ĐỀ TÀI 2: WAREHOUSING MANAGEMENT – HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO
I. Khái niệm, vai trò và chức năng của kho
1. Khái niệm và vai trò của kho:
1.1. Khái Niệm: Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị
hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp
nhất.
Quản lý kho hàng được định nghĩa là hoạt động lưu trữ, bảo trì, quản lý, cập nhật hàng hóa nhằm
hỗ trợ hoạt động sản xuất, cung cấp hàng hóa được liên tục, giúp giảm đáng kể chi phí lưu thông.
1.2 Vai trò:
Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp vậy vai
trò của kho là đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa. Quản trị kho
bãi giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩm và quản lý được số lượng sản phẩm trên toàn bộ
hệ thống.
Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối. Nhờ đó kho có thể chủ động trong việc
sắp xếp, vận chuyển các lô hàng có cùng kích thước, cùng lộ trình vận tải nhờ đó giảm chi phí
bình quân trên một đơn vị. Hỗ trợ quá trình cung cấp đến khách hàng dịch vụ tốt hơn của doanh
nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng hóa đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng, trạng thái lô
hàng giao, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm.
1.3. Chức năng của kho:
Kho có chức năng như dự trữ (doanh nghiệp sản xuất) hoặc lưu kho (doanh nghiệp thương mại)
một cách hợp lý, chuẩn bị đầy đủ, đồng bộ có chất lượng vật tư hàng hóa, đáp ứng có hiệu quả
các nhu cầu của sản xuất, lưu thông, tiêu dùng.
Kho bãi hiện đại thường có những chức năng sau:
- Gom hàng: khi một lô hàng / nguyên vật liê êu không đủ số lượng thì Người gom hàng sẽ tập
hợp, chỉnh đốn và sắp xếp hợp lý cho lô hàng lẻ thành những lô hàng đủ số lượng để sử dụng
cách vận chuyển trọn gói container. Khi hàng hóa / nguyên vật liệu được nhận từ nhiều nguồn
hàng nhỏ, kho đóng vai trò là điểm tập kết thành những lô hàng lớn như vậy sẽ có điểm lợi thế về
quy mô khi vận chuyển tới nhà máy, thị trường bằng các phương tiện vận chuyển.
- Phối hợp hàng hóa: (Tổ chức các mặt hàng kinh doanh) Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều
mặt hàng đa dạng của khách hàng, quản lý kho bãi có nhiê êm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và
ghép loại hàng hóa khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho
quá trình bán hàng.
- Bảo đảm và lưu giữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong
suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, chăm sóc giữ gìn hàng hóa
trong kho.
II. CÁC ĐIỀU KIỆN TRANG THIẾT BỊ & CÁC LOẠI KHO:
1. Điều kiện về trang thiết bị:
Nhà kho sẽ có rất nhiều dạng dự trữ từ thực phẩm đến quần áo, đồ gia dụng đến đồ điện tử. Kho
rất đa dạng và có thể có diện tích từ một nhà kho nhỏ cho đến một doanh nghiệp có diện tích
hàng ngàn mét vuông. Do sự đa dạng và khác biệt rất lớn từ diện tích và chức năng sử dụng kho
sẽ dẫn đến các trang thiết bị cần thiết để kho có thể hoạt động trơn tru cũng sẽ rất đa dạng và
khác biệt.
Tuy nhiên, một số trang thiết bị cần thiết cho hoạt động kho bãi bất kể không gian và chức năng
mà bất cứ một nhà kho nào cũng cần phải có được liệt kê như sau:
- Thiết bị lưu trữ (Storage Systems): Một kho hàng không tổ chức sẽ dẫn đến các hoạt
động trữ hàng không hiệu quả và làm khách hàng (hoặc bản thân doanh nghiệp) không
-
-
-
-
-
-
hài lòng. Thiết bị lưu trữ như kệ pallet hoặc kệ công nghiệp sẽ giúp các hoạt động lưu trữ
hàng, kiểm kê trở nên hiệu quả và chặt chẽ hơn.
