Tài liệu Bcao của dung

LỜI NÓI ĐẦU Để hoàn thiện quá trình đào tạo cho sinh viên chuyên ngành kế toán tổng hợp,quá trình thực tập tốt nghiệp có vị trí rất quan trọng giúp cho sinh viên có thể tiếp cận được với thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác hạnh toán kế toán của các doanh nghiệp. Theo phương thức “học đi đôi với hành” thực tập tốt nghiệp sẽ là cơ hội rất tốt để sinh viên tiếp xúc với thực tế và áp dụng những kiến thức đã học vào việc quan sát, tổng hợp, đánh giá, đồng thời giải quyết được những bất cập đang còn tồn tại tại đơn vị thực tập. Hoàn thành tốt quá trình thực tập là cơ sở để nâng cao khả năng nghiên cứu khoa học cũng như thực hành của mỗi sinh viên, để sinh viên sau khi ra trường không gặp khó khăn, trở ngại đối với công việc của mình. Dựa vào mục đích đã nói ở trên em xin trình bày báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn với 3 phần chính như sau: Phần I: Tổng quan về Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn Phần II: Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn Phần III: Đánh giá khái quát đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn 1 PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG BỈM SƠN 1.1. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng và nhiệm vụ của Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Cách đây khoảng hơn một thế kỷ xi măng được phát minh nhằm phục vụ cho việc phát triển ngành xây dựng lúc bấy giờ. Ngày nay trước sự ra đời của rất nhiều các công trình, cũng như sự thay đổi của tất cả các kiến trúc hạ tầng có thể nói xi măng đã trở thành nguồn nguyên liệu không thể thiếu của bất kỳ một công trình xây dựng nào. Đất nước sau 2 cuộc chiến tranh xâm lược liên tục và kéo dài đã để lại rất nhiều thiệt hại về nhà cửa, đường xá, nhà máy... Để khắc phục hậu quả sau chiến tranh, bước đầu xây dựng cơ sở hạ tầng cho đất nước thì nhu cầu về xi măng trở nên cấp thiết, trong khi đó cả đất nước mới chỉ có 2 nhà máy xi măng là Nhà máy Xi măng Hải Phòng ở miền Bắc và Nhà máy Xi măng Hà Tiên (nay là nhà máy Xi măng Hà Tiên I) ở miền Nam. Với sự giúp đỡ của các chuyên gia Liên Xô, sau một thời gian khảo sát đã đi đến quyết định xây dựng Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn có công suất lớn nhất nước ta khi đó nhằm đáp ứng một phần nhu cầu xi măng cho công cuộc xây dựng đất nước sau khi thống nhất. Giai đoạn khảo sát thăm dò địa chất được tiến hành từ năm 1968 đến năm 1974, sau đó công trình xây dựng Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn được chính thức khởi công. Sau quá trình xây dựng nhà máy từ năm 1975 đến năm 1980 Chính Phủ đã ra quyết định số 334/BXD-TCCB ngày 04/03/1980 thành lập Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn. Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn đặt trụ sở tại phường Ba Đình - thị xã Bỉm Sơn – tỉnh Thanh Hoá, có vị trí ở phía Bắc tỉnh Thanh Hoá cách thành phố Thanh Hoá 35 km, cách Hà Nội 125 km về phía Nam. Tổng diện tích mặt bằng của nhà máy vào khoảng 50 ha nằm gần vùng núi đá vôi, đất sét có trữ lượng dồi dào và chất lượng tốt, đây là 2 nguồn nguyên liệu chủ yếu để sản xuất xi măng chất lượng cao. Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn có công suất thiết kế 1,2 triệu tấn sản phẩm/năm với trang thiết bị kỹ thuật công nghệ hiện đại của Liên Xô(cũ). Được trang bị hai dây chuyền với công nghệ theo phương pháp ướt, mỗi dây chuyền có công suất 0,6 triệu tấn/năm. Ngày 22/12/1981 sau 2 năm thi công dây chuyền số I của nhà máy chính thức đi vào hoạt động, và những bao xi măng đầu tiên mác P400 nhãn hiệu “Con Voi” đã chính thức xuất xưởng. Ngày 6/11/1983, dây chuyền số II được hoàn thành và bắt đầu đi vào hoạt động. Từ năm 1982-1985, các đơn vị tiếp tục xây lắp và hoàn chỉnh nhà máy. Thực hiện chủ trương sản xuất gắn liền với tiêu thụ, ngày 12/8/1993, Bộ Xây Dựng ra quyết định số 366/BXD-TCLĐ hợp nhất Công ty Kinh doanh Vật tư số 4 và Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn, đổi tên thành Công ty Xi măng Bỉm Sơn, là công ty nhà nước trực thuộc Tổng công ty Xi măng Việt Nam. 2 Cùng với sự tăng trưởng chung của đất nước nhu cầu sử dụng xi măng ngày càng cao, để đáp ứng nhu cầu đó tháng 03/1994, Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt dự án đầu tư cải tạo hiện đại hoá dây chuyền số II Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn, chuyển đổi công nghệ sản xuất xi măng từ công nghệ ướt sang công nghệ khô hiện đại. Dự án được khởi công ngày 13/01/2001 do hãng IHI Nhật Bản trúng thầu thực hiện thiết kế và cung cấp thiết bị kỹ thuật cho nhà máy và nâng cao công suất lò nung số II từ 1.750 tấn Clinker/ngày lên 3.500 tấn Clinker/ngày. Nhờ thiết bị tiên tiến và tự động hoá cao đã nâng tổng công suất sản phẩm của nhà máy từ 1,2 triệu tấn sản phẩm/năm lên 1,8 triệu tấn sản phẩm/năm. Sản phẩm của Công ty Xi măng Bỉm Sơn được tiêu thụ trên địa bàn 10 tỉnh và thành phố thuộc khu vực phía Bắc thông qua Chi nhánh và các đại lý bán hàng hưởng tỷ lệ hoa hồng theo từng thời điểm quy định của Tổng Công ty Xi măng Việt Nam. Để thực hiện chủ trương của Đảng và Chính phủ về cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nước nhằm mục đích tạo động lực mới cho các doanh nghiệp nhà nước cũng như đẩy nhanh sự phát triển nền kinh tế đất nước, Công ty Xi măng Bỉm Sơn đã tiến hành xác định lại giá trị, sắp xếp bố trí lại lao động, hợp lý hoá các khâu sản xuất, hoàn thành các bước chuyển đổi hoạt động của công ty sang mô hình công ty cổ phần. Ngày 01/05/2006 Công ty đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và chính thức đi vào hoạt động theo mô hình công ty cổ phần. Sau hơn 25 năm hình thành và phát triển với không ít những khó khăn trở ngại, Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn đã có những bước phát triển vững vàng trong nền kinh tế thị trường. Sản phẩm của công ty đã được cấp giấy chứng nhận của Nhà nước là hàng Việt Nam chất lượng cao, đạt nhiều huy chương vàng trong các cuộc triển lãm về vật liệu xây dựng trong nước cũng như quốc tế, được công nhận là đơn vị anh hùng lao động trong thời kỳ đổi mới. Hiện nay, Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn đang tập trung mọi nỗ lực phấn đấu hoàn thành dự án dây chuyền mới Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn với công suất 2 triệu tấn sản phẩm/năm vào cuối năm 2008, đưa công suất của Nhà máy lên 3,2 triệu tấn sản phẩm/năm. 