Tài liệu Công tác tổ chức và hoạt động tại thư viện trường đại học kỹ thuật công nghiệp thái nguyên

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------- LÊ THỊ HƢƠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THÁI NGUYÊN LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THÔNG TIN THƢ VIỆN HÀ NỘI - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------- LÊ THỊ HƢƠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THÁI NGUYÊN Chuyên ngành: Mã số: Khoa học Thông tin Thư viện 60 32 02 03 LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THÔNG TIN THƢ VIỆN Người hướng dẫn khoa học: TS. TẠ BÁ HƢNG HÀ NỘI – 2014 2 LỜI CẢM ƠN Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Tiến sỹ Tạ Bá Hưng, người thầy đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo chủ nhiệm khoa: Phó giáo sư, Tiến sỹ Trần Thị Quý, cùng toàn thể các thầy cô giáo trong Khoa sau đại học Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội đã có những góp ý cho bản luận văn này. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và bạn bè đồng nghiệp tại Thư Viện trường Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên đã tạo điều kiện giúp đỡ và động viên về mọi mặt trong thời gian tôi học tập và hoàn thành bản luận văn. Cuối cùng, tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến người thân và gia đình đã động viên và hỗ trợ mọi mặt để tôi thực hiện luận văn này. Tuy có nhiều cố gắng, song luận văn cũng không tránh khỏi một số thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của thầy cô giáo và bạn bè đồng nghiệp. Xin chân thành cảm ơn! Người viết Lê Thị Hƣơng 1 BẢNG CÁC TỪ VIẾT TẮT 1. Các từ viết tắt tiếng Việt STT TỪ VIẾT TẮT GIẢI NGHĨA 1 CSDL Cơ sở dữ liệu 2 CTHSSV Công tác Học sinh Sinh viên 3 ĐHKTCN TN Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên 4 ĐHTN Đại học Thái Nguyên 5 NCKH Nghiên cứu khoa học 6 TTTTTV Trung tâm Thông tin Thư viện 7 TT-TV Thông tin –Thư viện 8 TV Thư viện 2. Các từ viết tắt tiếng Anh STT TỪ VIẾT TẮT GIẢI NGHĨA 1 AACR2 Anglo-American Cataloging Rules 2nd 2 DDC Dewey Decimal Classification 3 MARC21 Machine Readable Cataloging 4 OPAC Online Public Access Catalog 2 MỤC LỤC BẢNG CÁC TỪ VIẾT TẮT…………………………………………………..2 MỞ ĐẦU……………………………………………………………………….6 CHƢƠNG 1: Lý luận chung về công tác tổ chức và hoạt động thông tin thƣ viện tại trƣờng Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên 1.1 Những khái niệm chung……………………………………………….…13 1.1.1 Khái niệm về tổ chức thông tin-thư viện ……………………….….13 1.1.2 Khái niệm về hoạt động thông tin – thư viện…………………….…16 1.1.3 Vai trò công tác tổ chức và hoạt động thông tin-thư viện……….…17 1.1.4 Tiêu chí đánh giá về tổ chức và hoạt động thông tin-thư viện……..17 1.2 Khái quát về trƣờng Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên…...18 1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển…………………………….…...18 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ……………………………………………..…19 1.2.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ……………………………….…..20 1.3 Khái quát về Thƣ viện trƣờng Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên…………………………………………………………………….…..21 1.3.1 Lịch sử ra đời và phát triển…………………………………….........21 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ………………………………………………..26 1.3.3 Đặc điểm bạn đọc của thư viện……………………….……….…….27 1.3.4 Cơ sở vật chất, vốn tài liệu của thư viện……………..…………..….28 CHƢƠNG 2: Thực trạng công tác tổ chức và hoạt động thông tin - thƣ viện tại trƣờng Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên 2.1 Thực trạng công tác tổ chức tại thƣ viện trƣờng Đại học Kỹ thuật Công nghiệp - Thái Nguyên………………..…………………………….…………30 2.1.1 Cơ cấu tổ chức……………………………………….