Tài liệu Chuyên đề tốt nghiệp tổ chức nhóm làm việc hiệu quả tại công ty cổ phần lilama 7

Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa Phần I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LÀM VIỆC NHÓM 1.1 KHÁI QUÁT VỀ NHÓM VÀ LÀM VIỆC NHÓM. 1.1.1 Định nghĩa nhóm Nhóm là tập hợp bao gồm hai hay nhiều người cùng làm một công việc, gặp gỡ để cùng nhận dạng, phân tích và giải quyết các vấn đề chung. Nhóm không phải là một cơ chế, hay một tổ chức mang tính hình thức, một thứ mốt nhất thời, một chuơng trình, mà là một cách làm việc, một sự thay đổi thói quen bảo thủ trong suy nghĩ của con người. Nhóm làm thay đổi mối quan hệ giữa người với người trong công việc. Những đặc điểm của nhóm:  Có ít nhất hai thành viên trở lên  Có các kỹ năng bổ sung cho nhau  Các thành viên tương tác với nhau và cùng tương tác với trưởng nhóm  Có sự phối hợp cao giữa các thành viên trong nhóm  Nhiệm vụ và ranh giới được xác định rõ ràng,có mục đích chung cần đặt được. 1.1.2 Các loại nhóm Trong các tổ chức thường tồn tại hai loại nhóm cơ bản: nhóm làm việc (nhóm chính thức) và nhóm không chính thức. 1.1.2.1 Nhóm chính thức (nhóm làm việc) Là nhóm đựoc thành lập một cách chính thức nhằm cam kết thực hiện một mục tiêu chung mang đầy đủ tính chất của một nhóm. Nhóm chính thức đựoc chia thành nhiều loại: a. Nhóm quản lý cấp cao: Là nhóm chịu trách nhiệm quản lí, phát triển phương hướng hoạt động, hoạch định chính sách và chỉ đạo chung. SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 1 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa b. Nhóm chuyên trách: Là nhóm thực hiện các kế hoạch đặc biệt để giải quyết vấn đề hay nắm bắt cơ hội, ta thường thấy các nhóm thuộc loại này như nhóm dự án là một nhóm được hình thành để thực hiện một công việc đặc biệt, rất quan trọng của tổ chức, xoay quanh một nhiệm vụ đột xuất trong một khoảng thời gian giới hạn. c. Nhóm chất lượng Là nhóm chuyên làm việc về các vấn đề chất lượng, năng suất và dịch vụ. d. Nhóm làm việc tự quản Là nhóm thực hiện toàn bộ quy trình làm việc hằng ngày là một nhóm nhỏ bao gồm các nhân viên được trao quyền giải quyết một nhiệm vụ diễn ra liên tục. Trong một số trường hợp, nhóm bầu chọn trưởng nhóm cùng các thành viên mới và thậm chí có thể loại bỏ những thành viên không thể đóng góp hay không đáp ứng được tiêu chuẩn của nhóm. Hình thức nhóm này nhất thiết phải cùng làm việc trong thời gian tương đối dài. Các thành viên của nhóm có quyền tự do nhất định trong việc quyết định phương pháp làm việc hiệu quả nhất và tất cả mọi người đều được khuyến khích tự tìm kiếm các quy trình làm việc tối ưu cũng như liên tục cải thiện quy trình làm việc của mình. e.Nhóm ảo: Nhóm ảo kết hợp các cá nhân tách biệt nhau về mặt địa lý để cùng thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt thông qua các phương tiện công nghệ truyền thông. 1.1.2.2 Nhóm phi chính thức Nhóm phi chính thức là nhóm mà các cá nhân gặp gỡ, liên kết tự nguyện với nhau nhằm chia sẻ cảm giác hay thoả mãn nhu cầu quan hệ xã hội. Họ phát triển qua các cuộc tiếp xúc và các hành động tương tác với nhau. Nhóm không chính thức tồn tại vì nhiều lý do: nhóm những người có cùng sở thích, cùng tính cách, cùng gia cảnh … Những nhóm không chính thức thường từ 2 đến 12 thành viên. Nhóm không chính thức có thể tác động đến năng suất, tinh thần của các nhân viên khác và sự thành công của các nhà quản SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 2 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa trị và ngược lại những hoạt động quản trị của tổ chức cũng thường ảnh hưởng đến sự phát triển của nhóm không chính thức. Sự ảnh hưởng của nhóm không chính thức các cá nhân là rất lớn, do vậy nhà quản trị thường chú ý đến nhóm này để có thể tạo nên hiệu ứng tích cực cho nhân viên của mình. 1.1.3 Phân biệt nhóm làm việc với tổ làm việc Hiện nay tại nhiều công ty, tổ chức vẫn hay sử dụng từ nhóm làm việc một cách tuỳ tiện. Xét về mặt bản chất, nhóm là một sự thống nhất về mục đích, là sự phối hợp và đối với một số người thì nhóm là một biểu hiện của sự bình đẳng. Tuy nhiên, ít có tập thể nhân viên nào lại hội đủ điều kiện của nhóm, mà thông thường đó chỉ là các tổ làm việc. Trong tổ làm việc, một nhà quản lý hay giám sát chung sẽ chỉ đạo các thành viên và