Tài liệu Chuyen de dat

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HOÀNG HÀ. 1.1 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH xây dựng công trình Hoàng Hà. 1.1.1.Quá trình hình thành công ty TNHH xây dựng công trình Hoàng Hà. Việc chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế nhiều thành phần vận động theo cơ chế thị trường dưới sự điều tiết của Nhà nước tại đại hội Đảng bộ lần thứ VI năm 1989 được coi như là một mốc son lịch sử trong quá trình phát triển kinh tế ở Việt Nam. Hàng hoá phát triển mạnh, cơ sở hạ tầng được nâng lên rõ rệt. Việc giao lưu buôn bán của con người trở nên rõ ràng hơn. Với nhận thức cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nước là một chủ trương đúng đắn của Đảng và Nhà nước nhằm duy trì mục đích huy động vốn của toàn xã hội để đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh, đổi mới công nghệ, nâng cao sức cạnh tranh. Tạo thêm việc làm, thay đổi cơ cấu doanh nghiệp có cổ phần và những người góp vốn được làm chủ theo sự góp phần thay đổi phương thức quản lý tạo động lực thúc đẩy doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, nâng cao thu nhập cho người lao động. Công ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng công trình Hoàng Hà được thành lập và hoạt động theo luật Công ty, được Quốc hội Nước cộng hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam thông qua ngày 21 tháng 12 năm 1990, Công ty TNHH Xây dựng công trình Hoàng Hà được Uỷ ban Nhân Dân Thành Phố Hà Nội cấp giấy phép thành lập ngày 31/03/1994 - Tên công ty: Công ty TNHH Xây dựng Công trình Hoàng Hà - Trụ sở chính: Lô số 2 khu Đô thị Đại Kim, Định Công, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội - Trụ sở giao dịch :Tổ 17 Khu Ga, Thị trấn Văn Điển, Thanh Trì, Hà Nội. 1 - Ngành nghề sản xuất kinh doanh: ( 10 ngành nghề sản xuất, kinh doanh). + Xây dựng công trình giao thông + Sản xuất các vật liệu xây dựng. + Xây dựng hạ tầng kỹ thuật, xã hội đô thị. Trang trí nội, ngoại thất. + Xây dựng dân dụng, xây dựng công nghiệp + Xây dựng các công trình thuỷ lợi, san lấp mặt bằng, đào lắp các công trình nền đất. + Tổ chức môi giới, dịch vụ, tư vấn nhà đất, tài chính. + Mua bán nhà, cải tạo, xây mới để bán và cho thuê. + Khai thác, đầu tư bãi cát san nền. + Kinh doanh đại lý, mua bán các loại vật liệu, thiết bị, vật tư xây dựng. + Kinh doanh vận tải cơ giới trong xây dựng. * Vốn điều lệ của Công ty Vốn điều lệ của Công ty hiện là: 8.300.000.000 VNĐ * Kết quả hoạt động kinh doanh so sánh qua các năm Công ty tuy mới được thành lập, còn non trẻ nhưng đã cố gắng ngày từ những bước đầu và đã dần trưởng thành theo thời gian, đã dần tạo được uy tín trên thị trường, có sức cạnh tranh với nhưng doanh nghiệp khác. Về mặt tài chính: Vốn điều lệ của Công ty không nhiều 8,3tỷ đồng, việc vay vốn khó khăn nên nhiều khi không thể đảm nhận được những công trình lớn mất cơ hội kinh doanh và không mua được những vật tư tốt... Về tình hình cạnh tranh: Ngày càng có nhiều công ty xây dựng trên cả nước nên việc cạnh tranh để được xây dựng các công trình rất quyết liệt. 2 Điều kiện thời tiết: thi công ngoài trời nhiều khi thời tiết xấu làm gián đoạn việc thi công, gây giảm chất lượng công trình, khó khăn trong bảo quản vật tư. Mặc dù khó khăn như thế nhưng công ty luôn cố gắng vươn lên, phát huy được những lợi thế của mình. Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm 2007, 2008. Trích biểu kết quả hoạt động SXKD của DN trong năm 2007 & 2008 TT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Tỷ lệ 1 Tổng doanh thu hàng 204.339.000.000 206.095.000.000 0.69% 2 3 năm Tổng chi phí hàng năm Nợ phải thu 189.346.000.000 193.535.000.000 1,68% 177.368.000.000 -12,28% 4 5 6 7 8 202.202.000.000 Nợ phải trả Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế TN bquân đầu người Tỷ suất lợi nhuận trên 222.370.000.000 14.993.000.000 13.595.000.000 1.519.522 7,3% 9 tổng doanh thu Tỷ suất lợi nhuận trên 4,6% tổng tài sản bình quân 10 Tổng vốn kinh doanh 22.802.000.000 Trong đó: Vốn cố định 14.860.000.000 Vốn lao động 7.942.000.000 209.254.000.000 12.560.000.000 11.843.000.000 1.643.000 6,1% -5,9% -48,73% -48,73% 8,13% -1,2% 4,2% -0,6% 23.940.000.000 15.662.000.000 8.278.000.000 4,99% 5,4% 4,23% Qua bảng số liệu trên ta nhận thấy tổng doanh thu năm 2008 tăng 1.696.000.000đ tương ứng với tăng 0,69% so với năm 2007 nhưng tổng lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp lại giảm đi 1.752.000.000 tương ứng với giảm đi 48,73% so với năm 2007. Sở dĩ có tình trạng trên là do hiện tượng suy thoái của nền kinh tế nên tình hình của công ty cũng không thể tránh 3 khỏi những khó khăn chung đó. Công ty đã có rất nhiều các biện pháp tích cực để giúp ổn định cuộc sống cho người lao động, nên mặc dù khó khăn như vậy nhưng thu nhập bình quân của người lao động năm sau vẫn cao hơn năm trước. Để có được những thành công trên chính là nhờ sự cố gắng nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên. Ban Giám đốc Công ty đã đưa ra nhiều biện pháp có hiệu quả trong công tác quản lý kinh tế kỹ thuật, hoạch toán kế toán, nâng cao năng suất lao động, ý thức trách nhiệm của từng cán bộ, nhân viên trong công ty. Công ty chủ động tìm kiếm thị trường, tham gia đấu thầu... Từ tình hình chung của công ty Ban giám đốc cũng như toàn bộ cán bộ, công nhân viên công ty quyết tâm đưa công ty thoát khoit tình hình khó khăn chung và dần ổn định đời sống của cán bộ công nhân viên, nâng cao thu nhập cho người lao động trong thời gian tới. * Mức lương, Tổng quỹ lương bình quân Tổng quỹ lương: 1.800.000.000 VNĐ Mức lương tối thiểu: 1000.000 VNĐ Mức lương tối đa : 2.229.500 VNĐ Lương cơ bản: 650.000 VNĐ Hệ số lương của Giám đốc, Phó GĐ, Trưởng phòng và các nhân viên: Tuỳ theo trình độ Đại học, cao đẳng, trung cấp để tính hệ số lương theo các cấp bậc khác nhau. 1.1.2. Bộ máy quản lý công ty TNHH xây dựng công trình Hoàng Hà 1.1.2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Là công ty xây dựng với nhiệm vụ chính là thi công xây dựng có đặc điểm là: 4 Sản xuất đơn chiếc, hoàn thành và quyết toán theo từng công trình, hạng mục công trình. Quá trình sản xuất mang tính khép kín liên tục đa dạng kéo dài và phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau từ giai đoạn khảo sát, thiết kế đến giai đoạn hoàn thành, bàn giao và đưa vào sử dụng Quy trình sản xuất xây dựng xây lắp được khái quát theo sơ đồ sau (quy trình sản xuất) Khảo sát - thiết kế - lập dư án - thi công - bàn giao công trình 1.1.2.2. Đặc điểm bộ máy quản lý công ty Là một đơn vị thi công xây lắp nên việc tổ chức hạch toán ở công ty đều phải chịu ảnh hưởng trực tiếp của ngành xây dựng. Dựa vào đặc điểm của ngành xây dựng, nhiệm vụ sản xuất của công ty đảm nhận và để phù hợp với cơ chế mới của công ty đã xây một bộ máy quản lý gọn nhẹ và có hiệu quả. Các bộ phận trong công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hiện nay số công nhân viên của công ty là 280 người. Các phòng ban của công ty chịu sự điều hành và chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc, mối quan hệ được thể hiện theo sơ đồ. 5 Giám đốc công ty Phã G§ Phßng kü thuËt vµ thi c«ng XDCB Phã G§ Phßng hµnh chÝnh qu¶n trÞ Trëng phßng Phã G§ Phßng KD VT & VT hµnh