Tài liệu Chuyên đề hoàn thiện công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng điện 1

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1 LỜI MỞ ĐẦU Nhu cầu sử dụng năng lượng điện đã, đang và sẽ còn duy trì ở mức độ tăng cao. Tuy nhiên, những công trình nguồn và lưới điện lớn còn lại ít. Ngoài ra, khi Việt Nam tiến hành mở cửa và gia nhập các tổ chức thương mại quốc tế như ASEAN, WTO, thì các công ty, doanh nghiệp phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt, quyết liệt không chỉ ở trong nước mà còn cả nước ngoài . Do đó, để tồn tại các công ty phải tìm những con đường đi mới. Trước tình hình đó không ít công ty đã chọn cho mình phương thức cổ phần hóa, trong đó có Công ty CP tư vấn xây dựng Điện I. Sau cổ phần hoá, cơ chế giao việc không còn, phải đấu thầu đây vừa là cơ hội vừa là thách thức lớn đối với Công ty. Về tổ chức các khối sản xuất, ngoài các chi nhánh hiện có, Công ty phải nghiên cứu phát triển một số văn phòng đại diện hoặc chi nhánh trong và ngoài nước. Tại các khối, các đơn vị sản xuất được thành lập theo nguyên tắc cạnh tranh, giảm thiểu độc quyền với cơ chế quản lý lấy hiệu quả công việc là mục tiêu chính để phấn đấu. Theo đó công tác kế hoạch cũng có nhiều thay đổi, không còn bao cấp, việc lập kế hoạch đòi hỏi phải tính toán kĩ lưỡng. Mặt khác để Công ty có thể thực hiện được các mục tiêu đã đề ra sau khi cổ phần hóa thì kế hoạch phải đóng một vài trò tích cực, phải là kim chỉ nam cho mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh. Vì mới bước sang giai đoạn mới được một năm nên công tác kế hoạch vẫn còn nhiều thiếu sót, vẫn chưa tìm ra đuợc quy trình và phuơng pháp tối ưu trong công tác kế hoạch Nhưng với sự cố gắng hết mình của mọi nhân viên kế hoạch và sự giúp đỡ của ban lãnh đạo, công tác kế hoạch sẽ ngày càng hoàn thiện hơn. Công tác kế hoạch của Công ty tư vấn xây dựng Điện I từ truớc tới nay vẫn rất được coi trọng và nhất là nay trong một tình hình mới công tác kế Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2 hoạch càng đuợc coi trọng hơn. Tuy nhiên để phù hợp với tình hình mới đòi hỏi công tác kế hoạch cũng phải có những thay đổi nhẩt định, đã có một quy trình mới, một phương pháp mới song sau một năm thực hiện vẫn còn rất nhiều yếu điểm. Vậy câu hỏi đặt ra là “Thực trạng công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty hiện nay như thế nào? Đã đạt đuợc các ưu điểm gì? và còn có có các yếu điểm gì? nguyên nhân nào gây nên những yếu điểm đó, chúng ta phải tiếp tục hoàn thiện công tác kế hoạch ở đây như thế nào để công tác kế hoạch có thể trở thành công cụ quản lý mang lại hiệu quả cao nhẩt ?” . Chính vì vậy, trong thời gian thực tập tại công ty CP tư vấn xây dựng Điện I qua tìm hiểu và đi sâu nghiên cứu công tác lập kế hoạch của công ty tôi đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty CP tƣ vấn xây dựng Điện I”. nhằm tìm hiểu những khó khăn, tồn tại trong công tác lập kế hoạch hóa của Công ty, từ đó đưa ra những giải pháp giúp hoàn thiện hơn quy trình lập kế hoạch tại Công ty. Nội dung cơ bản của đề tài bao gồm: Chƣơng I: Lý luận chung về kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Chƣơng II: Thực trạng công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty CP tƣ vấn xây dựng Điện I. Chƣơng III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty CP tƣ vấn xây dựng Điện I. Đối với công tác kế hoạch tại công ty thì có rất nhiều mảng, như kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch doanh thu, kế hoạch tài chính, kế hoạch nhân lực…Tuy nhiên trong phạm vi của đề tài chỉ chọn một mảng nổi bật nhất chịu ảnh huởng lớn nhất của quá trình cổ phần hóa là mảng kế hoạch sản xuất kinh doanh, đây cũng là kế hoạch nguồn để triển khai các kế hoạch khác. Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 3 Để có thể hoàn thành được đề tài, tôi sẽ tiến hành thu thập các tài liệu về kế hoạch 2008 của Công ty thông qua phân tích quy trình, phương pháp và tình hình thực hiện cũng như kết quả kinh doanh tìm ra các ưu điểm để tiếp tục phát huy và các nhược điểm, nguyên nhân gây ra các nhược điểm để từ đó có hướng giải pháp hoàn thiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Tôi xin chân thành cảm ơn bác Lê Thăng Long cùng các cán bộ và chuyên viên tại phòng kế hoạch cũng như của Công ty CP tư vấn xây dựng Điện I đã giúp đỡ tôi trong thời gian thực tập tại Công ty. Tôi xin chân thành cảm ơn ThS. Nguyễn Thị Hoa đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ tôi hoàn thành bài chuyên đề này! CHƢƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ HOẠCH SẢN XUẤT - KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP I. Kế hoạch, kế hoạch sản xuất kinh doanh và hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp 1. Khái niệm về kế hoạch và kế hoạch sản xuất kinh doanh 1.1. Khái niệm về kế hoạch Để quản lý tốt và đi đúng theo định hướng chiến lược mà doanh nghiệp đã đề ra thì công cụ kế hoạch chính là công cụ quản lý không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên vai trò này không phải lúc nào cũng được thừa nhận một cách nhất quán., bởi vì với những đối tượng, hoàn cảnh này nó là một công cụ không thể thiếu, nhưng với đối tượng, hoàn cảnh khác nó lại trở thành một sự cứng nhắc. Vì vậy, kế hoạch trong doanh nghiệp là thể hiện kĩ năng tiên đoán mục tiêu phát triển và tổ chức quá trình thực hiện mục tiêu đặt ra. 1.2. Khái niệm về kế hoạch sản xuất kinh doanh Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 4 Hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích tạo ra của cải vật chất cho xã hội và tạo ra lợi nhuận cho các chủ thể tham gia hoạt động kinh doanh. Bản chất của hoạt động kinh doanh là tạo ra giá trị cho các sản phẩm hoặc dịch vụ. Do đó, nhiệm vụ hàng đầu, nếu không muốn nói là duy nhất của hoạt động sản xuất kinh doanh là phải tạo ra giá trị cho sản phẩm và dịch vụ. Một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mà không tạo ra giá trị thì sẽ không có lý do để tồn tại, hay nói cách khác, tạo ra giá trị là nhiệm vụ sống còn của mọi họat động sản xuất kinh doanh. Vậy nên, hiểu một cách tổng quát nhất thì công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh là một phương thức quản lý doanh nghiệp theo mục tiêu bao gồm toàn bộ các hành vi can thiệp có chủ định của các nhà lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp vào các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Hay đó chính là “ quy trình ra quyết định cho phép xây dựng hình ảnh mong muốn về trạng thái tương lai của doanh nghiệp và quá trình tổ chức triển khai thực hiện mong muốn đó”. 1.3. Hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp Đứng trên mỗi góc độ, hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp được chia thành những những bộ phận khác nhau. Đứng trên góc độ nội dung, tính chất hay cấp độ của kế hoạch, có thể chia hệ thống kế hoạch doanh nghiệp thành kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp. 1.3.1 Kế hoạch chiến lƣợc. Là kế hoạch lập cho thời gian dài. Kế hoạch chiến lược vạch ra những mục tiêu trong dài hạn, đề ra chiến lược tổng quát về chiến lược bộ phận, đề ra giải pháp cho doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để lập kế hoạch chiến lược cần có tư duy tổng thể, khái quát hóa về bản chất của việc kinh doanh. Việc lên kế hoạch chiến lược liên quan đến những khái niệm , ý tưởng mà hầu hết được thể hện bằng các con số xấp xỉ và đơn giản. Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 5 1.3.2 Kế hoạch tác nghiệp. Là kế hoạch chuyển các ý tưởng kinh doanh trong kế hoạch chiển lược thành dạng cụ thể, thành các chương trình hành động với dự phòng ngắn hạn khoảng một năm. Trong kế hoạch tác nghiệp những gì diễn ra sẽ được giải thích bằng lời và được nhấn mạnh bằng các dự phòng tài chính khá chi tiết. Vì vậy, kế hoạch tác nghiệp được áp dụng cho các bộ phận cụ thể (kế hoạch sản xuất và dự trữ, kế hoạch marketing, kế hoạch tài chính, kế hoạch nhân sự, kế hoạch R & D). Các kế hoạch này có quan hệ qua lại mật thiết với nhau. Trong đó kế hoạch marketing là kế hoạch trung tâm của mọi kế hoạch tác nghiệp khác. Hình 1.1: Mối quan hệ giữa các kế hoạch chức năng trong doanh nghiệp Kế hoạch R&D Sản phẩm mới Khối lượng Nhu cầu của khách hàng Kế hoạch sản xuất và dự trữ Công suất và thời hạn Kế hoạch Marketing Nhu cầu nhân sự Ràng buộc Dự toán Kế hoạch Nguồn: tài chính Nguyễn Thị Phương Thảo Cung nhân sự Kế hoạch nhân sự Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 6 Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh của th.s Bùi Đức Tuân 2. Quy trình kế hoạch sản xuất kinh doanh trong Công ty 2.1 Quy trình kế hoạch trong doanh nghiệp Hình 1.2. Qui trình kế hoạch PDCA Lập kế hoạch (Plan) Xác lập mục tiêu và soạn lập kế hoạch Thực hiện ( Do) Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch Thực hiện các điều chỉnh cần thiết Tổ chức kiểm tra đánh giá thực hiện kế hoạch Kiểm tra ( Check) Điều chỉnh ( Atc) Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh - Xác lập mục tiêu và soạn lập kế hoạch Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 7 Soạn lập kế hoạch, đây là giai đoạn đầu tiên trong qui trình kế hoạch với nội dung chủ yếu là xác định các nhiệm vụ, mục tiêu chiến luợc, các chương trình và các chỉ tiêu kế hoạch tác nghiệp, soạn lập ngân quỹ cũng như các chính sách, biện pháp áp dụng trong thời kỳ kế hoạch của doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu đề ra. Trong điều kiện kinh tế thị trường, soạn lập kế hoạch thường phải là quá trình xây dựng nhiều phương án khác nhau, trên cơ sở đó đưa ra các lựa chọn chiến lược và các chương trình hành động, nhằm mục đích đảm bảo sự thực hiện các lựa chọn này. - Triển khai thực hiện kế hoạch Đây là khâu mang tính quyết định đến việc thực hiện những chỉ tiêu đặt ra trong các kế hoạch. Nội dung của quá trình này bao gồm việc thiết lập và tổ chức các yếu tố nguồn lực cần thiết, sử dụng các chính sách, các biện pháp cũng như các đòn bẩy quan trọng tác động trực tiếp đến các cấp thức thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm bảo đảm các yêu cầu tiến độ đặt ra trong các kế hoạch tác nghiệp cụ thể kể cả về thời gian, quy mô và chất luợng công việc. - Giám sát đánh giá kế hoạch Nhiệm vụ của quá trình này là thúc đẩy thực hiện các mục tiêu đặt ra và theo dõi, phát hiện những phát sinh không phù hợp với mục tiêu. Khi phát hiện những phát sinh không phù hợp, điều quan trọng là cần phải tìm được các nguyên nhân dẫn đến các vấn đề đó. Những nguyên nhân này có thể thuộc về các cấp thực hiện kế hoạch, ý thức chủ quan của các nhà lãnh đạo, quản lý hay là những phát sinh đột xuất nảy sinh trong quá trình triển khai kế hoạch. - Thực hiện các điều chỉnh cần thiết Từ những phân tích về hiện tượng không phù hợp với mục tiêu, các nhà kế hoạch đưa ra các quyết định điều chỉnh cần thiết và kịp thời. Các quyết định điều chỉnh đó có thể: Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 8 - Một là, thay đổi nội dung của hệ thống tổ chức. Với cách điều chỉnh này, hệ thống các mục tiêu đặt ra ban đầu trong kế hoạch không bị thay đổi. Trên cơ sở phân tích đánh giá các khâu, các bộ phận có liên quan đến hệ thống quản