Tài liệu Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng chính sách xã hội tỉnh thái nguyên

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH LÊ THỊ THANH HUYỀN GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH THÁI NGUYÊN - 2015 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH LÊ THỊ THANH HUYỀN GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Mã số: 60 34 01 02 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. TRẦN VĂN DUNG THÁI NGUYÊN - 2015 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Giải pháp hoàn thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng chính sách xã hội tỉnh Thái Nguyên” là công trình nghiên cứu độc lập; số liệu sử dụng và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là hoàn toàn trung thực. Tác giả đã sử dụng nhiều nguồn thông tin liên quan khác nhau để phục vụ cho việc nghiên cứu, các nguồn thông tin đã đƣợc xử lý và trích dẫn rõ nguồn tài liệu tham khảo theo quy định. Mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện đề tài đã đƣợc cảm ơn./. Thái Nguyên, tháng 01 năm 2015 Tác giả luận văn Lê Thị Thanh Huyền Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ ii LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện Luận văn này, tôi đã nhận đƣợc sự quan tâm giúp đỡ của Quý thầy, cô, bạn bè. Trƣớc tiên tôi xin trân trọng cảm ơn TS. Trần Văn Dung, ngƣời Thầy đã định hƣớng cho chủ đề nghiên cứu; nghiêm túc về mặt khoa học và tận tình giúp đỡ tôi về mọi mặt để hoàn thành luận văn. Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám Hiệu; các Thầy giáo, Cô giáo Khoa Kinh tế; cán bộ và chuyên viên Phòng Quản lý đào tạo - Trƣờng ĐH Kinh tế và QTKD Thái Nguyên đã hƣớng dẫn và giúp đỡ tôi về các điều kiện trong quá trình thực hiện luận văn. Xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc, các phòng chuyên môn nghiệp vụ và cán bộ, nhân viên Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh Thái Nguyên đã cung cấp thông tin, tài liệu và hợp tác giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện luận văn. Để có đƣợc kiến thức nhƣ ngày hôm nay, cho phép em gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Quý thầy, cô trƣờng Đại học Kinh tế và Quản trị Kinh doanh thuộc Đại học Thái Nguyên trong thời gian qua đã truyền đạt cho em những kiến thức quý báu. Trân trọng cảm ơn sự quan tâm của bạn bè, đồng nghiệp và gia đình. Thái Nguyên, tháng 01 năm 2015 Tác giả luận văn Lê Thị Thanh Huyền Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. i LỜI CẢM ƠN ................................................................................................... ii MỤC LỤC ........................................................................................................ iii DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT ........................................................... vi DANH MỤC CÁC BẢNG.............................................................................. vii DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ .......................................................... viii MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu ............................................................. 1 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ..................................................................... 2 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 2 4. Ý nghĩa của việc nghiên cứu ......................................................................... 3 5. Kết cấu của luận văn ..................................................................................... 3 Chƣơng 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG............................................................................ 4 1.1. Lý luận chung về hệ thống Kiểm soát nội bộ ............................................ 4 1.1.1. Định nghĩa Kiểm soát nội bộ .................................................................. 4 1.1.2. Hệ thống Kiểm soát nội bộ ..................................................................... 5 1.1.3. Các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB .............................................. 9 1.1.4. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống Kiểm soát nội bộ .................... 13 1.1.5. Vai trò và trách nhiệm của các bên có liên quan trong hệ thống Kiểm soát nội bộ ............................................................................................. 13 1.2. Hệ thống Kiểm soát nội bộ tại ngân hàng Chính sách xã hội .................. 14 1.2.1. Khái quát về Ngân hàng Chính sách xã hội .......................................... 