Tài liệu đề cương quản trị nhân sự trong văn phòng

1 ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP CUỐI KỲ MÔN: QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG BÀI 1: Tổng quan về quản trị nguồn nhân lực 1. Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực 2. Sự khác biệt giữa Quản trị nguồn nhân lực và Quản trị nhân sự hiện nay ở Việt Nam 3. Quan niệm của anh (chị) như thế nào về một nhà Quản trị nhân sự? 4. Vai trò của phòng Quản trị nhân sự trong các CQ, TC, DN Bài tập 1: 1. Liệt kê ít nhất 5 tiêu chí để đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự của 1 CQ, TC, DN 2. Liệt kê ít nhất 5 tiêu chí để duy trì và động viên nhân lực của 1 CQ, TC, DN 3. Chọn 1 yếu tố môi trường bên ngoài, phân tích tác động của nó tới công tác quản trị nhân sự trong CQ, TC, DN Bài tập 2: 1. Chọn 1 yếu tố của môi trường bên trong và phân tích tác động của nó đến công tác quản trị nhân sự 2. Chính sách và quy định liên quan về Nhân sự có tác dụng gì trong Quản trị nhân sự? 3. Chính sách tuyển dụng nhân sự của CQ, TC, DN thường quy định những nội dung nào? Bài tập 3: 1. Chính sách tiền lương của CQ, TC, DN quy định về những nội dung nào? 2. Công việc nào do bộ phận chuyên môn làm, và công việc nào do bộ phận nhân sự làm? a. Đề xuất tuyển dụng b. Cung cấp các biểu c. Xác định tiêu chuẩn lựa chọn d. Viết thông báo tuyển dụng 2 e. Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ f. Phỏng vấn tuyển chọn g. Thỏa thuận điều kiện làm việc. BÀI 2: Phân tích công việc Hãy phân tích công việc của 3 vị trí công việc: chuyên viên văn thư, chuyên viên lưu trữ, thư ký văn phòng với những yêu cầu sau: 1. Soạn 1 bản câu hỏi để phỏng vấn từng loại chuyên viên này (ít nhất 10 câu hỏi) (câu hỏi phân tích công việc) 2. Soạn bản mô tả công việc, bảng yêu cầu chuyên môn công việc, bảng tiêu chuẩn kết quả công việc của vị trị công việc cho từng vị trí chức danh chuyên viên văn thư, chuyên viên lưu trữ, thư ký văn phòng BÀI 4: Tuyển dụng nhân sự 1. Viết 1 thông báo tuyển dụng đầy đủ thông tin nhưng ngắn gọn cho vị trí công việc là chuyên viên quản trị văn phòng tại công ty. 2. Thiết kế 1 biểu mẫu tổng hợp dùng để ghi chép và đánh giá ứng viên ở vòng phỏng vấn tuyển chọn 3. Soạn ít nhất 10 câu hỏi trắc nghiệp IQ và 10 câu hỏi trắc nghiệm EQ (để tuyển dụng chuyên viên quản trị văn phòng) 4. Phân biệt giữa IQ và EQ. 5. Soạn ít nhất 10 câu hỏi để phỏng vấn tuyển dụng (Phân biệt với câu hỏi nhằm phân tích công việc) 6. Thiết lập quy trình tuyển dụng nhân viên cho cơ quan (tự chọn loại hình cơ quan) 7. Khi nào thì cơ quan cần tinh giản biên chế? Kế hoạch tinh giản biên chế cần có những thông tin gì? BÀI 5 & 6: Đánh giá hiệu quả làm việc & Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực. 1. Để nâng cao chất lượng đánh giá hiệu quả làm việc của người lao động, các cơ quan, tổ chức nên làm gì? 2. Tại sao đánh giá năng lực làm việc của nhân viên có quan hệ với đào tạo và phát triển 3. A vừa được bổ nhiệm làm chánh văn phòng của công ty XNK. Công ty có xây dựng biểu mẫu đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn thư, lưu trữ. Trong 3 đó, có một tiêu chí đánh giá là thời gian dự thảo công văn trình phê duyệt. Tiêu chí này được chấm theo thang điểm 5đ. A rất lúng túng khi nào thì chấm nhân viên 5đ, 4đ hay 3đ. Bạn hãy giúp A đưa ra hướng dẫn chấm điểm cho tiêu chí này 4. Lập bảng hướng dẫn cách chấm điểm cho tiêu chí đánh giá về việc tiếp nhận công văn đến và chuyển công văn đi của nhân viên văn thư 5. Trong điều kiện kinh phí có hạn, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên đào tạo cho những nhu cầu đào tạo sau đây của cơ quan, giải thích vì sao? 6. Bài giảng về các kỹ năng giao tiếp qua thư điện tử (Email) MỤC LỤC Bài 1........................................................................................................................ 05 - Bài tập 1..........................................................................................................21 - Bài tập 2..........................................................................................................23 - Bài tập 3..........................................................................................................29 Bài 2........................................................................................................................ 38 Bài 4........................................................................................................................ 77 Bài 5 & 6................................................................................................................. 91 4 NỘI DUNG CHI TIẾT BÀI 1: TỔNG QUAN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 1. Các chức năng cơ bản của Quản trị nguồn nhân lực. - Nhóm chức năng thu hút, tuyển dụng, sử dụng nguồn nhân lực:  Chức năng này hướng đến mục đích đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các tố chất phù hợp cho công việc của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.  Để có thể tuyển được đúng người cho đúng việc, trước hết cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp phải căn cứ vào chiến lược, định hướng, kế hoạch hoạt động của cơ quan tổ chức, hay kế hoạch sản xuất, kinh doanh và thực trạng sử dụng nhân viên trong thời điểm hiện tại. Để từ đó, xác định được những công việc nào cần tuyển thêm người.  Nhóm chức năng tuyển dụng thường có các hoạt động: Hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ và xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.  