Hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Provimi - Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện

  • Số trang: 111 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 162 |
  • Lượt tải: 0
minhtuan

Đã đăng 15929 tài liệu

Mô tả:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH ĐỖ THỊ TUYẾT HẰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV PROVIMI – THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS Võ Văn Nhị TP. Hồ Chí Minh, năm 2013 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong bối cảnh Việt Nam trong tiến trình thực hiện cam kết WTO, công nghệ thông tin ảnh hưởng sâu rộng đến mọi lĩnh vực trong đó hệ thống thông tin kế toán chịu tác động mãnh mẽ. Với điều kiện hiện tại, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và cung cấp thông tin, thì kế toán chịu tác động mạnh bởi tiến trình ứng dụng các phần mềm kế toán cũng như hệ thống ERP trên nhiều khâu của doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay. Việc áp dụng hệ thống phần mềm trong việc xử lý và cung cấp thông tin kế toán làm thay đổi các qui trình xử lý, kiểm soát và cung cấp thông tin kế toán. Thông tin kế toán là một ngôn ngữ kinh doanh nối liền giữa nhà đầu tư và doanh nghiệp trong việc cung cấp và huy động vốn. Chính vì điều này, xử lý và công bố thông tin kế toán của doanh nghiệp mang tính kịp thời, tính chính xác và tính kiểm soát là hết sức cần thiết thì đòi hỏi hệ thông thông tin cần phải trôi chảy không bị ách tắc. Điều đó mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích trong hoạt động kinh doanh và duy trì lợi thế đối với nhà đầu tư trong việc cung cấp nhanh chóng những thông tin cần thiết cho họ ra quyết định. Tính hữu ích của thông tin kế toán phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố môi trường hình thành trong đó công nghệ thông tin có mức độ ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng thông tin được cung cấp. Trong môi trường kinh doanh hiện nay, thông tin kế toán không chỉ là thông tin mang tính chất thứ cấp cung cấp thụ động mà nó còn mang tín hỗ trợ đến các quyết định của các bên liên quan. Vì vậy doanh nghiệp nhất thiết phải trang bị cũng như cũng cố chất lượng thông tin được cung cấp. Với các yếu tố phân tích như trên tác giả chọn đề tài: “Hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV PROVIMI- Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện” mọng muốn phân tích thực trạng chất lượng thông tin kế toán tại công ty này nhằm có một số đề xuất để hoàn thiện chu trình cung cấp thông tin. Mục tiêu và phương pháp nghiên cứu: 2. Mục tiêu: - Hệ thống hóa lý luận về hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp. - Trình bày thực trạng tại hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV PROVIMI. - Đánh giá mức độ về chất lượng hệ thống thông tin kế toán tại công ty - Đề xuất giải pháp Phương pháp: - Phương pháp thống kê mô tả: khái quát lý luận về hệ thống thông tin kế toán - Phương pháp khảo sát và tổng hợp: Nhằm đánh thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Đối tượng và Phạm vi nghiên cứu: 3. - Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH MTV Provimi. - Phạm vi: Hệ thống thông tin kế toán bao gồm nhiều thành phần liên quan., trong giới hạn đề tài tác giả chỉ tập trung vào hai chu trình mua hàng – phải trả nhà cung cấp và chu trình bán hàng - thu tiền. 4. Nội dung luận văn Nội dung của đề tài gồm 3 chương: Chương I: Tổng quan hệ thống thông tin kế toán Chương II: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công ty. Chương III: Mộ số giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty. TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU TIẾNG VIỆT 1. Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn, 2011, Kiềm soát và đảm bảo an toàn hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa, Tạp chí khoa học và công nghệ, Đại học Đà Nẵng. 2. Nguyễn Thế Hưng, 2006. Hệ thống thông tin kế toán ( lý thuyết, bài tập và bài giải), NXB Thống Kê. 3. Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2009, Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Maersk Việt Nam - Thực trạng và giải pháp. Luận văn thạc sỹ. Đại học kinh tề Thành phố Hồ Chí Minh. 4. Nguyễn Phước Bảo Ấn, Bùi Quang Hùng, Trần Thanh Thúy, Phạm Trà Lam, Lương Đức Thuận, Nguyễn Quốc Trung, Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, 2012, NXB Phương Đông. 5. Phạm Trà Lam, 2012. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán áp dụng trong doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam. Luận văn thạc sỹ. Đại học kinh tề Thành phố Hồ Chí Minh. 6. Thái Phúc Huy (chủ biên), Nguyễn Thế Hưng, Huỳnh Văn Hiếu, Đoàn Trí Dũng, Lương Đức Thuận, 2012. Hệ thống thông tin kế toán ( tập 1), NXB Phương Đông. 7. Thái Phúc Huy, Nguyễn Phước Bảo Ấn, Nguyễn Bích Liên, Bùi Quang Hùng, Trần Thanh Thúy, Phạm Trà Lam, 2012. Hệ Thống thông tin kế toán ( tập 2), NXB Phương Đông. 8. Thông tin Công ty TNHH MTV Provimi. TÀI LIỆU TIẾNG ANH 9. Báo cáo tài chính của Công ty truy xuất từ hệ thống Tập đoàn http://myapps.nutrition.local/Citrix/XenApp/Internal/auth/silentDetection.aspx http://global.atradius.com/ https://www.atradius.com/PRODServatnet/ http://global.atradius.com/ http://teaming.cargill.com/sites/can-Finance/Credit/Lists/AR%20Reporting/AllItems.a spx 10. Chất lượng hệ thống thông tin kế toán. . 11. Chức năng của hệ thống thông tin kế toán, , truy cập ngày 20 tháng 6 năm 2012. 12. Maria do ceu Gaspar Alves, Information Technology roles in Accounting task A multiple - case study, International Journal of Trade, Economics and Finance, Vol.1, June, 2010 2010-023X. 13. Mr.Ali Amiri, Mr.Hojjatallah Salari Department of accounting, Islamic Azad University, Bandar Abbas Branch, Iran, Effect of Accounting Information System (AIS) on Software qualitative, International Journal of Business and Management Invention ISSN (Online): 2319 – 8028, ISSN (Print): 2319 – 801X www.ijbmi.org Volume 2 Issue 4 ǁ April. 2013ǁ PP.06-11. 1 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1 Vai trò của thông tin kế toán đối với công tác quản lý 1.1.1 Bản chất của kế toán Theo định nghĩa của Hiệp hội kế toán Mỹ. “Kế toán là quá trình xác định, đo lường và trao đổi thông tin kinh tế cho phép đánh giá thông tin và quyết định của người sử dụng thông tin và quyết định của người sử dụng thông tin. Thông tin kế toán là thông tin kinh tế - nó liên quan đến hoạt động tài chính và kinh tế của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Thông tin kế toán cần phải được xác định và đo lường”. http://www.tutor2u.net/business/accounts/intro_accounting.htm Định nghĩa về kế toán cũng được ghi nhận trong luật kế toán nước CHXHCN Việt Nam. Theo đó: “ kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động (3Điều 4, luật kế toán do Quốc Hội thông qua ngày 17/6/2003). Tuy có nhiều định nghĩa về kế toán nhưng chung qui lại, có thể rút ra một số điểm chung như sau: Kế toán nghiên cứu tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong tổ chức. Đó cũng chính là các quan hệ kinh tế tài chính phát sinh ở các tổ chức có sử dụng tài nguyên để thực hiện mục tiêu hoạt động của mình. Kế toán sử dụng ba loại thước đo để phản ánh là thước đo giá trị, thước đo hiện vật và thước đo lao động trong đó thước đo giá trị là thước đo bắt buộc để có thể tổng hợp toàn bộ các hoạt động kinh tế của tổ chức. 2 Kế toán được xem là một hệ thống thông tin của mỗi tổ chức. Hệ thống đó được vận hành qua một quá trình thu thập, đo lường, ghi chép và cung cấp thông tin bằng các phương pháp riêng của kế toán. Chức năng của kế toán