Tài liệu Công tác văn thư tại ubnd huyện cẩm xuyên, tp. hà tĩnh, thực trạng và giải pháp

Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc NHẬN XÉT BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Họ và tên:…………………………………Mã sinh viên:…………………… Lớp: ………………………………………Khóa:…………………………… Ngành:…………………………. Tên đề tài:…………………………………………………………………… Nội dung: .......................................................................................................................................... Nhận xét: Ưu điểm .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... Nhược điểm .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... Kết luận .......................................................................................................................................... Đánh giá: .......................................................................................................................................... Hà Nội, ngày tháng Người viết nhận xét Báo cáo thực tập tốt nghiệp năm Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 LỜI CAM ĐOAN Em cam đoan Báo cáo thực tập tốt nghiệp ..................................................................... ...........................................................là đề tài nghiên cứu của riêng em. Các số liệu, kết quả nêu trong báo cáo là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ đề tài nào khác. Sinh viên Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1 Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện đề tài báo cáo tốt nghiệp: “ Công tác văn thư tại UBND huyện Cẩm Xuyên – TP. Hà Tĩnh – thực trạng và giải pháp”, em đã được sự quan tâm, giúp đỡ của cấp lãnh đạo, các Trưởng ban ngành đoàn thể, các anh chị làm việc tại UBND huyện Cẩm Xuyên – TP. Hà Tĩnh. Với lòng biết ơn chân thành, em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới quý cơ quan. Đặc biệt em vô cùng cảm ơn Th.S Hà Công Hải – giảng viên khoa QT – TTTV trường Đại học Thành Đô là người đã hướng dẫn tận tình, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành báo cáo thực tập này. Kính mong nhận được sự giúp đỡ, góp ý của các thầy cô nhiều hơn nữa để báo cáo thực tập tốt nghiệp của em được hoàn chỉnh. Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên MỤC LỤC Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2 Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 LỜI CAM ĐOAN............................................................................................1 LỜI CẢM ƠN..................................................................................................2 MỤC LỤC........................................................................................................3 DANH MỤC VIẾT TẮT.................................................................................5 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ.....................................................6 LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................7 Chương 1........................................................................................................10 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ..........................10 1.1. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.............................................10 1.1.1.Khái niệm..........................................................................................................10 1.1.2.Vị của công tác văn thư trí................................................................................10 1.2. Yêu cầu, nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư........................................11 1.2.1. Yêu cầu..............................................................................................................11 1.2.2. Nội dung...........................................................................................................12 1.2.3. Nhiệm vụ..........................................................................................................12 1.3. Nghiệp vụ của công tác văn thư.......................................................................12 1.3.1. Quản lý văn bản đi............................................................................................12 1.3.3. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật.............................................14 1.3.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu................................................................15 1.3.5. Lập hồ sơ lưu trữ..............................................................................................16 Chương 2........................................................................................................19 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN, TỈNH HÀ TĨNH.............................................................................19 2.1. Khái quát chung về UBND huyện Cẩm Xuyên..............................................19 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của huyện Cẩm Xuyên............................19 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Cẩm Xuyên..........................................................................................................................20 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3 Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 2.1.3. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VP HĐND – UBND huyện Cẩm Xuyên......................................................................................................21 2.2. Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Cẩm xuyên..........................26 2.2.1. Tổ chức xây dựng và ban hành văn bản...........................................................27 2.2.2. Công tác giải quyết văn bản đi.........................................................................36 2.2.3. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật.............................................39 2.2.4. Nguyên tắc đóng dấu và bảo quản con dấu của cán bộ văn thư tại UBND huyện Cẩm Xuyên......................................................................................................44 2.2.5. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào cơ quan.................................................44 2.3. Nhận xét về công tác văn thư tại UBND huyện Cẩm Xuyên........................45 Chương 3........................................................................................................48 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN, TỈNH HÀ TĨNH. 48 3.1. Sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại UBND huyện Cẩm Xuyên................................................................................................................48 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND huyện Cẩm Xuyên....................................................................................................49 3.2.1. Đối với cán bộ công nhân viên.........................................................................49 3.2.2. Về kinh phí hoạt động của công tác văn thư....................................................51 3.2.3. Về việc thống kê bảo quản tài liệu lưu trữ.......................................................51 3.2.4. Tăng cường cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng, ứng dụng CNTT phục vụ cho công tác văn thư...................................................................................................................51 KẾT LUẬN....................................................................................................53 TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................55 DANH MỤC VIẾT TẮT Báo cáo thực tập tốt nghiệp 4 Khoa QT - TTTV TT ĐH QTVP1 - K1 TÊN VIẾT TẮT 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 0 9 CHÚ GIẢI HĐND Hội đồng Nhân dân UBND Uỷ ban Nhân dân CSVC Cơ sở vật chất CSHT Cơ sở hạ tầng CNTT Công nghệ thông tin GD&ĐT Giáo dục và Đào tạo LĐTB-XH Lao động thương binh và xã hội NĐ-CP Nghị định, Chính phủ VP Văn phòng DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng, sơ đồ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tên bảng, sơ đồ 5 Số trang Khoa QT - TTTV Bảng 2.1 ĐH QTVP1 - K1 Thống kê tổng số công văn đến và công văn đi của UBND huyện Cẩm Xuyên từ 2010 - 2012 31 Bảng 2.2 Mẫu dấu đến 33 Bảng 2.3 Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của UBND huyện Cẩm Xuyên 34 Bảng 2.4 Bảng 2.5 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Cẩm Xuyên Mẫu sổ đăng ký văn bản nội bộ của UBND huyện Cẩm Xuyên Mẫu đăng ký văn bản mật của UBND huyện Cẩm Xuyên Bảng 2.6 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND huyện Cẩm Xuyên 37 40 42 23 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong công cuộc đổi mới đất nước thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa hiện nay tất cả các ngành trên các lĩnh vực đều không ngừng hoàn thiện, để góp Báo cáo thực tập tốt nghiệp 6 Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 phần thúc đẩy nền kinh tế đất nước phát triển. Hòa vào xu thế chung đó không thể không kể đến sự đóng góp tích cực của công tác văn thư. Công tác văn thư là hoạt động quản lý thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành các công việc quản lý của cơ quan, Đảng, Nhà Nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức kinh tế xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân. Đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, đồng thời công tác văn thư cũng được coi là một mặt hoạt động của cơ quan, chiếm phần lớn trong hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan. Là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành. Hiệu quả của hoạt động quản lý của cơ quan cao hay thấp phụ thuộc vào một phần công tác văn thư thực hiện như thế nào? Vì hầu như, tất cả các cơ quan, tổ chức hoạt động thông qua các thông tin từ văn bản do vậy làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng tiến độ công việc đặt ra. Giữ gìn được các bí mật của Đảng và Nhà Nước, đặc biệt là các cơ quan có tài liệu mật như Bộ Công an, Bộ quốc phòng, Bộ ngoại giao, Đảng ủy…hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản nhà nước để làm những việc trái pháp luật, góp phần lớn vào việc thúc đẩy sự phát triển linh