Tài liệu Dhsg 3

1 MỤC LỤC Lời cảm ơn ..................................................................................................................... Nhận xét của đơn vị thực tập......................................................................................... Nhận xét và chấm điểm của giáo viên hướng dẫn......................................................... Mục lục.......................................................................................................................... Danh mục các cụm từ viết tắt......................................................................................... PHẦN MỞ DẦU........................................................................................................... 1 Lý do chọn đề tài....................................................................................................... 2 Mục đích nghiên cứu................................................................................................. 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................................ 4 Cấu trúc đề cương..................................................................................................... PHẦN 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TMDV TRÁI TIM VÀNG 1.1 Quá trình hình thành và phát triển ..................................................................... 1.1.1 Các giai đoạn hình thành và phát triển của công ty........................................ 1.1.2 Sứ mệnh.......................................................................................................... 1.1.3 Tầm nhìn........................................................................................................ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ và định hướng phát triển của tổ chức.............................. 1.2.1 Loại hình công ty............................................................................................ 2 1.2.2 Sản phẩm công ty........................................................................................... 1.2.3 Chức năng của sản phẩm................................................................................ 1.2.4 Những lợi ích mà sản phẩm đem lại............................................................... 1.2.5 Nhiệm vụ của công ty..................................................................................... 1.2.6 Định hướng phát triển của công ty.................................................................. 1.3 Kết quả sản xuất kinh doanh 2011 – 2012............................................................ 1.3.1 Tổng doanh thu của công ty trong năm 2011.................................................. 1.3.2 So sánh kết quả năm 2011 đến 2012............................................................... 1.4 Tình hình lao động................................................................................................. 1.4.1 Số lượng nhân viên trong công ty................................................................... 1.4.2 Sơ đồ tổ chức.................................................................................................. 1.4.3 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận............................................................. 1.5 Tình hình tài sản và cơ sở vật chất..................................................................... 1.5.1 Tổng tài sản.................................................................................................. 1.5.2 Cơ sở vật chất............................................................................................... 1.6 Giới thiệu về hoạt động phòng ban sinh viên thực tập...................................... 1.6.1 Phòng Hành