các thành viên đó không nhất thiết phải hợp tác với nhau mới có thể hoàn tất nhiệm vụ của họ. Nhân viên 1 Nhân viên 2 cấp trên Nhân viên 4 Nhân viên 3 Hình trên minh hoạ cho sự liên kết giữa các thành viên trong tổ làm việc, mỗi nhân viên thực hiện công việc của mình dưới sự chỉ đạo của nhà quản lý và chỉ có sự hợp tác giữa nhà quản lý với từng nhân viên riêng lẻ chứ không có sự hợp tác giữa các nhân viên với nhau. Giữa cấp trên và cấp dưới tồn tại mối quan hệ báo cáo và thông thường nhà quản lý đưa ra mục tiêu và nhiệm vụ cho các thành viên của tổ và mọi người làm theo sự hướng dẫn của của họ. Cấp trên sẽ chịu trách nhiệm ra quyết định quan trọng và hợp nhất nhiều phần việc khác nhau của các thành viên, còn trong môi trường nhóm làm việc thì những chức năng chủ chốt này do chính các thành viên thực hiện. SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 3 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa Tổ làm việc có một số ưu điểm nhất định. Vì nhu cầu phối hợp là rất nhỏ nên:  Tổ có tất cả các kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu chung của phòng ban.  Nhiệm vụ được giao phó hợp lý.  Nhà quản lý nắm vững mọi yêu cầu cần thiết để đạt được mục tiêu chung. Tuy nhiên tổ làm việc theo kiểu truyền thống cũng có một số nhược điểm:  Nhà quản lý phải mất thời gian tập hợp mọi thông tin và hoạt động từ các thành viên để ra quyết định.  Quyền quyết định tập trung vào một người có thể sẽ gây nên rủi ro. Khác với tổ nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên có quyền bình đẳng hơn ở trong nhóm .Các thành viên trong nhóm phụ thuộc nhau hơn, họ kết hợp nhau để cùng hoàn thành nhiệm vụ. SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 4 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa Nhâ n viên 1 Nhân viên 2 Trưởn g nhóm Nhâ n viên 4 Nhâ n viên 3 1.1.4 Lợi ích và chi phí của làm việc nhóm Làm việc nhóm đem lại những lợi ích riêng khác với tổ làm việc, một số lợi ích mà một nhóm được tổ chức làm việc hiệu quả đem lại là : + Nhóm có thể đưa ra những giải pháp sáng tạo. + Việc ra quyết định theo nhóm xác nhận một cách gián tiếp sự đồng thuận giữa những người phải thực thi quyết định. + Nhóm có nhân viên với các kỹ năng khác nhau nhằm mục đích bổ sung những kỹ năng riêng biệt để tháo gỡ các vấn đề nan giải. + Nhóm có thể thu thập được nhiều thông tin và học hỏi nhiều kinh nghiệm, bí quyết hơn nhờ có nhiều thành viên. + Nhóm có thể tạo ra sự giao tiếp và hợp tác tốt hơn trong tổ chức. Các lợi ích này xuất phát từ ưu điểm của nhóm làm việc như có thể phối hợp các kỹ năng và kinh nghiệm của những thành viên trong nhóm, khả năng giải quyết vấn đề liên tục nhờ sự giao tiếp và hợp tác tốt ,ngoài ra làm việc th Tuy nhiên bên cạnh lợi ích đem lại thì làm việc nhóm cũng phải đánh đổi khá nhiều chi phí như thời gian để xây dựng nhóm đạt được yêu cầu, chi phí quản lí nhóm, nguy cơ các thành viên nhóm không thể hợp tác với nhau dẫn đến tan rã nhóm… SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 5 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa 1.2 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC NHÓM LÀM VIỆC 1.2.1 Yếu tố con người. a. Nhóm trưởng. Nhóm trưởng có vai trò vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của nhóm. Một nhóm được tổ chức xây dựng thành công không thể thiếu vai trò của nhóm trưởng. Nhóm trưởng sẽ mang các đặc điểm như:  Nhóm trưởng là người có khả năng giao tiếp tốt, tạo được mối quan hệ thân thiện với các thành viên trong nhóm.  Có khả năng đánh giá, tổng hợp một vấn đề.  Có khả năng nhân sự: phân chia nhiệm vụ, giao nhiệm vụ cho các thành viên, đánh giá vấn đề…, ngoài khả năng chuyên môn, khả năng này cũng rất quan trọng, nó đảm bảo công việc được thực hiện với hiệu quả cao nhất. Ngoài công việc như các thành viên trong nhóm, nhóm trưởng còn phải đảm nhận các công việc:  Thống nhất mục tiêu chiến lược cho nhóm.  Chủ trì các cuộc họp.  Đảm bảo tiến độ thực hiện các công việc, nhiệm vụ đã đề ra.  Kiểm tra, phân tích, khắc phục sai sót.  Là đại diện chính thức của nhóm.  