Cd qt 03

  • Số trang: 41 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 19 |
  • Lượt tải: 0
thanhdoannguyen

Đã đăng 6184 tài liệu

Mô tả:

Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP CAO SƠN 1.1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu Ngày 01/01/2007 là ngày đóng dấu một sự kiện trọng đại của nước Việt Nam- là ngày mà đất nước chúng ta trở thành một thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại thế giới (WTO). Nền kinh tế nước ta đang ngày càng phát triển, các doanh nghiệp đã và đang khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Đó là nhờ sự chỉ đạo đúng đắn về phương hướng phát triển kinh tế của Đảng, Nhà nước cũng thể hiện được các mục tiêu, chiến lược phát triển của các doanh nghiệp. Nó góp phần thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa , hiện đại hóa đất nước và đưa nước ta đi theo đúng định hướng xã hội chủ nghĩa. Nền kinh tế Việt Nam đã và đang hội nhập sâu hơn vào nền kinh tế thế giới. Hình ảnh cũng như thế lực cả về kinh tế, chính trị, văn hóa Việt Nam. Đang được cải thiện trong mắt bạn bè quốc tế. Các nhà đầu tư quốc tế đã tin tưởng hơn vào điểm đầu tư đầy tiềm năng và hấp dẫn này. Điều này cho phép chúng ta vươn lên tầm cao của thế giới, sánh vai với các cường quốc năm châu. Nó mang lại cho chúng ta nhiều cơ hội, đồng thời cũng đem đến nhiều thách thức cho chúng ta. Và sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp diễn ra hết sức gay gắt và khốc liệt. Để có thể tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng có sự cải tiến và đổi mới trong hoạt động kinh doanh mà trong đó hoạt động kiểm soát bán hàng đóng vai trò rất quan trọng. Nó là một hoạt động cụ thể gắn liền với nghiệp vụ tác nghiệp nhằm thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp đã đang và sẽ gặp phải trong hoạt động bán hàng là điều kiện tiên quyết giúp cho doanh nghiệp đi lên. Đồng thời việc nghiên cứu vấn đề này sẽ tạo điều kiện giúp cho sinh viên ra trường có thể nắm bắt và có sự hiểu biết hơn nữa về kiểm soát bán hàng nhất là đối với sinh viên chuyên ngành quản trị. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác kiểm soát bán hàng trong doanh nghiệp kết hợp với tình hình thực tiễn tại công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Cao Sơn. Do vậy trong quá trình thực tập tại công ty em đã lựa chọn đề SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp tài : “Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Cao Sơn” làm chuyên đề của mình với mong muốn được đóng góp ý kiến, đưa ra những giải pháp giúp công ty hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng để từ đó phát triển hơn nữa thị phần của công ty. 1.2. Xác lập và tuyên bố trong đề tài Là sinh viên chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp đã được nhà trường trang bị cho những kiến thức, lý luận và nghiên cứu công tác Quản trị. Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Tổng hợp Cao Sơn, em đã khảo sát và tìm hiểu thêm những vấn đề của thực tiễn hoạt động kinh doanh, đặc biệt là những khó khăn trong hoạt động bán hàng của Công ty trong cơ chế thị trường. Về mặt lý thuyết: Chuyên đề tập trung giải quyết vấn đề kiểm soát bán hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Tổng hợp Cao Sơn. Đồng thời cũng nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát bán hàng. Về mặt thực tiễn: Chuyên đề đi nghiên cứu thực trạng vấn đề kiểm soát hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Tổng hợp Cao Sơn. Phát hiện ra những tồn tại và các nguyên nhân của những tồn tại đó trong việc kiểm soát hoạt động bán hàng này là gì. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hoạt động bán hàng cho Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Tổng hợp Cao Sơn. Với mong muốn được đóng góp những ý kiến, đưa ra những giải pháp giúp công ty hoàn thiện công tác quản trị hoạt động bán hàng để từ đó có thể củng cố và phát triển hơn nữa thị phần của Công ty, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Tổng hợp Cao Sơn”. 