là thông tin và kiểm tra các hoạt động gắn liền với tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản và các hoạt động khác của đơn vị. Kế toán đóng vai trò là chức năng hỗ trợ quan trọng trong quản lý điều hành doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu đề ra. Chức năng này thể hiện thông qua việc cung cấp các thông tin tài chính hữu ích phục vụ cho việc hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện các chức năng đó, cần phải có một cấu trúc được thiết lập để thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp các thông tin theo chức năng của kế toán. Cấu trúc đó chính là hệ thống thông tin kế toán. Tóm lại kế toán là một khoa học thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, nguồn hình thành tài sản, và sự vận động của tài sản trong tổ chức. Kế toán không chỉ vận dụng trong các doanh nghiệp mà còn trong các tổ chức phi lợi nhuận, các tổ chức của chính phủ và các tổ chức khác có sử dụng kinh phí để thực hiện một mục tiêu nào đó. Thông tin kế toán được sử dụng bởi nhiều đối tượng: từ nhà quản lý doanh nghiệp đến nhà đầu tư, ngân hàng, các cơ quan quản lý nhà nước và những ai có quan tâm đến lợi ích của tổ chức đó. 1.1.2 Vai trò kế toán Mỗi doanh nghiệp là một tế bào của nền kinh tế mà lợi ích của tổ chức đó có liên hệ đến nhiều đối tượng : từ người chủ sở hữu, người quản lý tại đơn vị đến các đối tượng bên ngoài. Mỗi một đối tượng có những nhu cầu thông tin riêng xuất phát từ những lợi ích riêng của mỗi tổ chức. Vai trò thể hiện qua hai nhóm đối tượng là các nhà quản lý doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài:  Đối với nhà quản lý ở doanh nghiệp: do doanh nghiệp có tính tự chủ trong việc sử dụng các nguồn lực của mình nên người quản lý doanh nghiệp cần có những 3 thông tin để hoạch định, tổ chức và kiểm soát toàn bộ tài sản và hoạt động kinh doanh của mình. Vai trò của thông tin kế toán đối với nhóm đối tượng này thể hiện ở các mặt sau: Giúp nhà quản lý ở doanh nghiệp kiểm tra, kiểm soát toàn bộ tài sản hiện có, tình hình biến động và sử dụng tài sản trong hoạt động kinh doanh theo đúng các mục tiêu đã định, tránh tình trạng thất thoát hay sử dụng lãng phí tài sản. Giúp nhà quản lý kiểm tra, kiểm soát tình hình sử dụng các khoản vay nợ, tình hình huy động và sử dụng vốn chủ sở hữu qua đó đánh giá tình hình thực hiện nghĩa vụ của đơn vị đối với người cho vay, nhà nước, người lao động và các tổ chức khác. Thông qua thông tin do kế toán cung cấp, nhà quản lý có thể xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn trong hoạt động đầu tư và huy động vốn, xây dựng các chiến lược và chính sách kinh doanh phù hợp. Hệ thống kế toán Hoạt Hoạt động động kinh tế kinh tế Báo cáo kế toán Người sử dụng Người sử dụng bên ở DN: ngoài DN: Chủ sở hữu Nhà nước, ngân hàng, Nhà quản trị nhà đầu tư Các tổ chức khác. Hình 1.1 : Mối quan hệ giữa thông tin kế toán và người sử dụng 4  Đối với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp: bao gồm Nhà nước, các đối tượng khác như ngân hàng, các tổ chức tài chính khác sử dụng thông tin kế toán của doanh nghiệp, người chủ sở hữu, các nhà đầu tư tiềm tàng, nhà cung cấp, khách hàng … Vai trò thông tin kế toán đối với từng đối tượng bên ngoài là khác nhau nhưng thực chất thông tin kế toán thường liên quan đến các vấn đề tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vì thế báo cáo cung cấp cho các đối tượng này thường được gọi là báo cáo tài chính theo mục đích chung vì nó cung cấp những thông tin tổng quát cho việc sử dụng của nhiều đối tượng bên ngoài doanh nghiệp Để phát huy vai trò của mình, thông tin kế toán cung cấp phải đáp ứng những yêu cầu sau: Thông tin kế toán cung cấp phải đảm bảo tính thống nhất về nội dung và phương pháp tính toán cụ thể: Đối với thông tin kế toán tài