Tài liệu đề tài kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần kềm nghĩa

MỤC LỤC Lời mở đầu ................................................................................................................ 3 Chương 1. Giới thiệu chung về quá trình hình thành và phát triển của công ty CP Kềm Nghĩa 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty....................................... ............. 4 1.2. Tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất...................................................... ............. 5 1. 2.1. Tổ chức phân cấp quản lý................................................................................ 5 1. 2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất.................................................................. ............ 7 Chương 2. Giới thiệu tổng quan về bộ phận kế toán tại công ty CP Kềm Nghĩa 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán ...……………………………………........ ................. 9 2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản....................................….......... ............. 10 2.3. Hình thức kế toán, sổ kế toán.........................…………………......... .............. 10 2.4. Hệ thống chứng từ kế toán..................................................……....... ............... 12 2.5. Điều kiện máy móc thiết bị ................................................................ .............. 13 2.6. Hạch toán hàng tồn kho...................................................................... ............... 13 2.7. Chế độ kế toán vận dụng.................................................................... ............... 13 Chương 3. Thực trạng về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty CP Kềm Nghĩa 3.1. Tình hình chung về quản lý lao động ................................................... ............ 14 3.2. Về công tác kế toán............................ ............................................................... 14 3.3. Sổ sách và chứng từ kế toán...................................... ........................................ 14 3.4 Tình hình tổ chức công tác tiền lương tại công ty CP Kềm Nghĩa .................... 16 3.4.1 Kế toán chi tiết tiền lương tại công ty ............................................................. 16 3.4.1.1 Nội dung quỹ tiền lương ............................................................................... 16 3.4.1.2 Các hình thức tính lương .............................................................................. 16 3.4.1.3 Chứng từ sử dụng ......................................................................................... 18 3.4.1.4 Tài khoản sử dụng ........................................................................................ 27 3.4.1.5 Nghiệp vụ ..................................................................................................... 27 3.4.2. Kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty ............................................. 28 3.4.2.1 Nội dung các khoản trích theo lương tại Công ty ........................................ 28 3.4.2.2 Quy định trích nộp các khoản bảo hiểm tại Công ty .................................... 29 1 3.4.2.3 Chứng từ sử dụng thực hiện trích BHXH tại Công ty ................................. 29 3.4.2.4 Tài khoản sử dụng ............................................................................................ 3.4.2.5 Nghiệp vụ ......................................................................................................... Chương 4: Nhận xét và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty CP Kềm Nghĩa 4.1. ĐÁnh giá về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Kềm Nghĩa .......................................................................................................................... 4.2. Nhận xét chung về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty Kềm Nghĩa .................................................................................................... 4.2.1. Ưu điểm ............................................................................................................ 4.2.2. Những nhược điểm ........................................................................................... 4.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Kềm Nghĩa .................................................... 