chính - Nhân sự của công ty..................................................... 1.6.2 Mô tả công việc của phòng hành chính nhân sự........................................... 1.6.3 Chức năng và nhiệm vụ của phòng nhân sự.................................................. CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TMDV TRÁI TIM VÀNG 3 2.1 Vai trò của quản trị nguồn nhân lực đối với công ty......................................... 2.1.1 Vai trò của công tác hành chính văn phòng đối với công ty......................... 2.1.2 Vai trò của công tác nhân sự......................................................................... 2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị nguồn nhân lực....................... 2.2.1 Những yếu tố bên trong................................................................................ 2.2.2 Những yếu tố bên ngoài................................................................................ 2.3 Tìm hiểu về hoạt động hoạt động hành chính - nhân sự của công ty CP Trái Tim vàng.......................................................................................................... 2.3.1 Công tác hành chính..................................................................................... 2.3.2 Công tác nhân sự.......................................................................................... 2.4 Đánh giá về hoạt động hành chính nhân sự của công ty cổ phần Trái Tim Vàng................................................................................................................. 2.4.1 Điểm mạnh................................................................................................... 2.4.2 Điểm yếu...................................................................................................... 2.5 Kiến nghị các giải pháp cho hoạt động Hành chính – Nhân sự........................ 2.5.1 Đối với công tác hành chính......................................................................... 2.5.2 Đối với nhân sự............................................................................................ PHẦN 3 NHIỆM VỤ ĐƯỢC PHÂN CÔNG VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 3.1 Nhiệm vụ được phân công .................................................................................. 3.2 Những kết quả đạt được...................................................................................... 3.3 Các kỹ năng đạt được khi thực tập tại công ty Cổ Phần Trái Tim Vàng........ 3.3.1 Kỹ năng xắp xếp và bố trí văn phòng........................................................... 4 3.3.2 Kỹ năng giao tiếp bằng điện thoại................................................................ 3.3.3 Kỹ năng soạn thảo văn bản........................................................................... 3.3.4 Kỹ năng giao tiếp trong công sở................................................................... 3.3.5 Kỹ năng quản lý thư viện trong công ty........................................................ 3.4 Kinh nghiệm tích lũy trong quá trình thực tập................................................. 3.5 Khó khăn và thuận lợi trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần TMDV Trái Tim Vàng................................................................................................. 3.6 Đề xuất các biện pháp nhằm cải thiện nhiệm vụ được phân công .................. PHẦN KẾT LUẬN.................................................................................................... TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................... DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TMDV Thương mại và dịch vụ HLV Huấn luyện viên VND Việt Nam đồng 5 YSC YOGA SECRET CLUB TNHH Trách nhiệm hữu hạn CLB Câu lạc bộ PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Có thể nói trong mỗi tổ chức, yếu tố về con người luôn là yếu tố quan trọng nhất, quyết định sự thành công hay thất bại đối với doanh nghiệp, đặc biệt trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay. Chính vì lẽ đó các doanh nghiệp rất quan tâm đến nguồn nhân lực con người. Làm thế nào để có đội ngũ nhân viên giỏi và trung thành với 6 công ty. Nhận thức được tầm quan trọng này, công ty cổ phần TMDV Trái Tim Vàng rất chú trọng đến công tác quản trị nguồn nhân lực, đặc biệt là công tác Hành chính – Nhân sự. Trong quá trình thực tập em được phân công vào bộ phần Hành chinh – Nhân sự của công ty, theo quan sát của cá nhân em trong thời gian thực tập, em nhận thấy công tác này còn chưa được đặc biệt chú ý, thiết nghĩ trong tương lai công ty cần phải tiếp tục hoàn thiện và nâng cao nữa công tác Hành chính – Nhân sự trong công Công tác Hành chính – Nhân sự là một trong những công tác của quản trị kinh doanh, nó là một nhân tố quan trọng quyết định đến sự phát triển của công ty. Tổ chức công tác Hành chính – Nhân sự tốt giúp doanh nghiệp đi vào nề nếp, làm cho người lao động làm việc hăng say, tăng năng suất lao động. Ngoài ra, việc quản lý tốt còn giúp tạo cơ sở hợp lý cho mọi hoạt động nhân sự trong tương lai, tạo một quy trình cụ thể góp phần phát triển bền vững cho công ty. 2. Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu về công tác Hành chính – Nhân sự của Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:  Đối tượng nghiên cứu : hoạt động Hành chính – Nhân sự của Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng.  Phạm vi nghiên cứu:  Phạm vi thời gian: từ 25/2/2013 đến 27/4/2013  Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng 4. Phương pháp nghiên cứu Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này được viết ra dựa trên lý thuyết về quản lý, quản trị nguồn nhân lực. Phương pháp nghiên cứu: phân tích, tổng hợp, diễn giải các tài liệu thu được từ Công ty 5. Cấu trúc đề cương: Chương I : Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng 7 Chương II : Tìm hiểu về công tác Hành chính - Nhân sự của Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng Chương III : Mô tả nhiệm vụ được phân công và kết quả sinh viên đạt được trong quá trình thực tập. PHẦN 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TMDV TRÁI TIM VÀNG 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng 1.1.1 Các giai đoạn hình thành và phát triển của công ty Giai đoạn I: từ khi thành lập đến 04/2008: Thời kỳ hưng thịnh Công ty cổ phần TMDV Trái Tim Vàng tiền thân là câu lạc bộ YOGA SECRET được thành lập vào tháng 02/2008. Trong lúc người dân đang lo lắng vì tỷ lệ béo phì và bệnh tật ngày càng lan tràn, họ tìm mọi cách để cải thiện sức khỏe và 8 hình thể của người thân và chính bản thân họ nên đổ xô tham gia vào các câu lạc bộ thể dục, thẩm mỹ; tham gia luyện tập ở các công viên, khu vui chơi, vỉa hè và thậm chí là trên các đường phố. Chính vì vậy việc gặp những tác dụng phụ, những chấn thương, di chứng của việc luyện tập là không thể tránh khỏi, nhất là đối với cách luyện tập đại trà, không đúng phương pháp. Lúc bấy giờ Yoga đã xuất hiện khá lâu tại Việt Nam, nhưng rất ít người thật sự biết và hiểu về Yoga. Vào cuối năm 2007, Cô Sridevi – Tố Hải, sau một thời gian miệt mài học tập, nghiên cứu và giảng dạy Yoga tại nhiều nước trên thế giới đã trở về Việt Nam. Với lòng yêu nghề sâu sắc và mong muốn mang Yoga đến với mọi người, xây dựng một nơi thật sự thích hợp và lý tưởng để mọi người cùng luyện tập và tìm hiểu về yoga, cô đã thành lập YOGA SECRET CLUB tại 70 Trương Quốc Dung, P.10, Q.Phú Nhuận, TP.HCM. Với tiêu chí mang lại cho mọi người sức khỏe, niềm tin và sự thanh thản trong tâm hồn, YOGA SECRET CLUB thành lập đã đáp ứng được nhu cầu cuả thị trường hiện tại, đã thu hút được rất đông học viên đến luyện tập. Mọi người đến luyện tập và giao lưu tại YSC đều xem đây là một ngôi nhà mới, vui vẻ và thân thiện cho những ai muốn luyện tập và tìm hiểu về Yoga tại đây. Các lớp mà YSC đã mở trong giai đoạn này: Hatha Yoga, Sridevi Yoga, Beauty Yoga, Yoga trẻ em; các lớp tại gia và khai giảng khóa Huấn Luyện Viên Yoga chuyên nghiệp đầu tiên. Giai đoạn II: từ tháng 04/2008 đến 09/2009: khó khăn và thử thách. Từ khi ra đời YSC thật sự đã tạo nên một ấn tượng sâu sắc và tốt đẹp trong lòng khách hàng cũng như trong giới thể dục và làm đẹp nói chung. Từ những bước phát triển đầy triển vọng đó, YSC tiến lên thành lập công ty dưới tên là Công ty TNHH một thành viên Hải Trung Kim. Công ty được thành lập là một bước phát triển mới và đầy tiềm năng ở thị trường còn mới lạ về Yoga tại Việt Nam, mà cụ thể là tại TP.HCM. Công ty cũng thu hút được nhiều hợp đồng hơn ở mảng tại gia cũng như ở các công ty, tổ chức muốn đưa yoga vào công sở của họ. Cũng trong thời 9 gian này công ty mở thêm một chi nhánh ở 42 Huỳnh Khương Ninh, p. Đa Kao, Q. 1, TP HCM. Tuy nhiên, đây cũng là giai đoạn đầy khó khăn và thử thách đối với công ty cũng như đối với bản thân cô Sridevi – Tố Hải. Sự phát triển của một công ty tạo nên những khó khăn về tài chính và trong quản lý điều hành. Mặt khác, các đối thủ cạnh tranh hiện tại đã sử dụng nhiều chiến lược khác nhau để thu hút khách hàng. Và hàng loạt các trung tâm, các câu lạc bộ về yoga ra đời. Cả chuyên nghiệp lẫn đại trà, tạo nên một sự cạnh tranh gay gắt trong thị trường thể dục, thẩm mỹ hiện tại. Sự hỗn loạn trên thị trường lúc này đã kéo theo nhiều hậu quả nghiêm trọng như do tính chất không chuyên nghiệp tạo nên chấn thương cho học viên, trên báo chí và internet xuất hiện những câu chuyện không hay về yoga như: tập yoga sẽ bị “tẩu hỏa nhập ma”, các bộ phim và tư liệu về yoga khác tạo nên sự nghi ngại, lo lắng về việc tập yoga trong lòng người dân. Trước những khó khăn và thử thách đó, Cô Sridevi – Tố Hải vẫn quyết tâm giữ vững tiêu chí hoạt động và mục tiêu của mình. Với chuyên môn về yoga và quản trị được đào tạo kỹ, với nhiệt huyết tuổi trẻ và lòng yêu nghề, yêu người, cô quyết tâm đưa công ty vượt qua những khó khăn trước mắt. Trong giai đoạn này, doanh thu một tháng chỉ đạt khoảng 25 lớp/ 1 ngày. Tương đương doanh thu toàn công ty khoảng 320 triệu đ/ 1 tháng. Giai đoạn III: từ tháng 09/2009 đến nay: phục hồi và có những bước tiến mới. Để thoáng khỏi những khó khăn trước mắt, công ty đã có nhưng bước chuyển đổi mới. Về tài chính, công ty chuyển đổi từ Công ty TNHH một thành viên Hải Trung Kim thành Công ty Cổ Phần TM – DV Trái Tim Vàng để giải quyết những khó khăn về tài chính. Thay đổi một vài nhân sự làm việc kém hiệu quả và tuyển thêm nhân viên trẻ có năng lực hơn, nhiệt huyết hơn với nghề. Đồng thời tiến hành cải cách lại quy chế làm việc của công ty, xây dựng lại quy trình giảng dạy cũng như đào tạo lại đội ngũ nhân viên và huấn luyện viên hiện có trong công ty. 10 Đẩy mạnh hoạt động đào tạo huấn luyện viên chuyên nghiệp mới. Tăng cường hàng loạt các biện pháp để nhằm ổn định lượng khách hàng hiện có cũng như thu hút khách hàng tiềm năng khác. Từ những thay đổi trên, công ty đang từng bước đi vào ổn định và phát triển vững chắc hơn. Chính bằng sự non trẻ của chính mình, công ty đã có được những kinh nghiệm quý báu và từ đó có những bước tiến đầy triển vọng để có thể thoát khỏi những khó khăn hiện tạivà tạo dựng một hướng đi mới trong tương lai. 1.1.2 Tầm nhìn Golden Hearts JSC là doanh nghiệp uy tín dẫn đầu ngành cung cấp dịch vụ đào tạo Yoga và HLV Yoga chuyên nghiệp, tiến tới trở thành tập đoàn kinh doanh trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe. 1.1.3 Sứ mệnh Chăm sóc sức khỏe cho cộng đồng và cung cấp cơ hội việc làm cho lao động Việt Nam. 1.1.4 Giá trị cốt lõi  Tận tâm: Chúng tôi BẢO ĐẢM chất lượng dịch vụ tốt nhất theo những quy chuẩn quốc tế sẽ mang lại giá trị cao nhất cho cả khách hàng và bản thân chúng tôi.  