14 1.2.2. Môi trƣờng kiểm soát ............................................................................ 17 1.2.3. Hệ thống lý luận về Kiểm soát nội bộ ngân hàng theo Báo cáo Basle....... 20 1.3. Một số bài học kinh nghiệm về KSNB trong các ngân hàng trên thế giới và ở Việt Nam .......................................................................................... 24 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ iv 1.3.1. Bài học kinh nghiệm do KSNB không hiệu quả trong các ngân hàng ở một số nƣớc trên thế giới..................................................................... 24 1.3.2. Bài học kinh nghiệm do KSNB không hiệu quả trong các ngân hàng ở Việt Nam ............................................................................................. 26 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1................................................................................ 28 Chƣơng 2: CÁC PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ................................... 29 2.1. Các câu hỏi nghiên cứu ............................................................................ 29 2.2. Phƣơng pháp nghiên cứu .......................................................................... 29 2.2.1. Phƣơng pháp thu thập số liệu ................................................................ 29 2.2.2. Phƣơng pháp tổng hợp, xử lý số liệu .................................................... 29 2.2.3. Phƣơng pháp phân tích thông tin .......................................................... 31 2.3. Dữ liệu cho nghiên cứu ............................................................................ 32 2.4. Hệ thống chỉ tiêu nghiên cứu ................................................................... 32 2.4.1. Hệ thống chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động của ngân hàng .............. 32 2.4.2. Hệ thống chỉ tiêu đánh giá kết quả và hiệu quả của hoạt động KSNB tại Ngân hàng CSXH tỉnh Thái Nguyên.............................................. 32 Chƣơng 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN............. 34 3.1. Khái quát về Ngân hàng CSXH tỉnh Thái Nguyên .................................. 34 3.1.1. Quá trình hình thành, phát triển ............................................................ 34 3.1.2. Mô hình tổ chức và hoạt động của Ngân hàng CSXH tỉnh Thái Nguyên.... 35 3.2. Thực trạng hoạt động KSNB tại Ngân hàng CSXH tỉnh Thái Nguyên.......... 44 3.2.1. Những vƣớng mắc về mặt pháp lý trong các quy định hƣớng dẫn về kiểm tra kiểm soát nội bộ ........................................................................... 44 3.2.2. Mô hình tổ chức của hệ thống kiểm tra, Kiểm soát nội bộ Ngân hàng CSXH ..................................................................................................... 49 3.2.3. Thực trạng hoạt động hiện nay của hệ thống KSNB tại Ngân hàng CSXH tỉnh Thái Nguyên ................................................................................. 55 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ v 3.3. Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng CSXH tỉnh Thái Nguyên ............................................................................................. 65 3.3.1. Những kết quả đạt đƣợc trong hoạt động của hệ thống KSNB tại Ngân hàng CSXH tỉnh Thái Nguyên .............................................................. 65 3.3.2. Những tồn tại trong hệ thống KSNB tại Ngân hàng CSXH tỉnh Thái Nguyên .................................................................................................... 67 3.3.3. Nguyên nhân của các tồn tại ................................................................. 70 KẾT LUẬN CHƢƠNG 3................................................................................ 74 Chƣơng 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN ............................................................................... 75 4.1. Định hƣớng hoạt động KSNB tại Ngân hàng CSXH............................... 75 4.1.1. Mục tiêu tổng quát ................................................................................ 75 4.1.2. Yêu cầu của Ban lãnh đạo Ngân hàng với hoạt động KSNB ............... 75 4.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Ngân hàng CSXH tỉnh Thái Nguyên .................................................................................................... 75 4.2.1. Giải pháp hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát .......................................... 76 4.2.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin ............................................................... 