Thiết bị nâng (Lift Equipment): Nhà kho không có thiết bị năng sẽ rất khó vận hành. Các
thiết bị nâng sẽ giúp cho công việc hằng ngày như vận chuyển hàng hóa trở nên dễ dàng
và nhanh chóng hơn. Các loại thiết bị nâng bao gồm xe nâng hàng, xe nâng tay, xe nâng
pallet. Thiết bị nâng cần thiết phải trang bị để di chuyển hàng hóa một cách dễ dàng và
giới hạn các rủi ro xảy ra gây thiệt hại về con người và sản phẩm.
Thiết bị cân công nghiệp (Industrial Scales): Cân công nghiệp là một phần quan trọng cho
hầu hết các loại hình kho. Thiết bị này được trang bị để cân nhắc các vật tư có trọng
lượng quá lớn để có thể chất lên pallet, vào hộp hay thùng. Sử dụng cân công nghiệp khi
vận chuyển và tiếp nhận các vật tư cũng như phục vụ việc kiểm kê. Cân để ước tính chính
xác chi phí vận chuyển và khiến cho khách hàng hài lòng.
Thiết bị đóng gói (Packaging Equipment): Thiết bị đóng gói giúp cho các vật tư dễ dàng
di chuyển hơn, đồng thời giảm sự cố hàng hóa hư hỏng. Thiết bị đóng gói cho phép bạn
đóng các vật tư vào hộp với tốc độ nhanh hơn trong khi đó máy quấn hàng giúp bạn
nhanh chóng chuẩn bị nhanh hơn một lượng vật tư lớn cần vận chuyển.
Thùng và container (Bins & Containers): Nhà kho cần các thiết bị này để chứa các vật
liệu. Đặt các vật tư vào các container thích hợp cho việc lưu trữ và vận chuyển vật tư.
Thùng giúp tối ưu hóa việc lưu trữ theo nhóm hàng và sắp xếp một cách hợp lý và có hệ
thống.
Sàn nâng (Dock Equipment): Được sử dụng với xe nâng hàng và máy nâng pallet để có
thể tăng khả năng tiếp cận phương tiện vận chuyển và dỡ hàng rơ mooc. Các cần gạt nâng
giúp sửa chênh lệch chiều cao giữa các đoạn rơ moóc và sàn nâng. Sàn nâng cho phép
thiết bị nâng di chuyển dễ dàng mặc dù có khoảng cách giữa mặt đất và nơi dỡ hàng.
Hệ thống quản lý kho (Warehouse management systems): Tùy thuộc vào quy mô và chức
năng của kho, doanh nghiệp sẽ cân nhắc nên sử dụng các loại hình / dịch vụ quản lý kho
như thế nào cho phù hợp, từ những hệ thống quản lý đơn hàng như excel cho đến các hệ
thống quản lý chuyên nghiệp như SAP , WMS , IBM …
Sẽ tùy vào quy mô và chức năng của kho mà doanh nghiệp sẽ cần phải cân nhắc trang bị thêm
các trang thiết bị đặc biệt cần thiết cho nhu cầu của mình. Một số ví dụ kho đặc biệt như:
- Kho lưu trữ dầu: Cần trang bị bể chứa dầu (Storage Tank)
- Kho chứa nông sản : Cần trang bị giá đỡ và giá lót bao nông sản, băng tải, thiết bị vận
chuyển kiểu khí động (http://dulieu.tailieuhoctap.vn/books/khoa-hoc-ky-thuat/co-khi-chetao-may/file_goc_773611.pdf )
- Kho lạnh: Cần trang bị máy lạnh công nghiệp, các tấm panel giữ nhiệt.
2. Các loại kho hàng:
Lưu lại và dự trữ những vật dụng, sản phẩm, tài sản, vật tư, nhiên liệu, hàng hoá đa dạng khác
nhau cùng một nơi và xắp xếp phù hợp sẽ mang đến cho bạn một kho hàng dễ dàng kiểm soát.
