Giả sử một nhà quản trị muốn truyền thông hiệu quá, bạn khuyên họ nên làm gì

  • Số trang: 12 |
  • Loại file: DOCX |
  • Lượt xem: 20 |
  • Lượt tải: 0
nhattuvisu

Đã đăng 26946 tài liệu

Mô tả:

MỤC LỤC Câu 1: Giả sử một nhà quản trị muốn truyền thông hiệu quá, bạn khuyên họ nên làm gì? I. Đặt vấn đề......................................................................................................................2 II. Cơ sở lý thuyết..............................................................................................................3 1. Thế nào là truyền thông và truyền thông hiệu quả?.................................................3 2. Chức năng của truyền thông.....................................................................................3 3. Sự cần thiết của việc truyền thông hiệu quả.............................................................3 4. Phân loại...................................................................................................................4 5. Phương tiện truyền thông.........................................................................................5 III. Giải quyết vấn đề.........................................................................................................5 1. Các nguyên nhân làm giảm hiệu quả truyền thông..................................................5 2. Các biện pháp làm tăng hiệu quả truyền thông........................................................6 3. Xây dựng môi trường truyền thông hiệu quả...........................................................7 4. Tác động của công nghệ thông tin đến truyền thông và các nhà quản trị................8 5. Áp dụng vào tổ chức................................................................................................9 VI. Tổng kết....................................................................................................................12 Nguồn tham khảo............................................................................................................12 Câu 1: Giả sử một nhà quản trị muốn truyền thông hiệu quả, bạn khuyên họ nên làm gì ? I. Đặt vấấn đềề: Bất cứ một thực thể nào trên trái đất cũng đều có nhu cầu trao đổi thông tin.Mỗi loài có cách riêng của nó.Từ những chú kiến nhỏ bé trao đổi tin tức cho nhau bằng cách “chạm” râu vào nhau đến những chú sư tử dũng mãnh “nói chuyện” bằng tiếng gầm gừ, rồi đến loài động vật to lớn nhất hành tinh là cá voi xanh thì có cách giao tiếp là thanh âm phát ra ở tần số mà tai con người không thể nghe được. Con người chúng ta cũng vậy. Từ thời cổ đại tới bây giờ, nhu cầu giao tiếp với nhau luôn là một trong những nhu cầu cơ bản của cuộc sống.Nếu bạn sống một mình ở rừng rậm, hoàn toàn không hề giao tiếp với con người thì nhu cầu nói của bạn cũng đương nhiên bị triệt tiêu. Đã có nhiều trường hợp được phát hiện trên khắp thế giới mà ta vẫn hay gọi là “Người rừng”. Nhưng đó là thiểu số do đi lạc hay có vấn đề về tâm lý. Còn lại, con người bình thường luôn luôn sống với nhau thành tập thể.Tập thể nhỏ là gia đình, tổ chức, rộng là cộng đồng dân cư, rộng nữa là cả xã hội. Do đó, việc truyền đạt thông tin – truyền thông cho nhau luôn luôn xảy ra. 1 Ai cũng đều biết cách truyền đạt, nhưng không phải ai cũng thực hiện được tốt. Tại sao có người mắc chứng sợ nói trước đám đông, rụt rè, lặp bặp, có người dù cố gắng đến mấy cũng không thể khiến người khác hiểu được ý mình, nhưng lại có người có tài hùng biện, trở thành diễn giả chuyên nghiệp? Đó hẳn là do cái cách mà họ truyền đạt. Vậy, trong một xã hội luôn luôn biến đổi, đặc biệt lĩnh vực truyền thông luôn dẫn đầu về các phát minh, phương tiện mới, nhà quản trị có cần biết cách truyền thông? Đương nhiên chứ,với quyền hành, trách nhiệm điều hành công việc của người khác, một nhà quản trị sẽ không thể hoàn thành tốt được vai trò đó nếu không biết cách truyền thông như thế nào cho hiệu quả.Chúng ta có bao nhiêu cách truyền thông thì cũng có bấy nhiêu phương cách để làm nó trở nên hiệu quả, trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho cuộc sống nói chung và công việc kinh doanh nói riêng.