Tiểu luận
Cơ cấu tổ chức khách sạn Caravelle
1
I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KHÁCH SẠN CARAVELLE:
Khách sạn Caravelle là khách sạn đạt tiêu chuẩn quốc tế 5 sao hàng đầu tọa lạc ngay tại trung tâm kinh doanh, mua sắm, thương mại,
giải trí sầm uất của thành phố Hồ Chí Minh và chỉ cách Sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất khoảng 8 km đường bộ.
Trong nhiều năm qua, khách sạn Caravelle đã nhận được rất nhiều giải thưởng: giải thưởng “Khách sạn tốt nhất dành cho doanh nhân tại
TP.HCM”, giảithưởng “Khách sạn tổ chức sự kiện tốt nhất khu vực Châu Á”, giải thưởng “100 Khách sạn sang trọng nhất thế giới năm
2006”, danh hiệu “Khách sạn tốt nhất Việt Nam” năm 2007
VỊ TRÍ
Khách sạn Caravelle tọa lạc gần trung tâm mua sắm sầm uất nhất tại Thành Phố Hồ Chí Minh.
Địa chỉ: 19 Công Trường Lam Sơn, Quận 1, Hồ Chí Minh (Sài Gòn)
Khách sạn Caravelle là khách sạn đạt tiêu chuẩn quốc tế 5 sao hàng đầu tọa lạc ngay tại trung tâm kinh doanh, mua sắm, thương mại, giải trí
sầm uất của thành phố Hồ Chí Minh và chỉ cách Sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất khoảng 8 km đường bộ.
QUI MÔ
Khách sạn Caravelle có 335 phòng được trang bị đầy đủ tiện nghi.
Hệ thống phòng tại khách sạn Caravelle:
Về phòng ốc : với kích thước phòng tối thiểu là 38.5m2 được đánh giá khá rộng rất thoải mái. Khách hàng có nhu cầu ở những phòng
rộng hơn Caravell sẵn sàng đáp ứng.
Khách sạn Caravelle có 6 nhà hàng và quầy bar: Nhà hàng Nineteen, Saigon Saigon Bar, Martini Bar, Bar tại hồ bơi, Nhà hàng
Reflections và Lobby Lounge.
Phòng hội nghị Caravelle có sức chứa tối đa 700 người.
2
Phòng hội nghị Opera có sức chứa tối đa 150 người.
11 phòng họp được thiết kế để lấy ánh sáng tự nhiên.
DỊCH VỤ BỔ SUNG
Dịch vụ spa và chăm sóc sức khỏe:
Hồ bơi: tách biệt và riêng tư, hồ bơi tự do ngoài trời, nằm ở tầng 7 .Giờ mở cửa : 6:00 - 22:00
CLB Chăm sóc Sức khỏe . Phòng tập mở cửa suốt 24 giờ dành cho tất cả khách ưu trú tại khách sạn. CLB còn có thêm các chương
trình huấn luyện thể thao khác. Tại tầng 7. Giờ mở cửa : 6:00 - 24:00
Qi Spa at Caravelle: được quản lý bởi Tập đoàn HAL. Tại tầng 7. Giờ mở cửa: 9:00 - 22:00
Câu lạc bộ:
Câu l c b Vegas: Các dãy bàn giải trí tiêu chuẩn quốc tế dù bạn là người chơi chuyên nghiệp hay chỉ đang tìm kiếm sự may mắn. Tầng
1. Mở cửa suốt.
Tiệc cưới Caravelle: ngoài việc tổ chức tiệc cưới thì Caravelle còn có các dịch vụ kèm theo như: chụp ảnh cưới, thiệp cưới, nhẫn
cưới, tuần trăng mật...
