Tài liệu Công tác thanh toán không dùng tiền mặt tại chi nhánh ngân hàng công thương phú yên

1 Sự kiện Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Tổ chức thương mại Thế giới (WTO) có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với nước ta, đánh dấu sự hội nhập ngày càng sâu rộng vào kinh tế thế giới. Điều đó đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển kinh tế- xã hội, tuy nhiên cũng đặt ra không ít những khó khăn, thách thức đối với nền kinh tế Việt Nam. Năm 2007, cuộc khủng hoảng cho vay thế chấp nhà ở Mỹ đã gây nhiều tác động xấu đến thị trường tài chính, tiền tệ toàn cầu, đến nay vẫn chưa có dấu hiệu chấm dứt. Ở trong nước, nền kinh tế cũng phải đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức mới: nhập siêu tăng mạnh làm tăng thâm hụt cán cân vãng lai; dòng vốn đầu tư nước ngoài đạt mức kỷ lục từ trước đến nay, bên cạnh mặt tích cực là góp phần thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, cũng gây sức ép lớn đối với điều hành tỷ giá và việc kiểm soát tổng phương tiện thanh toán. Đứng trước những yêu cầu ngày càng cao của nền kinh tế, thể thức thanh toán không dùng tiền mặt đã ra đời và ngày càng phát triển. Thể thức thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa quan trọng đối với nền kinh tế, góp phần đơn giản hoá, giảm bớt phiền hà, rủi ro tiềm ẩn trong thanh toán, ngăn chặn bớt tình trạng in ấn tiền giả, giảm chi phí của xã hội như chi phí in tiền, chi phí bảo quản, vận chuyển, kiểm đếm khối lượng lớn tiền mặt; giảm lượng tiền trôi nổi trên thị trường, tạo nguồn vốn bổ trợ cho hoạt động của ngân hàng góp phần đầu tư vào quá trình tái sản xuất mở rộng nền kinh tế. Bên cạnh đó, thanh toán không dùng tiền mặt tại các ngân hàng thương mại là loại hình dịch vụ có nguồn thu không chứa đựng rủi ro như các loại hình dịch vụ khác. Do đó, Ngân hàng Nhà nước nói chung và các Ngân hàng thương mại nói riêng cần tạo điều kiện mở rộng, phát triển thanh toán không dùng tiền mặt trong nền kinh tế. Sau một thời gian thực tập tại Chi nhánh Ngân hàng Công Thương Phú Yên thấy tầm quan trọng của vấn đề này nên em chọn đề tài: “Công tác thanh toán không dùng tiền mặt tại Chi nhánh Ngân Hàng Công thương Phú Yên”. Làm đồ án của mình 2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Mục đích của đề tài nhằm nghiên cứu một số thể thức thanh toán không dùng tiền mặt được áp dụng cho các cá nhân, đơn vị và tổ chức kinh tế trên địa bàn thông qua thanh toán tiền hàng hóa, vật tư hay một số dịch vụ khác. Các thể thức thanh toán không dùng tiền mặt được áp dụng tại Chi nhánh Ngân hàng Công Thương Phú Yên trong thời gian qua như: thanh toán bằng Séc, Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu, thư tín dụng nội địa và thẻ thanh toán làm đối tượng nghiên cứu. Phương pháp nghiên cứu: Thông qua nghiên cứu phương pháp luận về thanh toán không dùng tiền mặt tại Ngân hàng, sử dụng phương pháp tổng hợp số liệu, tỷ lệ, phân tích tổng hợp, đánh giá từ đó tìm hiểu rõ hơn về công tác thanh toán không dùng tiền mặt tại Chi nhánh Ngân hàng Công Thương Phú Yên. Nội dung thực hiện: Ngoài lời mở đầu, kiến nghị và kết luận, đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về Thanh toán không dùng tiền mặt. Chương 2: Thực trạng hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt tại Chi nhánh Ngân hàng Công thương Phú Yên. Chương 3: Giải pháp mở rộng thanh toán không dùng tiền mặt tại Chi nhánh Ngân hàng Công thương Phú Yên. Do lúc đầu làm quen với hoạt động kinh doanh của Ngân hàng nên đề tài không tránh khỏi sai sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn. Sinh viên thực hiện Ngô Vũ Mai Ly 3 1.1. Một số vấn đề chung về thanh toán không dùng tiền mặt của ngân hàng thương mại 1.1.1. Sự cần thiết, khái niệm của thanh toán không dùng tiền mặt Nền sản xuất hàng hoá ra đời kéo theo đó là sự xuất hiện của tiền tệ. Tiền tệ là một loại hàng hoá đặc biệt; nó có thể biểu hiện được giá trị của tất cả các loại hàng hoá khác và thoả mãn được hầu hết các nhu cầu. Tiền tệ đi vào lưu thông thực hiện chức năng phương tiện thanh toán diễn ra dưới hai hình thức là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Cùng với sự phát triển của hệ thống ngân hàng và những ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin, tự động