4.3.1. Về công tác quản lý .......................................................................................... 4.3.2. Về công tác hạch toán ...................................................................................... Kết luận ....................................................................................................................... Tài liệu tham khảo ...................................................................................................... 2 LỜI MỞ ĐẦU Lao động là yếu tố đầu vào quan trọng nhất của một doanh nghiệp. Nâng cao năng suất lao động là con đường cơ bản để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tạo uy tín và khẳng định vị trí của doanh nghiệp trên thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Tiền lương là một vấn đề kinh tế xã hội đặc biệt quan trọng vì nó liên quan trực tiếp tới lợi ích kinh tế của người lao động. Lợi ích kinh tế là động lực thúc đẩy người lao động nâng cao năng suất lao động. Từ việc gắn tiền lương với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh đến việc nâng cao mức sống ổn định và việc phát triển cơ sở kinh tế là những vấn đề không thể tách rời. Từ đó sẽ phục vụ đắc lực cho mục đích cuối cùng là con người thúc đẩy sự tăng trưởng về kinh tế, làm cơ sở để nâng cao đời sống lao động và cao hơn là hoàn thiện xã hội loài người. Thấy được tầm quan trọng của công tác tiền lương trong quản lý doanh nghiệp em đã chọn đề tài: “Kế toan tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Kềm Nghĩa” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp .Báo cáo thực tập bao gồm 4 phần chính : Chương 1: Giới thiệu chung về quá trình hình thành và phát triển của công ty CP Kềm Nghĩa Chương 2: Giới thiệu tổng quan về bộ phận kế toán tại công ty CP Kềm Nghĩa. Chương 3: Thực trạng về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty CP Kềm Nghĩa Chương 4 : Nhận xét và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty CP Kềm Nghĩa TP Hồ Chí Minh, ngày 1 tháng 3 năm 2010 Sinh viên Hà Quang Huy 3 Chương 1 Giới thiệu chung về quá trình hình thành và phát triển của công ty CP Kềm Nghĩa 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công Ty CP Kềm Nghĩa trụ sở chính đặt tại 10/20 Đường Lạc Long Quân , Phường 9 , Quận Tân Bình , TP HCM . Vào những năm đầu của thập kỷ 90, sản phẩm Kềm Nghĩa đã bắt đầu góp mặt trên thị trường với tên gọi Nghĩa Sài Gòn. Theo đà phát triển chung của nền kinh tế thị trường, tháng 9 năm 2000 Kềm Nghĩa đã chính thức hoạt động theo cơ chế Công ty TNHH, tên giao dịch là Kềm Nghĩa hay Nghia Nippers. Với bề dày kinh nghiệm, cùng với đội ngũ công nhân viên có tay nghề kỹ thuật cao, hiện Kềm Nghĩa tự hào là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh dụng cụ chuyên dùng làm móng tại Việt Nam. Thương hiệu Kềm Nghĩa được đông đảo người tiêu dùng trong và ngoài nước tín nhiệm. Hiện nay, với hơn 120 đại lý kinh doanh và phân phối, sản phẩm Kềm Nghĩa đã chiếm đến 80% thị phần tại Việt Nam. Tỷ trọng xuất khẩu bình quân đạt 30% trên tổng doanh số bán. Đặc biệt, thương hiệu Kềm Nghĩa đã có mặt trên thị trường các nước như: Hoa Kỳ, Trung Quốc, Hàn Quốc, Canada, Úc, Thái Lan, Campuchia, và một số nước Châu Âu. Hiện Công ty Kềm Nghĩa đang hoạt động theo hệ thống quản lý tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000, cùng với những trang thiết bị hiện đại, dây chuyền công nghệ khép kín và luôn được tối ưu hóa. Đội ngũ lao động của Công ty Kềm Nghĩa hiện nay gần 2.000 người, trong đó đa phần là những người có nhiều kinh nghiệm trong công việc, luôn phát huy tinh thần học hỏi, tư duy sáng tạo. Tổng mặt bằng sản xuất của Kềm Nghĩa hiện nay gần 20.000m2, được bố trí tại các điểm: * Trụ sở chính và là phân xưởng I: 10/20 Lạc Long Quân, P.9, Q.Tân Bình, TP.HCM. * Phân xưởng sản xuất II: 59/5E Ấp Tiền Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, TP.HCM. * Phân xưởng sản xuất III: Lô B1 – 7 Khu Công Nghiệp Tây Bắc Củ Chi, TP.HCM. o Sản phẩm chính: Kềm cắt da và móng với nhiều chủng loại, kiểu dáng. o Sản phẩm phụ: dũa móng, kéo cắt tóc, kéo tỉa lông mày, nhíp, dép mousse, gác ngón, sủi da, chấm bi và các dụng cụ hỗ trợ cho việc làm móng. 4 Từ những năm 1980, chỉ với vỏn vẹn 1,5m2 mặt bằng và một ít đồ nghề mài kềm “ Công ty “ bắt đầu ra đời. Năm 1992 tiền thân chỉ là một cơ sở sản xuất dụng cụ làm móng mang tên “Nghĩa Sài Gòn” tổng diện tích nhà xưởng 200m2 với lực lượng lao động chủ yếu trong gia đình. * Tháng 9 năm 2000 Công ty TNHH Cơ khí Kềm Nghĩa được thành lập và chính thức đi vào hoạt động theo hệ thống quản lý chất lương ISO 9001:2000. * Năm 2001 sản phẩm Kềm Nghĩa chính thức xâm nhập thị trường Hoa Kỳ, khi các sản phẩm được theo chân các Việt Kiều xuất ngoại. * Đầu năm 2003 sản phẩm kềm nghĩa đã có mặt tại những thị trường: Mỹ, Úc, Canada, Trung Quốc, Hàn Quốc, Thái Lan, Philippines, Campuchia và một số nước Châu Âu như Ý, Bồ Đào Nha, Nga…Chiếm 80% thị phần trong nước. Tỷ trọng xuất khẩu bình quân đạt 30% trên tổng doanh số bán. * 2006 thiết lập thành công mạng lưới phân phối sản phẩm tại thị trường Mỹ. Đồng thời đăng ký bản quyền cho sản phẩm mang tên gọi Supper Nghĩa tại Mỹ. * Đầu năm 2008, Công ty đã tiến hành chuyển đổi từ TNHH lên Công ty cổ phần, mở ra một giai đoạn phát triển mới và toàn diện về quy mô sản xuất cũng như đa dạng hóa sản phẩm, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững và mạnh mẽ theo xu hướng phát triển của nền kinh tế toàn cầu. Trong quá trình tham gia thị trường, 7 năm liền Kềm Nghĩa được người tiêu dùng bình chọn là Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao, nhận được nhiều bằng khen, giấy khen từ Trung ương đến địa phương trao tặng. Năm 2005, 2007 thương hiệu Kềm Nghĩa được giải Sao Vàng Đất Việt, đứng trong Top 100 Thương Hiệu Mạnh trên toàn quốc. Năm 2006 vinh dự là một trong 98 “Thương Hiệu Mạnh Việt Nam 2006”, cúp vàng Chất Lượng Hội Nhập Hàng Đầu Năm 2007 và là “100 Thương Hiệu Dẫn Đầu Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao 2007”… 1.2. Tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất. 1.2.1. Tổ chức phân cấp quản lý của công ty Cổ phần Kềm Nghĩa. Công ty CP Kềm Nghĩa là một công ty sản xuất có quy mô lớn. Trong những năm qua công ty đã xây dựng được cơ chế hoạt động sản xuất trong nội bộ một cách hợp lý đó là sự phân cấp rõ ràng về chức trách quyền hạn của các đơn vị nội bộ- các phân xưởng. Phát huy một cách triệt để tính chủ động, tích cực trong hoạt động sản xuất đặc biệt là các vấn đề, khai thác thị trường, tổ chức sản xuất. 5 Cụ thể hàng năm, giám đốc, các phó giám đốc giao kế hoạch cho phân xưởng các chỉ tiêu, tài chính cơ bản, xây dựng cho công ty các chỉ tiêu doanh thu, thuế trích nộp, chi phí quản lý, lợi nhuận, khấu hao, quỹ lương, hàng tháng tuỳ theo khối lượng các công trình, ban giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kĩ thuật, từ đây giao xuống các phân xưởng Các phân xưởng có kế hoạch xây dựng phân phối bố trí lao động hợp lý. Tất cả các vấn đề liên quan đến ký kết hợp đồng, xủ lý hợp đồng, xử lý các vấn đề liên quan đến sản xuất hợp lý kinh doanh, khen thưởng. kỹ luật đều do ban giám đốc quyết định. Về mặt tài chính, với các chỉ tiêu kế hoạch đã đặt ra. Phụ trách kế toán của công ty, tổ chức kế toán theo pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nước chịu trách nhiệm đảm bảo vốn và luân chuyển vốn kinh doanh. Có thể nói cơ cấu tổ chức và sự phân cấp quản lý nói trên hoàn toàn phù hợp với sự sống còn của công ty có quy mô sản xuất lờn như công ty Cổ phần Kềm Nghĩa điều này cũng hoàn thành phù hợp với nền kinh tế thị trường hiện nay, Các bộ phân có chức năng quản lý và phục vụ cho toàn công ty là toàn tổ chức hành chính bảo vệ, phòng kinh tế kỹ thuật, phòng kinh doanh, phòng kế toán. Để đảm bảo quá trình hoạt động của công ty đã tổ chức quản lý hợp đồng sản xuất của kinh doanh theo mô hình trực tuyến đứng đầu là giám đốc công ty là người trực tiếp điều hành các hoạt động phòng ban. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty (cơ cấu tổ chức của công ty Kềm Nghĩa tính từ cấp Chủ tịch HĐQT trở xuống) Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc điều hành sản xuất nội chính Phân Phân Phòng Phòng Phòng xưởng cơ xưởng vật tư và KT và điện sản xuất điều độ QL chất hành sản xuất lượng chính Phòng Tổ chức Tài chính kế toán Phòng Phòng KH và Đào tạo đầu tư 6 Trong đó chức năng của từng bộ phận - Giám đốc: Là người điều hành đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh trong Công ty. Giám đốc điều hành Công ty theo chế độ thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu bộ máy quản lý của công ty theo nguyên tắc tinh giảm gọn nhẹ, có hiệu quả. - Phó giám đốc: Là người giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các công tác cụ thể như kỹ thuật, công nghệ, công tác maketinh, khai thác htị trường và giải quyết các công việc thay giám đốc khi có uỷ quyền. - Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm; thực hiện các giao dịch kinh doanh tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ tiếp nhận vận chuyển. - Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức công ty phù hợp với yêu cầu tổ chức kinh doanh, xây dựng và tổ chức thực hịên các kế hoạch về lao động tiền lương, giải quyết chính sách cho người lao động. - Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ khai thác và tiếp cận các đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế, theo dõi và đôn đốc kế hoạch thực hiện từ đó thiết lập và bóc tách bản vẽ, triển khai xuống từng phân xưởng. - Các phân xưởng sản xuất: Đứng đầu là các quản đốc có nhiệm vụ tôt chức thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty giao đảm bảo chát lượng và số lượng sản phẩm làm ra. Sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị được giao. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty. Công ty CP Tân Trường Thành là công ty chuyên sản xuất xây dựng, chế tạo và tiêu thụ các mặt hàng loại ván khuôn, cốt pha, xà gồ; tư vấn thiết kế bản mã và các sản phẩm cơ khí, chế tạo sản xuất và lắp dựng các khung nhà thép. Công ty là một đơn vị kinh tế vừa mang tính thương mại vừa mang tính sản xuất. Các sản phẩm mà công ty đã và đang sản xuất, thiết kế và xây dựng chính xác. Sản phẩm của công ty có đặc điểm đòi hỏi kĩ thuật máy móc thiết bị đầy đủ, công nhân lành nghề, sản xuất nhiều mặt hàng. sản phẩm xây lắp có nhiều đặc điểm là không di chuyển mà cố định ở nơi sản xuất nên chịu ảnh hưởng của địa hình, khí hậu, giá cả thị trường... của nơi đặt sản phâm đặt điểm này buộc phải di chuyển máy móc, công nhân theo địa điểm đặt sản phẩm, làm cho công việc quản lý, sử dụng hạch toán vật tư, tài sản phức tạp. 7 Mọi công trình dự toán trước khi tiến hành sản xuất và quá trình sản xuất phải so sÁnh với dự toán, phải lấy dự toán làm thước đo sản xuất, xây dựng được tiêu thụ theo gián dự toán hoặc thoả thuận với chủ đầu tư khi hoàn thành các công trình. Do vậy sản phẩm của công ty luôn đảm bảo chất lượng theo yêu cầu thiết kế dự toán của công ty. Sơ đồ: Tổ chức bộ máy sản xuất tại Công ty. Khách hàng Ban giám Phòng Bộ phận tạo đốc KT-KT khuôn Bộ phận Chế bản dập,mài,tiện sản phẩm Bộ phận xi mạ SP Bộ phận Nhập kho KCS kết cấu Việc sản xuất và xây dựng chế tạo ở công ty dựa trên cơ sở các đơn đặt hàng của khách hàng. Ban giám đốc chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng sau đó chuyển nội dung hợp đồng cho phòng kinh tế kĩ thuật. Phòng kĩ thuật căn cứ theo yêu cầu của khách hàng tiến hành tổ chức thực hiện triển khai bóc tách công việc chi tiết xuống từng bộ phận sản xuất. Các phân xưởng căn cứ vào định mức vật tư của từng hợp đồng sản phẩm: căn cứ vào yêu cầu kĩ thuật để đảm bảo cho chất lượng thực tế của sản phẩm do phòng kĩ thuật lập để thành sản xuất. Thông thường thép hình được nung ở nhiệt độ cao sau đó trải qua các công đoạn dập , mài , tiện thì được đưa qua bộ phận mạ.Tiếp đó SP dỡ dang được bộ phận kết cấu lắp ráp các chi tiết sau đó thì được nhân viên đóng gói bao bì thành phẩm .Cuối cùng sản phẩm lại qua khâu KCS của phòng kĩ thuật để kiểm tra sản phẩm trước khi nhập kho và đem giao cho khách hàng. 8 Chương 2. Giới thiệu tổng quan về bộ phận kế toán tại công ty CP Kềm Nghĩa 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán : Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán của công ty. Bộ máy kế toán ở công ty trực tiếp theo dõi và hạch toán những phần việc nắm chắc tình hình tài chính về vốn, về tài sản của công ty.  Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính cho từng tháng, quý.  Theo dõi công tác quản lý tài sản.  Tính giá thành thực tế các mặt hàng  Công tác bán hàng và giao dịch.  Theo dõi đối chiếu công nợ.  Các chi phí quản lý của công ty. Tổng hợp các số liệu ở các phân xưởng và phần phát sinh ở khối văn phòng hay phòng kĩ thuật- tài chính lập báo cáo chung của toàn công ty. Sơ đồ bộ máy kế toán ở công ty CP Kềm Nghĩa KT tổng hợp KT thanh toán KT trưởng Thủ quỹ KT vật tư Thu nhập thông tin KT tiền lương Thủ kho Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán: - Kế toán trưởng: Phụ trách kế toán, là người đứng đầu phòng kế toán- tài vụ, phụ trách chung tổng hợp thực hiện chức năng và nhiệm vụ kế toán tại Công ty theo quy chế phân cấp quản lý của Giám đốc công ty. 9 - Kế toán tổng hợp: là kế toán tổng hợp tất cả các khoản mục kế toán. Theo dõi phản Ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các hoạt động, phụ trách về các sổ kế toán. - Kế toán thanh toán: Theo dõi chặt chẽ tình hình tiêu thụ và thanh toán các công nợ, theo dõi bằng giá trị số dư và biến động trong kỳ của từng loại tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của Công ty. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi, bảo quản tiền mặt bằng việc ghi chép sổ quỹ và báo cáo quỹ hàng ngày. - Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình Nhập- Xuất- Tồn kho nguyên, nhiên vật liệu, nguyên liệu thay thế... Kế toán vật tư theo dõi chi tiết từng loại vật tư cuối tháng tính tiền bảo quản vật tư xuất dùng trong kỳ và lập bảng tổng hợp ghi có cho các TK nguyên vật liệu, CCDC, chuyển qua cho KT tổng hợp, KT trưởng của Công ty. - Kế toán tiền lương, BHXH: Theo dõi, tính toán tiền lương và các khoản BH cho cán bộ công nhân viên. - Thủ kho: Theo dõi tình hình nhập- xuất kho NVL, thành phẩm đối chiếu với KT vật tư vào cuối tháng, cuối quý. 2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản : Căn cức vào hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006. Căn cứ vào tình hình thực tế hạch toán ở đơn vị, doanh nghiệp đã sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại đơn vị. Là những tài khoản sửa đổi theo thông tư mới của bộ tài chính, sử dụng những tài khoản phù hợp với hình thức sản xuất và hạch toán tại đơn vị. 2.3. Hình thức kế toán, sổ kế toán : a) Hình thức kế toán : Công ty áp dụng hình thức kế toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ Toàn bộ quy trình hạch toán xử lý chứng từ luân chuyển chứng từ, cung cấp thông tin kinh tế được thực hiện tại phòng kế toán tổng hợp theo hình thức chứng từ ghi sổ được biểu hiện qua sơ đồ sau: 10 Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Báo cáo quỹ Bảng tổng hợp hàng ngày chứng từ ghi sổ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối Bảng cân đối tài khoản số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra đối chiếu Trình tự luân chuyển của chứng từ: Hàng ngày các kế toán viên theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ghi vào các chứng từ sổ sách có liên quan, lập thành các chứng từ ghi sổ ở các chứng từ ghi sổ được đóng thành từng quyển có đÁnh số thứ tự. Kế toán theo dõi và ghi vào sổ đăng 11 ký chứng từ và ghi vào sổ cái. Cuối tháng kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ gốc và sổ đăng ký chứng từ, báo cáo quỹ, bảng chi tiết số phát sinh để lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính. b). Sổ kế toán. Sổ kế toán dùng để ghi chép hệ thống và lưu giữ các ngiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Với hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thì mọi nghiệp vụ kinh tế ở các chứng từ gốc đều được phân loại và để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp sử dụng bao gồm: - Sổ cái các tài khoản. - Các sổ, thẻ, kế toán chi tiết. Cuối tháng kế toán chi tiết tiến hành tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, lập chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản một lần. Sổ cái mà doanh nghiệp sử dụng và mẫu sổ ít cột để phù hợp với đặc điểm vận hành máy, đảm bảo được các nguyên tắc chuẩn mực kế toán chi tiết khi sử dụng máy vi tính 2.4. Hệ thống chứng từ kế toán : Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị, kế toán phải lập chứng từ kế toán. Mọi hoạt động của Công ty đều được lập chứng từ đầy đủ kịp thời chính xác theo nội dung qui định trên mẫu của Bộ tài chính. Trong quá trình hạch toán có những chứng từ chưa có mẫu kế toán Công ty đã tiến hành tự lập chứng từ nhưng đảm bảo đầy đủ các nội dung qui định tại điều 17 của luật kế toán. Đồng thời rút ngắn thay thế một số chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho bằng biên bản giao nhận hàng hoá để phù hợp với hoạt động của Công ty. Chứng từ kế toán đảm bảo được lập đúng theo đúng số liên qui định, chứng từ hợp lệ, phù hợp với từng khoản mục. Chứng từ tiền lương: Bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH, phiếu báo làm thêm giờ. Chứng từ về nguyên vật liệu, thành phẩm: Biên bản giao nhận, hoá đơn giá trị gia tăng. 12 2.5. Điều kiện máy móc thiết bị : Do qui mô hoạt động của Công ty và đòi hỏi của quản lý, trong hạch toán kế toán Công ty đã đưa vào xử lý trên máy vi tính. Để hạch toán chi tiết các tài khoản và dự trù tính toán các chi phí như nguyên vật liệu, tiền lương một cách nhanh chóng kịp thời công ty đã chọn giải pháp thực hiện công tác hạch toán bằng phần mềm Misa mimosa.net 2009 .Bên cạnh đó cũng kết hợp sử dụng những thao tác thống kê, tính toán, trình bày văn bản bình thường . 