Tài liệu Cd qt 09

Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tính cấp thiết của đề tài Mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp nào đều có những mục tiêu riêng của mình. Để mục tiêu đó có thể thực hiện được đòi hỏi phải có sự lãnh đạo thống nhất của bộ máy quản lý doanh nghiệp nhằm kế hoạch hoá, tổ chức, phối hợp, kiểm tra và điều chỉnh việc kết hợp tối ưu các nguồn lực. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một nội dung đầu tiên và rất quan trọng của tổ chức doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Trong hoạt động quản lý, phần lớn nguyên nhân tạo ra tình hình quản lý không tốt đều xuất phát từ công tác tổ chức bộ máy không hoàn hảo. Việc tổ chức bộ máy ảnh hưởng lớn đến kết quả đạt được của công tác quản lý, qua đó có tác động đến toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp, bởi vì bộ máy quản lý trong doanh nghiệp được coi là bộ phận đầu não cho ra những chủ trương, chiến lược, sách lược phát triển doanh nghiệp. Vì vậy, xem xét đánh giá bộ máy hiện hữu và tìm biện pháp cải tiến lại tổ chức cho phù hợp với đặc điểm của từng giai đoạn là rất cần thiết đối với một doanh nghiệp. Trong giai đoạn hiện nay khi Việt Nam ra nhập WTO, thị trường trong nước mở cửa để hội nhập kinh tế với các nước thành viên. Do đó sức ép cạnh tranh ngày càng đè nặng lên đôi vai của doanh nghiệp Việt Nam nói chung, doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng. Các công ty vừa và nhỏ ở nước ta chủ yếu là các doanh nghiệp tư nhân và hiện nay chưa nhận được sự quan tâm đúng mực từ nhà nước, vì vậy các công ty này đang gặp rất nhiều khó khăn trong công việc kinh doanh của mình. Công ty Cổ Phần ĐTPT 324 thuộc khối doanh nghiệp vừa và nhỏ, mới thành lập, hoạt động trong lĩnh vực gia công chế biến, kinh doanh than; kinh doanh cảng, bến bãi; kinh doanh vật liệu xây dựng và chất đốt; vận tải thủy, bộ; bốc xúc, san lấp mặt bằng nên sức ép cạnh tranh càng cao. Trong thời gian gần đây thị trường trong và ngoài nước có những biến động khó lường, tình hình lạm phát và giảm phát diễn ra liên tục làm ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu quả kinh doanh của công ty. Bùi Thị Hằng 1 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh Để nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh của công ty trong giai đoạn Việt Nam đang trên đà hội nhập nền kinh tế thế giới thì việc nghiên cứu để hoàn thiện các hoạt động của mình là vấn đề mà công ty cần thực hiện ngay. Muốn làm được việc này thì việc đầu tiên công ty phải hoàn thiện bộ máy quản trị cho phù hợp với tình hình công ty và thị trường trong thời gian hiện tại và kế hoạch phát triển kinh doanh trong thời gian tới. 1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài. Nhận thức được tầm quan trọng của các công tác tổ chức bộ máy quản trị, cũng như xuất phát từ nhu cầu thực tiễn cấp bách đặt ra tại công ty Cổ Phần ĐTPT 324 em xin lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Cổ Phần ĐTPT 324”. Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Cổ Phần ĐTPT 324 từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Cổ Phần ĐTPT 324 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu. Từ thực trạng tình hình tổ chức bộ máy quản trị công ty Cổ Phần ĐTPT 324, chuyên đề nghiên cứu tìm ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Cổ Phần ĐTPT 324 1.4 Phạm vi nghiên cứu. Chuyên đề tập trung nghiên cứu các vấn đề về tổ chức bộ máy công ty Cổ Phần ĐTPT 324 và tình hình hoạt động của công ty trong ba năm 2007, 2008, 2009 và định hướng đến 2012. Nội dung chuyên đề là nghiên cứu một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Cố Phần ĐTPT 324. Kết cấu chuyên đề gồm: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài. Chương 2: Phương pháp nghiên cứu và kết quả phân tích thực trạng tổ chức bộ máy quản trị công ty Cổ Phần ĐTPT 324. Chương 3: Các kết luận và đề xuất hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Cổ Phần ĐTPT 324. Bùi Thị Hằng 2 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh 1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp 1.5.1 Khái niệm về tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. 1.5.1.1 Khái niệm Tổ chức là quá trình xác định những công việc phải làm và phân công cho các đơn vị và cá nhân đảm nhận công việc đó. Nhằm tạo ra các mối quan hệ trong nội bộ để thực hiện có hiệu quả mục tiêu chiến lược của tổ chức. Mục tiêu của chức năng tổ chức là tạo nên một môi trường thuận lợi cho mỗi cá nhân, phát huy được năng lực của mình để họ góp phần tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung. 1.5.1.2 Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản trị. a. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Tính tối ưu: Bộ máy quản trị phải đảm bảo thiết lập mối quan hệ hợp lý giữa các khâu và các cấp quản trị, có tính năng động cao và luôn sẵn sàng thực hiện các mục đích của doanh nghiệp. Tính linh hoạt: Tổ chức bộ máy quản trị phải thích ứng linh hoạt với các biến đổi xảy ra, tránh tình trạng làm xơ cứng bộ máy quản trị gây khó khăn trong các quyết định quản trị khi có các tình huống xảy ra. Tính tin cậy: Tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo sự kết hợp nhịp nhành giữa các hoạt động và nhiệm vụ của doanh nghiệp. Điều này chỉ được thực hiện tốt nếu từ khâu thu thập, xử lý thông tin tới khâu sử dụng thông tin phải đảm bảo được độ tin cậy cao. Tính kinh tế: Việc tổ chức bộ máy quản trị phải phù hợp với quy mô công ty, tình hình kinh doanh trong thực tế và hướng tới tương lai. Tổ chức bộ máy quản trị sao cho chi phí vận hành thấp nhưng hiệu quả mang lại cao. Tính bí mật: Thông tin là yếu tố rất quan trọng với mọi hoạt động của công ty, việc rò rỉ thông tin có thể gây nhiều bất lợi đối với công ty. Vì vậy tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo kiểm soát tốt được hệ thống thông tin. b. Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản trị. Bùi Thị Hằng 3 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối: Đòi hỏi tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo phân công, phân cấp theo yêu cầu các nhóm chuyên ngành với đội ngũ lao động được đào tạo, có trình độ phù hợp. Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc: Trong bộ máy phải đảm bảo được việc phân quyền tới từng phòng ban chức năng và từng thành viên trong tổ chức. Các thành viên được quyền và phải giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền của mình. Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh: Trong tổ chức việc thực hiện các quyết định quản trị nhanh hay chậm có mâu thuẫn hay không tác động rất lớn tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy bộ máy phải đảm bảo được tính thống nhất trong các quyết định của nhà quản trị. Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả: Đòi hỏi tổ chức bộ máy quản trị phải mang lại hiệu quả cao nhất với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các bộ phận. 1.5.2 Khái niệm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được sắp xếp, bố trí thành một thể thống nhất có chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã xác định. Các bộ phận đó có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau trong công tác thực hiện mục tiêu của tổ chức. 1.5.2.1 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp khác nhau thì có mô hình tổ chức khác nhau tùy theo lĩnh vực kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp. Mô hình tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, các bộ phận này được chuyên môn hóa, có quyền hạn và trách nhiệm nhất định. mỗi bộ phận hoạt đọng trong một phương diện và quy tắc khác nhau nhằm đạt được mục tiêu của mình và từ đó thực hiện mục tiêu chung của cả tổ chức. a. Cấu trúc tổ chức trực tuyến. Bùi Thị Hằng 4 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh Tổng giám đốc Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 3 Giám đốc tuyến 4 Sơ đồ 1.1: Cấu trúc tổ chức trực tuyến. Đây là cơ cấu giản đơn nhất, một cấp dưới có một thủ trưởng cấp trên mà thi hành mệnh lệnh của người đó mà thôi. Người lãnh đạo trực tuyến phải thực hiên tất cả các chức năng về quản lý, mối liên hệ được thực hiện theo chiều dọc. Kiểu cơ cấu này có ưu điểm là quy trách nhiệm rõ ràng, duy trì tính kỹ thuật và kiểm tra. Người lãnh đạo các tuyến phải chịu trách nhiệm hoàn toàn với các hoạt động của cấp dưới. Chính vì vậy mà duy trì chế độ một thủ trưởng, bên cạnh đó kiểu cơ cấu này có nhược điểm: đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, không tận dụng dưới sự giúp đỡ tư vấn của các chuyên gia và khi cần thiết liên hệ giữa 2 thành viên của các tuyến thì việc báo cáo thông tin theo đường vòng, có sự ngăn cách giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và thiếu sự phối hợp giữa chúng. b. Cấu trúc tổ chức theo chức năng. Tổng giám đốc Giám đốc thương mại Bùi Thị Hằng Giám đốc tài chính Giám đốc nhân sự 5 Giám đốc marketing Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh Sơ đồ 1.2: Cấu trúc tổ chức theo chức năng Theo cấu trúc tổ chức này, hoạt động quản trị được phân thành các chức năng và mỗi chức năng được giao cho một người quản lý. Những người thừa hành mệnh lệnh nhận được mệnh lệnh từ các người quản trị chức năng khác nhau. Mệnh lệnh của thủ trưởng toàn doanh nghiệp được truyền xướng cấp cơ sở chủ yếu qua bộ phận quả trị chức năng. Ưu điểm của dạng cơ cấu này là: thu hút được ý kiến của các chuyên gia phụ trách các chức năng quản trị vào việc giải quyết vấn đề sản xuất - kinh doanh. Các vấn đề được giải quyết thành thạo hơn, giảm bớt gánh nặng cho thủ trưởng doanh nghiệp. Tuy nhiên cơ cấu tổ chức theo chức năng có những hạn chế là không duy trì được tính kỹ thuật. Những người thừa hành phải nhận nhiều mệnh lệnh ở các bộ phận chức năng khác nhau nên dễ chồng chéo, tính thống nhất và tập trung bị giảm sút. Thủ trưởng phải