Tài liệu đh08.001_một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân huyện đầm hà

Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang phát triển theo hƣớng đa dạng hóa, hiện đại hóa, từng bƣớc hội nhập với khu vực và thế giới. Đứng trƣớc những cơ hội và thách thức mới, năng lực quản lý hành chính của nhà nƣớc đóng một vai trò quan trọng. Vấn đề đổi mới để nâng cao năng lực quản lý hành chính nhà nƣớc là một yêu cầu mang tính khách quan, thƣờng xuyên và cần đƣợc thực hiện cả về chiều rộng và chiều sâu. Cùng với sự nghiệp đổi mới tổ chức và hoạt động của nhà nƣớc thì vấn đề nâng cao năng lực quản lý nhà nƣớc ở UBND cấp huyện – cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng là một tất yếu khách quan. Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ chức, cơ quan. Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo. Trong tổ chức bộ máy nhà Nƣớc, văn phòng - dù ở cấp nào và lĩnh vực nào cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu lực quản lý của nhà Nƣớc, góp phần thúc đẩy sự đổi mới, hoàn thiện của đất nƣớc phù hợp với xu hƣớng chung của thời đại. Huyện Đầm Hà là một huyện miền núi, nằm ở phía đông bắc của tỉnh Quảng Ninh, đƣợc tái lập theo Nghị định số 59/2001/NĐ – CP về việc chia huyện Quảng Hà – tỉnh Quảng Ninh thành hai huyện Đầm Hà và Hải Hà. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có chức năng tham mƣu, tổng hợp, giúp việc cho Thƣờng trực HĐND và UBND huyện. Hoạt động văn phòng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà với các nghiệp vụ: thông tin, văn thƣ, lƣu trữ, xây dựng chƣơng trình kế hoạch và tổ chức giao tiếp... đã thực sự là cánh tay phải đắc lực góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành và năng lực quản lý của cơ quan nhà nƣớc cấp huyện, là cầu nối thông tin, cánh cửa giao tiếp giữa nhân dân và Nhà nƣớc. Qua thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của Văn phòng và nhận thấy trên thực tế đã có nhiều nghiên cứu lý luận về văn phòng, song chƣa có nghiên cứu nào về Văn Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] -1Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, do đó em mạnh dạn chọn đề tài : “ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà”, với mong muốn đóng góp những giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng, thực hiện tốt chức năng của mình góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nƣớc trên địa bàn huyện. 2. Mục đích nghiên cứu Các mục đích cơ bản của khóa luận này là: 1- Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng. 2- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà để thấy đƣợc những thành tựu và hạn chế. 3- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. 3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu Do thời gian có hạn nên khoá luận chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trong khoảng thời gian từ năm 2008 đến năm 2010. Đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là : Hoạt động văn phòng, mặc dù một số vấn đề nhƣ Văn phòng và Quản trị văn phòng cũng đƣợc đƣa vào để phục vụ đối chiếu. 4. Giả thuyết nghiên cứu Một là, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đóng một vai trò quan trọng đối với việc đạt đƣợc hiệu quả quản lý, điều hành của UBND huyện Đầm Hà. Hai là, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần đƣợc tiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc của UBND huyện. Ba là, để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp, song các biện pháp này phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau. Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] -2Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà 5. Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu này vận dụng phƣơng pháp duy vật biện chứng và một số phƣơng pháp cụ thể nhƣ: khảo sát, phân tích, đối chiếu, so sánh, thống kê, tổng hợp… 6. Bố cục của khoá luận *Kết cấu của khoá luận gồm 3 phần: Phần mở đầu. Phần nội dung: Gồm 3 chƣơng Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng Chương 2: Thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Kết luận. Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] -3Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG Đặt vấn đề Chƣơng này nhằm hai mục tiêu chính sau đây: Một là, khảo cứu lý luận chung về văn phòng với chức năng, nhiệm vụ, vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức. Hai là, khảo cứu lý luận chung về hoạt động văn phòng với các nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng và các yếu tố ảnh hƣởng tới hoạt động văn phòng. Do vậy, chƣơng này sẽ cung cấp lý luận cho đánh giá thực tiễn ở chƣơng 2. 1.1. Lý luận chung về văn phòng. 