Tài liệu Giao tiếp hiệu quả trong môi trường kinh doanh hiện đại ( www.sites.google.com/site/thuvientailieuvip )

TS. Trần Đình Hiền CSD - IMPAC GIAO TIẾP HIỆU QUẢ TRONG MÔI TRƯỜNG KINH DOANH HIỆN ĐẠI MODULE 1 GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN CÓ HIỆU QUẢ Thuvientailieu.net.vn GIAO TIẾP HIỆU QUẢ BẰNG EMAIL • Vai trò của thư điện tử (E-mail) - E-mail là hình thức gửi thư, tài liệu (dạng files dữ liệu) qua hộp thư điện tử. - Thư điện tử (E-mạil) hiện đang được sử dụng ngày càng phổ biến khi các nhân viên thông tin với nhau trong các tổ chức và giữa các to chức với nhau - Ưu điểm của thư điện tử • Chọ phép gửi thông điệp và những tài liệu đến rất nhiều ngươi cùng một lúc và ngược lại • Cho phép truyền tải các thông điệp và tài liệu nhanh chong, tiết kiệm được thời gian Thuvientailieu.net.vn Yeu cau cua mot Email ■ • Ro rang, • Suctich • Cau cu phai ngan gon va co trong tarn Thuvientailieu.net.vn Kỹ thuật trình bày Email • Bắt đầu bằng dòng tiêu đề (chủ đề) Sử dụng dòng tiêu đề để thông báo cho người nhận biết chính xác những gì mà email muốn hướng tới Lưu ý: Dòng tiêu đề phải tóm tắt được email và chỉ được phép giới hạn một vài từ • Mục đích email phải được nêu chi tiết trong trang đầu tiên của email Thuvientailieu.net.vn • Nội dung email: s Phải chứa tất cả thông tin chính, đi vào trực tiếp nội dung và mang lại thông tin s Phải đảm bảo nêu được mục tiêu cuối cùng mà bạn mong muốn s Chú ý đưa cả thông tin liên lạc vào email, trong đó có đầy đủ tên, chức danh, số điện thoại và fax cũng như địa chỉ thư. Ngoài ra có thê đưa thêm cả địa chỉ email khác nếu có Lưu ý, nếu bạn thường xuyên giao dịch bằng email thì nên thường xuyên dọn hòm thư, ít nhất mỗi ngày một lần. Bạn cũng nên trả lời thư một cách nhanh chóng Đối với email nội bộ cũng giống như email gửi ra ngoài Thuvientailieu.net.vn * Một số điểm cần lưu ý khi sử dụng E-mail - Nhận dạng người gửi cho từng e-mail và gửi thông điệp trực tiếp cho họ - Sử dụng ngôn ngữ hội thoại và thân mật là phổ biến - Chỉ gửi cho những người quan tâm hoặc có liên quan - Nhân viên phải được huấn luyện, biết các chức năng khi sử dụng E-mail • Creat mail: tạo thư mới • Reply / reply all: phúc đáp • Forwarding messages: chuyển tiếp các thư điện tử • Attaching files: đính kèm theo files cần gửi • Deleting: xoá các e-mail không cần thiết • Đọc các mục: Inbox, Outbox, Sent item, Deleted item... Thuvientailieu.net.vn Một số điểm cần lưu ý khi viết E-mail: • • • • • • • • • • Tránh dùng từ lóng Cố gắng không dùng từ viết tắt Không dùng ký hiệu Nên tránh nói những lời sáo rỗng, hoặc phải rất cẩn thận khi sử dụng Sử dụng dấu ngoặc với những cụm từ ít quan trọng Sử dụng dấu gạch ngang để nhấn mạnh ý Luôn cẩn trọng khi viết tên người và tên công ty, phải thật chính xác từng ký tụ’ Nên diễn đạt con số bằng chữ khi <10 Những trích dẫn nên để trong dấu “ ” Nên dùng câu ngắn gọn. Thuvientailieu.net.vn Hướng dẫn viết thư • Khi viết thư, tốt nhất nên đề địa chỉ người nhận là một người • Khi bắt đầu thư bằng tên của một người thì lưu ý phải kết thúc băng câu kêt phù hợp, như Sincerely yours’. Nêu bạn không biết tên người nhận thì có thế kết thúc chung chung như ‘With kindest regard’ • Đối với thư tín thương mại đơn thuần, nên mở đầu bằng một vài giới thiệu tổng the và ở ngay đoạn đầu tiên của thư phải nêu rõ lý do tại sao thư lại được gửi tới người đọc. • Phần thân của thư cần giải thích rõ vì sao thư được gửi tới, trong đó tât cả thông tin liên quan từ trước đó và thông tin hiện tại. Lưu ý, phải săp xêp thông