hoá…, có rất nhiều hình thức thanh toán không dùng tiền mặt ( TTKDTM) tiện lợi, an toàn đã, đang được sử dụng phổ biến ở nhiều nước trên thế giới. Phương tiện thanh toán tiền mặt là không thể thiếu, song ngày nay, thanh toán bằng tiền mặt không còn là phương tiện thanh toán tối ưu trong các giao dịch thương mại, dịch vụ nữa, đặc biệt là giao dịch có giá trị và khối lượng lớn. Các hoạt động giao dịch thương mại, dịch vụ, hàng hoá ngày nay diễn ra mọi lúc, mọi nơi, vượt qua cả giới hạn về khoảng cách. Xét trên nhiều góc độ, khi hoạt động thanh toán trong xã hội còn thực hiện phổ biến bằng tiền mặt, nhất là trong thanh toán các khoảng có giá trị lớn có thể dẫn đến một số bất lợi và rủi ro như: Chi phí của xã hội để tổ chức hoạt động thanh toán ( như chi phí của chính phủ cho việc in tiền; chi phí vận chuyển, bảo quản, kiểm, đếm tiền của hệ thống ngân hàng, của các chủ thể tham gia giao dịch thanh toán) là rất tốn kém; Việc thực hiện giao dịch thanh toán bằng tiền mặt với khối lượng lớn dễ bị các đối tượng phạm pháp lợi dụng để gian lận, trốn thuế, trì hoãn hoặc không thực hiện nghĩa vụ trả nợ đối với ngân hàng hoặc các chủ nợ; Vấn đề an ninh trong thanh toán, bảo quản, vận chuyển 4 tiền mặt luôn tiềm ẩn nhiều nguy hiểm; Sử dụng nhiều tiền mặt trong giao dịch thanh toán của xã hội sẽ là môi trường thuận lợi cho tội phạm lưu hành tiền giả, đe doạ trực tiếp đến lợi ích của các tổ chức, cá nhân và tình hình an ninh quốc gia. Các bất lợi rủi ro trên đây là vấn đề xảy ra với bất kỳ quốc gia nào, song với các nước mà thanh toán bằng tiền mặt còn ở mức phổ biến trong xã hội, tình hình sẽ càng phức tạp và khó kiểm soát hơn. Từ thực tế khách quan trên đòi hỏi phải có sự ra đời của một phương thức thanh toán khác tiên tiến hơn, hiện đại hơn đó là phương thức thanh toán không dùng tiền mặt. Thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ không có sự xuất hiện của tiền mặt mà được tiến hành bằng cách trích tiền từ tài khoản của người chi trả chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng hoặc bằng cách bù trừ lẫn nhau thông qua vai trò trung gian của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Tham gia vào hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt có các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán và tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ thanh toán: − Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán gồm các ngân hàng thương mại, các tổ chức tín dụng khác và tổ chức khác khi được Ngân hàng Nhà Nước cấp phép. − Tổ chức, cá nhân được sử dụng dịch vụ thanh toán là các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp, các cá nhân trong nền kinh tế có nhu cầu sử dụng dịch vụ thanh toán để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ trong quan hệ thương mại. 1.1.2. Đặc điểm của thanh toán không dùng tiền mặt Hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt được dựa trên cơ sở tiền gửi ở ngân hàng, việc thanh toán được tiến hành bằng phương pháp ghi chuyển từ tài khoản của người này sang tài khoản của người khác. Thanh toán không dùng tiền mặt có 3 đặc điểm :
Thứ nhất: sự vận động của tiền tệ độc lập so với sự vận động của vật tư hàng hoá cả về thời gian và không gian, thông thường sự vận động của tiền trong thanh toán và sự vận động của vật tư, hàng hoá là không có sự ăn khớp với nhau. Việc giao hàng được tiến hành ở nơi này, trong thời gian này, nhưng việc thanh toán có 5 thể được thực hiện ở nơi khác, trong một thời gian khác; sự tách rời giữa tiền và hàng là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, cần phải có một phương án thanh toán thỏa mãn được sự tách rời đó nhưng vẫn đảm bảo việc thanh toán được diễn ra nhanh chóng, chuẩn xác và an toàn.
Thứ hai: trong thanh toán không dùng tiền mặt, vật môi giới (tiền mặt) không xuất hiện như trong thanh toán bằng tiền mặt, mà nó chỉ xuất hiện dưới hình thức tiền tệ kế toán (tiền ghi sổ), và được ghi chép trên các chứng từ, sổ sách kế toán (gọi là tiền chuyển khoản). Đây là đặc điểm riêng có của thanh toán không dùng tiền mặt. Với đặc điểm này thì mỗi bên tham gia thanh toán (chủ yếu là người mua) nhất định phải mở tài khoản tại ngân hàng và phải có tiền trên tài khoản đó. Bởi vì, nếu không như vậy thì việc thanh toán sẽ không thực hiện được.