1.3. Các mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu đề tài này nhằm mục đích: - Hệ thống hoá một số lý thuyết cơ bản về bán hàng, và kiểm soát bán hàng tại doanh nghiệp thương mại. Đi sâu vào việc nghiên cứu hoạt động kiểm soát bán hàng, quy trình kiểm soát bán hàng. Xem xét các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động bán hàng tại doanh nghiệp. Từ đó làm cơ sở cho việc nghiên cứu thực trạng sau này. - Phân tích thực trạng về kiểm soát bán hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Tổng hợp Cao Sơn, đưa ra vấn đề mà công ty đang gặp phải, phát hiện ra những thành công và hạn chế của công ty. SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp - Từ đó hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng cho Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Tổng hợp Cao Sơn nghiên cứu nhằm đáp ứng những mục tiêu chiến lược phát triển của công ty, của ngành Thương mại thành phố trong giai đoạn công nghiệp hoá hiện đại hoá, và hội nhập kinh tế quốc tế. 1.4. Phạm vi nghiên cứu Do giới hạn về thời gian và điều kiện nghiên cứu nên chuyên đề chủ yếu tập trung nghiên cứu về hoạt động kiểm soát bán hàng. Về không gian: Đề tài giới hạn nghiên cứu tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Tổng hợp Cao Sơn. Đối tượng nghiên cứu là nhân viên bán hàng, các cán bộ giám sát bán hàng, và tập trung nghiên cứu về các sản phẩm tấm ốp nhôm. Về thời gian: nghiên cứu thực trạng kiểm soát bán hàng tại công ty, số liệu sử dụng trong khoảng thời gian 3 năm từ năm 2007 đến 2009. Nguồn số liệu được cung cấp tại phòng kinh doanh và phòng hành chính nhân sự của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Tổng hợp Cao Sơn. Các giải pháp đẩy mạnh kiểm soát bán hàng đưa ra áp dụng cho công ty trong thời gian từ nay đến năm 2015. 1.5. Một số khái niệm và phân định nội dung của kiểm soát bán hàng. 1.5.1 Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản. 1.5.1.1 Khái niệm quản trị doanh nghiệp Quản trị doanh nghiệp là sự tác động của chủ thể quản trị tới đối tượng quản trị (tập thể người lao động) để tổ chức phối hợp hoạt động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hay Quản trị doanh nghiệp là điều khiển quản lý sự hoạt động của doanh nghiệp nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất. 1.5.1.2 Khái niệm quản trị nhân lực Quản trị nhân lực là tổng hợp những hoạt động quản trị liên quan đến việc tạo ra, duy trì, phát triển và sử dụng có hiệu quả yếu tố con người trong tổ chức nhắm đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp. 1.5.1.3 Khái niệm quản trị bán hàng Quản trị bán hàng là quá trình bao gồm các hoạt động xây dựng kế hoạch bán hàng, tổ chức triển khai bán hàng, kiểm soát bán hàng (hoạt động tiêu thụ sản phẩm), nhằm thực hiện mục tiêu xác định của doanh nghiệp. SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp 1.5.1.4 Khái niệm kiểm soát Là quá trình đo lường quả thực hiện, so sánh các tiêu chuẩn phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã xác định. 1.5.1.5 Khái niệm kiểm soát bán hàng Như ta đã biết: “Kiểm soát bán hàng vừa là quá trình kiểm tra các chỉ tiêu, vừa là việc theo dõi các ứng xử của đối tượng”. Từ khái niệm trên ta có thể thấy kiểm soát bán hàng là quá trình hai mặt vừa chủ động vừa bị động. Chủ động thể hiện ở việc đo lường các kết quả, các chỉ tiêu khi mọi việc đã rồi, nhưng chủ động ở việc luôn luôn hướng về tương lai của kiểm soát, đó là phát hiện những sai lệch giữa kết quả thực hiện và kết quả mong muốn từ đó làm rõ những nguyên nhân để điều chỉnh đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu đã xác định. Chính vì vậy, nếu xét cả quá trình thì kiểm soát là hoạt động mang tính chủ động của nhà quản trị. 1.5.2. Phân định nội dung Phân định nội dung nghiên cứu kiểm soát bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1.5.2.1. Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng Quy trình kiểm soát bán hàng Sơ đồ 1.1: Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng Điều chỉnh hoạt động bán hàng 1.5.2.2. Nội dung của quy trình kiểm soát bán hàng 1.5.2.2.1. Kiểm soát hoạt động bán hàng a. Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả hoạt động bán hàng bao gồm nhóm tiêu chuẩn phản ánh đầu ra và nhóm tiêu chuẩn phản ánh đầu vào của hoạt động bán hàng. * Tiêu chuẩn đầu ra: Đó là các tiêu chuẩn như: Doanh thu từ hoạt động bán hàng, khách hàng, lợi nhuận hoạt động bán hàng, đơn đặt hàng. * Tiêu chuẩn đầu vào (Tiêu chuẩn nền tảng): Một số tiêu chuẩn đầu vào tiêu biểu kể đến bao gồm: các cuộc tiếp xúc, chi phí bán hàng, số lần điện thoại. Các tiêu chí đo lường kết quả hoạt động bán hàng cung cấp một số nguồn thông tin dồi dào cho công tác đánh giá. Các chỉ tiêu này được sử dụng để so sánh giữa các năm, so sánh với tiêu chuẩn hạn ngạch đã xây dựng, so sánh với số liệu trung bình của ngành và số liệu của các đổi thủ cạnh tranh. Tương quan so sánh sẽ cho phép tìm ra những sai lệnh và nguyên nhân của sai lệch là cơ sở quan trọng để tiến hành hoạt động điều chỉnh phù hợp. b. Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng * Yêu cầu đánh giá kết quả hoạt động bán hàng Thứ nhất, kết quả đánh giá phải hữu ích có nghĩa là quá trình đánh giá phải cho phép nhà quản trị bán hàng tiến hành đánh giá kết quả bán hàng và tổ chức hoạt động điều chỉnh thích hợp. Muốn vậy, nó cần được tổ chức một cách đơn giản và thích hợp với điều kiện, nhiệm vụ và yêu cầu của người có liên quan. Thứ hai, kết quả đánh giá phải đáng tin cậy. Để có thể so sánh được theo thời gian và so sánh giữa các đơn vị, các chỉ tiêu liên quan, các kết quả cần phải đánh giá một cách “thuần nhất”. Thứ ba, kết quả đánh giá phải không lạc hậu hay nói cách khác là kết quả có thể sử dụng được phải đảm bảo tính thời gian, không lỗi thời. Thứ tư, đánh giá kết quả hoạt động bán hàng phải đảm bảo hiệu quả kinh tế. Trong đánh giá, cần phải chú ý đến yếu tố chi phí. Cần phải tìm ra “điểm dừng” thích hợp trong khoảng cách giữa đánh giá quá nhiều và quá ít, trong đó tiêu chuẩn cơ bản là lợi ích của công ty và chi phí để có nó. * Phương pháp đánh giá kết quả hoạt động bán hàng. - Phương pháp đánh giá bằng việc quan sát các dữ liệu: Các dữ kiện định lượng, tài chính, kế toán, là những dữ kiện dễ đo lường nhất, nên chúng thường được chú SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp trọng. Tuy nhiên cần phải nhấn mạnh, là không được “bỏ quên” những dữ liệu định tính, vì chúng tuy khó đo lường nhưng lại thường được cung cấp những thông tin lý thú, bất ngờ và rất có ý nghĩa đối với công việc đang kiểm soát. Cần phải đảm bảo năm yêu cầu sau: thứ nhất việc đánh giá phải được tiến hành định kỳ đều đặn, thứ hai các đơn vị sử dụng trong đánh giá phải thống nhất, thứ ba các quy tắc sử dụng trọng hệ thống thông tin kiểm soát phải thống nhất, thứ tư các công cụ đo lường phải đồng nhất, thứ năm không thay đổi người kiểm soát, điều này càng quan trọng hơn khi dùng các tiêu chuẩn định tính để quan sát. - Phương pháp đánh giá bằng việc sử dụng các dấu hiệu báo trước: cần phải dự đoán trước và nhanh chóng nhận biết các dấu hiệu, “triệu chứng” báo hiệu những trục trặc của hoạt động bán hàng. Sự “trục trặc” mà các dấu hiệu cung cấp cho ta biết có thể do những nguyên nhân chủ quan, có thể do nguyên nhân khách quan. Cần phải phân tích cụ thể từ trường hợp. - Phương pháp đánh giá bằng việc quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân: Phương pháp này cho phép nhanh chóng nắm bắt được tình hình thực tế và cảm nhận được những vấn đề còn tiềm tàng ở dạng khả năng. Vì sắc thái cử chỉ, ngữ điệu giọng nói của nhân viên bán hàng cung cấp cho ta những thông tin và cảm nhận mà các phương tiện khác không có. Khi tiếp xúc trực tiếp với nhân viên bán hàng còn giúp người đánh giá có cái nhìn toàn diện về toàn bộ công việc của họ và kiểm tra lại chính hệ thống kiểm soát. Tuy nhiên khi sử dụng phương pháp này cũng cần chú ý công việc kiểm soát có nguy cơ trở nên quá tải và chi phí kiểm soát có thể rất cao. - Phương pháp đánh giá bằng việc dự báo: Dự báo thay thế cho việc đánh giá những kết quả cuối cùng trong nhiều trường hợp cho phép phản ứng nhanh chóng, kịp thời và do vậy tăng cường hiệu quả của kiểm soát. Bên cạnh những phương pháp đánh giá truyền thống đã nên trên, hiện nay các trung tâm thương mại hiện đại thường kết hợp với các phương pháp có sử dụng các loại thiết bị hiện đại để theo dõi và kiểm soát hoạt động bán hàng trực tiếp vào thời gian trước, trong và sau khi bán hàng