Tài liệu Công ty cổ phần pháp thị trường hoàng gia việt nam

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Lêi nãi ®Çu Môc ®Ých cao nhÊt cña mçi doanh nghiÖp trong c¬ chÕ thÞ trêng hiÖn nay lµ tèi ®a ho¸ lîi nhuËn. Muèn tèi ®a ho¸ lîi nhuËn chØ cã thÓ t¨ng doanh thu, gi¶m chi phÝ. Cã nhiÒu c¸ch kh¸c nhau ®Ó t¨ng doanh thu gi¶m chi phÝ nhng mét trong nh÷ng gi¶i ph¸p quan träng mµ doanh nghiÖp hiÖn nay ®ang ¸p dông ®ã lµ tin häc ho¸ hÖ thèng th«ng tin (HTTT). Ph¶i tuú theo t×nh h×nh tµi chÝnh, thêi gian nguån lùc,nguån lùc... mµ doanh nghiÖp mµ doanh nghiÖp x©y dùng ph¬ng ¸n ph¸t triÓn HTTT tõ thñ c«ng lªn tin häc ho¸ tõng phÇn ®Õn tin häc ho¸ toµn bé. Gi¶i quyÕt vÊn ®Ò t¨ng doanh thu gi¶m chi phÝ lµ nguyªn nh©n c¬ b¶n ®ång thêi cßn cã nh÷ng nguyªn nh©n sau ®Ó dÉn tíi ph¸t triÓn mét HTTT. - Nh÷ng yªu cÇu vÒ qu¶n lÝ dÉn ®Õn sù cÇn thiÕt ph¶i cã mét HTTT míi - Nh÷ng vÊn ®Ò vÒ qu¶n lÝ, sù thay ®æi vÒ chñ tr¬ng chÝnh s¸ch, ph¸p luËt còng cã thÓ dÉn ®Õn ph¸t triÓn mét HTTT. - Sù xuÊt hiÖn cña c¸c c«ng nghÖ míi còng ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i ph¸t triÓn theo ®Ó kh«ng bÞ l¹c hËu ®ång thêi ®¶m b¶o hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. - Sù thay ®æi s¸ch lîc chÝnh trÞ còng cã thÓ lµ nguyªn nh©n dÉn ®Õn ph¸t triÓn mét HTTT ®¬n gi¶n chØ v× ngêi qu¶n lÝ muèn më réng quyÒn lùc cña m×nh mµ chØ cã HTTT mãi lµ ph¬ng tiÖn ®¾c lùc ®Ó thùc hiÖn mong muèn ®ã Qua mét thêi gian t×m hiÓu ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty TNHH Th¨ng Long em ®· cã nh÷ng hiÓu biÕt nhÊt ®Þnh vÒ HTTT hiÖn t¹i cña c«ng ty vµ nh÷ng yªu cÇu ®Æt ra ®èi víi HTTT nµy. V× vËy em ®· chän ®Ò tµi “X©y dùng HTTT qu¶n lÝ b¸n hµng” cho ®Ò ¸n cña m×nh. Em xin c¶m ¬n tíi sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c¸n bé nh©n viªn trong c«ng ty ®· cung cÊp nh÷ng tµi liÖu quý b¸u phôc vô cho ®Ò ¸n nµy. §Æc biÖt em xin göi lêi c¶m ¬n s©u s¾c tíi thÇy gi¸o-tiÕn sÜ Tr¬ng V¨n Tó ®· ®ãng gãp ý kiÕn ®Ó cho ®Ò ¸n cña em sím ®îc hoµn thµnh PhÇn I c«ng ty tnhh th¨ng long vµ httt qu¶n lÝ b¸n hµng cña c«ng ty hiÖn nay ch¬ng I Tæng quan vÒ c«ng ty TNHH Th¨ng Long I-§Æc ®iÓm cña c«ng ty C«ng ty TNHH Th¨ng Long cã trô së t¹i 258 QuËn CÇu GiÊy Thµnh Phè Hµ Néi, ®îc thµnh lËp 19/08/2000. C«ng ty lµ ®¬n vÞ chuyªn kinh doanh vÒ c¸c mÆt hµng ®iÖn tö, ®iÖn l¹nh. C«ng ty ®· cã hai chi nh¸nh chi nh¸nh ®Æt t¹i Thµnh Phè HCM vµ Thµnh Phè 1 HÈi Phßng. Mçi chi nh¸nh ®Òu cã nhiÖm vô gièng nhau lµ tiªu thô, ph©n phèi s¶n phÈm tíi ngêi tiªu dïng hoÆc c¸c ®¬n vÞ cã nhu cÇu. HiÖn nay c«ng ty cã nhu cÇu më réng quy m« ho¹t ®éng kinh doanh h¬n n÷a cô thÓ lµ ph¶i cã 6 chi nh¸nh ë c¸c vïng kinh tÕ cßn l¹i cña c¶ níc. II-C¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty - Gi¸m ®èc lµ ngêi ®øng ®Çu c«ng ty chÞu tr¸ch nhiÖm tríc ph¸p luËt vµ qu¶n li mäi ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty -Phã gi¸m ®èc lµ ngêi trî gióp gi¸m ®èc ra c¸c quyÕt ®Þnh ®ång thêi phô tr¸ch qu¶n lÝ nguån nh©n lùc, tµi chÝnh cña c«ng ty. -C«ng ty cã bèn phßng ban: Phßng marketing, phßng tµi chÝnh kÕ to¸n, phßng tæ chøc, phßng kinh doanh. Trong c«ng ty hiÖn nay cã 100 c¸n bé c«ng nh©n viªn, trong ®ã cã 75 ngêi lµm ë phßng kinh doanh, cßn 25 ngêi lµm ë c¸c phßng cßn l¹i. C«ng ty sÏ tuyÓn thªm ngêi ®Ó ®¸p øng nhu cÇu c«ng ty. ch¬ng II HTTT qu¶n lÝ b¸n hµng cña c«ng ty hiÖn nay I-C¬ chÕ ho¹t ®éng cña hÖ thèng HTTT qu¶n lÝ b¸n hµng cã ba bé phËn chÝnh lµ:bé phËn xuÊt hµng, bé phËn nhËp hµng, bé phËn lªn c¸c b¸o c¸o.Mçi bé phËn cã nhiÖm vô riªng cô thÓ lµ: 1.Bé phËn xuÊt hµng Khi kh¸ch hµng göi c¸c ®¬n ®Æt hµng ®Õn th× bé phËn cã nhiÖm vô kiÓm tra ®¬n ®Æt hµng cã hîp lÖ hay kh«ng nÕu cã th× tiÕp tôc kiÓm tra kho hµng xem cã ®¶m b¶o hµng cho kh¸ch hay kh«ng. NÕu cã ®ñ hµng cã thÓ tho¶ thuËn hîp ®ång b¸n hµng nÕu cha ®ñ th× b¸o cho kh¸ch hµng ®ång thêi b¸o ngay cho bé phËn nhËp hµng khi hµng vÒ cã thÓ hîp ®ång víi kh¸ch nÕu kh¸ch hµng vÉn cßn nhu cÇu. Sau khi tho¶ thuËn xong vÒ c¸c ®iÒu kiÖn giao b¸n hµng... th× xuÊt hµng cho kh¸ch hµng ®ång thßi ph¶i thanh to¸n tiÒn hµng cña kh¸ch hµng. C¸c th«ng tin vÒ xuÊt b¸n hµng sÏ ®îc ghi l¹i vµo trong sæ xuÊt hµng. 2.Bé phËn nhËp hµng Khi cã th«ng b¸o thiÕu hµng cña bªn xuÊt thÝ sÏ lËp ®¬n ®Æt hµng nhµ cung cÊp. NÕu nhµ cung cÊp mang hµng tíi th× bé phËn cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra phiÕu hµng mµ nhµ cung cÊp ®a cho. NÕu phiÕu hµng khíp víi ®¬n ®Æt hµng th× chuyÓn sang kiÓm tra hµng trªn xe cã ®óng nh trªn phiÕu nhËp hµng hay kh«ng. Hµng ®¸p øng ®Çy ®ñ yªu cÇu ®Ò ra th× cho nhËp kho hµng. Sau khi hµng ®· nhËp kho xong th× thanh to¸n tiÒn hµng cho nhµ cung cÊp. Mäi th«ng tin vÒ hµng nhËp sÏ ®îc ghi l¹i vµo sæ nhËp hµng. 3.Bé phËn lªn b¸o c¸o NhiÖm vô cña bé phËn lµ lÊy c¸c th«ng tin vÒ hµng xuÊt, hµng nhËp ®Ó lªn b¸o c¸o tæng hîp vµ b¸o c¸o chi tiÕt cho nhµ qu¶n lÝ. Nh vËy ®Çu vµo cña hÖ thèng lµ c¸c ®¬n ®Æt hµng,phiÕu nhËp hµng.