79 4.2.3. Hoàn thiện nguyên tắc và thủ tục kiểm soát ......................................... 80 4.2.4. Phải thƣờng xuyên tự kiểm tra, đánh giá về hệ thống kiểm tra, KSNB .............................................................................................................. 81 4.3. Kiến nghị với Ngân hàng CSXH Việt Nam ............................................. 81 4.3.1. Cơ cấu lại hệ thống KSNB .................................................................... 81 4.3.2. Thiết lập phần mềm kết nối Intellec với chứng từ gốc từ webcam và máy scan ..................................................................................................... 84 KẾT LUẬN .................................................................................................... 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 87 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ vi DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT CSXH : Chính sách Xã hội CT-XH : Chính trị xã hội HĐQT : Hội đồng quản trị KSNB : Kiểm soát nội bộ NHNo&PTNT : Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn TK&VV : Tiết kiệm và vay vốn TW : Trung ƣơng UBND : Ủy ban nhân dân Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ vii DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 3.1. Một số chỉ tiêu chủ yếu về hoạt động tín dụng của Ngân hàng CSXH tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2010 - 2013 ............................ 38 Bảng 3.2. Tình hình dƣ nợ ủy thác qua các tổ chức CT-XH tại Ngân hàng CSXH Thái Nguyên đến 31/12/2013 ..................................... 42 Bảng 3.3. Báo cáo kết quả tài chính năm 2012 - 2013 ................................... 43 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ viii DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ 1. Biểu đồ Biểu đồ 3.1: Tăng trƣởng nguồn vốn giai đoạn 2010 đến 2013 ..................... 39 Biểu đồ 3.2: Tỷ trọng nguồn vốn giai đoạn 2010 đến 2013 ........................... 40 Biểu đồ 3.3: Tăng trƣởng dƣ nợ giai đoạn 2010 đến 2013 ............................. 41 Biểu đồ 3.4: Cơ cấu dƣ nợ giai đoạn 2010 đến 2013 ...................................... 41 2. Sơ đồ Sơ đồ 3.1. Mô hình tổ chức của Ngân hàng CSXH tỉnh Thái Nguyên ........... 37 Sơ đồ 3.2. Mô hình KSNB hiện hữu tại NHCSXH ........................................ 50 Sơ đồ 3.3. Bộ máy kiểm tra nội bộ tại NHCSXH ........................................... 52 Sơ đồ 4.1. Mô hình hệ thống KSNB (kiến nghị) ............................................ 83 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một thành phần không thể thiếu trong quản trị ngân hàng và là cơ sở đảm bảo cho hoạt động ngân hàng an toàn và vững mạnh. Một hệ thống vững mạnh có thể giúp đảm bảo cho ngân hàng đạt đƣợc các mục tiêu dài hạn, duy trì công tác báo cáo tài chính và báo cáo quản trị đáng tin cậy. Hoạt động KSNB giúp đảm bảo rằng ngân hàng sẽ tuân thủ luật pháp và các quy định, chính sách kế hoạch, các thủ tục và quy tắc nội bộ, giảm thiểu rủi ro gặp phải và gây tổn hại đến danh tiếng của ngân hàng. Khác với các Ngân hàng Thƣơng mại là Ngân hàng Chính sách xã hội (CSXH) hoạt động không phải vì lợi nhuận hàng đầu mà lấy hiệu quả kinh tế xã hội bằng việc sử dụng vốn tín dụng qua chính sách hỗ trợ tài chính của Nhà nƣớc đƣa lại làm mục tiêu hoạt động của mình. Vì vậy, Ngân hàng Chính sách xã hội phải có một bộ máy đƣợc tổ chức và điều hành kỷ cƣơng khoa học với nguồn lực tài chính vững mạnh, chất lƣợng nguồn nhân lực cao nhằm tạo nên năng lực hoạt động mạnh mẽ. Dù có vai trò khá quan trọng trong việc thực thi hệ thống chính sách xã hội của Nhà nƣớc, nhƣng việc cấp tín dụng cho ngƣời thuộc diện chính sách xã hội với mức lãi suất thấp không đủ bù đắp chi phí huy động; với khả năng xảy ra rủi ro lớn do ngƣời nghèo là những ngƣời năng lực tài chính yếu, khả năng tổ chức và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh ở mức giản đơn ... nếu không nhận đƣợc sự hỗ trợ thoả đáng về cơ chế và nguồn vốn của Nhà nƣớc sẽ không đảm bảo đƣợc khả năng sinh lợi của Ngân hàng. Chi phí huy động vốn cao hơn lãi suất cho vay đối với ngƣời nghèo mà không đƣợc bù đắp chênh lệch lãi suất của Nhà nƣớc, hay các khoản tín dụng cấp ra không có khả năng thu hồi do ngƣời thuộc diện chính sách xã hội chƣa có kinh nghiệm và năng lực thiết yếu đảm bảo cho việc sử dụng vốn của họ là có hiệu quả,... là Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 2 nguyên nhân dẫn tới rủi ro mất vốn, nợ quá hạn cao và kinh doanh thua lỗ đối với Ngân hàng. Để ngăn ngừa những tổn thất và các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của ngân hàng chính sách, ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc, trƣớc