Tài liệu Các giải pháp nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ hiện nay

1 Đại học quốc gia hà nội Trường đại học khoa học xã hội và nhân văn ---------------------------------- Lê Thị Thu hằng Các giải pháp nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ Hiện nay Luận văn thạc sĩ khoa học Chuyên ngành: Lưu trữ học và Tư liệu học Mã số : 5 10 02 Người hướng dẫn khoa học PGS.TS. Đào Xuân Chúc Hà Nội, 2005 2 Mục lục Phần mở đầu 01 1. Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài 01 2. Mục tiêu của đề tài 03 3. Phạm vi nghiên cứu 03 4. Nhiệm vụ của đề tài 04 5. Các phương pháp nghiên cứu 04 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 04 7. Nguồn tư liệu được sử dụng 05 8. Đóng góp của luận văn 06 9. Bố cục của luận văn 07 Phần Nội dung Chương 1: Công tác văn thư, lưu trữ và yêu cầu về năng lực cán bộ 08 văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ 1.1. Vị trí, vai trò của cơ quan cấp bộ trong hệ thống tổ chức bộ 08 máy nhà nước Việt Nam 1.1.1. Vị trí, vai trò của cơ quan cấp bộ 08 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn quản lý nhà nước của cơ quan cấp bộ 11 1.2. Công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ 14 1.2.1. Những nội dung cơ bản của công tác văn thư ở cơ quan cấp bộ 15 1.2.2. Những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ ở cơ quan cấp bộ 23 1.3. Yêu cầu về năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ 28 . 1.3.1. Khái niệm về năng lực . 28 1.3.2. Yêu cầu về năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ . 30 Tiểu kết chương 1 34 3 Chương 2 : Thực trạng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan 35 cấp bộ 2.1. Thực trạng về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ 38 cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ 2.1.1. Thực trạng về trình độ học vấn 38 2.1.2. Thực trạng về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ 42 2.2. Tình hình thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả công việc của đội 49 ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ 2.3. Thực trạng về công tác tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ 60 văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ 2.3.1. Về tình hình tuyển dụng cán bộ 62 2.3.2. Về tình hình sử dụng và quản lý cán bộ 66 2.4. Thực trạng về công tác quy hoạch, đào tạo và bồi dưỡng cán 69 bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ 2.4.1. Về công tác quy hoạch cán bộ 69 2.4.2. Về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ 73 Tiểu kết chương 2 80 Chương 3: Các giải pháp nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ 82 ở cơ quan cấp bộ 3.1. Phương hướng nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở 82 cơ quan cấp bộ 3.1.1. Nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu 82 của thời kỳ đẩy mạnh CNH, HĐH đất nước và mục tiêu cải cách nền hành chính nhà nước 3.1.2. Nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ trên cơ sở thực hiện đồng bộ các biện pháp về tuyển dụng, sử dụng, quản lý và quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ 84 4 3.2. Các giải pháp nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở 90 cơ quan cấp bộ 3.2.1. Giải pháp về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ văn thư, 90 lưu trữ 3.2.1.1. Tuyển dụng và sử dụng cán bộ văn thư, lưu trữ 90 3.2.1.2. Đổi mới công tác quản lý cán bộ văn thư, lưu trữ 95 3.2.2. Giải pháp về quy hoạch, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ văn thư, 99 lưu trữ 3.2.2.1. Quy hoạch cán bộ văn thư, lưu trữ 3.2.2.2. Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ 3.2.3. Giải pháp về đổi mới cơ chế, chính sách 99 100 105 3.2.3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác 105 văn thư, lưu trữ và cán bộ văn thư, lưu trữ 3.2.3.2. Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm của các cấp quản lý 108 cán bộ văn thư, lưu trữ 3.2.3.3. Xác định cơ cấu cán bộ văn thư, lưu trữ thống nhất cho cơ 109 quan cấp bộ 3.2.3.4. Hoàn thiện hệ thống ngạch, bậc và các tiêu chuẩn nghiệp vụ, 110 chức danh của cán bộ văn thư, lưu trữ 3.2.3.5. Cải cách tiền lương và các chế độ đãi ngộ đối với cán bộ văn 111 thư, lưu trữ Tiểu kết chương 3 114 Phần kết luận 115 Tài liệu tham khảo 5 Lời cam đoan Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi . Mọi kết quả và số liệu trong luận văn là xác thực . Tác giả Lê Thị Thu Hằng 6 Bảng chữ viết tắt BCH TW: Ban Chấp hành Trung ương CHXHCN: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa CNH,HĐH: Công nghiệp hoá, hiện đại hoá CNXH: Chủ nghĩa xã hội CTQG Chính trị quốc gia ĐCSVN: Đảng Cộng sản Việt Nam GD-ĐT: Giáo dục - Đào tạo HĐ: Hội đồng NXB: Nhà xuất bản TCCB Tổ chức cán bộ UB Uỷ ban XHCN: Xã hội chủ nghĩa 7 Phần mở đầu 1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài Sự nghiệp đổi mới đất nước, đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đã và đang đặt ra những yêu cầu cấp bách đối với công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng. Trong quá trình cải cách hiện nay, cùng với sự tác động mạnh mẽ và vai trò ngày một tăng của các quy trình công nghệ hiện đại, hoạt động có hiệu quả của các cơ quan nhà nước phụ thuộc đáng kể vào năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức hành chính, trong đó có đội ngũ cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ . Để công cuộc đổi mới đạt kết quả, trước hết phải nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ. Vì vậy, Đại hội VI của Đảng CSVN đã chỉ rõ: “Muốn nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước, quản lý kinh tế, xã hội, phải có một đội ngũ cán bộ giỏi, có năng lực, có kinh nghiệm, có phẩm chất chính trị và đạo đức cách mạng” . Trong hệ thống hành chính Nhà nước, hoạt động của các bộ, cơ quan ngang bộ (sau đây gọi chung là cơ quan cấp bộ) đóng một vai trò quan trọng đặc biệt, là đầu mối giúp Chính phủ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và quản lý nhà nước trên các lĩnh vực hoạt động của đất nước. Vì vậy, việc cải cách bộ máy Chính phủ trong giai đoạn hiện nay, trước hết chính là phải tập trung vào các bộ - thành phần chính của Chính phủ. Như vậy, đội ngũ cán bộ, công chức tại các bộ là tâm điểm chính của công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Yêu cầu cấp bách đặt ra là phải xây dựng được một đội ngũ cán bộ, công chức của các cơ quan cấp bộ có đầy đủ năng lực và phẩm chất đáp ứng được yêu cầu của công việc, tương xứng với vị trí và tầm quan trọng mà Đảng và Nhà nước đặt lên vai bộ máy hành chính công quyền tiêu biểu này. Trong hoạt động của cơ quan cấp bộ, công tác văn thư, lưu trữ là một mảng công tác quan trọng, góp phần to lớn vào việc hoàn thành nhiệm vụ 8 chính trị của các bộ, làm tốt công tác này sẽ thúc đẩy các hoạt động của bộ được tốt hơn và góp phần quan trọng thúc đẩy hoạt động của Chính phủ . Trong những năm qua, đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở các cơ quan cấp bộ đã từng bước trưởng thành và đáp ứng được yêu cầu của công việc. Tuy nhiên, khi đất nước tiến hành công cuộc đổi mới và thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế thì đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan này đã bộc lộ những hạn chế, đòi hỏi phải kịp thời khắc phục và đổi mới. Xuất phát từ thực trạng của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ hiện nay tại cơ quan cấp bộ và yêu cầu nâng cao năng lực công tác của đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ, chúng tôi đã chọn đề tài nghiên cứu : thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ hiện nay" làm "các giải pháp nâng cao năng lực cán bộ văn đề tài luận văn thạc sĩ . 2. Mục tiêu của đề tài Với đề tài này, chúng tôi sẽ giải quyết hai mục tiêu cơ bản sau đây: Thứ nhất, qua khảo sát tình hình tuyển dụng, sử dụng, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực xử lý công việc của cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ hiện nay, chỉ ra thực trạng và yêu cầu khách quan phải nâng cao trình độ và năng lực công tác của đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ ; Thứ hai, trên cơ sở thực trạng đó, đề xuất những giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ, góp phần thúc đẩy quá trình cải cách nền hành chính ở nước ta hiện nay . 