Tài liệu Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu tại khu nghỉ mát ana mandara

1 LÔØI MÔÛ ÑAÀU 1/ Söï caàn thieát cuûa ñoà aùn: Trong nhöõng naêm gaàn ñaây cuøng vôùi söï phaùt trieån cuûa neàn kinh teá, söï ñoåi môùi cuûa cô caáu quaûn lyù kinh teá, cô cheá keá toaùn cuûa caùc doanh nghieäp ôû nöôùc ta khoâng ngöøng hoaøn thieän vaø phaùt trieån goùp phaàn tích cöïc vaøo vieäc naâng cao chaát löôïng quaûn lyù kinh teá taøi chính cuûa nhaø nöôùc vaø doanh nghieäp. Qua ñoù cho ta thaáy keá toaùn laø coâng cuï quan troïng ñeå quaûn lyù kinh teá quoác daân noùi chung vaø quaûn lyù doanh nghieäp noùi rieâng. Trong ñieàu kieän ñoåi môùi cô caáu kinh teá, môû roäng quan heä ñoái ngoaïi ôû nöôùc hieän nay, keá toaùn caøng trôû neân caàn thieát vaø coù vai troø quan troïng trong vieäc thu nhaän, xöû lyù thoâng tin veà hoaït ñoäng kinh teá taøi chính giuùp caùc doanh nghieäp quyeát ñònh ñöôïc nhöõng phöông aùn toái öu trong kinh doanh vaø trong quaûn lyù doanh nghieäp. Tuy nhieân, ñoái vôùi söï phaùt trieån oà aït nhanh choùng cuõng gaây neân nhöõng taùc haïi khoâng nhoû cho moâi tröôøng töï nhieân cuõng nhö moâi tröôøng xaõ hoäi taïo ra söï maát caân baèng sinh thaùi. Ñeå dung hoøa toác ñoä taêng tröôûng kinh teá vôùi vieäc baûo ñaûm caân baèng sinh thaùi beàn vöõng cho söï phaùt trieån laâu daøi cuûa ñaát nöôùc veà sau. Nhaø nöôùc ta chuù troïng phaùt trieån caùc ngaønh du lòch phi saûn xuaát vaät chaát, trong ñoù ñaëc bieät chuù troïng laø ngaønh du lòch ñöôïc meänh danh : “ Ngaønh coâng nghieäp khoâng khoùi”. Du lòch ñaõ ñem laïi nguoàn thu nhaäp lôùn coù khaû naêng laøm thay ñoåi boä maët cuûa moät ñaát nöôùc, laø ñieàu kieän ñeå goùp phaàn giaûi quyeát nhieàu vaán ñeà xaõ hoäi nhaát laø coâng aên vieäc laøm. Du lòch coøn laø moät cô hoäi ñeå giao löu giöõa caùc daân toäc, laø cô hoäi ñeå giôùi thieäu phaùt trieån vaên hoùa ngheä thuaät cuûa nöôùc mình. Thaønh phoá Nha Trang, trung taâm vaên hoùa, chính trò, kinh teá, khoa hoïc kyõ thuaät cuûa tænh Khaùnh Hoøa, ñoàng thôøi laø moät trong nhöõng trung taâm du lòch cuûa caû nöôùc mang yù nghiaõ quoác teá. Vôùi bôø bieån daøi, caùt traéng thô moäng, cuøng moät loaït caùc ñaûo raûi raùc ven thaønh phoá, theâm vaøo ñoù laø nhöõng danh lam thaéng caûnh nhö: Thaùp Baø, Hoøn Choàng, Suoái Tieân, Ba Hoà… Khí haäu oân hoøa, maùt meû, cuøng vôùi ngöôøi daân Nha Trang hieáu khaùch ñaõ khoâng ngöøng loâi cuoán du khaùch ñeán vôùi thaønh phoá bieån xinh ñeïp ñaày thô moäng naøy ngaøy caøng nhieàu. 2 Ñoái vôùi söï phaùt trieån maïnh meõ cuûa neàn kinh teá thò tröôøng ôû nöôùc ta trong nhöõng naêm gaàn ñaây, söï caïnh tranh dieãn ra giöõa caùc doanh nghieäp cuøng ngaønh dieãn ra ngaøy caøng khoác lieät. Do vaäy ñoøi hoûi moãi doanh nghieäp phaûi khoâng ngöøng phaán ñaáu ñeå hoaøn thieän chính mình. Moät trong nhöõng yeáu toá taïo ra söï thaønh coâng cho moät doanh nghieäp ñoù laø söï haïn cheá ruûi ro vaø sai phaïm trong quaù trình haïch toaùn cuûa caùc nhaân vieân. Muoán vaäy caùc doanh nghieäp phaûi xaây döïng cho ñöôïc moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñuû maïnh theå hieän vieäc thöïc hieän caùc chính saùch vaø thuû tuïc cuûa coâng ty… Xuaát phaùt töø yeâu caàu thöïc teá ñoù vaø ñöôïc söï ñoàng yù cuûa boä moân keá toaùn, khoa kinh teá, cuøng vôùi söï chaáp thuaän cuûa ban laõnh ñaïo Coâng ty Du lòch Haûi Döông – Khu nghæ maùt Ana Mandara, em ñaõ quyeát ñònh choïn ñeà taøi : “ Hoaøn thieän caùc thuû tuïc kieåm soaùt cho chu trình doanh thu taïi khu nghæ maùt Ana Mandara”. 2. Noäi dung cuûa ñoà aùn: Teân cuûa ñeà taøi:” Hoaøn thieän caùc thuû tuïc kieåm soaùt cho chu trình doanh thu taïi khu nghæ maùt Ana Mandara” Noäi dung cuûa ñeà taøi ngoaøi phaàn lôøi môû ñaàu vaø keát luaän coøn bao goàm: Chöông I: Cô sôû lyù luaän. Chöông II: Thöïc traïng coâng taùc kieåm soaùt noäi boä cho chu trình doanh thu taïi khu nghæ maùt Ana Mandara. Chöông III: Hoaøn thieän caùc thuû tuïc kieåm soaùt cho chu trình doanh thu taïi khu nghæ maùt Ana Mandara. 3. Ñoái töôïng vaø phaïm vi nghieân cöùu: Ñoà aùn treân cô sôû tìm hieåu thöïc traïng coâng taùc kieåm soaùt noäi boä veà doanh thu taïi khu nghæ maùt Ana Mandara.Vôùi caùc söï kieän kinh teá ñöôïc ghi cheùp vaø xöû lyù trong chu trình. Ñoù laø: Ø Nhaän ñaët haøng cuûa khaùch haøng. Ø Giao haøng hay dòch vuï cho khaùch haøng. Ø Yeâu caàu khaùch haøng thanh toaùn tieàn. Ø Nhaän tieàn thanh toaùn. 3 Treân cô sôû ñoù, ñoà aùn ñaùnh giaù caùc thuû tuïc kieåm soaùt cuûa khu nghæ maùt ñoái vôùi chu trình doanh thu vaø ñöa ra yù kieán ñeà xuaát veà vieäc xaây döïng caùc thuû tuïc kieåm soaùt ñoái vôùi chu trình doanh thu taïi khu nghæ maùt Ana Mandara. 