Tài liệu Các nguyên tắc quản lý dự án 2014

CÁC NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁN 1 Phan Thị Thu Hương [email protected] Việc quản lý dự án là một nguyên tắc. Nó bao gồm các quy tắc, các phương pháp cũng như các kỹ thuật được xây dựng một cách chuyên biệt nhằm xử lý những công việc mang tính thách thức đối với quá trình quản lý dự án từ khái niệm cho đến khi hoàn tất. 2 MỤC TIÊU Kết thúc làm việc với chủ đề này, bạn sẽ có khả năng tốt hơn trong:  Đánh giá các ý tưởng trước khi chúng trở thành dự án  Sử dụng các công cụ và các kỹ thuật hoạch định mang tính cấu trúc để xây dựng các kế hoach thực thi dự án với sự cân bằng giữa chi phí – Thời gian – chất lượng  Xây dựng hệ thống kiểm soát để đo lường kết quả thực hiện dự án thỏa mãn các bên có liên quan 3 DỰ ÁN TIẾN TRIỂN NHƯ THẾ NÀO? Ý tưởng Giới hạn cơ hội dự án Tập hợp dự án đã giới hạn Lựa chọn dự án Ưu tiên Dự án 4 Quản lý Danh mục Thực hiện dự án Ý TƯỞNG: DỰ ÁN BẮT NGUỒN NHƯ THẾ NÀO? 5 Thực hiện thay đổi chiến lược Chiến lược Mở rộng Đầu tư Phát triển Sáp nhập & Giới thiệu Cải tiến CSR Dự án Thị trường Hạ tầng Mua lại Sản phẩm mới Quy trình Thực hiện Dự án thành công là chìa khoá đáp ứng mục tiêu của chiến lược kinh doanh 6 QUẢN TRỊ DANH MỤC DỰ ÁN  Các công ty phải phát triển các chiến lược để đánh giá và tái đánh giá việc sử dụng nguồn lực  Mỗi cách sử dụng nguồn lực chính là một quá trình đầu tư cho tương lai  Một số quá trình đầu tư đã hiện hữu trong các dự án 7 Ý TƯỞNG HÌNH THÀNH DỰ ÁN ° ° Nhu cầu thị trường : Các sản phẩm và dịch vụ mới, thị trường mới Nhu cầu kinh doanh mới: sự mở rộng, hoạt động kinh doanh mới, bố trí lại hoạt động kinh doanh ° Nhu cầu tổ chức ° Lời đề nghị hoặc sự đặt hàng của khách hàng ° Các lợi thế công nghệ ° yêu cầu luật định ° Các tác động đến môi trường sinh thái ° Sự phát triển các nhu cầu xã hội: Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR) 8 MỘT VÀI DỰ ÁN Mở rộng thị trường  Xây dựng hạ tầng, Nhà máy mới  Dự án Kinh tế  Nghiên cứu và triển khai (R&D)  Marketing – GreenMarketing  Sản xuất – Đổi mới công nghệ, đổi mới dây chuyền thiết bị sản xuất  Cải thiện Chất lượng  Cập nhật CNTT, sản xuất sản phẩm mới …  DANH MỤC DỰ ÁN  9 DANH MỤC DỰ ÁN – CÁC VẤN ĐỀ NỔI BẬT  Quá nhiều dự án  Dự án sai  Dự án không liên quan tới mục tiêu chiến lược  Danh  Quá mục không cân bằng nhiều bên cung mà không chú ý đến bên cầu  Triển  Quá khai quá nhiều, nghiên cứu chưa đủ nhiều dự án ngắn hạn và không đủ dự án dài hạn 10 ‘‘NHIỀU HƠN KHÔNG CÓ NGHĨA LÀ TỐT HƠN. ÍT HƠN ĐÔI KHI LÀ TỐT HƠN” ƯU TIÊN DANH MỤC DỰ ÁN 11 ƯU TIÊN DỰ ÁN  Doanh nghiệp thực hiện Ưu tiên dự án như thế nào?  