Tài liệu Chuong 2 - dh7 [compatibility mode]

9/30/2014 Chương 2: KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN LOGO 2.1 Tổng quan về KSNB 2.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ  Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu:  Báo cáo tài chính đáng tin cậy  Các luật lệ và qui định được tuân thủ  Mọi hoạt động trong đơn vị đều hữu hiệu và hiệu quả. 2.1.2 Cấu trúc Hệ thống kiểm soát nội bộ Đánh giá rủi ro Hoạt động Kiểm soát Môi trường Kiểm soát Thông tin truyền thông Giám sát 1 9/30/2014 2.1.2.1 Môi trường kiểm soát  Các yếu tố  Đặc thù quản lý  Cơ cấu tổ chức  Chính sách nhân sự  Công tác kế hoạch  Bộ phận kiểm toán nội bộ  Các nhân tố bên ngoài 2.1.2.2 Đánh giá rủi ro Xác định mục tiêu Rủi ro là những cái làm mục tiêu không đạt được. Nhận diện rủi ro Đánh giá mức độ rủi ro Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng và phân tích rủi ro đe dọa các mục tiêu của mình Mức độ rủi ro = Mức X Thiệt hại Xác suất rủi ro Đưa ra các hoạt động quản lý Ví dụ về đánh giá rủi ro  Hệ thống thông tin: xử lý, cung cấp thông tin về tổ chức  Mục tiêu kiểm soát việc xử lý của HT kế toán:  Tính hiện hữu của nghiệp vụ: tính có thực  Tính đầy đủ: ghi chép hết các ng.vụ liên quan  Đánh giá: phù hợp với chính sách chế độ  Chính xác: đúng về giá trị, đúng khoản mục, đúng kỳ, đúng về toán học. 2 9/30/2014 2.1.2.3 Các hoạt động kiểm soát Các hoạt động kiểm soát a. Phân chia trách nhiệm b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin c. Bảo vệ tài sản d. Phân tích rà soát Hoạt động kiểm soát là: Những chính sách, Những thủ tục nhằm đảm bảo kiểm soát được các rủi ro. a. Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm  Không để một cá nhân nắm tất cả các chức năng của một nghiệp vụ: xét duyệt, thực hiện, bảo quản tài sản và ghi chép, giữ sổ sách kế toán.  Ví dụ: ?  Không cho phép kiêm nhiệm giữa một số bước công việc (khâu công việc )trong 1 chức năng.  Các bước khác nhau liên quan đến thực hiện một nghiệp vụ nên phân chia cho các cá nhân khác nhau hoặc các bộ phận khác nhau. VD:? Ngăn điều chỉnh sổ, che giấu lấy cắp tài sản Kế toán: Lập chứng từ gốc Giữ, ghi sổ, các tập tin Lập các điều chỉnh Lập báo cáo thực hiện Bảo quản tài sản: Giữ tài sản, hiện vật Ngăn việc phê chuẩn nghiệp vụ không có thực để che giấu việc lấy cắp tài sản Uỷ quyền, Xét duyệt Ngăn điều chỉnh sổ để che giấu nghiệp vụ không có thực được phê chuẩn hoặc được thực hiện 3 9/30/2014 b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin  Kiểm soát quá trình xử lý thông tin nhằm đảm bảo mỗi hoạt động của doanh nghiệp đều được cho phép và được thực hiện đầy đủ, ủy quyền xét duyệt chính xác Kiểm tra độc lập • Kiểm soát quá trình thực hiện nghiệp vụ tạo dữ liệu • Kiểm soát quá trình ghi Kiểm soát quá trình xử lý chép, xử lý dữ liệu tạo thông tin Ủy quyền và xét duyệt  Ủy quyền là việc trao quyền cho một cá nhân hoặc một bộ phận  Ủy quyền chung bằng chính sách  Đưa ra chính sách chung bao gồm các điều kiện cho phép thực hiện nghiệp vụ.  Xét duyệt cụ thể (Uỷ quyền từng trường hợp cụ thể)  Xét duyệt từng trường hợp cụ thể, không có chính sách chung.  Việc Ủy quyền nên bằng văn bản Kiểm soát quá trình xử lý thông tin  Chứng từ ghi nhận hoạt động: Đảm bảo dữ liệu chính xác • Mọi nghiệp vụ đều lập chứng từ • Lập chứng từ tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ • Chứng từ phải được thiết kế mẫu đầy đủ • Chứng từ phải được đánh số trước • Chứng từ phải có các số hiệu tham chiếu • Chứng từ phải có các chữ ký • Chứng từ phải có số tiền ghi bằng chữ …  Luân chuyển Chứng từ  Lưu trữ Chứng từ 4 9/30/2014  Sổ sách ghi nhận hoạt động: Đảm bảo ghi chép chính xác • Ghi chép dựa trên chứng từ • Thiết kế mẫu đầy đủ • Để lại dấu vết kiểm toán • Kiểm tra, đối chiếu sổ • V.v…  Luư trữ, bảo quản sổ sách  Báo cáo  Dấu vết kiểm tóan Trường hợp xử lý bằng máy  Kiểm soát việc nhập liệu đưa vào hệ thống  Kiểm soát quá trình tính toán, tổng hợp số liệu  Kiểm soát quá trình truyền thông kết quả xử lý  Kiểm soát quá trình lưu trữ dữ liệu, thông tin  V.v… Kiểm tra độc lập  Hoạt động kiểm tra được thực hiện bởi người khác không thực hiện nghiệp vụ để nâng cao tính khách quan.  