Tài liệu Công tác lập hồ sơ hiện hành ở văn phòng trung ương đảng - thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ========☼☼☼======= NGUYỄN VĂN TÂM CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Ở VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Chuyên ngành : LƯU TRỮ Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : PGS. VƯƠNG ĐÌNH QUYỀN HÀ NỘI – 2008 MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1- LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH - MỘT NỘI DUNG QUAN 2 12 TRỌNG TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ CỦA VĂN PHÒNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG 1.1. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ƣơng Đảng 12 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ 12 1.1.2. Tổ chức bộ máy 17 1.2. Thành phần, nội dung, khối lƣợng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Trung ƣơng Đảng 27 1.3. Vai trò, ý nghĩa của lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ƣơng Đảng 33 CHƢƠNG 2- THỰC TRẠNG LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Ở VĂN 40 PHÒNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG 2.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định và hƣớng dẫn về lập hồ sơ hiện hành 40 2.1.1. Cơ sở pháp lý để ban hành văn bản 40 2.1.2. Nội dung các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn 41 2.2. Thực tiễn công tác lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng Trung ƣơng Đảng 2.2.1. Lập danh mục hồ sơ của Văn phòng Trung ương Đảng 2.2.2. Tình hình lập hồ sơ hiện hành ở các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương 53 53 58 2.2.3. Nhận xét chung 66 CHƢƠNG 3- GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC 71 LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Ở VĂN PHÒNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG 3.1. Nâng cao nhận thức về công tác văn thƣ nói chung và việc lập hồ sơ hiện hành nói riêng của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên Văn phòng Trung ƣơng Đảng 71 3.2. Xây dựng và ban hành văn bản quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành 73 3.3. Xây dựng danh mục hồ sơ của Văn phòng Trung ƣơng 81 3.4. Tăng cƣờng hƣớng dẫn, bồi dƣỡng nghiệp vụ và kiểm tra việc lập hồ sơ hiện hành 83 3.5. Thực hiện tốt công tác khen thƣởng - kỷ luật đối với việc lập hồ sơ hiện hành 86 Đảng KẾT LUẬN 88 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU PHỤ LỤC ____________________ 2 Luận văn thạc sĩ Tâm Nguyễn Văn MỞ ĐẦU 1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc của Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lý tài chính, tài sản của cơ quan Đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. Vì vậy, tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động có nội dung rất đa dạng và phong phú với khối lượng lớn, phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng. Việc lập và quản lý hồ sơ, tài liệu đang hình thành trong hoạt động của cơ quan (lập hồ sơ hiện hành) là một nội dung có ý nghĩa quan trọng và là một trong những công việc chủ yếu của công tác văn thư. Việc lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng đã được quy định và hướng dẫn trong một số văn bản của Đảng, Nhà nước và của Văn phòng Trung ương. Nhưng trên thực tế, công tác lập và quản lý hồ sơ ở Văn phòng Trung ương vẫn còn nhiều hạn chế. Theo quy định của Văn phòng Trung ương thì hết năm, sau khi giải quyết xong công việc, văn thư cơ quan và các đơn vị trực thuộc cũng như các cán bộ, nhân viên phải lập hồ sơ hiện hành để nộp vào lưu trữ. Tuy nhiên, thực tế cho thấy vẫn còn nhiều bất cập cần phải được điều chỉnh, vì thông thường đến cuối năm các đơn vị cũng như cán bộ, nhân viên không thể lập được hồ sơ hiện hành do nhiều lý do khách quan và chủ quan như: thời gian không đảm bảo, khối lượng tài liệu lớn, chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư không đáp ứng yêu cầu… Từ đó dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu, trong quá trình giải quyết công Luận văn thạc sĩ Tâm 3 Nguyễn Văn việc cần tra tìm sẽ gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc, quản lý văn bản không chặt chẽ, gây khó khăn cho công tác lưu trữ. Vì vậy, tôi chọn đề tài “Công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp” làm luận văn thạc sĩ của mình, nhằm tìm hiểu thực trạng lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng và đưa ra các giải pháp về lập hồ sơ hiện hành để công tác này được thực hiện nề nếp hơn, giúp cho lãnh đạo và các đơn vị trực thuộc cũng như toàn thể cán bộ, nhân viên giải quyết công việc được thuận lợi, nhanh chóng, chất lượng và hiệu quả, đồng thời giúp cho công tác lưu trữ thuận lợi hơn trong việc thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Chúng tôi nghiên cứu vấn đề này trước mắt nhằm áp dụng tại Văn phòng Trung ương Đảng, sau đó có thể nhân rộng phạm vi áp dụng đến các cấp uỷ ở Trung ương và địa phương. 2. Mục tiêu của đề tài Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau: - Nêu thực trạng, nhận xét, đánh giá về ưu điểm và những mặt còn hạn chế về lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng. - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng. - Trên cơ sở đó sẽ xây dựng bản danh mục hồ sơ của một đơn vị để các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương tham khảo và dựa vào đó tiến hành lập danh mục hồ sơ của đơn vị khác thuộc Văn phòng (đưa vào phụ lục). 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu : - Thành phần, nội dung tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng. Luận văn thạc sĩ Tâm 4 Nguyễn Văn - Tình hình lập hồ sơ hiện hành và chất lượng hồ sơ được lập ở Văn phòng Trung ương Đảng. - Các giải pháp để khắc phục tồn tại, nâng cao chất lượng hồ sơ được lập. Ngoài đối tượng nghiên cứu chính trên, việc tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng và các đơn vị trực thuộc dựa trên các văn bản quy định cũng là đối tượng tiếp cận để nghiên cứu đề tài. * Phạm vi nghiên cứu : Phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác định như sau: - Nghiên cứu thực trạng lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng và đưa ra các giải pháp về lập hồ sơ hiện hành đối với tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động quản lý phục vụ công tác tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Văn phòng Trung ương Đảng. - Nghiên cứu về lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng trong thời gian gần đây (trước và sau khi hợp nhất Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban Tài chính - Quản trị Trung ương, Văn phòng Trung ương thành Văn phòng Trung ương Đảng) trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức mới của Văn phòng Trung ương Đảng. Mục tiêu nghiên cứu nhằm áp dụng cho thời gian tới, nhưng vì cơ quan mới hợp nhất nên ngoài việc nghiên cứu đối với những đơn vị cũ (với chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức vẫn giữ nguyên như khi chưa hợp nhất), trong quá trình nghiên cứu đề tài chúng tôi còn tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành đối với các đơn vị mới được thành lập hoặc sáp nhập. Như vậy, việc lựa chọn phạm vi nghiên cứu của đề tài nói trên sẽ giúp cho tác giả có thể bảo đảm điều kiện về thời gian và tiến độ nghiên cứu, đồng thời phản ánh được cơ bản các mặt còn tồn tại và hạn chế cũng như các giải pháp cần Luận văn thạc sĩ Tâm 5 Nguyễn Văn phải thực hiện để cho việc lập hồ sơ hiện hành ở các đơn vị nói riêng và Văn phòng Trung ương Đảng nói chung đi vào nề nếp và có chất lượng, hiệu quả hơn. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng. - Thực trạng, ưu điểm và hạn chế của công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng. - Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng. - Lập danh mục hồ sơ hiện hành đối với một đơn vị trực thuộc. 5. Lịch sử nghiên cứu Việc lập hồ sơ nói chung đã được quy định từ năm 1963 trong bản Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ được ban hành bởi Nghị định số 142/CP, ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ, đây chính là tiền đề của lịch sử nghiên cứu về lý luận và thực tiễn đối với công tác này. Vấn đề lập hồ sơ hiện hành trên thực tế đã có nhiều nhà nghiên cứu, nhà khoa học về hành chính, văn thư - lưu trữ và sinh viên, học viên cao học Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đề cập đến và đã có những công trình khoa học mang tính lý luận và thực tiễn như: các giáo trình, bài giảng; các bài viết đăng trên các báo, tạp chí; các báo cáo tốt nghiệp và luận văn của sinh viên, học viên cao học… Luận văn thạc sĩ Tâm 6 Nguyễn Văn Các giáo trình, bài giảng về công tác văn thư - lưu trữ đang được sử dụng làm tài liệu học tập tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; Trường Cao đẳng Nội vụ (trước đây là Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương I) hay trong các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ của Văn phòng Trung ương Đảng và Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước có đề cập đến vấn đề lập hồ sơ hiện hành như: Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền xuất bản năm 2005. Cuốn sách đã dành toàn bộ Chương XIII để trình bày về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; Nghiệp vụ công tác văn thư, Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I, xuất bản năm 2001 và Tập bài giảng công tác văn thư - lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ban hành tháng 2 năm 2008, trong đó có một chuyên đề trình bày nội dung về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan… Trên Tập san Lưu trữ hồ sơ giai đoạn 1969-1972, Tập san văn thư Lưu trữ giai đoạn 1973-1990, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1990-2003 và nay là Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam đã có nhiều chuyên luận, bài viết của một số tác giả như: Bàn về công tác lập danh mục hồ sơ (Tập san Lưu trữ hồ sơ, số 1/1970) của tác giả Nguyễn Xuân Nung, Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ (Tập san Lưu trữ hồ sơ, số 1/1970) của tác giả Võ Chiến Thắng, Mấy ý kiến trao đổi về việc giải quyết tình trạng để công văn tài liệu linh tinh, lộn xộn trong từng cặp, từng bó (Tập san Lưu trữ hồ sơ, số 3/1972) của tác giả Đỗ Ngọc Phác, Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan (Tập san Lưu trữ hồ sơ số 4/1977), Những yêu cầu cơ bản của việc lập hồ sơ (Tập san Lưu trữ hồ sơ số 4/1978) của tác giả Nguyễn Xuân Nung, Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của Nguyễn Thị Thuỷ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1-1999, Bác Hồ với công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu của Vũ Dương Hoan, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4-2000, Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở cơ quan quản lý hành chính Nhà nước của Kiều Thị Ngọc Mai, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 6-2000, Một vài suy nghĩ Luận văn thạc sĩ Tâm 7 Nguyễn Văn trong việc lập hồ sơ vấn đề ở Uỷ ban Kiểm tra Trung ương của Tô Duy Nghĩa, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2-2002, Giới thiệu vài nét về danh mục hồ sơ của Văn phòng Trung ương của Nguyễn Thu Huyền, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 5-2002… Vấn đề lập hồ sơ hiện hành còn là đề tài làm luận văn của các học viên cao học và sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội như: Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội, 2005), Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương - Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Hà, Hà Nội, 2006)… Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đưa ra được những vấn đề cơ bản nhất về lý luận công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng như: Khái niệm về hồ sơ, khái niệm về lập hồ sơ, tài liệu cũng như mục đích, ý nghĩa và yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ hiện hành. Các bài viết trên các báo, tạp chí của ngành đã đề cập đến các vấn đề như mục đích, ý nghĩa; các yêu cầu cũng như nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, thực tiễn về lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu sơ bộ, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ ở một số cơ quan... Tuy nhiên trong thời gian gần đây, các bài viết ít được đăng trên các báo, tạp chí cho thấy vấn đề lập hồ sơ hiện hành còn chưa được quan tâm đúng mức. Các luận văn thạc sĩ nghiên cứu về vấn đề này cũng đã đi sâu nghiên cứu về tình hình lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan Đảng (các ban Đảng Trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng), và các cơ quan Nhà nước (các bộ) và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục cũng như đổi mới đối với công tác này. Song, các công trình nghiên cứu trên mới chỉ tập trung đi vào nghiên cứu chung về công tác văn thư hay việc lập hồ sơ hiện hành của các cơ quan cấp ban Đảng, cập bộ mà chưa có công trình nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đưa ra các giải pháp nhằm làm cho công tác lập và quản lý hồ sơ, tài liệu trong quá trình hoạt động đối với một cơ quan cụ thể được triệt để và sâu rộng tới từng đơn vị, từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Luận