chính, cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung đã được chấp nhận để đảm bảo tính so sánh của thông tin khi công bố ra bên ngoài. Khi đó mỗi cá nhận đều có thể đọc hiểu và sử dụng thông tin kế toán trong việc ra quyết định. Đối với thông tin kế toán quản trị cần thống nhất đối với tài liệu kế hoạch hoặc các qui định bên trong nội bộ để thuận lợi cho việc quản lý các hoạt động ở đơn vị. Thông tin kế toán phải phản ánh trung thực, khách quan thực tế hoạt động của đơn vị. Không nên quan niệm việc ghi sổ kế toán là chỉ để đối phó với những yêu cầu của nhà nước.Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh kịp thời các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra. Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh đầy đủ, toàn diện về mọi hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. 5 Thông tin kế toán cung cấp phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các đối tượng sử dụng đều có thể nhận thức đúng đắn hoạt động và kết quả hoạt động của đơn vị, thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động của đơn vị. 1.2 Hệ thống thông tin kế toán 1.2.1 khái niệm 1.2.1.1 Hệ thống Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học…..Theo quan điểm tiếp cận hệ thống thì hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với nhau để cùng thực hiện các mục tiêu đặt ra của hệ thống. Một hệ thống bất kỳ đều có bốn đặc điểm sau:  Các thành phần, bộ phận trong hệ thống  Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên trong.  Phạm vi, giới hạn của hệ thống  Các mục tiêu hướng đến của hệ thống. Hình 1.1 minh họa cho một hệ thống bao gồm bốn thành phần có mối quan hệ với nhau và tập hợp lại với nhau tạo thành hệ thống 1.0. A Hệ thống 1.0 E 1.2.1 A 1.1 C 1.2 F 1.2.2 C B 1.4 1.2.3 1.3 C D D Hình 1.2 Hình 1.1 Hình 1.3: Hệ thống 6 Hệ thống 1.0 có các thành phần 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 tương tác với nhau thông qua mối quan hệ A,B,C,D nhằm thực hiện mục tiêu của hệ thống 1.0. Có thể hình dung hệ thống 1.0 là một tổ chức trong đó các thành phần bên trong của tổ chức này là các bộ phận, phòng ban của nó. Các phòng ban này sẽ phối hợp, quan hệ với nhau theo các quy định về quyền hạn, trách nhiệm, các quy chế, điều lệ….được đặt ra trong tổ chức nhằm thực hiện các mục tiêu tồn tại của tổ chức đó. Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau. Một hệ thống có thể là một thành phần trong hệ thống khác gọi là hệ thống con. Như trong hình 1.1, mỗi phòng ban, bộ phận 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 có thể là một hệ thống con trong hệ thống 1.0, các hệ thống con này cũng có những thành phần bên trong của nó như 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3 và thực hiện các mục tiêu đặt ra cho từng bộ phận đó ( hình 1.2). Tất nhiên mục tiêu thực hiện mỗi bộ phận, mỗi hệ thống con đều hướng đến mục tiêu chung của hệ thống cấp trên mà nó trực thuộc. Do đó, khi tiếp cận đến hệ thống bất kỳ, chúng ta phải tìm hiểu và xác định rõ mục tiêu cho hệ thống đang quan tâm là gì, để từ đó có thể vạch ra phạm vi, đường biên của hệ thống, các thành phần bên trong tham gia hệ thống. Đây cũng là cách tiếp cận hệ thống mà chúng ta sẽ vận dụng để tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán. Khi đề cập đến hệ thống có sự tham gia của con người, chúng ta cần phải phân biệt khái niệm hệ thống và tổ chức. Nếu như khái niệm tổ chức chỉ đề cập đến tập hợp các con người nhằm thực hiện mục tiêu đặt ra thì hệ thống là một khái niệm tổng thể, rộng hơn mà con người chỉ là một trong những thành phần quan trọng của hệ thống bên cạnh các thành phần khác như công nghệ, máy móc, thiết bị, hệ thống sổ sách, giấy tờ….. Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên bao gồm tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng. Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng được gọi là hệ thồng thông tin 7 1.2.1.2Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán thu thập, ghi nhận và lưu trữ dữ liệu để cung cấp thông tin cho nhà quản trị. Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các thành phần liên quan, tương tác nhau để đạt được mục tiêu đề ra, hầu hết các hệ thống thông tin kế toán bao gồm các hệ thống nhỏ. Hệ thống thông tin kế toán có thể sử dụng công nghệ thông tin có thể đơn giản hoặc phức tạp, công nghệ là công cụ đơn giản để tạo lập, duy trì và cải tiến hệ thống. Hệ thống thông tin kế toán tác động mạnh đến chiến lược và văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp. Trong cấu trúc hệ thống thông tin kế toán, quá trình vận hành để cung cấp thông tin thông thường được thực hiện theo các bước sau:  Thu thập dữ liệu của các nghiệp vụ, sự kiện của quá trình sản xuất kinh doanh qua chứng từ và các đối tượng mang dữ liệu.  Ghi nhận, sắp xếp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian gọi là ghi nhật ký  Phân tích các nghiệp vụ theo nội dung cần theo tập hợp và theo dõi như tập hợp theo các đối tượng kế toán, các đối tượng kế toán theo dõi chi tiết gọi là chuyển sổ. Các đối tượng kế toán Nội dung nghiệp vụ phát sinh Thông tin kế toán Ghi nhận sắp Ghi nhận sắp xếp theo xếp thời gian Các đối tượng kế toán Hình 1.4 : Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán theo dung quản lý nội (sổ sách, các báo ế 8 Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với nội dung đã được tập hợp, theo dõi. Như vậy, kế toán dưới gốc độ một hệ thống thông tin phải là tập hợp rất nhiều thành phần có liên quan với nhau ( con người, phương tiện, công nghệ, quy trình….) tham gia vào quy trình vận hành của hệ thống thông tin kế toán để có được thông tin đáp ứng yêu cầu của người sử dụng. Đối tượng của hệ thống thông tin kế toán: Để cung cấp các thông tin theo yêu cầu phục vụ cho việc quản trị của các cấp quản lý cũng như các đối tượng hữu quan bên ngoài doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán sẽ thu thập dữ liệu từ các quá tŕnh sản xuất kinh doanh của doanh nhiệp. Dữ liệu thu thập chính là nội dung của các hoạt động, nghiệp vụ phát sinh trong quá trình trên. Tùy theo nội dung của thông tin yêu cầu mà sẽ có các nội dung cần phản ánh cho từng hoạt động tương ứng. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán là phải xác định những hoạt động nào hệ thống kế toán cần phản ánh và nội dung nào mô tả cho các hoạt động đó được ghi nhận vào làm dữ liệu cho hệ thống kế toán. Để làm được điều này, kế toán cần am hiểu quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhận biết tường tận nội dung, mục đích, chức năng các hoạt động diễn ra trong quá trình đó. Do đó, đối tượng của hệ thống thông tin kế toán chính là các hoạt động phát sinh trong quá trình kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. 9 Chu trình SX- yếu tố SX->SP hoàn thành Chu trình doanh thu Sản phẩm bán hàng -> thu tiền Ghi sổ - Nguyên vật liệu lập báo Tiền Chu trình CP Mua hàng – thanh toán Chu trìnhtài chính Tiền Thu tiền -> chi tiền Tiền Chu trình nhận sự Tuyển dụng – trả lương Hình 1.5: Các chu trình kế toán Mỗi doanh nghiệp khác nhau có thể có quá trình sản xuất kinh doanh đặc thù cho doanh nghiệp của mình. Ở gốc độ tiếp cận tổng quát, chúng ta có thể chia quá trình này theo các nội dung kinh tế liên quan. Trong mỗi quá trình được phân chia, liên quan đến một nội dung phân loại sẽ là tập hợp các hoạt động, nghiệp vụ diễn ra theo một trình tự và lập lại. Các quá trình được phân chia đó gọi là các chu trình kinh doanh hay còn gọi là các chu trình kế toán. Chu trình kinh doanh ( chu trình kế toán) là tập hợp một chuỗi các hoạt động diễn ra theo trình tự được lặp lại liên