Kiểm tra trước khi nghiệp vụ diễn ra.  Kiểm tra sau khi nghiệp vụ xảy ra  Phương pháp  Đối chiếu 2 nguồn ghi chép độc lập  Đối chiếu thực tế và sổ sách  Kiểm tra ghi sổ kép 5 9/30/2014 c. Bảo vệ tài sản và thông tin  Hạn chế tiếp cận tài sản, thông tin  Kiểm kê tài sản  Sử dụng các thiết bị quan sát, tính tiền POS, ghi nhận tài sản khi sử dụng d. Phân tích rà soát Mục đích Phát hiện các biến động bất thường Xác định nguyên nhân, xử lý kịp thời Phương pháp Đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trước, sử dụng các chỉ số. Ví dụ phân tích rà soát BAÛNG BAÙO CAÙO GIAÙ THAØNH SAÛN PHAÅM Thaùng 05/2006 Saûn phaåm A: Soá löôïng 100 CHI PHÍ GIAÙ THAØNH KYØ NAØY TOAØN BOÄ Nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp ÑÔN VÒ Z Ñ.VÒ KYØ TRÖÔÙC Bieán ñoäng kyø naøy/kyø tröôùc 1,000,000 10,000 9,000 +11% Nhaân coâng tröïc tieáp 500,000 5,000 5,050 - 1% Saûn xuaát chung 500,000 5,000 6,000 - 17% 2,000,000 20,000 20,050 -0.25% Coäng Löu yù. Chính saùch saûn xuaát cho pheùp bieán ñoäng +; - 5% 6 9/30/2014 2.1.2.4 Thông tin và truyền thông Thông tin Truyền thông  Loại thông tin gì cần thu thập xử lý, truyền thông.  Truyền đạt, trao đổi thông tin giữa các đối tượng liên quan  Trong nội bộ,  Với bên ngoài  Phương pháp truyền thông  Phương pháp xử lý thông tin.  Cung cấp cho nhân viên hiểu vai trò, trách nhiệm liên quan tới các chính sách, thủ tục kiểm soát. 2.1.2.5 Giám sát  Đánh giá: Chất lượng của các thành phần khác của HT KSNB và điều chỉnh phù hợp.  Đánh giá thường xuyên  Các chương trình đánh giá định kỳ  Thực hiện:  Kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập,  Thu thập thông tin bên ngoài  Hệ thống kế toán trách nhiệm Tóm tắt: Mối quan hệ giữa các thành phần của hệ thống KSNB Giaùm saùt Hoaït ñoäng kieåm soaùt Ñaùnh giaù ruûi ro Moâi tröôøng kieåm soaùt 7 9/30/2014 Phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy tính Thời gian tồn tại của dấu vết kiểm toán Thông tin, dữ liệu dễ dàng đọc bằng ( mắt, máy tính ) Các sai phạm dễ ( khó ) phát hiện trong quá trình Rủi ro, gian lận, phá hủy ( thấp, cao ) Trách nhiệm cho kế toán viên ( cao, thấp ) Các thay đổi đơn giản, dễ dàng ( ngược lại ) Tính nhất quán thấp ( ngược lại ) Thời gian lập báo cáo, thông tin quản trị 2.2 Kiểm soát hệ thống Kiểm soát ngăn ngừa Kiểm soát phát hiện Kiểm soát sửa sai 2.2.1 Kiểm soát ngăn ngừa 8 9/30/2014 2.2.2 Kiểm soát phát hiện 2.2.3 Kiểm soát sửa sai Ví dụ 1: Rủi ro trong quá trình mua hàng  Người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng được  Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng  Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp để được nhận hoa hồng  Nhân viên có thể nhận sai hàng  Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp.  Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền. 9 9/30/2014 Ví dụ 2 1. Hoán đổi luân phiên công việc của nhân viên 2. Mở hồ sơ theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn bán hàng ở tài khoản phải thu cho tưng khách hàng. 3. Phục hồi các hư hỏng của dữ liệu 4. Phân công phân nhiệm một cách đầy đủ đối với các nhân viên phụ trách ở mỗi bộ phận kế toán 5. Kiểm kê hàng tồn kho và xử lý chênh lệch giữa sổ kế toán và sổ thực tế khi kiểm kê 6. Kiểm tra cẩn thận quá trình làm việc cũng như chứng chỉ bằng cấp của các ứng viên nộp hồ sơ xin việc vào công ty. 7. Đối chiếu sổ phụ ngân hàng 8. Chứng từ được lập làm nhiều liên và lưu ở nhiều bộ phận khác nhau 9. Vận hành chương trình ghi nhận tất cả các hoạt động của hệ điều hành và của từng máy tính đang được sử dụng. 10