văn thạc sĩ Tâm 8 Nguyễn Văn Qua các bài viết này cho chúng ta thấy một tình hình chung là việc lập hồ sơ hiện hành chưa được thực hiện tốt, tài liệu nộp vào lưu trữ vẫn còn ở tình trạng chưa được phân loại sơ bộ mà chỉ bó gói, chất đống… Thực trạng này cũng do nhiều nguyên nhân như: nhận thức về vấn đề giá trị của tài liệu lưu trữ còn hạn chế và ý thức trách nhiệm của cán bộ chưa được đề cao... Bên cạnh đó, các giáo trình, bài giảng chuyên đề về văn thư - lưu trữ cũng chỉ đi sâu về lý luận mà chưa có sự vận dụng hay tiếp cận tình hình thực tế ở các cơ quan… Vì vậy, việc nghiên cứu về công tác lập hồ sơ hiện hành ở một cơ quan (cụ thể là ở Văn phòng Trung ương Đảng) cần sớm được thực hiện mới đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt ra đối với công tác văn thư - lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng. 6. Nguồn tƣ liệu tham khảo Nguồn tư liệu tham khảo chính khi thực hiện đề tài bao gồm : - Các văn bản của cơ quan Đảng và Nhà nước có thẩm quyền quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành như: Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg, ngày 02-3-2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Quy định số 667-QĐ/VPTW, ngày 10-11/1986 của Văn phòng Trung ương Đảng quy định về chế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương và cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; Quyết định số 225QĐ/VPTW, ngày 03-4-2002 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc ban hành bản Danh mục hồ sơ năm 2002 và Quyết định số 610-QĐ/VPTW, ngày 24-32003 về việc ban hành bản Danh mục hồ sơ mẫu năm 2003 của Văn phòng Trung ương Đảng; Quy định số 1479-QĐ/VPTW, ngày 28-4-2005 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư ở Văn phòng Trung ương Đảng; Quy định số 444-QĐ/VPTW, ngày 01-12-1999 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc lập hồ sơ, nộp lưu, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ hiện hành; Luận văn thạc sĩ Tâm 9 Nguyễn Văn Công văn số 45-CV/VPTW/nb, ngày 10-01-2008 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc hướng dẫn lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành… - Các văn bản quy định về về cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc của Văn phòng Trung ương nói chung và của từng đơn vị trực thuộc nói riêng như: Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21-8-2007 về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng; Quyết định số 648-QĐ/VPTW, ngày 10-9-2007 của Văn phòng Trung ương Đảng ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng Trung ương Đảng; Các quyết định từ số 620 đến số 641-QĐ/VPTW, ngày 04/9/2007 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc thành lập các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương… - Các sách nghiên cứu về lý luận và phương pháp lập hồ sơ hiện hành như: Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền, xuất bản năm 2005; Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Trung học Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng I (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ) xuất bản năm 2001; Tập bài giảng công tác văn thư - lưu trữ (dùng cho các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ các cơ quan Đảng) của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, năm 2008… - Các Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học và tư liệu học như: Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp của Nguyễn Xuân Trung, Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng: Thực trạng và giải pháp của Trịnh Thị Hà. - Các bài viết trên tạp san, tạp chí của ngành lưu trữ. Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi còn sử dụng các báo cáo tổng kết có liên quan đến công tác lập hồ sơ hiện hành như: Báo cáo số 162-BC/VPTW, ngày 07-9-2007 của Văn phòng Trung ương Đảng tổng kết công tác văn thư - lưu trữ Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội (2005-2007) và các nhiệm vụ trọng tâm (2008-2009); Báo cáo số 04-BC/LTHH, ngày 01-10- Luận văn thạc sĩ Tâm 10 Nguyễn Văn 2007 của Phòng Lưu trữ hiện hành - Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng về công tác lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu năm 2006 của các đơn vị trong Văn phòng Trung ương Đảng… 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác - Lênin. Sử dụng phương pháp này để phân tích