Đăng ký Đăng nhập

Tài liệu đề thi hết môn 2

.DOCX
42
319
144

Mô tả:

1. câu 1: trình bày cách hiểu khác nhau vềề văn phòng. văn phòng có chức năng và nhiệm là gì? liền hệ thực tềế cơ quan anh (chị) công tác ho ặc nh ận xét chung vềề việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nều? văn phòng là một thuật ngữ đã xuâết hiện từ lâu trong l ịch sử, ngay từ th ời la mã cổ đại người ta đã lập nền những văn phòng c ủa những "ng ười biện hộ" với những chức năng, nhiệm vụ có những điểm tương đôềng với văn phòng hiện đại.theo tiềến trình lịch sử phát triển kinh tềế xã h ội văn phòng ngày càng được nhận diện đâềy đủ hơn toàn diện hơn. môếi cỏch hiểu vềề văn phòng ở môỗi thời đại mang đậm những dâếu âến vềề l ịch s ử vềề hoàn cảnh giao tiềếp ngôn ngữ. khái niệm văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau : văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiềếp của một cơ quan ch ức năng ph ục v ụ cho việc điềều hành của lãnh đạo. cỏc cơ quan th ẩm quyềền chung ho ặc quy mụ lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cú văn phòng hành chính. văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn v ị, là đ ịa đi ểm giao tiềếp đôếi nội, đôếi ngoại của cơ quan đ ơn v ị đú. văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có choc vụ, có tâềm cỡ như: nghị syỗ, tổng giám đôếc, giám đôếc … văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diềỗn ra việc thu nhận, bảo quản lưu trữ các loại văn bản giâếy tờ, t ức là những công việc liền quan đềến công tác văn thư. nghiền cứu vềề văn phòng chúng ta câền đềề cập đềến các chức năng nhi ệm v ụ của nó đôếi với cơ quan tổ chức. trong một sôế tài liệu nghiền cứu trước đây người ta cho răềng văn phòng có ba chức năng: tham mưu, hậu câền và quản trị. cho đềến nay chức năng c ủa văn phòng được quan niệm bao gôềm hai nội dung cơ bản: tham mưu tổng hợp và hậu câền. chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trền giác độ quan hệ văn phòng và thủ trưởng cơ quan. trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham vâến cho lãnh đạo vềề tổ chức điềều hành cơ quan. đ ể có th ể tham vâến cho thủ trưởng cơ quan có hiệu quả tâết yềếu phải đặt ra vâến đềề thu thập phân tích và tổng hợp thông tin vềề những vâến đềề câền giải quyềết. từ đó có thể thâếy được môếi quan hệ giữa tổng hợp và tham vâến và trền thực tềế sự tách bạch hai nôị dung này là điềều không câền thiềết. chức năng hậu câền là hình thức biểu hiện của môếi quan hệ văn phòng v ới toàn bộ cơ quan đơn vị. với chức năng này văn phòng có m ột v ị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan t ổ chức. muôến vận hành được các cơ quan tổ chức phải có các phương ti ện, điềều kiện vật châết tôếi thiểu câền thiềết. các yềếu tôế đó câền có bàn tay can thi ệp c ủa văn phòng để đảm bảo đáp ứng đâềy đủ kịp thời mọi nhu câều của cơ quan đơn vị. ngày nay, người ta càng khẳng định vai trò của văn phòng đôếi v ới ho ạt động của cơ quan tổ chức. vai trò càng được khẳng đ ịnh thì nhiệm v ụ đ ặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn. vềề cơ b ản chúng ta có thể thâếy văn phòng có các nhiệm vụ chủ yềếu. -xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đôếc thực hiện chương trình đó, bôế trí săếp xềếp chương trình làm việc hàng tuâền, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan. -thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin đ ể từ đó t ổng h ợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn v ị trong cơ quan; đềề xuâết kiềến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điềều hành c ủa th ủ trưởng. thực hiện nhiệm vụ tư vâến văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm vềề tính pháp lý, kyỗ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. -thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, giải quyềết các văn th ư, tờ trình c ủa các đơn vị và các cá nhân theo quy chềế của cơ quan, tổ ch ức theo dõi vi ệc giải quyềết các văn thư tờ trình đó. -tổ chức giao tiềếp đôếi nội đôếi ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ tiềếp dân, giữ vai trò là chiềếc câều nôếi cơ quan t ổ chức mình v ới các cơ quan tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung. -lập kềế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, sự kiềến phân phôếi hạn mức kinh phí, báo cáo kềế toán, cân đôếi hàng quý, hàng năm, chi tr ả tiềền lương, tiềền thưởng, chi tiều nghiệp vụ theo chềế độ của nhà nước và quyềết định của thủ trưởng. -mua săếm trang thiềết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở v ật châết kyỗ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yều câều h ậu câền cho hoạt động và công tác của cơ quan. -tổ chức và thực hiện công tác y tềế, bảo vệ sức khoẻ, b ảo vệ an toàn c ơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp lềỗ nghi khánh tiềết, th ực hiện công tác lềỗ tân, tiềếp khách một cách khoa học và văn minh. -thường xuyền kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng, ch ỉ đ ạo và hướng dâỗn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng câếp dưới hay đơn v ị chuyền môn khi câền thiềết. cho đềến nay, văn phòng là bộ phận bị "phàn nàn" vềề nhiềều vâến đềề. tình trạng nhân viền văn phòng kiềm nhiệm trình độ, năng lực chưa t ương xứng với yều câều ngày càng cao đôếi với công tác văn phòng còn ph ổ biềến. từ đó văn phòng chưa phát huy tôết vai trò tham mưu giúp lãnh đ ạo c ơ quan tổ chức điềều hành công việc. chức năng hậu câền được thực hiện chưa có hiệu quả còn lãng phí, thiềếu khoa học, lúng túng trong bôế trí s ử dụng quản lý các phương tiện, điềều kiện vật châết của cơ quan, tổ chức. câu 2: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. n ội dung t ổ chức lao động khoa học trong văn phòng là gì? tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có thể được hiểu là vi ệc nghiền cứu và áp dụng các biện pháp tổng hợp, các ph ương tiện hợp lý nhăềm tạo điềều kiện cho cán bộ đơn vị hoàn thành tôết nhâết nhiệm v ụ c ủa mình với thời gian ngăến nhâết, chi phí ít nhâết nhưng hiệu qu ả qu ản lý nhà nước được đảm bảo và không ngừng nâng cao. một câu hỏi được đặt ra là tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng? để trả lời cho câu hỏi này chúng ta có thể băết đâều t ừ câu nói của emercan được coi là trả lời chỉ dâỗn xác đáng nhâết cho m ột tổ ch ức nói chung "đôếi với một tổ chức nềếu lao động được tổ chức khoa học thì sự lãnh đạo có tôềi nhâết thì thiệt hại vâỗn là nhỏ nhâết". với ý nghĩa chung đó việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là câền thiềết và tâết yềếu. ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiềết hơn tổ chức lao động khoa học trong văn phòng seỗ phát huy được trình độ năng lực của các cơ quan, tổ ch ức và giúp giải quyềết được môếi quan hệ giữa cơ quan tổ chức và công chức viền chức tôết nềề nềếp, kỷ cương khoa học của văn phòng seỗ là những tiềền đềề quan trọng, câền thiềết để hoạt động điềều hành quản lý chung diềỗn ra thông suôết và đạt được hiệu quả cao. trền thực tềế việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng đem lại nhiềều ý nghĩa hềết sức thiềết th ực, t ạo tiềền đềề phát triển cho môỗi cơ quan tổ chức, giảm thời gian lãng phí và nh ững ách tăếc trong giao tiềếp nhận xử lý chuyển tải thông tin phục v ụ cho s ự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cường khả năng sử dụng các nguôền lực, thực hiện tiềết kiệm chi phí cho công tác văn phòng, nâng cao năng suâết lao động cho cơ quan tổ chức. trong điềều kiện của công cuộc đổi m ới hi ện nay vềề công tác văn phòng vâến đềề hiệu quả được đưa lền hàng đâều thì tổ ch ức lao động khoa học trong văn phòng được coi là hiềến pháp thích h ợp nhâết. người ta đã nói đềến vâến đềề phát triển bềền vững đôếi v ới các t ổ ch ức trong thời đại ngay nay. chính vì leỗ đó để cơ quan hành chính phát huy đ ược vai trò chức năng có được vị trí xứng đáng trong hệ thôếng chủ thể qu ản lý người ta cho răềng tổ chức lao động văn phòng là vâến đềề không th ể không quan tâm câền phải được tiềến hành thường xuyền, năng động và sáng tạo. công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cũng không năềm ngoài những yều câều vềề tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính nói chung, theo đó tổ chức lao động văn phòng. -thường xuyền trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyền môn hành chính cho cán bộ, công chức. -nghiền cứu, đánh gía các ảnh hưởng của môi trường xã hội đôếi v ới ho ạt động của cơ quan, đời sôếng, tâm tư và nguyện vọng c ủa cán b ộ, công chức. -thường xuyền hoàn thiện phong cách người lãnh đạo nâng cao tinh thâền, thái độ làm việc của cán bộ, công chức, điềều hoà quan hệ gi ữa lãnh đ ạo và nhân viền nhăềm đảm bảo tổ chức có hiệu quả công vi ệc c ủa đơn v ị nói riềng và của toàn cơ quan nói chung. -xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kềế hoạch trền cơ sở phôếi hợp, phát huy vai trò chức năng của các bộ phận trong đ ơn v ị, t ận d ụng hềết những khả năng sáng tạo trong điềều hành và thực thi công vụ. -đảm bảo đâềy đủ và sử dụng triệt để có hiệu quả các công cụ và phương tiện làm việc. -làm tôết và luôn luôn hoàn thiện đổi mới công tác văn th ư - l ưu tr ữ. cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là quy chềế ho ạt động. thực tềế cho thâếy ở những nơi quy chềế được xây dựng tôết nghĩa là các quy định phù hợp với thực tềế, với thẩm quyềền được giao thì ở đó việc điềều hành có nhiềều thuận lợi. trái lại ở các đơn vị không có quy chềế ho ặc quy chềế được xây dựng qua loa thì ở đó việc tổ chức điềều hành công vi ệc luôn g ặp khó khăn. khi đã có quy chềế tôết,… môỗi cán b ộ nhân viền trang c ơ quan seỗ xác định rõ trách nhiệm, công việc trong cơ quan seỗ xác đ ịnh rõ trách nhi ệm, công việc mình phải làm và yều câều đôếi với công việc cũng nh ư đôếi v ới b ản thân để phâến đâếu thực hiện tôết. từ đó, năng suâết lao động, qu ản lý seỗ đ ược nâng cao hơn. câu 3: thềế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của văn phòng hi ện đ ại đôếi với cải cách hành chính. văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc qu ản tr ị h ậu câền của môỗi cơ quan tổ chức.xây dựng văn phòng mạnh là yềếu tôế râết quan trọng để giúp cơ quan tổ chức đổi mới phương thức làm việc lãnh đ ạo và nềề lôếi làm việc, nâng cao châết lượng hiệu quả của công tác lãnh đ ạo. chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan tổ chức được đặc biệt quan tâm. từ đó đặt ra vâến đềề công tác văn phòng và xuâết hiện thuật ngưc văn phòng hiện đại. văn phòng hiện đại là văn phòng, bộ máy của cơ quan tổ ch ức th ực hi ện chức năng thu thập xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điềều hành của cơ quan tổ chức băềng các phương tiềỗn kyỗ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác đảm bảo các điềều kiện vật châết, kyỗ thu ật cho ho ạt đ ộng chung của cơ quan nhà nước một cách tiềết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả. văn phòng hiện đại có các đặc trưng cơ bản: -tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ. -lao động trong văn phòng được tổ chức khoa học. -tăng cường áp dụng các phương tiện kyỗ thuật mới, các phương pháp điềều hành mới. -xây dựng định mức cụ thể và hợp lý. -linh hoạt và hiệu quả. hiện nay cải cách hành chính là một vâến đềề lớn đang được nhiềều n ước trền thềế giới trong thời đại ngày nay không phụ thuộc vào bâết kỳ m ột chềế đ ộ chính trị nào, tư bản chủ nghĩa hay xã hội chủ nghĩa. việc c ải cách trong lĩnh vực quản lý hành chính để củng côế bộ máy của chềế đ ộ xã h ội hi ện hành, giữ vững ổn định chính trị - xã hội thúc đẩy sự phát triển kinh tềế - xã hội và hoàn thiện cơ câếu chính trị đã trở thành một trong những nhiệm v ụ chính trị chủ yềếu của một quôếc gia hiện đại. mục tiều cơ bản của công cuộc cải cách hành chính là nâng cao hi ệu lực, năng lực và hiệu quả hoạt động của nềền hành chính công phục vụ dân. với mục tiều đó văn phòng hiện đại có ý nghĩa tích cực đôếi v ới công cu ộc c ải cách hành chính. điềều đó được thể hiện qua các khía cạnh cơ bản. -một văn phòng hiện đại seỗ hạn chềế tôếi đa việc lãnh phí th ời gian, công s ức, giảm chi phí vềề quản lý điềều hành mà vâỗn đảm bảo tôết châết lượng công việc hàng ngày. đôềng thời nó cũng seỗ giúp cho các nhà qu ản lý thoát kh ỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điềều ki ện phát huy tính sáng tạo của môỗi cán bộ công chức văn phòng, giúp họ có th ời gian t ập trung vào hoàn thành tôết những nhiệm vụ chính của mình tìm kiềếm các giải pháp tôếi ưu để điềều hành công việc đạt hiệu quả cao nhâết. -chuyển dâền chềế độ làm việc cũ sàng chềế độ làm việc chuyền gia trực tiềếp tránh nhiềều câếp trung gian. -khoa học hoá và tiều chuẩn hoá các mâỗu giâếy tờ hành chính và các th ủ t ục hành chính nhăềm vừa bảo đảm tính pháp chềế văn bản, vừa dềỗ dàng thu ận tiện cho việc thi hành của cơ quan và công dân, cải tiềến