hết đòi hỏi ngân hàng chính sách phải có những biện pháp hữu hiệu. Mà biện pháp quan trọng nhất là Ngân hàng chính sách xã hội phải thiết lập đƣợc hệ thống KSNB một cách đầy đủ và có hiệu quả. Ý thức đƣợc tầm quan trọng của việc thiết lập hệ thống KSNB trong Ngân hàng Chính sách xã hội ở Việt Nam tôi đã quyết định lựa chọn đề tài: “Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Ngân hàng chính sách xã hội tỉnh Thái Nguyên” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sĩ của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2.1. Mục tiêu chung Đề tài đƣợc thực hiện nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB, góp phần triển khai thực hiện có hiệu quả và nâng cao chất lƣợng hoạt động của Ngân hàng CSXH tỉnh Thái Nguyên. 2.2. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn công tác KSNB của Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh Thái Nguyên. - Đánh giá thực trạng công tác KSNB của Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh Thái Nguyên, đánh giá mặt mạnh, mặt còn hạn chế của công tác KSNB tại Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh Thái Nguyên. - Đề xuất định hƣớng và một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh Thái Nguyên. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng CSXH tỉnh Thái Nguyên. Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 3 3.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài 3.2.1. Phạm vi nội dung nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng CSXH tỉnh Thái Nguyên, từ đó đƣa ra một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng CSXH tỉnh Thái Nguyên. 3.2.2. Phạm vi thời gian Sử dụng số liệu thực tế từ năm 2010 đến năm 2013 của Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh Thái Nguyên để phục vụ nghiên cứu đề tài. 3.2.3. Phạm vi không gian Đề tài đƣợc thực hiện tại Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh Thái Nguyên. 4. Ý nghĩa của việc nghiên cứu - Đề tài luận giải có cơ sở khoa học về các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB của Ngân hàng CSXH tỉnh Thái Nguyên. - Tạo cơ sở để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB. - Đƣa ra các giải pháp thực hiện cụ thể, khả thi nhằm góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB. 5. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, một số biểu bảng, hình vẽ, đồ thị, danh mục các công trình nghiên cứu của tác giả và tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn gồm 4 chƣơng: Chƣơng 1: Lý luận chung về hệ thống KSNB trong Ngân hàng. Chƣơng 2: Các phƣơng pháp nghiên cứu. Chƣơng 3: Thực trạng hệ thống KSNB của Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh Thái Nguyên. Chƣơng 4: Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh Thái Nguyên. Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 4 Chƣơng 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG 1.1. Lý luận chung về hệ thống Kiểm soát nội bộ 1.1.1. Định nghĩa Kiểm soát nội bộ Khái niệm KSNB đã hình thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về KSNB dẫn đến các quy định khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay, định nghĩa chấp nhận khá rộng rãi là: Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ngƣời quản lý, hội đồng quản trị (HĐQT) và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu dƣới đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy - Các luật lệ và quy định đƣợc tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả1 Trong định nghĩa nêu trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con ngƣời, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng đƣợc hiểu nhƣ sau: 1.1.1.1. Kiểm soát nội bộ là một quá trình Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và đƣợc kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phƣơng tiện giúp cho đơn vị đạt đƣợc các mục tiêu của mình. 1 Định nghĩa này đƣợc đƣa ra vào năm 1992 bởi Committee of Sponsorning Organization (viết tắt là COSO). COSO là một ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (National Commssion on Financial Reporting, hay còn đƣợc gọi là Treadway Commission). Ủy ban này bao gồm đại diện của Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kiểm toán nội bộ (IIA), Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội kế toán quản trị (IMA). Báo cáo của COSO đƣợc công bố với tiêu đề : KSNB- Khuôn khổ hợp nhất (Internal control - Integrated framework). Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 5 1.1.1.2. Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người Cần hiểu rằng KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu... mà phải bao gồm cả những con ngƣời trong tổ chức nhƣ Hội đồng quản trị , ban giám đốc, các nhân viên khác... Chính con ngƣời định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. 