Thứ ba: trong thanh toán không dùng tiền mặt, vai trò của ngân hàng rất to lớn - vai trò của người tổ chức và thực hiện các khoản thanh toán. Ngân hàng xem như người “thứ ba” không thể thiếu được trong thanh toán chuyển khoản. Bởi vì chỉ có ngân hàng, người quản lý tài khoản tiền gửi của các đơn vị, mới được phép trích chuyển tiền trên tài khoản của các đơn vị coi như một loại nghiệp vụ đặc biệt của ngân hàng. Với nghiệp vụ này, ngân hàng trở thành một “phòng thanh toán” cho xã hội. Thanh toán không dùng tiền mặt được tổ chức và thực hiện tốt sẽ phát huy được tác dụng tích cực của nó. 1.1.3. Vai trò của thanh toán không dùng tiền mặt Hiện nay, thanh toán không dùng tiền mặt có vai trò rất quan trọng đối với các thành phần kinh tế. Với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, mối quan hệ thương mại giữa các nước ngày càng mở rộng, phát triển cả về khối lượng lẫn chủng loại hàng hóa. Chính vì vậy, hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt là một hoạt động không thể tách rời với hoạt động kinh tế, đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của một quốc gia.
Thanh toán không dùng tiền mặt giúp khách hàng bảo quản được tiền của mình một cách an toàn trong ngân hàng, nên tránh được rủi ro, tránh được sơ hở có 6 thể bị lợi dụng. Khi có hoạt động thanh toán thì ngân hàng trích từ tài khoản này sang tài khoản khác nên tiết kiệm được chi phí bảo quản, vận chuyển. Thanh toán không dùng tiền mặt tạo điều kiện quay vòng vốn nhanh, thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả. Thanh toán không dùng tiền mặt đảm bảo việc thanh toán chính xác với thời gian và chi phí thấp, giúp khách hàng an tâm, tập trung vào hoạt động sản xuất kinh doanh làm tăng hiệu quả sản xuất của xã hội.
Thanh toán không dùng tiền mặt đem lại nguồn thu không chứa đựng rủi ro từ phí dịch vụ cho ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặt làm giảm chi phí lưu thông, bổ sung nguồn vốn cho ngân hàng thông qua hoạt động mở tài khoản thanh toán của các tổ chức, cá nhân. Nhờ vậy ngân hàng sẽ có một lượng vốn nhàn rỗi tạm thời có thể sử dụng để cho vay. Thông qua thanh toán không dùng tiền mặt ngân hàng có thể mở rộng được đối tượng thanh toán, phạm vi thanh toán, tăng doanh số thanh toán, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh của ngân hàng. Bên cạnh đó, tổ chức tốt thanh toán không dùng tiền mặt còn thúc đẩy các dịch vụ khác của ngân hàng phát triển.
Thanh toán không dùng tiền mặt tiết kiệm được chi phí lưu thông cho xã hội, đáp ứng kịp thời nhu cầu vốn kinh doanh, đảm bảo sản xuất lưu thông liên tục; tạo điều kiện tập trung nguồn vốn trong nền kinh tế làm tăng nguồn vốn cho ngân hàng. Bên cạnh đó thanh toán không dùng tiền mặt còn có vai trò cung cấp thông tin cho ngân hàng thực hiện kiểm soát bằng đồng tiền, làm căn cứ hoạch định và thực thi chính sách tiền tệ, góp phần tăng cường quản lý vĩ mô của Nhà nước đối với nền kinh tế. Như vậy, hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt có vai trò trực tiếp cũng như gián tiếp ảnh hưởng đến ba thành viên quan trọng của nền kinh tế, đó là: Nhà nước, doanh nghiệp, ngân hàng. Thực hiện tốt hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt sẽ tạo điều kiện cho từng thành viên đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình, đồng thời thúc đẩy nền kinh tế phát triển. 7 1.1.4. Những quy định mang tính nguyên tắc trong thanh toán không dùng tiền mặt Thanh toán không dùng tiền mặt phản ánh mối quan hệ kinh tế pháp lý trong giao nhận và thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ nên trong quá trình thực hiện thanh toán các bên tham gia phải tuân thủ những quy định mang tính nguyên tắc sau:  Các chủ thể tham gia thanh toán (kể cả pháp nhân và thể nhân) đều phải mở tài khoản thanh toán tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán và được quyền lựa chọn tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để mở tài khoản. Khi tiến hành thanh toán phải thực hiện thanh toán thông qua tài khoản đã mở theo đúng chế độ quy định và phải trả phí thanh toán theo quy định của ngân hàng và tổ chức làm dịch vụ thanh toán. Trường hợp đồng tiền thanh toán là ngoại tệ thì phải tuân thủ quy chế quản lý ngoại hối của Nhà nước.  Số tiền thanh toán giữa người chi trả và người thụ hưởng phải dựa trên cơ sở lượng hàng hóa, dịch vụ đã giao giữa người mua và người bán. Người mua phải chuẩn bị đầy đủ phương tiện thanh toán (số dư trên tài khoản tiền gửi thanh toán tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc hạn mức thấu chi nếu có) để đáp ứng yêu cầu thanh toán đầy đủ, kịp thời khi xuất hiện yêu cầu thanh toán. Nếu người mua chậm trễ thanh toán; hoặc vi phạm chế độ thanh toán thì phải chịu phạt theo chế độ thanh toán hiện hành.  Người bán hay người cung cấp dịch vụ là người được hưởng số tiền do người chi trả chuyển vào tài khoản của mình nên phải có trách nhiệm giao hàng hay cung cấp dịch vụ kịp thời và đúng với lượng giá trị mà người mua đã thanh toán; đồng thời phải kiểm soát kỹ càng các chứng từ phát sinh trong quá trình thanh toán.  Là trung gian thanh toán giữa người mua và người bán, các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải thực hiện đúng vai trò trung gian thanh toán:
Chỉ trích tiền từ tài khoản của người chi trả chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng khi có lệnh của người chi trả (thể hiện trên các chứng từ thanh toán). Trường hợp không cần có lệnh của người chi trả (không cần có chữ ký của chủ tài khoản trên chứng từ) chỉ áp dụng đối với một số hình thức thanh toán như ủy nhiệm thu, hay lệnh của Tòa án kinh tế. 8
Các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ khách hàng mở tài khoản, sử dụng các công cụ thanh toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, phương thức giao nhận, vận chuyển hàng hóa. Cung cấp đầy đủ các chứng từ sử dụng trong quá trình thanh toán cho khách hàng.
