1
TÓM LƢỢC
Cà phê là một trong những mặt hàng nông sản xuất khẩu chủ lực mang lại
nguồn ngoại tệ lớn, góp phần đẩy mạnh quá trình công nghiệp hóa – hiện đại
hóa đất nƣớc nói chung và đối với công ty Thực phẩm Miền Bắc nói riêng.
Hoạt động thu mua, chế biến cà phê đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc
hoàn thiện các chính sách thu mua, chế biến cà phê là vấn đề vô cùng cấp
thiết trong giai đoạn hiện nay nhằm đem lại hiệu quả cao cho hoạt động kinh
doanh cà phê của doanh nghiệp. Do vậy, đề tài thạc sĩ: “ Hoàn thiện chính
sách thu mua, chế biến cà phê của công ty Thực phẩm Miền Bắc” nhằm phân
tích những chính sách thu mua, chế biến cà phê của công ty và đƣa ra một số
giải pháp để hoàn thiện chính sách thu mua, chế biến cà phê của công ty.
Luận án gồm 3 chƣơng và đƣợc thể hiện dƣới nội dung sau:
Chƣơng 1: Những vấn đề lý luận cơ bản để hoàn thiện chính sách thu mua,
chế biến tại công ty Thực phẩm miền Bắc
Chƣơng 2: Thực trạng xây dựng và triển khai chính sách thu mua chế biến cà
phê của công ty thực phẩm Miền Bắc
Chƣơng 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện chính sách thu mua chế biến cà
phê của công ty thực phẩm Miền Bắc
2
Mở đầu
1. Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài
Từ nhiều năm nay cà phê đã trở thành một nhu cầu thiết yếu đối với đời
sống con ngƣời. Cà phê có giá trị kinh tế cao và là một trong những sản phẩm
nông nghiệp mang ngoại tệ lớn cho nhiều nƣớc. Cà phê không chỉ là một loại
đồ uống mà còn là nguyên liệu cho một số ngành công nghiệp phát triển nhƣ:
bánh kẹo, sữa, dƣợc phẩm vv... nhu cầu về sản phẩm này trên thị trƣờng thế
giới ngày càng tăng cả về số lƣợng và chất lƣợng. Xuất khẩu cà phê đem lại
lợi nhuận kinh tế cao cho các doanh nghiệp kinh doanh trên thị trƣờng trong
và ngoài nƣớc.
Trong xu thế cạnh tranh gay gắt hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển
đƣợc đòi hỏi những ngƣời sản xuất và các nhà xuất khẩu phải đáp ứng kịp
thời và linh hoạt các nhu cầu khác nhau của từng khu vực thị trƣờng cụ thể
để đem lại cho khách hàng các sản phẩm tốt nhất với chi phí hợp lý. Để thành
công trên thị trƣờng, các doanh nghiệp không chỉ quan tâm tới khâu đầu ra
mà cần phải chú trọng hơn nữa đến công tác mua hàng. Bởi mua hàng là quá
trình cung cấp các yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng, công tác mua hàng tốt
thì đầu ra mới có chất lƣợng. Do đó, đòi hỏi cần có những chính sách mua
hàng hợp lý để hoạt động thu mua đem lại hiệu quả cao.
Tuy nhiên, trong thời gian gần đây, hoạt động thu mua và chế biến cà
phê của các doanh nghiệp trong nƣớc còn gặp nhiều khó khăn, trong đó, công
ty thực phẩm Miền Bắc tên (Fonexim) là một trong các doanh nghiệp đang
phải đối mặt với nhiều vấn đề trong chính sách thu mua và chế biến cà phê để
xuất khẩu ra thị trƣờng thế giới nhƣ sự đầu cơ lũng đoạn của giới đầu cơ
nƣớc ngoài, sự cạnh tranh về tài chính cho hoạt động thu mua cà phê của
3
doanh nghiệp còn hạn chế so với các doanh nghiệp nƣớc ngoài, phạm vi mua
hàng còn hẹp, phƣơng thức thu mua giản đơn.. do đó yêu cầu cần thiết của
công ty là phải nghiên cứu hoàn thiện chính sách thu mua, chế biến cà phê để
có thể nhằm khắc phục những khó khăn đang gặp phải . Đây cũng là lý do để
em chọn đề tài “Hoàn thiện chính sách thu mua và chế biến cà phê của công
ty thực phẩm Miền Bắc” làm luận văn tốt nghiệp của mình.