Phân nhiệm vụ thực hiện cho từng thành viên. Thái độ tích cực đối với nhiệm vụ, luôn hết lòng vì sự phát triển của nhóm là một yếu tố không thể thiếu. b. Nhà quản lý.. Là người có vai trò thật sự đối với kết quả làm việc và chịu trách nhiệm về hiệu suất hoạt động của nhóm. Người quản lý có quyền xác định phạm vi SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 6 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa công việc, cung cấp các nguồn lực cần thiết hay từ chối công việc của nhóm, bảo vệ nhóm và chống lại các thế lực phá hoại nhóm. Nhà quản lý cũng giữ vai trò bảo vệ cho các mục tiêu của nhóm ở mức độ cao nhất sao cho thành công của nhóm sẽ đóng góp vào thành công của tổ chức. c. Thành viên nhóm Giữ vai trò là trọng tâm của nhóm , là người thực hiện phần lớn công việc của nhóm.Do đó việc lựa chọn thành viên của nhóm là một việc hết sức quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của nhóm. Việc lựa chọn thành viên phù hợp với nhóm thường là giai đoạn tốn kém nhiều công sức nhất trong việc tổ chức nhóm hiệu quả, việc lựa chọn thành viên thường theo các cách sau:  Phân công: nhà quản lý chọn nhân viên và mời họ tham gia nhóm.  Tình nguyện: Những nhân viên quan tâm đến công việc tình nguyện đăng ký làm thành viên của nhóm.  Chỉ định: Những người quan tâm đến dự án chỉ định các nhân viên có kỹ năng phù hợp và là những người mà họ tin tưởng. Không có phương pháp nào là tối ưu, tùy theo trường hợp mà ta có thể áp dụng cách này hoặc cách kia để có thể tổ chức một nhóm gồm những thành viên phù hợp nhất. d. Người hướng dẫn Nhân vật cuối cùng liên quan đến nhóm là người hướng dẫn. Khác với thành viên khác, người hướng dẫn không nhất thiết lúc nào cũng có mặt.Họ chỉ có mặt khí nhóm thật sự cần giúp đỡ. Người hướng dẫn thường là một chuyên gia tư vấn từ bên ngoài hoặc là một nhân viên quản lý nguồn nhân lực đã được đào tạo đặt biệt về phương pháp làm việc theo nhóm. Họ không tham gia vào các nhiệm vụ của nhóm mà thay SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 7 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa vào đó, họ tư vấn chuyên môn hoặc hỗ trợ để tối ưu hóa việc hợp tác và giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm cũng như giữa nhóm với tổ chức. 1.2.2 Yếu tố về tổ chức a. Quy mô nhóm. Quy mô của nhóm có ảnh hưởng quan trọng đến sự thành công của nhóm , thông thường nhóm sẽ gồm từ 2 cho đến 16 người. Sô lượng của nhóm không có tính chuẩn mực mà phụ thuộc vào yêu cầu công việc mà nhóm thực hiện. Nhóm có quá ít thành viên có thể sẽ không đáp ứng được nhu cầu của công việc mà nhóm thực hiện, ngược lại nhóm có quá nhiều thành viên có thể gây ra sự ỷ lại hya lơ là công công việc, không cố gắng hết sức, khó khăn trong quá trình quản lý nhóm. Sự quyết định quy mô nhóm phải dựa vào kinh nghiệm và sự tính toán kỹ lưỡng thì mới có thể tổ chức được nhóm hiệu quả. b. Sự đồng nhất trong nhóm Sự đồng nhất trong nhóm là đặc điểm tâm lý giữ mọi người gắn kết với nhau. Nhóm được tổ chức với các thành viên ít có sự đồng nhất nhau thì không thể nào có hiệu quả. Sự đồng nhất trong nhóm khuyến khích các thành viên cùng có ý thức trách nhiệm về kết quả, là yếu tố quan trọng tạo nên hiệu suất của nhóm. Khi mọi thành viên trong nhóm đều cảm thấy có trách nhiệm với kết quả chung của nhóm , họ sẽ hỗ trợ các thành viên khác trong nhóm . Sụ đồng nhất trong nhóm sẽ nâng cao mức độ tận tâm cũng như nỗ lực của thành viên .Khi ý thức đồng nhất trong nhóm được xây dựng tốt thì gánh nặng của việc lãnh đạo nhóm cũng giảm đi rất nhiều. 1.2.3. Các yếu tố cần thiết để tổ chức nhóm làm việc hiệu quả. a. Năng lực Để thành công, nhóm được tổ chức phải tập trung toàn bộ năng lực, kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn cần thiết để thực hiện công việc. Bất kì sự yếu kém năng lực nào cũng đều ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu của nhóm. Trong những trường hợp này, nhóm phải bù đắp những điểm còn yếu hay còn thiếu, hoặc tuyển thêm người có các kĩ năng mà nhóm đang cần để có thể thành công. b) Mục tiêu chung rõ ràng và có định mức về hiệu suất hoạt động SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 8 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa - Mục tiêu của nhóm thường sẽ được cấp quản lí giao cho nhóm. Cấp quản lí này thường nhìn thấy vấn đề hay cơ hội và giao cho nhóm giải quyết những điều đó. Mô hình lý tuởng nhất là cấp quản lí sẽ xác định mục đích chung cho nhóm, còn biện pháp tiến hành cụ thể sẽ giao lại cho nhóm tự quyết định. Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm phải chia sẻ mọi thông tin và sự hiểu biết về mục tiêu chung đó, nếu không, họ có thể lạc vào các đường hướng khác nhau, làm tiêu hao thời gian và nguồn lực cũng như gây nên tình trạng mâu thuẫn và tranh cãi. - Sau khi mục tiêu chung đã được thông suốt và thấu hiểu, các thành viên trong nhóm sẽ phối hợp với cấp quản lí để làm rõ mục tiêu đó theo các định mức về hiệu suất hoạt động. Những định mức này không chỉ làm rõ hơn mục tiêu của nhóm, mà còn tạo cơ sở đánh giá quy trình hoàn tất mục tiêu chung. Nếu không có định mức về hiệu suất hoạt động, nhóm sẽ không thể xác định được liệu các phương pháp họ đang thực hiện có đưa họ đến thành công hay không. c) Sự hết mình vì mục tiêu chung Ngoài sự hiểu biết về mục tiêu chung, để thành công, nhóm được tổ chức còn phải có sự tận tâm của các thành viên đối với mục tiêu đó. Thái độ tận tâm là một phẩm chất thuộc về bản năng, thôi thúc mọi người làm việc và tiếp tục công việc kể cả khi gặp trở ngại, khó khăn. Sự tận tâm là hệ quả của một mục đích có ý nghĩa, mọi người phải thấy được mục tiêu của nhóm có ý nghĩa quan trọng và xứng đáng với những nỗ lực bỏ ra. Thiếu một mục đích như thế, một số thành viên sẽ không gắn kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu của nhóm. Họ sẽ không hết lòng với nhóm hay mục tiêu của nhóm. Sự tận tâm cũng là hệ quả của tinh thần làm chủ và có trách nhiệm đối với mục tiêu chung. -Thái độ tận tâm với mục tiêu chung sẽ dễ xây dựng hơn nếu nhóm được tổ chức chỉ có ít thành viên. Vì lí do đó, một số chuyên gia cho rằng một nhóm không nên có quá 10 thành viên, và thậm chí càng ít càng tốt nếu trong nhóm hội đủ mọi kĩ năng cần thiết. - Sự tận tâm của các thành viên được nâng cao thông qua những phần thưởng xứng đáng. Nếu các thành viên của nhóm biết rằng sự thăng tiến, tiền thưởng và các khoản tăng lương… gắn liền với đóng góp của họ cho thành tựu SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 9 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa chung của nhóm, thì sự tận tâm của họ sẽ tăng lên. Ngược lại, nếu thành viên nhận thấy phần lớn tiền thưởng sẽ chảy vào túi cấp trên, thì sự tận tâm của họ sẽ không còn. - Đối với những thành viên quan trọng (sở hữu các kĩ năng đặc biệt quan trọng đối với nhóm), nhưng thiếu sự tận tâm với muc tiêu chung của nhóm, người trưởng nhóm cần phải xử lí việc này theo một số hướng sau:  Giải thích rõ ràng với thành viên đó rằng mục tiêu của nhóm sẽ đóng góp vào mục tiêu chung của công ty như thế nào.  Chứng minh quyền lợi mà người đó sẽ được hưởng nếu tích cực tham gia vào nhóm.  Tranh thủ sự ủng hộ của cấp trên để thuyết phục thành viên này rằng công việc của anh ta sẽ hỗ trợ cho mục tiêu của công ty thông qua đóng góp của anh ta cho nhóm. d) Mọi thành viên đều phải đóng góp để được hưởng lợi. Tiến trình công việc phụ thuộc vào sự đóng góp của mọi người để cùng tiến tới mục tiêu chung của nhóm. Những cá nhân chỉ biết đưa ra quan điểm của mình nhưng lại không chịu thực hiện sẽ khiến công việc trì trệ và làm nản chí các thành viên trong nhóm được tổ chức. Nếu các thành viên trong nhóm muốn đạt được những giá trị cụ thể, họ phải hành động thực sự. Điều đó cũng có nghĩa là nhóm không thể chấp nhận bất cứ thành viên nào không hành động mà lại được hưởng lợi. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với việc mọi thành viên mọi thành viên phải dành một thời gian như nhau cho các hoạt động của nhóm. - Trưởng nhóm cũng phải làm việc như mọi thành viên khác, kể cả chia sẻ những công việc khó khăn. Trưởng nhóm không thể vừa là thành viên trong nhóm, lại vừa có cách cư xử như một vị “sếp” giao toàn bộ công việc cho người khác. Vì thế vai trò của người trưởng nhóm vẫn có gì đó chưa rõ ràng: họ phải vừa giữ trách nhiệm lãnh đạo trong một khoảng thời gian nào đó lại vừa phải là thành viên bình thường của nhó trong thời gian còn lại. Trong số các vai trò này, vai trò lãnh đạo quan trọng hơn và đây là công việc thực sự của thành viên. SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 10 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa - Vì mỗi thành viên đều phải đóng góp vào công việc của nhóm, nên mỗi thành viên cần nhận được lợi ích rõ ràng tương ứng. Những lợi ích