“Giả sử một nhà quản trị muốn truyền thông hiệu quả, bạn khuyên họ nên làm gì?”Cách nào thì cần thiết với một nhà quản trị?Nhóm chúng tôi sẽ trình bày quan điểm của mình để làm rõ hơn vấn đế này. II. Cơ sở lý thuyềất: 1. Thềấ nào là truyềền thông và truyềền thông hiệu quả? Xét theo nghĩa rộng, truyền thông là tiến trình truyền đạt thông tin giữa các cá thể khác nhau, một dạng hoạt động căn bản của bất cứ một tổ chức nào mang tính xã hội, thông qua lời nói, chữ viết ( ngôn ngữ), cử chỉ, điệu bộ, hành vi (thể hiện thái độ hoặc cảm xúc).Truyền thông là một kiểu tương tác xã hội trong đó ít nhất có hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia sẻ các qui tắc và tín hiệu chung. Chẳng hạn, hai người nói chuyện với nhau trên điện thoại, khi phát thanh viên đang đọc tin tức trên các bản tin thời sự hay khi một người nào đó đang đọc thư của mình, đó chính là việc truyền thông giữa các cá nhân đang xảy ra. Truyền thông hiệu quả là quá trình truyền thông đã đến đúng với người cần thông tin, đúng với nội dung, ý định ban đầu của người gửi và tạo được hiệu ứng tốt thể hiện qua việc người nhận tiếp thu thông tin và phản hồi lại như thế nào. 2. Chức năng của truyềền thông: - Kiểm soát (control) + Những thứ bậc quyền hành + Những hướng dẫn chính thức - Động viên (Motivation) + Giúp nhân viên xác định sẽ làm cái gì, họ làm tốt ra sao, cần làm gì để cải thiện thành tích + Diển đạt cảm xúc (emotional expression) 2 - Giao tiếp trong nhóm làm việc sẽ chia sẻ những niềm vui và nỗi buồn + Thông tin (information) + Truyền thông cung cấp thông tin cho nhân viên. 3. Sự cấền thiềất của việc truyềền thông hiệu quả: Một cuộc nghiên cứu đã cho thấy rằng trung bình một nhà quản trị tiêu tốn 59% thời gian trong các buổi họp đã lên lịch sẵn, 22% làm việc tại bàn, 10% trong các cuộc họp bất ngờ, 6% bằng điện thoại, và 3% đi bộ quanh công ty. Tất cả những hoạt động đó đều liên quan đến vấn đề truyền thông. Cuộc nghiên cứu trên đã chứng minh rằng truyền thông là một trong những công việc chủ yếu và cơ bản mà một nhà quản trị phải thực hiện. Vì vậy, vấn đề truyền thông như thế nào, có hiệu quả hay không, có mang lại đúng kết quả mong muốn luôn là nỗi trăn trở của những người làm công việc kinh doanh. Ngay cả khi bạn không cố gắng để giao tiếp, bạn vẫn gửi tin nhắn với thế giới xung quanh bạn. Là một cá nhân, bạn có thể là một nhân tố của xã hội, xây dựng mối quan hệ và thể hiện cá tính của bạn thông qua phương pháp giao tiếp hiệu quả. Phong cách giao tiếp được sử dụng là rất quan trọng trong việc xác định hiệu quả của một thông điệp.Con người có xu hướng đitheo hai hướng: trực tiếp và gián tiếp. Một người giao tiếp gián tiếp, còn được gọi là thụ động, sẽ không thể có hiệu quả truyền đạt một thông điệp rõ ràng như một người quyết đoán. Một người giao tiếp gián tiếp thường sẽ nhút nhát, im lặng, đợi chờ đơn đặt hàng tiếp theo và trốn tránh sự đối đầu. Trong một môi trường làm việc, một người là thụ động sẽ hiếm khi được thăng tiến đến một vị trí quản lý vì giao tiếp bằng lời nói và không lời không miêu tả sự tự tin hoặc khả năng để hoàn thành công việc.Sự quyết đoán là một kỹ năng học được, do đó, nó có thể khiến cho một người giao tiếp gián tiếp trở nên trực tiếp hơn. 4. Phấn loại: – Truyền thông liên (giữa các) cá nhân (interpersonal communication). Khi đề cập đến truyền thông liên cá nhân ( interpersonal communication) thì người ta thường nhắc tới công thức nổi tiếng của Lasswell: “ Ai nói? Nói cái gì?Nóicho ai?Nói bằng kênh nào? Và hiệu quả như thế nào?”