Công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại công ty cao su sao vàng

  • Số trang: 61 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 23 |
  • Lượt tải: 0
nganguyen

Đã đăng 34173 tài liệu

Mô tả:

LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, cạnh tranh là vấn đề sống còn c của doanh nghiệp, do đó, doanh nghiệp luôn tìm cho mình hƣớng đi đúng đắn để có thể đứng vững trên thị trƣờng. Hàng năm, doanh nghiệp lập nên các kế hoạch nhằm định hƣớng các hoạt động kinh doanh trong năm của mình. Trong một số năm gần đây, thị trƣờng vật tƣ nƣớc ta có nhiều biến động. Giá xăng dầu tăng cao, kéo theo đó là sự tăng gia của các nguyên vật liệu đầu vào. Nƣớc ta là một nƣớc nhập khẩu xăng dầu với một khối lƣợng lớn. Các doanh nghiệp đang đứng trƣớc nhiều khó khăn, họ không thể đột ngột tăng giá sản phẩm. Nhiều doanh nghiệp còn phải chịu lỗ để giữ chân khách hàng. Công ty cao su Sao vàng tuy là một doanh nghiệp đầu đàn trong ngành công nghiệp cao su Việt nam nhƣng trong những năm gần đây, công ty cũng phải đối mặt với rất nhiều khó khăn vì sự biến động của thị trƣờng vật tƣ. Vì vậy hàng năm, công ty luôn cố gắng làm tốt công tác lập kế hoạch năm cho vật tƣ để có thể đảm bảo đủ vật tƣ cho sản xuất, đồng thời có thể ứng phó đƣợc với những sự thay đổi của môi trƣờng. Trong quá trình thực tập tại Công ty cao su Sao vàng, em đã có điều kiện nghiên cứu về công tác lập kế hoạch năm cho vật tƣ tại Công ty cao su Sao vàng. Do đó, em chọn đề tài: "Hoàn thiện công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng". Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, em xin trình bày công tác lập kế hoạch năm cho vật tƣ tại công ty, những kết quả đạt đƣợc và một số vấn đề còn tồn tại trong công tác lập kế hoạch năm cho vật tƣ tại Công ty cao su Sao vàng, đồng thời em xin đƣa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác lập kế hoạch năm cho vật tƣ tại Công ty cao su Sao vàng. Kết cấu của bài viết ngoài phần mở đầu, kết luận đƣợc chia thành 3 chƣơng: Chương I: Lý luận chung về công tác lập kế hoạch năm cho vật tƣ trong các doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng công tác lập kế hoạch vật tƣ tại Công ty Cao su Sao vàng. Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch vật tƣ tại Công ty cao su Sao vàng. Trang 1 Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song do khả năng phân tích và trình độ nhận thức còn hạn chế nên bài viết chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong đƣợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để bài viết có thể hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn P S.TS Nguy n Thị Ngọc Huyền cùng các cán bộ trong phòng kế hoạch vật tƣ Công ty Cao su Sao vàng đã trực tiếp gi p đ em trong quá trình nghiên cứu. Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Khoa học quản lý đã giúp em có đƣợc kiến thức trong suốt quá trình học tập. Trang 2 CHƢƠNG I. LẬP KẾ HOẠCH VẬT TƢ TRONG DOANH NGHIỆP I. VẬT TƢ VÀ KẾ HOẠCH VẬT TƢ TRON DOANH N HIỆP. 1. Vật tƣ và quản lý vật tƣ trong doanh nghiệp. 1.1 Vật tư: 1.1.1 Khái niệm vật tư: Vật tƣ là tên gọi chung của nguyên vật liệu, nhiên liệu, bán thành phẩm mua ngoài và các loại vật tƣ khác(1). Nói cách khác, vật tƣ còn đƣợc định nghĩa là những sản phẩm dùng để sản xuất ra 1 loại sản phẩm, hàng hoá khác. Trong doanh nghiệp, vật tƣ đƣợc thể hiện dƣới dạng vật hoá nhƣ sắt thép, cao su, vải sợi, da... 1.1.2. Vai trò của Vật tư Trong giai đoạn hiện nay, mỗi doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nhiều loại sản phẩm và hàng hoá khác nhau, và theo xu thế chung, những chủng loại hàng hoá của một doanh nghiệp ngày càng đa dạng và phong ph . Để sản xuất ra các sản phẩm hóa đó, ngƣời ta phải sử dụng rất nhiều loại vật tƣ. Mỗi sản phẩm hàng hoá đƣợc cấu thành từ các loại vật tƣ theo một tỉ lệ nhất định. Cho dù là một vật tƣ nhỏ nhƣng thiếu nó, sẽ làm ảnh hƣởng tới quá trình sản xuất hoặc ảnh hƣởng tới chất lƣợng sản phẩm. Thông thƣờng, trong các doanh nghiệp, chi phí vật tƣ chiếm đến 50% chi phí sản phẩm. Đặc biệt đối với các sản phẩm thuộc khối ngành công nghiệp, chi phí vật tƣ chiếm từ 70 - 80% chi phí sản phẩm. Quá trình sản xuất có thể đƣợc ví nhƣ một hộp đen có đầu vào và đầu ra. Trong đó, đầu vào bao gồm vốn, máy móc thiết bị, con ngƣời và vật tƣ. Đầu vào Hộp đen Đầu ra Sơ đồ 1: Quy trình sản xuất của doanh nghiệp (Nguồn: iáo trình KHQL Tập II, trang 206) Chiến lƣợc kinh doanh và kế hoạch hoá nội bộ doanh nghiệp - Nhà xuất bản Khoa học và kĩ thuật, Hà nội, 2002. (1) Trang 3 Vật tƣ chính là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dƣới sự tác động của lao động, vật tƣ bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Vật tƣ là yếu tố đầu tiên của quy trình sản xuất, nó tác động, ảnh hƣởng và chi phối các hoạt động tiếp theo của quy trình sản xuất trong mỗi doanh nghiệp. 