kh¸ch DL Trëng phßng Nh©n viªn Trëng phßng Nh©n viªn Nh©n viªn Trëng phßng kÕ to¸n tµi vô thèng kª Trëng phßng KD phô, mÆt b»ng nhµ ®Êt, cho thuª Nh©n viªn Nh©n viªn Ghi ch ú: Phã G§ Phßng kÕ ho¹ch vµ dù ¸n t ph¸p Trëng phßng Nh©n viªn Trëng phßng v¨n ho¸, th«ng tin, marrketing thÞ trêng Nh©n viªn quan hệ chỉ đạo 6 XÝ nghiÖp trùc thuéc C«ng ty a. Các phòng ban của Công ty * Phòng kỹ thuật và thi công XDCB - Quản lý kỹ thuật: Số lượng, chất lượng, sửa chữa bảo trì... máy móc thiết bị hiện có của công ty - Tham mưu trang bị kỹ thuật: tham mưu cho lãnh đạo trong việc đầu tư mua sắm máy móc thiết bị cho toàn công ty. - Nghiên cứu cải tiến kỹ thuật: cải tiến và nâng cao công suất máy móc, nghiên cứu, chế tạo các thiết bị lẻ phục vụ sản xuất và nghiên cứu. - Đào tạo: Kiểm tra và tham mưu trong tuyển dụng cán bộ kỹ thuật. - Yêu cầu các bộ phận liên quan cùng phối hợp thực và đào tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện công việc của mình. - Thực hành chức năng quản lý kỹ thuật chuyên ngành trên cơ sở uỷ quyền của Giám đốc. * Phòng hành chính quản trị. - Tham mưu cho Giám đốc, được uỷ quyền về công tác tổ chức quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo về chế độ, chính sách lao động, tiền lương của toàn cán bộ công nhân viên trong Công ty. - Quản lý hành chính, hồ sơ lý lịch, hợp đồng lao động của CBCNV toàn Công ty, quản lý cấp phát và thu hồi sổ lao động, theo dõi tổ chức nhân sự trong Công ty. - Tiếp nhận, quản lý cá đơn khiếu nại, tố cáo...và tham mưu cho ban Giám đốc giải quyết. - Yêu cầu các đơn vị trực thuộc của Công ty cung cấp các số liệu cần thiết, hồ sơ nhân sự phục vụ cho công tác tổ chức hành chính. - Đại diện Công ty trong các vụ kiện dân sự trên cơ sở uỷ quyền của Giám đốc. * Phòng kế hoạch và dự án tư pháp. 7 - Tham mưu cho Giám đốc về định hướng kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Xây dựng kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, hoạch định chiến lược phát triển trong những năm tới cho Công ty. - Thống kê tổng hợp, theo dõi, báo cáo quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh của Công ty và đề xuất với Ban Giám đốc cá giải pháp hiệu chỉnh cho từng quý, từng năm. - Tổ chức thực hiện việc kiểm tra chất lượng vật tư, nguyên vật liệu đầu vào, chất lượng đầu ra, hàng tồn kho, xuất - nhập hàng theo đúng quy định. - Yêu cầu các phòng, ban cung cấp tài liệu, số liệu, hồ sơ...phục vụ cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và lệnh sản xuất hoặc báo cáo tổng hợp. - Thay mặt Công ty trong công tác đàm phán các hợp đồng kinh tế trên cơ sở uỷ quyền của Giám đốc Công ty. * Phòng kinh doanh vận tải. - Tham mưu cho Ban Giám đốc định hướng kế hoạch phát triển kinh doanh ở thị trường trong nước. - Quản lý đội xe tải, xe khách của Công ty. - Đại diện Công ty đàm phán ký kết các hợp đồng liên quan đến vận tải trong kinh doanh và vận tải hành khách du lịch trên cơ sở uỷ quyền của Giám đốc. Thay mặt công ty trong việc giao dịch với khách hàng. b. Giám đốc Công ty. Là chủ Công ty, điều hành toàn bộ bộ máy công ty, là người quyết định mọi hoạt động trong Công ty, hoặc là người được một trong những sáng lập viên có vốn góp cao nhất chỉ định chức Giám đốc điều hành để điều hành. 8 * Quyền hạn của Giám đốc. - Có quyền đề bạt, bãi nhiệm chức vụ của các cấp dưới quyền nếu không làm được việc, hoặc không có khả năng hoàn thành công việc. Đề bạt các cán bộ có năng lực để phục vụ hoàn thành công việc kinh doanh và quản lý Công ty. - Điều hành toàn bộ guồng máy của Công ty hoạt động. - Quyết định phương án kinh doanh và tổ chức thực hiện các phương