Tổ chức hạch toán, chuyển chứng từ thanh toán một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn tài sản. Nếu để chậm trễ hay hạch toán thiếu chính xác gây thiệt hại cho khách hàng trong quá trình thanh toán thì phải chịu phạt để bồi thường cho khách hàng theo chế tài chung. 1.1.5. Cơ sở pháp lý của hệ thống các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt ở Việt Nam Để hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng hoàn thiện hơn Chính Phủ và Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam không ngừng nghiên cứu và đưa ra các văn bản có tính pháp lý, tạo hành lang pháp lý cho hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt nói chung và các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt phát huy tác dụng. Hệ thống các văn bản pháp quy đó bao gồm:  Luật Ngân hàng Nhà Nước và luật các tổ chức tín dụng ban hành năm 1997, trong đó có đề cập đến vấn đề thanh toán qua ngân hàng.  Quyết định 371/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà Nước ban hành ngày 19/10/1999 về quy chế phát hành và thanh toán thẻ ngân hàng.  Nghị định 64/2001/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành ngày 20/09/2001 về hoạt động thanh toán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.  Quyết định 226/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà Nước ban hành ngày 26/03/2002 về việc ban hành quy chế hoạt động thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.  Quyết định 235/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà Nước ban hành ngày 01/04/2002 về việc chấm dứt phát hành Ngân phiếu thanh toán.  Quyết định 1092/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà Nước ban hành ngày 08/10/2002 quy định thủ tục thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. 9  Luật các công cụ chuyển nhượng của nước CHXHCN Việt Nam ngày 29/11/2005.  Quyết định 30/2006/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà Nước ban hành ngày 11/07/2006 về Quy chế cung ứng và sử dụng Séc. Theo các văn bản pháp quy này thì hiện nay có 5 hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được sử dụng để thanh toán giữa các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nền kinh tế, đó là:  Séc thanh toán: Séc lĩnh tiền mặt, Séc, Séc bảo chi.  Lệnh chi  Uỷ nhiệm thu  Thư tín dụng nội địa  Thẻ thanh toán Mỗi tổ chức, cá nhân tuỳ theo yêu cầu của mình mà lựa chọn hình thức thanh toán cho phù hợp. Trừ những tổ chức, cá nhân vi phạm kỷ luật thanh toán thì buộc phải áp dụng thể thức thanh toán do ngân hàng chỉ định. 1.2. Hệ thống các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt 1.2.1. Hình thức thanh toán bằng Séc 1.2.1.1. Khái niệm và phân loại séc 1.2.1.1.1. Khái niệm (Theo Luật các công cụ chuyển nhượng) Séc là giấy tờ có giá do người ký phát lập, ra lệnh cho người bị ký phát là ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được phép của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trích một số tiền nhất định từ tài khoản của mình để thanh toán cho người thụ hưởng. 1.2.1.1.2. Phân loại séc
Căn cứ vào tính chất lưu thông của séc  Séc đích danh là loại séc ghi rõ tên người được hưởng lợi của tờ séc. Loại séc này không thể chuyển nhượng được bằng thủ tục ký hậu, chỉ đích danh người hưởng lợi được ghi trên tờ séc mới được lĩnh tiền ở ngân hàng. 10  Séc vô danh là loại séc không ghi tên người hưởng lợi, chỉ ghi câu “trả cho người cầm séc”. Bất cứ ai cầm séc này cũng có thể lĩnh tiền ghi trên tờ séc ở ngân hàng. Vì vậy, không cần qua thủ tục ký hậu séc vẫn chuyển nhượng được bằng hình thức trao tay, dựa vào sự tin tưởng giữa người bán và người mua hàng hóa, dịch vụ...  Séc theo lệnh là loại séc ghi trả tiền theo lệnh của người hưởng lợi ghi trên tờ séc đó. Trên tờ séc ghi “Yêu cầu trả theo lệnh của ông X”. Loại séc này chuyển nhượng được bằng thủ tục ký hậu.