Hoạch định nhu cầu nhân lực: Là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nguồn nhân lực tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo sử dụng đúng người vào công việc gì và vào lúc nào thì thích hợp (Đúng người, đúng việc, đúng lúc). Ví dụ: Tại UBND phường Bình Hưng Hòa có quy mô nhỏ nên sáp nhập 3 mảng Văn phòng – Thống kê – Tư pháp vào một phòng để quản lý. Do vậy, công việc sẽ tăng thêm. Theo đề xuất của trưởng phòng VP – TK – TP, Chủ tịch phường xét duyệt tuyển thêm nhân viên văn thư để tham mưu quá trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi, đến, quản lý hồ sơ cho mảng Thống kê, tư pháp.  Phân tích công việc  dự kiến định biên: Là quá trình xác định yêu cầu, đặc điểm, bản chất của công việc, dùng biện pháp khảo sát những nhiệm vụ và những hành vi liên quan đến một công việc cụ thể. Đánh giá công việc ấy. Thực chất là trả lời cho những câu hỏi: Nhân viên phải làm gì? Làm thế nào để giải quyết công việc này? Việc này được làm ở đâu? Và điều kiện hỗ trợ cho họ?... Những câu hỏi này sẽ được trả lời sau khi công việc được phân tích (dự kiến định biên). Hoạt động này vừa giúp tiết kiệm lao động lại nâng cao hiệu quả trong quản trị nguồn nhân lực. Ví dụ: Muốn tuyển dụng nhân viên vào vị trí văn thư thì cần phải phân tích công việc này cần làm những gì, người quản lý cần phải nắm được tình hình văn bản lưu động tại phường như thế nào, quá trình quản lý văn bản đi đến, quá trình soạn thảo, tham mưu văn bản cho lãnh đạo... Từ đó sẽ biết cần số lượng nhân viên bao nhiêu cho những công việc đó. Để rồi, chúng ta đưa ra yêu cầu đối với những người muốn ứng cử vào vị trí văn thư 5 (có hiểu biết về công tác văn thư – lưu trữ, cẩn thận, tỉ mỉ, có kiến thức về tin học, ngoại ngữ và biết giữ bí mật...).  Thu hút, tuyển chọn và bố trí nhân lực: Làđề ra các chính sách để thu hút người tài, chọn trong số đó ứng cử viên nào phù hợp nhất, đáp ứng được các yêu cầu của công việc để sắp xếp vào vị trí công việc đang cần của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Ví dụ: Thu hút: Đề ra các chính sách như là mức lương, hỗ trợ, phúc lợi, bảo hiểm, phụ cấp độc hại... Tuyển chọn: Người làm quản trị nhân sự căn cứ vào các yêu cầu đối với nhân viên văn thư, xem xét hồ sơ xin việc để tiến hành phỏng vấn trực tiếp, tìm ra người phù hợp và sắp xếp vào vị trí đang tuyển dụng. Do các công việc tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khá đa dạng nên sau khi thu hút, tuyển dụng và bố trí công việc cho nhân viên được tuyển thì nhà quản trị nhân sự phải phải đưa ra biện pháp để đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực. Con người là một nguồn tài nguyên quý. Để nguồn tài nguyên ấy không những không cạn kiệt, mà phải ngày càng phải phát huy tối đa tính hữu dụng của nó thì các nhà quản trị nhân sự phải thực hiện 2 chức năng sau.Và 2 chức năng này cũng chính là 2 chức năng của Quản trị nguồn nhân lực. - Nhóm chức năng đào tạo & phát triển:  Nhóm chức năng này chú trọng việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực cá nhân.  Nhóm chức năng đào tạo, phát triển thường thực hiện các hoạt động như: hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng thực hành chuyên môn cho nhân viên; bồi dưỡng nâng cao trình độ và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ. (2 hoạt động cơ bản: Huấn luyện và Hướng nghiệp) Ví dụ: Tập đoàn Unilever tung ra một sản phẩm dầu gội mới mang tên Trésemmer. Đây là hãng dầu gội được tin dùng tại Mỹ. Để kinh doanh và phát triển hãng dầu gội này tại Việt Nam, công ty Unilever tại Việt Nam đã điều động nhân viên phòng Marketing, nhân viên phòng PR, và PG của công ty để quảng bá cho sản phẩm này. Tuy nhiên, bên cạnh đó, công ty đã tuyển thêm nhân viên cho phòng PR để phân bổ đi một số tỉnh thành ở Việt Nam. Để mọi việc diễn ra tốt đẹp và việc quảng bá sản phẩm, mở rộng thị trường tiêu thụ cho dầu gội Trésemmer, công ty Unilever đã tiến hành mở các lớp huấn luyện cho những nhân viên PR mới vào, để đào tạo cho họ cách quảng cáo, giao tiếp thành công… Và mở lớp bồi dưỡng cho nhân viên Marketing nâng cao trình độ, tay nghề của mình trong việc bán hàng, quảng bá sản phẩm… 6 Ví dụ: Mặc dù đã là những nhân viên văn thư, lưu trữ tại các UBND phường nhưng phường vẫn liên hệ với trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn TP.HCM hay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II để tổ chức các lớp huấn luyện về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các nhân viên này nhằm mục đích bồi dưỡng thêm về kỹ năng cho họ. Đây chính là một trong những cách đào tạo trong quản trị nguồn nhân lực - Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực:  Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nhóm chức năng này gồm hai chức năng nhỏ hơn là kích thích, động viên nhân viên và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong cơ quan.  