Tài liệu Giải pháp nâng cao chất lượng tín dụng tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh nam hà nội

ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BCTC : Báo cáo tài chính GTLV : Giấy tờ làm việc HTK : Hàng tồn kho IFAC : International Federation of Accountants (Liên đoàn Kế toán Quốc tế) KAM : KPMG audit methodology KHKT : Kế hoạch kiểm toán KPMG : Công ty TNHH KPMG Việt Nam KTV : Kiểm toán viên KSNB : Kiểm soát nội bộ TM : Tiền mặt TNHH : Trách nhiệm hữu hạn Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 1 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1: Vai trò của Hệ thống kiểm soát nội bộ ……………………. 6 Sơ đồ 1.2: Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ…………………. 9 Sơ đồ 1.3: Các yếu tố của môi trường kiểm soát……………………… 9 Sơ đồ 1.4: Các nguyên tắc kiểm soát………………………………….. 13 Sơ đồ 2.1: Khái quát quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ……… 32 LỜI MỞ ĐẦU Trong kiểm toán báo cáo tài chính (BCTC), một trong những bước quan trọng quyết định chất lượng cuộc kiểm toán là kiểm toán viên (KTV) phải tiến hành Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 2 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và rủi ro kiểm soát. Công việc này không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của KSNB mà còn làm cơ sở cho việc xác định khối lượng và phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản trên các nghiệp vụ và số dư, đảm bảo tính hiệu quả cho cuộc kiểm toán, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí. Nếu hệ thống KSNB của khách hàng hoạt động liên tục và hiệu quả thì KTV sẽ tiến hành các thử nghiệm kiểm soát và giảm thử nghiệm cơ bản. Còn nếu hệ thống KSNB không tốt hoặc hoạt động kém hiệu quả thì KTV sẽ phải tăng khối lượng công việc do thực hiện nhiều hơn các thử nghiệm cơ bản. Nhìn chung, ở Việt Nam các doanh nghiệp chưa thực sự chú trọng đến xây dựng hệ thống KSNB. Do đó, hệ thống KSNB của hầu hết các doanh nghiệp còn yếu kém, ít hiệu quả. Vì vậy, đánh giá hệ thống KSNB là giai đoạn rất quan trọng trong qui trình kiểm toán. Với những lý do trên em xin được lựa chọn Đề tài: “Hoàn thiện đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán tài chính” làm đề tài nghiên cứu cho đề án môn học của mình. Mục đích nghiên cứu Hệ thống hóa các vấn đề mang tính lý thuyết về hệ thống KSNB và quá trình đánh giá hệ thống KSNB trong kiểm toán tài chính. Nghiên cứu thực trạng quá trình đánh giá hệ thống KSNB trong kiểm toán tài chính do công ty TNHH KPMG Việt Nam thực hiện. Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị hoàn thiện quá trình đánh giá hệ thống KSNB nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ kiểm toán. Phương pháp nghiên cứu: Những phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong đề tài bao gồm: Phương pháp phân tích, so sánh, kết hợp nghiên cứu, tham khảo tài liệu và sử dụng các ví dụ để minh hoạ. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Quá trình đánh giá hệ thống KSNB trong kiểm toán tài chính. Kết cấu của đề tài: Ngoài phần Lời mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, Đề án gồm 3 phần: Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 3 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH Phần I: Khái quát chung về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán tài chính Phần II: Thực trạng việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán tài chính Phần III: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán tài chính Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 4 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH 1.1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm toán tài chính Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Uỷ ban tiêu chuẩn kế toán Úc (Australian Accounting Standards Board) đưa ra khái niệm “Kiểm soát là khả năng của một thực thể trong việc chi phối quá trình ra quyết định, trực tiếp hoặc gián tiếp, trong mối quan hệ với các chính sách tài chính và vận hành của một thực thể khác, qua đó tạo khả năng cho chủ thể đó vận hành theo các mục tiêu của chủ thể kiểm soát”.1 Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, “Hệ thống KSNB: Là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.2 Theo IFAC, “Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động”.3 Từ các khái niệm trên, có thể thấy: Hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội qui chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những 1 Alvin A.Arens – James K.Locbbecke, 1997, Kiểm toán, NXB Thống kê 2, 3 GS.TS. Nguyễn Quang Quynh - TS. Ngô Trí Tuệ, 2006, Giáo trình Kiểm toán tài chính, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội 3 Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 5 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH việc mà một đơn vị cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. Sơ đô 1.1: Vai trò của Hệ thống kiểm soát nội bộ Bảo vệ tài sản của đơn vị Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý Đảm bảo hiệu quả hoạt động & năng lực quản lý Bảo vệ tài sản của đơn vị Tài sản vật chất của đơn vị có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng đúng với tài sản phi vật chất như các khoản phải thu và các tài sản khác như tài liệu quan trọng (các hợp đồng bảo mật với Nhà nước) và sổ sách (Sổ Cái tổng hợp và các sổ Nhật ký). Sự bảo vệ với số tài sản và sổ sách nhất định đã trở nên ngày càng quan trọng kể từ khi có các hệ thống máy tính như đĩa từ, có thể bị phá hoại nếu như không cẩn trọng bảo vệ chúng. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành quyết định của các nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. Ví dụ, giá bán sản phẩm được dựa một phần vào thông tin về chi phí sản xuất sản phẩm. Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 6 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý Hệ thống KSNB được thiết lập trong đơn vị phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị phải được tuân thủ đúng mức. Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong đơn vị. Bên cạnh đó, định kì các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong đơn vị được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB đơn vị nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý đơn vị. Một hệ thống KSNB không thể được xem là hoàn toàn hiệu quả mà không cần xét đến sự thận trọng đã được tuân thủ khi thiết kế và vận dụng nó. Cho dù các hệ thống do con người có thể thiết kế ra là một hệ thống lý tưởng nhưng tính hiệu quả của nó vẫn phụ thuộc vào khả năng và mức độ độc lập của những người sử dụng. Đây chính là những hạn chế cố hữu của hệ thống KSNB. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu và kết hợp hài hoà bốn mục tiêu trên. Vì thế, mỗi hệ thống KSNB dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của hệ thống KSNB. Theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400, Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, những hạn chế đó được xác định như sau: 4 4 GS.TS. Nguyễn Quang Quynh - TS. Ngô Trí Tuệ, 2006, Giáo trình Kiểm toán tài chính, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 7 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH - Ban giám đốc thường yêu cầu giá phí của một thủ tục kiểm tra không vượt quá những lợi ích mà thủ tục đó mang lại nên việc thiết kế thủ tục kiểm soát thực sự hiệu hiệu bị giới hạn bởi chi phí thực hiện thủ tục đó. - Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường, trong khi những nghiệp vụ bất thường mới dễ xảy ra sai phạm. - Không loại trừ được rủi ro, sai sót của con người xuất phát từ sự thiếu chủ ý, đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu các chỉ thị vì gian lận và sai sót thì tinh vi hơn so với nhưng biện pháp phòng ngừa chúng. - Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống KSNB do có sự thông đồng của một người trong ban giám đốc hay một nhân viên với những người khác ở trong hay ngoài đơn vị. - Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện KSNB lạm dụng đặc quyền. - Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát có khả năng không còn thích hợp và do đó không được áp dụng. Vì những hạn chế này và vì KTV không thể có nhiều hơn sự đảm bảo hợp lý về tính hiệu quả của quá trình kiểm soát nên hầu như luôn có một mức độ rủi ro kiểm soát. Do đó, cả với hệ thống KSNB được thiết kế hiệu quả nhất, KTV vẫn phải thu thập bằng chứng kiểm toán ngoài việc khảo sát các quá trình kiểm soát đối với hầu hết các mục tiêu kiểm toán của từng tài khoản trọng yếu trên BCTC. 1.1.2. Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức, cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNB với bốn yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và hệ thống KSNB. Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 8 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH Sơ đô 1.2: Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát Thủ tục kiểm soát Hệ thống thông tin Kiểm toán nội bộ Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Sơ đô 1.3: Các yếu tố của môi trường kiểm soát Đặc thù về quản lý Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân sự Công tác kế hoạch Ủy ban kiểm soát Môi trường bên ngoài Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong đơn vị. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại đơn vị đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi qui định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các qui chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 9 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH Đặc thù về quản lý Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các qui định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong đơn vị. Bởi vì chính các nhà quản lý này, đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại đơn vị. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong đơn vị sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của đơn vị sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Chính sách nhân sự Sự phát triển của mọi đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của KSNB. Ngược lại, dù đơn vị có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB không thể phát huy hiệu quả. Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 10 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lí, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Uỷ ban kiểm soát Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty, kiểm tra và giám sát công việc của KTV nội bộ, giám sát tiến trình lập BCTC... Môi trường bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của họ cũng như sự thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục KSNB. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đảng và nhà nước... Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác KSNB của đơn vị. Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 11 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống thông tin hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết: - Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị; - Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lí; - Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; - Tính giá và định giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí; - Sự phân loại và trình bày: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn trong các loại sổ sách kế toán. - Tính đúng kì: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo chế độ qui định; - Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của đơn vị. Đối với một công ty nhỏ có sự tham gia tích cực của chủ sở hữu, hệ thống kế toán thủ công đơn giản chủ yếu chỉ có một kế toán viên có năng lực và trung thực là có thể cung cấp một hệ thống kế toán đầy đủ. Còn một công ty lớn đòi hỏi một hệ thống phức tạp hơn bao gồm sự xác định trách nhiệm rõ ràng và các thể thức, chính sách bằng văn bản. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng và chế độ uỷ quyền và phê chuẩn. Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 12 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH Sơ đô 1.4: Các nguyên tắc kiểm soát Phân công phân nhiệm Kiểm soát Ủy quyền và phê chuẩn Bất kiêm nhiệm Nguyên tắc phân công phân nhiệm Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện, việc quản lý sẽ tốt hơn. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc này qui định sự cách li thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Ví dụ trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nghiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, nhiện vụ thực hiện và kiểm soát, nhiệm vụ ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản... Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị. Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ. Ví dụ như việc xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng... Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng. Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 13 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH Ngoài những nguyên tắc cơ bản nêu trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc qui định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá tất cả các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Theo IFAC, kiểm toán nội bộ là “một hoạt động đánh giá được lập ra trong một đơn vị như là một loại dịch vụ cho đơn vị đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và KSNB”. 