4. Phöông phaùp nghieân cöùu: Ñeà taøi söû duïng caùc phöông phaùp : _ Phöông phaùp taøi khoaûn _ Phöông phaùp phaân tích _ Phöông phaùp toång hôïp _ Phöông phaùp ñoái chieáu Beân caïnh caùc phöông phaùp treân, ñoà aùn söû duïng caùc coâng cuï ñeå thu thaäp thoâng tin veà kieåm soaùt noäi boä nhö: _ Baûng töôøng thuaät _ Baûng caâu hoûi _ Löu ñoà 5. Nhöõng ñoùng goùp khoa hoïc: Ñoà aùn ñöa ra : “ Caùc thuû tuïc kieåm soaùt cho chu trình doanh thu taïi khu nghæ maùt Ana Mandara “ goùp phaàn quan troïng trong coâng taùc haïch toaùn vaø xöû lyù caùc thoâng tin trong chu trình nhaèm phaùt hieän vaø ngaên chaën caùc sai soùt vaø ruûi ro coù theå xaûy ra. Vì thôøi gian coù haïn vaø kieán thöùc cuûa em coøn nhieàu haïn cheá maø coâng taùc keá toaùn caàn phaûi nghieân cöùu kyõ löôõng neân vieäc sai soùt laø ñieàu khoâng theå traùnh khoûi. Vì vaäy em kính mong caùc thaày coâ vaø toaøn theå caùc baïn ñoùng goùp yù kieán ñeå ñeà taøi cuûa em ñöôïc hoaøn thieän hôn. Qua ñaây em cuõng baøy toû loøng bieát ôn söï giuùp ñôõ taän tình cuûa Thaày Nguyeãn Thaønh Cöôøng vaø quyù thaày coâ trong khoa kinh teá Tröôøng ñaïi hoïc Thuûy Saûn ñeå em coù theå hoaøn thaønh ñeà taøi naøy. Em cuõng chaân thaønh caûm ôn ban laõnh ñaïo cuõng nhö caùn boä nhaân vieân boä phaän keá toaùn taïi Coâng ty Du lòch Haûi Döông – Khu nghæ maùt Ana Mandara ñaõ taïo moïi ñieàu kieän giuùp ñôõ em trong suoát quaù trình thöïc taäp. Nha Trang, Thaùng 11 naêm 2005 Sinh vieân thöïc hieän 4 Buøi Thò Hoàng Huy CHÖÔNG 1: CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN VEÀ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TRONG DOANH NGHIEÄP 5 1.1. HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ: 1.1.1.KHAÙI NIEÄM VEÀ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ: 1.1.1.1.Khaùi nieäm: Kieåm soaùt noäi boä laø moät heä thoáng goàm caùc chính saùch, thuû tuïc ñöôïc thieát laäp taïi ñôn vò nhaèm ñaûm baûo hôïp lyù cho caùc nhaø quaûn lyù ñaït ñöôïc caùc muïc ñích sau: _ Baûo veä höõu hieäu vaø söû duïng hieäu quaû veà moïi nguoàn löïc, ngaên ngöøa vaø phaùt hieän moïi haønh vi laõng phí, gian laän, söû duïng taøi saûn khoâng ñuùng muïc ñích, hoaëc vöôït quaù thaåm quyeàn. _ Cung caáp nhöõng thoâng tin ñaùng tin caäy. _ Ñònh kyø ñaùnh giaù keát quaû hoaït ñoäng ñeå naâng cao hieäu quaû ñieàu haønh. _ Moïi thaønh vieân trong ñôn vò phaûi tuaân thuû caùc chính saùch vaø quy ñònh noäi boä. Töø ñònh nghóa treân ta nhaän thaáy, kieåm soaùt noäi boä laø moät heä thoáng nhaèm huy ñoäng moïi thaønh vieân trong ñôn vò cuøng tham gia kieåm soaùt caùc hoaït ñoäng vì chính hoï laø nhaân toá quyeát ñònh moïi thaønh quaû chung. 1.1.1.2. Phaân loaïi: Kieåm soaùt noäi boä thöôøng ñöôïc chia thaønh caùc loaïi sau: vKieåm soaùt keá toaùn : laø caùc chính saùch vaø quaù trình thöïc hieän nhaèm ñaït ñöôïc hai muïc tieâu ñaàu tieân laø baûo veä taøi saûn vaø ñaûm baûo thoâng tin keá toaùn chính xaùc vaø tin caäy. vKieåm soaùt quaûn lyù: laø ñeå thuùc ñaåy hieäu quaû hoaït ñoäng kinh doanh vaø khuyeán khích söï tham gia cuûa coâng nhaân vieân ñoái vôùi caùc chính saùch quaûn lyù. Kieåm soaùt quaûn lyù vaø kieåm soaùt keá toaùn ñeàu quan troïng nhö nhau. Tuy nhieân kieåm soaùt quaûn lyù ít coù quan heä tröïc tieáp hôn ñoái vôùi söï chính xaùc cuûa thoâng tin keá toaùn. Tuy vaäy kieåm soaùt quaûn lyù cuõng coù moät taùc ñoäng ñaùng keå ñeán söï chính xaùc cuûa thoâng tin keá toaùn. Caàn phaân bieät giöõa kieåm soaùt noäi boä vaø kieåm toaùn noäi boä. Kieåm toaùn noäi boä laø moät chöùc naêng ñaùnh giaù ñoäc laäp ñöôïc thieát laäp trong moät toå chöùc nhaèm kieåm tra vaø ñaùnh giaù caùc hoaït ñoäng cuûa toå chöùc vaø do ñoù seõ haïn cheá sai soùt. 6 1.1.1.3. YÙ nghóa Kieåm soaùt noäi boä coù vai troø quan troïng trong vieäc ngaên ngöøa ruûi ro vaø phaùt hieän caùc sai phaïm taïi caùc doanh nghieäp, ñaëc bieät taïi caùc doanh nghieäp coù quy moâ lôùn. Khi quy moâ caøng môû roäng thì quyeàn haïn vaø traùch nhieäm caøng phaûi phaân chia cho nhieàu caáp vaø nhieàu boä phaän, neân moái quan heä giöõa caùc boä phaän chöùc naêng vaø caùc nhaân vieân seõ caøng trôû neân phöùc taïp. Chính vì vaäy sai soùt vaø gian laän coù theå xaûy ra neáu nhö khoâng coù söï quaûn lyù chaët cheõ. Do ñoù moät heä thoáng kieåm soaùt hoaït ñoäng höõu hieäu seõ goùp phaàn giaûm bôùt nhöõng sai phaïm taïi doanh nghieäp. 1.1.2 CAÙC MUÏC TIEÂU CUÛA KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ: Ñoái vôùi baát kyø hình thöùc nghieäp vuï kinh teá naøo trong moät heä thoáng cuûa khaùch haøng ñeàu coù theå xaûy ra moät vaøi loaïi sai soùt cuûa quaù trình ghi soå. Vì vaäy coù 7 muïc tieâu maø moät caáu truùc kieåm soaùt noäi boä phaûi thoûa maõn ñeå ngaên ngöøa sai soùt trong caùc soå nhaät kyù vaø soå saùch. Cô caáu kieåm soaùt noäi boä cuûa khaùch haøng phaûi ñaày ñuû ñeå cung caáp söï ñaûm baûo hôïp lyù laø: Ø Caùc nghieäp vuï kinh teá ghi soå phaûi coù caên cöù hôïp lyù ( tính coù caên cöù hôïp lyù). Cô caáu kieåm soaùt noäi boä khoâng theå cho pheùp vieäc ghi vaøo nhöõng nghieäp vuï khoâng toàn taïi hoaëc nhöõng nghieäp vuï giaû vaøo caùc soå nhaät kyù vaø soå saùch keá toaùn khaùc. Ø Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöôïc pheâ chuaån ñuùng ñaén( söï pheâ chuaån) : Neáu moät nghieäp vuï kinh teá khoâng ñöôïc pheâ chuaån xaûy ra, noù coù theå daãn ñeán moät nghieäp vuï löøa ñaûo vaø noù cuõng coù theå aûnh höôûng laøm laõng phí hoaëc phaù hoaïi taøi saûn coâng ty. Ø Caùc nghieäp vuï kinh teá hieän coù phaûi ñöôïc ghi soå( tính ñaøy ñuû) : Caùc thuû tuïc cuûa khaùch haøng