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn có chức năng tổ chức sản xuất, cung ứng xi măng cho khách hàng trên địa bàn được phân công đảm nhiệm. Đặc biệt, với công suất thiết kế của dây chuyền sản xuất cùng với đội ngũ cán bộ công nhân viên có chuyên môn kỹ thuật tay nghề cao, có trình độ quản lý tốt, công ty có đủ khả năng sản xuất phục vụ nhu cầu xuất khẩu xi măng và Clinker cho các nước trong khu vực. (Hiện tại, chủ yếu là xuất khẩu sang Lào). 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn 1.2.1. Sản phẩm sản xuất Sản phẩm chính hiện nay Công ty đang sản xuất là xi măng pooclăng hỗn hợp PCB 30 và PCB 40 theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) 6260 năm 1997, xi 3 măng PC 40 theo TCVN 2682 năm 1999 và Clinker thương phẩm theo TCVN 7024 năm 2002. Các sản phẩm này Công ty đã công bố sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn và chất lượng hàng hoá tại Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng (TC – ĐL – CL) Thanh Hoá và được Chi cục tiếp nhận. Đặc biệt đối với hai sản phẩm xi măng chủ đạo là PCB 30 và PCB 40 đã được Trung tâm Chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn QUACERT thuộc Tổng cục TC – ĐL – CL cấp chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn. 1.2.2. Nguyên vật liệu Thế mạnh nổi bật của Công ty là có nguồn nguyên liệu dồi dào, trữ lượng lớn với chất lượng tốt và ổn định. Qua khảo sát thu được thì nguồn nguyên liệu đá vôi có trữ lượng là 720 triệu tấn, có hàm lượng CaCO3 khá cao. Nguyên liệu đất sét được khai thác dưới dạng mỏ đồi có trữ lượng qua khảo sát là 69 triệu tấn. Đặc biệt các vùng nguyên liệu này chỉ cách Công ty khoảng 2 đến 3 km, vì vậy rất thuận lợi cho hoạt động khai thác và sản xuất của Công ty. Ngoài hai loại nguyên liệu chính là đá vôi và đất sét mà Công ty tự khai thác được thì các nguyên liệu đầu vào khác để sản xuất xi măng như Clinker, thạch cao, đá bazan, vỏ bao...Công ty tiến hành nhập mua từ bên ngoài. Các nguyên liệu đầu vào đó được cung cấp theo hình thức đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp để đảm bảo được các yêu cầu về giá cả, chất lượng, khối lượng và thời gian. 1.2.3. Qui mô, cơ cấu sản xuất Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn là một doanh nghiệp có quy mô lớn. Tại thời điểm thành lập, vốn đièu lệ của Công ty được xác định là 900.000.000.000 đồng ( Chín trăm tỷ đồng).Trong đó: Vốn thuộc sở hữu Nhà nước là: 806.223.000.000 đồng bằng 89,58%vốn điều lệ. Vốn thuộc sở hữu các cổ đông là pháp nhân và cá nhân ngoài vốn Nhà nước là: 93.777.000.000 đồng bằng 10,42% vốn điều lệ. Tại thời điểm 31/12/2006 cơ cấu vốn phân theo sở hữu như sau: Vốn thuộc sở hữu Nhà nước: 666.223.000.000 đồng bằng 74,02% vốn điều lệ. Vốn thuộc sở hữu các cổ đông là pháp nhân và cá nhân ngoài vốn Nhà nước là: 233.777.000.000 đồng bằng 25,98 % vốn điều lệ. 4 1.3. Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn 1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Từ ngày 01/05/2006, Công ty bắt đầu đi vào hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần vì thế cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty gồm có: Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất mỗi năm một lần và trong thời hạn theo quy định của pháp luật, đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định các vấn đề sau: Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; Quyết định tổ chức lại và giải thể công ty; Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; Quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần; Bầu, miễn nhiệm , bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát; Quyết định mức thù lao và các quyền lợi khác của thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Thư ký Công ty; Thông qua báo cáo tài chính hàng năm của công ty, báo cáo của Ban kiểm soát; Quyết định phương hướng, nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất, kinh doanh và đầu tư của năm tài chính mới. Hội đồng quản trị : Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty gồm có 5 thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu hoặc miễn nhiệm. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, quản trị Công ty giữa hai kỳ Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị đại diệncho các cổ đông, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Ban Kiểm soát: Ban kiểm soát là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Ban kiểm soát co nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty, Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban giám đốc. Ban Giám đốc: Ban Giám đốc Công ty bao gồm Giám đốc và 4 Phó giám đốc. Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty, điều hành mọi hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội động quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Bốn Phó Giám đốc được phụ trách các mảng công việc khác nhau, gồm: Phò Giám đốc phụ trách nội chính-kinh doanh phụ trách việc quản lý, chỉ đạo điều phối hoạt động của các chi nhánh và hoạt động y tế, an ninh trong Công ty; Phó Giám đốc phụ trách sản xuất thực hiện nhiệm vụ theo dõi, điều hành hoạt động sản xuất hàng ngày của Công ty, đảm bảo năng suất lao động cũng như kế hoạch sản xuất; Phó Giám đốc phụ trách cơ điện có trách nhiệm điều hành hoạt động kỹ thuật về cơ khí, điện... đảm bảo chất lượng hoạt động của máy móc thiết bị, 5 sự ổn định của hoạt động sản xuất; Phó Giám đốc phụ trách đầu tư xây dựng thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo việc xây dựng dây chuyền sản xuất mới Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn với công suất 2 triệu tấn xi măng/ năm. 1.3.2. Tổ chức các phòng ban Hiện nay Công ty bao gồm 17 phòng ban và một Ban quản lý dự án xây dựng dây chuyền mới. Nhiệm vụ chính của một số phòng ban như sau: Phòng cơ khí: Có chức năng giúp Giám đốc công ty quản lý kỹ thuật, cơ khí, các thiết bị trong dây chuyền sản xuất của Công ty, nhằm đảm bảo các máy móc, thiết bị hoạt động an toàn ổn định đạt năng suất. chất lượng và hiệu quả cao. Có nhiệm vụ lập các kế hoạch bảo dưỡng; gia công cơ khí và hàng hoá cơ khí; quy trình vận hành, lập phương án cho những phần việc sửa chữa, thay thế, lắp đặt thiết bị. Phòng năng lượng: Giúp Giám đốc quản lý kỹ thuật, lĩnh vực điện, điện tự động, thông tin, nước, khí nén, thiết bị lọc bụi của Công ty nhằm đảm bảo các thiết bị an toàn, ổn định, đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả kinh tế cao. Có nhiệm vụ lập kế hoạch cung cấp điện, nước, khí nén, lọc bụi...; lập quy trình vận hành, sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị điện, nước.. Phòng kỹ thuật sản xuất: Giúp giám đốc quản lý kỹ thuật công nghệ sản xuất xi măng, đảm bảo xi măng sản xuất đúng chất lượng theo quy định, quản lý chặt chẽ các quy trình sản xuất , sản phẩm, tiến bộ kỹ thuật, môi trường, định mức, nguyên nhiên vật liệu nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Phòng cung ứng vật tư thiết bị: Tham mưu giúp Giám đốc tổ chức chỉ đạo và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư thiết bị, nguyên nhiên vật liệu, phụ tùng, phục vụ sản xuất. Tổng hợp và cân đối nhu cầu vật tư hàng năm, tổ chức công tác đấu thầu, tổ chức vận tải, vật tư hàng hoá theo kế hoach được giao. Phòng điều hành sản xuất: Giúp Giám đốc thực hiện công tác điều hành sản xuất và tiêu thụ hàng ngày để bảo đảm việc sản xuất kinh doanh ổn định cũng như đạt hiệu quả cao. Truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh của Giám đốc kịp thời, đầy đủ, chính xác đến các đơn vị thực hiện. Phòng Kinh tế - Kế hoạch: Tham mưu cho Giám đốc định hướng chiến lược sản xuất kinh doanh, xây dựng toàn bộ hệ thống kế hoạch thuộc các lĩnh vực của Công ty, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện kế hoạch đề ra. Tham mưu cho Giám đốc về các mặt công tác quản lý về sửa chữa, hợp đồng kinh tế thương mại, công tác đấu thầu của Công ty. Xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh, kiểm tra theo dõi đôn đốc việc thực hiện kế hoạch và đầu tư xây dựng của Công ty. Phòng Kế toán - Thống kê – Tài chính: Quản lý tài chính và giám sát mọi hoạt động kinh tế tài chính trong Công ty, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê tài chính và hạch toán kinh tế nội bộ theo pháp lệnh kế toán thống kê. Giám đốc bằng đồng tiền để kiểm soát, kiểm tra mọi hoạt động của Công ty, thông qua hoạt động kinh tế, thống kê, kế toán giúp Giám đốc chỉ đạo sản xuất kinh doanh 6 kịp thời đạt hiệu quả kinh tế cao. Có nhiệm vụ quản lý tài chính, thu chi tiền tệ, thu chi các nguồn vốn, chứng từ hoá đơn..., kiểm tra, kiểm soát, hướng dẫn việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế tài chinh.. 1.4. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn 1.4.1. Khối sản xuất chính Khối sản xuất chính của Công ty gồm có 6 xưởng sản xuất chính, mỗi xưởng có nhiệm vụ thực hiện công việc sản xuất theo đúng quy trình công nghệ của Công ty áp dụng. Mỗi xưởng được giao cho mỗi công việc cụ thể khác nhau theo từng công đoạn của quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm xi măng cho Công ty. Xưởng Mỏ nguyên liệu: Có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo tôt công tác khai thác các nguyên liệu chính lá đá vôi và đất sét cho sản xuất bằng các dụng cụ máy móc thiết bị. Xưởng Ô tô vận tải: Có nhiệm vụ tổ chức và sử dụng hợp lý các loại phương tiện xe, máy để vận chuyển nguyên liệu đã khai thác và vận tải hàng hoá cho sản xuất kinh doanh của Công ty. Xưởng Tạo nguyên liệu: Có nhiệm vụ nghiền đá vôi và đất sét tạo ra hỗn hợp dưới dạng bùn bằng các thiết bị chính là máy đập đá vôi, thiết bị nghiền và các thiết bị phụ trợ khác. Xưởng Lò nung: Có nhiệm vụ quản lý thiết bị từ tiếp liệu, lò nung, nghiền than đến nạp Clinker, tổ chức vận hành đúng quy trình đảm bảo thiết bị hoạt động liên tục, đồng bộ nhằm tạo ra Clinker có chất lượng cao. Xưởng Nghiền xi măng: Có nhiệm vụ nghiền hỗn hợp Clinker, thạch cao và các chất phụ gia khác thành xi măng bột bằng máy nghiền chuyên dùng, máy đập thạch cao. Xưởng Đóng bao: Có nhiệm vụ đóng gói xi măng bột đã được sản xuất. 1.4.2. Khối sản xuất phụ Khối sản xuất phụ có nhiệm vụ hỗ trợ cho khối sản xuất chính hoàn thành công việc của mình. Khối sản xuất phụ gồm 5 xưởng với mỗi nhiệm vụ khác nhau như sau: Xưởng Cơ khí chế tạo: Thực hiện sửa chữa các thiết bị của các đơn vị trong Công ty, chế tạo một số phụ tùng phục vụ cho công tác sửa chữa và thay thế. Xưởng Sửa chữa thiết bị: Thực hiện công tác sửa chữa máy móc thiết bị phần cơ khí thuộc dây chuyền sản xuất của Công ty. Xưởng sửa chữa công trình: Thực hiện công tác sửa chữa các công trình kiến trúc, xây lót lò nung và làm công tác vệ sinh công nghiệp trong Công ty. Xưởng Điện tự động: Tổ chức quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả hệ thống điện được Công ty giao, đảm bảo vận hành an toàn các thiết bị cung cấp điên của Công ty. 7 Xưởng Cấp thoát nước nén khí: Thực hiện việc cung cấp khí nén cho máy móc thiết bị, mắm vững nhu cầu sử dụng khí nén, tổ chức vận hành thiết bị sản xuất khí nén. Quản lý chặt chẽ nguồn nước và cấp nước tới các họng cứu hoả đảm bảo nguồn nước phục vụ chữa cháy. 1.4.