kết hợp sự lãnh đạo của các bộ phận chức năng một cách vất vả và phức tạp. Cơ cấu tổ chức này vi phạm chế độ một thủ trưởng, dễ sinh ra tính trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, thiếu kỷ luật chặt chẽ. c. Cấu chức tổ chức trực tuyến - chức năng. Tổng giám đốc Người lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo tuyến Cấp dưới 1 Người lãnh đạo chức năng B Cấp dưới 2 Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng Kiểu cơ cấu này là sự phối hợp giữa hai loại trực tuyến và chức năng để tận dụng các ưu điểm và khắc phục được các nhược điểm của hai loại cơ cấu này. Những Bùi Thị Hằng 6 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh nhà quản trị các chức năng chỉ đóng vai trò tham mưu cho thủ trưởng ra quyết định, kiểm tra và đôn đốc các đơn vị thực hiện quyết định của thử trưởng. mọi quyết định đều do thủ trưởng phát ra sau khi đã tham khảo ý kiến của các nhà quản trị chức năng. Cơ cấu tổ chức này có ưu điểm là: Phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng và đảm bảo được quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến; tận dụng được các ưu điểm, khắc phục được những nhược điểm của hai kiểu cơ cấu trực tuyến và chức năng khi để riêng lẻ. Tuy nhiên dạng ơ cấu này có nhiều điểm hạn chế: phải mất công kết hợp giữa bộ phận chức năng và bộ phận trực tuyến; phải giải quyết lựa chọn các ý kiến nhiều khi rất trái ngược nhau của các bộ phận chức năng, nên nhiều khi làm chậm trễ quyết định. d. Cấu trúc tổ chức ma trận. Tổng giám đốc Giám đốc Kinh doanh Giám đốc Nhân sự Giám đốc Tài chính Giám đốc Tíêp thị Giám đốc Ngân hàng A Nhân viên Nhân viên Nhân viên Giám đốc Ngân hàng B Nhân viên Nhân viên Nhân viên Sơ đồ 1.4 Cấu trúc tổ chức ma trận Đây là kiểu cơ cấu tổng hợp các mô hình tổ chức ở trên theo cách lựa chọn và bố trí cho phù hợp, hạn chế được các nhược điểm và phát huy ưu điểm của các mô hình tổ chức khác. Cấu trúc tổ chức kiểu ma trận có tính năng động cao, dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để thực hiện các công việc khác nhau; sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng cán bộ có chuyên môn cao, sẵn có. Tuy nhiên khi áp dụng cấu trúc tổ chức này thường xảy ra mâu thuẫn giữa người quản lý dự án và nhà lãnh đạo các bộ Bùi Thị Hằng 7 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh phận chức năng; khó khăn trong đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng bộ phận. 1.5.3 Phân quyền trong công tác tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. 1.5.3.1 Khái niệm. Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. Phân quyền nhằm phân tán các quyền ra quyết định trong tổ chức cho các bộ phận và cá nhân nhằm nâng cao tính chủ động và tự lập trong công việc. 1.5.3.2 Yêu cầu và nguyên tắc phân quyền trong doanh nghiệp. a. Các yêu cầu khi phân quyền. Để quá trình phân quyền thực hiện có hiệu quả nhà quản trị khi phân quyền cần chú ý các yêu cầu sau: Phải biết rộng rãi với cấp dưới, cho họ thể hiện mình. Nắm bắt, hiểu biết rõ năng lực, cá tính, phẩm chất của cấp dưới giúp cho việc phân quyền đạt hiệu quả cao hơn, phân đúng người đúng việc. Phải biết sẵn sàng trao cho cấp dưới quyền hạn nhất định, kể cả quyền ra quyết định. Việc này tạo cho cấp dưới cơ hội phán đoán, ra quyết định và chịu trách nhiệm với các quyết định đó. Đồng thời nhà quản trị có cơ hội hiểu biết thêm về khả năng của nhân viên dưới quyền. Phải biết tin tưởng cấp dưới, và biết chấp nhận thất bại của họ. Sự tin tưởng của cấp trên là nguồn cổ vũ, động lực để nhân viên cố gắng và cống hiến hết mình để hoàn thành nhiệm vụ. Phải biết cách tổ chức, kiểm tra theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ và sử dụng quyền hạn của cấp dưới tránh tình trạng lạm dụng, thực hiện không đúng quyền hạn được giao. b. Các nguyên tắc khi phân quyền. Quyền hạn và trách nhiệm là hai yếu tố gắn liền với nhau, trong mỗi tổ chức việc phân quyền và giao nhiệm vụ là việc làm hết sức cần thiết. Đối với nhà quản trị cấp cao, phân quyền cho nhân viên giúp họ giảm bớt áp lực công việc. Đối với nhà quản trị cơ sở được gắn với các tình huống thực tế, giúp họ có thêm kinh nghiệm và Bùi Thị Hằng 8 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh nâng cao trình độ, từ đó khuyến khích họ phấn đấu trở thành nhà quản trị chuyên nghiệp. Để việc giao quyền đạt được kết quả cao cần đảm bảo các nguyên tắc: Nguyên tắc chức trách quyền hạn rõ ràng: Ngưởi phụ trách khi giao chức trách quyền hạn cho người dưới quyền mình, phải có quy định rõ ràng và được công bố công khai. Nguyên tắc không giao quyền vượt cấp: Khi giao quyền, chỉ có thể trực tiếp do người phụ trách giao, không được giao vượt cấp. Nguyên tắc đảm bảo khống chế có hiệu quả: Người phụ trách hành chính thông qua việc định ra các tiêu chuẩn công tác, chế độ sát hạch, biện pháp giám sát, đôn đốc để nắm được kết quả công việc của người dưới quyền. Nguyên tắc ứng biến quyền hành: Người phụ trách hành chính khi giao quyền cho cấp dưới cần phải ứng biến theo tính chất, quy mô, phương pháp khống chế của tổ chức cũng như khả năng của cấp dưới. 1.5.3.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản trị doanh nghiệp. a. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản trị. Công tác quản trị là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống, các hoạt động quản trị có được thực hiện tốt thì các mục tiêu của doanh nghiệp mới có thể thành công. Ngược lại công tác quản trị thực hiện kém hiệu quả sẽ gây khó khăn trong hoạt động của toàn thể bộ máy và ảnh hưởng tới quá trình thực hiện các nhiệm vụ chức năng của các phòng ban. Trong mỗi giai đoạn khác nhau thì doanh nghiệp có các mục tiêu khác nhau nhưng mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp hướng đến chính là tối đa hóa lợi nhuận. Để thực hiện được điều này thì doanh nghiệp phải tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa được hiệu quả kinh doanh. Vấn đề này cần được nghiên cứu và thực hiện ngay trong công tác tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp. Để đáp ứng được yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường và nâng cao được sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt khi Việt Nam gia nhập WTO thì các công ty cần hoàn thiện bộ máy quản trị theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ. Nhưng không vì thế mà để xảy ra việc bố trí công việc chồng chéo. b. Đối với công ty Cổ Phần ĐTPT 324. Bùi Thị Hằng 9 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh Công ty Cổ Phần ĐTPT 324 là công ty thành lập chưa lâu trên thi trường nên cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản trị, để nâng cao sức mạnh của công ty trong hoạt động sản xuất và kinh doanh trên thị trường. Là một doanh nghiệp tham gia thị trường, công ty Cổ phần ĐTPT 324 cũng giống như các doanh nghiệp khác rất quan tâm tới yếu tố lợi nhuận. Như đã phân tích ở trên, muốn có lợi nhuận cao thì công ty phải tối đa hóa doanh thu và tối thiểu hóa chi phí và mọi việc phải được bắt nguồn từ bộ máy quản trị của công ty. Tình hình thực tế hiện nay, công ty chưa có bộ máy quản trị tối ưu, vì vậy hoàn thiện bộ máy quản trị là việc cần thiết phải thực hiện. 1.5.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản trị công ty. a. Nhân tố bên trong. Chiến lược kinh doanh của công ty: Chiến lược kinh doanh và cơ cấu tổ chức có quan hệ mật thiết với nhau, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp được xây dựng dựa trên sự nghiên cứu, phân tích các nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, sự phù hợp của chiến lược kinh doanh đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp. Nhưng để chiến lược được thực hiện thì công cụ hỗ trợ quan trọng nhất chính là cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Khi có sự thay đổi vê chiến lược thì cơ cấu tổ chức sẽ phải có sự thay đổi cho phù hợp. Nhiệm vụ kinh doanh của công ty: Trong mỗi doanh nghiệp thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau. Khi công ty có sự thay đỏi về nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo cho phù hợp, nếu bộ máy quản trị cũ không thay đổi thì nó sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt được mục tiêu mới đề ra của doanh nghiệp. Quy mô của công ty: Các doanh nghiệp có quy mô khác nhau cần có cơ cấu tổ chức khác nhau sao cho phù hợp với quy mô của công ty mình. Doanh nghiệp có quy mô lớn, phức tạp thì hoạt động của doanh nghiệp cũng phức tạp theo. Vì vậy các nhà quản trị cần phải đưa ra được cơ cấu tổ chức hợp lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời phải làm sao để bộ máy quản trị không quá cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì bộ máy quản lý phải gon nhẹ để dẽ thay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bùi Thị Hằng 10 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh Công nghệ kỹ thuật: Công nghệ kỹ thuật mà doanh nghiệp sử dụng cũng tác động tới việc tổ chức bộ máy quản trị. Cơ cấu tổ chức phải được xây dựng và bố trí để trăng cường khả năng thích nghi với công nghệ và sự thay đổi công nghệ trong từng giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp. Lao động và cơ cấu lao động của công ty: Số lượng lao động và trình độ lao động là yếu tố mà nhà quản trị cần quan tâm khi xây dựng bộ máy quản trị cho công ty. Nếu doanh nghiệp có nhiều nhân viên đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ tự giác và thực hiện tốt hơn trong công việc, do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Đối với công ty có nhiều lao đọng có ý thức làm việc kém, không tự giác cần gia tăng số lượng lao động quản lý, làm bộ máy quản trị phức tạp thêm, việc tổ chức bộ máy quản trị khó khăn hơn. b. Nhân tố bên ngoài. Môi trường kinh tế: Sự phát triển ổn định hay biến đổi khó lường của kinh tế thế giới ảnh hưởng nhiều tới nền kinh tế của các quốc gia, thông qua đó nó tác động tới hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Khi nền kinh tế thế giới và quốc gia phát triển ổn định thì các doanh nghiệp phát triển nhanh chóng, đầu tư vào sản xuất, kinh doanh, tuyển thêm nhân viên mở rộng thêm bộ máy quản trị phù hợp với sự phát triển của hoạt động kinh doanh. Nhưng khi kinh tế gặp phải suy thoái thì các công ty thu hẹp quy mô, cắt giảm lao động đồng thời làm gọn bộ máy quản trị để tiết kiệm chi phí. Môi trường chính trị, pháp luật: Tình hình chính trị ổn định, hệ thống pháp luật phù hợp với cơ chế thị trường mang lại cho doanh nghiệp môi trường kinh doanh an toàn và ổn định, giúp doanh nghiệp phát triển, ổn định về bộ máy quản trị. Ngược lại, nếu chính trị không ổn định, pháp luật thường xuyên thay đổi bắt buộc doanh nghiệp phải hoạt động cầm chừng hoặc luôn có sự thay đổi cho phù hợp. Môi trường kỹ thuật công nghệ: Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học kỹ thuật phát triển từng ngày buộc doanh nghiệp phải luôn nghiên cứu tìm ra hướng phát triển mới cho phù hợp với nội tại của doanh nghiệp, đồng thời áp dụng được khoa học kỹ thuật vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Áp dụng được khoa học kỹ thuật hiện đại Bùi Thị Hằng 11 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh vào hoạt động kinh doanh giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân lực, thu gọn được cơ cấu tổ chức CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN 324 2.1 Phương pháp hệ nghiên thực trạng tổ chức bộ máy quản trị công ty Cổ Phần ĐTPT 324. 2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu. Phương pháp thu thập dữ liệu nhằm mục đích nghiên cứu, tìm hiểu các vấn đề thực tại của doanh nghiệp về cơ cấu tổ chức, ngành nghề kinh doanh, khách hàng, đối thủ cạnh tranh và tình hình kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây. Bên cạnh đó cũng nghiên cứu về tình hình biến động của thị trường ngành hàng công ty kinh doanh và các đối thủ cạnh tranh để từ đó đưa ra những nhận xét, so sánh khách quan và tìm ra hướng phát triển của công ty trong thời gian tới. Trong thu thập dữ liệu có thu thập dữ liệu sơ cấp và thu thập dữ liệu thứ cấp. 2.1.1.1 Thu thập dữ liệu sơ cấp a. Phương pháp điều tra. Phương pháp này sử dụng các phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế sẵn, phát tới đối tượng cần điều tra để các đối tượng này tiến hành nghiên cứu và trả lời các vấn đề được hỏi tới trong phiếu điều tra. Sử dụng phiếu điều tra nhằm thu thập các thông tin cần thiết cho quá trình nghiên cứu đánh giá các vấn đề đã thực hiện tốt và vấn đề còn tồn tại trong hoạt động của công ty hay tình hình thị trường, qua đó lựa chọn các thông tin phục vụ cho việc nghiên cứu. Tại công ty Cổ Phần ĐTPT 324 em tiến hành phát 10 phiếu điều tra trong đó có 5 phiếu cho nhà quản trị, 5 phiếu cho nhân viên và Bùi Thị Hằng 12 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh số phiếu thu về là 10 phiếu. Các câu hỏi trong phiếu điều tra tập trung xoay quanh tìm hiểu đánh giá của các đối tượng về các nhân tố ảnh hưởng tới bộ máy quản trị của công ty, các mặt yếu. mặt mạnh về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty. b. Phương pháp phỏng vấn. Thông qua tổng hợp phiếu điều tra trắc nghiệm tại các bộ phận, phòng ban của công ty em thấy được các vấn đề cấp thiết mà doanh nghiệp đang gặp phải và cần phải giải quyết. Nhưng để hiểu rõ hơn về lý do của những vấn đề đó thì việc phỏng vấn các đối tượng có liên quan trực tiếp đến vấn đề sẽ giúp cho việc tìm kiếm thông tin một cách chính xác và đầy đủ hơn cho quá trình điều tra. Tại công ty Cổ Phần ĐTPT 324 em đã tiến hành phỏng vấn một số nhà quản trị công ty. Thông qua việc phỏng vấn trực tiếp giúp lám sáng tỏ hơn những vấn đề cần giải quyết, thuộc bộ phận nào, cần phải giải quyết ở những khía cạnh nào. Từ đó rút ra vấn đề nào cần giữ vững phát huy, vấn đề nào cần thay đổi cho phù hợp đề giúp doanh nghiệp phát huy mặt mạnh, hạn chế mặt yếu, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tới. 2.1.1.2 Thu thập dữ liệu thứ cấp. Dữ liệu sơ cấp chỉ cung cấp được phần nào thông tin cho vấn đề nghiên cứu, vì vật để có được đầy đủ thông tin và các thông tin xác thực cần phải thu thập thông tin trong các tài liệu: - Báo cáo tài chính của công ty Cổ Phần ĐTPT 324 trong ba năm 2007, 2008, 2009. - Tạp trí kinh tế, thương mại, các bài viết đăng trên các tạp trí khác cung cấp các thông tin phục vụ cho việc tìm hiểu các kiến thức phục vụ cho việc thực hiện chuyên đề. - Các trang web có thông tin liên quan tới vấn đề nghiên cứu. trong thời đại bùng nổ thông tin thì internet là kho thông tin khổng lồ, lưu trữ thông tin về mọi vấn đề. 2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu Phân tích dữ liệu là dựa vào các dữ liệu thu thập được thông qua các phương pháp khác nhau để tiến hành tổng hợp đánh giá tìm ra vấn đề, nguyên nhân của vấn đề, từ đó là cơ sở để tìm ra giải pháp khắc phục. Bùi Thị Hằng 13 