1.1.3. Phân loại vật tư. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật tƣ bao gồm nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản xuất và các tính năng khác nhau. Để sản xuất, ngƣời ta phải sử dụng rất nhiều loại vật tƣ. Vì vậy, để quản lý và sử dụng hợp lý các loại vật tƣ, ngƣời ta phải tiến hành phân loại vật tƣ theo tính năng và đặc điểm của nó. Tuỳ từng doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau mà có cách phân loại vật tƣ theo các cách khác nhau. Có các cách phân loại vật tƣ nhƣ sau: a) Phân loại vật tư căn cứ vào công dụng của vật tư trong quá trình sản xuất(2): - Vật tƣ là tƣ liệu lao động: là các loại máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất, bao gồm: + Các máy móc, thiết bị sản xuất + Các phƣơng tiện vận chuyển + Các thiết bị truyền dẫn năng lƣợng + Các thiết bị dùng cho quản lý. + Các phụ tùng thay thế... - Vật tƣ là đối tƣợng lao động bao gồm những yếu tố sau: + Nguyên vật liệu. + Nhiên liệu. + Năng lƣợng + Bán thành phẩm mua ngoài..... b) Phân loại vật tư căn cứ vào tầm quan trọng của nó trong sản xuất(3): Phần này đƣợc tóm tắt từ : iáo trình Quản trị vật tƣ kĩ thuật - Đại học Lâm Nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp, Hà nội, 2003, trang 73. (3) Phần này đƣợc tóm tắt từ : iáo trình Quản trị vật tƣ kĩ thuật - Đại học Lâm Nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp, Hà nội, 2003, trang 74. (2) Trang 4 Theo cách phân loại này, ngƣời ta chi ra thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ - Nguyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công sẽ trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, hoặc những nguyên vật liệu đƣợc sử dụng với số lƣợng lớn hoặc những vật liệu đắt tiền phải nhập khẩu. - Nguyên vật liệu phụ: Là những vật tƣ không trực tiếp cấu thành sản phẩm nhƣng lại rất quan trọng trong sản xuất. Những vật tƣ này đƣợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm hoàn thiện tính năng cho sản phẩm, để tăng chất lƣợng sản phẩm hoặc dùng để trang trí cho sản phẩm. - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lƣợng cho quá trình sản xuất bao gồm các loại nguyên vật liệu ở thể rắn, lỏng hay khí nhƣ than, củi, xăng dầu, hơi đốt v..v... Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại nguyên vật liệu phụ. Tuy nhiên nó đóng một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, và có các tính năng cũng nhƣ kĩ thuật quản lý hoàn toàn khác với nguyên vật liệu thông thƣờng. Tuỳ từng doanh nghiệp mà có thể tách nhiên liệu làm đối tƣợng quản lý riêng hay coi nhiên liệu là nguyên vật liệu phụ. c) Căn cứ vào nguồn cung cấp nguyên vật liệu: Theo căn cứ này, nguyên vật liệu đƣợc chia thành vật liệu mua ngoài, vật liệu tự sản xuất và vật liệu từ các nguồn khác.... Nói chung, việc phân loại vật tƣ chỉ là tƣơng đối. Nó phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức sản xuất của doanh nghiệp đó. Phân loại vật tƣ theo các cách nào là để tiện cho việc quản lý, sử dụng hay tính toán định mức tiêu thụ vật tƣ của doanh nghiệp đó. 1.2. Quản lý vật tư trong doanh nghiệp Công tác quản lý vật tƣ đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Do tính chất, đặc điểm và tầm quan trọng của vật tƣ trong doanh nghiệp, doanh nghiệp cần có những biện pháp quản lý vật tƣ thật hợp lý. Công tác quản lý vật tƣ trong doanh nghiệp bao gồm các nội dung sau: Trang 5 - Xây dựng định mức tiêu hao vật tƣ cho từng đơn vị sản phẩm. - Lập kế hoạch vật tƣ: Bao gồm kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng... - Bảo quản và dự trữ vật tƣ. - Tổ chức cung ứng vật tƣ. Việc quản lý vật tƣ trong doanh nghiệp là một công việc khó khăn phức tạp vì đối tƣợng quản lý tƣơng đối nhiều. Khi quản lý vật tƣ, doanh nghiệp cần tuân thủ các yêu cầu sau: - Trong khâu lập kế hoạch vật tƣ: Phải lập kế hoạch đủ số lƣợng, chất lƣợng quy cách, chủng loại cho từng loại vật tƣ và đảm bảo đƣợc kế hoạch phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đối