Được chia thành 7 loại sau:
i. Kho lưu trữ dầu: kho này là loại kho đặc biệt được dùng để chứa dầu thô và xăng dầu.
ii. Kho trung chuyển: loại kho này nhằm phục vụ cho việc chuyển giao hàng hoá, tài sản trước
khi phân phối đi nơi khác, từ phương tiện này sang phương tiện khác. Bố trí ở những vị trí thuận
lợi nhất về giao thông, gần tàu ga, bến cảng, sân bay.
iii. Kho công nghiệp: là kho phục vụ cho các hoạt động của các nhà máy và cả khu công
nghiệp, được bố trí cạnh khu công nghiệp hoặc trong khu công nghiệp.
iv. Kho nguyên phụ liệu (vật liệu): kho này phục vụ cho lưu trữ các loại vật liệu tham gia vào
quá trình sản xuất, quá trình bảo quản đóng gói, quá trình lao động được đặt ngay trong các
doanh nghiệp sản xuất, chế tạo,…
v. Kho bảo quản nông sản: kho này là nơi lưu trữ và bảo quản sản phẩm nông nghiệp trước và
sau khi chế biến, kho này được thiết kế theo sản phẩm nông nghiệp khác nhau mà thiết kế thành
kho đơn giản, kho cơ giới và kho silô.
Lưu ý:
- Kho đơn giản là loại kho hầu như không có trang thiết bị kèm theo, mọi công việc trong
kho chủ yếu dùng sức lao động của con người.
- Kho cơ giới có trang bị các phương tiện vận chuyển để cơ khí hoá toàn bộ công việc xuất
nhập kho. Việc thông gió, điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm đều giải quyết bằng cơ khí hoặc
tự động hoá.
- Kho silô là loại kho hiện đại, tiên tiến nhất hiện nay. Ngoài những tính chất như kho cơ
giới, nó còn được trang bị các phương tiện để thực hiện các phương pháp bảo quản lạnh,
thoáng, kín,...
vi. Kho lạnh: là kho dùng để bảo quản các loại sản phẩm như nông sản, thực phẩm, thủy hải
sản, dược phẩm, giống cây trồng… trong điều kiện mát, lạnh, đông cứng, không khí kín, đảm
bảo an toàn và tồn tại lâu hơn cho các sản phẩm. Loại kho này có yêu cầu đặc biệt về kỹ thuật,
được bố trí thành những khu vực riêng đảm bảo yêu cầu bề bảo quản và bốc dỡ.
vii. Kho dễ cháy nổ, kho nhiên liệu, kho bãi chứa chất thải rắn, bố trí cách xa thành phố, có
khoảng cách ly an toàn.
(http://megroup.vn/thi-cong-kho-lanh-can-chu-y-nhung-gi.html)
( Key words to search google: Warehousing Equipment … )
III. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ KHO
Quy trình đặt hàng
Đối với hoạt động Logistic, thì việc xử lý đơn đặt hàng là quan trọng bậc nhất. Không
hoàn toàn thấu hiểu tầm quan trọng này dẫn đến kết quả không hoàn toàn hiểu biết các
biến dạng và các thất bại trong xử lý việc đặt hàng ảnh hưởng đến hoạt động Logistics.
Hiện nay công nghệ thông tin có khả năng xử lý các yêu cầu của khách hàng khó tính
nhất. Khi bạn muốn, thông tin đặt hàng có thể được trao đổi giữa các đổi tác kinh doanh.
Lợi ích của các luồng thông tin nhanh có liên quan trực tiếp đến cân bằng công việc. Điều
đó có thể được hiểu với một công ty khi tích lũy đơn đặt hàng tại một phòng bán hàng địa
phương trong một tuần, gửi chúng đến một văn phòng khu vực, xử lý các đơn đặt hàng
trong một đợt, giao cho một nhà kho phân phối và sau đó gửi chúng qua đường hàng
không để được giao hàng nhanh. Ngược lại, giao tiếp mạng Internet của đơn đặt hàng
trực tiếp từ khách hàng sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí, cùng với giao thông vận tải
chậm, như vậy ít tốn kém và vẫn có thể đạt được dịch vụ vận chuyển nhanh hơn với tổng
chi phí thấp hơn. Mục tiêu chính là để cân bằng các thành phần của hệ thống Logistics.
