Trong nhöõng naêm gaàn ñaây cuøng vôùi söï phaùt trieån cuûa neàn kinh teá, söï ñoåi môùi
cuûa cô caáu quaûn lyù kinh teá, cô cheá keá toaùn cuûa caùc doanh nghieäp ôû nöôùc ta khoâng
ngöøng hoaøn thieän vaø phaùt trieån goùp phaàn tích cöïc vaøo vieäc naâng cao chaát löôïng
quaûn lyù kinh teá taøi chính cuûa nhaø nöôùc vaø doanh nghieäp. Qua ñoù cho ta thaáy keá toaùn
laø coâng cuï quan troïng ñeå quaûn lyù kinh teá quoác daân noùi chung vaø quaûn lyù doanh
nghieäp noùi rieâng. Trong ñieàu kieän ñoåi môùi cô caáu kinh teá, môû roäng quan heä ñoái
ngoaïi ôû nöôùc hieän nay, keá toaùn caøng trôû neân caàn thieát vaø coù vai troø quan troïng trong
vieäc thu nhaän, xöû lyù thoâng tin veà hoaït ñoäng kinh teá taøi chính giuùp caùc doanh nghieäp
quyeát ñònh ñöôïc nhöõng phöông aùn toái öu trong kinh doanh vaø trong quaûn lyù doanh
nghieäp.
1. Sự cần thiết của đồ án
Ñoái vôùi söï phaùt trieån maïnh meõ cuûa neàn kinh teá thò tröôøng ôû nöôùc ta trong
nhöõng naêm gaàn ñaây, söï caïnh tranh dieãn ra giöõa caùc doanh nghieäp cuøng ngaønh dieãn
ra ngaøy caøng khoác lieät. Do vaäy ñoøi hoûi moãi doanh nghieäp phaûi khoâng ngöøng phaán
ñaáu ñeå hoaøn thieän chính mình. Moät trong nhöõng yeáu toá taïo ra söï thaønh coâng cho moät
doanh nghieäp ñoù laø söï haïn cheá ruûi ro vaø sai phaïm trong quaù trình haïch toaùn cuûa caùc
nhaân vieân.
Trong mọi hoạt động của một tổ chức, một đơn vị thì chức năng kiểm tra kiểm soát
luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ
thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Nó ảnh hưởng đến tính trung thực của thông
tin tài chính nó có khả năng chi phối các quyết định của sản xuất doanh hoặc duy trì
hoạt động kinh doanh của một đơn vị. Chúng ta có thể nhìn nhận hệ thống kiểm soát
nội bộ phải được thiết kế song hành cùng với những rủi ro của đơn vị .
Theo quan niệm như vậy thì bảo vệ an toàn của các tài sản bao gồm cả những hoạt
động kiểm soát được thiết kế để chống lại những hành vi như ăn cắp,sử dụng bất hợp
pháp, mua sắm và thanh lý tài sản. Kiểm toán là một quá trình được thiết lập từ Ban
giám đốc và ban quản trị của công ty để đảm bảo được bốn mục tiêu; bảo đảm độ tin
1
cậy của các thông tin báo cáo: bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những
quy định: đảm bảo hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động và bảo vệ tài sản của đơn
vị.. quá trình này bao gồm việc thực hiện các thủ tục kiểm soát và các chính sách để
ghi chép hợp pháp, ghi chép đúng kỳ, ghi chính xác giá trị và các tài sản được bảo vệ
phù hợp. Một vấn đề không kém phần quan trọng nữa là các hoạt động kiểm soát phải
được thiết kế để cung cấp những thông tin phản hồi cho ban quản trị về tính hiệu quả
của chính các thủ tục kiểm soát ấy.
Muoán vaäy caùc doanh nghieäp phaûi xaây döïng cho ñöôïc moät heä thoáng kieåm soaùt
noäi boä ñuû maïnh theå hieän vieäc thöïc hieän caùc chính saùch vaø thuû tuïc cuûa coâng ty…
Xuaát phaùt töø yeâu caàu thöïc teá ñoù vaø ñöôïc söï ñoàng yù cuûa boä moân keá toaùn, khoa
kinh teá, cuøng vôùi söï chaáp thuaän cuûa ban laõnh ñaïo Nhà máy Thuốc Lá Khánh Hòa em
ñaõ quyeát ñònh choïn: “Hoaøn thieän caùc thuû tuïc kieåm soaùt cho chu trình doanh thu
và chi phí taïi Nhà máy thuốc lá Khánh Hòa" làm khóa luận cho mình.
2. Ñoái töôïng vaø phaïm vi nghieân cöùu:
Ñoà aùn treân cô sôû tìm hieåu thöïc traïng coâng taùc kieåm soaùt noäi boä veà doanh thu
và chi phí tại Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa Vôùi caùc söï kieän kinh teá ñöôïc ghi cheùp
vaø xöû lyù trong chu trình. Ñoù laø:
Nhaän ñaët haøng cuûa khaùch haøng.
* Nhà máy đặt hàng cần thiết
Giao haøng hay dòch vuï cho khaùch haøng. * Tổ chức nhận hàng đặt yêu cầu
Yeâu caàu khaùch haøng thanh toaùn tieàn.
* Xác định nghĩa vụ thanh toán
* Thanh toán tiền
Nhaän tieàn thanh toaùn.
Tổ chức kế toán quá trình mua hàng và bán hàng.
Treân cô sôû ñoù, khóa luận ñaùnh giaù caùc thuû tuïc kieåm soaùt cuûa Nhà máy ñoái
vôùi chu trình doanh thu và chi phí tại Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa sau đó ñöa ra
yù kieán ñeà xuaát veà vieäc xaây döïng caùc thuû tuïc kieåm soaùt ñoái vôùi chu trình doanh thu
và chi phí tại Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa
3. Phöông phaùp nghieân cöùu:
Ñeà taøi söû duïng caùc phöông phaùp :
_
Phöông phaùp taøi khoaûn
2
_
Phöông phaùp phaân tích
_
Phöông phaùp toång hôïp
_
Phöông phaùp ñoái chieáu, so saùnh
_
Phöông phaùp phoûng vaán, quan saùt.
Beân caïnh caùc phöông phaùp treân, ñoà aùn söû duïng caùc coâng cuï ñeå thu thaäp
thoâng tin veà kieåm soaùt noäi boä nhö:
_
Baûng töôøng thuaät
_
Baûng caâu hoûi
_
Löu ñoà
4. Noäi dung cuûa khóa luận:
Ngoaøi phaàn lôøi môû ñaàu vaø keát luaän, Khoùa luaän coøn bao goàm:
Chöông I: Cô sôû lyù luaän.
Chöông II: Thöïc traïng coâng taùc kieåm soaùt noäi boä cho chu trình doanh thu
và chi phí tại Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa.
Chöông III: Moät soá bieän phaùp nhaèm hoaøn thieän caùc thuû tuïc kieåm soaùt cho
chu trình doanh thu và chi phí tại Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa.
5. Nhöõng ñoùng goùp của khóa luận:
Khóa luận ñöa ra : “ Caùc thuû tuïc kieåm soaùt cho chu trình doanh thu và chi phí tại
Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa “ goùp phaàn quan troïng trong việc bảo vệ tài sản của
Nhà máy và công tác hạch toán kế toán đồng thờiø xöû lyù caùc thoâng tin trong chu trình
nhaèm phaùt hieän vaø ngaên chaën caùc sai soùt vaø ruûi ro coù theå xaûy ra.
Hệ thống và mô tả quá trình từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành việc ghi chép và
lên báo cáo giúp cho nhà quản lý có cái nhìn khái quát hơn, toàn diện hơn trong việc
bán hàng và mua hàng tại Nhà máy. Thấy được một số bất cập trong quá trình bán
hàng và mua hàng. Qua đó có thể có những sự thay đổi hay cải tiến công việc cho
nhanh chóng, hiệu quả hơn và phù hợp với Nhà máy .