…………...30 2.1.2 Đội ngũ cán bộ………………………………………..…………..33 2.1.3 Cơ sở vật chất – kỹ thuật…………………………….…………...35 2.1.4 Quan hệ đối nội, đối ngoại……..…………………..…………….37 3 2.2 Thực trạng hoạt động thông tin-thƣ viện……………………….………38 2.2.1 Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin……….……………38 2.2.2 Xử lý thông tin……………………………………….…………...41 2.2.3 Tổ chức kho, lưu trữ và bảo quản vốn tài liệu………..…………43 2.2.4 Hoạt động tra cứu, tìm tin…………………………….….………46 2.2.5 Hoạt động phục vụ và dịch vụ bạn đọc………………..…………50 2.3 Đánh giá chung về thực trạng công tác tổ chức và hoạt động thông tinthƣ viện tại trƣờng Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên................60 2.5.1 Ưu điểm……………………………………………………..….…60 2.5.2 Hạn chế……………………………………………….……..……61 2.5.3 Nguyên nhân………………………………………….……...…...63 CHƢƠNG 3: Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức và hoạt động thông tin – thƣ viện tại trƣờng Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên 3.1 Giải pháp công tác tổ chức thông tin - thƣ viện………….………….….66 3.1.1 Kiện toàn cơ cấu tổ chức và nâng cao vị thế pháp lý của TV…..66 3.1.2 Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị……………………........…..70 3.1.3 Quy hoạch phát triển và nâng cao trình độ cán bộ thông tin - thư viện…………………………………………………………..………….71 3.1.4 Tăng cường quan hệ đối nội, đối ngoại ……………………..…..73 3.1.5 Liên kết, giao lưu với các cơ quan thông tin-thư viện trong khu vực và trong cả nước…………………………………………….……..74 3.2 Giải pháp công tác hoạt động thông tin- thƣ viện………….…….…….75 3.2.1 Tăng cường chất lượng công tác phục vụ bạn đọc….……..……75 3.2.2 Tăng cường đa dạng hóa các dịch vụ thông tin - thư viện…...…78 3.2.3 Quan tâm công tác lưu trữ và bảo quản vốn tài liệu……….…...80 3.3 Một số giải pháp khác………………………………………….………....82 3.3.1 Nâng cao chất lượng hướng dẫn bạn đọc sử dụng thư viện..…..82 3.3.2 Ứng dụng rộng rãi các biện pháp Marketing TT-TV ……….….83 KẾT LUẬN……………………………………………………………………85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………….………86 PHỤ LỤC………………………………………………..…………………….89 4 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 1: Nhóm bạn đọc tại thư viện………………………….…………...…28 Biều đồ 2: Vốn tài liệu tại thư viện……………………………..………….…..29 Biểu đồ 3: Trình độ học vấn cán bộ thư viện……….………….…….…….…..34 Biểu đồ 4: Bổ sung tài liệu theo năm, giai đoạn 2007-2012………………...…39 Biểu đồ 5: Quy trình xử lý nghiệp vụ……………………………………….…43 Biểu đồ 6: Quy trình tìm tin……………………………………………………50 Biểu đồ 7: Tình trạng bạn đọc đến thư viện…………………………….……..51 Biểu đồ 8: Bạn đọc sử dụng loại hình tài liệu………..………………..………55 Biểu đồ 9: Bạn đọc tìm kiếm thông tin………….……………………..………57 Biểu đồ 10: Chất lượng nguồn tài liệu của thư viện………...…………………58 Biểu đồ 11: Cơ sở vật chất và phương tiện tra cứu của thư viện…………..…..59 Biểu đồ 12: Tinh thần thái độ phục vụ của cán bộ thư viện………………..….59 DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Đội ngũ cán bộ Trường ĐHKTCN TN………………….……………20 Bảng 2: Cơ sở vật chất- kỹ thuật của thư viện.…………………………….…..35 Bảng 3: Sách bổ sung theo năm, giai đoạn 2007-2012……….…….…….……39 Bảng 4: Tổ chức kho tài liệu thư viện.……………….