phaûi ngaên ngöøa söï gaït boû caùc nghieäp vuï kinh teá ra ngoaøi soå saùch. Ø Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöôïc ñaùnh giaù ñuùng ñaén( söï ñaùnh giaù) : Moät cô caáu kieåm soaùt noäi boä ñaày ñuû goàm caùc thuû tuïc ñeå traùnh caùc sai soá khi tính toaùn vaø ghi soå caùc soá tieàn cuûa nghieäp vuï ñoù ôû caùc giai ñoaïn khaùc nhau cuûa quaù trình ghi soå. Ø Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöïôc phaân loaïi ñuùng ñaén (söï phaân loaïi): Quaù trình phaân loaïi ñuùng ñaén taøi khoaûn phuø hôïp vôùi cô caáu taøi khoaûn cuûa khaùch haøng 7 phaûi ñuôïc thöïc hieän treân caùc soå nhaät kyù neáu caùc baùo caùo taøi chính ñoù ñöôïc trình baøy ñuùng ñaén. Ø Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöïôc phaûn aùnh ñuùng luùc (thôøi haïn): Vieäc ghi soå caùc nghieâïp vuï kinh teá hoaëc tröùôc hoaëc sau khi chuùng xaûy ra laøm taêng khaû naêng boû queân khoâng ghi soå nghieäp vuï ñoù hoaëc khaû naêng ghi soå vôùi soá tieàn khoâng chính xaùc. Neáu vieäc ghi soå treã xaûy ra vaøo luùc cuoái kyø thì caùc baùo caùo taøi chính seõ bò sai. Ø Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöôïc ghi ñuùng ñaén vaøo soå phuï vaø ñöôïc toång hôïp chính xaùc (quaù trình chuyeån soå vaø toång hôïp): Trong nhieàu tröôøng hôïp, caùc nghieäp vuï caù leû phaûi ñuôïc toång hôïp vaø tính toång coäng tröôùc khi chuùng ñöôïc ghi vaøo soå nhaät kyù. Sau ñoù, töø soå nhaät kyù ñöôïc chuyeån qua soå caùi toång hôïp, vaø soå caùi toång hôïp ñöôïc toång hôïp vaø ñöôïc duøng ñeå laäp caùc baùo caùo taøi chính. Baûng sau ñaây moâ taû ví duï veà muïc tieâu cuûa kieåm toaùn noäi boä aùp duïng cho nghieäp vuï baùn haøng: BAÛNG 1 : CAÙC MUÏC TIEÂU CUÛA HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ ÑOÁI VÔÙI NGHIEÄP VUÏ BAÙN HAØNG CAÙC MUÏC TIEÂU CUÛA KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ CAÙC MUÏC TIEÂU CUÛA KIEÅM SOAÙT NOÄI DAÏNG TOÅNG QUAÙT BOÄ CAÙC NGHIEÄP VUÏ BAÙN HAØNG Doanh thu ghi soå laø cuûa haøng hoùa göûi cho nhöõng khaùch haøng coù thaät. Caùc nghieäp vuï baùn haøng phaûi ñöôïc pheâ chuaån ñuùng ñaén. Caùc nghieäp vuï baùn haøng hieän coù phaûi ñöôïc ghi soå. Doanh thu ghi soå laø cuûa soá tieàn haøng hoùa ñöôïc göûi ñi, ñöôïc tính ñuùng vaø ghi soå chính xaùc. Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöôïc phaân Caùc nghieäp vuï baùn haøng ñöôïc phaân loaïi ñuùng ñaén. loaïi ñuùng ñaén(söï phaân loaïi). Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöôïc ghi soå Doanh thu ghi soå theo caên cöù thôøi gian ñuùng luùc( thôøi gian). Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöôïc ghi Caùc nghieäp vuï baùn haøng phaûi ñöôïc ghi ñuùng ñaén vaøo soå phuï vaø toång hôïp chính ñuùng ñaén vaøo soå phuï vaø ñöôïc toång hôïp xaùc(söï chuyeån soå vaø söï toång hôïp). chính xaùc. Caùc nghieäp vuï kinh teá ghi soå phaûi coù caên cöù( tính caên cöù hôïp lyù). Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöïôc pheâ chuaån ñuùng ñaén( söï cho pheùp). Caùc nghieäp vuï kinh teá hieän coù phaûi ñuôïc ghi soå( tính ñaày ñuû). Caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöôïc ñaùnh giaù ñuùng ñaén(söï ñaùnh giaù). 8 1.1.3. CAÙC BOÄ PHAÄN CUÛA KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ: 1.1.3.1.Moâi tröôøng kieåm soaùt: Moâi tröôøng kieåm soaùt phaûn aùnh saéc thaùi chung cuûa moät toå chöùc, chi phoái yù thöùc veà kieåm soaùt cuûa moïi thaønh vieân trong toå chöùc vaø laø neàn taûng cuûa caùc boä phaän khaùc cuûa kieåm soaùt noäi boä. Noù bao goàm toaøn boä nhöõng nhaân toá coù aûnh höôûng ñeán quaù trình thieát keá, söï vaän haønh vaø tính höõu hieäu cuûa kieåm soaùt noäi boä, trong ñoù nhaân toá chuû yeáu laø nhaän thöùc vaø haønh ñoäng cuûa caùc nhaø quaûn lyù ñôn vò: v Quan ñieåm, phong caùch ñieàu haønh vaø tö caùch cuûa caùc nhaø quaûn lyù cao caáp: Bao goàm söï tieáp nhaän, khaû naêng nhaän thöùc vaø giaùm saùt ruûi ro trong kinh doanh, quan ñieåm veà tính chính xaùc cuûa döõ lieäu keá toaùn, veà khaû naêng ñaït ñöôïc caùc döï toaùn ngaân saùch hay thöïc hieän caùc muïc tieâu hoaït ñoäng. v Cô caáu toå chöùc: Moät cô caáu toå chöùc toát ñöôïc theå hieän thoâng qua söï theå hieän cuï theå, roõ raøng vaø ñaày ñuû caùc chöùc naêng, quyeàn haïn vaø nghóa vuï cuûa töøng boä phaän trong toå chöùc. Cô caáu toå chöùc toát ñaûm baûo cho caùc thuû tuïc kieåm soaùt hieäu quaû. v Chính saùch nhaân söï: Bao goàm chính saùch tuyeån duïng, ñaøo taïo, chính saùch tieàn löông, giaùm saùt, khen thöôûng, kyû luaät, luaân chuyeån nhaân vieân. Noù laø nhaân toá quan troïng aûnh höôûng ñeán trình ñoä, phaåm chaát cuõng nhö caùc giaù trò ñaïo ñöùc cuûa toaøn theå nhaân vieân trong moät toå chöùc. v Keá hoaïch vaø döï toaùn: Bao goàm caùc keá hoaïch saûn xuaát, tieâu thuï. Thu chi quõy, döï toaùn ñaàu tö, söõa chöõa taøi saûn coá ñònh…Neáu vieäc laäp vaø thöïc hieän caùc keá hoaïch ñöôïc tieán haønh khoa hoïc vaø nghieâm tuùc thì noù seõ trôû thaønh moät coâng cuï kieåm soaùt raát höõu hieäu. v Hoäi ñoàng quaûn trò vaø ban kieåm toaùn: Khi uûy ban kieåm soaùt coù söï ñoäc laäp vôùi toå chöùc, caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt seõ höõu hieäu hôn vaø heä thoáng kieåm soaùt noäi boä seõ ñaûm baûo tính höõu hieäu. v Kieåm toaùn noäi boä: Laø boä phaän chòu traùch nhieäm thöïc hieän söï kieåm tra, giaùm saùt vaø ñaùnh giaù thöôøng xuyeân veà hoaït ñoäng cuûa ñôn vò, qua ñoù phaùt hieän nhöõng sai phaïm laøm thaát thoaùt taøi saûn, ñeà xuaát nhöõng bieän phaùp caûi tieán hoaït ñoäng. v Trình ñoä vaø phaåm chaát ñoäi nguõ caùn boä nhaân vieân. 