lý và bị quản lý, đối chiếu với mục tiêu, một số bộ phận trong hệ thống tổ chức sẽ được điều chỉnh, nhằm thực hiện mục tiêu kế hoạch đề ra. Có thể nói điều chỉnh tổ chức là hình thức điều chỉnh tích cực nhất vì nó không ảnh hưởng tới mục tiêu của doanh nghiệp và những nhu cầu sản phẩm và dịch vụ vẫn được đáp ứng đầy đủ trên thị trường. - Hai là, thực hiện sự thay đổi một số mục tiêu bộ phận trong hệ thống mục tiêu đặt ra ban đầu. Hình thức điều chỉnh thứ 2 này chỉ nên áp dụng khi không thể thực hiện được sự thay đổi tổ chức hoặc chi phí của quá trình thay đổi tổ chức quá lớn, không đảm bảo được sự yêu cầu hiệu quả kinh tế. - Ba là, quyết định chuyển hướng sản xuất kinh doanh trong những điều kiện bất khả kháng. Các hướng chuyển đổi thường là phương án dự phòng mà doanh nghiệp đã xác định trong quá trình lập kế hoạch. Quy trình kế hoạch hóa nêu trên không phải là một trình tự tác nghiệp đơn giản mang tính chất tuần tự mà nó được thực hiện đan xen nhau, tác động hỗ trợ nhau, trong đó khâu lập kế hoạch là quan trọng nhất. Bở nó là linh hồn của toàn bộ quá trình, sản phẩm của khâu là tạo ra bản kế hoạch mà chúng ta sử dụng trong suốt quá trình sản xuất – kinh doanh. Quá trình này đòi hỏi tính linh hoạt và nghệ thuật quản lý rất lớn. Nếu như một khâu nhất định của quá trình không phù hợp với mục tiêu đề ra thì nó có thể dẫn tới những hậu quả mang tính dây chuyền không lường trước được. 2.2. Các buớc soạn lập kế hoạch Soạn lập kế hoạch là buớc đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình kế hoạch hoá. Lập kế hoạch là một quá trình đòi hỏi có tri thức. Nó đòi hỏi chúng ta phải xác định các mục tiêu một cách có ý thức có căn cứ và đưa ra Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 9 các quyết định trên cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng. Lập kế hoạch phải tuân thủ theo một quy trình với các buớc đi cụ thể. Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 10 Hình 1.2. Các bước soạn lập kế hoạch Phân tích môi trường Phân tích môi trường Chương trình, dự án Nhiệm vụ và mục tiêu Kế hoạch tác nghiệp và ngân sách Đánh giá và hiệu chỉnh các pha của kế hoạch Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh của th.s Bùi Đức Tuân Sơ đồ tổng quát trên mô tả nhưng bước đi cụ thế của qua trình lập kế hoạch như sau: Bƣớc 1: Phân tích môi trƣờng. Nhận thức cơ hội trên cơ sở xem xét đánh giá môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, xác định thành phần cơ bản của tổ chức, đưa ra các thành phần cơ bản có ý nghĩa thực tế đối với doanh nghiệp, thu thập và phân tích thông tin về thành phần này. Tìm hiểu các cơ hội có thể có trong tương lai và xem xét một cách toàn diện, rõ ràng, biết được ta đang đứng ở đâu trên cơ sở điểm mạnh và điểm yếu của mình. Hiểu rõ tại sao chúng ta phải giải quyết những điều không chắc chắn và biết chúng ta hi vọng thu được gì. Việc đưa ra các mục tiêu thực hiện của doanh nghiệp trong thời kỳ kế hoạch phụ thuộc vào những phân tích này. Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 11 Bƣớc 2: Thiết lập nhiệm vụ, mục tiêu. Xác định cho toàn doanh nghiệp và cho các đơn vị cấp dưới. Các mục tiêu sẽ xác định kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc trong các việc cần làm, nơi nào cần phải được chú trọng ưu tiên và cái gì cần hoàn thành bằng một hệ thống các chiến lược, các chính sách, các thủ tục, các ngân quỹ, các chương trình. Bƣớc 3: Lập kế hoạch chiến lƣợc. Doanh nghiệp so sánh các nhiệm vụ, mục tiêu với kết quả nghiên cứu môi trường bên trong và bên ngoài. Xác định sự khác biệt giữa chúng và bằng việc sử dụng những phương pháp phân tích chiến lược đưa ra các phương án kế hoạch chiến lược khác nhau. Lập kế hoạch chiến lược phác thảo hình