§µu ra cña hÖ thèng lµ c¸c ho¸ ®¬n b¸n hµng (HDBH), phiÕu nhËp hµng (PNH) II-§Æc ®iÓm cña hÖ thèng HÖ thèng hiÖn t¹i ®îc thùc hiÖn chñ yÕu trªn b¶ng tÝnh excel, word do ®ã nã cßn qu¸ ®¬n gi¶n vµ qu¸ th« s¬ kh«ng ®¸p øng ®ù¬c nhu cÇu cña c«ng ty hiÖn nay ®Æc biÖt lµ trong t¬ng lai. HÇu hÕt mäi xö lÝ ®Òu thùc hiÖn mét c¸ch thñ c«ng chÝnh ®iÒu nµy ®· lµm chËm rÊt nhiÒu kh©u cña hÖ thèng trong khi ®ã ®éi ngò c¸n bé nh©n viªn 2 trong c«ng ty cã tíi 8 ngêi tr×nh ®é chuyªn ngµnh tin häc vµ 25 ngêi thµnh th¹o tin häc v¨n phßng. III-C¸c vÊn ®Ò ®Æt ra ®èi víi hÖ thèng Nh ®· nãi ë trªn hÇu hÕt c¸c kh©u ®Òu lµm thñ c«ng nªn d÷ liÖu cã thÓ kh«ng chÝnh x¸c. kh«ng ®¸ng tin cËy chØ riªng ®iÒu nµy th«i còng ®· ¶nh hëng lín ®Õn c¸c b¸o c¸o do ®ã sÏ ¶nh hëng tíi c¸c chiÕn lîc, c¸c quyÕt ®Þnh cña ban l·nh ®¹o c«ng ty. MÆt kh¸c nã cßn lµm chËm c¸c kh©u gi¶i quyÕt c¸c ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch vµ phiÕu nhËp hµng cña nhµ cung cÊp. Tõ ®ã ®· kh«ng ph¸t huy ®îc hÕt tÝnh n¨ng. mÉu m·, gi¸ c¶, chÊt lîng... cña nhµ cung cÊp nãi chung vµ c«ng ty nãi riªng ®ång thêi kh«ng ®¸p øng ®îc yªu cÇu së thÝch cña kh¸ch hµng,viÖc kh¸ch hµng t×m ®Õn mét ®èi t¸c míi lµ chuyÖn ®¬ng nhiªn Nh vËy bé phËn ®· bá lì rÊt nhiÒu c¬ héi lµm ¨n cña m×nh ¶nh hëng trùc tiÕp tíi doanh thu vµ lîi nhuËn cña c«ng ty ®ång thêi gi¶m kh¶ n¨ng c¹nh tranh cña c«ng ty. Nhµ qu¶n lÝ ph¶i theo dâi ho¹t ®éng cña c«ng ty th«ng qua sæ s¸ch, chøng tõ, phÇn mÒm excel chø kh«ng ph¶i lµ mét hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu chuyªn biÖt nh vËy sÏ g©y ra rÊt nhiÒu khã kh¨n trong c«ng t¸c qu¶n lÝ ch¼ng h¹n nh muèn tra cøu theo tªn kh¸ch hµng còng mÊt rÊt nhiÒu thêi gian. ViÖc lu tr÷ vÒ ®Æc ®iÓm cña tõng kh¸ch hµng, nhµ cung cÊp còng gÆp nh÷ng khã kh¨n Nh÷ng vÊn ®Ò ®Æt ra ë trªn ®· lµm ®au ®Çu c¸c nhµ qu¶n lÝ cuèi cïng hä ®· ®i ®Õn quyÕt ®Þnh x©y dùng mét HTTT míi víi c¬ chÕ ho¹t ®éng nh cò nhng ®îc tin häc ho¸ ë nhiÒu giai ®o¹n PhÇn hai x©y dùng HTTT qu¶n lÝ b¸n hµng cho c«ng ty tnhh th¨ng long ch¬ng i kh¸i qu¸t vÒ httt I- §Ünh nghÜa HTTT vµ c¸c bé phËn cÊu thµnh 1.§Ünh nghÜa HTTT lµ mét tËp hîp nh÷ng con ngêi, c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm, d÷ liÖu...thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp, lu tr÷, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp hîp c¸c rµng buéc ®îc gäi lµ m«i trêng. 2.C¸c bé phËn cÊu thµnh Nh ®· nãi ë trªn HTTT gåm n¨m thµnh phÇn c¬ b¶n cã thÓ biÓu diÔn b»ng h×nh vÏ sau PhÇn MÒm PhÇn cøng Con Ngêi D÷LiÖu httt ViÔn Th«n g II-Cac giai ®o¹n vµ thµnh viªn cña dù ¸n ph¸t triÓn HTTT 1.C¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn HTTT 3 -§¸nh gi¸ yªu cÇu -Ph©n tÝch chi tiÕt -ThiÕt kÕ l«gic -§Ò xuÊt c¸c ph¬ng ¸n gi¶i ph¸p -ThiÕt kÕ vËt lÝ ngoµi -TriÓn khai kü thuËt hÖ thèng -Cµi ®Æt vµ khai th¸c hÖ thèng 2.C¸c thµnh viªn cña dù ¸n ph¸t triÓn HTTT -Ngêi ra quyÕt ®Þnh lµ bé phËn cao nhÊt cã quyÒn kiÓm so¸t mäi nguån lùc, t¸c ®éng vµo viÖc ph¸t triÓn hÖ thèng. Hä cã quyÒn lùa chän môc tiªu hay thùc hiÖn hÖ thèng míi. -Nh÷ng nhµ qu¶n lÝ tr«ng coi qu¸ tr×nh ph¸t triÓn vµ vËn hµnh hÖ thèng. Hä lµ ®¹i diÖn thÊp h¬n cña ngêi ra quyÕt ®Þnh lao ®éng hîp t¸c víi ph©n tÝch viªn. -Ph©n tÝch viªn vµ thiÕt kÕ viªn ph©n tÝch thiÕt kÕ cµi ®Æt hÖ thèng trong sù céng t¸c víi nhµ ra quyÕt ®Þnh vµ nhµ qu¶n lÝ. -Ngêi sö dông cuèi tiÕp xóc trùc tiÕp qua c¸c giao diÖn vµo ra cña hÖ thèng. -Ngêi sö dông - thao t¸c viªn cã vai trß nhiÖm vô g¾n liÒn víi hÖ thèng. Hä t¹o ra ®Çu vµo hoÆc nhËn c¸c ®Çu ra tõ hÖ thèng ®Ó råi ®a cho ngêi sö dông. -Nh÷ng ngêi sö dông gi¸n tiÕp chÞu tr¸ch nhiÖm gi¸n tiÕp vÒ hÖ thèng. -C¸c lËp tr×nh viªn chÞu tr¸ch nhiÖm x©y dùng c¸c chi tiÕt cña cÊu tróc hÖ thèng -C¸c híng dÉn viªn híng dÉn ngêi sö dông thao t¸c viªn hoÆc c¸c nhãm ngêi kh¸c c¸ch thøc sö dông hÖ thèng. Ch¬ng II x©y dùng HTTT qu¶n lÝ b¸n hµng cña c«ng ty  HÖ qu¶n trÞ CSDL vµ ng«n ng÷ sö dông 1.HÖ qu¶n trÞ CSDL Visual FoxPro FoxPro lµ mét phÇn