án đó. - Quyết định phân chia lợi nhuận căn cứ vào nghị quyết tập thể đã thống nhất. - Kiểm tra, đôn đốc công tác tài chính của Công ty, duy trì chế độ tổng quyết toán để báo cáo với sáng lập viên. * Trách nhiệm của Giám đốc - Tổ chức sản xuất kinh doanh có lãi, từng bước phát triển công ty lớn mạnh về vật chất, tinh thần. - Quản lý chặt chẽ mọi hoạt động của Công ty, quản lý tốt tài sản, thiết bị, con người và nguồn vốn của Công ty. - Tận tụy với công việc, đoàn kết nội bộ, sử dụng con người đúng người đúng việc, tạo ra hiệu quả kinh tế, tạo ra sự đoàn kết nội bộ để sản xuất và kinh doanh có hiệu quả. - Chấp hành mọi chính sách chế độ Nhà nước quy định, đôn đốc cán bộ công nhân viên trong Công ty chấp hành tốt chủ trương, chính sánh Nhà nước. c. Phó Giám đốc Công ty. Các Phó Giám đốc do Giám đốc Công ty bổ nhiệm giúp Giám đốc điều hành các hoạt động trong các lĩnh vực của Công ty. - 01 Phó GĐ phụ trách KDVT và VTHK công cộng du lịch. 9 - 01 Phó GĐ phụ trách dự án kế hoạch tư pháp. - 01 Phó GĐ phụ trách kỹ thuật thi công xây dựng cơ bản. - 01 Phó GĐ phụ trách hành chính quản trị * Trách nhiệm của Phó GĐ. - Các Phó GĐ được đề bạt là những người giúp việc cho Giám đốc phải có trách nhiệm hoàn thành các công việc được giao, báo cáo thường xuyên kết quả công việc. - Chấp hành các quy định, quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty. - Gương mẫu trong mọi công việc, đoàn kết nội bộ, giỏi công tác chuyên môn, chấp hành tuyệt đối quy chế hoạt động của Công ty - Gương mẫu trong mọi công việc, đoàn kết nội bộ, giỏi công tác chuyên môn, chấp hành tuyệt đối quy chế hoạt động của Công ty, thoả ước lao động của công đoàn, các nội quy của Công ty đề ra. Không lợi dụng chức vụ, quyền hạn, uy tín của công ty để mưu cầu lợi ích riêng. - Có quyền đề nghị bãi miễn hoặc đề bạt người dưới quyền của mình. - Có quyền chủ động triển khai chi tiết cụ thể các công việc được giao phụ trách. - Có quyền hội họp, tham gia ý kiến xây dựng kế hoạch phát triển Công ty và có quyền hưởng thụ các lợi nhuận theo quy định của Công ty. Tham mưu cho Giám đốc trong mọi lĩnh vực công tác d. Trưởng phòng công ty Nhiệm vụ và quyền hạn của các Trưởng phòng trong Công ty. - Các Trưởng phòng là những người thực hiện cụ thể công việc chuyên môn của phòng. Lãnh đạo toàn bộ nhân viên trong phòng thực hiện chủ trương của Công ty, công việc của phòng. Cán bộ của phòng phải là người có chuyên môn cao có bằng cấp ít nhất từ trung cấp trở lên. Chỉ biên chế trưởng phòng không có cấp phó tại các phòng của Công ty. 10 - Các trưởng phòng do GĐ công ty trực tiếp bổ nhiệm có sự tham khảo của Ban Giám đốc, có trường hợp có sự tham khảo của toàn bộ cán bộ nhân viên Công ty. - Được hưởng lợi nhuận thích đáng do sự đóng góp của cá nhân vào công việc kinh doanh của Công ty khi chia lợi nhuận hàng năm hoặc hàng kỳ do Công ty quy định. e. Trách nhiệm và quyền hạn của cán bộ công nhân viên Công ty. - Có ý thức xây dựng Công ty trong mọi hành động và suy nghĩ. - Giữ gìn mối đoàn kết nhân ái, không gây rối, đưa chuyện và lợi dụng uy tín của Công ty làm việc với mục đích riêng. - Tôn trọng các quy định của Công ty, chấp hành tốt các quy định đó và vận động mọi người cùng thực hiện. Lúc công ty khó khăn cũng như lúc thuận lợi phải hết mình vì công ty đấu tranh để bảo vệ và củng cố Công ty làm ăn đúng luật pháp không được dùng thủ đoạn ép buộc hoặc lái Công ty làm ăn trái với pháp luật quy định. 1.1.3. Xu hướng phát triển của công ty trong những năm tới Trong những năm tới, công ty có chiến lược mở rộng hơn nữa về quy mô, Ban giám đốc công ty dự định sẽ tăng vốn điều lệ của