Tài liệu Công tác văn thư và quản trị văn phòng ở trung tâm y tế huyện hoài ân

LỜI NÓI ĐẦU Như chúng ta đã biết phòng hành chính – văn thư giữ một vị trí quan trọng trong các cơ quan doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp nhà nước dù lớn hay nhỏ. Công tác văn phòng, văn thư đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành bại của cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, phòng hành chính – văn thư phải được tổ chức, quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Làm tốt công tác văn phòng – văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị được nhanh chóng, chính xác, năng suất và hiệu quả. Vì vậy, người làm công tác văn phòng – văn thư cần nắm vững kiến thức lý luận và các phương pháp thực hiện nghiệp vụ như: công tác soạn thảo; công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi; quản lý con dấu; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan… Nhằm củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp. Được sự đồng ý của nhà Trường, Bộ môn và sự tiếp nhận của Quý cơ quan Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân, em đã hoàn thành đợt thực tập theo đúng thời gian và cũng như thực hiện đủ các nội dung mà bản đề cương thực tập nêu ra. Trong quá trình tập, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình, tận tâm và tạo điều kiện tốt nhất của Ban lãnh đạo và các cô chú, anh chị trong Trung tâm, đặc biệt là anh chị trong phòng Văn thư để em hoàn thành đợt thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các cô chú, anh chị cán bộ, nhân viên Phòng Tổ chức  Hành chính thuộc Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân và các thầy cô đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em giúp em xây dựng bài báo cáo này. Tuy nhiên kiến thức còn hạn chế, nên trong quá trình em làm báo cáo chắc chắn vẫn còn thiếu sót nhiều, kính mong Quý cơ quan và các thầy cô hướng dẫn giúp đỡ để em hoàn thành bài báo cáo được tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn./. TP.HCM, ngày 01 tháng 09 năm 2015 Sinh viên thực hiện Hồ Thị Mỹ Duyên 1 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN NƠI THỰC TẬP 2 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ..................................................................................................................... 3 PHẦN I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ 1. Khái quát về Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân 1.1.Bối cảnh lịch sử, thời gian thành lập của Trung tâm Y tế Hoài Ân. Quyết định số 292/QĐ-UB ngày 9/9/1992 của UBND huyện Hoài Ân về việc sát nhập phòng y tế và bệnh viện đa khoa thành Trung tâm Y tế; 1.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. + Chức năng: Thực hiện khám bệnh, chữa bệnh đa khoa kết hợp y học cổ truyền với y học hiện đại; đào tạo, chỉ đạo tuyến và chuyên môn kỹ thuật và là cơ sở thực hành về Y, Dược của các cơ sở đào tạo y, dược và các đơn vị có nhu cầu. + Nhiệm vụ và quyền hạn: 1. Khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng: a. Tổ chức cấp cứu, khám bệnh, điều trị ngoại trú, nội trú; chăm sóc kết hợp Y học hiện đại với Y học cổ truyền theo quy định và các phương pháp điều trị khác theo đúng quy chế chuyên môn. b. Tổ chức khám và chứng nhận sức khỏe theo quy định tại Thông tư số 13/2007/TT-BYT ngày 21/11/2007 của Bộ Y tế hướng dẫn khám sức khỏe. 2. Nghiên cứu khoa học, bảo tồn và phát triển Y, Dược: a. Triển khai nghiên cứu khoa học, nghiên cứu kế thừa, nghiên cứu ứng dụng và kết hợp Y học cổ truyền với Y học hiện đại. b. Chuyển giao các kết quả nghiên cứu khoa học, bảo tồn, thừa kế, ứng dụng theo quy định của pháp luật. 3. Đào tạo: a. Tiếp nhận, tạo điều kiện và hướng dẫn cho học