mÒm thiªn vÒ xö lý c¸c m¶ng d÷ liÖu trong qu¶n lÝ, kinh tÕ,®îc th©m nhËp vµo ViÖt Nam rÊt sím. Foxpro ®îc sö dông réng r·i nh ë c¸c c¬ quan, trêng häc, c«ng ty...Cã thÓ nãi FoxPro lµ mét c«ng cô m¹nh dïng ®Ó qu¶n trÞ c¬ sá d÷ liÖu an toµn,®a n¨ng ®¸p øng ®îc nhu cÇu cña ViÖt Nam. Nhê cã nã mµ ta cã thÓ t×m kiÕm. tÝnh to¸n, s¾p xÕp mét c¸ch nhanh chãng vµ tiÖn lîi FoxPro ®· tr¶i qua nhiÒu thÕ hÖ: FoxPro 1.02, FoxPro 2.0, FoxPro 2.5... ®Õn nay lµ Visual FoxPro 8.0 vµ 9.0.Visual Fox ®îc n©ng cÊp tõ FoxPro v× vËy vÉn duy tr× nh÷ng c¸ch thiÕt kÕ truyÒn thèng cña FoxPro. Nhng ®iÓm m¹nh cña Visual FoxPro l¹i lµ nh÷ng ph¬ng thøc tæ chøc, xö lý míi mang tÝnh hiÖn ®¹i nh Microsoft Aceess. Visual FoxPro qu¶n lÝ c¸c b¶ng d÷ liÖu díi d¹ng c¸c tÖp tin ®éc lËp vµ hç trî kh¶ n¨ng dïng chïng trªn m¹ng. Mçi mét tÖp CSDL cña Visual FoxPro cã thÓ chøa ®îc tèi ®a 255 trêng vµ 1 tØ b¶n ghi do ®ã sö dông rÊt tho¶i m¸i ®ång thêi nã cho phÐp dÔ dµng t¹o c¸c Form cña øng dông th©n thiÖn víi ngêi sö dông. V× thÕ cã thÓ nãi hÖ qu¶n trÞ CSDL Visual FoxPro cã nhiÒu c«ng cô trî gióp tæng hîp do ®ã ®îc c¸c nhµ kinh tÕ hay dïng ®Ó qu¶n lÝ vµ c¸c trêng ®¹i häc dïng ®Ó gi¶ng d¹y. 2.Ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual FoxPro 4 Visual FoxPro hç trî kh¶ n¨ng lËp tr×nh t¬ng tù nh c¸c ng«n ng÷ lËp tr×nh kh¸c, ngoµi ra nã cßn cã nhiÒu c«ng dông sau. -Hç trî mét sè lÖnh phong phó ®Ó cã thÓ qu¶n li tèt c¸c CSDL. -Hç trî c¸c tËp lÖnh SQL. -Hç trî kh¶ n¨ng lËp tr×nh híng ®èi tîng cho phÐp ngêi dïng cã thÓ ®Ünh nghÜa c¸c líp thuËn tiÖn cho viÖc ph¸t triÓn øng dông Chi tiÕt c¸c giai ®o¹n cña dù ¸n x©y dùng HTTT qu¶n lÝ b¸n hµng I-Yªu cÇu ph¸t triÓn hÖ thèng Ban l·nh ®¹o ®ang muèn më réng quy m« ho¹t ®éng cña c«ng ty ra toµn viÖc sö dông hÖ thèng quèc nhng th«ng qua sù nghiªn cøu vµ t×m hiÓu th× hÖ thèng hiÖn t¹i kh«ng ®¸p øng ®îc nhu cÇu vµ nh÷ng vÊn ®Ò ®Æt ra ®· cña c«ng ty. C¨n cø vµo nh÷ng thùc tÕ trªn cïng víi t×nh h×nh tµi chÝnh, nh©n lùc, thêi gian, c«ng nghÖ ban l·nh ®¹o c«ng ty ®· quyÕt ®Þnh x©y dùng ph¸t triÓn mét dù ¸n HTTT qu¶n lÝ b¸n hµng. Sá dÜ cã quyÕt ®Þnh ®Çu t nh vËy ngoµi nh÷ng lÝ do trªn cßn lµ v× ho¹t ®éng chñ yÕu cña c«ng ty lµ nhËp hµng vµ b¸n hµng chiÕm tãi 98% lîi nhuËn c«ng ty HTTT míi nµy ph¶i ®îc tù ®éng á nhiÒu kh©u ®Ó gi¶i quyÕt nhanh chãng c¸c c«ng viÖc mµ c¸c nh©n viªn ®ang rÊt bËn rén hiÖn nay nh cËp nhËt,tra cøu,kiÓm tra kho hµng, lªn c¸c b¸o c¸o...Môc ®Ých cuèi cïng cña naylµ t¨ng hiÖu qu¶ c«ng viÖc ®Ó råi lµm t¨ng doanh thu vµ lîi nhuËn cña c«ng ty. II-Ph©n tÝch chi tiÕt 1.Môc tiªu §©y lµ giai ®o¹n cã tÝnh sèng cßn,Tames Mckeen ®· lµm râ tÝnh sèng cßn cña nã b»ng nhËn xÐt:”Nh÷ng ngêi cã thµnh c«ng nhÊt, nghÜa lµ nh÷ng ngêi t«n träng nhÊt c¸c rµng buéc vÒ tµi chÝnh, thêi gian vµ ®ù¬c sö dông hµi lßng nhÊt, còng lµ nh÷ng ngêi dµnh nhiÒu thêi gian nhÊt cho ho¹t ®éng ph©n tÝch chi tiÕt vµ thiÕt kÕ l« gic. Môc tiªu cña giai ®o¹n nµy lµ ®a ra c¸c chÈn ®o¸n vÒ hÖ thèng ®ang tån t¹i vµ nh÷ng môc tiªu cÇn ®¹t ®îc, híng tíi cña hÖ thèng nghiªn cøu vµ ®Ò xuÊt c¸c ph¬ng ¸n gi¶i ph¸p 2.Ph¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin Cã nhiÒu phong ph¸p thu thËp th«ng tin nh pháng vÊn, nghiªn cøu tµi liÖu, phiÕu ®iÒu tra, quan s¸t. Do ®iÒu kiÖn thêi gian vµ thùc tÕ em xin tr×nh bµy hai ph¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin chñ yÕu sau. a,Ph¬ng ph¸p pháng vÊn Ph¬ng ph¸p nµy gióp cho thu thËp ®îc nh÷ng néi dung c¬ b¶n kh¸i qu¸t vÒ hÖ thèng th«ng qua ngêi pháng vÊn ®Õn ngêi sö dông cuèi mµ trong c¸c tµi liÖu kh«ng thÓ t×m thÊy. KÕt qu¶ 85% sè ngêi ®îc pháng vÊn ®ång ý víi dù ¸n ph¸t triÓn HTTT vµ yªu cÇu cña hä lµ hÖ thèng ph¶i ®¸p øng nhanh chãng khi hä cã nhu cÇu tra cøu, kiÓm tra vÒ ®èi tîng nµo ®ã, tr¸nh ®îc nh÷ng sai sãt thÊp nhÊt mµ do lµm thñ c«ng m¾c ph¶i, c¸c d÷ liÖu ph¶i ®îc tæng hîp ®Ó lªn c¸c b¸o c¸o mét c¸ch tù ®éng ®ång thêi còng ph¶i ®îc b¶o mËt an toµn th«ng qua viÖc ph©n quyÒn sö dông. 15% sè ngêi kh«ng ®ång ý víi lý do ®· quen lµm viÖc víi hÖ thèng cò. b,Nghiªn cøu tµi liÖu 5 Ph¬ng ph¸p nµy cho phÐp nghiªn cøu tØ mØ vÒ nhiÒu khÝa c¹nh kh¸c nhau cña tæ chøc nh t×nh h×nh tµi chÝnh, nh©n lùc hay vai trß nhiÖm vô cña c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty,thñ tôc quy tr×nh lµm viÖc cña hä, c¸c lo¹i b¸o c¸o,b¶ng biÓu hÖ thèng hiÖn dïng VÝ dô mÉu cña mét HDBH nh sau: ho¸ ®¬n b¸n hµng Sè H§... Liªn sè:... Hä tªn kh¸ch hµng:... §Þa chØ:... Sè tµi kho¶n:... Ph¬ng thøc thanh to¸n:... STT Tªn Hµng §¬n VÞ TÝnh §¬n Gi¸ S è Lîng Thµnh TiÒn 1 M¸y tÝnh IBM Dµn 9500000 2 19000000 2 M¸y in HP11 ChiÕc ... ..... 