quan đến cùng một năm chu trình kinh doanh chủ yếu sau: a) Chu trình doanh thu: là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng. Chu trình này bao gồm bốn hoạt động: đặt đơn hàng, lên hàng, xuất hóa đơn và thu tiền 10 Yêu cầu Đơn hàng 1.0 đơn Phản hồi khách hàng hàng Hàng tồn Chu trình Chu trình chi phí sản xuất Đơn hàng Khách hàng 2.0 Khách Vận chuyển lên hàng Phiếu lên hàng Hóa đơn 3.0 xuất hóa đơn Thanh toán 4.0 thu ủy nhiệm chi Doanh thu tiền Sổ cái và hệ thống báo cáo Khách hàng • Đối với giai đoạn đặt hàng: gồm nhận đơn hàng, kiểm tra, chấp nhận bán chịu và kiểm tra lượng hàng tồn trong kho. Rủi ro đối với hoạt động đặt hàng: đơn hàng không chính xác, đơn hàng không hợp lệ, lượng hàng tồn kho dư thừa, mất khách hàng. 11 Các biện pháp kiểm soát: Dữ liệu nhập vào phải được kiểm tra, kiểm soát. Hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu. Xây dựng hạn mức tín dụng. Ủy quyền cụ thể cho việc phê duyệt bán chịu đối với khách hàng mới hoặc bán chịu vượt qua hạn mức tín dụng. Xây dựng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho. Dự báo bán hàng. • Đối với hoạt động lên hàng: gồm đóng gói và lên hàng. Rủi ro: lên sai hàng hóa, hàng hóa bị mất, giao hàng sai thông tin của khách hàng. Các biện pháp kiểm soát: Hạn chế truy cập công cụ liên quan đến hàng tồn kho. Kiểm kho định kỳ để đảm bảo lượng hàng tồn kho đúng. Đối chiếu phiếu lên hàng với đơn đặt hàng. • Hoạt động xuất hóa đơn: xuất hóa đơn và cập nhật công nợ. Rủi ro: xuất hóa đơn sai, nhập sai khoản phải thu, ghi chú hạn mức tín dụng sai. Các biện pháp kiểm soát: Tách biệt chức năng xuất hóa đơn và lên hàng. Hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu đơn giá. Đối chiếu chứng từ vận chuyển với hóa đơn. • Hoạt động thu tiền: Rủi ro: không thu được tiền, dòng tiền bị ảnh hưởng. Các biện pháp kiểm soát: 12 Tách biệt chức năng ghi nhận công nợ với thu tiền. Đối chiếu tài khoản ngân hàng và khoản phải thu. Gửi thư đối chiếu nợ định kỳ với khách hàng. b) Chu trình chi phí: là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung mua hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp bao gồm: đặt hàng, nhận hàng, nhận hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp. 1.0 đặt Đơn hàng hàng Nhà cung cấp Đơn đặt hàng hàng tồn kho Nhà cung cấp Chu trình doanh thu 2.0 nhận hàng hóa hàng Hóa đơn 3.0 chấp nhận hóa đơn Tài khoản phải trả Sổ cái 4.0 thanh toán 13 Rủi ro: Đơn hàng không cần thiết hoặc nhiều hơn yêu cầu. Hàng tồn kho quá nhiều. Sai phạm trong kiểm kho. Chất lượng hàng hóa kém hoặc đắt hơn so với giá thị trường. Lập hóa đơn khống. Thanh toán hai lần cho nhà cung cấp, thanh toán sai nhà cung cấp. Các biện pháp kiểm soát: Kiểm tra khi có yêu cầu đặt hàng và khi thanh toán cho nhà cung cấp. Rà soát định kỳ và phân tích lượng hàng tồn kho. Kiểm soát mật khẩu truy cập nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp. Kiểm tra ngẩu nhiên tài khoản phải trả và thông tin lượng hàng tồn kho Giám sát truy cập dữ liệu. c) Chu trình sản xuất: là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu, sức lao động thành các sản phẩm hoàn thành. Chu trình này chỉ có trong các doanh nghiệp sản xuất. d) Chu trình nhận sự: là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng, sử dụng và trả lương cho người lao động. e) Chu trình tài chính: là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động các nguồn tiền đầu tư vào doanh nghiệp và quản lý các dòng tiền chi ra cho các chủ nợ và nhà đầu tư vào doanh nghiệp. Năm chu trình kinh doanh này không tồn tại độc lập mà có ảnh hưởng qua lại lẫn nhau theo mối quan hệ cho-nhận các thông tin và nguồn lực. Tất cả các dữ liệu phản ánh nội dung của các hoạt động diễn ra các chu trình kinh doanh sẽ được chuyển 14 đến hệ thống ghi sổ - lập báo cáo