Đề tài này tập trung phân tích thực trạng quy trình , chính sách thu mua
và chế biến cà phê của công ty, những khó khăn mà công ty gặp phải trong
quá trình thu mua và chế biến cà phê của mình để từ đó đƣa ra những giải
pháp nhằm góp phần hoàn thiện chính sách thu mua để hoạt động thu mua
đem lại hiệu quả cao kinh tế cho doanh nghiệp
2. Những vấn đề nghiên cứu chính của đề tài
Khủng hoảng kinh tế cùng với sự thắt chặt tiền tệ của ngân hàng làm cho
nguồn vốn của nhiều doanh nghiệp kinh doanh bị co hẹp. Công ty Thực phẩm
Miền Bắc cũng không nằm ngoài những khó khăn chung này. Điều đó làm
ảnh hƣởng không ít tới hoạt động kinh doanh của công ty, đặc biệt là hoạt
động thu mua và chế biến cà phê của công ty phục vụ nhu cầu xuất khẩu. Bên
cạnh đó, phƣơng thức thu mua chƣa đƣợc cải tiến, phạm vi mua hàng còn
nhỏ... đặc biệt khâu chế biến còn giản đơn, chủ yếu là xuất khẩu sản phẩm
thô. Vì vậy, cần có những chính sách thu mua và chế biến hợp lý để có thể
giảm đƣợc chi phí, đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.
Những câu hỏi hay vấn đề cần làm rõ của để tài bao gồm:
- Công ty Thực phẩm Miền Bắc đã xây dựng chính sách thu mua và chế biến
cà phê nhƣ thế nào?
- Những yếu tố nào đã tác động tới chính sách thu mua,hế biến cà phê của
công ty thực phẩm Miền Bắc?
4
- Những chính sách thu mua, chế biến cà phê nào đã đƣợc công ty sử dụng
trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình?
- Tìm ra những tồn tại và khó khăn của những chính sách thu mua, chế
biến cà phê của công ty.
- Xác định phƣơng hƣớng phát triển của công ty trong thời gian tới để từ đó
có cơ sở hoàn thiện chính sách thu mua, chế biến cà phê trong thời gian tới
3. Các mục tiêu nghiên cứu
- Phân tích, đánh giá thực trạng triển khai chính sách thu mua, chế biến cà phê
của công ty thực phẩm miền bắc
- Đề xuất một số giải pháp và hoàn thiện chính sách thu mua chế biến cà phê
của công ty trong thời gian tới để đáp ứng yêu cầu phát triển trong xu thế hội
nhập.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu chủ yếu là: Phƣơng pháp thu
thập số liệu, phƣơng pháp phân tích và xử lý tổng hợp và phƣơng pháp điều
tra phỏng vấn chuyên sâu.
Phƣơng pháp thu thập số liệu
Dữ liệu thứ cấp: Đƣợc thu thập thông qua việc tổng hợp, phân tích các dữ
liệu, thông tintừ các báo cáo hoạt động kinh doanh, hệ thống quản lý, báo cáo
tài chính từ các phòng ban nhƣ: Phòng kế hoạch, phòng kế toán, phòng XNK
của công ty thực phẩm Miền Bắc (số liệu thứ cấp) hay thu thậptừ internet,
sách báo.
Dữ liệu sơ cấp đƣợc thu thập qua việc sử dụng các phƣơng pháp:
- Phương pháp phỏng vấn cá nhân:
Tiến hành phỏng vấn các chuyên gia là những giám đốc, trƣởng phòng, phó
phòng, các nhân viên … những câu hỏi chuyên sâu về chính sách thu mua,
5
chính sách giá thu mua, chính sách sản phẩm thu mua...mặt hàng cà phê của
công ty, những khó khăn thách thức và những những giải pháp mà công ty đã
thực hiện nhằm hoàn thiện chính sách thu mua cà phe của mình
- Phương pháp quan sát: Quan sát hoạt động thu mua, chế biến cà phê của
công ty, cách thức quản lý, tổ chức của công ty
Phƣơng pháp phân tích và xử lý dữ liệu
Sau khi thu thập đƣợc dữ liệu, tổng hợp và chọn lọc đƣợc những dữ liệu phù
hợp, bắt đầu tiến hành phân tích dữ liệu bằng cách sử dụng các phƣơng pháp
nhƣ sau:
- Phƣơng pháp thống kê, phân tích
- Phƣơng pháp trình bày báo cáo dữ liệu sử dụng hình vẽ, đồ thị, biểu đồ để
tổng quát hóa, khái quát hóa và so sánh để rút ra kết luận nghiên cứu
5. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu chính sách và hoạt động thu mua cà phê phục
vụ nhu cầu xuất khẩu tại công ty Thực phẩm Miền Bắc trong thời gian qua và
đề xuất hoàn thiện chính sách thu mua cà phê của công ty trong giai đoạn phát
triển từ nay đến 2015
6. Ý nghĩa của nghiên cứu:
Đề tài nghiên cứu thành công sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc rèn luyện
phƣơng pháp và tƣ duy nghiên cứu đối với học viên và là tài liệu tham khảo
trong quá trình đào tạo, nghiên cứu của các cơ sở đào tạo
Đóng góp những luận cứ khoa học cho các nhà quản lý, hoạch định quá trình
kinh doanh tại công ty Thực phẩm Miền Bắc cũng nhƣ các doanh nghiệp khác