Nhóm chức năng này có các hoạt động cơ bản như:  Đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên;  Xây dựng và quản lý hệ thống thù lao lao động;  Thiết lập và áp dụng các chính sách phụ cấp, phúc lợi, bảo hiểm xã hội. Ví dụ: Trong công ty có những đội ngũ nhân viên làm việc tích cực , luôn hoàn thành tốt công việc mà nhà lãnh đạo đề ra vì vậy công ty cần phải có những chế độ khen thưởng xứng đáng cho những cá nhân, tập thể xuất sắc đó. Đó không chỉ là nguồn động viên , khích lệ, an ủi nhân viên trong quá trình làm việc mà còn để duy trì nguồn nhân lực của công ty. Để nguồn nhân lực đó khi nào cũng có thể phát huy hết mọi khả năng mà mình có giúp công ty ngày càng phát triển hơn. Ví dụ: Trong UBND phường Bình Hưng Hòa, Văn phòng – Thống kê – Tư pháp là văn phòng thực hiện nhiều công việc nhất vì nó hội tụ cả 3 mảng của UBND phường. Các cán bộ, nhân viên luôn làm việc tích cực, hoàn thành tốt công việc mà lãnh đạo đề ra. Vì vậy, phường luôn có chế độ khen thưởng, nghỉ phép cho các cá nhân trong VP và có chế độ phụ cấp độc hại cho nhân viên Lưu trữ của cơ quan (làm việc tại VP). Chính nguồn động viên, khích lệ ấy mà trưởng phòng VP – TK – TP và các cán bộ khác đã gắn bó với phường được 12 năm. Hiện nay, họ vẫn còn góp công, góp sức cho cơ quan và giúp cơ quan hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực là nhóm chức năng quan trọng nhất.Vì đây là nhóm chức năng bảo tồn lực lượng.Nói một cách dễ hiểu, đây là bộ phận làm lương. Những người làm lương sử dụng kết quả của 2 nhóm chức năng trước để trả lương theo năng lực. Những ứng viên đã được chọn thì bộ phận này phải tìm cách giữ chân họ. Vì những người này đã qua rất nhiều công đoạn để sàng lọc. Có những cơ quan phải trả giá bằng việc thay đổi cả chế độ lương, mục đích là làm sao để khai thác người lao động một cách có hiệu quả nhất. Đây là một bài toán 7 khó của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (Một bài toán khó về tiền bạc và công sức).Chính vì thế, đây chính là nhóm chức năng khó nhất, quan trọng nhất. 2. Sự khác biệt giữa Quản trị nguồn nhân lực và Quản trị nhân sự hiện nay ở Việt Nam - Khái niệm:  Quản trị nhân sự: Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trường hợp xảy ra có liên quan tới một loại công việc nào đó. Quản trị nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ trong bất cứ tổ chức nào.Quản trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hoá tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác  Quản trị nguồn nhân lực: là tất cả các hoạt động để thu hút, tuyển dụng, sử dụng, đánh giá, đào tạo và phát triển, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp về cả số lượng và chất lượng. Các tiêu chí Quản trị nhân sự Quan điểm Lao động là yếu tố chi phí đầu vào về sử dụng ( nhà quản trị sẽ sử dụng dụng nguồn nhân viên vốn của mỗi cá nhân sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt được kết quả tối đa có thể). Quản trị nguồn nhân lực Con người là tài sản, là nguồn vốn quý cần được đầu tư và phát triển. Nhằm mang lại sự thỏa mãn cho cá nhân, đồng thời đóng góp cho tổ Ví dụ : Trong một Cty A, khi tuyển chức. nhân viên vào cty thì họ sẽ quan tâm Khi nguồn nhân lực được nhân viên đó có năng lực như thế nào, đầu tư thỏa đáng, họ sẽ có kỹ năng làm việc họ ra sao,.. để sử cơ hội phát triển những khả dụng họ trong mỗi công việc khác năng cá nhân tiềm tàng, yên nhau, ngoài giờ làm trên cty họ còn tâm, gắn bó với cơ quan và được giao việc về nhà làm khiến cho đóng góp nhiều cho cơ quan, nhân viên ngày càng chán nản, cảm tổ chức, doanh nghiệp. thấy nguồn lực mình ngày càng cạn Ví dụ: tập đoàn Samsung kiệt và muốn nghỉ việc hoặc tìm việc với số lượng lớn chi nhánh chỗ khác nhẹ nhàng hơn. Còn đối với khắp thế giới và nhà máy Lãnh đạo họ đặt năng suất lợi nhuận sản xuất, dù lực lượng nhân lên trên hết nên đã quên mất sự động lực của họ nhiều nhưng họ viên và đánh mất những nhân viên có vẫn đầu tư với mức tiền năng lực. thưởng, lợi nhuận bán hàng 8 Mục tiêu Lợi ích của tổ chức, cơ quan, doanh ngiệp Ví dụ: Một số công ty có vốn đầu tư nước ngoài hiện nay, họ thường đặt lợi ích của họ trên hết, không dung hòa được lợi ích người lao động và công ty. Người lao động cảm thấy quá tải nên thường đi khỏi rất sớm, Mối quan hệ giữa nhân viên với Lãnh đạo Quan hệ thuê mướn cao hay tổ chức những buổi chiêu dụng nhân tài, tổ chức các chuyến du lịch… để giữ lại nguồn nhân lực, phát huy sự gắn bó cũng như khả năng của họ. Lợi ích của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lẫn lợi ích của nhân viên. Ví dụ: Tại công ty sản xuất giày dép Xuất nhập khẩu Thiên An, lãnh đạo biết sử dụng nhân viên nên họ luôn muốn Công ty vừa có năng suất cao vừa có đội ngũ nhân viên tốt nên họ luôn dung hòa được lợi ích của nhân viên và công ty. Ngày làm của công nhân chỉ có 8 tiếng và được phụ cấp thêm cho những gia đình công nhân khó khăn, nên những người lao động này luôn an tâm mà làm cho họ. Hợp tác, bình đẳng, hai bên Ví dụ: Tại một số công ty hiện nay ở cùng có lợi. Việt Nam, Người lãnh đạo luôn là Ví dụ: Một số cơ quan, người chỉ huy cấp dưới nhưng không doanh nghiệp, người lãnh hiểu được nhân viên, không chú ý đến đạo biết sử dụng, hiểu nhân việc nâng cao trình độ, kỹ năng, không viên họ luôn muốn nhân tin tưởng nhân viên, không muốn cho viên là nguồn vốn quan nhân viên tham gia quản lý doanh trọng cần được đào tạo và nghiệp hay không đáp ứng nhu cầu phát huy cho cơ quan nên họ hợp lý của nhân viên, chỉ xem nhân có những chính sách đãi ngộ viên là người cấp dưới của mình. Họ tốt. Hiểu được nhân viên và mang than phận đi làm thuê và phải cảm thông người lãnh đạo phục tùng mệnh lệnh biết giữ chân nhân viên thì họ sẽ có năng suất cao. Cơ quan luôn cư xử bình đẳng với nhân viên để hai bên cùng có lợi. Họ bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ năng. 9 Tổ chức hoạt động giao lưu kinh nghiệm tiên tiến của các donah nghiệp khác. Tạo môi trường cho nhân viên mình thể hiện bản thân. Cơ sở của Tổ chức + Công nghệ, kỹ thuật ( Máy Quản trị + Chất lượng nguồn năng suất và móc) nhân lực + công nghệ kỹ chất lượng. thuật. Thiết