như: hệ thống thẻ từ, hệ thống camera theo dõi, hệ thống kiểm soát mã vạch, hệ thống thiết bị báo động,… Sự kết hợp này đã làm cho kết quả kiểm soát được cập nhật, chính xác và hệ thống hơn. SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp * Một số công cụ sử dụng đánh giá kết quả bán hàng - Kết quả hoạt động bán hàng: những số liệu phản ánh kết quả hoạt động bán hàng là một công cụ quan trọng để đánh giá, được biểu hiện trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Hoá đơn bán hàng: thường được nhân làm 2 liên, một liên giao cho khách hàng, một liên lưu tại doanh nghiệp. Cách này khiến cho việc kiểm soát hoạt động bán hàng được cả hai bên thực hiện sát sao. - Thư khiếu nại hay phàn nàn của khách hàng: Số lượng thư khiếu nại tỷ lệ nghịch với hiệu quả hoạt động bán hàng, và tỷ lệ thuận với những nỗ lực cải tiến hoạt động bán hàng. - Thư góp ý: thường được soạn thảo theo mẫu sẵn, được để ở vị trí thuận tiện, dễ lấy thường ở gần cửa ra vào. c. Điều chỉnh hoạt động bán hàng Điều chỉnh hoạt động bán hàng được thực hiện xuất phát từ nguyên nhân dẫn đến sai lệch giữa kết quả hoạt động bán hàng được đánh giá ở trên với tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng đã xây dựng. Có một số cách thức điều chỉnh hoạt động bán hàng được hình thành gắn liền với nguyên nhân cuả sai lệch. Quá trình kiểm soát phát hiện ra những vấn đề cho phép kết luận những mục tiêu đã được hoạch định là chưa đầy đủ, cần bổ sung, hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Hoạt động điều chỉnh ở đây sẽ là điều chỉnh mục tiêu bán hàng dự kiến, điều chỉnh chính sách bán hàng. Kết quả kiểm soát cho thấy vấn đề xuất hiện là nguyên nhân dẫn tới sai lệch xuất phát từ quá trình hành động để triển khai công việc. Điều chỉnh hoạt động bán hàng ở đây là điều chỉnh chương trình hoạt động. Khi tiến hành so sánh kết quả kiểm soát với tiêu chuẩn kiểm soát là xuất hiện những khoảng cách rất lớn giữa những gì mong muốn với kết quả trong tương lai có thể đạt được, là do sự thay đổi lớn của môi trường kinh doanh, sự thay đổi vượt xa so với dự toán và trù tính ban đầu. Điều chỉnh hoạt động bán hàng ở đây là tiến hành những hoạt động dự phòng nhằm chuyển hướng kết quả tương lai hoặc ảnh hưởng đến kết quả công việc giai đoạn sau. SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp Một vấn đề đã được khẳng định là khả năng tự điều chỉnh của đối tượng kiểm soát, do vậy trong số trường hợp, vấn đề xuất hiện rồi tự nó “mất đi” vì nó được “giải quyết”. Trong nhiều trường hợp không làm gì cả, chỉ chờ đợi một biện pháp “điều chỉnh” hiệu nghiệm nhất. Điều quan trọng là phải nhận biết chính xác lúc nào, ở trường hợp nào thì áp dụng biện pháp này. 1.5.2.2.2. Đánh giá mức độ hoàn thành công viêc của lực lượng bán hàng a. Các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc * Hệ thống tiêu chuẩn định lượng (dựa trên kết quả): Đây là các tiêu chuẩn được sử dụng một cách thường xuyên nhất. Các đơn vị đo lường kết quả chi làm hai loại: đơn vị đo lường trực tiếp và tỷ lệ. - Đơn vị đo trực tiếp: là những đơn vị phản ánh trực tiếp kết quả hoạt dộng bán hàng của nhân viên thường có đơn vị tình bằng tiền hoặc đơn vị tính bằng khách hàng. - Đơn vị tỷ lệ: là những đơn vị xác định trên cơ sở so sánh theo tỷ lệ phần trăm giữa doanh số bán với một đơn vị khác phản ánh kết quả hoạt động bán hàng. Các đơn vị tỷ lệ bao gồm: thị phần, tỷ lệ thực hiện định mức, tỷ lệ luân chuyển bán hàng, doanh số bán trên một khách hàng, trị giá trung bình cho một đơn đặt hàng, tỷ lệ thành công với đối tượng khách hàng, vòng quay của tài sản.. * Hệ thống tiêu chuẩn định chất: (dựa trên hành vi ứng xử): cho phép nhà quản trị bán hàng tập trung và đánh giá hành vi ứng xử của nhân viên bán hàng và qua đó có thể đưa ra những giải pháp nhằm cải thiện hành vi ứng xử của nhân viên. Các tiêu chuẩn này được xác định không cần thông qua sự kiểm soát trực tiếp việc thực hiện của nhân viên bán hàng của doanh nghiệp. Chỉ tiêu đo lường được áp dụng để đánh giá hành vi ứng xử của nhân viên là số lần nói chuyện về sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ và cả những vấn đề liên quan đến hoạt động bán với khách