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh 2.1.2.1 Phân tích dữ liệu sơ cấp Trên cơ sở thu thập các phiếu điều tra trắc nghiệm em tiến hành tổng hợp, mô tả các thông tin thu thập được từ đối tượng điều tra, từ đó tiến hành xử lý, đánh giá các thông tin nhằm so sánh mức độ cao, thấp của vấn đề được đặt ra trong phiếu điều tra. Bên cạnh đó cũng phần nào hiểu được lý do đưa ra ý kiến của những đối tượng được phỏng vấn. Để các thông tin được sáng tỏ hơn em tiến hành phỏng vấn các đối tượng có liên quan tới vấn đề nghiên cứu. Các dữ liệu thu thập được thông qua phỏng vấn nhằm bổ sung cho những vấn đề mà phiếu điều tra trắc nghiệm chưa thể làm rõ. Qua đó đánh giá các thông tin một cách xác thức hơn và đưa ra được các ý kiến mang tính khách quan hơn cho vấn đề nghiên cứu. 2.1.2.2 Phân tích dữ liệu thứ cấp. Những dữ liệu thứ cấp thu thập được không chỉ rõ ra những vấn đề cần tìm hiểu, nghiên cứu. Vì vậy cần phải tiến hành xử lý các dữ liệu đó để lựa chọn thông tin cần thiết. Các phương pháp được sử dụng để phân tích dữ liệu thứ cấp bao gồm: - Phương pháp thống kê: Qua các số liệu thu thập được tại công ty em tiến hành lựa chọn, thống kê theo các tiêu chí đánh giá nhằm phục vụ quá trình viết chuyên đề. - Phương pháp so sánh: Thông qua các số liệu thu thập được về kết quả kinh doanh, tình hình nhân sự và cơ cấu tổ chức trong công ty em tiến hành so sánh các chỉ tiêu theo các thông số tuyệt đối và tương đối. - Phân tích kinh tế: Để làm rõ các vấn đề về tổ chức bộ máy quản trị của công ty, em tiến hành sử dụng các phương pháp để phân tích tình hình cơ cấu tổ chức, phân quyền của công ty và nguyên nhân của những vấn đề này trong ba năm 2007, 2008, 2009. 2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đề vấn tổ chức bộ máy quản trị công ty Cổ Phần ĐTPT 324 2.2.1 Giới thiệu sơ lược về công ty. 2.2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty Cổ Phần ĐTPT 324 được sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Quảng Ninh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 2203000217 ngày 14 tháng 09 năm 2006 Bùi Thị Hằng 14 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh thuộc loại hình công ty Cổ Phần Đầu Tư Phát Triển, với số vốn điểu lệ là 1.000.000.000 đ (Một tỷ đồng VN). Địa chỉ số 248 phường Cẩm Thành, thị xã Cẩm Phả, tỉnh Quảng Ninh. Điện thoại: 0333862579 Fax: 0333862579 Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: Gia công chế biến, kinh doanh than; kinh doanh cảng, bến bãi; kinh doanh vật liệu xây dựng và chất đốt; vận tải thủy, bộ; bốc xúc, san lấp mặt bằng. Hội đồng Quản trị: - Ông Lương Ngọc Phượng - Chủ tịch hội đồng quản trị. - Bà Nguyễn Thị Mai - Phó Chủ tịch hội đồng quản trị. - Ông Lương Ngọc Tuấn - thành viên. - Bà Nguyễn Thị Yến - thành viên. - Ông Lương Văn Tùng - thành viên. Đại diện theo pháp luật: ông Lương Ngọc Phượng – chức vụ : giám đốc. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty ngày càng lớn mạnh, có vị thế trên thị trường và chiếm lĩnh được những khu vực thị trường nhất định. 2.2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty. Công ty Cổ phần ĐTPT 324 là doanh nghiệp có chức năng gia công chế biến, xuất khẩu than, vật liệu xây dựng, chất đốt. Đồng thời công ty còn kinh doanh cảng, bến bãi; kinh doanh vận tải thủy, bộ; bốc xúc, san lấp mặt bằng nhằm thực hiện chức năng kinh doanh và phục vụ tốt nhất nhu cầu của thị trường về bến bãi, phương tiện vận tải, vật liệu xây dựng… Thực hiện tốt các chế độ, chính sách pháp luật của nhà nước về quản lý kinh tế tài chính, sử dụng có hiệu quả vật tư tiền vốn, thực hiện đẩy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. Quản lý sử dụng nguồn nhân lực có hiệu quả, không ngừng nâng cao về trình độ của cán bộ công nhân viên, chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên. 2.2.2 Đánh giá tổng quan tổ chức bộ máy quản trị công ty Cổ Phần ĐTPT 324. Bùi Thị Hằng 15 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh Là doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, nhưng trong những năn gần đây, tổ chức bộ máy quản trị công ty Cổ Phần ĐTPT 324 đã dần thể hiện được tầm quan trọng của mình đối với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy và tình hình phân quyền trong công ty đã có nhiều thay đổi ngày càng hoàn thiện để đáp ứng phù hợp với tình hình thị trường và hoạt động kinh doanh của công ty. Nhưng bên cạnh đó, tổ chức bộ máy quản trị công ty vẫn còn có những hạn chế như: bộ máy tổ chức được bố trí một cách chưa thực sự hợp lý. Đa số các nhà quản trị đều đánh giá số lượng phòng ban hiện nay của công ty còn thiếu chưa đáp ứng được yêu cầu công việc của công ty, vì vậy hiệu quả của bộ máy quản trị vẫn chỉ đạt được ở mức trung bình. Việc bố trí nhân viên trong các phòng ban của công ty cũng chưa thực sự hợp lý, cần có những thay đổi cho phù hợp nhằm giải quyết những vấn đề còn tồn đọng, nhằm đưa công ty tiếp tục phát triển trong giai