1.1.1. Khái niệm văn phòng. Trong thực tiễn cuộc sống, bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có hoạt động văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật mà văn phòng có nhiều cách hiểu và có nhiều tên gọi khác nhau. Có bốn cách hiểu sau đây về văn phòng: Một là, văn phòng đƣợc hiểu là nơi thực hiện các công việc hành chính hàng ngày của cơ quan, đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu hoặc là nơi thực hiện các công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ... Hai là, văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị do văn phòng thƣờng gắn với một địa điểm cụ thể. Ba là, văn phòng đƣợc hiểu nhƣ một bộ máy tham mƣu, tổng hợp quan trọng của cơ quan, đơn vị, là cánh tay đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo. Bốn là, văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo nhƣ “Văn phòng giám đốc”, “văn phòng nghị sĩ”... Hoặc đƣợc dùng để gọi các tổ chức độc lập đƣợc pháp luật thừa nhận nhƣ : “Văn phòng luật sƣ” , “Văn phòng tƣ vấn”, “Văn phòng kiến trúc sƣ”... Cả bốn cách hiểu trên đều đúng nhƣng chỉ phản ánh đƣợc một khía cạnh Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] -4Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà nào đó của văn phòng. Để đƣa ra đƣợc một định nghĩa chính xác về văn phòng cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị. Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Ở đầu vào là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng thông tin theo các phƣơng án khác nhau nhằm thu đƣợc kết quả tối ƣu trong từng hoạt động của đơn vị. Đây là nội dung hoạt động đặc thù của công tác văn phòng. Ở đầu ra là hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bƣớc công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành của cơ quan đạt mục tiêu mong muốn. Hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”.[2;10] 1.1.2. Chức năng của văn phòng Từ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo. Do đó, văn phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là: - Nhóm chức năng tham mƣu, tổng hợp. - Nhóm chức năng hậu cần . a. Chức năng tham mưu, tổng hợp Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới hoạt động của các cơ quan, tổ chức, chức năng tham mƣu, tổng hợp của văn phòng đƣợc coi là chức năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Nội dung của công tác tham mƣu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] -5Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Muốn có đƣợc những quyết định đúng đắn, khoa học, ngƣời thủ trƣởng không thể chỉ dựa vào ý chỉ chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan nhƣ ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thƣờng và phần lớn đƣợc thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu. Mặt khác, kết quả tham vấn ở trên phải xuất phát từ những thông tin cả ở đầu vào, đầu ra và những thông tin ngƣợc trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tƣợng mà văn phòng thu thập đƣợc. Nhƣ vậy, tham mƣu cần có tổng hợp và tổng hợp là để tham mƣu. Hai nội dung này cùng nhằm một mục đích chung nhất là trợ giúp cho thủ trƣởng, lãnh đạo cơ quan có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ƣu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan. b. Chức năng hậu cần Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các phƣơng tiện ấy phải đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của cơ quan và đƣợc thực hiện với mục tiêu đảm bảo đầy đủ nhƣng tiết kiệm và sử dụng có hiệu quả nhất. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng quan trọng trên. Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng Từ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: 1 - Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp. 2 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin. 3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản 4 - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại. Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] -6Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà 5 - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tƣ, tài sản của cơ quan, doanh nghiệp. 6 - Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp. 1.1.4. Vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức Vai trò của văn phòng đƣợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó. Trƣớc hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý diều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nếu văn phòng không làm việc thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động. Văn phòng làm trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp mang đến cho lãnh đạo. Văn phòng đƣợc ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Mặt khác, văn phòng cũng đƣợc ví nhƣ là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. Mọi vấn đề về hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện, …. đến mua sắm các máy móc, trang thiết bị … cũng đều do văn phòng làm cả. Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, văn phòng cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, doanh nghiệp theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc giao. Bên cạnh đó, văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ về hoạt động này đó là văn phòng lo vé máy bay cho cán bộ cơ quan đi công tác; chuẩn bị xe đƣa đón khách; chuẩn bị chỗ nghỉ cho khách… Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] -7Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà 1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng. 1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng Trong hoạt động văn phòng thực hiện một số nghiệp vụ cơ bản sau: 1 - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp. Khái niệm: Chƣơng trình, kế hoạch làm việc là hình ảnh tƣơng lai của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định. Chƣơng trình, kế hoạch là phƣơng tiện hoạt động quan trọng của ngƣời lãnh đạo hoặc của mỗi cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp để đảm bảo cho những hoạt động đƣợc thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đặt ra. Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi cá nhân. Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban khách nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hƣớng phát triển cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế hoạch tổng thể cho cơ quan, doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực hiện theo chƣơng trình, kế hoạch đó, ví dụ nhƣ: kế hoạch sản xuất, kế hoạch đào tạo, kế hoạch đầu tƣ, kế hoạch tài chính… Qua kế hoạch tổng thể mà văn phòng tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng của cơ quan, doanh nghiệp sẽ đƣợc kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ hơn, phối hợp tốt trong công việc. Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho chính văn phòng và cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện kế hoạch đó. Việc lập kế hoạch này hết sức quan trọng vì sẽ tránh đƣợc tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hƣởng đến những chƣơng trình cần thiết hơn. Trong quá trình lập kế hoạch quý, 6 tháng, tháng thì văn phòng phải thƣờng xuyên tổng kết đƣa ra những việc đã làm, chƣa làm để có biện pháp bổ sung kịp thời. Do đó kế hoạch luôn phải đƣợc lập đầu tiên. Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] -8Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà 2 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin. Khái niệm: Thông tin hiểu theo một cách khái quát nhất là quá trình trao đổi giữa ngƣời gửi và ngƣời nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều ngƣời cùng biết. Trong hoạt động quản lý, thông tin là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tƣợng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống đó với môi trƣờng xung quanh. Trong cơ quan hành chính Nhà Nƣớc thì thông tin là phƣơng tiện để ra các quyết định,xác định phƣơng hƣớng chỉ đạo sát thực với thực tế,nâng cao hiệu quả hoạt động. Thông tin có nhiều loại nhƣ: thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài, thông tin phản hồi…nhƣng mỗi cơ quan, doanh nghiệp cũng cần phải có những yêu cầu cơ bản về thông tin. Bởi vì thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đƣa ra những quyết định kịp thời, chính xác. Mà thông tin lại có nhiều loại, trong khi lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý tất cả mọi thông tin nên cần có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Văn phòng là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến, đi đều đƣợc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải và lƣu trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn phòng mà còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về văn thƣ, lƣu trữ trong quản lý thông tin. Công tác thông tin của văn phòng phải đƣợc cập nhật và tổng hợp đƣợc tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực của cơ quan, doanh nghiệp, của ngành, lĩnh vực hoạt động kinh doanh để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trƣơng, biện pháp lớn nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan, doanh nghiệp mình. Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] -9Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Khi thông tin đƣợc thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, đƣợc xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp giải quyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình 3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản Khái niệm Theo nghĩa hẹp, văn bản là các tài liệu, giấy tờ… đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Bao gồm các chỉ thị, thông tƣ, nghị quyết, nghị định, quyết định, đề án, kế hoạch, báo cáo, đơn từ… Ngày nay khái niệm này đƣợc dùng một cách rộng rãi trong hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan, doanh nghiệp. Theo nghĩa rộng văn bản là vật mang tin đƣợc ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng ngôn ngữ. Ví dụ nhƣ bia đá, câu đối ở đình chùa, tác phẩm văn học nghệ thuật, khẩu hiệu, băng ghi âm… Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của UBND huyện và cơ quan thuộc UBND huyện bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính. Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 của Quốc hội khóa XII ban hành ngày 03 tháng 06 năm 2008: “ Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa”. Văn bản hành chính bao gồm: 1. Các văn bản thể hiện quyết định quản lý mang tính áp dụng pháp luật do các cơ quan, tổ chức ban hành để thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành trong nội bộ cơ quan và giải quyết những công việc cụ thể đối với các đối tƣợng nhất định nhƣ: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt). 2. Các văn bản mang tính thông tin điều hành dùng để giao dịch, trao đổi, Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] - 10 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà phản ánh tình hình, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức nhƣ: Thông báo, thông cáo, báo cáo, đề án, chƣơng trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy nghỉ phép, giấy đi đƣờng… Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đƣợc thực hiện theo quy định tại Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nguyên tắc soạn thảo văn bản: Một là, nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: Văn bản quy phạm pháp luật đƣợc ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và Luật pháp hiện hành. Văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp dƣới ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên. Các văn bản quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp, trái với các văn bản Luật và các văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên phải đƣợc cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành. Hai là, văn bản phải đƣợc soạn thảo đúng thể thức: Văn bản phải đảm bảo đúng thể thức nhà nƣớc quy định, nếu văn bản không đúng thể thức thì văn bản sẽ không có giá trị pháp lý. Cũng phải lƣu ý đến thể thức trình bày của từng loại văn bản nhất định vì mỗi loại văn bản cụ thể có hình thức mẫu quy định. Ba là, văn bản phải đƣợc soạn thảo đúng thẩm quyền quy định: Đối với văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của các cơ quan quản lý nhà nƣớc đã đƣợc phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan. Đối với văn bản hành chính thông thƣờng, các cơ quan, doanh nghiệp đều có thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành, giao dịch… Cần lƣu ý là một cơ quan, doanh nghiệp không thể soạn thảo và ban hành một văn bản vƣợt quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã đƣợc pháp luật quy định. Bốn là, văn bản phải đảm bảo tính khả thi: Nếu là văn bản pháp luật thì phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà văn bản đó điều chỉnh. Một văn bản chỉ Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] - 11 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải đƣợc soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác. Năm là, văn bản phải đƣợc trình bày bằng phong cách hành chính công vụ: Đây là phong cách ngôn ngữ dung trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nƣớc. Khi soạn thảo văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo các yêu cầu của phong cách này mới tạo ra các văn bản hành chính hoàn chỉnh. Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến UBND huyện bằng con đƣờng trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị hoặc qua đƣờng bƣu điện … đƣợc gọi chung là văn bản đến. Tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành để quản lý diều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đƣợc gửi đến các đối tƣợng có liên quan gọi là văn bản đi. * Nguyên tắc quản lý văn bản đi: - Tất cả văn bản đi phải đƣợc đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở văn thƣ - Tất cả văn bản đi phải đƣợc kiểm tra về nội dung và thể thức trƣớc khi gửi đi. Văn bản là phƣơng tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác. Thông tin trong văn bản gồm có các thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật, chuyên môn… Các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản nhƣ một phƣơng tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy công việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lƣu trữ văn bản trong nhiều cơ quan, doanh nghiệp còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức. Hiện nay đã có Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, đƣợc bổ sung, sửa đổi năm 2002 và các văn bản dƣới luật hƣớng dẫn thống nhất việc soạn thảo và ban hành văn bản nhƣ Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ. Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công việc trợ giúp lãnh đạo về công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản; soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu về nội dung, thể thức văn bản. Do đó văn phòng phải nắm vững thông tin đầu vào, Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] - 12 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn thảo văn bản, đây là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng. Việc tổ chức lƣu trữ thông tin, văn bản là biện pháp trợ giúp đắc lực cho hoạt động của ngƣời làm công tác quản lý. Công việc này gồm có phân loại, chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống theo những phƣơng pháp khoa học để bảo quản an toàn và phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng phục vụ các nhu cầu khác nhau. Công tác lƣu trữ thông tin, văn bản đƣợc tổ chức tốt còn là việc đảm bảo an toàn, bí mật thông tin theo quy định. 4- Nghiệp vụ lưu trữ Nội dung nghiệp vụ lƣu trữ: Một là, phân loại tài liệu lưu trữ: Phân loại tài liệu lƣu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào những đặc trƣng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu lƣu trữ. Hai là, xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ: là việc xem xét, đánh giá các mức độ giá trị của tài liệu để xác định thời hạn bảo quản tài liệu (Bảo quản có thời hạn và bảo quản vĩnh viễn) và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy đối với lƣu trữ lịch sử. Việc xác định giá trị tài liệu để bảo quản và tài liệu hết giá trị để tiêu hủy do Hội đồng xác định tài liệu xem xét và tƣ vấn cho Lãnh đạo. Việc xét tài liệu hết giá trị đƣợc thực hiện theo công văn số 879/VTLTNN_NVĐP ngày 19/12/2006 của Bộ Nội vụ, Cục văn thƣ và lƣu trữ Nhà nƣớc “V/v hƣớng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị”. Ba là, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Thu thập tài liệu lƣu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu đã giải quyết xong ở văn thƣ, ở các đơn vị vào kho lƣu trữ huyện. Bốn là, thống kê tài liệu lưu trữ Thống kê tài liệu lƣu trữ: là việc sử dụng phƣơng tiện chuyên môn, nghiệp Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] - 13 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà vụ để nắm đƣợc chính xác số lƣợng, chất lƣợng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản lƣu trữ. Nguyên tắc của thống kê tài liệu lƣu trữ: + Bảo đảm toàn vẹn tài liệu lƣu trữ. + Bảo đảm chính xác,thống nhất giữa thống kê và bảo quản. + Bảo đảm thống nhất quan điểm quản lý tập trung tài liệu lƣu trữ quốc gia. Các loại sổ sách thống kê tài liệu lƣu trữ: + Sổ nhập tài liệu lƣu trữ. + Mục lục hồ sơ. + Sổ đăng ký mục lục hồ sơ. + Báo cáo tổng hợp. + Sổ xuất tài liệu lƣu trữ. Năm là, chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phƣơng án phân loại, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ƣu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu. Một số nhiệm vụ trong chỉnh lý: - Phân loại tài liệu - Lập hồ sơ - Biên mục hồ sơ - Hệ thống hóa hồ sơ - Lập công cụ tra cứu - Lập bản kê tài liệu tiêu hủy - Sắp xếp hồ sơ Sáu là, bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lƣu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu. Tài liệu phải đƣợc sắp xếp khoa học, có chế độ bảo quản chặt chẽ, tài liệu Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] - 14 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà phải đƣợc làm vệ sinh thƣờng xuyên, có các phƣơng tiện và trang thiết bị bảo quản cần thiết nhƣ cặp, tủ... Chánh văn phòng thực hiện chỉ đạo việc bảo quản tài liệu lƣu trữ. Cán bộ văn thƣ có trách nhiệm về sự hƣ hỏng, mất mát tài liệu lƣu trữ do lỗi chủ quan của mình gây ra. Trƣờng hợp phát hiện tài liệu bị mối mọt, hƣ hỏng, ngƣời quản lý, bảo quản phải báo ngay với lãnh đạo Văn phòng để có biện pháp xử lý, khắc phục. Bảy là, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu lƣu trữ để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu, yêu cầu giải quyết công việc của các cơ quan, cá nhân. Cán bộ lƣu trữ có trách nhiệm: Thực hiện đầy đủ thủ tục quy định, nội quy làm việc, hƣớng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho ngƣời khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ. Kiểm tra số lƣợng và tình trạng hố sơ, tài liệu khi giao cho ngƣời khai thác, sử dụng tài liệu cũng nhƣ khi nhận lại tài liệu do ngƣời khai thác hồ sơ tài liệu trả. Kịp thời phát hiện và đề xuất xử lý các hành vi vi phạm trong quá trình khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu. Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục đích cuối cùng của công tác lƣu trữ. 5- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại. Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng ngƣời phù hợp với từng loại công việc là rất quan trọng. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tuỳ thuộc vào mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan nhƣng chủ yếu diễn ra tại văn phòng và do văn phòng tổ chức. Đây là công việc đầu tiên của cơ quan, doanh nghiệp khi giao lƣu, giao tiếp, hợp tác kinh doanh, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt động này thi cơ quan, doanh nghiệp đó sẽ tạo đƣợc ấn tƣợng ban đầu tốt đẹp và có thiện Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] - 15 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà cảm với khách hàng, đối tác. Thấy đƣợc tầm quan trọng của hoạt động này thì mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần chú ý, quan tâm hơn để luôn tạo dựng đƣợc ấn tƣợng tốt với các đối tác, khách hàng. Để có đƣợc thành công này thì công việc lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng, văn minh lịch sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, thực thi đúng chế độ. 6- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, doanh nghiệp. Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Làm tốt công tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan, doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua săm trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế hoạch tài chính mới theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp. Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp. Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết kiệm có ảnh hƣởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó nên cần có sự quản lý chặt chẽ, khoa học. Do đó các cơ quan, doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. 7- Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp. Đảm bảo an ninh, trật tự an toàn trong cơ quan, doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng. Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau: - Bảo vệ sức khoẻ, đảm bảo an toàn lao động cho ngƣời lao động theo quy định đối với từng chức danh nghề nghiệp. - Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trƣờng nơi làm việc. - Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị. - Đảm bảo an ninh trật tự: thƣờng trực, bảo vệ, tuần tra, canh gác cơ quan trong và ngoài giờ làm việc; kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ. Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] - 16 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà - Đảm bảo độ an toàn của các phƣơng tiện giao thông vận tải. - Phối hợp, liên kết với địa phƣơng và liên cơ quan, doanh nghiệp trong bảo vệ trật tự an toàn xã hội. Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng để phục vụ yêu cầu chung nhằm đạt đƣợc mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, do đặc trƣng, tính chất hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp khác nhau mà văn phòng có những nhiệm vụ khác phù hợp với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó. 8- Tổ chức hội họp Khái niệm Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nƣớc, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trƣởng cơ quan hành chính nhà nƣớc trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý. Nhìn chung, hội họp thƣờng đƣợc hiểu là một hình thức tập hợp một số đông ngƣời ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó. Mục tiêu của hội họp Việc tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng nhƣ tính phức tạp nhƣng đều hƣớng tới mục tiêu chung nhƣ sau: - Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị. - Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt đƣợc sự nhất trí về quan điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cƣờng sự ủng hộ cũng nhƣ phối hợp. - Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy chế dân chủ. Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] - 17 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà - Để phát huy trí tuệ tập thể. - Là một cơ hội để đánh giá nhân viên và phát hiện nhân tài Ý nghĩa của hội họp Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Đây là phƣơng pháp tốt nhất để lấy đƣợc ý kiến của nhiều ngƣời cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định. 1.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng a. Môi trường bên trong tổ chức Các yếu tố thuộc môi trƣờng bên trong tổ chức gồm có: tổ chức, nguồn nhân lực, cơ chế hoạt động văn phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật. Một là, cơ cấu tổ chức: Hoạt động của văn phòng trƣớc hết phụ thuộc và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh hƣởng, đối tƣợng điều chỉnh, các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan, doanh nghiệp đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể đƣợc quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng. Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của Nhà nƣớc cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Cùng trong yếu tố tổ chức này, hoạt động văn phòng chịu ảnh hƣởng trong mối quan hệ tƣơng tác với các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, doanh nghiệp. Hai là, đội ngũ nhân sự: Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, con ngƣời có ý nghĩa rất to lớn đối với hoạt động của công tác văn phòng. Yếu tố này ngày càng có vai trò quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không đƣợc coi trọng, thậm chí văn phòng là nơi dồn dịch những ngƣời dôi dƣ, khó sắp xếp ở các bộ phận khác trong cơ quan. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện đang thay đổi mạnh mẽ do những quy đinh mới của Nhà nƣớc. Việc áp dụng những biện pháp quản lý mới nhƣ khoán chi, giao quyền tự chủ cho cơ sở, thực hiện cơ chế khoán… Tóm lại, yếu tố con ngƣời rất quan trọng, bởi liên quan đến việc tổ chức quản lý, Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] - 18 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà điều hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu không có yếu tố này hoặc yếu tố này hoạt động không tốt thì văn phòng ngừng hoặc làm việc kém hiệu quả. Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật quản lý điều hành sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng diễn ra thƣờng xuyên, có hiệu quả, tăng tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí…Ngƣợc lại, sẽ kìm hãm, bế tắc trong các hoạt động của văn phòng. Do đó, đòi hỏi ngƣời lãnh đạo phải biết điều hành tổ chức, quản lý tốt bộ máy văn phòng và đòi hỏi nhân viên là những ngƣời có kỹ năng chuyên môn, ý thức trách nhiệm cao…thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Ba là, cơ chế hoạt động của văn phòng: Cơ chế hoạt động văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đang có nhiều cải tiến. Vai trò của văn phòng ngày càng đƣợc đánh giá đầy đủ và rõ ràng hơn. Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng với các phòng ban chuyên môn ngày càng đƣợc củng cố. Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong việc liên kết phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp, có vai trò ngày càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và chống tham nhũng. Bốn là, cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng đƣợc đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo, có ảnh hƣởng trực tiếp tới năng xuất lao động, chất lƣợng công việc, tác động dến quá trình quản lý điều hành của các nhà lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra đối với yếu tố này là luôn đầy đủ về số lƣợng, phù hợp với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hoá trang thiết bị và ngƣời lãnh đạo phải kết hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí. b. Môi trường bên ngoài Các yếu tố ảnh hƣởng từ môi trƣờng bên ngoài gồm: yếu tố chính sách, pháp luật, kinh tế - xã hội. Một là, chính sách - pháp luật: Chính sách, pháp luật trực tiếp ảnh hƣởng đến sự tồn tại, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp vì mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều hoạt động dựa trên sự quản lý của Nhà nƣớc bằng các quy định, pháp Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] - 19 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà luật do Nhà nƣớc ban hành. Những chính sách, quy định của Nhà nƣớc về văn phòng là hành lang pháp ly chung, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động. Những chính sách này đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực thi hành cao sẽ tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng. Bên cạnh đó, hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luôn hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển mỗi thời kỳ và có tính khả thi cao là điều kiện để công tác văn phòng thực hiện có hiệu quả hơn. Hai là, trình độ phát triển kinh tế - xã hội: Mọi doanh nghiệp đều phải vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế, xã hội vì các quy luật đó có tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và cả hoạt động của văn phòng. Nếu thị trƣờng và chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích các doanh nghiệp tăng cƣờng đầu tƣ, hiện đại hoá trang thiết bị trong doanh nghiệp. Ngoài ra, môi trƣờng kinh tế, xã hội ổn định, phát triển còn góp phần cải tạo tự nhiên, xã hội tạo môi trƣờng kinh tế lành mạnh. Hơn nữa, sự tăng trƣởng, phát triển kinh tế đất nƣớc, khu vực và cả thế giới đều có ảnh hƣởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bƣớc đi đúng hƣớng trong đó hoạt động văn phòng cũng đƣợc quan tâm, cải tiến cho phù hợp với xu thế phát triển hiện nay. Nhƣ vậy, với sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hƣởng đến hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, cần vận dụng những điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hƣởng tiêu cực để hoạt động của doanh nghiệp cũng nhƣ hoạt động văn phòng đạt đƣợc hiệu quả tốt nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động. 1.3. Quản trị văn phòng Hoạt động văn phòng chịu nhiều yếu tố khác nhau, trong đó, quản trị văn phòng đóng vai trò quyết định. “ Quản trị ” có thể đƣợc hiểu là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có trong tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể đƣợc giao nhằm đạt đƣợc Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: [email protected] - 20 Luận Văn A-Z 0972.162.399