tế đất nước. Ngày nay công tác văn thư có vị trí hết sức quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, góp một phần đáng kể trong công cuộc xây dựng đất nước. UBND huyện Cẩm Xuyên là một cơ quan quản lý hành chính Nhà nước. Đề hoàn thiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mình, UBND huyện Cẩm Xuyên phải đẩy mạnh công tác tổ chức và phương hướng hoạt động của văn phòng. Bộ phận văn thư thuộc UBND huyện Cẩm Xuyên đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc quản lý và ban hành văn bản của UBNH huyện. Nắm được tầm quan trọng của công tác văn thư, UBND huyện Cẩm Xuyên đã thực hiện tốt chức năng tham mưu tư vấn cho lãnh đạo, đảm bảo quản lý nhà nước trên địa bàn huyện . Trong quá trình thực tập tại UBND huyện Cẩm Xuyên em đã nhận thức rõ được tầm quan trọng trong công tác văn thư, xuất phát từ nhu cầu Báo cáo thực tập tốt nghiệp 7 Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 thực tiễn về công tác văn thư em đã chọn đề tài “ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP” 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu là công tác văn thư tại UBND huyện Cẩm Xuyên. Nội dung của công tác này bao gồm: soạn thảo văn bản và ban hành văn bản; thảo đề cương văn bản; duyệt văn bản và trình duyệt văn bản; đánh máy, in, sao văn bản; ký, đóng dấu và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản; đăng ký và giải quyết văn bản đến; đăng ký và giải quyết văn bản đi; lập và giao hồ sơ các tài liệu lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu cơ quan. Phạm vi nghiên cứu là UBND huyện Cẩm Xuyên Nguồn tài liệu sử dụng trong đề tài là các tài liệu, văn bản, báo cáo chuyên ngành, sách báo và các tạp chí có liên quan. 3. Mục đích nghiên cứu của đề tài Tập trung vào thực trạng công tác văn thư UBND huyện Cẩm Xuyên, từ đó đề xuất một số gải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh. 4. Phương pháp nghiên cứu đề tài Đề tài sử dụng những phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, liệt kê… Để làm rõ thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Cẩm Xuyên trong 3 năm gần đây. 5. Kết cấu của đề tài Báo cáo ngoài phần mở đầu và kết luận được kết cấu gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về công tác văn thư Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Cẩm Xuyên Chương 3: Một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND huyện Cẩm Xuyên. Báo cáo thực tập tốt nghiệp 8 Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư Báo cáo thực tập tốt nghiệp 9 Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 1.1.1. Khái niệm Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản nhằm phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân dân( gọi chung là cơ quan, tổ chức). 1.1.2. Vị của công tác văn thư trí Công tác văn thư được xác định là một bộ phận của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động của từng cơ quan nói riêng. Bất cứ cơ quan nào, dù là cơ quan hành chính Nhà nước, một doanh nghiệp hay một tổ chức xã hội nào muốn hoạt động được đề phải làm công tác văn thư. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, đơn vị, là công việc không thể thiếu, một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. 1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư có ý nghĩa rất quan trọng, được thể hiện ở một số điểm chủ yếu sau: Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý UBND huyện Cẩm Xuyên nói riêng và mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật, hạn chế bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt những loại giấy tờ không cần thiết và hạn chế tối đa việc lợi dụng văn bản của UBND huyện Cẩm Xuyên để thực hiện những việc trái pháp luật. Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện cho việc thực hiện một cách tốt nhất công tác văn thư. 1.2. Yêu cầu, nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư 1.2.1. Yêu cầu Báo cáo thực tập tốt nghiệp 10 Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 Trong quá trình thực hiện nội dung công tác văn thư ở cơ quan cần đảm bảo các yêu cầu sau:  Nhanh chóng: Quá trình giải quyết văn bản phụ thuộc rất nhiều vào công việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Vì vậy việc xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết công việc của mỗi cơ quan  Chính xác: Công tác văn thư cần đảm bảo yêu cầu cụ thể sau: Chính xác về nội dung văn bản: nội dung văn bản cần chính xác về mặt pháp lý Chính xác về thể thức văn bản: + Văn bản ban hành phải có đầy đủ các yêu cầu do Nhà nước quy định + Mẫu trình bày phải đúng với yêu cầu của Nhà nước ban hành Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ + Yêu cầu về tính chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản… + Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước.  Bí mật: Mỗi cơ quan, đơn vị trong quá trình hoạt động đều có những vấn đề thuộc phạm vi bí mật đặc biệt với cơ quan, Nhà nước. Vì vậy cán bộ văn thư cần phải giữ bí mật của cơ quan đơn vị. 1.2.2. Nội dung - Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản. - Thảo đề cương văn bản. - Duyệt văn bản và trình duyệt văn bản. Báo cáo thực tập tốt nghiệp 11 Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 - Đánh máy, in, sao văn bản. - Ký, đóng dấu và ban hành văn bản. - Quản lý và giải quyết văn bản. - Đăng ký và giải quyết văn bản đến. - Đăng ký và giải quyết văn bản đi. - Lập và giao nộp hồ sơ, các tài liệu lưu trữ cơ quan. - Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan. 1.2.3. Nhiệm vụ - Nhận và bóc bì văn bản đến. - Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổ đăng ký. - Phân loại và trình lãnh đạo xử lý theo yêu cầu nội dung văn bản. - Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng ban chức năng. - Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản, tài liệu. - Gửi văn bản đi. - Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan. 1.3. Nghiệp vụ của công tác văn thư 1.3.1. Quản lý văn bản đi Văn bản đi là tất cả những văn bản do cơ quan, tổ chức gửi đi. Là tất cả các loại văn bản bao gồm: văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản Hành chính và văn bản Chuyên ngành( kể cả bản sao văn bản, văn bản chuyển giao nội bộ và văn bản mật) do cơ quan tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.  Trình tự các bước giải quyết văn bản đi Soạn thảo văn bản Đây là khâu đầu tiên trong quy trình xử lý văn bản đi. Nó được hiện hành ở các bộ phận chuyên môn hay người có trách nhiệm biên tập. Người soạn thảo văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp 12 Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 bản cần phải biết nắm vững những yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức Nhà nước quy định. Thông qua văn bản Thủ tục thông qua văn bản là một trong những yếu tố quan trọng trong quy trình soạn thảo văn bản. Đối với những văn bản không quan trọng thì thủ trưởng có thể ủy quyền cho cấp dưới ký thay. Việc quy định quy trình thông qua văn bản một cách khoa học không chỉ thúc đẩy việc nâng cao tính trách nhiệm của người thực hiện mà còn giảm bớt thời gian hình thành văn bản, đảm bảo kịp thời và xác định trách nhiệm cụ thể của các cá nhân vào từng giai đoạn cụ thể của văn bản. Tổ chức văn bản đi Để văn bản đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung cũng như hình thức văn bản cần phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau: Kiểm tra thể thức văn bản đi bao gồm: + Kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày, tháng, nơi nhận, chữ kí, đóng dấu văn bản đi. + Đăng kí văn bản đi + Chuyển văn bản đi + Sắp xếp và quản lý văn bản lưu 1.3.2. Quản lý văn bản đến Tất cả các văn bản bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính hay văn bản chuyên ngành( kể cả fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan tổ chức đều được gọi là văn bản đến.  Nguyên tắc nhận văn bản đến: Tất cả văn bản đến từ bất kì nguồn nào đều phải tập trung vào văn thư để làm thủ tục đăng ký, vào sổ để quản lý thống nhất. Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật. Báo cáo thực tập tốt nghiệp 13 Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 Văn bản đến phải đưa tới lãnh đạo văn phòng hay trưởng phòng hành chính để trình thủ trưởng cơ quan, sau đó chuyển giao cho cơ quan hay cá nhân có trách nhiệm giải quyết.  Quy trình xử lý văn bản đến: Bước 1: Xem nhanh một lượt ngoài phong bì xem văn bản đến có đúng địa chỉ hay không, xem các phong bì còn được nguyên vẹn hay không. Nếu không phải giải quyết kịp thời. Bước 2: Sơ bộ phân loại công văn. Bước 3: Bóc bì công văn và lấy nội dung ra. Bước 4: Đóng dấu đến vào công văn, văn bản. Bước 5: Trình thủ trưởng hoặc người phụ trách xem xét và cho ý kiến phân phối và giải quyết công văn đến. Khi sắp xếp công văn cần chú ý: những công văn có dấu hỏa tốc, thượng khẩn và khẩn phải sắp xếp trên đầu tập công văn để trình. Bước 6: Đăng ký( vào sổ) công văn, văn bản. Bước 7: Phân phối, chuyển giao văn bản đến. Bước 8: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến. 1.3.3. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật  Tổ chức quản lý văn bản nội bộ. Các văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức ban hành dùng trong nội bộ cơ quan gọi chung là văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ cơ quan bao gồm: Quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn, giấy tờ công tác… Để quản lý tốt các văn bản nội bộ, văn thư cơ quan phải làm sổ đăng ký riêng từng loại, nhưng nhìn chung gồm có các nội dung sau: số, kí hiệu, ngày kí, người kí, nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận.  Tổ chức quản lý văn bản mật. Văn bản mật là văn bản chứa đựng những nội dung bí mật của Đảng và Nhà nước. Báo cáo thực tập tốt nghiệp 14 Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 Việc quản lý văn bản mật phải tuân thủ các quy định của Nhà nước. 1.3.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước. Việc tổ chức và sử dụng con dấu được quy định tại Nghị định 58/2001/NĐCP của Chính phủ ban hành ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu, các thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 58/2001/NĐ-CP của Bộ Nội Vụ, Bộ Công An, Nghị định số 1001/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.  