hàng. Đây chính là chỉ tiêu định tính để đánh giá nhân viên bán hàng. b. Tổ chức đánh giá mức độ hoàn thành công việc Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng cũng sẽ gúp cho các nhà quản trị bán hàng kiểm soát được quá trình bán hàng và có cơ sở để tiến hành tuyển dụng, huấn luyện và đãi ngộ lực lượng này. Mô hình phản ánh vai trò của đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng được trình bày trong hình: SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp Sơ đồ 1.2: Đánh giá nhân viên trong hoạt động quản trị bán hàng Thực hiện của nhân viên bán hàng Đánh giá thực hiện CÁC ẢNH HƯỞNG CHUNG Kế hoạch nguồn nhân lực Tuyển dụng, lựa chọn và huấn luyện Bù đắp Nâng cấp ẢNH HƯỞNG LÊN CÁ NHÂN Phản hồi Đề ra mục đích Hành vi ứng xử công việc Hiệu quả tổ chức Tới động cơ / các mục đích Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng là cần thiết cho cả doanh nghiệp và bản thân nhân viên bán hàng. Tuy nhiên việc đánh giá này không phải là công việc đơn giản. * Quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên bán hàng được thực hiện theo quy trình gồm các bước cơ bản sau: Sơ đồ 1.3: Quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc nhân viên hàng hàng Xác định mục tiêu đánh giá Ấn định kỳ vọng công việc Xem xét công việc được thực hiện Đánh giá sự hoàn thành công tác Thảo luận việc đánh giá với nhân viên Thăng tiến Thoả mãn Không thăng tiến Không thoả mãn SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Thay đổi Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp Bước 1: Xác định mục tiêu đánh giá. Trong bước này nhà quản trị cần xác định rõ mục tiêu đánh giá trên các khía cạnh: công việc nào cần đánh giá, các kỹ năng nào cần đánh giá, kết quả nào cần đánh giá, mối liên quan giữa chúng với các mục tiêu của doanh nghiệp. Bước 2: Ấn định kỳ vọng công việc Đây là việc xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc của nhân viên bán hàng với một kỳ vọng đối với nhân viên. Các kỳ vọng về kết quả công việc là thước đo đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Đối với hầu hết các vị trí, các kỳ vọng được thể hiện ở ba phạm trù: chất lượng, số lượng hoặc năng suất lao động, thời hạn. Bước 3: Xem xét công việc được thực hiện Trên cơ sở mục tiêu đánh giá đo lường công việc thực hiện của nhân viên. Điều quan trọng trong bước này là nhà quản trị phải lựa chọn được phương pháp xem xét phù hợp. Không có phương pháp tốt nhất nào cho mọi đối tượng mỗi tổ chức. Bước 4: Đánh giá sự hoàn thành công tác Tiến hành so sánh giữa kết quả với mục tiêu qua đó cho phép nhà quản trị bán hàng đánh giá được mức độ hoàn thành của mỗi nhân viên bán hàng với các mức như: điểm tốt, tiềm năng, tồn tại và chưa thống nhất. Bước 5: Thảo luận việc đánh giá với nhân viên Đây là công việc cuối cùng nhưng cũng là một mắt xích rất quan trọng trong tiến trình đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên bán hàng bởi qua đó giúp nhà quản trị cũng như nhân viên nhìn lại một cách khách quan và đầy đủ hơn trước khi sử dụng kết quả của quá trình này. Việc trao đổi giữa nhà quản trị và nhân viên bán hàng diễn ra cả về nội dung, phạm vi và kết quả và họ có thể cùng nhau đưa ra những giải pháp khắc phục những tồn tại, phát huy tiềm năng mang lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuỳ theo mục đích của cuộc thảo luận và đối tượng nhân viên nhà quản trị có thể lựa chọn một trong ba hình thức sau: Thoả mãn – thay đổi: Áp dụng đối với NVBH đã hoàn thành tốt công việc hiện tại nhưng không có điều kiện thăng tiến. Các nhà quản trị lúc này phải tìm ra các biện pháp khuyến khích nhân viên để họ tiếp tục duy trì và nâng cao kết quả thực hiện công việc bằng cách tạo môi trường làm việc thuận lợi, tặng quà, khen thưởng... SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp Không thoả mãn - thay đổi: Áp dụng đối với những NVBH không đáp ứng được các tiêu chuẩn mà phân tích công việc đã nêu, không thực hiện được hạn ngạch, khả năng tiếp xúc khách hàng kém. Nhà quản trị có các cách giải quyết: hướng dẫn nhân viên cách sửa chữa, điều chỉnh sai sót, đào tạo lại, chuyển sang công việc khác. Thoả mãn – thăng tiến: Áp dụng đối