………………………...44 5 MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài Lịch sử văn minh nhân loại cho thấy, xã hội càng phát triển thì vai trò của sách, báo và thư viện càng quan trọng. Đặc biệt ngày nay, khi chúng ta đang chứng kiến sự chuyển dịch của thế giới từ xã hội công nghiệp sang xã hội thông tin với nền kinh tế tri thức, trong đó vai trò của thông tin, của tri thức ngày càng trở nên quyết định. Dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam, đất nước ta đang thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa, phấn đấu đến năm 2020 trở thành một nước công nghiệp với mục tiêu dân giàu nước mạnh, xã hội công bằng dân chủ văn minh. Trong số các yếu tố bảo đảm cho sự thành công của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, phát triển và phát huy nguồn nhân lực có trình độ cao là yếu tố cực kỳ quan trọng. Để đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao đáp ứng yêu cầu luôn biến động của xã hội, chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của các trường đại học phải không ngừng được nâng cao, trong đó các cơ quan TT-TV có vai trò hết sức quan trọng. Nhận thức rõ tầm quan trọng đó của thư viện, Đảng và Nhà nước ta đã và đang quan tâm sâu sắc tới phát triển sự nghiệp TT-TV nói chung và phát triển công tác TT-TV tại các trường đại học nói riêng. Trường Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên là một trường thành viên của Đại học Thái Nguyên, đại học vùng của khu vực Việt Bắc. Thư viện trường ĐHKTCN Thái Nguyên được chú trọng quan tâm và đầu tư xây dựng một cách cơ bản. Trong nhiều năm qua, thư viện nhà trường đã có nhiều nỗ lực để đáp ứng phần lớn nhu cầu tin trong học tập, nghiên cứu, giảng dạy của sinh viên, học viên, giảng viên của nhà trường. Tuy nhiên, trước yêu cầu cấp bách hiện nay về đổi mới căn bản, toàn diện và nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho vùng Việt Bắc cũng như nhu cầu đẩy mạnh công 6 tác nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ của nhà trường, công tác tổ chức và hoạt động của thư viện trường Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên còn không ít bất cập, hiệu quả hoạt động chưa cao. Chính vì vậy, tác giả luận văn muốn đi sâu nghiên cứu, khảo sát công tác tổ chức và hoạt động của thư viện trường ĐHKTCN Thái Nguyên nhằm đưa ra những đánh giá khách quan, tổng thể về hiện trạng để từ đó đề xuất áp dụng các giải pháp hoàn thiện và phát triển công tác tổ chức và hoạt động tại Thư viện. Đó cũng là lý do tác giả chọn đề tài : “Công tác tổ chức và hoạt động tại thư viện trường Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên” làm nội dung nghiên cứu của luận văn thạc sỹ khoa học thư viện. Với đề tài nghiên cứu này, tác giả mong muốn vận dụng những kiến thức và kỹ năng tiếp thu được trong quá trình học tập, từ trải nghiệm thực tế của bản thân và kinh nghiệm tiên tiến của các thư viện bạn để nghiên cứu, đề xuất những giải pháp có cơ sở lý luận, thực tiễn và khả thi nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, hoạt động TT-TV tại trường Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên 2. Tình hình nghiên cứu Công tác tổ chức và hoạt động TT-TV được coi là những hoạt động thiết yếu không thể thiếu được trong các cơ sở đào tạo, đặc biệt tại các trường đại học, cao đẳng. Vấn đề nghiên cứu hoàn thiện về tổ chức và hoạt động của các TTTTTV đã được nhiều tác giả đề cập trong các bài viết trên tạp chí, luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành thư viện. Đã có hàng chục luận văn thạc sĩ đề cập đến đề tài loại này, nhưng hầu hết các tác giả luận văn đều đi sâu khảo sát và đề xuất giải pháp cho cho các đơn vị cụ thể, ví dụ về một số luận văn thạc sỹ sau: - Nguyễn Mạnh Dũng với đề tài : “Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức và hoạt động thông tin – thư viện trường Đại học sư phạm kỹ thuật Vinh” năm 2008; 7 - Nguyễn Thị Hồng Trang với đề tài : “Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin-thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội” năm 2003; - Nguyễn Thị Thu Hiền với đề tài :“Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức và hoạt động Thư viện trường Đại học Y Thái Bình” năm 2007; - Đinh Thị Kim Liên với đề tài : “Nâng cao chất lượng hoạt động