Tài liệu Giao_trinh_microsoft_excel_2010_full_8257

GIÁO TRÌNH TIN HỌC DÀNH CHO NGƯỜI TỰ HỌC ĐỖ TRỌNG DANH-NGUYỄN VŨ NGỌC TÙNG Tự học Microsoft EXCEL 2010 NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC SƯ PHẠM ĐỖ TRỌNG DANH-NGUYỄN VŨ NGỌC TÙNG Tự học Microsoft EXCEL 2010 Dành cho người tự học ( Tái bản lần thứ 10) NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC SƯ PHẠM Chịu trách nhiệm xuất bản: Giám đốc ĐINH TRẦN BẢO Tổng biên tập LÊ A Người nhận xét: TRUNG NGUYỄN MINH KHƯƠNG Biên tập nội dung: CHÂU TRẦN Trình bày bìa: NGUYỄN QUỐC ĐẠI Kĩ thuật vi tính: NQD_9X Mã số: 05.08.429/811/ĐH.2022 Tự học Microsoft Access 2010 In 100.000 cuốn khổ 24 x 35cm tại Công ti In Tiến An. Giấy phép xuất bản số 123-452/ XB-QLXB, kí ngày 10/09/2022. In xong và nộp lưu chiểu quý III năm 2022. MỤC LỤC MỤC LỤC MỤC LỤC ..................................................................................................................................................... I DANH MỤC HÌNH ẢNH ..................................................................................................................... VIII DANH MỤC BẢNG BIỂU ....................................................................................................................... XI BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 ..................................................................................................... 1 1.1. GIỚI THIỆU EXCEL ...........................................................................................................................................1 1.1.1. Excel là gì? ............................................................................................................................................... 1 1.1.2. Ribbon là gì? ........................................................................................................................................... 1 1.2. TỔNG QUAN VỀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRÊN EXCEL .............................................................................2 1.3. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI EXCEL 2010 .......................................................................................................2 1.3.1. .............................................................................................................................. 2 1.3.2. Đ ều chỉnh cửa sổ Excel 2010 ................................................................................................................. 4 1.3.3. ............................................................................................................................. 4 1.4. CỬA SỔ LÀM VIỆC EXCEL 2010........................................................................................................................5 1.4.1. Cửa sổ làm việc chuẩn của Excel 2010 .................................................................................................... 5 1.4.2. Các thành phần của m t sổ bảng tính Excel 2010 .................................................................................. 6 1.4.2.1. Workbook .................................................................................................................................. 6 1.4.2.2. Title Bar ..................................................................................................................................... 6 1.4.2.3. Chartsheet ................................................................................................................................. 6 1.4.2.4. Worksheet ................................................................................................................................. 6 1.4.3. Cấu trúc của m t bảng tính Excel 2010 .................................................................................................. 7 1.4.3.1. Tabsheet .................................................................................................................................... 7 1.4.3.2. Row và Column .......................................................................................................................... 7 1.4.3.3. Cell và Range ............................................................................................................................. 8 1.4.3.4. Cell pointer ................................................................................................................................ 9 1.4.3.5. Column Heading ........................................................................................................................ 9 1.4.3.6. Row Heading.............................................................................................................................. 9 1.4.3.7. Scroll Bar .................................................................................................................................... 9 1.4.3.8. Tab Sheet ................................................................................................................................... 9 1.5. QUẢN LÝ SỔ BẢNG TÍNH .............................................................................................................................. 10 1.5.1. Tạo mới tập tin bảng tính (Create a new workbook) ............................................................................ 10 1.5.2. M sổ bảng tính có sẵ rê ĩa (Op a s w r b ) ............................................................ 10 1.5.3. Lưu ập tin bảng tính (Save a workbook) .............................................................................................. 12 1.5.4. Đó sổ bảng tính (Close a workbook) ................................................................................................. 14 1.5.5. Sắp xếp sổ bảng tính (Arrange workbooks) .......................................................................................... 14 1.5.6. Ẩn m t workbook (Hide a workbook) .................................................................................................. 15 1.5.7. Làm hiển thị lại sổ bảng tính ẩn (Unhide a workbook) ......................................................................... 16 1.5.8. Thông tin quản lý sổ bảng tính ............................................................................................................. 17 1.5.8.1. Thu c tính của sổ bảng tính .................................................................................................... 17 1.5.8.2. Bảo vệ workbook ..................................................................................................................... 17 1.5.8.3. Kiểm ra rước khi chia sẻ ........................................................................................................ 19 1.6. BÀI TẬP ........................................................................................................................................................ 