Trách nhiệm: Chúng tôi CHẮC CHẮN giữ vững giá trị của chữ TÂM trong mỗi cá nhân thông qua các hoạt động kinh doanh có ý nghĩa với xã hội và có trách nhiệm với môi trường.  Chia sẻ: Chúng tôi QUYẾT TÂM xây dựng môi trường làm việc thân thiện, cởi mở, sang tạo và nhiều cơ hội thăng tiến để thể hiện giá trị của mỗi nhân viên trong từng giai đoạn phát triển. 11 Cộng đồng: Chúng tôi TỰ HÀO đây là nơi “Vẻ đẹp tỏa sang từ Tâm” luôn được vun đắp, nuôi dưỡng và gìn giữ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ và định hướng phát triển của công ty cổ phần TMDV Trái Tim Vàng 1.2.1. Loại hình kinh doanh  Dịch vụ đào tạo Yoga tại CLB.  Dịch vụ đào tạo Yoga tại Gia .  Yoga du lịch nghĩ dưỡng, Yoga tour bảo vệ môi trường  Yoga trị liệu, cân bằng cơ thể , tâm trí, linh hồn.  Dịch vụ huấn luyện kiến thức sức khỏe, nâng cao đời sống tinh thần nhân viên tại các doanh nghiệp.  Đào tạo chuyên nghiệp Huấn luyện viên Yoga  Sản phẩm liên quan Yoga như: Quần áo, thảm tập, dụng cụ tập luyện…  Cung cấp HLV Yoga, Gym, Aerobic cho các câu lạc bộ, phòng thể dục, resorts, khách sạn…  Yogi shop cung cấp trang phục tập Yoga, thảm tập…… 1.2.2. Sản phẩm của công ty _ Yoga tại CLB Yoga for love, hatha yoga, beaty yoga, yoga vui khỏe, yoga cột sống, yoga Diet, sridevi yoga, vinyasa yoga, tổ chức yoga Tour " Hành trình khám phá cơ thể", đào tạo huấn luyện viên, Những vật dụng phục vụ cho việt tập yoga như là quần áo yoga, thảm tập, handmake yoga.... _ Huấn luyện huấn luyện viên Yoga Hàng năm công ty Trái tim vàng tổ chức các khóa huấn luyện “KHÓA HUẤN LUYỆN NGẮN HẠN LẤY BẰNG HUẤN LUYỆN VIÊN YOGA ẤN 12 ĐỘ” để huấn luyện các học viên trở thành những huấn luyên viên chuyên nghiệp để mang Yoga đến cho mọi người khắp nơi tại Việt Nam. _ Cung cấp huấn luyện viên Yoga Ứng dụng Yoga và Thiền Định vào đời sống doanh nghiệp là chuỗi các sản phẩm dặc biệt của công ty Trái tim vàng nhằm đưa Yoga và Thiền Định đến gần hơn với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp cùng nhân viên tạo văn hóa luyện tập cơ thể, tạo dựng sự kết nối, teamwork, xóa bỏ xung đột hằng ngày. Bên cạnh những khóa học Yoga giúp xây dựng nền tảng sức khỏe, chữa trị và phòng tránh các căn bệnh văn phòng (stress, mất ngủ, tê tay, đau lưng, suy kiệt, rối loạn tiền đình, mất trí nhớ, ăn nhiều hoặc chán ăn…), chúng tôi còn có các khóa đặc biệt như:  Yoga phòng chặn các căn bệnh văn phòng  Thuật kiểm soát hơi thở  Thuật kiểm soát cơn giận  Để họp hành không còn căng thẳng  Yoga cười  Yoga Retreats: Teambuilding, du lịch, nghỉ dưỡng… 1.2.3 Chức năng của sản phẩm Đào tạo những huấn luyện viên chuyên nghiệp với bằng cấp quốc tế. Với lớp tập ở CLB giúp cho học viên thật thoải mãi khi tập và rèn luyện cơ thể một cách tốt nhất. Nếu học viên không muốn tới CLB học, thì công ty có những khóa học tại gia. Ngoài ra, học viên còn có thể thỏa thích mua sắm những vật dụng phục vụ cho việc tập yoga. 1.2.4 Những lợi ích mà sản phẩm đem lại  Lợi ích cho cơ thể: Giúp cơ thể linh hoạt, giúp cơ thể bền bỉ, phát triển các cơ, Yoga sẽ tạo ra những bó cơ dài và chắc chắn, không còn mỡ thừa. Yoga sẽ giúp tăng sự liên kết trong và ngoài vùng lưng và các bộ phận dễ chấn thương trong cơ thể. Giúp nhịp thở đều đặn 13  Lợi ích tinh thần: Tạo sự điềm tĩnh., giảm stress, tập luyện Yoga còn giúp tăng ý thức về cơ thể. 1.2.5 Nhiệm vụ của công ty Nhiệm vụ đầu tiên của công ty là mang sức khỏe