Tài liệu ERP và mô hình hóa quản lý doanh nghiệp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐOÀN VĂN CÔNG ERP VÀ MÔ HÌNH HÓA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP LUẬN VĂN THẠC SĨ Hà Nội - 2011 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐOÀN VĂN CÔNG ERP VÀ MÔ HÌNH HÓA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Ngành: Công nghệ thông tin Chuyên ngành: Công nghệ phần mềm Mã số: 604810 LUẬN VĂN THẠC SĨ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN VĂN VỴ Hà Nội - 2011 Lời cam đoan Tôi xin cam đoan luận văn “ERP và mô hình hóa quản trị doanh nghiệp” là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS. TS Nguyễn Văn Vỵ. Luận văn là kết quả nghiên cứu độc lập không sao chép trái phép toàn bộ hay một phần công trình nghiên cứu của bất cứ ai khác. Hà Nội ngày 27 tháng 4 năm 2011 Học viên Đoàn Văn Công Mục lục MỞ ĐẦU ............................................................................................................................... 2 Giới thiệu đề tài ............................................................................................................................2 Lý do lựa chọn đề tài...................................................................................................................4 Bài toán và mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................4 Phạm vi luận văn ..........................................................................................................................4 Phƣơng pháp nghiên cứu ..........................................................................................................5 Bố cục luận văn .............................................................................................................................5 Chương 1. TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ ERP ............................................................ 6 1.1. ERP Là gì? ............................................................................................................................6 1.1.1. Khái niệm về ERP ................................................................................................................... 6 1.1.2. Định nghĩa .................................................................................................................................. 8 1.1.3. Đặc trưng của ERP ................................................................................................................. 9 1.1.4. Sự khác biệt của ERP với sử dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc.............. 10 1.2. Lịch sử phát triển .............................................................................................................12 1.3. Cấu trúc của ERP .............................................................................................................20 1.3.1. Kế toán tài chính .................................................................................................................... 20 1.3.2. Hậu cần ...................................................................................................................................... 21 1.3.3. Sản xuất ..................................................................................................................................... 21 1.3.4. Quản lý dự án .......................................................................................................................... 21 1.3.5. Dịch vụ ....................................................................................................................................... 21 1.3.6. Dự đoán và lập kế hoạch .................................................................................................... 21 1.3.7. Công cụ lập báo cáo ............................................................................................................. 21 Chương 2. MÔ HÌNH HÓA ERP TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP ............. 