để đề ra chính sách phù hợp và thực thi hiệu quả chính sách và mục tiêu kinh
doanh của mình góp phần phát triển kinh tế- xã hội
6
7. Kết cấu của luận văn
Luận văn đƣợc bố cục làm 3 chƣơng
Chƣơng 1: Những vấn đề lý luận cơ bản để hoàn thiện chính sách thu mua,
chế biến tại công ty thực phẩm miền Bắc
Chƣơng 2: Thực trạng xây dựng và triển khai chính sách thu mua chế biến cà
phê của công ty thực phẩm Miền Bắc
Chƣơng 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện chính sách thu mua chế biến cà
phê của công ty thực phẩm Miền Bắc
7
CHƢƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN ĐỂ HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH
THU MUA, CHẾ BIẾN CÀ PHÊ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY THỰC
PHẨM MIỀN BẮC
1.1 Một số khái niệm và thuật ngữ
1.1.1 Một số khái niệm
Chính sách kinh doanh
Cho đến nay chƣa có một định nghĩa thống nhất về chính sách. Thực tế đang
tồn tại nhiều quan niệm, ý kiến khác nhau về chính sách. Song, quan điểm
của F.Ellis đƣợc nhiều ngƣời tán thành, ông quan niệm, chính sách nhƣ là sự
kết hợp của đƣờng lối, mục tiêu và phƣơng pháp mà một tổ chức, bao gồm cả
chính phủ của một nƣớc, lựa chọn đối với lĩnh vực kinh tế, kể cả các mục tiêu
mà chính phủ tìm kiếm và sự lựa chọn các phƣơng pháp để theo đuổi các mục
tiêu đó. Nhƣ vậy, Fellis coi chính sách nhu sự kết hợp của đƣờng lối , mục
tiêu và các phƣơng pháp mà một tổ chức lựa chọn để tạo ra tăng trƣởng.
Tổng hợp một số quan điểm trên thế giới và của Việt Nam chúng tôi cho rằng
chính sách nhƣ một cách thức và hành động mà một tổ chức lựa chọn nhằm
tác động vào sự phân bổ và các lợi ích của chủ thể hoạt động trong xã hội hay
một lĩnh vực nhất định nào đó ( kinh tế, chính trị, xã hội, quốc phòng an
ninh...)
Đối với cách hiểu chính sách nhƣ trên có thể nêu một định nghĩa khái quát
nhƣ sau: Chính sách kinh tế xã hội là một tổng thể quan điểm, tƣ tƣởng, các
giải pháp và công cụ mà nhà nƣớc sử dụng để tác động lên các chủ thể kinh tế
xã hội nhằm giải quyết các vấn đề chính sách, thực hiện những mục tiêu nhất
8
định theo định hƣớng mục tiêu tổng thể của đất nƣớc.
Trong một công ty, có chính sách kinh doanh chung của công ty, và mỗi một
hoạt động tác nghiệp đều có chính sách riêng. Ví dụ, khi nói về chính sách
chất lƣợng của một công ty, ngƣời ta quan niệm răng: Chính sách chất lƣợng
là ý đồ, định hƣớng chung của một tổ chức về chất lƣợng do lãnh đạo cao
nhất của tổ chức (doanh nghiệp) chính thức công bố.
Nhƣ vậy, chính sách thu mua, hay chính sách chế biến cũng có thể định nghĩa
là ý đồ, định hƣớng, mục tiêu thu mua và chế biến của công ty đƣợc công bố
chính thức bởi lãnh đạo cao nhất của công ty.
Chính sách thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp
Chính sách thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp là những chính sách nhằm
mục tiêu chung nhất là cung cấp cho các doanh nghiệp những hàng hóa
nhằm thỏa mãn thường xuyên đầy đủ nhất cho nhu cầu tiêu dùng về mặt
số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa với chi phí thấp nhất như chính
sách về sản phẩm thu mua, chính sách chất lượng sản phẩm thu mua, chính
sách phát triển nguồn hàng thu mua...Như vậy, đó chính là những ý đồ, định
hướng chung về hoạt động thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp
1.1.2
Một số thuật ngữ
Thu mua: Thu mua ( mua hàng) là khâu đầu tiên, mở đầu cho hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng là hoạt động kinh tế phản
ánh quan hệ trao đổi hàng hóa – tiền tệ giữa ngƣời mua và ngƣời bán trên
nguyên tác thỏa thuận nhằm mục tiêu đạt đƣợc lợi ích của cả hai bên, trong
đó ngƣời mua có đƣợc sự thỏa mãn về nhu cầu hàng hóa, nguyên vật liệu đáp
ứng cho đầu vào hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc thỏa mãn nhu cầu tiêu
9
dùng của mình, ngƣời bán sẽ bán đƣợc hàng hóa và thu tiền về. Đây là một
quá trình phức tạp, đặc biệt đƣợc thể hiện trong đàm phán giữa các bên để đi
đến thỏa thuận có thể chấp nhận đƣợc. Mặt khác, mua hàng phản ánh quan hệ
pháp lý giữa ngƣời mua và ngƣời bán thông qua việc chuyển quyền sở hữu
của hàng hóa và đƣợc sở hữu về tiền tệ.