lập Nhà nước + Tổ chức, Doanh nghiệp. chính sách, thủ tục cán bộ Nhà nước + Tổ chức, Doanh nghiệp. Định hướng Ngắn hạn + Trung hạn hoạt động Dài hạn Mối quan hệ Phục vụ cho chiến lược, chính sách Phối hợp với các chiến lược, giữa chiến hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh chính sách hoạt động của cơ lược, chính nghiệp quan, tổ chức, doanh nghiệp. sách quản trị con người với chiến lược, chính sách hoạt động của Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Lợi thế cạnh Thị trường và Công nghệ tranh Ví dụ: Với một số công ty thì họ sẽ quan tâm sản phẩm họ làm ra phải tiêu thụ ở thị trường như thế nào, công nghệ ra sao, năng suất cao hay thấp,… nhưng không để tâm tới việc đáp ứng nhu cầu cho nhân sự của mình, không có chế độ đãi ngộ, phúc lợi cho họ. Chất lượng nguồn nhân lực Các yếu tố Tiền + Thăng tiến nghề nghiệp. Tiền Ví dụ: Với một số công ty thì người lãnh đạo vẫn quan tâm năng suất tiêu thụ sản phảm ở thị trường của mình như thế nào, nhưng họ luôn đặt hàng đầu về chất lượng nguồn nhân lực của mình. Vì có nguồn nhân lực đồi dào, sáng tạo thì ắt hẳn việc cạnh tranh với thị trường bên ngoài với họ không mấy khó khăn. +Thăng tiến nghề 10 động viên Ví dụ: Tại một số cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, khi giao cho đội ngũ nhân viên một việc gì đó, có thể một số nhà lãnh đạo sẽ ra tiêu chí như : nếu ai làm tốt sẽ được thưởng, có thể sẽ được ngồi ở một vị trí cao hơn,.. Từ đó nhân viên ai ai cũng muốn mình giành được phần thưởng đó, họ luôn cố gắng để đạt được thành tích cao, để khẳng định bản thân mình… nghiệp + Tính chất công việc Thái độ đối Nhân viên thường chống lại sự thay với sự thay đổi, nên lãnh đạo một số cơ quan, tổ đổi chức thường phải có biện pháp mạnh hoặc thay thế họ. Nguồn nhân lực chất lượng cao nên dễ dàng thích ứng với sự thay đổi của môi trường. Ví dụ: Ở quản trị nguồn nhân lực, một số cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ngoài việc cho hưởng phụ cấp, chế độ đãi ngộ, tiền bạc và thăng tiến nghề nghiệp, họ còn cho nhân viên của mình có được công việc mình yêu thích, hoặc tạo được sự hứng thú trong chính công việc mà họ làm. 3. Quan niệm như thế nào về một nhà quản trị nhân sự Ngày nay, bốn yếu tố quan trọng nhất trong mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó là là: - Nhân lực - Vật lực - Tin lực - Tài lực. Như chúng ta đã thấy, Nhân lực luôn là nguồn lực quan trọng hàng đầu. Nó là nguồn lực quyết định bước phát triển hay đi lùi của một cơ quan. Con người vốn là một cá thể phức tạp. Chính vì vậy, quản trị nhân sự (quản trị nhân lực) lại càng là một loại hình khó khăn hơn cả. Người làm quản trị nhân sự đòi hỏi phải hội tụ nhiều tố chất: 1) Có năng lực (Có tài) - Nhà quản trị nhân sự phải là người có năng lực, có hiểu biết về nhiều lĩnh vực để hướng dẫn, chỉ đạo nhân viên hoàn thành công việc một cách hiệu quả. - Nhà quản trị có năng lực phải biết hoạch định. Nghĩa là biết xác định phương hướng, mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu đó trong một 11 khoảng thời gian nhất định. Họ phải biết hoạch định về nguồn nhân lực của cơ quan hoặc nhân sự cho chính đơn vị mà mình quản lý. - Sau khi hoạch định, nhà quản trị nhân sự phải thực hiện được chức năng tổ chức, nghĩa là tổ chức nhân sự. Họ phải lập được một hệ thống chính thức gồm vai trò, nhiệm vụ từng người thực hiện, sao cho mọi người có thể làm và cộng tác với nhau một cách tốt nhất để đạt được mục tiêu đã định ra. Nhà quản trị nhân sự sẽ xác định được rõ những nhiệm vụ phải làm, ai làm, làm cái gì, ai quyết định, ai sẽ thực hiện, ai báo cáo cho ai, ai kiểm tra. Nhà quản trị có năng lực tổ chức sẽ đảm bảo được nguồn nhân lực theo cơ cấu, dẫn đến sự thành công hay thất bại của mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Ví dụ: Trong Trung tâm lưu trữ Quốc gia 2, nhiệm vụ chính của trung tâm là lưu trữ tài liệu. Để tiến hành công việc đó tốt nhất thì trong trung tâm có nhiều phòng ban: thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng… Các phòng ban đều thực hiện nhiệm vụ riêng, quản lý của mỗi phòng ban sẽ phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm cho mỗi nhân viên hoặc chuyên viên phải làm gì, làm thế nào và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau dưới sự chỉ đạo, giám sát của thủ trưởng và các trưởng phòng ban với mục đích chính là có thể bảo quản tài liệu một cách tốt nhất và giúp cho việc khai thác sử dụng tài liệu của người dân tốt hơn. - Nhà quản trị nhân sự có năng lực còn là người biết điều khiển nhân sự của mình. Họ phải tạo ra được sự tự nguyện làm việc, cống hiến của cấp dưới. Làm sao để cấp dưới nhiệt tình làm và phấn đấu đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã đề ta với hiệu quả cao. Thực hiện chức năng điều khiển chính là quá trình nhà quản trị nhân sự sử dụng quyền lực (Quyền lực hành chính, quyền lực tinh thần, quyền lực kinh tế) của mình để tác động lên hành vi của cấp dưới. Chức năng điều khiển của nhà lãnh đạo, quản lý bao gồm:  Ra mệnh lệnh, chỉ thị, chỉ đạo buộc cấp dưới phải thực hiện, chấp hành;  Ra các quyết định quản lý, tổ chức thực hiện quyết định quản lý, hướng dẫn quá trình hoạt động để thực thi các quyết định đã ra;  Đôn đốc, thúc đẩy các thành viên dưới quyền làm việc với hiệu quả cao;  Chọn lọc các kênh thông tin hữu hiệu nhất để thấy trước vấn đề phải giải quyết theo hướng nào  Giải quyết xung đột giữa các thành viên, giữa cá nhân và tập thể, giữa các bộ phận, và các tổ chức liên quan,… 2) Có Đạo đức (có