9 v Söï trung thöïc vaø caùc giaù trò ñaïo ñöùc: Caùc nhaø quaûn lyù phaûi xaây döïng vaø phoå bieán roäng raõi caùc quan ñieåm , caùc quy taéc, caùc giaù trò ñaïo ñöùc cho toaøn toå chöùc bôûi vì söï trung thöïc vaø caùc giaù trò ñaïo ñöùc ñöôïc toân troïng thì caùc sai phaïm seõ ñöôïc haïn cheá. v Caùch thöùc phaân ñònh quyeàn haïn vaø traùch nhieäm: Caùc nhaø quaûn lyù xaùc laäp quyeàn haïn vaø traùch nhieäm cho caùc caáp quaûn lyù nhaèm thöïc hieän caùc hoaït ñoäng, xaùc laäp caùc moái quan heä baùo caùo vaø xaây döïng caùc phöông phaùp uûy quyeàn. v Caùc yeáu toá beân ngoaøi: Nhö caùc thay ñoåi moâi tröôøng kinh doanh, caùc thay ñoåi cuûa heä thoáng luaät phaùp hay caùc thay ñoåi cuûa cheá ñoä keá toaùn. 1.1.3.2. Heä thoáng keá toaùn: Thoâng qua vieäc ghi nhaän, tính toaùn, phaân loaïi, keát chuyeån vaøo soå caùi, toång hôïp vaø laäp baùo caùo, chaúng nhöõng heä thoáng keá toaùn cung caáp nhöõng thoâng tin caàn thieát cho quaù trình quaûn lyù, maø coøn ñoùng vai troø quan troïng trong vieäc kieåm soaùt caùc maët hoaït ñoäng cuûa ñôn vò, neân noù laø moät boä phaän quan troïng trong kieåm soaùt noäi boä. Moät heä thoáng keá toaùn höõu hieäu phaûi ñaûm baûo cho caùc muïc tieâu toång quaùt sau ñaây seõ ñöôïc thöïc hieän: _ Tính coù thöïc. _ Söï pheâ chuaån. _ Tính ñaày ñuû. _ Söï ñaùnh giaù. _ Söï phaân loaïi. _ Ñuùng haïn. _ Chuyeån soå vaø toång hôïp chính xaùc. Khi xem xeùt heä thoáng keá toaùn, tröôùc heát kieåm toaùn vieân caàn nghieân cöùu veà: + Chính saùch keá toaùn + Hình thöùc keá toaùn Söï nghieân cöùu ñoù seõ taïo ñieàu kieän cho kieåm toaùn vieân tieáp caän vôùi heä thoáng keá toaùn ñeå hieåu veà quaù trình xöû lyù thoâng tin vaø ñaùnh gía veà kieåm soaùt noäi boä cuûa ñôn vò qua caùc giai ñoaïn cuûa moät quaù trình keá toaùn, ñoù laø: 10 _ Laäp chöùng töø: Vieäc laäp chöùng töø giuùp thöïc hieän chöùc naêng tieàn kieåm – laø söï kieåm tra tröôùc khi nghieäp vuï xaûy ra nhaèm ngaên ngöøa sai phaïm – treân nhieàu ñieåm quan troïng nhaèm baûo veä höõu hieäu vaø söû duïng coù hieäu quaû moïi nguoàn löïc cuûa ñôn vò. _ Soå saùch keá toaùn : Trong kieåm soaùt noäi boä, heä thoáng soå saùch coù moät vai troø quan troïng giuùp caùc nhaø quaûn lyù thu thaäp ñöôïc caùc thoâng tin taøi chính ñaùng tin caäy ñeå ñieàu haønh caùc hoaït ñoäng taùc nghieäp. Ngoaøi ra, noù giuùp toång hôïp löu tröõ thoâng tin moät caùch heä thoáng, khoa hoïc vaø ñoùng vai troø trung gian giöõa chöùng töø vaø baùo caùo taøi chính, laø cô sôû ñeå kieåm tra, truy caäp chöùng töø… _ Baùo caùo taøi chính: Caùc thoâng tin ñöôïc theå hieän treân baùo caùo taøi chính khoâng ñôn thuaàn chæ laø söï mang sang töø soå saùch keá toaùn, maø noù phaûi phaûn aùnh trung thöïc giöõa chöùng töø vaø keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh cuûa ñôn vò, vaø phaûi ñöôïc trình baøy tuaân thuû theo caùc chuaån möïc keá toaùn hieän haønh. 1.1.3.3. Caùc thuû tuïc kieåm soaùt: Caùc thuû tuïc kieåm soaùt laø nhöõng cheá ñoä vaø theå thöùc, ngoaøi caùc nguyeân lyù phuï veà moâi tröôøng kieåm soaùt vaø caùc ñaëc ñieåm cuûa heä thoáng keá toaùn, ñaõ ñöôïc Ban quaûn trò xaây döïng ñeå thoûa maõn caùc muïc tieâu cuûa hoï. Tuøy thuoäc vaøo cô caáu toå chöùc vaø tình hình hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa töøng doanh nghieäp maø caùc thuû tuïc kieåm soaùt ñöôïc thieát keá theo nhöõng neùt khaùc nhau. Thoâng thöôøng chuùng ñöôïc xaây döïng döïa treân ba nguyeân taéc, ñoù laø nguyeân taéc phaân coâng phaân nhieäm, nguyeân taéc baát kieâm nhieäm, vaø nguyeân taéc uûy quyeàn vaø pheâ chuaån. Ñeå cuï theå hoùa ngöôùi ta chia chuùng thaønh 5 loaïi sau: 1.1.3.3.1. Söï caùch ly thích hôïp veà traùch nhieäm: _ Caùch ly vieäc baûo quaûn taøi saûn vôùi keá toaùn: Lyù do cuûa vieäc khoâng cho pheùp moät ngöôøi coù traùch nhieäm baûo quaûn thöôøng xuyeân hay taïm thôøi taøi saûn ñöôïc haïch toaùn taøi saûn ñoù laø nhaèm ngaên chaën söï gian laän trong coâng ty.Khi moät ngöôøi thöïc hieän caû hai chöùc naêng naøy seõ coù nhieàu ruûi ro laø anh ta baùn taøi saûn ñoù ñeå thu lôïi caùc nhaân roài ñieàu chænh soå saùch ñeå troán traùnh traùch nhieäm. Ví duï neáu ngöôøi thuû quyõ thu tieàn maët vaø giöõ caû tieàn maët laãn soå saùch veà caùc khoaûn phaûi thu thì coù khaû naêng ngöôøi thuû quyõ seõ laáy tieàn nhaän ñöôïc cuûa khaùch haøng vaø ñieàu chænh taøi khoaûn cuûa khaùch haøng baèng caùch khoâng vaøo soå khoaûn doanh thu hoaëc baèng caùch ghi soå moät soá ghi coù giaû vaøo taøi khoaûn. 