này có thể thể hiện dưới nhiều hình thức: sự động viên tình thần do làm công việc thú vị và ý nghĩa, kinh nghiệm học hỏi hữu ích cho nghề nghiệp tương lai, hay tiền thưởng…Thiếu lợi ích rõ ràng, mọi người sẽ chỉ làm việc một cách cầm chừng. Những lợi ích hưởng được từ công việc sẽ thu hút sự quan tâm của mọi thành viên và như thế hiển nhiên nhiệm vụ của nhóm sẽ được ưu tiên hơn. e) Môi trường khuyến khích Nhóm là một tổ chức nhỏ được hình thành trong một môi trường hoạt động rộng lớn của các phòng ban. Nhóm phụ thuộc vào tổ chức ở một mức độ nào đó về nguồn lực, thông tin và sự hỗ trợ.. Thái độ mà tổ chức biểu lộ (khuyến khích, bàng quan hay thù địch) với nhóm và mục tiêu của nhóm sẽ tác động trực tiếp đến hiệu quả làm việc của nhóm. Người xây dựng nhóm cần xem xét các yếu tố môi trường sau đây :  Sự hỗ trợ của cấp trên. Sự hỗ trợ này vô cùng quan trọng, đảm bảo nguồn lực và giúp nhóm có thể tuyển chọn đúng người. Sự hỗ trợ của cấp trên còn ngăn chặn tình trạng các phòng ban và nhà quản lí đầy quyền lực có xu hướng làm tê liệt các nỗ lực của nhóm vì một lí do nào đó.  Cơ cấu không nặng về thứ bậc. Nhóm sẽ làm việc hiểu quả và có khả năng thành công hơn nếu tổ chức không áp đặt một cơ cấu thứ bậc cứng nhắc. Một nhóm khi không nặng nề với các chức danh, thứ bậc sẽ tạo ra các thói quen có lợi cho công việc của nhóm, cụ thể là sẵn sàng chia sẻ thông tin, hợp tác khắp tổ chức mà cấp trên suy nghĩ mọi việc và chỉ đạo những người khác làm theo. Những tổ chức như vậy không phù hợp với mô hình làm việc theo nhóm.  Cơ chế khen thưởng phù hợp. Những công ty còn chưa quen thuộc với hình thức làm việc theo nhóm cần kiểm tra cơ chế khen thưởng của mình trước khi thành lập nhóm. Công ty cần phải thiết lập sự công bằng trong việc khen hưởng cho thành công của cá nhân và nhóm. Đây là một trong những thử thách dễ làm nản chí các nhà tài trợ nhóm và quản lý. SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 11 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa  Kinh nghiệm làm việc theo nhóm. Nhóm sẽ làm việc hiệu quả hơn khi công ty và các thành viên có nhiều kinh nghiệm làm việc theo nhóm. Kinh nghiệm đem lại sự hiểu biết sâu sắc về những điều có thể hữu ích cho việc thực hiện mục tiêu, cà cách điều chỉnh nhóm tại những thời điểm khác nhau trong uqá trình hoạt động. Nhiều công ty đã đề ra các phương pháp làm việc theo nhóm và họ luôn có lí do chính đáng để làm như vậy. Cụ thể là họ cần phát triển các kĩ năng như lắng nghe, giao tiếp với các đối tượng khác nhau, phối hợp với người bên ngoái nhóm và chuyên tâm vào nhiệm vụ chung. f) Phù hợp với mục tiêu của tổ chức Sự phù hợp với mục tiêu của tổ chức là yếu tố cần thiết cuối cùng để nhóm hoạt động hiệu quả, yếu tố này liên quan đến sự phối hợp kế hoạch, nỗ lực và khen thưởng tương ứng với mục tiêu cao nhất của tổ chức lẫn mục tiêu của phòng ban hoặc nhóm của mình.Trong một tổ chức như thế, mọi người sẽ làm việc theo một định hướng đuúg đắn và cơ chế khen thưởng sẽ tạo động lục khuyến khích họ hoạt động như vậy. Nhóm cần phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Thậm chí nhóm không nên tồn tại nếu nó không phải là mô hình phù hợp nhất giúp tổ chức đạt được mục tiêu. Điieù đó có nghĩa là các mục tiêu của nhóm phải phù hợp với các mục tiêu của tổ chức và các thành viên trong nhóm nên có mục tiêu tương ứng với các mục tiêu chung của tổ chức thông qua nhóm của mình. Nỗ lực của mọi ngưòi cũng nên tương ứng với mục tiêu chung thông qua cơ chế khen thưởng. Sự phù hợp của nhóm với mục tiêu của tổ chức sẽ giúp mọi người cùng đi theo một hướng và là một hướng khả thi nhất. 1.2.4 Những hoạt động cần thiết trong công tác tổ chức làm việc nhóm hiệu quả. 1.2.4.1 Tổ chức buổi họp ra mắt Cách tốt nhất để giới thiệu nhóm là một cuộc họp toàn nhóm - một cuộc họp chính thức và nghiêm túc. Giữa trưởng nhóm hoặc nhà tài trợ và các thành viên sẽ cần đến một vài cuộc thảo luận và lên kế hoạch trước khi triệu tập buổi SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 12 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa họp ra mắt này. Song những cuộc gặp gỡ không chính thức này vẫn không thể thay thế cho cuộc họp có sự tham gia của tát cả các thành viên, trưởng nhóm, nhà tài trợ và đôi khi còn có cả lãnh đạo cấp cao của tổ chức. Việc tham gia cuộc họp này đóng vai trò quan trọng đặc biệt về mặt tâm lí, nhất là đối với những nhóm phân tán về mặt địa lí vì các thành viên của nhóm ít khi có cơ hội tập trung lại sau này. Việc gặp mặt ngay từ điểm khởi đầu hành trình dài và tìm hiểu nhau ở mức độ cá nhân sẽ giúp các thành viên có thái độ tận tâm và ý thức rằng cả nhóm, cả dự án này, đều mang một ý nghĩa quan trọng. Nếu thật sự có người không thể tham gia cuộc họp ra mắt, trưởng nhóm nên thu xếp để người đó có thể hiện diện ảo, thông qua màn hình hội thảo video. Tất nhiên, trong nhiều trường hợp, một số nhóm vẫn thành công nếu duy trì được sự đồng nhất của nhóm và các mục tiêu chung, và việc mọi thành viên đều có mặt không hẳn lúc nào cũng sẽ đem lại lợi ích to lớn cho nhóm nhưng việc không cùng tham gia là một sự bất lợi bằng mọi cách nên tránh. Một số điều mà trưởng nhóm nên thực hiên trong cuộc họp nhóm đầu tiên:  Đảm bảo có sự rõ ràng về thành phần của nhóm. Có thể nhóm có những thành viên chủ chốt tham gia suốt quá trình nhóm tồn tại hoặc có những thành viên thứ yếu với khả năng đóng góp giới hạn chỉ tham gia vào nhóm trong một thời gian nhất định. Tuy vậy, hãy khẳng định rằng tất cả đều là thành viên của nhóm và hãy chào đón tất cả mọi người trong buổi họp ra mắt này.  Giải thích nội dung bản tuyên bố của nhóm. Trưởng nhóm nên giải thích mục tiêu, kết quả cần đạt được, kế hoạch thời gian thực hiên v.v… trong bản tuyên bố.  Giải thích kĩ lưỡng để những người có liên quan đều hiểu biết và nhất trí về bản tuyên bố. Nếu người lãnh đạo chỉ trình bày về mục tiêu, kết quả được mong đợi, v.v thì chưa thể đảm bảo được mọi thành viên trong nhóm đều thông suốt và nhìn nhận vấn đề theo cùng một cách. Hãy khuyến khích mọi người tham gia thảo luận về bản tuyên bố với mục tiêu đạt được sự nhất trí cao nhất. SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 13 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa  Nhà tài trợ nên giải thích tầm quan trọng của mục tiêu của nhóm và mục tiêu này sẽ phù hợp với các mục tiêu lớn của tổ chức như thế nào. Nhân viên cần biết rằng họ tham gia vào một tập thể để giành được kết quả quan trọng đối với tổ chức và với chính bản thân họ.  Mô tả những nguồn lực có sẵn cho nhóm và những nguồn bên ngoài mà thành viên có thể tiếp xúc. Đó có thể là nhân viên trong công ty, nhân viên của đối tác, nhà cung ứng hoặc khách hàng.  Mô tả các cơ chế khuyến khích và tạo động lực làm việc cho nhóm.  Giới thiệu để mọi người làm quen với nhau. Bạn hãy tận dụng cuộc họp ra mắt như một cơ hội để thực hiện mục đích này. Nếu nhóm có quy mô tương đối, để những người tham gia tự giới thiệu về bản thân, đồng thời trình bày những nguyện vọng mà họ có thể đóng góp vào thành tích chung của nhóm.  Vào cuói buổi họp ra mắt, các thành viên của nhóm phải nhận thức được một cách rõ ràng về phương hướng, tầm quan trọng của mục tiêu đối với tổ chức , cách đánh giá thành quả sau cùng và những phần thưởng họ có thể nhận đuợc. Họ nên biết những ai tham gia vào nhóm và những đóng góp của mỗi người. Và nên bắt đầu nghĩ về mình như một nhóm thật sự. 1.2.4.2 Thống nhất về cách thức ra quyết định Ngay từ đầu, nhóm cần nhất trí về cách thức ra quyết định. Nếu thiếu sự nhất trí này, nhóm sẽ lãng phí nhiều thời gian, hoặc đưa ra những quyết định không được sự ủng hộ của nhiều người. Bên cạnh quyên ra quyết địh đối với mục tiêu của nhóm và mức độ nguồn lực được phân chia cho nhóm, các nhà quản lí còn có quyền quyết định về: - Nhân sự - Khoản chi tiêu vượt quá ngân sách - Nguồn lực bên ngoài - Những thay đổi về chính sách và mục tiêu chung của toàn tổ chức SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 14 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê - GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa Những chọn lựa ảnh hưởng đến khách hàng, như việc định gia và các đặc tính kĩ thuật của sản phẩm. - Những thay đổi về kết quả cần đạt được và lịch trình làm việc của nhóm. Mặt khác, nhóm cũng có thẩm quyền tuyệt đối về các quyết định liên quan đến quy trình và hoạt động của nhóm. Ngoài ra có thể đưa ra những quyết định liên quan đén nguồn lực 1.2.4.3 Lập kế hoạch và lịch trình công việc Nhóm có thể áp dụng các phương pháp đã được kiểm nghiệm qua thời gian để lập kế hoạch làm việc và cùng