đoạn tình hình thị trường còn gặp nhiều khó khăn. Đại đa số phiếu điều tra đều nhận định số lượng công việc mà nhân viên trong công ty phải đảm nhiệm hiện nay là chưa hợp lý. Ngoài công việc chuyên môn của mình nhân viên còn phải thực hiện thêm một số công việc khác không thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của mình. Sự phối hợp công việc giữa các phòng ban và nhân viên với nhau chỉ đạt ở mức trung bình, điều này cũng ảnh hưởng khá nhiều tới tốc độ và kết quả thực hiện công việc trong công ty. Quyền hạn của mỗi phòng ban đôi khi chưa thật rõ ràng. Tuy nhiên thì công ty cũng có một số mặt mạnh như công ty đã đầu tư tốt cơ sở, trang thiết bị máy móc phục vụ công việc. công ty đang tiến hành những hoạt động nhắm tổ chức tốt nơi làm việc, điều kiện làm việc và bầu không khí làm việc cho nhân viên giúp nhân viên có cảm giác thoải mái trong công việc, làm việc có hiệu quả hơn. Ngoài ra việc phối hợp công việc giữa nhân viên trong các phòng ban đã được thực hiện tốt hay chính sách đãi ngộ nhân sự của công ty cũng khá tốt, điều này khích lệ nhân viên rất nhiều trong công việc. 2.2.3 Phân tích những nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản trị công ty Cổ Phần ĐTPT 324. 2.2.3.1 Nhân tố bên trong. a. Chiến lược kinh doanh của công ty. Bùi Thị Hằng 16 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh Trong mỗi thời kỳ kinh doanh của công ty luôn đề ra chiến lược phát triển phù hợp để qua đó đề ra các mục tiêu và công việc trong mỗi giai đoạn. Với mỗi chiến lược kinh doanh đó thì công ty Cổ Phần ĐTPT 324 luôn phải có sự thay đổi trong việc đề ra nhiệm vụ cho các bộ phận của công ty và sắp xếp lao động trong các bộ phận cho phù hợp. b. Nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Dựa vào chiến lược kinh doanh trong mỗi thời kỳ, công ty đã đưa ra những nhiệm vụ cụ thể trong từng hoạt động như phát triển thị trường, phát triển tập khách hàng, …Với mỗi nhiệm vụ cụ thể thì công ty lại có những sự bố trí lực lượng lao động trong bộ máy của mình cho các nhiệm vụ công tác phù hợp. c. Quy mô của công ty. Các doanh nghiệp có quy mô khác nhau cần có cơ cấu tổ chức khác nhau sao cho phù hợp với quy mô của công ty mình. Công ty Cổ Phần ĐTPT 324 là công ty nhỏ, số lượng lao động không lớn nên cơ cấu tổ chức của công ty cần nhỏ gọn và linh hoạt để phù hợp với những biến động của thị trường và tình hình kinh doanh của mỗi công ty trong mỗi giai đoạn. d. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật của công ty. Hiện nay công ty có 1 văn phòng riêng, 3 kho chứa hàng hóa gần các bến cảng để tạo điều kiện thuận lợi cho vận chuyển hàng hóa xuống tàu. Các phòng làm việc của bộ máy quản trị được trang bị tương đối tốt và đầy đủ: bàn ghế, máy tính, điện thoại, máy in, máy phô tô, máy fax, bàn tiếp khách, điều hòa…tương đối tốt và đầy đủ. Ngoài ra, công ty còn có 15 chiếc xe tải loại to phục vụ cho việc vận chuyển than, vật liệu xây dựng từ nơi cung cấp về kho và xuất xuống cảng. Các thiết bị kỹ thuật được kiểm tra định kỳ hàng năm, không để máy móc thiết bị hư hỏng, đảm bảo phục vụ tốt nhất cho công việc kinh doanh. e. Cơ cấu lao động của công ty. Số lượng lao động của công ty không nhiều nhưng trình độ lao động là yếu tố rất quan trọng đối với nhân viên của công ty. Công ty Cổ Phần ĐTPT 324 thường xuyên phải làm việc với các đối tác nước ngoài nên cần những nhân viên có trình độ Bùi Thị Hằng 17 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh ngoại ngữ và đàm phán tốt. Dựa vào nhân viên có trình độ cao này, nhà quản trị bố trí đan xen công việc của nhân viên trong các phòng ban của công ty. 2.2.3.2 Nhân tố bên ngoài. a. Môi trường kinh tế. Các yếu tố kinh tế ảnh hưởng rất lớn đối với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp như: thu nhập quốc dân, lạm phát, lãi suất, tốc độ tăng trưởng kinh tế, tình hình tài chính tiền tệ…Công ty Cổ Phần ĐTPT 324 cũng chịu sự ảnh hưởng chung như các doanh nghiệp thương mại. Việt Nam gia nhập WTO, chính sách thuế quan thông thoáng hơn nên việc xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp có nhiều thuận lợi. Nhưng bên cạnh đó thị trường đang có những biến động khó lường nên đòi hỏi các doanh nghiệp luôn phải quan tâm đến công tác nghiên cứu thị trường. Những vấn đề trên ảnh hưởng rất nhiều đến bộ máy quản trị công ty Cổ Phần ĐTPT 324, công ty luôn phải thực hiện những cải tiến và nghiên cứu bố trí lao động cho phù hợp với biến động của thị trường. b. Môi trường chính trị pháp luật. Tình hình chính trị của Việt Nam luôn khá ổn định, khô có những biến đổi lớn, môi trường kinh doanh của công ty Cổ Phần ĐTPT 324 nói riêng và các doanh nghiệp kinh doanh trên thị trường Việt Nam nói chung khá thuận lợi. Nhưng bên cạnh đó thì các chính sách pháp luật của chúng ta chưa hoàn chỉnh, thường xuyên có những thay đổi nên đòi hỏi các doanh nghiệp phải thường xuyên có sự chuẩn bị để ứng biến với những thay đổi này. Điều này