thủ tục hành chính. -giúp cho việc giải quyềết mọi công việc của cơ quan đ ược nhanh chóng và chính xác có năng suâết và châết lượng đúng đường lôếi chính sách nguyền tăếc và chềế độ. -đảm bảo cung câếp các thông tin câền thiềết phục v ụ cho ho ạt đ ộng c ủa c ơ quan một cách đâềy đủ kịp thời chính xác hạn chềế bệnh quan liều giâếy t ờ góp phâền cải cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay. câu 4: đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có quan h ệ như thềế nào với cải cách hành chính? khái niệm nghiệp vụ hành chính văn phòng râết phong phú bao gôềm các tác nghiệp và thủ tục hành chính liền quan đềến các hoạt động quản tr ị công sở; công tác văn thư và lưu trữ. sự am hiểu tường tận và thực hiện thuâền thục các kyỗ thuật, nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ s ở quan tr ọng đ ể tiềến hành có hiệu quả hoạt động công cụ. khi nói vềề nghiệp vụ hành chính văn phòng điềều câền nhâến mạnh là khái niệm nghiệp vụ thường được dùng để chỉ việc thực hiện nhiệm vụ đào tạo một loại công việc nhâết định cho cán bộ trong lĩnh v ực hành chính (cũng như trong một sôế lĩnh vực khác). đây là kyỗ năng thực hành là sự tiềến hành có tính thực tiềỗn một loại công việc nào đó trong đ ời sôếng qu ản lý hàng ngày. do vậy có thể nói khía cạnh nghiệp vụ hành chính văn phòng phản ánh khía cạnh kyỗ thuật nghềề nghiệp của lĩnh vực này. việc đổi mới nghiệp vụ hành chính là một giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng, hiệu quả hoạt động của văn phòng là một vi ệc làm câền thiềết phù hợp với xu hướng của thời đại, đáp ứng được những đòi h ỏi c ủa công cuộc đổi mới đôếi với công tác văn phòng. nội dung đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng. -đổi mới nghiệp vụ văn thư -đổi mới nghiệp vụ lưu trữ -xây dựng các mô hình mâỗu và các quy trình chu ẩn do công tác văn phòng. -xây dựng các định mức câền thiềết và thực hiện việc tiều chu ẩn hoá trong công việc. -đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của văn phòng, cơ quan. việc đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có ý nghĩa thiềết thực đôếi v ới công cuộc cải cách hành chinhs. -bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, ho ạt đ ộng hành chính. các nghiệp vụ hành chính được đổi mới khăếc phục được tình tr ạng làm việc tuỳ tiện, thiềếu căn cứ khoa học còn tương đôếi phổ biềến hi ện nay trong công tác văn phòng. các nghiệp vụ hành chính văn phòng hi ện đ ại góp phâền hợp lý hoá biền chềế chôếng lại bệnh đăết ra quá nhiềều đ ơn v ị ch ức năng vụn vặt, bôế trí cán bộ không hợp lý. -tiều chuẩn hoá đôếi với các hoạt động hành chính văn phòng là c ơ sở đ ể đổi mới quản lý nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao châết l ượng c ủa cán bộ công chức. -góp phâền giảm bớt phiềền hà trong thủ tục hành chính. nghiệp vụ hành chính văn phòng được đổi mới seỗ làm cho quá trình giải quyềết các công tác hành chính nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tôếi thiểu hoá các lo ại giâếy tờ không câền thiềết. -kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng góp phâền hoàn thi ện chềế độ công vụ của cơ quan, tổ chức. -đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng tạo tiềền đềề quan tr ọng câền thiềết để hoạt động điềều hành quản lý chung diềỗn ra thông suôết, khoa học; b ảo đảm sự hoạt động đôềng bộ thôếng nhâết, liền tục sự phôếi hợp nh ịp nhành trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương. đó là cơ s ở đ ể b ảo đ ảm tính hiệu lực hiệu quả của các cơ quan trong hệ thôếng hành chính nhà nước … câu 5: thông tin có vai trò như thềế nào trong ho ạt động qu ản lý nhà n ước? trình bày cách phân loại thông tin? thông tin trong thời đại ngày nay được coi là nhân tôế quyềết đ ịnh m ọi s ự thăếng lợi trong hoạt động của môỗi cơ quan tổ chức.khái niệm "thông tin" là một khái niệm được hiểu từ nhiềều góc độ khác nhau. ở môỗi góc đ ộ thông tin có một nội hàm riềng, đặc trưng riềng. dưới góc đ ộ qu ản lý nhà nước thông tin được quan niệm là một tập hợp nhâết định các thông tin được quan niệm là một tập hợp nhâết định các thông báo khác nhau vềề các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bền ngoài có liền quan đềến hoạt động quản lý đó, vềề những thay đổi thu ộc tính c ủa h ệ thôếng quản lý và môi trường xung quanh nhăềm kiềến tạo các biện pháp t ổ chức các yềếu tôế vật châết, nguôền lực, không gian và thời gian đôếi v ới các khách thể quản lý. thông tin trong quản lý có vai trò đặc biệt quan tr ọng trong ho ạt đ ộng quản lý nhà nước: -bảo đảm cho các quyềết định quản lý hành chính nhà n ước có đâềy đ ủ căn cứ khoa họ cá tính khả thi, là yềếu tôế quyềết đ ịnh đôếi với vâến đềề châết l ượng quyềết định nhà nước. -thông tin quản lý râết đa dạng trong đó thông tin pháp lý chiềếm m ột v ị trí đặc biệt-hành lang pháp lý cho quản lý nhà nước. nó là những thông tin b ổ sung và nâng cao châết lượng của kiểm tra trong quản lý nhà nước. -xét vềề hiệu quả, sử dụng thông tin trong quản lý nhà nước găến liềền v ới hiệu quả của quản lý. nó cho thâếy năng lực, tính khoa học của quản lý trong thực tiềỗn. thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước. đ ể x ử lý tôết các thông tin, nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, câền ph ải năếm v ững kyỗ thuật phân loại thông tin một cách khoa học. việc phân loại thông tin có thể dựa trền các tiều chí. 1. phân loại theo kềnh tiềếp nhận. -thông tin có hệ thôếng, thông tin có hệ thôếng là những thông tin đ ược c ập nhật theo những chu kỳ, hệ thôếng định săỗn. loại quy định thông tin này có đặc điểm là thường được quy định trước vềề yều câều, nội dung, trình t ự hoặc biểu mâỗu thôếng nhâết là tuyệt đại đa sôế là câếp d ưới g ửi lền câếp trền. -thông tin không hệ thôếng là những thôếng tin không đ ịnh kỳ, đ ược c ập nhật ngâỗu nhiền không có dự kiềến trước vềề thời gian cũng như vềề nội dung diềỗn biềến của sự kiện thường liền quan đềến những việc bâết ng ời x ảy ra không thể lường trước được trong quá trình hoạt động song đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyềết của người nhận tin. 2.phân loại theo tính châết, đặc điểm sử dụng thông tin. -thông tin tra cứu là những thông tin đềến cho người qu ản lý nh ững n ội dung tài liệu có tính quy ứơc, những căn cứ, những kinh nghiệm cho s ự hoạt động quản lý của họ. -thông tin báo cáo là những thông tin vềề tình hình các sự ki ện, các ho ạt động đã và đang xảy ra liền quan đềến đôếi tượng b ị qu ản lý nhăềm đ ảm b ảo điềều kiện cho họ chủ đông xử lý đúng đăến và k ịp thời tình hình th ực tiềỗn nảy sinh. 3.phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động. -thông tin kinh tềế là những thông tin phản ánh các quá trình ho ạt đ ộng c ủa mọi mặt của lĩnh vực hoạt động kinh tềế. -thông tin chính trị-xã hội là những thông tin liền quan đềến tình hình văn hóa, y tềế, giáo dục.. 4.theo tính châết thời điểm nội dung: -thông tin quá khứ là những thông tin liền quan đềến những sự vi ệc đã được giải quyềết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan qu ản lý. -thông tin hiện hành là những thông tin liền quan đềến nh ững s ự vi ệc đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thôếng bộ máy qu ản lý nhà nước. -thông tin dự báo là những thông tin mang tính kềế ho ạch tương lai, các d ự báo chiềến lược hoạt động mà bộ máy quản lý câền dựa vào đó đ ể ho ạch định phương hướng hoạt động của mình. 5.phân loại thông tin theo các tiều chí khác. -theo nguôền thông tin: +thông tin chính thức +thông tin không chính thức. -theo quản lý hệ quản lý: +thông tin từ trền xuôếng dưới +thông tin từ dưới lền trền +thông tin ngang +thông tin liền lạc đan chéo… -theo hướng quan hệ giữa hệ thôếng quản lý và đôếi tượng quản lý. +thông tin trực tiềếp. +thông tin phản hôềi. -theo nội dung logic của thông tin: +thông tin vềề các chủ thể quản lý +thông tin vềề đôếi tượng quản lý +thông tin vềề những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ th ể và đôếi t ượng. -theo hình thức thể hiện thông tin: +thông tin qua văn bản, tài liệu +thông tin biểu hiện qua lời nói +thông tin biểu hiện băềng sơ đôề, đôề thị. +thông tin biểu hiện qua ký hiệu, đôề thị. -theo yều câều: +thông tin chỉ đạo +thông tin báo cáo +thông tin lưu trữ -theo chức năng +thông tin pháp lý +thông tin thực hiện +thông tin dự báo -theo vị trí: +thông tin gôếc +thông tin phát sinh +thông tin kềết quả +thông tin tra cứu câu 6: chương trình kềế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa như thềế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? khi lập trường trình kềế hoạch công tác phải bảo đảm các yều câều gì? có nhiềều người không đánh giá hềết tâềm quan trọng của vi ệc lập ch ương trình kềế hoạch công tác và thực hiện quản lý cơ quan, công sở theo chương trình kềế hoạch. không thể tổ chức công việc của cơ quan công sở m ột cách nè nềếp nềếu không có kềế hoạch khoa học. chương trình kềế hoạch công tác là sự xác định các mục tiều cụ th ể câền đ ạt được và những bước đi cụ thể để đạt đềến các mục tiều đó. chương trình kềế hoạch công tác là phương án tổ chức các công việc trong quá trình ho ạt động của cơ quan, tổ chức. chương trình kềế hoạch là sự định hình, dự báo mục tiều, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiều định hướng đó của cơ quan tổ chức trong một thời gian nhâết định. trong một môi trường đa nhân tôế biềến đổi vận động và phát triển không ngừng đôếi với hoạt động quản lý nhà nước. chương trình kềế hoạch công tác có ý nghĩa đặc điểm quan trọng. thứ nhâết, chương trình kềế hoạch công tác là cơ sở để tổ chức lao động khoa học giúp cho cán bộ công chức hoạt động có mục tiều, nhiệm v ụ c ụ thể, rõ ràng, bôế trí có trọng tâm công việc. thứ hai, chương trình kềế hoạch công tác là phương tiện hoạt động của cơ quan, tổ chức nhăềm đảm cho những hoạt động đó diềỗn ra liền t ục, thôếng nhâết đúng mục đích và yều câều đặt ra. thứ ba, chương trình kềế hoạch công tác là phương tiện bảo đảm sự chủ động của cơ quan tổ chức với sự biềến động của môi tr ường, là tiềền đềề phát triển bềền vững. thứ tư, chương trình kềế hoạch công tác phục vụ cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát hoạt động của cơ quan, tổ chức. trền thực tềế, chương trình kềế hoạch công tác chỉ có ý nghĩa đôếi với công tác quản lý hành chính nhà nước khi nó được xây dựng khoa học hợp lý, thiềết thực. chính vì vậy, tâết yềếu phải đặt ra các yều câều đôếi v ới ch ương trình kềế hoạch công tác. hiện nay, một sôế tài liệu nghiền cứu cho răềng chương trình kềế ho ạch công tác phải bảo đảm các yều câều, cụ thể, thiềết thực, k ịp thời, phù h ợp v ới năng lực cán bộ, với mục tiều hoạt động của cơ quan, có sự thôếng nhâết giữa các biện pháp thực hiện và có tính khả thi. một sôế khác khẳng đ ịnh chương trình kềế hoạch công tác phải đúng đường lôếi, nguyền tăếc, chềế đ ộ, khoa học, linh hoạt, khả thi. tuy chưa có sự thôếng nhâết vềề yều câều đôếi với một sôế ch ương trình kềế ho ạch song tựu chung chương trình kềế hoạch phải bảo đảm các yều câều cơ b ản: -phải phù hợp với chủ trương, đường lôếi chính sách của đảng, nhà nước; -phảo bảo đảm tính cụ thể, chi tiềết chỉ rõ danh m ục những công vi ệc d ự kiềến, những người chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành. trong trường hợp thật câền thiềết có thể nều thềm những chi phí câền thiềết, nh ững ph ương án dự phòng. -nội dung phải được xây dựng trền căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiềỗn vững chăếc, bảo đảm thực hiện chức năng nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, chỉ tiều mệnh lệnh của câếp trền. -bảo đảm tính hệ thôếng của chương trình kềế hoạch công tác. các công vi ệc phải được săếp xềếp có hệ thôếng theo trình tự ưu tiền, liền hoàn có tr ọng tâm trọng điểm phải ăn khớp với chương trình, kềế hoạch của tổ chức đảng, đoàn thể câếp trền, địa phương, bảo đảm sự cân đôếi giữa chương trình kềế hoạch năm, quý, tháng. -phải đảm bảo có tính khả thi tránh ôm đôềm, nềếu quá nhiềều công vi ệc mà khả năng thực hiện không được bao nhiều phải phân bổ thời gian sao cho hợp lý, phải săếp xềếp sap cho có thời gian dự phòng để điềều ch ỉnh được khi có sự kiện bâết ngờ xảy ra (tính mở cửa của chương trình kềế ho ạch công tác). -nâng cao châết lượng, trình độ chuyền môn của bộ phận lập kềế ho ạch b ảo đảm chương trình kềế hoạch công tác phải được xây dựng bởi một đội ngũ có đủ năng lực trình độ. có thể khẳng định đây là vâến đềề côết yềếu c ủa l ập chương trình kềế hoạch. -chương trình kềế hoạch công tác được xây dựng với những nguyền tăếc căn bản đặc thù, quán triệt các nguyền tăếc trong xây dựng kềế ho ạch câu 7: ý nghĩa, vai trò cuộc họp hội ngh ị trong ho ạt đ ộng qu ản lý nhà nước. để tổ chức cuộc họp, hội nghị có kềết quả phải chú ý vâến đềề gì? hội nghị là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc cuộc tiềếp xúc có tổ ch ức và mục tiều của một tập thể nhăềm quyềết định một vâến đềề thuộc th ẩm quyềền hoặc thảo luận lâếy ý kiềến để tư vâến, kiềến ngh ị. trong hoạt động quản lý nhà nước các cuộc họp, hội ngh ị có vai trò râết quan trọng. vềề mục đích các cuộc họp, mục đích thường không ph ải lúc nào cũng giôếng nhau. do vậy, muôến có kềết quả, môỗi cu ộc h ọp đềều ph ải được xác định mục đích thật rõ ràng. trong điềều kiện thiềếu thủ tục hành chính hưũ hiệu và những văn b ản pháp luật câền thiềết hội họp có ý nghĩa, vai trò thiềết th ực đôếi với hi ệu qu ả qu ản lý nhà nước. -tạo sự phôếi hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thâền t ập th ể và tạo ra năng suâết lao động cao. -phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn v ị. -khai thức trí tuệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp t ừng ý kiềến sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững chăếc m ạnh; -phổ biềến những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, th ảo lu ận, tháo g ỡ những khó khăn, uôến năến sửa chữa những lệch lạc trong quá trình th ực hiện nhiệm vụ; -nềếu tổ chức tôết trong nhiềều trường hợp hội họp cũng có th ể đem l ại những lợi ích kinh tềế đáng kể. -bảo đảm tính chính xác của các quyềết định trong ho ạt động qu ản lý có ý nghĩa trực tiềếp đôếi với hiệu lực, hiệu quả quản lý. hội họp có ý nghĩa vai trò trong quản lý nhà nước như thềế nào ph ụ thu ộc râết lớn vào vâến để cuộc họp họp, hội nghị được tổ chức điềều hành có khoa học hay không? đôếi với các cuộc họp, hội nghị muôến có kềết qu ả chúng ta có thể nều ra một sôế yều câều: -các cuộc họp phải có nội dung mục đích rõ ràng phải tr ả lời xác đáng câu hỏi việc họp có phải là câền thiềết. không nền tổ chức các cu ộc h ọp v ới n ội dung nghèo nàn không câền thiềết. những cuộc họp như vậy seỗ làm lãng phí thời gian của người họp và tạo nền sự ỷ lại của người lãnh đạo, qu ản lý. -các cuộc họp câền được tổ chức với một cơ câếu hợp lý vềề thành phâền tham dự. việc triệu tập thành phâền tham dự không thích hợp có thể làm cho châết lượng cuộc họp bị hạ thâếp đôềng thời cũng seỗ gây tôến kém vô ích. -bảo đảm các yềếu tôế vật châết câền thiềết cho cuộc họp, yềếu tôế này góp phâền không nhỏ cho thành công của cuộc họp ở đây câền chú ý đâềy đủ các yềếu tôế như: chôỗ ngôềi, chôỗ họp nhóm, chôỗ nghĩ giải lao, các ph ương ti ện truyềền tin… -chương trình nghị sự được xây dựng khoa học, hợp lý. -các văn bản câền thông qua tại cuộc họp và các tài liệu câền thiềết ph ải đ ược chuẩn bị chu đáo. -năếm vững những yều câều chính trong quá trình thảo lu ận tại cuộc họp đ ể không đi xa trọng tâm đã để ra. -cân đôếi thời gian cho cuộc họp, hội nghị. -dự tính, dự báo được các tình huôếng phát sinh trong cuộc họp, h ội ngh ị. kềết quả của cuộc họp là sự tổng hợp của nhiềều yềếu tôế trong đó kyỗ năng điềều hành của người điềều khiển có một vai trò quan trọng. câu 8: trình bày ý nghĩa, vai trò tiềếp khách, tiềếp công dân. khi tiềếp khách, tiềếp công dân câền đảm bảo yều câều và kyỗ năng? tiềếp khách là một khái niệm rộng, đa dạng có thể tiềếp cận tr ừ nhiềều góc độ. tiềếp khách có thể được quan niệm là "phương tiện thiềết lập, c ủng côế hoặc phá vỡ các môếi quan hệ xã hội"; "tiềếp khách là nghệ thuật xã giao"; tiềếp khách là ”hoạt động gặp gỡ, giao tiềếp trao đổi giữa m ột bền ch ủ th ể được gọi là chủ nhà với các chủ thể khác đã có quan hệ hoặc chưa có quan hệ, liền hệ trước đó". tiềếp khác trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước có ý nghĩa riềng, có tính nghi lềỗ được quy định chặt cheỗ. trong tổ chức hoạt động nhà nước tiềếp khách là một trong những nghi lềỗ, một công cụ quan tr ọng đ ể nhà nước tiềếp xúc với các cá nhân tổ chức trong và ngoài nước. cùng với hoạt động tiềếp khách, cơ quan nhà nước còn phải thực hi ện công tác tiềếp công dân. tiềếp công dân là hoạt động đ ịnh kỳ c ủa c ơ quan nhà nước do luật định để tìm hiểu tâm tư nguyện vọng, ý kiềến phản ánh c ủa công dân vềề các vâến đềề liền quan đềến th ẩm quyềền ch ức năng, nhi ệm v ụ c ủa cơ quan. hoạt động tiềếp khách, tiềếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan tr ọng trong hoạt động quản lý nhà nước. -bảo đảm hoạt động thông suôết đôếi với các hệ quả của quá trình qu ản lý. -tạo ra câều nôếi, liền hệ với môi trường bền ngoài ph ục v ụ có hi ệu qu ả cho việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị. -giúp các nhà quản lý có điềều kiện, xem xét đánh giá hi ệu qu ả c ủa công vi ệc từ phía bền ngoài. -bảo đảm cơ chềế dân chủ trong hoạt động. -con đường biện pháp để khăếc phục những sai sót, yềếu kém trong ho ạt động qua tiềếp thu các kiềến nghị, đềề xuâết đặc biệt là c ủa công dân. -góp phâền củng côế niềềm tin của quâền chúng đôếi với nhà nước, chính quyềền. -khăềng định vị trí của cơ quan, đơn vị trong hệ thôếng chủ thể quản lý…. (có thể bổ sung các ý nghĩa khác hoặc phân ra theo hai nội dung ý nghĩa của tiềếp khách và tiềếp công dân các ý đã nều chỉ có tính châết c ơ b ản). tiềếp khách, tiềếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong ho ạt đ ộng quản lý nhà nước. chính vì vâến đềề xuâết phát là đại di ện nhà nước, c ơ quan nhà nước hoạt động tiềếp khách, tiềếp công dân phải có các yều câù riềng có. # yều câều chung: -chủ động tiềếp khách, tiềếp công dân . -bảo đảm thời gian thích hợp tiềếp khách, tiềếp công dân. -bảo đảm các yềếu tôế vật châết tôếi thiểu cho công tác tiềếp khách, tiềếp công dân. -người được giao nhiệm vụ tiềếp khách có các kyỗ năng câền thiềết (truyềền thôếng, nghi thức nhà nước). -đảm bảo tính trang trọng, lịch sự trong giao tiềếp. * yều câều riềng: 1.yều câều với tiềếp khách: -bảo đảm nguyền tăếc "vui lòng khách đềến, vừa lòng khách đi", tôn tr ọng khách. -bảo đảm tính trạng trọng vị thềế của cơ quan đơn v ị. -phân công, săếp xềếp thời gian tiềếp khách phù hợp với từng lo ại khách cũng như người tiềếp khách. -tạo ra cơ hội xác lập các môếi liền hệ, giao d ịch. 2.yều câều đôếi với những công tác tiềếp công dân: -những người tiềếp công dân là những người có th ẩm quyềền tiềếp công dân; -tôn trọng công dân; -phá dỡ các rào cản giữa cơ quan công quyềền với dân, khăếc phục tình trạng tiềếp công dân mang tính hình thức. -người tiềếp dân biềết lăếng nghe dân, gâền dân tạo ra sự tin tưởng ở dân. đứng trền góc độ nghiệp vụ kyỗ thuật hành chính văn phòng tiềếp khách, tiềếp công dân là một nghiệp đặc biệt đòi hỏi những kyỗ năng riềng mà b ộ ph ận có trách nhiệm phải quan tâm. các kyỗ năng này râết da d ạng và trền th ực tềế việc liệt kề đâềy đủ đềến các kyỗ năng cơ bản nhâết, quan tr ọng nhâết. trước hềết là kyỗ năng phân loại đôếi tượng câền tiềếp. kyỗ năng này là c ơ sở đ ể bôế trí những người thực hiện công tác tiềếp khách, tiềếp công dân thích h ợp, hiệu quả. thứ hai là kyỗ năng gia tiềếp. đây là một kyỗ năng tổng hợp và thiềết yềếu nhâết trong quan hệ xã hội. kyỗ năng giao tiềếp bao gôềm hàng lo ạt kyỗ năng khác c ụ thể: kyỗ năng lăếng nghe, kyỗ năng "phụ hoạ", kyỗ năng đ ịnh hướng giao tiềếp… thứ ba là kyỗ năng định hướng mục tiều phục vụ mục tiều. mục tiều ở đây xét cả vềề hai phía người tiềếp và người được tiềếp. thứ tư, kyỗ năng kềết thúc vâến đềề lúc thích hợp. thứ năm, kyỗ năng nhận diện toàn cục vâến đềề. câu 9: công tác hậu câền có ý nghĩa như thềế nào trong ho ạt đ ộng c ủa văn phòng cơ quan? công tác hậu câền trong cơ quan gôềm nh ững n ội dung gì? hậu câền là một trong hai chức năng chủ yềếu của văn phòng cơ quan, đ ơn vị. làm tôết công tác hậu câền văn phòng seỗ góp phâền quan tr ọng vào vi ệc nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức. trong hoạt động của các cơ quan tổ chức chức năng hậu câền của cơ quan văn phòng có nhiềều ý nghĩa đôếi với văn phòng nói riềng và c ơ quan, t ổ ch ức nói chung. -tạo tiềền đềề phát triển cho môỗi cơ quan, tổ chức. -tăng cường khả năng sử dụng các trang thiềết b ị trong văn phòng cơ quan. các điềều kiện vật châết như nhà cửa, phương tiện, trang thiềết b ị … nềếu được quản lý săếp xềếp, phân phôếi khoa học hợp lý seỗ là trợ thủ đăếc lực cho việc tôếi ưu hoá những hoạt động của con người tăng cường hiệu năng của thiềết bị. -thực hiện tiềết kiệm chi phí cho công tác văn phòng. công tác h ậu câền đ ảm bảo các điềều kiện câền thiềết cho sự điềều hành hoạt động của cơ quan. các điềều kiện này được cung ứng kịp thời, đâềy đủ, tương thích góp phâền tiềết kiệm sức người, sức của và các khoản phụ phí không câền thiềết. -nâng cao năng suâết lao động của cơ quan, tổ chức. năng suâết lao đ ộng của cơ quan tổ chức chịu ảnh hưởng và phụ thuộc vào nhiềều yềếu tôế trong đó có các yềếu tôế vật châết là đôếi tượng quản lý, phân phôếi, săếp xềếp c ủa công tác hậu câền. những nội dung cơ bản của công tác hậu câền: -quản lý chi tiều kinh phí. đây là một nội dung lớn bao gôềm nhiềều n ội dung chi tiềết, cụ thể. nội dung chi tiều hành chính sự nghiệp: l ương chính, ph ụ câếp lương, công tác phí, công vụ phí, văn phòng phẩm, nghiệp v ụ phí và các khoản chi tiều nghiệp vụ khác theo quy định của nhà nước. -quản lý biền chềế quyỗ lương, quản lý tài sản côế đ ịnh, qu ản lý v ật t ư, hàng hoá, vật rẻ tiềền mau hỏng . *quản lý biền chềế quyỗ lương hành chính sự nghiệp. -năếm vững chỉ tiều biền chềế; -kềế hoạch hoá quyỗ lương; -câếp phát và chi trả lương cho các đôếi tượng; -quyềết toán quyỗ lương; *quản lý tài sản côế định -tài sản côế định trong cơ quan là hệ thôếng nhà xưởng, các thiềết b ị máy móc, phương tiện kyỗ thuật và các phương tiện vận chuyển. đó là những tài sản có giá trị lớn, quyềết định khả năng hoạt động của cơ quan nền câền được quản lý sử dụng sao cho có hiệu quả nhâết. để quản lý tài sản côế định văn phòng thực hiện nhiềều tác nghiệp v ụ cụ th ể: phân loại tài sản côế định, lập hôề sơ tài sản côế định, l ập sổ sách ghi chép, theo dõi kịp thời việc xuâết nhập và sử dụng, sửa chữa, năếm chăếc sôế lượng, châết lượng; có quy chềế quản lý, giao nhận trong quá trình sử d ụng và quy định chềế độ trách nhiệm vật châết đôếi với việc sử dụng tài sản côế đ ịnh; th ực hiện việc kiểm kề cuôếi năm để đánh giá châết lượng và năếm vững sôế lượng tài sản, quản lý vật tư, hàng hoá, vật rẻ tiềền mau hỏng. *đảm bảo các điềều kiện làm việc cho cơ quan. văn phòng có trách nhi ệm bảo đảm việc bôế trí phòng làm việc cho cán bộ, công chức cho h ợp lý, khoa học; bảo đảm đâềy đủ, kịp thời các trang thiềết b ị phục vụ cho ho ạt động của cơ quan, tổ chức. *các loại công vụ khác của công tác hậu câền -phục vụ xe cộ, phương tiện đi lại công tác của cán bộ lãnh đ ạo; -phục vụ nước uôếng hàng ngày cho các phòng làm việc; -phục vụ việc tiềếp khách của cơ quan; -phục vụ các điềều kiện vật châết, hậu câền của các cu ộc h ọp; -phục vụ các buổi lềỗ tân, khánh tiềết của cơ quan; -phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ. -bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan. câu 10: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đ ơn v ị, doanh nghiệp? nội dung tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn v ị doanh nghiệp gôềm những vâến đềề gì? tổ chức lao động khoa học là việc vận dụng các thành tựu khoa học và kinh nghiệm thực tiềỗn để đảm bảo kềết hợp các yềếu tôế vật châết kyỗ thu ật, con người một cách tôết nhâết trong quá trình lao động nhăềm đ ạt đ ược hi ệu quả lao động, tăng năng suâết, đảm bảo sức khoẻ và khơi d ạy s ự hăng hái lao động. tổ chức lao động khoa học là vâến đềề đặt ra đôếi với mọi cơ quan, tổ ch ức, là vâến đềề quan tâm hàng đâều đôếi với các nhà quản lý, là tiều chí đánh giá năng lực của nhà quản lý. chúng ta seỗ đi căết nghĩa vềề lý do phải tổ ch ức lao đ ộng khoa học đôếi với các cơ quan,đơn vị, doanh nghiệp. thứ nhâết, môỗi cơ quan tổ chức có một nguôền lực nhâết định. đó là nguôền tài lực, nguôền vật lực và nguôền nhân lực. các nguôền l ực này seỗ phát huy vai trò như thềế nào phục vụ cho hoạt động của tổ chức ra sao phụ thuộc vaò vâến đềề bôế trí và sử dụng. tổ chức lao động khoa học chính là biện pháp không thể thay thềế để sử dụng bôế trí hợp lý các nguôền lực c ủa cơ quan t ổ ch ức. thứ hai, tổ chức lao động khoa học là cơ sở bảo đảm sự vận hành thông suôết, liền tục của cơ quan, đơn vị khăếc phục mọi sự gián đo ạn ch ậm trềỗ. thứ ba, tổ chức lao động khoa học là tiềền đềề để phát triển con người trong công vụ, doanh nghiệp. tổ chức lao động khoa học sử dụng đúng người, đúng việc, bôế trí cán bộ công chức nhân viền hợp lý tạo ra đ ộng c ơ, tâm lý tôết trong hoạt động; từ đó học có đóng góp thiềết thực cho c ơ quan, đ ơn v ị, doanh nghiệp. thứ tư, tổ chức lao động khoa học tạo ra sự thích nghi của tổ chức trước sự biềến động của môi trường. đó là cơ sở của vâến đềề phát triển bềền v ững. thứ năm đây là hệ quả mang tính châết tổng hợp, tổ chức lao đ ộng khoa học nâng cao năng suâết lao động hiệu lực hiệu quả hoạt động c ủa cơ quan, tổ chức. trong thời đại ngày nay vâến đềề hiệu qu ả ho ạt đ ộng là vâến đềề ưu