nhau triển khai kế hoạch đó.Giai đoạn đầu việc lập kế hoạch bao gồm hai vấn đề: a. Làm rõ mục tiêu. Tất cả các mục tiêu cần được cụ thể hóa và có thể đánh giá được, có như vậy mới đánh giá được nhóm có hoàn thành nhiệm vụ hay không. Ngoài ra cần có một kế hoạch thời gan chỉ rõ thời hạn nhóm phải đạt được mục tiêu. b. Xác định nhiệm vụ. Khi các mục tiêu đã rõ ràng và được mọi thành viên chấp nhận, thì bược tiếp theo là xác định những nhiệm vụ cần hoàn tất để đáp ứng mục tiêu đó. Các thành viên trong nhóm cần phải xác định rõ: + Tất cả các nhiệm vụ để đạt được mục tiêu. + Các trình tự tối ưu để thực hiện các nhiệm vụ này. Các nhiệm vụ nào có thể thực hiện một cách độc lập, các nhiệm vụ nào được giải quyết nối tiếp nhau. + Thời gian để hoàn tất từng nhiệm vụ. 1.2.4.4 Phân công nhiệm vụ. Việc phân công nhiệm vụ cần phải dựa vào các tiêu chí sau + Phân công nhiệm vụ cho tất cả các cá nhân có kahr năng thực hiện công việc tốt nhất. SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 15 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa + Xác định mỗi nhiệm vụ được giao sẽ phù hợp với mức độ nào với các mục tiêu cao nhất của nhóm, và mục tiêu của nhóm liên quan đến mục tiêu của tổ chức như thế nào. + Khi phân công nhiệm vụ cần kèm theo cả nguồn lực và quyền hạn cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đó. 1.2.4.5 Xác định các phương pháp đánh giá thành công. Trong quá trình tổ chức nhóm thì cần đồng thời các phương pháp đánh giá cụ thể sẽ được sử dụng cụ thể để đo tiến độ của cả nhóm trong quá trình hướng đến các mục tiêu, tuy nhiên chúng phải thể hiện rằng nhóm đã đạt đến cột mốc nào trên đường tiến tới mục tiêu của nhóm. 1.2.4.6 Xây dựng ngân sách. Cấp quản lý có thể dự đoán những lợi ích nhóm sẽ nhận được nếu thành công cũng như ý thức được chi phí liên quan, chi phí này phải luôn nằm trong phạm vi chấp nhận được. Nhóm phải xây dựng ngân sách để tận dụng tối đa các nguồn lực,chi phí của dự án thường rơi vào các trường hợp. + Chi phí nhân sự cho nhóm. + Hỗ trợ bên ngoài như thuê chuyên gia, thuê nguồn lực ngoài. + Di chuyển. + Đào tạo + Chi phí vốn + Chi phí nghiên cứu. 1.2.4.7 Thiết lập các tiêu chí ứng xử. Việc tập hợp các cá nhân để tổ chức thành một nhóm làm việc hiệu quả cần có nhiều thời gian vì mỗi thành viên trong nhóm đều có những vấn đề riêng của mình như lịch làm việc cá nhân, cạnh tranh nội bộ trong nhóm, đố kị, kỹ năng tập thể kém, hay sự đa dạng về chuyên môn và phong cách làm việc trong nhóm cũng có thể làm cho việc hợp tác trở nên khó khăn hơn. Một trong cách tốt nhất để điều chỉnh vấn đề này là thiết lập ra những tiêu chí rõ ràng về các hành vi ứng xử. Nó sẽ giảm thiểu rủi ro về sự bất dồng trong nhóm, giúp các thành viên giao tiếp hiệu quả hơn, từ đó nâng cáo hiệu quả của nhóm. SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 16 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa 1.2.5 Những nguyên nhân khiến việc tổ chức nhóm không đạt hiệu quả. 1.2.5.1 Mục tiêu của nhóm không rõ ràng + Kết quả làm việc của các thành viên mâu thuẫn với mục tiêu của nhóm. + Các thành viên thỏa hiệp với nhau, làm việc theo ý kiến số đông. + Nhóm lãng phí thời gian khi thảo luận những hành vi không phù hợp với nhóm. 1.2.5.2 Các thành viên không tham gia nhiệt tình. + Các thành viên không hoàn thành nhiệm vụ. +Các thành viên không tận tâm với nhóm. + Các thành viên thiếu tích cực trong các cuộc họp,có tâm lý ỷ lại các thành viên khác. 1.2.5.3 Thiếu nguồn lực. + Nhóm được tổ chức nhưng lại thiếu ngân sách cho các nguồn lực cần thiết hoặc thiếu sự tham gia từ bên ngoài. + Nhóm chưa tập hợp đủ nguồn lực con người, các thành viên trong nhóm chưa tập hợp đủ các kỹ năng cần thiết hay quy mô nhóm quá nhỏ so với công việc nhóm thực hiện. 1.2.5.4 Lãnh đạo nhóm không tốt. + Trưởng nhóm không thu hút sự đóng góp của các thành viên + Trưởng nhóm làm hết các việc. + Trưởng nhóm có quan điểm lãnh đạo thiển cận, chỉ đại diện cho một vài thành viên. + Trưởng nhóm không có tầm nhìn. 1.2.5.5 Nhóm không có sự hỗ trợ của cấp quản lý. + Công việc của nhóm bị cấp quản lý từ chối. + Các nguồn lực cần thiết không được cấp quản lý cung cấp kịp thời. 1.2.5.6 Nhóm giao tiếp không tốt. + Các cử chỉ của thành viên trong nhóm không phù hợp đối với các thành viên khác. SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 17 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa + Các thành viên luôn im lặng trong cuộc họp nhóm, ít bày tỏ quan điểm. + Vấn đề trong nhóm chỉ được nói bóng gió,không đề cập chính thức vì ngại bị chỉ trích, ghen ghét. + Các thành viên đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. 