với kế hoạch vật tƣ theo quý, tháng thì phải đảm bảo đ ng tiến độ thời gian đã đề ra. - Trong khâu bảo quản vật tƣ: Phải xây dựng hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật để đảm bảo đƣợc chất lƣợng của vật tƣ. Bố trí các nhân viên thủ kho có trình độ chuyên môn, am hiểu về vật tƣ và doanh nghiệp... Cần bảo quản theo đúng quy định phù hợp với từng tính chất của mỗi loại vật tƣ để đảm bảo đƣợc đặc tính kĩ thuật, tránh hƣ hỏng, hao hụt... - Trong khâu dự trữ vật tƣ: Doanh nghiệp cần xây dựng đƣợc định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại vật tƣ. Vật tƣ đƣợc dự trữ dao động trong khoảng mức dự trữ tối đa và tối thiểu là hợp lý. Tránh việc dự trữ quá ít, khi cần cho sản xuất thì doanh nghiệp lại không đủ để cung ứng. Đồng thời tránh việc dự trữ quá nhiều mà làm tăng chi phí cho doanh nghiệp. - Trong khâu tổ chức cung ứng và sử dụng vật tƣ: Doanh nghiệp cung ứng cho các xƣởng sản xuất một số lƣợng vừa đủ để khuyến khích việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý nhằm giảm mức tiêu hao vật tƣ. Công việc quản lý vật tƣ bao gồm rất nhiều nội dung. Nhƣng do hạn chế về thời gian và dữ liệu, trong bài viết này chỉ xin đề cập đến 1 khía cạnh của quản lý vật tƣ. Đó là công tác lập kế hoạch năm cho vật tƣ. 2. Kế hoạch vật tƣ trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp. 2.1 Kế hoạch vật tư của doanh nghiệp. Trang 6 Kế hoạch vật tƣ là một bộ phận của kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp. Kế hoạch vật tƣ đƣợc các doanh nghiệp lập ra vào đầu năm nhằm xác định chính xác lƣợng vật tƣ cần mua sắm hay cần dự trữ trong năm cho doanh nghiệp. Kế hoạch năm vật tƣ có một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Bất kì một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng cần có vật tƣ. Mỗi doanh nghiệp có đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn loại vật tƣ khác nhau. Nếu thiếu chỉ một loại vật tƣ dù là nhỏ sẽ làm gián đoạn việc sản xuất, ảnh hƣởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp. Rõ ràng, vật tƣ quyết định đến sự tồn tại và phát triển của sản xuất. Việc quản lý tốt vật tƣ trong doanh nghiệp, lập kế hoạch năm cho các loại vật tƣ thật chính xác là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp có thể đảm bảo chất lƣợng của sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ của Kế hoạch vật tƣ tuy vụn vặt, phức tạp nhƣng rất quan trọng vì số lƣợng vật tƣ của các doanh nghiệp là rất lớn. Nhiệm vụ của kế hoạch vật tƣ là phải đảm bảo đƣợc đủ số lƣợng vật tƣ cho sản xuất, giảm thiểu tối đa tồn đọng vật tƣ nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp. 2.2. Vị trí của Kế hoạch vật tư trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp. 2.2.1 Xét theo các loại kế hoạch: Kế hoạch năm của doanh nghiệp bao gồm 7 bộ phận chính: - Kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm - Kế hoạch giá thành sản phẩm - Kế hoạch lao động - tiền lƣơng - Kế hoạch vật tƣ - Kế hoạch tài chính - Kế hoạch khoa học công nghệ - Kế hoạch xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn TSCĐ 7 loại hình kế hoạch này chính là các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện đƣợc kế hoạch sản xuất kinh doanh một năm cho doanh nghiệp. Các bộ phận này Kế hoạch SX và tiêu thụ SP Trang 7 có quan hệ chặt chẽ và có tác động qua lại với nhau đƣợc thể hiện trong sơ đồ dƣới đây: Sơ đồ 2: Mối quan hệ giữa các bộ phận kế hoạch xét theo các loại hình kế hoạch Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy: Trong hệ thống kế hoạch năm của doanh nghiệp, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò chủ đạo và làm cơ sở cho các bộ phận kế hoạch khác. Trên cơ sở của kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp xác định các bộ phận kế hoạch khác. Kế hoạch vật tƣ đƣợc thiết lập dựa trên cơ sở của kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, đồng thời căn cứ vào kế hoạch xây dựng và sửa chữa lớn TSCĐ và kế hoạch khoa học công nghệ để xác định năng lực của doanh nghiệp trong năm và các định mức tiêu hao vật tƣ cho các đơn vị sản phẩm. Các chỉ tiêu của Kế hoạch vật tƣ đƣợc phản ánh trong kế hoạch tài chính và kế hoạch giá thành sản phẩm bởi vì, giá thành vật tƣ ảnh hƣởng trực tiếp lên giá thành sản phẩm. Trang 8 Kế hoạch vật tƣ là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế hoạch sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Do