Mua hàng đƣợc định nghĩa là hoạt động nghiệp vụ kinh doanh của doanh
nghiệp thƣơng mại sau khi xem xét chào hàng, doanh nghiệp thƣơng mại
cùng với đơn vị bán hàng (nhà sản xuất kinh doanh hoặc của doanh nghiệp
thƣơng mại khác) thỏa thuận điều kiện mua bán, giao nhận, vận chuyển,
thanh toán tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng –
tiền.
1.2 Sự cần thiết phải xây dựng và triển khai chính sách thu mua và chế
biến trong cơ sở sản xuất kinh doanh cà phê
1.2.1. Các yếu tố cấu thành của hoạt động thu mua, chế biến
Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp: Quá trình mua hàng là quá trình
doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ sản xuất kinh doanh
Kết quả là doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp một số tiền tƣơng ứng với
giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa mua về theo giá thỏa thuận.
Muốn làm tốt công tác quản trị mua hàng, khai thác tốt nhất cá nguồn hàng
phục vụ cho kinh doanh thì trƣớc tiên doanh nghiệp cần nắm bắt và thực hiện
tốt các bƣớc trong quy trình mua hàng. Mỗi bƣớc trong quy trình mua hàng
đều có một vai trò nhất đinh
10
Xác định nhu
cầu
Tìm và lựa
chọn nhà cung
úng
Thƣơng lƣợng
và đặt hàng
Không thỏa
mãn
Thỏa mãn
Đánh giá kết quả
Theo dõi
kiểm tra
giao nhận
hàng hóa
Hình 1.1 Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp
1.Xác định nhu cầu mua hàng
Đây là bƣớc công việc đầu tiên của quá trình mua hàng nhằm trả lời câu hỏi
mua cái gì? Hay nói cách khác ở bƣớc này nhà quản trị phải xác định nhu cầu
mua hàng cả về số lƣợng, chất lƣợng, cơ cấu hàng hóa.
Về số lƣợng hàng mua vào: Đƣợc căn cứ vào nhu cầu bán ra của doanh
nghiệp trong kỳ kinh doanh cũng nhƣ kế hoạch dự trữ hàng hóa. Việc xác
định nhu cầu đƣợc căn cứ vào công thức cân đối lƣu chuyển hàng hóa.
M + D1 = B+D2 + H ( Nếu có)
Trong đó:
M: Lƣợng hàng hóa cần mua ( nhập) vào trong toàn bộ kỳ kinh doanh.
B: Lƣợng hàng hóa bán ra ( theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kỳ kinh
doanh
D1: Lƣợng hàng tồn kho của doanh nghiệp trong đầu kỳ kinh doanh.
D2: Lƣợng hàng dự trữ cuối kỳ để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh
11
H: Hao hụt hàng hóa trong kỳ kinh doanh.
Từ công thức cân đối có thể xác định nhu cầu mua (nhập) vào trong kỳ nhƣ
sau:
M=B+D2+H-D1
công thức này dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổng
lƣợng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lƣợng hàng mua vào
của từng mặt hàng.
Về chất lƣợng hàng mua vào: Tùy thuộc vào nhu cầu về chất lƣợng
hàng hóa bán ra của doanh nghiệp để xác định chất lƣợng hàng hóa mua vào
theo mục tiêu chất lƣợng tối ƣu. Điều quan trọng là, chất lƣợng hàng hóa mua
vào có ảnh hƣởng trực tiếp và mạnh mẽ đến chất lƣợng hàng bán ra. Do đó,
để luôn luôn thỏa mãn khách hàng của mình, các cơ sở sản xuất kinh doanh
phải thật sự coi trọng chất lƣợng sản phẩm mua vào. Muốn vậy, cần nhận
thức rõ ràng rằng, nhà cung cấp vừa là đối tác kinh doanh vừa là bộ phận
quan trọng góp phần thỏa mãn khách hàng của công ty.
Về cơ cấu chủng loại hàng mua vào: cũng dựa vào cơ cấu chủng loại
hàng hóa bán ra của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh để xác định. Cần xác
định rõ cơ cấu chủng loại sản phẩm mua vào một cách phù hợp để đảm bảo
đủ cơ cấu chủng loại mà cơ sở muốn phục vụ khách hàng của mình, đồng thời
đạt đƣợc mục tiêu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận
cho công ty.