22 2.1. Các khái niệm cơ bản ......................................................................................................22 2.1.1. Chức năng và miền chức năng......................................................................................... 22 2.1.2. Quy trình nghiệp vụ.............................................................................................................. 23 2.1.3. Phân hệ ....................................................................................................................................... 23 2.2. Mô hình hóa ERP .............................................................................................................24 2.2.1. Mô hình và mô hình hóa .................................................................................................... 24 2.2.2. Ví dụ về mô hình hóa .......................................................................................................... 26 2.2.3. Khung nhìn mô hình ............................................................................................................ 26 2.2.4. Mô hình hóa ERP .................................................................................................................. 26 2.3. Xây dựng phân hệ dạng mở, áp dụng vào phân hệ quản trị bán hàng ........31 Chương 3. XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY DON’S TÂY HỒ .................................................................................................................... 41 3.1. Miêu tả hệ thống hiện tại ...............................................................................................41 3.1.1. Quy trình hoạt động của Don's Tây Hồ ....................................................................... 41 3.1.2. Các vấn đề khó khăn gặp phải ......................................................................................... 43 3.2. Phân tích hệ thống ............................................................................................................44 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.2.5. Mô tả bài toán ......................................................................................................................... 44 Các chức năng hệ thống...................................................................................................... 44 Xác định các đối tượng nghiệp vụ ................................................................................. 45 Mô hình khái niệm miền lĩnh vực .................................................................................. 46 Xác định các tác nhân, các ca sử dụng và mô tả các ca sử dụng ...................... 46 3.3. Phân tích hệ thống ............................................................................................................64 3.3.1. Biểu đồ tuần tự hệ thống .................................................................................................... 64 3.3.2. Biểu đồ lớp thiết kế .............................................................................................................. 70 3.3.3. Thiết kế dữ liệu....................................................................................................................... 71 KẾT LUẬN ............................................................................................................................. 72 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................... 73 Bảng ký hiệu viết tắt STT Ký hiệu, viết tắt Diễn giải 1 APICS American Production and Inventory Control Society – Hiệp hội về hoạt động quản trị 2 BOM Bill of Materials – Danh sách nguyên liệu 3 EOQ Economic order quantity - Số lượng đặt hàng kinh tế 4 ERM Enterpise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp. 5 ERP Enterpise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 6 MRP Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu. 7 MRPII Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất. 1 Danh sách bảng biểu, hình vẽ STT Tên bảng biểu, hình vẽ Trang 1 Hình 1.1 - Sơ đồ khái niệm ERP 14 2 Hình 1.2 - Hệ thống theo cách nhìn truyền thống 15 3 Hình 1.3 - Chuỗi giá trị kinh doanh 16 4 Hình 1.4 - So sánh hệ thống độc lập và hệ thống tích hợp 17 5 Hình 1.5 - Miêu tả sự tiến hoá của hệ thống ERP hiện đại ngày nay 18 6 Hình 1.6 - Cấu trúc của ERM 21 7 Hình 