11 _ Caùch ly quyeàn pheâ chuaån caùc nghieäp vuï kinh teá vôùi vieäc baûo quaûn taøi saûn lieân quan:Ñieàu toát nhaát neân ngaên ngöøa nhöõng ngöôøi coù quyeàn pheâ chuaån caùc nghieäp vuï kinh teá vôùi ngöôøi coù quyeàn kieåm soaùt taøi saûn lieân quan. Bôûi leõ quyeàn pheâ chuaån moät nghieäp vuï kinh teá vaø vieäc xöû lyù caùc taøi saûn lieân quan bôûi cuøng moät ngöôøi seõ laøm taêng khaû naêng gian laän trong phaïm vi toå chöùc. Ví duï cuøng moät ngöôøi khoâng ñöôïc ñoàng thôøi pheâ chuaån moät khoaûn thanh toaùn hoùa ñôn cuûa beân baùn vôùi kyù chi phieáu thanh toaùn cho hoùa ñôn ñoù. _ Caùch ly traùch nhieäm ñieàu haønh vôùi traùch nhieäm ghi soå: Nhaèm muïc ñích ñaûm baûo thoâng tin khoâng bò thoåi phoàng, quaù trình ghi soå thöôøng giao cho moät boä phaän rieâng bieät thuoäc quyeàn keá toaùn tröôûng. 1.1.3.3.2. Caùc thuû tuïc pheâ chuaån ñuùng ñaén: Söï pheâ chuaån laø moät quyeát ñònh coù tính chính saùch veà moät nghieäp vuï kinh teá thoâng thöôøng hoaëc veà moät nghieäp vuï kinh teá ñaëc thuø. Do vaäy taát caû caùc nghieäp vuï kinh teá phaûi ñöôïc pheâ chuaån ñuùng ñaén neáu muoán thoûa maõn caùc quaù trình kieåm soaùt. Neáu baát kyø ai trong toå chöùc ñeàu coù theå tuøy tieän mua hoaëc baùn taøi saûn thì söï hoãn loaïn phöùc taïp seõ xaûy ra. Söï pheâ chuaån coù theå hoaëc chung chung hoaëc cuï theå. _ Söï pheâ chuaån chung laø vieäc xaây döïng caùc chính saùch ñeå toå chöùc phaûi tuaân theo, theo ñoù caùc caáp döôùi ñöôïc hoïc taäp ñeå thi haønh nhöõng söï pheâ chuaån chung naøy baèng caùch taùn thaønh taát caû caùc nghieäp vuï kinh teá trong phaïm vi caùc giôùi haïn ñöôïc chính saùch ñeà ra. Ví duï vieäc phaùt haønh danh saùch giaù coá ñònh cho vieäc baùn saûn phaåm, caùc giôùi haïn tín duïng ñoái vôùi khaùch mua haøng… _ Söï pheâ chuaån cuï theå ñöôïc thöïc hieän cho töøng nghieäp vuï kinh teá rieâng. Ví duï nhö söï pheâ chuaån moät nghieäp vuï baùn haøng cuûa quaûn lyù phuï traùch baùn haøng ôû moät coâng ty xaây döïng. 1.1.3.3.3. Chöùng töø vaø soå saùch phaûi ñaày ñuû: Chöùng töø vaø soå saùch laø nhöõng ñoà vaät cuï theå maø treân ñoù caùc nghieäp vuï kinh teá ñöôïc phaûn aùnh vaø toång hôïp.Chöùng töø thöïc hieän chöùc naêng chuyeån giao thoâng tin trong toaøn toå chöùc cuûa coâng ty, khaùch haøng vaø giöõa caùc toå chöùc vôùi nhau. Chöùng töø phaûi ñaày ñuû ñeå cung caáp söï ñaûm baûo hôïp lyù laø taát caû taøi saûn ñaõ ñöôïc kieåm soaùt ñuùng ñaén vaø taát caû caùc nghieäp vuï kinh teá ñöôïc ghi soå chính xaùc. Ví duï, neáu phoøng nhaän haøng ñieàn vaøo baùo caùo nhaän haøng khi nhaän ñöôïc nguyeân 12 lieäu, phoøng keá toaùn thanh toaùn coù theå kieåm tra soá löôïng vaø maãu maõ treân hoùa ñôn cuûa beân baùn baèng caùch so saùnh noù vôùi thoâng tin treân baùo caùo nhaän haøng. Moät soá nguyeân taéc quy ñònh hình thöùc caùch söû duïng chöùng töø vaø soå saùch laø: _ Ñöôïc ñaùnh soá lieân tieáp ñeå deã daøng kieåm soaùt caùc chöùng töø bò thieáu. _ Ñöôïc laäp ngay vaøo luùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh, hoaëc ngay sau ñoù caøng sôùm caøng toát. Khi thôøi gian caøng caùch xa ñoä tin caäy cuûa soå saùch caøng giaûm vaø cô hoäi ñeå coù sai laàm caøng taêng leân . _ Ñuû ñôn giaûn ñeå ñaûm baûo laø chuùng roõ raøng deã hieåu. _ Ñöôïc thieát keá cho nhieàu coâng duïng baát cöù khi naøo coù theå nhaèm giaûm thieåu soá löôïng caùc maãu khaùc nhau. Ngoaøi ra, quaù trình kieåm soaùt coù lieân quan chaët cheõ vôùi chöùng töø vaø soå saùch laø sô ñoà taøi khoaûn. Sô ñoà taøi khoaûn laø moät coâng cuï kieåm soaùt quan troïng vì noù cung caáp boá cuïc ñeå xaùc ñònh thoâng tin trình baøy cho ban quaûn trò vaø nhöõng ngöôøi khaùc söû duïng baùo caùo taøi chính. Noù phaûi bao goàm ñuû thoâng tin ñeå cho pheùp söï trình baøy cuûa caùc baùo caùo taøi chính phuø hôïp vôùi caùc nguyeân taéc keá toaùn ñaõ ñöôïc thöøa nhaän. 1.1.3.3.4. Kieåm soaùt vaät chaát ñoái vôùi taøi saûn vaø soå saùch: Bieän phaùp quan troïng ñeå baûo veä taøi saûn, taøi lieäu keá toaùn vaø caùc thoâng tin khaùc laø aùp duïng nhöõng bieän phaùp ñeà phoøng vaät chaát. Thí duï nhö vieäc söû duïng nhaø kho ñoái vôùi haøng toàn kho ñeå ñeà phoøng maát caép. Khi nhaø kho ñöôïc ñaët döôùi söï kieåm soaùt cuûa nhaân vieân coù naêng löïc thì cuõng coøn coù theâm söï ñaûm baûo laø söï loãi thôøi cuõng ñöôïc giaûm thieåu. Caùc hình thöùc baûo veä vaät chaát cuõng caàn thieát ñoái vôùi soå saùch vaø chöùng töø. Söï xaây döïng laïi soå saùch bò maát hoaëc bò thieâu huûy raát toán keùm vaø maát thôøi gian. Caùc maùy moùc thieát bò cuõng coù theå ñöôïc duøng ñeå taêng theâm söï ñaûm baûo laø thoâng tin keá toaùn ñöôïc ghi soå moät caùch chính xaùc vaø kòp thôøi. Maùy tính tieàn vaø moät soá loaïi thieát bò xöû lyù soá lieäu töï ñoäng ñeàu laø nhöõng quaù trình kieåm soaùt noäi boä höõu ích tieàm taøng ñoái vôùi muïc ñích naøy. 1.1.3.3.5. Kieåm soaùt ñoäc laäp vieäc thöïc hieän: Laø vieäc kieåm tra thöôøng xuyeân vaø lieân tuïc cuûa nhöõng kieåm soaùt vieân ñoäc laäp vôùi ñoái töôïng bò kieåm tra, nhaèm xem xeùt veà vieäc thöïc hieän boán loaïi thuû tuïc 13 kieåm soaùt. Nhu caàu kieåm soaùt ñoäc laäp phaùt sinh do cô caáu kieåm soaùt noäi boä coù khuynh höôùng thay ñoåi qua thôøi gian tröø phi söï xem xeùt laïi thöôøng xuyeân coù tính maùy moùc. Nhaân vieân coù khaû naêng