Tài liệu đề tài quản lý kho hàng

Báo cáo bài tập môn Phân tích thiết kế hệ thống *************************************** I. Giới thiệu: Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng là một doanh nghiệp nhà nước. Ngoài nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh, doanh nghiệp còn có chức năng quản lý, hướng dẫn hoạt động kinh doanh của 198 hợp tác xã mua bán cơ sở cấp phường. Tên viết tắt: TRADIMEXCO – HAIPHONG Trụ sở giao dich: số 19 Ký Con - Quận Hồng Bàng - Hải Phòng Do có quản lý nhiều kho tại nhiều địa điểm riêng lẻ khác nhau (Ví dụ: Kho xe máy - Số 4 đường Hà Nội, Kho thành phẩm – Số 2 Ngô Quyền Hải Phòng, kho nguyên vật liệu (nhà máy sản xuất nhựa) - Số 2 Ngô Quyền - Hải Phòng), nên việc quản lý khó khăn. Vì vậy cần phải có một hệ thống quản lý kho hàng nhằm đảm bảo quá trình quản lý kho diễn ra thuận lợi có hiệu quả. Hệ thống phải đơn giản, dễ sử dụng đối với những đối tượng sử dụng hệ thống. II. Mô tả bài toán: Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng muốn quản lý các kho, biết rằng các kho nằm ở các nơi riêng lẻ. Khi có lệnh nhập nhập (xuất) từ phòng kế toán thông qua phiếu nhập kho (xuất kho), trong đó ghi số lượng nhập (xuất) giao cho các kho nhập (xuất) hàng. Trong quá trình nhập (xuất) thủ kho kiểm tra thông tin trên phiếu nhập (xuất) có đầy đủ các chữ ký trên chứng từ nhập đúng theo số lượng, chủng loại, quy cách của phiếu nhập (phiếu xuất) rồi thủ kho mới ký vào phiếu nhập (xuất).Khi nhập kho (xuất kho) thủ kho vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho đối chiếu số hàng nhập xuất kho và số hàng tồn kho và xác nhận vào thẻ kho. Hàng hóa được nhập vào các kho từ các nhà cung cấp khác nhau, hàng xuất cho các khách hàng từ nhiều kho của công ty, khi có yêu cầu báo cáo từ các phòng ban các kho gửi báo cáo dựa trên thông tin của thẻ kho. III. Các hồ sơ 1. Phiếu nhập 2. Phiếu Xuất 3. Thẻ kho: 4. Báo cáo: IV.Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ: Động từ + Bổ ngữ Nhập + hàng Xuất + hàng Lập + báo cáo Danh từ Phiếu nhập Phiếu xuất Báo cáo Thẻ kho Nhà cung cấp Khách hàng Phòng ban Kho Nhận xét Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Tác nhân Tác nhân Tác nhân Tác nhân V. Biểu đồ ngữ cảnh Phiếu nhập kho Đơn xuất hàng 0 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG NHÀ CUNG CẤP Nhận hàng Giao hàng KHÁCH HÀNG Thông báo Thông báo Gửi báo cáo Yêu cầu báo cáo PHÒNG BAN VI. Biểu đồ phân rã chức năng HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO 1. NHẬP KHO 2. XUẤT KHO 1.1.Kiểm tra phiếu nhập kho 2.1.Kiểm tra phiếu xuất kho 1.2.Nhập hàng vào kho 2.2. Xuất hàng khỏi kho 3. BÁO CÁO 3.1. Báo cáo nhập xuất tồn theo ngày VII. Mô tả chi tiết chức năng lá 1. NHẬP KHO 1.1. Kiểm tra phiếu nhập kho: Khi nhà cung cấp đưa phiếu nhập kho đến kho. Thủ kho kiểm tra và căn cứ vào phiếu nhập kho có đầy đủ các chữ ký trên chứng từ, nhập đúng theo số lượng, chủng loại, quy cách của các phiếu nhập rồi thủ kho ký phiếu nhập. 1.2. Nhập hàng vào kho: Thủ kho sau khi kiểm tra phiếu nhập kho thấy hợp lệ thì cho nhập hàng vào kho và thủ kho lưu vào thẻ kho theo phương pháp song song. 2. XUẤT KHO 2.1. Kiểm tra phiếu xuất kho: Cũng như thủ tục nhập kho, trước khi xuất kho thủ kho kiểm tra phiếu xuất kho và căn cứ vào phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký trên các chứng từ mới cho xuất kho. 2.2 Xuất hàng khỏi kho:Thủ kho xuất kho theo đúng quy cách, mẫu mã trong phiếu xuất. Xuất hàng xong thủ kho xác nhận trên thẻ kho. 3. BÁO CÁO 3.1. Báo cáo nhập xuất tồn theo ngày: Sau mỗi ngày làm việc thủ kho có trách nhiệm lập báo cáo về lượng hàng còn lại trong kho để các phòng ban nắm được tình hình từ đó đưa các hướng kinh doanh. VIII. Ma trận thực thể Các thực thể D1.Phiếu nhập kho D2.Phiếu xuất kho D3.Thẻ kho D4.Báo cáo Các chức năng nghiệp vụ 1.Kiểm tra phiếu nhập kho D1 D2 4.Xuất hàng khỏi kho 5.Báo cáo nhập xuất tồn theo ngày IX. Biểu đồ luồng dữ liệu Luồng dữ liệu mức 0: D4 U 2.Nhập hàng vào kho 3.Kiểm tra phiếu xuất hàng D3 U U U R C D1 Phiếu nhập kho Nhập hàng vào kho 1.0 Phiếu nhập kho NHÀ CUNG CẤP D3 Thẻ kho NHẬP KHO Thông báo D1 Phiếu nhập kho Giao hàng cho khách 2.0 KHÁCH HÀNG Phiếu xuất kho D3 Thẻ kho XUẤT KHO Thông báo 3.0 PHÒNG BAN Giao hàng cho khách BÁO CÁO D1 Thẻ kho Gửi báo cáo Luồng dữ liệu mức 1: - NHẬP KHO 1.1.1 KIỂM TRA PHIẾU NHẬP KHO “đúng” Phiếu nhập kho NHÀ CUNG CẤP “không đúng” Nhập hàng vào kho D1 Phiếu nhập kho 1.2.1 NHẬP HÀNG VÀO KHO D3 Thẻ kho - XUẤT KHO 2.1.1 Phiếu xuất kho KHÁCH HÀNG ‘Thông tin sai ‘ KIỂM TRA PHIẾU XUẤT KHO D2 Phiếu xuất ‘ đúng ‘ 2.2.1 D3 Thẻ kho Xuất kho XUẤT HÀNG KHỎI KHO - BÁO CÁO PHÒNG BAN 3.2.1 Gửi yêu cầu Gửi báo cáo D3 Thẻ kho BÁO CÁO XUẤT KHO TRONG NGÀY X. MÔ HÌNH ER: TenKH MaNCC TenNCC DienthoaiKH DiachiKH MaKH DiachiNCC KHACHHANG NHACC m n DienthoaiNCC TenHangX TenHangN SoluongN NgayNhap Nhập hàng MaPN MaPX GiaX SoluongX Dvtinh Xuất hàng ThanhTien NgayXuat TKno GiaN ThanhTien Dvtinh TKno TKco TKco n m MaKho KHO DienthoaiKho n TenKho DiachiKho NgayBC Tondau Mavattu SLnhap Gửi báo cáo Tenvattu SLxuat dvtinh Toncuoi m PHONGBAN DienthoaiPB MaPB TenPB XI. MÔ HÌNH QUAN HỆ: NHACC KHO #MaNCC TenNCC DiachiNCC DienthoaiNCC #MaKho TenKho DiachiKho DienthoaiKho PHIEUNHAP PHIEUXUAT #MaPN NgayNhap TenHangN SoluongN GiaN Dvtinh Thanhtien TKco TKno MaNCC MaKho #MaPX NgayXuat TenHangX SoluongX GiaX Dvtinh ThanhTien TKco TKno MaKH MaKho BAOCAO NgayBC Mavattu Tenvattu dvtinh Tondau SLnhap SLxuat Toncuoi MaKho MaPB KHACHHANG #MaKH TenKH DiachiKH DienthoaiKH PHONGBAN #MaPB TenPB DienthoaiPB XII. Xây dựng mô hình dữ liệu vật lý: NHACC STT 1. 2. 3. 4. Tên trường MaNCC TenNCC DiachiNCC DienthoaiNCC Kiểu dữ liệu Char Text Text Number Kích thước 15 20 50 Integer Hiển thị Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ nhà cung cấp Điện thoại nhà cung cấp Kiểu dữ liệu Char Text Text Number Kích thước 10 30 50 Integer Hiển thị Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ khachs hàng Điện thoại khách hàng Kiểu dữ liệu Char Text Text Number Kích thước 10 30 50 Integer Hiển thị Mã Kho Tên Kho Địa chỉ Kho Điện thoại Kho Kiểu dữ liệu Text Text Number Kích thước 5 10 Integer Hiển thị Tên Phòng ban Mã phòng ban Điện thoại phòng ban Kiểu dữ liệu Char Text Text Number Number Number Number Kích thước 6 20 10 Integer Float Float Float Hiển thị Mã phiếu nhập Ngày nhập Tên hàng nhập Số lượng nhập Giá nhập Đơn Vị Tính Thành tiền Ghi chú KHACHHANG STT 1 2 3 4 Tên trường MaKH TenKH DiachiKH DienthoaiKH Ghi chú KHO STT 1 2 3 4 Tên trường MaKho TenKho DiachiKho DienthoaiKho Ghi chú PHONGBAN STT 1 2 3 Tên trường TenPB MaPB DienthoaiPB Ghi chú PHIEUNHAP STT 1 2 3 4 5 6 7 Tên trường MaPN NgayNhap TenHangN SoluongN GiaN Dvtinh Thanhtien Ghi chú 8 9 10 11 TKco TKno MaNCC MaKho Char Char Char Char 15 15 6 6 Tài khoản có Tài khoản nợ Mã nhà cung cấp Mã kho Kiểu dữ liệu Char Text Text Number Number Number Number Char Char Char Char Kích thước 6 20 10 Integer Float Float Float 15 15 5 8 Hiển thị Mã phiếu xuất Ngày xuất Tên hàng xuất Số lượng xuất Giá xuất Đơn Vị Tính Thành tiền Tài khoản có Tài khoản nợ Mã khách hàng Mã kho PHIEUXUAT STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tên trường MaPX NgayXuat TenHangX SoluongX GiaX Dvtinh Thanhtien TKco TKno MaKH MaKho Ghi chú BAOCAO STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tên trường NgayBC Mavattu Tenvattu dvtinh Tondau SLnhap SLxuat Toncuoi MaKho MaPB Kiểu dữ liệu Date/Time Char Text Number Number Number Number Number Char Char Kích thước 7 15 Float Long integer Long integer Long integer Long integer 6 8 Hiển thị Tên phòng Tháng ghi sổ Chỉ số đầu kỳ Chỉ số cuối kỳ Tồn đầu Tồn kho Số lượng xuất Tồn cuối Mã kho Mã phòng ban Ghi chú