Căn cứ vào mục đích sử dụng séc gồm các loại  Séc tiền mặt, đối với loại séc này người hưởng lợi tờ séc rút được tiền mặt, loại séc này ghi đích danh người hưởng lợi, không chuyển nhượng được.  Séc chuyển khoản là loại séc mà người ký phát séc ra lệnh cho ngân hàng trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình chuyển trả sang một tài khoản của một người khác trong cùng ngân hàng hoặc khác ngân hàng. Séc chuyển khoản không thể rút tiền mặt và cũng không thể chuyển nhượng.  Séc gạch chéo là loại séc trên mặt trước của tờ séc có 2 gạch song song chéo trên tờ séc. Séc gạch chéo không rút tiền mặt, thường dùng để chuyển khoản qua ngân hàng.  Séc bảo chi (séc xác nhận) là loại séc được ngân hàng xác nhận việc trả tiền trước khi người ký phát giao cho người hưởng lợi. Mục đích của việc xác nhận nhằm đảm bảo khả năng thanh toán của tờ séc, ngăn chặn tình trạng phát hành séc quá số dư trên tài khoản.  Séc du lịch, đây là loại séc đặc biệt do ngân hàng phát hành, đây là lệnh của ngân hàng yêu cầu bất cứ chi nhánh hay đại lý nào của ngân hàng trả tiền cho người cầm séc. Tờ séc du lịch in sẵn mệnh giá và có chữ ký thứ nhất của người hưởng lợi, khi lĩnh tiền người cầm séc phải ký chữ ký thứ hai bên cạnh chữ ký thứ nhất tại chỗ để chứng minh quyền sở hữu của mình đối với séc để ngân hàng kiểm tra. Nếu đúng ngân hàng mới trả tiền. Thời hạn hiệu lực của séc du lịch được thỏa thuận là vô thời hạn. 11 1.2.1.2. Những qui tắc chung trong thanh toán bằng séc Theo nghị định 159/NĐ-CP ngày 10/12/2003 của Chính phủ về “Qui chế phát hành và sử dụng séc”, một số qui định về sử dụng séc như sau:  Tất cả những tờ séc đều do Ngân hàng Nhà nước thiết kế mẫu thống nhất, được in và ghi bằng tiếng Việt Nam, séc phục vụ cho khách nước ngoài được in thêm tiếng Anh dưới tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.  Ngân hàng chỉ bán séc trắng cho khách hàng sử dụng theo đúng mẫu séc đã được duyệt và chỉ được bán séc cho khách hàng nào có mở tài khoản tại đơn vị mình.  Người phát hành séc là chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản uỷ quyền (người ký phát) chỉ được phép phát hành séc trong phạm vi số dư tài khoản tiền gửi hoặc số dư của sổ séc định mức đã lưu ký tại ngân hàng. Nếu vi phạm sẽ bị phạt tiền, bị đình chỉ phát hành séc hoặc bị truy tố theo pháp luật.  Người được trả tiền là người mà người ký phát chỉ định có quyền hưởng hoặc chuyển nhượng quyền hưởng đối với số tiền ghi trên tờ séc.  Người thụ hưởng là người cầm tờ séc mà tờ séc đó có tên người được hưởng tiền là chính mình hoặc ghi cụm từ “Trả cho người cầm séc” hoặc không ghi tên người được trả tiền, hoặc đã được chuyển nhượng bằng ký hậu cho mình thông qua dãy chữ ký chuyển nhượng liên tục.  Séc phải được viết bằng một thứ mực khó tẩy xoá, không dùng bút chì, không dùng mực đỏ. Các yếu tố trên tờ séc phải ghi đầy đủ, rõ ràng. Cấm sửa chữa, tẩy xoá trên tờ séc, các tờ séc viết hỏng phải gạch chéo, để nguyên không xé rời khỏi cuốn séc.  Số tiền ghi bằng số và bằng chữ phải khớp nhau, trường hợp có sai lệch giữa số tiền bằng số và bằng chữ thì số tiền được thanh toán là số tiền nhỏ hơn, địa điểm và ngày tháng ký phát hành séc phải ghi bằng chữ, năm phát hành ghi bằng số. Chữ cái đầu tiên của số tiền bằng chữ phải viết hoa và sát đầu dòng của dòng đầu tiên, không viết cách dòng, cách quãng. 