. Nhưng sau này thì người ta nhận ra mô hình này chỉ mang tính một chiều ( người phát tin – transmitter và người nhận tin – receiver) và đề nghị một mô hình mới phản ánh chân thực hơn. – Truyền thông trong tổ chức (organizational communication). Nói đến truyền thông trong doanh nghiệp, có hai khái niệm thường gắn liền là truyền thông nội bộ và truyền thông ngoài doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ liên quan đến sự tương tác giữa đội ngũ lãnh đạo với nhân viên cũng như giữa các nhân viên với nhau. Quá trình truyền thông này có ảnh hưởng trực tiếp tới sự hình thành, duy trì và 3 biến đổi văn hoá doanh nghiệp. Các chiều dịch chuyển thông tin trong doanh nghiệp bao gồm:  Từ trên xuống (downward): từ nhà quản trị xuống nhân viên  Từ dưới lên (upward): từ nhân viên lên cấp trên.  Chiều ngang (lateral): giữa các bộ phận trong tổ chức với nhà cung cấp hoặc khách hàng.  Chiều xuyên chéo (diagonal) Cùng với truyền thông nội bộ, quá trình truyền thông của doanh nghiệp với bên ngoài cũng tác động không nhỏ tới văn hoá doanh nghiệp, góp phần truyền bá những giá trị của doanh nghiệp ra bên ngoài.Trong mối quan hệ với văn hoá, truyền thông nội bộ và truyền thông ngoài doanh nghiệp chủ yếu dựa trên sự tương tác và sự nhận thức về các giá trị.Bên cạnh đó, truyền thông ngoài doanh nghiệp cũng liên quan chặt chẽ với mối liên hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng. 5. Phương tện truyềền thông: - Truyền thông bằng văn bản - Truyền thông bằng lời nói - Truyền thông không lời - Truyền thông bằng hình ảnh và đồ thị - Truyền thông trên các phương tiện điện tử III. Giải quyềất vấấn đềề: 1. Các nguyền nhấn làm giảm hiệu quả truyềền thông Thông điệp được nhận có thể không là thông điệp ban đầu được gửi đi, như vậy luôn có một thực tế là có sự khác biệt giữa hai thông điệp. Việc nhận biết các rào cản đối với vấn đề truyền thông hiệu quả là cơ sở quan trọng giúp các nhà quản trị cải thiện được tình hình.Các rào cản này hoặc xuất phát từ phía người gửi, hoặc từ người nhận, hoặc là từ cả hai phía.  Từ phía người gửi, vấn đề có thể nảy sinh do sự bất nhất, độ tin cậy và tính lưỡng lự. Tính bất nhất xảy ra khi người gừi các thông điệp mâu thuẫn, xung đột nhau. Độ tin cậy xảy ra khi một cá nhân vì bất kì lí do nào đó mà bị xem là không đáng tin cậy. Tính lưỡng lự lại do người gửi chưa xác định được mình muốn và sẽ truyền đạt thông tin nào.  Từ phía người nhận, các rào cản bao gồm: chú ý có chọn lọc, thái độ, và các phán đoán về giá trị. Việc chú ý có chọn lọc xảy ra khi người nhận thông tin chỉ lưu ý 4 đến một vài phần mình muốn nghe mà không phải là toàn bộ thông tin của người gửi, kèm theo đó là thái độ của người nhận. Một thái độ bất lịch sự, thiếu tôn trọng người đối diện đương nhiên không mang lại một câu chuyện truyền thông hiệu quả.Việc thực hiện các phán đoán về giá trị dựa vào niềm tin cá nhân cũng có thế tác động đến cách người nhận lắng nghe thông điệp.  