lý luận chung trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin gắn với các nguyên tắc, phương pháp của lưu trữ học. - Phương pháp phân tích, tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa, phát triển và đưa ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong công tác lập hồ sơ hiện hành. - Phân tích hệ thống và thống kê, nhằm đánh giá thành phần, nội dung tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng để từ đó đưa ra phương pháp và cách thức xây dựng danh mục hồ sơ đối với tài liệu trong giai đoạn hiện hành của Văn phòng Trung ương Đảng nói chung và các đơn vị trực thuộc nói riêng. - Phương pháp khảo sát thực tế, được tiến hành bằng cách quan sát, khảo sát trực tiếp tình hình lập hồ sơ ở văn thư cơ quan nói chung và từng đơn vị nói riêng để nắm được tình hình lập hồ sơ hiện hành được lập ra sao, hồ sơ có đẩy đủ hay không, chất lượng thế nào, có đúng với quy định không…? - Phương pháp phỏng vấn, được thực hiện đối với hầu hết các đơn vị và các chuyên viên ở đơn vị có chức năng nghiên cứu. Việc phỏng vấn sẽ tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể từng vấn đề trong quá trình lập hồ sơ hiện hành, vì đây là một công việc phức tạp, tỉ mỉ, liên quan đến nhiều đối tượng cán bộ khác nhau. Luận văn thạc sĩ Tâm 11 Nguyễn Văn Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả còn sử dụng kết hợp một số phương pháp khác như: mô tả, hội thảo, so sánh… 8. Đóng góp của đề tài Sản phẩm tạo ra là một công trình nghiên cứu khoa học nhằm ứng dụng hiệu quả vào thực tiễn công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng. Bên cạnh đó, đề tài nghiên cứu này sẽ làm cơ sở để ban hành quy định về lập và quản lý hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng (sau này có thể mở dộng phạm vi áp dụng đến các cấp uỷ Trung ương và địa phương). Ngoài ra, công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành văn thư - lưu trữ chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế. 9. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài được bố cục thành 3 chương chính, bao gồm: Chương 1- Lập hồ sơ hiện hành - một nội dung quan trọng trong công tác văn thư của Văn phòng Trung ương Đảng Chương 2- Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng Chương 3- Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng Làm thế nào để công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng ngày càng có chất lượng cao hơn đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra, nhất là trong bối cảnh cơ quan vừa hợp nhất, thêm nhiều đơn vị tổ chức mới là một nhiệm vụ cấp thiết đặt ra cho công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan. Qua việc khảo sát, nghiên cứu đưa ra các giải pháp này, tác giả mong muốn nhận được Luận văn thạc sĩ Tâm 12 Nguyễn Văn những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các cán bộ văn thư - lưu trữ đang làm nhiệm vụ có liên quan và tất cả các bạn đọc. Luận văn thạc sĩ Tâm 13 Nguyễn Văn CHƢƠNG 1- LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH - MỘT NỘI DUNG QUAN TRỌNG TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ Ở VĂN PHÒNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ƣơng Đảng Lịch sử Văn phòng Trung ương Đảng được gắn liền với quá trình ra đời và lãnh đạo của Đảng, luôn phục vụ đắc lực cho hoạt động lãnh đạo của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư qua các thời kỳ cách mạng. Qua mỗi chặng đường lịch sử khác nhau thì công tác văn phòng cũng như chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng có sự thay đổi phù hợp với yêu cầu thực tiễn đặt ra. Đặc biệt là sau Đại hội X, thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng, Hội nghị lần thứ tư Ban Chấp hành Trung ương khoá X đã ban hành nghị quyết về đổi mới, kiện toàn tổ chức bộ máy các cơ quan Đảng, định hướng về đổi mới tổ chức bộ máy Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội; Bộ Chính trị đã lần lượt ban hành: Quyết định số 45-QĐ/TW, ngày 11-4-2007 về việc hợp nhất Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban Tài chính - Quản trị Trung ương, Văn phòng Trung ương và vẫn giữ tên gọi là Văn phòng Trung ương Đảng; Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21-8-2007 về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng. Căn cứ vào các văn bản trên thì kể từ ngày 21-8-2007 Văn phòng Trung ương Đảng hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ mới với đầu mối các đơn vị trực thuộc tăng lên, chức năng và nhiệm vụ được mở rộng hơn, thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động sẽ đa dạng và phong phú hơn. 