1.1.1.3. Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho ban Giám đốc và nhà quản lý việc đạt đƣợc các mục tiêu của đơn vị chứ không phải là sự đảm bảo chắc chắn. 1.1.1.4 .Các mục tiêu của Kiểm soát nội bộ Hệ thống KSNB giúp doanh nghiệp đạt đƣợc các mục tiêu nhƣng không có nghĩa là đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặt ra mục tiêu mình cần đạt tới. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con ngƣời nên dẫn đến không thực hiện các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhƣng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đƣa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vƣợt quá lợi ích đƣợc mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy ngƣời quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhƣng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục kiểm soát rủi ro. 1.1.2. Hệ thống Kiểm soát nội bộ 1.1.2.1. Khái niệm hệ thống Kiểm soát nội bộ Theo chuẩn mực Kiểm toán về Đánh giá rủi ro và Kiểm soát nội bộ (ISA 400 trƣớc đây) của IFAC thì “Hệ thống KSNB bao gồm toàn bộ các chính sách và thủ tục (các loại hình kiểm soát) đƣợc áp dụng bởi nhà quản lý của đơn vị nhằm đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã định nhƣ: thực hiện Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 6 hoạt động hiệu quả và tuân thủ pháp luật, bám sát chủ trƣơng mà nhà quản lý đã đặt ra; bảo vệ tài sản; ngăn ngừa và phát hiện gian lận và sai sót; đảm bảo sự đầy đủ và chính xác của các thông tin kế toán; lập báo cáo tài chính tin cậy, đúng thời hạn”. Tại Việt nam, Theo chuẩn mực kiểm toán 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ đƣợc Bộ tài chính ban hành theo Quyết định 143/2001/QĐBTC ngày 21 tháng 12 năm 2001, thì: “Hệ thống KSNB đƣợc hiểu là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”. Các khái niệm về hệ thống KSNB theo quan điểm của Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam và chuẩn mực kiểm toán của từng quốc gia trên thế giới với tƣ cách hƣớng dẫn quá trình thực hành của kiểm toán viên về thực chất quan tâm, chú trọng và nhấn mạnh đến kiểm soát nội bộ kế toán hơn là kiểm soát quản trị nội bộ. Phó giáo sƣ Tiến sỹ Ngô Trí Tuệ đã đƣa ra khái niệm về hệ thống KSNB một cách chung nhất: “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục đƣợc thiết lập nhằm đạt đƣợc bốn mục tiêu cơ bản: Bảo vệ tài sản của đơn vị; đảm bảo độ tin cậy của các thông tin; đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả của hoạt động ”. Các chính sách và thủ tục kiểm soát này do nhà quản lý thiết lập trên cơ sở tuân thủ pháp luật, đồng thời thể hiện tƣ tƣởng, quan điểm và triết lý trong quản lý và điều hành các mặt các lĩnh vực hoạt động đƣợc thực hiện trong đơn vị, tổ chức. Về thực chất, khái niệm này phản ánh phù hợp với bản chất nghĩa của từ “hệ thống” theo đại từ điển Tiếng việt, với tƣ cách là “thể thống nhất bao gồm những tƣ tƣởng, nguyên tắc, quy tắc liên kết với nhau một cách chặt chẽ có Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 7 lôgíc”. Hơn nữa, nó có tính tổng quát, có thể sử dụng để nghiên cứu hệ thống KSNB ở mọi loại hình đơn vị trong các lĩnh vực khác nhau nhƣ: kinh doanh, hành chính hay sự nghiệp... Hệ thống KSNB hữu hiệu là cơ sở đảm bảo thành công của đơn vị nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Sự thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát đầy đủ, phù hợp là cơ chế đảm bảo hiện thực hóa các mục tiêu: Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, đảm bảo việc tuân thủ các chế độ pháp lý, đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý. Với sự phát triển trong nhận thức về KSNB phù hợp với những yêu cầu mà thực tiễn đặt ra, vai trò của hệ thống KSNB không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo các mục tiêu truyền thống mà còn có tác dụng hỗ trợ tổ chức và tạo ra giá trị gia tăng cho đơn vị, thậm chí còn giúp doanh nghiệp hƣớng đến những giá trị phi vật chất, chẳng hạn tính chính trực và giá trị đạo đức. Tuy nhiên khi hệ thống không tồn tại hoặc có yếu điểm, thành tích và kết quả của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hƣởng nghiêm trọng. Chính vì vậy, cần phải ý thức và nhận diện những hạn chế có thể tiềm ẩn trong bản thân hệ thống. Những hạn chế này phụ thuộc vào các nhân tố: tính hiệu quả trong thực hiện các loại hình kiểm soát, KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối rằng các sai phạm đƣợc ngăn ngừa, sửa chữa và phát hiện kịp thời, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu, vƣợt