tiền hàng đâều. và con đường đi đềến hiệu quả không thể là con đường nào khác ngoài tổ chức lao động khoa học nói như deming "tổ ch ức nào đang loay hoay tìm hiệu quả thì tổ chức lao động khoa học là ánh sáng cuôếi đường hâềm". tổ chức lao động khoa học là tâết yềếu đôếi với mọi cơ quan tổ chức nều muôến hoạt động hiệu quả phát triển ổn định bềền vững như nội dung tổ chức lao động khoa học như thềế nào? đôếi với môỗi cơ quan, đ ơn v ị, doanh nghiệp thì vâến đềề tổ chức có sự khác biệt. ở đây, chỉ nều ra những n ội dung chung nhâết có thể áp dụng cho mọi tổ chức. -chia các công việc, các nhiệm vụ phải thực hiện thành những vâến đềề, nhiệm vụ cụ thể theo yều câều vận hành sao cho công viẹc có th ể gi ải quyềết đúng yều câều đặt ra. -tập hợp các nhiệm vụ đã được xác định thành các vị trí để điềều hành theo một trật tự thích hợp. các vị trí này phải thoả mãn yều câều qu ản lý đ ược và có liền hệ với nhau trong quá trình giải quyềt các công việc đ ặt ra. như thềế đôếi với nội dung này các nhà quản lý có trách nhi ệm ph ản làm sáng tỏ vị trí của các nhiệm vụ do mình đềề ra và săếo xềếp trong c ơ quan, đơn vị, tổ chức. điềều này râết có ý nghĩa, bởi leỗ chính nó seỗ cho phép nhà quản lý năếm được toàn bộ quá trình vận hành công việc trong cơ quan t ổ chức và điềều chỉnh kịp thời khi câền thiềết. -lựa chọn nhân sự bộ phận thực hiện các nhiệm vụ; -bôế trí các điềều kiện vật châết và các điềều ki ện khác ph ục v ụ cho vi ệc th ực hiện nhiệm vụ. -xây dựng cơ chềế phôếi hợp giữa các bộ phận trong tổ chức găến mục tiều của tổ chức với mục tiều chung. -bôế trí nhân sự dựa trền các nguyền tăếc cơ bản vềề quyềền h ạn và trách nhiệm; nguyền tăếc thay thềế lâỗn nhau, nguyền tăếc hình chóp. -xây dựng môếi liền hệ công tác giữa các bộ phạn trong cơ quan, tổ ch ức với các nhà quản lý tạo ra sự thôếng nhâết nội bộ. *các biện pháp tổ chức lao động khoa học phải phù hợp với chức năng nhiệm vụ của cơ quan, chương trình kềế hoạch công tác quy hoạch kềế hoạch của đơn vị tạo lền sự phôếi hợp tác động tương hôỗ thúc đẩy sự phát triển của tổ chức. công tác văn thư câu 1: công tác văn thư có ý nghĩa như thềế nào trong ho ạt đ ộng qu ản lý nhà nước? nội dung công tác văn thư gôềm những hoạt động gì? công văn của cục lưu trữ nhà nước sôế 55/cv/tccb ngày 01/03/1991 vềề hướng dâỗn thực hiện quyềết định sôế 24-ct của chủ tịch hội đôềng bộ trưởng đã đưa ra quan điểm vềề công tác văn thư như sau: "công tác văn th ư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình qu ản lý văn bản phục vụ cho yều câều quản lý của cơ quan. mục đích chính c ủa công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. những tài liệu, văn ki ện đ ược soạn thảo quản lý và sử dụng theo các nguyền tăếc của công tác văn th ư là phương tiện thiềết yềếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hi ệu quả". đôếi với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư là ho ạt đ ộng không th ể thiềếu được. làm tôết công tác văn thư seỗ bảo đảm cho ho ạt động này có những ý nghĩa sau đây. -công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý c ủa c ơ quan giúp cho việc giải quyềết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suâết châết lượng đúng đường lôếi chính sách, đúng nguyền tăếc chềế độ. -công tác văn thư tôết seỗ bảo đảm giữ gìn bí mật của đ ảng và nhà n ước, ngăn chặn việc sử dụng công văn, giâếy tờ con dâếu c ủa cơ quan để làm những việc phi pháp. -công tác văn thư có nềề nềếp seỗ góp phâền giảm bớt những công văn, giâếy t ờ không câền thiềết, tiềết kiệm được công sức và tiềền của. ngoài ra, công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đâềy đ ủ hôề s ơ, tài li ệu câền thiềết có giá trị để phục vụ tra cứu giải quyềết công việc trước măết và n ộp lưu trữ để nghiền cứu và sử dụng lâu dài. nội dung của công tác văn thư bao gôềm 3 nhóm công vi ệc: 1-xây dựng và ban hành các văn bản: -soạn thảo văn bản -duyệt văn bản -đánh máy, nhân bản -ký, ban hành văn bản 2-tổ chức quản lý và giải quyềết văn bản trong hoạt động của c ơ quan: -tổ chức quản lý và giải quyềết văn bản đềến -tổ chức chuyển giao văn bản đi -tổ chức giải quyềết và quản lý văn bản nội bộ -tổ chức giải quyềết và quản lý văn bản mật. -tổ chức công tác lập hôề sơ và giao nộp hôề sơ. 3-tổ chức quản lý và sử dụng con dâếu: -đóng dâếu văn bản. -quản lý và bảo quản con dâếu. câu 2: trình bày nội dung các khâu nghiệp vụ chủ yềếu c ủa công tác văn th ư. trình bày thực tềế thực hiện các khâu này ở cơ anh (chị) công tác (ho ặc thực tềế nói chung). để đổi mới công tác văn thư phải làm gì?. công tác văn thư bao gôềm các khâu nghiệp vụ chủ yềếu sau đây: -tổ chức giải quyềết và quản lý văn bản đềến. -tổ chức giải quyềết và quản lý văn bản đi. -tổ chức giải quyềết và quản lý văn bản nội bộ. -tổ chức giải quyềết và quản lý văn bản mật. -tổ chức quản lý sử dụng con dâếu. -công tác lặp hôề sơ. -ứng dụng công nghệ tin học trong công tác văn thư các nghiệp vụ chủ yềếu trền nhìn trung có nội dung quy trình th ực hi ện phức tạp. chính vì vậy trong khuôn khổ một bài viềết nhỏ ch ỉ có th ể trình bày những nét khái quát chung nhâết của môỗi nghiệp vụ. 1. tổ chức giải quyềết và quản lý văn bản đềến. nghiệp vụ này được thực hiện dựa trền một sôế nguyền tăếc: nguyền tăếc m ọi văn bản đềến đềều phải qua văn thư cơ quan; nguyền tăếc chuyển văn b ản đềến cho thủ trưởng cơ quan chánh văn phòng trước khi phân phôếi cho các cá nhân đơn vị giải quyềết; nguyền tăếc giao nhận và nguyền tăếc gi ải quyềết văn bản đềến; nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí mật. quy trình giải quyềết và quản lý văn bản đềến gôềm 8 b ước. +nhận văn bản đềến: kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn b ản . +sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn bản được chia thành hai lo ại. -loại không phải bóc bì: thường báo tin, sách báo, th ư đích danh, văn b ản của đảng, đoàn thể, văn bản mật. -loại phải bóc bì. các văn bản còn lại. +bóc bì văn bản: bảo đảm nguyền tăếc ưu tiền. -bóc đúng các bước bảo đảm sự nguyền vẹn của văn bản. -có sự đôếi chiềếu kiểm tra văn bản thực tềế với thông tin trền bì và phiềếu g ửi. +đóng dâếu đềến, sôế đềến ngày đềến: dâếu đềến được đóng d ưới sôế ký hi ệu ho ặc khoảng trôếng giữa tác giả và tiều đềề. +vào sôe đăng ký: -ghi lại những điểm côết yềếu của văn bản. -có ba hình thức đăng ký, đăng ký băềng sổ, đăng ký băềng k ẻ và đăng ký băềng máy vi tính. +trình văn bản: -tuỳ thuộc