3. Phạm vi nghiên cứu Công tác văn thư, lưu trữ có ở tất cả các cơ quan, đơn vị từ trung ương đến địa phương. Chính vì vậy, đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở nước ta là tương đối lớn và được bố trí công việc ở khắp mọi miền đất nước. 9 Song, với đề tài này, chúng tôi không có tham vọng khảo cứu về toàn bộ tình hình đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ trong cả nước hiện nay, mà chỉ dừng lại ở vấn đề khảo sát thực trạng năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư (chuyên trách) và cán bộ lưu trữ ở cơ quan cấp bộ (khảo sát một số loại hình cơ quan cấp bộ đại diện cho các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật...) trong giai đoạn cải cách nền hành chính ở nước ta hiện nay . 4. Nhiệm vụ của đề tài Để thực hiện các mục tiêu của đề tài, luận văn cần giải quyết những nhiệm vụ cơ bản sau đây: Thứ nhất, xác định nội dung công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ và những yêu cầu về năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ, đồng thời chỉ ra vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ ; Thứ hai, phân tích thực trạng năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ của nước ta trong giai đoạn hiện nay ; Thứ ba, đề xuất những giải pháp cơ bản nhằm nâng cao năng lực cán bộ văn thư lưu trữ ở cơ quan cấp bộ trong quá trình cải cách nền hành chính ở nước ta hiện nay. 5. Các phương pháp nghiên cứu Luận văn được thực hiện dựa cơ sở phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh; phương pháp luận của khoa học lưu trữ. Đồng thời chúng tôi cũng sử dụng những phương pháp nghiên cứu khác, như phương pháp hệ thống, phương pháp so sánh, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích và mô tả, điều tra khảo sát để tổng hợp, xử lý các tư liệu đã thu thập được, phương pháp tổng hợp và khái quát hoá . 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10 Đã có khá nhiều bài viết công bố trên các tạp chí chuyên ngành và công trình nghiên cứu khoa học về vấn đề đào tạo, sử dụng cán bộ, công chức Nhà nước; một số công trình nghiên cứu khác đề xuất các giải pháp cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả công tác của đội ngũ cán bộ, công chức hành chính nói chung. Tuy nhiên, về cải cách công tác văn thư, lưu trữ và nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ thì hãy còn quá ít công trình khảo cứu một cách đầy đủ. Tác giả đề tài đã kế thừa những kết quả ở các công trình của các tác giả đi trước đồng thời đi sâu phân tích làm rõ thực trạng của đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ và tìm các giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ trong giai đoạn hiện nay . 7. Nguồn tư liệu được sử dụng Để hoàn thành luận văn này, chúng tôi sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo chủ yếu: Các văn kiện của Đảng và Nhà nước; các công trình công bố trong các sách, báo, tạp chí … 8. Đóng góp của luận văn Luận văn góp phần làm sáng tỏ thực trạng năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ hiện nay và bước đầu đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ trong giai đoạn cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay . 9. Bố cục của luận văn Luận văn gồm có ba phần : phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận, ngoài ra còn có danh mục tài liệu tham khảo kèm theo . Phần nội dung của luận văn bao gồm ba chương là : Chương 1. Công tác văn thư, lưu trữ và yêu cầu về năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ ; 11 Chương 2. Thực trạng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ; Chương 3. Các giải pháp nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ . Chương 1 Công tác văn thư, lưu trữ và yêu cầu về năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ Công tác văn thư, lưu trữ và yêu cầu về năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ được trình bày trong chương này chủ yếu liên quan đến hoạt động văn thư, lưu trữ và cán bộ thực hiện chức năng này ở cơ quan cấp bộ của nước ta hiện nay. Trên cơ sở nghiên cứu vai trò, vị trí của cơ quan cấp bộ (để thấy tầm quan trọng của cấp bộ đối với công tác văn thư, lưu trữ và vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với việc hoàn thành nhiệm vụ chính trị của cơ quan cấp bộ), công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ và yêu cầu về năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ..., chúng tôi phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ hiện nay ở các chương sau . 