sinh, sinh viên của các cơ sở đào tạo và các đơn vị có nhu cầu đến thực hành lâm sàn tại bệnh viện. 4 b. Cử công chức, viên chức đủ năng lực tham gia giảng dạy và hướng dẫn thực hành lâm sàn. c. Tổ chức đào tạo liên tục cho cán bộ y tế theo quy định. 4. Chỉ đạo tuyến: a. Tổ chức tiếp nhận, triển khai các kỹ thuật được tuyến trên chuyển giao. b. Lập kế hoạch chỉ đạo, triển khai công tác chỉ đạo tuyến về y, dược, kết hợp Y học cổ truyền với Y học hiện đại cho các trạm y tế xã, thị trấn; tham gia kiểm tra việc thực hiện các quy chế chuyên môn kỹ thuật về y, dược đối với các cơ sở y tế trong huyện. c. Phối hợp với các đơn vị liên quan chỉ đạo xây dựng vườn thuốc nam trong các cơ sở y tế và thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe cộng đồng bằng y, dược cổ truyền. 5. Phòng, chống dịch bệnh: a. Chủ động hướng dẫn người bệnh và người dân phòng bệnh bằng các phương pháp y học. b. Phối hợp với các đơn vị liên quan trong công tác phòng, chống dịch bệnh khi có dịch bệnh xảy ra trên địa bàn theo quy định. 6. Công tác tuyên truyền giáo dục sức khỏe: a. Tổ chức tuyên truyền các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác y, dược. b. Tuyên truyền ứng dựng các biện pháp y, dược hợp lý, an toàn, hiệu quả trong bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khỏe nhân dân. 7. Công tác dược và vật tư y tế: a. Cung ứng đầy đủ, kịp thời, bảo đảm chất lượng thuốc, hóa chất, vật tư y tế cho công tác khám, chữa bệnh nội, ngoại trú. b. Hướng dẫn sử dụng dược liệu, thuốc đông y, thuốc từ dược liệu và các vị thuốc Y học cổ truyền hợp lý, an toàn, hiệu quả. 5 c. Bố trí trang thiết bị theo danh mục tiêu chuẩn trang thiết bị y tế theo quy định của Bộ Y tế. 8. Quản lý bệnh viện: a. Quản lý, sử dụng có hiệu quả ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác theo quy định của pháp luật. b. Thực hiện công tác xã hội hóa công tác bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khỏe nhân dân trong lĩnh vực y, dược học. c. Quản lý nhân lực, cơ sở vật chất của bệnh viện theo quy định. 9. Thực hiện các nhiệm vụ, quyển hạn khác cho giám đốc Sở Y tế giao. 1.3.Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện: 1. Lãnh đạo: Trung tâm Y tế Hoài Ân có Giám đốc và các Phó Giám đốc; Giám đốc chịu trách nhiệm trước Sở Y tế và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm; Phó Giám đốc được Giám đốc phân công phụ trách từng lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về những lĩnh vực được phân công. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh Giám đốc, các Phó Giám đốc thực hiện theo phân cấp quản lý cán bộ của tỉnh và theo quy định của pháp luật. 2. Các Phòng chức năng: - Phòng Tổ chức – Hành chính; - Phòng Kế hoạch tổng hợp – Công nghệ thông tin; - Phòng Tài chính – Kế toán; - Phòng Điều dưỡng; - Các khoa chuyên môn. 1.4.Nguyên tắc làm việc: - Trung tâm Y tế Hoài Ân làm việc theo chế độ thủ trưởng. 6 - Giám đốc là người đứng đầu chịu trách nhiệm về tổ chức quản lý và điều hành mọi hoạt động của cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao. - Các Phó Giám là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công. - Mỗi cán bộ công viên chức nghiệp vụ của Phòng, khoa được Trưởng phòng phân công phụ trách từng lĩnh vực công việc cụ thể. 1.5.Chế độ hội họp: - Họp giao ban hàng ngày để báo cáo nhanh kết quả, số lượng điều trị trong ngày và những diễn biến nổi bật trong ngày. - Hàng tuần Ban Giám đốc, Lãnh đạo Phòng họp một lần vào chiều thứ 6 để giải quyết các vấn đề hành chính phát sinh trong tuần, đồng thời thông qua các vấn đề nổi cộm trong tuần. - Hàng tháng cơ quan họp giao ban y tế xã ngày 03 hàng tháng để từng trạm báo cáo kết quả công tác tháng trước và triển khai nhiệm vụ tháng tới