12 Một tờ séc hợp lệ là tờ séc ghi đầy đủ các yếu tố và nội dung theo quy  định, có đủ chữ ký và con dấu (nếu có). Thời hạn hiệu lực thanh toán của tờ séc là 30 ngày kể từ ngày phát  hành cho đến khi tờ séc được nộp vào đơn vị thanh toán hoặc đơn vị thu hộ, thời hạn này bao gồm cả ngày lễ, chủ nhật. Nếu ngày kết thúc thời hạn rơi vào ngày lễ, ngày chủ nhật thì ngày thanh toán sẽ lùi vào ngày làm việc sau đó. Nếu xảy ra sự kiện bất khả kháng thì thời hạn xuất trình sẽ được kéo dài cho đến khi sự kiện bất khả kháng chấm dứt, nhưng không quá 6 tháng tính từ ngày ký phát hành. Người phát hành séc hoặc người thụ hưởng phải thông báo ngay cho  các bên liên quan khi bị mất séc, việc thông báo phải thực hiện bằng văn bản mới có giá trị pháp lý, căn cứ vào thông báo mất séc, các đơn vị thanh toán phải thông báo lệnh đình chỉ thanh toán đối với tờ séc được thông báo. Trường hợp nhiều tờ séc được phát hành bởi một chủ tài khoản, được nộp vào ngân hàng cùng một thời điểm thì đơn vị thanh toán xác định thứ tự thanh toán theo thứ tự số séc phát hành từ nhỏ đến lớn. 1.2.1.3. Kế toán thanh toán một số loại séc thông dụng 1.2.1.3.1. Kế toán thanh toán séc chuyển khoản 1.2.1.3.1.1 Quy trình thanh toán séc chuyển khoản: Người ký phát séc (người mua) (1) Giao hh, dịch vụ (2’) (4) Ngân hàng phục vụ người mua Người thụ hưởng (người bán) (2) (3) (5) (6) Ngân hàng phục vụ người bán Sơ đồ 1.1: Sơ đồ thanh toán bằng séc chuyển khoản 13 Chú thích: (1).Người mua giao séc cho người bán. (2).Người bán lập bảng kê nộp séc (gồm 3 liên) gửi cùng séc chuyển khoản vào ngân hàng phục vụ mình nhờ thu hộ. (3).Ngân hàng phục vụ người bán chuyển liên 1, liên 2 bảng kê nộp séc và tờ séc sang ngân hàng phục vụ người mua, ký vào liên 3 bảng kê nộp séc gửi lại cho người bán. (4).Ngân hàng phục vụ người mua tiến hành kiểm tra tờ séc, số dư tài khoản người mua, sau đó ghi Nợ và báo Nợ cho người mua. (5).Ngân hàng phục vụ người mua gửi bảng kê nộp séc kèm theo bảng kê thanh toán bù trừ hay gửi lệnh thanh toán sang ngân hàng người bán. (6).Ngân hàng người bán chuyển giấy báo Có cho người thụ hưởng. (2’).Người bán có thể nộp trực tiếp séc vào ngân hàng phục vụ người mua. 1.2.1.3.1.2 Kế toán thanh toán séc chuyển khoản 1.2.1.3.1.2.1 Trường hợp đơn vị mua, đơn vị bán mở tài khoản cùng một ngân hàng − Bên bán phải lập bảng kê 3 liên cùng tờ séc gởi ngân hàng + Một tờ séc chuyển khoản dùng ghi Nợ tài khoản đơn vị phát hành séc chuyển khoản. + Một bảng kê dùng ghi Có. + Một bảng kê báo Có + Một bảng kê làm biên bản giao nhận chứng từ trả khách hàng − Giao dịch viên khi nhận được từ séc và các bảng kê, kiểm tra tờ séc có đủ điều kiện thanh toán không, chuyển cho kiểm soát kí duyệt và hạch toán: Nợ TK TG không kỳ hạn ( Người ký phát) Có TK TG không kỳ hạn ( Người thụ hưởng) 14 1.2.1.3.1.2.2 Trường hợp đơn vị mua, đơn vị bán mở tài khoản ở hai ngân hàng khác hệ thống: Đơn vị bán có thể nộp trực tiếp séc vào ngân hàng phát hành hoặc nộp vào ngân hàng phục vụ mình để chuyển sang ngân hàng phát hành
Tại ngân hàng phát hành séc: Khi nhận bảng kê nộp séc kèm séc chuyển khoản. Giao dịch viên sẽ: − Ghi Nợ đơn vị ký phát vào tờ séc Nợ TK TG không kỳ hạn ( đơn vị phát hành) Có TK thanh toán bù trừ − Bảng kê số 12 (hoặc lệnh chuyển Có) ghi Có tài khoản 5012 − Giao bảng kê số 12 kèm 2 liên bảng kê nộp séc chuyển khoản cho ngân hàng thụ hưởng
Tại ngân hàng phục vụ người thụ hưởng: Khi nhận chứng từ thanh toán bù trừ cùng hai bảng kê séc. − Bảng kê 12 ghi Nợ TK 5012 − Bảng kê nộp séc ghi Có TK người thụ hưởng − Bảng kê nộp séc báo Có đơn vị thụ hưởng Nợ TK thanh toán bù trừ Có TK TG không kỳ hạn ( Người thụ hưởng)