đức) 12 - Một nhà quản trị nhân sự không chỉ cần có năng lực, có tài là đủ, mà còn phải có đức. Đức ở đây chính là từ cách tôn trọng, đối xử với chính cái nghề mà mình đang làm, làm đúng theo lý, theo tình. Sau đó là cái đức đối với tất cả những người xung quanh, với lãnh đạo và nhân viên cấp dưới của mình. Người quản trị nhân sự biết đối nhân xử thế sẽ là một người thành công và vươn xa trong tương lai. 3) Có tầm nhìn xa trông rộng (chức năng dự báo) - Có tầm nhìn xa trông rộng để nhà quản trị đánh giá đúng công việc, con người để làm tốt chức năng quản trị, đặc biệt hoạch định và quản trị con người. - Nhà quản trị nhân sự là những nhà lãnh đạo, quản lý phải xác định tương lai của hệ thống quản lý bằng các dự báo, dự đoán các biến động có thể xảy ra. Khả năng dự báo thể hiện tầm nhìn xa trông rộng của lãnh đạo, quản lý. Khi thực hiện chức năng dự báo, nhà quản trị nhân sự sẽ lường trước được những rủi ro, những khó khăn, thuận lợi, các yếu tố tác động của môi trường bên ngoài tới hệ thống và các yếu tố tác động của chính môi trường bên trong hệ thống quản lý nhân sự. Từ đó, tiên đoán những sự việc sẽ xảy ra trong tương lai. Nhà quản trị có thể sử dụng chức năng định tính hoặc định lượng để dự báo nhân sự cho cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp của mình Ví dụ: Trong quá trình làm việc, nhà quản trị nhân lực phải sớm nhận ra được tiềm năng, khả năng của nhân viên để có quyết định đào tạo, phát triển hay tạo điều kiện để nhân viên bộc lộ khả năng của mình. Ví dụ: Vì số lượng đơn đặt hàng giày dép tháng 10 của công ty sản xuất giày dép Xuất nhập khẩu A về hơn 2000 đơn, mà đòi hỏi phải hoàn thành sớm nên lãnh đạo quyết định bổ sung thêm nhân sự cho xưởng sản xuất. Bên cạnh đó, để hạn chế rủi ro, lãnh đạo đã cho làm tăng ca và thay phiên nhau theo giờ, vừa đảm bảo nguồn hàng được hoàn thành sớm, vừa đảm bảo được sức khỏe và tinh thần cho công nhân. 4) Hiểu biết về con người - Dù quản trị ở bất cứ lĩnh vực nào thì cũng cần phải có hiểu biết về con người đặc biệt là trong quản trị nhân lực bởi vì phải hiểu họ thì mới chỉ huy, điều khiển, kiểm tra và đánh giá họ một cách chính xác. Ví dụ: Nắm bắt tâm lý nhân viên (ai cũng muốn được hưởng quyền lợi): Đề ra các phần thưởng (tăng lương, quà tặng) để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, nâng cao năng xuất và hiệu quả làm việc. 5) Biết lắng nghe và chia sẻ - Lắng nghe để nắm bắt thông tin về tình hình làm việc, về mối quan hệ giữa các nhân viên, về hoàn cảnh sống của nhân viên, đưa ra những lời tư vấn, động viên tạo ra một môi trường làm việc gần gũi, thân thiết, tốt đẹp và lành mạnh. 13 Ví dụ: Có 2 nhân viên trong văn phòng UBND do bất đồng trong công việc mà gây ra sự căng thẳng làm ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công tác văn thư, làm chậm trễ quá trình ban hành văn bản. Sau khi nắm bắt thông tin đó, trưởng phòng đã nói chuyện trực tiếp 2 nhân viên tìm hiểu rõ mọi chuyện và tiến hành giảng hòa, khôi phục lại môi trường làm việc thoải mái, thân thiện. 6) Có uy tín, giữ lời hứa: Tức là nói đi đôi với làm. Ví dụ: Chủ tịch UBND phường nói với các phòng ban: Nếu họ làm việc tốt, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao đúng thời hạn thì phường sẽ tổ chức đi dã ngoại. Khi mà đã hứa như vậy thì nhà lãnh đạo phải thực hiện cho được để lấy được lòng tin của nhân viên. 7) Có khả năng quan sát nhạy bén: - Quản trị nguồn nhân lực không chỉ là quản lý một vài nhân viên mà là hàng trăm nhân viên. Chính vì vậy, nhà quản trị nhân sự phải có khả năng quan sát, bao quát một cách nhạy bén để nắm bắt đúng tình hình và đánh giá đúng công việc của từng người để từ đó làm tốt công tác quản trị. Ví dụ: Trong công ty có rất nhiều nhân viên nên cũng có nhiều công việc do đó lãnh đạo phải quan sát để thấy được nhân viên nào làm việc tốt và không tốt để có hình thức thưởng, phạt hợp lý. 8) Có khả năng giao tiếp: - Đối với bất kì lĩnh vực nào thì khả năng giao tiếp cũng rất quan trọng vì nó giúp nhà quản trị tạo lập và xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác cũng như đối với nhân viên. Ví dụ: Công ty A chuyên sản xuất giày xuất khẩu tại Việt Nam. Công ty B là công ty ở Đài Loan nhập khẩu giày của công ty A. Tuy nhiên, Công ty B bị phá sản nên đơn đặt hàng công ty A bị hoãn lại. Hàng đã được sản xuất, công ty B không nhập nữa nên hàng bị tồn đọng lại. Lãnh đạo công ty A phải dùng khả năng giao tiếp, thuyết phục của mình để trấn an công nhân viên và động viên mọi người cùng nhau khắc phục hậu quả. 9) Có hiểu biết về kinh tế, chính trị, pháp luật - Nhà quản trị nhân sự phải có hiểu biết về kinh tế, chính trị, pháp luật để bao quát tất cả những hoạt động của nhân viên mình làm. Để phát hiện sai sót, nhắc nhở họ điều chỉnh. Bên cạnh đó, việc hiểu biết về kinh tế, chính trị, pháp luật còn giúp cho nhà quản trị nhân sự biết rõ về quyền lợi dành cho nhân viên của mình và bảo vệ quyền lợi cho họ. Từ đó, duy trì được nguồn nhân lực cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. 