ®-îc vµ ®iÓm hoµ vèn. Tõ ®ã sÏ ®Ò ra c¸c quyÕt ®Þnh kinh doanh ®óng ®¾n. Bëi vËy, c«ng viÖc cña hÖ thèng qu¶n lý trong doanh nghiÖp lµ ph¶i th-êng xuyªn ®iÒu tra, ph©n tÝch, tÝnh to¸n, c©n nh¾c, so¹n th¶o vµ lùa chän ph-¬ng ¸n kinh doanh tèi -u sao cho víi chi phÝ Ýt nhÊt mµ ®em l¹i hiÖu qu¶ cao nhÊt. MÆt kh¸c, c¸c chñ doanh nghiÖp còng ph¶i th-êng xuyªn ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ c«ng viÖc, rót ra nh÷ng thiÕu sãt, t×m ra c¸c nguyªn nh©n ¶nh h-ëng tíi kÕt qu¶, v¹ch râ nh÷ng tiÒm n¨ng ch-a ®-îc sö dông vµ ®Ò ra nh÷ng biÖn ph¸p kh¾c phôc, xö lý vµ sö dông kÞp thêi ®Ó kh«ng ngõng n©ng cao hiÖu qu¶ kinh tÕ. Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng, ®Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn ®ái hái chñ doanh nghiÖp ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt trªn c¬ së vËt chÊt kü thuËt tiÒn vèn vµ lao ®éng cÇn ph¶i x¸c ®Þnh ®-îc ph-¬ng h-íng, c¸ch thøc ®Çu t-, biÖn ph¸p sö dông c¸c ®iÒu kiÖn s½n cã cña m×nh. KÕt qña kinh doanh cña tõng doanh nghiÖp bao gåm kÕt qu¶ cña tõng kh©u, tõng qu¸ tr×nh, tõng giai ®o¹n, tõng ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh riªng lÎ. KÕt qu¶ ®ã biÓu hiÖn cô thÓ qua c¸c chØ tiªu kinh tÕ nh-: ChØ tiªu gi¸ trÞ tæng s¶n l-îng, chØ tiªu gi¸ trÞ s¶n l-îng hµng ho¸, chØ tiªu lîi nhuËn... 16 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 2. Néi dung cña c«ng t¸c hoµn thiÖn Trong c¬ chÕ thÞ tr-êng kh¾c nghiÖt nh- hiÖn nay, ®Ó ph¸t huy ®-îc hÕt mäi vai trß, n¨ng lùc l·nh ®¹o qu¶n lý cña bé m¸y ®èi víi mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp th× hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý theo h-íng chuyªn tinh, gän nhÑ vµ cã hiÖu lùc ®Ó ®¶m b¶o cho hÖ thèng nµy lµm viÖc tèi -u, mang l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ cao cho qóa tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp lµ mét yªu cÇu tÊt yÕu. V× vËy néi dung cña c«ng t¸c hoµn thiÖn bao gåm: 2.1. Hoµn thiÖn ph©n c«ng vµ hiÖp t¸c lao ®éng trong bé m¸y qu¶n lý Ph©n c«ng lao ®éng qu¶n lý lµ sù ph©n chia qu¸ tr×nh qu¶n lý thµnh c¸c qu¸ tr×nh, c¸c bé phËn cã tÝnh chÊt chuyªn m«n ho¸ thµnh nh÷ng c«ng viÖc riªng biÖt vµ giao cho nh÷ng ng-êi thùc hiÖn cã tr×nh ®é chuyªn m«n vµ nghÒ nghiÖp thÝch hîp. HiÖp t¸c lao ®éng qu¶n lý lµ sù phèi hîp gi÷a c¸c c¸ nh©n trong néi bé nhãm, tæ, gi÷a c¸c tæ trong néi bé phËn vµ gi÷a c¸c bé phËn qu¶n lý víi nhau nh»m thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý. H-íng hoµn thiÖn ph©n c«ng vµ hiÖp t¸c lao ®éng qu¶n lý hiÖn nay lµ: a) Hoµn thiÖn c¬ cÊu qu¶n lý theo h-íng võa ®¶m b¶o sù phï hîp gi÷a bé phËn qu¶n lý vµ bé phËn bÞ qu¶n lý (s¶n xuÊt - kinh doanh). Võa gän nhÑ, tr¸nh l·ng phÝ chi phÝ lao ®éng vµ chi phÝ qu¶n lý. ë ®©y c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý th-êng ®-îc hoµn thiÖn theo c¸c kiÓu: C¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn (®-êng th¼ng), c¬ cÊu chøc n¨ng, vµ c¬ cÊu trùc tuyÕn - chøc