1.7 - Mô hình ERM 23 8 Hình 1.8: Cấu trúc của ERP 25 9 Hình 2.1 - ví dụ mô hình hóa 31 10 Hình 2.2 - ví dụ về mô hình chức năng mua hàng trong ERP 32 11 Hình 2.3 - Mô hình dữ liệu (ER) trong ERP 33 12 Hình 2.4 - ví dụ về mô hình hóa quy trình nghiệp vụ 34 13 Hình 2.5 - Ví dụ mô hình ERP theo phân hệ 35 14 Hình 2.6 - Phân hệ dạng mở 36 15 Hình 2.7 - Mô hình luồng dữ liệu chức năng báo giá 38 16 Hình 2.8 - Tương tác giữa phân hệ quản trị bán hàng và các phân hệ khác trong ERP 41 17 Hình 2.9 - Chia sẻ dữ liệu giữa các phân hệ 43 18 Hình 3.1 - Sơ đồ tổ chức 47 19 Hình 3.2 - Sơ đồ các phần hành đã triển khai phần mềm 47 ERP và mô hình hóa quản trị doanh nghiệp 2 MỞ ĐẦU Giới thiệu đề tài Công nghệ thông tin ngày nay trở thành một phần không thể thiếu trong đời sống con người đặc biệt trong việc quản trị doanh nghiệp. Do tầm cỡ, quy mô doanh nghiệp càng ngày càng lớn, việc quản trị theo cách cổ điển dần không còn phù hợp do tốn quá nhiều thời gian công sức để thực hiện lặp lại cùng một thao tác. Thay vào đó, các giải pháp sử dụng công nghệ thông tin ra đời nhằm đem lại một cách giải quyết hiệu quả hơn, đỡ tốn kém cả công sức, tiền bạc và thời gian. Trong vài năm trở lại đây, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, ERP (viết tắt của Enterprise Resources Planning – Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều công ty đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó mang lại. Trên thế giới, việc ứng dụng các giải pháp ERP với nội dung chính là đưa ra giải pháp tổng thể cho tin học hóa tác nghiệp và quản trị trong các tổ chức, doanh nghiệp đã được thực hiện từ lâu. Đây là một công cụ hiệu quả giúp đỡ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý các nguồn lực khác nhau (nhân lực - tài lực - vật lực) và tác nghiệp, đồng thời giúp các tổ chức, doanh nghiệp hội nhập với một tiêu chuẩn quản lý quốc tế. Ở Việt Nam, tốc độ tăng trưởng khá cao hàng năm và nhu cầu tăng cường năng lực quản lý trong đó có ERP. Đây cũng là bức tranh chung của các nước đang phát triển với nhu cầu cải cách công nghệ quản lý kinh tế không ngừng. Tại Việt Nam, ERP trong một vài năm gần đây cũng được quan tâm nhiều hơn từ các công ty muốn áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp tới các đơn vị sản xuất cung cấp phần mềm. Đã có các đơn vị xây dựng và triển khai hệ thống ERP như: Fast ERP, Effect ERP, Lạc Việt ERP, Bravo ERP... Tuy nhiên số lượng các đơn vị triển khai thành công ERP vẫn còn là một con số ít. Khi tiến hành triển khai áp dụng ERP, đơn vị cung cấp phải phối hợp chặt chẽ với đơn vị sử dụng để chỉnh sửa (customize) sản phẩm ERP sẵn có, thêm mới các chi tiết cần thiết với doanh nghiệp, xóa bỏ các điểm không phù hợp. Việc này tốn nhiều công sức, nhiều nguồn lực và thời gian. Và rủi ro thất bại lớn là việc tất yếu do việc kiểm soát quy trình hoạt động chưa tốt ở các doanh nghiệp. Một điểm khác, các công ty dám chấp nhận rủi ro để triển khai ERP hiện tại (cả thành công và thất bại) đều là các doanh nghiệp lớn, các tập đoàn như: Tập đoàn Thép Việt, Sato Việt Nam, Tập đoàn Việt Á... các đơn vị này đều đã triển khai hoạt động theo các tiêu chuẩn ISO (2000, 9000...) nên dễ dàng hơn khi áp dụng ERP. Hầu như chưa có đơn vị nhỏ hoặc đơn vị mà hoạt động chưa theo tiêu chuẩn ISO dám áp dụng ERP. Các đơn vị này thường chỉ áp dụng một phân hệ nhỏ trong ERP một cách rời rạc ERP và mô hình hóa quản trị doanh nghiệp 3 như: quản trị nhân sự, kế toán, quản lý quan hệ khách hàng do rất nhiều lý do: quy mô nhỏ, không đủ tiền đầu tư, không có nhân lực đủ khả năng... Các phân hệ có thể do cùng đơn vị sản xuất hoặc khác đơn vị sản xuất. Khi phát triển lớn hơn và có nhu cầu triển khai ERP, các hệ thống cũ sẽ được thay thế hoàn toàn bằng một hệ thống ERP hoàn toàn khác. Vậy có cách nào để xây dựng ứng dụng quản lý cho các doanh nghiệp nhỏ có tính mở rộng, tương lai khi cần thiết, dễ dàng triển khai hệ thống ERP, sử dụng lại các phân hệ đã có để giảm bớt thời gian, chi phí cũng như công sức xây dựng và triển khai? Đề tài: "ERP VÀ MÔ HÌNH HÓA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP" tập trung tìm hiểu và xây dựng mô hình ERP, từ đó tìm ra cách xây dựng các phân hệ độc lập có tính tích