của mình, những vấn đề cần giải quyết, Giám đốc đánh giá tình hình thực hiện công việc, định ra chương trình công tác tháng tới cần giải quyết. Đề ra biện pháp cụ thể và phân công công việc cho các bộ phận có liên quan cơ quan, phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 1.6.Mối quan hệ công tác: Trung tâm Y tế Hoài Ân chịu sự quản lý trực tiếp và toàn diện của Giám đốc Sở Y tế. Trung tâm Y tế Hoài Ân chịu sự quản lý về chuyên môn nghiệp vụ trước Sở Y tế. Trung tâm Y tế Hoài Ân có trách nhiệm chỉ đạo về chuyên môn kỷ thuật về Y, Dược đối với các khoa, phòng, đội, trạm y tế xã, thị trấn. Phối hợp với các cơ sở đào tạo y, dược và các đơn vị có nhu cầu tham gia đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về Y, Dược. 7 Phối hợp với các tổ chức chính trị - xã hội khác có liên quan trên địa bàn thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao. 1.7.Công tác Văn thư Lưu trữ: - Toàn bộ công văn giấy tờ đều tập trung Phòng Tổ chức - Hành chính để văn thư đăng ký vào sổ sau đó chuyển ngay đến Giám đốc để Giám đốc xem xét xử lý. - Mỗi cán bộ công viên chức phải chủ động sưu tầm, lập hồ sơ công việc, thu thập và mở hồ sơ theo danh mục hồ sơ đã được Giám đốc ký ban hành. Như vậy, căn cứ vào thời gian lịch sử thành lập và hoạt động của Trung tâm Y tế Hoài Ân thì tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động đã được hình thành 01 phông lưu trữ: - Phông Lưu trữ Trung tâm Y tế Hoài Ân 2. Quản trị hành chính văn phòng 2.1. Tình hình chung của văn phòng Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân Phòng Tổ chức - Hành chính là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc Trung tâm và chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác hành chính quản trị trong Trung tâm.  Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của văn phòng Chức năng Phòng Tổ chức - Hành chính có chức năng tham mưu tổng hợp cho Trung tâm về hoạt động của Trung tâm ; tham mưu cho Giám đốc Trung tâm về chỉ đạo, điều hành của Giám đốc Trung tâm; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Trung tâm; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Trung tâm, giúp Trung tâm thực hiện chức năng quản lý. Nhiệm vụ - Căn cứ kế hoạch công tác của Trung tâm, lập kế hoạch công tác của phòng để trình giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện. 8 - Lập kế hoạch cung ứng vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa, phòng trong Trung tâm theo kế hoạch đã được duyệt, đảm bảo đầy đủ đúng chủng loại, đúng quy định về quản lý tài chính. - Tổ chức tót công tác quản lý có hệ thống công văn đi và đến của Trung tâm, hệ thống bảo quản, lưu trữ hồ sơ thoe quy định. Đảm bảo hệ thống tin liên lạc của Trung tâm. - Đảm bảo công tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị toàn Trung tâm. - Tham gia kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy,thiết bị thông dụng của các khoa,phòng trong Trung tâm. - Quản lý nhà của, kho tàng, vật tư, thiết bị thông dụng của Trung tâm. - Quản lý các phương tiện vận tải của Trung tâm. Điều động xe ô tô đi công tác và cấp cứu thoe quy định. - Tổ chức, thực hiện việc sửa chữa nhà cửa, duy tu, bảo dưỡng các máy thông dụng thoe kế hoạch. - Đảm bảo cung cấp đầy đủ nước sạch, cung ứng điện, hơi để sấy, hấp tiệt trùng và xử lý chất thải bệnh viện. - Đảm bảo vệ sinh ngoại cảnh sạch, đẹp (vườn hoa, cây cảnh), hệ thống cống rãnh thông thoát trong bệnh viện. Định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong bệnh viện. - Đảm công tác trật tự trị an chung. Tham gia kiểm tra công tác bảo hộ lao động trong Trung tâm. - Định kỳ tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, trang thiết bị thông dụng, báo cáo giám đốc Trung tâm. - Nghiên cứu