Dự báo và truyền đạt các yêu cầu của khách hàng là hai lĩnh vực của hoạt động Logistics
được điều chỉnh bởi thông tin. Tầm quan trọng tương đối trong từng khía cạnh của thông
tin là hoạt động liên quan trực tiếp đến mức độ mà các dây chuyền cung ứng được định vị
đối với chức năng trên cơ sở đáp ứng hoặc dự phòng. Những phản ứng của các chuỗi
cung ứng càng nhanh thì tầm quan trọng của thông tin chính xác và kịp thời liên quan đến
hành vi mua hàng của khách hàng càng lớn.
Yêu cầu của khách hàng được truyền đi ở dạng đơn đặt hàng. Việc xử lý các đơn đặt hàng
liên quan đến tất cả các khía cạnh của việc quản lý các yêu cầu của khách hàng, kể cả khi
nhận lệnh đầu tiên, giao hàng, lập hóa đơn và gom hàng. Khả năng Logistics của một
công ty chỉ có thể tốt nếu tổ chức thực hiện tốt quy trình đặt hàng
Quy trình đáp ứng đơn hàng:
Bước 1: Máy tính kiểm tra vị trí của hàng hóa sau khi khách hàng đặt hàng. Hệ thống xác
định đơn hàng & truyền tự động tới các trạm phân phối thông tin tương ứng.
Bước 2: Một bộ phận (flowmeister) tại trạm phân phối nhận tất cả các đơn hàng và phân
chia chúng tự động cho những nhân viên cụ thể xác định thông qua mạng không dây.
Bước 3: Nhân viên đặt hàng đi dọc theo các khoang chưa hàng, nhặt các đồ vật trong
khoang đó cho đến khi đèn đỏ không báo nữa
Bước 4: Các hàng hóa nhặt ra được đặt vào thùng, sau đó chuyển vào băng tải chạy
quanh nhà kho. Trên băng tải có khoảng 15 điểm đọc mã hàng hóa, theo dõi hàng hóa để
giảm sai sót.
Bước 5: Tất cả các thùng chạy trên băng tải tập trung vào một vị trí, ở đó những hàng hóa
được sắp xếp phù hợp với số đơn hàng. Các hàng hóa được chuyển từ các thùng đên các
máng trượt, trượt xuống vào các thùng carton.
Bước 6: Nếu như hàng hóa cần thiết phải được gói bọc thì nhân viên kho sẽ nhặt ra, sắp
xếp và đóng gói
Bước 7: Các thùng carton được đóng lại, dán băng dính, cân đo, dán nhãn mác và chuyển
đến cho bộ phận chuyên chở.
Quản lý kho hàng, nguyên vật liệu & đóng gói
Ba chức năng đầu tiên của Logistics – xử lý đơn đặt hàng, quản lý hàng tồn kho và vận
chuyển – đã có những đóng góp nhất định giúp cải thiện dịch vụ khách hàng. Tóm lại, các
chức năng này kết gợp với nhau tạo thành hệ thống Logistcs thống nhất.Việc quản lý kho
hàng, nguyên vật liệu, đóng gói – cũng là một phần được tích hợp trong hệ thống
Logistics. Đây là một mắt xích của chuỗi cung ứng. Ví dụ, hàng tồn kho cần được xếp
vào kho tại những thời điểm nhất định trong suốt quá trình Logistisc. Cần quản lý tốt
nguyên vật liệu nhằm kiểm soát việc bốc dỡ hàng để vận chuyển cho hiệu quả. Cuối
cùng, các sản phẩm riêng lẻ được quản lý hiệu quả nhất khi chúng được đóng gói cùng
với nhau trong những chiếc thùng lớn hoặc trong các vật chuyên chở lớn.
Khi sự phân công được đưa vào hệ thống Logistics, một công ty có thể chọn các dịch vụ
thuê ngoài của một chuyên gia hoặc tự tổ chức thực hiện. Công ty thường quyết định thuê
ngoài dịch vụ lưu kho, bởi vì nhiều hoạt động tạo giá trị được thực hiện trong suốt thời
gian sản phẩm được lưu kho.