đó, trƣớc khi lập kế hoạch năm cho vật tƣ, doanh nghiệp phải xem xét các mối liên hệ giữa kế hoạch vật tƣ và các loại hình kế hoạch khác để có thể thu thập đầy đủ thông tin, nhằm lập đƣợc một kế hoạch chính xác nhất. 2.2.2 Xét theo cấp độ kế hoạch: Căn cứ vào sứ mệnh của doanh nghiệp, tức là lĩnh vực hoạt động, vai trò và vị trí của doanh nghiệp trong môi trƣờng hoạt động của nó, ngƣời ta quản lý doanh nghiệp bằng 2 cấp kế hoạch là: Kế hoạch chiến lƣợc và kế hoạch tác nghiệp: Sứ mệnh của doanh nghiệp Các kế hoạch chiến lƣợc Sơ đồ kế 3: Các cấp kế hoạch Các hoạch tácđộnghiệp - Các kế hoạch chiến lƣợc đƣợc thiết lập nhằm xác định các mục tiêu tổng thể cho tổ chức - Các kế hoạch tác nghiệp đƣợc thiết lập nhằm cụ thể hoá các kế hoạch chiến lƣợc thành các hoạt động hàng năm, hàng quý hay hàng tháng cho tổ chức. Kế hoạch tác nghiệp bao gồm: Kế hoạch nhân công, kế hoạch tài chính, kế hoạch vật tƣ, kế hoạch sản xuất... Kế hoạch vật tƣ và các kế hoạch tác nghiệp khác đảm bảo cho mọi ngƣời đểu nắm bắt đƣợc mục tiêu của tổ chức. Đồng thời, các kế hoạch này quy định rõ trách nhiệm của từng ngƣời trong các hoạt động nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra. 3. Nội dung của kế hoạch năm cho vật tƣ Kế hoạch năm cho vật tƣ gồm ba nội dung chính sau đây: - Xác định tổng nhu cầu vật tƣ. - Xác định nhu cầu vật tƣ cần dự trữ. - Xác định nhu cầu vật tƣ cần mua sắm trong năm. Trang 9 3.1 Xác định tổng nhu cầu vật tư  Để xác định đƣợc tổng nhu cầu vật tƣ trong năm, trƣớc hết doanh nghiệp phải xác định đƣợc định mức tiêu hao vật tƣ cho một đơn vị sản phẩm từ đó để làm căn cứ lập kế hoạch số lƣợng vật tƣ cần dùng, cần mua một cách hợp lý nhất. - Định mức tiêu hao vật tƣ là lƣợng vật tƣ tiêu hao lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành 1 khối lƣợng công việc nhất định trong một điều kiện tổ chức và kĩ thuật đã đƣợc xác định(4). Trong doanh nghiệp, định mức tiêu hao vật tƣ giữ một vai trò quan trọng. Đối với với việc sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật tƣ là căn cứ để cấp phát vật tƣ cho từng đơn vị sản xuất, đảm bảo cho việc sản xuất đƣợc tiến hành cân đối, liên tục. Đối với công tác lập kế hoạch vật tƣ, định mức tiêu hao vật tƣ vừa là căn cứ để tính nhu cầu vật tƣ, vừa là căn cứ để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cung ứng vật tƣ, cân đối các bộ phận kế hoạch khác có liên quan... Định mức tiêu hao vật tƣ có thể đƣợc tính theo nhiều cách khác nhau. Mỗi cách tính có ƣu và nhƣợc điểm riêng. Tuy từng doanh nghiệp và điều kiện sản xuất của doanh nghiệp mà có cách tính định mức tiêu hao phù hợp. Tuy nhiên, định mức tiêu hao vật tƣ phải đảm bảo đƣợc tính chính xác, khoa học và thực ti n. Có một số cách tính định mức tiêu hao vật tƣ nhƣ sau: - Tính định mức tiêu hao vật tƣ theo phƣơng pháp thống kê kinh nghiệm: là xác định định mức tiêu hao vật tƣ dựa vào số liệu thống kê về mức tiêu hao vật tƣ bình quân của kỳ trƣớc, kết hợp với các điều kiện tổ chức sản xuất của kì kế hoạch và kinh nghiệm của cán bộ quản lý. Phƣơng pháp này có ƣu điểm là việc tính toán rất đơn giản, d vận dụng. Tuy nhiên định mức tiêu hao vật tƣ tính theo phƣơng pháp này không đƣợc chính xác vì nó còn phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của ngƣời cán bộ. - Tính định mức tiêu hao vật tƣ theo phƣơng pháp thực nghiệm: Là phƣơng pháp xây dựng định mức tiêu hao dựa vào kết quả của phòng thí nghiệm hay thử nghiệm trong điều kiện sản xuất để điều chỉnh cho sát với thực tế. Phƣơng pháp (4) iáo trình Quản trị vật tƣ kĩ thuật - Đại học Lâm nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp - Hà nội, 2003, trang 76. Trang 10 này cho kết quả khá chính xác tuy nhiên việc tính định mức theo phƣơng pháp này trong điều kiện thử nghiệm nên khó có thể giống với điều kiện sản xuất thực tế và chi phí rất tốn kém, mất nhiều thời gian... - Tính định mức tiêu hao vật tƣ theo phƣơng pháp tính toán phân tích: Là phƣơng pháp tính định mức tiêu hao vật tƣ dựa trên các công thức kỹ thuật và các tiêu chuẩn định mức do nhà nƣớc ban hành hoặc các kết quả do nhà chế tạo thử nghiệm rồi kết hợp với việc phân tích các nhân tố ảnh hƣởng đến định mức tiêu hao trong điều kiện thực tế để tiến hành điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện sản xuất. Phƣơng pháp này rất chính xác vì vừa kết hợp đƣợc việc thử nghiệm với điều kiện sản xuất thực tế.  