20 Trang i MỤC LỤC BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU .........................................................................24 2.1. TÌM HIỂU CÁC KIỂU DỮ LIỆU ......................................................................................................................... 24 2.1.1. Dữ liệu kiểu số ...................................................................................................................................... 24 2.1.2. Dữ liệu kiểu chuỗi ................................................................................................................................. 24 2.1.3. Dữ liệu kiểu luận lý ............................................................................................................................... 25 2.1.4. Dữ liệu kiểu công thức .......................................................................................................................... 25 2.2. PHÂN LOẠI DỮ LIỆU ..................................................................................................................................... 25 2.2.1. Dữ liệu thô ............................................................................................................................................ 25 2.2.2. Dữ liệu ã qua ử lý .............................................................................................................................. 25 2.3. NHẬP DỮ LIỆU.............................................................................................................................................. 25 2.3.1. Các bướ ơ bản khi nhập liệu.............................................................................................................. 25 2.3.2. Nhập dữ liệu cho m t ô ........................................................................................................................ 26 2.3.3. Nhập cùng dữ liệu cho khối ô ............................................................................................................... 27 2.3.4. Nhập dữ liệu kiểu số ............................................................................................................................. 27 2.3.4.1. Dữ liệu kiểu trị số (Value) ........................................................................................................ 27 2.3.4.2. Dữ liệu kiểu ngày (Date) .......................................................................................................... 28 2.3.4.3. Dữ liệu kiểu giờ (Time) ............................................................................................................ 29 2.3.5. Nhập dữ liệu kiểu chuỗi ........................................................................................................................ 29 2.3.6. Nhập các ký tự ặc biệt ........................................................................................................................ 30 2.3.7. Lệnh Undo/Redo ................................................................................................................................... 30 2.3.8. Lặp lệnh ................................................................................................................................................ 30 2.3.9. Sử dụng các kỹ thuậ ể nhập liệu nhanh............................................................................................. 31 2.3.9.1. Sử dụng chứ ă Au F ..................................................................................................... 31 2.3.9.2. Sử dụng chứ ă Au C rr ............................................................................................. 33 2.4. HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU .................................................................................................................................... 34 2.4.1. Xóa n i dung trong ô ............................................................................................................................ 34 2.4.2. Thay thế bằng n i dung khác ................................................................................................................ 35 2.4.3. Sửa n i dung trong ô ............................................................................................................................ 35 2.5. SAO CHÉP DỮ LIỆU ....................................................................................................................................... 36 2.5.1. ử ụ a C p – Paste ............................................................................................................. 36 2.5.2. F a .................................................................................................................................... 36 2.5.3. ế p ớ p m C r ............................................................................................................................ 36 2.5.4. Lệ F ................................................................................................................................................. 37 2.6. DI CHUYỂN DỮ LIỆU ..................................................................................................................................... 37 2.6.1. ử ụ a Cu – Paste ................................................................................................................ 37 2.6.2. F a .................................................................................................................................... 37 2.6.3. F a sử ụ u p ả ............................................................................................. 38 2.7. BÀI TẬP ........................................................................................................................................................ 38 BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH .....................................................................................................39 3.1. CÁC THAO TÁC QUẢN LÝ BẢNG TÍNH ........................................................................................................... 39 3.1.1. Chèn bảng tính ...................................................................................................................................... 39 3.1.2. Xoá b bảng tính ................................................................................................................................... 40 3.1.3. Đổi tên bảng tính .................................................................................................................................. 40 3.1.4. Sao chép bảng tính ............................................................................................................................... 