5 Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống KSNB của đơn vị, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho đơn vị có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong đơn vị, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận KSNB chỉ phát huy tác dụng nếu: Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đào tạo nghề nghiệp phù hợp với các qui định hiện hành. Kiểm toán nội bộ là hoạt động đánh giá và tư vấn nội bộ trong đơn vị, có tính chất độc lập và khách quan, nhằm đem lại giá trị và cải tiến công tác quản lý ở đơn vị thông qua việc tăng cường KSNB và quản lý rủi ro. 5 GS.TS. Nguyễn Quang Quynh - TS. Ngô Trí Tuệ, 2006, Giáo trình Kiểm toán tài chính, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 14 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH Thiết lập một hệ thống KSNB chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những qui định rõ ràng nhằm: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh, sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm; Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và BCTC; Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội qui của công ty cũng như các qui định của luật pháp; Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ. Hệ thống KSNB vững mạnh là nhân tố của một hệ thống quản trị đơn vị vững mạnh và rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài nên quy trình đánh giá hệ thống KSNB cần phải được xem xét thận trọng và kỹ lượng. 1.2. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán tài chính 1.2.1. Thu thập hiểu biết và mô tả chi tiết về hệ thống kiểm soát nội bộ Trong giai đoạn này, KTV tìm hiểu về hệ thống KSNB của khách hàng trên hai mặt chủ yếu: thiết kế hệ thống KSNB bao gồm thiết kế về qui chế kiểm soát và thiết kế về bộ máy kiểm soát; hoạt động liên tục và có hiệu lực của hệ thống KSNB.  Tìm hiểu về hệ thống KSNB được thực hiện trong giai đoạn lập KHKT, trong đó KTV phải tìm hiểu về việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB của khách hàng theo từng yếu tố cấu thành để đạt được những mục tiêu xác định.Cụ thể: Hiểu biết về môi trường kiểm soát: Thu thập thông tin về môi trường kiểm soát. Sau đó KTV sử dụng hiểu biết như một căn cứ để đánh giá thái độ và nhận thức của Ban quản trị đối với tầm quan trọng của kiểm soát. Hiểu biết về hệ thống kế toán: Để hiểu biết được thiết kế của hệ thống kế toán, KTV xác định: (1) các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của khách hàng; (2) hiện có những sổ sách kế toán nào và bản chất của chúng là gì; (3) các nghiệp vụ Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 15 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH kinh tế được xử lý như thế nào từ khi khởi đầu cho đến khi hoàn thành; (4) bản chất và chi tiết báo cáo tài chính theo sau. Thông thường điều này được hoàn thành và chứng minh bằng sự mô tả liệt kê hệ thống hoặc sơ đồ thể hiện sự phát triển của hệ thống qua các giai đoạn. Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát: KTV có được hiểu biết về môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán theo một cách tương tự nhau ở hầu hết các cuộc kiểm toán nhưng việc có được một sự hiểu biết về các thủ tục kiểm soát thì khác nhau đáng kể. Đối với những khách hàng có qui mô nhỏ thì thường chỉ nhận diện được rất ít hoặc thậm chí không có thể thức kiểm soát nào cả vì quá trình kiểm soát thường không có hiệu quả do số lượng nhân viên hạn chế. Trong trường hợp đó, mức đánh giá cao của rủi ro kiểm soát được sử dụng. Ở những khách hàng có quá trình kiểm soát sâu rộng và KTV tin tưởng vào hệ thống KSNB này, thì việc nhận diện được các thủ tục kiểm soát trong giai đoạn lập kế hoạch sẽ giúp ích rất nhiều cho việc thực hiện kiểm toán sau này. Mức độ nhận diện các thủ tục kiểm soát phụ thuộc rất nhiều vào phán xét nghề nghiệp của KTV. Một khi đã đạt được sự hiểu biết về hệ thống KSNB của khách hàng, KTV đánh giá xem liệu các BCTC có thể kiểm toán được hay không: KTV phải thu thập thông tin về tính trung thực của Ban quản trị với bản chất và phạm vi của các sổ sách kế toán để được thỏa mãn là các bằng chứng đầy đủ, thích hợp và có sẵn để chứng minh cho các số dư trên BCTC.  Để nhận diện và đánh giá các sai phạm tiềm tàng.  Để quyết định về mức đánh giá thích hợp của rủi ro kiểm soát ảnh hưởng đến rủi ro phát hiện từ đó ảnh hưởng đến quyết định số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập, để có kế hoạch thiết kế các cuộc khảo sát thích hợp. Phương pháp tiếp cận: Có nhiều phương pháp tiếp cận để thu thập hiểu biết về hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát, trong đó có hai cách phổ biến:  Phương pháp tiếp cận theo khoản mục: Cách làm này dễ thực hiện nhưng KTV sẽ khó đánh giá về những ảnh hưởng của hệ thống KSNB đến các số dư của khoản mục trong BCTC. Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 16 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH  Phương pháp tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ: Theo phương pháp này, KTV xem xét các chính sách, thủ tục kiểm soát đến từng chu trình nghiệp vụ (Chu trình Hàng tồn kho, chu trình tiền lương và nhân viên…). Phương pháp này cho phép KTV phân chia các nghiệp vụ và các số dư tài khoản thành từng loại rõ ràng (các chu trình) và sau đó KTV có thể hiểu biết về cách thức kiểm soát cho các mục tiêu liên quan tới từng loại nghiệp vụ và số dư tài khoản trong chu trình đó. Cũng giống như giai đoạn tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng, các phương pháp KTV thường áp dụng khi tìm hiểu hệ thống KSNB rất đa dạng.  Dựa vào kinh nghiệm trước đây của KTV với khách hàng: Hầu hết các cuộc kiểm toán của một công ty kiểm toán thực hiện hàng năm. Do vậy, KTV thường bắt đầu cuộc kiểm toán với một khối lượng lớn thông tin về hệ thống KSNB của khách hàng đã thu thập từ các cuộc kiểm toán trước. Bởi vì các hệ thống kiểm soát thay đổi thường xuyên nên thông tin có thể được cập nhật hóa và mang sang năm hiện hành.  Thẩm vấn nhân viên của công ty khách hàng: Công việc này giúp KTV thu thập được thông tin ban đầu (đối với khách hàng mới) hoặc nắm bắt được những thay đổi trong hệ thống KSNB của khách hàng (đối với khách hàng thường niên) để cập nhật thông tin cho cuộc kiểm toán ở năm hiện hành.  Xem xét sổ tay về thủ tục và chế độ của công ty khách hàng: Qua việc nghiên cứu và thảo luận với khách hàng về tài liệu này KTV có thể hiểu rõ được các thủ tục và chế độ liên quan đến hệ thống KSNB đang được áp dụng ở khách hàng.  Kiểm tra các chứng từ và sổ sách đã hoàn thành: Thông qua việc kiểm tra này, KTV có thể thấy được việc vận dụng các thủ tục và chế độ trên tại công ty khách hàng.  Quan sát các mặt hoạt động và quá trình hoạt động của công ty khách hàng: Công việc này củng cố thêm sự hiểu biết và kiến thức về thực tế sử dụng các thủ tục và chế độ KSNB tại công ty khách hàng. Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 17 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH Để mô tả hệ thống KSNB, KTV sử dụng một trong ba phương pháp hoặc cả ba phương pháp sau tùy thuộc đặc điểm đơn vị được kiểm toán và qui mô kiểm toán: vẽ các Lưu đồ, lập Bảng câu hỏi về hệ thống KSNB, lập Bản tường thuật về hệ thống KSNB. Mô tả tường thuật Bản tường thuật là một bản mô tả bằng văn bản về hệ thống KSNB của khách hàng. Bản tường thuật về hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát liên quan có bốn nội dung: - Nguồn gốc của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống. - Tất cả các quá trình đã xảy ra. Ví dụ: nếu số tiền bán hàng được xác định theo một chương trình phần mềm là nhân lượng hàng gửi đi với giá tiêu chuẩn của HTK thì điều này phải được mô tả. - Sự chuyển giao của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống. Việc lưu trữ chứng từ, gửi chúng cho khách, hủy bỏ chúng đều phải được trình bày. - Dấu hiệu chỉ rõ các thủ tục kiểm soát thích hợp với quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát. Các thủ tục này bao gồm sự cách ly về trách nhiệm (như cách ly việc ghi sổ TM với việc giữ TM), phê chuẩn (như phê chuẩn tín dụng) và kiểm tra nội bộ (như so sánh đơn giá bán với các hợp đồng tiêu thụ). Việc sử dụng bản tường thuật rất thông dụng đối với các hệ thống KSNB đơn giản và dễ mô tả. Nhưng bất lợi của chúng là khó mô tả chi tiết hệ thống KSNB bằng các từ rõ và đơn giản để làm cho người đọc dễ hiểu mà vẫn cung cấp đủ thông tin cho quá trình phân tích có hiệu quả các thủ tục kiểm soát và đánh giá rủi ro kiểm soát. Bảng câu hỏi về hệ thống KSNB Bảng này đưa ra các câu hỏi theo 7 mục tiêu kiểm soát chi tiết đối với hệ thống KSNB. Các câu hỏi được thiết kế dưới dạng trả lời “có” hoặc “không” và các câu trả lời “không” sẽ cho thấy nhược điểm của hệ thống KSNB. Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 18 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH Ưu điểm của công cụ này là được lập sẵn nên KTV có thể tiến hành nhanh chóng và không bỏ sót các vấn đề quan trọng. Nhưng do được thiết kế chung, nên bảng câu hỏi đó có thể không phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Trong thực tế, các KTV thường sử dụng kết hợp Bảng câu hỏi với Lưu đồ để cung cấp cho KTV hình ảnh tối ưu về hệ thống KSNB. Lưu đồ Lưu đồ về hệ thống KSNB là sự trình bày các tài liệu và sự vận động liên tiếp của chúng bằng các ký hiệu và biểu đồ, bao gồm lưu đồ ngang và lưu đồ dọc. Điều này giúp KTV nhận xét chính xác hơn về các thủ tục kiểm soát áp dụng đối với các hoạt động và dễ dàng chỉ ra các thủ tục kiểm soát cần bổ sung. Việc sử dụng kết hợp bảng câu hỏi với lưu đồ hoặc với bản tường thuật sẽ giúp KTV hiểu biết tốt hơn về hệ thống KSNB của khách hàng. Lưu đồ cung cấp cái nhìn khái quát về hệ thống đó còn bảng câu hỏi và bản tường thuật là những bản hữu ích nhắc nhở KTV về nhiều loại kiểm soát khác nhau có thể tồn tại. 1.2.2. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho các khoản mục trên báo cáo tài chính Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400, Đánh giá rủi ro và KSNB “Sau khi hiểu được hệ thống kế toán và kiểm toán nội bộ, KTV phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát theo các cơ sở dẫn liệu cho số dư của mỗi tài khoản trọng yếu”. Rủi ro kiểm soát được đánh giá thông qua những hiểu biết về hệ thống KSNB. Nếu hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp và ngược lại. Sau khi thu thập được một sự hiểu biết về cách thiết kế và sự vận hành của hệ thống KSNB, KTV sẽ đưa ra đánh giá (ban đầu) về rủi ro kiểm soát cho từng mục tiêu kiểm soát chi tiết. Công việc này được làm riêng rẽ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu trong từng chu trình nghiệp vụ theo các bước sau: Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 19 ĐỀ ÁN MÔN HỌC GVHD: GS. TS. NGUYỄN QUANG QUYNH - Nhận diện các mục tiêu kiểm soát chi tiết mà theo đó quá trình đánh giá hệ thống KSNB vận dụng. Trong bước này, KTV sẽ vận dụng các mục tiêu KSNB cụ thể cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu của công ty. - Nhận diện các quá trình kiểm soát đặc thù. Ở bước này, KTV không cần thiết phải xem xét mọi quá trình kiểm soát mà chỉ phải nhận diện và phân tích các quá trình kiểm soát dự kiến có ảnh hưởng lớn nhất đến việc thỏa mãn mục tiêu kiểm soát và sẽ mang lại tính hiệu quả cho cuộc kiểm toán. - Nhận diện và đánh giá các nhược điểm của hệ thống KSNB: Nhược điểm được hiểu là sự vắng mặt của các quá trình kiểm soát thích đáng mà điều này sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việc tồn tại các sai phạm trên BCTC. Trong phán đoán của KTV, nếu có các quá trình kiểm soát không thích đáng để thảo mãn một trong số các mục tiêu thì dự kiến sai phạm sẽ tăng lên. Ví dụ: nếu không có quá trình kiểm tra nội bộ của việc đánh giá các nghiệp vụ tiền lương thì KTV có thể kết luận là có nhược điểm trong hệ thống KSNB. Thông thường, KTV sử dụng phương pháp 4 bước để nhận diện những nhược điểm này, bao gồm: Nhận diện các quá trình kiểm soát hiện có; Nhận diện sự vắng mặt của các quá trình kiểm soát chủ yếu; Xác định khả năng các sai phạm nghiêm trọng có thể xảy ra; Nghiên cứu khả năng của các quá trình kiểm soát bù trừ. - Đánh giá rủi ro kiểm soát: Khi đã nhận diện được quá trình kiểm soát và các nhược điểm của hệ thống KSNB, KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với từng mục tiêu kiểm soát của từng loại nghiệp vụ kinh tế. KTV có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính thấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm. Theo ISA 400, KTV thường đặt ra mức độ rủi ro kiểm soát là cao trong trường hợp: Hệ thống kế toán và KSNB không được áp dụng đúng hoặc; Đánh giá sự áp dụng của hệ thống kế toán và KSNB được coi là không đủ. Mức độ rủi ro kiểm soát ban đầu này sẽ được chứng minh bằng việc thực hiện các khảo sát (thử nghiệm kiểm soát) ở giai đoạn hai của cuộc kiểm toán (giai đoạn thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản) trước khi KTV đưa ra mức độ rủi ro kiểm soát thích hợp được sử dụng. Tạ Thị Thu Hiền {CQ490939} 20