Đối với tờ séc lĩnh tiền mặt: người hưởng phải ghi rõ họ tên, số chứng minh nhân dân. Giao dịch viên hạch toán: Nợ TK thanh toán bù trừ Có TK TM tại quỹ 1.2.1.3.2 Kế toán thanh toán séc bảo chi 1.2.1.3.2.1 Quy trình thanh toán séc bảo chi − Trường hợp thanh toán séc bảo chi cùng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hay thanh toán séc bảo chi giữa hai ngân hàng cùng hệ thống. 15 Người ký phát séc (người mua) (7) (3) Người thụ hưởng (người bán) (2) (1) Ngân hàng phục vụ người mua (4) (5) (6) Ngân hàng phục vụ người bán Sơ đồ 1.2: Sơ đồ thanh toán bằng séc bảo chi giữa hai ngân hàng cùng hệ thống Chú thích: (1).Người mua (người ký phát) đến ngân hàng xin bảo chi séc. (2).Người bán giao hàng hóa, dịch vụ cho người mua. (3).Người mua giao tờ séc đã được bảo chi cho người bán. (4).Người bán lập bảng kê nộp séc kèm tờ séc bảo chi đến ngân hàng phục vụ mình nhờ thu hộ số tiền trên tờ séc. (5).Sau khi kiểm soát, đơn vị thu hộ ứng vốn thanh toán ngay cho người thụ hưởng và gửi lệnh chuyển Nợ tới đơn vị thanh toán cùng hệ thống. (6).Gửi báo Có cho người thụ hưởng. (7).Đơn vị thanh toán ghi Nợ và báo Nợ cho người ký phát séc. − Trường hợp thanh toán séc bảo chi giữa hai ngân hàng khác hệ thống: Do không thể giải mã được ký hiệu mật trên tờ séc đã bảo chi, đơn vị thu hộ phải tuân thủ nguyên tắc hạch toán ghi Nợ trước, ghi Có sau, có nghĩa là quy trình thanh toán được thực hiện đúng như thanh toán séc thông thường. 1.2.1.3.2.2 Kế toán thanh toán séc bảo chi:
Ngân hàng bảo chi tờ séc Đơn vị phát hành phải lập giấy đề nghị bảo chi ( 2liên Lệnh chi) kèm theo tờ séc đã ghi đầy đủ các yếu tố mang đến ngân hàng để làm thủ tục bảo chi. − Một liên Lệnh chi dùng ghi Nợ 4211, ghi Có 4271 16 − Một liên Lệnh chi báo Nợ khách hàng Nợ TK TG không kỳ hạn ( đơn vị phát hành) Có TK TG để bảo đảm thanh toán séc Sau đó ngân hàng làm thủ tục Bảo chi séc rồi giao cho khách hành. Người thụ hưởng muốn hưởng tiền trên tờ séc phải lập 3 liên bảng kê nộp séc gửi vào ngân hàng phục vụ mình.
Thanh toán séc cùng một ngân hàng − Đối với séc bảo chi có lưu ký Nợ TK TG để đảm bảo thanh toán séc Có TK TG không kỳ hạn ( người thụ hưởng) − Đối với séc bảo chi không lưu ký: chỉ cần có chữ ký xác nhận của ngân hàng Nợ TK TG không kỳ hạn ( người phát hành) Có TK TG không kỳ hạn ( người thụ hưởng)
Thanh toán séc ở hai ngân hàng khác nhau có thanh toán bù − Tại ngân hàng phát hành Nợ TK TG để đảm bảo thanh toán séc, TG không kỳ hạn Có TK thanh toán bù trừ − Tại ngân hàng phục vụ người thụ hưởng Nợ TK thanh toán bù trừ Có TK TG không kỳ hạn ( người thụ hưởng)
Thanh toán giữa hai ngân hàng cùng hệ thống Có thể ghi Có trước, Nợ sau Tại ngân hàng phục vụ người thụ hưởng Nợ TK điều chuyển vốn Có TK TG không kỳ hạn (người thụ hưởng) Tại ngân hàng phát hành: Khi nhận được lệnh chuyển nợ nội dung thanh toán séc bảo chi cùng tờ séc Nợ TK TG để bảo đảm thanh toán séc Có TK điều chuyển vốn 17 1.2.2. Hình thức thanh toán bằng Lệnh chi 1.2.2.1. Khái niệm Lệnh chi là một lệnh yêu cầu của chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng phục vụ mình trích một số tiền nhất định từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người thụ hưởng. 1.2.2.2. Điều kiện áp dụng Lệnh chi được áp dụng rộng rãi đối với hai khách hàng bất kỳ trong toàn quốc. Tham gia qua hệ thống thanh toán bao gồm 3 chủ thể: Người mua, người bán và ngân hàng (đóng vai trò trung gian). Để thực hiện thanh toán bằng lệnh chi, đòi hỏi khách hàng phải mở tài khoản tại ngân hàng và thực hiện thanh toán thông qua tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, khách hàng phải có đủ số dư trên tài khoản để đáp ứng yêu cầu thanh toán kịp thời. Người thụ hưởng hoàn toàn tín nhiệm người trả tiền về phương diện thanh toán. 1.2.2.3. Kế toán thanh toán bằng lệnh chi 1.2.2.3.1. Quy trình thanh toán bằng lệnh chi Đơn vị mua (1) Giao hh, dịch vụ Đơn vị bán (2) Ngân hàng phục vụ người mua (4) (3) Ngân hàng phục vụ người bán Sơ đồ 1.3: Sơ đồ thanh toán bằng lệnh chi Chú thích: (1).Người mua lập lệnh chi (4 liên) nộp vào ngân hàng phục vụ mình. (2).Ngân hàng phục vụ người