Vì thôøi gian coù haïn vaø kieán thöùc cuûa em coøn nhieàu haïn cheá maø coâng taùc keá toaùn
caàn phaûi nghieân cöùu kyõ löôõng neân vieäc sai soùt laø ñieàu khoâng theå traùnh khoûi. Vì vaäy
3
em kính mong caùc thaày coâ vaø toaøn theå caùc baïn ñoùng goùp yù kieán ñeå ñeà taøi cuûa em
ñöôïc hoaøn thieän hôn.
Qua ñaây em cuõng baøy toû loøng bieát ôn söï giuùp ñôõ taän tình cuûa Thaày Nguyeãn Văn
Hương, thầy Nguyễn Thành Cường cùng quyù thaày coâ trong khoa kinh teá Tröôøng ñaïi
hoïc Nha Trang ñeå em coù theå hoaøn thaønh ñeà taøi naøy.
Em cuõng chaân thaønh caûm ôn ban laõnh ñaïo cuõng nhö caùn boä nhaân vieân boä phaän
keá toaùn và các anh chị trong Nhà máy Thuốc lá Khánh Hòa ñaõ taïo moïi ñieàu kieän giuùp
ñôõ em trong suoát quaù trình thöïc taäp.
Nha Trang, Thaùng 11 naêm 2007
Sinh vieân thöïc hieän
Bùi Thị Châu
4
CHÖÔNG I:
CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN VEÀ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TRONG
DOANH NGHIEÄP
1.1. HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ:
1.1.1.KHAÙI NIEÄM VEÀ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ:
1.1.1.1. Khaùi nieäm:
Kieåm soaùt noäi boä laø moät heä thoáng goàm caùc chính saùch, thuû tuïc ñöôïc thieát laäp
taïi ñôn vò nhaèm ñaûm baûo hôïp lyù cho caùc nhaø quaûn lyù ñaït ñöôïc caùc muïc ñích sau:
_ Baûo veä höõu hieäu vaø söû duïng hieäu quaû veà moïi nguoàn löïc, ngaên ngöøa vaø phaùt
hieän moïi haønh vi laõng phí, gian laän, söû duïng taøi saûn khoâng ñuùng muïc ñích, hoaëc vöôït
quaù thaåm quyeàn.
_ Cung caáp nhöõng thoâng tin ñaùng tin caäy.
_ Ñònh kyø ñaùnh giaù keát quaû hoaït ñoäng ñeå naâng cao hieäu quaû ñieàu haønh.
_ Moïi thaønh vieân trong ñôn vò phaûi tuaân thuû caùc chính saùch vaø quy ñònh noäi boä.
Töø ñònh nghóa treân ta nhaän thaáy, kieåm soaùt noäi boä laø moät heä thoáng nhaèm huy
ñoäng moïi thaønh vieân trong ñôn vò cuøng tham gia kieåm soaùt caùc hoaït ñoäng vì chính
hoï laø nhaân toá quyeát ñònh moïi thaønh quaû chung.
1.1.1.2. Phaân loaïi:
Kieåm soaùt noäi boä thöôøng ñöôïc chia thaønh caùc loaïi sau:
Kieåm soaùt keá toaùn : laø caùc chính saùch vaø quaù trình thöïc hieän nhaèm ñaït
ñöôïc hai muïc tieâu ñaàu tieân laø baûo veä taøi saûn vaø ñaûm baûo thoâng tin keá toaùn chính xaùc
vaø tin caäy.
Kieåm soaùt quaûn lyù: laø ñeå thuùc ñaåy hieäu quaû hoaït ñoäng kinh doanh vaø
khuyeán khích söï tham gia cuûa coâng nhaân vieân ñoái vôùi caùc chính saùch quaûn lyù.
Kieåm soaùt quaûn lyù vaø kieåm soaùt keá toaùn ñeàu quan troïng nhö nhau. Tuy
nhieân kieåm soaùt quaûn lyù ít coù quan heä tröïc tieáp hôn ñoái vôùi söï chính xaùc cuûa thoâng
tin keá toaùn. Tuy vaäy kieåm soaùt quaûn lyù cuõng coù moät taùc ñoäng ñaùng keå ñeán söï chính
xaùc cuûa thoâng tin keá toaùn.
5
Caàn phaân bieät giöõa kieåm soaùt noäi boä vaø kieåm toaùn noäi boä. Kieåm toaùn noäi boä
laø moät chöùc naêng ñaùnh giaù ñoäc laäp ñöôïc thieát laäp trong moät toå chöùc nhaèm kieåm tra
vaø ñaùnh giaù caùc hoaït ñoäng cuûa toå chöùc vaø do ñoù seõ haïn cheá sai soùt.
1.1.1.3. YÙ nghóa
Kieåm soaùt noäi boä coù vai troø quan troïng trong vieäc ngaên ngöøa ruûi ro vaø phaùt
hieän caùc sai phaïm taïi caùc doanh nghieäp, ñaëc bieät taïi caùc doanh nghieäp coù quy moâ
lôùn. Khi quy moâ caøng môû roäng thì quyeàn haïn vaø traùch nhieäm caøng phaûi phaân chia
cho nhieàu caáp vaø nhieàu boä phaän, neân moái quan heä giöõa caùc boä phaän chöùc naêng vaø
caùc nhaân vieân seõ caøng trôû neân phöùc taïp. Chính vì vaäy sai soùt vaø gian laän coù theå xaûy
ra neáu nhö khoâng coù söï quaûn lyù chaët cheõ. Do ñoù moät heä thoáng kieåm soaùt hoaït ñoäng
höõu hieäu seõ goùp phaàn giaûm bôùt nhöõng sai phaïm taïi doanh nghieäp.
1.1.2 . CAÙC MUÏC TIEÂU CUÛA KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ:
Ñoái vôùi baát kyø hình thöùc nghieäp vuï kinh teá naøo trong moät heä thoáng cuûa khaùch
haøng ñeàu coù theå xaûy ra moät vaøi loaïi sai soùt cuûa quaù trình ghi soå. Vì vaäy coù 7 muïc
tieâu maø moät caáu truùc kieåm soaùt noäi boä phaûi thoûa maõn ñeå ngaên ngöøa sai soùt trong caùc
soå nhaät kyù vaø soå saùch. Cô caáu kieåm soaùt noäi boä cuûa khaùch haøng phaûi ñaày ñuû ñeå cung
caáp söï ñaûm baûo hôïp lyù laø:
Caùc nghieäp vuï kinh teá ghi soå phaûi coù caên cöù hôïp lyù ( tính coù caên cöù hôïp lyù).
Cô caáu kieåm soaùt noäi boä khoâng theå cho pheùp vieäc ghi vaøo nhöõng nghieäp vuï khoâng
toàn taïi hoaëc nhöõng nghieäp vuï giaû vaøo caùc soå nhaät kyù vaø soå saùch keá toaùn khaùc.
Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöôïc pheâ chuaån ñuùng ñaén( söï pheâ chuaån) : Neáu
moät nghieäp vuï kinh teá khoâng ñöôïc pheâ chuaån xaûy ra, noù coù theå daãn ñeán moät nghieäp
vuï löøa ñaûo vaø noù cuõng coù theå aûnh höôûng laøm laõng phí hoaëc phaù hoaïi taøi saûn coâng ty.
Caùc nghieäp vuï kinh teá hieän coù phaûi ñöôïc ghi soå( tính ñaøy ñuû) : Caùc thuû tuïc
cuûa khaùch haøng phaûi ngaên ngöøa söï gaït boû caùc nghieäp vuï kinh teá ra ngoaøi soå saùch.
Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöôïc ñaùnh giaù ñuùng ñaén( söï ñaùnh giaù) : Moät cô
caáu kieåm soaùt noäi boä ñaày ñuû goàm caùc thuû tuïc ñeå traùnh caùc sai soá khi tính toaùn vaø ghi
soå caùc soá tieàn cuûa nghieäp vuï ñoù ôû caùc giai ñoaïn khaùc nhau cuûa quaù trình ghi soå.
6
Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöïôc phaân loaïi ñuùng ñaén (söï phaân loaïi): Quaù
trình phaân loaïi ñuùng ñaén taøi khoaûn phuø hôïp vôùi cô caáu taøi khoaûn cuûa khaùch haøng
phaûi ñuôïc thöïc hieän treân caùc soå nhaät kyù neáu caùc baùo caùo taøi chính ñoù ñöôïc trình baøy
ñuùng ñaén.
Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöïôc phaûn aùnh ñuùng luùc (thôøi haïn): Vieäc ghi soå
caùc nghieâïp vuï kinh teá hoaëc tröùôc hoaëc sau khi chuùng xaûy ra laøm taêng khaû naêng boû
queân khoâng ghi soå nghieäp vuï ñoù hoaëc khaû naêng ghi soå vôùi soá tieàn khoâng chính xaùc.
Neáu vieäc ghi soå treã xaûy ra vaøo luùc cuoái kyø thì caùc baùo caùo taøi chính seõ bò sai.
Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöôïc ghi ñuùng ñaén vaøo soå phuï vaø ñöôïc toång hôïp
chính xaùc (quaù trình chuyeån soå vaø toång hôïp): Trong nhieàu tröôøng hôïp, caùc nghieäp vuï
caù leû phaûi ñuôïc toång hôïp vaø tính toång coäng tröôùc khi chuùng ñöôïc ghi vaøo soå nhaät kyù.
Sau ñoù, töø soå nhaät kyù ñöôïc chuyeån qua soå caùi toång hôïp, vaø soå caùi toång hôïp ñöôïc
toång hôïp vaø ñöôïc duøng ñeå laäp caùc baùo caùo taøi chính.
Baûng sau ñaây moâ taû ví duï veà muïc tieâu cuûa kieåm toaùn noäi boä aùp duïng cho nghieäp
vuï baùn haøng:
7
BAÛNG 1 : CAÙC MUÏC TIEÂU CUÛA HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ ÑOÁI VÔÙI
NGHIEÄP VUÏ BAÙN HAØNG, MUA HÀNG
CAÙC MUÏC TIEÂU CUÛA KIEÅM SOAÙT
CAÙC MUÏC TIEÂU CUÛA KIEÅM SOAÙT NOÄI
NOÄI BOÄ DAÏNG TOÅNG QUAÙT
BOÄ CAÙC NGHIEÄP VUÏ BAÙN HAØNG
Caùc nghieäp vuï kinh teá ghi soå phaûi coù Doanh thu, chi phí ghi soå laø cuûa haøng hoùa
caên cöù( tính caên cöù hôïp lyù).
göûi cho nhöõng khaùch haøng, nhà cung cấp
Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöïôc pheâ coù thaät.
chuaån ñuùng ñaén( söï cho pheùp).
Caùc nghieäp vuï baùn haøng, mua hàng phaûi
Caùc nghieäp vuï kinh teá hieän coù phaûi ñöôïc pheâ chuaån ñuùng ñaén.
ñuôïc ghi soå( tính ñaày ñuû).
Caùc nghieäp vuï baùn haøng, mua hàng hieän
Caùc nghieäp vuï kinh teá phaû
i ñöôïc coù phaûi ñöôïc ghi soå.
ñaùnh giaù ñuùng ñaén(söï ñaùnh giaù).
Doanh thu, chiphí ghi soå laø cuûa soá tieàn
haøng hoùa ñöôïc göûi ñi, mua về ñöôïc tính
Caùc nghieäp vuï kinh teá phaû
i ñöôïc ñuùng vaø ghi soå chính xaùc.
phaân loaïi ñuùng ñaén(söï phaân loaïi).
Caùc nghieäp vuï baùn haøng, mua hàng ñöôïc
Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöôïc ghi phaân loaïi ñuùng ñaén.
soå ñuùng luùc( thôøi gian).
Doanh thu, chi phí ghi soå theo caên cöù thôøi
Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöôïc ghi gian
ñuùng ñaén vaøo soå phuï vaø oåt ng hôïp
chính xaùc(söï chuyeån soå vaø söï toång Caùc nghieäp vuï baùn haøng, mua hàng phaûi
hôïp).
ñöôïc ghi
ñuùng ñaén vaøo soå phuï vaø ñöôïc
toång hôïp chính xaùc.
1.1.3. CAÙC BOÄ PHAÄN CUÛA KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ:
1.1.3.1. Moâi tröôøng kieåm soaùt:
Moâi tröôøng kieåm soaùt phaûn aùnh saéc thaùi chung cuûa moät toå chöùc, chi phoái yù
thöùc veà kieåm soaùt cuûa moïi thaønh vieân trong toå chöùc vaø laø neàn taûng cuûa caùc boä phaän
khaùc cuûa kieåm soaùt noäi boä. Noù bao goàm toaøn boä nhöõng nhaân toá coù aûnh höôûng ñeán
8
quaù trình thieát keá, söï vaän haønh vaø tính höõu hieäu cuûa kieåm soaùt noäi boä, trong ñoù nhaân
toá chuû yeáu laø nhaän thöùc vaø haønh ñoäng cuûa caùc nhaø quaûn lyù ñôn vò:
Quan ñieåm, phong caùch ñieàu haønh vaø tö caùch cuûa caùc nhaø quaûn lyù cao
caáp: Bao goàm söï tieáp nhaän, khaû naêng nhaän thöùc vaø giaùm saùt ruûi ro trong kinh doanh,
quan ñieåm veà tính chính xaùc cuûa döõ lieäu keá toaùn, veà khaû naêng ñaït ñöôïc caùc döï toaùn
ngaân saùch hay thöïc hieän caùc muïc tieâu hoaït ñoäng.
Cô caáu toå chöùc: Moät cô caáu toå chöùc toát ñöôïc theå hieän thoâng qua söï theå
hieän cuï theå, roõ raøng vaø ñaày ñuû caùc chöùc naêng, quyeàn haïn vaø nghóa vuï cuûa töøng boä
phaän trong toå chöùc. Cô caáu toå chöùc toát ñaûm baûo cho caùc thuû tuïc kieåm soaùt hieäu quaû.
Chính saùch nhaân söï: Bao goàm chính saùch tuyeån duïng, ñaøo taïo, chính
saùch tieàn löông, giaùm saùt, khen thöôûng, kyû luaät, luaân chuyeån nhaân vieân. Noù laø nhaân
toá quan troïng aûnh höôûng ñeán trình ñoä, phaåm chaát cuõng nhö caùc giaù trò ñaïo ñöùc cuûa
toaøn theå nhaân vieân trong moät toå chöùc.
Keá hoaïch vaø döï toaùn: Bao goàm caùc keá hoaïch saûn xuaát, tieâu thuï. Thu chi
quõy, döï toaùn ñaàu tö, söõa chöõa taøi saûn coá ñònh…Neáu vieäc laäp vaø thöïc hieän caùc keá
hoaïch ñöôïc tieán haønh khoa hoïc vaø nghieâm tuùc thì noù seõ trôû thaønh moät coâng cuï kieåm
soaùt raát höõu hieäu.
Hoäi ñoàng quaûn trò vaø ban kieåm toaùn: Khi uûy ban kieåm soaùt coù söï ñoäc laäp
vôùi toå chöùc, caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt seõ höõu hieäu hôn vaø heä thoáng kieåm soaùt noäi boä
seõ ñaûm baûo tính höõu hieäu.