queân hoaëc voâ yù khoâng tuaân theo caùc thuû tuïc, hoaëc trôû neân caåu thaû tröø phi coù ai ñoù quan saùt vaø ñaùnh giaù vieäc thöïc hieän cuûa hoï. Ngoaøi ra caû söï gian laän vaø voâ yù sai phaïm ñeàu coù khaû naêng xaûy ra, baát luaän chaát löôïng cuûa quaù trình kieåm soaùt laø nhö theá naøo. Thí duï nhö ñôn vò ñaõ aùp duïng nguyeân taéc baát kieâm nhieäm, nhöng cuõng khoâng theå loaïi tröø tuyeät ñoái khaû naêng coù xaûy ra söï thoâng ñoàng giöõa nhöõng nhaân vieân ñaûm nhaän caùc phaàn haønh khaùc nhau ñeå tham oâ taøi saûn. BAÛNG 2: BAÛNG TOÙM TAÉT CAÙC BOÄ PHAÄN HÔÏP THAØNH HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ CÔ CAÁU KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ Moâi tröôøng kieåm soaùt Heä thoáng keá toaùn Caùc thuû tuïc kieåm soaùt _ Trieát lyù vaø phong caùch ñieàu _ Coù caên cöù hôïp lyù _ Söï caùch ly ñaày ñuû veà traùch nhieäm. haønh cuaû Ban quaûn trò. _ Caùc thuû tuïc pheâ chuaån _ Söï pheâ chuaån _ Cô caáu toå chöùc ñuùng ñaén. _ Tính ñaày ñuû _ Uûy ban kieåm toaùn _ Caùc phöông thöùc ñeå truyeàn _ Chöùng töø vaø soå saùch ñaày ñuû ñaït söï phaân coâng traùch nhieäm _ Söï ñaùnh giaù vaø quyeàn haïn. _ Kieåm soaùt vaät chaát ñoái vôùi _ Caùc phöông phaùp kieåm soaùt _ Söï phaân loaïi taøi saûn vaø vaät chaát. cuûa Ban quaûn trò _ Chöùc naêng kieåm toaùn noäi boä _ Tính thôøi gian _ Caùc thuû tuïc vaø chính saùch _ Söï chuyeån soå vaø _ Kieåm soaùt ñoäc laäp vieäc thöïc hieän. söï toång hôïp nhaân vieân _ Caùc aûnh höôûng beân ngoaøi 1.1.4. NHÖÕNG HAÏN CHEÁ VOÁN COÙ CUÛA KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ: Caùc haïn cheá cuûa kieåm soaùt noäi boä xuaát phaùt töø nhöõng nguyeân nhaân sau: 1. Do yeâu caàu cuûa caùc nhaø quaûn lyù laø nhöõng chi phí cho kieåm tra phaûi hieäu quûa, nghóa laø phaûi toán ít hôn toån thaát do sai phaïm vaø gian laän gaây ra. 2. Haàu heát caùc bieän phaùp kieåm tra ñeàu taäp trung vaøo caùc sai phaïm döï kieán vì theá khoù theå phaùt hieän ñöôïc phaùt hieän ñöôïc caùc sai phaïm ñoät xuaát hay baát thöôøng. 14 3. Sai phaïm cuûa nhaân vieân xaûy ra do söï thieáu thaän troïng, xao laõng, sai laàm trong xeùt ñoaùn hay hieåu sai caùc höôùng daãn cuûa caáp treân. 4. Vieäc ñieàu haønh vaø kieåm tra coù theå bò voâ hieäu do söï thoâng ñoàng vôùi beân ngoaøi hoaëc giöõa caùc nhaân vieân trong doanh nghieäp. 5. Caùc thuû tuïc kieåm soaùt coù theå khoâng coøn phuø hôïp vì ñieàu kieän thöïc teá ñaõ thay ñoåi. 1.1.5. TRÌNH TÖÏ NGHIEÂN CÖÙU VAØ ÑAÙNH GIAÙ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ: 1.1.5.1. Muïc ñích nghieân cöùu: Kieåm soaùt noäi boä laø moät coâng cuï quan troïng trong quaûn lyù doanh nghieäp, vì theá noù taïo ra nhöõng aûnh höôûng raát lôùn ñoái vôùi coâng vieäc cuûa kieåm toaùn vieân, cuï theå: _ Nhôø tìm hieåu veà heä thoáng noäi boä vaø caùc boä phaän caáu thaønh , kieåm toaùn vieân ñaùnh giaù ñöôïc nhöõng ñieåm maïnh vaø ñieåm yeáu cuûa kieåm soaùt noäi boä noùi chung vaø cuûa töøng boä phaän, töøng khoaûn muïc. _ Treân cô sôû ñoù. kieåm toaùn vieân hình dung veà khoái löôïng vaø ñoä phöùc taïp cuûa coâng vieäc, sô boä ñaùnh giaù veà ruûi ro kieåm soaùt. _ Nhôø ñoù, kieåm toaùn vieân seõ xaùc ñònh phöông höôùng vaø phaïm vi kieåm tra, thieát keá caùc thuû tuïc kieåm soaùt, döï kieán veà thôøi gian vaø löïc löôïng nhaân söï caàn thieát trong keá hoaïch vaø chöông trình kieåm toaùn. 1.1.5.2. Phöông thöùc tieáp caän: Khi nghieân cöùu kieåm soaùt noäi boä, kieåm toaùn vieân seõ phaân ñoaïn cuoäc kieåm toaùn, ñoù laø vieäc phaân chia baùo caùo taøi chính thaønh töøng boä phaän hay töøng yeáu toá caáu thaønh. Coù hai caùch ñöôïc aùp duïng phoå bieán: vPhaân ñoaïn theo caùc khoaûn muïc: Laø vieäc kieåm tra baùo caùo taøi chính theo töøng khoaûn muïc. v Phaân ñoaïn theo caùc chu trình nghieäp vuï ( hay coøn goïi laø phöông phaùp chu kyø ): Laø saép xeáp ñeå nghieân cöùu caùc loaïi nghieäp vuï vaø caùc soá dö taøi khoaûn coù quan heä chaët cheõ vôùi nhau trong caùc chu trình. Chu trình nghieäp vuï laø caùc chính saùch, thuû tuïc kieåm soaùt lieân quan ñeán moät nhoùm nghieäp vuï. 15 1.1.5.3.Trình töï nghieân cöùu kieåm soaùt noäi boä: 1.1.5.3.1. Tìm hieåu veà cô caáu kieåm soaùt noäi boä ñeå laäp keá hoaïch kieåm toaùn: _ Chính saùch keá toaùn, chính saùch nhaân söï… _ Caùc quy ñònh veà kieåm keâ taøi saûn, veà ghi cheùp keá toaùn,veà thuû tuïc nhaäp kho, veà moái quan heä giöõa boä phaän kieåm toaùn noäi boä vaø keá toaùn. _ Caùc noäi quy, quy cheá cuûa doanh nghieäp. v Caùc böôùc tìm hieåu veà kieåm soaùt noäi boä: + Tìm hieåu caùch thieát keá vaø söï vaän haønh cuûa kieåm soaùt noäi boä thoâng qua phöông phaùp phoûng vaán vaø quan saùt caùc nhaân vieân . + Moâ taû heä thoáng ñeå giuùp nhaän thöùc ñöôïc caùc khía caïnh cô baûn cuûa kieåm soaùt noäi boä. Coâng cuï duøng ñeå moâ taû laø baûng töôøng thuaät, baûng caâu hoûi vaø löu ñoà. + Kieåm tra laïi . 1.1.5.3.2. Ñaùnh giaù ruûi ro kieåm soaùt: + Nhaän dieän caùc muïc tieâu kieåm soaùt vaø xaùc ñònh caùc loaïi sai phaïm coù theå xaûy ra ñoái vôùi baùo caùo taøi chính. + Ñaùnh giaù khaû naêng ngaên chaën caùc sai phaïm, nghóa laø xem xeùt tính höõu hieäu cuûa kieåm soaùt noäi boä. + Ñaùnh giaù ruûi ro kieåm soaùt. Khi naøo kieåm toaùn vieân cho raèng kieåm soaùt noäi boä yeáu keùm, kieåm toaùn vieân seõ ñaùnh giaù ruûi ro kieåm soaùt cao. Ngöôïc laïi, khi gaëp moät Ban Giaùm ñoác trung thöïc thì kieåm toaùn vieân coù theå ñaùnh giaù ruûi ro kieåm soaùt thaáp. 1.1.5.3.3. Thieát keá caùc thöû nghieäm kieåm soaùt: Thöû nghieäm kieåm soaùt ( hay coøn goïi laø thöû nghieäm tuaân thuû, phöông phaùp tuaân thuû ): Laø loaïi thöû nghieäm ñeå thu thaäp baèng chöùng kieåm toaùn ñeå chöùng minh raèng kieåm soaùt noäi boä laø höuõ hieäu. Neáu kieåm toaùn vieân ñaùnh giaù ruûi ro kieåm soaùt cao, nghóa laø kieåm soaùt noäi boä khoâng höõu hieäu thì kieåm toaùn vieân seõ khoâng caàn thöïc hieän caùc thöû nghieäm kieåm soaùt maø seõ môû roäng phaïm vi aùp duïng caùc thöû nghieäm cô baûn. Ngöôïc laïi, neáu nhaän ñònh raèng ruûi ro kieåm soaùt thaáp, thì kieåm soaùt vieân seõ thieát keá caùc thöû nghieäm kieåm soaùt. 16 1.1.5.3.4. Thöïc hieän caùc thöû nghieäm kieåm soaùt: Caùc thöû nghieäm kieåm soaùt nhaèm giuùp kieåm toaùn vieân thu thaäp baèng chöùng ñeå ñaùnh giaù möùc ñoä töï tuaân thuû caùc chính saùch vaø thuû tuïc kieåm soaùt noäi boä ñaõ ñöôïc ñôn vò vaïch ra. 1.1.5.3.5. Ñaùnh giaù laïi ruûi ro kieåm soaùt vaø thieát keá laïi thöû nghieäm cô baûn: Caên cöù keát quaû thöïc hieän thöû nghieäm kieåm soaùt, kieåm soaùt vieân seõ ñaùnh giaù laïi ruûi ro kieåm soaùt. Neáu ruûi ro kieåm soaùt khoâng ñuùng vôùi döï kieán, nghóa laø kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu hôn, hoaëc keùm höõu hieäu so vôùi nhaän ñònh ban ñaàu; luùc naøy kieåm toaùn vieân seõ ñieàu chænh taêng hoaëc giaûm phaïm vi cuûa caùc thöû nghieäm cô baûn ñaõ ñöôïc thieát keá trong chöông trình kieåm toaùn. 1.2. KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU: 1.2.1. Caùc hoaït ñoäng kinh teá trong chu trình doanh thu: Coù 4 söï kieän kinh teá xaûy ra trong chu trình doanh thu: o Nhaän ñaët haøng cuûa khaùch haøng. o Giao haøng hoaù hoaëc dòch vuï cho khaùch haøng. o Yeâu caàu khaùch haøng thanh toaùn tieàn. o Nhaän tieàn thanh toaùn. Ø Trong tröôøng hôïp thu tieàn ngay, caùc söï kieän kinh teá noùi treân xaûy ra cuøng moät luùc neân ñöôïc ghi cheùp trong cuøng moät nghieäp vuï keá toaùn. Ø Trong tröôøng hôïp baùn chòu, moãi söï kieän kinh teá taïo ra moät nghieäp vuï keá toaùn taïi moät thôøi ñieåm khaùc nhau. 1.1.2. Caùc thuû tuïc kieåm soaùt : 1.1.2.1. Khaùi nieäm veà caùc thuû tuïc kieåm soaùt: Caùc thuû tuïc kieåm soaùt laø nhöõng cheá ñoä vaø theå thöùc, ngoaøi caùc nguyeân lyù phuï veà moâi tröôøng kieåm soaùt vaø caùc ñaëc ñieåm caûu heä thoáng keá toaùn, ñaõ ñöôïc Ban quaûn trò xaây döïng ñeå thoaû maõn caùc muïc tieâu cuûa hoï. Tuyø thuoäc vaøo cô caáu toå chöùc vaø tình hình hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa töøng doanh nghieäp maø caùc thuû tuïc kieåm soaùt ñöôïc thieát keá theo nhöõng neùt khaùc nhau. Thoâng thöôøng chuùng ñöôïc xaây döïng döïa treân ba nguyeân taéc, ñoù laø nguyeân taéc phaân coâng phaân nhieäm, nguyeân taéc baát kieâm nhieäm, nguyeân taéc uyû quyeàn vaø pheâ chuaån. 17 1.2.2.2. Caùc theå thöùc kieåm soaùt ñoái vôùi chu trình doanh thu: Neáu doanh nghieäp xaây döïng heä thoáng kieåm soaùt noäi boä khoâng ñaày ñuû thì vieäc khoâng thu hoài ñöôïc caùc khoaûn nôï cuûa khaùch haøng laø ñieàu khoù theå traùnh. Trong thöïc teá, moãi doanh nghieäp thöôøng coù moät cô caáu kieåm soaùt noäi boä rieâng veà nghieäp vuï baùn haøng. Tuy vaäy, moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä chuaån vaø höõu hieäu veà caùc khoaûn phaûi thu vaø nghòeâp vuï baùn haøng thöôøng ñoøi hoûi phaûi taùch bieät caùc chöùc naêng, laø phaân nhieäm cho nhöõng caù nhaân, hay boä phaän khaùc nhau phuï traùch. Chaúng haïn trong chu trình naøy coù theå phaân chia nhö sau: 1.2.2.2.1. Kieåm tra ñôn ñaët haøng: Caên cöù ñôn ñaët haøng cuûa khaùch haøng göûi ñeán, caùc boä phaän coù lieân quan seõ duyeät xeùt laïi ñôn ñaët haøng veà soá löôïng, chuûng loaïi… ñeå xaùc ñònh veà khaû naêng cung öùng ñuùng haïn cuûa mình vaø laäp leänh baùn haøng ( hay phieáu xuaát kho ). 1.2.2.2.2. Pheâ chuaån vieäc baùn chòu: Tröôùc khi baùn haøng, caên cöù ñôn ñaët haøng vaø caùc nguoàn thoâng tin khaùc nhau töø trong vaø ngoaøi doanh nghieäp, ngöôøi coù quyeàn haïn ñuùng ñaén phaûi taùn thaønh phöông thöùc baùn chòu ñoái vôùi khaùch haøng. Ñoái vôùi ña soá doanh nghieäp, daáu hieäu cuûa söï taùn thaønh phöông thöùc baùn chòu treân phieáu tieâu thuï laø söï taùn thaønh cuûa vieäc chuyeån giao haøng hoùa. 1.2.2.2.3. Xuaát kho haøng hoùa: Haàu heát coâng ty thöøa nhaän doanh thu khi haøng hoùa ñöôïc göûi ñi. Chöùng töø vaän chuyeån ñöôïc laäp vaøo luùc vaän chuyeån. Nhöõng coâng ty duy trì soå saùch theo doõi thöôøng xuyeân toàn kho, cuõng caäp nhaät chuùng baèng vieäc söû duïng caùc chöùng töø vaän chuyeån. 