thông tin–thư viện tại trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội trong giai đoạn đổi mới giáo dục hiện nay” năm 2011; - Phạm Anh Tấn với đề tài : “Tăng cường hoạt động thông tin – thư viện ở Học viện Kỹ thuật Quân sự trong giai đoạn hiện đại hóa quân đội” năm 2004; - Hoàng Thị Dung với đề tài : “Hoạt động Thông tin – Thư viện tại Trung tâm Thông tin Khoa học và Tư liệu giáo khoa ở Học viện An ninh Nhân dân trong giai đoạn hội nhập quốc tế” năm 2010; - Phạm Thị Thanh Mai với đề tài : “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin thư viện Trường Đại học Nông nghiệp I – Hà Nội” năm 2004; - Nguyễn Thị Nghĩa với đề tài : “Tăng cường hoạt động thông tin – thư viện ở Học viện Tài chính trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa” năm 2003; - Lê Thị Minh Phương với đề tài : “Hoạt động thông tin – thư viện tại trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương” năm 2009; - Lê Cao Đại với đề tài: “Tăng cường hoạt động thông tin–thư viện trường Đại học Lao động - Xã hội trong giai đoạn hiện nay” năm 2007. Những luận văn trên đều khảo sát hiện trạng và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng, tăng cường hoạt động thông tin thư viện tại các trường đại học, các học viện nhằm hoàn thiện công tác hoạt động TT-TV của các trường đại học, các học viện cụ thể. 8 Ngoài ra còn có một số công trình nghiên cứu khoa học, các tham luận tại hội nghị, hội thảo về nâng cao chất lượng hoạt động thông tin – thư viện, cụ thể như: - Nguyễn Thị Minh Nguyệt với bài viết “Đổi mới hoạt động thông tinthư viện phục vụ học chế tín chỉ trong các trường Đại học” (Kỷ yếu hội thảo); - Lê Văn Viết; Võ Thu Hương với bài viết “Thư viện Đại học Việt Nam trong xu thế hội nhập” Hội thảo về Khoa học và thực tiễn hoạt động TT-TV - Phạm Thế Khang; Lê Văn Viết với bài viết “Tăng cường phối hợp hoạt động giữa các cơ quan thông tin – thư viện”. Tạp chí Thư viện số 3 – 2006; - Nguyễn Minh Hiệp với bài viết “Thư viện đại học phía Nam: Năng động trong quá trình cải tạo và sáng tạo trên bước đường phát triển” . Tạp chí Công nghệ thông tin – Thư viện số 12 – 2003; - Hà Lê Hùng với bài viết “Về mô hình tổ chức hoạt động thông tin – thư viện trong trường đại học ” . Hội thảo Tổ chức hoạt động TT-TV trong trường đại học. Đà Nẵng, 2004. Tuy nhiên trong khuôn khổ các bài báo hoặc tham luận nói trên, vấn đề nghiên cứu chỉ được đề cập ở mức độ khái quát, hoặc đề cập tới một khía cạnh cụ thể nhất định. Có thể khẳng định, hiện nay chưa có một công trình nghiên cứu chuyên sâu nào về tổ chức và hoạt động TT-TV tại Trường Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu. Nghiên cứu khảo sát những mặt mạnh và hạn chế của công tác tổ chức và hoạt động TT-TV tại Thư Viện trường Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên, đề xuất những giải pháp tối ưu nhằm hoàn thiện tổ chức và tăng cường hiệu quả hoạt động TT-TV tại trường Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên. 9 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu lịch sử phát triển của nhà trường, lịch sử phát triển thư viện trường ĐHKTCN Thái Nguyên. Nghiên cứu lý luận chung về tổ chức và hoạt động TT-TV tại trường đại học. - Nghiên cứu đặc điểm bạn đọc và nhu cầu thông tin của trường ĐHKTCN Thái Nguyên - Đánh giá thực trạng công tác tổ chức và hoạt động TT-TV tại trường ĐHKTCN Thái Nguyên - Đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả tổ chức và hoạt động TTTV của trường ĐHKTCN Thái Nguyên. 