4500000 ..... ..... Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷:... Ngêi mua: ..... 1 ..... 4500000 ..... Céng thµnh tiÒn:.... VAT:... TiÒn tr¶:... Ngµy... th¸ng... n¨m ... Ngêi ký:.... 3.M· ho¸ d÷ liÖu M· ho¸ d÷ liÖu ph¶i ®¶m b¶o yªu cÇu kh«ng nhÇm lÉn c¸c ®èi tîng. Nã m« t¶ nhanh chãng c¸c ®èi tîng vµ nhËn diÖn nhanh chãng c¸c ®èi tîng. a,§Þnh nghÜa M· hiÖu lµ mét d¹ng biÓu diÔn theo quy íc ng¾n gän vÒ mÆt thuéc tÝnh ®Ó m« t¶ hoÆc biÓu diÔn th«ng tin vÒ mét ®èi tîng qu¶n lÝ. M· ho¸ lµ viÖc x©y dùng tËp hîp c¸c m· hiÖu ®Ó biÓu diÔn c¸c th«ng tin vÒ mét ®èi tîng qu¶n lÝ. b,Cac ph¬ng ph¸p m· ho¸ Cã nhiÒu ph¬ng ph¸p m· ho¸ nhng hÖ thèng øng dông c¸c ph¬ng ph¸p sau, -Ph¬ng ph¸p m· hãa ghÐp nèi: ph¬ng ph¸p nµy chia m· thµnh nhiÒu trêng, mçi trêng t¬ng øng víi mét ®Æc tÝnh, nh÷ng liªn hÖ cã thÓ cã gi÷a tËp hîp con kh¸c nhau víi ®èi tîng g¸n m·. VD M· hµng TV0001 TV 0 0 0 Tªn nhãm mÆthµn H·ng s¶n xuÊt KÝch thíc Lo¹i mµnh×nhL« hµng 6 0 -Ph¬ng ph¸p m· hãa gîi nhí c¨n cø vµo ®Æc tÝnh ®èi tîng ®Ó x©y dùng.Ch¼ng h¹n dïng m· cña mét kh¸ch hµng MB§V0001 trong ®ã MB (miÒn B¾c), §V (®¬n vÞ), 0001 (sè thø tù kh¸ch hµng theo MB§V). -Ph¬ng ph¸p m· ho¸ liªn tiÕp nã ®îc t¹o ra bëi quy t¾c t¹o d·y nhÊt ®Þnh vÝ dô sè ho¸ ®¬n tríc lµ 078 th× sè ho¸ ®¬n sau ph¶i lµ 079 4.C¸c c«ng cô m« h×nh ho¸ Tån t¹i mét sè c«ng có t¬ng ®èi chuÈn cho viÖc m« h×nh ho¸ vµ x©y dùng tµi liÖu cho hÖ thèng. §ã lµ s¬ ®å luång th«ng tin, s¬ ®å luång d÷ liÖu vµ tõ ®iÓn hÖ thèng. a,S¬ ®å luång th«ng tin S¬ ®å luång th«ng tin dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin theo c¸ch thøc ®éng tøc lµ m« t¶ sù di chuyÓn cña d÷ liÖu, viÖc xö lý, lu tr÷ trong thÕ giíi vËt lý b»ng c¸c s¬ ®å. C¸c ký ph¸p cña s¬ ®å luång th«ng tin nh sau: Xö Lý Thñ c«ng Kho d÷ liÖu Giao t¸c ngêi_m¸y Thñ c«ng Tin häc ho¸ hoµn toµn Tin häc ho¸ Dßng th«ng tin §iÒu khiÓn S¬ ®å luång th«ng tin thÓ hiÖn ho¹t ®éng qu¶n lÝ b¸n hµng cña hÖ thãng míi 7 Thêi §iÓmKh¸chhµng-NhµcungcÊp 1ngµy §¬n ®Æt hµng Nh©nViªn NhµQu¶nLÝ KiÓm tra ®¬n hµng hµng ®· §¬n kiÓm tra KiÓm tra kho 1ngµy Hîp ®ång b¸n hµng Tho¶ thuËn b¸n hµng XuÊt hµng Ho¸ ®¬n b¸n hµng Thu tiÒn Hµng xuÊt §¬n ®Æt hµng 1ngµy §Æt hµng PhiÕu nhËp hµng KiÓm tra phiÕu nhËp KiÓm tra hµng PhiÕu thanh to¸n NhËp hµng Tr¶ tiÒn Hµng nhËp In b¸oc¸o tæng hîp Lªn b¸o c¸o L Inb¸oc¸o chi tiÕt b, S¬ ®å luång d÷ liÖu -S¬ ®å luång d÷ liÖu dïng ®Ó m« t¶ chÝnh HTTT trªn gãc ®é trõutîmg.Trªn s¬ ®å chØ bao gåm luång d÷ liÖu, c¸c xö lÝ, c¸c lu tr÷ d÷ liÖu nguån vµ ®Ých nhng kh«ng hÒ quan t©m ®Õn n¬i thêi ®iÓm vµ ®èi tîng trùu tr¸ch 8 nhiÖm xö lý. S¬ ®å luång d÷ liÖu chØ m« t¶ ®¬n thuÇn HTTT lµm g× vµ ®Ó lµm g×. -Ký ph¸p c¬ b¶n dïng cho s¬ ®å luång d÷ liÖu DFD tªn ngê/ bé phËn ph¸t/ nhËn tin nguån hoÆc ®Ých tªn dßng d÷ liÖu dßng d÷ liÖu tiÕn tr×nh xö lý tªn tiÕn tr×nh xö lý kho d÷ liÖu tÖp d÷ liÖu S¬ ®å ph©n r· chøc n¨ng cña hÖ thèng qu¶n lý b¸n hµng 1.0 xuÊt 1.1 kiÓm tra ®¬n hµng 1.2 kiÓm tra kho hµng 1.3 tho¶ thuËn b¸n hµng 2.0 nhËp 2.1 ®Æt hµng 2.2 kiÓm phiÕu tra nhËp 2.3 kiÓm tra hµng 1.4 xuÊt hµng 2.4 nhËp hµng sæ nhËp 2.5 thanh to¸n 9 3.0 lªn b¸o c¸o 3.1lªn b¸o lÊy th«ng tin 3.2b¸o c¸o chi tiÕt 3.3b¸o c¸o tæ hîp S¬ ®å ng÷ c¶nh tr¶ tiÒn ®¬n hµng bÞ tr¶ l¹i nhËp hµng hµng tr¶ l¹i qu¶n lý b¸n hµng ®¬n ®Æt hµng kh¸ch hµng phiÕu nhËp hµng kiÓm tra hµng hîp ®ång b¸n hµng xuÊt hµng tiÒn thu nhµ cung cÊp ®¬n ®Æt hµng b¸o c¸o chi tiÕt b¸o c¸o tæng hîp nhµ qu¶n lý S¬ ®å ph©n r· møc 0 kh¸ch hµng ®¬n ®Æt hµng nhËp hµng phiÕu nhËp hµng ®¬n hµng tr¶ l¹i hîp ®ång b¸n hµng xuÊt hµng thu tiÒn hµng nhµ cung cÊp hµng tr¶ l¹i 1.0 xuÊt th«ng tin hµng thiÕu 2.0 xuÊt kiÓm tra hµng ®¬n ®Æt hµng th«ng tin hµng vµo sæ nhËp th«ng tin hµng vµo sæ xuÊt sæ xuÊt th«ng tin hµng ®· xuÊt 3.0 lªn b¸o c¸o sæ nhËp th«ng tin hµng ®· nhËp b¸o c¸o tæng hîp nhµ qu¶n lý b¸o c¸o chi tiÕt S¬ ®å ph©n r· møc 1 DFD 10 th«ng tin hµng thiÕu 1.0 nhËp ®¬n hµng bÞ tõ chèi kh«ng hîp lÖ ®¬n ®Æt hµng sæ nhËp hîp ®ång b¸n hµng 1.1 kiÓm tra hµng ®¬n hµng ®· kiÓm tra 1.2 kiÓm tra kho hµng ®ñ hµng xuÊt 1.3 tho¶ thuËn b¸n hµng th«ng tin hµng xuÊt theo tho¶ thuËn th«ng tin trong ho¸ ®¬n b¸n hµng 1.4 xuÊt hµng thu tiÒn 1.5 thanh to¸n th«ng tin hµng vµo sæ xuÊt ho¸ ®¬n b¸n hµng sæ xuÊt kh¸ch hµng hµng xuÊt S¬ ®å ph©n r· møc 2 DFD 1.0 xuÊt ®¬n ®Æt hµng nhµ cung cÊp