1.1. Vị trí, vai trò của cơ quan cấp bộ trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước Việt Nam . 1.1.1 Vị trí, vai trò của cơ quan cấp bộ Trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước của nước Công hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam “Bộ, cơ quan ngang Bộ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước theo quy định của pháp luật” 12 Vị trí của cơ quan cấp bộ được quy định trong Hiến pháp, Luật Tổ chức Chính phủ, Nghị định số 86/2002/NĐ-CP. Những quy định này cho thấy, cơ quan cấp bộ là một cơ quan hành chính nhà nước ở trung ương thuộc cơ cấu Chính phủ. Trong hoạt động của Chính phủ, bộ thực hiện hai mặt công tác lớn sau đây: 1/ tham gia vào hoạt động chung của Chính phủ; 2/ thay mặt Chính phủ thực hiện chức năng quản lý ngành, lĩnh vực được giao . Như vậy, với hoạt động đó, vị trí của cơ quan cấp bộ được phản ánh qua các mối quan hệ: 1/ Là một bộ phận hữu cơ trong cơ cấu tổ chức của Chính phủ, cơ quan cấp bộ chịu sự lãnh đạo của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, chịu sự giám sát của Quốc hội. Đồng thời, có trách nhiệm phối hợp công tác với các bộ và cơ quan khác thuộc Chính phủ, nhằm hoàn thành nhiệm vụ được phụ trách, thuộc thẩm quyền của mình . 2/ Là cơ quan phụ trách ngành, lĩnh vực chuyên môn cụ thể trong cả nước, từ trung ương đến địa phương . Hiện nay nước ta có 20 bộ và 6 cơ quan ngang bộ. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của các bộ và cơ quan ngang bộ, có thể chia các cơ quan này làm hai nhóm: 1/ Nhóm quản lý nhà nước theo lĩnh vực và 2/ Nhóm quản lý nhà nước theo ngành 32;130-131 . Như vậy, có thể nói rằng, với chức năng, quyền hạn quản lý nhà nước theo ngành và lĩnh vực, cùng với các mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức khác của nhà nước để thực hiện nhiệm vụ của mình, cơ quan cấp bộ có vị trí và vai trò hết sức quan trọng, bảo đảm cho hệ thống quản lý nhà nước của Nhà nước ta có thể hoạt động thông suốt, có hiệu quả . Để bảo đảm cho cơ quan cấp bộ phát huy vai trò, vị trí của mình, luật pháp đã quy định quyền hạn, nhiệm vụ của các cơ quan này một cách rõ ràng. 13 Phần sau đây sẽ trình bày những quy định cơ bản của luật pháp về nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cấp bộ . 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn quản lý nhà nước của cơ quan cấp bộ Nghị định 86/2002/NĐ-CP quy định các nhóm nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan cấp bộ và Bộ trưởng trên các lĩnh vực như sau: - Về xây dựng và thực thi pháp luật - Về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch - Về hợp tác quốc tế - Về cải cách hành chính - Về thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước. - Về quản lý nhà nước các tổ chức thực hiện dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ. - Về quản lý nhà nước các tổ chưc kinh tế tập thể và tư nhân. - Về quản lý nhà nước hoạt động của hội, tổ chức phi chính phủ thuộc ngành, lĩnh vực hoạt động trong phạm vi cả nước hoặc liên tỉnh. - Về tổ chức bộ máy và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước. - Về kiểm tra, thanh tra. - Về quản lý tài chính, tài sản. Bên cạnh các nhóm nhiệm vụ trên, cơ quan cấp bộ còn có nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ và được quy định bởi các Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP về công tác lưu trữ . Để làm rõ hơn nhiệm vụ, trách nhiệm của cơ quan cấp bộ trong công tác văn thư lưu trữ, chúng ta cần nghiên cứu cụ thể nội dung, vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ . 1.2. Công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ 14 Công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, lịch sử, khoa hoc, kỹ thuật... rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một quốc gia, một tổ chức, đặc biệt của các cơ quan cấp bộ ở nước ta hiện nay. Chính vì vậy, đã từ lâu, ở nước ta, cũng như ở nhiều nước khác trên thế giới đều rất chú trọng công tác văn thư, lưu trữ . Ngay từ những ngày đầu sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945, trong điều kiện đất nước đang bề bộn nhiều vấn đề cấp bách cần giải quyết, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1C/VP, ngày 3/1/1946 về giữ gìn và cấm tiêu huỷ công văn và hồ sơ cũ. Trong đó đã nêu rõ, tài liệu lưu trữ là “...tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” 34;8. Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, năm 1982 cũng đã nhấn mạnh: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước” 25;215 . Tính chất quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng đã được ghi nhận rất cụ thể trong “Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ” được ban hành theo Nghị định số 142/CP, ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ : “Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà nước. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ ghi lại các hoạt động về mọi mặt của các cơ quan, xí nghiệp cần được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Cho nên, làm công văn, giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu lưu trữ là hai công tác không thể thiếu được đối với việc quản lý nhà nước. Trong một phạm vi khá lớn, công việc của một cơ quan, một xí nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không.” 1;246 15 Ngày nay, khi sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của đất nước ngày một lớn mạnh, chức năng, nhiệm vụ và vai trò của cơ quan cấp bộ đối với sự phát triển chung đó ngày một nhiều, công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ ngày càng quan trọng, không thực hiện công tác văn thư, lưu trữ một cách khoa học và hiện đại, với một khối lượng hồ sơ, công văn, văn bản quản lý nhà nước khổng lồ ở cơ quan cấp bộ, hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan này sẽ gặp phải những khó khăn rất lớn, nếu không nói là sẽ bị ngưng trệ . 1.2.1. Những nội dung cơ bản của công tác văn thư ở cơ quan cấp bộ . Cùng với sự phát triển của xã hội và quản lý xã hội, việc sử dụng các văn kiện, tài liệu, giấy tờ ngày càng phổ biến. Chúng trở thành những phương tiện thông tin quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý. Có thể nói, cơ quan cấp bộ là nơi tập trung rất nhiều công văn, giấy tờ, tài liệu về hành chính nhà nước, văn bản luật pháp, các văn bản nghiệp vụ chuyên môn của bộ và các cơ quan trực thuộc, nếu không có hoạt động hiệu quả của công tác văn thư, mọi hoạt động thường ngày và dài hạn của bộ không thể tiến triển bình thường. Những văn bản thường thấy trong hoạt động văn thư ở các bộ là các luật, nghị định, thông tư, quyết định, báo cáo, văn bản trao đổi, phản ánh tình hình, sự kiện, các giấy tờ xác nhận...được hình thành ngày càng nhiều, phản ánh mối quan hệ công tác ngày càng phát triển ở cơ quan bộ hiện nay . 1.2.1.1. Văn thư Văn thư là một khái niệm dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành [42;7]. Trong hoạt động của cơ quan cấp bộ, văn bản dùng để ghi chép, truyền đạt thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của bộ, chủ yếu là các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành. Chương II "Soạn thảo, ban hành văn bản", 16 Nghị định 110 của Chính phủ 11;41 có nêu các loại văn bản, theo chúng tôi, có liên quan trực tiếp đến các loại văn bản, giấy tờ ở cơ quan cấp bộ : 1/ Văn bản quy phạm pháp luật, 2/ Văn bản hành chính, 3/ Văn bản chuyên ngành, văn bản quy phạm pháp luật có nội dung được ghi nhận trong "Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật" ngày 12 tháng 11 năm 1996 và trong "Luật của Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 02/2002/ QH 11 ngày 16 tháng 12 năm 2002 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật" như sau: "Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa" 11;89 . Văn bản quy phạm pháp luật bao gồm cả một hệ thống các loại văn bản sau: 1- Văn bản ban hành bởi Quốc hội (Hiến pháp, Luật, Nghị quyết) và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội (Pháp lệnh, Nghị quyết). 