Tổng nhu cầu vật tƣ là lƣợng vật tƣ dự kiến trong năm kế hoạch mà chƣa tính đến lƣợng vật tƣ dự trữ hiện có hay lƣợng vật tƣ sẽ tiếp nhận đƣợc. Khi tính tổng nhu cầu vật tƣ, doanh nghiệp dựa vào kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, và định mức tiêu hao vật tƣ cho một đơn vị sản phẩm và tính theo công thức sau: n V i  Q j 1 j D (5) ij Trong đó: Vi là tổng nhu cầu vật tƣ i Dij là định mức tiêu hao vật tƣ i cho một đơn vị sản phẩm j Qj là số lƣợng sản phẩm j theo kế hoạch sản xuất n là số chủng loại sản phẩm có dùng vật tƣ i 3.2 Xác định nhu cầu dự trữ vật tư: Trong khi lập kế hoạch năm cho vật tƣ, doanh nghiệp phải tính đƣợc hợp lý số lƣợng vật tƣ cần dự trữ. Doanh nghiệp không thể sản xuất đến đâu, mua sắm vật tƣ đến đấy vì nhƣ vậy sẽ có những trở ngại xảy ra nhƣ không có đủ thời gian chuẩn bị vật tƣ cho sản xuất, không chủ động trong sản xuất vì phải chờ đợi vật tƣ, việc cung ứng vật tƣ cho sản xuất có thể xảy ra bất trắc khiến cho việc sản xuất bị đình trệ, điều này sẽ dẫn đến doanh nghiệp sẽ không thực hiện đ ng hợp đồng giao hàng cho khách hàng, làm giảm uy tín của doanh nghiệp... Do vậy, để đảm bảo S.TS Trần Văn Địch - Tổ chức sản xuất cơ khí, Nhà xuất bản Khoa học kĩ thuật, Hà nội, 2005, trang 204. (5) Trang 11 chắc chắn cho hoạt động sản xuất của năm sau, ngay từ khi lập kế hoạch cho vật tƣ của năm nay, doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ vật tƣ cuối năm để đảm bảo cho hoạt động sản xuất của đầu kì kế hoạch sau đƣợc tiến hành nhịp nhàng, không bị gián đoạn. Khi lập kế hoạch dự trữ vật tƣ, doanh nghiệp phải đảm bảo đủ số lƣợng vật tƣ để sản xuất có thể tiến hành liên tục. Tuy nhiên, việc dự trữ nhiều sẽ làm ứ đọng vốn, làm tăng chi phí lƣu kho, từ đó đẩy giá thành sản phẩm tăng lên. Do đó, doanh nghiệp phải có sự kết hợp hài hoà để việc dự trữ vật tƣ đủ cho sản xuất với chi phí thấp nhất có thể. 3.3 Nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm kế hoạch: Nhu cầu vật tƣ cần mua sắm là lƣợng vật tƣ cần mua bổ xung trong năm kế hoạch. Nhu cầu vật tƣ cần mua sắm đƣợc tính theo công thức sau(6): Nhu cầu mua sắm vật tƣ = Tổng nhu cầu vật tƣ - Tồn đầu kì + Dự kiến tồn cuối kì Tồn đầu kì là số lƣợng vật tƣ đang có ở thời điểm bắt đầu của năm kế hoạch. Lƣợng tồn đầu kì của kì này chính là lƣợng tồn cuối kì của kì trƣớc. II. LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƢ TRON DOANH N HIỆP 1. Vai trò của c ng tác lập kế hoạch năm cho vật tƣ trong doanh nghiệp Lập kế hoạch vật tƣ là việc xác định chính xác khối lƣợng nhu cầu vật tƣ, chi tiết, bán thành phẩm cần mua hoặc cần sản xuất cho từng năm. Việc lập kế hoạch năm cho vật tƣ chính xác, đ ng khối lƣợng, đ ng thời điểm yêu cầu là cơ sở quan trọng để duy trì lƣợng dự trữ vật tƣ ở mức thấp nhất, giảm thiểu tồn đọng vốn... Điều này đòi hỏi công việc lập kế hoạch năm cho vật tƣ phẩi hết sức chặt chẽ, chính xác cho từng loại vật tƣ. Vai trò của việc lập kế hoạch vật tƣ:  i p doanh nghiệp ứng phó với sự thay đổi của môi trƣờng: Môi trƣờng ở đây có nghĩa là cả môi trƣờng bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp. iáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp - Trƣờng đại học Kinh tế quốc dân - Nhà xuất bản Lao động Xã hội, Hà nội-2004, Trang 212. (6) Trang 12 Môi trƣờng của một doanh nghiệp trong một năm có thể có nhiều thay đổi. Trƣớc khi lập kế hoạch nói chung và kế hoạch vật tƣ nói riêng, doanh nghiệp phải nghiên cứu và dự báo môi trƣờng. Công việc này gi p doanh nghiệp có thể dự đoán trƣớc những biến động của môi trƣờng, từ đó doanh nghiệp sẽ lập ra một kế hoạch phù hợp.  iảm thiểu thời gian, và lƣợng dự trữ nguyên vật liệu: Kế hoạch vật tƣ xác định chính xác số lƣợng vật tƣ cần mua, cần sử dụng của doanh nghiệp ở từng thời điểm. Do đó, doanh nghiệp sẽ biết đƣợc chính xác lƣợng mà doanh nghiệp cần dùng, từ đó, tránh đƣợc việc tồn đọng quá nhiều vật tƣ trong kho, giảm đƣợc chi phí lƣu kho và giảm đƣợc chi phí vốn lƣu động trong doanh nghiệp.  iảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng vật tƣ: Các chi tiết vật tƣ dù là rất nhỏ, đƣợc sử dụng với số lƣợng ít nhƣng khi lập kế hoạch vật tƣ, ngƣời lập kế hoạch phải tính đến cả những chi tiết đó để khi công việc sản xuất cần đến là doanh nghiệp sẵn sàng cung ứng, tránh phải chờ đợi, làm gián đoạn cả quy trình sản xuất chỉ vì những chi tiết rất nhỏ, hoặc để tránh thiếu vật tƣ mà làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm từ đó làm giảm hiệu quả của việc sản xuất kinh doanh. 2. Quy trình lập kế hoạch vật tƣ: Lập kế hoạch là việc xác định các mục tiêu và lựa chọn các phƣơng thức để đạt mục tiêu đó Quy trình lập kế hoạch vật tƣ cũng là một quy trình xác định các mục tiêu cho vật tƣ và lựa chọn các phƣơng thức để đạt đƣợc mục tiêu. Có thể nói tóm tắt quy trình lập kế hoạch năm cho vật tƣ trong các bƣớc sau đây: Bƣớc 1: Nghiên cứu và dự báo Bƣớc 2: Xác định các mục tiêu Bƣớc 3: Lựa chọn các phƣơng thức để đạt đƣợc mục tiêu 2.1. Nghiên cứu và dự báo: Nghiên cứu và dự báo là công việc đầu tiên của bất cứ công tác lập kế hoạch nào trong doanh nghiệp. Để lập đƣợc kế hoạch, ch ng ta phải hiểu biết về thị trƣờng, về môi trƣờng mà doanh nghiệp ch ng ta đang hoạt động, về các điểm mạnh điểm yếu của doanh nghiệp. Trang 13 Trƣớc khi lập kế hoạch vật tƣ, doanh nghiệp cũng phải tiến hành nghiên cứu và dự báo môi trƣờng ngoài, môi trƣờng bên trong doanh nghiệp... - Nghiên cứu và dự báo môi trƣờng bên ngoài: Việc lập kế hoạch năm cho vật tƣ có liên quan chặt chẽ tới kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm đó của doanh nghiệp, do đó, trƣớc khi lập kế hoạch vật tƣ, doanh nghiệp cần nghiên cứu về thị trƣờng vật tƣ, dự báo mức tiêu thụ sản phẩm trên thị trƣờng, dự báo số lƣợng các đơn đặt hàng của khách hàng... để từ đó có thể dự báo đƣợc lƣợng vật tƣ mà doanh nghiệp cần có trong năm kế hoạch. - Nghiên cứu và dự báo môi trƣờng bên trong: Là việc nghiên cứu và dự báo về các năng lực của doanh nghiệp, doanh nghiệp có khả năng sản xuất ra bao nhiêu sản phẩm... để từ đó xác định đƣợc chính xác lƣợng vật tƣ mà doanh nghiệp cần dùng. Doanh nghiệp cũng cần phải nghiên cứu và dự báo về những vấn đề có thể xảy ra đối với vật tƣ trong doanh nghiệp nhƣ vật tƣ bị hƣ hại do bốc xếp, vận chuyển... 2.2 Thiết lập các mục tiêu Mục tiêu của bất cứ loại kế hoạch nào cũng cần phải đƣợc lƣợng hoá. Đối với kế hoạch năm cho vật tƣ, mục tiêu của việc lập kế hoạch là việc xác định đƣợc chính xác số lƣợng của từng loại vật tƣ. Bao gồm: - Nhu cầu vật tƣ cần dùng cho sản xuất. - Nhu cầu vật tƣ cần dự trữ vào cuối kì kế hoạch. - Nhu cầu mua sắm vật tƣ trong kì kế hoạch. 2.3 Lựa chọn các phương thức, công cụ để đạt được mục tiêu  Lựa chọn nhà cung cấp vật tƣ để có đƣợc vật tƣ: Theo quy luật của thị trƣờng, có cầu về vật tƣ thì sẽ có cung về vật tƣ. Trên thị trƣờng, có rất nhiều nhà cung ứng vật tƣ cho 1 doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải chọn lựa cho mình một hay nhiều nhà cung ứng vật tƣ tốt nhất. - Nếu chọn một nhà cung ứng vật tƣ, doanh nghiệp sẽ có nhiều thuận lợi nhƣ giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng có mối quan hệ ổn định lâu dài, tin tƣởng lẫn nhau... do đó thuận tiện cho việc quản lý, và d dàng giải quyết khi có mâu thuẫn xảy ra. Tuy nhiên doanh nghiệp nếu chọn một nhà cung ứng vật tƣ sẽ gặp rủi ro cao. Trang 14 - Nếu doanh nghiệp chọn nhiều nhà cung ứng: do các nhà cung ứng vật tƣ có sự cạnh tranh với nhau nên d dàng đƣợc giảm giá, việc cung ứng đảm bảo an toàn cao... Tuy nhiên việc chọn nhiều nhà cung ứng sẽ rất d xảy ra mâu thuẫn giữa các nhà cung ứng... Do đó, doanh nghiệp nên chọn số lƣợng nhà cung ứng vật tƣ ở một mức độ nhất định, nên chọn ngƣời cung ứng ở gần doanh nghiệp, là những nhà cung ứng tin cậy...  Lựa chọn các nguồn lực để đạt đƣợc mục tiêu: Khi lập kế hoạch năm cho vật tƣ, doanh nghiệp phải lựa chọn các công cụ để đạt đƣợc mục tiêu. Các công cụ đó bao gồm các mô hình lý thuyết, các công cụ tài chính, nguồn nhân lực, vật lực... - Tài chính: Đây là một công cụ quan trọng. Công việc mua sắm vật tƣ không thể thiếu nguồn lực tài chính. Do đó, khi lập kế hoạch vật tƣ, doanh nghiệp phải tính đến giá cả của vật tƣ, sau đó xem xét đến các kế hoạch tài chính của doanh nghiệp để có thể xác định lƣợng tiền chi cho vật tƣ của doanh nghiệp trong năm một cách hợp lý. - Nguồn nhân lực: Các cán bộ làm công tác mua sắm vật tƣ là công cụ quan trọng để đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện đ ng kế hoạch vật tƣ. Ngoài ra, nguồn nhân lực còn có các cán bộ quản lý kho, cán bộ làm công tác lập kế hoạch chịu trách nhiệm thƣờng xuyên theo dõi việc thực hiện kế hoạch vật tƣ trong doanh nghiệp. - Các kho bãi: Để phục vụ công tác bảo quản và dự trữ vật tƣ thì hệ thống kho bãi của doanh nghiệp phải thật chắc chắn, đảm bảo đƣợc chất lƣợng của vật tƣ trong quá trình bảo quản. - Phƣơng tiện