D ch v khác:
Bảo vệ trực 24/24
Phục vụ tại phòng 24/24
Dịch vụ xe cao cấp đưa đón và internet Wi-Fi trên xe
Dịch vụ khuân vác và giúp việc 24/24 giờ
Đưa đón tận sân bay
3
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC KHÁCH SẠN CARAVELLE
Hiện tại , trong khách sạn 5 sao Caravelle có 403 nhân viên. “Trong số này chỉ có 8 là người ngoại quốc.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
CARAVELLE HOTEL ORGANIZATION CHART
GENERAL
MANAGER
Executive
Secretary
FRONT OFFICE
EXECUTIVE
MANAGER
HOUSEKEEPER
DIRECTOR OF
SALES
F&B SERVICE
DIRECTOR OF
FOOD &
BERVERAGE
MANAGER
CHIEF
HUMAN
RESOURCES
ACCOUNT
MANAGER
ASST FOM
ASST
SALES
MANAGER
EXE HSK
ASST
EXE
F&B MANAGER
CHEF
Beverage
Manager
CỤ THỂ Ở TỪNG BỘ PHẬN :
FRONT OFFICE
4
SECURITY
CHIEF
RECREATION
MANAGER
ENGINEER
MANAGER
FRONT OFFICE
MANAGER
The
receptionist
Reservation
Staff
Staff
Doorman
Staff
Doorman
operator
Representative
at the airport
Nhiệm vụ:
giám sát bộ phận tiền sảnh theo ca, giải quyết vấn đề xảy ra trong ca, phối hợp với bộ phận phòng và phục vụ phòng trong việc nhận và trả
phòng của khách
The receptionist: Nhân viên tiếp tân
Reservation staff: Nhân viên đặt phòng
Doorman Staff: Nhân viên gác cửa
Relation staff: Nhân viên giao tế
Operator: Nhân viên tổng đài
Representative at the airport: Nhân viên đại diện ở sân bay
HOUSEKEEPING
5
EXE
HOUSEKEEPE
R
PA
SUPERVISOR
PA
ATTENDANT
LOCKER
ATTENDANT
ASST EXE HSK
Order Taker
(1)
(2)
SUPERVISOR
BUTLER
(1)
(3)
LAUNDRY
ATTENDANT
FLORIST
(1)
TEAM
LEADER
ROOM
ATTENDANT
MINIBAR
ATTENDANT
Nhiệm vụ
Đảm bảo mọi trang thiết bị trong phòng khách ngăn nắp, sạch sẽ trước khi khách nhận phòng. Làm vệ sinh phòng sau khi khách trả phòng
6
SALES & MARKETING
DIRECTOR OF SALES
(1)
SALES MANAGER CORPORATE
EVENTS MANAGER
(1)
(1)
E-SALES&ADMINISTRATION
PR & E DISTRIBUTION
(1)
(1)
Nhiệm vụ
Quản lý bộ phận kinh doanh, quyết định về giá và hợp đồng với công ty du lịch, lữ hành
Lên chiến lược kinh doanh, dự báo thị trường để có những chiến lược giá và kinh doanh hợp lý, đảm bảo doanh số
FINANCE
7
CHIEF ACCOUNT
(1)
GENERAL ACOUNT
(1)
INCOME AUDITOR
RECEIVABLE
PAYABLE
COST CONTROLLER
PURCHASING
(1)
(1)
(1)
(1)
OFFICER
GENERAL CASHIER
STOREKEEPER
(1)
(1)
NIGHT AUDITOR
RECEIVER
(1)
(1)
ACCOUNT CLERK
(1)
Nhiệm vụ
Phụ trách vấn đề ngân quỹ, theo dõi thu chi, thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo chế độ hiện hành,… giúp giám đốc quản lý và điều hành
tốt hoạt động tài chính trong quá trình hoạt động kinh doanh.
8
DIRECTOR OF FOOD & BERVERAG
EXE CHEF
(1)
EXE SOUS
CHEF
Secretary
(1)
Western Kit
Asian
Sous chef
Chef de
partie
(2)
PASTRY CHEF
Show kit
Chef de
partie
Chef de
partie
(1)
Chef de
partie
(1)
Chef de
partie
Cold kit Chef
de partie
Chief
Steward
(1)
(1)
Canteen
Chef de
partie
Demi Chef
Steward
Demi Chef
(1)
Supervisor
(1)
(1)
Demi Chef
Demi Chef
Demi Chef
Demi Chef
Commis
Steward
Commis
(3)
(4)
(1)
(1)
(2)
(8)
(5)
Commis
Butcher
Commis
Commis
(1)
(2)
(1)
(3)
9
Beverage
Manager
Bartenders
Barista
Bar Waitstaff
Busboy/girl
Nhiệm vụ
Nhiệm vụ chính là cung cấp thức ăn cho khách.
Hội ý cùng tổ trưởng của nhà hàng để lập thực đơn hàng ngày, thực đơn cho khách đoàn, thực đơn cho các buổi tiệc khác..