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất Với hai sản phẩm chính là xi măng PCB 30 và PCB 40 Công ty hiện nay đang duy trì hai dây chuyền sản xuất là dây chuyền sản xuất theo phương pháp khô và ướt. 1.4.3.1. Dây chuyền sản xuất theo phương pháp ướt ( dây chuyền số I) Dây chuyền số I được Liên Xô giúp đỡ và xây dựng từ năm 1976, đến năm 1981 tấn xi măng đầu tiên của Công ty được ra đời, đánh dấu một bước tiến vượt bậc của ngành công nghiệp xi măng lúc bấy giờ. Trải qua hơn 25 năm vận hành và sản xuất liên tục đến nay dây chuyền vẫn đang tiếp tục sản xuất Clinker với chất lượng và năng suất cao. Quy trình sản xuất theo phương pháp ướt Phối liệu vào lò: Bùn nước 38-42% Kích thước lò quay: D5m*L185m Ưu điểm: Chất lượng xi măng được đánh giá là tốt vì các nguyên liệu và phụ gia được trộn đều. Nhược điểm: Tốn nhiên liệu để làm bay hơi, mặt bằng sản xuất phải có diện tích lớn và cần nguồn nhân lực phục vụ sản xuất lớn.Do thời gian sử dụng máy móc thiết bị quá lâu nên chi phí sửa chữa cao. Tiêu hao điện năng nhiều. Sơ đồ dây chuyền sản xuất xi măng theo phương pháp ướt (Sơ đồ 1.1) Phụ gia Đá vôi Đập Đập Ống khói Phân phối Bừa thành Nghiền mịn Sấy Silô chứa Đất sét H2O Bể điều chỉnh Khói lò Bơm Pittông Lọc bụi LÒ QUAY Nhiên liệu (Than đá) Đập Khí lỏng Bể chứa Sấy, nghiền Silô chứa Van điều chỉnh Phân phối Máy nén Làm lạnh, ủ Clinker Nghiền Clinker thành bột Xi măng 8 Đóng bao, xe chuyên dùng Quy trình cụ thể như sau: - Sử dụng phương pháp khoan nổ mìn để khai thác đá vôi và đất sét là hai nguyên liệu chính sản xuất xi măng. Sau đó vận chuyển nguyên liệu về nhà máy bằng ô tô. - Hỗn hợp hai nguyên liệu (đá vôi và đất sét) qua quá trình định lượng được đưa vào máy nghiền có độ ẩm từ 38-42%, được điều chỉnh thành phần hoá học trong 8 bể chứa có dung tích 800m^3 một bể, sau đó được đưa vào hai bể dự trữ có dung tích 8000m^3 một bể, cuối cùng cho ra phối liệu bùn. - Phối liệu bùn được đưa vào lò nung thành Clinker (ở dạng hạt). Lò nung có đường kính 5m, dài 185m năng suất một lò là 65 tấn/một giờ. Clinker được đưa vào máy nghiên xi măng cung với thạch cao và một số chất phụ gia khác để tạo ra sản phẩm, tuỳ vào chủng loại xi măng khác nhau mà người ta sử dụng các chất phụ gia khác nhau. - Xi măng bột ra khỏi máy nghiền, dùng hệ thống nén khí để chuyển vào 8 xi lô chứa sau đó được chuyển sang xưởng đóng bao và thu được sản phẩm là xi măng bao. Nếu là xi măng rời thì chuyển vào các xe chuyên dụng để chuyên chở đi các nơi. 1.4.3.2. Dây chuyền sản xuất theo phương pháp khô (dây chuyền II) Dây chuyền số II sản xuất theo phương pháp khô được cải tạo và hiện đại hoá từ dây chuyền ướt theo công nghệ của Nhật Bản, hệ thống tháp trao đổi nhiệt 1 nhánh 5 tầng có nhiều cải tiến nhằm tăng khả năng trao đổi nhiệt giữa bột liệu và gió nóng. Năm 2003, Clinker của dây chuyền cải tạo ra lò đảm bảo chất lượng, nâng công suất nhà máy từ 1,2 triệu tấn/năm lên 1,8 triệu tấn/năm, đánh dấu sự thành công và lớn mạnh vượt bậc của đội ngũ kỹ sư, cán bộ kỹ thuật và tập thể cán bộ công nhân viên Công ty, đây là dây chuyền sản xuất xi măng được cải tạo nâng công suất đầu tiên tại Việt Nam. Quy trình sản xuất theo phương pháp khô Phối liệu vào lò: bột 1-7% Kích thước lò quay: D3,2m*L75m Ưu điểm: Tốn ít nhiên liệu hơn vì tận dụng lò để sấy khô nguyên liệu, mặt bằng sản xuất nhỏ vì chiều dài lò ngắn, nguồn nhân lực cần ít hơn vì giảm bớt được một số khâu trong dây chuyền sản xuất so với lò ướt. Chi phí điện năng thấp, năng suất thiết bị luôn đạt và vượt công suúât thiết kế. Nhược điểm: Nhược điểm lớn nhất của lò khô là bắt buộc phải có thiết bị lọc bụi. Thiết bị này được đưa vào tài sản cố định thu hồi được trong quá trình sản xuất. Có thể thấy quy trình sản xuất xi măng là rất phức tạp, hiện nay Công ty đang kết hợp khai thác cả hai dây chuyền công nghệ, tuy nhiên với những ưu điểm vượt trội của phương pháp khô thì sản xuất xi măng theo phương pháp lò khô đang dần được thay thế cho phương pháp ướt. 9 Sơ đồ dây chuyền sản xuất xi măng theo phương pháp khô (Sơ đồ 1.2) Phụ gia Đập Nhiên liệu (Than đá) Đá vôi Đất sét Đập Cán nhỏ Đập Khí thải ra ống Sấy, nghiền Sấy Sấy, nghiền Lắng bụi Silô chứa Khói lò Phân phối Silô chứa LÒ QUAY Phân phối Máy nén Làm lạnh, ủ Clinhker Nghiền Clinhker thành bột Xi măng (kho chứa) Đóng bao, xe chuyên dùng 1.4.4. Tổ chức tiêu thụ sản phẩm Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn thực hiện mô hình kết nối sản xuất với tổ chức mạng lưới tiêu thụ, Công ty có một hệ thống gồm 10 chi nhánh và văn phòng đại diện: Chi nhánh tại Thanh Hoá, Nghệ An, Hà Tĩnh, Ninh Bình, Nam Định, Thái Bình, Hà Tây, Sơn La; Trung tâm Giao dịch – Tiêu thụ tại Bỉm Sơn và Văn phòng đại diện tại CHDCND Lào 1.5. Những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Xi Măng Bỉm Sơn. 1.5.1. Thuận lợi Công ty có nguồn nguyên liệu đầu vào có trữ lượng lớn, chất lượng cao và ổn định. Vị trí của Công ty ở rất gần vùng nguyên liệu chính là đá vôi và đất sét thuận lợi cho việc khai thác và tiết kiệm chi phí vận chuyển vào Công ty. Còn các nguyên liệu khác được cung cấp theo hình thức đấu thầu trong đó một số nhà cung cấp chính và lớn đều là đối tác có mối quan hệ lâu năm ổn định với Công ty vì vậy 10 mà khối lượng nguyên liệu đầu vào là hoàn toàn ổn định đảm bảo sản lượng đầu ra cũng ổn định theo kế hoạch đặt ra của Công ty. Công ty nằm gần quốc lộ 