4. Vai trò của phòng quản trị nhân sự 14 - Thiết lập hoặc tham gia thiết lập các chính sách quản trị Nguồn nhân lực:  Bộ phận quản trị nhân sự đóng vai trò chủ yếu trong việc quản lý chính sách, nhằm đảm bảo rằng chính sách do Nhà nước quy định được thực hiện đúng và đầy đủ trong doanh nghiệp. Cán bộ phòng nhân lực đề xuất cùng với các lãnh đạo trực tiếp soạn thảo ra các chính sách thủ tục cần thiết liên quan đến vấn đề quản trị nguồn nhân lực của tổ chức. Các chính sách nên được viết thành văn bản phát cho tất cả các cán bộ phòng quản trị nhân lực. Đồng thời thông báo cho toàn bộ nhân viên biết  Quy định quyền hạn trách nhiệm cho các nhân viên: Mỗi nhân viên vào làm việc đều có những quyền hạn và trách nhiệm cần phải làm. Những quyền hạn đó là quyền lợi của mỗi người để đảm bảo cho công việc của mình bên cạnh đó cần phải có trách nhiệm với công việc của mình. Ví dụ như lãnh đạo giao cho công việc này buộc anh phải có trách nhiệm với công việc được giao, phải hoàn thành xong và cố gắng đạt kết quả tốt nhất có thể.  Chính sách tuyển dụng và đào tạo của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp: Các cơ quan doanh nghiệp đều có những chính sách tuyển dụng và đào tạo khác nhau. Giáo sư Felix Migro cho rằng: “Quản trị nhân sự là nghệ thuật chọn lựa những nhân viên mới và sử dụng những nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt tới mức tối đa có thể được.” Vi dụ như muốn tuyển dụng nhân viên vào làm việc ở cơ quan doanh nghiệp thì cần có những chính sách mới, tuyển vào làm ở vị trí nào, yêu cầu trình độ ra sao…vv và phải có cách đào tạo hiệu quả  Chính sách lương thưởng phụ cấp: Làm việc ở bất cứ cơ quan tổ chức nào đều có những chính sách về lương thưởng và phụ cấp. Ví dụnhư tăng lương cho những cán bộ làm việc lâu năm. ở những dịp lễ tết thì đều có tiền thưởng cho những cán bộ giỏi. Về phụ cấp ở đây có thể là tiền xăng xe, phụ cấp thất nghiệp….  Các quy định khen thưởng, kỷ luật, y tế, an toàn lao động: Cần có những quy định về khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên. Ví dụ như người nào làm tốt, có năng lực trong công việc thì sẽ được khen thưởng hoặc có thể thăng chức. Bên cạnh đó có những biện pháp kỷ luật với những người nào làm việc không nghiêm túc, không hoàn thành trách nhiệm…. - Phối hợp với các trưởng bộ phận thực hiện các hoạt động quản trị nguồn NL:  Hoạch định nhu cầu nhân lực: Vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu đúng người, đúng việc , đúng lúc. Ví dụ: doanh nghiệp cần bao nhiêu người có trình độ, kỹ thuật để làm những công việc này… 15  Phân tích nhu cầu công việc: Phòng quản trị nhân sự phối hợp với các bộ phận để phân tích nhu cầu công việc. Ví dụ: nhu cầu công việc của doanh nghiệp cần bao nhiêu người, cần những người ở bộ phận nào và những công việc cần làm..  Tuyển dụng lao động: Phòng quản trị nhân sự cần phải nắm được lao động trong doanh nghiệp của mình. Có cần tuyển dụng thêm lao động hay không? Cần tuyển những người làm ở vị trí nào..  Ký hợp đồng lao động: Mỗi cá nhân vào làm việc đều phải ký hợp đồng lao động giữa hai bên để đảm bảo quyền lợi giữa hai bên. Ví dụ: anh A đồng ý ký hợp đồng làm việc với công ty B với những điều khoản 2 bên đã chấp thuận. Nếu bên nào hủy hợp đồng khi chưa hết thời hạn thì phải bồi thường như đúng trong hợp đồng đã nêu.  Huấn luyện ban đầu: Không phải người nào mới vào làm việc cũng thành thạo và hiểu rỏ công việc của mình. Phải có những huấn luyện ban đầu như là cách làm việc, phương pháp làm việc…  Đánh giá hiệu quả làm việc: Cần phải đánh giá hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân tổ chức xem họ làm việc như thế nào có tốt hay không. Để từ đó có những chế độ khen thưởng và kỷ luật hiệu quả  Đào tạo người lao động: Mỗi người vào làm việc đều sẽ được đào tào. Ví dụ: đào tạo những công việc mình sẽ làm, những công việc chuyên sâu, đào tạo sử dụng những thiết bị cần thiết và quan trọng…  Trả lương khen thưởng , kỷ luật: Trả lương theo đúng quy định của cơ quan, doanh nghiệp. Có chế độ khen thưởng đối với những người làm tốt và kỷ luật những người làm sai quy định. Ví dụ: doanh nghiệp quy định mồng 10 hằng tháng lãnh lương thì phải đúng ngày đó trả lương cho nhân viên.  Thực hiện thủ tục nghỉ việc nghỉ hưu: Theo quy chế , quy định thì mỗi người làm việc đều có cơ chế nghĩ hưu đúng thời hạn như là đối với nữ thì 55 còn nam thì 60. - Tư vấn tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý, quản trị về quản trị nguồn nhân lực:  Một bộ phận nào đó trong doanh nghiệp có thể có vấn đề công nhân bỏ việc, bộ phận có tỷ lệ công nhân vắng mặt cao, bộ phận khác có vấn đề thắc mắc về chế độ phụ cấp… Trong tất cả các vấn đề trên, người phụ trách về nhân sự và nhân viên bộ phận nhân sự nắm vững chính sách nhân sự của Nhà nước và doanh nghiệp đảm nhận việc giải quyết các vấn đề khó khăn cụ thể và tư vấn cho người đứng đầu doanh nghiệp giải quyết những vấn đề phức tạp. Như vậy bộ phận quản trị đóng vai trò tư vấn cho các nhà quản trị. 16  Xây dựng văn hóa cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp: Với những tiêu chí như: sản xuất kinh doanh ổn định và phát triển, xây dựng nếp sống văn minh môi trường văn hóa nơi công sở, gương mẫu chấp hành đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước. Ví dụ : tạo môi trường làm việc thoáng mát gọn gàng sạch sẽ  Xây dựng lòng trung thành của nhân viên: Những nhà lãnh đạo, quản trị cần phải có uy tín, có sự tin tưởng đối với nhân viên của mình. Ví dụ: Quản lý hứa với những nhân viên của mình nếu hoàn thành tốt dự án lần này thì sẽ được thưởng. và quản lý đã dữ lời hứa khi dự án đã hoàn thành tốt.  Khuyến khích và động viên nhân viên: Nhân viên luôn là tài sản quý giá nhất của công ty. Nếu có một đội ngủ nhân viên tốt và hiệu quả vì công việc thì công ty sẽ như “hổ mọc them cánh”. Vì vậy những nhà quản trị cần khuyến khích và có những lời động viên đối với nhân viên của mình. Ví dụ: sếp có những lời cảm ơn đối với những nhân viên giỏi và chiêu đãi bằng các buổi đi ăn..  