Góp ý và bàn bạc với kế toán để lập giá bán cho phù hợp.
Quản lý toàn bộ nhân viên, kỹ thuật nấu nướng và vệ sinh bếp.
Thường xuyên kiểm tra chất lượng thực phẩm trước khi chế biến và kiểm tra sản phẩm cũng như nếm thử món ăn cho đúng khẩu vị và gia vị
trước khi đem ra phục vụ khách.
Kiểm soát món ăn về mặt trình bày trước khi cung cấp.
Chịu trách nhiệm các khu vực có liên quan đến nhà bếp về vệ sinh an toàn thực phẩm cũng như việc lưu mẫu. Quan sát tất cả mọi hoạt động
diễn ra trong bếp như lên thực đơn, quản lý nhân viên bếp, lựa chọn thực phẩm, sắp xếp thứ tự món ăn trong thực đơn, ước lượng số khách
và lượng thực phẩm cần dùng và quan trọng không kém đó là kiểm tra chất lượng thức ăn đã nấu chín.
10
HUMAN RESOURCES
HUMAN
RESOURCES
HUMAN
RESOURCES
TRANING
MANAGER
Admin Officer
(1)
Nurse
(1)
Nhiệm vụ
Quản lý các hoạt động hoạch định nhân sự, tuyển dụng, bố trí và sử dụng, đào tạo và bồi dưỡng, đánh giá nhân viên, đãi ngộ hân sự, giúp
giám đốc nâng cao hiệu quả sử đụng đội ngũ lao động.
11
SECURITY
CHIEF SECURITY
(1)
ASST CHIEF SECURITY
SHIFT LEADER
(1)
(2)
SECURITY GUARD
SECURITY GUARD
(12
(10)
Nhiệm vụ
Bảo vệ an ninh cho khách sạn, an ninh hành khách, kiêm phòng cháy chữa cháy
12
MAINTENANCE & ENGINEERING
CHIEF ENGINEER
(1)
ASST CHIEF ENGINEER
SECRETARY
(1)
(1)
DUTY ENGINEER
HEAD GARDENR
EDP
(4)
(1)
(2)
TECHNICIAN
GARDENER
(8)
(4)
Nhiệm vụ
Chịu trách nhiệm cho hoạt động có hiệu quả của toàn bộ khách sạn và tất cả các thiết bị, các dịch vụ bảo dưỡng và sửa chữa phụ trợ và bảo
vệ tài sản của Chủ đầu tư. Chịu trách nhiệm tất cả các bộ phận cấu trúc của khu resort cũng như việc duy trì các trang thiết bị trên mặt đất và
bên ngoài
RECREATION
13
RECREATION
MANAGER
(1)
SPA
ATTENDANT
(4)
ASST MANAGER
RECEPTION SUP
RECEPTION
LIFEGUARD
CASHIER
POOL ATTEND
ATTENDANT
(1)
(2)
(2)
(4)
(3)
(2)
(4)
SPA
SUPERVISOR
GYM
SUPERVISOR
OUTDOOR
SUPERVISOR
(2)
(1)
(2)
SPA THERAPIST
RECEPTIONIST
(5)
(2)
GYM
ATTENDANT
OUTDOOR
ATTENDANT
(3)
(4)
Nhiệm vụ
Cung cấp các dịch vụ đáp ứng nhu cầu đa dạng để làm thỏa mãn khách hàng nghỉ ngơi tại khách sạn.
14
Vị trí
Mô tả công việc
Mở cửa, chào khách, giúp vận chuyển hành lý từ cửa vào
khách sạn
Giúp khách vận chuyển hành lý từ sảnh lên phòng, từ
Concierge
phòng
ra
xe.
Đưa thư, báo, thư tín lên phòng khách
Quản lý đội ngũ conceirge, chịu trách nhiệm hoạt động
Concierge Manager
vận
chuyển hành lý, thư
Chịu trách nhiệm bảo vệ an ninh cho khách sạn,
Security Officer
an ninh hành khách, kiêm trách nhiệm phòng cháy chữa
cháy
Chịu trách nhiệm giám sát đội ngũ bảo vệ, giám sát mọi
Security Supervisor
hoạt
động
và điều phối đội ngũ này theo ca
Chịu trách nhiệm mọi hoạt động của bộ phận bảo vệ,
Security Manager
lên kế hoạch huấn luyện và điều phối đội ngũ này
Trực tiếp phục vụ khách: massage, trang điểm,
Spa therapist
hướng dẫn sử dụng mỹ phẩm và cách trang điểm
Chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ spa theparist:
Spa Manager
huấn luyện, điều phối và giám sát
Tiếp nhận và trả lời tất cả cuộc điện thoại từ ngoài vào
tổng
đài.