để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp. Chức năng của hệ thống thông tin kế toán: Vai trò cung cấp thông tin, hỗ trợ việc điều hành quản lý và hoạt động của doanh nghiệp thể hiện trong năm chức năng sau: Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp: Đây là báo cáo tài chính, báo cáo thuế phục vụ cho các cổ động, chủ nợ, cơ quan quản lý nhà nước. Các báo cáo này được lập và trình bày theo những quy định và khuôn mẫu sẵn có và thống nhất cho tất cả các loại hình doanh nghiệp (báo cáo có cấu trúc). Với đặc điểm như vậy, chức năng này hầu như đều được áp dụng ở tất cả các hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là trong điều kiện có sự hỗ trợ của máy tính và công nghệ thông tin. Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày: hệ thống thông tin kế toán thông qua việc thu thập dữ liệu của các hoạt động trong năm chu trình kinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình thực hiện các hoạt động diễn ra. Các thông tin được tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho các quá trình ra quyết định có cấu trúc trong việc quản lý các hoạt động như quyết định bán chịu, đặt thêm hàng, chiết khấu, giảm giá hàng bán… Cùng với việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán, chức năng này hầu như có thể thực hiện được đối với hầu hết các hệ thống thông tin kế toán. Hỗ trợ ra quyết định quản trị: thông tin cần thiết cung cấp cho ra quyết định quản trị doanh nghiệp rất đa dạng, tùy theo nhu cầu của người sử dụng thông tin. Các thông tin này thường không có những tiêu chuẩn hay những báo cáo cụ thể, do đó đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải có những phản ứng linh hoạt nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản lý. Đây là yêu cầu mà không phải hệ thống thông tin kế toán nào cũng có thể đáp ứng. Tuy nhiên, nếu thực hiện được chức năng này, vai trò kế toán sẽ được nâng lên trong quá trình quản trị doanh nhiệp, bởi thông tin được tạo ra từ hệ thống kế toán sẽ là những tài sản vô 15 hình tạo nên lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp đối với các doanh nghiệp khác ( mà hệ thống thông tin ở đó không đáp ứng được) Hoạch định và kiểm soát: thông tin được cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán cũng rất cần cho quá trình hoạch định chiến lược và kiểm soát thực hiện mục tiêu. Thông qua những dữ liệu thu thập được theo thời gian từ tất cả hoạt động của doanh nghiệp, những dữ liệu dự toán, hệ thống kế toán sẽ tiến hành làm các phép so sánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong khoảng thời gian dài, từ đó phân tích và đưa ra những dự báo, xu hướng và các chiến lược phát triển trung và dài hạn. Thông tin cần cho quá trình quản lý này rất phong phú, mang tính tổng hợp và khái quát cao, đòi hỏi hệ thống kế toán thu thập và lưu trữ rất nhiều dữ liệu theo thời gian và không gian, những dữ liệu tài chính và phi tài chính. Đây là đòi hỏi rất cao đối với hệ thống kế toán và chỉ có thể thực hiện được khi hệ thống kế toán hợp nhất với các hệ thống con khác trong hệ thống thông tin quản lý, trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn và phát hiện các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có rủi ro liên quan đến thông tin cung cấp. Thông qua việc thiết lập hệ thống thông tin kế toán các chính sách, thủ tục kiểm soát sẽ được “ nhúng vào” hệ thống kế toán. Hơn nữa, chính hệ thống thông tin kế toán sẽ là kênh thông tin và truyền thông quan trọng để góp phần tạo nên hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong doanh nghiệp. Phân loại hệ thống thông tin kế toán: Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp: Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho đối tượng bên ngoài. Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành
- Xem thêm -