xây dựng định mức tiêu hao vật tư thông dụng để trình giám đốc Trung tâm duyệt và tổ chức thực hiện. Kiểm tra đôn đóc việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả; chống lãng phí, thâm ô. 9 - Định kỳ báo cáo giám đốc về nhận xét việc sử dụng hợp lý vật tư tiêu hao ở các khoa, phòng trong Trung tâm để giám đốc xem xét quyết định việc khen thưởng, kỷ luật. Quyền hạn Văn phòng được tổ chức và hoạt động theo chế độ Thủ trưởng; Văn phòng chịu trách nhiệm trước Trung tâm Y tế Hoài Ân, Giám đốc Trung tâm và trsớc pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Khi Trưởng Văn phòng vắng mặt, phó Văn phòng được Trưởng Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng; Phó Văn phòng là người giúp việc cho Trưởng Văn phòng, được Trưởng Văn phòng phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Trưởng Văn phòng, trước pháp luật và liên đới chịu trách nhiệm trước cấp trên về lĩnh vực, nhiệm vụ được phân công phụ trách. Văn phòng Trung tâm Y tế Hoài Ân gồm có Trưởng phòng, 12 phó trưởng phòng. Tổ chức - Hành chính, công văn đi, đến, lưu trữ hồ sơ. - Tiếp khách. - Cung ứng vật tư thông dụng. - Sửa chữa nhà của, vườn hoa cây cảnh. - Điện, nước sạch, nước thải, lò hơi chât đốt. 2.2. Nghiệp vụ văn phòng  Lập kế hoạch, chương trình công tác Hoạt động lập kế hoạch, chương trình công tác tại Trung tâm Y tế Hoài Ân được quy định cụ thể trong chương III, Quy chế làm việc của Trung tâm Y tế Hoài Ân trong đó có những nội dung quan trong sau: Lập kế hoạch và chương trình công tác là những công việc quan trọng, thường xuyên của Văn phòng Trung tâm. 10 Kế hoạch là dự định của lãnh đạo Văn phòng cho công việc tương lai của Trung tâm nói chung và cho Văn phòng Trung tâm nói riêng về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực đƣợc chương trình hóa. Chương trình là một dạng kế hoạch đặc biệt. Một chương trình lớn được chi tiết hóa thành nhiều chương trình nhỏ và kế hoạch cụ thể. Các chương trình công tác của Trung tâm không tồn tại độc lập mà nó có liên hệ với nhiều chương trình khác. Vì thế việc lập chương trình công tác là một dạng lập kế hoạch đặc biệt. Các kế hoạch của Văn phòng Trung tâm phân làm 2 loại kế hoạch: Thứ nhất, theo tính chất của kế hoạch gồm có: Kế hoạch chiến lược: Là kế hoạch đưa ra những mục tiêu tổng thể, dài hạn dùng cho toàn bộ tổ chức. Kế hoạch chiến thuật: Là kế hoạch được xây dựng trên cơ sở chiến lược, là chương trình hành động chi tiết của kế hoạch chiến lược. Thứ hai, theo thời gian thực hiện kế hoạch: Các kế hoạch được phân ra thành kế hoạch dài hạn, ngắn hạn: Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch chiến lược trong thời gian trên một năm cho tới năm năm. Kế hoạch ngắn hạn : Là kế hoạch cho thời kỳ dưới 1 năm. Kế hoạch này được xây dựng trên cơ sở sự thay đổi trong môi trường hoạt động của cơ quan.  Hoạt động thu thập, xử lý thông tin Văn phòng Trung tâm được coi là “ cửa ngõ thông tin” của cơ quan, mọi nguồn thông tin đến và đi đều được thu thập, xử lý và truyền tải tại đây. Khi nhận được thông tin đến, Văn phòng phải thu thập kịp thời, chính xác. Sau khi phân loại, xử lý phải truyển tải đến từng cấp lãnh đạo theo đúng chức năng, nhiệm vụ để lãnh đạo nắm được tình hình và giải quyết kịp thời. Hằng ngày lãnh đạo cơ quan phải tiếp nhận thông tin đến bằng nhiều 11 nguồn khác nhau, dưới những hình thức khác nhau và họ sẽ không đủ thời gian để xử lý hết khối lượng thông tin khổng lồ nếu không có sự hỗ trợ đắc lực của Văn phòng. Ví dụ để lập kế hoạch hoạt động trong năm của cơ quan, Văn phòng phải tổng hợp kế hoạch hoạt động của các đơn vị để có được bản kế hoạch hợp lý, sau đó tổ chức lấy ý kiến từ các phòng, ban để đảm bảo công việc không bị chồng chéo về mặt thời gian, nhân lực