mua gửi một liên báo Nợ cho người mua sau khi hạch toán, ghi Nợ cho người mua. 18 (3).Gửi bảng kê thanh toán bù trừ cùng lệnh chi hoặc gửi lệnh thanh toán sang ngân hàng thụ hưởng. (4).Ngân hàng phục vụ người bán ghi Có cho tài khoản người bán và gửi báo Có cho người bán. 1.2.2.3.1 Kế toán thanh toán bằng lệnh chi 1.2.2.3.1.1 Thanh toán bằng lệnh chi trong cùng Ngân hàng Người mua lập 4 liên lệnh chi nộp ngân hàng phục vụ mình, giao dịch viên kiểm soát và hạch toán Nợ TK TG không kỳ hạn ( người mua) Có TK TG không kỳ hạn ( người bán) Xử lí chứng từ − Liên 1, 2 LC ghi Nợ, báo Nợ bên mua − Liên 3, 4 LC ghi Có, báo Có bên bán . 1.2.2.3.1.2 Thanh toán bằng LC ở hai Ngân hàng khác nhau
Tại ngân hàng phục vụ người mua Nợ TK TG không kỳ hạn ( người mua) Có TK thanh toán bù trừ, điều chuyển vốn Xử lí chứng từ: − Liên 1, 2 LC ghi Nợ, báo Nợ bên mua − Lệnh chuyển Có ( 2 ngân hàng cùng hệ thống) hay bảng kê 12 ghi Có TK điều chuyển vốn hoặc thanh toán bù trừ − Làm thủ tục gửi liên 3, 4 LC và lệnh chuyển Có ( hoặc bảng kê 12) sang ngân hàng phục vụ bên bán
Tại ngân hàng phục vụ người bán Nợ TK thanh toán bù trừ ( điều chuyển vốn) Có TKTG không kỳ hạn ( người bán) Xử lí chứng từ − Liên 3, 4 LC ghi Có và báo Có bên bán 19 − Lệnh chuyển Có ( hoặc bảng kê 12) ghi Nợ TK thanh toán bù trừ ( hay điều chuyển vốn)
Trường hợp LC ghi tên cá nhân người được hưởng không có TK tại ngân hàng thì kế toán hạch toán Nợ TK điều chuyển vốn ( hay thanh toán bù trừ) Có TK chuyển tiền phải trả Khi khách hành đến nhận tiền Nợ TK điều chuyển phải trả Có TK tiền mặt tại quỹ 1.2.3. Thanh toán bằng Ủy nhiệm thu 1.2.3.1. Khái niệm Ủy nhiệm thu là giấy tờ thanh toán do người bán lập để ủy thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ một số tiền nhất định từ người mua tương ứng với giá trị hàng hóa, dịch vụ đã cung ứng. 1.2.3.2. Điều kiện áp dụng Ủy nhiệm thu áp dụng rộng rãi đối với hai bên mua - bán có tài khoản tại ngân hàng trong toàn quốc. Đơn vị mua khi ký hợp đồng với bên bán có thỏa thuận hình thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu thì phải thông báo với ngân hàng nơi đơn vị mở tài khoản biết bằng văn bản. Đây là cơ sở quan trọng để ngân hàng căn cứ trích tiền từ tài khoản tiền gửi của bên mua trả cho bên bán. Bên bán có nhiệm vụ cung ứng hàng hóa cho bên mua theo đúng qui định của hợp đồng. Mọi tranh chấp hai bên tự giải quyết. Bên mua có nhiệm vụ duy trì số dư trên tài khoản tiền gửi sau khi đã nhận hàng hóa để ngân hàng thanh toán cho đơn vị bán khi ủy nhiệm thu gửi đến, nếu tài khoản không đủ số dư ngân hàng lưu ủy nhiệm thu và theo dõi cho đến khi đủ sẽ thanh toán cho đơn vị bán, hoặc trả lại cho đơn vị bán. 20 1.2.3.3. Kế toán thanh toán ủy nhiệm thu 1.2.3.3.1. Quy trình thanh toán ủy nhiệm thu Đơn vị mua Đơn vị bán (1) (4) (6) (2) (3) Ngân hàng phục vụ người mua (5) Ngân hàng phục vụ người bán Sơ đồ 1.4: Sơ đồ thanh toán bằng ủy nhiệm thu Chú thích: (1).Người bán giao hàng hóa cho người mua. (2).Người bán lập ủy nhiệm thu (gồm 4 liên) kèm theo hóa đơn bán hàng gửi vào ngân hàng phục vụ mình. (3).Ngân hàng người bán giữ lại liên 4 của ủy nhiệm thu và chuyển các liên còn lại sang cho ngân hàng phục vụ người mua. (4).Ngân hàng người mua sau khi hạch toán, gửi 1 liên ủy nhiệm thu báo Nợ cho người mua. (5).Ngân hàng người mua gửi bảng kê thanh toán bù trừ cùng ủy nhiệm thu hoặc gửi lệnh thanh toán sang ngân hàng bên bán. (6).Ngân hàng người bán gửi 1 liên ủy nhiệm thu báo Có cho đơn vị bán. 1.2.3.3.2. Kế toán thanh toán ủy nhiệm thu 1.2.3.3.2.1. Trường hợp thanh toán cùng một ngân hàng: Bên bán lập UNT gồm 4 liên gửi vào ngân hàng Nợ TK TG không kỳ hạn ( Người mua) Có TK TG không kỳ hạn ( Người bán)