2. Tìm và lựa chọn các nhà cung cấp
Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, khi mà khoa học kỹ thuật ngày càng
phát triển, các phƣơng tiện truyền thông càng hiện đại thì việc nắm bắt thông
12
tin càng trở nên nhanh hơn, chính xác hơn. Việc tìm kiếm các nhà cung cấp
của doanh nghiệp cũng trở nên dễ dàng hơn. Các doanh nghiệp có thể tìm nhà
cung cấp qua các phƣơng tiện thông tin đại chúng, qua quảng cáo trên vô
tuyến truyền hình, đài phát thanh, báo chí..., qua hội chợ triển lãm, qua hội
nghị khoa học, qua các nhà môi giới, qua các mối quan hệ xã hội...
Sau khi tìm đầy đủ các nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ lập một danh sách và
tiến hành lựa chọn. Khi lựa chọn nhà cung cấp cần phải vận dụng một cách
sáng tạo nguyên tắc: “ Không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Muốn vậy phải
xây dựng những tiêu chuẩn phù hợp đối với với việc lựa chọn nhà cung cấp,
đồng thời nghiên cứu kỹ và toàn điện các nhà cung cấp tiềm năng trƣớc khi
đƣa ra quyết định lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp với các tiêu chuẩn đã
xây dựng.
Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có các nhà cung cấp
(tức là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc cần phải tìm
kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc: “Nếu
các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì tiếp tục mua hàng của
họ”.
Đối với những hàng hóa mới đƣợc đƣa vào danh mục hàng kinh doanh của
doanh nghiệp hoặc trong trƣờng hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần
phải tiến hành nghiên cứu kỹ các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí sau:
- Nhãn hiệu hàng hóa: Có nổi tiếng hay không, đã đƣợc khẳng định trên thị
trƣờng hay chƣa...
- Tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với
tình hình tài chính lạnh mạnh hay đang ở thời kỳ thua lỗ và có khó khăn về tài
chính.
13
- Những ƣu đãi mà nhà cung cấp có thể dành cho doanh nghiệp – ngƣời mua:
Ƣu đãi về giá, vận chuyển ( Miến phí), thanh toán ( cho hƣởng tín dụng hay
không).
- Uy tín của nhà cung cấp: Uy tín về chất lƣợng sản phẩm, uy tín trong việc
giao nhận hàng hóa ( đúng thời hạn, đảm bảo số lƣợng, chất lƣợng).
- Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp.
Sau khi tìm hiểu kỹ các nhà cung cấp trong và ngoài nƣớc, các doanh nghiệp
sẽ đi đến quyết định sẽ lựa chọn những nhà cung cấp nào và ai sẽ là nhà cung
cấp chính.
3. Thƣơng lƣợng và đặt hàng
Trên cơ sở các nhà cung cấp đã đƣợc lựa chọn, các doanh nghiệp tiến hành
thƣơng lƣợng với các nhà cung cấp. Thƣơng lƣợng là giai đoạn quan trọng
của quá trình mua hàng.Trong thƣơng lƣợng cần quan tâm tới các vấn đề sau:
- Các tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa cần mua về mẫu mã, chất lƣợng, các
phƣơng Giá cả và sự dao động giá cả thị trƣờng lúc giao hàng có biến động
- Phƣơng thức thanh toán ( trả bàng tiền mặt hay chuyển khoản, trả ngay hay
trả sau...)
- Phƣơng thức giao nhận hàng( Giao tại kho ngƣời cung ứng hay giao tại kho
doanh nghiệp), thời gian giao hàng...
Thƣơng lƣợng thực chất là đàm phán vì thế để đàm phán thành công thì
chúng ta với tƣ cách là ngƣời mua phải giành đƣợc sự chủ động với những
nhà cung cấp.
14
Sau khi đã thỏa thuận các điều kiện trong thƣơng lƣợng doanh nghiệp sẽ tiến
hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp đã lựa chọn hoặc lập đơn hàng.
Hợp đồng phải đảm bảo lợi ích hợp lý của cả hai bên mua bán. Hợp đồng
phải đƣợc ký kết trên cơ sở các quy định của pháp luật. Nội dung hợp đồng
mua càng cụ thể, chi tiết càng tốt. Nhìn chung, hợp đồng phải thể hiện những
nội dung sau:
- Tên, địa chỉ các bên mua bán hoặc ngƣời đại diện cho các bên.
- Tên, số lƣợng, quy cách, phẩm chất của hàng hóa.
- Đơn giá và phƣơng pháp tính giá.