công ty lên khoảng 15.600.000.000 đồng. Với mục tiêu đó công ty Hoàng Hà đã và đang có những chuyển biến tích cực tạo uy tín của mình trên thương trường. Công ty đã không ngừng đầu tư mua sắm thêm trang thiết bị máy móc phục vụ cho sản xuất. Trước đây công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, để phù hợp với xu hướng phát triển công ty đang dần đa dạng hoá các lĩnh vực kinh doanh chứ không chỉ đơn thuần là xây dựng công trình. Ban Giám đốc công ty cũng đã có những chính sách cụ thể để thu hút nguồn nhân lực trẻ được đào tạo cơ bản, đặc biệt là ngày càng nâng cao thu 11 nhập cho cán bộ công nhân viên năm sau cao hơn năm trước. Năm 2008 do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế nên tình hình công ty cũng gặp không ít khó khăn nhưng Ban Giám đốc công ty quyết tâm đưa công ty thoát khỏi những khó khăn và dự kiến lợi nhuận sau thuế của công ty sẽ đạt khoảng trên 15 tỷ đồng vào năm 2010 Với tình hình nước ta hiện nay đang trên đà phát triển và đô thị hoá nên là cơ hội thuận lợi cho công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, để nắm bắt cơ hội đó công ty TNHH xây dựng công trình Hoàng Hà đã sử dụng máy móc trong các công trình, nâng cao năng suất lao động, đảm bảo chất lượng công trình hoàn thành đúng thờigiaian, đồng thời nâng cao uy tín của công ty trên thị trường. Ngoài ra công ty luôn chú trọng bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ quản lý, nâng cao tay nghề cho công nhân, thường xuyên cho cán bộ công nhân viên tham gia vào các lớp tập huấn về an toàn lao động. Công ty cũng thường xuyên tiến hành kiểm tra giám sát các hoạt động tài chính để đảm bảo tính công khai minh bạch, tạo niềm tin trong cán bộ công nhân viên. Quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên đặc biệt là các chế độ của cán bộ công nhân viên phải được đảm bảo theo đúng quy định của Nhà nước. Từ đó ổn định và nâng cao đời sống của người lao động trong công ty. 1.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH xây dựng công trình Hoàng Hà 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 1.2.1.1.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Là công ty xây dựng hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng với sản phẩm là các công trình thường có quy mô lớn, kết cấu phức 12 tạp, thời gian thi gian sử dụng lâu dài. Vì vậy để có thể hạ giá thành sản phẩm thì phải tổ chức tốt công tác kế toán. Hiện nay công tác kế toán đang dần được nâng cao và hoàn thiện ở hầu hết các doanh nghiệp sở dĩ như vậy là do kế toán là khoa học và nghệ thuật, phản ánh và giám đốc liên tục, toàn diện, có hệ thống tất cả các loại tài sản, nguồn vốn, cũng như các hoạt động kinh tế trong công ty. Hơn nữa các thông tin của kế toán có vai trò rất quan trọng đối với việc ra quyết định của người quản lý và tổ chức tốt công tác kế toán sẽ nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, phòng kế toán của công ty có 9 thành viên và chia làm 5 bộ phận gồm: 1 Kế toán trưởng; 1 thủ quỹ; 2 kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; 2 kế toán công nợ; 1 kế toán thuế NVL, báo cáo tài chính; 2 kế toán công trình, tiền lương, tài sản cố định. Về trình độ chuyên môn: 5 cán bộ có trình độ đại học, 2 cán bộ có trình độ cao đẳng, 2 cán bộ có trình độ trung cấp. Trong phòng hiện đang có 3 nhân viên đang theo học liên thông tại các trường đại học để hoàn thiện trình độ chuyên môn. Sơ đồ bộ máy kế toán công ty. KÕ to¸n trëng KÕ to¸n tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng KÕ to¸n c«ng nî KÕ to¸n thuÕ, NVL, b¸o c¸o tµi chÝnh 13 KÕ to¸n quyÕt to¸n c«ng tr×nh, kÕ to¸n tiÒn l¬ng, kÕ to¸n TSC§ Thñ quü 1.