Từ cả hai phía, việc truyền đạt quá ít hoặc quá nhiều thông tin cũng là một khó khăn đối với truyền thông hiệu quả bên cạnh sự nhiễu tạp thông tin. Khi A đang xem chương trình ca nhạc trong phòng thì việc B lắng nghe tin tức trên kênh radio cũng ở phòng đó dường như là khá khó khăn. Những rào cản khác cũng thường xuất hiện bởi các vấn đề thuộc phạm trù ngôn ngữ cũng như rất nhiều khác biệt về uy tín, về quyền lực, nhận thức, và văn hóa. Chúng ta hãy cùng xem một vài trường hợp sau: Ví dụ 1: Truyện cười vềề Bấất đôềng ngôn ngữ Chửi Thề ???!!! Người con rể người Nam Kỳ và ông già vợ người Quảng Nam. Ông già vợ hỏi: "Bữa ni con có rẻng chở boa đi một chút". Người con trảả lời: "Con kẹt". Ông già vác gậy rượt :"Teo nhờ mi chở, mi không chở thì thôi, seo lại chửi thề"!. Người con vừa chạy vừa nói: "Con kẹt thì con nói con kẹt, sao ba lại nói con chửi thề" !!! Cô con "ghé" (gái) thấy tình hình quá "ken thẻng" (căng thẳng), từ sau chạy ra kêu: "Boa ơi boa, con kẹt miền Nam khác với con kẹt miền Trung, boa ơi" Ví dụ 2: “Tai nạn” của Tổng thôấng Richard Nixon. Vào những năm 1950, trước khi trở thành Tổng thống Mỹ, Richard Nixon đã có chuyến viếng thăm các nước châu Mỹ Latin trong một chuyến thăm thiện chí với mục đích giúp cho quan hệ của những nước này với Mỹ bớt căng thẳng. Khi vừa bước ra khỏi máy bay, Nixon đã đưa tay ra, sử dụng biểu tượng vòng tròn OK với đám đông đang chờ đón ông ta. Ngay sau đó, Richard Nixon đã nhận được sự phản đối, la ó từ đám đông.Khi ấy, biểu tượng “Xin chào.Tôi ổn.” của Nixon được mọi người hiểu với ý nghĩa “Xin chào. Các người là lũ khốn.”. Đây là ví dụ điển hình cho những rắc rối chúng ta có thể gặp phải khi giao lưu với một nền văn hóa khác. 2. Các biện pháp làm tăng hiệu quả truyềền thông: 5 Cũng giống như việc trình bày các rào cản đối với truyền thông hiệu quả, nhóm xin trình bày những biện pháp cũng như kĩ năng để truyền thông hiệu quả trên ba phương diện.  Từ phía người gửi, trước hết các nhà quản trị cần nhạy cảm với các phản ứng khác nhau mà các nhân viên khác nhau có thể truyền thông.Người gửi nên sử dụng kênh phản hồi như là cách kiểm tra mức độ tiếp nhận thông tin của người nhận cũng như ý kiến của họ.Một vài trường đại học ở nước ta đã bắt đầu triển khai việc lấy ý kiến của sinh viên thông qua các phiếu phản hồi (feedback) để đánh giá năng lực, trình độ của giảng viên phụ trách cũng như chính sinh viên.Điều đó đã tạo một nên một không khí nghiên cưu, học tập khá tích cực.Sinh viên có cơ hội bày tỏ ý kiến về khả năng của giảng viên cũng như giảng viên có thể lấy đó làm cơ sở thay đổi hoặc điều chỉnh phương pháp truyền đạt của mình. Người gửi cũng cần dùng ngôn ngữ đơn giản và duy trì độ tin cậy của mình. Bên cạnh đó, sự tinh tế trong giao tiếp cũng là một điểm cộng cho nhà quản trị.Ví dụ, các nhân viên hầu hết rất nhạy cảm với những thay đổi sắp xảy đến. Do đó, các nhà quản trị không nên quá thổi phông sự việc, tránh gây cảm giác thất vọng cho nhân viên.  Từ phía người nhận, phải thể hiện sự lắng nghe tích cực đối với người nói cũng như nội dung cuộc nói chuyện.Chính sự lắng nghe tích cực là phương pháp hữu hiệu nhất giúp người nghe nắm bắt chính xác thông tin mà người khác muốn truyền đạt.Mặt khác, người nói thường cảm thấy hụt hẫng nếu phát hiện những thông tin mà mình truyền đạt trở nên vô nghĩa.Điều này dễ dẫn đến hiện tượng truyền đạt không hết thông tin hoặc không tập trung để thể hiện rõ thông tin trong người nói.  