Operator
Hướng dẫn, cung cấp thông tin về dịch vụ của khách sạn.
Chuyển cuộc gọi đến bộ phận có liên quan
Tiếp nhận và phản hồi các yêu cầu của khách qua điện
Order Taker
thoại:
laundry, room service, transport,…
Kiểm tra mini bar trên phòng khách, đảm bảo số lượng
thức
uống
Room service Supervisor
và snack luôn đủ theo tiêu chuẩn của khách sạn.
Phục vụ thức ăn cho khách tại phòng
Bell man/ Door man
15
Điều phối và giám sát đội ngũ room service, order hàng,
chịu trách nhiệm doanh số của bộ phận này.
Room Service Manager
Giám sát và giải quyết những vấn đề có liên quan đến bộ
phận.
Hỗ trợ khách thông tin về khách sạn, nhận và trả phòng,
Receptionist
thu ngân, đổi tiền
giám sát bộ phận tiền sảnh theo ca, giải quyết vấn đề
Front Office Supervisor
xảy ra trong ca, phối hợp với bộ phận phòng và
(FO)
phục vụ phòng trong việc nhận và trả phòng của khách.
Hỗ trợ trưởng bộ phận tiền sảnh. Chịu trách nhiệm mọi
AFOM
hoạt động của bộ phận này
Chịu trách nhiệm giám sát hoạt động của bộ phận tiền
Duty manager
sảnh ca đêm
Quản lý hoạt động của bộ phận tiền sảnh, điều phối nhân
FOM
viên,
ngân sách cho bộ phận này
Trực tiếp lấy thông tin phàn hồi từ khách về chất lượng
Guest Relation Officer
dịch vụ của khách sạn và phản ánh trực tiếp đến bộ phận
có liên quan
Đại diện cho khách sạn giải quyết những phản hồi của
Guest Relation Manager khách,
giao tiếp với giới truyền thông
Trực tiếp quản lý bộ phận tiền sảnh và bộ phận phòng.
Room Division Manager Kết hợp với bộ phận kinh doanh để tăng công suất phòng
(expat)
ở
mức
iệu quả nhất.
Đảm bảo mọi trang thiết bị trong phòng khách ngăn nắp,
sạch sẽ trước khi khách nhận phòng. Làm vệ sinh phòng
House Keeper
sau
khi khách trả phòng
House
Keeping
Giám sát và điểu phối nhân viên phục vụ phòng
Supervisor
Laundry Staff
Trực tiếp điều khiển máy giặt và sử dụng hóa chất hợp lý
16
Giám sát hoạt động của các nhân viên giặt ủi
Quản lý, giám sát hoạt động của nhân viên trong bộ phận
Laundry Manager
laundry
Trực tiếp liên hệ với công ty du lịch, lữ hành để giới thiệu
Sale Executive
những sản phẩm phòng của khách sạn, đàm phán về
giá và hợp đồng với khách
Quản lý bộ phận kinh doanh, quyết định về giá và hợp
Sale Manager
đồng
với công ty du lịch, lữ hành
Sale
&
Marketing Lên chiến lược kinh doanh, dự báo thị trường để có
Director
những chiến lược giá và kinh doanh hợp lý, đảm bảo
(expat)
doanh số
Waiter/ Waitress
Phục vụ bàn, nhận order
Bartender
Pha chế thức uống theo yêu cầu của khách
Chịu trách nhiệm điều phối dịch vụ và quản lý khu vực
Captain
trong nhà hàng
Đón khách và hướng dẫn khách vào chỗ ngồi,
Hostess
cung cấp thông tin về nhà hàng cho khách
Cashier
Thu tiền, xuất hóa đơn, đổi tiền cho khách khi có yêu cầu
Giám sát đội ngũ phục vụ, giải quyết những vấn đề phát
Restaurant Supervisor
sinh
trong quá trình phục vụ
Hỗ trợ và thay thế quản lý nhà hàng chịu trách nhiệm mọi
Assistant
Restaurant
hoạt động của nhà hàng, giải quyết các phản hồi, phàn nàn
Supervisor
liên quan đến nhà hàng
Quản lý, điều phối nhân viên, giám sát hoạt động nhà
Restaurant Manager
hàng,