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận kế toán: Bộ máy kế toán có nhiệm vụ hướng dẫn đôn đốc kiểm tra đầy đủ các chứng từ kế toán, tổ chức mọi công việc kế toán, giúp ban giám đốc quản lý mọi hoạt động tài chính của công ty, tham gia kiểm kê tài sản, tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài sản kế toán theo quy định. * Chức năng của kế toán trưởng: - Tổ chức công tác kế toán thống kê và bộ máy kế toán phù hợp với công việc việc tổ chức sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu của công ty. Tổ chức ghi chép tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. - Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết quả kiểm kê tài sản; Đề xuất sử lý các khoản hao hụt, mất mát, hư hỏng(nếu có). - Xét duyệt các báo cáo kế toán, thống kê và báo cáo tài chính của đơn vị; Lập và tổng hợp đầy đủ các báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán tài chính của Công ty theo chế độ quy định. - Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ Công ty. Nghiên cứu các chính sách trong lĩnh vực thuế, tài chính của Nhà nước nhằm đưa ra cách thực hiện phù hợp. Tổ chức phổ biến hướng dẫn kịp thời các chế độ tài chính, kế toán hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan. - Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán của Công ty. Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo tài chính kế toán trước Ban giám đốc và cơ quan hữu trách. * Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hang, công nợ - Kế toán công nợ: theo dõi tình hình phát sinh công nợ trong phạm vi quản lý chi tiết theo từng đối tượng. Phát hiện những bất hợp lý, mất cân đối, hiện tượng nợ đọng, không có khả năng thu hồi báo cáo với Kế toán trưởng và 14 Ban giám đốc để có biện pháp sử lý. Báo cáo tình hình công nợ định kỳ hoặc theo chế độ báo cáo hiện hành hoặc theo yêu cầu của Ban giám đốc. Lập biên bản đối chiếu công nợ khi có yêu cầu và cuối mỗi niên độ kế toán. Cung cấp số liệu tổng hợp hoặc chi tiết phục vụ cho công tác quyết toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán. - Lập chứng từ thanh toán trên cơ sở kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc và các chứng từ khác theo quy định. Nhập liệu vào hệ thống sử lý, theo dõi và báo cáo mọi phát sinh, biến động, hiện hữu của vốn bằng tiền trong phạm vi được giao theo chế độ báo cáo hiện hành hoặc theo yêu cầu của Ban giám đốc. - Giao dịch với ngân hang và theo dõi số liệu yêu cầu thanh toán. * Kế toán thuế, nguyên vật liệu, báo cáo tài chính - Kế toán nguyên vật liệu: Lập chứng từ kế toán ban đầu (phiếu nhập, phiếu xuất) dựa vào chứng từ gốc hợp lệ. Kiểm tra việc thực hiện phát hành và lưu chuyển chứng từ theo quy định. Cùng kế toán công nợ đối chiếu các số liệu nhập, xuất với các chứng từ liên quan. Theo dõi tình hình sử dụng vật tư theo định mức và những quy định đã ban hành nhằm kịp thời phát hiện những bất hợp lý, lãng phí trong quá trình sử dụng. Báo cáo tình hình sử dụng và tồn kho vật tư phục vụ cho công tác kiểm kê và quyết toán tài chính. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. - Kế toán thuế: Lập tờ khai thuế GTGT hang tháng cho bộ phận trực thuộc và toàn Công ty. Thông qua công tác tổng hợp, phát hiện những điểm không phù hợp trong hạch toán và quá trình quản lý chứng từ, báo cáo hoặc đề xuất hướng xử lý với cấp trên. - Báo cáo tài chính: Làm báo cáo tài chính quý và năm cho công ty hoặc trong trường hợp có yêu cầu của Ban giám đốc. * Kế toán quyết toán công trình, tiền lương và tài sản cố định 15 Theo dõi, quản lý nhận thầu thi công, sửa chữa lớn các công trình đầu tư xây dựng cơ bản và các dịch vụ khách hang Nhận và cập nhật chứng từ về TSCĐ, kiểm tra xác nhân TSCĐ khi nhập cũng như khi xuất TSCĐ, lập danh sách tăng giảm TSCĐ. Lập biên bản và bàn giao cho bộ phận sử dụng TSCĐ. Xác định thời gian khấu hao TSCĐ theo quy định, tính khấu hao và phân bổ cho từng bộ phận sử dụng TSCĐ. Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo từng đối tượng. Đối chiếu số liệu với bảng lương, lập bảng lương và hạch toán chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương. * Thủ quỹ Thực hiện việc thu, chi tiền mặt theo chứng từ thu, chi do phòng phát hành theo quy định. Quản lý tiền mặt tại quỹ, đảm bảo an toàn tiền. Phát lương hang tháng theo bảng lương cho từng bộ phân. Rút hoặc nộp tiền qua ngân hang khi có yêu cầu. Hàng tháng vào sổ quỹ, lên các báo cáo quỹ, kiểm kê số tiền thực tế trong két phải khớp với số dư trên báo cáo quỹ. Thủ quỹ phải có trách nhiệm bồi thường khi để xẩy ra thất thoát tiền do mặt chủ quan và phải nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của nhà nước về quản lý tiền mặt. 1.2.2. Hình thức kế toán và đặc điểm phần hành kế toán của từng bộ phận 1.2.2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Việc tổ chức chứng từ kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm tin học phải đảm bảo những nội dung cơ bản sau: - Xây dựng hệ thống danh mục chứng từ - Tổ chức hạch toán ban đầu - Tổ chức kiểm tra thông tin trong chứng từ kế toán - Tổ chức luân chuyển chứng từ. Trình tự luân chuyển chứng từ cần đảm bảo tính hợp lý và dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa các bộ phận kế toán có liên quan, song cuối cùng chứng từ 16 kế toán phải được chuyển về bộ phận máy tính hoặc nhân viên kế toán của từng phần hành để tiến hành nhập liệu. 1.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ áp dụng: Việt Nam đồng - Kế toán hang tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên và nhập trước xuất trước. - Công ty đang áp dụng tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Căn cứ vào tình hình thực tế sản xuất kinh doanh, căn cứ vào khả năng cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, yêu cầu thông tin kinh tế. Công ty đã lựa chọn và vận dụng hình thức nhật ký chung vào công tác kế toán. Đặc điểm chủ yếu của hạch toán sổ kế toán nhật ký chung: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế. Phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) rồi ghi vào sổ cái. TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG ĐƯỢC BIỂU DIỄN BẰNG SƠ ĐỒ: 17 Chøng tõ kÕ to¸n Sæ nhËt ký ®Æc biÖt NhËt ký chung Sæ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ C¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµichÝnh Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng Quan hÖ ®èi chiÕu * Tr×nh tù ghi sæ: - Hµng ngµy c¨n cø vµo c¸c chøng tõ ®· kiÓm tra ®îc dïng lµm c¨n cø ghi sæ tríc hÕt ghi nghiÖp vô ph¸t sinh vµo sæ NhËt ký chung. Nh÷ng chøng tõ 18 ph¶n ¸nh c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh cÇn qu¶n lý chi tiÕt, hµng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ gèc hîp lÖ, hîp ph¸p ghi vµo sæ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt cã liªn quan, b¶ng ph©n bæ. - C¨n cø vµo sæ NhËt ký chung cuèi th¸ng hoÆc ®Þnh kú kÕ to¸n ghi vµo Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n cã liªn quan. - Cuèi th¸ng c¨n cø vµo sè liÖu ë sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt lËp B¶ng tæng hîp chi tiÕt. - KiÓm tra ®èi chiÕu gi÷a Sæ c¸i víi B¶ng tæng hîp chi tiÕt vµ B¶ng ph©n bæ. - Sau khi ®· kiÓm tra ®èi chiÕu