Thiết kế chính sách lương và thưởng: Tạo ra các chính sách, chế độ tốt chính là khâu then chốt có tính đột phá để các doanh nghiệp chuyển từ mô hình nghèo khó : năng suất thấp -> tiến lương thấp -> không nhiệt tình, kỷ luật thấp sang mô hình hiệu quả: năng suất cao -> tiền lương cao -> nhiệt tình, kỷ luật cao. Ví dụ: Có chính sách trả lương cao đối với những người làm tốt và có kinh nghiệm - Kiểm tra việc thực hiện các chính sách và thủ tục về quản trị nguồn nhân lực:  Bộ phận quản trị nhân sự đảm nhận chức năng kiểm tra quan trọng bằng cách giám sát các bộ phận khác đảm bảo việc thực hiện các chính sách, các chương trình thuộc về nhân sự đã đề ra hay không. Kiểm tra các thủ tục, kiểm tra các bộ phận khác đánh giá thành tích nhân viên có đúng không, hay có bỏ sót 1 phần thành tích nào đó hay không. Kiểm tra thông qua việc đo lường, đánh giá, phân tích các đơn khiến nại, các tai nạn lao động, các kỳ hạn chấm dứt hợp đồng, lý do vắng mặt của nhân viên, các biện pháp kỷ luật, thúc đẩy các bộ phận khác quản trị tài nguyên nhân sự có hiệu quả hơn.Các cuộc kiểm tra các bộ phận quản trị nhân sự phải được thực hiện bằng văn bản thông báo các bộ phận được kiểm tra biết và báo cáo lên nhà quản trị cấp trên của doanh nghiệp.  Chính sách và thủ tục về tuyển dụng: Phòng quản trị phải kiểm tra nắm tình hình về những chính sách và thủ tục tuyển dụng để đảm bảo hiệu quả công việc. Ví dụ: hằng nẳm cơ quan xây dựng kế hoạch tuyển dụng để đáp ứng đủ nhu cầu công việc  Chính sách và thủ tục về tăng lương: Chính sách và thủ tục về tăng lương phòng quản trị cũng cần phải nắm rõ. Ví dụ: tăng lương theo hằng năm hoặc tăng lương theo cấp bậc tùy vào mỗi cơ quan doanh nghiệp 17  Chính sách và thủ tục về nghỉ phép: Mỗi cơ quan doanh nghiệp đều làm đúng thủ tục nghĩ phép hằng năm như các dịp lễ tết… cho nhân viên theo pháp luật lao động quy định. Ví dụ: Người nào muốn nghĩ phép vì việc đột xuất của gia đình thì phải viết đơn để phòng quản trị nhân sự giải quyết  Chính sách và thủ tục thăng tiến: Phòng quản trị nhân sự cần chuẩn bị các thủ tục thăng chức: bao gồm các chế độ, chính sách, trách nhiệm, quyền lực, quyền lợi… BÀI TẬP 1 1. Liệt kê ít nhất 5 tiêu chí để đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự của 1 Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp - Đưa ra định hướng rõ ràng bằng cách kết hợp các phương pháp mang tính chiến lược và chiến thuật vào quy trình đánh giá nhân sự. - Khuyến khích đối thoại với nhân viên bằng cách hướng dẫn, hỗ trợ và thúc đẩy việc truyền thông hiệu quả về quy trình đánh giá nhân sự - Đánh giá theo “ Năng lực” và “ Kết quả công việc”. - Đánh giá kết quả làm việc của nhân viên và hoạch định đội ngũ nhân sự phải gắn liền với diễn biến của thị trường cũng như sự phát triển của tổ chức. - Gắn việc đánh giá nhân sự với sứ mệnh của tổ chức bằng cách tích cực tham gia vào quy trình và là một tấm gương cho mọi người. - Tính chấp hành quy định, kỷ luật - Năng suất lao động - Chi phí nhân công - Mức độ hài lòng của nhân viên - Tỉ lệ nhân viên nghỉ việc - Số lượng sáng kiến, cải tiến của nhân viên 2. Liệt kê ít nhất 5 tiêu chí để duy trì và động viên nhân lực của 1 Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp - Thiết lập môi trường làm việc tích cực, thân thiện, thoải mái - Công nhận, thưởng và ủng hộ hành vi đúng - Giữ vai trò và tham gia 18 - Phát triển kỹ năng và tiềm năng - Đánh giá và đo lường thường xuyên - Phúc lợi hợp lý, lương bổng công bằng - Có cơ hội phát triển nghề nghiệp - Một việc làm mà các nhân viên sử dụng được các kỹ năng thủ đắc của mình. 3. Chọn 1 yếu tố môi trường bên ngoài phân tích tác động của nó tới công tác quản trị nhân sự trong Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Yếu tố bên ngoài: Nền Kinh tế - Kinh tế ảnh hưởng rất nhiều đến công tác quản trị nhân sự. Trong giai đoạn kinh tế suy thoái hoặc kinh tế bất ổn có chiều hướng đi xuống, công ty một mặt vẫn cần phải duy trì lực lượng lao động có tay nghề, một mặt phải giảm chi phí lao động. Phải quyết định giảm giờ làm việc, cho nhân viên nghỉ tạm hoặc cho nghỉ việc hoặc giảm phúc lợi. - Ngược lại, kinh tế phát triển và có chiều hướng ổn định, công ty lại có nhu cầu phát triển lao động mới để mở rộng sản xuất, tăng cường đào tạo nhân viên. Việc mở rộng sản xuất đòi hỏi công ty phải tuyển thêm người có trình độ, đòi hỏi phải tăng lương, tăng phúc lợi và cải thiện điều kiện làm việc để thu hút nhân tài - Từ những năm 2000 đến nay, ngày nào chúng ta cũng thấy những quảng cáo tìm người lao động ( phổ thông, có trình độ ) vào làm trong các công ty quốc doanh, tư nhân, liên doanh hay 100% vốn nước ngoài. Vì sợ mất nhân tài, các công ty quốc doanh cũng như tư nhân đã tăng lương, cung cấp nhiều loại phụ cấp hơn trước đây để giữ lại nhân viên BÀI TẬP 2 1. Chọn một yếu tố của môi trường bên trong và phân tích tác động của nó đến công tác quản trị nhân sự. - Yếu tố văn hóa của Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản trị nhân Sự. Bất kỳ một Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng phải có yếu tố văn hóa, tri thức mới đứng vững được. Văn hóa là văn hoá của một tổ chức vì vậy nó không đơn thuần là văn hoá giao tiếp hay văn hoá kinh doanh như ta thường nghĩ. Văn hóa không phải là những khẩu hiệu của ban lãnh đạo được treo trước cổng, trên hành lang hay trong phòng họp mà ló là một hệ thống các giá trị, niềm tin, các chuẩn mực được chia sẻ, nó thống nhất các thành viên trong một tổ chức. Các tổ chức thành công là các tổ chức nuôi dưỡng, khuyến khích sự thích ứng năng động, sáng tạo 19 - Văn hóa Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được thể hiện ở nhiều cấp độ khác nhau.  