Từ cả hai phía, nên cung cấp thông tin đầy đủ, cả phần chính và phụ cho người đối diện. 3. Xấy dựng môi trường truyềền thông hiệu quả Theo Brad Egeland, một chuyên gia tư vấn quản lý dự án đã có 24 năm kinh nghiệm về quản lý và phát triển nhân lực trong các lĩnh vực sản xuất, bán lẻ, hàng không, du lịch và lữ hành (địa chỉ trang web: http://www.bradegeland.com), để xây dựng môi trường truyền thông hiệu quả tại doanh nghiệp, các nhà quản trị nên thực hiện những việc sau đây. - Tổ chức các cuộc họp hằng tuần cho các nhóm. Thông qua các cuộc họp này, nhân viên sẽ được cập nhật thông tin về những diễn biến gần nhất xảy ra cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, đảm bảo thông tin được thông suốt. 6 - Gửi bản tin hằng tuần. Tương tự như các cuộc họp hằng tuần, doanh nghiệp nên gửi cho toàn thể nhân viên các bản tin hằng tuần, điểm lại các diễn biến trong tuần qua và các kế hoạch hành động trong tuần kế tiếp. - Gặp gỡ từng nhân viên mỗi tháng một lần. Việc làm này thể hiện sự quan tâm của sếp với các nhân viên. Nên xem những cuộc gặp gỡ như vậy là những buổi trao đổi thân mật để sếp tìm hiểu nhân viên đang làm việc ra sao, có những tiến bộ nào, đang gặp những khó khăn gì trong công việc. Tất nhiên, nhân viên sẽ cảm thấy vui vẻ và thoải mái khi được sếp quan tâm kỹ như vậy. - Tạo điều kiện để nhân viên xây dựng quan hệ với những khách hàng quan trọng nhất. Các nhà quản trị giỏi cần biết chuyển giao bớt công việc và thẩm quyền quyết định trong công việc cho vài nhân viên giỏi khi họ đã được trang bị đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm điều hành. Chẳng hạn, trong các cuộc họp với những khách hàng quan trọng, họ tạo cơ hội cho nhân viên vào vai là người dẫn dắt chương trình. Điều này sẽ giúp nhân viên thêm tự tin và có cảm giác họ đang làm chủ công việc. Mặt khác, sếp cũng giảm bớt được áp lực trong công việc. - Tổ chức các hoạt động ngoại khóa hằng quý cho nhân viên. Thực tế cho thấy những hoạt động ngoại khóa như xây dựng đội nhóm (team building) sẽ giúp các nhân viên hiểu và gắn kết với nhau hơn. Khi quan hệ đồng nghiệp được thắt chặt, các nhân viên sẽ cởi mở với nhau hơn và dễ dàng chia sẻ cho nhau không chỉ các thông tin cần biết, mà còn cả kỹ năng làm việc nữa. 4. Tác động của công nghệ thông tn đềấn truyềền thông và các nhà quản trị Theo kết quả nghiên cứu, các trưởng phòng CNTT cho biết có từ 30% đến 50% nhân viên trong hầu hết các công ty làm việc bên ngoài văn phòng ít nhất một lần trong tuần. Đó là các nhân viên thuộc các bộ phận quản lý cấp cao, kinh doanh, tư vấn và các kỹ sư CNTT thường hay làm việc ở nhà vào các buổi tối và ngày cuối tuần. Quan điểm cũ cho rằng bộ phận CNTT cần phải quản lý các thiết bị văn phòng và các nhân viên sử dụng chúng đều phải rời khỏi văn phòng trong khoảng thời gian từ 17 giờ đến 21 giờ. Giờ đây, một hình thức quản lý CNTT linh hoạt hơn đang là một yêu cầu thực tiễn mà các nhà quản trị phải tham khảo và thực hiện. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã, đang và sẽ làm thay đổi sâu rộng cách thức truyền thông của xã hội. Thư điện tử e-mail, hội nghị từ xa qua truyền hình (teleconference) và đặc biệt là sự xuất hiện và bùng nổ của internet đang tỏ rõ lợi thế của mình so với các phương thức cũ. Thay vì viết thư giấy và chờ đợi sự xuất hiện của người đưa thư, thay vì di chuyển đến các cuộc họp với nỗi lo về phương tiện, thời gian, thay vì lên thư viện tra cứu hàng trăm cuốn sách, công nghệ thông tin đã giúp chúng ta ngồi nhà hay tại văn phòng mà vẫn có thể thực hiện hết thảy những công việc 7 ấy với tất độ nhanh hơn. Do đó, một nhả quản trị không được làm ngơ mà trái lại phải là người biết và vận dụng công nghệ thông tin vào công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Có thể xem qua một ví dụ điển hình về sử dụng truyền thông dể tuyền truyền của hãng nước giải khát Coca-Cola Từ lâu Coca-Cola vẫn luôn nổi tiếng là một công ty đi đầu về tái chế các sản phẩm vỏ chai nhằm thân thiện với môi trường. Và lần này để phát động, tuyên truyền rộng rãi chương trình tái chế vỏ chai cho khách hàng của hãng trên toàn thế giới. CocaCola đã sử dụng mạng xã hội Facebook để phát động cuộc thi “The Recycling King” tại Israel, và nhanh chóng đạt được nhiều sự hưởng ứng từ lượng thành viên khổng lồ trên mạng xã hội này. Đã có 26000 bức ảnh được người dùng up lên chia sẻ về các khoảnh khắc họ tham gia chương trình và hơn 250000 lượt truy cập vào trang của Coca-Cola trong thời gian cuộc thi diễn ra để tìm kiếm những giải thưởng thú vị khi trở thành “ông hoàng tái chế”. 