Giải pháp hoàn thiện quản trị kho tàng tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu

  • Số trang: 63 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 31 |
  • Lượt tải: 0
tailieuonline

Đã đăng 27372 tài liệu

Mô tả:

LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong nền kinh tế thị trường, để có thể tồn tại và phát triển mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và có lợi nhuận. Muốn thực hiện được điều đó các doanh nghiệp sản xuất phải quan tâm đến tất cả các khâu nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội như chất lượng sản phẩm cao, giá thành hạ, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn, đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp trong đó có hoạt động quản lý hàng tồn kho. Quản lý hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phương pháp quản lý vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp mình. Đồng thời, hàng tồn kho lại bao gồm rất nhiều thành phần với đặc điểm khác nhau, mỗi thành phần lại có độ tương thích khác nhau với các phương thức quản lý đó. Vì thế, chúng ta không thể coi nhẹ hoạt động này trong doanh nghiệp. Với tầm quan trọng đó của quản lý hàng tồn kho em đã chọn đề tài “Công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu ” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Hy vọng bài viết này sẽ góp ích phần nào vào việc hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu và là tài liệu tham khảo cho các đối tượng quan tâm. 2. Mục tiêu của đề tài Chuyên đề hệ thống hóa lý luận về hoạt động quản lý hàng tồn kho trong một doanh nghiệp. Dựa trên nền tảng cơ bản đó, chuyên đề nghiên cứu thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu, đánh giá những thành công cũng như những tồn tại của Công ty trong quá trình thực hiện công tác này. Từ đó chuyên đề đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu. Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề là việc hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Phạm vi nghiên cứu của khóa luận là tình tình thực tế tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu trong các năm từ 2008 đến 2010. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp cơ bản để tiến hành nghiên cứu là vận dụng phép duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Đồng thời kết hợp các phương pháp nghiên cứu tổng hợp, so sánh, phân tích… để nghiên cứu. 5. Kết cấu của đề tài Nội dung của chuyên đề được trình bày theo các phần chính như sau: Chương I: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu. Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu. Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm, vai trò của hàng tồn kho 1.1.1.1. Khái niệm Hàng tồn kho là những tài sản: a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; b) Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.1 Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Bất kì lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện. Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau. Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất – kĩ thuật dùng vào hoạt động của họ. Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời, hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng. Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất. Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá trình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối cùng. Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng. 1 Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 1.1.1.2. Vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp  Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lưu động của một doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớn trong hoạt động quản lý. Mỗi một doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phương pháp khác nhau để định giá hàng tồn kho cũng như các mô hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệp mình. Vì mỗi một phương pháp, mô hình khác nhau sẽ đem lại những kết quả khác nhau nên yêu cầu đặt ra với các doanh nghiệp là phải đảm bảo tính thống nhất trong việc sử dụng các phương pháp định giá cũng như mô hình dự trữ giữa các