ảnh tương lai của doanh nghiệp trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau và các năng lực có thể khai thác. Kế hoạch chiến lược xác định các mục tiêu dài hạn, chính sách để thực hiện mục tiêu, Bước này gồm các khâu cụ thể như: - Xác định các phương án kế hoạch chiến lược, xác định các phương án hợp lý, tìm ra các phương án có nhiều triển vọng nhất. - Đánh giá các phương án lựa chọn: Sau khi tìm được các phương án có nhiều triển vọng nhất cần tiến hành đánh giá và xem xét điểm mạnh, yếu từng phương án trên cơ sở định lượng các chỉ tiêu của từng phương án. Có phương án mang lại lợi nhuận cao song lại cần vốn đầu tư lớn và thời gian thu hồi vốn chậm. Có phương án lợi nhuận ít hơn nhưng cũng ít rủi ro hơn. Một phương án khác lại thích hợp với các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp … - Lựa chọn phương án cho kế hoạch chiến lược. Đây là khâu mang tính quyết định đến việc cho ra đời bản kế hoạch chiến lược. Việc quyết định một trong số các phương án kế hoạch chiến lược phụ thuộc vào những ưu tiên vào mục tiêu cần thực hiện trong kỳ kế hoạch. Trong quá trình lựa chọn phương án cũng cần phải lưu ý đến những phương án dự phòng và những phương án Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 12 phụ để sử dụng trong những trường hợp cần thiết. Bƣớc 4: Xác định các chƣơng trình, dự án. Đây là các phân hệ của kế hoạch chiến lược. Các chương trình thường xác định sự phát triển của một trong các mặt hoạt động quan trọng của đơn vị kinh tế như: chương trình hoàn thiện công nghệ, chương trình kiểm tra chất lượng sản phẩm, chương trình tính toán dự trữ… còn các dự án thường định hướng đến một mặt hoạt động cụ thể hơn như dự án phát triển thị trường, đổi mới sản phẩm. Thông thường một chương trình ít khi đứng một mình, nó thường là bộ phận của hệ thống phức tạp các chương trình, phụ thuộc vào một số chương trình và ảnh hưởng đến một số chương trình khác. Dù là chương trình lớn hay chương trình bộ phận thì nội dung của việc xây dựng chương trình đều bao gồm: xác định các mục tiêu, nhiệm vụ, các bước tiến hành, các nguồn lực cần sử dụng và các yếu tố khác cần thiết để tiến hành chương trìng hành động cho trước; những yêu cầu về nhân sách cần thiết. Các dự án thường được xác định một cách chi tiết hơn chương trình, nó bao gồm các thông số về tài chính và kỹ thuật, các tiến độ thực hiện, tổ chức huy động và sử dụng nguồn lực, hiệu quả kinh tế tài chính. Bƣớc 5: Soạn lập hệ thống các kế hoạch chức năng và ngân sách. Mục tiêu của các kế hoạch kinh doanh thường hướng tới là: Đáp ứng đòi hỏi của thị trường, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, quản lý một cách có hiệu quả hơn các nguồn lực; đảm bảo thực hiện chiến luợc kinh doanh đã chọn, cụ thể là : thực hiện các mục tiêu chiến luợc, kiểm soát quá trình triển khai chiến lược. Để thực hiện được các mục tiêu nói trên kế hoạch chiến luợc cần phải được cụ thể hóa bằng hệ thống các kế hoạch chức năng, xem như đó là các kế hoạch tác nghiệp để chỉ đạo và điều hành sản xuất kinh doanh. Hệ thống các kế hoạch chức năng bao gồm: kế hoạch sản xuất sản phẩm, phát triển sản phẩm mới, kế hoạch mua sắm thiết bị, nguyên-nhiên vật liệu, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing. Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 13 Sau khi kế hoạch tác nghiệp được xây dựng xong cần lượng hóa chúng dưới dạng tiền tệ các dự toán về mua sắm các yếu tố sản xuất, phục vụ bán hàng, nhu cầu vốn… gọi là soạn lập ngân sách. Ngân sách chung của doanh nghiệp biểu thị tổng toàn bộ thu nhập và chi phí, lợi nhuận hay số dư tổng hợp và các khoản mục cân đối chính như chi tiêu tiền mặt hay chi phí đầu tư. Ngoài ngân sách chung mỗi bộ phận hay chương trình của doanh nghiệp cũng cần soạn lập ngân sách riêng cho mình. Các kế hoạch chức năng và ngân sách trên thực tế có mối quan hệ mật thiết với nhau và cần phải thống nhất trong quá trình xây dựng nhằm đảm bảo sự phối hợp đồng bộ và có hiệu quả giữa các chức năng trong doanh nghiệp. Bƣớc 6: Đánh giá, hiệu chỉnh các pha của kế hoạch. Đây có thể coi là bước thẩm định cuối cùng trước khi cho ra một văn bản kế hoạch. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cùng các nhà chuyên môn kế hoạch cũng như chức năng khác, có thể sử dụng thêm đội ngũ chuyên gia, tư vấn kiểm tra lại các mục tiêu, chỉ tiêu, các kế hoạch chức năng, ngân sách, các chính sách…, phân định kế hoạch theo các pha có liên quan đến tổ chức thực hiện kế hoạch, trên cơ sở đó tiến hành các phê chuẩn cần thiết để chuẩn bị chuyển giao nội dung kế hoạch cho các cấp thực hiện. 1. Các phƣơng pháp đƣợc sử dụng trong công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh Tùy theo từng bước trong quy trình trình kế hoạch mà có các phương pháp khác nhau. 1.1. Phƣơng pháp dự báo Dự báo là sự tiên đoán có căn cứ khoa học, mang tính chất xác xuất về mức độ, nội dung, các mối quan hệ, trạng thái, xu hướng phát triển của đối tượng nghiên cứu hoặc về cách thức và thời hạn đạt được các mục tiêu nhất định đã đề ra trong tương lai. Nó có 2 chức năng cơ bản: Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 14 Chức năng tham mưu: Trên cơ sở đánh giá thực trạng, phân tích xu hướng vận động và phát triển trong quá khứ, hiện tại và tương lai, dự báo sẽ cung cấp thông tin cần thiết, khách quan làm căn cứ cho việc ra quyết định quản lý và xây dựng kế hoạch hóa các chương trình, dự án,…Người quản lý và người lập kế hoạch có nhiệm vụ phải lựa chọn trong số các phương án có thể có, tìm ra các phương án có tính khả thi cao nhất, có hiệu quả cao nhất. Để thực hiện chức năng này đòi hỏi dự báo phải thật sự đảm bảo tính khách quan, khoa học và tính độc lập tương đối với các cơ quan quản lý và hoạch định chính sách. Chức năng khuyến nghị hay điều chỉnh: Với chức năng này dự báo tiên đoán các hậu quả có thể nảy sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch nhằm giúp các cơ quan chức năng kịp thời điều chỉnh mục tiêu cũng như cơ chế tác động quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Với 2 chức năng đó, nếu xét trong quan hệ với kế hoạch thì dự báo gồm hai loại: Dự báo trước kế hoạch và dự báo sau kế hoạch. Dự báo trước kế hoạch là tiền đề khoa học đảm bảo tính khả thi của kế hoạch, còn dự báo sau kế hoạch giúp cho quá trình chỉ đạo thực hiện kế hoạch đạt hiệu quả cao nhất. Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 15 Mục tiêu của quản lý Những thuận lợi Lập kế hoạch Dự báo Các mục tiêu, mục đích và quyết định Sự phân bổ nguồn lực và các cam kết Các hạn chế Sự thực hiện và các chính sách điều chỉnh Chức năng đầu tiên của công tác kế hoạch sản xuất – kinh doanh trong doanh nghiệp là xác định mục tiêu của doanh nghiệp trong dài hạn và ngắn hạn. Doanh nghiệp phải lập kế hoạch để thực hiện những mục tiêu đó, tổ chức tốt các nguồn nhân lực và vật tư để thực hiện kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch cũng như kiểm soát các hoạt động để tin chắc rằng tất cả đang diễn ra theo đúng kế hoạch. Phân tích kinh tế và dự báo được tiến hành trong tất cả các bước của công tác kế hoạch sản xuất – kinh doanh nhưng trước hết là trong việc xác định mục tiêu và hoạch định các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn Trong việc xác định mục tiêu, mỗi doanh nghiệp phải quyết định hàng hóa và dịch vụ nào sẽ được sản xuất và bán ra, mức giá sản phẩm và dịch vụ vùng tiêu thụ và thị trường tiềm năng cho sản phẩm đó …Những mục tiêu như vậy chỉ có thể trở thành