5. Áp dụng vào tổ chức: Đầu tiên, nhóm xin trích dẫn hai phát biểu của hai nhà lãnh đạo công ty dành cho chức danh Giám đốc truyền thông CIO (Chief Information Officer): – “Tôi cho rằng CIO tương đương với vai trò của CFO trong lĩnh vực tài chính.Nếu như CFO là người chịu trách nhiệm quản lý tài chính của một công ty, CFOhiểu rõ nguồn tài chính bắt nguồn từ đâu, dịch chuyển tới nơi nào và làm sao đểquản lý, bảo vệ, điều khiển nó, thì CIO cũng đang dần trở thành người chịu tráchnhiệm về nơi khởi nguồn của thông tin, nơi thông tin sẽ được truyền đạt tới,thông tin được dùng vào việc gì...CIO cần hiểu được mức độ tăng trưởng thôngtin của tổ chức (nắm rõ được lượng thông tin tạo ra và lượng thông tin saochép). CIO giữ vai trò lãnh đạo nhưng cần kích thích những đồng nghiệp thamgia vào quá trình thiết kế và phát triển hệ thống bởi vì hiểu được cách thứcngười sử dụng sẽ sử dụng thông tin trong hệ thống là điều then chốt để đảm bảorằng thông tin được lưu trữ, bảo vệ và nâng cấp hợp lý”. Steven Leonard, chủtịch EMC – “Chúng ta ghi nhận CIO như đồng minh chiến lược của CEO, hướng đến chia sẻtầm nhìn về DN tương lai nhiều hơn là sự thay thế cho CEO trong DN. Các CIOsẽ đóng vai trò then chốt trong việc giúp các CEO xác lập và củng cố những đặc tính của DN tương lai, biến cái nhìn của CEO thành hiện thực. Sự hợp tácchặt chẽ và mối quan hệ cộng sinh sẽ phát huy vai trò của CIO trong sự pháttriển và thành tựu của DN tương lai này”. Norman Scott, lãnh đạo cao cấp củaIBM  CIO – Giám đốc truyền thông là yếu tố cuối cùng của truyền thông quản trị, là người thi hành, giám sát tất cả các khía cạnh của CNTT trong công ty. Dù chỉ mới xuất hiện 8 nhưng vị trí của CIO đã trở nên quan trọng vì các nhà quản trị cao cấp đang ngày càng thừa nhận tầm quan trọng của thông tin đối với tổ chức, và đặc biệt là phải có một cá nhân tài ba chịu trách nhiệm việc quản trị thông tin. Những chiến lược truyền thông hiệu quả nhất là cuộc chạy đua thông tin trên 5 chữ Ws và 1 chữ H đó là: Why (tại sao), What (cái gì), Who (ai), When (khi nào), Where (ở đâu), How (như thế nào). Chiến lược truyền thông tốt nhất được xây dựng để chia sẻ tối đa thông tin và hạn chế tối thiểu rủi ro. Những chiến lược này phải được tính toán chi tiết đến thông điệp, khán giả, tiềm năng phương tiện truyền đạt, nguồn gốc yêu cầu và cơ cấu phản hồi. Trong nhiều trường hợp, khi những điều công bố là phức hợp thông tin hoặc nhạy cảm, chiến lược truyền thông tốt nhất sẽ giúp bạn hệ thống hóa thông tin và giải quyết những rắc rối nảy sinh xung quanh vấn đề tranh cãi đó, đồng thời tránh những rủi ro tiềm tàng khi xây dựng kế hoạch cho tương lai. Chiến lược truyền thông bao gồm các yếu tố sau đây:  Đối tượng mục tiêu: Cần phải xác định rõ đối tượng khách hàng sẽ nhận các thông điệp truyền thông của bạn là ai. Bạn cũng cần phân định rõ ràng giữa khách hàng hiện hữu và khách hàng tiềm năng, bởi vì hai đối tượng nàythích hợp với các thông điệp khác nhau hay các phương tiện truyền thông khác nhau. Ngoài ra, cũng khá cần thiết khi xem xét các yếu tố tạo nên sự khác nhau giữa các nhóm khách hàng. Sự khác nhau có thể được phân định bởi nhu cầu, tuổi tác, địa lý, thu nhập, tâm lý hoặc lối sống. Nhóm khách hàng là sinh viên sẽ phù hợp với các kênh truyền thông như các trang mạng, mạng xã hội.Trong khi đó, nếu nhóm khách hàng hướng tới là các bà mẹ nội trợ thì kênh hữu hiệu nhất là tivi hay các chợ, siêu thị.Cần lưu ý là số lượng người mà bạn cố truyền thông đến càng lớn thì thông điệp của bạn càng thiếu cụ thể, thiếu thuyết phục.  