cũng như các nguồn lực khác rồi mới trình lên lãnh đạo xin ý kiến phê duyệt. Hoạt động thu thập thông tin: Để tiến thu thập thông tin được nhanh chóng, chính xác cần thực hiện 3 hoạt động nhỏ sau: Cách thức tiếp nhận thông tin: Tiếp nhận thông tin là sự tập hợp thông tin từ nhiều nguồn về một nơi một cách chủ động hoặc bị động. - Thông tin mang ý nghĩa pháp lý: Thông tin Văn phòng Trung tâm được thu thập từ các quy định của Đảng, Nhà nước, của cơ quan cấp trên có liên quan đến lĩnh vực quản lý của Trung tâm; Tình hình triển khai các quyết định, những phản ánh, yêu cầu, nguyện vọng của cấp dưới. - Thông tin thực tiễn: Là thông tin liên quan đến vấn đề, nội dung cần giải quyết. Công cụ thu thập thông tin: Thông qua các văn bản pháp luật hoặc văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên, các thông tin số liệu, số liệu tổng hợp từ báo cáo của các đơn vị cấp dưới hoặc qua theo dõi, kiểm tra thực tế; Các thông tin từ phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, đài phát thanh… Nhân lực thu thập thông tin: Đây là nhiệm vụ chung của Văn phòng Trung tâm. Tuy nhiên, Trưởng phòng là người trực tiếp phân công nhiệm vụ cụ thể cho tổ hay cá nhân có chuyên môn về công việc được giao. Bên cạnh đó thì các khoa, phòng chuyên môn của trung tâm cũng là nguồn nhân lực quan trọng, hỗ trợ Văn phòng Ủy ban hoàn thành nhiệm vụ. Hoạt động xử lý thông tin Thông tin tự nó không có giá trị, giá trị của nó là do việc sử dụng nó như thế nào. Vì vậy, trong quản lý hành chính, Văn phòng trung tâm đã có quy trình và những phương 12 pháp hiệu quả trong xử lý thông tin như: tập hợp và phân loại thông tin; tóm tắt thông tin; tổng hợp thông tin; phân tích thông tin; xác định độ tin cậy của thông tin; lựa chọn thông tin. Quy trình xử lý thông tin: Tiếp nhận thông tin Tóm lược thông tin Kiểm tra độ tin cậy của thông tin Phân tích tổng hợp Kiến nghị giải quyết - Tiếp nhận thông tin: Là sự tập hợp thông tin từ nhiều nguồn về một nơi một cách chủ động hoặc bị động. Sau khi tiếp nhận thông tin, Văn phòng tiến hành phân loại thông tin. Đó chính là việc chia thông tin ra thành từng loại, từng vấn đề, từng lĩnh vực khác nhau theo các tiêu chí được lựa chọn: nội dung thông tin; hệ thống quản lý (thông tin từ cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp hoặc các cơ quan có liên quan gửi đến); hình thức truyền đạt thông tin (thông tin bằng văn bản, bằng lời, thông tin phi ngôn ngữ). - Tóm lược thông tin: Là việc giảm bớt lượng nội dung tin nhưng vẫn đảm bảo những nội dung cốt yếu và cơ bản của thông tin để phục vụ cho việc tổng hợp thông tin và sử dụng thông tin. - Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy của thông tin Thông tin được thu thập từ các nguồn tin khác nhau: + Nguồn tin từ văn bản, công báo, tài liệu lưu trữ: nguồn tin này thường có giá trị pháp lý cao. + Nguồn tin từ sách, báo, tạp chí: nguồn tin này thường không được coi là nguồn tin có giá trị pháp lý cao. Bởi độ tin cậy của các nguồn tin có sự khác nhau nên khi sử dụng hoặc cung cấp thông tin cần chú thích rõ nguồn thông tin. Để kiểm tra độ tin cậy của nguồn tin, Văn phòng cần kiểm tra thực tế bằng cách kiểm tra trực tiếp hoặc kiểm tra gián tiếp nguồn tin. - Phân tích, tổng hợp, kiến nghị giải quyết: 13 + Phân tích thông tin là quá trình phân loại, so sánh, đối chiếu để kiểm tra tính chính xác, tính khoa học, hợp lý của thông tin. Việc phân tích nhằm nắm chắc nội dung và hiểu đúng bản chất của thông tin, bản chất của tình hình, sự việc. Có nhiều phương pháp so sánh thông tin để xác định độ tin cậy và chính xác của thông tin như: so sánh thông tin thu được về tiến độ giải quyết công việc, kết quả đạt được với chương trình, kế hoạch đã định; so sánh thông tin về cách thức