hợp cao, dễ dàng kết nối tới hệ thống ERP phát triển sau. ERP và mô hình hóa quản trị doanh nghiệp 4 Lý do lựa chọn đề tài Tính tất yếu mà bài toán đặt ra: nếu xây dựng được một phần hệ thống ERP (một phân hệ, một module) với tính toán sẵn để sau này tích hợp nhanh chóng vào hệ thống ERP thực thụ mà không cần phải vứt bỏ hay sửa đổi thì lợi ích kinh tế và thời gian đem lại rất nhiều: không mất phí để sản xuất lại phần đã có, không mất thời gian để nghiên cứu các phần sẵn có, không phải đào tạo lại nhân viên, phần cũ chạy ổn định nên tin tưởng về dữ liệu, giảm lỗi hệ thống... Do đó khả năng ứng dụng vào thực tế của đề tài là cao do phù hợp với nhu cầu thực tại của phần lớn các doanh nghiệp ở Việt Nam. Việc mô hình hóa ERP áp dụng vào xây dựng từng phân hệ riêng rẽ cũng là một hướng đi mới nhằm tìm ra lời giải cho nhu cầu trước mắt cũng như lâu dài ở các doanh nghiệp Việt Nam. Bài toán và mục tiêu nghiên cứu Các dự án ERP có rủi ro rất cao do tính phức tạp, quy mô lớn của vấn đề đòi hỏi chi phí lớn, nhóm phát triển lớn và thường phải phát triển trong thời gian rất chặt chẽ. Việc xây dựng ERP phải đảm bảo được tính mở, tính mềm dẻo nhưng chặt chẽ (do đặc trưng tính phân hệ, module hóa của ERP). Với các đặc điểm như vậy, ta cần làm gì nếu được giao trách nhiệm phát triển một hệ thống ERP cho một doanh nghiệp cụ thể? Bài toán đặt ra: Nghiên cứu các thành phần tương tác bên trong hệ thống ERP dựa trên mô hình kiế trúc của nó từ đó xây dựng phân hệ quản lý bán hàng ứng dụng tại công ty Don's Tây Hồ nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị hiện tại, và dễ dàng mở rộng ghép nối với hệ thống ERP xây dựng trong tương lai. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm 3 vấn đề chủ yếu: - Nghiên cứu tổng quát về ERP, từ đó xây dựng mô hình quan hệ và ràng buộc giữa thành phần trong ERP, đề xuất mô hình xây dựng hệ thống quản trị bán hàng. - Nghiên cứu thực trạng, thu thập số liệu hình thành mô hình thực tiễn ứng dụng quan hệ khách hàng tại công ty Don’s Tây Hồ - Xây dựng hệ thống quản trị bán hàng tại Don’s Tây Hồ Phạm vi luận văn Luận văn không nghiên cứu toàn bộ hệ thống ERP vì không đủ khả năng và với thời gian hạn chế. Luân văn tập trung vào khai thác phân hệ bán hàng tại công ty Don’s Tây Hồ số 27 Xuân Diệu – Ba Đình – Hà Nội và phần giao diện cho phép tích hợp phân hệ này với các phân hệ khác trong hệ thống ERP. ERP và mô hình hóa quản trị doanh nghiệp 5 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu là vận dụng cơ sở lý thuyết mô hình hóa và công nghệ hướng đối tượng để triển khai một ứng dụng thực tế. Qua đó đánh giá khả năng triển khai thực tế. Cơ sở lý thuyết: Xây dựng mô hình quan hệ giữa các thành phần trong ERP Thực nghiệm: Tìm hiểu và xây dựng phân hệ bán hàng Kiểm tra thực nghiệm: Tính tích hợp giữa sản phẩm đã xây dựng và các phân hệ khác hiện có cũng như đánh giá tính tích hợp trong tương lai. Bố cục luận văn Kết cấu luận văn gồm 5 phần Mở đầu Chương 1: Giới thiệu các khái niệm và thành phần của ERP Chương 2. Tìm hiểu mô hình hóa ERP và cách xây dựng phân hệ mở Chương 3. Áp dụng xây dựng phân hệ bán hàng tại công ty Don’s Tây Hồ Kết luận ERP và mô hình hóa quản trị doanh nghiệp 6 Chương 1. TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ ERP 1.1. ERP Là gì? 1.1.1. Khái niệm về ERP Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP: ERP là phần mềm trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP. ERP - Hệ thống hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp (Enterprise resources Planning) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ các ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất nhằm tự động hoá các quy trình quản lý. Với ERP, mọi hoạt động của một công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý chuỗi sản xuất và cung ứng vật tư , quản lý tài chính nội bộ , đến việc bán hàng , tiếp thị sản phẩm , trao đổi với đối tác , khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất . ERP được xem là mô ̣t giải pháp quản tri ̣doanh nghiê ̣p thành công nhất trên thế giới hiện nay. Nế u triển khai thành công ERP, có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển doanh nghiệp vững mạnh. Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này. Tài nguyên (R: Resource). Trong kinh doanh, tài nguyên bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu nào thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là:  Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty.  Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng.  Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.  Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty. ERP và mô hình hóa quản trị doanh nghiệp 7 Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty, đồng thời phải có sự hợp tác chặt chẽ giữa công ty và nhà tư vấn. Giai đoạn “chuẩn hóa dữ liệu” này sẽ quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP và nó chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP. Hoạch định (P: Planning). Hoạch định là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao? Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ. Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty - đơn vị thành viên, phòng ban - phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo. Trên thế giới hiện nay đang có rất nhiều tập đoàn lớn triển khai và sử dụng trọn gói bộ giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: Sản xuất chế tạo và Kinh doanh dịch vụ. Theo các cuộc thăm dò do hãng nghiên cứu thị trường Meta Group tiến hành với sự tham gia của 63 công ty, chi phí trung bình cho một dự án ERP (bao gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn và phần cứng) sẽ vào khoảng 15 triệu USD. Mặc dù các dự án ERP phức tạp và có giá trị lớn, nhưng nếu được triển khai phù hợp và khoa học, chúng sẽ đem lại những lợi ích không nhỏ. Cụ thể, nếu được triển khai toàn bộ, một hệ thống ERP có thể giúp công ty tiết kiệm trung bình hàng năm khoảng 1,6 triệu USD. Đối với các nhà quản trị, ERP là công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. ERP còn giúp doanh nghiệp đánh giá khu vực tập trung nhiều khách hàng, đánh giá những loại hình dịch vụ mà khách hàng ưa thích sử dụng… Bên cạnh đó, ERP còn mang lại nhiều lợi ích khác với các tính năng như: phát triển khả năng mua bán, đặt hàng hay đăng ký dịch vụ trực tuyến, điều phối toàn bộ giá cả cho các dự án, theo dõi, quản lý và sử dụng tài sản, xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân tham gia hệ thống…. ERP và mô hình hóa quản trị doanh nghiệp 8 Hiện ERP vẫn đang được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và có không ít công ty tuyên bố rằng đang ứng dụng ERP, nhưng thực chất họ chỉ triển khai một hoặc hai thành phần nào đó của ERP. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị…) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn. Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này. Tuy nhiên, trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội. Ví dụ phân hệ CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế, mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP. Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp, CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp. Đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất…) phân hệ này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu. Thực tế thì nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp “vô cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực. Ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về phân hệ phần mềm “Quản lý cổ phần và cổ đông” và phân hệ này có mối quan hệ chặt chẽ với phân hệ kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu chúng ta hiểu ERP trên khía cạnh phần mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì module này cũng nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP. Tóm lại, ERP là hệ thống phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. ERP là hệ thống tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu cuả doanh nghiệp, thu thập dữ liệu từ một số chức năng chính và lưu trữ dữ liệu trong kho chứa dữ liệu tổng hợp Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc phân hệ hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau. Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty. Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP. 1.1.2. Định nghĩa Theo Travis Anderegg (2000): “ERP là chữ viết tắt của Enterprise Resource Planning là một giải pháp thương mại toàn diện. Thực hiện qui trình tích hợp và đồng bộ các nghiệp vụ của một công ty. Nó bao gồm: hệ thống ERP với các qui trình nghiệp vụ bên trong và xung quanh mỗi phân hệ. Hệ thống ERP và qui trình ERP và mô hình hóa quản trị doanh nghiệp 9 nghiệp vụ phải được kết hợp để trở thành giải pháp ERP. Yếu tố tích hợp trong hệ thống ERP gắn kết toàn bộ hệ thống tạo thành giải pháp ERP hoàn chỉnh [4]. Hệ thống ERP bao gồm các phân hệ phần mềm như: quản lý tài chính – kế toán, quản lý nhân sự - tiền lương, quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý dịch vụ, quản lý dự án, dự đoán và lập kế hoạch... Hoạt động nghiệp vụ bên trong mỗi phân hệ bao gồm việc quản lý, ra quyết định, huấn luyện, tài liệu, giao tiếp, quản lý con người…” CÁC HOẠT ĐỘNG PHÍA SAU CÁC HOẠT ĐỘNG PHÍA TRƯỚC K H Á C H H À N G Báo cáo tập đoàn Ứng dụng tài chính Bán hàng và phân phối CƠ SỞ DỮ LIỆU TRUNG TÂM Ứng dụng dịch vụ Ứng dụng sản xuất Quản lý kho hàng N H À C U N G C Ấ P Quản trị nguồn nhân lực Hình 1.1 - Sơ đồ khái niệm ERP 1.1.3. Đặc trƣng của ERP Nói ERP là một hệ thống phần mềm được đóng gói sử dụng trong việc hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp các công cụ và tiện ích tra cứu, phân tích dữ liệu quá khứ đưa ra các dự báo, phán đoán ở tương lai. Do đó ERP có các đặc trưng riêng: - ERP là phần mềm đóng gói - Tích hợp các quy trình nghiệp vụ chính của doanh nghiệp thành một thể thống nhất. - Xử lý các giao dịch chính của tổ chức. - Sử dụng một kho dữ liệu. - Cho phép truy cập dữ liệu “thời gian thực”. ERP và mô hình hóa quản trị doanh nghiệp 10 - Tích hợp hoạt động xử lý giao dịch và hoạt động lập kế hoạch. - Tài chính và thông tin nghiệp vụ được hệ thống ERP cung cấp một cách tự động trên dữ liệu quá khứ mà không cần các hướng dẫn chỉ thị của con người. - Rất khó có thể thay đổi sau khi hệ thống ERP được triển khai. - Hệ thống ERP cần mềm dẻo để có thể đáp ứng việc thay đổi yêu cầu của tổ chức. - Hệ thống ERP có kiến trúc hệ thống mở. Điều này có nghĩa là mọi phân hệ có thể hoạt động hoặc gỡ bỏ khi cần mà không ảnh hưởng tới các phân hệ khác. 1.1.4. Sự khác biệt của ERP với sử dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc Điểm phân biệt cơ bản của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành…) là tính tích hợp. ERP chỉ là một hệ thống phần mềm thống nhất và các phân hệ của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng chúng còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty phần mềm và cách hiểu về phần mềm ERP khác đi so với cách hiểu về phần mềm thông thường. ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình. LOGISTIC SẢN XUẤT TÀI CHÍNH MARKETING & BÁN HÀNG HỖ TRỢ Quy Trình Nghiệp Vụ Quy Trình Nghiệp Vụ Quy Trình Nghiệp Vụ Quy Trình Nghiệp Vụ Quy Trình Nghiệp Vụ LOGISTIC SẢN XUẤT TÀI CHÍNH MARKETING & BÁN HÀNG HỖ TRỢ Phạm vi của tổ chức Nhà Cung Cấp Phạm vi của tổ chức Chuỗi giá trị Khách Hàng Hệ thống kinh doanh Hình 1.2 - Hệ thống theo cách nhìn truyền thống Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy ERP và mô hình hóa quản trị doanh nghiệp 11 từng doanh nghiệp, kể cả với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành nghề. Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của doanh nghiệp được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp… Một điều dễ nhận ra là, một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban. Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự…) và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file…) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các phân hệ của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban, nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động (nhờ giảm thời gian tìm kiếm, chờ đợi) và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp (tránh trùng lặp, thông tin chuẩn hóa). Chuỗi giá trị kinh doanh Nhà Cung Cấp LOGISTIC SẢN XUẤT TÀI CHÍNH MARKETING & BÁN HÀNG HỖ TRỢ Quy trình nghiệp vụ Quy trình nghiệp vụ Quy trình nghiệp vụ LOGISTIC SẢN XUẤT TÀI CHÍNH MARKETING & BÁN HÀNG HỖ TRỢ Hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp Hình 1.3 - Chuỗi giá trị kinh doanh ERP và mô hình hóa quản trị doanh nghiệp Khách Hàng 12 Hình 1.4 - So sánh hệ thống độc lập và hệ thống tích hợp 1.2. Lịch sử phát triển ERP là chữ viết tắt của từ Enterpise Resource Planning. Hệ thống ERP thật sự là một hệ thống mang tính cách mạng cao. Những người tiên phong trong lĩnh vực này đã đặt tên cho hệ thống ERP hiện đại ngày nay bằng cách ghép các chữ cái đầu tiên lại với nhau.Vài từ viết tắt đã gây ra lộn xộn trong thời gian qua như MRP, MRPII, ERP và gần đây là ERM. Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm:  MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.  MRPII: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất.  ERP: Enterpise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.  ERM: Enterpise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp. ERP và mô hình hóa quản trị doanh nghiệp 13 Số lượng đặt hàng Tồn kho an toàn Danh sách Nguyên vật liệu Lệnh sản xuất 1950 MRP 1965 Thêm các chức năng nghiệp vụ MRP II 1975 Nâng cấp công nghệ ERP 1990 Giải pháp kinh doanh tổng thể ERM 2000 Hình 1.5 - Miêu tả sự tiến hoá của hệ thống ERP hiện đại ngày nay [4]” Vào thập niên 1950 bắt đầu xuất hiện khái niệm tập trung vào chức năng cơ bản của quá trình quản lí sản xuất bao gồm: - Số lượng đặt hàng kinh tế (Economic order quantity - EOQ) - Lượng tồn kho an toàn (Safety Srock) - Danh sách nguyên liệu (Bill of Materials-BOMP) - Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders) Vào giữa thập niên 1960, các chức năng trên đã cấu thành hệ thống MRP. Dựa trên sự tích hợp các chức năng cơ bản của quá trình quản lý sản xuất. Vào những năm 1975, hệ MRP đã được định nghĩa và hiểu biết một cách đầy đủ và chính xác hơn. Cũng kể từ đó bắt đầu hình thành hệ thống MRPII. Sự lẫn lộn giữa MRPII và MRP đã bắt đầu ngay sau khi giới thiệu MRPII. Việc dễ nhầm lẫn bắt đầu trong đào tạo và định nghĩa chung chung về MRP và MRPII. Khi những chuyên gia tư vấn các nhà hoạch định sử dụng thuật ngữ MRP thì họ cảm thấy không rõ ràng khi thảo luận về MRP hay MRPII. Tổ chức APICS (American Production and Inventory Control Society), là một công ty có rất nhiều kinh nghiệm về hệ thống MRP, đã định nghĩa MRP trong cuốn từ ERP và mô hình hóa quản trị doanh nghiệp 14 điển biên soạn lần thứ 9 của APICS như sau: ”MRP là một công nghệ sử dụng dữ liệu về BOM, thông tin kho và lịch sản xuất để tính toán ra nhu cầu nguyên vật liệu. MRP đưa ra yêu cầu huỷ bỏ những đơn đặt hàng không cần thiết. MRP đưa ra các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán lại thời điểm có thể nhận lại nguyên vật liệu (từ nhà cung cấp) và thời điểm thực sự cần số hàng đó cho sản xuất. MRP dựa trên số lượng hàng cần sản xuất trong một giai đoạn và: Thứ nhất xác định số lượng và tất cả các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất một loại hàng đó. Thứ hai là xác định các yếu tố về thời gian. Thời điểm cần các nguyên vật liệu và các thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất. MRP dựa trên cấu trúc BOM, xem xét số lượng nguyên liệu tồn kho (thực tế, số lượng đang trên đường về) và xác định số lượng thật sự cần mua thêm trong thời gian giao hàng (mà nhà cung cấp hứa hẹn) nhằm đáp ứng một cách tối ưu cho sản xuất. Còn MRPII được định nghĩa là: “Một phương pháp hoạch định hiệu quả các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp”. Nó nhắm đến việc hoạch định cho từng đơn vị bộ phận, hoạch định tài chính và có khả năng dự trù cho các tình huống xẩy ra trong quá trình sản xuất. Nó được hình thành từ nhiều chức năng riêng biệt liên kết lại với nhau - Hoach định kinh doanh - Hoạch định bán hàng và dao dịch - Hoạch định sản xuất - Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu Đầu ra của hệ thống được tích hợp với những báo cáo tài chính như là: - Kế hoạch kinh doanh. - Báo cáo các đơn đặt hàng. - Chi phí vận chuyển. - Giá trị tồn kho. - ... MRPII là kết quả trực tiếp và mở rộng từ các vòng lặp MRP” Định nghĩa về MRP và MRPII như trên đã được những giới nghiên cứu, các chuyên gia tư vấn, những người triển khai đón nhận nồng nhiệt. Thiếu kiến thức là nguyên nhân chính cho sự nhầm lẫn giữa MRP và MRPII. ERP và mô hình hóa quản trị doanh nghiệp