1A, rất thuận lợi cho viêc vận chuyển xi măng đến các nơi tiêu thụ tạo điều kiện thuận lợi để Công ty mở rộng thị trường tiêu thụ Hiện nay, nhu cầu tiêu dùng xi măng trên cả nước vẫn ở mức cao, cung chưa đáp ứng đủ cầu, trong khi đó Thương hiệu Xi măng Bỉm Sơn đã có uy tín cao trên thị trường được người tiêu dùng tin tưởng với chất lượng cao và ổn định. Đây là nhân tố khách quan đảm bảo khối lượng sản phẩm đầu ra của Công ty không bị tồn kho ảnh hưởng đến quá trình quay vòng vốn của Công ty. Cuối năm 2004, lò nung số 2 đã đi vào hoạt động ổn định và vượt công suất thiết kế là cơ sở vững chắc để bước vào năm 2007 tiếp tục vận hành lò 2 ổn định và vượt công suất thiết kế. Đồng thời, dây chuyền mới của Công ty đang được khẩn trương xây dựng theo kế hoạch đến cuối năm 2008 sẽ hoàn thành nâng công suất của Nhà máy lên cao hơn nữa. Lực lượng lao động của Công ty đã được tuyển chọn và đào tạo kỹ lưỡng, trình độ cao đáp ứng được nhu cầu của sản xuất với công nghề ngày càng cao như hiện nay. Mặt khác, Công ty từ khi thành lập đến nay vẫn luôn nhận được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Bộ Xây dựng, Tổng Công ty Xi măng Việt Nam, lãnh đạo tỉnh Thanh Hoá cũng như sự quan tâm giúp đỡ hỗ trợ của các cấp, các ngành, đơn vị liên quan. Điều đó là động lực lớn để Công ty phấn đấu sản xuất hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Tập thể lãnh đạo, cán bộ, Đảng viên, cán bộ công nhân viên của Công ty luôn đoàn kết, chung sức, chung lòng, kiên trì thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra. Một số chỉ tiêu về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong 2 năm gần nhất (Biểu 1.1) Đơn vị: Đồng STT Chỉ tiêu 1 Tổng giá trị TS 2 3 4 5 6 Doanh thu thuần Lợi nhuận từ hoạt động KD Lợi nhuận khác Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế Năm 2005 Năm 2006 1.723.097.909.046 1.830.093.557.136 1.539.701.700.803 1.579.919.194.207 104.726.391.328 114.261.827.820 2.876.044.032 107.602.435.360 86.207.697.127 2.397.569.184 116.659.397.004 92.160.923.633 1.5.2. Khó khăn Khó khăn lớn nhất của Công ty hiện nay đó là máy móc thiết bị công nghệ của Công ty do Liên Xô cung cấp đã trở nên hao mòn và lạc hậu. Dây chuyền lò 1, các thiết bị đã xuống cấp nghiêm trọng, mức tiêu hao vật tư, nhiên liệu, năng lượng 11 cao. Dây chuyền lò 2 còn một số bất cập về thiết bị như các ô đỡ con lăn lò, băng tải Clinker số 3 và số 4, bộ truyền động máy nghiền than... chưa thể giải quyết ngay được. Trong khi đó giá phụ tùng, thiết bị và các loại vật tư đầu vào tăng cao làm tăng chi phí trong giá thành, ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của Công ty. Hiện nay, trên cả nước ngày càng nhiều các nhà máy xi măng đã và đang được xây dựng, thị trường gần của Công ty đang bị cạnh tranh quyết liệt làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty. Các dự án đầu tư xây dựng mới các nhà máy xi măng có công nghệ hiện đại tiên tiến và công suất lớn đang phát triển nhiều nên sự cạnh tranh sẽ càng quyết liệt trong cơ chế thị trường và trong hội nhập kinh tế. Công ty hiện đang áp dụng 2 chế độ công nghệ sản xuất xi măng theo phương pháp khô và ướt do đó Công ty sử dụng số lượng lao động lớn là 2.595 người. Và so với nhu cầu phát triển của Công ty đội ngũ cán bộ quản lý của Công ty đang còn thiếu, trình độ chuyên môn của các cán bộ quản lý còn chưa đồng đều. Những nhân tố khó khăn và thuận lợi trên có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất của Công ty, vì vậy mà toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty luôn nỗ lực lao động sản xuất phát huy những thuận lợi, hạn chế những khó khăn đảm bảo kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Cho đến nay những thành tựu mà công ty thu được là rất lớn và đáng khích lệ. 12 PHẦN II: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG BỈM SƠN 2.1. Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn 2.1.1. Hình thức, nguyên tắc tổ chức công tác kế toán 2.1.1.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn là một doanh nghiệp có quy mô lớn với cơ cấu bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh gồm nhiều bộ phận, đơn vị trực thuộc. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh đó doanh nghiệp đã chọn mô hình tổ chức hạch toán kế toán tập trung - phân tán. Theo mô hình kế toán này công việc kế toán tại các bộ phận, đơn vị sẽ do kế toán tại bộ phận, đơn vị đó đảm nhận việc hạch toán, đến một thời điểm nhất định kế toán bộ phận sẽ tổng hợp lại và gửi về phòng Kế toán – Thông kê – Tài chính của Công ty. Phòng kế toán trung tâm sẽ tổng hợp số liệu chung của toàn công ty tiến hành lập các báo cáo tài chính định kỳ. Với mô hình này công tác kế toán của Công ty sẽ gọn nhẹ hơn, thông tin kế toán được đảm bảo chính xác và cung cấp một cách kịp thời cho các ban lãnh đạo quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty cũng như các chủ đầu tư và các công ty kiểm toán. 2.1.1.2. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán Công tác kế toán của Công ty luôn đảm bảo các nguyên tắc sau: Tổ chức công tác kế toán phải đúng với quy định của luật kế toán, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với chế độ, chính sách, văn bản pháp quy về kế toán của Nhà nước ban hành. Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô hoạt động, địa bàn hoạt động và yêu cầu quản lý của Công ty. Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ kế toán. Tổ chức công tác kế toán đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm hiệu quả cao. 2.1.2. Cơ cấu bộ máy kế toán Phòng Kế toán - Thống kê – Tài chính hiện nay gồm có 33 người, trong đó gồm 1 kế toán trưởng, 2 phó phòng và 30 nhân viên được chia thành 5 tổ. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo phòng và các bộ phận như sau: 13 Sơ đồ bộ máy kế toán (Sơ đồ 2.1) KẾ TOÁN TRƯỞNG Phó phòng phụ trách tổng hợp Tổ Tài chính Tổ kế toán vật tư Phó phòng phụ trách tiêu thụ Tổ tổng hợp và tính giá thành Tổ kế toán tiêu thụ sản phẩm Tổ kế toán nhà ăn Kế toán trưởng: Phụ trách chung trực tiếp chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, hạch toán kinh tế nội bộ trong toàn công ty. Phó phòng phụ trách tổng hợp: Có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng thực hiện công tác tổng hợp chi phí tính giá thành sản phẩm, lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. Phó phòng phụ trách tiêu thụ: Có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng thực hiện công tác tính giá bán sản phẩm, chi phí bán hàng, tổng hợp doanh thu... Tổ Tổng hợp: Gồm 9 người, trong đó có 1 kế toán thực hiện tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm; 1 kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị; 1 kế toán thanh toán xây dựng cơ bản nội bộ; 1 kế toán thanh toán chi phí sửa chữa thiết bị; 1 kế toán theo dõi tài sản cố định; 2 kế toán thanh toán với người bán; 2 kế toán làm công tác tính giá mua sắm vật tư, phụ tùng, thiết bị. Tổ Tài chính: Gồm 7 người, với 1 kế toán thanh toán tiền mặt; 1 kế toán ngân hàng; 1 kế toán thanh toán tiền lương và thu chi Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi; 1 kế toán thanh toán tạm ứng, BHXH, BHYT; 1 kỹ sư công nghệ thông tin theo dõi mạng kế toán, mạng quản lý vật tư; 2 thủ quỹ. Tổ Vật tư: Gồm 6 người có nhiệm vụ theo dõi nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trong toàn Công ty. Tổ Tiêu thụ: Gồm 3 người, trong đó có 1 kế toán thực hiện việc tính giá bán sản phẩm, cước vận tải bốc xếp và 2 kế toán theo dõi thanh toán với người mua. Tổ Kế toán nhà ăn: Gồm 5 người, trong đó có 1 kế toán tổng hợp ăn ca, độc hại, tiếp khách và 4 kế toán theo dõi ăn ca tại 4 nhà ăn của Công ty. Ngoài ra, còn có bộ phận kế toán ở các chi nhánh và trung tâm giao dịch tiêu thụ làm nhiệm vụ bán hàng và thu chi các khoản do Giám đốc phân cấp quản lý. 2.1.3. Các chính sách kế toán chủ yếu Công ty áp dụng - Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 thàng 12 hàng năm. - Chế độ kế toán áp dụng: Luật kế toán - Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho: Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho là theo giá thực tế; Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho là bình quân gia 14 quyền theo từng tháng; Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là lập vào cuối năm khi giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. - Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ và bất động sản đầu tư: Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ ( hữu hình, vô hình, thuê tài chính): Tài sản cố định hữu hình và vô hình được ghi nhận theo giá gốc. Tài sản cố định thuê tài chính được ghi nhận theo giá trị hợp lý hoặc giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu. Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): Khấu hao theo đường thẳng để trừ dần nguyên giá TSCĐ theo thời gian sử dụng ước tính, phù hợp với Quyết định số 206/2003/QĐ/BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. Thời gian khấu hao mà Công ty áp dụng: Nhà xưởng, vật kiến trúc: 10 – 20 năm Máy móc, thiết bị: 5 – 10 năm Phương tiện vận tải: 3 – 10 năm Thiết bị văn phòng: 3 – 7 năm Quyền sử dụng đất: 20 năm Phần mềm quản lý: 3 năm 2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn 2.2.1. Đặc điểm về tổ chức chứng từ Công ty đã thực hiện tổ chức hệ thống chứng từ theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ. Hiện nay, theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty được tổ chức như sau: Đối với phần hành Tiền tệ: Công ty sử dụng các loại chứng từ Phiếu thu (Mẫu số 01-TT); Phiếu chi (Mẫu số 02-TT); Giấy đề nghị tạm ứng (MS 03-TT); Giấy thanh toán tiền tạm ứng (MS 04-TT); Bảng kê ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý (MS 07-TT); Bảng kiểm kê quỹ (MS 08a-TT và MS 08b-TT). Đối với Tài sản cố định: Sử dụng các chứng từ Biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01-TSCĐ); Biên bản thanh lý TSCĐ (MS 02-TSCĐ); Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (MS 03-TSCĐ); Biên bản đánh giá lại TSCĐ (MS 04-TSCĐ); Biên bản kiểm kê TSCĐ (MS 05- TSCĐ); Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (MS 06-TSCĐ); Thẻ TSCĐ. Đối với Hàng tồn kho: Sử dụng các chứng từ Phiếu nhập kho (MS 01-VT); Phiếu xuất kho (MS 02-VT); Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (MS 03-VT); Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (MS 05-VT); Thẻ kho. Đối với Lao động tiền lương: Sử dụng các chứng từ Bảng chấm công (MS 01a-LĐTL); Bảng thanh toán tiền lương (MS 02-LĐTL); Bảng thanh toán tiền thưởng (MS 03-LĐTL); Giấy đi đường (MS 04-LĐTL); Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH; Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH; Biên bản điều tra tai nạn lao động. Đối với các nghiệp vụ Bán hàng: Sử dụng các chứng từ Hoá đơn GTGT (MS 01GTKT-3LL); Hoá đơn bán hàng thông thường (MS 02GTGT-3LL); Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (MS 03 PXK-3LL); Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý (MS 04HDL-3LL); Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (MS 01-BH). 15 Tất cả các loại chứng từ Công ty sử dụng đều đúng với mẫu của Bộ Tài chính quy định. Đặc biệt đối với Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Công ty đã thiết kế đúng với mẫu của Bộ Tài chính và đã đưa vào phần mềm kế toán và phần mềm quản lý vật tư và được in trên máy tính để sử dụng. Mặt khác, để đáp ứng cho nhu cầu quản lý các thông tin kế toán đầu vào được chặt chẽ hơn Công ty đã tự thiết kế một số chứng từ như: Bảng chia lương theo sản phẩm; Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt; Giấy đề nghị chuyển tiền, đặc biệt là hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Công ty đã đăng ký và được Tổng cục thuế chấp nhận cho tự đặt in (hoá đơn đặc thù) trên cơ sở mẫu qui định của Bộ Tài chính. 2.2.2. Đặc điểm về tổ chức tài khoản Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty được xây dựng dựa theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp đã quy định, bao gồm các Tài khoản cấp 1, Tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán đã quy định Công ty đã tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản để phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý Công ty, nhưng vẫn đảm bảo đúng với nội dung, kết cấu, phương pháp hạch toán của các tài khoản. Hiện nay, Công ty đang sử dụng khoảng 38 tài khoản trong bảng và 2 tài khoản ngoài bảng là tài khoản 009 – Nguồn vốn khấu hao cơ bản và tài khoản 004 Nợ phải thu khó đòi. Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế mang tính đặc thù của Công ty, dựa trên các tài khoản cấp 1 và cấp 2 Công ty có mở thêm các tài khoản cấp 3, cấp 4 và cấp 5. Chẳng hạn như: TK 112 - Tiền gửi ngân hàng TK 1121 - Tiền VNĐ gửi ngân hàng TK 11211 - Tiền gửi ngân hàng tại Công ty TK 112111 - Tiền gửi ngân hàng Công Thương TK 112112 - Tiền gửi ngân hàng Đầu Tư TK 627122 - Xưởng tạo nguyên liệu TK 6271223 - Sản xuất bùn TK 6271224 - Sản xuất bột sống … 2.2.3. Đặc điểm về sổ kế toán Từ đặc điểm hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty, hình thức sổ mà Công ty sử dụng cho công tác hạch toán kế toán là hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức này hệ thống sổ bao gồm: Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, Các sổ Nhật ký chuyên dùng, Sổ Cái các tài khoản... Sổ chi tiết: Sổ kế toán nguyên vật liệu, Sổ kế toán thành phẩm. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung (Sơ đồ 2.2) 16 Chứng từ gốc Nhật ký chuyên dùng Nhật ký chung Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Quan hệ đối chiếu 2.2.4. Đặc điểm về tổ chức báo cáo Báo cáo tài chính theo năm của Công ty gồm: Bảng cân đối kế toán (MS B 01-DN); Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (MS B 02-DN); Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (MS B 03-DN) và Bản thuyết minh báo cáo tài chính (MS B 09-DN). Công ty còn lập các báo cáo theo quý và theo kỳ kế toán. Đặc biệt theo yêu cầu của quản lý cũng như đảm bảo chính xác số liệu trên các báo cáo Công ty còn tự thiết kế thêm một số các Báo cáo quản trị như: Báo cáo chi tiết chi phí quản lý, chi phí bán hàng; Kết quả tiêu thụ; Kết quả sản xuất kinh doanh tổng hợp; Doanh thu lợi nhuận theo địa bàn… Các báo cáo tài chính của Công ty được lập và trình bày theo đúng 6 nguyên tắc quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 – “Trình bày báo cáo tài chính”: Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù trừ và có thể so sánh. 2.3. Đặc điểm tổ chức các phần hành kế toán chủ yếu 2.3.1. Giới thiệu phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty Phần mềm kế toán Công ty hiện nay đang áp dụng là phần mềm kế toán Fast Accounting do Công ty Cổ phần Phần mềm Tài chính kế toán FAST cung cấp. Phần mềm kế toán này với những đặc tính nổi bật được xây dựng theo đúng chế độ kế toán do Nhà nước ban hành, cung cấp đầy đủ các báo cáo theo quy định của Nhà nước, bao gồm các Báo cáo tài chính, sổ sách kế toán (tổng hợp và chi tiết) theo hình thức ghi chép mà kế toán sử dụng như: Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chung…; cung cấp một loạt các Báo cáo theo yêu cầu của khách hàng như các Báo cáo thống kê, Báo cáo bù trừ công nợ giữa đối tượng… Và ngoài các sổ sách kế toán theo 17 đúng chế độ kế toán, phần mềm Fast Accounting còn cung cấp nhiều báo cáo về quản trị và phân tích, đáp ứng được các giải pháp toàn diện trong công tác quản trị tài chính doanh nghiệp. Fast Accounting được thiết kế để có thể dễ dàng sửa đổi và mở rộng mỗi khi có sự thay đổi về quy mô, cách thức quản lý, mô hình kinh doanh, cách hạch toán hay khi khách hàng có những yêu cầu mới. Phần mềm còn tự động xử lý các chứng từ trùng trong quá trình nhập liệu, tự động phân bổ, kết chuyển… một cách chi tiết theo thực tế của Công ty giúp cho việc tổng hợp dữ liệu thuận lợi hơn. Phần mềm kế toán Fast Accounting được phân thành các nghiệp vụ kế toán riêng biệt, quản lý từ chi tiết đến tổng hợp cho các đơn vị cấp dưới. Đặc biệt là các báo cáo quản trị lùi cho phép truy tìm thông tin, dữ liệu trực tiếp trên các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị tới các báo cáo tổng hợp và thậm chí tới các chứng từ ban đầu cấu thành nên các báo cáo đó tạo điều kiện cho văn phòng Công ty trong việc quản lý các đơn vị, phòng ban cũng như các dự án. Hơn thế nữa phần mềm kế toán Fast Accounting được bảo mật chi tiết tới tận các chứng từ, các loại báo cáo, từng danh mục cũng như từng bộ phận, phân quyền cho từng người sử dụng, các số liệu đều được mã hoá và bảo mật để loại trừ khả năng bị lộ số liệu. Fast Accounting còn được thiết kế để người sử dụng có thể xem hoặc in được những dữ liệu đã khoá sổ nhưng không sửa được các dữ liệu. Phần mềm kế toán Fast Accounting làm việc trong môi trường Mircosoft Windows 95, Microsoft Windows 98, Microsoft Windows NT và hoạt động trên môi trường mạng Windows NT, Novell, Work group. Fast Accounting còn trợ giúp quản lý tài chính và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh vào từng thời điểm hoặc bất cứ lúc nào nhằm đáp ứng yêu cầu về cung cấp thông tin cho lãnh đạo cho điều hành sản xuất kinh doanh. Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán Fast Accounting tại Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn cụ thể như sau: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ Các tệp nhật ký Chuyển sang sổ cái Tệp sổ cái Lên báo cáo Sổ sách kế toán, Báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự kế toán trên máy vi tính (Sơ đồ 2.2) Chuẩn bị thu thập, xử lý các tài liệu, chứng từ cần thiết, định khoản kế toán. Nhập dữ liệu vào máy, nhập mọi thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo yêu cầu Khai báo yêu cầu với máy Máy tự xử lý thông tin In sổ sách và các báo cáo theo yêu cầu 18 2.3.2. Đặc điểm tổ chức các phần hành kế toán chủ yếu của Công ty 2.3.2.1. Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay Nhiệm vụ của kế toán ban đầu là thu thập các chứng từ, các tài liệu khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền như: Các phiếu thu, phiếu chi tiền, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của ngân hàng, Giấy uỷ nhiệm chi… Kế toán tiến hành nhập các chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào máy tính lên các mẫu chứng từ đã có sẵn trong phần mềm kế toán Fast Accounting. Sau khi đã khai báo đầy đủ các thông tin trong phần mềm để máy tự xử lý thông tin và ra các báo cáo cần thiết theo yêu cầu sử dụng. Các báo cáo đó như: Sổ quỹ, Sổ chi tiết của một tài khoản, Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Phương pháp trực tiếp và gián tiếp), Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền, Bảng kê chứng từ, báo cáo số dư tại quỹ và tại các ngân hàng… 2.3.2.2. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu Cũng giống như trình tự chung trước hết kế toán thu thập các chứng từ kế toán như: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho vận chuyển nội bộ, hoá đơnbán hàng thông thường; Phiếu nhập hàng bán bị trả lại; Hoá đơn dịch vụ; Chứng từ phải thu khác,chứng từ bù trừ công nợ… Kế toán tiến hành nhập các chứng từ vào máy tính, để máy tính xử lý số liệu. Các báo cáo của phần hành này là: Báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ phải thu, Báo cáo công nợ theo hoá đơn, Báo cáo theo vụ việc… 2.3.2.3. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả Ở phần hành này các chứng từ mà kế toán thu thập và xử lý là: Phiếu nhập mua hàng; Phiếu nhập khẩu; Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp; Hoá đơn mua hàng (dịch vụ); Phiếu thanh toán tạm ứng; Chứng từ phải trả khác, chứng từ bù trừ công nợ. Các báo cáo của phần hành này: Báo cáo nhập mua hàng, Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp, Báo cáo công nợ theo hóa đơn, Báo cáo theo vụ việc. 2.3.2.4. Kế toán hàng tồn kho Các danh mục từ điển đối với vật tư bao gồm: Danh mục kho vật tư, Danh muc nhóm vật tư, Danh mục nhà cung cấp/ Danh mục bộ phận sử dụng, Danh mục mục đích sử dụng (sửa chữa, xây dựng, sản xuất…), Danh mục hợp đồng/ Danh mục công việc (công trình, hạng mục…), Danh mục nguồn hàng. Các chứng từ và thông tin đầu vào của kế toán vật tư: Các biên bản nghiệm thu ( Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Biên bản tiếp nhận dầu, Biên bản tiếp nhận đá ba zan, Biên bản tiếp nhận cát, Biên bản tiếp nhận xỉ pi rít, Biên bản tiếp nhận thuỷ tinh lỏng, Biên bản tiếp nhận gạch chịu lửa…); Các biểu kế hoạch và đơn hàng ( Kế hoạch nhu cầu vật tư năm, Phiếu nhu cầu vật tư, Kế hoạch mua hàng trong nước, Kế hoạch mua hàng ngập khẩu, Đơn hàng trong nước, Đơn hàng nhập khẩu); Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho. Hệ thống thông tin đầu ra về: Hàng nhập gồm: Bảng liệt kê các chứng từ nhập, Tổng hợp và chi tiết hàng nhập theo đơn hàng, Tổng hợp và chi tiết hàng nhập theo hợp đồng, Tổng hợp và chi tiết hàng nhập theo nhà cung cấp, So sánh số liệu nhập với đơn hàng… Hàng xuất gồm: Bảng liệt kê các chứng từ xuất, Tổng hợp và chi tiết hàng xuất theo đối tượng sử dụng, Tổng hợp và chi tiết hàng xuất theo công trình.., Tổng hợp và chi tiết hàng xuất theo mục đích, So sánh thực xuất với kế hoạch nhu cầu. 19 Các báo cáo: Báo cáo luân chuyển vật tư, Báo cáo nhập - xuất - tồn, Báo cáo tồn kho, Báo cáo nhập - xuất - tồn theo nguồn hàng, Các báo cáo vật tư chủ yếu, Các báo cáo kiểm kê vật tư,… 2.3.2.5. Kế toán tài sản cố định Các chứng từ sử dụng: Thẻ TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ. Các báo cáo: Báo cáo kiểm kê tài sản (Báo cáo chi tiết kiểm kê TSCĐ, Báo cáo chi tiết TSCĐ theo nguồn vốn, Báo cáo chi tiêt TSCĐ theo bộ phận…); Báo cáo tăng giảm tài sản; Báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao. 2.3.2.6. Kế toán chi phí và tính giá thành Các danh mục cần khai báo: Danh mục yếu tố chi phí, Danh mục nhóm vật tư giá thành. Các báo cáo của phần hành: Báo cáo chi phí theo tiểu khoản, Báo cáo chi phí theo khoản mục phí, Báo cáo theo vụ việc, Báo cáo theo trường tự do, Báo cáo giá thành Xi măng Bỉm Sơn (Tổng hợp chi phí giá thành, Bảng phân bổ chi phí vận tải, Bảng phân bổ chi phí phụ trợ, Bảng phân bổ Clinker theo dây chuyền, Tổng giá thành sản phẩm nhập kho)… Sơ đồ phần hành kế toán chi phí và tính giá thành trên Fast Accounting KT tổng hợp số liệu Thực hiện các bút toán kết chuyển chi phí cuối kỳ + Cập nhật khối lượng sản phẩm SX trong kỳ và khối lượng làm dở Kết xuất ra các báo cáo về chi phí và giá thành Để tổng hợp chi sản xuất Công ty sử dụng tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Tài khoản này được chi tiết như sau: TK 1541 – Chi phí SXKD dở dang TK 154111 – Chi phí SXKDDD đá vôi TK 154112 – Chi phí SXKDDD đất sét TK 154113 – Chi phí SXKDDD bùn TK 154114 – Chi phí SXKDDD bột sống TK 154115 – Chi phí SXKDDD Clinker tự sản xuất TK 154116 – Chi phí SXKDDD xi măng bột TK 1541161 – Chi phí SXKDDD xi măng bột PCB30 TK 1541162 – Chi phí SXKDDD xi măng bột PCB40 .... TK 1542 – Chi phí SXKDDD khác 20