tổ chức thực hiện với ý kiến chỉ đạo của cấp trên; so sánh số liệu của báo cáo trước với báo cáo sau;… + Tổng hợp thông tin là phương pháp sắp xếp các thông tin đã đ ƣợc kiểm tra, xác minh, phân tích, chọn lọc theo một chủ đề nhất định. Chủ đề đó có thể là theo thời gian, sự việc, chuyên đề, lĩnh vực công tác. Thông tin có thể được sắp xếp theo trật tự nào đó phù hợp với đặc điểm của chủ đề đã chọn và nhu cầu sử dụng tin của lãnh đạo cơ quan. Quá trình tổng hợp thông tin sẽ giúp nhân viên Văn phòng nhìn nhận được bản chất, mối liên hệ và quy luật biến đổi, phát triển của các vấn đề, sự kiện thông qua các thông tin. - Kiến nghị giải quyết thông tin: Trước hết, để kiến nghị, giải quyết tin, công chức, viên chức cần có sự lựa chọn những thông tin phù hợp để cung cấp. Trên cở sở những thông tin được lựa chọn, Văn phòng xin ý kiến tham mưu giải quyết tin để đảm bảo việc sử dụng thông tin có hiệu quả.  Tổ chức hội họp Hội họp là biện pháp quan trọng để Văn phòng thực hiện chương trình công tác của cơ quan nói chung và Văn phòng nói riêng. Tổ chức hội họp của Trung tâm Y tế Hoài Ân được quy định cụ thể trong Quy chế làm việc của Trung tâm, tại Điều 21, Điều 22, Điều 23 trong Chương V. Dựa vào nội dung, mục đích,tính chất các cuộc họp của Trung tâm, có thể chia thành 2 loại cuộc họp như sau: Các cuộc họp không nghi thức: Các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức như các cuộc họp của nhân viên trong tổ, các cuộc họp đột xuất, các cuộc họp thảo luận và các cuộc họp bàn bạc giải quyết vấn đề… Các cuộc họp không nghi thức thường diễn ra nhanh và hết ít thời gian chuẩn bị. 14 Ví dụ: đối với cuộc họp đánh giá tình hình công tác giữa các nhân viên của phòng được tổ chức 2 tuần một lần, do đó quy trình chuẩn bị đơn giản như sau: - Đăng ký phòng họp: Phó trưởng phòng đăng ký phòng trước cuộc họp 3 ngày. - Thông báo cho nhân viên trong phòng: Thông báo trực tiếp và thông qua lịch công tác. - Chuẩn bị tài liệu: Bảng phân công nhiệm vụ kỳ họp trước, tài liệu theo dõi tình hình công tác của nhân viên, bảng phân công nhiệm vụ tuần,… - Ghi biên bản: Biên bản chỉ cần ghi những nội dung chính và gửi Trưởng phòng xem xét. Các cuộc họp theo nghi thức: Là các cuộc họp lớn, trang trọng theo nghi thức như: Hội nghị, các cuộc họp giữa Lãnh đạo Trung tâm với toàn thể nhân viên trong Trung tâm hay giữa lãnh đạo cấp trên với lãnh đạo Trung tâm hay cuộc họp cần tập thể đưa ra các quyết định có tính cách pháp lý mà tất cả các thành viên đều phải bị ràng buộc tuân theo… Trong một cơ quan, quy chế làm việc đóng một vai trò hết sức quan trọng. Quy chế làm việc là hệ thống văn bản điều chỉnh chủ yếu mối quan hệ trong nội bộ cơ quan, tổ chức, có tính chất bắt buộc thi hành đối với cán bộ, công chức trong các cơ quan hành chính. Tùy theo vị trí của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị mà quy chế được ban hành hoặc là văn bản quy phạm pháp luật hoặc là văn bản hành chính. Hiểu được điều đó, từ khi thành lập Văn phòng Trung tâm Y tế Hoài Ân đã ban hành quy chế làm việc. Quy chế làm việc của Văn phòng Trung tâm Y tế Hoài Ân được ban hành lần đầu tiên là quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Trung tâm Y tế Hoài Ân. Sau bản quy chế này, Văn phòng Trung tâm Y tế Hoài Ân đã ban hành quy chế làm việc của Trung tâm Y tế Hoài Ân. Quy chế làm việc của Văn phòng Trung tâm Y tế Hoài Ân năm 2011 gồm 5 chương: Chương 1: Những quy định chung Chương II: Trách nhiệm giải quyết công việc 15 Chương III: Chế độ làm việc, hội họp và nghỉ phép Chương IV: Khen thưởng – Kỷ luật Chương V: Điều khoản thi hành Sau khi ban hành các cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng và các tổ chức, cá nhân có quan hệ với Văn phòng chịu sự điều chỉnh