Tại sao chúng ta ưu tiên Danh mục Dự án?  Yêu cầu của Ưu tiên Dự án? 12 ƯU TIÊN DỰ ÁN Đôi khi doanh nghiệp thực hiện Ưu tiên như thế nào?  Điều hành dự án yêu thích và hứa hẹn qua loa  Cách tiếp cận và trình bày không nhất quán  Kéo dài sự chấp thuận dự án vì nhầm lẫn và đùn đẩy trách nhiệm chính trị ƯU TIÊN DỰ ÁN Tại sao chúng ta ưu tiên Danh mục Dự án?  Vỉ sự cạnh tranh gay gắt cho nguồn tài nguyên có hạn  Doanh nghiệp thiếu các mô hình xếp hạng ưu tiên dự án  Doanh nghiệp làm thế nào đưa ra quyết định thuyết phục về các đề nghị dự án để ưu tiên dành sự quan tâm quản lý cho các dự án canh tranh nhau này ƯU TIÊN DỰ ÁN Yêu cầu của Ưu tiên Dự án:  Không mang tính chính trị  Không bị sai lệch chức năng  Quy trình được chuẩn hoá  Không mang tính chủ quan  Không ý nghĩa Thắng/ Thua  Không mất thời gian  Không nhầm lẫn ƯU TIÊN DỰ ÁN LỰA CHỌN DỰ ÁN VÀ CÁC TIÊU CHUẨN CHỌN LỰA – – – Một trong nhiều quyết định liên quan đến quản lý dự án Khi nào cần đến? • Có nhiều dự án muốn thực hiện nhưng nguồn lực sẵn có là có giới hạn • Có nhiều phương án cạnh tranh nhau được đưa ra để thực hiện dự án Các loại mô hình lựa chọn dự án • Các mô hình định tính • Các mô hình định lượng ƯU TIÊN DỰ ÁN Lựa chọn dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa Các tiêu chí để quyết định một mô hình lựa chọn dự án (Souder-1973) 2.  Tính Thực tế (realism)  Năng lực (Capability)  Tính linh hoạt (Flexibility)  Dễ sử dụng (Ease of use)  Chi phí thấp (Low cost) (Jack R.Meredith, Samuel J.Mantel, JR – 2003)  Dễ vi tính hóa (Easy computerization) 17 BẢN CHẤT CỦA CÁC MÔ HÌNH LỰA CHỌN DỰ ÁN 1. Các mô hình không thực hiện việc ra quyết định – đây chính là hoạt động của con người   2. Nhà quản lý chứ không phải mô hình chịu trách nhiệm cho quyết định đó Nhà quản lý có thể “giao phó” các nhiệm vụ ra quyết định cho một mô hình, nhưng trách nhiệm thì không thể bị chối bỏ Tất cả các mô hình, dù là công phu, cũng chỉ thể hiện một phần thực tế mà nó muốn phản ánh  Không có một mô hình nào cho ra một quyết định tối ưu Do đó xây dựng một mô hình lựa chọn dự án phải đáp ứng hai đặc tính trên và phải đánh giá được các dự án tiềm 18 năng với mức độ mà nó đáp ứng các mục tiêu của công ty Các yếu tố đánh giá dự án  Các yếu tố về sản xuất  Các yếu tố về tiếp thị  Các yếu tố về tài chính  Các yếu tố về nhân sự  Các yếu tố về hành chính và các yếu tố khác (MBA trong tầm tay- Quản lý dự án- P94,95) 19 Các bước chuẩn bị trong việc sử dụng một mô hình bao gồm: 1. Xác định danh mục các mục tiêu của công ty 2. Đánh trọng số cho các mục tiêu 3. Xác định tác động có thể có của dự án đối với khả năng cạnh tranh của tổ chức 20