tầm kiểm soát, thiếu sự quan tâm của nhà quản lý. Hệ thống KSNB là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm: tuyệt đối tuân theo đƣờng lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn diện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống KSNB còn vƣợt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán. Mọi nguyên lý Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 8 riêng của hệ thống KSNB đƣợc xem nhƣ hoạt động của hệ thống và đƣợc hiểu là KSNB. 1.1.2.2. Mục tiêu của hệ thống Kiểm soát nội bộ Một hệ thống KSNB lập ra gồm bốn mục tiêu: + Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. + Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. + Bảo đảm các quy định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị đƣợc tuân thủ. + Bảo đảm hiệu quả các hoạt động và năng lực quản lý. Hệ thống KSNB là một quá trình kiểm soát giúp cho đơn vị đạt đƣợc các mục tiêu của mình. Hệ thống KSNB đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời, nó không chỉ là đơn thuần về chính sách, thủ tục, biểu mẫu…. mà phải bao gồm cả nhân lực của đơn vị đó. Chính con ngƣời sẽ lập ra mục tiêu, thiết lập cơ chế vận hành nó. Một hệ thống KSNB tốt không chỉ đƣợc thiết kế tốt mà còn đƣợc vận hành tốt. Hệ thống KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối những mục tiêu sẽ đạt đƣợc. Vì khi vận hành hệ thống KSNB, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con ngƣời. Một nguyên tắc cơ bản cho quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vƣợt quá lợi ích đƣợc mong đợi từ quá trình kiểm soát. Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính ngƣời quản lý đơn vị có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Đối với tính tuân thủ, KSNB trƣớc hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. KSNB cần hƣớng mọi thành viên vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đạt đƣợc những mục tiêu của đơn vị. Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 9 Đối với những mục tiêu hiện hữu và hợp lý giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lƣợc kinh doanh. 1.1.3. Các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhƣ quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu… của từng nơi, thế nhƣng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những yếu tố cơ bản. Theo COSO, kiểm soát bao gồm các bộ phận sau: - Môi trƣờng kiểm soát - Hệ thống thông tin - Các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát 1.1.3.1. Môi trường kiểm soát Môi trƣờng kiểm soát tạo ra phong thái toàn doanh nghiệp và có ảnh hƣởng đến ý thức về kiểm soát của các nhân viên. Nó là nền móng cho các yếu tố còn lại của hệ thống KSNB. Các nhân tố chính về môi trƣờng kiểm soát là: - Tính chính trực và giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trƣớc tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của ngƣời liên quan đến các quá trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cƣ xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, những nhà quản lý cần phải làm gƣơng cho cấp dƣới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể chế thích hợp. - Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung trực. Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 10 - Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có đƣợc những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao không hiệu quả. Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ đƣợc giao, phải giám sát và phải huấn luyện họ đầy đủ và thƣờng xuyên. - Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán: Một sự lựa chọn của các ngân hàng trong nhiều quốc gia là thiết lập ủy ban kiểm toán độc lập để giúp HĐQT thực hiện những nhiệm vụ của họ. Đây là ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài HĐQT nhƣng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ … Do có các chức năng quan trọng nên sự hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán và HĐQT có ảnh hƣởng đến môi trƣờng kiểm soát. - Các nhân tố đƣợc xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của HĐQT hoặc ủy ban kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong HĐQT hoặc Ủy ban kiểm toán, và mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. - Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của ngƣời quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tƣ cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hƣởng đến môi trƣờng kiểm soát và tác động đến thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng đƣợc phản ánh trong cách thức mà nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dƣới. - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/