hiện thực nếu doanh nghiệp đã phân tích các xu thế của nền kinh tế, đã dự báo nhu cầu về sản phẩm của mình cả trong ngắn hạn và dài hạn, chi phí các nhân tố sản xuất … Như vậy các dự báo về nhu Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 16 cầu thị trường, giá cả, tiến bộ khoa học và công nghệ, nguồn nhân lực, sự thay đổi của các nguồn đầu vào, đối thủ cạnh tranh … có tầm quan trọng sống còn đối với doanh nghiệp. Chính vì thế nên dự báo là công cụ quan trọng nhất trong cả công tác kế hoạch sản xuất – kinh doanh, nó được sử dụng trong tất cả các khâu, đặc biệt là khâu đầu xác định mục tiêu và khâu cuối cùng đánh giá và điều chỉnh kế hoạch. 1.2. Hồi quy tuyến tính Từ các số liệu thứ cấp và số liệu điều tra, sau khi tiến hành xử lý số liệu ta tiến hành xác định xu thế về mối quan hệ giữa các yếu tố có liên quan tới nhau: như lạm phát và tiền lương, hay giá cả và tổng lợi nhuận. Phương pháp hồi quy tuyến tính dựa vào phương trình y = ax + b Bao gồm các bước như sau Bước 1: Theo dõi số liệu Bước 2: Loại bỏ các số liệu không theo xu hướng chung Bước 3: Lập bảng Số liệu t t’ = t – t0 Ln (slieu) t’ – t’ Y(t’ – t’) (t’ – t’)2 Cột 6 Cột 7 =Y 2001 ….. 2008 k = Cột 6/ Cột 7 g = ek - 1 Qua g ta sẽ đánh giá đuợc tốc đọo tăng truongử của nhân tỗ cần xem xét Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 17 Phương pháp này chủ yếu được sử dụng trong khâu đầu tiên của quá trình kế hoạch và khâu cuối cùng nhằm xác định xem xu thế của các yếu tố cần xem xét trong bản kế hoạch, đánh giá lại các thành quả đã đạt được. 1.3. Ma trận SOWT Ma trận SWOT hay còn gọi là ma trận cơ hội, nguy cơ, điểm mạnh và điểm yếu. Một trục của ma trận mô tả các điểm mạnh và điểm yếu, trục kia mô tả các cơ hội, nguy cơ đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong thời kì kế hoạch xác định; các ô là giao điểm của các ô tương ứng mô tả các ý tưởng kế hoạch nhằm tận dụng cơ hội, khai thác điểm mạnh, hạn chế nguy cơ cũng như khắc phục điểm yếu. Thông qua ma trận SWOT để hình thành các ý tưởng kế hoạch tận dụng triệt để cơ hội, phát huy điểm mạnh tránh rủi ro và che chắn các điểm yếu. Trên cơ sở đó hình thành các phương án kết hợp kế hoạch với nguyên tắc tận dụng, khai thác triệt để các cơ hội, tránh các rủi ro, phát huy các điểm mạnh và che chắn các điểm yếu xuất hiện trong thời kỳ kế hoạch xác định. S W O OS OW T TS TW Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 18 Để xây dựng ma trận SWOT ta phải tiến hành liệt kê theo hàng các cơ hội, thách thức chính từ môi trường bên ngoài. Liệt kê theo cột những điểm mạnh, điểm yếu chủ yếu từ môi trường bên ngoài. OS: Doanh nghiệp nên có một kế hoạch phát triển để khai thác điểm mạnh bên trong nhằm tận dụng các cơ hội từ môi trường bên ngoài. OW: Doanh nghiệp nên sử dụng kế hoạch chống đối tận dụng cơ hội từ môi trường bên ngoài để khắc phục, giảm thiểu, cải thiện các điểm yếu ở bên trong doanh nghiệp. TS: Doanh nghiệp đang gặp phải khó khăn, đe dọa từ môi trường bên ngoài nhưng bản thân doanh nghiệp lại có tiềm lực mạnh mẽ và doanh nghiệp nên sử dụng các kế hoạch mang tính chất cạnh tranh để khai thác tối đa các điểm mạnh bên trong chiến thắng nguy cơ đe dọa từ bên ngoài. TW: Doanh nghiệp không có điểm mạnh để chiến thắng nguy cơ từ môi trường bên ngoài vì vậy sử dụng kế hoạch phòng thủ. Ngoài ra, ma trận SWOT còn được sử dụng để thống kê kiểm tra xem kế hoạch doanh nghiệp đề ra kì trước đã thực hiện như thế nào, đã tận dụng được cơ hội, giảm thiểu thách thức như thế nào? Với tầm quan trọng của ma trận như vậy nên ma trận được sử dụng rất nhiều trong quy trình kế hoạch bao gồm bước đầu tiên và cuối cùng. 1.4. Phƣơng pháp chuyên gia Phương pháp chuyên gia là phương pháp thu thập và xử lý những đánh