của quy chế này. Quy chế làm việc của Văn phòng Trung tâm Y tế Hoài Ân góp phần đưa công tác của Văn phòng đi vào nề nếp và mang ý nghĩa điều chỉnh quan hệ xử sự cụ thể bên trong và quan hệ giữa cơ quan, tổ chức đơn vị, công chức viên chức, nhân viên với nhau và với cơ quan, tổ chức và nhân dân. Hướng dẫn hành vi của mọi công chức, viên chức, từ người đứng đầu đến nhân viên nhằm tạo nên những nguyên tắc, nề nếp, công khai, minh bạch, và là nền tảng của văn hóa công sở; giúp hạn chế các tiêu cực, tham nhũng, lãng phí trong cơ quan, tổ chức, đơn vị, góp phần nâng cao chất lƣợng hoạt động, vị thế và uy tín của cơ quan, tổ chức, đơn vị.  Tổ chức sắp xếp trang thiết bị nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện làm việc trong văn phòng Nơi làm việc là những khoảng không gian nhất định được trang bị và bố trí những phương tiện làm việc cần thiết, trong đó Cán bộ, nhân viên của Văn phòng thực hiện công vụ, nhiệm vụ của mình. Mỗi ngày Cán bộ, nhân viên phải làm việc 8 tiếng ở Văn phòng Trung tâm. Đây cũng là một thời gian khá dài, hơn nữa là khoảng thời gian cán bộ mất nhiều sức lực nhất trong ngày. Do đó cách bố trí nơi làm việc của Văn phòng ảnh hướng rất nhiều đến tâm sinh lý cũng như hiệu quả công việc của Cán bộ. - Văn phòng Trung tâm Y tế Hoài Ân là văn phòng làm việc đóng. Đó là hình thức văn phòng mà các bộ phận của Văn phòng được bố trí trong những phòng khép kín, riêng biệt. Văn phòng Trung tâm có diện tích 20m2. Trung bình mỗi người sử dụng 5m2. - Cách bố trí, sắp xếp nơi làm việc của Văn phòng đảm bảo các yêu cầu sau: + Phòng làm việc của Trưởng phòng và các Phó phòng được đặt ở tòa nhà Điều hành của Trung tâm. 16 + Phòng làm việc của các nhân viên chuyên môn được bố trí ở xung quanh phong làm việc của Trưởng phòng; phòng làm việc thiết kế theo dây truyền đường thẳng, mỗi người một phòng làm việc riêng, không ngược chiều, không chồng chéo lên nhau. + Trong các phòng, các bàn làm việc được bố trí quy về một hướng, để mọi người không gây ảnh hưởng lẫn nhau trong quá trình làm việc. + Phòng Văn thư được bố trí gần lối ra vào trong Văn phòng, thuận tiện cho công tác di chuyển cũng như tiếp khách. Tổ Bảo vệ được bố trí ở tầng trệt, gần cổng ra vào của Trung tâm. + Tạo khung cảnh thoải mái cho nhân viên bằng cách điều chỉnh không khí, nhiệt độ, ánh sáng, âm thanh, màu sắc phòng làm việc; đảm bảo sự tiện nghi và vệ sinh. - Trang thiết bị, phương tiện làm việc trong Văn phòng là những trang thiết bị, máy móc, dụng cụ cần thiết mà Cán bộ, nhân viên cần sử dụng trong quá trình làm việc, gồm: Máy vi tính, máy in laser, máy scanner, máy photocopy, máy fax, máy điện thoại, máy điều hòa, bàn, ghế, tủ, kệ đựng tài liệu, và các văn phòng phẩm khác (bút, ghim, kẹp, keo dán,…) và các thiết bị Hội nghị như: máy ghi âm, ghi hình, máy quay, máy chiếu, tivi, micoro,loa. 3. Công tác văn thư 3.1. Tìm hiểu chung về công tác văn thư  Chức năng, nhiệm vụ và quy mô tổ chức của công tác văn thư Chức năng Phòng văn thư là đầu mối thông tin có chức năng tiếp nhận văn bản đến và chuyển giao văn bản đi cho các bộ phận, cá nhân có liên quan để giải quyết, xử lý công việc sao cho kịp thời và đúng tiến độ quy định. Nhiệm vụ Theo điều 1 quy chế về công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Y tế Hoài Ân thì công tác văn thư quy định tại Quy chế này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn 17 bản; Quản lý các văn bản và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trung tâm Y tế Hoài Ân và các phòng ban chuyên môn, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Quy mô tổ chức Tổ văn thư được bố trí trong một phòng làm việc riêng nằm vị trí đầu tiên của dãy nhà Văn phòng, thuận tiện cho công việc nhận và chuyển giao văn bản. Trong phòng được trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện làm việc. 3.