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ Căn cứ vào Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21-8-2007 của Bộ Chính trị thì chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng được quy định như sau: Luận văn thạc sĩ Tâm 14 Nguyễn Văn - Chức năng: Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộclĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lý tài chính, tài sản của cơ quan đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. - Nhiệm vụ: + Giúp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư xây dựng, tổ chức thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác, sơ kết, tổng kết và sửa đổi, bổ sung Quy chế nếu thấy cần thiết. Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương trình công tác của đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư và một số hoạt động của các đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư để thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác của Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, các hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, hội nghị do Bộ Chính trị, Ban Bí thư triệu tập; các cuộc làm việc của đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư. Giúp Thường trực Ban Bí thư xử lý công việc hằng ngày của Đảng. + Tham mưu, tổng hợp và đề xuất ý kiến trong một số lĩnh vực công tác. Về lĩnh vực kinh tế - xã hội: Tham gia phối hợp với các cơ quan hữu quan nghiên cứu, đề xuất một số chủ trương về cơ chế, chính sách kinh tế - xã hội, về Luận văn thạc sĩ Tâm 15 Nguyễn Văn phát triển lực lượng sản xuất và hoàn thiện quan hệ sản xuất theo yêu cầu và nhiệm vụ được giao; tham gia ý kiến với cơ quan nhà nước trong việc cụ thể hoá đường lối, chính sách của Đảng, các nghị quyết, chỉ thị, quyết định thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội. Về lĩnh vực nội chính: Tham gia phối hợp với các cơ quan hữu quan nghiên cứu, đề xuất một số chủ trương, chính sách về an ninh quốc gia, về tổ chức và hoạt động của các cơ quan nội chính; tham gia giúp Bộ Chính trị, Ban Bí thư chỉ đạo xử lý một số vụ việc, vụ án nghiêm trọng, phức tạp (ngoài các vụ việc, vụ án tham nhũng) theo quy định. Tham mưu, giúp việc cho Bộ phận Thường trực Ban Chỉ đạo cải cách tư pháp Trung ương. Phối hợp với các cơ quan hữu quan nghiên cứu, đề xuất những quan điểm, định hướng trong công tác xây dựng pháp luật, trong một số dự án pháp luật, trọng tâm là những dự án thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội và nội chính. + Thẩm định các đề án thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội và một số đề án về lĩnh vực nội chính trước khi trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Các đề án thuộc lĩnh vực khác, tuỳ theo tính chất của đề án, Văn phòng Trung ương Đảng chủ động báo cáo Bộ Chính trị, Ban Bí thư để tổ chức nghiên cứu và phát biểu ý kiến bằng văn bản với Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Tham gia ý kiến với Ban Tổ chức Trung ương trong việc thẩm định nhân sự cán bộ thuộc khối kinh tế - xã hội - nội chính trước khi trình cấp có thẩm quyền quyết định theo quy định tại điểm 2, điều 8 Quy chế phân cấp quản lý cán bộ. + Chủ trì hoặc phối hợp tham gia xây dựng một số nghị quyết, chỉ thị và một số đề án do Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao; tham gia cùng các cơ quan chủ Luận văn thạc sĩ Tâm 16 Nguyễn Văn đề án chỉnh lý các văn bản của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư; trực tiếp biên tập những văn bản được Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao. Theo dõi, đôn đốc, thẩm tra việc chuẩn bị các đề án trình Trung ương về yêu cầu, phạm vi, quy trình, tiến độ chuẩn bị và thể thức văn bản của đề án. + Theo dõi, đánh giá, tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương ở các tỉnh uỷ, thành uỷ; đề xuất với Bộ Chính trị, Ban Bí thư những vấn đề liên quan đến hoạt động của các tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương; góp ý kiến với Ban Tổ chức Trung ương và phản ánh với Bộ Chính trị, Ban Bí thư về tình hình nhân sự chủ chốt của các tỉnh uỷ, thành uỷ (bí thư, phó bí thư thường trực, chủ tịch hội đồng nhân dân, chủ tịch uỷ ban nhân dân) khi có yêu cầu; nắm