Thông điệp định vị: Bằng cách định vị, bạn chọn cho mình một vị trí trong trí óc của khách hàng. Hiện nay, khách hàng dường như bị quá tải do họ là đích nhắm của quá nhiều thông điệp truyền thông, hầu như mọi lúc mọi nơi. Giữa một rừng thông điệp truyền thông như vậy, một định vị tốt giúp bạn có cơ hội tìm được con đường đi vào trong nhận thức, suy nghĩ của khách hàng và lưu lại đó lâu dài.Đây là câu chuyện về khẩu hiệu của hãng cà phê nổi tiếng ở Mỹ - MaxWell House – “Good to the last trop!”(Thơm ngon tới giọt cuối cùng!). Câu khẩu hiệu này chính là lời nhận xét của tổng thống Mỹ Roosevelt khi thưởng thức ly cà phê bốc khói thơm lừng. Thật không ngờ, chỉ một câu nói vô tình cũng đã mở ra một trang sử mới cho sự nổi tiếng của nhãn hiệu cà phê Maxwell House và trở thành một trong những slogan hay nhất mọi thời đại.  Mục tiêu truyền thông: 9 Mục tiêu truyền thông là điều bạn muốn đạt được qua một chương trình truyền thông.Mục tiêu truyền thông có thể là xây dựng một hình ảnh, giá trị cho một thương hiệu; gia tăng sự nhận biết của khách hàng về một sản phẩm, một dịch vụ; thông báo về một chương trình khuyến mại; giới thiệu một sản phẩm mới cùng những lợi ích mà nó mang lại cho khách hàng; uốn nắn những nhận thức lệch lạc về một thương hiệu, một công ty .v.v.. Việc xác định mục tiêu truyền thông cụ thể sẽ giúp bạn có cơ sở để đo lường hiệu quả của một chương trình truyền thông. Ví dụ: Công ty TNHH TM DV A kinh doanh mặt hàng thức uống các loại.Công ty có một sản phẩm mới ra mắt là trà thảo mộc X. Trước khi thức uống X xuất ra thị trường, công ty đã thực hiện một chiến dịch truyền thông tiếp thị và quảng cáo sản phẩm khá hoành tráng với buổi hội thảo giới thiệu sản phẩm qui mô, độ phủ sóng truyền hình dày đặc các quảng cáo và hàng loạt các sản phẩm uống thử được công ty mang đến các siêu thi và chợ.  Rõ ràng thấy được rằng mục tiêu truyền thông lúc này của công ty A là nhằm tạo một tiền đề thuận lợi để giới thiêu sản phẩm của mình đến với người tiêu dùng. Tuy nhiên, một thời gian sau, công ty A gặp rắc rối khi cơ quan chức năng phát hiện trong kho có chứa lô hàng nguyên liệu đã quá hạn nhưng vẫn tiếp tục được sử dụng. Sự việc bị đưa ra báo chí, uy tín của công ty sụt giảm nghiêm trọng cùng với đó là sự quay lưng của các đại lý bán hàng và người tiêu dùng. Để giải quyết khó khăn này, công ty A buộc phải thực hiện một chiến dịch truyền thông khác để làm “trong sạch” mình, lấy lại uy tín và quan hệ kinh doanh. Như vậy, ta có thể kết luận rằng, bất kì một chiến dịch truyền thông nào cũng đều đi kèm với một mục tiêu nhất định.Xác định được mục tiêu chính là chỉ ra được đích đến của nó.  