- Phƣơng thức và điều kiện thanh toán ( thời gian thanh toán, hình thức và
phƣơng tiện thanh toán, các điều kiện ƣu đãi trong thanh toán nếu có...)
- Doanh nghiệp dùng hợp đồng mua bán đối với những lô hàng lớn, có giá trị
cao, những lô hàng thƣờng xên thì doanh nghiệp nên dùng đơn đặt hàng. Còn
đối với những lô hàng nhỏ, lẻ thì dùng đơn bán hàng.
4. Tổ chức thực hiện việc giao nhận và kiểm tra theo dõi
Tổ chức thực hiện việc giao nhận hàng là quá trình thực hiện đơn đặt hàng,
hợp đồng mua bán và đƣa hàng hóa vào các cơ sở của doanh nghiệp (Cửa
hàng bán lẻ, kho hàng hóa). Nội dung nhập hàng bao gồm giao nhân hàng hóa
và vận chuyển.
Giao nhận hàng hóa là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa
nguồn hàng và doanh nghiệp thƣơng mại. Quá trình giao nhậncó thể tại kho
của nguồn hàng hoặc cơ sở doanh nghiệp thƣơng mại. Nội dung giao nhận
hàng hóa bao gồm tiếp nhân số lƣợng và chất lƣợng hàng hóa, làm chứng từ
15
nhập hàng. Việc vận chuyển hàng hóa do ai chịu trách nhiệm thì tùy thuộc
vào điều khoản ký kết trong hợp đồng. Dù trách nhiệm vận chuyển thuộc về
bên nào, cần có phƣơng án vận chuyển hàng hóa tối ƣu nhằm đảm bảo tính
vẹn toàn về số lƣợng, tránh những ảnh hƣởng không tốt tới chất lƣợng hàng
hóa, đồng thời tiết kiệm chi phí vận chuyển.
Tùy thuộc vào việc thiết lập quan hệ giữa mua và bán giữa doanh nghiệp
thƣơng mại với khách hàng và nguồn hàng, mà có 2 phƣơng thức nhập hàng:
Nhập hàng qua kho và nhập hàng chuyển thẳng.
Về mặt tác nghiệp quan hệ kinh tế, sao khi giao nhận là kết thức một lần mua
hàng, nhƣng theo góc độ quản trị, sau khi giao nhận hàng hóa, cần phải tiến
hàng hạch toán nghiệp vụ nhập hàng nhằm cung cấp thông tin về tình hình
nhập hàng để kiểm soát hoạt động mua hàng. Việc giao nhận hàng đƣợc thực
hiện trên cơ sở hợp đồng, tuy nhiên cần thực thi một cách có hiệu lực những
cam kết đã ký giữa hai bên để đảm bảo đúng thời gian, số lƣợng, chất lƣợng
hàng nhập.
Tổ chức tốt mạng lƣới thông tin trong nội bộ doanh nghiệp, giữa doanh
nghiệp với các nhà cung cấp và với mạng lƣới đại lý thu mua sẽ giúp doanh
nghiệp quản lý đƣợc toàn bộ hoạt động mua hàng nói chung và với việc giao
nhận nói riêng.
5. Đánh giá kết quả mua hàng.
Sau mỗi lần mua hàng (kết thúc hợp đồng mua hàng) doanh nghiệp cần tổ
chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là
những mục tiêu mua hàng đã đƣợc xác định ngay từ đầu cũng nhu mức độ
phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính
của doanh nghiệp.
16
Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng nhƣ
những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lƣờng đƣợc sự đóng góp của
từng cá nhân, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của
mỗi cá nhân và mỗi bộ phận.
1.2.2 Nội dung của chính sách thu mua chế biến của công ty
Chính sách về sản phẩm – Product: Tập hợp sản phẩm, dịch vụ mà doanh
nghiệp cung ứng cho thị trƣờng mục tiêu. Do vậy, chính sách sản phẩm hàng
hóa bao gồm các quyết định về chủng loại hàng hóa, danh mục hàng hóa,
nhãn hiệu, bao bì, bao gói hàng hóa, tạo ƣu thế sản phẩm, thiết kế phát triển
sản phẩm mới.
Chính sách chất lƣợng sản phẩm: Chất lƣợng hàng hóa là yếu tố quan
trọng ảnh hƣởng tới chất lƣợng của sản phẩm và khả năng cạnh tranh của các
doanh nghiệp, nhất là trong điều kiện hiện nay khi mà cung luôn có xu hƣớng
nhu cầu lớn hơn. Vì vậy hàng hóa phải đảm bảo chất lƣợng tối ƣu chứ không
phải là chất lƣợng tối đa.
Chính sách về giá thu mua - Price : Số tiền mà khách hàng chi trả để
đƣợc quyền sử dụng và sở hữu hàng hóa. Do vậy, chính sách giá cả bao gồm
các quyết định về chiến lƣợc định giá, lựa chọn phƣơng pháp định giá.