đến với cộng đồng và đào tạo ra đội ngũ HLV chuyên nghiệp phục vụ cho cộng đồng, cung cấp các dịch vụ về Yoga ( thảm tập yoga, trang phục tập yoga, vật dụng Yoga …) 1.2.6 Định hướng phát triển của công ty CP TMDV Trái Tim Vàng Công ty cổ phần Trái Tim Vàng hiện tại đang phát triển thành một tập đoàn GHS. Trong tương lai sẽ phát triển thương hiệu của công ty có mặt khắp 65 tỉnh thành, để phát triển lên giá trị cộng đồng là con người của GHS 1.3 Kết quả sản xuất kinh doanh 1.3.1 Tổng doanh thu của công ty trong năm 2011 _ Tổng doanh thu của công ty CP Trái Tim Vàng vào năm 2011 đã bắt đầu vào thời kỳ ổn định với doanh thu là 720, 000,000 VND 1.3.2 So sánh kết quả năm 2011 đến 2012 Chỉ tiêu 2012 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 400,413,905 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch 400,413,905 vụ 4. Giá vốn hàng bán 43,149,210 2011 282,492,136 282,492,136 2,450,825 14 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 6. Doanh thu hoạt động tài chính 7. Chi phí tài chính 8. Chi phí bán hàng - Trong đó: Chi phí lãi vay 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 11. Thu nhập khác 12. Chi phí khác 13. Lợi nhuận khác 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 357,264,695 66,983 115,000 280,041,311 161,364 439,876 5,945,090 20,000,000 214,896,405 136,375,183 334,092,882 (74.330.083) 136,375,183 (74.330.083) 136,375,183 (74.330.083) [Phòng Hành chính – Nhân sự] 1.4 Tình hình lao động 1.4.1 Số lượng nhân viên trong công ty Nhân viên của công ty gồm có 10 nhân viên văn phòng, 18 huấn luyện viên, 2 lễ tân ( cá sáng và ca chiều), 1 bác bảo vệ và 1 cô lao công. 1.4.2 Sơ đồ tổ chức Hội đồồng quản trị Giám đồốc Phòng Phòng Phòng Hành chính – Nhân sự Tài chính – Kếế toán Kinh doanh 15 [Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự] 1.4.3 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận  Phòng hành chính – Nhân sự : quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu, tổ chức không gian làm việc, tổ chức hoạt động giao tiếp và lễ tân, tuyển dụng và đào tạo, tiền lương và tiền công, chính sách lương thưởng công \ty  Phòng tài chính – Kế Toán : Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh, của công ty, cố vấn cho ban lãnh đạo. Tham mưu về công tác tài chính kế toán cho ban lãnh đạo. Lập kế hoạch tài chính theo tháng, quý,, năm đồng thời định kỳ báo cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của Ban lãnh đạo về tình hình tài chính của công ty. Đánh giá hoạt động tài chính của công ty, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả tài chính  Phòng kinh doanh :Tham mưu cho giám đốc và thực hiện các lĩnh vực như tiêu thụ sản phẩm, chăm sóc khách hàng. Chịu trách nhiệm khảo sát, tìm kiếm và mở rộng thị trường Lập kế hoạch marketing, quản lý bán hàng, marketing online, tư vấn cho khách hàng, giải đáp những câu hỏi của khách hàng 1.5 Tình hình tài sản và cơ sở vật chất của tổ chức 1.5.1 Tổng tài sản Gồm nguồn vốn là 6 tỷ VND :  Trong đó 4,5 tỷ VND là tài sản ngắn hạng : tiền mặt (3,8 tỷ VND ), hàng tồn kho (400 triệu VND) , phải thu ( 300 triệu VND )  Trong đó 1,5 tỷ VND là tài sản dài hạn: tài sản cố định 1,5 tỷ 1.5.2 Cơ sở vật chất Yoga Secret Club có 02 phòng tập lớn và 01 phòng tập nhỏ được thiết kế với sàn gỗ thoáng mát, sử dụng khí tự nhiên. Các phòng tập đều được trang bị quạt, đèn, cửa gỗ phù hợp với lớp tập Yoga Bên cạnh đó Yoga Secret Club tủ giữ đồ an toàn. Mỗi phòng đều có 3 phòng tắm chuyên biệt , phòng thay đồ , phòng vệ sinh sạch sẽ và tiện nghi , ngoài ra các phòng đều có kệ đựng dày dép và thảm tập cho học viên 16 1.6 Giới thiệu hoạt động tại phòng bàn thực tập 1.6.1 Phòng Hành chính - Nhân sự của công ty CP TMDV Trái Tim Vàng _ Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty CP TMDV Trái Tim Vàng Trưởng phòng Hành Chính – Nhân sự Hành chính Nhân sự Giáo vụ Chuyến môn [Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự] 1.6.2 Mô tả công việc của phòng hành chính nhân sự _ Công tác hành chính : soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ đến và đi, tổ chức các hoạt động giao tiếp, lễ tân, quản lý thiết bị văn phòng, xắp xếp và bố trí không gian làm việc, quản lý văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng - Công tác nhân sự : tuyển dụng và đào tạo, thực hiên công việc tính tiền công và tiền lương, chính sách lương thưởng và động viên cho nhân viên 1.6.3 Chức năng và nhiệm vụ của phòng nhân sự  Chức năng  Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo  Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thức người lao động làm việc  Tham mưu đề xuất cho ban giám đốc để xử lý các vấn đề thược lĩnh vực Hành chính – Nhân sự  Nghiên cứu, soản thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện 17  Lập kế hoạch tuyển dụng và biện pháp thực hiện kế hoách  Tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động xin việc  Lập hợp đồng đào tạo, hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động  Kiểm tra và tính ngày công cho nhân viên khối văn phòng công ty  Giải quyết chế độ cho nhân viên như: Nghỉ việc, ốm đau, cưới hỏi…  Xắp xếp, bố trí văn phòng; cây cảnh, lọ hoa, tủ kệ, hồ sơ, bàn ghế, máy tính  Tiếp nhận hồ sơ phỏng vấn  Nhiệm vụ hành chính  Xây dựng quy chế lương theo yêu cầu, chiến lược của công ty  Nghiên cứu, soản thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty.  Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm  Tổ chức chương trình huấn luyện cho nhân viên  Điều động nhân sự theo yêu cầu sản suất kinh doanh  Thống kê và quản lý tòa bộ trang thiết bị tại văn phòng  Tiếp nhận, gửi và kiểm soát công văn đi và đến  Đảm bảo cách bố trí và xắp xếp văn phòng một cách hợp lý, có khoa học, nhân viên cảm thấy thoải mãi  Tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động PHẦN 2 TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TMDV TRÁI TIM VÀNG 2.1 Vai trò của công tác hành chính văn nhân sự đối với công ty 2.1.1 Vai trò của công tác hành chính văn phòng đối với công ty 2.1.1.1 Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, kệ sách Quản lý hồ sơ, tài liệu bao gồm việc xắp xếp, thiết kế xem xét lại các hồ sơ, tài liệu trong tổ chức liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ xử lý, bảo quản khai 18 thác, chỉnh lý, lưu trữ và tiêu hủy hồ sơ dữ liệu. Hố sơ dữ liệu là một loại tài sản có giá trị như các loại tài sản khác của doanh nghiệp. Để tiến hành các hoạt động của doanh ngiệp, phải có hồ sơ tài liệu làm căn cứ, làm cơ sở theo dõi, sử chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất - kinh doanh sao đúng kế hoạch, mục đích đề ra. Hồ sơ, tài liệu cpos tác dụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và sinh động. 2.1.1.2 Tổ chức không gian làm việc Không gian làm việc thực sự ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc. Tổ chức không gian làm việc sao cho đảm bảo thuận tiện, thoải mãi, an toàn cho nhân viên trong các thao tác và hoạt động thực hiện nhiệm vụ công việc là một công việc tất yếu cảu nhà quản lý cần quan tâm và đáp ứng Không gian làm việc là môi trường rất dễ tác động đến trạng thái tâm lý làm việc cũng như hiệu quả công việc của nhân viên. Do đó, tùy theo lĩnh vực công việc mà lựa chọn những kiểu dáng và mô hình không gian làm việc thích họp. 2.1.1.3 Quản lý tài sản thiết bị trong văn phòng Quản lý thiết bị trong văn phòng bao gồm : quản lý văn phòng phẩm, quản lý thư viện của công ty,quản lý điện thoại và các máy móc trong văn phòng (gồm máy in, photo, máy tính, máy