vào chềế độ văn thư ở môỗi cơ quan. +chuyển giao văn bản: -bảo đảm đúng đôếi tượng, kịp thời, thích ứng. +theo dõi việc giải quyềết văn bản đềến: 2.tổ chức giải quyềết và quản lý văn bản đi: mọi văn bản đi của cơ quan đềều phải vào qua văn thư để đăng ký vào s ổ và làm thủ tục phát hành thủ tục, phát hành chỉ được thực hiện đôếi với các văn bản đạt yều câều nội dung và hình thức. quy trình tổ chức giải quyềết và quản lý văn bản: 1-soát lại văn bản: -kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản. 2-vào sổ đăng ký văn bản đi. -ghi sôế của văn bản: sôế văn bản được ghi liền tục từ 01 băết đâều từ ngày 01 tháng 01đềến hềết ngày 31 tháng 12 môỗi năm; có thể đánh sôế chung ho ặc cho từng loại. -ghi ngày, tháng của văn bản: nguyền tăếc chung văn bản g ửi đi ngày nào gửi đi ngày âếy. văn bản quy phạm pháp luật và văn b ản áp d ụng pháp lu ật đềề ngày, tháng là thời điểm ký ban hành. -đóng dâếu: bảo đảm các nguyền tăếc đóng dâếu. -vào sổ văn bản đi chính xác, rõ ràng, ngăến gọn các đi ểm câền thiềết c ủa văn bản đi. 3-chuyển giao văn bản đi: chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ bảo đảm an toàn đôếi v ới văn b ản đi. 4-lưu văn bản đi: lưu tại bộ phận soạn thảo 01 bản, lưu tại văn th ư c ơ quan 01 bản. 3.tổ chức giải quyềết và quản lý văn bản nội bộ: áp dụng các nguyền lý chung của môỗi văn bản nơi quản lý văn bản. 4.tổ chức giải quyềết và quản lý văn bản mật: nghiệp vụ này thực hiện với các nguyền tăếc đặc thù: -xác định đúng mức độ mật. -thực hiện đúng các quy định vềề phổ biềến, lưu hành, tìm hiểu, sử d ụng, giao nhận, vận chuyển và tiều huỷ các văn bản mật. -văn thư cơ quan không được phân công nhiệm vụ phụ trách văn bản mật chỉ vào sổ bì ngoài văn bản và chuyển giao cho b ộ phận có trách nhi ệm giải quyềết. -việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm an toàn theo quy đ ịnh c ủa nhà nước, có ký nhận kiểm soát đôếi chiềếu nghiềm ngặt. -văn bản tuyệt mật, tôếi mật phải niềm phong chỉ thủ trưởng cơ quan và những người được uỷ quyềền mới được bóc văn bản. -đăng ký vào sổ: lập hôề sơ chung cho văn bản mật và chia làm 2 phâền: văn bản mật đi và văn bản mật đềến. 5-tổ chức quản lý và sử dụng con dâếu: quản lý và sử dụng con dâếu là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, là vâến đềề liền quan đềến quyềền lực của cơ quan. việc đóng dâếu phải bảo đảm các quy định : - nội dung con dâếu ph ải trung với tền cơ quan ban hành văn bản; -đóng dâú vào những văn bản có chữ ký chính thức, đúng th ẩm quyềền, không đóng dâếu khôếng; -đảm bảo kyỗ thuật đóng dâếu, quy định vềề mâỗu mực dâếu. -việc quản lý con dâếu tuân theo chềế độ quản lý đặc bi ệt. -người quản lý con dâếu do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng quyềết định và phải có tiều chuẩn vềề nghiệp vụ và ph ẩm châết theo quy đ ịnh. -việc quản lý con dâếu được đảm bảo băềng các thiềết b ị an toàn, không đ ược mang dâếu vềề nhà, đi công tác (trừ trường hợp đặc biệt). 6-công tác lập hôề sơ. -lập hôề sơ là khâu nghiệp vụ cuôếi cùng quan trọng c ủa công tác văn th ư. -trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 lo ại hôề sơ: hôề s ơ nhân sự, hôề sơ nguyền tăếc, hôề sơ trình duyệt và hôề sơ công vụ. vào cuôếi năm cơ quan lập danh mục hôề sơ để thực hi ện cho năm m ới. danh mục hôề sơ là bản liệt kề có hệ thôếng tền gọi các hôề sơ mà cơ quan câền ph ải lập trong năm và được duyệt theo một chềế độ nhâết định. danh m ục hôề s ơ có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự thôếng nhâết, chủ đ ộng trong công tác lập hôề sơ, bôế trí nhân lực và các điềều kiện v ật châết cho công tác này được thuận lợi. quy trình lập hôề sơ được thực hiện trền cơ sở các bước sau đây: -mở hôề sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hôề sơ viềết tiều đềề. -phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hôề sơ. -săếp xềếp văn bản tài liệu vào hôề sơ. -biền mục hôề sơ. -đóng quyển -nộp lưu hôề sơ. để đổi mới công tác văn thư hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi m ới trền nhiềều phương diện, liền quan đềến nhiềều chủ thể. -trước hềết phải hoàn thiện hệ thôếng các văn bản pháp luật, điềều ch ỉnh hướng dâỗn công tác văn thư. một hệ thôếng pháp luật yềếu, thiềếu , không khoa học, không hợp lý dâỗn đềến sự yềếu kém của công tác văn th ư. -đổi mới quan niệm tư duy vềề công tác văn thư, vai trò c ủa công tác văn thư. -xây dựng các tiều chuẩn nghiệp vụ và phẩm châết cân thiềết đôếi với cán b ộ nhân viền văn phòng trong tình hình mới. -đẩy mạnh công tác nghiền cứu khoa học vềề công tác văn thư th ẩm đ ịnh và áp dụng vào thực tiềỗn. -áp dụng các tiềến bộ khoa học kyỗ thuật vào công tác văn th ư. câu 3: trình bày nguyền tăếc, phương pháp tổ chức giải quyềết và qu ản lý "công văn đềến". đôếi với nghiệp vụ này, thực tềế thường măếc nh ững sai lâềm gì? ở đây câền có sự thôếng nhâết vềề cách hiểu khái niệm "công văn đềến". khái niệm công văn có thể được nhìn nhận trền hai góc độ: theo nghĩa hẹp công văn là khái niệm chỉ tền loại văn bản, theo nghĩa rộng nó liền quan đềến công văn, giâếy tờ nói chung tức là các văn b ản tài li ệu. trong n ội dung câu hỏi câền hiểu tổ chức giải quyềết và quản lý "công văn đềến" là tổ ch ức gi ải quyềết và quản lý văn bản đềến. nghiệp vụ này được thực hiện dựa trền các nguyền tăếc cơ bản sau đây: -mọi công dân đềến đềều phải qua văn thư cơ quan đ ể đăng ký vào s ổ và quản lý thôếng nhâết. -công văn đềến phải chuyển đềến thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng ho ặc trưởng phòng hành chính trước khi phân phôếi cho các đơn v ị cá nhân có trách nhiệm giải quyềết. -khi tiềếp nhận chuyển giao văn bản phải được bàn giao, ký nh ận rõ ràng. -khi giải quyềết văn bản phải đảm bảo các yều câều: nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật theo các quy định của nhà nước. phương pháp tổ chức giải quyềết và quản lý "công văn đềến" là cách thức , biện pháp mà bộ phận văn thư sử dụng để thực hiện nghiệp vụ này. thực châết ở đây là vâến đềề quy trình tổ chức giải quyềết văn b ản đềế nhưng đi sâu vào nội dung phải làm như thềế nào? -nhận văn bản đềến: văn thư kiểm tra bì của văn b ản xem có đúng đ ịa ch ỉ hay không? phong bì thư có bị bóc trước không? -sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn thư căn cứ vào các tiều chu ẩn đềề phận loại văn bản đềến chủ yềếu văn thư làm theo tiều chí lo ại không ph ải
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan