Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Văn hóa - Nghệ thuật Báo chí - Truyền thông Các bước của quy trình tổ chức sự kiện...

Tài liệu Các bước của quy trình tổ chức sự kiện

.DOCX
3
883
142

Mô tả:

Các bước của quy trình tổ chức sự kiện
Các bước cơ bản của quy trình tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là thực hiện, điềều hành các công vi ệc t ừ hình thành ý t ưởng, lền kềế ho ạch cho s ự ki ện, tri ển khai sự kiện, tổng kềết đánh giá sự kiện, nhằềm mục đích truyềền đi m ột thông đi ệp c ụ th ể c ủa công ty hay khách hàng đềến với người tham gia sự kiện. Nhìn chung các sự kiện đềều có chung một quy trình tổ chức c ụ th ể, sau đây Gia Ph ạm Jsc xin gi ới thi ệu vềề các bước của quy trình tổ chức sự kiện. Bước 1: Tiềếp nhận thông tn khách hàng hoặc câếp trền Khi nói vềề quy trình tổ chức một sự kiện thì vi ệc đầều tền đốối v ới nh ững ng ười t ự đ ứng ra tổ chức sự kiện cho cống ty của mình là tềốp nhận thống tn của cầốp trền trong cống ty vềề s ự ki ện d ự đ ịnh t ổ ch ức. Còn đốối v ới đ ơn vị tổ chức sự kiện (Agency) thì việc đầều tền cầền phải làm đó là lầốy thống tn c ủa khách hàng. Ví d ụ nh ư: lý do tổ chức sự kiện, đặc điểm, mục đích, địa điểm, thời gian diềễn ra sự kiện, sốố l ượng ng ười tham d ự s ự ki ện, kinh phí dự trù cho sự kiện... Bước 2: Phân tch bôếi cảnh tổ chức sự kiện Cầền phần tch một cách thầốu đáo bốối cảnh, để d ự trù, phán đoán đ ược nh ững r ủi ro khi t ổ ch ức s ự ki ện. Nhiềều người làm sự kiện chủ quan khi khảo sát địa điểm, dầễn đềốn nhiềều s ự cốố khống mong muốốn x ảy ra cho ch ương trình của họ. Càng khảo sát kyễ địa điểm, càng tềốt kiệm được chi phí và tránh bể show khống đáng có. Ảnh 1: Không gian tổ chức sự kiện Khi khảo sát, nhầốt thiềốt phải chú ý, nềốu ở ngoài trời thì xem bốốn bềề đ ịa đi ểm có đi ểm t ựa khống, n ơi gầền nhầốt cung cầốp điện nước ở đầu, có chốễ trú mưa tránh nắống khống, th ời tềốt ra sao vì vầốn đềề m ưa nắống, gió bão, l ạnh nóng… seễ ảnh hưởng nhiềều đềốn chi phí tổ chức và cách set up. Bước 3: Hình thành ý tưởng và chủ đềề cho sự kiện Sau khi có được những thống tn chính thì nh ững ng ười làm cống vi ệc tổ chức sự kiện tềốn hành lền ý tưởng cho chương trình. Ý tưởng chủ đạo của một sự kiện th ường được nh ững ng ười làm s ự ki ện ví nh ư ‘’ linh hốền của sự kiện’’, nền bước hình thành ý tưởng cho sự ki ện hềốt s ức quan tr ọng. Và sau khi đã có đ ược ý t ưởng ch ủ đạo thì người tổ chức sự kiện seễ phát triển được chủ đềề chính cho sự kiện đó. Nói ý tưởng là ‘’linh hốền c ủa s ự kiện’’ thì chủ đềề seễ là “diện mạo của sự kiện”. Chủ đềề seễ chi phốối toàn b ộ n ội dung và các ho ạt đ ộng ở s ự ki ện. Ví dụ: Một sự kiện ra mắốt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho l ứa tu ổi teen. Ý t ưởng có th ể là “Luốn tràn đầềy nắng lượng sốống”, còn chủ đềề luốn th ể hiện được ý t ứ “Tràn đầềy nắng l ượng” đó, có th ể qua các gam màu rực rở trẻ trung, qua hình ảnh các chàng trai cố gái cắng tràn s ức sốống trền backdrop, poster, standee…, qua các trò chơi trong sự kiện thật sối nổi, trẻ trung và nắng động. Để có ý tưởng và chủ đềề những người làm tổ chức sự kiện phải dựa trền các thống tn đặc điểm của sản phẩm, thống điệp của sản phẩm, vắn hóa hành vi tều dùng của khách hàng và mục tều truyềền thống c ủa s ự ki ện. Quá trình phát triển ý tưởng và chủ đềề thì đòi h ỏi phải có một nhóm ng ười cùng ngốềi l ại đ ể cùng tềốn hành cống việc. Bước 4: Viềết kềế hoạch cho sự kiện Từ ý tưởng chủ đạo người làm sự kiện phát triển ra thành nhiềều ý t ưởng nh ỏ khác. Tuy nhiền các ý t ưởng này bắốt buộc phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo. Và sau khi phát triển đ ược các ý t ưởng rốềi thì ng ười làm tổ chức sự kiện phải làm một bản phác thảo kềố hoạch còn gọi là (viềốt Proposal) trình bày bắềng PowerPoint ho ặc là Video Clip dựa trền ý tưởng đó. Ảnh 2: Kềế hoạch cho một sự kiện Một Proposal tốốt phải veễ ra cho khách hàng ho ặc cầốp trền thầốy đ ược b ức tranh mang tnh kh ả thi vềề vi ệc th ực hiện sự kiện đó như là: Y tưởng của chương trình, mục đích, m ục tều c ủa s ự ki ện, n ội dung ch ương trình, quá trình thực hiện, kềố hoạch truyềền thống cho sự kiện, cách th ức đo lường hi ệu qu ả c ủa s ự ki ện Tầốt nhiền người ta seễ nhàm chán và khó hiểu nềốu nh ư b ản kềố ho ạch toàn là ch ữ. Vì v ậy đ ể cho ng ười đ ọc kềố hoạch hình dung ra được “mặt mũi” của chương trình thì bản thiềốt kềố cầền có nhiềều hình ảnh, s ơ đốề, b ảng bi ểu sáng tạo, bắốt mắốt, ví dụ như: bandrol, vé m ời, phống nềền sần khầốu (backdrop), t ờ r ơi, bốối c ảnh c ủa sần khầốu, bốối cảnh toàn bộ sự kiện... Một phầền khống thể thiềốu là lập bản dự trù kinh phí (nềốu cống ty t ự t ổ ch ức) hay là b ản báo giá c ủa đ ơn v ị tổ chức sự kiện làm cho khách hàng. Bước 5: Thuyềết trình kềế hoạch Sau khi đã có trong tay kềố hoạch, các thiềốt kềố và d ự toán ngần sách cho s ự ki ện đ ơn v ị tổ chức sự kiện bắốt đầều cho bước gặp khách hàng hay là đốối với người tổ chức sự kiện cho cống ty thì gặp cầốp trền để thuyềốt trình. Thống qua việc thuyềốt trình người tổ chức ph ải thuyềốt trình cho khách hàng hay cầốp trền thầốy đ ược kềố ho ạch đáp ứng được mong đợi của họ, làm cho họ hình dung đ ược tềốn trình th ực hi ện kềố ho ạch seễ nh ư thềố nào, vềề yều cầều tổ chức, mức độ khả thi ra sao và mức độ kinh phí hợp lý. Bước 6: Tổ chức triển khai và diềễn biềến sự kiện Để tổ chức triển khai một kềố hoạch sự kiện việc quan trọng đầều tền là phải có m ột đ ội ngũ nhần s ự. Nềốu b ạn là người đứng ra tổ chức sự kiện cho cống ty thì phải huy động đội ngũ nhần lực, các phòng ban đ ể cùng th ự hi ện chương trình và đối khi bạn còn phải tuyển thềm cộng tác viền ho ặc thuề ng ười bền ngoài đ ể có ng ười hốễ tr ợ bạn thực hiện. Còn nềốu là ở một đơn vị tổ chức sự kiện (Agency) thì việc này hẳn đã có quy trình và nhần s ự đ ược phần cống từng phầền cống việc cụ thể khác nhau dựa theo chuyền mốn c ủa t ừng ng ười: b ộ ph ận Ph ụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiềốt kềố (Design), bộ phận Ý t ưởng (Creatve), b ộ ph ận S ản xuầốt (Producton), b ộ ph ận tài chính (Finance), bộ phận truyềền thống đốối ngoại (PR – Media)... Ảnh 3: 1 sự kiện cụ thể Nhiệm vụ chính của người quản lý dự án, cụ thể hơn là người quản lý chính s ự ki ện này. Là ng ười đ ứng ra kềốt nốối các bộ phận nhắềm thực hiện thống suốốt sự ki ện. Ng ười qu ản lý s ự ki ện ph ải lền các b ản mố t ả, phần cống cống việc theo tềốn độ thời gian (Time line checklist), các th ời h ạn (Deadline) cống vi ệc c ụ th ể…th ật chi tềốt, thậm chí càng chi tềốt càng tốốt và giám sát đốn đốốc cống vi ệc t ừng b ộ ph ận nhắềm đ ảm b ảo cống tác chu ẩn b ị thật tốốt. Trước khi sự kiện diềễn ra, seễ có rầốt nhiềều hạng mục cống việc cầền phải tềốn hành: kh ảo sát đ ịa đi ểm, xin giầốy phép từ chính quyềền địa phương, thiềốt kềố, làm vi ệc v ới nhà cung ứng (Supplier), s ản xuầốt, thuề nhần s ự (MC, PG, ca sĩ, người mầễu…), dàn dựng lắốp đặt (Setup), sắốp xềốp vềề khách m ời, ph ương t ện đi l ại, truyềền thống cho chương trình, tập luyện tổng duyệt... Trong khi sự kiện diềễn ra, tầốt cả mọi thứ đã chuẩn bị đầu vào đó, cống việc của nh ững ng ười tổ chức sự kiện lúc này là hốễ trợ cho nhau để cùng th ực hi ện ch ương trình đúng v ới k ịch b ản đã viềốt sắễn. V ới vai trò là Tr ưởng dự án, thì người quản lý sự kiện là đầều não ch ỉ huy tầốt c ả c ả các ho ạt đ ộng. M ột ng ười ch ỉ huy tốốt seễ biềốt cách vận hành guốềng máy của mình suốn sẻ, đem lại m ột s ự ki ện làm hài lòng khách tham d ự, truyềền đ ạt đ ược những thống điệp mà sự kiện hướng đềốn Ngay sau khi chương trình vừa kềốt thúc: Ngay t ại hi ện tr ường, chúng ta ph ải thu d ọn, tr ả l ại đ ịa đi ểm cho ch ủ địa điểm, trả lại các vật dụng, thiềốt bị thuề của nhà cung ứng, thu d ọn rác th ải, rốềi có th ể cùng nhóm làm s ự kiện tổ chức một bửa tệc ắn mừng sau khi tổ chức sự kiện thành cống. Bước 7: Đánh giá tổng kềết và báo cáo Một vài ngày sau khi sự kiện kềốt thúc những người của đ ơn v ị tổ chức sự kiện phải làm các việc sau để gửi báo cáo tổng kềốt, quyềốt toán cho khách hàng, còn đốối v ới nh ững ng ười đ ứng ra tổ chức sự kiện cho cống ty thì gửi báo cáo tổng kềốt lền cầốp trền: Quyềốt toán chi phí, các hạng mục phát sinh thềm bớt (nềốu có), tnh toán thù lao, th ưởng ph ạt cho nhần s ự tham gia thực hiện chương trình. Tổng kềốt, đánh giá lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo l ường hi ệu quả ch ương trình: Bao nhiều khách tham dự,bao nhiều người đắng ký mua hàng (nềốu có), ph ản hốềi của khách. Cống tác quảng cáo truyềền thống: Bao nhiều banner đ ược treo, bao nhiều t ờ r ơi đ ược phát và phát ở đầu, bao nhiều bài PR đã được đưa lền báo… Trong nhóm tổ chức sự kiện (Team Event) cũng cầền tổ chức họp tổng kềốt, rút kinh nghiệm càng s ớm càng tốốt ngay sau khi sự kiện kềốt thúc vì điềều này rầốt quan tr ọng đ ể chúng ta t ổ ch ức nh ững s ự ki ện tềốp theo đ ược c ải thiện theo chiềều hướng tốốt hơn, hoàn thiện h ơn và thành cống h ơn. Điềều quan tr ọng nhầốt đó là ph ải ph ải làm hài lòng khách hàng, hài lòng cống ty. Như vậy là chúng ta đã trải qua tầốt cả các cống đo ạn chính trong vi ệc th ực hi ện m ột s ự ki ện. Nh ưng trền th ực tềố những gì cầền phải làm cho một sự kiện khống ch ỉ gói g ọn trong m ột, hai trang giầốy mà nó là hàng tầốn cống việc của nguyền một tập thể. Từ khóa: Tổ chức sự kiện, quy trình tổ chức sự kiện, to chuc su kien, quy trinh to chuc su kien
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan