Tài liệu Chính sách phải thu khách hàng

LUẬN VĂN: CHÍNH SÁCH PHẢI THU KHÁCH HÀNG PHẦN I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CHÍNH SÁCH PHẢI THU KHÁCH HÀNG I. KHÁI NIÊM , VAI TRÒ CỦA KHOẢN PHẢI THU: 1. Khái niệm, bản chất nguồn gốc các khoản phải thu: a. Khái niệm các khoản phải thu: Khoản phải thu là giá trị của tất cả hàng hóa và dịch vụ mà khách hành còn nợ Công ty. Khoản phải thu tồn tại một cách tất yếu trong doanh nghiệp. Mọi Công ty đều muốn hạn chế độ lớn của khoản phải thu. Tuy nhiên, khoản phải thu của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như thời gian, tốc độ thu hồi nợ cũ và tạo ra nợ mới cũng như sự tác động kinh tế nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp. b. Bản chất các khoản phải thu : Khoản phải thu thực chất là khoản tiền mà doanh nghiệp cho khách hàng vay hay nói cách khác doanh nghiệp tài trợ rẻ cho khách hàng. Khách hàng có thể dựa vào nguồn tài trợ thông qua hình thức bán hàng trả chậm của các doanh nghiệp để có hàng hóa, nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. Hình thức bán hàng trả chậm này là nguồn tài trợ ngắõn hạn quan trọng đối với hầu hết tất cả các doanh nghiệp va đặc biệt là đối với các Công ty thương mại. c. Nguồn gốc các khoản phải thu: Trong nền kinh tế phát triển người mua thường được mua hàng hóa và dịch vụ mà có thể trả ngay bằng tiền mặt hoặc có thể trả chậm một thời gian theo sự cho phép của người bán. Còn người bán hàng là người bán hàng hóa, dịch vụ có thể được thu tiền ngay hoặc phải đợi môût thời gian. Người bán thường mở rộng tín dụng hơn so với các tổ chức tài chính -đó là hình thức cấp tín dụng cho khách hàng. Vậy một khoản phải thu được hình thành khi doanh nghiệp cấp tín dụng cho khách hàng. Chính sách tín dụng là công cụ tác động mạnh mẽ đến độ lớn cũng như hiệu qủa của khoản phải thu trên cơ sở căn nhắc rủi ro và tính sinh lời do vậy, việc thiết lập một chính sách tín dụng hợp lý sẽ giúp cho việc quản lý khoản phải thu khách hàng được hữu hiệu hơn. Ngoài ra, nó còn liên quan chặt chẽ đến tồn kho của các doanh nghiệp. 2. Vai trò của các khoản phải thu: a . Đối với người bán: Để có thể đứng vững và cạnh tranh được trên thị trường thì mọi doanh nghiệp đều phải cố gắng tận dụng triệt để mọi khả năng, nguồn lực cũng như các công cụ mà doanh nghiệp hiện có. Trong đó chính sách tín dụng là một thứ vũ khí sắt bén nhằm giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu về doanh số. Vì khi Công ty nới lỏng các biến sốcủa bán tín dụng thì ngoài việc tăng số lượng hàng bán ra còn tiết kiệm được định phí do phần sản lượng tăng thêm khong tốn định phí. Tín dụng thương mại có thể làm cho Công ty ngày càng có uy tín, tạo uy danh tiếng trên thị trường và làm cho khách hàng mua sản phẩm của mình thường xuyên hơn. Mặt khác, khi nới lỏng chính sách tín dụng sẽ giúp cho Công ty giải tỏa được lượng hàng tồn kho, đồng thời giảm các chi phí liên quan đến tồn kho. Về căn bản tín dụng thương mại đó là sự tin tưởng của người của người cấp tín dụng và người hưởng tín dụng nên nó sẽ làm cho khách hàng hưởng được một khoản tín dụng với các thủ tục tương đối đơn giản. Đây là thủ tục cấp tín dụng chứ không phải thủ tục vay nợ do đó sẽ kích thích nhu cầu mua hàng và mở rộng quy mô kinh doanh. Ngoài ra nó còn giúp cho khách hàng gắn bó với Công ty hơn, duy trì được mối quan hệ thường xuyên với khách hàng truyền thống và tìm kiếm thêm những khách hàng mới. Bên cạnh những thuận lợi trên thì khi nới lỏng chính sách tín dụng có thể làm cho khoản phải thu tăng từ đó làm tăng vốn đầu tư nên dễ dẫn đến việc mất đi cơ hội kiếm lời từ các hoạt động khác. Mặt khác khi mở rộng các điều kiện tín dụng sẽ làm tăng khả năng mất mát, rủi ro không đòi được nợ. Đồng thời phải tốn chi phí quản lý nợ của khách hàng cũng như các chi phí thăm viếng, giao dịch... b. Đối với người được chấp nhận: Người được hưởng tín dụng hay người mua hàng sẽ được một phần lợi nhuận trích từ nhà cung cấp đó là các khoản chiết khấu hay thời hạn trả được kéo dài thêm hoặc khi khách hàng thiếu vốn kinh doanh hay muốn dâud tư vốn vào cơ hội khác thì tín dụng thượng mại là biện pháp tài trợ vốn hữu hiệu. II. NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU VÀ QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG: 1.Nội dung công tác quản lý khoản phải thu khách hàng: 1.1/ Phân tích vị thế tín dụng khách hàng : Khi doanh nghiệp muốn thiết lập một chính sách tín dụng phù hợp vói khách hàng của mình thì doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá vị thế tín dụng của khách hàng. Một phương pháp có thể đánh giá khách hàng là phương pháp phán đoán dựa trên “4 C” về tín dụng bao gồm: - Tư cách tín dụng (Character): là tính cách riêng hay thái độ tự nguyện đối với nghĩa vụ trả nợ. Tất nhiên, tuy không thể đo lường một cách chính xác về tư cách tín dụng của khách hàng, nhưng cũng có thể đánh giá điièu đó dựa trên các dữ liệu về những lần mua chịu trước đó, qua đó có thể thấy khách hàng tiềm năng đã thanh toán các món nợ nhanh chóng đến mức nào. - Thế chấp (Collateral): Là bất cứ loại tài sản riêng nào mà khách hàng có thể sử dụng để đẩm bảo cho các khoản nợ. - Vốn (Capital): Là sự đo lường về sức mạnh tài chính dài hạn của khách hàng. Yếu tố này được đánh giá bằng việc phân tích các báo cáo tài chính. - Điều kiện kinh tế (Condition): đề cập đến tiềm năng mở rộng của nền kinh tế hay xu hướng phát triển của ngành kinh doanh. Thực tế cho thấy khả năng trả nợ của khách hàng giảm xuống khi các điều kiện kinh tế trong tình trạng xấu. Có thể đánh giá khả năng thích ứng của khách hàng thông qua nhưng điều kiện kinh tế bất lợi. Chỉ có những khách hàng nào có tình hình tài chính lành mạnh có khả năng thích nghi cao, được quản trị tốt ... mới có thể vượt qua những giai đoạn suy thoái kinh tế. Phân tích vị thế tín dụng của khách hàng là một công việc rất quan trọng. Mục đích của công việc này là xác minh phẩm chất tín dụng của khách hàng tiềm năng và so sánh với những tiêu chuẩn tín dụng tối thiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được Để làm được điều này trước tiên doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành thu thập thông tin tín dụng. Những nguồn thông tin cần được sử dụng để đánh giá tư cách tín dụng của khách hàng bao gồm :  Các báo cáo tài chính : Doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng cung cấp các báo cáo tài chính, sổ tài chính để đánh giá khách hàng của họ trong những năm gần nhất.Sau đó tiến hành phân tích các kỳ  Các báo cáo tín dụng về lịch sử thanh toán nợ với các doanh nghiệp khác : DN có thể tiến hành những nghiên cứu hoặc mua thông tin về tình hình thanh toán nợ của các doanh nghiệp trong quá khứ của khách hàng tiềm năng. Những khách hàng có tình trạng công nợ dây dưa có thể bị từ chối cấp tín dụng.  Yêu cầu sự hổ trợ của ngân hàng: Người bán có thể yêu cầu ngân hàng cung cấp những thông tin cần thiết về vị thế tín dụng của khách hàng và các ngân hàng thường hổ trợ doanh nghiệp.  Đánh giá quá trình thanh toán công nợ của khách hàng với chính doanh nghiệp: Người bán có thể tiến hành phân tích xác suất trả nợ đúng hạn của khách hàng thông qua các giao dịch mua bán trong quá khứ. Ngoài những nguồn thông tin trên DN còn có thể áp dụng các biên pháp thu thập thông tin khác như phỏng vấn trực tiếp hay đến thăm khách hàng tại nhiệm sở của họ. Sau khi đã đáúnh giá vị thế tín dụng cảu khách hàng, ta có thể dựa trên nguyên tắc “4C” và phương pháp cho điểm để tién hành phân nhóm khách hàng. Phương pháp cho điểm được tiến hành theo các bước sau: - Bước 1: Liệt kê các khách hàng hiện đang quan hệ làm ăn với Công ty trong những năm qua. - Bước 2: Các yếu tố của nguyên tắc “4C” để làm tiêu thức đánh giá. - Bước 3: Gán cho mỗi yếu tố 1 tầm quan trọng (từ 0 đến 1) Chẳng hạn : + Bản chất tín dụng: 0.6 điểm + Vốn : 0.2 điểm + Thế chấp : 0.2 điểm - Bước 4: Xác định mức độ thoả mãn của mỗi yếu tố đến từng khách hàng. Có thể quy định mức độ đánh giá như sau: + Mức tốt nhất : 5 điểm + Mức khá 4 điểm : + Mức trung bình : 3 điểm + Mức yếu : 2 điểm + Mức kém nhất : 1 điểm - Bước 5: Nhân số điểm thỏa mãn với các hệ số quan trọng tương ứng với từng yếu tố trong nguyên tắc “4C”. - Bước 6: Tính tổng các điểm thỏa mãn sau đã quy đổi của từng yếu tố Khách hàng nào có tổng số điểm : Từ 4.5 đến 5 điểm :Xếp vào nhóm khách hàng A Từ 3 đến 4.5 điểm :Xếp vào nhóm khách hàng B Từ 3 điểm trở xuống:Xếp vào nhóm khách hàng C 1.2/ Quyết định mở rộng tín dụng: Sau khi đã tiến hành các phân tích cần thiết, nhà quản trị cần đưa ra các quyết định tín dụng: - Quyết định có gởi hàng và mở tín dụng cho khách nàng mới không ? - Tỷ lệ cấp tín dụng là bao nhiêu ? - Đối với khách hàng đã mở tín dụng, cần xem xét và thiết lập một thủ tục để đánh giá lại mỗi khi nhận được đơn đặt hàng. Để hiểu rõ các tiến trình phân tích một chính sách tín dụng ta có thể xem sơ đồì sau: Mục tiêu tín dụng Phân tích điều kiện môi trường đặc điểm sản phẩm Mục tiêu tín dụng Hình thành phương án Phân tích tình trạng tài chính của Công ty Đo lường phương án Đánh giá các phương án Hợp đồng tín dụng 1.3/ Quyết định về thời hạn tín dụng: Thời hạn tín dụng là khoản thời gian kể từ lúc một khoản tín dụng được cấp cho đến lúc nó được hoàn trả xong. Thời hạn cấp tín dụng tùy theo từng ngành kinh doanh và tuy doanh nghiệp. Tuy nhiên khi thiết lập thời hạn cấp tín dụng các DN đều phải xem xét các yếu tố sau: + Xác suất về tình trạng khách hàng sẽ không trả tiền: Trong trường hợp khách hàng là những DN thuộc những ngành có rủi ro cao hay là những DN có vị thế tài chính yếu thì cần áp dụng những điều kiện tín dụng hạn chế nhằm loại bỏ rủi ro. + Độ lớn của khoản tín dụng: Đối với những khoản tín dụng có giá trị nhỏ, thì thời gian bán chịu sẽ ngắn hơn và đây là những giao dịch tốn kém với những khách hàng không quan trọng. + Tính chất đặc trưng của hàng hóa: Nếu hàng hóa có giá trị thấp và thuộc loại mau hỏng thì không nên áp dụng tín dụng thương mại. Độ dài của thời hạn cấp tín dụng có tác dụng đến giá cả, thời gian càng dài thì giá càng cao và ngược lại. Việc mở rộng thời hạn tín dụng cho khách hàng còn dựa vào việc xác định thời hạn tín dụng tối thiểu và thời hạn tín dụng tối đa.  Thời hạn tín dụng tối thiểu : được xác định dựa trên cơ sở - Thời hạn tín dụng của đối thủ cạnh tranh - Kỳ thu tiền bình quân hiện tại của Công ty - Chu kỳ kinh doanh của nhóm khách hàng tốt nhất.  Thời hạn tín dụng tối đa : được xác định dựa trên cơ sở - Đặc điểm kinh doanh sản phẩm, tiêu dùng sản phẩm - Khả năng tài chính của khách hàng - Chức năng của khách hàng.  Thời hạn tín dụng tối ưu : Dao động giữa thời hạn tín dụng tối thiểu và thời hạn tín dụng tối đa. Vậy để có thể xác định thời hạn tín dụng tối ưu ta lập bảng sau: Chỉ tiêu Thời hạn tín dụng (THTD) Công thức Mô tả Là những thời hạn tín dụng trong khoản thời gian tín dụng tối thiểu và thời gian tín dụng tối đa Doanh số bán tín dụng Doanh số bán tín dụng được khi thay đổi thời hạn tín dụng, doanh số này được dự kiến dựa trên kế hoạch kinh doanh của Công ty Doanh số bán tín dụng Di - Di-1 tăng thêm Di: doanh -Khi tăng THTD thì doanh số sẽ số của tăng thêm bao nhiêu? THTD thứ i -Được xác định dựa vào khách Di-1: doanh số của hàng mua của Công ty bao nhiêu và thòi hạn tín dụng i-1 Thu nhập tăng thêm của đối thủ cạnh tranh bao nhiêu? Doanh số tăng thêm x Phần doanh số tăng thêm khi thay chi phí cố định biên tế đổi THTD sẽ không tốn định phí. Đây chính là lợi nhuận tăng thêm của Công ty Kỳ thu tiền bình quân Thời hạn tín dụng Khoản thời gian sẽ thu được số tiền bán trước đó. Khoản phải thu khách (Kỳ thu tiền bình Tương ứng với kỳ thu tiền bình hàng quân x doanh số) /2 quân như trên thì số tiềìn mà khách hàng chưa thanh toán cho Công ty. Vốn đầu tư vào khoản Khoản phải thu tăng Là những thiệt hại do từ chối cấp phải thu khách hàng tăng thêm x chi phí biên tế tín dụng thêm tăng thêm Chi phí thu nợ tăng thêm % chi phí thu hồi x Do khoản phải thu KH tăng khi doanh số tăng thêm doanh số tăng nên Công ty tốn thêm chi hpí thu nợ cho KPT tăng thêm đó. Chi phí thu nợ gồm: chi phi điện thoại,thu, thủ tục, cử người đi đời nợ... Chi phí mất mát tăng % chi phí mất mát x Xuất hiện nợ khó đòi khi doanh số thêm doanh số tăng thêm tăng. Lợi nhuận ròng tăng thêm Thu nhập tăng thêm - DN căn nhắc khả năng sinh lợi của (cp vốn đầu tư + cp thời hạn tín dụng mới thu mua + cp mất mát) Lợi nhuận ròng biên tăng LN ròng biên tăng: Cứ đầu tư thêm 1 đồng thì có bao thêm vốn đầu tư tăng nhiêu đông tiền lời. Thời hạn tín dụng tối ưu được chọn khi lợi nhuận ròng biên chuyển từ (+) sang (-) và lợi nhuận ròng biên >0. Ta có thể xem mô hình sau: Lợi nhuận ròng Lợi nhuận ròng tăng thêm LNR biên > 0 LNR biên > 0 LNR biên < 0 Chính sách tín dụng N0 N1 N2 N3 N4 Mô hình đánh giá tiêu chuẩn tín dụng 1.4/ Chính sách chiết khấu: Chiết khấu là sự khấu trừ làm giảm tổng giá trị của hóa đơn bán hàng được áp dụng đốïi với khách hàng nhằm khuyến khích họ mua hàng thanh toán đúng thời hạn. Yếu tố này là một trong những yếu tố quyết định sự từ chối hay chấp nhận đề nghị chiết khấu giảm giá của một chính sách tín dụng. Nếu khách hàng trả tiền sớm hơn, Công ty sẽ không bị chiếm dụng vốn lâu, tiết kiệm được một khoản chi phí vốn nhưng Công ty lại mất đi phần giảm giá. Vì vậy Công ty cần căn nhắc kỹ lưỡng giữa thời hạn tín dụng và chiết khấu giảm giá so với lợi nhuận ròng tăng thêmđể đưa ra một mức chiết khấu hợp ly.ï Có 3 điều kiện chiết khấu: - k/d Net N: thời hạn thanh toán N ngày kể từ ngày ghi hóa đơn, nếu thanh toán trong d ngày đầu thì khách hàng sẽ đưọc hưởng mức chiết khấu là k. Ngày thanh toán Ngày ghi hóa đơn Thời hạn tín dụng (N) 15/4 15/5 25/4 Thời hạn chiết khấu (d) - k/ Cod Net N: Thời hạn thanh toán N ngày kể từ khi ghi hóa đơn, nếu thanh toán ngay được hưởng chiết khấu là k. - k/ EOM Net 30: Thời hạn thanh toán cho phép 30 ngày đối với tất cả các khoản nợ trước cuối tháng, và được hưởng chiết khấu k nếu thanh toán trước trong d ngày đầu Ngày thanh tóan Ngày ghi hóa đơn Thời hạn tín dụng (N) 25/4 10/5 30/5 Thời hạn chiết khấu (d) Khả năng khách hàng chấp nhận hay từ chối tín dụng tùy thuộc vào các yếu tố : - Chi phí cơ hội vốn của khách hàng - Khả năng chậm trễ của khách hàng trong thanh toán so với thời hạn bán chịu - Khả năng tìm kiếm nguồn tài trợ , vay ngân hàng. Sau khi căn nhắc, lựa chọn nếu tham gia chiêt khấu khách hàng sẽ hưởng được phần chiết khấu giảm giá. Tùy thuộc vào sự tính toán, cân nhắc của khách hàng mà có những phản ứng khác nhau để đảm bảo mục tiêu cuối cùng là vẫn có lợi cho họ * Cơ sở xác định chính sách chiết khấu : bằng cách đưa ra 2 biến số cơ bản của chính sách chiết khấu là: + Xây dựng thời hạn hưởng chiết khấu (d) : Đểí thanh toán lượng tiền hàng hóa mua sớm hơn kỳ hạn để hưởng chiết khấu, khách hàng phải huy động từ nhiều nguồn khác nhau như đi vay hay rút tiền gởi ngân hàng, dùng nguồn vốn chiếm từ chính sách tín dụng đối thủ hay lượng tiền bên trong(d-1) ngày đối với khách hàng của họ. Căn cứ vào thời gian mà các thủ tục trên hoàn tất hay thời gian mà từ lúc nhận hàng cho đến khi hàng hóa chuyển thành thiền thì ta chọn thời hạn hưởng chiết khấu d. + Xác định giới hạn hưởng chiết khấu k: Tỷ lệ chiêt khấu được xác định dựa trên chi phí cơ hội vốn của Công ty và chi phí cơ hội vốn của khách hàng nên chỉ áp dụng chiết khấu cho những khách hàng có chi phí cơ hội vốn nhỏ hơn so với Công ty. Vì vậy một tỷ lệ chiết khấu được đưa ra thỏa mãn điều kiện sau: C01 < C0(k) < C02 Với C01 : phí tổn cơ hội thấp nhất của khách hàng C0(k) : tỷ lệ hưởng chiết khấu C02 : phí tổn cơ hội vốn của Công ty Tức là tại mức này vẫn đảm bảo lợi ích của Công ty không bị tổn hại và lợi ích khách hàng được cải thiện + Dự đoán tỷ lệ khách hàng chấp nhận mức chiết khấu của Công ty đưa ra Thông thường khách hàng có doanh số càng lớn thì chi phí cơ hội của họ càng nhỏ. Nên ta có thể dựa vào sự cách biệt về doanh số của khách hàng trong nhóm để dự đoán tỷ lệ khách hàng chấp nhận mức chiết khấu mà Công ty đưa ra. Sau khi tìm được giới hạn chiết khấu, ta cho k giao động trong khoản đó và đề ra những phương án chiết khấu k=k1,k2,k3,..... Để tìm được phương án chiết khấu tối ưu, ta có thể tính toán như sau: Chỉ tiêu Công thức Mô tả Phương án chiết khấu k1,k2,k3 .... Là những mức chiết khấu nằm trong khoản C01 và C02 Doanh số bán tín dụng Doanh số tín dụng có thể bán được tại thời điểm tín dụng đã chọn. Kỳ thu tiền bình quân % khách hàng chấp nhận -Tỷ lệ chấp nhận mức chiết khấu chiết khấu x d + (1- - k càng tăng thì kỳ thu tiền bình %khach hàng chấp nhận quân càng giảm chiêt khấu) x N Khoản phải thu (kỳ thu tiền bình quân x Số tiền khách hàng cồn nợ Công ty doanh số )/ 360 Khoản phải thu giảm Khoản phải thu (k2) - Mức chiết khấu k đã có tác dụng khoản phai thu (k1) gia tăng tốc độ thu tiền bán hàng của Công ty Tiết kiệm chi phí cơ Khoản phải thu giảm x Công ty có thêm 1 khoản tiền từ hội vốn C02 việc giảm khoản phải thu để đầu tư vào các cơ hội kinh doanh khác Chiết khấu giảm giá Doanh số x % khách Số tiền mà những khách hàng chấp hàng chấp nhận chiết nhận chiết khấu được hưởng . khấu x tỷ lệ chiết khấu Tăng chiết khấu giảm CK giảm giá k(i+1) -CK Khi mức chiết khấu tăng thì khoản giá giảm giá k(I) Lợi nhuận ròng tăng Tiết kiệm cp cơ hội vốn Lợi nhuận tăng thêm khi áp dụng - tăng CK giảm giá chiết khấu sẽ tăng thêm mức chiết khấu mới Tỷ lệ chiết khấu tối ưu được chọn khi lợi nhuận ròng tăng thêm >0 tức là tại mức chiết khấu k đó lợi nhuận không bị giảm. 2. Quản lý khoản phải thu khách hàng: Chính sách tín dụng thương mại tác động đêïn quy mô khoản phải thu của doanh nghiệp. Trong khi đó, khoản này là một bộ phận mà vốn lưu động đã đầìu tư. Khi giá trị khoản nợ này càng lớn và kéo dài thì doanh nghiệp sẽ mất đi nguồn tài chính để tái đầu tư cho sản xuất kinh doanh, khi có nhu cầu về vốn thì đi vay và chịu chi phí lãi vay. Vì vậy để quản lý các khoản phải thu khách hàng, doanh nghiệp cần phải xem xét chính sách tín dụng thương mại cũng như các biện pháp quản lý để thu hồi vốn kịp thời 2.1.Chính sách thương mại tín dụng của doanh nghiệp: Trước khi đưa ra một chính sách Thương mại tín dụng, DN cần phải căn nhắc đến rủi ro và lợi ích mang lại khi chấp nhận cho khách hàng chiếm dụng vốn trong thời hạn tín dụng thỏa thuận. Để đạt được điều này, đòi hỏi phải có những dự đoán về sự thay đổi mức cầu khi áp dụng các tiêu chuẩn về tín dụng thương mại và phải kể đến rủi ro tức là khả năng không thu hồi nợ đúng hạn từ khách hàng. DN nên xem xét đến các yếu tố sau khi đưa ra chính sách tín dụng thương mại: - Tiêu chuẩn tín dụng: Xác định mức độ chấp nhận đối với các yêu cầu tín dụng, về mặt lý luận, tiêu chuẩn tín dụng có thể hạ thấp đến mức mà tính sinh lời của lượng bán tăng thêm phải lớn chi phí cho khoản phải thu khách hàng tăng thêm. Như vậy, khi đưa ra các tiêu chuẩn tín dụng áp dụng cho khách hàng, DN cần quan tâm đến kết quả đánh giá các yếu tố về khách hàng: + Các thành tích tín dụng trong quá khứ của khách hàng +Tình trạng tài chính hiện tại của khách hàng + Các đánh giá của giới tài chính về khách hàng - Thời hạn tín dụng : Trên cơ sơ đánh giá về khách hàng và các tiêu chuẩn về tín dụng đặt ra, DN đưa ra các thông số về chính sách tín dụng thương mại, bao gồm: +Thời hạn thanh toán để được hưởng chiết khấu (Nd) +Thời hạn cuố phải thanh toán (Nc) +Tỷ lệ chiết khấu được hưởng (k%) Chính sách tín dụng thương mại sẽ như sau: k% /Nd Net Nc Vấn đề đặt ra khi xác định thời hạn tín dụng là hiệu quả. Nếu khách hàng chấp nhận trả chậm thì doanh nghiệp phải tính toán chi phí sử dụng vốn trong thời hạn tín dụng cho phép Chi phí này có thể tính vào trong giá bán khi khách hàng chấp nhận thanh toán chậm. Tỷ lệ chiết khấu cũng được xác định sao cho đảm bảo lợi ích của khách hàng và lợi ích của doanh nghiệp không bị giảm. Tỷ lệ k% được xác định sao cho chi phí của việc từ chối chiết khấu của khách hàng lớn hơn phí tổn cơ hội vốn của khách hàng và nhỏ hơn phí tổn cơ hội vốn của doanh nghiệp khi cho khách hàng hưởng chiết khấu Phí tổn cơ hội vốn của khách hàng k x 360 (100 - k) x (Nc - Nd) Phí tổn cơ hội vốn của doanh nghiệp + Phí tổn cơ hội vốn của khách hàng có thể là mức lãi vay ngắn hạn tính cho một năm hay mức lãi suất tiền gởi không kỳ hạn tính cho một năm, tùy theo trường hợp khách hàng dùng vốn tự do để thanh toán hay vay ngắn hạn ngân hàng để thanh toán. + Phí tổn cơ hội vốn của doanh nghiệp là chi phí vay vốn ngắn hạn tính cho một năm và mức sinh lời của vốn lưu động. 2.2. Chính sách quản lý và thu hồi nợ: Khi các khách hàng chấp nhận thanh toán chậm trong thời hạn tín dụng đã thỏa thuận thì doanh nghiệp phải có các biện pháp quản lý để thu hồi nợ đúng hạn. Cần thiết phải theo dõi chi tiết từng khách hàng để đôn đốc việc thanh toán khoản vốn mà khách hàng đã chiếm dụng của doanh nghiệp. Hạn chế thu hồi nợ bằng pháp luật vì sẽ không có lợi cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, biện pháp can thiệp bằng pháp luật có thể áp dụng nếu nợ trở nên khó đòi vá doanh nghiệp không còn biệ pháp nào khác. Khi đến hạn tín dụng mà khách hàng chưa thanh toán thì khoản nợ này được xem như nợ quá hạn,ngoài số vốn phải trả , DN có quyền tính thêm chi phí sử dụng vốn quá hạn đối với khách hàng với mức lãi suất quá hạn tính theo lãi suất quá hạn của ngân hàng là 150% lãi suất bình thường. Trong công tác quản lý khoản phải thu khách hàng, để hạn chế thiệt hại do việc khách hàng không trả nợ doanh nghiệp có thể xem xét, đánh giá khả năng xảy ra nợ khó đòi trong năm kế hoạch để tíến hành lập dự phòng nợ khó đòi vào cuối niên độ kế toán. Công tác kế toán giữ vai trò quan trọng trong việc theo dõi các khoản nợ của khách hàng, do đó các doanh nghiệp cần phải xây dựng và tổ chức công tác kế toán sao cho hợp lý để theo dõi chi tiết được các khoản phải thukhách hàng cũng như số nợ đã trở thành quá hạn. Định kỳ doanh nghiệp phải đối chiếu, tổng hợp, phân tích tình hình công nợ của khách hàng đặc biệt là nợ quá hạn và nợ khó đòi. Có như vậy vốn của doanh nghiệp mới có thể được thu hồi và tiếp tục được quay vòöng, năng cao hiệu quả sử dụng và bảo toàn được nguồn vốn kinh doanh. III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KHOẢN PHẢI THU: 1. Lạm phát: Lạm phát làm cho giá cả hàng hóa tăng lên và lớn hơn giá tri thật của nó, tiền phát hành quá mức cần thiết. Mặt khác, lạm phát còn làm chi phí lớn, khó tiêu thụ hàng hóa, chi phí trả lãi vay cao. Khi lạm phát gay gắt sẽ gây nên hiện tượng là tìm cách tháo chạy khỏi đồng tiền và tìm mua bất cứ hàng hóa mà không có nhu cầu. Mục tiêu kiềm chế lạm phát không đồng nghĩa với việc đưa lạm phát bằng không. Bởi lẻ, lạm phát không hoàn toàn tiêu cực, nếu ở một nước nào đó có thể duy trì được lạm phát đó có lợi cho sự phát triển nền kinh tế. 2.Tỷ giá hối đoái: Việc thay đổi tỷ giá hối đoái sẽ dẫn đến tình trạng làm cho đồng nội tệ giảm hoặc tăng so với đồng tiền ngoài nước, tác động trực tiếp đến các trao đổi nước ngoài như: xuất khẩu, đầu tư, việc chuyển đổi tiền, sức mua... 3. Lãi suất: Khi cần vốn đầu tư vào kinh doanh thì doanh nghiệp sẽ cần rất nhiều đến sự hổ trợ của ngân hàng như lãi suất ngân hàng là vấn đề răút rối của bao doanh nghiệp. Việc doanh nghiệp mở rộng chính sách tín dụng nhằm tăng doanh số bán ra là rất cần đến vốn. Nếu khoản phải thu khách hanìg vẫn không giảm thì Công ty không những không trả được nợ cho ngân hàng mà còn chịu lãi suất vay hàng tháng, góp phần làm gia tăng chi phí của Công ty. Do vây, lãi suất ngân hàng cũng là yếu tố tác động rất lớn đến việc mở rộng các chính sách phải thu tại Công ty. 4. Chi phí cơ hội vốn: Chi phí cơ hội của khách hàng là sự mất mát đi lợi ích mà có thể khách hàng thu được từ khoản vốn đó. Khi đầu tư vốn vào cơ hội này dẫn đến việc từ chối đầu tư vào cơ hội khác. Giả sử một khách hàng không còn có cơ hội đầu tư nào khác nên đã đến đầu tư khoản vốn đó vào Công ty. Khi đó chi phí cơ hội vốn cho khoản vốn này có thể được xem là tỷ lệ tiền lãi ngân hàng. Điều này có nghĩa là khách hàng từ chối khoản tiền lãi nếu gởi vào ngân hàng để vào kinh doanh với mong muốn có kiếm được một khoản lợi nhuận lớn hơn. Vì vậy, chúng ta có thể dựa vào lãi suất ngân hàng để xác định chi phí cơ hội vốn của khách hàng. IV. HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG: 1/ Tài khoản hạch toán: Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ lao vụ ,tài sản, kế toán sử dụng tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”. TK này được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, trong đó phân ra khách hàng đúng hạn, khách hàng có vấn đề để có căn cứ xác định mức dự phòng cần lập và biệ pháp sử lý. Bên nợ: - Số tiền bán vật tư, hàng hóa, lao vụ,dịch vụ phải thu khách hàng - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng - Điều chỉnh khoản chênh lệch do tỷ giá ngoại tệ tăng Bên có : - Số tiền đã thu ở khách hàng (kể cả tiền ứng trước của khách hàng) - Số chiết khấu, giảm giá hanìg bán và giá bán của hàng bán bị trả lại trừ vào khoản phải thu - Các nghiệp vụ khác làm giảm khoản phải thu ở khách hàng (chênh lệch giảm tỷ giá, thanh toán bù trừ, xóa sổ nợ khó đòi ...) TK 131 có thể vừa đồng thời có sốï dư bên nợ vừa có số dư bên có : - Dư Nợ : phản ánh sốï tiền DN còn phải thu của khách hàng - Dư Có : phản ánh sốï tiền người mua đặt trước hoặc trả thừa. 2/ Phương pháp hạch toán: + Khi giao hàng hóa cho người mua hay cung cấp các dịch vụ, lao vụ, kế toán phản ánh giá bán được người mua chấp nhận: Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán Có TK 511: Giá bán chưa thuế Có TK 3331 : VAT đầu ra + Các khoản thu nhập thuộc hoạt động tài chính hay hoạt đọng bất thường bán chịu Nợ TK 131 : Tổng giá thanh toán Có TK 711,721,121,221..:Số lãi hoặc giá gốc các khoản đầu tư hay tổng giá bán chưa VAT Có TK 3331 : VAT đầu ra + Trường hợp chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng và được trừ vào số nợ phải thu, kế toán ghi: Nợ TK 811:Số chiết khấu thanh toán khách hàng được hưởng Có TK 131: Số chiết khấu thanh toán trừ vào số tiền phải thu ở người mua +Trường hợp giảm giá hàng bán trên giá thỏa thuận do hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc bớt giá, hồi khấu chấp nhận cho người mua trừ vào nợ NợTK 532 :Số giảm giá hàng bán KH được hưởng thuộc hoạt động KD (không VAT) Nợ TK 711,721: Số giảm giá hàng bán thuộc hoạt động TC và hoạt đông bất thường Nợ TK 3331: VAT trả lại cho KH tương ứng với số giảm giá KH được hưởng Có TK 131:Tổng số giảm giá chấp nhận cho người mua trừ vào số tiền phải thu KH + Trường hợp phát sinh hàng bán bị trả lại do các nguyên nhân khác nhau, phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại Nợ TK 531: Doanh thu của hàng bán bị trả lại thuộc hoạt động KD Nợ TK 711,721: thu nhập của hàng bán bị trả lại thuộc hoạt động TC và hoạt đông BT Nợ TK 3331: VAT trả lại cho KH tương ứng với số hàng bán bị trả lại. Có TK131: Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại trừ vào số phải thu của KH +Phản ánh số tiền KH đã thanh toán trong kỳ Nợ TK 111,112: Số nợ đã thu bằng tiền mặt hay chuyển khoản Nợ TK 113: Số nợ đã thu đang chuyển Có TK 131 : Số nợ đã thu từ khách hàng + Số tiền thanh toán bù trừ với những KH vừa là con nợ vừa là chủ nợ sau khi 2 bên đã lập bảng thanh toán bù trừ. Nợ TK 331 Có TK 131 + Trường hợp khách hàng thanh toán bằng vật tư, hàng hóa Nợ TK liên quan (151,152,153) : giá thanh toán chưa có VAT Nợ TK 133(1331) : VAT đầu vào được khấu trừ tương ứng Có TK 131:Tổng giá thanh toán của vật tư,hàng hóa, dịch vụ nhận về + Trường hợp người mua đặt trước tiền hàng Nợ TK 111,112 : số tiền hàng người mua đặt trước Có TK 131 + Khi giao hàng cho khách hàng có tiền ứng trước Nợ TK 131 Có TK lq(511,711,721,3331) + So sánh giá trị số hàng đã giao với số tiền đặt trước của người mua, nếu thiếu người mua sẽ thanh toán bổ sung; còn nếu thừa trả lại cho người mua: Nợ TK 131 Có TK lq (111,112,311) + Đối với các khoản nợ khó đòi không đòi được, xử lý xóa sổ, kế toán ghi: Nợ TK 642 :Tính vào chi phí quản lý DN toàn bộ số nợ đã xóa Có TK 131 Đồng thời ghi Nợ TK 004 : Số nợ đã xóa sổ 3/ Sơ đồ hạch toán thanh toán với người mua: TK511, 711, 721 TK131 Dthu bán hàng & TK531,532 Giảm giá hàng bán Hàng bán trả lại Thu nhập HĐ khác TK3331 TK3331 VAT tương ứng với VAT phải nộp Giảm giá và hàng trả lại TK331 Bù trừ công nợ TK111,112 Số chi hộ hoặc trả lại Tiền thừ cho người mua TK111,112 Số tiền đã thu (kể cả ứng trước) TK642 Nợ khó đòi đã xử lý 4/ Sổ chi tiết phải thu khách hàng (thanh toán với người mua): Sổ chi tiết thanh toán với người mua được mở theo từng đối tượng, từng khách hàng. Mỗi khách hàng được theo dõi trên 1 trang sổ. Sổ này cho biết chi tiết số tiền khách hàng nợ, số tiền quá hạn trong tháng. Đồng thời có thể cho biết được số nợ quá hạn, đến hạn của từng thời điểm để kịp báo cáo với nhà lãnh đạo khi có yêu cầu gấp. SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Ngày tháng năm (1) Số tập (2) Ngày TK tháng Diễn giải đối Ctừ ứng (3) Số tiền (4) Nợ Có (6) (7) (5) Số tiền quá Số tiền hạn thanh quá hạn toán đã ttoán (8) (9) 1. Số dư đầu tháng 2. Số phát sinh ....... Cộng 3.Số dư cuối tháng Cột (1), (2), (3) : Ghi trình tự số ngày vào sổ, số tập sổ và ngày tháng của chứng từ Cột (4): Ghi nội dung phát sinh nghiệp vụ kinh tế Cột (5): Ghi TK đối ứng với TK phải thu Cột (6), (7) : Ghi số tiên phát sinh bên nợ, bên có Cột (8) : Ghi số tiền quá hạn thanh toán trong tháng, vào đầu tháng khi có số dư đầu kỳ thì chi tiết ra số tiền quá hạn thanh toán trong tổng số dư. Cột (9): Nếu trong tháng phát sinh nghiệp vụ trả nợ liên quan đến nợ đã ghi là quá hạn thì sẽ được ghi số tiền quá hạn được trả vào cột này. V. PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG THU HỒI NỢ: 1.Hệ số vòng quay của nợ phải thu (hệ số thu hồi): Hãûsäú naìyâæåüc xaïcâënh Doanh thuthuáön Säú dæ bçnh quánkhoaín pha íi thu Hệ số này chỉ rõ khả năng thu hồi nợ của doanh nghiệp. Chỉ tiêu này sử dụng đểí quản lý công nợ của doanh nghiệp. Chỉ tiêu này càng lớn thì chứng tỏ DN bán hàng thu tiền ngay chiếm tỷ trọng lớn và đã tích cực thu hồi nợ Trong công thức trên, số dư bình quân các khoản phải thu được xác định: PT = 1 / 2 pt1  pt 2  ...  pt (n  1)  1 / 2 pt (n) n 1 pt1 ...pt(n) : là số phải thu đầu kỳ 1 đến đầu kỳ n Hoặc Phaíithu âáöu kyì Phaíithu cuäúikyì 2 PT = Ngoài chỉ tiêu số vòng quay của khoản phải thu khách hàng người ta còn sử dụng chỉ tiêu số ngày thu hồi nợ. 2.Số ngày (kỳ hạn) thu hồi nợ: Hệ số này được xác định = Säúngaìycuíakyìphán têch Hãûsäúthu häöitiãön Chỉ tiêu này cho thấy để thu được các khoản phải thu thì DN nên cần một khoản thời gian là bao nhiêu. Nếu chỉ tiêu này giảm so với kỳ trước (gốc) điều đó chứng tỏ DN đã có sự cải thiện trong chính sách bán hàng (thu hồi nợ nhiều hơn). Ngược lại nếu chỉ tiêu này tăng so với kỳ trước thì do DN quản lý các khoản phải thu khách hàng kém làm cho các khoản phải thu cần thiêt thời gian mới thu được nợ. Do đó, phải dựa vào từng điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp để có thể rút ra nhứng nhận xét đúng đắn. 3. Lập báo cáo công nợ phải thu: Nợ phải thu là phần tài sản bị các doanh nghiệp, tổ chức cá nhân khác chiếm dụng của doanh nghiệp mình. Thông tin về công nợ phải thu KH trợ giúp đắt lực trong công tác quản lý tại doanh nghiệp. Báo cáo công nợ phải thu được lập bảng sau: BẢNG BÁO CÁO CÔNG NỢ PHẢI THU Chỉ tiêu Số tiền Số tiền