n¨ng. b) Hoµn thiÖn lao ®éng, tuyÓn chän vµ bè trÝ lao ®éng vµ bé m¸y qu¶n lý. - X¸c ®Þnh chÝnh x¸c tiªu chuÈn phÈm chÊt cña lao ®éng qu¶n lý, nhÊt lµ lao ®éng l·nh ®¹o. Tiªu chuÈn ë ®©y gåm: tiªu chuÈn chÝnh trÞ, tiªu chuÈn chuyªn m«n vµ tiªu chuÈn vÒ n¨ng lùc tæ chøc. - X¸c ®Þnh nguån bæ sung lao ®éng qu¶n lý hiÖn nay gåm: 17 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 + Nguån thÞ tr-êng lao ®éng. + Nguån tõ néi bé doanh nghiÖp: Lao ®éng ë c¸c bé phËn s¶n xuÊt, chê viÖc... + Nguån doanh nghiÖp kh¸c: Lao ®éng quan lý doanh nghiÖp kh¸c. + Nguån tõ c¸c tr-êng ®¹i häc: c¸c sinh viªn s¾p ra tr-êng. Chän vµ bè trÝ lao ®éng qu¶n lý ph¶i theo c¸c b-íc sau: Thu thËp th«ng tin cÇn thiÕt vÒ vÞ trÝ cßn trèng (1) (()) T×m hiÓu c¸c nguån phï hîp víi vÞ trÝ ®ã (2) QuyÕt ®Þnh tuyÓn chän (3) KiÓm tra quyÕt ®Þnh tuyÓn chän b»ng kÕt qu¶ CV cña ng-êi ®ã (4) c) Hoµn thiÖn h×nh thøc ph©n c«ng vµ hiÖp t¸c lao ®éng trong bé m¸y qu¶n lý. Cã 3 h×nh thøc ph©n c«ng lao ®éng: - Ph©n c«ng lao ®éng theo chøc n¨ng qu¶n lý: Lµ ph©n c«ng trªn c¬ së ph©n chia toµn bé c«ng viÖc qu¶n lý ra thµnh c¸c chøc n¨ng. - Ph©n c«ng c«ng viÖc theo c«ng nghÖ qu¶n lý: Thùc chÊt lµ ph©n chia toµn bé c«ng viÖc qu¶n lý theo qu¸ tr×nh th«ng tin (nhËn tin, ghi chÐp ban ®Çu, xö lý th«ng tin). - Ph©n c«ng c«ng viÖc theo tr×nh ®é phøc t¹p cña c«ng viÖc qu¶n lý: lµ ph©n c«ng trªn c¬ së ph©n chia c«ng viÖc qu¶n lý thµnh nh÷ng phÇn c«ng viÖc nhá cã møc ®é phøc t¹p kh¸c nhau. Xu h-íng hiÖn nay lµ ph©n c«ng lao ®éng theo tr×nh ®é phøc t¹p cña c«ng viÖc qu¶n lý. Yªu cÇu cña h×nh thøc nµy lµ ph¶i bè trÝ lao ®éng cã tr×nh ®é chuyªn m«n vµ kh¶ n¨ng c¸ nh©n phï hîp víi yªu cÇu cña c«ng viÖc. 18 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 2.2. Hoµn thiÖn viÖc tæ chøc c¸c phßng chøc n¨ng C¸c phßng chøc n¨ng lµ nh÷ng tæ chøc bao gåm c¸n bé, nh©n viªn kinh tÕ, hµnh chÝnh... ®-îc ph©n c«ng chuyªn m«n ho¸ theo c¸c chøc n¨ng qu¶n lý cã nhiÖm vô gióp gi¸m ®èc vµ c¸c phã gi¸m ®èc chuÈn bÞ c¸c quyÕt ®Þnh, theo dâi h-íng dÉn c¸c ph©n x-ëng, c¸c bé phËn s¶n xuÊt kinh doanh còng nh- nh÷ng c¸n bé nh©n viªn cÊp d-íi thùc hiÖn ®óng ®¾n, kÞp thêi nh÷ng quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Tr¸ch nhiÖm chung cña c¸c phßng chøc n¨ng lµ võa ph¶i hoµn thµnh tèt nhiÖm vô giao, võa ph¶i kÕt hîp chÆt chÏ víi c¸c phßng kh¸c, nh»m b¶o ®¶m cho tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc c«ng t¸c cña doanh nghiÖp ®-îc tiÕn hµnh ¨n khíp, ®ång bé nhÞp nhµng. C¸c phßng chøc n¨ng kh«ng cã quyÒn trùc tiÕp chØ huy c¸c ph©n x-ëng vµ c¸c bé phËn s¶n xuÊt. Trong t×nh h×nh hiÖn nay, khi mµ quyÒn tù chñ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp ®· ®-îc më réng, c¬ chÕ qu¶n lý kinh thÕ nãi chung, c¬ chÕ qu¶n lý doanh nghiÖp nãi riªng ®· ®æi míi, doanh nghiÖp cã toµn quyÒn quyÕt ®Þnh viÖc tæ chøc c¸c phßng chøc n¨ng theo h-íng chuyªn tinh, gän nhÑ. §ång thêi, ph¶i hÕt søc coi träng nh÷ng bé phËn cã quan hÖ trùc tiÕp ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh, ®Õn c«ng t¸c nghiªn cøu ®æi míi s¶n phÈm, ®æi míi c«ng nghÖ, nghiªn cøu thÞ tr-êng, x¸c ®Þnh gi¸ c¶ s¶n phÈm... ViÖc tæ chøc c¸c phßng chøc n¨ng cÇn ®-îc tiÕn hµnh theo c¸c b-íc sau ®©y: Mét lµ: Ph©n tÝch sù phï hîp gi÷a chøc n¨ng vµ bé phËn qu¶n lý. Tr-êng hîp tèt nhÊt lµ mçi chøc n¨ng qu¶n lý nªn do mét phßng phô tr¸ch trän vÑn. Song do sè l-îng c¸c phßng chøc n¨ng phô thuéc vµo quy m«, ®Æc ®iÓm kinh tÕ - kü thuËt cña tõng doanh nghiÖp nªn cã tr-êng hîp ph¶i ghÐp vµi ba chøc n¨ng cã liªn quan mËt thiÕt víi nhau, thuéc cïng lÜnh vùc ho¹t ®éng vµo mét phßng. Nh- vËy sÏ thuËn lîi cho viÖc bè trÝ c¸n bé phô tr¸ch. Hai lµ: TiÕn hµnh lËp s¬ ®å tæ chøc, nh»m m« h×nh ho¸ mèi quan hÖ gi÷a c¸c phßng chøc n¨ng víi gi¸m ®èc vµ c¸c phã gi¸m ®èc. §ång thêi, ph¶i ghi râ nh÷ng chøc n¨ng mçi phßng phô tr¸ch, nh»m kh¾c phôc t×nh tr¹ng dÉm ®¹p, chång chÐo lªn nhau hoÆc ng-îc l¹i, cã chøc n¨ng kh«ng bé phËn nµo chÞu tr¸ch nhiÖm. C¨n cø vµo s¬ ®å nãi trªn, tõng phßng chøc n¨ng x©y dùng néi quy c«ng t¸c cña phßng m×nh nh»m x¸c ®Þnh tØ mØ tr¸ch 19 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 nhiÖm, quyÒn h¹n chung c¶ phßng còng nh- riªng cho tõng ng-êi trong phßng. Ba lµ: TÝnh to¸n chÝnh x¸c sè l-îng c¸n bé, nh©n viªn mçi phßng chøc n¨ng mét c¸ch chÝnh x¸c, cã c¨n cø khoa häc nh»m võa ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh nhiÖm vô, võa ph¶i gi¶m bít tû lÖ nh©n viªn qu¶n lý, gi¶m bít chi phÝ qu¶n lý lµ mét c«ng viÖc kh¸ phøc t¹p, ®Æc biÖt lµ trong hoµn c¶nh c¸n bé ch-a tiªu chuÈn ho¸, viÖc s¾p xÕp bè trÝ c¸n bé, nh©n viªn qu¶n lý trong nhiÒu n¨m qua cã nhiÒu bÊt hîp lý, ®Ó l¹i nh÷ng hËu qu¶ kh«ng thÓ gi¶i quyÕt mét sím mét chiÒu. Qu¶n lý vµ hÖ thèng bÞ qu¶n lý vµ hiÖp t¸c trong néi bé hÖ thèng qu¶n lý. HiÖp t¸c gi÷a hÖ thèng qu¶n lý vµ hÖ thèng bÞ qu¶n lý lµ sù phèi hîp cïng thùc hiÖn môc tiªu chung cña doanh nghiÖp. HiÖp t¸c néi bé trong hÖ thèng qu¶n lý (tËp thÓ lao ®éng qu¶n lý) chñ yÕu lµ sù phèi hîp cïng thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng cña lao ®éng qu¶n lý, sù hiÖp t¸c ë ®©y chñ yÓu vÒ mÆt néi dung. Nh- vËy, néi dung lín nhÊt cña c¸c hiÖp t¸c lao ®éng qu¶n lý vÊn ®Ò tæ chøc lao ®éng qu¶n lý tèt, ®ñ n¨ng lùc ®Ó ho¹t ®éng mét c¸ch ®ång bé, víi chÊt l-îng cao toµn bé, c¸c chøc n¨ng cña qu¶n lý. Do ®ã, muèn hiÖp t¸c lao ®éng qu¶n lý tèt th× ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau: - Chän ®-îc nh÷ng c¸n bé lµnh nghÒ, n¨ng lùc, së tr-êng theo ®óng nh÷ng yªu cÇu cña c«ng viÖc. - Cã kÕ ho¹ch båi d-ìng ®µo t¹o c¸n bé qu¶n lý theo yªu cÇu cña chÊt l-îng c«ng viÖc. - X©y dùng mét hÖ thèng chØ tiªu ®Ó ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ cña tõng lo¹i lao ®éng qu¶n lý. Mçi ng-êi ®Òu cã thÓ tù do l-êng kÕt qu¶ c«ng t¸c cña m×nh. - Tæ chøc viÖc ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ c«ng t¸c mét c¸ch kh¸ch quan nh»m kÝch thÝch sù cè g¾ng th-êng xuyªn cña c¸n bé. 20
- Xem thêm -