khíp ®óng sè liÖu ghi trªn Sæ c¸i, B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh vµ B¶ng tæng hîp chi tiÕt ®îc dïng ®Ó lËp B¸o c¸o tµi chÝnh. *Tổ chức hệ thống sổ bằng kế toán máy: HÖ thèng sæ kÕ to¸n tæng hîp vµ tr×nh tù hÖ thèng hãa th«ng tin kÕ to¸n x¸c ®Þnh h×nh thøc kÕ to¸n; mçi h×nh thøc kÕ to¸n cã hÖ thèng sæ kÕ to¸n vµ tr×nh tù hÖ thèng hãa th«ng tin kÕ to¸n kh¸c nhau. Trong ®iÒu kiÖn hiÖn t¹i, h×nh thøc NhËt ký Chung cã nhiÒu ®Æc ®iÓm phï hîp vµ thuËn lîi cho qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ to¸n trªn m¸y. Trªn c¬ së hÖ thèng sæ kÕ to¸n tæng hîp, tr×nh tù hÖ thèng hãa th«ng tin t¬ng øng víi tõng h×nh thøc kÕ to¸n ®· ®îc quy ®Þnh trong chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh, yªu cÇu qu¶n lý vµ sö dông th«ng tin chi tiÕt cña tõng doanh nghiÖp; c¸c ch¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n sÏ ®îc thiÕt kÕ ®Ó xö lý vµ hÖ thèng hãa th«ng tin kÕ to¸n tù ®éng trªn m¸y theo ®óng yªu cÇu. Th«ng thêng qu¸ tr×nh xö lý hÖ thèng hãa th«ng tin trong hÖ thèng kÕ to¸n tù ®éng ®îc thùc hiÖn theo quy tr×nh sau: C¸c tµi liÖu gèc ®îc cËp nhËp vµo m¸y tÝnh th«ng qua thiÕt bÞ nhËp vµ ®îc lu gi÷ trªn thiÕt bÞ nhí ë d¹ng tÖp tin d÷ liÖu chi tiÕt, tõ c¸c tÖp d÷ liÖu chi tiÕt ®îc chuyÓn vµo c¸c tÖp sæ c¸i ®Ó hÖ thèng ho¸ c¸c nghiÖp vô theo tõng ®èi tîng qu¶n lý. §Þnh kú, c¸c sæ c¸i sÏ ®îc xö lý ®Ó lËp b¸o c¸o kÕ to¸n. §Ó xö lý tÖp d÷ liÖu, ngêi lËp tr×nh cã thÓ thùc hiÖn b»ng nhiÒu c¸ch kh¸c nhau; th«ng thêng hai chÕ ®é xö lý ®îc sö dông lµ: xö lý theo l« vµ chÕ ®é trùc tiÕp. Trêng hîp xö theo l«: TÊt c¶ c¸c nghiÖp vô t¬ng tù nhau ®îc tËp hîp vµo mét tÖp d÷ liÖu nghiÖp vô riªng, tõ c¸c tÖp d÷ liÖu nghÞªp vô nµy, ch¬ng tr×nh sÏ chuyÓn vµo sæ c¸i ®Ó phôc vô cho viÖc lËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n. Trêng hîp xö lý trùc tiÕp: TÊt c¶ c¸c d÷ liÖu ®îc cËp nhËt vµ lu gi÷ trong mét tÖp d÷ liÖu duy nhÊt, tõ tÖp d÷ liÖu gèc nµy, ch¬ng tr×nh cho phÐp lËp sæ c¸i, sæ chi tiÕt vµ c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n; in, xem c¸c sæ kÕ to¸n cña tõng h×nh thøc kÕ to¸n theo yªu cÇu cña ngêi dïng. 19 S¬ ®å H×nh thøc ghi sæ kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh Chøng tõ kÕ to¸n B¶ng tæng hîp chøng tõ cïng lo¹i Sæ kÕ to¸n PhÇn mÒm kÕ to¸n M¸y vi tÝnh Sổ tổng hợp, Sổ chi tiết B¸o c¸o TC B¸o c¸o KQKD Ghi chó: + NhËp sè liÖu hµng ngµy + In sæ s¸ch b¸o c¸o hµng th¸ng, n¨m + §èi chiÕu, kiÓm tra 1.2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản do nhà nước ban hành, được quy định sử dụng thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân, song mới chỉ phục vụ cho việc ghi chép kế toán tài chính, đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô, kiểm tra ghi chép tài chính, kế toán trên các tài khoản cấp I, cấp II. Vì vậy trong quá trình tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán máy nói riêng, ngoài việc sử dụng các tài khoản cấp I, cấp II theo đúng nội dung, phương pháp ghi chép đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào yêu cầu quản trị kinh doanh, yêu cầu quản lý vật tư tài sản, công nợ, trình độ quản lý của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cấp III, cấp IV, cấp V…cho từng đối tượng cần quản lý chi tiết. Khi xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cần phân tích và quán triệt các yêu cầu sử dụng thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ doanh nghiệp Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là vô hạn và tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, vì vậy trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán 20