kì, các năm tài chính;  Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm;  Việc duy trì một lượng vốn về hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh  Công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc phức tạp và khó khăn hơn hầu hết các tài sản khác. Hàng tồn kho là loại tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất – kinh doanh nên quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan trọng; Hàng tồn kho là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau. Có rất nhiều khoản mục khó phân loại và định giá như các linh kiện điện tử phức tạp, các công trình xây dựng cơ bản dở dang, các tác phẩm nghệ thuật, kim khí, đá quý… Đồng thời, do tính đa dạng của mình, các loại hàng tồn kho được bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, điều kiện đảm bảo khác nhau và do nhiều người quản lý. Vì thế, công tác kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp trong công tác quản lý tài sản tại doanh nghiệp. Từ những lí do trên ta thấy được sự cần thiết của việc nghiên cứu về hàng tồn kho trong một doanh nghiệp sản xuất. 1.1.2. Phân loại hàng tồn kho Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính:  Nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc…Đây là một yếu tố không thể Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 thiếu được của quá trình sản xuất, có vai trò rất lớn để quá trình này được tiến hành bình thường dù nó không trực tiếp tạo ra lợi nhuận;  Sản phẩm dở dang: bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Tồn kho trong quá trình sản xuất chủ yếu là sản phẩm chưa hoàn thành. Đó là các loại nguyên liệu nằm tại từng công đoạnh của dây chuyền sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường, sản phẩm làm ra đòi hỏi trình độ công nghệ cao, quá trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn. Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều.  Thành phẩm: bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Tồn kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kì nhất định. Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu như tất cả các doanh nghiệp đều chưa thể tiêu thụ hết ngay các sản phẩm của mình. Có rất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng này. Để tiêu thụ sản phẩm có thể cần phải sản xuất đủ cả lô hàng mới được xuất kho, có “độ trễ” nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều công đoạn tốn nhiều thời gian hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ… Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như:  Hàng hoá mua về để bán (thường xuất hiện trong các doanh nghiệp thương mại) bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;  Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.2 Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành. Người ta còn có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại:  Tồn kho một kì: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ được dự trữ một lần mà không có ý định tái dự trữ sau khi nó được tiêu dùng;  Tồn kho nhiều kì: Gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu. Tồn kho nhiều kì thường phổ biến hơn tồn kho một kì. 2 Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 1.1.3. Đặc điểm của các loại hàng tồn kho 1.1.3.1. Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất - kinh doanh ở các doanh nghiệp. Nói đến hoạt động quản lý hàng tồn kho, quản lý nguyên vật liệu thường được nhắc đến đầu tiên. Quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu thường phân ra làm các loại sau:  Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Nguyên liệu ở đây chính là các đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp;  Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất – kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kĩ thuật, nhu cầu quản lý;  Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, củi, xăng, dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kĩ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường.  Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định;  Thiết bị và vật liệu XDCB: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản;  Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi. Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 1.1.4.2. Bán thành phẩm Bán thành phẩm hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là một loại hàng tồn kho dù ít dù nhiều cũng luôn tồn tại ở các doanh nghiệp. Bán thành phẩm là những sản phẩm mới kết thúc quy trình công nghệ sản xuất (trừ công đoạn cuối cùng) được nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến hoặc có thể bán ra ngoài. Tồn kho bán thành phẩm thường có thể phân thành ba loại hình: bán thành phẩm vận chuyển, bán thành phẩm quay vòng, bán thành phẩm an toàn, được lần lượt thiết lập bởi các mục đích khác nhau, đồng thời chịu ảnh hưởng của các nguyên nhân khác nhau. Trong mô hình JIT, một trong những mục tiêu trọng tâm là giảm tối đa lượng hàng tồn kho bán thành phẩm chứ không phải là rút ngắn chu kì sản xuất hay giảm chi phí sản xuất. Chu kì sản xuất sản phẩm là thời gian bắt đầu từ khi nguyên vật liệu được đưa vào cho đến khi đưa ra được thành phẩm. Đó chính là thời gian để nguyên vật liệu, linh kiện thông qua hệ thống chế tạo sản xuất. Giữa thời gian nguyên vật liệu thông qua hệ thống, lượng hàng tồn kho bán thành phẩm và năng suất có mối quan hệ như sau: Lượng tồn kho bình quân bán thành phẩm Thời gian thông = qua bình quân Năng suất của hệ thống Công thức này được gọi là định luật Little. Nó chứng minh rõ ràng rằng nếu giảm lượng hàng tồn kho bán thành phẩm của hệ thống có thể làm cho thời gian nguyên vật liệu thông qua hệ thống (chu kì sản xuất) được rút ngắn. Khi tồn kho bán thành phẩm được giảm thiểu sẽ có thể đem đến nhiều kết quả như: Sản lượng tồn kho bán thành phẩm có hai hiệu ứng quan trọng đối với việc rút ngắn chu kì sản xuất – vừa giảm tử số của định luật Litte, vừa tăng mẫu số, vừa giảm chi phí lại vừa rút ngắn chu kì sản xuất như một mũi tên bắn trúng hai đích. Việc giảm sản lượng bán thành phẩm còn rút ngắn chu kì sản xuất, khiến cho biên độ dao động của thời gian hoàn thành gia công linh kiện sớm sẽ được rút ngắn, từ đó lượng tồn kho dự phòng cần thiết lập sẽ được giảm đi. Đây chính là nguyên nhân mô hình JIT coi việc giảm lượng tồn kho bán thành phẩm là mục tiêu chính. 1.1.4.3. Thành phẩm Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kĩ Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 thuật quy định và nhập kho. Thành phẩm được sản xuất ra với chất lượng tốt, phù hợp với yêu cầu của thị trường đã trở thành yêu cầu quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Việc duy trì, ổn định và không ngừng phát triển sản xuất của doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện được khi chất lượng sản phẩm sản xuất ra ngày càng tốt hơn, đáp ứng được yêu cầu của thị trường. Nhiệm vụ đặt ra với các nhà quản lý doanh nghiệp là kiểm soát được tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, các nghiệp vụ khác liên quan đến việc tiêu thụ thành phẩm vì chỉ có như vậy mới xác định chính xác kết quả sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với thành phẩm, ta không thường đưa ra các mô hình quản lý dự trữ cụ thể vì tuỳ đặc điểm của từng doanh nghiệp mà nhà quản lý phải tìm ra biện pháp phù hợp với doanh nghiệp mình để quản lý thành phẩm thuộc hàng tồn kho. Tuy nhiên luôn có một số nguyên tắc quản lý và hạch toán chung như:  Hạch toán nhập, xuất kho thành phẩm phải được phản ánh theo giá thực tế;  Thành phẩm phải được phân loại theo từng kho, từng loại, từng nhóm và từng thứ thành phẩm;  Tổ chức ghi chép kiểm tra lượng, giá trị thành phẩm xuất, nhập kho được thực hiện đồng thời ở hai nơi: phòng kế toán và ở kho. Nhờ đó, phòng kế toán cũng như ban quản lý doanh nghiệp có thể phát hiện kịp thời các trường hợp ghi chép sai các nghiệp vụ tăng, giảm thành phẩm và các nguyên nhân khác làm cho tình hình tồn kho thực tế không khớp với số liệu ghi chép trên sổ sách kế toán;  Sản phẩm sản xuất xong sẽ được nhân viên bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm xác nhận thứ hạng chất lượng căn cứ vào các tiêu chuẩn quy định. Căn cứ vào kết quả kiểm tra chất lượng sản phẩm, tổ trưởng sản xuất lập “Phiếu nhập kho” và giao thành phẩm vào kho. Mỗi lần xuất kho thành phẩm để tiêu thụ cần lập “Phiếu xuất kho thành phẩm”. Phiếu này có thể lập riêng cho mỗi loại hoặc nhiều loại thành phẩm, tuỳ theo tình hình tiêu thụ thành phẩm. Tóm lại, mỗi loại hàng tồn kho đều có những đặc điểm riêng. Vì thế, quy trình quản lý và kiểm soát cũng có những nét khác biệt đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp nắm vững tính chất hàng tồn kho của doanh nghiệp mình để đưa ra phương pháp và mô hình quản lý hiệu quả. Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 1.2. Quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp 1.2.1. Sự cần thiết phải quản lý hàng tồn kho Quản lý hàng tồn kho có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn trong doanh nghiệp. Bản thân vấn đề quản lý hàng tồn kho có hai mặt trái ngược nhau là: để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất cứ tình huống nào, doanh nghiệp có ý định tăng hàng tồn kho. Ngược lại, hàng tồn kho tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác có liên quan đến dự trữ chung. Vì vậy, bản thân doanh nghiệp phải tìm cách xác định mức độ cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích do thoả mãn nhu cầu của sản xuất và nhu cầu người tiêu dùng với chi phí tối thiểu nhất. Đối với một doanh nghiệp sản xuất chế tạo, yêu cầu quản lý hàng tồn kho càng gắt gao. Quản lý hàng tồn kho tốt góp phần hoàn thành kế hoạch sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp trước những yêu cầu đặt ra ngày càng cao của thị trường như:  Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu;  Phân bổ chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lượng lớn;  Đảm bảo ổn định sản xuất và số lượng công nhân khi nhu cầu biến đổi;  Bảo vệ doanh nghiệp trước các sự kiện làm đình trệ sản xuất như đình công, thiếu hụt trong khâu cung cấp…  Bảo đảm sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất… 1.2.2. Nội dung của quản lý hàng tồn kho Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất chế tạo Vì hàng tồn kho có thể xuất hiện trong mọi công đoạn sản xuất nên ta cần nghiên cứu luồng dịch chuyển vật chất trong một hệ thống sản xuất – kinh doanh bao gồm nhiều công đoạn khác nhau để thấy được sự hiện diện của hàng tồn kho cũng như các loại kho trong từng công đoạn đó. Hệ thống sản xuất được diễn tả như là sự chuyển hóa các đầu vào qua hộp đen kĩ thuật thành các đầu ra. Xét trong hệ thống sản xuất chế tạo, các đầu vào là sản phẩm hữu hình, quá trình chuyển hoá có thể biểu hiện ra như một quá trình dịch Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 chuyển vật chất từ đầu vào qua suốt các quá trình chuyển hoá thành đầu ra. Cụ thể nguyên vật liệu ở đầu vào, dịch chuyển từ nơi làm việc này đến nơi làm việc khác trở thành sản phẩm lan toả khắp các kênh phân phối đến khách hàng cuối cùng. Ta có thể hình dung dòng dịch chuyển này qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo Các giai đoạn sản xuất Kho SP Kho bán thànhphẩ m Qua sơ đồ ta có thể thấy hàng tồn kho xuất hiện ở mọi công đoạn sản xuất, biểu hiện của nó chính là các kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm và kho bán thành phẩm. Vì vậy, nội dung của quản lý hàng tồn kho cũng liên quan đến dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất – kinh doanh. Để trả lời những câu hỏi này, chúng ta cần phải tìm hiểu về các mô hình quản lý hàng tồn kho, nghiên cứu kĩ về đặc điểm của từng loại hàng tồn kho cũng như chi phí tồn kho có thể có. Chi phí tồn kho Khi doanh nghiệp tiến hành dự trữ, các loại chi phí tất yếu sẽ phát sinh như chi phí bốc xếp nguyên vật liệu, hàng hoá…, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi phí bảo hiểm… Chi phí tồn kho liên quan đến các mô hình dự trữ. Vì thế, việc Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Khách hàng Kho NVL Kho nhà phân phối Gửi hàng Ngư ời cun g cấp Tiếp nhận Mua sắm nghiên cứu về các loại chi phí tồn kho là cần thiết trước khi đưa ra các mô hình. Chi phí tồn kho thường bao gồm:  Chi phí lưu kho (Chi phí tồn trữ)  Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng)  Chi phí khác Chi phí lưu kho Chi phí này tăng tỉ lệ thuận với lượng hàng tồn kho trung bình hiện có và được phân ra làm hai loại:  Chi phí tài chính: bao gồm chi phí sử dụng vốn như trả lãi tiền vay, chi phí về thuế, khấu hao…  Chi phí hoạt động: bao gồm chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí do giảm giá trị hàng hoá, chi phí hao hụt mất mát, chi phí bảo quản…. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho là D đơn vị hàng hóa/năm, và N là số lần đặt hàng trong một năm thì lượng hàng đặt mỗi lần sẽ là Q = D/N D 2N Giả sử ta có giả thiết về hàng tồn kho của một doanh nghiệp như sau: Lượng tồn kho trung bình A = D =120.000đơn vị N = 4 lần đặt hàng Như vậy, lượng hàng cung ứng mỗi lần Q=D/N=120.000/4=30.000đv/1 lần đặt hàng Lượng tồn kho trung bình A=30.000/2=15.000 đv Nhận xét: Ngay sau khi tầu cập bến, lượng hàng tồn kho lớn nhất sẽ là 30,000 đơn vị và trước khi lô hàng mới nhập kho, lượng hàng tồn kho ở mức thấp nhất và bằng 0. Lượng hàng tồn kho trung bình sẽ là 15.000 đơn vị. Giả sử hàng tồn kho có giá p = $2/1đv Giá trị hàng tồn kho trung bình = p x A=2 x 15.000 = $30.000 Chi phí lưu kho = 10% giá trị hàng lưu kho = 10% x 30.000 = $3.000/năm Chi phí bốc dỡ, xếp hàng vào kho là $2.000/năm Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Chi phí bảo hiểm kho là $500/năm Khấu hao và thanh lý tài sản cũ không dùng được $1.000/năm Tổng chi phí tồn kho = 3.000 + 2.000 + 500 + 1.000 = $ 6.500 Như vậy tỉ lệ phí tổn tồn kho/năm = 6.500/30.000 = 0,217 Nếu gọi: t : Tỉ lệ chi phí lưu kho TCC (Total Carrying Cost) : Tổng chi phí tồn kho p : Đơn giá hàng lưu kho A : Giá trị tồn kho trung bình H : Chi phí lưu kho một đơn vị hàng hoá TCC = t x p x A = H x Q/2 = 0,217 x 2 x 15.000 = $ 6.500 Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng) Đây là chi phí cho việc đặt một đợt hàng mới. Chi phí này bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hoá. Chi phí này thường cố định cho một lô hàng đặt cho dù lô hàng lớn hay nhỏ. Do vậy, chi phí đặt hàng thường thấp nếu lô đặt hàng lớn và ngược lại chi phí này sẽ cao nếu lô hàng đặt nhỏ. Tổng chi phí đặt hàng vì thế sẽ tăng lên nếu số lượng mỗi lần cung ứng giảm đi. Nếu gọi: N : Số lần đặt hàng trong năm TOC (Total Ordering Cost) : Tổng chi phí đặt hàng S : Chi phí cố định cho một lần đặt hàng và S=$100 TOC = S x N Mà ta biết: N = D/Q Do vậy: TOC = S x D Q Theo ví dụ trên ta sẽ có: TOC = 100 x Nguyễn Thị Mai Hương 120.000 30.000 = $400 Lớp: QTDNA – K10 Các chi phí khác: bao gồm các chi phí thành lập kho, trả lương cho công nhân viên ngoài giờ… Tổng phí tổn tồn kho (Total Inventory Cost) TIC Tổng chi phí tồn kho được tính bằng công thức: TIC = TCC + TOC min Phương trình tổng quát tính tổng chi phí tồn kho sẽ là: TIC = H x Q 2 +Sx D Q (1) min Phương trình (1) sẽ được áp dụng vào các mô hình quản lý hàng tồn kho dưới đây. 1.2.3. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho Khi nghiên cứu các phương pháp quản lý hàng tồn kho, chúng ta cần giải quyết hai câu hỏi trọng tâm là:  Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí sẽ thấp nhất  Khi nào thì tiến hành đặt hang 1.2.3.1. Quản lý dự trữ theo phương pháp cổ điển hay mô hình dự trữ hiệu quả nhất EOQ (Economic ordering Quantity) Mô hình kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ được đề xuất và ứng dụng từ năm 1915, cho đến nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Kỹ thuật kiểm soát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng, nhưng khi sử dụng nó, người ta đã phảI dựa vào những giả thiết quan trọng, đó là:  Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi  Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và thời gian đó không đổi  Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước  Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10  Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt hàng được thực hiện đúng thời gian. Sơ đồ 1.2: Mô hình hàng tồn kho EOQ Lượng hàng cung ứng Q* Q*/2 Dự trữ trung bình O A B C Thời gian Trong đó: Q* - Sản lượng của một đơn hàng (lượng hàng dự trữ tối đa) O – Dự trữ tối thiểu Q*/2 – Lượng dự trữ trung bình OA = AB = BC là khoảng cách kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng của một đợt đặt hàng dự trữ Với mô hình này, lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỉ lệ không đổi vì nhu cầu không thay đổi theo thời gian. a) Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ *Lượng đặt hàng tối ưu Mục tiêu của các mô hình dự trữ đều nhằm tối thiểu hoá tổng chi phí dự trữ. Khi nghiên cứu về chi phí hàng tồn kho ta đã có phương trình: TIC = H x Q 2 +Sx D Q (1) min Xét phương trình (1), ta lấy vi phân TIC theo Q. Từ đó ta có thể tính được lượng hàng cung ứng mỗi lần tối ưu Q* như sau: Như vậy, lượng dự trữ tối ưu hay lượng đơn hàng tối ưu Q* sẽ là một lượng xác định sao cho tại đó tổng chi phí TIC là nhỏ nhất. Q* tối ưu tại điểm có chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ (chi phí cơ hội) bằng nhau. Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Công thức này cũng có thể được thể hiện qua đồ thị sau: Sơ đồ 1.3: Mối quan hệ giữa các loại chi phí tồn kho Chi phí Chi phí lưu kho HxQ/2 TIC TIC’=0 Chi phí đặt hàng SxD/Q Q* O Khối lượng dự trữ Giả sử có số liệu về hàng tồn kho của một công ty sản xuất xe máy như sau: Toàn bộ số hàng hoá cần sử dụng trong năm là 1600 tấm thép/năm, chi phí mỗi lần đặt hàng là 1 triệu đồng, chi phí lưu kho một đơn vị hàng hoá là 0,5 triệu đồng. Lượng hàng hoá mỗi lần cung ứng tối ưu là: Số lần đặt hàng trong năm là: 1600/80 = 20 lần Chi phí đặt hàng trong năm là: 20 * 1 = 20 triệu Chi phí lưu kho hàng hoá là: 0,5 * 80/2 = 20 triệu *Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng Kí hiệu T là khoảng cách giữa hai lần đặt hàng ta có: Số ngày làm việc trong năm Số lượng đơn đặt hàng mong muốn (N) Giả sử trong năm công ty làm việc bình quân 320 ngày, khoảng cách giữa hai lần đặt hàng sẽ là T = 320/20 = 16 ngày T= Tổng chi phí dự trữ Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 TIC = 0,5 x 80 +1x 2 1600 80 = 40 b) Xác định thời điểm đặt hàng mới: Trong mô hình dự trữ EOQ ta giả định rằng, sự tiếp nhận một đơn đặt hàng là thực hiện trong một chuyến hàng. Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ chờ đến khi hàng trong kho về đến không đơn vị thì mới tiến hành đặt hàng tiếp và sẽ nhận ngay tức khắc. Tuy nhiên, trong thực tế thời gian giữa lúc đặt hàng và nhận hàng có thể ngắn trong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng. Đồng thời không có doanh nghiệp nào đợi đến khi nguyên vật liệu hay hàng tồn kho trong kho của mình hết rồi mới đặt hàng tiếp. Cũng không doanh nghiệp nào đặt hàng mới từ quá sớm vì như vậy cũng làm tăng chi phí tồn trữ hàng hoá. Do đó để quyết định khi nào sẽ đặt hàng ta phải xác định thời điểm đặt hàng mới dựa trên số lượng hàng tồn kho sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài thời gian giao hàng. Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP được thể hiện như sau: Sơ đồ 1.4: Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP Lượng hàng tồn kho Q* ROP O L A Thời gian Điểm đặt hàng lại: ROP = d x L trong đó: L: thời gian vận chuyển đơn hàng d: nhu cầu hàng ngày về hàng tồn kho D Số ngày sản xuất trong năm Vẫn giả thiết về công ty sản xuất xe máy trên. Toàn bộ số hàng tồn kho cần d= sử dụng trong năm là 1600 đơn vị, số ngày làm việc mỗi năm là 320 ngày thì hàng Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 tồn kho được dùng mỗi ngày d = 1600/320 = 5 đơn vị/ngày. Nếu thời gian giao hàng L = 4 ngày không kể ngày nghỉ thì doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng khi lượng nguyên liệu trong kho chỉ còn lại là: ROP = 4 x 5 = 20 đơn vị. c) Lượng dự trữ an toàn Đối với một doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, rủi ro trong kinh doanh là điều không thể lường trước, đặc biệt là các doanh nghiệp làm ăn theo thời vụ hoặc sản xuất những sản phẩm nhạy cảm với thị trường. Tính không xác định của nhu cầu và tính không xác định của thời gian đến sớm khi đặt hàng có thể xảy ra hiện tượng hàng trong kho bị rỗng trước khi lượng bổ sung hàng đặt đến nơi. Để đảm bảo sản xuất ổn định, doanh nghiệp cần duy trì lượng hàng tồn kho dự trữ an toàn. Hơn nữa, hàng tồn kho là loại tài sản lưu động biến đổi hàng ngày, hàng giờ nên yêu cầu về lượng dự trữ an toàn càng cần thiết hơn. Nói đến cơ cấu tài sản trong một doanh nghiệp ta thường phân làm ba loại: tài sản cố định, tài