Quản lý kho hàng, nguyên vật liệu là hoạt động quan trọng. Sản phẩm phải được nhận,
chuyển đi, lưu kho, phân loại và lắp ráp để đáp ứng yêu cầu đơn đặt hàng của khách. Lao
động trực tiếp và tiền vốn đầu tư vào thiết bị quản lý nguyên vật liệu là thành phần quan
trọng trong tổng chi phí Logistics. Khi thực hiện không tốt việc quản lý nguyên vật liệu
sẽ dẫn đến việc tạo ra những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. Có thể nói rằng càng dành
nhiều thời gian cho việc quản lý nguyên vật liệu càng ít sản phẩm không đạt chất lượng
được tạo ra. Nhiều thiết bị cơ giới hóa và tự động hóa được sử dụng để trợ giúp việc quản
lý nguyên vật liệu. Tóm lại, quản lý kho và nguyên vật liệu là một mắt xích trong toàn bộ
quá trình Logistics.
Để quản lý có hiệu quả, các sản phẩm được đóng trong các can, bình, hộp được kết hợp
với nhau tạo thành những lô hàng lớn. Lô hàng lớn này được gọi là “ master carton”, có
hai đặc điểm quan trọng. Thứ nhất, giúp bảo vệ sản phẩm trong suốt quá trình Logistics.
Thứ hai, “master carton” giúp dễ dàng quản quản lý bằng cách tạo ra một kiện hàng lớn
hơn từ vô số sản phẩm nhỏ lẻ, riêng biệt. Để quản lý có hiệu quả và thuận tiện cho việc
vận chuyển, “master carton” được gom vào trong các vật chuyên chở lớn hơn (container).
Khi được tích hợp có hiệu quả vào hệ thống Logistics của doanh nghiệp, quản lý kho
hàng, nguyên vật liệu, đóng gói làm cho dòng sản phẩm trở nên trôi chảy hơn trong suốt
hệ thống Logistics. Thật sự, vài công ty đã phát triển các quy trình để đưa sản phẩm trực
tiếp từ nhà máy sản xuất đến các cửa hàng bán lẻ để hạn chế việc lưu kho và việc quản lý
trung gian.
Hệ thống quản lý kho hàng hiện đại:
Nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã nhận thấy tầm quan trọng của việc tổ chức thực hiện
đơn hàng và kho vận. Họ đầu tư hàng triệu USD vào xây dựng hệ thống kho hàng được
thiết kế phù hợp với việc giao hàng từ đơn hàng nhỏ lẻ đến những lô hàng lớn theo kiện.
Các kho hàng hiện đại được lắp đặt tự động hóa & được vận hàng do các phần mềm quản
lý kho. Các nhà kho sử dụng công nghệ cao & đòi hỏi rất nhiều dòng mã hóa để vận
hành. Máy tính bắt đầu quy trình bằng cách gửi tín hiệu thông qua mạng không dây tới
cho nhân viên để họ biết cần phải lất thứ gì xuống khỏi giá, sau đó đóng gói mọi thứ theo
trình tự để gửi đi.
Các thành phần của hệ thống quản lý kho hàng
Hệ thống kho tự động
Hệ thống máy tính để tiếp nhận và xử lý đơn hàng
Trạm phân phối tin
Các cabin “biết nói” chứa hàng hóa
Hệ thống băng tải, sensor quang, thùng đựng hàng
Thuê bên thứ ba vận chuyển
Quy trình nhận, xuất và lưu trữ hàng:
Khi tiếp nhận sản phẩm hay hàng hóa từ các nhà phân phối, đối tác hay nhà sản xuất,
hàng thường về trong pallet hoặc thùng. Trong nhiều trường hợp, các thùng có thể chứa
nhiều loại mặt hàng (SKU) khác nhau. Hàng hóa được tiếp nhận và chuyển đi chờ xuất
kho tại một địa điểm nhất định tùy theo đặc điểm mô tả của từng chủng loại. Hàng hóa