giá dự báo bằng cách tập hợp và hỏi ý kiến các chuyên gia giỏi thuộc một lĩnh vực hẹp của khoa học – kỹ thuật hoặc sản xuất. Chuyên gia giỏi là người thấy rõ nhất những mâu thuẫn và những vấn đề tồn tại trong lĩnh vực hoạt động của mình đồng thời về mặt tâm lý họ luôn luôn hướng về tương lai để giải quyết những vấn đề đó dựa trên những hiểu Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 19 biết sâu sắc kinh nghiệm sản xuất phong phú và linh cảm nghề nghiệp nhạy bén. Phương pháp chuyên gia dựa trên cơ sở đánh giá tổng kết kinh nghiệm, khả năng phản ánh tương lai một cách tự nhiên của các chuyên gia giỏi và xử lý thống kê các câu trả lời một cách khoa học. Nhiệm vụ của phương pháp là đưa ra những dự báo khách quan về tương lai của các hiện tượng hoặc sản xuất dựa trên việc xử lý có hệ thống các đánh giá dự báo của chuyên gia. Phương pháp chuyên gia được áp dụng đặc biệt có hiệu quả trong các trường hợp sau đây: - Khi đối tượng dự báo có tầm bao quát lớn phụ thuộc nhiều yếu tố mà hiện tại còn chưa có hoặc thiếu những cơ sở lý luận chắc chắn để xác định. - Trong điều kiện còn thiếu thông tin và những thống kê đầy đủ, đáng tin cậy về đặc tính của đối tượng dự báo. - Trong điều kiện có độ bất định lớn về chức năng của đối tượng dự báo - Trong điều kiện thiếu thời gian, hoàn cảnh cấp bách phương pháp chuyên gia cũng được áp dụng để đưa ra các dự báo kịp thời. Với các đặc điểm riêng có của phương pháp thì phương pháp chuyên gia được sử dụng nhiều trong quá trình lập kế hoạch, hầu như trong tất cả các bước đều có sự tham gia của phương pháp. II. Các nhân tố cơ bản ảnh hƣởng đến công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty 1. Nhân tố bên trong Là những nhân tố thuộc về bản thân doanh nghiệp. Nó tác động trực tiếp và quyết định đến công tác lập kế hoạch của doanh nghiệp, bao gồm: 1.1. Đặc điểm sản xuất kinh doanh 1.1.1 Đặc trƣng của lĩnh vực sản xuất kinh doanh: Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 20 Mỗi doanh nghiệp có những đặc trưng riêng về lĩnh vực sản xuất kinh doanh, chủng loại sản phẩm và phương thức sản xuất, do vậy công tác lập kế hoạch cũng có những sự khác biệt để phù hợp với những từng ngành nghề, từng lĩnh vực đó. 1.1.2 Năng lực tài chính của doanh nghiệp: Đây là yếu tố tổng hợp phản ánh sức mạnh của doanh nghiệp. Căn cứ vào khối lượng vốn mà doanh nghiệp xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho phù hợp, cùng với khả năng quản lý, phân phối có hiệu quả nguồn vốn để thực hiện kế hoạch kinh doanh đó. 1.1.3. Bộ máy quản lý doanh nghiệp. Đó chính là những người lãnh đạo doanh nghiệp. Một người lãnh đạo giỏi sẽ luôn biết cách gắn kết các cá nhân rời rạc trong doanh nghiệp thành một khối đoàn kết vững chắc, tận tâm, tận lực với công ty. Luôn biết cách tháo gỡ, vượt qua khó khăn để thực hiện tốt các mục tiêu doanh nghiệp. Do đó, bộ máy doanh nghiệp có mạnh thì kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mới có thể thực hiện tốt. 1.1.4. Năng lực của bộ phận kế hoạch. Đây là những người trực tiếp xây dựng lên bản kế hoạch kinh doanh trên cơ sở những thông tin thu được. Chính vì vậy, năng lực của những cán bộ làm kế hoạch có ảnh hưởng rất lớn đến tính khả thi của bản kế hoạch, cũng như công tác lập kế hoạch của doanh nghiệp. Yêu cầu đặt ra là các cán bộ kế hoạch phải thực sự có chuyên môn, nhạy bén, có tầm nhìn, dự đoán được tương lai, nắm chắc tình hình cũng như khả năng của doanh nghiệp. 1.2. Đặc điểm nguồn nhân lực Nhân lực là lực lượng lao động sáng tạo của doanh nghiệp. Toàn bộ lực lượng lao động của doanh nghiệp bao gồm cả lao động quản trị, lao động nghiên cứu và phát triển, đội ngũ lao động kĩ thụât trực tiếp tham gia vào các Nguyễn Thị Phương Thảo Kế hoạch 47B