tin một cách logic, đảm bảo đi đúng trọng tâm và hiệu quả. • Kết thúc thư là ấn tượng sau cùng bạn để lại cho người đọc. Kết thúc thư bằng một ý hành động, có thể là một đề nghị để ngỏ cho lân thư sau. Thuvientailieu.net.vn Rà soát chỉnh sửa • Chỉnh sửa lỗi ngữ pháp • Soát xét lại từ ngữ và nghĩa của những từ chủ chốt đã sử dụng đề đảm bảo nó không bị hiếu sai nghĩa; đồng thời đảm bảo thư ngăn gọn, súc tích. • Xem xét xem, liệu có cắt ngắn bớt được lượng từ sử dụn^ không? Đảm bảo thư dễ đọc, chứa đựng thông tin cần thiết, tránh các thông tin không liên quan. • Xem bố cục thư có họp lý? Các ý trong thư có logic? • Đưa ra hành động tiếp theo, có thể để ngỏ cho khả năng mở ra giao tiêp tiêp theo. • Cần lưu ý phải đưa thông tin liên lạc vào thư Thuvientailieu.net.vn Để giao tiếp bằng văn bản có hiệu quả: Người viết cần quan tâm đến 3 yếu tố: ■S Người đọc ^ Mục đích s Tình huống viết Thuvientailieu.net.vn Quan tâm yếu tố người đọc: Khi viết, người viết phải phân tích người đọc quan tâm đên nhu câu của họ: ■SAi là người đọc? •S Tại sao họ cần tài liệu đó? s Họ sẽ sử dụng tài liệu như thế nào? •S Thái độ của người đọc? •S Họ đã biết thế nào về chủ đề đó? 'S Họ có sở thích như thế nào trong sử dụng tài liệu (bảng biểu, tiêu đề, số liệu thống kê, tổng kểt)? • • • Thuvientailieu.net.vn BÀI TẬP THỰC HÀNH ■ ■ Thuvientailieu.net.vn * Mục đích viết: ■ s Hướng dẫn: truyền đạt tới người đọc một quá trình để đạt được điều gì đó s Lưu trữ/cung cấp tài liệu: truyền đạt tới người đọc các sự kiện, quan sát, chi tiết hành động, kế hoạch, quyết định hay thỏa hiệp s Thông báo (nhằm mục đích ra quyết định): cung cấp thông tin cần thiết cho người đọc đê đạt được mọt quyết định nào đó. s Thông báo (không nhằm mục đích ra quyết định): thông báo cho người đọc chỉ để cung cấp thông tin. S Đe xuất: đưa ra thông tin và gợi ý một hành động cụ thể mà người đọc có thể sẽ tiễn hanh. s Thuyết phục: yêu cầu người đọc đi tơi một kết luận cụ thể va tiến hành một hành động cụ thể chư không chỉ ià một đề xuất. Thuvientailieu.net.vn Bài tập Thuvientailieu.net.vn Tình huống viết Là những bôi cảnh ảnh hưởng đên bài viêt của bạn: s Tổ chức hay ngành nghề mà bạn đang viết ■S Chính phủ hay những quy định khác hạn chế hay ảnh hưởng đến bài viết của bạn ■S Quy tắc đạo đức hiệp hội nghề nghiệp ■S Các bộ luật hoặc công ước Thuvientailieu.net.vn Để phân tích tình huống viết cần trả lời các câu hỏi: 'S Chủ đề viết có gây tranh cãi trong tố chức của bạn? s Người đọc chủ đề của bạn có thẩm quyền gì liên quan đến chu đề? s Sự kiện gì đã tạo ra nhu cầu viết tài liệu? 'S Đe hòan thành tài liệu cần bao nhiêu thông tin? s Tài liệu này sẽ ảnh hưởng gì đến các quy trình, hoạt động và mục tiêu? s Các nhóm và cá nhân bên ngoài có liên quan như thế nào tới chủ đề và tại sao? 'S Tập quán hay quy ước cho thấy một tài liệu cụ thể để viết chủ đề này hay một tổ chức thể và mẫu chuẩn để viết loại tài liệu này? • Thuvientailieu.net.vn Tầm quan trọng của giao tiếp hiệu quả • Các thành viên trong công ty thường dành 75% thời gian đê tạo dựng những môi quan hệ với nhau. • Mấu chốt của những vấn đề tồn tại trong công ty là thiêu việc giao tiêp với nhau > Hiệu quả giao tiếp là một nhân tố quan trọng tạo nên thành công của công ty cho dù là giao tiêp giữa cá nhân với nhau, trong và ngoài nhóm hay trong và ngoài công ty Thuvientailieu.net.vn Thuvientailieu.net.vn Rào cản giao tiếp hiệu quả Khả năng người truyên đạt Môi trường Văn hóa, tập quán Khả năng người nhận thông tin Sự mơ hô vê ngôn ngữ Thuvientailieu.net.vn