được chuyển trực tiếp đến các kho chính hoặc được gửi về các kho dự trữ. Chủng loại
hàng hóa cũng rất được chú ý trong khâu tiếp nhận. Một mặt hàng được xem là “cần phân
loại” khi nó được xếp chung trong thùng hỗn hợp với nhiều mặt hàng khác và cần được
tách thành các chủng loại hàng riêng biệt trước khi xuất kho. Hàng hóa dạng “nguyên
thùng” (full case) nghĩa là các thùng chỉ chứa một loại sản phẩm riêng biệt & có thể được
để nguyên chờ xuất kho. Các hàng hóa “không thể vận chuyển bằng băng chuyền” (nonconveyable) là các loại hàng quá lớn hoặc có cấu tạo không phù hợp với việc vận chuyển
bằng băng chuyển tự động; do đó, sẽ được đưa tới một số địa điểm đặc biệt
Quy trình chọn, phân loại, đóng gói và vận chuyển
Các quy trình của kho trong việc chọn hàng, phân loại, đóng gói và vận chuyển tạo thành
một quy trình phân phối hoàn chỉnh nhằm đáp ứng đơn hàng của khách hàng. Trong quá
trình vận hành, việc lấy sản phẩm từ các điểm tập trung như nhà kho chính là bước đầu
tiên trong quy trình đáp ứng một đơn hàng. Tùy vào đặc điểm và số lượng yêu cầu mà
hàng hóa có thể được lấy từ các kệ, các thùng hoặc pallet chứa hàng nằm trên giá. Theo
nghiên ứu của Frazelle (2002), trong điều kiện bình thường, khâu chọn hàng chiếm 50%
chi phí hoạt động lưu kho. Do đó, các cải tiến giúp tăng hiệu suất ở khâu chọn, lấy hàng
luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp khi nâng cấp chất lượng của hoạt
động kho vận. Hiệu suất lấy hàng được tính bằng số đơn bị hàng được chia cho số giờ lao
động. Trong các chi phí liên quan đến khâu lấy hàng, chi phí cho việc di chuyển đến và đi
từ các điểm tập trung hàng chiếm 55% tổng lượng lao động (theo Frazelle, 2002). Vì vậy,
các cải tiến nhằm hạn chế di chuyển và tăng hiệu suất của khâu lấy hàng là rất quan trọng
trong việc giảm thiểu chi phí đáp ứng đơn hàng của kho.
Các hình thức lấy hàng: lấy hàng bao quát (full-path picking) và phân vùng (zone
picking). Lấy hàng bao quát nghĩa là nhân viên được phép di chuyển đến bất cứ điểm nào
trong toàn bộ khu vực chứa hàng để chọn hàng hóa đáp ứng yêu cầu. Lấy hàng phân
vùng, ngược lại, giới hạn phạm vi di chuyển trong những phân khu nhỏ trong phạm vi
chứa hàng (theo Bragg, 2003). Lấy hàng theo phân vùng giúp nâng cao hiệu suất qua việc
cho phép nhiều nghiệp vụ diễn ra cùng lúc, tạo sự thông thuộc cho các nhân viên lấy hàng
đối với mỗi phân vùng lại đòi hỏi mức độ phân loại và tổ hợp cao hơn do các nhân viên
khác nhau có thể cùng lúc lấy sản phẩm cung cấp cho cùng một đơn hàng tại các phân
vùng riêng biệt. Ví dụ: một đơn yêu cầu gồm ba đơn vị hàng có thể cần đến thao tác lấy
hàng từ ba phân vùng riêng biệt. Để gửi chúng đến tay khách trong một kiện hàng duy
nhất, việc phân loại cần được thực hiện sau khi lấy để gom hàng về cùng một nơi trước
khi gửi đi. Thực tế, các quyết định sử dụng phương thức lấy hàng bao quát hay phân vùng
cần cân nhắc đến tính ích lợi của hiệu suất so với các yêu cầu kéo theo về phân loại và
đóng gói.
Ngoài ra, có có các phương thức lấy hàng khác như lấy hàng theo đơn (single-order), theo
nhóm (batch) và theo cụm (cluster) để giảm chi phí. Đây đều là hoạt động lấy hàng
nhưng theo nhưng phương thức khác nhau. Trong khi đó, việc lấy hàng bao quát hay theo
vùng nói trên được phân biệt với nhau qua phạm vi lấy hàng. Lấy hàng theo đơn (singleorder picking) nghĩa là mỗi nhân viên sẽ thao tác phục vụ một đơn nhất định mỗi lần lấy
hàng. Lấy hàng theo nhóm (batch picking) thì chọn ra một khối lượng lớn sản phẩm đáp
ứng cho một nhóm các đơn hàng. Ví dụ: có bốn đơn hàng khác nhau, mỗi đơn yêu cầu
một đơn vị mặt hàng (SKU) A. Khi áp dụng lấy hàng theo nhóm, lệnh được đưa xuống
một nhân viên với yêu cầu chọn ra một lúc bốn đơn bị SKU A, thay vì thực hiện bốn lần
lấy, mỗi lần một đơn vị hàng A. Sau đó, nhóm hàng đã chọn ra cần phải được tách ra và
gửi cho bốn khách hàng khác nhau theo các đơn trên. Trong lấy hàng theo nhóm, các
nhân viên chọn ra một số lượng nhất định của mỗi loại mặt hàng (SKU) được yêu cầu
chứ không phải là đáp ứng các đơn hàng hoàn chỉnh. Chọn hàng theo cụm (cluster
picking) yêu cầu chọn ra một nhóm các đơn hàng rồi xếp chúng vào các đơn hàng hoàn
chỉnh riêng biệt. Khi đó, các nhân viên được lệnh lấy tất cả mặt hàng theo mỗi yêu cầu
đưa xuống. Điều này cho phép tăng năng suất thông qua tối thiểu hóa việc di chuyển và
chọn ra tổng lượng hàng cần thiết đáp ứng nhiều đơn hàng khác nhau. Xem xét ví dụ
trong cửa hàng bách hóa sau đây sẽ giúp phân biệt hai phương thức lấy hàng theo nhóm
và theo cụm: Lấy hàng theo cụm được áp dụng để chọn ra tất cả hàng hóa cần thiết cho
các thành viên trong gia đính và cho chúng vào cùng một giỏ. Sau đó, mỗi người phải tự
tìm món hàng cần thiết cho bản thân mình trong giỏ hàng chung.
VÍ DỤ MINH HỌA
- Kho Vinalink logistics
- Địa chỉ 145-147 Nguyễn Tất Thành Quận 4, Hồ Chí Minh
- Công ty nhựa Hưng Thành thuê kho Vinalink với diện tích để chứa nguyên liệu là hạt
nhựa với tổng diện tích là 1500 m2
I/ Nhân Viên Kho:
- 1 Quản lý kho
- 1 kế toán kho
- 2 nhân viên kiểm kê
- 2 nhân viên lái xe nâng
- 4 nhân viên bốc vác
II/Thiết bị kho
-
-
-
-
- 1 máy tính
- 2 xe nâng
- 1 xe kéo
- 20 kệ để hàng
- 4 bình chứa cháy cỡ lớn, 8 bình chữa cháy cỡ nhỏ, vòi rồng chữa cháy
Hưng Thành giao hạt nhựa đóng bao plastics đến công kho của Vinalink
Quản lý kho khi nhận mặt hàng hạt nhựa vào kho thường, chuyên để chứa hàng khô.
Quản lý kho sẽ đánh giá khu vực để hàng khô phù hợp với mặt hàng này và không làm
ảnh hưởng đến các mặt hàng khác nhằm kiểm soát bố trí mặt bằng phù hợp và định vị
trong kho để nhanh chóng tiến hàng chuẩn bị giao hàng, giao hàng, lấy hàng theo đơn
hàng.
II/ Các bước trong Quy trình nhập kho hàng hóa vật tư
Bước 1: Khi mua nhận hàng, nhân viên kiểm kê, hoặc người nhập hàng sẽ có yêu cầu
nhập kho. Yêu cầu nhập kho này có thể lập thành mẫu hoặc bằng lời nói
Bước 2: Kế toán kho nhận được yêu cầu nhập kho và lập phiếu nhập kho (Có những đơn
vị, phiếu nhập kho được thủ kho lập, sau khi đã có sự thống nhất của kế toán kho). Phiếu
nhập kho được lập thành nhiều liên: 1 liên lưu tại sổ, giao cho nhân viên mua hàng 2-3
liên để làm thủ tục nhập kho
Bước 3: Sau khi có phiếu nhập kho, nhân viên Hưng Thành sẽ giao hàng cho thủ kho.
Bước 4: Hàng được kiểm đếm và nhập kho (Những doanh nghiệp giao cho thủ kho lập
phiếu nhập kho, thì hàng sẽ được kiểm đểm trước khi viết phiếu nhập kho.)