vận chuyển: Doanh nghiệp lựa chọn những phƣơng tiện vận chuyển hợp lý sao cho đảm bảo đƣợc chất lƣợng của vật tƣ trong quá trình vận chuyển, đồng thời tiết kiệm đƣợc chi phí vận chuyển vật tƣ. 3. Các c ng cụ lập kế hoạch vật tƣ: Khi lập kế hoạch vật tƣ, ngoài các công cụ nhƣ tiềm lực của doanh nghiệp còn có các mô hình lý thuyết để doanh nghiệp có thể dựa vào đó để lập kế hoạch năm cho doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng hơn. Trang 15 Có rất nhiều mô hình có thể phục vụ công tác lập kế hoạch năm cho vật tƣ nhƣ. Trong phần này, ta xem xét 2 mô hình phổ biến, hay đƣợc sử dụng trong giai đoạn hiện nay: - Mô hình quản trị hàng dự trữ - Mô hình JIT (Just in time).... 3.1. Mô hình quản trị hàng dự trữ(7): Mô hình này đƣa ra giả thiểt rằng nhu cầu vật tƣ biết trƣớc và không đổi, các chi phí liên quan đến vật tƣ chỉ có chi phí lƣu kho và chi phí đặt hàng, và sự thiếu hụt vật tƣ hoàn toàn không xảy ra nếu nhƣ các đơn đặt hàng đƣợc thực hiện đúng. Với những giả thiết trên, lƣợng dự trữ vật tƣ tối ƣu đƣợc tính theo công thức sau: Q i Trong đó:  2 DS H Q là lƣợng dự trữ vật tƣ i tối ƣu D là nhu cầu hàng năm về lƣợng dự trữ vật tƣ i. S là chi phí đặt hàng vật tƣ i tính trên 1 đơn hàng. H là chi phí dự trữ trung bình trên 1 đơn vị dự trữ trong năm. Ƣu điểm của mô hình này là cách tính đơn giản, d thực hiện. Tuy nhiên các giả thiết mà mô hình này đƣa ra trên thực tế là không phù hợp với các doanh nghiệp. Trên thực tế, chi phí cho vật tƣ không chỉ có chi phí lƣu kho và chi phí cho đơn đặt hàng mà còn nhiều chi phí khác nhƣ chi phí vận chuyển.... 3.2 Mô hình JIT (Just in time)(8): Mô hình này còn đƣợc gọi là mô hình dự trữ đ ng thời điểm. Lƣợng dự trữ đ ng thời điểm là lƣợng vật tƣ tối thiểu cần thiết để giữ cho hệ thống sản xuất đƣợc hoạt động bình thƣờng. Lƣợng dự trữ đƣợc xác định theo công thức sau: Phần này đƣợc tóm tắt từ : iáo trình Khoa học quản lý tập II- Trƣờng đại học Kinh tế quốc dân - Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà nội-2002, Trang 318-319. (7) Phần này đƣợc tóm tắt từ : iáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp - Trƣờng đại học kinh tế quốc dân, Nhà Xuất bản Lao động - Xã hội, Hà nội, 2004, từ trang 299 đến trang 302. (8) Trang 16 Lƣợng dự trữ tối đa + Lƣợng dự trữ tối thiểu Lƣợng dự trữ trung bình Hay: Q = Q max 2 Q min 2 Khi áp dụng mô hình JIT, doanh nghiệp phải có các yếu tố đầu vào là các nguyên nhân gây ra sự chậm tr về vật tƣ nhƣ vật tƣ không đảm bảo yêu cầu, hệ thống cung ứng chƣa đảm bảo gây ra mất mát, hƣ hỏng vật tƣ... Để giảm lƣợng dự trữ vật tƣ, mô hình này đƣa ra một số giải pháp nhƣ: - iảm bớt lƣợng dự trữ ban đầu bằng cách giảm sự thay đổi trong nguồn cung ứng về chất lƣợng, số lƣợng... - iảm bớt lƣợng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất. - iảm bớt lƣợng dụng cụ phụ tùng. Ƣu điểm của Mô hình JIT là xác định đƣợc khá chính xác số lƣợng từng loại vật tƣ để đảm bảo vật tƣ đƣợc đƣa đúng đến nơi có nhu cầu thực sự đúng lúc, kịp thời, không đƣa đến nơi chƣa có nhu cầu, sao cho hoạt động của bất kì nơi nào cũng đƣợc liên tục. Hạn chế của mô hình này là không tính đến các chi phí liên quan đến vật tƣ nhƣ chi phí vận chuyển, chi phí lƣu kho... III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞN TỚI CÔN TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƢ 1. Các yếu tố thuộc m i trƣờng bên ngoài doanh nghiệp: 1.1 Thị trường vật tư Thị trƣờng vật tƣ có ảnh hƣởng lớn tới công tác lập kế hoạch vật tƣ cho doanh nghiệp. Thị trƣờng vật tƣ chịu ảnh hƣởng của nhiều nhân tố kinh tế, chính trị, xã hội. Do vậy, thị trƣờng vật tƣ thƣờng xuyên biến động. Khi lập kế hoạch vật tƣ, các doanh nghiệp phải tính đến những biến động của thị trƣờng vật tƣ để có thể ứng phó kịp thời khi điều kiện bất lợi xảy ra. Thị trƣờng vật tƣ biến động có thể do giá cả vật tƣ biến động hay nguồn vật tƣ có thể dồi dào hay khan hiếm. Những điều kiện này xẽ tạo ra những thuận lợi hay khó khăn cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải có sách lƣợc thích hợp để đối phó với những sự thay đối đó, và có thể điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Trang 17 1.2 Các nhà cung cấp vật tư: Đây là một yếu tố quan trọng vì đây là nguồn để đảm bảo cho vật tƣ cả năm cho doanh nghiệp. Trên thị trƣờng có rất nhiều nhà cung cấp vật tƣ. Do đó doanh nghiệp có thể chọn cho mình một hay nhiều nhà cung cấp vật tƣ. Điều này tuỳ thuộc