sản lưu động thường xuyên và tài sản lưu động tạm thời. Tài sản lưu động thường xuyên hay tài sản lưu động ròng (NWC) được xác định là chênh lệch giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn. Thành phần của NWC bao gồm cả ba loại tài sản là tiền mặt như một tấm đệm cho việc chi tiêu ngoài dự kiến, một số khoản phải thu có khả năng thu hồi cao và hàng tồn kho. Vì thế, lượng dự trữ an toàn chính là lượng hàng tồn kho nằm trong tài sản lưu động ròng được duy trì trong suốt quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Lượng dự trữ an toàn được hiểu là lượng hàng tồn kho dự trữ thêm vào lượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng. Với doanh nghiệp sản xuất xe máy trên, ban lãnh đạo của doanh nghiệp này quyết định mức dự trữ an toàn là 10 đơn vị hàng hoá, điểm đặt hàng mới sẽ là 20 + 10 = 30 đơn vị. Trên thực tế rất khó xác định lượng dự trữ an toàn thông qua chi phí tổn thất do thiếu hàng. Người ta thường dựa vào nhu cầu khách hàng có thể đáp ứng bởi hàng tồn kho dự phòng (lượng dự trữ an toàn) trước khi đơn hàng mới nhập kho. Mức phục vụ khách hàng được xác định càng cao thì mức độ tồn kho điểm hàng đặt cần phải xác định càng cao. Vì thế, các doanh nghiệp cần cân nhắc hợp lý giữa chi phí do thiếu hàng tồn kho và chi phí cho hàng tồn kho dự phòng. Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Như vậy, mô hình EOQ đã chỉ ra qui mô đặt hàng tối ưu làm tối thiểu hoá chi phí đặt hàng và lưu kho. Tuy nhiên, mô hình này cũng có nhược điểm là cần quá nhiều giả thiết, làm mất tính thực tiễn của nó. Vì vậy, trên cơ sở mô hình này người ta đã thiết lập mô hình mô hình sản lượng đơn hàng sản xuất (POQ), nới lỏng giả thiết cho rằng doanh nghiệp nhận được lô hàng trong một khoảng thời gian nhất định và mô hình đánh giá chiết khấu giảm giá cho các đơn hàng khối lượng lớn để xoá bớt những giả thiết, tăng cường tính thực tiễn cho mô hình EOQ. 1.2.3.2. Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp cung cấp đúng lúc hay dự trữ bằng không JIT (Just in time) a) Khái niệm về dự trữ đúng thời điểm: Mục tiêu của hàng tồn kho trong hệ thống sản xuất và cung ứng nhằm dự phòng những sai lệch, biến cố có thể xảy ra trong cả quá trình sản xuất phân phối tiêu thụ. Để đảm bảo hiệu quả tối ưu, các doanh nghiệp trên thế giới, đặc biệt là các doanh nghiệp Nhật Bản (đi đầu là hãng TOYOTA trong những năm ba mươi của thế kỉ trước) đã áp dụng phương pháp cung cấp đúng lúc (Just in time – JIT). Đôi khi, các nhà quản lý cho rằng JIT là một “tư tưởng” trong đó nhiều bộ phận sản xuất, phòng ban quản lý chức năng khác nhau của một doanh nghiệp hướng tới cùng một mục đích là xây dựng một cấu trúc tổ chức cho phép chỉ sản xuất những gì sẽ bán được và sản xuất phải kịp thời. Để thực hiện được phương pháp này, các doanh nghiệp thuộc các ngành nghề có liên quan chặt chẽ với nhau phải có mối quan hệ gắn bó hữu cơ mật thiết. Khi có một đơn hàng nào đó, họ sẽ tiến hành thu gom các hàng hoá và sản phẩm dở dang của các đơn vị khác mà không cần phải có hàng tồn kho. Phương pháp này có ưu điểm là giảm thiểu chi phí cho việc quản lý hàng tồn kho. Lượng dự trữ đúng thời điểm là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết để giữ cho hệ thống sản xuất và điều hành hoạt động bình thường. Với phương pháp cung cấp đúng lúc và dự trữ đúng thời điểm hay hàng tồn kho bằng không, người ta có thể xác định khá chuẩn xác số lượng của từng loại hàng tồn kho trong từng thời điểm nhằm đảm bảo hàng được đưa đến nơi có nhu cầu đúng lúc, kịp thời để cho hoạt động của những nơi đó được đảm bảo liên tục, tuy nhiên lại không bị sớm quá hay muộn quá. Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Tuy nhiên, đây chỉ là một phương pháp quản lý hàng tồn kho cho một số loại hàng tồn kho nhất định và một số loại hình doanh nghiệp nhất định. Ví dụ, các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp thực phẩm chỉ áp dụng mô hình JIT cho những loại thực phẩm không thể dự trữ lâu (các mặt hàng tươi sống) và mô hình EOQ cho dự trữ thực phẩm có thời gian sử dụng dài ngày. Tương tự, nếu trong ngành y tế, các bệnh viện sử dụng mô hình JIT sẽ không phù hợp và có thể không lường trước được những nguy hiểm do thiếu dụng cụ và thiết bị y tế có thể xảy ra. Hơn nữa, để thực hiện được phương pháp này hiệu quả, cần phải kết hợp với các phương pháp quản lý khác cũng như yêu cầu về khả năng liên kết của các đơn vị sản xuất với nhau. b) Những nguyên nhân gây ra sự chậm trễ (không đúng lúc) của quá trình cung ứng: Mục đích của việc tìm hiểu những nguyên nhân gây ra sự chậm trễ của quá trình cung ứng là để hiểu được các tác động của những nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đến phương pháp quản lý hàng tồn kho này. Những nguyên nhân thường gặp là:  Các nguyên nhân thuộc về lao động, thiết bị, nguồn vật tư của nguồn cung ứng không bảo đảm các yêu cầu. Vì thế, những sản phẩm sản xuất ra không đạt yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng, hoặc số lượng sản xuất không đủ lô hàng phải giao đến đơn vị có nhu cầu và áp dụng mô hình dự trữ bằng 0;  Thiết kế công nghệ, kĩ thuật sản phẩm không chính xác;  Các bộ phận sản xuất thực hiện hoạt động chế tạo trước khi có bản vẽ kĩ thuật hay thiết kế chi tiết hoàn thiện;  Không nắm chắc yêu cầu của doanh nghiệp có nhu cầu;  Các doanh nghiệp chưa thiết lập được mối liên kết chặt chẽ giữa các khâu;  Hệ thống cung cấp đúng lúc chưa đảm bảo đúng các yêu cầu của dự trữ (gây ra mất mát, hư hỏng). Khi một doanh nghiệp muốn thực hiện quản lý hàng tồn kho theo phương pháp JIT, họ phải cân nhắc về những nguyên nhân trên và tìm ra mô hình quản lý phù hợp với doanh nghiệp mình cũng như khả năng cung ứng của các nhà cung cấp. c) Những giải pháp để giảm hàng tồn kho trong các giai đoạn: Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Để thực hiện được mô hình JIT, ta cần phải tối thiểu hoá hàng tồn kho trong các giai đoạn sản xuất vì trong mô hình này lượng dự trữ bằng không.  Giảm bớt lượng dự trữ nguyên vật liệu ban đầu. Nguyên vật liệu dự trữ ban đầu thể hiện chức năng đầu tiên giữa quá trình sản xuất và nguồn cung cấp. Cách đầu tiên và cơ bản nhất để giảm bớt lượng dự trữ này là tìm cách giảm bớt những thay đổi trong nguồn cung ứng cả về số lượng, chất lượng và thời kì giao hàng.  Giảm bớt lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất. Trong quá trình sản xuất, với một dây chuyên nhiều công đoạn và các chu kì nối tiếp nhau, việc tồn tại sản phẩm dở dang là điều đương nhiên. Muốn giảm thiểu hàng tồn kho trong giai đoạn này, ta cần nghiên cứu kĩ lưỡng cơ cấu của chu kì sản xuất. Từ đó làm giảm được lượng dự trữ này.  Giảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng. Loại dự trữ này tồn tại do nhu cầu thời gian duy trì và bảo quản sửa chữa các thiết bị dụng cụ. Nhu cầu này tương đối khó xác định. Dụng cụ phụ tùng nhằm đảm bảo ba yêu cầu: duy trì, sửa chữa, thay thế.  Giảm thành phẩm dự trữ. Sự tồn tại của thành phẩm tồn kho xuất phát từ nhu cầu của khách hàng trong từng thời điểm nhất định. Nếu chúng ta dự đoán được chính xác nhu cầu của khách hàng sẽ làm giảm được loại dự trữ này. Điều quan trọng hơn cả để có thể thực hiện thành công mô hình JIT, các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải tìm cách giảm bớt những sự cố bất ngờ, những rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Một trong những giải pháp để giảm đến mức thấp nhất lượng hàng tồn kho tại các doanh nghiệp là hệ thống vận chuyển chỉ cung cấp hàng hoá dự trữ đến nơi có nhu cầu thực sự, không đưa hàng đến nơi chưa có nhu cầu. Hệ thống vận chuyển này người Nhật gọi là hệ thống Kaban. Để khái quát về hệ thống Kaban, ta có thể thông qua ba nội dung quan trọng là: Chỉ sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu, tại các thời điểm đã được yêu cầu, với số lượng đúng theo yêu cầu. Trên đây, chúng ta đã tìm hiểu hai phương pháp quản lý hàng tồn kho cơ bản. Ngoài ra còn một số mô hình dựa trên cơ sở hai mô hình này. Tuy nhiên, mô hình vẫn chỉ tồn tại trên lý thuyết nếu nó không được áp dụng hiệu quả vào thực tiễn. Chính vì thế ta phải đưa ra được một số cách thức tiếp cận và đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho có thể đưa lại kết quả chính xác về thực tiễn hoạt động này tại doanh nghiệp. Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
- Xem thêm -