Chính sách về khai thác và phát triển nguồn hàng thu mua:
Lựa chọn phƣơng thức thu mua và tìm kiếm nguồn hàng thu mua là cũng là
một trong chính sách quan trọng tác động tới chính sách thu mua cà phê của
doanh nghiệp.
Tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp thƣơng mại mà có thể có các phƣơng
thức mua hàng khác nhau. Cụ thể:
17
-. Đối với các doanh nghiệp thƣơng mại nội địa, việc mua hàng có thể đƣợc
thực hiện theo hai phƣơng thức: phƣơng thức mua hàng trực tiếp và phƣơng
thức chuyển hàng.
+ Mua hàng theo phƣơng thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đƣợc ký
kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến
đơn vị bán để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực
tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trƣờng và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá
về doanh nghiệp.
+ Mua hàng theo phƣơng thức chuyển hàng: Bên bán căn cứ vào hợp đồng
kinh tế đƣợc ký hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng
tại kho của bên mua hay tại địa điểmdo bên mua quy định trƣớc.
- Đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất - nhập khẩu hàng hoá, việc mua
hàng nhập khẩu cũng có thể đƣợc tiến hành theo hai phƣơng thức: nhập khẩu
trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác.
+ Nhập khẩu trực tiếp là phƣơng thức kinh doanh mà trong đó đơn vị tham
gia hoạt động nhập khẩu trực tiếp đàm phán, kýkết hợp đồng với nƣớc ngoài;
trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiền hàng.
+ Nhập khẩu uỷ thác là phƣơng thức kinh doanh mà trong đó đơn vị tham gia
hoạt động nhập khẩu (có đăng ký kinh doanh xuất - nhập khẩu, có giấy phép
xuất - nhập khẩu) không đứng ra trực tiếp đàm phán với nƣớc ngoài mà phải
nhờ qua một đơn vị xuất - nhập khẩu có uy tín thực hiện hoạt động nhập khẩu
cho mình.
Nhƣ vậy, đối với phƣơng thức nhập khẩu uỷ thác, sẽ có hai bên tham gia
trong hoạt động nhập khẩu, gồm: bên giao uỷ thác nhập khẩu (bên uỷ thác) và
bên nhận uỷ thác nhập khẩu (bên nhận uỷ thác).
Các chính sách hỗ trợ khác – promotion: Các hoạt động hỗ trợ chủ yếu
là các hoạt động hỗ trợ của bên mua với các chủ thể thuộc bên bán, có thể là
18
cá nhân hay tổ chức, nhằm giúp quá trình mua hiệu quả, đồng thời tạo ra mối
quan hệ cùng có lợi để duy trì nguồn hàng ổn định. Việc hỗ trợ hay xúc tiến
của bên mua có thể là việc đầu tƣ trang thiết bị kỹ thuật trong việc tổ chức các
nguồn hàng. Chẳng hạn các cơ sở thu mua sản phẩm nông nghiệp có thể hỗ
trợ những ngƣời nông dân về tƣ liệu sản xuất, phân bón, thuốc trừ sâu, bao
tiêu sản phẩm, các phƣơng tiện vận chuyển, các giải pháp kỹ thuật và những
điều kiện khác nhằm đảm bảo chắc chắn rằng, với điều kiện sản xuất và kinh
doanh nhƣ vậy, nguồn hàng mà công ty mua sẽ đƣợc sản xuất trong điều kiện
đảm bảo chất lƣợng, vệ sinh an toàn thực phẩm đáp ứng nhu cầu của khách
hàng mục tiêu của công ty kinh doanh hoặc đáp ứng nhu cầu khách hàng nhập
khẩu. Tùy thuộc vào những cam kết ràng buộc, mục tiêu khai thác nguồn
hàng, tầm quan trọng của nguồn hàng đƣợc lựa chọn mà doanh nghiệp khi
mua hàng có những phƣơng thức hỗ trợ nguồn hàng một cách phù hợp và
hiệu quả nhất nhằm đảm bảo chất lƣợng sản phẩm hàng hóa, duy trì khả năng
cạnh tranh và phát triển bền vững của mình.
1.2.3. Vai trò của chính sách thu mua chế biến trong doanh nghiệp
Chính sách thu mua, chế biến có vai trò vô cùng quan trọng vì quá trình thu
mua, chế biến là các khâu đầu tiên của quá trình kinh doanh của doanh
nghiệp. Cần có chính sách thu mua hợp lý, chính xác để có đƣợc sản phẩm tốt
nhất, chất lƣợng tốt nhất, chọn đƣợc nhà cung cấp tốt nhất đem lại lợi ích
kinh tế cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, ta còn có
thể xác định đƣợc phƣơng thức thu mua hợp lý, giả cả hợp lý, nâng cao khả
năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ có khả năng cạnh tranh
cao trên thị trƣờng nếu giá thành của họ thấp. Điều này phụ thuộc vào chi phí
mua hàng của doanh nghiệp bao gồm: giá cả mua hàng và cả những chi phí
phát sinh trong quá trình mua hàng nhƣ chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng.