điều hòa, bóng đèn...),quản lý bàn ghế,kiểm soát cho phí tiếp khách .... Tát cả các hoạt động quản lý và kiểm soát chặt chẽ. 2.1.1.4 Soạn thảo văn bản Soạn thảo văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết. Văn bản thường tập hợp các câu có tính tron vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Soạn thảo văn bản được chia thành hai loại:  Hình thức văn bản pháp quy : - Nghị định: do Chính phủ ban hành để quy định những quyền lợi và nghĩa vụ của người dân theo Hiến pháp và Luật do Quốc hội ban hành. 19 - Nghị quyết: do Chính phủ hoặc Hội đồng nhân dân các cấp ban hành về các nhiệm vụ kế hoạch, chủ trương chính sách và những công tác khác. - Quyết định: do Thủ trưởng các cơ quan thuộc Nhà nước hoặc - Hội Đồng nhân dân các cấp ban hành. Quyết định để điều hành các công việc cụ thể trong đơn vị về các mặt tổ chức, nhân sự, tài chính, kế hoạch, dự án hoặc bãi bỏ các quyết định của cấp dưới. - Chỉ thị: do Thủ trưởng các cơ quan thuộc Nhà nước ban hành hoặc Hội đồng nhân dân các cấp ban hành. Chỉ thị dùng để đề ra chủ trương, chính sách, biện pháp quản lý, chỉ đạo công việc, giao nhiệm vụ cho các bộ phận dưới quyền. - Thông tư: để hướng dẫn giải thích các chủ trương chính sách và đưa ra biện pháp thực hiện các chủ trương đó. - Thông cáo: thông báo của chính phủ đến các tầng lớp nhân dân về một quyết định phải thi hành hoặc một sự kiện quan trọng khác.  Hình thức văn bản hành chính - Công văn: là giấy tờ giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể, ví dụ như: công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn. - Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc, ví dụ như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị. - Thông báo: báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản. - Biên bản: bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị , biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao. 2.1.1.5 Tổ chức các hoạt động giao tiếp, lễ tân, buổi họp nhân viên văn phòng Gồm việc giao tiếp qua điện thoại, đón tiếp khách tại cơ quan, tổ chức buổi họp của nhân viên trong công ty 20 Điện thoại được xem là phương tiện giao tiếp hàng đầu ở cơ quan, đơn vị hiện nay. Điện thoại không chỉ là phương tiện thông tin mà còn là phương tiện biểu lộ nhân cách. Giao tiếp qua điện thoại còn được xem là một trong những hoạt động giao dịch thể hiện văn hóa doanh nghiệp. Tất cả nhân viên cơ quan đặc biệt là thư ký và lễ tân phải nắm bắt kỹ lưỡng nghiệp vụ hành chính này dể thể hiện thái độ văn minh và lịch sự khi giao tiếp qua điện thoại Đón tiếp khách là một hoạt động thường xuyên của cơ quan, đảm bảo cho việc hoạt động sản xuất kinh doanh tồn tại và phát triển, thể hiện yêu cầu công tác quản lý và nhu cầu giao tiếp xã hội. Tổ chức việc đón khách tiếp kiệm, hợp lý và hiệu quả sẽ giúp người quản lý tiếp kiệm thời gian để tập chung vào những việc quan trọng hơn 2.1.2 Vai trò của công tác nhân sự 2.1.2.1 Tuyển dụng Tuyển dụng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp, vì vậy trách nhiệm đặt trên vai của những nhà tuyển dụng nhân sự là phải tìm ra những ứng viên sáng giá phù hợp với vị trí công việc còn trống. Đây là một nhiệm vụ đòi hỏi bạn phải là người có tầm nhìn rộng, khả năng phán đoán và đặt ra những tình huống để tìm kiếm ứng viên tài năng. Các giai đoạn của cuộc tuyển dụng bao gồm : soạn thảo các thông báo, tiếp nhận CV, phân loại, đặt lịch hẹn phỏng vấn và phỏng vấn. Quy trình tuyển dụng nhân sự được thực hiện qua các bước như sau: + Lập kế hoạch tuyển dụng + Xác định phương pháp và các nguồn tuyển dụng + Xác định địa điểm, thời gian tuyển dụng + Tìm kiếm, lựa chọn ứng viên + Đánh giá quá trình tuyển dụng + Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập 2.1.2.2 Tiền lương tiền công