đòi hỏi bộ máy quản trị của công ty phải linh hoạt để có thể thay đổi cho phù hợp. c. Môi trường kỹ thuật công nghệ. Trong thời đại ngày nay khoa học kỹ thuật phát triển từng ngày buộc các doanh nghiệp phải luôn nghiên cứu tìm ra hướng phát triển mới cho phù hợp với nội tại của doanh nghiệp đồng thời áp dụng được khoa học kỹ thuật vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty Cổ Phần ĐTPT 324 cũng đã áp dụng những tiến bộ về kỹ thuật vào kinh doanh của mình để giảm được số lượng và chi phí về con người trong bộ máy tổ chức. d. Văn hóa dân tộc. Bùi Thị Hằng 18 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh Yếu tố văn hóa cũng có ảnh hưởng đáng kể đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của các doanh nghiệp nói chung và tại công ty Cổ Phần ĐTPT 324 nói riêng. Văn hóa quy định hành vi ứng xử của mỗi người, mỗi nền văn hóa khác nhau lại có những con người khác nhau ảnh hưởng đến cách ứng xử trong môi trường xã hội là vấn đề về giới tính và khoảng cách quyền lực. Trong công ty văn hóa hình thành nên cá tính của người lãnh đạo mà những người này biết làm cho mình nổi bật lên và tất cả vai trò của tổ chức được thực hiện qua vai trò một người lãnh đạo, nó ảnh hưởng tới bầu không khí làm việc trong công ty Cổ Phần ĐTPT 324, làm thay đổi cơ cấu tổ bộ máy quản trị công ty Cổ Phần ĐTPT 324. 2.3 Kết quả phân tích các dữ liệu thu thập về thực trạng tổ chức bộ máy quản trị công ty Cổ Phần ĐTPT 324. 2.3.1 Kết quả phân tích các dữ liệu sơ cấp tại công ty Cổ Phần ĐTPT 324. 2.3.1.1 Về cơ cấu tổ chức Qua quá trình điều tra đối với nhà quản trị (5 người, bao gồm: Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng kỹ thuật- gia công sản xuất, trưởng phòng kế toán, trưởng phòng kinh doanh), và đối tượng nhân viên (5 người, bao gồm: 1 người thuộc phòng kỹ thuật- gia công sản xuất, 2 người thuộc phòng kinh doanh, 2 người thuộc phòng kế toán), em có những đánh giá về cơ cấu tổ chức và tình hình phân quyền tại công ty Cổ Phần ĐTPT 324: a. Những câu hỏi chung cho nhà quản trị và nhân viên. - Vai trò của tổ chức bộ máy quản trị với hoạt động kinh doanh của công ty: 10/10 phiếu đánh giá là quan trọng chiếm 100%, 0/10 phiếu đánh giá là ít quan trọng. - Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty hiện nay đã hợp lý chưa: có 2/10 phiếu đánh giá là hợp lý chiếm 20%, 8/10 phiếu đánh giá là chưa hợp lý chiếm 80%. Các nhà quản trị cho biết hiện tại công ty Cổ Phần ĐTPT 324 đang áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng. Tổ chức bộ máy của công ty hiện nay đang có 4 bộ phận, trong những năm trước số lượng phòng ban như hiện tại đã đáp ứng được yêu cầu kinh doanh và công việc trong công ty. Nhưng trong thời gian hiện nay, việc kinh doanh phát triển, công việc nhiều hơn, các phòng này vẫn phải kiêm nhiệm một số công tác như hành chính và nhân sự, điều này gây ra nhiểu khó khăn cho cả lãnh đạo Bùi Thị Hằng 19 Lớp K4HQ1B Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp Khoa Quản Trị Doanh và hoạt động của các phòng chức năng. Về công tác hành chính hầu hết các phòng phải trực tiếp đảm nhận khi có phát sinh, về nhân sự thì thường do giám đốc, phó giám đốc và trưởng, phó phòng chức năng trực tiếp đảm nhận tất cả các khâu từ thông báo tuyển dụng cho tới việc đào tạo và bố trí công việc. Theo ý kiến các nhà quản lý công ty thì việc kiêm nhiệm nhiều công việc như vậy đôi khi ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của các phòng ban, có khi làm đình trệ công việc nếu liên quan tới nhân sự hay hành chính không giải quyết kịp thời. Theo ý kiến của giám đốc và phó giám đốc thì trong tương lai gần cần phải cơ cấu lại bộ máy tổ chức cho phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty. Việc lập thêm phòng tổ chức hành chính để thực hiện các công việc hành chính, nhân sự trong công ty là vấn đề cấp thiết cần phải làm ngay. Phòng ban này sẽ đảm nhiệm chức năng tuyển dụng, đào tạo và bố trí công việc, giải quyết các thủ tục hành chính ( giấy tờ, sổ sách…). - Đánh giá về số lương phòng ban trong cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay: có 0/10 phiếu đánh giá là thiếu chiếm 0%, 3/10 phiếu đánh giá là đủ chiếm 30%, 7/10 phiếu đánh giá là ít chiếm 70%. - Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản trị của công ty. Bảng 2.1: Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản trị của công ty . Chiến lược kinh doanh của thiết 10/10 5 4/10 Điểm quan trọng 4 3 2 3/10 2/10 1/10 1 2 công ty trong các giai đoạn Công nghệ kinh doanh của 100% 10/10 40% 0/10 30% 1/10 20% 5/10 10% 4/10 0% 0/10 3 doanh nghiệp Nhiệm vụ kinh doanh của 100% 10/10 0% 0/10 10% 1/10 50% 6/10 40% 3/10 0% 0/10 4 doanh nghiệp Môi trường kinh doanh 100% 10/10 0% 0/10 10% 2/10 60% 3/10 30% 3/10 0% 2/10 100% 10/10 0% 3/10 20% 1/10 30% 0/10 30% 1/10 20% 5 của doanh nghiệp Quy mô doanh nghiệp 100% 30% 10% 0% 10% STT Tên nhân tố Cần 1 0/10 5/10 50% Bùi Thị Hằng 20 Lớp K4HQ1B