phiÕu kh«ng hîp lÖ phiÕu nhËp hµng 2.2 kiÓm tra phiÕu nhËp th«ng tin hµng thiÕu 2.5 thanh to¸n 2.1 th«ng tin vÒ hµng 2.3kiÓm tra hµng hµng ®· kiÓm tr¶ tiÒn th«ng tin ho¸ ®¬n ngËp hµng 2.4 nhËp hµng th«ng tin hµng vµo sæ nhËp sæ nhËp S¬ ®å ph©n r· møc 3 DFD 11 nhËp hµng ho¸ ®¬n nhËp hµng nhµ cung cÊp sæ nhËp sæ nhËp th«ng tin hµng ®· xuÊt 3.1 lÊy th«ng tin lªn b¸o th«ng tin hµng xuÊt, nhËp th«ng tin tæng hîp hµng xuÊt nhËp 3.3 b¸o c¸o tæng hîp sæ nhËp b¸o c¸o chi tiÕt th«ng tin hµng ®· nhËp nhµ qu¶n lý b¸o c¸o tæng hîp 5,C¸c c«ng ®o¹n cña giai ®o¹n ph©n tÝch chi tiÕt a.LËp kÕ ho¹ch Thµnh lËp nhãm ph©n tÝch -Tuú tõng quy m« dù ¸n, c¸ch thøc qu¶n lý, sù s½n sµng vµ kinh nghiÖm cña c¸c thµnh viªn mµ ta cã mét ®éi ngò ph©n tÝch cho hÖ thèng. -§èi víi dù ¸n x©y dùng HTTT qu¶n lý cña c«ng ty TNHH Th¨ng Long ®é ngò nµy gåm 5 thµnh viªn ®ã lµ: 1 chñ dù ¸n, 2c¸n bé HTTT, 1 ph©n tÝch viªn ,1 ngêi ®¹i diÖn cña ngêi sö dông. Lùa chän ph¬ng ph¸p vµ c«ng cô Ph©n tÝch chi tiÕt bao gåm c«ng viÖc chñ yÕu lµ thu thËp th«ng tin nh pháng vÊn , ®iÒu tra, t×m tµi liÖu...vµ chØnh ®èn c¸c th«ng tin, x©y dùng lªn c¸c m« h×nh hÖ thèng nghiªn cøu, chuÈn bÞ tµi liÖu vÒ c¸c m« h×nh sö dông nã ®Ó ®a ra c¸c chÈn ®o¸n x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè gi¶i ph¸p. X¸c ®Þnh thêi h¹n §èi vãi ngêi sö dông hÖ thèng hay chñ dù ¸n thêng ®ßi hái ngay sau ngµy khëi c«ng lµ ph¶i xong ®iÒu ®ã chøng tá rÊt nhiÒu muèn hoµn thµnh dù ¸n gÇn nh lµ ngay lËp tøc ®iÒu nµy th× kh«ng thÓ ®¸p øng ®îc. Mét dù ¸n nÕu hoµn thµnh qu¸ sím kh¶ n¨ng kh«ng ®¶m b¶o chÊt lîng lµ cã thÓ ngîc l¹i nÕu kÐo dµi thêi gian th× sÏ g©y ra l·ng phÝ vÒ thêi gian, tµi chÝnh, nh©n lùc...V× vËy mµ thêi gian hoµn thµnh chËm nhÊt vµ nhanh nhÊt kh«ng trªn díi 20% thêi gian cho phÕp ®èi vãi dù ¸n nµy còng vËy. §Ó tÝnh to¸n thßi h¹n hoµn thµnh th× tÊt c¶ c¸c kh©u ph¶i ®îc tÝnh toµn mét c¸ch tØ mØ, chÝnh x¸c vÒ thêi gian tiÕn ®é thùc hiÖn, hoµn thµnh c«ng viÖc vµ nh÷ng rµng buéc kÌm theo. Ph¬ng ph¸p x¸c ®Þnh thêi h¹n ®îc sö dông trong dù ¸n nµy lµ s¬ ®å ®êng g¨ng kÕt qu¶ tÝnh to¸n lµ sau 10 th¸ng kÓ tõ ngµy khëi c«ng sÏ hoµn thµnh dù ¸n vµ ®a vµo ho¹t ®éng. b.Nghiªn cøu m«i trêng hÖ thèng ®ang tån t¹i -M«i trêng ngoµi: lµ c«ng ty TNHH kinh doanh vÒ c¸c mÆt hµng ®iÖn tö ®iÖn l¹nh. HiÖn nay c«ng ty ®ang chiÕm 10% thÞ phÇn cña c¶ níc, uy tÝn vµ chÊt lîng phôc vô t¬ng ®èi tèt tuy nhiªn víi quy m« ho¹t ®éng, c«ng nghÖ hiÖn nay th× c«ng ty khã lßng mµ c¹nh tranh ®îc víi nhiÒu ®èi thñ c¹nh tranh ë thÞ trêng trong níc.... 12 -M«i trêng tæ chøc: nhiÖm vô chñ yÕu lµ nhËp hµng tõ nhµ cung cÊp, xuÊt hµng cho kh¸ch. C«ng ty ®· thµnh lËp ®îc 5 n¨m víi møc ®é t¨ng trëng n¨m sau cao h¬n n¨m tríc, kh¸ch hµng kh«ng ngõng gia t¨ng, nhiÒu c¸n bé, nh©n viªn cã tr×nh ®é kinh nghiÖm vÒ tin häc.... -M«i trêng vËt lý: møc ®é an ninh vµ kiÓm so¸t d÷ liÖu cha thËt tèt... -M«i trêng kü thuËt: chØ cã vµi chiÕc m¸y tÝnh vµ 1 chiÕc m¸y in, phÇn mÒm sö dông chñ yÕu lµ xö lÝ v¨n b¶n word, b¶ng tÝnh excel, phÇn mÒm qu¶n lÝ tÖp. c.Nghiªn cøu hÖ thèng hiÖn t¹i ®· tr×nh bµy ë phÇn I d.ChÈn ®o¸n vµ x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè gi¶i quyÕt vÊn ®Ò §a ra chÈn ®o¸n vÒ nh÷ng ho¹t ®éng kÐm hiÖu qu¶ ®©y chÝnh lµ vÊn ®Ò ®Æt ra ®èi víi HTTT cña c«ng ty vµ ®· ®îc tr×nh bµy ë ch¬ng II cña phÇn I. X¸c ®Þnh môc tiªu cña hÖ thèng ®©y lµ nhiÖm vô cùc kú quan träng v× môc tiªu nµy sÏ híng dÉn cho viÖc thiÕt kÕ hÖ thèng vµ ®¸nh gi¸ hÖ thèng sau khi nã hoµn thµnh cô thÓ lµ: -TØ lÖ sai sãt khi thùc hiÖn hÖ thèng nµy kh«ng qu¸ 10%. -Thêi gian gi¶i quyÕt c¸c ®¬n ®Æt hµng vµ phiÕu nhËp hµng rót ng¾n 5lÇn -Gióp n¾m c¸c th«ng tin vÒ kh¸ch hµng kh¸ch hµng, nhµ cung cÊp, hµng ho¸, gi¸ c¶, t×nh h×nh ho¹t ®éng... mét c¸ch thuËn tiÖn nhanh chãng. -Tra cøu, söa, xo¸,ghi...thuËn tiÖn h¬n, nhanh chãng h¬n Tõ ®ã qu¶n lÝ dÔ dµng, gi¶i quyÕt nhiÒu ®¬n ®Æt hµng, phiÕu nhËp hµng cïng mét lóc... lµm t¨ng kh¶ n¨ng c¹nh tranh cña doanh nghiÖp, gi¶m c¸c chi phÝ, t¨ng doanh thu vµ ®¹t ®Õn môc ®Ých cuèi cïng lµ t¨ng hiÖu qu¶ ho¹t ®éng tøc t¨ng lîng lîi nhuËn thu vÒ tõ hÖ thèng. d.