2.6. Hạch toán hàng tồn kho : Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ ,tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Rất phù hợp với quy mô sản xuất của doanh nghiệp. Việc áp dụng hình thức kế toán này phù hợp với trình độ quản lý ở công ty. Cùng với hình thức kế toán, phù hợp , đÁnh giá hàng tồn kho theo giá trị thực tế, xác định giá trị hàng tồn kho theo giá bình quân gia quyền và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Đây là phương pháp không phản Ánh theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất trên các tài khoản mà chỉ theo dõi phản Ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ. Do vậy là phương pháp kiểm kê đơn giản gọn nhẹ và không phải điều chỉnh số liệu kiểm kê do đó giảm được lao động và chi phí hạch toán Trị giá thực tế hàng hoá xuất kho = Trị giá thực tế Trị giá thực tế của hàng hoá tồn + hàng hoá nhập kho đầu kỳ kho trong kỳ Trị gián thực tế - hàng hoá tồn kho cuối kỳ 2.7. Chế độ kế toán vận dụng : _ Chế đọ kế toán được áp dụng tại xí nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ Số 15/2006/ QĐ - BTC-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của bộ tài chính “về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế” _ Pháp lệnh của Chủ Tịch nước về việc công bố luật kế toán số 12/2009/LKTN ngày 26/6/2009. _ Thông tư 04/2009/TT-BLĐTBXH hướng dẫn Nghị định 127 về bảo hiểm thât nghiệp 13 Chương 3. Thực trạng về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty CP Kềm Nghĩa 3.1. Tình hình chung về quản lý lao động : Do đặc điểm của công ty tổ chức sản xuất theo đơn đặt hàng là chủ yếu nên việc mua và vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm không được cố định. Đồng thời khi có đơn đặt hàng thì sẽ cần đến một lượng công nhân trực tiếp sản xuất còn khi không có đơn đặt hàng thì lượng công nhân hợp đồng này sẽ dư thừa. Chính điều này đã ảnh hưởng không nhỏ việc quản lý theo dõi công nhân và ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Việc tiêu thụ của công ty là theo đơn đặt hàng. Vì vậy công ty đã bị chiếm dụng vốn khá nhiều, điều này được thể hiện rõ trong bảng cân đối kế toán của xí nghiệp. 3.2. Về công tác kế toán : Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị, kế toán đều phải lập và phản Ánh vào chứng từ kế toán. Hạch toán lao động bao gồm việc hạch toán tình hình sử dụng số lượng lao động, hạch toán kết quả lao động. Tổ chức tốt hạch toán lao động giúp cho doanh nghiệp có những tài liệu đúng đắn, chính xác để kiểm tra chấp hành kỹ luật lao động- các hạch toán này đều được lập chứng từ đầy đủ. Tuy nhiên các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để chi trả lương và các khoản phu cấp, trợ cấp cho người lao động đúng chế độ nhà nước đã ban hành cũng như những quy định của doanh nghiệp đã đề ra. Đây là khâu hạch toán ban đầu đối với các nghiệp vụ tính lương 3.3. Sổ sách và chứng từ kế toán  Bảng chấm công : Bảng chấm công là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong công ty. Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc trong tháng thực tế và vắng mặt của cán bộ công nhân viên trong tổ, đội, phòng ban. Bảng chấm công được lập riêng cho từng tổ, đội sản xuất, từng phòng ban và được dùng trong 1 tháng. Danh sách người lao động ghi trong bảng chấm công phải khớp đúng với danh sách ghi trong sổ danh sách lao động của từng bộ phận. Tổ trưởng sản xuất hoặc trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt trong ngày làm việc ở bộ phận mình phụ trách. Trong bảng chấm 14 công những ngày nghỉ theo quy định như ngày lễ, tết, chủ nhật đều phải được ghi rõ ràng. Bảng chấm công được để tại một địa điểm công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của mình, cuối tháng tổ trưởng. Trưởng phòng tập hợp tình hình sử dụng lao động cung cấp cho kế toán phụ trách, nhân viên kế toán kiểm tra và xác nhận hàng ngày trên bảng chấm công, sau đó tiến hành tập hợp số liệu báo cáo tổng hợp lên phòng lao động tiền lương, cuối tháng các bảng chấm công được chuyển cho phòng kế toán để tiến hành tính lương.  Giấy nghỉ ốm : Khi người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động đến bệnh viện được bác sỹ chuyên khoa khám và điều trị… thì phải có phiếu xác nhận do bệnh viện, cơ sở y tế cấp để về nộp cho phòng tổ chúc hành chính.  Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội : Căn cứ vào giấy chứng nhận nghỉ ốm của người lao động, cán bộ tiền lương lập bảng thanh toán tiền bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động.  Biên bản ngừng việc, làm thêm giờ : Đối với các trường hợp làm thêm giờ hay ngừng việc xảy ra do bất cứ nguyên nhân gì đều phải được phản Ánh vào biên bản ngừng việc hay biên bản làm thêm giờ. Những chứng từ đó được ghi vào bảng chấm công dưới những ký hiệu quy định.  Biên bản phiếu xác nhận công việc hoàn thành : Phiếu này do người nhận việc lập và phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng sản phẩm và người duyệt. Phiếu được chuyển cho kế toán tiền lương để tính lương áp dụng cho hình thức trả lương theo sản phẩm.  Bảng tính lương : Từ bảng chấm công cán bộ tiền lương kiểm tra và lập bảng tính cho từng bộ phận và ghi sổ theo dõi chi tiết tiền lương cho phòng kế toán chi trả tiền lương cho người lao động. Bảng tính lương được lập thành 3 bản: - 01 bản lưu ở phòng tổ chức hành chính - 01 bản lưu ở phòng kế toán - 01 bản làm chứng từ gốc để lập báo cáo tài chính 15  Phiếu chi Từ các chứng từ liên quan đến việc chi trả tiền như bảng tính lương, làm thêm giờ, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội… đã được ban giám đốc duyệt kế toán tiến hành viết phiếu chi để chi trả cho các cán bộ, công nhân viên. Phiếu chi được lập thành 2 liên: - 01 liên làm chứng từ gốc - 01 liên được kèm theo chứng từ để chuyển cho phòng kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính.  Chứng từ ghi sổ Cuối tháng khi xác định và thanh toán xong các khoản kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ liên quan để phản Ánh ghi vào chứng từ ghi sổ. 3.4 Tình hình tổ chức công tác tiền lương tại công ty CP Kềm Nghĩa : 3.4.1 Kế toán chi tiết tiền lương tại công ty : 3.4.1.1Nội dung về quỹ tiền lương : Quỹ tiền lương của DN là toàn bộ tiền lương mà DN dùng để trả cho tất cả các loại lao động do DN trực tiếp quản lý và sử dụng. Đứng trên giác độ hạch toán, quỹ tiền lương được phân thành 2 loại : tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương chính : Là tiền lương trả cho người lao động được tính theo khối - lượng công việc hoàn thành hoặc tính theo thời gian làm nhiệm vụ chính tại DN bao gồm : Tiền lương theo sản phẩm, tiền lương theo thời gian và các khoản phụ cấp kèm theo. - Tiền lương phụ : Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm việc tại DN nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như : tiền lương nghỉ phép, nghĩ lễ, nghĩ việc riêng nhưng được hưởng lương v.v... 3.4.1.2.Các hình thức trả lương tại công ty :  Hình thức trả lương thời gian theo sản phẩm : Được áp dụng chủ yếu để tính lương cho bộ phận gián tiếp, phục vụ, sửa chữa. Đây là hình thức trả lương căn cứ vào giờ công lao động. Lương cấp bậc, đơn giá tiền lương cho 1 ngày công kế toán tính ra số tiền lương phải trả cho một công nhân viên như sau: 16 Lương thời gian Số ngày công làm việc thực tế Đơn giá lương = x phải trả CNV Tổng số ngày công theo sản phẩm Trong đó : Đơn giá tiền lương Đơn giá tiền lương Hệ số tiền lương = x theo sản phẩm bình quân theo sản phẩm + Đơn giá tiền lương bình quân: Tiền lương bình quân trong công ty được ban giám đốc công ty xác định theo kế hoạch thực hiện, ban giám đốc công ty lập kế hoạch thực hiện mức lương bình quân là: 900.000 đồng. + Hệ số tiền lương theo sản phẩm: được xác định bởi năng lực, trình độ của cán bộ, công nhân viên trong công ty. Ví dụ: Trong bảng thanh toán tiền lương tháng 11 năm 2009 cho phòng tổ chức hành chính cho anh Nguyễn Văn Hạnh. Trong tháng anh Hạnh làm việc được 25 ngày, đơn giá tiền lương bình quan là 1.020.000, hệ số tiền lương của anh Hạnh là 1,05 Vậy kế toán tính ra số tiền lương phải trả cho anh Hạnh là: Tiền lương của anh Hạnh = 1.020.000 (đồng) x 25 (ngày) / 26 (ngày) x 1,05 (hệ số) = 1.004.808đồng.  