Chiến lược tiếp cận và thông điệp cần truyền đi: Chỉ bằng sự hiểu biết của mình về khách hàng và thị trường, bạn mới có thể xây dựng cho mình một chiến lược tiếp cận khách hàng hiệu quả.Bạn cũng cần xác định thông điệp mình muốn truyền đến khách hàng là gì, thông điệp đó phản ánh nỗ lực của bạn trong việc chiếm lấy một vị trí trong tâm trí khách hàng mà bạn đã định vị. Thông điệp đó có thể được truyền đến khách hàng bằng một phương tiện truyền thông đơn lẻ hoặc một tập hợp của nhiều phương tiện truyền thông khác nhau, tuỳ vào đặc điểm khách hàng và thị trường, tuỳ vào khả năng của bạn. Ví dụ: McDonald là tập đoàn sản xuất thức ăn nhanh – fastfood lớn nhất thế giới với hệ thống các cửa hàng phân bố rộng khắp toàn cầu. Tập đoàn đã thuyết phục được ca sỹ nổi tiếng Justin Timberlake quảng bá hình ảnh McDonald trong giới trẻ trên toàn thế giới. Kết quả của các chiến lược kinh doanh độc đáo này chính là việc McDonald 10 đang thu hút ngày một đông khách hàng, nhất là lượng khách hàng trẻ đến với các cửa hàng thức ăn nhanh của mình trên toàn cầu.  Truyền thông và hiệu quả kinh doanh: Muốn hay không, truyền thông phải mang lại hiệu quả trong kinh doanh, và do vậy cần phải được đo lường. Người ta đo lường hiệu quả truyền thông bằng cách so sánh hiệu quả đạt được với mục tiêu truyền thông đề ra ngay từ đầu. Ngoài ra người ta còn so sánh chi phí phải bỏ ra giữa những phương tiện truyền thông khác nhau để đạt được một đơn vị đo lường cụ thể. Ví dụ về mục tiêu và đo lường hiệu qủa truyền thông: Một công ty bán sữa bột trẻ em đã chi hơn 30% chi phí kinh doanhcho mục tiêu quảng cáo sản phẩm đến người tiêu dùng, làm đẩy giá sản phẩm lên mức cao hơn giá trị thực tế rất nhiều lần. Biết được điều này, hàng loạt ông bố bà mẹ chuyển qua dùng các hãng sữa khác chất lượng không kém mà giá thành thì hợp lý (nhờ vào việc hãng sữa khác biết cân đối cho quảng cáo và giá thành sản phẩm).Kết quả, công ty trên bị thua lỗ trầm trọng vì hàng thì không bán được mà tiền thì đã đổ hết vào quảng cáo.  Theo đuổi: Một sản phẩm hoàn toàn mới, đáp ứng một nhu cầu bức thiết của khách hàng thường dễ đi vào lòng người hơn là một sản phẩm không có gì khác biệt so với những sản phẩm cùng loại khác, và cùng tham gia trên một thị trường.Xây dựng một thương hiệu đòi hỏi sự kiên trì và một chiến lược truyền thông lâu dài.Steve Jobs – nhà lãnh đạo vừa qua đời của hãng Apple nổi tiếng với các phát minh về công nghệ của mình, có thể tìm thấy một phát minh của ông đó là sự ra đời của máy nghe nhạc iPod với “bánh xe” huyền thoại thay cho kiểu giao tiếp truyền thống nhàm chám của đối thủ đã “thổi bay” tất cả các bài đánh giá về sản phẩm khi lần đầu xuất hiện năm 2001. Người dùng có thể sử dụng ngón tay của mình, xoay theo hình tròn để giao tiếp với các thiết bị iDevice. IV. Tổng kềất: Truyền thông là phần tất yếu của cuộc sống và cũng như là một vấn đề phải đối mặt từng ngày của các công ty, doanh nghiệp và nhà quản trị.Một nhà quản trị biết cách điều tiết phong thái làm việc, lúc nhu lúc cương, biết tận dụng tốt thế mạnh cũng như hạn chế khuyết điểm sẽ tạo được môi trường làm việc hiệu quả.Truyền thông là sự hỗ trợ cho một nhà quản trị với những công cụ, phương tiện truyền thông hiện đại và hữu dụng.Khi tận dụng chúng không đúng lúc và đúng cách, điều đó sẽ trở nên vô nghĩa, đôi khi là phản tốt tác dụng. Vì thế, hãy bắt tay ngay vào việc lên kế hoạch truyền thông thật cụ thể với đầy đủ các mục đích, chiến lược, phương thức tiếp cận. Việc còn lại là thực hiện nó một cách thật khoa học, để biến truyền thông thành “cánh tay phải” trung thành cho các nhà quản trị. 11 Nguôền tham khảo: Giáo trình Quản trị học – Giảng viên Đỗ văn Khiêm Các nguyên tắc quản trị hiện đại trong nền kinh tế toàn cầu – Dương Hữu Hạnh http://www.bmg.edu.vn/ Xây dựng chiến lược truyền thông marketing http://www.massogroup.com/ Xây dựng môi trường truyền thông hiệu quả http://www.khoinghiep.info/ Chiến lược truyền thông hiệu quả nhất http://www.marketingchienluoc.com/ Lựa chọn phương tiện truyền thông phù hợp http://www.doanhnhanvietnam.org.vn/ Truyền thông hiệu quả trong doanh nghiệp 12
- Xem thêm -