4. Giả thuyết nghiên cứu Giả thuyết: Công tác tổ chức và hoạt động TT-TV của thư viện ĐHKTCN Thái Nguyên tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng còn không ít bất cập dẫn tới chưa đáp ứng đầy đủ, hiệu quả nhu cầu tin của bạn đọc, chưa phát huy được hết nguồn lực thông tin của thư viện, phục vụ bạn đọc còn nhiều hạn chế. Nếu tác giả đưa ra những giải pháp có cơ sở lý luận, thực tiễn và khả thi được áp dụng tại thư viện nhà trường thì những bất cập hiện nay sẽ được khắc phục và hiệu quả hoạt động của thư viện sẽ được nâng cao, góp phần đẩy mạnh chất lượng công tác đào tạo và nghiên cứu của nhà trường. 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 5.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác tổ chức và hoạt động TT-TV tại trường Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên. 5.2 Phạm vi nghiên cứu Về không gian: Thư viện trường Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên. Về thời gian: Từ năm 2005 đến nay. 10 6. Phƣơng pháp nghiên cứu 6.1. Phương pháp luận Luận văn vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh và quán triệt quan điểm của Đảng và Nhà nước ta về hoạt động thông tin-thư viện. 6.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể Trong quá trình nghiên cứu và giải quyết các vấn đề của luận văn, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu, số liệu. - Phương pháp khảo sát thực tế. - Phương pháp quan sát. - Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi. - Phương pháp thống kê, so sánh. 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 7.1. Ý nghĩa lý luận Luận văn đưa ra những cách nhìn hệ thống về hoạt động TT-TV trong trường đại học, góp phần làm sáng tỏ cơ sở khoa học và thực tiễn của những biện pháp nâng cao chất lượng tổ chức và hoạt động TT-TV. 7.2. Ý nghĩa thực tiễn Trên cơ sở nghiên cứu về thực trạng công tác tổ chức và hoạt động TTTV, tác giả làm rõ vai trò của công tác tổ chức và hoạt động TT-TV trong phục vụ nhiệm vụ giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học tại trường Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên. Phân tích và đánh giá thực trạng đưa ra những giải pháp cụ thể, khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động TT-TV nói riêng và hoạt động giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học của nhà trường nói chung. 11 Đóng góp kinh nghiệm giúp TV các trường đại học khác trong quá trình tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động TT-TV. Bên cạnh đó luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho những ai quan tâm đến công tác tổ chức và hoạt động TT-TV tại TV các trường đại học, đặc biệt là các TV đại học chuyên ngành KHKT. 8. Kết quả nghiên cứu Về định lượng: Luận văn có độ dài khoảng 90 đến 100 trang trên khổ giấy A4 với nội dung chính được trình bày trong 3 chương. Về định tính: Các nội dung nghiên cứu của luận văn được giải quyết một cách đồng bộ, đặc biệt tác giả đề xuất được các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức, hoạt động của thư viện với kỳ vọng được lãnh đạo nhà trường quan tâm, xem xét và chấp nhận áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện trường ĐHKTCN TN trong thời gian tới. 9. Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục các từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm 3 Chương: CHƢƠNG 1: Lý luận chung về công tác tổ chức và hoạt động thông tin-thƣ viện tại trƣờng Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên. CHƢƠNG 2: Thực trạng công tác tổ chức và hoạt động thông tin– thƣ viện tại Trƣờng Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên. CHƢƠNG 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức và hoạt động thông tin – thƣ viện tại trƣờng Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên. 12 CHƢƠNG 1 Lý luận chung về công tác tổ chức và hoạt động thông tin - thƣ viện tại trƣờng Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên 1.1 Khái quát về công tác tổ chức và hoạt động thông tin - thƣ viện 1.1.1 Khái quát về công tác tổ chức thông tin - thư viện Một tổ chức được hiểu là hai hay nhiều người cùng làm việc, phối hợp với nhau để đạt kết quả chung. Chẳng hạn: một trung tâm thông tin hay thư viện, một cửa hàng bách hóa hay một siêu thị…Tổ chức là một quá trình đặt ra các nhiệm vụ để tạo lập mối liên hệ chính thức giữa những con người với nhau và con người với những cơ sở vật chất, tài nguyên để đi đến mục tiêu. Theo các giáo sư George P. Huber và Reuben R. McDaniel chức năng tổ chức là sự phối hợp các nỗ lực qua việc thiết lập một cơ cấu về cách thực hiện công việc trong tương quan với quyền hạn. Nói một cách khác, chức năng tổ chức là tiến trình sắp xếp các công việc tương đồng thành từng nhóm, để giao phó cho từng khâu nhân sự có khả năng thi hành, đồng thời phân quyền cho từng khâu nhân sự tùy theo công việc được giao phó. Qua cách hiểu trên, chúng ta thấy một trong chức năng quan trọng của tổ chức là bố trí, sắp xếp công việc, tuyển lựa nhân sự và giao nhiệm vụ, kèm trách nhiệm hay nói cách khác là phân quyền quản lý và chịu trách nhiệm. Như vậy, các cơ quan TT-TV với chức năng của một tổ chức thì tổ chức ở đây cũng là một tổ hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng thúc đẩy và hỗ trợ lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung. Tổ chức TT-TV bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường xác định và chịu tác động của môi trường đó. Tổ chức đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi chế độ, mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề. Nhờ có tổ chức tốt có thể mang lại hiệu quả lao động cao. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Tổ chức, quản lý là công việc khó khăn, phức tạp 13 nhưng rất cần thiết, muốn quản lý tốt thì ngoài những kiến thức chuyên môn, ngoài trình độ khoa học ra còn đòi hỏi cán bộ, công nhân phải thông suốt tư tưởng, phải có thái độ làm chủ Nhà nước, xí nghiệp. Muốn quản lý tốt thì phải nâng cao tinh thần trách nhiệm làm đến nơi đến chốn, vượt mọi khó khăn, phải thực hiện cán bộ tham gia lao động, công nhân tham gia quản lý”. Theo Từ điển tiếng Việt: “Tổ chức là sự xếp đặt, bố trí các mối quan hệ với các bộ phận với nhau”. Các nhà khoa học ở Học viện Hành chính Quốc gia Việt Nam đưa ra định nghĩa: “Tổ chức là hoạt động khoa học về sự thiết lập mối quan hệ giữa con người với nhau, nhằm mục đích quản lý tốt đối tượng của mình. Tổ chức thường là những công việc hạt nhân khởi đầu để dẫn tới việc hình thành một tổ chức, một cơ quan hoặc một nhà máy. Tổ chức có vai trò quan trọng quyết định sự thành công trong quản lý. Những sai lầm, khuyết điểm trong công tác tổ chức và cán bộ là nguyên nhân của mọi nguyên nhân, gây ra tình trạng không tốt ở cơ quan đó”[14], tr.7-11. Tổ chức cơ quan TT-TV là sự xếp đặt, bố trí các bộ phận, các phòng ban và nhiệm vụ cho từng cá nhân, tổ chức theo một trật tự nào đó cho cơ quan TTTV tồn tại và phát triển. Trong thực tiễn hoạt động ngành TT-TV đã hình thành một số mô hình tổ chức cơ quan TT-TV sau đây: - Mô hình tổ chức theo nhóm bạn đọc Dựa vào các nhóm bạn đọc và người dùng tin chủ yếu có thể xây dựng cơ cấu tổ chức của một thư viện cụ thể. Ví dụ, thư viện các trường đại học thường có hai nhóm bạn đọc chính, đó là sinh viên và giảng viên. Tương ứng với 2 nhóm bạn đọc chính đó có thể tổ chức Phòng đọc sinh viên và Phòng đọc giảng viên. Tổ chức theo nhóm bạn đọc như thế có ưu điểm là dễ thỏa mãn nhu cầu bạn đọc, phục vụ nhanh hơn do nắm bắt được các nhu cầu thông tin tương đối đặc thù của từng nhóm người dùng tin cụ thể. Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình tổ chức theo nhóm bạn đọc là mất thời gian hơn và cần nhiều cán bộ hơn. 14 - Mô hình tổ chức theo ngôn ngữ Dựa vào ngôn ngữ của tài liệu để phân chia kho, phân chia cán bộ và hướng dẫn phục vụ bạn đọc. Tổ chức theo mô hình này có lợi cho cán bộ TTTV biết ngoại ngữ nào thì sắp xếp vào bộ phận đó, xử lý, tìm thông tin nhanh hơn. Nhược điểm của mô hình này là khó đáp ứng nhu cầu phục vụ chuyên sâu, có hệ thống theo chuyên ngành khoa học. - Mô hình tổ chức theo loại hình tài liệu Dựa vào loại hình tài liệu, phân chia thành các bộ phận phục vụ khác nhau. Thư viện lớn thường áp dụng cách tổ chức kho theo loại hình tài liệu: kho sách, kho báo, kho tạp chí, kho vi phim, kho luận văn…Tổ chức theo mô hình này có ưu điểm là tiết kiệm được chỗ trên giá, dễ bảo quản, hình thức đẹp. Nhược điểm của mô hình này là tạo ra sự cắt cứ về loại hình tài liệu, gây khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu tin về nội dung tri thức cần tìm kiếm, khai thác. Với loại nguồn tin điện tử, đa phương tiện, mô hình tổ chức theo loại hình tài liệu tỏ ra không phù hợp. - Mô hình tổ chức theo chuyên ngành khoa học Dựa vào đặc điểm phân chia các ngành khoa học, lĩnh vực tri thức, thư viện có thể được tổ chức theo các lĩnh vực khoa học và công nghệ lớn. Ví dụ: Bộ phận sách khoa học tự nhiên và kỹ thuật, bộ phận sách khoa học xã hội và nhân văn, các lĩnh vực kinh tế - kỹ thuật, v.v. Ưu điểm của mô hình tổ chức này là có thể thỏa mãn nhu cầu bạn đọc chuyên sâu về lĩnh vực khoa học tương ứng, giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu. Nhược điểm của mô hình này là tốn diện tích sắp xếp kho; việc đáp ứng các nhu cầu tin liên ngành, đa lĩnh vực cũng gặp bất cập. - Mô hình tổ chức theo chức năng Dựa vào chức năng để phân chia TV thành các phòng ban sau: Phòng xử lý nghiệp vụ, phòng mượn giáo trình, phòng mượn tham khảo, phòng đọc… Ưu 15 điểm của mô hình tổ chức này là có thể bảo đảm dây chuyền công nghệ xuyên xuốt từ đầu vào (bổ sung tài liệu) tới đầu ra (phục vụ trực tiếp bạn đọc bằng các sản phẩm, dịch vụ thông tin cụ thể) và cán bộ thư viện có điều kiện được chuyên môn hóa trong một lĩnh vực, một khâu nhất định, do vậy có thể bảo đảm chất lượng và hiệu quả hoạt động cao. Nhược điểm của mô hình tổ chức theo chức năng là đòi hỏi sự đồng bộ cao về cơ sở vật chất - kỹ thuật và đội ngũ cán bộ có năng lực và số lượng tương ứng với từng khâu của dây chuyền công nghệ. - Mô hình tổ chức phối hợp Được kết hợp từ hai hoặc ba loại mô hình tổ chức nói trên thành một loại, gọi là tổ chức phối hợp. Ví dụ, mô hình tổ chức theo chức năng, kết hợp với chuyên ngành và loại hình tài liệu. Mô hình này được áp dụng rộng rãi ở hầu hết các thư viện lớn, thư viện quốc gia, các trung tâm thông tin, viện thông tin.[14], tr.74-77. 1.1.2 Khái quát về hoạt động thông tin – thư viện Hoạt động TT-TV là một tập hợp có tổ chức các quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ, tìm kiếm và phổ biến thông tin, tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu tin của các cá nhân, tập thể và cộng đồng hữu quan. Hoạt động TT-TV bao gồm: - Thu thập, cập nhật và xử lý tài liệu, dữ kiện, thông tin nhằm tạo lập và phát triển nguồn tin; - Nghiên cứu, phân tích, tổng hợp thông tin phục vụ giáo dục, đào tạo, nghiên cứu khoa học, sản xuất, kinh doanh, quản lý lãnh đạo và các hoạt động kinh tế - xã hội khác; - Phát triển cơ sở vật chất - kỹ thuật của cơ quan TT-TV, xây dựng cơ sở dữ liệu, các trang thông tin; các mạng TT-TV; ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông, phương tiện kỹ thuật tiên tiến phục vụ cho hoạt động TT-TV; xây dựng thư viện điện tử, thư viện số; 16 - Tìm kiếm, tra cứu, chỉ dẫn, khai thác, sử dụng thông tin; - Cung cấp, trao đổi, chia sẻ các nguồn tin; - Phổ biến thông tin, tri thức khoa học nhằm nâng cao dân trí, bồi dưỡng, phát triển nhân tài. 1.1.3 Vai trò của công tác tổ chức và hoạt động TT-TV nói chung Tổ chức đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi chế độ, mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề. Nhờ có tổ chức tốt đã mang lại hiệu quả lao động cao. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Tổ chức, quản lý là công việc khó khăn, phức tạp nhưng rất cần thiết, muốn quản lý tốt thì ngoài những kiến thức chuyên môn, ngoài trình độ khoa học ra còn đòi hỏi cán bộ, công nhân phải thông suốt tư tưởng, phải có thái độ làm chủ Nhà nước, xí nghiệp. Muốn quản lý tốt thì phải nâng cao tinh thần trách nhiệm làm đến nơi đến chốn, vượt mọi khó khăn, phải thực hiện cán bộ tham gia lao động, công nhân tham gia quản lý”. Từ điển tiếng Việt có định nghĩa : “Tổ chức là sự xếp đặt, bố trí các mối quan hệ với các bộ phận với nhau”. Các nhà khoa học ở Học viện Hành chính Quốc gia Việt Nam đưa ra định nghĩa: “Tổ chức là hoạt động khoa học về sự thiết lập mối quan hệ giữa con người với nhau, nhằm mục đích quản lý tốt đối tượng của mình. Tổ chức thường là những công việc hạt nhân khởi đầu để dẫn tới việc hình thành một tổ chức, một cơ quan hoặc một nhà máy. Tổ chức có vai trò quan trọng quyết định sự thành công trong quản lý. Những sai lầm, khuyết điểm trong công tác tổ chức và cán bộ là nguyên nhân của mọi nguyên nhân, gây ra tình trạng không tốt ở cơ quan đó”[14], tr.7-11. 1.1.4 Tiêu chí đánh giá về tổ chức và hoạt động thông tin-thư viện Tổ chức và hoạt động TT-TV có thể được đánh giá theo một số tiêu chí như sau: - Mức độ chính xác, khách quan, đầy đủ, kịp thời của thông tin, tài liệu cung cấp cho người dùng tin. 17 - Mức độ đáp ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân về chất lượng, khối lượng sản phẩm, dịch vụ TT-TV. - Mức độ hiệu quả trong khai thác, sử dụng, chia sẻ và quản lý nguồn tin phục vụ giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, sản xuất-kinh doanh, quản lý nhà nước, phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh, quốc phòng, hội nhập quốc tế của đất nước. - Mức độ bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân được tiếp cận nguồn tin được tạo ra bằng ngân sách nhà nước phù hợp với quy định của pháp luật. 1.2 Khái quát về trƣờng Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên 1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển Trường Ðại học Kỹ thuật Công nghiệp (ĐHKTCN) nguyên là trường Ðại học Cơ Ðiện, được thành lập ngày 06 tháng 12 năm 1965 theo quyết định số 164-CP của Thủ tướng Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà. Năm 1976 trường được đổi tên là trường Ðại học Kỹ thuật Công nghiệp Việt Bắc và sau đó là trường Ðại học Công nghiệp Thái Nguyên (năm 1982). Từ năm 1995 đến nay trường trở thành trường Ðại học thành viên của Ðại học Thái Nguyên và đổi tên thành trường Đại học Kỹ thuật Công nghiệp. Trường Ðại học Kỹ thuật Công nghiệp là một trường Ðại học Kỹ thuật đa ngành, đào tạo tiến sỹ, thạc sỹ kỹ thuật, các hệ đại học chính quy, đại học vừa học vừa làm, các hệ đào tạo liên thông lên đại học cấp bằng chính quy. Đội ngũ giảng viên cơ hữu của trường gồm hơn 300 cán bộ giảng dạy, trong đó trên 70% có học vị Tiến sỹ và Thạc sỹ. Hơn 16.000 sinh viên đang theo học tại trường theo các chuyên ngành kỹ thuật mũi nhọn: Cơ khí chế tạo máy, Cơ khí Luyện kim cán thép, Cơ điện tử, Cơ khí động lực, Tự động hóa xí nghiệp công nghiệp, Hệ thống điện, Thiết bị điện, Điện tử - Viễn thông, Kỹ thuật điện tử, Kỹ thuật máy tính, Đo lường điều khiển, Sư phạm kỹ thuật cơ khí, Sư phạm kỹ thuật điện, Sư phạm kỹ thuật tin học, Kỹ thuật môi trường, Kỹ thuật xây dựng công trình, Quản lý công nghiệp, ... 18