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư Để thực hiện tốt công tác văn thư, cán bộ văn thư Trung tâm Y tế Hoài Ân đã căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật quy định về Công tác văn thư như: 1. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; 2. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ về công tác văn thư; 3. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác văn thư; 4. Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28-4-2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vu, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ và Ủy ban nhân dân các cấp; 5. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22-11-2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 6. Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16-4-2013 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan, tổ chức; Bên cạnh đó, Văn phòng Trung tâm Y tế Hoài Ân đã ban hành Quyết định số: 89/QĐ-VP ngày 19 tháng 9 năm 2011 của Văn phòng Trung tâm Y tế Hoài Ân về Quyết định ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng Trung tâm Y tế Hoài Ân và Trung tâm Y tế Hoài Ân đã ban hành Quyết định số: 03/2011/QĐ-TTYT ngày 05 tháng 05 năm 2011 18 của Trung tâm Y tế Hoài Ân về Quyết định ban hành Quy chế về công tác văn thư – lưu trữ thị xã Dĩ An. Quy chế này gồm 5 chương: Chương I: Quy định chung Chương II: Soạn thảo, ban hành văn bản Chương III: Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu . Chương IV: Công tác văn thư Chương V: Điều khoản thi hành Như vậy, Tại Văn phòng Trung tâm đã ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể về Công tác văn thư trên, nguyên tắc chung của các văn bản quy phạm pháp luật về Công tác văn thư và phù hợp với thực tế của cơ quan. 3.3. Nghiệp vụ công tác văn thư  Soạn thảo, ban hành văn bản Trung tâm Y tế Hoài Ân có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại và văn bản hành chính thông thường không có tên loại gồm: quyết định, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình công tác, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy đi đường, phiếu chuyển, giấy biên nhận hồ sơ, thư công, các báo cáo sơ kết, tổng kết.. Việc soạn thảo văn bản hành chính được thực hiện như sau: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Văn phòng (Trưởng phòng, Phó trưởng phòng) giao cho nhân viên chuyên viên thực hiện công tác soạn thảo. Tổ chuyên viên giao công việc cho chuyên viên soạn thảo trực tiếp thực hiện công việc được giao: - Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; 19 - Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; - Trình duyệt dự thảo văn bản: + Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt: Dự thảo văn bản do Trưởng phòng ký duyệt văn bản; Trong trường hợp dự thảo đã được Trưởng phòng phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa đổi thì tổ chuyên viên phải trình lại Trưởng phòng để xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung. + Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Tổ trưởng chuyên môn kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi Lãnh đạo ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định. Trưởng phòng kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.  Quản lý văn bản đến Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức. Nguồn văn bản đến: Loại 1: bao gồm tất cả văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được từ bên ngoài gửi đến. Loại 2: bao gồm các văn bản, tài liệu do các cá nhân, phòng, ban, đơn vị trong Văn Phòng Trung tâm Y tế Hoài Ân gửi trình Ban lãnh đạo. Lưu đồ : Quy trình quản lý, giải quyết văn bản Đến 20