tình hình hoạt động của các ban đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Trung ương, báo cáo với Bộ Chính trị, Ban Bí thư. + Phối hợp với các ban đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn và đảng uỷ trực thuộc Trung ương tham mưu, giúp Bộ Chính trị, Ban Bí thư chỉ đạo, kiểm tra, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng về kinh tế xã hội, về công tác nội chính; kiểm tra việc thực hiện chủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của Đảng. + Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của Trung ương Đảng và các cấp uỷ, cơ quan, tổ chức Đảng trực thuộc Trung ương. Theo dõi, đôn đốc các ban đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Trung ương thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định. + Tiếp nhận và xử lý đơn, thư gửi đến Trung ương; kiến nghị với Ban Bí thư xử lý đơn, thư; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết một số đơn, thư được Ban Bí thư giao. Phối hợp với các cơ quan chức năng của Nhà nước tổ chức công tác tiếp dân. Luận văn thạc sĩ Tâm 17 Nguyễn Văn + Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn kiện của Trung ương, thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước trong hệ thống văn phòng cấp uỷ. + Quản lý tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ của Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan Đảng và tổ chức chính trị - xã hội. + Nghiên cứu, đề xuất ý kiến về chủ trương, chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng. Hướng dẫn chế độ quản lý, chi tiêu ngân sách trong các cơ quan Đảng và chế độ, chính sách chi tiêu tài chính, quản lý tài sản của các văn phòng cấp uỷ. Báo cáo tình hình công tác tài chính hằng năm của Đảng để trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Ban Chấp hành Trung ương theo quy định. Là chủ sở hữu tài sản của Trung ương Đảng theo sự uỷ quyền của Bộ Chính trị; trực tiếp quản lý tài chính, tài sản của các cơ quan đảng ở Trung ương theo đúng chính sách, pháp luật của nhà nước và quy định của Đảng; hướng dẫn các cấp uỷ thực hiện quyền chủ sở hữu tài sản. Tổ chức và quản lý các đơn vị sự nghiệp sử dụng, quản lý vốn, tài sản của Đảng theo đúng pháp luật. + Bảo đảm điều kiện vật chất, trang bị kỹ thuật phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư; đảm bảo tài chính, trụ sở làm việc và một số điều kiện vật chất khác phục vụ hoạt động của các cơ quan đảng ở Trung ương. Tổ chức thực hiện một số chế độ, chính sách đối với cán bộ lão thành cách mạng và cán bộ diện chính sách theo quy định của Bộ Chính trị và Ban Bí thư; một số vấn đề về đời sống của các đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, cán bộ cao cấp và cán bộ, công chức của các cơ quan đảng Trung ương. Luận văn thạc sĩ Tâm 18 Nguyễn Văn + Thực hiện nhiệm vụ quan hệ quốc tế và tài chính đối với các đảng và các tổ chức chính trị có quan hệ với Đảng ta theo sự chỉ đạo của Bộ Chính trị, Ban Bí thư. + Phối hợp với Ban Đối ngoại Trung ương phục vụ hoạt động đối ngoại của Đảng. + Phối hợp với các cơ quan chức năng nhà nước trong việc quản lý về quy hoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản; đầu tư các dự án cho các cơ quan đảng ở Trung ương theo quy định của pháp luật. + Tổ chức quản lý, khai thác, bảo vệ mạng thông tin diện rộng của Đảng; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin ở Văn phòng Trung ương Đảng; hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin ở các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương. + Phối hợp với các cơ quan chức năng có liên quan tổ chức công tác bảo vệ, bảo đảm thông tin liên lạc tại trụ sở Trung ương Đảng. + Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng cấp uỷ, công tác tài chính, tài sản của Đảng ở văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ, các cơ quan đảng ở Trung ương. Phối hợp với Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế của văn phòng cấp ủy địa phương. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao. 1.1.2. Tổ chức bộ máy - Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm lãnh đạo Văn phòng và các đơn vị trực thuộc sau: Vụ Tổng hợp, Vụ Thư ký, Vụ Kinh tế, Vụ Xã hội, Vụ Nội chính, Vụ Pháp luật và cải cách tư pháp, Vụ Địa phương I (tại Hà Nội), Vụ Địa phương II (tại thành phố Hồ Chí Minh), Vụ Địa phương III (tại Đà Nẵng), Vụ Hành chính, Vụ Thư từ - Tiếp dân, Vụ Tổ chức - Cán bộ, Vụ Tài