§¸nh gi¸ l¹i kh¶ thi Tõ c¸c th«ng tin vÒ m«i trêng, nguyªn nh©n, gi¶i ph¸p, môc tiªu cho nªn viÖc ®¸nh gi¸ tÝnh kh¶ thi ë giai ®o¹n nµy cã tÝnh chÝnh x¸c h¬n so víi lÇn tríc. Tuy nhiªn th«ng tin thu thËp t¹i thêi ®iÓm nµy vÉn lµ cha ®ñ ®Ó ®¸nh gi¸ hÕt tÝnh kh¶ thi cña dù ¸n. e.Söa ®æi ®Ò xuÊt cña dù ¸n Nh÷ng ph©n tÝch ph¸c ho¹ hoÆc nh÷ng ®Ò xuÊt cña dù ¸n ®· ®îc ngêi sö dông chÊp nhËn. Díi ¸nh s¸ng cña nh÷ng th«ng tin míi thu thËp ®îc viÖc ®¸nh gi¸ l¹i kh¶ thi võa råi nh÷ng thµnh viªn cña dù ¸n cÇn xem xÐt vµ söa ®æi ®Ò xuÊt cña dù ¸n. f.B¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt B¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt lµ mét tµi liÖu rÊt quan träng bëi v× nã phôc vô cho viÖc ra quyÕt ®Þnh tiÕp tôc hay huû bá dù ¸n. B¸o c¸o nµy bao gåm nh÷ng g× ®· lµm trong giai ®o¹n nµy nhng lµ nh÷ng ®iÒu c¨n b¶n vµ nh÷ng gîi ý cña nhãm nghiªn cøu. III-ThiÕt kÕ l« gic 1,Môc ®Ých X¸c ®Þnh mét c¸ch chi tiÕt vµ chÝnh x¸c nh÷ng g× mµ hÖ thèng ph¶i lµm ®Ó ®¹t ®îc môc tiªu t ®Æt ra tõ giai ®o¹n tríc. S¶n phÈm cña giai ®o¹n nµy lµ s¬ ®å luång d÷ liÖu DFD ®· tr×nh bµy ë phÇn c«ng cô m« h×nh ho¸ vµ s¬ ®å cÊu tróc d÷ liÖu DSD. Nh÷ng s¶n phÈm nµy ph¶i ®îc ngêi sö dông xem xÐt th«ng qua ®¶m b¶o r»ng ®¸p øng tèt nhÊt c¸c yªu cÇu cña hä. 1. ThiÕt kÕ biÓu mÉu vµ b¸o c¸o C¸c bíc cña giai ®o¹n thiÕt kÕ l« gÝc 13 2.0 ThiÕt kÕ giao diÖn vµ héi tho¹i gd Lùa chän vËt mang cho §Çu vµo-ra c¸c m« ®Çu vµo-ra,khu«n d¹ng h×nh d÷ liÖu, m« c¸c biÓu mÉu vµ b¸o c¸o h×nh tiÕn tr×nh C¸c thùc ®¬n biÓu tîng...,giao diÑn vµ c¸c ®Æc t¶ héi tho¹i Hå s¬ dù ¸n C¸c quan hÖ ®a tiªu chuÈn 3.0 C¸c dßng d÷ liÖu thiÕt kÕ c¬ kho d÷ liÖu,s¬ ®å së d÷ liÖu ER c¸c ®Çu vµo-ra lo gÝc 2,ThiÕt kÕ c¸c CSDL ViÖc thiÕt kÕ l« gÝc nªn b¾t ®Çu tõ viÖc thiÕt kÕ CSDL cho HTTT míi ThiÕt kÕ CSDL lµ viÖc x¸c ®Þnh yªu cÇu th«ng tin ngêi s dông ®èi víihÖ thèng míi. §©y lµ c¸c c«ng viÖc rÊt phøc t¹p ®ßi hái c¸c ph©n tÝch viªn ph¶i gÆp gì, trao ®æi ý kiÕn ®Ó hoµn thµnh c«ng viÖc cã hiÖu qu¶. Ngµy nay víi sù ph¸t triÓn cao cña c«ng nghÖ th× dung lîng cña bé nhí cµng lín cïng víi nã lµ gi¸ c¶ gi¶m theo ch¼ng h¹n míi ®©y chÝnh phñ MÜ ®· giíi thiÖu 1 m¸y tÝnh s¸ch tay nhá nh¾n cho häc sinh chØ víi gi¸ 100$ víi rÊt nhiÒu chøc n¨ng. V× vËy mµ viÖc thiÕt kÕ CSDL ®Ó sao cho tèn Ýt nhÊt lµ ®iÒu kh«ng cßn qu¸ quan träng nªn ë ®©y sÏ kh«ng tr×nh bµy khèi lîng xö lÝ trong CSDL. a.ThiÕt kÕ CSDL lo gÝc ®i tõ c¸c th«ng tin ra X¸c ®Þnh c¸c tÖp CSDL ®i tõ c¸c th«ng tin ra cña hÖ thèng lµ ph¬ng ph¸p cæ ®iÓn vµ c¬ b¶n cña viÖc thiÕt kÕ CSDL.HÖ thèng cã nhiÒu ®Çu ra ë ®©y ta xÐt ®Õn ®Çu ra lµ ho¸ ®¬n b¸n hµng. ho¸ ®¬n nhËp hµng. Trong H§BH cã c¸c thuéc tÝnh sau víi ký hiÖu R lµ thuéc tÝnh lÆp , ký hiÖu S lµ thuéc tÝnh thø sinh, vÒ ph¬ng diÖn qu¶n lÝ cã thÓ bá qua nh÷ng thuéc tÝnh rÊt Ýt ý nghÜa nh Sè thø tù, Liªn sè. Sè ho¸ ®¬n Sè thø tù(R) Thµnh tiÒn(R) Liªn sè M· hµng(R) Céng thµnh tiÒn (S) M· kh¸ch hµng Tªn hµng (R) ThuÕ VAT(S) §Þa chØ kh¸ch hµng §¬n vÞ tÝnh(R) Tæng sè tiÒn(S) Sè tµi kho¶n §¬n gi¸ (R) Tæng sè tiÒn ghi b»ng ch÷(S) Ph¬ng thøc thanh to¸n Sè lîng(R) Ngµy b¸n Ngêi b¸n Møc 1 Ho¸ ®¬n b¸n hµng hµng -Sè ho¸ ®¬n -M· kh¸ch hµng -§Þa chØ kh¸ch hµng to¸n -Sè tµi kho¶n Thùc hiÖn chuÈn ho¸: Møc 2 Ho¸ ®¬n b¸n hµng -Sè ho¸ ®¬n -M· kh¸ch hµng -§Þa chØ kh¸ch hµng -Sè tµi kho¶n 14 Møc 3 Ho¸ ®¬n b¸n -Sè ho¸ ®¬n -M· kh¸ch hµng -Ph¬ng thøc thanh -Ngµy b¸n -Ph¬ng thøc thanh to¸n -Ph¬ng thøc thanh to¸n -Ngêi b¸n -Ngµy b¸n -Ngµy b¸n Kh¸ch hµng -Ngêi b¸n -Ngêi b¸n -M· kh¸ch hµng -§Þa chØ kh¸ch hµng -Sè tµi kho¶n Hµng mua Hµng mua Hµng mua -Sè ho¸ ®¬n -Sè ho¸ ®¬n -Sè ho¸ ®¬n -M· hiÖu hµng -M· hiÖu hµng -M· hiÖu hµng -Tªn hµng -Sè lîng -Sè lîng -§¬n vÞ tÝnh Hµng ho¸ Hµng ho¸ -§¬n gi¸ -M· hµng -M· hµng -Sè lîng -Tªn hµng -Tªn hµng -§¬n vÞ tÝnh -§¬n vÞ tÝnh -§¬n gi¸ - §¬n gi¸ - X¸c ®Þnh liªn hÖ gi÷a c¸c tÖp vµ thiÕt lËp s¬ ®å cÊu tróc d÷ liÖu Chi nh¸nh # M· chi nh¸nh Tªn chi nh¸nh §Þa chØ §iÖn .... tho¹i #M· nh©n M· chi viªn nh¸nh # Sè ho¸ ®¬n tªn nh©n viªn chøc vô M· kh¸ch M· ngêi hµng b¸n #M· kh¸ch Tªn hµng kh¸ch 15 ngµy sinh Nh©n viªn giíi tÝnh ..... Ho¸ ®¬n b¸n hµng Ph¬ng Ngµy b¸n ..... thøc TT ®Þa chØ Kh¸ch hµng ®iÖn sè tµi tho¹i kho¶n ...... hµng Sè ho¸ ®¬n M· hµng Sè lîng #M· hµng Sè ho¸ ®¬n m· hµng cÊp # M· nhµ cung cÊp # Sè M· nhµ ho¸ ®¬n cung cÊp Tªn hµng B¶ng hµng b¸n §¬n gi¸ ........ B¶ng hµng ho¸ ngµy ®¬n vÞ s¶n xuÊt tÝnh ........ B¶ng hµng nhËp §¬n ........ gi¸ B¶ng nhµ cung Sè lîng Tªn nhµ cung cÊp ®Þa chØ ®iÖn tho¹i Ho¸ ®¬n nhËp hµng M· ngêi ph¬ng nhËp thc TT sè tµi kho¶n ngµy nhËp ....... ..... ....... b.ThiÕt lËp CSDL b»ng ph¬ng ph¸p m« h×nh ho¸ C«ng ty cã nhiÒu chi nh¸nh, mçi chi nh¸nh cã nhiÒu nh©n viªn. Nh©n viªn nhËn hµng ho¸ tõ nhµ cung cÊp vµ b¸n cho kh¸ch hµng. -Bíc1 x¸c ®Þnh c¸c thùc thÓ:chi nh¸nh, nh©n viªn, kh¸ch hµng, nhµ cung cÊp, hµng ho¸. -Bíc2 vÏ s¬ ®å m« h×nh quan hÖ. chi nh¸nh nhµ cung cÊp cã cïng cÊp bëi nh©n viªn gi¶i quyÕt ho¸ ®¬n nhËp hµng chøa hµng nhËp gi¶i quyÕt ho¸ ®¬n b¸n hµng chøa hµng xuÊt chøa xuÊt kh¸ch hµng Tªn c¸c thuéc tÝnh c¬ b¶n cña thùc thÓ Chi nh¸nh : # M· chi nh¸nh Nh©n viªn: #M· nh©n viªn 16 chøa hµng ho¸ tªn chi nh¸nh §Þa chØ ®iÖn tho¹i .... tªn nh©n viªn chøc vô ngµy sinh m· chi nh¸nh.... Ho¸ ®¬n b¸n hµng: #Sè ho¸ ®¬n M· hµng M· ngêi b¸n Ph¬ng thøc TT ... kh¸ch hµng: #M· kh¸ch hµng Tªn kh¸ch hµng §Þa chØ §iÖn tho¹i ... Hµng b¸n : M· chi nh¸nh Hµng ho¸ :# m· hµng Sè ho¸ ®¬n tªn hµng M· hµng ngµy s¶n xuÊt Sè lîng §¬n vÞ tÝnh..... §¬n gi¸ ..... Hµng nhËp :Sè ho¸ ®¬n Nhµ cung cÊp: #M· nhµ cung cÊp M· hµng Tªn nhµ cung cÊp Sè lîng §Þa chØ §¬n gi¸ ... Sè tµi kho¶n .... Ho¸ ®¬n nhËp hµng: #Sè ho¸ ®¬n M· nhµ cung cÊp ph¬ng thøc TT M· ngêi nhËp ... c.Ph©n tÝch tra cøu S¬ ®å ph©n tÝch tra cøu sè lîng hµng ho¸ mµ 1 kh¸ch hµng ®· mua (1) #M· kh¸ch hµng Kh¸ch Hµng Tªn kh¸ch hµng ..... (2) #Sè ho¸ ®¬n Ho¸ ®¬n b¸n hµng M· kh¸ch hµng .... (3) Hµng nhËp Sè ho¸ ®¬n Sè lîng ..... §Ó biÕt ®îc sè lîng hµng ho¸ mµ kh¸ch hµng ®· mua tríc tríc hÕt ph¶i truy cËp (1) tÖp kh¸ch hµng ®Ó lÊy m· kh¸ch hµng, tªn kh¸ch hµng sau ®ã chuyÓn sang tÖp ho¸ ®¬n b¸n hµng (2) b»ng m· kh¸ch hµng ®Ó lÊy sè ho¸ ®¬n. TiÕp ®Õn ph¶i truy nhËp vµo tÖp hµng nhËp (3) b»ng sè ho¸ ®¬n ®Ó lÊy sè lîng. ViÖc ph©n tÝch tra cøu ®èi víi c¸c chØ tiªu kh¸c còng t¬ng tù nh trªn truy nhËp vµo c¸c tÖp cã liªn quan. Ph©n tÝch tra cøu lµ mét c«ng cô gióp lËp tµi liÖu hÖ thèng, cho phÐp x¸c ®Þnh tÖp cÇn thiÕt ®Ó sinh ra tra cøu, thø tù truy nhËp tíi c¸c tÖp cÇn thiÕt ®Ó sinh ra ®Ó sinh ra tra cøu, thø tù truy nhËp tíi c¸c tÖp còng nh lµ sè lîng trung b×nh c¸c b¶n ghi cÇn ph¶i ®o. d.Ph©n tÝch cËp nhËt 17 -Do yªu cÇu c«ng viÖc lªn th«ng tin trong CSDL lu«n ph¶i cËp nhËt thêng xuyªn ®¶m b¶o CSDL ph¶n ¸nh t×nh h×nh míi nhÊt cña c¸c ®èi tîng qu¶n lÝ vÝ dô kh¸ch hµng, nhµ cung cÊp, hµng ho¸, nh©n viªn. -Sù kiÖn lµ 1 viÖc thùc xÈy ra th× nã lµm khëi sinh sù thùc hiÖn cña 1 hoÆc nhiÒu viÖc kh¸c. Tõ ph©n tÝch cËp nhËt h×nh thµnh b¶ng sù kiÖn cËp nhËt theo mÉu sau TÖp Lo¹i cËp nhËt Sù kiÖn Nh©n viªn Thªm TuyÓn thªm nh©n viªn Bít Nh©n viªn vÒ hu, chuyÓn c«ng t¸c Söa Nh©n viªn chuyÓn chi nh¸nh, cã sù thay ®æi Hµng ho¸ Thªm §a thªm mÆt hµng míi vµo kinh doanh Bít NÕu bá ®i hµng ho¸ kh«ng kinh doanh Söa Cã sù thay ®æi vÒ mÆt hµng ..... ..... ..... X¸c ®Þnh c¸ch thøc hîp lÖ ho¸ d÷ liÖu cËp nhËt Mét HTTT mµ d÷ liÖu lu tr÷ trong CSDL ph¶n ¸nh trung thùc thùc tÕ hay nãi c¸ch kh¸c lµ mäi giao dÞch xÈy ra ®Òu ®îc ph¶n ¸nh vµo CSDL kh«ng cã sai sãt nµo, thùc tÕ kh«ng thÓ cã HTTT nh vËy. V× vËy chóng ta chØ gi¶m thiÓu c¸c møc sai sãt kh¸c nhau g¾n liÒn víi møc chi phÝ kh¸c nhau. VÊn ®Ò ®Æt ra lµ ph¶i lùa chän d÷ liÖu nhËp, lo¹i kü thuËt kiÓm tra vµ hîp lÖ ho¸ d÷ liÖu. Ph©n líp KiÓm tra ®Ó ®¶m b¶o d÷ liÖu nhËp vµo lµ ®óng kiÓu vÝ dô vµ cÊu tróc toµn sè hay chØ cã ch÷ vµ ch÷ sè. Tæ hîp ý Xem xÐt sù phï hîp vÒ ý nghÜa cña c¸c d÷ liÖu trong hai nghÜa hoÆc nhiÒu trêng hîp vÝ dô sè lîng hµng mua ph¶i phï lîp víi lîng hµng ho¸ Sãt d÷ liÖu KiÓm tra xem d÷ liÖu cã mÆt trong mäi b¶n ghi hay kh«ng Quy c¸ch KiÓm tra quy c¸ch quy ®Þnh tríc tøc lµ nh÷ng quy ®Þnh vÒ thñ tôc nhËp d÷ liÖu, kiÓm tra MiÒn gi¸ KiÓm tra xem d÷ liÖu nhËp vµo cã n¼m trong miÒn gi¸ trÞ trÞ quy ®Þnhkh«ng Hîp lÝ D÷ liÖu cã hîp lý vÒ hoµn c¶nh hay kh«ng vÝ dô mÆt hµng hoµn c¶nh cña Trung Quèc kh«ng thÓ cã gi¸ ®¾t h¬n hµng cïng lo¹i cña NhËt B¶n KÝchthíc Cã d÷ liÖu qu¸ Ýt hoÆc qu¸ nhiÒu ký tù Tù kiÓm D÷ liÖu nhËp tho¶ m·n mét ®iÒu kiÖn tù th©n nµo ®ã nh tra nh÷ng ch÷ sè ®îc ®a thªm vµo ®Ó tù kiÓm tra vÝ dô bÝt ch½n lÎ TËp hîp D÷ liÖu nhËp cã n»m vµo tËp hîp c¸c gi¸ trÞ chuÈn cho tríc gi¸ trÞ kh«ng vÝ dô hµng ho¸ nhËp vµo cã n»m trong danh môc chuÈn hµng ho¸ kinh doanh cña c«ng ty hay kh«ng IV-§Ò xuÊt c¸c ph¬ng ¸n gi¶i ph¸p Môc ®Ých KÕt qu¶ cña giai ®o¹n thiÕt kÕ logÝc m« t¶ c¸i mµ hÖ thèng nµy sÏ lµm. Cã nhiÒu ph¬ng ¸n kh¸c nhau ®Ó cô thÓ ho¸ m« h×nh logÝc. Mçi ph¬ng ¸n lµ mét ph¸c ho¹ cña m« h×nh vËt lý ngoµi cña hÖ thèng mét c¸ch cô thÓ vµ chi tiÕt ph¶i lùa chän mét ph¬ng ¸n phï hîp víi c«ng ty trong rÊt nhiÒu ph¬ng ¸n. V× vËy ph¶i ®¸nh gi¸ nh÷ng chi phÝ vµ lîi Ých cña tõng ph¬ng ¸n vµ lùa chän mét ph¬ng ¸n phï hîp 18 C¸c c«ng ®o¹n cña giai ®o¹n ®Ô xuÊt ph¬ng ¸n vµ gi¶i ph¸p 1,C¸c rµng buéc liªn quan ®Õn tin häc vµ tæ chøc