Hình thức trả lương theo sản phẩm Đây là hình thức chủ yếu mà công ty áp dụng vì đa số công nhân sản xuất trực tiếp tại công ty làm theo hợp đồng đã ký kết. Công ty chỉ trả lương cho công nhân sản xuất ra sản phẩm đúng tiêu chuẩn kỹ thuật không kể đến sản phẩm làm dở. Theo hình thức kế toán căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành ở từng tổ, bộ phận do bộ phận kỹ thuật và trưởng nhóm bộ phận đã ký xác nhận và gửi lên cùng đơn giá mà công ty đã xây dựng cho từng bộ phận để tính trả lương cho từng bộ phận. Lương phải trả theo sản phẩm Số lượng sản = x Đơn giá khoán cho từng bộ phận phẩm hoàn thành Đơn giá khoán sản phẩm theo mức quy định chung của bảng đơn giá định mức khoán sản phẩm sản xuất theo từng công đoạn. Bảng này được xây dựng mang tính chất định mức quy cách chủng loại, đặc điểm kỹ thuật của từng sản phẩm sản xuất cũng như trình độ bậc thợ quy định đối với công đoàn của sản phẩm. 17 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành tháng 11/2009 của công nhân Nguyễn Thị Huyền ở tổ sản xuất II. Kế toán tính ra số tiền lương sản phẩm phải trả cho công nhân này như sau: - Số lượng sản phẩm mã MR-158A hoàn thành trong tháng là 30 sản phẩm. - Đơn giá khoán cho 1 sản phẩm hoàn thành đạt tiêu chuẩn là 8256 đồng. - Vậy lương sản phẩm phải trả = 30 (sp) x 8256 = 247.680 đồng Tổng tiền lương sản phẩm phải trả cho các tổ đội là toàn bộ chi phí tiền lương sản phẩm mà công ty phải tính vào chi phí nhân công trực tiếp. Ngoài lương chính trong khoản mục chi phí nhân công trực tiếp còn bao gồm cả các khoản mục phụ cấp trách nhiệm, tiền ăn ca, các khoản tiền thưởng, tiền làm thêm và các ngày chủ nhật, ngày lễ… tất cả những khoản này được cộng tính vào tiền lương chính và trả cho công nhân vào cuối tháng  Tính lương thời gian có thưởng phạt : Dựa vào chất lượng làm việc của mỗi công nhân trong công ty mà ban quản lý tiến hành xếp loại làm việc của mỗi công nhân. Mỗi loại được xác định với một hệ số tiền lương nhất định. Từ đó kế toán sẽ xác định lương phải trả công nhân viên trong tháng. Tiền lương thời gian có thưởng Tiền lương Hệ sốthưởng = x phạt thời gian thực tế phạt Cụ thể công ty đã xếp loại với hệ số thưởng, phạt như sau: + Loại A: Hưởng 100% lương + Loại B: Hưởng 80% lương + Loại C: Hưởng 60% lương  Cách trả lương cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp: - Đối với công nhân làm việc ở bộ phận quản lý, bảo vệ, đào tạo, các bộ phận làm việc gián tiếp khác sẽ được trả lương theo hình thức trả lương thời gian theo sản phẩm. Ví dụ: Tính tiền lương phải trả cho công nhân Huỳnh Thị Lan Anh trong tháng 9 năm 2009. 18 Đơn giá tiền lương bình quân trong tháng 9 năm 2009 được tính là 500.000 đồng, số ngày công làm việc thực tế là 18 ngày, hệ số tiền lương theo sản phẩm là 1,8, xếp loại lao động là A (hưởng 100% lương) vậy: Lương thời gian phải trả = 1.864.197 (lương bq) x 1,8 (HS lương SP) x 18(công)/26 (ngày) = 2.323.077đồng. Phụ cấp làm ca của chị Tuyết là 18.000 đồng Vậy: Tổng cộng tiền lương tháng 09/2009 của chị Huỳnh Thị Lan Anh là: 2.323.077 đồng + 18.000 đồng = 2.341.077 đồng. Mức trích nộp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế của mỗi công nhân cũng được tính theo hệ số cấp bậc lương (theo quy định của Nhà nước) và chị Huỳnh Thị Lan Anh phải nộp BHXH, BHYT tháng 09/2009 là: BHXH = 101.100đ BHYT = 20.220đ BHTN = 20.220đ Số tiền thực lĩnh của công nhân Huỳnh Thị Lan Anh là: 2.341.077 đồng - 101.100 đồng - 20.220 đồng - 20.220 đồng = 2.199.537 đồng - Đối với công nhân ở các tổ sản xuất sẽ được trả lương theo hình thức trả lương theo sản phẩm. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành của công nhân Trần Quốc Dũng ở bộ phận xi mạ sản phẩm ta biết được. Khối lượng sản phẩm hoàn thành: 198 sản phẩm Tổng giá trị sản phẩm hoàn thành: 549.903 đồng Tiền ăn ca cũng được tính theo khối lượng sản phẩm hoàn thành và đơn giá tính được quy định cho từng tổ đội (theo quy chế trả lương). Theo đó đơn giá ăn ca là 404 đồng/sp. Tiền ăn ca = 198 x 1500 đồng = 297.000 đồng Vậy: Lương sản phẩm phải trả cho anh Dũng là: 1.566.218đồng + 297.000 đồng = 1.863.218 đồng Mức trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của mỗi công nhân được tính theo hệ số cấp bậc lương: BHXH = 66.500 đ BHYT = 13.300 đ 19 Vậy số tiền lương thực lĩnh của công nhân Trần Quốc Dũng là: 1.863.218 - 26.600 - 13.300 = 1.783.418 (đồng) Sau khi lập xong bảng thanh toán lương kế toán lập phiếu chi và chi trả lương cho từng bộ phận để chi trả lương cho từng công nhân, việc chi trả lương xong kế toán tiến hành lập bảng kê tổng hợp lương và BHXH trong tháng cho từng bộ phận. Bảng tổng hợp này sẽ được lưu lại phòng kế toán của công ty để đối chiếu với bảng thanh toán lương của từng bộ phận nếu khi gặp vấn đề liên quan đến bộ phận đó. 3.4.1.3.Chứng từ sử dụng thực hiện tính lương tại công ty : 20