40 3.1.5. Di chuyển bảng tính .............................................................................................................................. 41 3.1.6. Hiển thị cửa sổ viết Code trong Excel ................................................................................................... 42 3.1.7. Khóa/b khóa bảng tính ....................................................................................................................... 43 3.1.8. Qu ịnh màu cho Tab Sheet................................................................................................................. 43 Trang ii MỤC LỤC 3.1.9. 3.1.10. 3.1.11. 3.1.12. 3.1.13. Chọn cùng lúc tất cả các bảng tính ....................................................................................................... 44 Thao tác xử lý trên ô/dòng/c t ............................................................................................................. 44 Đặt tên ô/khối ô .................................................................................................................................... 46 Xóa tên ô/khối ô ................................................................................................................................... 47 Ẩn/Hiện worksheet ............................................................................................................................... 48 3.2. CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRONG QUÁ TRÌNH THAO TÁC .................................................................................. 49 3.2.1. Thanh Zoom .......................................................................................................................................... 49 3.2.2. Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ .................................................................................... 49 3.2.3. Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố ị êu ề ............................................................ 49 3.2.4. Sử dụng Watch Window ....................................................................................................................... 50 3.3. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU .................................................................................................................................... 51 3.3.1. Định dạng chung ................................................................................................................................... 51 3.3.2. Sử dụng Wrap Text ............................................................................................................................... 55 3.3.3. Xoay chữ (Orientation) ......................................................................................................................... 55 3.3.4. Định dạng khung (border)..................................................................................................................... 55 3.3.5. Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect) ............................................................................................................... 56 3.3.6. Tự ịnh dạ ó ều kiện. .......................................................................................................... 57 3.3.7. Bả à ịnh dạng bảng........................................................................................................................ 57 3.3.7.1. Áp ịnh dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng ..................................... 57 3.3.7.2. Xóa kiểu ịnh dạng bả a p ụng và chuyển bảng về danh sách................................... 58 3.3.8. Sử dụng mẫu ịnh dạng tài liệu (Document Themes) .......................................................................... 59 BÀI 4. CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU .....................................60 4.1. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN .............................................................................................................. 60 4.1.1. Kiểu sà ọc: ......................................................................................................................... 60 4.1.2. Kiểu ển thị mứ : ............................................................................................................. 61 4.2. SAO CHÉP ĐẶC BIỆT ...................................................................................................................................... 62 4.3. SAO CHÉP ĐẶC BIỆT DÙNG CHUỘT ............................................................................................................... 65 4.4. SAO CHÉP CÔNG THỨC ................................................................................................................................. 66 4.5. SAO CHÉP, HỦY BỎ ĐỊNH DẠNG ................................................................................................................... 66 4.5.1. Sao chép dạng ....................................................................................................................................... 66 4.5.1.1. Dùng nút Format Painter ......................................................................................................... 66 4.5.1.2. Sử dụng Paste Special .............................................................................................................. 66 4.5.1.3. Sử dụng Fill Handle .................................................................................................................. 66 4.5.2. Hủy b dạng .......................................................................................................................................... 66 4.5.2.1. Sử dụng nút Format Painter .................................................................................................... 66 4.5.2.2. Sử dụng lệnh Clear .................................................................................................................. 67 4.6. DI CHUYỂN NHANH TRÊN WORKSHEET ........................................................................................................ 67 4.6.1. H p tên (Name Box) ............................................................................................................................. 67 4.6.2. Lệnh GOTO ............................................................................................................................................ 67 4.7. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ DỮ LIỆU .................................................................................................................. 68 4.8. PHÍM TẮT ..................................................................................................................................................... 70 4.8.1. Truy cập Ribbon .................................................................................................................................... 70 4.8.2. Danh sách tổ h p phím tắ ê qua ến các thao tác soạn thảo ....................................................... 70 4.8.3. Danh sách tổ h p phím tắ ê qua ế ịnh dạng ........................................................................... 71 BÀI 5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÒ CÁC ĐỐI TƯỢNG ............................................73 Trang iii MỤC LỤC 5.1. PHƯƠNG PHÁP THIẾT LẬP CÔNG THỨC ....................................................................................................... 73 5.1.1. Công thức là gì ...................................................................................................................................... 73 5.1.2. Lập công thứ ư ế nào ................................................................................................................... 73 5.2. CÁC ĐỐI TƯỢNG BÊN TRONG ....................................................................................................................... 74 5.3. CÁC THAO TÁC SỬ DỤNG ............................................................................................................................. 75 5.3.1. Sao chép công thức............................................................................................................................... 75 5.3.2. a ổi chế tính toán ..................................................................................................................... 76 5.3.3. Tham chiếu dữ liệu ............................................................................................................................... 78 5.3.3.1. Tham chiếu dữ liệu tạ ịa chỉ ô trong cùng Sheet hiện hành ................................................. 78 5.3.3.2. Tham chiếu dữ liệu từ Sheet khác ........................................................................................... 78 5.3.3.3. Tham chiếu dữ liệu từ tập tin Excel khác ................................................................................ 79 5.3.4. Địa chỉ ô tính toán................................................................................................................................. 79 5.3.5. Chuyể ổi công thức thành giá trị ...................................................................................................... 80 5.3.6. Các lỗ ô ường (Formulas errors) ............................................................................................... 80 5.4. TỔNG QUAN VỀ HÀM ................................................................................................................................... 80 5.4.1. Thế nào là hàm ..................................................................................................................................... 81 5.4.2. Thiết lập công thức có ứng dụng hàm .................................................................................................. 81 5.5. XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG HÀM .................................................................................................................. 82 5.5.1. ập ừ bà p m ................................................................................................................................. 82 5.5.2. Sử dụng công cụ AutoSum .................................................................................................................... 83 5.5.3. Sử dụng chứ ă Fu L brar .................................................................................................... 84 BÀI 6. XÂY DỰNG CÔNG THỨC VÀ GIẢI PHÁP DỰA TRÊN NHÓM HÀM...........................87 6.1. NHÓ H THỐNG S ............................................................................................................. 87 6.1.1. Hàm Sum............................................................................................................................................... 87 6.1.2. Hàm Max............................................................................................................................................... 87 6.1.3. Hàm Min ............................................................................................................................................... 87 6.1.4. Hàm Count ............................................................................................................................................ 87 6.1.5. Hàm Counta .......................................................................................................................................... 88 6.1.6. Hàm Average ........................................................................................................................................ 88 6.1.7. Hàm CountIF ......................................................................................................................................... 88 6.1.8. Hàm SumIF ............................................................................................................................................ 88 6.1.9. Hàm Rank .............................................................................................................................................. 89 6.1.10. Giải pháp xử lý tình huống .................................................................................................................... 89 6.2. NHÓ H THỜI GIAN (Date & Time) ........................................................................................................ 90 6.2.1. Hàm Day ............................................................................................................................................... 90 6.2.2. Hàm Month........................................................................................................................................... 90 6.2.3. Hàm Year .............................................................................................................................................. 91 6.2.4. Hàm Date .............................................................................................................................................. 91 6.2.5. Hàm Datevalue ..................................................................................................................................... 91 6.2.6. Hàm Now .............................................................................................................................................. 91 6.2.7. Hàm Today ............................................................................................................................................ 92 6.2.8. Hàm Timevalue ..................................................................................................................................... 92 6.2.9. Hàm Hour.............................................................................................................................................. 92 6.2.10. Hàm Minute .......................................................................................................................................... 92 6.2.11. Hàm Second .......................................................................................................................................... 93 6.2.12. Hàm Weekday....................................................................................................................................... 93 6.2.13. Giải pháp xử lý tình huống .................................................................................................................... 93 6.3. NHÓ H Ử CHU I T ................................................................................................................. 94 6.3.1. Hàm Left ............................................................................................................................................... 94 6.3.2. Hàm Right ............................................................................................................................................. 94 Trang iv MỤC LỤC 6.3.3. 6.3.4. 6.3.5. 6.3.6. 6.3.7. 6.3.8. 6.3.9. 6.3.10. 6.3.11. 6.3.12. Hàm Mid ............................................................................................................................................... 94 Hàm Value ............................................................................................................................................ 95 Hàm Len ................................................................................................................................................ 95 Hàm Trim .............................................................................................................................................. 95 Hàm Upper............................................................................................................................................ 95 Hàm Lower ............................................................................................................................................ 96 Hàm Proper ........................................................................................................................................... 96 Hàm Text ............................................................................................................................................... 96 Hàm Exact ............................................................................................................................................. 96 Hàm Search ........................................................................................................................................... 97 BÀI 7. GIẢI PHÁP XỬ LÝ HÀM (FUNCTION) ..............................................................................98 7.1. NHÓ H UẬN ..................................................................................................................... 98 7.1.1. Hàm IF ................................................................................................................................................... 98 7.1.2. Hàm OR ................................................................................................................................................. 98 7.1.3. Hàm AND .............................................................................................................................................. 99 7.1.4. Hàm Not................................................................................................................................................ 99 7.1.5. Giải pháp xử lý tình huống .................................................................................................................... 99 7.2. NHÓ H T ............................................................................................... 100 7.2.1. Hàm Vlookup ...................................................................................................................................... 100 7.2.2. Hàm Hlookup ...................................................................................................................................... 100 7.2.3. Hàm Match ......................................................................................................................................... 101 7.2.4. Hàm Index ........................................................................................................................................... 101 7.2.5. Giải pháp xử lý tình huống .................................................................................................................. 102 7.3. NHÓ H TOÁN H C ƯỢNG GIÁC T ............................................................................ 102 7.3.1. Hàm Abs .............................................................................................................................................. 102 7.3.2. Hàm CountBlank ................................................................................................................................. 103 7.3.3. Hàm Even ............................................................................................................................................ 103 7.3.4. Hàm Odd ............................................................................................................................................. 103 7.3.5. Hàm Int ............................................................................................................................................... 104 7.3.6. Hàm Mod ............................................................................................................................................ 104 7.3.7. Hàm Round ......................................................................................................................................... 104 7.3.8. Hàm Sqrt ............................................................................................................................................. 104 7.3.9. Hàm Trunc .......................................................................................................................................... 105 7.3.10. Hàm Ceiling ......................................................................................................................................... 105 BÀI 8. BIỂU ĐỒ DỮ LIỆU ............................................................................................................... 106 8.1. TỔNG QUAN ............................................................................................................................................... 106 8.2. THAO TÁC T N ĐỒ THỊ ............................................................................................................................. 106 8.2.1. Bảng số liệu ......................................................................................................................................... 106 8.2.2. Tạ ồ thị ............................................................................................................................................ 107 8.2.3. Thêm các thành phầ ồ thị ........................................................................................................ 107 8.2.4. Xóa thành phầ r ồ thị............................................................................................................... 109 8.2.5. Chuyể ổi số liệu dòng c t trong bảng ............................................................................................. 109 8.2.6. a ổi kiểu ồ thị ..................................................................................................................... 110 8.2.7. a ổ màu ồ thị ..................................................................................................................... 110 8.2.8. a ổi các thành phầ r ồ thị................................................................................................. 111 8.2.9. a ồ thị ................................................................................................................................ 112 BÀI 9. XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU ................................................................... 114 Trang v MỤC LỤC 9.1. KHÁI NIỆM VÀ THUẬT NGỮ ........................................................................................................................ 114 9.1.1. Cơ s ữ ệu ....................................................................................................................................... 114 9.1.2. M t số thuật ngữ ườ r ơ s dữ liệu .......................................................................... 114 9.2. SỬ ỤNG CHỨC NĂNG ATA FO .......................................................................................................... 115 9.2.1. ớ ệu ............................................................................................................................................ 115 9.2.2. C ứ ă ủa ệ ................................................................................................................ 117 9.2.3. C p m ỗ tr .................................................................................................................................. 117 9.2.4. Thao tác thực hiện trong Data Form .................................................................................................. 117 9.2.4.1. Tìm kiếm dữ liệu .................................................................................................................... 117 9.2.4.2. Chèn và nhập mẫu tin mới .................................................................................................... 118 9.2.4.3. Xóa mẫu tin ........................................................................................................................... 119 9.3. QUẢN 9.3.1. 9.3.2. 9.3.3. T N CƠ SỞ DỮ LIỆU .................................................................................................................. 120 ạ ơ s dữ liệu ................................................................................................................................ 120 ệu ỉ ơ s dữ liệu ..................................................................................................................... 120 9.3.2.1. C mẫu ......................................................................................................................... 120 9.3.2.2. C ......................................................................................................................... 120 9.3.2.3. óa mẫu ........................................................................................................................... 121 9.3.2.4. C ỉ sửa mẫu .................................................................................................................. 123 9.3.2.5. u ể mẫu ................................................................................................... 123 ắp ếp ơ s dữ liệu .......................................................................................................................... 123 9.3.3.1. Sắp xếp trên m t c t ............................................................................................................. 123 9.3.3.2. Sắp xếp nhiều ơ m t c t ................................................................................................... 124 9.4. TRÍCH L C CƠ SỞ DỮ LIỆU ......................................................................................................................... 125 9.4.1. P ươ p p r ọc tự ng (Filter) ............................................................................................... 125 9.4.1.1. Dữ liệu trích lọc kiểu chuỗi (Text) .......................................................................................... 125 9.4.1.2. Dữ liệu trích lọc kiểu số (Number)......................................................................................... 126 9.4.1.3. Xuất hiện lại các dòng dữ liệu ẩn........................................................................................... 127 9.4.1.4. Hủy b thao tác Filter ............................................................................................................ 128 9.4.2. P ươ p p r ọc nâng cao (Advanced Filter)............................................................................. 128 9.4.2.1. ị ơ s dữ liệu................................................................................................... 128 9.4.2.2. Thiết lập vùng ều kiện ........................................................................................................ 129 9.4.2.3. ịnh vùng xuất dữ liệu .................................................................................................... 130 9.4.2.4. Thực hiện thao tác rút trích ................................................................................................... 131 9.4.2.5. Giải pháp xử lý tình huống .................................................................................................... 133 BÀI 10. ỨNG DỤNG HÀM TRONG VIỆC QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU ..................................... 135 10.1. NHÓ H CƠ SỞ Ữ IỆU .................................................................................................... 135 10.1.1. Hàm Dsum .......................................................................................................................................... 135 10.1.2. Hàm Daverage .................................................................................................................................... 135 10.1.3. Hàm Dcount ........................................................................................................................................ 136 10.1.4. Hàm Dcounta ...................................................................................................................................... 136 10.1.5. Hàm Dmax .......................................................................................................................................... 136 10.1.6. Hàm Dmin ........................................................................................................................................... 137 10.2. NHÓ H Ề IỂU Ữ IỆU .................................................................................................................... 137 10.2.1. Hàm Type ............................................................................................................................................ 137 10.2.2. Hàm Istext ........................................................................................................................................... 137 10.2.3. Hàm Isnumber .................................................................................................................................... 138 10.2.4. Hàm Islogical ....................................................................................................................................... 138 10.2.5. Hàm IsNa............................................................................................................................................. 138 10.2.6. Hàm Iserr ............................................................................................................................................ 138 TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................................................... 140 Trang vi MỤC LỤC Trang vii MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 – Thanh công cụ Ribbon Hình 1.2 – Khởi động Excel 2010 từ Start Menu Hình 1.3 – Khởi động Excel 2010 từ biểu tƣợng trên Desktop Hình 1.4 – Khởi động Excel 2010 từ hộp thoại Search Hình 1.5 – Các nút điều chỉnh cửa sổ Hình 1.6 – Đóng cửa sổ Excel Hình 1.7 – Giao diện màn hình Excel Hình 1.8 – Các thành phần trong một bảng tính Hình 1.9 – Quy định số lƣợng bảng tính mặc định trong một sổ bảng tính Hình 1.10 – Mô tả Tab Sheet Hình 1.11 – Cửa sổ thêm mới một sổ bảng tính Hình 1.12 – Hộp thoại mở một tập tin từ danh sách Recent Hình 1.13 – Hộp thoại mở một tập tin bằng Windows Explorer Hình 1.14 – Hộp thoại mở một sổ bảng tính đang tồn tại Hình 1.15 – Hộp thoại lƣu tập tin Hình 1.16 – Dùng mật mã bảo vệ workbook Hình 1.17 – Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel Hình 1.18 – Cách thực hiện ẩn một workbook Hình 1.19 – Cửa sổ làm việc Excel sau khi ẩn sổ bảng tính Hình 1.20 – Hiển thị lại các sổ bảng tính đã ẩn Hình 1.21 – Các bƣớc hiển thị lại các sổ bảng tính đã ẩn Hình 1.22 – Thông tin sổ bảng tính Hình 1.23 – Các chức năng bảo vệ sổ bảng tính Hình 1.24 – Các bƣớc đánh dấu sổ bảng tính nhƣ phiên bản cuối cùng Hình 1.25 – Cách đặt mật khẩu mã hóa bảng tính Hình 1.26 – Các chức năng kiểm tra trƣớc khi chia sẻ Hình 2.1 – Ví dụ nhập các loại dữ liệu Hình 2.2 – Nhập dữ liệu cho một ô Hình 2.3 – Nhập cùng dữ liệu vào khối ô Hình 2.4 – Ví dụ chèn ký tự  vào ô Bảng 2.1 – Danh sách một số AutoFill có sẵn Hình 2.5 – Minh họa cách sử dụng tính năng AutoFill Hình 2.6 – Minh họa thêm mã tốc ký vn và nguyên văn Hình 2.7 – Thanh công thức với 2 biểu tƣợng khi vào chế độ edit Hình 3.1 – Chèn một bảng tính mới vào sổ bảng tính đang mở Hình 3.2 – Xóa bỏ bảng tính đang làm việc Hình 3.3 – Đổi tên bảng tính đang làm việc Hình 3.4 – Sao chép và di chuyển bảng tính Hình 3.5 – Minh họa thao tác sao chép hoặc di chuyển bảng tính Hình 3.6 – Cửa sổ viết code VBA để xử lý tự động một số công việc Hình 3.7 – Tạo mật khẩu cho Sheet Hình 3.8 – Bỏ mật khẩu trong Sheet Trang viii 1 3 3 4 4 4 5 6 7 9 10 11 11 12 13 14 15 15 16 16 16 17 18 18 19 19 26 26 27 30 31 32 34 36 39 40 40 40 42 42 43 43 MỤC LỤC Hình 3.9 – Đặt màu cho các tab sheet Hình 3.10 – Cách chọn màu cho sheet tab Hình 3.11 – Chèn thêm ô, dòng và cột Hình 3.12 – Xóa ô, dòng và cột Hình 3.13 – Đặt tên ô/ khối ô Hình 3.14 – Xóa tên ô/khối ô Hình 3.15 – Ẩn và hiển thị bảng tính Hình 3.16 – Minh họa thao tác chia cửa sổ bảng tính thành nhiều vùng khác nhau Hình 3.17 – Minh họa cố định tiêu đề bảng tính Hình 3.18 – Cửa sổ Watch Window Hình 3.19 – Các công cụ định dạng văn bản và số Hình 3.20 – Hộp thoại Format Cells Bảng 3.1 – Giải thích hộp thoại Format Cells Hình 4.1 – Lệnh sao chép đặc biệt (Paste Special) Hình 4.2 – Lệnh dán Hình 4.3 – Hộp thoại Paste Special Hình 4.4 – Sao chép đặc biệt dùng chuột phải Hình 4.5 – Hộp tên (Name Box) Hình 4.6 – Hộp thoại Goto Hình 5.1 – Thanh Formulas Hình 5.2 – Minh họa công thức Hình 5.3 – Minh họa sao chép công thức Hình 5.4 – Minh họa sao chép công thức Hình 5.5 – Menu Excel Option Hình 5.6 – Minh họa chế độ tính toán Automatic Hình 5.7 – Minh họa chế độ tính toán Manual Hình 5.8 – Công cụ Calculate now Hình 5.9 – Mô tả quy trình cố định địa chỉ ô Hình 5.10 – Nhập công thức hàm trên địa chỉ ô Hình 5.11 – Nhập công thức hàm trên thành Formula Hình 5.12 – Minh họa công cụ AutoSum Hình 5.13 – Minh họa các nhóm hàm trên thanh Formulas 1 Hình 5.14 – Minh họa các nhóm hàm trên thanh Formulas 2 Hình 5.15 – Sử dụng chức năng Insert Function Hình 5.16 – Chức năng Insert Function 1 Hình 5.17 – Chức năng Insert Function 2 Hình 5.18 – Chức năng Insert Function 3 Hình 6.1 – Ví dụ hàm CountIF Hình 6.3 – Ví dụ hàm Rank Hình 6.4 – Xử lý tính huống cho nhóm hàm Thống kê Hình 6.5 – Xử lý tình huống cho nhóm hàm thời gian Hình 7.1 – Xử lý tình huống cho nhóm hàm luận lý Hình 7.2 – Minh họa ví dụ hàm Match Hình 7.3 – Minh họa ví dụ hàm Index Hình 7.4 – Minh họa tình huống xử lý nhóm hàm dò tìm 44 44 45 46 47 48 48 50 50 51 51 52 52 62 63 63 65 67 68 73 74 76 76 77 77 77 78 80 82 83 83 84 85 85 85 86 86 88 89 89 93 99 101 102 102 Trang ix MỤC LỤC Hình 7.5 – Minh họa ví dụ hàm CountBlank Hình 8.1 – Mô tả biểu đồ Hình 8.3 – Mô tả thao tác chọn kiểu cho đồ thị Hình 8.4 – Đồ thị cơ bản Hình 8.6 – Mô tả chế độ chèn tiêu đề Hình 8.7 – Mô tả thao tác hiệu chỉnh khung lƣới Hình 8.8 – Mô tả thao tác hiệu chỉnh trục đồ thị Hình 8.9 – Chuyển đổi số liệu dòng thành cột Hình 8.10 – Minh họa thao tác thay đổi kiểu đồ thị Hình 8.11 – Minh họa thay đổi màu đồ thị Hình 8.12 – Minh họa thay đổi các thành phần trong đồ thị Hình 8.13 – Mô tả thao tác tạo màu nền cho đồ thị Hình 8.14 – Mô tả thao tác thiết kế kiểu chữ cho dữ liệu Hình 8.15 – Minh họa thao tác in đồ thị Hình 9.1 – Minh họa về một cơ sở dữ liệu Hình 9.2 – Chọn Data Form từ Customize Quick Access Toolbar Hình 9.4 – Hộp thoại Data Form Hình 9.5 – Tìm kiếm dữ liệu trong Data Form 1 Hình 9.6 – Tìm kiếm dữ liệu trong Data Form 2 Hình 9.7 – Mô tả thao tác chèn mẫu tin mới bằng Data Form Hình 9.8 – Mô tả thao tác xóa vùng tin bằng Data Form Hình 9.9 – Mô tả thao tác chèn mẫu tin mới bằng chức năng Insert Hình 9.10 – Mô tả thao tác chèn vùng tin mới bằng chức năng Insert Hình 9.11 – Mô tả thao tác xóa mẫu tin bằng chức năng Delete Hình 9.12 – Mô tả thao tác xóa vùng tin bằng chức năng Delete Hình 9.13 – Mô tả thao tác sắp xếp dữ liệu trên một cột Hình 9.14 – Mô tả thao tác sắp xếp dữ liệu trên nhiều cột Hình 9.15 – Mô tả thao tác trích lọc Filter Hình 9.16 – Mô tả lọc dữ liệu theo điều kiện kiểu chuỗi Hình 9.17 – Mô tả dữ liệu chuỗi sau khi lọc Hình 9.18 – Mô tả lọc dữ liệu theo điều kiện kiểu số Hình 9.19 – Mô tả thao tác hiện lại dòng dữ liệu ẩn Hình 9.20 – Mô tả vùng cơ sở dữ liệu Hình 9.21 – Mô tả tiêu chuẩn điều kiện đơn cho kiểu chuỗi Hình 9.22 – Mô tả tiêu chuẩn điều kiện cho kiểu số Hình 9.23 – Mô tả tiêu chuẩn điều kiện Giao Hình 9.24 – Mô tả tiêu chuẩn điều kiện Hội Hình 9.25 – Mô tả tiêu chuẩn điều kiện liên kết hỗn hợp Hình 9.26 – Mô tả tiêu chuẩn điều kiện không tƣờng minh Hình 9.27 – Mô tả hộp thoại Advanced Filter Hình 9.28 – Mô tả dữ liệu trích lọc Advanced Filter Hình 9.29 – Ví dụ chức năng trích lọc Advanced Filter Hình 9.30 – Mô tả kết quả trích lọc Filter the list, in-place Hình 9.31 – Kết quả trích lọc Copy to another location Hình 9.32 – Xử lý tính huống cho thao tác trích lọc Trang x 103 106 107 107 108 109 109 110 110 111 111 112 112 113 114 115 116 118 118 119 119 120 121 122 123 124 124 125 126 126 127 127 128 129 129 129 130 130 130 131 132 132 133 133 133 MỤC LỤC Hình 10.1 – Xử lý các hàm trong cơ sở dữ liệu 139 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 – Danh sách một số AutoFill có sẵn .............................................................................. 31 Bảng 3.1 – Giải thích hộp thoại Format Cells ............................................................................... 52 Trang xi BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 “We can only see a short distance ahead, but we can see plenty there that needs to be done.” Alan Turing, Founder of computer science 1.1. GIỚI THIỆU EXCEL 1.1.1. Excel là gì? Microsoft Excel (gọi nhanh là Excel) là một phần mềm ứng dụng, dùng để tạo ra các bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:  Tính toán đại số, phân tích dữ liệu  Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách  Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau  Vẽ đồ thị và các sơ đồ  Tự động hóa các công việc bằng các macro  Và nhiều ứng dụng khác trong nhiều lĩnh vực kế toán, kỹ thuật, thống kê… 1.1.2. Ribbon là gì? Excel 2010 thay thế các thanh thực đơn (menu) và thanh công cụ (toolbar) truyền thống bằng dải các nút lệnh và biểu tƣợng chức năng nằm ngay phía trên vùng làm việc, đƣợc gọi là Ribbon. Hình 1.1 hiển thị các nhóm Ribbon chính nhƣ Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View. Ngoài ra, excel cho phép hiển thị/ẩn nhóm ribbon Developer và Add-Ins. Hình 1.1 – Thanh công cụ Ribbon Bên dƣới là giới thiệu ngắn về các nhóm Ribbon.  Home: Là nơi chứa các nút lệnh đƣợc sử dụng thƣờng xuyên trong quá trình làm việc nhƣ: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu…  Insert: Chèn các loại đối tƣợng vào bảng tính nhƣ: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu…  Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.  Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. Trang 1 BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010  Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…  Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.  View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính nhƣ: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …  Developer: Tab này mặc định đƣợc ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những ngƣời có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào ribbon File > Options > Popular > Show Developer tab in the Ribbon.  Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung… ví dụ nhƣ khi bạn cài đặt chƣơng trình SnagIt để chụp màn hình. 1.2. TỔNG QUAN VỀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRÊN EXCEL Để hiểu đƣợc các tính năng của Excel, chúng ta cần hình dung đƣợc các đối tƣợng ứng dụng và quản lý của nó. Đối tƣợng chính của Excel là dữ liệu (số liệu), hình ảnh, âm thanh có liên quan đến đối tƣợng cần xử lý. 1.3. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI EXCEL 2010 Chúng tôi không trình bày tất cả thao tác của Excel 2010 mà chỉ nêu ra một số thao tác chính để bạn làm quen với ứng dụng. Đầu tiên, để làm việc đƣợc với Excel 2010, bạn cần biết cách khởi động nó. 1.3.1. ở ộ Exce 2010 Excel 2010 có thể đƣợc khởi động theo một trong các cách sau: Cách 1 Trang 2 BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 3 2 4 1 Hình 1.2 – Khở Bước 1. Chọn thực đơn Start, Bước 2. All Programs, Bước 3. Microsoft Office, Bước 4. Microsoft Excel 2010. ộng Excel 2010 từ Start Menu Cách 2 Hình 1.3 – Khở ộng Excel 2010 từ biểu tƣợng trên Desktop Bước 1. Tìm (hoặc tạo) biểu tượng Microsoft Excel 2010 trên Desktop, Bước 2. Bấm đôi chuột (double click) v o iểu tượn Microsoft Excel 2010 trên Desktop Cách 3 (sử dụ trê W dows V sta/7) Trang 3 BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 2 1 Hình 1.4 – Khở ộng Excel 2010 từ hộp thoại Search Bước 1. Chọn Start, Bước 2. Nhập chữ Excel vào ô Search, bấm Enter. Trên Windows XP, ô Search không giống như Windows Vista/7. Do vậy, thông thường theo cách thứ 3 này, bạn sẽ gõ Excel vào ô Run, và nhấn Enter. 1.3.2. Đ ều chỉnh cửa sổ Excel 2010 Hình 1.5 – Các út iều chỉnh cửa sổ 1.3.3. T oát ỏ Exce 2010 Hình 1.6 – Đó cửa sổ Excel Có thể thực hiện một trong các cách sau: Cách 1 Chọn menu File > Exit, Cách 2 Nhấn tổ hợp phím [Alt + F4] Cách 3 Nhấn nút Close đầu nút phải của thanh tiêu đề Nếu chúng ta thoát khỏi Excel mà các thao tác trước đó trên bảng tính trong Workbook chưa được lưu trữ, Excel sẽ hiện thông báo như Hình 1.6 Tùy vào mục đích công việc mà mỗi ngƣời sẽ:  Chọn Yes: Lƣu trữ hiện trạng bảng tính hiện hữu lên đĩa từ và thoát khỏi Excel.  Chọn No: Thoát khỏi Excel mà không lƣu trữ dữ liệu. Trang 4 BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010  1.4. Chọn Cancel: Không thoát khỏi Excel, tiếp tục làm việc. CỬA SỔ LÀM VIỆC EXCEL 2010 1.4.1. Cửa sổ làm việc chuẩn của Excel 2010 Hình 1.7 – Giao diện màn hình Excel Thực hành trong giờ: khởi động Excel bằng một trong các cách đã trình bày. Tạo một checklist với các thành phần trong Hình 1.7. Xác định tối thiểu 10 thành phần trên màn hình Excel mà bạn vừa khởi động và đánh dấu vào checklist. Trang 5