Nguyên tắc đóng dấu. Việc đóng dấu vào văn bản phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Phải kiểm tra tính hợp lệm hợp pháp của văn bản trước khi đóng dấu. Cán bộ văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào văn bản, không để cho người khác làm thay. Dấu phải đóng rõ rang, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mức dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi lên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên đầu trang, trùm lên một phần của tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. Dấu mờ thì phải đóng lại, không được đóng trùm lên dấu cũ.  Quản lý và sử dụng con dấu. Báo cáo thực tập tốt nghiệp 15 Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 Con dấu trong cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và dấu phải được đóng tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện các quy định sau: Không giao con dấu cho người khác khi chưa được sự cho phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Không đem dấu về nhà hoặc đi công tác. Mỗi cơ quan, đơn vị sử dụng thống nhất một con dấu. Dấu phải được bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho cơ quan quản lý dấu theo quy định. Chỉ được đánh dấu vào những văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Mực dấu thống nhất theo màu đỏ quy định. Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại và nộp con dấu cũ. Sử dụng con dấu xong thì phải bảo quản và khóa cẩn thận. 1.3.5. Lập hồ sơ lưu trữ  Khái niệm: Hồ sơ là một tập hợp gồm toàn các văn bản tài liệu có liên quan tới nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại Tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc cá nhân.  Tác dụng của việc lập hồ sơ: - Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả. - Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan tổ chức và đơn vị. Báo cáo thực tập tốt nghiệp 16 Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 - Giúp cơ quan quản lý được toàn bộ công việc, quản lý chặt chẽ các tài liệu. - Lưu giữ và sắp xếp văn bản một cách khoa học, có hệ thống sẽ tránh được tình trạng mất mát hoặc thất lạc tài liệu.  Nguyên tắc lập hồ sơ: Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác vưn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Vì vậy khâu này phải được thực hiện nghiêm túc, có hệ thống và phải tuân theo những nguyên tắc sau: - Hồ sơ phải được phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc cơ quan tổ chức. - Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phải phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc. - Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và đủ thể thức. - Văn bản trong hồ sơ phải có giá bảo quản tương đối đồng đều.  Nội dung của công tác lập hồ sơ: - Lập danh mục hồ sơ. - Mở hồ sơ. - Thu thập văn bản và đưa hồ sơ. - Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ và đơn vị bảo quản. - Viết hồ sơ. - Ghi mục lục văn bản. - Viết chứng từ kết thúc. - Viết bìa hồ sơ.  Nộp hồ sơ vào lưu trữ: Báo cáo thực tập tốt nghiệp 17 Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại phòng, tổ công tác khoảng thời gian là một năm để theo dõi và nghiên cứu khi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ, sau đó mới nộp vào lưu trữ cơ quan. Chương 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 18 Khoa QT - TTTV ĐH QTVP1 - K1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN, TỈNH HÀ TĨNH 2.1. Khái quát chung về UBND huyện Cẩm Xuyên 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của huyện Cẩm Xuyên Hoa Xuyên là tên gọi đầu tiên của huyện Cẩm Xuyên, được hình thành từ năm 1837 đến năm 1841. Vì kị tên Húy nên vua Thiệu Trị đã đổi tên Hoa Xuyên thành Cẩm Xuyên. Huyện Cẩm Xuyên nằm ở phía Đông tỉnh Hà Tĩnh, phía Đông giáp biển Đông, phía Tây giáp dãy núi Hoành Sơn, phía Nam giáp với núi Rác và đồi trọc, phía Bắc giáp với huyện Thạch Hà. Ngày 17 tháng 8 năm 1945 dưới sự lãnh đạo của Ủy ban khởi nghĩa huyện, nhân dân huyện Cẩm Xuyên cùng với nhân dân toàn tỉnh đứng dậy khởi nghĩa chiếm tỉnh lỵ lập ra Ủy ban cách mạng lâm thời huyện. Tháng 4 năm 1946 thực hiện Nghị quyết của Ủy ban cách mạng Hà Tĩnh, Hội đồng nhân dân huyện họp và bầu ra Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Xuyên. Cuối năm 1975 hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh hợp nhất thành tỉnh Nghệ Tĩnh. Đến tháng 01 năm 1991 lại được tách ra thành hai tỉnh riêng biệt là Nghệ An và Hà Tĩnh, Cẩm Xuyên thuộc tỉnh Hà Tĩnh với 27 xã, thị trấn. Trải qua hơn 65 năm thành lập cho đến nay Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Xuyên với bao thế hệ cán bộ trẻ của huyện đã gắn bó mật thiết với mảnh đất này. Cẩm Xuyên là một huyện có địa hình tương đối phức tạp, trải dài trải dài trên ba miền: Duyên hải, miền núi và bán sơn địa, đây là đặc điểm ảnh hưởng rất lớn đến tất cả các ngành kinh tế, đặc biệt là sản xuất Nông nghiệp. Bên cạnh đó huyện có được những ưu thế về mặt tự nhiên thuận lợi như: phía Đông giáp với Biển Đông, có đường Quốc lộ 1A chạy thông suốt chiều dài của huyện để nối với thành phố Hà Tĩnh và các tỉnh khác. Đặc biệt, Cẩm Xuyên còn có khu du lịch nghỉ mát Thiên Cầm, hằng năm thu hút rất nhiều khách du lịch trong và ngoài nước. Báo cáo thực tập tốt nghiệp 19