Cấp thứ nhất là các giá trị tinh thần xác định việc phải làm, hành động của mình đúng hay sai, có mang lại lợi ích hay thiệt hại chung hay không. Đây là điều Lãnh đạo Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mong muốn nhận được ở nhân viên và phải xây dựng dần từng bước (Có tâm với nghề của mình)  Cấp thứ hai là nền tảng cho các hành động chính là niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và xúc cảm được coi là đương nhiên ăn sâu trong tiềm thức mỗi cá nhân trong doanh nghiệp. Các ngầm định nền tảng này là nền tảng cho các giá trị và hành động của mỗi thành viên.  Cấp thứ ba được thể hiện ngay trong công việc hàng ngày như cách báo cáo công việc, giữ gìn tài sản chung, ngôn ngữ khi giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng, các thủ tục hành chính.  Trong một Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là những Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, là một tập hợp những con người khác nhau về trình độ chuyên môn, trình độ văn hóa, mức độ nhận thức, quan hệ xã hội, vùng miền địa lý, tư tưởng văn hóa… chính sự khác nhau này tạo ra một môi trường làm việc đa dạng và phức tạp điều này đã làm ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị nhân sự . Ví dụ: Trong công ty điện tử NIDEC sankyo thuộc khu công nghệ cao Quận 9, TPHCM có vốn đầu tư 100% cuả Nhật Bản, có hàng nghìn công nhân đang làm việc tại đó với trình độ khác nhau, đến từ các vùng miền khác nhau điều đó đòi hỏi nhà quản trị phải có những chính sách văn chung cho tất cả mọi người.  Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải xây dựng và duy trì một nề nếp văn hóa đặc thù phát huy được năng lực và thúc đẩy sự đóng góp của tất cả mọi người vào việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức bởi vì sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường và xu hướng toàn cầu hóa, buộc các Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để tồn tại và phát triển phải liên tục tìm tòi những cái mới, sáng tạo và thay đổi cho phù hợp với thực tế. Ví dụ: Các công ty Nhật Bản khi đầu tư vào Việt Nam thì phải xây dựng một nền văn hóa hài hòa với văn hóa Việt Nam vừa có những đặc thù riêng của Văn hóa Nhật Bản.  Công tác nhân sự đặc biệt quan trọng nó có liên quan trực tiếp và mạnh mẽ với văn hóa của tổ chức. Văn hóa của tổ chức phụ thuộc vào mỗi nhân viên nên việc thêm, bớt hay điều động nhân viên cũng phải được xem xét một cách kĩ lưỡng. Ví dụ: . Khi điều động nhân viên từ bộ phận B qua bộ phận C, cán bộ nhân sự cũng cần xem xét tính thích hợp với nền văn hóa của bộ phận C có phù hợp với nhân viên này không. 20  Trong việc tuyển nhân viên từ ngoài vào tổ chức, người ta không chỉ cần tìm người làm việc giỏi mà còn phải cân nhắc việc tuyển mộ những nhân viên đó có phù hợp với văn hóa hiện tại của tổ chức không. Các nhân viên mới sẽ bị ảnh hưởng bởi văn hóa hiện có của tổ chức đó, nên nếu không phù hợp, nhân viên đó sẽ rời bỏ tổ chức sớm. Thường thì chiều tác động chủ yếu của văn hóa của tổ chức là từ tổ chức đến cá nhân và chỉ một số ít trường hợp (thường là cán bộ lãnh đạo) mới có ảnh hưởng ngược lại với văn hóa của tổ chức đó. Ví dụ: Công ty TNHH Ánh Dương tuyển nhân viên, có 1 ứng cử viên mơi làm việc tại một công ty ở Mỹ. nhà quản trị nhân sự cần phải cân nhắc xem nhân viên đó có phù hợp với văn hóa hiện tại của công ty không.  Khi văn hoá Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không ăn khớp những gì cần thiết cho sự thành công của chiến lược thì văn hoá phải được thay đổi một cách nhanh nhanh chóng nhất. Văn hoá được xác lập càng vững chắc thì càng khó khăn trong việc thực thi chiến lược mới hay những chiến lược khác nhau. Sự xung đột lớn và kéo dài giữa chiến lược – văn hoá sẽ làm yếu đi và thậm chí có thể làm thất bại mọi nỗ lực trong việc thực hiện chiến lược.  Một liên kết chặt chẽ giữa phương hướng hoạt động và văn hoá chính là đòn bẩy mạnh cho việc tạo ra các ứng xử nhất quán và giúp nhân viên làm việc trong cách thức khoa học và có hiệu quả hơn. Khi ấy, Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ tự tạo ra hệ thống những nguyên tắc không chính thống và áp lực để tiến hành công việc nội bộ và để mỗi người biết cách thực hiện nhiệm vụ của mình. 2. Chính sách và Quy định liên quan về Nhân sự có tác dụng gì trong Quản trị nhân sự? Chính sách và quy định liên quan về Nhân sự chính là một yếu tố của môi trường bên trong của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.Yếu tố này ảnh hưởng đến Công tác quản trị nhân sự trong mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.Chính sách và quy định liên quan về nhân sự có vai trò khá quan trọng và có tác dụng to lớn trong công tác Quản trị nhân sự. - Thứ nhất, các chính sách, quy định liên quan về nhân sự giúp thực hiện được chức năng thu hút, tuyển dụng và bố trí nhân lực. Nghĩa là:  Các quy định, chính sách nhân sự của một tổ chức đưa ra có thu hút được nhân lực hay không sẽ đánh giá được tính hấp dẫn của chính sách đó.  Các quy định, chính sách nhân sự đưa ra đều phải gắn chặt với yêu cầu công việc dành cho nhân viên. Tất cả các tiêu chuẩn thuê mướn, đánh giá, thăng thưởng phải ràng buộc chặt chẽ với nhiệm vụ mà nhân viên phải thực hiện.  Con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Do đó, việc lựa chọn, sắp xếp con người có