2- Văn bản do các cơ quan khác có thẩm quyền của Nhà nước ở Trung ương ban hành để thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, UB Thường vụ Quốc hội: a/ Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước; b/ Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; c/ Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; d/ Nghị quyết, Quyết định, Thông tư của ngành tư pháp; Nghị quyết, Thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền và giữa các cơ quan đó với các tổ chức chính trị-xã hội. 17 3- Văn bản do HĐ Nhân dân (Nghị quyết) và UB Nhân dân (Quyết định, Chỉ thị) ban hành để thi hành các văn bản quy phạm pháp luật khác. Như vậy, trong các loại văn bản quy phạm pháp luật, cơ quan cấp bộ có quyền ban hành là: các quyết định, chỉ thị, thông tư, thông tư liên tịch, đây là những loại văn bản rất quan trọng để các bộ tồn tại và hoạt động . Trong thực tế hoạt động của các cơ quan nhà nước, nhất là ở các bộ, chúng ta thấy, ngoài các văn bản quy phạm pháp luật còn có các văn bản áp dụng văn bản quy phạm pháp luật (thường được gọi là văn bản cá biệt). Khác với văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do các cơ quan, tổ chức Nhà nước ban hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để giải quyết những nhiệm vụ cụ thể, đối với những đối tượng cụ thể ( ví dụ: các quyết định bổ nhiệm, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật...). Văn bản hành chính là những văn bản thường gặp nhất trong hoạt động ở cơ quan cấp bộ, đó là những văn bản chứa đựng các thông tin trao đổi, điều hành, giải quyết các công việc cụ thể của các bộ ( cơ quan nhà nước) hoặc để thực hiện các quy định của các văn bản quy phạm pháp luật 25;24. Văn bản hành chính không đặt ra hoặc sửa đổi những quan hệ pháp luật. Những văn bản hành chính có ý nghĩa pháp lý trong chừng mực chứa đựng, chứng minh một sự việc, dùng làm căn cứ để thực hiện văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt. Các văn bản hành chính có những hình thức thể hiện sau: Thông cáo, Thông báo, Công văn hành chính, Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Phương án, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, Công điện, Hợp đồng, Giấy chứng nhận, Giấy uỷ nhiệm, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường, Giấy mời, Phiếu gửi... Việc ban hành các loại văn bản ở cơ quan nhà nước các cấp, kể cả cấp bộ phải theo thể thức văn bản thống nhất, bắt buộc 11;41-42. Có một số văn 18 bản, do nhu cầu của công việc cần giải quyết cấp bách, hoặc do yêu cầu riêng của cơ quan, có thể có một số yếu tố bổ sung thêm như: có dấu hiệu chỉ mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật), khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc) của văn bản; hoặc có địa chỉ cơ quan, số điện thoại, số fax., E-mail...; hoặc có ký hiệu tên người đánh văn bản, số lượng bản phát hành... Những thể thức văn bản này được quy định chung cho cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, lẫn văn bản hành chính. Riêng đối với các văn bản chuyên ngành, thể thức và kỹ thuật trình bày do bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế (trường hợp công văn trao đổi của bộ với tổ chức, cá nhân nước ngoài...) Các văn bản chuyên ngành (còn gọi là văn bản chuyên môn, nghiệp vụ) gồm các văn bản có tính chuyên môn, nghiệp vụ riêng của từng cơ quan bộ để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của Nhà nước. Việc quản lý các loại văn bản trên đây được thực hiện thông qua bộ phận văn thư và công tác văn thư ở cơ quan cấp bộ, từ đây chúng ta thấy vai trò và nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan cấp bộ . 1.2.1.2. Công tác văn thư . “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức” [42;8]. Điều này cho thấy rằng, phạm vi của công tác văn thư rất rộng. Có thể nói, ở tất cả các bộ, cơ quan, tổ chức đều có các công tác chỉ đạo, quản lý mọi mặt hoạt động cuả mình; trong tất cả các công tác đó đều cần đến công văn, giấy tờ, cần đến công tác văn thư; không có công tác văn thư và quản lý công 19 tác văn thư một cách khoa học thì việc quản lý, chỉ đạo có thể sẽ gặp ách tắc, trong nhiều trường hợp, hoạt động của cơ quan bộ sẽ bị đình trệ, hoặc phạm sai lầm nghiêm trọng . Công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ bảo đảm thông tin cần thiết cho việc quản lý nhà nước của các bộ. Việc cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết bảo đảm cho việc giải quyết công tác của thủ trưởng cơ quan bộ được thực hiện nhanh chóng, hợp lý, có kết quả, chất lượng cao. Đồng thời, nó cũng bảo đảm cho việc quản lý tránh được bệnh quan liêu, giấy tờ, tránh được những sai sót, sơ hở dẫn đến sai phạm pháp luật. Làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của các đơn vị trong toàn cơ quan trong đó có công tác lưu trữ. Một ý nghĩa khác rất quan trọng đó là khi công tác văn thư được tuân thủ đúng đắn, công văn giấy tờ được quản lý khoa học, chúng sẽ được lưu giữ đầy đủ, và đó sẽ là bằng chứng khách quan về mọi mặt hoạt động của các bộ trong thời gian nào đó, chẳng hạn trong nhiệm kỳ của Bộ trưởng. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan, của các cá nhân giữ các trọng trách khác nhau trong cơ quan (lãnh đạo bộ, Bộ trưởng, Thứ trưởng và các cấp vụ, cục...). Như vậy, các cấp lãnh đạo của bộ không thể cố tình làm sai luật pháp và các quy định khác; đồng thời các văn bản sẽ là bằng chứng về hoạt động của cơ quan, cũng như cá nhân trước cơ quan pháp luật. Điều này cho thấy, các cơ quan, tổ chức, kể cả các cá nhân lãnh đạo ở bộ, cần phải thực hiện tốt công tác văn thư theo đúng quy định của luật pháp. Nội dung của công tác văn thư ở cơ quan cấp bộ bao gồm những công việc chính sau: 1/ Soạn thảo và ban hành văn bản; 2/ quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu; 3/ quản lý công tác văn thư ; 4/ khen thưởng, xử lý vi phạm và khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực công tác văn thư. Thực tế đây là những hoạt động thường xuyên của lãnh đạo bộ và các bộ phận liên quan . Trong phần lớn sách báo tài liệu nói về công tác văn thư, hay công tác hành chính-văn phòng, hay công tác văn thư lưu trữ, thường đề cập đến 20 những vấn đề như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu và đề cập đến các vấn đề về quản lý nhà nước trong công tác văn thư. ở đây chúng tôi muốn nhấn mạnh đến vấn đề trách nhiệm quản lý công tác văn thư ở cơ quan cấp bộ. Chỉ có cơ quan cấp Bộ, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn quản lý của mình mới có quyền: "...ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư; tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư..." 11;51 Cần lưu ý rằng, nội dung của công tác văn thư và quản lý công tác văn thư là hai mặt của một vấn đề (công tác văn thư). Vì vậy, khi nói đến nội dung của công tác văn thư, mà không đề cập đến trách nhiệm quản lý về công tác văn thư, thì như vậy chỉ mới đề cập đến bản thân nghiệp vụ văn thư thuần túy, mà chưa đề cập đến người làm ra văn thư, quản lý văn thư; và do vậy, chưa thấy được vai trò của công tác văn thư ở cơ quan cấp bộ và vai trò của lãnh đạo bộ trong nhiệm vụ quan trọng này. Do đó, khi nói về nội dung công tác văn thư, chúng ta cần đề cập đến cả trách nhiệm quản lý về công tác văn thư ở cơ quan cấp bộ. Đề cập và bao quát vấn đề rộng hơn cho phép chúng ta nghiên cứu và xem xét vấn đề toàn diện hơn, đầy đủ hơn, khoa học hơn, làm cho công tác văn thư đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu phát triển nhanh chóng của xã hội nước ta hiện nay . Soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm những quy định về: 1/ Hình thức văn bản; 2/ Các thể thức văn bản; 3/ Soạn thảo văn bản; 4/ Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt; 5/ Đánh máy, nhân bản; 6/ Kiểm tra văn bản trước khi ban hành; 7/ Kí văn bản; 8/ Bản sao văn bản. Việc soạn thảo và ban hành văn bản ở các bộ phải tuân thủ nghiêm túc các quy định này, cũng như các bước, các nội dung phải thực hiện trong từng quy định; thủ trưởng cơ quan bộ, tổ chức hoặc cá nhân chủ trì việc soạn thảo văn