a.Rµng buéc liªn quan ®Õn tin häc -phÇn cøng cña tæ chøc ®· cã nh÷ng m¸y mãc thiÕt bÞ ®Õn ®©u cÇn ph¶i trang bÞ thªm nh÷ng m¸y mãc thiÕt bÞ ®¶m b¶o yªu c©ï vÒ dung l¬ng tèc ®é -PhÇn mÒm nh÷ng phÇn mÒm nµo cña tæ chøc ®· cµi ®Æt, HQTCSDL nµo ®ang sö dông, ng«n ng÷ trî gióp ph¸t triÓn HTTT. §Ó ph¸t triÓn HTTT míi th× nhu cÇu vÒ c¸c phÇn mÒm ra sao vµ kh¶ n¨ng ®¸p øng cña c«ng ty. - Nguån nh©n lùc hiÖn nay ®· ®¸p øng nhu cÇu cho HTTT míi cha nÕu cha ph¶i tæ chøc tuyÓn dông, ®µo t¹o b. Rµng buéc liªn quan ®Õn tæ chøc - kh¶ n¨ng tµi chÝnh cho viÖc khai th¸c ph¸t triÓn HTTT míi - Ph©n bè trang thiÕt bÞ sö dông - Ph©n bè ngêi sö dông - Thêi gian hoµn thµnh c«ng viÖc cña HTTT míi cô thÓ thêi gian hÖ thèng ph¶i cã ®Çy ®ñ th«ng tin ®Ó lªn b¸o c¸o tøc lµ c¸c th«ng tin ®Çu ra vµ thêi gian tr¶ lêi th«ng tin cho kh¸ch hµng nhµ cung cÊp v.v. - Thiªn híng ý thÝch cña nhµ l·nh ®¹o ®èi víi viÖc tin häc ho¸ - Møc ®é hiÓu biÕt vÒ tin häc cña c¸n bé c«ng nh©n viªn, mèi quan hÖ gi÷a l·nh ®¹o vµ nh©n viªn. 3, X©y dùng c¸c ph¬ng ¸n gi¶i ph¸p a. X¸c ®Þnh biªn giíi cho phÇn tin häc ho¸ Tøc lµ x¸c ®Þnh biªn giíi tin häc ho¸ ph©n chia phÇn thñ c«ng vµ tin häc cña HTTT. S¬ ®å luång th«ng tin vµ luång d÷ liÖu møc 0 hoÆc møc 1 còng lµ mét c«ng cô tèt cho viÖc ph©n chia biªn giíi Khi nghiªn cøu hÖ thèng ph©n tÝch viªn ®· ®a ra 3 ph¬ng ¸n sau: + Ph¬ng ¸n A tin häc ho¸ hoµn toµn, + Ph¬ng ¸n B tin häc ho¸ tng phÇn ( cËp nhËt, t×m kiÕm, lªn b¸o c¸o, kiÓm tra d÷ liÖu) +Ph¬ng ¸n C HTTT vÉn gi÷ nh cò (ph¬ng ¸n nµy ®· bÞ lo¹i bá do kh«ng ®¸p øng nhu cÇu thùc tÕ cña c«ng ty) b. X¸c ®Þnh c¸ch thøc xö lý ë giai ®o¹n nµy ph©n tÝch viªn ph¶i lùa chän c¸ch thøc xö lý theo l«, thêi gian thùc hay xö lý hçn hîp. Cïng víi viÖc lùa chän Êy ph©n tÝch viªn ph¶i quyÕt ®Þnh lùa chän c¸c thiÕt bÞ ngo¹i vi ®Ó nhËp d÷ liÖu vµ ®a ra kÕt qu¶ quyÕt ®Þnh vÒ møc tËp chung xö lý. c¸n bé, nh©n viªn ph©n tÝch thiÕt kÕ ph¶i íc tÝnh chi phÝ cho c¸c ph¬ng ¸n ®Ò xuÊt C¸c ph¬ng ¸n biªn giíi C¸c ph¬ng thøc xö lý A: Tin häc ho¸ hoµn toµn xö lý theo l«, xö lý hçn hîp B:tin häc häc ho¸ tõng phÇn xö lý theo l«, xö lý theo thêi gian thùc 4. §¸nh gi¸ c¸c ph¬ng ¸n gi¶i ph¸p a. Ph©n tÝch chi phÝ vµ lîi Ých Xem xÐt chi phÝ lîi Ých díi gãc ®é h÷u h×nh th× ta cã c¸c kho¶n chi cho ph©n tÝch, thiÕt kÕ, cµi ®Æt, khai th¸c HTTT nh sau : - cho c¸n, nh©n viªn : Trëng dù ¸n, lËp tr×nh viªn, qu¶n trÞ CSDL, ph©n tÝch viªn, chuyªn gia v.v. 19 - PhÇn cøng vµ phÇn mÒm : Chi phÝ mua, cµi ®Æt, sö dông, b¶o tr×, híng dÉn sö dông, ch¹y thö v.v. - Mua th«ng tin ®Çu vµo : Chi mua th«ng tin, thu thËp th«ng tin, v¨n phßng phÈm -ChuÈn bÞ m¹ng côc bé: s¾p ®Æt m¹ng, d©y c¸p, d©y dÉn ®¶m b¶o hÖ thèng an toµn ... -Chi phÝ chung : chî gióp qu¶n lý, c¸c phßng ban liªn quan, b¶o vÖ... -Chi phÝ kh¸c: chi phÝ t vÊn, ®µo t¹o nh©n lùc, ®i l¹i, tuyÓn nh©n viªn Lîi Ých h÷u h×nh sau khi cµi ®Æt míi T¨ng thu nhËp Gi¶m thêi gian xö lý Gi¶m chi phÝ( gi¶m sè ngêi ®Ó hoµn thµnh mét nhiÖm vô, gi¶m chi phÝ cho c¸c sai sãt cña xö lý, gi¶m chi phÝ lu kho...) Ph©n tÝch chi phÝ – lîi Ých cña hai ph¬ng ¸n ®Ò xuÊt  Ph¬ng ¸n A: Tæng chi phÝ lµ 4 tû VN§ Thu nhËp tÝch luü n¨m thø nhÊt lµ 0, n¨m thø hai lµ 1.5 tû, n¨m thø ba lµ 3.2 tû, n¨m thø t la 5 tû. Thêi gian hoµn vèn lµ: 3  4  3.2 3.44 n¨m 5  3.2  Ph¬ng ¸n B: Tæng chi phÝ lµ 2 tû VN§ Thu nhËp tÝch luü n¨m thø nhÊt lµ 0, n¨m thø hai lµ 1.2 tû, n¨m thø ba lµ 2.5 tû. Thêi gian hoµn vèn lµ: 2  2  1.2 2.615 n¨m 2.5  1.2 Theo c¸ch ®¸nh gi¸ cña chñ ®Çu t ph¬ng ¸n nµo cña thêi gian hoµn vèn nhanh sÏ ®îc xem xÐt ®¸nh gi¸ tèt h¬n. Nh vËy ph¬ng ¸n B ®· ®îc ®¸nh gi¸ h¬n ph¬ng ¸n A díi gãc ®é chi phÝ vµ lîi Ých b. Ph©n tÝch ®a tiªu chuÈn Khi quyÕt ®Þnh ®Çu t mét c¸i g× ®ã ngêi ta ph¶i ®¸nh gi¸ dùa trªn nhiÒu tiªu chuÈn. ViÖc ®¸nh gi¸ nµy sÏ ®¶m b¶o sù an toµn chÝnh x¸c cho quyÕt ®Þnh ®ã h¬n. Trong trêng hîp nµy ta còng ¸p dông ph¬ng ph¸p ph©n tÝch ®a tiªu chuÈn ®Ó ®¸nh gi¸ l¹i ph¬ng ¸n A vµ B c¸c bíc nh sau : -X¸c ®Þnh tÊt c¶ c¸c tiªu chuÈn cÇn xem xÐt . -Cho mçi tiªu chuÈn mét träng sè thÓ hiÖn tÇm quan trong cña nã. Träng sè thêng lµ sè nguyªn tæng c¸c träng sè lµ 100 -§èi víi mçi phu¬ng ¸n ®¸nh gi¸ xem xÐt tõng tiªu chuÈn ®¹t ®Õn møc nµo lÊy møc –5 ®Õn 5 hoÆc tõ 0 ®Õn 10 -TÝnh ®iÓm cho tõng tiªu chuÈn b»ng c¸ch nh©n träng sè víi møc ®¸nh gi¸ -Céng tæng ®iÓm cña c¸c tiªu chuÈn theo nhãm ®Ó so s¸nh ®¸nh gi¸ c¸c ph¬ng ¸n víi nhau §¸nh gi¸ ®a tiªu chuÈn c¸c ph¬ng ¸n cho HTTT QLBH Tiªu chuÈn Ph¬ng ¸n A 20 B