Trường hợp vật tư hàng hóa có thừa, thiếu, Thủ kho phải lập biên bản và báo cáo ngay
với người có trách nhiệm để xử lý theo quy định
Bước 5: Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận hàng vào phiếu nhập kho, lưu lại một liên
và ghi thẻ kho, một liên sẽ giao lại cho kế toán kho, một liên sẽ giao lại cho người nhập
hàng
Bước 6: Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán kho sẽ ghi sổ kho và hạch toán hàng nhập
2. Sơ đồ quy trình nhập kho vật tư hàng hóa
Quy
trình
nhập
kho
hàng
hóa
vật
tư
ảnh
1
-
Mẫu
-
Sau đó họ sẽ nhập lên hệ thống và đánh mã trong kho hàng vị trí mặt hàng hạt nhựa
Nhân viên sẽ kiểm tra và đánh giá lượng hàng từ khi dưa vào đến khi giao hàng cho
khách hàng nhằm giảm thiểu, bãi bỏ và ngăn ngừa việc thiếu hàng qua việc kiểm soát dữ
liệu vật lý bằng chu kỳ đếm hàng - (Cycle count).
Kiểm soát trang thiết bị nâng chuyển, đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn
trang thiết bị nâng chuyển nhằm lựa chọn sản phẩm phù hợp
Đảm bảo không gian an toàn và xác đinh vật liệu dễ cháy và vật liệu nguy hiểm để đảm
bảo toàn và phòng ngừa trong nhà
III/ Quy trình xuất kho hàng hóa
Các chứng từ yêu cầu
+ Phiếu xuất kho.
-
-
giấy
Đề
nghị
Mẫu số: 02 - VT
(Ban hành theo QÐ số: 48/2006/QÐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trýởng BTC)
Nợ..........................
Có...........................
nhập
vật
Ðõn vi:………..
Bộ phận:……….
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày....tháng....nãm......
tư
hàng
hóa
Số.............................
- Họ và tên người nhận hàng: ................................. Ðịa chỉ (bộ phận):.............
- Lý do xuất kho: .........................................................................................
- Xuất tại kho (ngãn lô): .......................................... Ðịa ðiểm: ......................
Số lượng
Thành
tiền
Ðơn Mã
vị tính số
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm
chất vật lý, dụng cụ sản phẩm, STT
hàng hóa
1
D
C
B
x
X
x
Cộng
Yêu
cầu
3
2
x
4
Ðơn giá Thực
xuất
x
A
- Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): ...................................................................................
- Số chứng từ gốc kèm theo: ........................................................................................
Ngày....tháng....nãm....
Giám
(Ký, họ tên)
-
-
đốc Kế toán trưởng Thủ kho
(Hoặc bộ phận có (Ký, họ tên)
nhu cầu nhập)
(Ký, họ tên)
Người nhận hàng Người lập phiếu
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
+ Phiếu đề nghị xuất kho có đóng dấu của công ty Hưng Thành
+ Biên bản bàn giao vật tư sản phẩm
Bước 1: Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, hoặc bán hàng, nhân viên có nhu cầu sẽ lập Yêu
cầu xuất kho. Yêu cầu xuất kho sẽ được lập thành mẫu hoặc bằng miệng (tùy theo quy
định của từng doanh nghiệp)
Bước 2: Kế toán kho tiến hành lập Phiếu xuất kho và chuyển cho Thủ kho. Phiếu xuất
kho được lập thành nhiều liên: Một liên lưu tại quyển, những liên còn lại giao Thủ kho.
Bước 3: Thủ kho nhận Phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho cho nhân viên yêu cầu xuất
kho.
Bước 4: Nhân viên nhận vật tư, hàng hóa nhận hàng và ký vào Phiếu xuất kho và nhận 1
liên
Bước 5: Thủ kho nhận lại một liên Phiếu xuất kho, tiến hàng ghi thẻ kho, trả lại Phiếu
xuất kho cho kế toán
Bước 6: Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất
2/ Sơ đồ quy trình xuất kho vật tư hàng hóa
-
Quy
trình
xuất
kho
hàng
hóa
vật
tư
-
ảnh
1
- Xem thêm -