Kieåm toaùn noäi boä: Laø boä phaän chòu traùch nhieäm thöïc hieän söï kieåm tra,
giaùm saùt vaø ñaùnh giaù thöôøng xuyeân veà hoaït ñoäng cuûa ñôn vò, qua ñoù phaùt hieän
nhöõng sai phaïm laøm thaát thoaùt taøi saûn, ñeà xuaát nhöõng bieän phaùp caûi tieán hoaït ñoäng.
Trình ñoä vaø phaåm chaát ñoäi nguõ caùn boä nhaân vieân.
Söï trung thöïc vaø caùc giaù trò ñaïo ñöùc: Caùc nhaø quaûn lyù phaûi xaây döïng vaø
phoå bieán roäng raõi caùc quan ñieåm , caùc quy taéc, caùc giaù trò ñaïo ñöùc cho toaøn toå chöùc
bôûi vì söï trung thöïc vaø caùc giaù trò ñaïo ñöùc ñöôïc toân troïng thì caùc sai phaïm seõ ñöôïc
haïn cheá.
9
Caùch thöùc phaân ñònh quyeàn haïn vaø traùch nhieäm: Caùc nhaø quaûn lyù xaùc
laäp quyeàn haïn vaø traùch nhieäm cho caùc caáp quaûn lyù nhaèm thöïc hieän caùc hoaït ñoäng,
xaùc laäp caùc moái quan heä baùo caùo vaø xaây döïng caùc phöông phaùp uûy quyeàn.
Caùc yeáu toá beân ngoaøi: Nhö caùc thay ñoåi moâi tröôøng kinh doanh, caùc thay
ñoåi cuûa heä thoáng luaät phaùp hay caùc thay ñoåi cuûa cheá ñoä keá toaùn.
1.1.3.2 Heä thoáng keá toaùn:
Thoâng qua vieäc ghi nhaän, tính toaùn, phaân loaïi, keát chuyeån vaøo soå caùi, toång
hôïp vaø laäp baùo caùo, chaúng nhöõng heä thoáng keá toaùn cung caáp nhöõng thoâng tin caàn
thieát cho quaù trình quaûn lyù, maø coøn ñoùng vai troø quan troïng trong vieäc kieåm soaùt caùc
maët hoaït ñoäng cuûa ñôn vò, neân noù laø moät boä phaän quan troïng trong kieåm soaùt noäi boä.
Moät heä thoáng keá toaùn höõu hieäu phaûi ñaûm baûo cho caùc muïc tieâu toång quaùt sau ñaây seõ
ñöôïc thöïc hieän:
_ Tính coù thöïc.
_ Söï pheâ chuaån.
_ Tính ñaày ñuû.
_ Söï ñaùnh giaù.
_ Söï phaân loaïi.
_ Ñuùng haïn.
_ Chuyeån soå vaø toång hôïp chính xaùc.
Khi xem xeùt heä thoáng keá toaùn, tröôùc heát kieåm toaùn vieân caàn nghieân cöùu veà:
+ Chính saùch keá toaùn
+ Hình thöùc keá toaùn
Söï nghieân cöùu ñoù seõ taïo ñieàu kieän cho kieåm toaùn vieân tieáp caän vôùi heä thoáng
keá toaùn ñeå hieåu veà quaù trình xöû lyù thoâng tin vaø ñaùnh gía veà kieåm soaùt noäi boä cuûa
ñôn vò qua caùc giai ñoaïn cuûa moät quaù trình keá toaùn, ñoù laø:
_ Laäp chöùng töø: Vieäc laäp chöùng töø giuùp thöïc hieän chöùc naêng tieàn kieåm – laø söï
kieåm tra tröôùc khi nghieäp vuï xaûy ra nhaèm ngaên ngöøa sai phaïm – treân nhieàu ñieåm
quan troïng nhaèm baûo veä höõu hieäu vaø söû duïng coù hieäu quaû moïi nguoàn löïc cu aû ñôn vò.
10
_ Soå saùch keá toaùn : Trong kieåm soaùt noäi boä, heä thoáng soå saùch coù moät vai troø
quan troïng giuùp caùc nhaø quaûn lyù thu thaäp ñöôïc caùc thoâng tin taøi chính ñaùng tin caäy
ñeå ñieàu haønh caùc hoaït ñoäng taùc nghieäp. Ngoaøi ra, noù giuùp toång hôïp löu tröõ thoâng tin
moät caùch heä thoáng, khoa hoïc vaø ñoùng vai troø trung gian giöõa chöùng töø vaø baùo caùo taøi
chính, laø cô sôû ñeå kieåm tra, truy caäp chöùng töø…
_ Baùo caùo taøi chính: Caùc thoâng tin ñöôïc theå hieän treân baùo caùo taøi chính khoâng
ñôn thuaàn chæ laø söï mang sang töø soå saùch keá toaùn, maø noù phaûi phaûn aùnh trung thöïc
giöõa chöùng töø vaø keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh cuûa ñôn vò, vaø phaûi ñöôïc trình baøy
tuaân thuû theo caùc chuaån möïc keá toaùn hieän haønh.
1.1.3.3. Caùc thuû tuïc kieåm soaùt:
Caùc thuû tuïc kieåm soaùt laø nhöõng cheá ñoä vaø theå thöùc, ngoaøi caùc nguyeân lyù phuï
veà moâi tröôøng kieåm soaùt vaø caùc ñaëc ñieåm cuûa heä thoáng keá toaùn, ñaõ ñöôïc Ban quaûn
trò xaây döïng ñeå thoûa maõn caùc muïc tieâu cuûa hoï. Tuøy thuoäc vaøo cô caáu toå chöùc vaø tình
hình hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa töøng doanh nghieäp maø caùc thuû tuïc kieåm
soaùt ñöôïc thieát keá theo nhöõng neùt khaùc nhau. Thoâng thöôøng chuùng ñöôïc xaây döïng
döïa treân ba nguyeân taéc, ñoù laø nguyeân taéc phaân coâng phaân nhieäm, nguyeân taéc baát
kieâm nhieäm, vaø nguyeân taéc uûy quyeàn vaø pheâ chuaån. Ñeå cuï theå hoùa ngöôùi ta chia
chuùng thaønh 5 loaïi sau:
1.1.3.3.1. Söï caùch ly thích hôïp veà traùch nhieäm:
_ Caùch ly vieäc baûo quaûn taøi saûn vôùi keá toaùn: Lyù do cuûa vieäc khoâng cho pheùp
moät ngöôøi coù traùch nhieäm baûo quaûn thöôøng xuyeân hay taïm thôøi taøi saûn ñöôïc haïch
toaùn taøi saûn ñoù laø nhaèm ngaên chaën söï gian laän trong coâng ty.Khi moät ngöôøi thöïc
hieän caû hai chöùc naêng naøy seõ coù nhieàu ruûi ro laø anh ta baùn taøi saûn ñoù ñeå thu lôïi caùc
nhaân roài ñieàu chænh soå saùch ñeå troán traùnh traùch nhieäm.
Ví duï neáu ngöôøi thuû quyõ thu tieàn maët vaø giöõ caû tieàn maët laãn soå saùch veà caùc
khoaûn phaûi thu thì coù khaû naêng ngöôøi thuû quyõ seõ laáy tieàn nhaän ñöôïc cuûa khaùch haøng
vaø ñieàu chænh taøi khoaûn cuûa khaùch haøng baèng caùch khoâng vaøo soå khoaûn doanh thu
hoaëc baèng caùch ghi soå moät soá ghi coù giaû vaøo taøi khoaûn.
11
_ Caùch ly quyeàn pheâ chuaån caùc nghieäp vuï kinh teá vôùi vieäc baûo quaûn taøi saûn
lieân quan:Ñieàu toát nhaát neân ngaên ngöøa nhöõng ngöôøi coù quyeàn pheâ chuaån caùc nghieäp
vuï kinh teá vôùi ngöôøi coù quyeàn kieåm soaùt taøi saûn lieân quan. Bôûi leõ quyeàn pheâ chuaån
moät nghieäp vuï kinh teá vaø vieäc xöû lyù caùc taøi saûn lieân quan bôûi cuøng moät ngöôøi seõ laøm
taêng khaû naêng gian laän trong phaïm vi toå chöùc.
Ví duï cuøng moät ngöôøi khoâng ñöôïc ñoàng thôøi pheâ chuaån moät khoaûn thanh toaùn
hoùa ñôn cuûa beân baùn vôùi kyù chi phieáu thanh toaùn cho hoùa ñôn ñoù.
_ Caùch ly traùch nhieäm ñieàu haønh vôùi traùch nhieäm ghi soå: Nhaèm muïc ñích ñaûm
baûo thoâng tin khoâng bò thoåi phoàng, quaù trình ghi soå thöôøng giao cho moät boä phaän
rieâng bieät thuoäc quyeàn keá toaùn tröôûng.
1.1.3.3.2 Caùc thuû tuïc pheâ chuaån ñuùng ñaén:
Söï pheâ chuaån laø moät quyeát ñònh coù tính chính saùch veà moät nghieäp vuï kinh teá
thoâng thöôøng hoaëc veà moät nghieäp vuï kinh teá ñaëc thuø. Do vaäy taát caû caùc nghieäp vuï
kinh teá phaûi ñöôïc pheâ chuaån ñuùng ñaén neáu muoán thoûa maõn caùc quaù trình kieåm soaùt.
Neáu baát kyø ai trong toå chöùc ñeàu coù theå tuøy tieän mua hoaëc baùn taøi saûn thì söï hoãn loaïn
phöùc taïp seõ xaûy ra. Söï pheâ chuaån coù theå hoaëc chung chung hoaëc cuï theå.
_ Söï pheâ chuaån chung laø vieäc xaây döïng caùc chính saùch ñeå toå chöùc phaûi tuaân
theo, theo ñoù caùc caáp döôùi ñöôïc hoïc taäp ñeå thi haønh nhöõng söï pheâ chuaån chung naøy
baèng caùch taùn thaønh taát caû caùc nghieäp vuï kinh teá trong phaïm vi caùc giôùi haïn ñöôïc
chính saùch ñeà ra. Ví duï vieäc phaùt haønh danh saùch giaù coá ñònh cho vieäc baùn saûn
phaåm, caùc giôùi haïn tín duïng ñoái vôùi khaùch mua haøng…
_ Söï pheâ chuaån cuï theå ñöôïc thöïc hieän cho töøng nghieäp vuï kinh teá rieâng. Ví
duï nhö söï pheâ chuaån moät nghieäp vuï baùn haøng cuûa quaûn lyù phuï traùch baùn haøng ôû moät
coâng ty xaây döïng.
1.1.3.3.3 Chöùng töø vaø soå saùch phaûi ñaày ñuû:
Chöùng töø vaø soå saùch laø nhöõng ñoà vaät cuï theå maø treân ñoù caùc nghieäp vuï kinh
teá ñöôïc phaûn aùnh vaø toång hôïp.Chöùng töø thöïc hieän chöùc naêng chuyeån giao thoâng tin
trong toaøn toå chöùc cuûa coâng ty, khaùch haøng vaø giöõa caùc toå chöùc vôùi nhau. Chöùng töø
phaûi ñaày ñuû ñeå cung caáp söï ñaûm baûo hôïp lyù laø taát caû taøi saûn ñaõ ñöôïc kieåm soaùt ñuùng
12
ñaén vaø taát caû caùc nghieäp vuï kinh teá ñöôïc ghi soå chính xaùc. Ví duï, neáu phoøng nhaän
haøng ñieàn vaøo baùo caùo nhaän haøng khi nhaän ñöôïc nguyeân lieäu, phoøng keá toaùn thanh
toaùn coù theå kieåm tra soá löôïng vaø maãu maõ treân hoùa ñôn cuûa beân baùn baèng caùch so
saùnh noù vôùi thoâng tin treân baùo caùo nhaän haøng.
Moät soá nguyeân taéc quy ñònh hình thöùc caùch söû duïng chöùng töø vaø soå saùch laø:
_ Ñöôïc ñaùnh soá lieân tieáp ñeå deã daøng kieåm soaùt caùc chöùng töø bò thieáu.
_ Ñöôïc laäp ngay vaøo luùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh, hoaëc ngay sau ñoù caøng
sôùm caøng toát. Khi thôøi gian caøng caùch xa ñoä tin caäy cuûa soå saùch caøng giaûm vaø cô hoäi
ñeå coù sai laàm caøng taêng leân .
_ Ñuû ñôn giaûn ñeå ñaûm baûo laø chuùng roõ raøng deã hieåu.
_ Ñöôïc thieát keá cho nhieàu coâng duïng baát cöù khi naøo coù theå nhaèm giaûm thieåu
soá löôïng caùc maãu khaùc nhau.
Ngoaøi ra, quaù trình kieåm soaùt coù lieân quan chaët cheõ vôùi chöùng töø vaø soå saùch
laø sô ñoà taøi khoaûn. Sô ñoà taøi khoaûn laø moät coâng cuï kieåm soaùt quan troïng vì noù cung
caáp boá cuïc ñeå xaùc ñònh thoâng tin trình baøy cho ban quaûn trò vaø nhöõng ngöôøi khaùc söû
duïng baùo caùo taøi chính. Noù phaûi bao goàm ñuû thoâng tin ñeå cho pheùp söï trình baøy cuûa
caùc baùo caùo taøi chính phuø hôïp vôùi caùc nguyeân taéc keá toaùn ñaõ ñöôïc thöøa nhaän.
1.1.3.3.4. Kieåm soaùt vaät chaát ñoái vôùi taøi saûn vaø soå saùch:
Bieän phaùp quan troïng ñeå baûo veä taøi saûn, taøi lieäu keá toaùn vaø caùc thoâng tin
khaùc laø aùp duïng nhöõng bieän phaùp ñeà phoøng vaät chaát. Thí duï nhö vieäc söû duïng nhaø
kho ñoái vôùi haøng toàn kho ñeå ñeà phoøng maát caép. Khi nhaø kho ñöôïc ñaët döôùi söï kieåm
soaùt cuûa nhaân vieân coù naêng löïc thì cuõng coøn coù theâm söï ñaûm baûo laø söï loãi thôøi cuõng
ñöôïc giaûm thieåu.
Caùc hình thöùc baûo veä vaät chaát cuõng caàn thieát ñoái vôùi soå saùch vaø chöùng töø. Söï
xaây döïng laïi soå saùch bò maát hoaëc bò thieâu huûy raát toán keùm vaø maát thôøi gian.
Caùc maùy moùc thieát bò cuõng coù theå ñöôïc duøng ñeå taêng theâm söï ñaûm baûo laø
thoâng tin keá toaùn ñöôïc ghi soå moät caùch chính xaùc vaø kòp thôøi. Maùy tính tieàn vaø moät
soá loaïi thieát bò xöû lyù soá lieäu töï ñoäng ñeàu laø nhöõng quaù trình kieåm soaùt noäi boä höõu ích
tieàm taøng ñoái vôùi muïc ñích naøy.
13
1.1.3.3.5. Kieåm soaùt ñoäc laäp vieäc thöïc hieän:
Laø vieäc kieåm tra thöôøng xuyeân vaø lieân tuïc cuûa nhöõng kieåm soaùt vieân ñoäc
laäp vôùi ñoái töôïng bò kieåm tra, nhaèm xem xeùt veà vieäc thöïc hieän boán loaïi thuû tuïc
kieåm soaùt. Nhu caàu kieåm soaùt ñoäc laäp phaùt sinh do cô caáu kieåm soaùt noäi boä coù
khuynh höôùng thay ñoåi qua thôøi gian tröø phi söï xem xeùt laïi thöôøng xuyeân coù tính
maùy moùc. Nhaân vieân coù khaû naêng queân hoaëc voâ yù khoâng tuaân theo caùc thuû tuïc, hoaëc
trôû neân caåu thaû tröø phi coù ai ñoù quan saùt vaø ñaùnh giaù vieäc thöïc hieän cuûa hoï. Ngoaøi ra
caû söï gian laän vaø voâ yù sai phaïm ñeàu coù khaû naêng xaûy ra, baát luaän chaát löôïng cuûa
quaù trình kieåm soaùt laø nhö theá naøo. Thí duï nhö ñôn vò ñaõ aùp duïng nguyeân taéc baát
kieâm nhieäm, nhöng cuõng khoâng theå loaïi tröø tuyeät ñoái khaû naêng coù xaûy ra söï thoâng
ñoàng giöõa nhöõng nhaân vieân ñaûm nhaän caùc phaàn haønh khaùc nhau ñeå tham oâ taøi saûn.
BAÛNG 2: BAÛNG TOÙM TAÉT CAÙC BOÄ PHAÄN HÔÏP THAØNH HEÄ THOÁNG KIEÅM
SOAÙT NOÄI BOÄ
CÔ CAÁU KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ
Moâi tröôøng kieåm soaùt
Heä thoáng keá toaùn
Caùc thuû tuïc kieåm soaùt
_ Trieát lyù vaø phong caùch ñieàu _ Coù caên cöù hôïp lyù _ Söï caùch ly ñaày ñuû veà traùch
nhieäm.
haønh cuaû Ban quaûn trò.
_ Cô caáu toå chöùc
_ Söï pheâ chuaån
_ Caùc thuû tuïc pheâ chuaån
_ Uûy ban kieåm toaùn
_ Tính ñaày ñuû
ñuùng ñaén.
_ Caùc phöông thöùc ñeå truyeàn
ñaït söï phaân coâng traùch nhieäm _ Söï ñaùnh giaù
_ Chöùng töø vaø soå saùch ñaày ñuû
vaø quyeàn haïn.
_ Caùc phöông phaùp kieåm soaùt _ Söï phaân loaïi
_ Kieåm soaùt vaät chaát ñoái vôùi
cuûa Ban quaûn trò
taøi saûn vaø vaät chaát.
_ Chöùc naêng kieåm toaùn noäi boä _ Tính thôøi gian
_ Caùc thuû tuïc vaø chính saùch _ Söï chuyeån soå vaø _ Kieåm soaùt ñoäc laäp vieäc
nhaân vieân
söï toång hôïp
thöïc hieän.
_ Caùc aûnh höôûng beân ngoaøi
1.1.4 NHÖÕNG HAÏN CHEÁ VOÁN COÙ CUÛA KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ:
Caùc haïn cheá cuûa kieåm soaùt noäi boä xuaát phaùt töø nhöõng nguyeân nhaân sau:
14
1. Do yeâu caàu cuûa caùc nhaø quaûn lyù laø nhöõng chi phí cho kieåm tra phaûi hieäu quûa,
nghóa laø phaûi toán ít hôn toån thaát do sai phaïm vaø gian laän gaây ra.
2. Haàu heát caùc bieän phaùp kieåm tra ñeàu taäp trung vaøo caùc sai phaïm döï kieán vì theá
khoù theå phaùt hieän ñöôïc phaùt hieän ñöôïc caùc sai phaïm ñoät xuaát hay baát thöôøng.
3. Sai phaïm cuûa nhaân vieân xaûy ra do söï thieáu thaän troïng, xao laõng, sai laàm trong
xeùt ñoaùn hay hieåu sai caùc höôùng daãn cuûa caáp treân.
4. Vieäc ñieàu haønh vaø kieåm tra coù theå bò voâ hieäu do söï thoâng ñoàng vôùi beân ngoaøi
hoaëc giöõa caùc nhaân vieân trong doanh nghieäp.
5. Caùc thuû tuïc kieåm soaùt co ù theå khoâng coøn phuø hôïp vì ñieàu kieän thöï c teá ñaõ thay ñoåi.
1.1.5. TRÌNH TÖÏ NGHIEÂN CÖÙU VAØ ÑAÙNH GIAÙ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ:
1.1.5.1 Muïc ñích nghieân cöùu:
Kieåm soaùt noäi boä laø moät coâng cuï quan troïng trong quaûn lyù doanh nghieäp, vì
theá noù taïo ra nhöõng aûnh höôûng raát lôùn ñoái vôùi coâng vieäc cuûa kieåm toaùn vieân, cuï theå:
_ Nhôø tìm hieåu veà heä thoáng noäi boä vaø caùc boä phaän caáu thaønh , kieåm toaùn vieân
ñaùnh giaù ñöôïc nhöõng ñieåm maïnh vaø ñieåm yeáu cuûa kieåm soaùt noäi boä noùi chung vaø
cuûa töøng boä phaän, töøng khoaûn muïc.
_ Treân cô sôû ñoù. kieåm toaùn vieân hình dung veà khoái löôïng vaø ñoä phöùc taïp cuûa
coâng vieäc, sô boä ñaùnh giaù veà ruûi ro kieåm soaùt.
_ Nhôø ñoù, kieåm toaùn vieân seõ xaùc ñònh phöông höôùng vaø phaïm vi kieåm tra, thieát
keá caùc thuû tuïc kieåm soaùt, döï kieán veà thôøi gian vaø löïc löôïng nhaân söï caàn thieát trong
keá hoaïch vaø chöông trình kieåm toaùn.
1.1.5.2 Phöông thöùc tieáp caän:
Khi nghieân cöùu kieåm soaùt noäi boä, kieåm toaùn vieân seõ phaân ñoaïn cuoäc kieåm
toaùn, ñoù laø vieäc phaân chia baùo caùo taøi chính thaønh töøng boä phaän hay töøng yeáu toá caáu
thaønh. Coù hai caùch ñöôïc aùp duïng phoå bieán:
Phaân ñoaïn theo caùc khoaûn muïc: Laø vieäc kieåm tra baùo caùo taøi chính
theo töøng khoaûn muïc.
Phaân ñoaïn theo caùc chu trình nghieäp vuï ( hay coøn goïi laø phöông phaùp
chu kyø ): Laø saép xeáp ñeå nghieân cöùu caùc loaïi nghieäp vuï vaø caùc soá dö taøi khoaûn coù
15
quan heä chaët cheõ vôùi nhau trong caùc chu trình. Chu trình nghieäp vuï laø caùc chính
saùch, thuû tuïc kieåm soaùt lieân quan ñeán moät nhoùm nghieäp vuï.
1.1.5.3.Trình töï nghieân cöùu kieåm soaùt noäi boä:
1.1.5.3.1. Tìm hieåu veà cô caáu kieåm soaùt noäi boä ñeå laäp keá hoaïch kieåm toaùn:
_ Chính saùch keá toaùn, chính saùch nhaân söï…
_ Caùc quy ñònh veà kieåm keâ taøi saûn, veà ghi cheùp keá toaùn,veà thuû tuïc nhaäp
kho, veà moái quan heä giöõa boä phaän kieåm toaùn noäi boä vaø keá toaùn.
_ Caùc noäi quy, quy cheá cuûa doanh nghieäp.
Caùc böôùc tìm hieåu veà kieåm soaùt noäi boä:
+ Tìm hieåu caùch thieát keá vaø söï vaän haønh cuûa kieåm soaùt noäi boä thoâng qua
phöông phaùp phoûng vaán vaø quan saùt caùc nhaân vieân .
+ Moâ taû heä thoáng ñeå giuùp nhaän thöùc ñöôïc caùc khía caïnh cô baûn cuûa kieåm
soaùt noäi boä. Coâng cuï duøng ñeå moâ taû laø baûng töôøng thuaät, baûng caâu hoûi vaø löu ñoà.
+ Kieåm tra laïi .
1.1.5.3.2. Ñaùnh giaù ruûi ro kieåm soaùt:
+ Nhaän dieän caùc muïc tieâu kieåm soaùt vaø xaùc ñònh caùc loaïi sai phaïm coù
theå xaûy ra ñoái vôùi baùo caùo taøi chính.
+ Ñaùnh giaù khaû naêng ngaên chaën caùc sai phaïm, nghóa laø xem xeùt tính höõu
hieäu cuûa kieåm soaùt noäi boä.
+ Ñaùnh giaù ruûi ro kieåm soaùt.
Khi naøo kieåm toaùn vieân cho raèng kieåm soaùt noäi boä yeáu keùm, kieåm toaùn vieân seõ
ñaùnh giaù ruûi ro kieåm soaùt cao. Ngöôïc laïi, khi gaëp moät Ban Giaùm ñoác trung thöïc thì
kieåm toaùn vieân coù theå ñaùnh giaù ruûi ro kieåm soaùt thaáp.
1.1.5.3.3.Thieát keá caùc thöû nghieäm kieåm soaùt:
Thöû nghieäm kieåm soaùt ( hay coøn goïi laø thöû nghieäm tuaân thuû, phöông phaùp
tuaân thuû ): Laø loaïi thöû nghieäm ñeå thu thaäp baèng chöùng kieåm toaùn ñeå chöùng minh
raèng kieåm soaùt noäi boä laø höuõ hieäu. Neáu kieåm toaùn vieân ñaùnh giaù ruûi ro kieåm soaùt
cao, nghóa laø kieåm soaùt noäi boä khoâng höõu hieäu thì kieåm toaùn vieân seõ khoâng caàn thöïc
16
hieän caùc thöû nghieäm kieåm soaùt maø seõ môû roäng phaïm vi aùp duïng caùc thöû nghieäm cô
baûn. Ngöôïc laïi, neáu nhaän ñònh raèng ruûi ro kieåm soaùt thaáp, thì kieåm soaùt vieân seõ thieát
keá caùc thöû nghieäm kieåm soaùt.
1.1.5.3.4. Thöïc hieän caùc thöû nghieäm kieåm soaùt:
Caùc thöû nghieäm kieåm soaùt nhaèm giuùp kieåm toaùn vieân thu thaäp baèng chöùng
ñeå ñaùnh giaù möùc ñoä töï tuaân thuû caùc chính saùch vaø thuû tuïc kieåm soaùt noäi boä ñaõ ñöôïc
ñôn vò vaïch ra.
1.1.5.3.5. Ñaùnh giaù laïi ruûi ro kieåm soaùt vaø thieát keá laïi thöû nghieäm cô baûn:
Caên cöù keát quaû thöïc hieän thöû nghieäm kieåm soaùt, kieåm soaùt vieân seõ ñaùnh giaù
laïi ruûi ro kieåm soaùt. Neáu ruûi ro kieåm soaùt khoâng ñuùng vôùi döï kieán, nghóa laø kieåm
soaùt noäi boä höõu hieäu hôn, hoaëc keùm höõu hieäu so vôùi nhaän ñònh ban ñaàu; luùc naøy
kieåm toaùn vieân seõ ñieàu chænh taêng hoaëc giaûm phaïm vi cuûa caùc thöû nghieäm cô baûn ñaõ
ñöôïc thieát keá trong chöông trình kieåm toaùn.
1.2. KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU:
1.2.1. Caùc hoaït ñoäng kinh teá trong chu trình doanh thu:
Coù 4 söï kieän kinh teá xaûy ra trong chu trình doanh thu:
o Nhaän ñaët haøng cuûa khaùch haøng.
o Giao haøng hoaù hoaëc dòch vuï cho khaùch haøng.
o Yeâu caàu khaùch haøng thanh toaùn tieàn.
o Nhaän tieàn thanh toaùn.
Trong tröôøng hôïp thu tieàn ngay, caùc söï kieän kinh teá noùi treân xaûy ra cuøng moät
luùc neân ñöôïc ghi cheùp trong cuøng moät nghieäp vuï keá toaùn.
Trong tröôøng hôïp baùn chòu, moãi söï kieän kinh teá taïo ra moät nghieäp vuï keá
toaùn taïi moät thôøi ñieåm khaùc nhau.
1.2.2.Caùc thuû tuïc kieåm soaùt :
1.2.2.1. Khaùi nieäm veà caùc thuû tuïc kieåm soaùt:
Caùc thuû tuïc kieåm soaùt laø nhöõng cheá ñoä vaø theå thöùc, ngoaøi caùc nguyeân lyù phuï
veà moâi tröôøng kieåm soaùt vaø caùc ñaëc ñieåm của heä thoáng keá toaùn, ñaõ ñöôïc Ban quaûn
trò xaây döïng ñeå thoaû maõn caùc muïc tieâu cuûa hoï. Tuyø thuoäc vaøo cô caáu toå chöùc vaø tình
17
hình hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa töøng doanh nghieäp maø caùc thuû tuïc kieåm
soaùt ñöôïc thieát keá theo nhöõng neùt khaùc nhau. Thoâng thöôøng chuùng ñöôïc xaây döïng
döïa treân ba nguyeân taéc, ñoù laø nguyeân taéc phaân coâng phaân nhieäm, nguyeân taéc baát
kieâm nhieäm, nguyeân taéc uyû quyeàn vaø pheâ chuaån.
1.2.2.2. Caùc theå thöùc kieåm soaùt ñoái vôùi chu trình doanh thu:
Neáu doanh nghieäp xaây döïng heä thoáng kieåm soaùt noäi boä khoâng ñaày ñuû thì vieäc
khoâng thu hoài ñöôïc caùc khoaûn nôï cuûa khaùch haøng laø ñieàu khoù theå traùnh.
Trong thöïc teá, moãi doanh nghieäp thöôøng coù moät cô caáu kieåm soaùt noäi boä
rieâng veà nghieäp vuï baùn haøng. Tuy vaäy, moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä chuaån vaø
höõu hieäu veà caùc khoaûn phaûi thu vaø nghòeâp vuï baùn haøng thöôøng ñoøi hoûi phaûi taùch bieät
caùc chöùc naêng, laø phaân nhieäm cho nhöõng caù nhaân, hay boä phaän khaùc nhau phuï traùch.
Chaúng haïn trong chu trình naøy coù theå phaân chia nhö sau:
1.2.2.2.1. Kieåm tra ñôn ñaët haøng:
Caên cöù ñôn ñaët haøng cuûa khaùch haøng göûi ñeán, caùc boä phaän coù lieân quan seõ
duyeät xeùt laïi ñôn ñaët haøng veà soá löôïng, chuûng loaïi… ñeå xaùc ñònh veà khaû naêng cung
öùng ñuùng haïn cuûa mình vaø laäp leänh baùn haøng ( hay phieáu xuaát kho ).
1.2.2.2.2. Pheâ chuaån vieäc baùn chòu:
Tröôùc khi baùn haøng, caên cöù ñôn ñaët haøng vaø caùc nguoàn thoâng tin khaùc nhau
töø trong vaø ngoaøi doanh nghieäp, ngöôøi coù quyeàn haïn ñuùng ñaén phaûi taùn thaønh
phöông thöùc baùn chòu ñoái vôùi khaùch haøng. Ñoái vôùi ña soá doanh nghieäp, daáu hieäu cuûa
söï taùn thaønh phöông thöùc baùn chòu treân phieáu tieâu thuï laø söï taùn thaønh cuûa vieäc
chuyeån giao haøng hoùa.
1.2.2.2.3. Xuaát kho haøng hoùa:
Haàu heát coâng ty thöøa nhaän doanh thu khi haøng hoùa ñöôïc göûi ñi. Chöùng töø
vaän chuyeån ñöôïc laäp vaøo luùc vaän chuyeån. Nhöõng coâng ty duy trì soå saùch theo doõi
thöôøng xuyeân toàn kho, cuõng caäp nhaät chuùng baèng vieäc söû duïng caùc chöùng töø vaän
chuyeån.
I.2.2.2.4 Chöùc naêng göûi haøng:
18
Sau ñoù boä phaän göûi haøng seõ laäp vaän ñôn vaø göûi haøng hoùa cho khaùch haøng.
Ñoàng thôøi caùc vaän ñôn ñöôïc ghi vaøo soå göûi haøng tröôùc khi chuyeån sang cho boä phaän
laäp hoùa ñôn. Khi xuaát haøng – ngoaøi söï kieåm tra cuûa thuû kho vaø cuûa ngöôøi nhaän – boä
phaän baûo veä cuõng phaûi kieåm soaùt veàø löôïng haøng hoùa ñöôïc giao.
I.2.2.2.5.Göûi hoùa ñôn cho khaùch haøng vaø ghi soå thöông vuï:
Do hoùa ñôn laø moät phöông tieän thoâng tin cho khaùch haøng veà soá tieàn maø hoï
phaûi traû, neân noù caàn ñöôïc laäp chính xaùc vaø ñuùng thôøi gian. Thoâng thöôøng thì hoùa ñôn
ñöôïc laäp bôûi moät boä phaän ñoäc laäp vôùi phoøng keá toaùn vaø boä phaän baùn haøng. Boä phaän
ñaëc bieät naøy coù traùch nhieäm:
_ Ñaùnh soá thöù töï caùc chöùng töø göûi haøng.
_ So saùnh leänh baùn haøng vôùi chöùng töø göûi haøng, ñôn ñaët haøng vaø caùc thoâng
baùo ñieàu chænh( neáu coù ).
_ Ghi taát caû nhöõng döõ lieäu naøy vaøo hoùa ñôn.
_ Ghi giaù vaøo hoùa ñôn döïa treân cô sôû baûng giaù hieän haønh cuûa doanh nghieäp.
_ Tính ra soá tieàn cho töøng loaïi vaø cho caû hoùa ñôn.
Tröôùc khi göûi hoùa ñôn cho k haùch haøng, caàn kieåm tra la ïi soá lieäu ghi treân hoùa ñôn.
Toång coäng hoùa ñôn phaùt haønh töøng ngaøy seõ ñöôïc ghi vaøo taøi khoaûn toång hôïp
treân soå caùi. Töøng hoùa ñôn ñöôïc söû duïng ñeå ghi vaøo taøi khoaûn chi tieát ñeå theo doõi
coâng nôï cuûa khaùch haøng.
1.2.2.2.6. Theo doõi thanh toaùn:
Sau khi hoùa ñôn ñaõ ñöôïc laäp vaø haøng hoùa ñaõ xuaát giao cho khaùch haøng thì
coù hai tröôøng hôïp :
Neáu nghieäp vuï baùn haøng thu tieàn ngay thì keá toaùn caàn vaøo soå caùc
khoaûn thu tieàn maët. Trong vieäc xöû lyù vaø ghi soå caùc khoaûn thu tieàn maët, vaán ñeà quan
troïng nhaát laø khaû naêng bò maát caép. Söï aên caép coù theå xaûy ra tröôùc khi caùc khoaûn thu
ñöôïc vaøo soå hoaêïc sau khi ñoù. Do vaäy caùc khoaûn tieàn maët phaûi ñöôïc vaøo soå nhaät kyù
thu tieàn maët vaø soå phuï caùc khoaûn phaûi thu vaø kyù göûi vaøo ngaân haøng baèng ñuùng soá
tieàn vaø ñuùng luùc.
19
Neáu laø nghieäp vuï baùn chòu thì keá toùan seõ phaûi theo doõi caùc khoaûn phaûi
thu. Ñeå tieän theo doõi thanh toaùn, caàn phaûi lieät keâ caùc khoaûn nôï theo töøng nhoùm tuoåi
ñeå töø ñoù laäp chöông trình thu nôï, thöôøng chöông trình naøy do boä phaän tín duïng phuï
traùch. Ngoaøi ra, ñeå giaûm thieåu caùc sai phaïm thì caàn phaân coâng cho hai nhaân vieân
khaùc nhau phuï traùch veà keá toaùn chi tieát coâng nôï. Tuy nhieân caàn löu yù raèng gian laän
vaãn coù theå xaûy ra neáu giöõa hoï coù söï thoâng ñoàng vôùi nhau.
1.2.2.2.7. Xöû lyù vaø ghi soå doanh thu bò traû laïi hay giaûm giaù:
Khi naøo khaùch haøng khoâng haøi loøng vôùi soá haøng nhaän ñöôïc vì bò sai quy
caùch hay keùm phaåm chaát, hoï coù theå göûi traû laïi cho doanh nghieäp. Doanh thu bò traû
laïi hay giaûm giaù phaûi ñöôïc vaøo soå chính xaùc vaø nhanh choùng vaøo soå chi tieát doanh
thu bò traû laïi hay ñöôïc giaûm giaù cuõng nhö vaøo soå phuï.
1.2.2.2.8. Cho pheùp xoùa soå caùc khoaûn nôï khoâng thu hoài ñöôïc:
Khi khoâng coøn hy voïng thu hoài ñöôïc veà caùc khoaûn phaûi thu, nhaø quaûn lyù coù
traùch nhieäm xem xeùt ñeå chuaån y vieäc xoùa soå caùc khoaûn nôï naøy. Caên cöù vaøo ñoù, boä
phaän keá toaùn seõ ghi cheùp vaøo soå saùch.
1.2.2.2.9 Döï phoøng nôï khoù ñoøi:
Döï phoøng nôï khoù ñoøi phaûi ñuû ñeå bao goàm doanh soá cuûa kyø hieän haønh maø
coâng ty khoâng theå thu hoài ñöôïc trong töông lai. Ñoái vôùi haàu heát coâng ty, döï phoøng
ñaïi dieän cho phaàn coøn laïi töø söï ñieàu chænh cuoái kyø cuûa möùc döï phoøng phaûi thu khoù
ñoøi cuûa ban quaûn trò.
1.3. SÖÏ CAÀN THIEÁT PHAÛI XAÂY DÖÏNG CAÙC THUÛ TUÏC KIEÅM SOAÙT ÑOÁI
VÔÙI CHU TRÌNH DOANH THU:
Doanh thu laø khoaûn thu nhaäp chuû yeáu vaø thöôøng xuyeân cuûa caùc doanh nghieäp
kinh doanh trong caùc lónh vöïc khaùc nhau. Vieäc taêng hoaëc giaûm doanh thu taïo ra moät
nguy cô hoaëc ñe doaï raát lôùn ñoái vôùi baûn thaân doanh nghieäp. Ñaëc bieät trong neàn kinh
teá thò tröôøng caïnh tranh ngaøy caøng khoác lieät nhö hieän nay thì vieäc taïo ra doanh thu
vaø haïn cheá tình traïng nôï khoù ñoøi ngaøy caøng trôû neân khoù khaên hôn.Do vaäy, vieäc theo
doõi vaø quaûn lyù toát doanh thu coù moät yù nghóa voâ cuøng quan troïng trong vieäc toàn taïi vaø
20
- Xem thêm -