19
Chính sách mua hàng nhằm mục tiêu chung nhất là cung cấp cấp cho các
doanh nghiệp những hàng hóa nhằm thỏa mãn thƣờng xuyên đầy đủ nhất cho
nhu cầu tiêu dùng về mặt số lƣợng chất lƣợng, chủng loại hàng hóa với chi
phí thấp nhất. Do đó, cần có chính sách thu mua và chế biến hợp lý để giảm
thiểu chi phí kinh doanh
- Chính sách thu mua chế biến còn đem lại sự đảm bảo nguồn nguyên liệu cho
chế biến hàng hóa cung cấp ra thị trƣờng tránh tình trạng gián đoạn trong kinh
doanh.
- Một vai trò không kém phần quan trọn của chính sách mua là duy trì đƣợc
mối quan hệ cùng có lợi với nhà cung cấp. Do đó có thể duy trì nguồn hàng
ổn định về số lƣợng và luôn đảm bảo về chất lƣợng. nhƣ vậy, với chính sách
thu mua chế biến hợp lý, nhà cung cấp có thể trở thành một bộ phận cấu
thành của doanh nghiệp, phối hợp chặt chẽ với doanh nghiệp để thỏa mãn nhu
cầu của khách hàng hiện hữu và tƣơng lai của mình để phát triển kinh doanh
ổn định, tăng lợi nhuận, tăng thu nhập và phát triển bền vững.
Mục tiêu chi phí.
Trong kinh doanh những hàng hóa chất lƣợng nhu nhau, nhƣng nếu giá cả
thấp sẽ tạo điều kiện tiêu thụ hàng hóa nhanh hơn. Vì vậy, phấn đấu giảm chi
phí là yếu tố quan trọng. Muốn thực hiện đƣợc mục tiêu này với những mặt
hàng đáp ứng yêu cầu kinh doanh doanh nghiệp cần phải phấn đấu mua với
giá rẻ nhấp, chi phí mua hàng thấp nhất.
Mục tiêu chất lƣợng
Chất lƣợng hàng hóa là yếu tố quan trọng ảnh hƣởng tới tiêu thụ và khả năng
cạnh tranh thành công của doanh nghiệp, nhất là trong điều kiện hiện nay
20
cung luôn luôn có xu hƣớng lớn hơn cầu. Vì vậy, hàng hóa phải đảm bảo chất
lƣợng tối ƣu chứ không phải là tối đa. Ở đây chất lƣợng theo quan điểm của
ngƣời mua là chất lƣợng phù hợp nhất với một nhu cầu xác định
Mục tiêu an toàn
Để tránh gián đoạn dự trữ của doanh nghiệp, cần phải tìm đƣợc ngƣời cung
ứng đảm bảo giao hàng đều đặn, đúng thời hạn. Giao hàng đúng thời hạn đảm
bảo doanh nghiệp luôn có hàng để bán. Vì vậy, quan trọng là ngƣời cung ứng
cần phải tuân thủ đúng thời hạn đã dự kiến.
1.3 Các nhân tố ảnh hƣởng tới chính sách mua hàng của doanh nghiệp
1.3.1 Nhân tố khách quan
Chủ trƣơng, chính sách của đảng, nhà nƣớc
Chủ trƣơng, chính sách của đảng, nhà nƣớc là nhân tố tác động gián tiếp quan
trọng tới chính sách thu mua, chế biến của doanh nghiệp: nhƣ các chính sách
tài chính, thuế, tỉ giá hối đoái, lãi xuất tín dụng và các chính sách thu mua, hỗ
trợ của nhà nƣớc....Các chính sách của nhà nƣớc tác động trực tiếp tới chính
sách thu mua của doanh nghiệp
Môi trƣờng kinh doanh: Cơ sở hạ tầng nhƣ hệ thống giao thông vận tải,
thông tin liên lạc, nó ảnh hƣởng nhất định đến quá trình mùa hàng, chẳng hạn
nó ảnh hƣởng tới chi phí vận chuyển, chi phí giao dịch và thực hiện hợp
đồng... điều này có nghĩa là nó sẽ ảnh hƣởng không nhỏ tới hoạt động kinh
doanh.
Môi trƣờng nhân khẩu, phong tục, tập quán, thói quen trong tiêu dùng hoặc
trong kinh doanh của mỗi dân tộc, mỗi quốc gia., tốc độ gia tăng dân số, thu
- Xem thêm -