với NVBH có tiềm năng, được đánh giá là mức độ hoàn thành vông việc tốt. Nhà quản trị sẽ thảo luận với họ về: kế hoạch nghề nghiệp, các chương trình hành động cụ thể để nâng cao trình độ chuyên môn... tạo điều kiện để nhân viên thực hiện những công việc hoặc chức vụ cao. * Phương pháp đánh giá mức độ hoàn thành công việc - Phương pháp mức thang điểm: Còn gọi là bảng điểm được đánh giá thông qua một đồ thị hay thông qua một bảng điểm mẫu liệt lê những yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên bán hàng khi thực hiện công việc. Người đánh giá điền vào mẫu in sẵn bằng cách ghi ký hiệu vào mức độ của mỗi yếu tố và ghi lời nhận xét. - Phương pháp xếp hạng: Đây là phương pháp đơn giản, được sử dụng tương đối phổ biến. Có thể thực hiện so sách cặp hay xếp hạng luân phiên. Phương pháp này giúp nhà quản trị dễ dàng phân biệt bằng cách so sánh những thái cực giỏi nhất, tồi nhất. - Phương pháp ghi chép – lưu trữ: Nhà quản trị ghi lại những biểu hiện quan trọng của nhân viên: tích cực và tiêu cực trong qúa trình thực hiện công việc. Vào thời điểm cần thiết khi đánh giá nhân viên những thông tin đó sẽ được sử dụng. Phương pháp này cũng có ý nghĩa rất lớn khi phát hiện những sai sót của nhân viên thì có thể giúp họ khắc phục và sửa chữa kịp thời. - Phương pháp đánh giá quan sát hành vi: Được thực hiện trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của NVBH căn cứ vào hai yếu tố là số lần quan sát và tần suất nhắc lại của các hành vi. Theo phương pháp này các hành vi đối với công việc được mô tả khách quan hơn và được trích ra từ bản ghi chép những vụ việc quan trọng. - Phương pháp định lượng: Được tiến hành với trình tự 4 bước: Bước 1: Xác định các yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việc. Bước 2: Phân loại mức độ thoả mãn yêu cầu khi thực hiện công việc Bước 3: Đánh giá tầm quan trọng của mỗi nhóm yêu cầu đối với hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên. Bước 4: Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của nhân viên. SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TỔNG HỢP CAO SƠN 2.1. Phương pháp hệ nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu các dữ liệu thứ cấp: Để biết về kết quả kinh doanh và thực trạng công tác kiểm soát bán hàng đối với sản phẩm của công ty - Phương pháp bản hỏi: Bản hỏi được thiết kế theo phiếu trắc nghiệm, dùng để thu thập các thông tin về công ty, về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, cụ thể là đi sâu về vấn đề kiểm soát bán hàng của công ty. - Phương pháp phỏng vấn: Các câu hỏi phỏng vấn chính là: hỏi về vấn đề kiểm soát bán hàng của công ty, những nhân tố ảnh hưởng đến việc kiểm soát bán hàng, những khó khăn trong kiểm soát, quy trìng kiểm soát của công ty. Mục đích là để nắm bắt rõ hơn, cụ thể hơn về hoạt động kiểm soát bán hàng của công ty, từ đó phục vụ cho việc viết chuyên đề 2.2. Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kiểm soát bán hàng tại Công ty TNHH sản xuẩt và thương mại tổng hợp Cao Sơn 2.2.1. Giới thiệu tóm lược về công ty. 2.2.1.1. Giới thiệu chung về công ty. Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại tổng hợp Cao Sơn Địa chỉ: Trụ sở :Km 11+ 200 Phạm Văn Đồng- Cổ Nhuế- Từ Liêm- Hà Nội Showroom: 305 Trường Chinh- Phương Mai- Thanh Xuân- Hà Nội Tel: 04.38386552 Fax: 04. 37556417 Email: caoson@cokhicaoson.com.vn Website: www.tamopnhomhk.com Loại hình: Công ty trách nhiệm hữu hạn SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp Công ty TNHH sản xuẩt và thương mại tổng hợp Cao Sơn là doanh nghiệp được thành lập theo giấy chứng nhận kinh doanh Công ty TNHH có 2 thành viên trở lên Số: 0102027596 Ngày 04 tháng 08 năm 2006 Thay đổi lần 2 vào ngày 29/10/2008 Số vốn của công ty là 1.500.000.000 đồng. Thay đổi lần 3 bổ sung vốn 3.400.000.000 đồng. Tổng số vốn điều lệ của công ty cuối năm 2009 là:4.900.000.000đồng. 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty Giám Đốc Phó Giám Đốc Phân Xưởng Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Xưởng cơ khí Kho nhôm nhựa Công ty TNHH sản xuẩt và thương mại tổng hợp Cao Sơn là một đơn vị hoạch toán độc lập về quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty áp dụng chế độ một giám đốc với bộ máy tham mưu là các trưởng phó phòng ban và quản lý phân xưởng. Trình độ quản lý ở trình độ cao, quản lý của công ty đều được đào tạo qua các trường đại học Công ty có bộ máy tổ chức phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. 