vào số lƣợng và chủng loại vật tƣ của doanh nghiệp. Trƣớc khi lập kế haọch, doanh nghiệp phải xem xét đến các yếu tố nhƣ giá cả, chất lƣợng vật tƣ mà nhà cung cấp đƣa ra để có thể chọn cho mình một nhà cung cấp tốt nhất, đảm bảo đầu vào cho doanh nghiệp 2. Các yếu tố thuộc m i trƣờng bên trong doanh nghiệp: 2.1 Sứ mệnh và các chiến lược của doanh nghiệp: Kế hoạch năm cho vật tƣ nằm trong hệ thống các kế hoạch tác nghiệp của một doanh nghiệp. Do đó, nó chịu sự chi phối của lĩnh vực hoạt động và các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp đó. Do đó, khi lập kế hoạch vật tƣ, doanh nghiệp cần căn cứ vào sứ mệnh và chiến lƣợc của doanh nghiệp để có thể lập đƣợc kế hoạch vật tƣ thật cụ thể, chi tiết nhằm cụ thể hoá các chiến lƣợc của doanh nghiệp. 2.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: Bao gồm thông tin về quá trình sản xuất của doanh nghiệp, thông tin về tình hình dự trữ vật tƣ... Nhƣ ta đã biết, số lƣợng các loại vật tƣ trong một doanh nghiệp là rất lớn, do đó, để quản lý tốt các loại vật tƣ, ngƣời ta phải có đầy đủ thông tin về các loại vật tƣ đó. Thông tin về các loại vật tƣ thƣờng xuyên thay đổi do một số nguyên nhân sau: - Do đơn đặt hàng của khách hàng thƣờng xuyên thay đổi, có thể tăng lên hoặc giảm đi theo từng thời kì trong năm. Do đó nhu cầu về vật tƣ cũng biến động theo lƣợng đơn đặt hàng đó. - Nhu cầu về chất lƣợng sản phẩm ngày càng tăng, doanh nghiệp phải thƣờng xuyên nâng cao chất lƣợng sản phẩm. Điều này dẫn đến sự thay đổi trong định mức tiêu thụ vật tƣ đối với một đơn vị sản phẩm. - Trong quá trình sản xuất, hệ thống sản xuất có thể gặp sự cố nhƣ hỏng máy móc, thiết bị. Do đó, công việc sản xuất có thể bị gián đoạn, tiến độ sản xuất có thể bị thay đổi. Trang 18 Do đó, doanh nghiệp phải thƣờng xuyên cập nhật thông tin về vật tƣ, để có thể điều chỉnh kế hoạch năm cho vật tƣ thật kịp thời. Một số yếu tố thông tin không thể thiếu trong quá trình lập kế hoạch vật tƣ cho doanh nghiệp nhƣ: - Thông tin về kế hoạch sản xuất: Hàng năm, công ty có một kế hoạch sản xuất thật cụ thể, chi tiết. Kế hoạch sản xuất hàng năm là yếu tố quyết định để doanh nghiệp lập nên kế hoạch năm đó cho vật tƣ, gi p doanh nghiệp có thể xác định đƣợc lƣợng vật tƣ mà doanh nghiệp cần có trong năm kế hoạch. - Thông tin về các loại vật tƣ: Mỗi doanh nghiệp có một bảng danh mục vật tƣ. Danh mục vật tƣ cho biết những chủng loại vật tƣ mà doanh nghiệp cần dùng để sản xuất ra sản phẩm hàng hoá cuối cùng. đồng thời cho biết các đặc tính kĩ thuật của vật tƣ, kí hiệu..... Trƣớc khi lập kế hoạch vật tƣ, doanh nghiệp phải nắm đƣợc số lƣợng, chủng loại các loại vật tƣ mà mình cần có. - Thông tin về việc dự trữ vật tƣ: Thông thƣờng, để đảm bảo cho việc sản xuất không gặp sự cố, không bị gián đoạn do thiếu vật tƣ, doanh nghiệp luôn luôn dự trữ một lƣợng vật tƣ nhất định. Trƣớc khi lập kế hoạch vật tƣ, doanh nghiệp cần biết chính xác đƣợc số lƣợng dự trữ của từng loại vật tƣ từ đó có thể lập nên một kế hoạch chính xác, không để thừa quá nhiều vật tƣ. Trong giai đoạn hiện nay, với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, của công nghệ thông tin, máy tính đƣợc ứng dụng rất rộng rãi trong các doanh nghiệp trong việc quản lý vật tƣ. Một máy tính có thể lƣu trữ đƣợc một lƣợng thông tin rất lớn và cho phép ngƣời dùng có thể truy cập rất nhanh. Do đó, ngày nay, việc lập kế hoạch vật tƣ trong các doanh nghiệp ngày càng chịu ảnh hƣởng nhiều của máy tính, của các phần mềm máy tính hiện đại. Tuy nhiên, máy tính chỉ là công cụ cho phép việc lập kế hoạch vật tƣ đƣợc d dàng hơn. Việc lập kế hoạch vật tƣ còn phụ thuộc chủ yếu vào các cán bộ phục vụ cho công tác lập kế hoạch vật tƣ. 2.3 Bộ máy tổ chức làm công tác lập kế hoạch: Hệ thống thông tin chỉ là công cụ để phục vụ cho công tác lập kế hoạch vật tƣ. Điều quan trọng là phải có đội ngũ cán bộ phục vụ cho công tác lập kế hoạch thật tốt. Đội ngũ cán bộ đòi hỏi phải là những ngƣời có trình độ chuyên môn, am hiểu về vật tƣ và công tác lập kế hoạch vật tƣ trong doanh nghiệp và có thể sử dụng các công cụ để lập kế hoạch vật tƣ. Việc tổ chức, sắp xếp và phân công công Trang 19 việc một cách hợp lý giữa các cán bộ làm công tác lập kế hoạch cũng ảnh hƣởng đến chất lƣợng của công tác lập kế hoạch vật tƣ. Do đó, doanh nghiệp cần bố trí đúng ngƣời, đ ng việc, phân công công việc một các hợp lý, phù hợp với chuyên môn của từng ngƣời. Trang 20
- Xem thêm -