1.2.5.7 Mâu thuẫn trong nhóm không lành mạnh. + Thành viên nhóm thường xuyên công kích cá nhân. + Các thành viên nhóm hay tranh cãi, không ủng hộ quan điểm người khác. + Các thành viên ghen ghét nhau vì thành tích. SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 18 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa Phần II: PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH KINH DOANH VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 7 2.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 7 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển: Công ty cổ phần Lilama 7 là một trong những đơn vị thành viên của Tổng Công ty Lắp máy Việt Nam (VIET NAM LILAMA CORPORATION) - Tổng Công ty hàng đầu trong lĩnh vực lắp máy và xây dựng tại Việt Nam . - Được thành lập từ tháng 12 năm 1977, ban đầu là Xí nghiệp lắp máy số 7. Công ty Lắp máy và Xây dựng số 7 có nhiệm vụ gia công, chế tạo, lắp đặt các thiết bị tiêu chuẩn, phi tiêu chuẩn và xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng trên cả nước. 2.1.2 Sự phát triển của công ty cổ phần LILAMA 7: Ngày 01 tháng 02 năm 2008 công ty chính thức đăng ký thay đổi lần 1: a. Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 7 (DN THỰC HIỆN CPH THEO QUYẾT ĐỊNH SỐ 392/QĐ-BXD NGÀY 15/03/2007 CỦA BỘ XÂY DỰNG) Tên giao dịch: LILAMA 7 JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: LILAMA 7 JSC b.Địa chỉ trụ sở chính: 322 đường 2/9, Quận Hải Châu, TP Đà Nẵng Điện thoại: 0511.3245120 Fax: 0511.3565144 Email: [email protected] SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 19 Chuyên Đề Tốt Nghiêpê GVHD : Th.S Nguyễn Thị Đa c. Ngành, nghề kinh doanh : - Xây dựng, lắp đặt các công trình dân dụng, công nghiệp (xi măng, thủy điện, nhiệt điện, dầu khí, các công trình công nghiệp khác, hạ tầng kỹ thuật khu đô thị, khu công nghiệp), đường dây tải điện, trạm biến thế. Thi công xử lý nền móng, trang trí nội thất. Lắp đặt thiết bị máy móc các công trình. Sản xuất, kinh doanh vật tư, đất đèn, que hàn, ô xy, phụ tùng cấu kiện kim loại cho xây dựng, sản xuất vật liệu xây dựng. Gia công chế tạo, lắp đặt, sữa chữa thiết bị nâng, thiết bị chịu áp lực ( bình, bể, đường ống chịu áp lực), thiết bị cơ, thiết bị điện, kết cấu thép phi tiêu chuẩn, cung cấp lắp đặt và bảo trì thang máy. Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư thiết bị, các dây chuyền công nghệ, vật liệu xây dựng, điện máy, hóa chất (trừ hóa chất độc hại mạnh), phụ tùng, dụng cụ cơ khí, dầu, mỡ, khí công nghiệp. Đại lý mua, bán, ký, gửi hàng hóa. Khảo sát thiết kế, tư vấn xây dựng các công trình: Dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, tư vấn đầu tư lắp đặt các dây chuyền công nghệ, kiểm tra mối hàn bằng phương pháp không phân hủy (siêu âm, thẩm thấu, từ tính Xray). Thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị điện, hệ thống nhiệt, hệ thống điều khiển tự động các dây chuyền công nghệ, chống ăn mòn bề mặt kim loại. - Hiện công ty có trên 1000 cán bộ công nhân viên, trong đó hơn 100 kỹ sư kỹ thuật và có trên 200 công nhân lành nghề, thợ hàn đạt tiêu chuẩn quốc tế. Đặc biệt, công ty đã trang bị đầy đủ các máy móc, thiết bị và phương tiện thi công chuyên dụng tiên tiến, hiện đại cho các công trình lớn và đặc thù như: Trạm biến áp 500KV Pleiku, TBA 500KV Đà nẵng, TBA 220KV Cát Lái, TBA 110KV Lộc Ninh, Định Quán, Ninh Hoà, An Khê, Krông Buk, Đại Lộc, Lệ Thuỷ, Đồng Hới..., nhà máy thuỷ điện YALY, Trị An, An Điềm, A Vương, Rào Quán, các nhà máy xi măng Sao Mai, Nghi Sơn, Bỉm Sơn, Hoàng Thạch, Luksvaxi, Sông Gianh, nhà máy điện đạm Phú Mỹ, nhà máy đường KCP, nhà máy nước giải khát Coca-Cola, nhà máy Ceramic Huế, gạch Đồng Tâm, Nhà máy Thuỷ Điện Sông Ông, Nhà máy Xi măng Thăng Long, Nhà máy Thuỷ Điện An Điền II... và gần đây nhất là gia công chế tạo và lắp đặt thành công toàn bộ hệ thống thông gió hầm đường bộ qua đèo Hải Vân. SVTH : Phạm Tấn Hưng- Lớp : 31K22 Trang 20