2.2.1.3 Nghành nghề kinh doanh của công ty. Nhà phân phối ốp nhôm Alcorest. * Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá. * Trang trí nội, ngoại thất công trình (Không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình). SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp * Sản xuất, chế tạo, gia công các sản phẩm cơ khí, thiết bị máy xây dựng, máy nông nghiệp, máy chế biến lâm sản. * Chuyên sản xuất gia công chế tạo cột dây co và tự đứng. * Thi công, xây lắp các công trình phục vụ cho ngành xây dựng, nghành viễn thông. * Kinh doanh sắt thép, kim khí và các loại khoáng sản. * Kinh doanh vật liệu xây dựng. * Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh. * Chuyên nhận đóng máy cắt tôn, lốc tôn, lốc ống, máy gấp. * Công ty chủ yếu là bán tấm ốp nhôm nhựa và xưởng cơ khí chuyên làm cột thu phát sóng, hàng rào sắt. SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp 2.2.1.4 Kết quả sản xuất công ty trong 3 năm Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Cao Sơn thể hiện qua bảng sau Bảng 2.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm (2007- 2009) Đơn vị: VNĐ ( Nguồn: Phòng kế toán) SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp Nhận xét: Nhìn vào bảng ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty như sau: Doanh thu của công ty tăng nhanh qua các năm - Năm 2008 so với năm 2007: tổng doanh thu tăng 12.686.962.628 đồng (tương ứng 288.31%), trong đó tổng chi phí tăng12.571.986.660 đồng (231.48%). Doanh thu và chi phí đều tăng, nhưng tốc độ tăng của doanh thu nhanh hơn tốc độ tăng của chi phí nên LNTT của công ty tăng 114.975.968 đồng (131.68%) và LNST tăng 82.782.697 đồng. - Năm 2009 so với năm 2008: Tổng doanh thu tăng 20.519.148.803 đồng (tương ứng 120.08%), trong đó tổng chi phí tăng 20.284.673.371 đồng (120.13%). Doanh thu và chi phí đều tăng, nhưng tốc độ tăng của doanh thu nhanh hơn tốc độ tăng của chi phí nên LNTT của công ty tăng 234.475.423 đồng(115.91%) và LNST tăng 168.822.311 đồng. Trong 3 năm vừa tuy có sự cạnh tranh gay gắt với nhiều công ty khác trên thị trường cùng kinh doanh mặt hàng này song công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Cao Sơn luân hoàn thành các định mức đề ra. Tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, tăng thu nhập cho người lao động Thông qua đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Cao Sơn ta thấy các chỉ tiêu công ty đè ra tăng đều và nhanh qua các năm đã tạo điều kiện cho công tác quả lý và xây dựng các chiến lược kinh doanh đạt hiệu quả hơn, góp phần thúc đẩy hoàn tiện công tác kiểm soát bán hàng . 2.3. Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp và thứ cấp 2.3.1. Kết quả điều tra sơ cấp Số phiếu phát ra là 10, số phiếu thu về là 10. Sau khi sử lý kết quả điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn các trưởng bộ phận và giám đổc trong công ty đã thu được kết quả như sau: - 100% Số ý kiến được điều tra cho biết kiểm soát bán hàng là rất quan trọng đối với hoạt động của công ty. - Có 60% ý kiến cho biết là tình hình kiểm soát bán hàng tại công ty là tốt, 40% còn lại thì cho là bình thường. SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp - Có 10% ý kiến cho biết là chất lượng NVBH trong công ty là rất tốt, 60% là tốt, 30% là bình thường. - 100% số ý kiến cho rằng doanh thu bán hàng của công ty vượt mục tiêu đề ra. - 100% cho rằng hệ thống kiểm soát bán hàng của công ty hoạt động hiệu quả. - Qua điều tra cho biết rằng công ty có sử dụng quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên bán hàng. - 40% ý kiến cho biết là quy trình kiểm soát của công ty khá phức tạp, 60% cho là bình thường. - 50% ý kiến cho là quy trình kiểm soát bán hàng của công ty khiến họ làm việc tốt hơn, 30% nhận xét là phương pháp kiểm soát hiện tại không tác động gì đến họ, 20% cho là chỉ tác động được 1 phần, không làm thay đổi hiệu quả của nhân viên. - 70% ý kiến cho rằng khi nhân viên mắc sai lầm trong công tác bán hàng công ty có tiến hành điều chỉnh, 30% cho rằng công ty không tiến hành điều chỉnh 2.3.2. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp 2.3.2.1. Quy trình kiểm soát bán hàng của công ty Sơ đồ 2.2: Quy trinh kiểm soát bán hàng tại Công ty TNHH sản xuẩt và thương mại tổng hợp Cao Sơn Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng Điều chỉnh hoạt động bán hàng 2.3.2.1.1. Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát Công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Cao Sơn là công ty chuyên phân phối tấm ốp hợp kim nhôn nhựa và sản xuất cơ khi. Để kiểm soát được bán hàng đòi hỏi công ty phải xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát thông qua đó để đánh giá một cách chính xác và tiến hành các hoạt động điều chỉnh kịp thời. Các tiêu chuẩn được công ty sử dụng để kiểm soát bán hàng sản phẩm cơ khí. SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp * Tiêu chuẩn đầu ra: - Doanh thu hoạt động bán hàng Bảng 2.2: Tiêu chuẩn bán hàng về doanh thu từ năm 2007-2009 Đơn vị: VNĐ (Nguồn : Phòng kế toán) Công ty đưa ra các định mức doanh thu dựa trên cơ sở so sánh giữa các năm. Mức doanh thu dự kiến của công ty trong các năm đối với tám ốp nhôm nhựa được phòng kinh doanh xác định: - Năm 2007 tổng doanh thu mặt hàng dự kiến bằng 1,038% tổng doanh thu toàn công ty (3.400.000.000 đồng). Năm 2008 tổng doanh thu mặt hàng dự kiến bằng 5,056% tổng doanh thu toàn công ty(16.000.000.000 đồng). Năm 2009 tổng doanh thu mặt hàng dự kiến bằng 15.36% tổng doanh thu toàn công ty(30.000.000.000 đồng). - Khách hàng: Khách hàng là nhân tố quan trọng quyết định sự sống còn của công ty, là nhân vật trung tâm của mọi hoạt động doanh nghiệp. Số lượng khách hàng đến với doanh nghiệp là một yếu tố quyết định đến kết quả bán hàng, đến doanh thu. Có thẻ là khách hàng truyền thống, khách hàng đến lần đầu tiên…có thể xem xét số lần khách hàng đến với doanh nghiệp. - Để quá trình tiêu thụ sản phẩm diễn ra nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả, công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Cao Sơn đã kết hợp nhiều hệ thồng phân phối bao gồm: hệ thống kênh phân phối trực tiếp và gián tiếp thể hiện qua sơ đồ sau. SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp Sơ đồ 2.3: Hệ thống kênh phân phối sản phẩm của công ty Sản phẩm của công ty Người bán lẻ Người bán buôn Người bán lẻ Người tiêu dùng cuối cùng (Nguồn: phòng kinh doanh) * Các tiêu chuẩn đầu vào. - Các cuộc tiếp xúc: Hàng tháng ban lãnh đạo công ty tổ chức một buối giao lưu trao đổi kinh nghiệm giữa các phòng ban, lấy ý kiến của các nhân viên, đồng thời tổ chức phỏng vấn thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng phục vụ cho công tác bán hàng của công ty. - Chi phí bán hàng: Liên quan đến việc đo lường bằng tiền, chúng gắn liền giá trị bằng tiền với đơn vị các khoản chi phí khác. Xác định các tiêu chuẩn về chi phí của công ty là xác định vấn đề về lao động, tiền lương, chi phí cho sản xuất của công ty, chi phí mua hàng, chi phí marketting, và một loạt các chi phí khác giúp cho việc tiêu thụ hàng hóa thuận lợi, đạt hiệu quả cao. - Số lần điện thoại: để đảm bảo cho hoạt động bán hàng diễn ra thuận lợi công ty đã tiến hành chiến dịch khảo sát thị trường nhằm thu thập các thông tin về khách hàng để từ đó có chính sách theo dõi chăm sóc chu đáo duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài. Số lần khách hàng gọi còn thể hiện sự quan tâm của khách hàng tới sản phẩm của doanh nghiệp, cũng như của doanh nghiệp tới khách hàng của mình. SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp 2.3.2.1.2. Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất bán hàng Bảng 2.3: Kết quả hoạt động bán hàng theo kết cấu mặt hàng Đơn vị: VNĐ (Nguồn: phòng kế toán) Nhìn vào bảng kết quả sản xuất bán hàng ta thấy: - Năm 2007: 37.650.000 (toàn doanh nghiệp 4.400.445.000 đồng ). - Năm 2008: 900.743.200 (toàn doanh nghiệp 17.087.407.628 đồng). - Năm 2009: 5.657.730.980 (toàn doanh nghiệp 37. 606.556.431 đồng). SV: Nguyễn Thị Hồng Huyền Lớp: K4 HQ1B
- Xem thêm -