1.2.2.2.4. Chöùc naêng göûi haøng: Sau ñoù boä phaän göûi haøng seõ laäp vaän ñôn vaø göûi haøng hoùa cho khaùch haøng. Ñoàng thôøi caùc vaän ñôn ñöôïc ghi vaøo soå göûi haøng tröôùc khi chuyeån sang cho boä phaän laäp hoùa ñôn. Khi xuaát haøng – ngoaøi söï kieåm tra cuûa thuû kho vaø cuûa ngöôøi nhaän – boä phaän baûo veä cuõng phaûi kieåm soaùt veàø löôïng haøng hoùa ñöôïc giao. 1.2.2.2.5. Göûi hoùa ñôn cho khaùch haøng vaø ghi soå thöông vuï: 18 Do hoùa ñôn laø moät phöông tieän thoâng tin cho khaùch haøng veà soá tieàn maø hoï phaûi traû, neân noù caàn ñöôïc laäp chính xaùc vaø ñuùng thôøi gian. Thoâng thöôøng thì hoùa ñôn ñöôïc laäp bôûi moät boä phaän ñoäc laäp vôùi phoøng keá toaùn vaø boä phaän baùn haøng. Boä phaän ñaëc bieät naøy coù traùch nhieäm: _ Ñaùnh soá thöù töï caùc chöùng töø göûi haøng. _ So saùnh leänh baùn haøng vôùi chöùng töø göûi haøng, ñôn ñaët haøng vaø caùc thoâng baùo ñieàu chænh( neáu coù ). _ Ghi taát caû nhöõng döõ lieäu naøy vaøo hoùa ñôn. _ Ghi giaù vaøo hoùa ñôn döïa treân cô sôû baûng giaù hieän haønh cuûa doanh nghieäp. _ Tính ra soá tieàn cho töøng loaïi vaø cho caû hoùa ñôn. Tröôùc khi göûi hoùa ñôn cho khaùch haøng, caàn kieåm tra laïi soá lieäu ghi treân hoùa ñôn. Toång coäng hoùa ñôn phaùt haønh töøng ngaøy seõ ñöôïc ghi vaøo taøi khoaûn toång hôïp treân soå caùi. Töøng hoùa ñôn ñöôïc söû duïng ñeå ghi vaøo taøi khoaûn chi tieát ñeå theo doõi coâng nôï cuûa khaùch haøng. 1.2.2.2.6. Theo doõi thanh toaùn: Sau khi hoùa ñôn ñaõ ñöôïc laäp vaø haøng hoùa ñaõ xuaát giao cho khaùch haøng thì coù hai tröôøng hôïp : Ø Neáu nghieäp vuï baùn haøng thu tieàn ngay thì keá toaùn caàn vaøo soå caùc khoaûn thu tieàn maët. Trong vieäc xöû lyù vaø ghi soå caùc khoaûn thu tieàn maët, vaán ñeà quan troïng nhaát laø khaû naêng bò maát caép. Söï aên caép coù theå xaûy ra tröôùc khi caùc khoaûn thu ñöôïc vaøo soå hoaêïc sau khi ñoù. Do vaäy caùc khoaûn tieàn maët phaûi ñöôïc vaøo soå nhaät kyù thu tieàn maët vaø soå phuï caùc khoaûn phaûi thu vaø kyù göûi vaøo ngaân haøng baèng ñuùng soá tieàn vaø ñuùng luùc. Ø Neáu laø nghieäp vuï baùn chòu thì keá toùan seõ phaûi theo doõi caùc khoaûn phaûi thu. Ñeå tieän theo doõi thanh toaùn, caàn phaûi lieät keâ caùc khoaûn nôï theo töøng nhoùm tuoåi ñeå töø ñoù laäp chöông trình thu nôï, thöôøng chöông trình naøy do boä phaän tín duïng phuï traùch. Ngoaøi ra, ñeå giaûm thieåu caùc sai phaïm thì caàn phaân coâng cho hai nhaân vieân khaùc nhau phuï traùch veà keá toaùn chi tieát coâng nôï. Tuy nhieân caàn löu yù raèng gian laän vaãn coù theå xaûy ra neáu giöõa hoï coù söï thoâng ñoàng vôùi nhau. 19 1.2.2.2.7. Xöû lyù vaø ghi soå doanh thu bò traû laïi hay giaûm giaù: Khi naøo khaùch haøng khoâng haøi loøng vôùi soá haøng nhaän ñöôïc vì bò sai quy caùch hay keùm phaåm chaát, hoï coù theå göûi traû laïi cho doanh nghieäp. Doanh thu bò traû laïi hay giaûm giaù phaûi ñöôïc vaøo soå chính xaùc vaø nhanh choùng vaøo soå chi tieát doanh thu bò traû laïi hay ñöôïc giaûm giaù cuõng nhö vaøo soå phuï. 1.2.2.2.8. Cho pheùp xoùa soå caùc khoaûn nôï khoâng thu hoài ñöôïc: Khi khoâng coøn hy voïng thu hoài ñöôïc veà caùc khoaûn phaûi thu, nhaø quaûn lyù coù traùch nhieäm xem xeùt ñeå chuaån y vieäc xoùa soå caùc khoaûn nôï naøy. Caên cöù vaøo ñoù, boä phaän keá toaùn seõ ghi cheùp vaøo soå saùch. 1.2.2.2.9. Döï phoøng nôï khoù ñoøi: Döï phoøng nôï khoù ñoøi phaûi ñuû ñeå bao goàm doanh soá cuûa kyø hieän haønh maø coâng ty khoâng theå thu hoài ñöôïc trong töông lai. Ñoái vôùi haàu heát coâng ty, döï phoøng ñaïi dieän cho phaàn coøn laïi töø söï ñieàu chænh cuoái kyø cuûa möùc döï phoøng phaûi thu khoù ñoøi cuûa ban quaûn trò. 1.3. SÖÏ CAÀN THIEÁT PHAÛI XAÂY DÖÏNG CAÙC THUÛ TUÏC KIEÅM SOAÙT ÑOÁI VÔÙI CHU TRÌNH DOANH THU: Doanh thu laø khoaûn thu nhaäp chuû yeáu vaø thöôøng xuyeân cuûa caùc doanh nghieäp kinh doanh trong caùc lónh vöïc khaùc nhau. Vieäc taêng hoaëc giaûm doanh thu taïo ra moät nguy cô hoaëc ñe doaï raát lôùn ñoái vôùi baûn thaân doanh nghieäp. Ñaëc bieät trong neàn kinh teá thò tröôøng caïnh tranh ngaøy caøng khoác lieät nhö hieän nay thì vieäc taïo ra doanh thu vaø haïn cheá tình traïng nôï khoù ñoøi ngaøy caøng trôû neân khoù khaên hôn.Do vaäy, vieäc theo doõi vaø quaûn lyù toát doanh thu coù moät yù nghóa voâ cuøng quan troïng trong vieäc toàn taïi vaø phaùt trieån cuûa moät doanh nghieäp. Noù khoâng chæ ñoøi hoûi doanh nghieäp phaûi khoâng ngöøng naâng cao caùc saûn phaåm dòch vuï cuûa mình maø coøn phaûi ñöa ra caùc chính saùch vaø bieän phaùp thích hôïp trong vieäc theo doõi vaø haïch toaùn doanh thu. Bôûi leõ, trong quaù trình haïch toaùn vaø theo doõi doanh thu ñoâi khi xaûy ra tình traïng sai soùt daãn ñeán vieäc haïch toaùn sai hoaëc boû soùt doanh thu. Beân caïnh ñoù tình traïng gian laän vaãn thöôøng xaûy ra vì caùc lôïi ích caù nhaân hoaëc vì caùc lyù do khaùc. 20 Vì vaäy,ñeå goùp phaàn khaéc phuïc vaø haïn cheá tình traïng treân thì raát caàn thieát phaûi xaây döïng caùc thuû tuïc kieåm soaùt cho chu trình doanh thu. Vieäc aùp duïng coù hieäu quaû caùc thuû tuïc kieåm soaùt ñoái vôùi chu trình doanh thu seõ giuùp cho doanh nghieäp coù theå ngaên chaën vaø haïn cheá ñöôïc ruûi ro, ñaëc bieät laø gian laän trong quaù trình haïch toaùn vaø deã daøng khi ñoái chieáu kieåm tra ñeå phaùt hieän gian laän vaø sai soùt.