chịu trách nhiệm doanh thu, chất lượng phục vụ
Giám sát đội ngũ phục vụ tiệc, điều phối và huấn luyện
Banquet Supervisor
phục vụ tiệc
Quản lý bộ phận tiệc của khách sạn. Điều hành nhân viên,
Banquet Manager
huấn luyện, chịu trách nhiệm chất lượng phục vụ và kinh
doanh
Laundry Supervisor
17
Assistant F&B Manager
F&B Manager (expat)
Cook Helper
Cook
Cook Chief
Executive Chief (expat)
Hỗ trợ trưởng bộ phận ẩm thực trong các hoạt động liên
quan đến bộ phận
Kết hợp giữa bếp và quản lý nhà hàng nhằm đưa ra những
chiến
lược
kinh doanh tốt cho bộ phận ẩm thực. Chịu trách nhiệm
chất
lượng
thức ăn và phục vụ
Hỗ trợ bếp chính chuẩn bị, sơ chế món theo yêu cầu của
bếp chính
Trực tiếp đứng bếp, nấu theo thực đơn được phó bếp sắp
xếp
Quản lý đội ngũ bếp, ra thực đơn, đặt hàng,
giám sát bếp chính trong quá trình nấu, chịu trách nhiệm
chính
về
chất lượng thức ăn
Quản lý đội ngũ bếp, quản lý chi phí bếp, lên chương trình
khuyến mãi
III. ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC
Nhận xét: Đây là mô hình tổ chức hồn hợp, phạm vi kiểm soát rộng và là mô hình khá hợp lý, việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng đáp ứng đầy
đủ và kịp thời yêu cầu của khách.
18
Ưu điểm:
-
Đảm bảo sự phân quyền rõ ràng,cụ thể, chính xác để các bộ phận cũng như các cá nhân trong cơ cấu tổ chức đó hiểu và hoàn thành
nhiệm vụ được giao.
-
Chuyên môn hóa công việc trong khách sạn cho nên năng suất và hiệu quả công việc cao hơn. Ta có thể thấy một trong một vài bộ
phận của khách sạn, điển hình như: Nhân viên bảo vệ, nhân viên đại diện ở sân bay, nhân viên gác cửa, bellman,…
-
Thấy được trách nhiệm nào thuộc bộ phận trong khách sạn khi có sơ suất xảy ra.
-
Sự thống nhất trong phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cho nhân viên.
-
Có thể điều hành bộ máy và kiểm soát tốt
Nhược điểm:
-
Không có mối liên hệ chức năng trong cơ cấu. cho nên không đảm bảo duy trì sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, các cá nhân
trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
-
Có nhiều trung gian quản lí khiến đường truyền thông tin truyền đạt bị nhiễu gây khó khăn trong công tác quản lý, nhưng đây là tình
hình chung của hầu hết các khách sạn có quy mô lớn như vậy.
-
Trong mô hình của recreation manager bộ phận reception và reception sup có chức năng tương tự nhau làm dư thừa năng lực và hao
phí nguồn nhân lực, làm cho cơ cấu tổ chức thêm rắc rối. cho nên nhóm đưa ra giải pháp
Giải pháp:
Gộp 2 bộ phận reception và reception trong mô hình của recreation manager lại thành 1 reception để thống nhất hoạt động.
Để đảm bảo duy trì sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, ta cần liên kết và phối hơp giữa các bộ phận với nhau.
19
GENERAL
MANAGER
Executive
Secretary
FRONT OFFICE
EXECUTIVE
MANAGER
HOUSEKEEPER
DIRECTOR OF
SALES
F&B SERVICE
DIRECTOR OF
FOOD &
BERVERAGE
MANAGER
CHIEF
HUMAN
RESOURCES
ACCOUNT
MANAGER
ASST FOM
ASST
EXE HSK
SALES
MANAGER
ASST
EXE
F&B MANAGER
CHEF
Beverage
Manager
20
SECURITY
CHIEF
RECREATION
MANAGER
ENGINEER
MANASecreSe
cretary
- Xem thêm -